petunjuk penggunaan e-formasi iii...lengkapilah seluruh formulir analisis jabatan 7. kembali ke...

Petunjuk PenggunaanE-Formasi III

Versi I.0

Pendahuluan

Petunjuk ini dibuat untuk memberikan langkah – langkah sistematis

dan penjelasan dalam melakukan input pada e-Formasi Versi III

Fitur baru

e-Formasi III mempunyai beberapa fitur baru, yaitu:

1. Data Kelas Jabatan

2. Data NIP

3. Cetak Excel

4. Rekapitulasi Lanjutan

Data Kelas Jabatan

Pengguna dapat melakukan input kelas jabatan pada halamanstruktur organisasi, kelas jabatan diisi dan melekat pada masing-masing jabatan. Kelas jabatan dapat diisi dari 0 (nol) hingga 30 (tigapuluh)

Data NIP

Pada formulir Struktur jabatan, ditambahkan 1 field untuk mengisiNomor Induk Pegawai (NIP), NIP akan di sinkronisasi dengan data BKN untuk melihat keabsahannya.

• Pada posisi jabatan struktural, NIP hanya dapat diisi 1 kali

• Pada posisi jabatan fungsional, NIP dapat diisi lebih dari 1 kali

• NIP tidak dapat menduduki lebih dari 1 Jabatan

Data NIP (cont.)

Langkah Pengisian:

1. Isi NIP pada Field Nomor Induk Pegawai;

2. Tekan Tombol Hijau dikanan field tersebut;

3. NIP yang telah diinput akan tampil pada table dibawah;

4. Pengguna dapat melakukan penghapusan NIP dengan menekan tombol ;

5. Pengguna dapat melakukan validitas dengan menekan tombol

Cetak Excel

Pada e-Formasi versi III, cetak data dibagi menjadi beberapa jenis, yaitu:

1. Cetak Bezzeting, fitur ini mencetak isi formulir bezzeting dengan membatasi10.000 (Sepuluh Ribu) data untuk 1 File.

2. Cetak Usulan Formasi , fitur ini mencetak isi formulir bezzeting denganmembatasi 1.000 (Seribu) data untuk 1 File.

Jenis cetak data ditambah dengan jenis Excel (xlsx)

Cetak Excel (cont.)

Pilih jenis pencetakan dengan menekan link sesuai dengan jenis cetak

Rekapitulasi Lanjutan

Fitur rekapitulasi adalah fitur yang menampilkan data terkait jumlahsuatu jabatan yang dikelompokanberdasarkan posisi jabatan. Jumlahyang ditampilkan pada fiturrekapitulasi yaitu:

1. Jumlah kebutuhan (ABK);

2. Jumlah PNS;

3. Jumlah kekurangan PNS;

4. dan Jumlah usulan formasi

Untuk melihat informasi lebih lengkap, klik label jabatan yang diinginkan.

Rekapitulasi Lanjutan (cont.)

Fasilitas ini menampilkan informasi jabatan dengan kategori tertentu, sesuaidengan kategori yang diinginkan pengguna pada halaman sebelumnya, sistem akan menampilkan seluruh jabatan dengan kategori tersebut. Adapunkelengkapan informasi yang disampaikan adalah:

1. Jumlah Kebutuhan (ABK);

2. Jumlah PNS;

3. Jumlah Kekurangan;

4. Jumlah Usulan Formasi;

Pengguna dapat melihat lebih detil terhadap jabatan tertentu dengan meng-klik label jabatan yang diinginkan.

Rekapitulasi Lanjutan (cont.)

Pada halaman rekapitulasi ini, pengguna akan disajikan informasimengenai jabatan beserta tempat/kantor/unit kerja dari jabatantersebut

7 Langkah Pengisian

• Langkah 1. Halaman Depan dan Login Aplikasi

• Langkah 2. Pengaturan Pengguna

• Langkah 3. Input Struktur Organisasi

• Langkah 4. Input Bezzeting

• Langkah 5. Rincian Usulan Formasi

• Langkah 6. Input Analisa Jabatan

• Langkah 7. Pencetakan, dan Rekapitulasi

Halaman Depan

Halaman ini dibagi menjadi 3, yaitu:

1. Konten Pancasila

2. Pengumuman dan Formulir Login

3. Riwayat Versi E-Formasi

Melakukan Login Aplikasi

Langkah Pengisian:

1. Masukkan ID pengguna pada field “ID Pengguna”

2. Masukkan Sandi pada field “Sandi”

3. Lalu Klik Masuk Aplikasi

*Untuk Kritik dan saran, dapat email di formasi@menpan.go.id

Melakukan Login Aplikasi (Cont.)

Formulir profil akan tampil di awal login aplikasi:

1. Lengkapilah profil pengguna denganinformasi yang valid;

2. Isilah field sandi jika ingin merubahsandi;

3. Tekan tombol simpan

Pengaturan Pengguna

Untuk mengakses pengaturanpengguna, klik menu di kanan atas, klikManajemen pengguna

Pengaturan Pengguna (Kantor)

1. Pilih Tambah Kantor

2. Isilah formulir sesuaidengan isian

3. Klik simpan

4. Hasil inputan akantampil di daftar

Pengaturan Pengguna (Kantor Cont.)

• Kantor yang barudibuat akan langsungaktif, status kantordapat dilihat padakolom status;

• Klik Nonaktifkan jikaingin menonaktifkankantor

• Klik ubah untukmelakukanperubahan pada data kantor tersebut

Pengaturan Pengguna (Pengguna)

1. Pilih tambah pengguna

2. Lakukan pengisian sesuaidengan field yang disediakan

3. Isi field kantor denganmemasukan 3 huruf untukmemulai pencarian, laluklik data yang diinginkan

4. Pilih peran menjadi Admin Lokal

5. Lalu Klik Simpan

6. Pengguna Baru akantampil pada daftarpengguna

Pengaturan Pengguna (Pengguna Cont.)

• Status pengguna terlihatpada kolom status, untukpengguna dengan status non aktif, pengguna tidakdapat melakukan login

• Untuk melakukanperubahan dapat menekantombol ubah, dan akanmenampilkan data pengguna, lakukanperubahan, ID penggunatidak dapat diubah.

• Klik tombol aktifkan ataunonaktifkan untuk merubahstatus pengguna

Struktur Organisasi

1. Klik menu Template Struktur

2. Klik Struktur Organisasi

Struktur Organisasi

Halaman struktur jabatan dibagi 2 sisi, yaitu

1. Peta Jabatan, terletak disisi kiri

2. Formulir Jabatan, terletak disisi kanan

Struktur Organisasi (Cont.1)

• Klik tombol Tambah struktur baru

• Atau klik kanan pada jabatan yang ada

• Pilih menu sesuai yang anda inginkan• Tambah struktur untuk menambah

jabatan baru tanpa induk• Tambah struktur setara untuk

menambah jabatan baru dengan indukyang sama dengan jabatan yang andapilih

• Tambah bawahan baru untukmenambah jabatan dengan jabatanyang anda pilih sebagai induk

Struktur Organisasi (Cont.2)

Langkah pengisian formulir jabatan:

1. Pilih posisi jabatan sesuai yang anda inginkan

2. Ketik minimal 3 huruf untuk melakukan pencarian jabatan, lalu klik jabatanyang diinginkan sebagai induk.

3. Pilih posisi jabatan yang ingin anda tambah

4. Ketik nama jabatan jika anda menambah jabatan strukturan, atau ketikminimal 3 huruf untuk pencarian jika anda memilih posisi jabatanfungsional

5. Isi kelas jabatan

6. Isi NIP yang menduduki jabatan tersebut lalu klik untuk menampilkandidaftar, setelah data tampil, klik untuk melakukan validasi NIP

7. Ketik minimal 3 huruf pada field analisis jabatan, dan pilih anjab yang sesuai dengan jabatan (Jika anda telah memasukkan data anjab)

8. Ketik minimal 3 huruf pada field unit kerja dan pilih unit kerja (*Unit kerjaberfungsi sebagai tanda bahwa jabatan tersebut akan tampil padapengguna dengan unit kerja tersebut)

9. Lalu Tekan simpan

10. Jabatan yang anda masukkan akan tampil pada peta jabatan

Struktur Organisasi (Cont.3)

• Klik tanda untuk membuka danmenampilkan data jabatan dibawahjabatan tersebut

• Ulangi langkah dari awal untukmenambahkan jabatan baru

Bezzeting

1. Klik menu Template Struktur

2. Klik Template Bezzeting

Bezzeting

Formulir Bezzeting dibagi 2:

1. Bagian atas adalah rekapitulasi dari bezzeting yang telah anda input.

2. Bagian tengah berisi penjelasan warna formulir

3. Bagian bawah berisi informasi bezzeting

Bezzeting (Cont.)

Langkah pengisian

1. Klik untuk membuka peta jabatan

2. Klik 2 kali pada kolom yang ingin diisi, Kolom yang dapat diisi adalah kolom Kelas, ABK, PNS, PPPK, CPNS, BUP N hingga N+5, dan Usulan Formasi

3. Masukkan jumlah angka yang anda inginkan, lalu tekan Enter

4. Akan tampil notifikasi

Rincian Usulan Formasi

1. Klik menu Template Struktur

2. Klik Rincian Usulan Formasi

Rincian Usulan Formasi (Cont.)

• Halaman ini akan menampilkan jabatan yang telah diajukan usulan formasi, hanya jabatanfungsional yang akan tampil pada rincian tersebut

• Untuk usulan formasi tersebut, harus mempunyai anjab, lakukan pengisian anjab terlebihdahulu

Analisis Jabatan

1. Klik menu Template Struktur

2. Klik Analisis Jabatan

Analisis Jabatan (Cont.)

Halaman ini akanmenampilkan data analisisjabatan yang telahdimasukkan

1. Klik tambah analisisjabatan untuk membuatanjab baru

Analisis Jabatan (Cont.)

1. Masukkan nama anjabyang anda inginkan

2. Lalu klik buat

3. Halaman akan pindah keformulir anjab

Formulir Anjab

Formulir anjab dibagi menjadi:

1. Sisi kiri sebagai link halaman

2. Sisi kanan sebagai formulir

3. Klik link halaman untuk menampilkanformulir

4. Isilah formulir sesuai dengan data anjabanda

5. Lalu klik simpan

6. Lengkapilah seluruh formulir analisisjabatan

7. Kembali ke daftar anjab jika sudah selesaidan ingin membuat anjab baru

Set anjab pada struktur organisasi

• Buka kembali struktur organisasi, danpilihlah jabatan yang ingin anda set analisis jabatan

• Klik kanan pada jabatan tersebut

• Lalu klik Edit

• Akan tampil formulir jabatan tersebut

Set anjab pada struktur organisasi (Cont.)

1. Untuk menset anjab pada jabatan tersebut

2. Ketik minimal 3 huruf pada field dikanananalisis jabatan untuk melakukanpencarian, isi lebih lengkap jika pencariantidak menampilkan anjab yang andainginkan

3. Klik data anjab yang anda inginkan

4. Lalu klik simpan

5. Anjab telah di set pada jabatan tersebut

Pencetakan

1. Klik menu Template Struktur

2. Klik Cetak

Pencetakan (Cont.)

Data yang telah andainput dapat anda cetakmenjadi 2 bentuk, yaituPDF dan Excel

Klik salah satu

Untuk menampilkanPDF atau mengunduhExcel

Terima KasihSelamat mengerjakan