siklus transaksi

Siklus TransaksiSiklus Transaksi

5 Siklus Transaksi:PendapatanPengeluaranPenggajian SDMProduksiKeuangan

Lima siklus transaksi ini saling berhubungan dan bertalian dengan buku besar dan sistem pelaporan

Siklus Keuangan

Siklus Pendapatan

Siklus Produksi

Siklus Pengeluaran

Siklus SDM

Sistem Buku Besar dan Pelaporan

Pemrosesan TransaksiPemrosesan Transaksi

Siklus Pemrosesan data terdiri dari empat langkah, yaitu:Input dataPenyimpanan dataPemrosesan dataOutput informasi

Sisi Aktivitas Bisnis yang Harus Sisi Aktivitas Bisnis yang Harus Dikumpulkan DatanyaDikumpulkan Datanya

Sumber Daya Kegiatan

Perilaku Eksternal

Perilaku Internal

1.1. Input DataInput Data

Langkah pertama adalah mengumpulkan data terlebih dahulu dengan dokumen sumber.

Data-data yang diperlukan:Aktivitas-aktivitas atau kejadian dalam

organisasiSumber daya yang dipengaruhi kejadian

tersebutPihak yang terlibat dalam aktivitas tersebut

1.1. Input Data ( lanjutan )Input Data ( lanjutan )

Aktivitas untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi dalam meng-input data:Dokumen turnaroundOtomatisasi dokumen sumberDokumen sumber dan entry data yang

didesain dengan baik

2.2. Pemrosesan DataPemrosesan Data

Empat tipe pemrosesan data:Meng-update dataMengubah dataMenambah dataMenghapus data

Lanjutan …Lanjutan …

Proses pembaruan data dibagi dua:Proses batch: pembaruan atas data yang

disimpan tentang sumber daya dan pelaku yang terlibat.Kelemahannya: data kurang akurat.

Proses on-line atau real time: pembaruan yang dilakukan setelah terjadinya transaksi.Kelebihannya: data lebih akurat dan kesalahan dapat diperbaiki dengan mudah.

3.3. Penyimpanan DataPenyimpanan Data

Data perlu diatur agar dapat diakses dengan mudah dan efisien.

Istilah-istilah Dalam Istilah-istilah Dalam Penyimpanan DataPenyimpanan Data

Entity: sesuatu yang disimpan informasinya. Atribute: karakteristik khusus yang harus disimpan. Record: gabungan field yang mengandung data

tentang berbagai atribut dari entitas yang sama. Data Value: pertemuan antara kolom dan baris. Field: nilai yang tersimpan dalam ruang fisik. File: record yang saling berhubungan. Master File: file yang menyimpan informasi kumulatif

tentang entitas suatu organisasi. Database: file yang saling berhubungan dan

dikoordinasi dari pusat.

Mahasiswa

Nama NPM Jenis Kelamin

Alamat

A 01 P Jl. Rusa

B 02 P Jl. Ruas

C 03 L Jl. Arus

D 04 L Jl. Sura

E 05 P Jl. Poni

F 06 L Jl. Pino

Entity

Atribute

Record

Field

File

Data Value

3. Penyimpanan Data3. Penyimpanan Data

LedgerGeneral ledgerSubsidiary ledgerCoding Techniques: metode untuk memberi

nomor pada dokumen agar mudah mengklasifikasikannya. Teknik coding ada 3, yaitu; sequence code, block code, group code.

Lanjutan …Lanjutan …

Chart of Account JournalAudit Trial

4.4. Output InformasiOutput Informasi

Informasi dapat berupa: dokumen, laporan.

Output ini terkadang digunakan untuk keperluan internal seperti:Tujuan perencanaan.Manajemen operasional harianTujuan pengendalian internalTujuan evaluasi

DokumentasiDokumentasi

Dokumentasi meliputi bentuk naratif, bagan alir (flowchart), diagram, dan materi tertulis lainnya yang menjelaskan bagaimana sebuah sistem bekerja.

Peran penting dokumentasi: Untuk memahami bagaimana sistem tersebut

bekerja. Untuk mengevaluasi dokumentasi sistem

pengendalian internal. Untuk mengembangkan sistem yang baru.

Alat Pendokumentasian Sistem yang Alat Pendokumentasian Sistem yang Paling Umum:Paling Umum:

Diagram Arus Data( Data Flow Diagram (DFD))

Bagan Alir (flowchart) DokumenBagan Alir (flowchart) SistemBagan Alir Program

1. Diagram Arus Data (DFD)1. Diagram Arus Data (DFD) Secara grafis mendeskripsikan arus data di dalam

suatu organisasi. Elemen DFD:

a. Sumber dan tujuan datab. Arus datac. Proses transformasid. Penyimpanan data

Arus data dan penyimpanan data secara umum merupakan kumpulan elemen-elemen data.

a.a. Sumber dan tujuan dataSumber dan tujuan data

Mewakili sebuah organisasi atau individu yang mengirim atau menerima data yang dipergunakan atau dihasilkan sistem.

Simbol dari sumber dan tujuan data dalam DFD diwakili oleh bujur sangkar

b.b. Arus dataArus data

Mewakili arus data antara pemrosesan, penyimpanan, serta sumber dan tujuan data.

Arus data diwakili oleh tanda panah.

c.c. ProsesProses

Mewakili transformasi data.Simbol proses transformasi data:

d.d. Tempat Penyimpanan Tempat Penyimpanan DataData

Tempat menyimpan data baik secara permanen maupun temporer.

Diwakili oleh simbol dua garis horizontal

Contoh:Contoh:

Pelanggan A

1.0 Proses Pembayaran

(C)

2.0 Perbar

ui Piutang usaha

(F)

Bank (J)

Manajer Bagian

Kredit (K)

Piutang Usaha

(H)Pembayara

n dari Pelanggan

(B)

Data Pengiriman

uang (D)

Informasi

Piutang (I)

Penyimpanan Uang (E)

G

FlowchartFlowchart

Simbol-simbol bagan alir dibagi empat kategori:Simbol masukan/keluaran

(input/output symbols)Simbol pemrosesanSimbol penyimpananSimbol arus dan lain-lain

Simbol Input / OutputSimbol Input / OutputDocument

Online keying

Display

Input/output; Journal/ledger

Manual operations

Computer processing

Auxiliary operation

Simbol ProsesSimbol Proses

Magnetic disk

Magnetic tape

Simbol PenyimpananSimbol Penyimpanan

On-page connector

Off-page connector

Terminal

Decision

Document or processing flow

Simbol Arus dan Lain-lainSimbol Arus dan Lain-lain

Cara membuat bagan alir Cara membuat bagan alir (Flowchart)(Flowchart)

Pahami sistemnya sebelum membuat bagan alirnya.

Identifikasi entitas-entitas yang akan dibuat bagan alirnya, seperti departemen, fungsi jabatan atau pihak eksternal lainnya. Identifikasi arus dokumen dan informasi di dalam sistem.

Desain bagan alir sedemikian rupa agar bagan alir tersebut dimulai dari atas ke bawah.

Lanjutan…Lanjutan…

Berilah nama seluruh simbol dengan jelas. Tulislah deskripsi input, proses, atau keluaran di dalam setiap simbol. Apabila deskripsi terlalu panjang, gunakan simbol anotasi. JANGAN GUNAKAN TULISAN TANGAN YANG DISAMBUNG!!!

Setiap simbol proses manual harus memiliki sebuah input dan output. JANGAN MENGHUBUNGKAN DUA DOKUMEN SECARA LANGSUNG, kecuali ketika memindahkannya dari satu kolom ke kolom lain.

Pergunakan kepala panah untuk seluruh garis arus.

2.Bagan Alir (Flowchart) 2.Bagan Alir (Flowchart) DokumenDokumen

Bagan alir dokumen mengilustrasikan arus dokumen dan informasi di antara bidang tanggung jawab dalam organisasi.

Bagan alir yang mendeskripsikan dan mengevaluasi pengendalian internal disebut bagan alir pengendalian (Internal Flowchart)

Contoh:Contoh:

Untuk mengisi KRS, mahasiswa angkatan 2010 harus mengisi dua rangkap FRS terlebih dahulu. Kemudian FRS yang telah diisi tersebut diserahkan kepada dosen pembimbing akademik bersama dengan DNS untuk ditandatangani. Rangkap pertama FRS dikembalikan pada mahasiswa. Rangkap kedua FRS dan DNS diarsip oleh dosen pembimbing akademik berdasarkan NPM.

Solusi:Solusi:DNS

Ditandatangani oleh

dosen PA

FRS yang dittdi (2)

DNS

N

FRS yang dittdi (1)

Ke mahasiswa

FRS yg telah diisi

21

3.3. Bagan Alir SistemBagan Alir Sistem

Menunjukkan hubungan antara input, pemrosesan, dan output dari suatu SIA.

Contoh:Contoh:

Untuk menyelesaikan skripsinya, Popo harus meng-up date pembahasan skripsi yang disimpannya di disket melalui komputer. Hasil pengetikan akan diproses oleh CPU dan ditampilkan di monitor. Kemudian disimpan kembali di disket.

Solusi:Solusi:

Nama File Skripsi

Membuka atau Menyimpan file

Skripsi

File Skripsi

Tampilan File

Skripsi

4.4. Bagan Alir ProgramBagan Alir Program

Mengilustrasikan urutan proses logis yang dilaksanakan oleh komputer dalam menjalankan suatu program.

Perbedaan Flowchart dan Perbedaan Flowchart dan DFDDFD

Flowchart digunakan untuk mendokumentasikan sistem yang sudah ada.

DFD digunakan untuk mendesain sistem baru.