sidang tugas akhir -...
Post on 06-Feb-2018
234 Views
Preview:
TRANSCRIPT
SIDANG TUGAS AKHIR
11.
22.
33.
34.
35.
36.
37.
Click to change the board colour
1 2
Inspira, 2010Jurusan Teknik Industri ITS Surabaya
Kesalahan ketik
data hilang dokumen terselip
waitting input data
delay searching document
10%5%
10%
60%
15%
Permasalahan Manajemen Administrasi Dokumen
Tingkat Keseringan Terjadi
60%
25%
15%
Bagaimana merancang sistem manajemen dokumentasiyang dapat diaplikasikan pada proses administrasi di Jurusan
Teknik Industri ITS sebagai upaya penerapan lean prosesdalam administrasi dokumen.
Mengidentifikasi waste pada proses bisnispengelolaan dokumen di Jurusan Teknik IndustriITS saat ini.
Mengidentifikasi permasalahan yang menjadiwaste paling berpengaruh dalam pengelolaandokumen di Jurusan Teknik Industri ITS saat ini.
Membuat rancangan arsitektur perbaikan prosesbisnis dokumentasi di Jurusan Teknik Industri ITS yang lebih efektif.
Membuat prototype e-document system untukpengelolaan administrasi dokumen yang terintegrasi
Mempermudah para pengelola dokumen dalam memanajemen dokumen.
Mempermudah proses audit dan akreditasi.
Mengurangi total biaya dokumen dan meningkatkan efisiensi ruang penyimpanan.
Memperkecil peluang kehilangan dokumen.
Meningkatkan efektivitas kerja
Dokumen yang akan dikelola oleh staf administrasiumum, staf administrasi kepegawaian dan stafadministrasi akademik.
Objek penelitian adalah Jurusan Teknik IndustriInstitut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya.
Prosedur dokumentasi tidak berubah dalam birokrasi di Jurusan Teknik Industri ITS selama penelitian
Click to change the board colour
TINJAUAN PUSTAKA
E-DOCUMENT
Analisiswaste paling berpengaruh
PerampinganProses
PencegahanKesalahan
PokayokeLean
BPR
RCA-FMEA DFD-
CDM
ERD-Relation
ship
Swim-lane
Ms. Access
Elemen yang ada pada DFD : (McLeod, 2001). •Entitas, adalah tempat, kejadian atau konsep yang informasinyadirekam.•Atribut, adalah sebutan untuk mewakili suatu entitas. Atau suatukarakteristik yang melekat pada entitas.•Data value, adalah informasi yang tersimpan pada tiap atribut•Record, adalah kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitandengan mengandung informasi dari suatu entitas secara lengkap.•File, adalah kumpulan record yang sejenis yang memiliki panjangdan tipe field yang sama, atribut yang sama namun memiliki data
value yang berbeda.Field key, adalah satu atribut yang melengkapi hubungan satu file
dengan file yang lain
Database merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya (Adiakso, 2005).
Mengeliminasi pemborosan (Waste) atau aktifitas yang tidak bernilai tambah (Non Value Adding Activity)
(Toyota, 1960)
RCA ( Root Cause Analysis )
metode penyelesaian masalah yang bertujuan untukmengidentifikasi akar penyebab masalah atau kejadianFMEA ( Failure Mode and Effect Analysis )suatu prosedur terstruktur untuk mengidentifikasi dan mencegahsebanyak mungkin mode kegagalan
Proses bisnis adalah sekelompok tugas -tugas yang saling berhubungan secara
logis, dilaksanakan untuk mencapaisebuah hasil bisnis yang jelas. Re-
engineering (rekayasa ulang) adalah dasardari perkembangan-perkembangan
manajemen yang muncul belakangan ini(Ports, 1990).
Poka yoke berasal dari bahasa Jepang yang artinya Mistake Proofing atau Error ProofingAnti Salah. Poka diterjemahkan sebagai kesalahan, dan Yoke (Yokeru) sebagai mencegah. Tujuannya adalah mencegah atau menarik perhatian orang saat kesalahan terjadi. (Shingo)
ERD pembuatanmodel data yang paling fleksibel dalampengembangan sistemdengan komponennya
CDM membantumelakukan Analisiskonsep untuksebuah SistemInformasi
DFD bentuk diagram untuk menggambarkanbagaimana data mengalir melalui suatuproses yang salingberkaitan(McLeod, 2001)
Click to change the board colour
PENELITIAN TERDAHULU
MAHASISWA SIM AKADEMIKSTAF ADMINISTRASI
AKADEMIK KEPALA LAB
HIMPUNANDATABASE
E-DOCUMENT
STAF ADMINISTRASIUMUM
STAF ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
BAUK
RIWAYATSERTIFIKATBUKTI KEGIATAN
BERITA ACARAPERKULIAHAN
PENELITIAN
PROYEK
DOSEN
PERUSAHAAN
LPPM BIRO SDM
RBTILAPORAN
Click to change the board colour
11.
2A.
3A.
32.
3C.
3D.
3B.
2B.
2C.
Menetapkan Visi dan Misi
Program Studi
Menetapkan Tujuan
Merumuskan tema strategis
ke dalam program, sasaran serta
strategi pencapaiannya
Manage Process
Mengembangkan Program Studi
yang lebih berkualitas
Mendesain materi promosi untuk mendapatkan
calon mahasiswa yang berkualitas
Melakukan proses pembelajaran yang
efektif: (desain metode, bahan
dan sistem), kualitas SDM, dll.
Fasilitas perwalian, pembimbingan,
TKK, dll.
Peningkatan kualitas SDM
Dosen, Karyawan, dan Mahasiswa
Perencanaan keuangan yang
baik, upaya mendapatkan dana
pendukung
Memaksimalkan dukungan IT dalam
proses
Menjaga sustainabilitas
suasana akademis
Kala
b, K
asie
, Koo
rdin
ator
, Tim
Ad
Hoc
(D
osen
, Kar
yaw
an, d
an M
ahas
isw
a/H
ima)
Pim
pina
n Ju
rusa
n
Core Business Process
Support Process
Ketua Jurusan
Sekretaris Jurusan
Koordinator Program Pascasarjana TI
Sekretariat Jurusan (Supporting Staff)
Dewan Pertimbangan Jurusan
Sekretaris Program Pascasarjana TI
Administrasi Keuangan
Administrasi Akademik
Administrasi Kepegawaian KebersihanTeknisi FasilitasAdministrasi
UmumStaf
Perpustakaan Laboran/Teknisi
Tim Konsultasi Kemahasiswaan
KepalaLaboratorium &
Bidang Studi
Kasie Kemitraan Kasie Magang
Koordinator Pengajaran
Koordinator TA
Koordinator KP
Kepala SeksiLaboratorium
Koordinator Program S1
Ketua RMK
Dokumen yang dibutuhkan BorangNo. Klasifikasi
Nomor
ButirKeterangan Sumber Dokumen
Periode
Dokumen
Keperluan
update
1
Kebijakan Umum
1.1 Visi dan misi Ketua Jurusan 5 tahun Tidak Perlu
2 2.1Dokumen tentang aturan etika dosen, etika mahasiswa, etika tenagakependidikan, sistem penghargaan dan sanksi, serta pedoman dan prosedurpelayanan.
Staf Administrasi Umum BAUK 4 tahun Tidak Perlu
3 2.4 Dokumen tentang jaminan mutu. Ketua Jurusan 5 tahun Tidak Perlu
4 Akademik 2.5Dokumen (kuesioner dan hasil) kajian proses pembelajaran melalui umpan balikdari dosen, mahasiswa, alumni, dan pengguna lulusan. Staf SIM Akademik (IPD dan SAR) 1 tahun Perlu
5
Kemahasiswaan
3.1.1 Daftar lulusan dalam lima tahun terakhir (termasuk IPK) Staf Sistem Informasi (SIM Akademik) 5 tahun Perlu
6 3.2 Dokumen pendukung pelayanan kepada mahasiswa. Staf Administrasi Akademik 1 tahun Perlu7 3.3.1 Dokumen (kuesioner dan hasil) kinerja lulusan oleh pihak pengguna. Staf Administrasi Akademik 1 tahun Perlu8 3.4 Laporan kegiatan himpunan alumni. Staf Administrasi Umum 1 tahun Perlu
9Kebijakan Umum
4.1Pedoman tertulis tentang sistem seleksi, perekrutan, penempatan,pengembangan, retensi dan pemberhentian dosen dan tenaga kependidikan. Staf Administrasi Umum BAUK 1 tahun Perlu
10 4.2.1Pedoman tertulis tentang monitoring dan evaluasi, serta rekam jejak kinerjaakademik dosen dan tenaga kependidikan. Staf Administrasi Akademik 1 bulan Perlu
11
SDM
4.2.2Bukti tentang kinerja dosen di bidang pendidikan, penelitian,pelayanan/pengabdian kepada masyarakat Staf Administrasi Akademik 1 tahun Perlu
12 4.5.3 Bukti kegiatan dosen tetap dalam seminar ilmiah/ lokakarya/ penataran/workshop/ pagelaran/pameran/peragaan. Staf Administrasi Akademik 1 tahun Perlu
13 4.5.4 Bukti pencapaian prestasi/reputasi dosen. Staf Administrasi Kepegawaian 1 tahun Perlu14 4.5.5 Fotocopi bukti keikutsertaan dosen tetap dalam organisasi keilmuan/profesi. Tim Kurikulum 1 tahun Perlu15 4.6.1 Fotokopi ijazah dan sertifikat tenaga kependidikan. Staf Administrasi Kepegawaian 1 tahun Perlu16
Akademik
5.1.2.2 Silabus dan SAP tiap mata kuliah. Tim Kurikulum 1 tahun Perlu17 5.1.4 Modul praktikum/praktek untuk setiap kegiatan praktikum/praktek. Kepala Laboratorium 0,5 tahun Perlu18 5.2 Dokumen pendukung kegiatan peninjauan kurikulum. Koordinator TA 1 tahun Perlu19 5.3.1 Dokumen pendukung monitoring perkuliahan. Tim Kurikulum 1 tahun Perlu20 5.5.1 Panduan pembimbingan tugas akhir. Staf Administrasi Akademik 1 tahun Perlu21 5.5.2 Dokumen pendukung untuk memperoleh data rata-rata lama studi mahasiswa. Staf Administrasi Umum 1 tahun Perlu22 Penelitian 6.2.2 Kontrak penelitian. Staf Administrasi Umum 1 tahun Perlu
23 6.4.1 Daftar pustaka yang relevan dengan Program Studi, yang dipilah berdasarkankategorinya. Staf Administrasi Umum 1 tahun Perlu
24 Kebijakan Umum 6.5.1 Daftar software yang berlisensi, petunjuk pemanfaatan SIM. Staf Administrasi Umum 5 tahun Perlu
25 Penelitian 7.1.1 Hasil penelitian (rekapitulasi judul dan dokumen laporan penelitian) yang jumlahjudulnya ada dalam borang. Staf Administrasi Umum 1 tahun Perlu
26 7.1.2 Daftar nama mahasiswa, dosen dan judul tugas akhir yang dilibatkan dalampenelitian dosen. Staf Administrasi Umum 1 tahun Perlu
27Pengabdian masyarakat 7.2.1
Hasil pelayanan/pengabdian kepada masyarakat (rekapitulasi judul dandokumen laporan PkM) yang jumlah judulnya ada dalam borang. Ketua PHKI A3 1 tahun Perlu
28Kerjasama
7.3.1 Dokumen pendukung kegiatan kerjasama dengan instansi dalam negeri Staf Administrasi Umum 1 tahun Perlu29 7.3.2 Dokumen pendukung kegiatan kerjasama dengan instansi luar negeri Staf Administrasi Umum 1 tahun Perlu
Dokumen yang dibutuhkan SELAIN BorangNo Klasifikasi Keterangan Sumber Dokumen
Periode
Dokumen
Keperluan
update
1
Akademik
Form E,F,G Kerja Praktek Staf Administrasi Akademik 1 semester Perlu
2 Form Tugas Akhir Staf Administrasi Akademik 1 semester Perlu3 Contoh Soal Dosen 1 semester Perlu4 Modul Praktikum Ketua Laboratorium 1 tahun Perlu
5Administrasi Umum
SK Studi Lanjut Biro SDM 1 tahun Tidak Perlu
6 Kepegawaian
Data Riwayat Staf Administrasi Kepegawaian 1 tahun Perlu7 DP3(Daftar Kehadiran) Staf Administrasi Kepegawaian 1 semester Perlu
Staf AdministrasiStaf Kepegawaian Staf Akademik
Proses Bisnis : Pengelolaan Dokumen Alumni (Lulusan)
AuditorAlumniStaf administrasi
Treasure study Update
Database
Database lima tahun alumni
Mulai
Meminta dokumen
fisik
SelesaiMenyerahkan
dokumen fisik
Mencari dokumen fisik
Proses Bisnis Pengolahan Dokumen Laporan dan Nilai Kerja Praktek
RBTIPerusahaanPembimbing
InternalKoordinator
Administrasi
AkademikMahasiswa
Ya
Tidak
Tanda tangan Koordinator dan stempel Jurusan
Selesai
Form KP-F(Perusahaan)
Pengarsipan Berkas Nilai
Form KP-F(RBTI)
Tanda tangan Pembimbing
Internal
Lap. KP dan Form KP-F
Form KP-F(RBTI)
Form KP-E(Penilaian Eksternal)
Form KP-G (Penilaian
Internal)
Form KP-F(Perusahaan)
Form KP-F di stempel oleh
Petugas RBTI
(3)
(2)
Laporan KP
(1)
Mulai
Form KP-E(Penilaian Eksternal)
Lengkap & Benar ?
Proses Bisnis : Pengelolaan Dokumen Sumber Daya Manusia (Dosen)
AuditorBiro SDMStaf administrasi
KepegawaianDosen
Menginputkan data update pada
CV
Data kegiatan
Penelitian
Data terbaru
Selesai
Mulai
Meminta dokumen fisik
Menyerahkan dokumen
fisik
Mencari dokumen fisik
Data kegiatanPengabdian masyarakat
SK Studi Lanjut
Proses Bisnis : Pengelolaan Dokumen Monitoring Perkuliahan
AuditorStaf administrasi akademikDosen
Mengisi berita acara perkuliahan
Rekapan Monitoring
dosen
Merekap dalam
lembaran monitoring
Mulai
Meminta dokumen
fisik
SelesaiMenyerahkan dokumen fisik
Mencari dokumen fisik
Staf Administrasi Staf Kepegawaian Staf Akademik
Proses Bisnis Pengolahan Dokumen Tugas Akhir
RBTIDosen PembimbingStaf Administrasi AkademikMahasiswa
Mulai
Lulus ?
disetujui?
Ya
Ya
Melihat beban bimbingan
setiap dosen pembimbing di
Sistem
Informasi
Akademik
Ya
Menyerahkan form TA-1 ke
sekretariat
Yudisium
Tidak
Tidak
Tidak
Lulus ?
Selesai
Revisi Proposal dan Lembar Perbaikan yang sudah disetujui penguji
ke sekretariat
Form TA-2 (pendaftaran Sidang TA) beserta kelengkapannya
Form TA-2 (pendaftaran
Seminar
proposal TA)
Proposal TA
Form TA-1 (Usulan dosen
pembimbing)
Revisi TA
Nilai TOEFL
SKEM
Laporan TA
Proses Bisnis : Pengelolaan Dokumen Publikasi Ilmiah
AuditorRBTIStaf AdministrasiDosen
Mulai
Membuat dokumentasi
database
Mencatat dan menklasifikasikan
Memberikan Hardcopy (paper) Mengaudit
Tidak
Ya
Selesai
Menyimpan dokumen dalam
perpustakaan
Meminta dokumen
fisik
Menyerahkan dokumen fisik
dan laporan
Database
penelitian
Mencari dokumen fisik
Membuat buku/jurnal/proceeding
Memeriksa hasil pengadaan
pustaka
Proses Bisnis : Pengelolaan Dokumen Bahan Pustaka
AuditorLPPMStaf AdministrasiDosen
Mulai
Membuat dokumentasi
database
Mencatat dan menklasifikasikan bahan
pustaka
Memberikan Hardcopy bahan pustaka Mengaudit
Tidak
Ya
Selesai
Menyimpan dokumen dalam
perpustakaan
Meminta dokumen
fisik
Menyerahkan dokumen fisik
dan laporan
Database
penelitian
Mencari dokumen fisik
Membuat pengumuman rencana pengadaan bahan pustaka
Memeriksa hasil pengadaan bahan
pustaka
Proses Bisnis : Pengelolaan Dokumen Kemahasiswaan
Auditor BAAKHimpunnanMahasiswaStaf administrasi
Akademik
Data prestasi mahasiswwa Update
Database
Database
kemahasiswaan terbaru
Laporan kegiatan kemahasiswaan
Mulai
Meminta dokumen
fisik
Menyerahkan dokumen
fisik
Mencari dokumen fisik
Selesai
Meminta dokumen
fisik
7 wastes
Click to change the board colour
11.
2B.
3A.
32.
3C.
3B.
2C.
2D.
2A.
Paretto waste
Ra
nk (
Bo
bo
t)
Pe
rce
nt
(%)
Jenis Waste
Count
20.0 17.0 16.0 13.0 5.0
Cum % 29.0 49.0 66.0 82.0
0.29
95.0 100.0
0.20 0.17 0.16 0.13 0.05
Percent 29.0
Othe
r
Exce
ssive
Motion
Inap
prop
riate Pro
cessing
Ove
r Inv
entory
Defect
Waitin
g
1.0
0.8
0.6
0.4
0.2
0.0
100
80
60
40
20
0
Pareto Chart of Waste
Root Cause Analysis
Con’t
FMEA (Failure Mode and Effect Analysist)
= MxHxM= H (High)
Click to change the board colour
DFD level 0
E-document system Jurusan Teknk Industri ITS
Dosen
Mahasiswa
1 Administrasi Dokumen
Berita acara - presensi
Bukti kegiatan,penghargaan
Perusahaan
LPPM
Biro SDM
HMTI
Kalab
Alumni
Tim KurikulumSilabus dan SAP
Modul
praktikum
Daftar Lulusan
dalam lima tahun terakhir Dokumen Pendukung
Pelayananan kepada Mahasiswa
Laporan Penelitian
Laporan penelitiandan hibah
Auditor
Silabus dan SAP
Berita acara monitoring
Bukti kegiatan,penghargaanData Prestasi
Laporan penelitiandan hibah
Surat Kerjasama
Dokumen tentang jaminan mutu
Dokumen kinerja luusan
Panduan Pembimbingan
Laporan pengabdian masyarakat
Rata-
rata
lama s
tudi
Dpkumen tentang jaminan mutu
Serifikat Tenaga KependidikanProyek penelitian
Lapo
ran K
egiat
an
Himp
unan
dan
Kema
hasis
waan
Bukti keikutsertaan organisasi keilmuan/keprofesian
Laporan Proyek penelitian
Laporan Proyek penelitian
Dokumen pendukung
kegiatan peninjauan
kurikulum
SK studi
Surat
Kerjasama
Bukti keikutsertaan organisasi keilmuan/keprofesian
Laporan
Contoh soal
Form KP G Nilai KP
Form KP F
Publikasi Ilmiah
Data Riwayat
RBTI
Laporan Tugas AkhirLaporan Kerja Praktek
Form TA (1)
PHKILaporan penelitian dan PKM
hibah
BAAK
Data Prestasi Mahasiswa
Dokumen pendukung
kegiatan peninjauan
kurikulum
DP3
buku
jurnal
proceeding
buku
DFD Level 1
Dosen
Mahasiswa
1 Administrasi Dokumen
Bukti kegiatan,
penghargaan
Perusahaan
LPPM
Biro SDM
Himpunan
Kalab
Alumni
Tim KurikulumSilabus dan SAP
Modul
praktikum
Laporan penelitian dan PKM
Daftar
Lulus
an
dalam
lima t
ahun
terak
hir Dokum
en Pendukung Pelayananan kepada M
ahasiswa
Laporan Penelitian
Auditor
Silabus dan SAP
Berita acara monito
ring
Bukti kegiatan,penghargaanData Prestasi
Laporan penelitiandan hibah
Surat Kerjasama
Dokum
en tentang jaminan m
utu
Dokum
en kinerja luusan
Panduan Pembim
bingan
Laporan pengabdian masyarakat
Rat
a-ra
ta la
ma
stud
i
Dokumen tentang jaminan mutu
Serifikat Tenaga KependidikanProyek penelitian
Lapo
ran
Kegi
atan
Hi
mpu
nan
Kem
ahas
iswaa
n
Bukti keikutsertaan organisasi keilmuan/keprofesian
Laporan Proyek penelitian
Laporan Proyek
penelitian
Dokum
en pendukung
kegiatan peninjauan
kurikulum
SK studi
Surat
Kerjasama
Bukti keikutsertaan organisasi keilmuan/keprofesian
1.1
Pengelolaan dokumen Akademik
1.2
Pengelolaan Administrasi Kepegawaian
D1
E-document system administrasi JTI ITS
Dokumen pendukung kegiatan peninjauan
kurikulum
Daftar Riwayat
Publikasi Ilmiah
Form KP F Form KP G
Form TA (2)
PHKI
Laporan hibah
1.3
Pengelolaan Administrasi
Umum Form (TA1)
RBTI
BAAKLaporan Tugas Akhir
Laporan Kerja Praktek
Data Prestasi Mahasiswa
Contoh soal
proceeding
jurnal
Monitoring perkuliahan
buku
DP3buku
proceeding
DFD Level 2
Dosen
Mahasiswa
1.1 Pengelolaan dokumen Akademik
Monitoring perkuliahan
Perusahaan
Biro SDM
HimpunanKalab
Tim Kurikulum
Laporan penelitiandan hibah
Auditor
Silabus dan SAP
Surat K
erjasama
Dokumen tentang
jaminan mutu
Dokumen tentang jaminan mutu
Serifikat Tenaga KependidikanLaporan Proyek p
enelitian
Dokumen pendukung kegiatan peninjauan kurikulum
SK studi
Surat
Kerjasama
Bukti keikutsertaan organisasi keilmuan/keprofesian
1.1.1
Pengolahan Kegiatan
Kemahasiswaan
1.1.2
Pengelolaan Perkuliahan
D1database kegiatan kemahasiswaan
Dokumen pendukung
kegiatan peninjauan
kurikulum
1.1.3
Pengelolaan Kerja Praktek
1.1.4
Pengelolaan Tugas Akhir
D2database
perkuliahan
D3database Kerja Praktek
D4database Tugas Akhir
Form TA (2) Daftar nama mahasiswa,
dosen dan judul tugas akhir
Laporan Kegiatan
Himpunan
Kemahasiswaan
Silabus dan SAP
Form KP G
Laporan Kerja
Praktek
Dokum
en Pendukung
Pelayananan kepada
Mahasisw
a
Rata-rata lama studi
Contoh Soal
RBTI
Laporan Tugas Akhir
Laporan Kerja Praktek
RBTI
BAAK
Laporan Tugas Akhir
Lapo
ran
Kerja
Pra
ktek
Data Prestasi Mahasiswa
Modul praktikum
Lapo
ran
Tuga
s Ak
hir
DFD Level 3
Dosen
1.1 Pengelolaan Dokumen Akademik
1.1.3 Pengelolaan Dokumen Kerja Praktek
D3
database Kerja Praktek
1.1.3.1Menghim-pun data
1.1.3.3Menyampaikan dokumen/ data
RBTI
Form KP G Nilai KP
1.1.3.2Membuat klasifikasi
Perusahaan
Ker
jasa
ma
Mahasiswa
Dokum
en Pendukung
Pelayananan kepada
Mahasisw
a
Panduan Pembimbingan Kerja Praktek
Laporan KP
Form KP F pengajuan
Dosen Pembimbing
Form KP F pengajuan
Dosen Pembimbing
Form KP E Nilai KP
Laporan KP
Laporan KP
Dokumen pendukung kegiatan peninjauan kurikulum
ERD
Kerjasama
· Kode· NIP dosen· Jenis pengabdian· Waktu
pengabdian· Surat Kerjasama· TA 1 dan 2· KP E, F, G
Mahasiswa
· NRP· Nama_mahasiswa· Password· E-mail_mahasiswa· Nama_dosen · SKS· IPK· Form KP E, F, G (L)· Form TA 1 dan 2 (L)
Alumni
· Nama_Perusahaan· Nama_Alumni· Tahun_Lulus· Tahun_Masuk_Kerja· Gaji_Pertama· Jabatan
Bahan
Pustaka· ID_Buku· Judul· Tahun_Publish· Nama_Dosen· Proceeding (L)· Jurnal (L)· Penelitian (L)· Hibah (L)· Form KP F (L)· Form TA 2 (L)· Laporan_TA (L)· Laporan_KP (L)
Penelitian
· No_klasifikasi· Judul_Penelitian· Nama_Dosen· Dipublikasikan· Tahun_Penyajian· Tingkatan· Bukti_Penelitian
Kalab
· Kode_Lab· NIP· Nama _Dosen· Modul praktikum· Kegiatan_Seminar_
Pelatihan
Kurikulum
· No_SK· Nama_Praktikum· Isi_Praktikum· Modul Praktikum· Pelaksanaan· Tempat· NIP· Nama_Dosen· Bidang_Keahlian· SAP_Kurikulum
Biro SDM
· SK Studi lanjut· NIP dosen· Jabatan· Waktu promosi· Jabatan
Hibah
· ID· Nama_Kegiatan· Waktu_Pelaksanaan· Nama_Dosen· Nama_Maasiswa· Bukti_Hibah
Dosen
· NIP· Nama_Dosen· Bidang_Keahlian· Kuota· Password· Bimbingan· E-mail_Dosen· SK_studi· Sertifikat_Studi (L)· SK pengukuhan (L)· Bukti_ penelitian (L)· Bukti_Hibah (L)· Bukti_PKM (L)· Riwayat hidup (L)
Himpunan
· No_Kegiatan · Departemen· Prestasi_Mahasiswa
BAAK
· Prestasi_mahasiswa· Jurusan· Penelitian· PKM
Kerja Praktek
· Kode_KP· Judul_KP· NRP· Nama_Mahasiswa· Bidang_Keahlian· Nama_Dosen· NIP· Nama_Perusahaan
Tugas Akhir
· Kode_TA· Judul_TA· NRP· Nama_Mahasiswa· Bidang_Keahlian· Nama_Dosen· NIP
Concept Data
berpartisipasi
melakukan
buku acuan
melaksanakan
menuai
membawahi
modul praktikum
menjadi
kepala
kurikulum
mengajar
mengerjakan
Pembimbing
dosen bersama mahasiswa
mengikuti
diberikan
surat ketetapan
Mahasiswa#oo
nrpnamaMahasiswapassMahasiswa
Dosen#ooooooooo
NIPkodeDosenemailDosennamaDosenbidangDosenbuktiPengukuhanbuktiStudibuktiProfesibuktiIjazahbuktiRiwayat
Hibah#ooo
idHibahnamaHibahwaktuHibahbuktiHibah
detilHibah# idDH
Penelitian#oooooo
noPltiantahunPltiantingkatPltianjudulPltianpenulisPltianbuktiPltianjenisPltian
MataKuliah#oooo
kodeMKnamaMKsmstMKbobotMKbidangMK
TugasAkhir#ooo
noTAJudulBidangbuktiTA
detilMK# idDMK
Pustaka#oo
idPustakanamaPustakabuktiPustaka
KP#oooo
noKPmitraKPtahunKPbuktiKPnoKeS
Alumni#ooo
idAlumninamaAlumni2tahunLulus2gajiPertama2
Kerjasama#oooo
noKSnamaKSmulaiKSakhirKSmanfaatKS
Staff#oo
idStaffnamaStaffpasswordStaff
Prestasi#oooo
idPrestasiperingkatPrestasitingkatPrestasibuktiPrestasiketPrestasi
Lab#oo
idLabnamLabbidangLab
strukturLabo jabatan
Praktikum#ooo
noPrakNamaPrakbuktiModultempatPrak
detilPrak# idDPRAK
detil SKo Jenis_SK
SKooo
Jenis_SKtahuin terbitnama dosen
Ms.Access Relationship
Alur sistem
Menu:
1. Home
2. Input data
3. Search
4. Report
5. Edit
Login
Logout4. Report
2. Create
5. Edit
2. Kepegawaian
1. Lihat
2. Download
3. Umum
1. Akademik
1. Home
2. Kepegawaian
3. Umum
1. Akademik
3. Search2. Kepegawaian
3. Umum
1. Akademik
2. KP
3. Perkuliahan
1. TA
4. Kegiatan
kemahasiswaan
2. SK
3. DP3
1. Penelitian
1. Bahan
Pustaka
2. Publikasi
Ilmiah
3. Alumni
2. Kepegawaian
3. Umum
1. Akademik
3. Delete
4. Print out
Click to change the board colour
FAKTOR PENYEBAB WASTE PALING BERPENGARUH
Waiting
Metode
Manusia
Bahan
Kertas/plastik
Sering lengket/
menempel
Kurang ada SOP
yang jelas
Banyaknya delay
Tidak seimbangnya jumlah pekerja
Lingkungan
Jarak antar fasilitas
yang berjauhan
Rak dokumen pada RBTI
Tidak ada
material handling
Belum tersedia PIC yang bertugas
melakukan pengelolaan dokumen
Alat
Rak tidak tertata Manual
Belum tersedianya aplikasi pengelolaan dokumen
Tidak terdapat standar material kertas
dan tinta yang digunakan
Con’t
Banyak berkas
menumpuk
Metode
Manusia
Manual
Human Error
Kurangnya konsentrasi Admin
Rak terbatas
Alat
Rak tidak tertata Belum tersedianya aplikasi penyimpanan
dokumen
Con’t
Kesalahan Proses
Metode
Manusia
Human Error
Kurangnya konsentrasi Admin
Banyaknya jenis pekerjaan yang dilakukan
Klasifikasi kurang detail
Metode yang
masih manual
Belum ada aplikasi pengelolaan database
Con’t
kehilangan dokumen
Metode
Manusia
Bahan
Manual
Lingkungan
Bencana alam
Dokumen
terselip
Kurang tersusun rapi
Human Error
Kurangnya konsentrasi Admin
Tidak ada
material handling
Alat
Rak tidak tertata Belum tersedianya aplikasi penyimpanan
dokumen
PEMILIHAN SOLUSI ALTERNATIF KEBIJAKAN
No Alternatif kebijakan perbaikan
1. Pengadaan fasilitas tambahan untuk rak
2. Pembuatan SOP
3. Perancangan aplikasi database untuk dokumen
No Alternatif Keterangan
1 0 Tidak menerapkan perbaikan
2 1 Menerapkan perbaikan 1
3 2 Menerapkan perbaikan 2
4 3 menerapkan perbaikan 3
5 4 Menerapkan kombinasi perbaikan 1 dan 2
6 5 menerapkan kombinasi perbaikan 1 dan 3
7 6 menerapkan kombinasi perbaikan 2 dan 3
IDENTIFIKASI SOLUSI PERMASALAHAN
Solusi eliminasi waste waitingProses Bisnis : Pengelolaan Dokumen Alumni (Lulusan)
AuditorAlumniStaf administrasi
E-document
system
Database
pertahun alumni
ya
Menyerahkan dokumen
fisik
Cek database
update?
Selesai
Treasure study
tidak
Meminta dokumen
fisik
Sanksi tidak diperbolehkan legalisir ijasah
Mulai
Mencari dokumen fisik
Proses Bisnis : Pengelolaan Dokumen Sumber Daya Manusia (Dosen)
AuditorBiro SDMStaf administrasi
KepegawaianDosen
Dokumen kelengkapan
kegiatanPenelitian
Data terbaru
Selesai
Mulai
Meminta dokumen fisik
Menyerahkan dokumen fisik
Mencari dokumen fisik
Dokumen kelengkapan
PKM
SK Studi LanjutUpdate CV dan data riwayat kegiatan dosen
???
Diberi sanksi tidak bisa mencairkan gaji tunjangan penelitian
dan PKM
E-document
system
ya
tidak
Proses Bisnis : Pengelolaan Dokumen Monitoring Perkuliahan
AuditorStaf administrasi akademikDosen
Mengisi berita acara
perkuliahan
Rekapan Monitoring
dosen
Mulai
Meminta dokumen fisik
SelesaiMenyerahkan dokumen fisik
Mencari dokumen fisik
Cek sudah diisi apa belum setelah
kuliah
ya
tidak
E-document
system
Excess Inventory• Banyak berkas yang sudah tidak dipakai masih di
simpan dalam ruang kerja disebabkan tidak adaaplikasi untuk retensi dokumen.
• solusi permasalahan menggunakan aplikasi databaseyang memiliki fungsi edit dan delete.
Defect
• Dokumen hilang disebabkan
1. Human Eror: admin lupa menaruh dokumen, hal ini eratkaitanya dengan penumpukan dokumen, sehingga berkasyang diperlukan menjadi terselip.
2. faktor alam seperti kebakaran yang bisa menghilangkandokumen penting. Oleh karena itu diperlukan sebuah aplikasiyang dapat menyimpan dokumen dalam sebuah databaseyang aman
• Solusi yang bisa dilakukan yakni berupa pokayoke system yakni
1. security system pada login
2. beberapa list sebagai pilihan ketika menginputkan dokumen.
Kelebihan E-document SystemDimungkinkan laporan dalam bentuk softcopy
Dalam pencarian dokumen dapat diketahui letak lokasi dokumen dengan mudah
Retensi dokumen dapat diketahui secara otomatis
Kemudahan akses dokumen yang sudah terintegrasi
Otoritas masing-masing admin yang berbeda.
Dibuat secara intranet (localhost) sehingga tidak dimungkinkan bisa diakses dari luar proxy ITS.
Click to change the board colour
SIMPULAN
1
• Adapun waste yang ditemukan pada proses bisnisadminstrasi di Jurusan Teknik Industri ITS saat iniyaitu waste kategori waiting sebanyak 29%, deffectsebesar 20%, Excessive Inventory sebesar 17% daninappropriate proccessing sebesar 16%.
2
• Adapun permasalahan paling berpengaruh yang menjadi penyebab waste dalam pengelolaandokumen di Jurusan Teknik Industri ITS saat ini yaitumenunggu memasukkan data/dokumen, banyakberkas yang sudah tidak dipakaimenumpuk, kesalahan memasukkan data dandokumen yang hilang dengan nilai RPN terbesaryakni kategori H (High risk).
SIMPULAN
3
• Prototype e-document system untukpengelolaan administrasi dokumendisimulasikan secara langsung dengan hasillebih efektif dalam pengelolaan dokumen.
4
• Database berbasis web dapatmengintegrasikan antar pengelola dokumenakademik, kepegawaian dan admininstrasiumum.
SARAN
1
• Membutuhkan studi lanjutan terkait denganefektifitas desain website serta konten website agar memenuhi prinsip kognitif.
2
• Masih terdapat peluang untuk penelitian dilanjutkannya dengan mengembangkan model dengan mempertimbangkan keuangan.
3
• Mensosialisasikan bersama manajemen dokumenagar staf pengelola dokumen menerima sistemperbaikan.
DAFTAR PUSTAKA
• Adiakso, L. H. 2005. Sistem Informasi Penilaian Kinerja. Surabaya: Tugas Akhir Teknik Industri ITS.
• Gaspersz, Vincent. 2007. Lean Six Sigma For Manufacturing and Service Industries. Jakarta: Penerbit Pt. Gramedia Pustaka Utama
• Hidayati, T. 2006. Pendekatan Time Study untuk Perbaikan Proses Pengelolaan dokumen Guna Menunjang Penerapan Lean Administration. Surabaya: Tugas Akhir Teknik Industri ITS.
• Holzinger, A. 2005. Usability Engineering for Software Developers, Communications of the ACM (ISSN 0001-0782). Computer Engineering, 71-74.
• Inspira. 2010. http://www.ims.web.id/sistem_kearsipan_dms. htm. Diakses tanggal 28 Maret 2012
• Jucan, George. 2005. Root Cause Analysis for IT Incidents Investigation.
• Kementrian Komunikasi dan Informasi Republik Indonesia. 2009. Panduan Pengoperasian Sistem Informasi Kearsipan (e-archieve).
• Kurniawan. V. 2011. Implentasi Lean Manufacturing untuk Meningkatkan Efisiensi pada UD. Kembang jaya. Surabaya: Tugas Akhir Teknik Industri ITS.
• McLeod, R.J. 2001. Management Information System, Casebook. Texas: Pearson.
• Mustafa, Y. 1997. An Information System To Improve Customer Service In. Information System, 11-18
• Nurazwar, I. 2007. Database Manajemen System Teknik Informatika ITS. Surabaya: Tugas Akhir Teknik Informatika ITS.
• Petersen, K. 2010. Software process improvement through the Lean Administration Measurement (SPI-LEAM) method. Software Improvement. 413-427.
• Sinaga, D. N. 2010. Perancangan Sistem Pendukung Keputusan Berbasis Agent System untuk Pengalokasian Order Pada Virtual Cluster Usaha Kecil Menengah.Surabaya: Tugas Akhir Teknik Industri ITS.
• Susetyo, Joko. 2009. Analisis Pengendalian Kualitas Dan Efektivitas Dengan Integrasi Konsep Failure Mode & Effect Analysis Dan Fault Tree Analysis Serta Overall Equipment Effectiveness. Jurnal Teknologi Technoscientia, Vol. 2 No. 1. 70-77.
• Teknik Industri ITS. 2008. http://www.ie.its.ac.id. Diakses tanggal 21 Juni 2012
• Yuang, C. M. 2010. KM-Orriented Business Proccess Re Engineering for Construction Fir. Engineering Process.
DAFTAR PUSTAKA
Dalam interaksiantar manusia –komputer di manainteraksi kapabilitasmanusia denganprogram komputer. (Holzinger, 2005)
Matriks Perkalian Kategori
X L M H
L L M M
M M M H
H M H H
1-4 : L5-7 : M8-10 : H
Pembobotan solusi alternatif
Alternatif 4 terpilih yakni kombinasi solusi 1dan2
Pembobotan solusi alternatif
Alternatif 4 terpilih yakni kombinasi solusi 1dan2
Standar proses
Buka Internet Information Services.
Find the web site, find the folder, right click the folder and select "Convert To Application".
On the next screen, click the Select button and select “.net 4.0” then click OK.
Pastikan terinstal IIS7 seperti langkah di atas.
Masukkan file zip database dalam ekstrak di C:\inetpub\wwwroot.
Kuesioner
Kriteria penilaian
BobotKriteria penilaian
Perubahan SOP
9 8 7 6 5 4 3 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Pembuatan Aplikasi
Perubahan SOP
9 8 7 6 5 4 3 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 PenyediaanFasilitas
Pembuatan Aplikasi
9 8 7 6 5 4 3 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 PenyediaanFasilitas
Jenis Pemborosan Ranking
Overproduction
Over Inventory
Excessive Transportation
Waiting
Defect
Innapropriate Processing
Excessive Motion
Total 28
Wawancara
PERTANYAAN JAWABAN
1.Apakah Anda mengalami permasalahan dalam mengelola dokumen di JTI ITS?2. Permasalahan apa saja yang sering terjadi?3. Proses apa yang menyebabkan waktu pengelolaan data menjadi lama?4. Apakah perlu perbaikan roses dalam pengelolaan data?5. Bagaimana manajemen dokumen saat ini?6. Apakah perlu sistem manajemen yang terotomasi dan terintegrasi?
PERTANYAAN YA TIDAK
1. Apakah tampilan sudah menarik?
2. Apakah tampilan cukup sederhana?
3. Apakah tampilan sistem membuat Anda bosan?
4. Apakah Bahasa dalam sistem mudah dimengerti?
5. Apakah Anda mudah dalam mengoprasikan sistem?
6. Apakah isi dari sistem sudah sesuai dengan kebutuhan?
top related