perancangan sistem informasi pada smk ypp …repository.amikom.ac.id/files/publikasi...
Post on 23-Mar-2019
215 Views
Preview:
TRANSCRIPT
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
PADA SMK YPP PURWOREJO
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Bani adam 09.11.3446
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA
2013
Design of Information System In SMK YPP Purworejo
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
PADA SMK YPP PURWOREJO
Bani Adam Heri Sismoro
Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
School is one form of organization in which there is a process of learning and
teaching and administrative payments and under the responsibility of a school principal. all activities domonitoring which can not take place without an overall appropriate organizing. For that organization with design database can answer all the questions that arise. In terms of data collection which has been applied to the administration of vocational YPP Purworedjo still manually.
School Information System (SIS) is a set of components forming a system that has
the relationship between the components with other components within a school that aims to produce an information school. The system was created as a means to facilitate teachers, students and school staff.
School information system aims to process data quickly, accurately, effectively, and
implementing practical and efficient processing of data will be used to improve the quality of the school and the administration of the school
.Keywords: information system, the academic progress of students, information value, SMK YPP Purworejo, school information.
1. Pendahuluan Perkembangan teknologi dewasa ini semakin pesat baik perangkat keras
maupun perangkat lunak, sehingga hampir sebagian pekerjaan manusia telah dapat
terselesaikan dengan komputer. Dengan demikian, komputer merupakan alat bantu
manusia dalam menyelesaikan pekerjaannya. Salah satu alasan mengapa komputer
lebih cenderung dikatakan sebagai alat bantu manusia adalah kecepatan dan
ketepatan prosesnya lebih diandalkan.
SMK YPP Purworejo merupakan sekolah yang berada di kabupaten Purworejo
Provinsi Jawa Tengah. SMK ini masih menggunakan sistem yang belum
terkompeterisasi dalam pengolahan data siswa. Sistem pada SMK YPP Purworejo
sudah terkomputerisasi tetapi hanya pada bagian-bagian tertentu misalnya, dalam
membuat surat menyurat dan laporan masih menggunakan microsoft word dan
excel.
Sekolah SMK YPP Purworejo masih menggunakan sistem manual atau belum
menggunakan software dalam pengolahan data administrasi siswa, sehingga masih
banyak kendala yang terjadi seperti, penyimpanan data tiap tahunnya yang
semakin lama bertambah dan menumpuk, akibatnya dalam proses pencarian data
akan banyak memakan waktu lama karna sulit untuk menemukannya
Sistem manual ini sangat tidak efesien, diperlukan suatu aplikasi yang dapat
mempermudah proses pengolahan sistem informasi. Dari permasalahan tersebut
maka sangat mendukung untuk diadakan suatu penelitian guna membangun sistem
informasi sebagai pemecah permasalahan.
Maka dari itu penulis mengangkat judul ”Perancangan Sistem Informasi Pada
SMK YPP Purworejo ”.
Sistem ini nantinya akan mempermudah guru, siswa, sekolah maupun orangtua
siswa untuk memantau dan mengetahui administrasi, nilai, hasil ujian dan absen
mereka.
2. Landasan Teori 2.1. Pengertian Sistem
Menurut FitzGerald Jerry dalam tulisan HM, Jogiyanto (1990:1) “Sistem
adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.
Sistem juga merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling terkait dan
bekerjasama untuk memproses masukan (input) yang ditujukan kepada sistem
tersebut sampai menghasilkan keluaran (output) yang diinginkan.
1
Sebuah sistem terdiri dari beberapa unsur yang saling melengkapi dalam
mencapai sebuah tujuan atau sasaran. Unsur-unsur yang terdapat dalam sebuah
sistem disebut subsistem. Subsistem-subsistem tersebut harus selalu
berhubungan dan berinteraksi melalui komunikasi yang tepat (relevan) sehingga
sistem dapat bekerja secara efektif dan efisien.
2.2. Pengertian Informasi
HM, Jogiyanto mendefinisikan informasi sebagai “data yang diolah
menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya”. Untuk
mencapai tujuannya, informasi yang disajikan haruslah berkualitas. Menurut HM,
Jogiyanto (1990:1) kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh 3
hal pokok, yaitu : a. Akurat
Sebuah informasi dikatakan akurat jika informasi tersebut tidak bisa atau
menyesatkan, bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan
maksudnya. Ketidak akuratan informasi dapat terjadi sumber informasi (data)
mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau merubah data-
data asli.
b. Tepat Waktu
Informasi yang datang kepada penerima tidak boleh terlambat. Informasi
yang terlambat tidak akan memounyai nilai yang baik, karena informasi
merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. Bila informasi terlambat
maka pengambilan keputusan juga akan terlambat yang akan berakibat fatal
untuk suatu organisasi.
c. Relevan
Informasi dikatakan berkualitas jika relevan bagi penerimanya. Informasi
akan relevan jika bermanfaat bagi penerimanya. Relevansi informasi untuk tiap-
tiap orang satu dengan orang lainya yang berbeda.
2.3. Sistem Informasi
Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe davis dalam tulisan HM,
Jogiyanto (1990:11) “Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam suatu
organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian
mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu
organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang
diperlukan”.
2
2.4. Pemrograman Berorientasi Objek 2.4.1 Pengertian Pemrograman Berorientasi Objek
Istilah pemrograman berorientasi objek sudah cukup terkenal karena sejak
tahun 1988 telah ada. Menurut (Adi Nugroho, 2005) Object Oriented Programming
adalah suatu cara baru berfikir serta berlogika dalam menghadapi masalah-
masalah yang akan dicoba-atasi dengan bantuan komputer. 2.4.2 Mengenal Konsep Pemrograman Berorientasi Objek
Pemrograman berorientasi objek memandang aplikasi perangkat lunak
(software) sebagai kumpulan objek yang saling berinteraksi didalam system.
Merancang sebuah sistem aplikasi berbasis object oriented dilakukan dengan
membagi fungsi-fungsi berdasar pembagian tanggung jawab. Pembagian
tanggung jawab ditetapkan kepada setiap class yang dibuat. Setiap class
menyediakan pelayanan untuk mengerjakan operasi tertentu. Operasi-operasi ini
dilakukan oleh objek-objek yang dibuat dari class tersebut. Objek didefinisikan
sebagai konsep, abstraksi atau benda dengan batasan atau arti untuk suatu
masalah. Objek adalah semua yang berada disekitar kita, semua hal yang
dianggap sebagai objek.
Objek dapat berati sebagai suatu barang atau suatu kelompok barang yang
sama. Suatu class menggambarkan kumpulan dari objek yang mempunyai sifat
(atribut), perilaku umum (operasi) serta relasi umum dengan objek lain. Orang,
perusahaan, binatang, proses dan window merupakan objek.
2.5. Pengenalan Database
Database adalah sebuah kumpulan dari item data yang saling
berhubungan satu dengan yang lainnya yang diorganisasikan berdasar sebuah
skema atau struktur tertentu. Database tidak terlalu berhubungan dengan
komputer. Contohnya adalah buku telepon. Hal ini karena buku ini berisi kumpulan
nama, alamat, dan nomor telepon yang disusun dalam urutan alfabetis. Namun
pada saat sekarang ini, database sangat identik dengan komputer. Database di
dunia komputer memang sudah menjadi bagian yang sangat penting. Hampir
semua aplikasi memakai database sebagai tulang punggunnya, (Sayap Muda,
2010). Berikut adalah macam-macam alasan penggunaan database: 1. Salah satu komponen penting dalam sistem informasi, karena merupakan
dasar dalam menyediakan informasi.
2. Menentukan kualitas informasi : akurat, tepat pada waktunya dan relevan.
Informasi dapat dikatakan bernilai apabila manfaatnya lebih efektif
dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.
3. Mengurangi duplikasi data (data redudancy).
3
4. Hubungan yang dapat ditingkatkan (data reability).
5. Mengurangi pemborosan tempat simpanan luar. (Catatan Lepas, 2012).
2.6. MySQL MySQL adalah sebuah program database server yang mampu menerima dan
mengirimkan datannya dengan sangat cepat, multi user serta menggunakan
perintah dasar SQL (Structured Query Language). MySQL memiliki dua bentuk lisensi, yaitu FreeSoftware dan ShareWare.
MySQL yang FreeSoftware bisa kita dapatkan langsung dari website resmi MySQL
dan biasanya sudah menjadi satu paket dengan web server didalam paket aplikasi
seperti ada XAMPP, Apache2Triad, dan lain-lain.
2.7. Visual Basic 6.0 Microsoft Visual Basic adalah bahasa pemrograman yang digunakan untuk
membuat aplikasi windows yang berbasis grafis (GUI – Graphical User Interface).
Visual Basic merupakan program pengendali kejadian (Event Driven
Programming) artinya program menunggu sampai adanya respon dari pemakai
berupa event / kejadian tertentu (ketika suatu tombol di klik, menu dipilih, dan lain-
lain). Ketika event terdeteksi, kode yang berhubungan dengan event (prosedur
event) akan dijalankan sesuai dengan penulisan pada event tersebut. (Rosihanari,
2010).
3. Analisis sistem
3.1. Analisa Sistem Dalam menganalisa sistem terlebih dahulu peneliti melakukan wawancara
kepada Kepala Sekolah SMK YPP Purworejo tentang prosedur sistem
penyimpanan dan penyampaian informasi yang sedang berjalan, kemudian
menganalisa masalah-masalah yang dihadapi dan akhirnya menyusun metode-
metode dan analisa untuk pemecahan masalah.
Wawancara yang berkaitan dengan kepala sekolah antara lain bertujuan
untuk mencari data dan informasi yang mendukung dalam pembuatan sistem,
serta mencari tahu tentang pandangan kepala sekolah terhadap sistem yang akan
dibangun di SMK YPP Purworejo
3.1.1 Permasalahan Yang Dihadapi Dari analisa sistem di atas dapat diketahui bahwa untuk mengetahui
sistem informasi sekolah masih sederhana dan kurang efisien. sehingga
muncul beberapa permasalahan sebagai berikut:
4
1. Perekapan input dan output menggunakan buku sangat tidak efektif dan
efisien, karena memakan waktu yang lama dan membuat lelah baik para
guru maupun staf.
2. Siswa di SMK YPP Puworejo masih kurang berminat dalam berorganisasi.
3. Data siswa dan nilai siswa kurang terstruktur.
4. Pendataan fasilitas masih menggunakan buku sehingga dalam
merencanakan anggaran tahunan kurang efektif karena masih sering terjadi
kesalahan dalam mendapat apa yang diperlukan di Sekolah. Apalagi jika
buku sarana dan prasarana sekolah hilang ataupun rapuh karena sudah
lama, sehingga untuk mencari data mengalami kendala.
3.1.2 Analisa Pemecahan Masalah Berdasarkan analisa sistem dan analisa permasalahan yang dihadapi
maka dapat dibangun sebuah Aplikasi Sistem Informasi Sekolah Berbasis
Dekstop. Dengan sistem ini guru dapat mencari data siswa baik dalam absensi
siswa, nilai siswa maupun organisasi yang diikuti oleh siswa dan melakukan
perekapan input dan output dengan sistematis. Disekolah juga terdapat
sarana-dan prasarana yang harus dijaga dan didata setiap tahun. Sistem
informasi sekolah dapat memuat dan mencari segala fasilitas sekolah dengan
mudah serta mengetahui jumlah fasilitas tersebut.
Sistem informasi sekolah dapat mencetak data pribadi siswa apabila
diperlukan, guru juga dapat menambahkan nama dan jenis mata pelajaran
dalam sistem informasi sekolah apabila ada perubahan kurikulum, serta
mencari data kepala sekolah, staf maupun guru dengan mudah.
3.2. Perancangan Sistem Perancangan sistem terdiri dari penyusunan prosedur pengoperasian sistem,
perancangan Data Flow Diagram (DFD) sistem, flowchart sistem maupun
flowchart program, Perancangan Entity Relationship diagram (ERD) dan
perancangan interface sistem yang akan dibangun.
3.2.1 Data Flow Diagram(DFD) Sistem yang Diusulkan Diagram tingkat atas dari Data Flow Diagram (DFD) adalah diagram
konteks. Secara garis besar diagram konteks berikut ini menggambarkan aliran
data yang masuk dan keluar dari sistem dan yang masuk dan keluar dari
entitas luar, dalam hal ini entitas luar adalah kepala sekolah, guru kelas dan
orang tua.
3.2.2 Flowchart Sistem
5
6
Sistem Informasi Sekolah ini bekerja melalui satu masukkan yaitu
masukan dari database. Data siswa yang masuk ke sistem atau pun masukkan
dari aplikasi sistem. Setiap data siswa yang masuk akan dicek apakah sesuai
dengan format yang telah ditentukan, jika tidak sesuai maka akan ada
peringatan bahwa format penulisan tidak benar. Tetapi jika format data sesuai
dengan yang telah ditentukan maka data akan diproses.
3.2.3 Entity Relationship Diagram (ERD) 3.2.5.1. Pengertian ERD
Dalam rekayasa perangkat lunak, sebuah Entity-Relationship Model
(ERM) merupakan abstrak dan konseptual representasi data. Entity-
Relationship adalah salah satu metode pemodelan basis data yang
digunakan untuk menghasilkan skema konseptual untuk jenis/model data
semantik sistem. Dimana sistem seringkali memiliki basis data relasional,
dan ketentuannya bersifat top-down. Diagram untuk menggambarkan model
Entitiy-Relationship ini disebut Entitiy-Relationship diagram, ER diagram,
atau ERD.
3.2.4 Relasi Antar Tabel Relasi antar tabel di buat untuk menghubungkan tabel dengan tabel
yang lainnya agar dapat berhubungan. Syarat relasi antar tabel adalah suatu
tabel harus mempunyai field yang unik atau field yang mempunyai primary key
dan foreign key
4.1 Implementasi Secara sederhana implementasi dapat diartikan sebagai suatu pelaksanaan atau
penerapan (Yusuf, 2010). Dalam kaitannya dengan sistem yang telah dibangun,
implementasi sistem berarti menerapkan sistem yang telah dibangun untuk dilakukan uji
coba dan dianalisa sejauh mana sistem berhasil sesuai dengan yang menjadi tujuan.
Sistem yang telah dibangun diimplementasikan pada spesifikasi perangkat keras
dan perangkat lunak sebagai berikut:
1. Laptop DELL dengan processor Intel ® Core (TM) i3 CPU M 330 @ 2.13 GHz
(4CPUs), 2.1DHz.
2. Random Acces Memory (RAM) 2 GB.
3. Hardisk dengan kapasitas 350 GB.
4. Sistem Operasi Microsoft Windows 7Ultimate 32-byte (6.1,Buld 7601)
5. XAMPP.
6. Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai bahasa pemrograman.
4.2 Perancangan User Interface Dalam projek akhir ini penulis menggunakan bahasa pemprograman Visual Basic
6.0 untuk membuat user interface sistem informasi sekolah. Pemilihan bahasa
pemprograman ini dipilih selain dengan alasan kemudahan dalam
4.2.1 Interface Menu Utama Pengoperasian program dimulai dengan tampilan pertama adalah main form
atau form menu utama yang akan muncul setiap program pertama kali di jalankan.
Selain tampilan utama, form menu utama juga berfungsi sebagai form pembuka
yang berisikan button-button yang terhubung dengan form yang lain.
Gambar 4.44 Interface Menu Utama
4.2.2 Interface Menu Absen Siswa Interface Form Absen siswa berfungsi untuk menginputkan data absen
siswa, dalam form Absen terdapat kolom - kolom untuk mengisikan kelas,
keterangan dan tanggal.
Selain kolom isian, terdapat pula Button untuk menyimpan, (SIMPAN).
Terdapat pula ListView untuk menampilkan Absen yang telah dibuat.
7
Gambar 4.45 Interface Absensi Siswa
4.2.3 Interface Fasilitas Interface Fasilitas adalah form untuk memasukan fasilitas yang ada pada
sekolah SMK YPP Purworejo sesuai nama yang di isikan oleh user. Dalam
interface inilah user dapat memasukkan jenis fasilitas, jumlah, dan keterangan
fasilitas.
8
Gambar 4.46 Interface Fasilitas
4.2.4 Interface Input Nilai Interfaceini berfungsi untuk memasukan data nilai siswa hasil ujian untuk di
kelola dan dikirimkan kepada orangtua. Interface Input Nilai dapat dilihat pada
gambar 4.9.
9
Gambar 4.47 Interface Input Nilai
4.2.5 Interface Cari Data Per Siswa Pada form ini berfungsi sebagai pencarian data per siswa maupun per kelas
yang sudah terlebih dahulu di inputkan pada form Input Data Siswa. Setelah User
memasukkan no induk siswa maka nama dan biodata siswa akan muncul di
listview.
10
Gambar 4.48 Interface cari Data Per Siswa
4.3 Pengujian Sistem 4.3.1. Pengujian
Pengujian program adalah pengujian dimana user memasukkan data
kedalam sistem Informasi Sekolah, pengujian sistem merupakan salah satu
kegiatan yang perlu dalam tahap implementasi sistem, karena untuk menguji
apakah sistem yang dibuat tersebut sudah layak untuk digunakan atau tidak dan
harus bebas dari kesalahan-kesalahan.
Metode pengujian sistem yang digunakan adalah metode pengujian Black
Box yang dapat menunjukkan bahwa fungsi-fungsi sistem merupakan output yang
dihasilkan secara benar dari input database dan diakses serta di proses secara
benar. Pengujian ini tidak secara langsung memeriksa sintax dan struktur logis
internal dari sistem tersebut, oleh karena itu pengujian ini tidak menjadi alternatif
dari pengujian white box. Test case black box terdiri dari set kondisi input, baik
secara sengaja (valid) ataupun tidak sengaja, yang secara penuh mempraktekkan
semua keperluan atau persyaratan fungsional dari suatu program. Pengujian black
box cenderung dilakukan selama tahap-tahap akhir pengujian. Text case black box
oleh karenanya, lebih tepat dilakukan pada tingkat-tingkat pengujian integrasi,
sistem dan penerimaan, biasanya tidak digunakan pada tingkat modul.
11
Dalam pengujian program ini, sudah diperkecil kemungkinan munculnya
kesalahan (error). Adapun kemungkinan kesalahan yang dapat timbul adalah
sebagai berikut :
1. Kesalahan Bahasa (Language Error) atau sering disebut juga kesalahan dalam
penulisan (Syntax Error) adalah kesalahan penulisan Source Code Program
yang tidak sesuai dengan yang telah disyaratkan. Kesalahan ini relatif mudah
ditemukan dan di perbaiki pada saat program sedang di kompilasi.
Pada program Sistem Informasi Sekolah SMK YPP Purworejo sudah tidak
terdapat syntax error, dan semua fungsi berjalan dengan normal, dan semua
syntax error telah dapat di perbaiki dan ditemukan dimana letak kesalahannya.
2. Kesalahan Waktu Proses (Runtime Error) adalah kesalahan yang terjadi pada
saat program dijalankan, kesalahan ini akan menyebabkan proses program
berhenti sebelum selesai pada saatnya, karena compiler menemukan kondisi-
kondisi yang belum terpenuhi yang tidak bisa dijalankan. Kesalahan ini mudah
ditemukan karena ditunjukan letak serta sebab kesalahannya. Gambar 4.57.
Runtime Error.
Gambar 4.57 Runtime Error
Gambar 4.19 merupakan salah satu runtime error (Kesalahan Waktu Proses)
pada program Sistem Informasi Sekolah SMK YPP Purworejo. Kesalahan ini
muncul karena tidak adanya salah satu komponen atau objek yang dibutuhkan,
tetapi kesalahan tersebut dapat di perbaiki dengan mudah, karena program
dapat menunjukan dimana letak kesalahan dan bagaimana programer harus
memperbaikinya agar tidak terdapat lagi run time error.
3. Kesalahan Logika (Logical Error) adalah kesalahan dari logika program yang
dibuat. Kesalahan ini merupakan kesalahan yang bahaya karena bila tidak
disadari dan tidak ditemukan maka akan dapat menyesatkan bagi yang
12
menggunakannya. Seperti pada program system informasi sekolah SMK YPP
terdapat juga kesalahan logika pada saat memasukkan data nilai dan data
absen siswa.
5. Penutup
5.1 Kesimpulan
Tujuan dari penelitian yang akan dicapai adalah untuk membangun perangkat
lunak Sistem Informasi Sekolah berbasis visual basic 6.0 pada SMK YPP Purworejo.
Mulai dari analisis masalah, perancangan sistem, dan implementasi maka dapat
diperoleh kesimpulan sabagai berikut :
1. Guru maupun user dapat mencari data siswa baik dalam absensi siswa, nilai
siswa maupun organisasi yang diikuti oleh siswa.
2. Guru maupun user dapat melakukan perekapan input dan output dengan
sistematis.
3. User maupun Guru dapat langsung mencetak informasi yang di butuhkan oleh
pihak luar apabila di perlukan.
4. Sistem informasi sekolah dapat memuat dan mencari segala fasilitas sekolah
serta mengetahui jumlah fasilitas tersebut.
5. Sistem informasi sekolah dapat mencetak data pribadi siswa apabila diperlukan.
5.2 Saran
Saran-saran yang dapat diberikan adalah sebagai berikut:
1. Dengan di adakannya sistem informasi sekolah di SMK YPP Purworejo diharapkan
dapat memperbaiki pendataan di sekolah yang selama ini dirasa kurang baik.
2. Semua fasilitas yang tersedia di SMK YPP Purworejo di harapkan dapat di gunakan
secara maksimal oleh warga sekolah.
13
14
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.
Al Fatta. Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset Jogiyanto. 2005. Analisis & Desain Sistem Infomasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset Jogiyanto.HM. 1999. Analisis & disain system informasi : pendekatan terstruktur. Yogyakarta : Andi Offset Nugroho, Adi. 2004. Pemrograman Berorientasi Objek. Bandung: Informatika.
top related