penyimpanan arsip rekam medis : studi kasus …
Post on 19-Nov-2021
19 Views
Preview:
TRANSCRIPT
PENYIMPANAN ARSIP REKAM MEDIS : STUDI KASUS INSTALASI REKAM MEDIS (IRMIK) RSUP FATMAWATI
Adinda Desnantri Hapsari, Ir. Anon Mirmani, MIM Arc./Rec. (Corresponding Author)
Program Studi Ilmu Perpustakaan
Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya, Universitas Indonesia
E-mail: adinda.desnantri@ui.ac.id
Abstrak
Skripsi ini membahas mengenai kegiatan penyimpanan arsip aktif maupun inaktif di sebuah instalasi rekam medis rumah sakit. Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif menggunakan metode studi kasus. Hasil penelitian ini adalah penyimpanan terhadap rekam medis merupakan salah satu kegiatan yang berfungsi sebagai tindak lanjut rekam medis untuk ke depannya menjadi acuan tenaga kesehatan maupun pihak lain yang berwenang dalam penggunaannya. Rumah sakit menyimpan rekam medis dalam institusinya sendiri untuk memudahkan temu kembali dan pengamanan lebih terpercaya. Saran penelitian ini yaitu pembenahan rekam medis secara menyeluruh agar tertata rapi.
Kata kunci:
Penyimpanan arsip, rekam medis, rumah sakit.
Abstract
This thesis discussed about the storage of medical record in a hospital.The research is the qualitative study in a case study.The result of this research is a depository to medical records is one of the that serves as a follow-up record medical to in the future is used to health workers and other parties that authorized the use of. The hospital keep medical records in institutional own to ease common ground back and security more credible. Advice for this research is to improve the slums of medical record in thorough that orderly. Key Word:
The storage of archives, medical record, hospital.
Penyimpanan Arsip ..., Adinda Desnantri Hapsari, FIB UI, 2016
Pendahuluan
Manusia dalam hidupnya menghasilkan dan menciptakan karya berupa
tulisan maupun gambar. Karya yang dihasilkan merupakan bukti bahwa manusia
mempunyai pikiran atau keinginan terhadap sesuatu. Tulisan maupun gambar
tersebut dapat menjadi bukti keberadaan manusia atau suatu peristiwa penting
pada masanya. Kumpulan tulisan dan gambar tersebut dapat dijadikan arsip yang
berguna di masa kini dan masa depan. Hal tersebut merupakan proses merekam
informasi yang dimiliki oleh manusia. Rekaman yang tertulis tersebut akan
terkumpul sesuai subjeknya dan menjadi sebuah arsip.
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
pada pasal 1, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakat, berbangsa,
dan bernegara.
Informasi terekam akan suatu kejadian atau kronologis dari apa yang
terjadi merupakan sebuah rekod atau arsip dinamis. Sulistyo-Basuki (2007)
menyebutkan rekod sebagai informasi terekam, termasuk data dalam sistem
komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau perorangan dalam
transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut.
Arsip dinamis merupakan informasi terekam atau memori dari sebuah
kegiatan atau peristiwa yang dapat dijadikan sebuah bukti pendukung dari
kegiatan yang sedang berjalan. Rekod atau arsip dinamis terbagi menjadi 2
berdasarkan frekuensi pemakaiannya, yaitu arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip
aktif merupakan arsip yang frekuensi pemakaiannya tinggi dan digunakan hampir
setiap hari, sedangkan arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi pemakaiannya
mulai berkurang atau mulai tidak digunakan lagi.
Berjalannya waktu dan kegiatan yang sudah terlaksana, arsip yang telah
diciptakan pun akan semakin banyak. Kemungkinan besar arsip akan menumpuk
dan menyulitkan dalam temu kembali. Maka dari itu dibutuhkan manajemen
rekod atau arsip dinamis yang bertanggung jawab dalam menciptakan sistem yang
Penyimpanan Arsip ..., Adinda Desnantri Hapsari, FIB UI, 2016
efektif dan efisien mulai dari penciptaan, penerimaan, pengaturan, penggunaan,
pemusnahan, termasuk proses pengaturan informasi untuk bisnis dan transaksi
dalam bentuk arsip dinamis (ISO 15489-1, 2001).
Rumah sakit sebagai organisasi atau instansi kesehatan yang melayani
masyarakat atau pasien dalam penyembuhannya dari penyakit. Rumah Sakit
Umum Pusat (RSUP) Fatmawati sebagai salah satu rumah sakit rujukan pertama
dari sekitar Jakarta menghasilkan ratusan bahkan ribuan rekam medis dari pasien
yang datang dan mendapatkan pelayanan kesehatan. Rumah sakit yang berlokasi
di Jl. RS Fatmawati, Cilandak, Kota Jakarta Selatan ini memiliki unit kearsipan
yang disebut Instalasi Rekam Medik atau IRMIK. RSUP Fatmawati memiliki visi
yaitu "Menjadi Rumah Sakit Rujukan Nasional Dengan Layanan Excellent
Terpadu 2019.” Untuk mewujudkan visi tersebut, RSUP Fatmawati juga memiliki
beberapa misi yang dilakukan, yaitu memberikan pelayanan, pendidikan dan
penelitian yang berkualitas dan terintegrasi; meningkatkan kinerja kompetensi dan
kesejahteraan karyawan; menyelenggarakan Good Corporate Governance dan;
memberikan pelayanan berbasis Continuum Of Care Throughout Life Cycle.
Datangnya pasien ke rumah sakit merupakan awal dari penciptaan rekam
medis. Berawal dari identitas pasien sampai riwayat penyakit tercantum di rekam
medis. Masa pengobatan terhadap pasien pun berjalan seiring dengan
terkumpulnya informasi pada rekam medis dan menjadikan rekam medis sebagai
arsip dari pasien. Menurut Permenkes No. 269 tahun 2008 pada Pasal 1, Rekam
Medis yaitu berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan
kepada pasien. Pada ayat 6 disebutkan bahwa catatan adalah tulisan yang dibuat
oleh dokter atau dokter gigi tentang segala tindakan yang dilakukan kepada pasien
dalam rangka pemberian pelayanan kesehatan. Selain itu, dokumen adalah catatan
dokter, dokter gigi, dan/atau tenaga kesehatan tertentu, laporan hasil pemeriksaan
penunjang, catatan observasi dan pengobatan harian dan semua rekaman, baik
berupa foto radiologi, gambar pencitraan (imaging), dan rekaman elektro
diagnostik dan tercantum pada ayat 7.
Penyimpanan Arsip ..., Adinda Desnantri Hapsari, FIB UI, 2016
Perkembangan zaman dan teknologi, membuat pelayanan rumah sakit
terhadap pasien di Instalasi Rekam Medis semakin intens. Peningkatan jumlah
arsip rekam medis terjadi dikarenakan masyarakat atau pasien yang berobat
dirujuk ke rumah sakit besar seperti RSUP Fatmawati. Sehingga, rekam medis
yang telah diciptakan mengalami penumpukan dan kurang tertata dengan baik.
Tidak semua rekam medis disimpan di Instalasi Rekam Medis mengingat ruangan
atau gedung kurang memadai.
Oleh sebab itu, kegiatan penyusutan diterapkan terhadap arsip rekam
medis. Tercantum dalam PP No. 28 tahun 2012 tentang Kearsipan, Penyusutan
arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip
inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak
memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
Penyusutan arsip meliputi kegiatan:
a. pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan;
b. pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna
dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan
c. penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
Dalam kegiatan penyusutan arsip, terdapat satu tahap yaitu pemindahan
arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan. Pemindahan arsip dapat
dilakukan setelah adanya penilaian terhadap nilai guna arsip. Penilaian dilakukan
berdasarkan suatu daftar yang memuat masa simpan arsip yang disebut Jadwal
Retensi Arsip atau JRA. JRA adalah suatu daftar yang memuat suatu
kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan dan dimusnahkan
(Wursanto, 1995).
Pelayanan rumah sakit dilaksanakan setiap hari. Dengan begitu, rumah
sakit memiliki rekam medis terbaru di tiap harinya. Pasien yang sudah jarang atau
tidak berobat, rekam medisnya akan tersimpan di ruang penyimpanan, sehingga
pemindahan rekam medis aktif menjadi inaktif diperlukan sebagai sarana
penyisihan rekam medis yang masih digunakan dengan yang tidak. Proses
pemindahan rekam medis menjadi hal yang patut diteliti karena subjek dari rekam
Penyimpanan Arsip ..., Adinda Desnantri Hapsari, FIB UI, 2016
medis sendiri berbeda dengan arsip lain yang menyangkut fungsi substantif dan
fasilitatif dari organisasi atau instansi penaungnya.
Masalah penelitian ini adalah proses penyimpanan arsip berupa rekam
medis yang berada di Instalasi Rekam Medis (IRMIK) RSUP Fatmawati. Maka
dari itu, masalah penelitian ini dimunculkan dalam bentuk pertanyaan sebagai
berikut: bagaimanakah proses penyimpanan arsip rekam medis di tempat tersebut
?
Penelitian ini bertujuan untuk memahami proses penyimpanan rekam
medis berupa arsip aktif dan inaktif yang dilakukan di IRMIK RSUP Fatmawati.
Mulai dari awal penciptaan rekam medis, penggunaan rekam medis, dan
penyimpanan rekam medis. Manfaat dari penelitian ini yaitu diharapkan dapat
bermanfaat untuk menambah wawasan di bidang kearsipan.
Tinjauan Literatur
Arsip menyertai kehidupan manusia sebagai bentuk memori dan ingatan
yang tertuang secara tertulis di atas kertas. Secara etimologis (asal usul kata),
arsip berasal dari bahasa Yunani, arche, yang berarti perantara, kemudian kata
tersebut mengalami perkembangan dan sekarang dikenal archives dalam bahasa
Inggris (Anon Mirmani : 2011). Archives adalah arsip statis yang sudah disimpan
di Arsip Nasional baik pusat maupun daerah. Menurut UU No. 43 tahun 2009,
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat
dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Arsip
diartikan sebagai setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan
yang memuat keterangan mengenai sesuatu subyek ataupun peristiwa yang dibuat
orang.
Yohannes Suraja (2006) menyimpulkan Arsip sebagai naskah atau catatan
yang dibuat dan diterima oleh organisasi pemerintah, swasta dan/atau perorangan
mengenai suatu peristiwa atau hal dalam kehidupannya, dalam corak apa pun,
baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, yang memiliki guna tertentu,
Penyimpanan Arsip ..., Adinda Desnantri Hapsari, FIB UI, 2016
dan disimpan secara sistematis, sehingga bilamana diperlukan dapat disediakan
dengan mudah dan cepat.
Yohannes Suraja (2006) dalam bukunya “Manajemen Kearsipan”
menyebutkan bahwa Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara
langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi negara, sedangkan arsip statis merupakan arsip
yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun pada penyelenggaraan sehari-hari
administrasi. Dengan demikian arsip statis sudah tidak lagi disimpan di unit kerja
melainkan di unit kearsipan atau arsip nasional.
Arsip dinamis menurut kegunaannya terbagi menjadi 2, yaitu Arsip Aktif
dan Arsip Inaktif. Anon Mirmani (2011) menjelaskan bahwa arsip aktif adalah
arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi atau dipakai oleh organisasi untuk
kegiatan sehari-hari, sedangkan arsip inaktif adalah arsip yang masih digunakan
oleh organisasi untuk menjalankan kegiatannya namun frekuensi penggunaannya
sudah berkurang.
Dengan banyaknya arsip yang telah diciptakan, diperlukan pengaturan
terhadap arsip sehingga manajemen sangat dibutuhkan. ISO 15489: 2001
mendefinisikan manajemen rekod sebagai bagian dari manajemen yang
bertanggung jawab untuk pengendalian yang sistematis dan efisien dari
penciptaan, penerimaan, perawatan, penggunaan dan disposisi dari rekod,
termasuk proses pencatatan dan perawatan bukti dan informasi tentang aktifitas
bisnis dan transaksi dalam bentuk rekod.
Manajemen rekod didasarkan pada bahwa rekod mempunyai 4 tahap daur
hidup, yaitu penciptaan; administratif aktif atau untuk kegunaan perkantoran; semi
atau inaktif penyimpanan dan pemusnahan, baik melalui penghancuran atau
preservasi dalam unit arsip. Sulistyo-Basuki (2007) menjabarkan siklus hidup
rekod terdiri dari 5 tahap, yaitu:
a. Penciptaan: penerimaan, pembuatan rekod dan informasi
b. Awal siklus hidup: penilaian (Appraisal) rekod untuk menentukan
persyaratan retensi
Penyimpanan Arsip ..., Adinda Desnantri Hapsari, FIB UI, 2016
c. Tahap aktif: pengaturan, penanganan dan pemeliharaan informasi untuk
berbagai keperluan
d. Inaktif atau semi aktif: pemindahan rekod ke unit lain atau tempat lain
e. Pemusnahan: pemusnahan atau pengiriman ke Arsip Nasional untuk
disimpan permanen
Kegiatan dari sebuah organisasi atau instansi berlangsung secara kontinyu
sehingga menghasilkan arsip dalam jumlah banyak. Seiring berjalannya waktu,
jumlah arsip yang tercipta akan semakin banyak dan memenuhi unit kerja. Maka
dari itu, dibutuhkan tempat khusus untuk penyimpanan arsip. gedung
penyimpanan arsip harus memenuhi standar tertentu, seperti lokasi gedung,
keamanan, pengendalian lingkungan, adanya lokasi parkir dan tempat bongkar
muat arsip, jalan masuk yang memudahkan kendaraan dan tidak rawan banjir
(Sujono, 2007).
Dalam hal penyimpanan arsip, terkadang sebuah instansi melakukan
penyimpanan arsip di dalam instansi. Dengan alasan akses yang lebih cepat, tidak
jarang instansi menyimpan seluruh arsip yang dihasilkan secara mandiri. Menurut
Ann Pederson (1987), terdapat 3 tipe penyimpanan arsip sesuai dengan
instansinya, yaitu:
a. Natural or in-house, maksudnya arsip yang disimpan merupakan arsip
yang berasal dari organisasi atau instansi itu sendiri.
b. Collecting, dengan mengumpulkan dan menyimpan arsip dari sumber
terkait dari instansi misal dari segi subjek, lokasi, kegiatan dan lainnya.
c. A combination of the above, arsip yang disimpan oleh instansi tersebut
merupakan kombinasi dari arsip asli instansi dengan kumpulan arsip dari
luar yang berhubungan dengan instansi.
Penyimpanan arsip membutuhkan perlengkapan yang sesuai dan cocok
dengan arsip seperti rak dan boks. Rak untuk arsip umumnya terdiri dari rak
bergerak dan rak statis (Sujono, 2007). Boks arsip disesuaikan dengan kebutuhan
instansi dalam penyimpanan arsip. umumnya, boks arsip terbuat dari karton dan
berbentuk kotak persegi panjang dan dilengkapi dengan identitas asal boks arsip.
Penyimpanan Arsip ..., Adinda Desnantri Hapsari, FIB UI, 2016
PERMENKES No. 269 tahun 2008 tentang Rekam Medis menjelaskan
bahwa Rekam Medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah
diberikan kepada pasien. Pembuatan rekam medis dilaksanakan melalui
pencatatan dan pendokumentasian hasil pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan
pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Dokter, dokter gigi dan/atau
tenaga kesehatan tertentu bertanggung jawab atas catatan dan/atau dokumen yang
dibuat pada rekam medis.
UU No. 29 Tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran mencantumkan bahwa
rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas
pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah
diberikan kepada pasien.
Menurut Administrator Informasi Kesehatan (AIK), rekam medis adalah
segala bentuk catatan/rekaman dalam pelayanan kesehatan yang memenuhi unsur-
unsur persyaratan sesuai peraturan perundangan yang berlaku. Rekam medis dapat
tersimpan dalam bentuk tertulis maupun secara elektronik. Dengan hal tersebut,
dapat mencegah terjadinya kehilangan informasi yang penting terkait kesehatan
seseorang.
Huffman (1990) menjelaskan bahwa rekam medis harus berisi data yang
cukup agar dapat digunakan untuk mengidentifikasi pasien, menunjang penentuan
diagnosis atau menyatakan alasan utama pasien datang ke tempat pelayanan
kesehatan, mengesahkan alasan pemberian tindakan dan mendokumentasikan
semua hasilnya secara akurat.
Medical Record Institute mendefinisikan rekam medis sebagai kumpulan
fakta yang saling terkait dengan kehidupan seorang pasien beserta riwayat
kesehatannya, termasuk riwayat penyakit yang pernah diderita dan semua
tindakan/operasi yang pernah dilakukan, ditulis oleh tenaga-tenaga kesehatan
profesional yang bersama-sama berkontribusi memberi pelayanan kesehatan
terhadap pasien tersebut.
Penyimpanan Arsip ..., Adinda Desnantri Hapsari, FIB UI, 2016
Dengan kemajuan zaman, rekam medis tidak hanya disajikan dalam
bentuk fisik yaitu lembaran kertas, melainkan melalui rekaman suara. Rekaman
suara biasa dilakukan saat dokter atau dokter gigi melakukan sebuah operasi. Hal
yang penting untuk direkam saat operasi yaitu informasi mengenai tanggal dan
waktu, identitas pasien, jenis operasi dan semua yang dilakukan terhadap pasien.
Rino Indradi (2013) menyebutkan dalam sebuah dokumen rekam medis,
terdapat beberapa komponen, yaitu:
a. Formulir rekam medis b. Pengikat lembar (paper clip/paper fastener) untuk menyatukan
lembar-lembar kertas c. Pembatas bagian (divider) untuk menjadi tanda batas antar episode
pelayanan d. Map rekam medis (folder)
Formulir rekam medis didefinisikan oleh Rino Indradi (2013) sebagai
dokumen atau media yang digunakan untuk mencatat atau merekam terjadinya
peristiwa pelayanan kesehatan atau transaksi terapetik. Tujuan penggunaan
formulir rekam medis, yaitu:
a. Memudahkan proses pengumpulan data b. Mempercepat proses pelayanan c. Meningkatkan keakuratan data d. Menstandarkan informasi e. Memperjelas pembagian data (data medis, keuangan, administrasi,
dan operasional) f. Menunjang proses pengolahan informasi
Metode Penelitian
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode kualitatif.
Penelitian kualitatif bersifat fleksibel, luwes, dan terbuka dan dengan demikian
kenyataan di lapangan yang harus ditunduki menurut Burhan Bungin (2012:49).
Berdasarkan penjelasan tersebut, metode kualitatif dipilih karena penelitian ini
akan menuliskan kenyataan yang terjadi di lapangan dengan pikiran terbuka tanpa
asumsi lain.
Penelitian ini menggunakan pendekatan studi kasus. Sevilla (1993)
menyatakan bahwa studi kasus merupakan metode yang melibatkan penulis dalam
penyelidikan yang lebih mendalam dan pemeriksaan yang menyeluruh terhadap
Penyimpanan Arsip ..., Adinda Desnantri Hapsari, FIB UI, 2016
perilaku seorang individu. Yin (1996) mengatakan bahwa studi kasus banyak
berkutat atau berupaya menjawab pertanyaan-pertanyaan “Bagaimana” dan
“Apa”.
Leedy and Ormrod mendefinisikan metode studi kasus sebagai tipe
penelitian kualitatif yang memperoleh data mendalam, dengan tujuan mengetahui
lebih jauh tentang situasi yang tidak diketahui dengan baik. Menurut Powell
(2004), studi kasus melibatkan analisis yang intensif dari sampel kecil dari subjek
daripada mengumpulkan data dari sampel besar atau populasi.
Penentuan responden dalam sebuah penelitian sangat penting karena
menyangkut hasil dari penelitian. Dalam menentukan responden, peneliti harus
mengetahui sasaran responden kunci sehingga informasi yang didapat dari
responden menjawab pertanyaan penelitian yang diajukan. Peneliti menentukan
responden kunci adalah staf yang bekerja di Instalasi Rekam Medik (IRMIK)
RSUP Fatmawati dan tenaga kesehatan termasuk dokter dan perawat. Responden
merupakan mereka yang berkaitan langsung dengan rekam medis sehingga
responden mengetahui lebih jauh tentang penyimpanan arsip rekam medis.
Jumlah responden juga berpengaruh dalam hasil penelitian. Kedalaman,
kompleksitas dan kekayaan data yang diperoleh sangat penting, tetapi
mengidentifikasi sebuah sampel bukan hal yang dipentingkan sejak tujuan dari
penelitian adalah untuk pemahaman, bukan untuk menggeneralisasikan. Dalam
hal ini, peneliti perlu hanya sampel yang kecil dengan responden 7 orang, tetapi
setiap orang harus dipelajari atau diwawancarai secara mendalam menurut Powell
dan Connaway (2004).
Dalam melakukan pengumpulan data, peneliti melakukan survei lapangan,
wawancara dan observasi. Penelitian dilakukan dengan datang ke lapangan,
mempertanyakan pertanyaan penelitian kepada responden dan mengamati apa
yang terjadi saat peneliti di lapangan. LeCompte, Preissle, dan Tesch
menggambarkan observasi sebagai sebuah metode yang mengandalkan pada
penglihatan, pendengaran, mempertanyakan pertanyaan dan mengumpulkan
berbagai hal. Dengan metode tersebut, peneliti dapat melihat secara langsung
keadaan dan suasana yang terjadi di satu waktu.
Penyimpanan Arsip ..., Adinda Desnantri Hapsari, FIB UI, 2016
S. Nasution (2006) menuturkan bahwa wawancara adalah suatu bentuk
komunikasi verbal atau percakapan yang bertujuan memperoleh informasi.
Wawancara dilakukan dengan memberi pertanyaan dan jawaban secara verbal.
Wawancara merupakan alat yang cukup ampuh untuk mengungkapkan kenyataan
hidup, apa yang dipikirkan atau dirasakan orang tentang berbagai aspek
kehidupan. Wawancara akan dilakukan dengan mengajukan beberapa pertanyaan
terkait penelitian dan akan peneliti rekam alat perekam suara sehingga jawaban
yang diperoleh tepat sasaran dan kekeliruan akan terdeteksi.
Responden yang akan diwawancarai yaitu staf yang bekerja di Instalasi
Rekam Medik (IRMIK) RSUP Fatmawati dan juga tenaga kesehatan yang
berperan dalam menciptakan isi dari rekam medis. Berdasarkan PERMENKES
No. 269 tahun 2008 pasal 6 menyebutkan bahwa dokter, dokter gigi dan/atau
tenaga kesehatan bertanggungjawab atas catatan dan/atau dokumen yang dibuat
pada rekam medis.
Setelah data yang diinginkan telah terkumpul, selanjutnya data akan
diolah, disusun dan dianalisis. Analisa data bertujuan pengelompokan benda,
orang, peristiwa dan properti yang menjadi karakteristiknya. Data yang dianalisis
berupa catatan harian dan wawancara. Kemudian penulis akan menyimpulkan
sebuah hipotesis. S. Nasution (2006) menyatakan bahwa hipotesis adalah
pernyataan tentatif yang merupakan dugaan atau terkaan tentang apa saja yang
kita amati dalam usaha untuk memahaminya.
Setelah semua proses wawancara telah selesai, kemudian hipotesis yang
telah diperoleh diteliti dan ditelaah kembali apakah sudah menjawab rumusan
masalah dan tujuan yang penulis utarakan. Jika proses tersebut telah selesai, maka
data yang telah utuh dapat diinterpretasikan dan disimpulkan dengan baik.
Pembahasan
RSUP Fatmawati ditetapkan sebagai Rumah Sakit Badan Layanan Umum
(BLU) berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan R.I Nomor:
1243/MENKES/SK/VIII/2005 tanggal 11 Agustus 2005 tentang Penetapan 13
(Tiga Belas) Eks Rumah Sakit Perusahaan Jawatan (Perjan) Menjadi Unit
Penyimpanan Arsip ..., Adinda Desnantri Hapsari, FIB UI, 2016
Pelaksana Teknis (UPT) Departemen Kesehatan Dengan Menerapkan Pola
Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum.
RSUP Fatmawati dipimpin oleh seorang direktur utama. Pada organisasi
RSUP Fatmawati, terbagi 3 Direktorat besar, yaitu Direktorat Medik dan
Keperawatan; Direktorat Umum, SDM dan Pendidikan; dan Direktorat Keuangan.
Instalasi Rekam Medik dibawahi oleh Direktorat Medik dan Keperawatan dengan
12 instalasi lainnya.
Instalasi Rekam Medik (IRMIK) merupakan satuan kerja yang berada di
RSUP Fatmawati yang berfungsi sebagai pusat pengolahan rekam medis yang
telah dihasilkan. IRMIK juga menyimpan rekam medis dan dokumen lainnya
berkaitan dengan RSUP Fatmawati.
Perkembangan rekam medis di RSUP Fatmawati dimulai sejak tahun
1960, dengan melakukan pencatatan pasien rawat inap, membuat perincian pasien
pulang dan membuat laporan kegiatan rumah sakit serta morbiditas/mortalitasnya.
Dalam perkembangannya dilakukan beberapa kali perubahan nama maupun
struktur satuan kerja yang bertanggung jawab, dimulai dari namanya Dinas
Opname sampai akhirnya menjadi Instalasi Rekam Medis dan Informasi
Kesehatan (IRMIK) pada tahun 2007. Pada tahun 2014 nama Instalasi Rekam
Medik dan Informasi Kesehatan berubah menjadi Instalasi Rekam Medik dan
Pusat Data Informasi yang tertuang dalam Surat Keputusan Direktur Utama
Nomor : HK.03.05/II.1/38/2014 tanggal 17 Januari 2014 tentang Perubahan
Struktur Organisasi Satuan Kerja di Lingkungan RSUP Fatmawati.
Responden yang didapat sebagian besar dokter muda yang baru menjalani
pekerjaan sesungguhnya sebagai dokter beriringan dengan pendidikan yang
sedang di ambilnya. Responden yang merupakan staf Instalasi Rekam Medik
merupakan staf khusus di bagian pengolahan dan pelayanan rekam medis
sehingga mereka berkontribusi langsung dengan pengolahan rekam medis.
Dalam penelitian ini, responden yang diwawancarai berjumlah 6 orang
yang merupakan tenaga kesehatan dan staf Instalasi Rekam Medis. Berikut profil
para responden.
Penyimpanan Arsip ..., Adinda Desnantri Hapsari, FIB UI, 2016
Inisial Jabatan Pendidikan
S Dokter Junior S1 Kedokteran
F Dokter Junior S1 Kedokteran
A Dokter Junior S1 Kedokteran
R Dokter Junior S1 Kedokteran
I Staf Penyimpanan Rekam Medis D3 RMIK
D Koord. Pelayanan Rekam Medis S1 MIK
T Staf Administrasi D3 RMIK
Tabel 1. Profil Responden
Terciptanya arsip terjadi karena suatu hal atau peristiwa yang penting dan
layak untuk dicatat dalam bentuk fisik maupun elektronik, begitupun dengan
rekam medis. Rekam medis tercipta saat seseorang yang menderita suatu penyakit
dan menginginkan pelayanan pengobatan atau biasa disebut pasien, datang ke
rumah sakit. Di rumah sakit besar seperti RSUP Fatmawati, terdapat tempat
pendaftaran bagi pasien yang mana berfungsi untuk mencatat identitas dan
riwayat penyakit pasien yang akan menjadi rekam medis sang pasien.
Pada saat pendaftaran pasien, rekam medis langsung diberikan nomor yang
berguna dalam temu kembali di kemudian hari. Tempat pendaftaran berada di
Unit Gawat Darurat dan Unit Rawat Jalan. Prosedur pendaftaran pasien pada
kedua unit tersebut hampir mirip. Pada Unit Gawat Darurat, pencatatan identitas
pasien diwakili oleh keluarganya. Selanjutnya, pasien akan di periksa oleh dokter
yang bertugas untuk ditentukan tingkat kegawatan pasien untuk perawatan lebih
lanjut, misalnya akan di operasi atau rawat inap.
Rekam medis yang telah diciptakan selanjutnya akan digunakan sebagai
acuan tenaga kesehatan dalam melayani pengobatan terhadap pasien. Formulir
resep obat dan lainnya disisipkan di dalam rekam medis. Rekam medis yang
berada di Unit Rawat Inap, digunakan setiap hari karena dokter dan perawat
menggunakannya untuk acuan pemberian obat. Dan juga jika ingin melakukan
sebuah tindakan bagi pasien, maka formulir persetujuan keluarga akan disisipkan
sebagai bukti asli bahwa apa yang dilakukan para tenaga kesehatan sudah
diketahui dan disetujui oleh perwakilan keluarga. Rekam medis pasien disimpan
Penyimpanan Arsip ..., Adinda Desnantri Hapsari, FIB UI, 2016
di ruang perawatan yang dapat dijangkau dengan mudah oleh perawat dan dokter
yang bertugas.
Unit Rawat Jalan menggunakan rekam medis sebelumnya yang telah
diciptakan saat pasien menjalani rawat inap di rumah sakit. Rekam medis tersebut
disimpan di Instalasi Rekam Medis pada bagian rekam medis aktif. Tiap harinya
Instalasi Rekam Medik mengeluarkan 1000-1500 buah rekam medis untuk
digunakan sebagai pencatatan kembali kondisi pasien setelah dipulangkan dari
rawat inap.
Arsip dengan frekuensi pemakaian yang tinggi disebut arsip aktif. Begitu
pula dengan rekam medis. Penggunaan rekam medis dalam pelayanan kesehatan
terhadap pasien terus dilakukan sampai pengobatan terhadap pasien selesai.
Rekam medis menjadi inaktif berkaitan dengan kembali atau tidaknya pasien
untuk berobat. Responden mengatakan bahwa rekam medis menjadi inaktif bila
pasien tidak melakukan pengobatan selama 5 tahun berturut-turut. Kalau pasien
kembali melakukan pengobatan beberapa tahun setelah tahun terakhir pencatatan
dan belum sampai 5 tahun, rekam medisnya akan kembali aktif dan akan menjadi
inaktif sesuai dengan keterangan responden.
Pemindahan arsip merupakan salah satu kegiatan dari penyusutan. Jumlah
pasien yang meningkat membuat rekam medis yang tercipta pun semakin banyak,
sehingga perlu dilakukan penyusutan. Responden menjelaskan pemindahan rekam
medis aktif menjadi inaktif sangat mudah dan sederhana karena adanya stiker
warna yang memudahkan staf penyimpanan dalam melakukan kegiatan tersebut.
Dengan adanya stiker warna, staf IRMIK tidak terlalu mengalami kesulitan dalam
melakukan pemindahan arsip inaktif selain mengingat warna-warna dari lambang
angka belakang tahun tersebut.
Penyimpanan rekam medis berada di dalam instansi RSUP Fatmawati.
Dengan begitu, penyimpanan rekam medis pada Instalasi Rekam Medis
menggunakan tipe in-house. Tipe in-house merupakan salah satu tipe
penyimpanan arsip asli yang berasal dari instansi dan disimpan di dalam instansi
tersebut (Pederson, 1987). Kegiatan pemindahan rekam medis inaktif yang
dilakukan selanjutnya akan disimpan di tempat penyimpanan yang berbeda
dengan rekam medis aktif.
Penyimpanan Arsip ..., Adinda Desnantri Hapsari, FIB UI, 2016
Untuk penyimpanan rekam medis inaktif dengan roll opact sesuai dengan
banyaknya jumlah rekam medis inaktif yang terdapat di instalasi rekam medis.
Roll O’Pack yang dapat bergerak atau bergeser memudahkan dalam penemuan
kembali rekam medis. Penyimpanan rekam medis inaktif disesuaikan dengan 2
digit angka paling kanan yang merupakan nomor utama dalam penomoran rekam
medis. Responden mengeluhkan banyaknya rekam medis inaktif membuat Roll
Opack penuh sehingga menyulitkan staf dalam penemuan kembali rekam medis.
Pasien pun secara tidak langsung membuat rekam medis baru dengan nomor
rekam medis yang sama di awal pendaftaran pasien.
Responden juga menjelaskan kegiatan pemusnahan yang dilakukan pada
rekam medis inaktif sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip. Setelahnya dibuat tim
penilai rekam medis untuk menilai dan menyeleksi nilai guna dari rekam medis
yang telah mencapai masa retensi. Identitas pasien menjadi salah satu berkas yang
nilai gunanya cukup tinggi sehingga akan disimpan lebih lama dengan
mentransfer ke Arsip Nasional. Selain itu, pemusnahan dilakukan bersamaan
dengan arsip yang dihasilkan unit kerja lain pada organisasi yang sama.
Pembakaran atau pembuburan dianggap cara yang efektif untuk menghilangkan
informasi rekam medis secara langsung sehingga kemungkinan informasi dilihat
pihak ketiga sangat kecil.
Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan di atas dapat disimpulkan bahwa:
1. Instalasi Rekam Medik (IRMIK) telah mempunyai Jadwal Retensi
untuk Rekam Medis yang di adaptasi dari PERMENKES No. 269
tahun 2008 dan berbeda dengan Jadwal Retensi Arsip dokumen
atau arsip dari unit kerja di fungsi fasilitatif dan substantif dari
RSUP Fatmawati.
2. RSUP Fatmawati telah memiliki SOP tentang Retensi yang cukup
jelas bagi pedoman di IRMIK, dalam pelaksanaannya pun
penerapan dari SOP terlihat cukup baik dengan retensi yang sedang
dilakukan saat observasi.
Penyimpanan Arsip ..., Adinda Desnantri Hapsari, FIB UI, 2016
3. Pemindahan rekam medis inaktif dilaksanakan cukup baik dengan
berdasarkan stiker warna tetapi, penilaian terhadap rekam medis
aktif menjadi inaktif tidak dilakukan. Penilaian dilakukan hanya
dilakukan saat masa rekam medis inaktif telah habis dan akan
melakukan pemusnahan atau transfer ke Arsip Nasional RI
4. Pengetahuan dokter-dokter junior mengenai pentingnya rekam
medis kurang, sebatas saat penggunaan rekam medis dengan pasien
langsung.
5. Penyimpanan rekam medis yang jauh dan mempunyai gedung
sendiri memudahkan akses bagi para tenaga kesehatan dan
menghindarkan dari bahaya yang mungkin melanda seperti
kebakaran atau banjir.
Saran
1. Penyimpanan arsip aktif dan inaktif sebaiknya terpisah agar terlihat
perbedaannya dan rekam medis tertata rapi.
2. Ruangan penyimpanan rekam medis aktif dan inaktif sebaiknya
dipisah untuk mencegah tercampurnya rekam medis dan agar
terlihat lebih tertata.
3. Pemusnahan seharusnya dilakukan rutin beberapa tahun sekali
untuk mengurangi penumpukan rekam medis inaktif di ruang
penyimpanan.
Daftar Pustaka
Amsyah, Zulkifli. (1993). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia
Pustaka Utama
Barthos, Basir. (2007). Manajemen Kearsipan. Bumi Aksara:Jakarta
Depkes RI. (1994). Pedoman Sistem Pencatatan Rumah Sakit. Jakarta :
Dirjen Yan Medik
Healy, S. (2010), “ISO-15489 Record Management: its development and
significance”, Records Management Journal, Vol. 20 No. 1, pp. 96-
103, available at:www.scribd.com/doc/7372303/ISO-15489-Records-
Management-Its-Development-and-Significance
Penyimpanan Arsip ..., Adinda Desnantri Hapsari, FIB UI, 2016
Indradi, Reno. (2013). Rekam Medis. Jakarta: Universitas Terbuka
Koesna, Sri Suwarti S. (1999). Aplikasi Rekam Medis. Depok: Universitas
Indonesia
Mirmani, Anon.(2011). Pengantar Kearsipan. Jakarta: Universitas
Terbuka
Nasution, S. (2006). Metode Research : Penelitian Ilmiah. Jakarta: Bumi
Aksara
Pederson, Ann. (1987). Keeping Archives. Australia: Australian Society of
Archivists.
Penn, Ira A. (1994). Records Management Handbook. London: Gower
Publishing Limited
Perka ANRI No. 25 Tahun 2012 tentang Pedoman Pemusnahan Arsip
PERMENKES NO. 269 tahun 2008 tentang Rekam Medis
Powell, Ronald. R & Connaway, Lynn Silipigni. (2004). Basic Research
Methods For Librarians. Westport: Libraries Unlimited
PP No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No. 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan
Shepherd, Elizabeth & Yeo, Geoffrey. Managing Records : a handbook of
principles and practice. London: Facet Publishing
Soejono. (1999). Metode Penelitian : Suatu Pemikiran dan Penerapan.
Jakarta: PT Rineka Cipta
Sudjono & Mirmani, Anon. (2007). Penilaian dan Penyusutan Arsip.
Jakarta: Universitas Terbuka
Sujono. (2007). Manajemen Rekod Inaktif. Jakarta: Universitas Terbuka
Sulistyo-Basuki. (2007). Pengantar Ilmu Kearsipan. Jakarta: Universitas
Terbuka
Suraja, Yohannes. (2006). Manajemen Kearsipan. Malang : Dioma
Wursanto, Ig. (1991). Kearsipan. Yogyakarta: Kanisius.
Wursanto, Ig. (1995). Kearsipan 2. Yogyakarta: Kanisius
Penyimpanan Arsip ..., Adinda Desnantri Hapsari, FIB UI, 2016
top related