rancangan perlengkapan penyimpanan rekam medis …

1 Universitas Indonesia

RANCANGAN PERLENGKAPAN PENYIMPANAN REKAM MEDIS BERDASARKAN VALUE ANALYSIS

DI RSIA SAMMARIE BASRA

Puput Leni Yuliani Suchery1, Wahyu Sulistiadi2

1 Program Studi Kesehatan Masyarakat, Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas Indonesia, Depok,

16424, Indonesia 2 Program Studi Kesehatan Masyarakat, Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas Indonesia, Depok,

16424, Indonesia

[email protected]

Abstrak Berdasarkan hasil observasi didapatkan ukuran rekam medis rawat jalan yang terlalu kecil dan terpisahnya rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap yang berdampak pada dokter yang sulit untuk menetapkan/merencakan pengobatan/perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien. Oleh karena itu diperlukan suatu rancangan perlengkapan penyimpanan dokumen rekam medis berdasarkan value analysis di RSIA SamMarie Basra. Perancangan ini bertujuan untuk mendapatkan suatu rancangan perlengkapan yang sesuai dengan fungsinya dalam menampung serta menjaga isi/formulir rekam medis di RSIA SamMarie Basra, sehingga tercipta suatu penyimpanan rekam medis yang memudahkan untuk pengelolaan rekam medis. Metode penelitian yang digunakan oleh penulis dalam penelitian ini adalah operational research (riset operasi) dengan objek pada penelitian adalah perlengkapan penyimpanan rekam medis terutama map/file folder. Pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan dengan kajian literatur, observasi, telaah dokumen, penyebaran form isian dan wawancara mendalam, dengan analisis data yang menggunakan enam fase/tahapan dalam Value Analysis. Hasil akhir dari penelitian ini, bahwa rancangan perlengkapan penyimpanan dokumen rekam medis (map/file folder) belum dapat meningkatkan daya tampung ruang penyimpanan rekam medis, akan tetapi rancangan perlengkapan ini telah memenuhi fungsi ideal yang harus dimiliki oleh sebuah rancangan map/file folder dalam menampung serta menjaga isi/formulir rekam medis. Kata kunci: Rekam Medis; Peralatan Penyimpanan; Perlengkapan Penyimpanan; Map/File Folder; Value Analysis.

Abstract Based on observations in medical record department, researcher obtained the size of outpatient medical record is too small and the separation of the outpatient and inpatient medical records cause a several problem, such as the doctor hard to decide which treatment/care must be given to a patient. Therefore we need to design the filing supplies of medical record based on the value analysis in RSIA SamMarie Basra. This analysis is to obtain the design of filing supplies according to the function of filing supplies in accommodating and keep the contents/medical record form in RSIA SamMarie Basra. The research method that used by the authors of this research is operational research, the object of the research is file folders of medical record. Collecting data in this study conducted with a literature review, observation, document review, and in-depth interviews, and for the analysis data is using six phases from Value Analysis. The result of this study, that filing supplies medical record (file folder) has not been able to increase the capacity of storage in medical record departement, but the design has met the ideal function that must be owned by file folders in accommodating as well as keeping the contents/medical record form. Keywords: Medical Record, Filing Equipment; Filing Supplies; Folder/File Folder; Value Analysis.

Rancangan perlengkapan ..., Puput Leni Yuliani Suchery, FKM UI, 2016

2

Universitas Indonesia

Pendahuluan

Menurut Sabarguna (2005), salah satu syarat pengembangan rumah sakit adalah

ketersediaan data dan informasi yang akurat, tepat waktu, dan tersaji sesuai dengan format

yang telah ditetapkan. Rumah Sakit membutuhkan data tentang kondisi pasien, keluhan

pasien, pengobatan yang pernah didapatkan oleh pasien, dan data lainnya. Data-data yang

disimpan oleh sebuah rumah sakit untuk dijadikan sebagai informasi dalam pengambilan

keputusan tersebut, disimpan di dalam sebuah rekod (catatan) yang disebut dengan Rekam

Medis. Berdasarkan Boelitwetan (1997), beliau mengungkapkan bahwa “Kualitas pelayanan

kesehatan yang baik di rumah sakit dicermikan oleh rekam medis yang baik pula”. Oleh

karena itu, keberadaan rekam medis sangat penting dalam pengukuran mutu pelayanan rumah

sakit.

Hal penting yang harus diatur dalam pengelolaan rekam medis di rumah sakit salah

satunya adalah penyimpanan berkas rekam medis. Penyimpanan rekam medis disebuah rumah

sakit, sangat dianjurkan untuk diperhitungkan terlebih dahulu penggunaan fasilitas fisiknya

(Abdelhak, Grostick, Hanken, & Jacobs, Health Information: Management of a Strategic

Resource, 2001, hal. 179). Mulai dari alat penyimpanan (rak penyimpanan) yang akan dipakai,

jarak antara dua buah rak untuk lalu lalang petugas, sampul pelindung rekam medis, sampai

dengan penerangan dan pengaturan suhu dalam penyimpanan. Perhitungan tersebut dapat

membantu rumah sakit dalam memelihara serta mendorong semangat kerja yang dapat

meningkatkan produktivitas petugas yang bekerja di ruang penyimpanan rekam medis.

Perhitungan untuk alat-alat penyimpanan yang akan dipakai, sampul pelindung rekam

medis, sampai dengan perlengkapan lain dalam penyimpanan, dapat diperhitungkan dalam

proses perancangan desain. L.D. Miles (1972) mengungkapkan bahwa setiap proses desain

atau rancangan harus memperhatikan aspek-aspek desain yang perlu dipertimbangkan sebagai

landasan suatu konsep dan perancangan. Salah satu aspek yang perlu diperhitungkan adalah

dengan menggunakan analisa nilai yang nantinya akan disebut sebagai Value Analysis. Begitu

pula dengan perancangan tempat penyimpanan rekam medis yang harus dilakukan

perhitungan berdasarkan aspek desain termasuk Value Analysis, yang mengidentifikasi dan

mengeleminasi unnecessary cost dalam ruang penyimpanan sehingga tercipta suatu

penyimpanan rekam medis yang memudahkan untuk pengelolaan rekam medis di rumah sakit.

Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak SamMarie Basra adalah rumah sakit Kelas C yang

beroperasi sejak Desember 2010 (RSIA SamMarie Basra, 2014). Sebagai rumah sakit yang

bertekad menjadi penyedia layanan kesehatan terbaik di bidang ibu dan anak, RSIA


3


SamMarie Basra terus berbenah dari dalam memberikan pelayanan bermutu. Salah satu cara

yang dapat dilakukan yaitu dengan menciptakan suatu pengelolaan rekaman kesehatan yang

mengacu kepada pedoman/petunjuk yang telah ditetapkan, sehingga kebutuhan akan data dan

menghasilkan sebuah informasi yang berarti akan tercipta dengan adanya pengelolaan rekam

kesehatan yang baik.

RSIA SamMarie Basra menggunakan sistem sentralisasi dalam penyimpanan rekam

medis. Menurut WHO dalam Medical Records Manual (2006, hal. 51) mengatakan bahwa

sistem sentralisasi dalam penyimpanan rekam medis yang dimaksud adalah dimana seluruh

catatan medis terkait pasien, baik itu catatan medis rawat jalan maupun catatan medis rawat

inap digabung menjadi satu dalam satu folder rekam medis dan disimpan pada satu

depatermen rekam medis. Uniknya, dalam penyimpanan rekam medis di RSIA SamMarie

Basra, untuk rekam medis pasien rawat jalan dipisahkan dengan rekam medis pasien rawat

inap. Rekam medis rawat jalan disimpan pada rekam medis berwarna kuning berukuran

24,5cm x 17,5cm. Rekam medis rawat inap disimpan pada bussiness file berukuran Folio atau

21,59cm x 35,56cm yang dibagi dalam 6 kategori warna yaitu abu-abu, kuning, merah, biru,

hijau, dan putih untuk membedakan jenis tindakan yang diberikan kepada pasien.

Dalam pelaksanaannya berdasarkan hasil wawancara dan pra observasi, terdapat beberapa

masalah yang dikeluhkan oleh staf dan yang ditemukan oleh penulis di Instalasi rekam medis.

Masalah tersebut terjadi karena kecilnya ukuran rekam medis pasien rawat jalan dan

juga dikarenakan terpisahnya rekam medis jalan dengan rawat inap. Masalah ukuran

yang tidak terlalu besar pada rekam medis rawat jalan menyebabkan terjadinya kesalahan

dalam pengelolaan rekam medis, sedangkan terpisahnya rekam medis rawat jalan dan rekam

medis rawat inap adalah dokter yang melakukan pelayanan di Instalasi Rawat Jalan RSIA

SamMarie Basra tidak dapat melihat riwayat pasien dalam rekam medis rawat inap, sehingga

terjadi kesulitan dalam merencakan pengobatan/perawatan yang harus diberikan kepada

seorang pasien.

Fungsi rekam medis secara umum adalah sebagai alat komunikasi antara dokter tenaga

ahli lainnya yang ikut dalam proses pemberian pelayanan, pengobatan, dan perawatan kepada

pasien, sebagai dasar untuk merencakan pengobata/perawta yang harus diberikan kepada

seorang pasien, serta sebagai bukti tertulis maupun terekan atas segala tindakan pelayanan,

pengobatan dan perkembangan penyakit selama pasien berkunjung/dirawat di rumah sakit

(Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik, 2006, hal. 16). Dibutuhkan rekam medis yang

dapat menampung catatan medis rawat jalan maupun catatan medis rawat inap yang

digabung menjadi satu, dalam satu folder rekam medis dan disimpan pada satu


4


depatermen rekam medis, sehingga rekam medis menjadi sumber ingatan yang dapat

dijadikan sebagai bahan pertanggung jawaban dan pelaporan bagi rumah sakit.

Berdasarkan masalah yang telah diuraikan, dengan melihat fungsi rekam medis dalam

keberlangsungan rumah sakit, pentingnya rekam medis sebagai tempat pendokumentasian

utama, maka penulis berencana untuk melakukan perancangan ulang dokumen rekam medis

berdasarkan value analysis yang disesuaikan dengan situasi serta kondisi di RSIA SamMarie

Basra. Perancangan ini bertujuan untuk membentuk suatu rancangan perlengkapan

penyimpanan dokumen rekam medis berdasarkan value analysis untuk mendapatkan suatu

rancangan perlengkapan yang sesuai dengan fungsinya dalam menampung serta menjaga

isi/formulir rekam medis di RSIA SamMarie Basra.

Tinjauan Teoritis

Secara umum penyelenggaraan rekam medis di sebuah rumah sakit mencakup kegiatan

perakitan/pengumpulan/penyusunan formulir rekam medis (assembling), pengkodean

penyakit (coding), penyimpanan (filing), dan peminjaman serta pengembalan berkas rekam

medis (retrieval) (International Federation of Health Record Organization, 1992; Rahmi,

2013). IFHRO (1992) menjelaskan bahwa proses penyimpanan rekam medis berawal dari

menetapkan sistem penomoran rekam medis, menetapkan sistem penyimpanan, peralatan dan

perlengkapan penyimpanan rekam medis, dan penetapan kebijakan retensi rekam medis.

Merris Asimov (2001) mengatakan bahwa “perancangan adalah suatu aktivitas untuk

memenuhi kebutuhan manusia sehingga dapat diterima oleh faktor teknologi peradaban

disekitar kita”, sehingga rancangan atau desain tidak boleh hanya memperhatikan faktor

manusia saja sebagai user atau pengguna melainkan juga harus fokus pada aspek-aspek desain

lain. Menurut seorang ahli dari Amerika yaitu L.D. Miles menjelaskan bahwa dalam desain

atau rancangan yang perlu dilakukan sebuah analisa salah satunya adalah analisis nilai atau

value analysis (Miles, 1972).

Value analysis adalah analisis untuk mendapatkan rancangan dengan menghilangkan

unncessary cost tetapi tetap tegas menunjukkan kinerja fungsi dengan memperhatikan kualitas,

manfaat, tampilan, dan kemudahan desain untuk user-nya (Miles, 1972; dalam; Kelly & Male,

1993). Value analysis adalah proses analisis dalam perancangan yang berorientasi fungsional

(function oriented) yaitu menghubungkan fungsi yang diinginkan dengan nilai yang diterima

(SAVE International, 2007). Value analysis memiliki beberapa tahapan dalam meningkatkan


5


suatu nilai (vaue) perancangan, tahapan tersebut adalah fase informasi, fase analisis fungsi,

fase kreatif, fase evaluasi, fase pengembangan, fase presentasi.

Metodologi Penelitian

Metode penelitian yang digunakan oleh penulis dalam penelitian ini adalah operational

research (riset operasi). Penelitian ini menggunakan metode penelitian riset operasi

dikarenakan tahapan penyelesaian dalam riset operasi mirip dengan tahapan the job plan

dalam value analysis yang berawal dari perumusan masalah, pembentukan model yang paling

paling cocok dengan kondisi, pencarian penyelesaian masalah, validasi model, sampai dengan

penerapan hasil akhir. Penelitian dilakukan pada Instalasi rekam medis di RSIA SamMarie

Basra yang terletak di daerah Jakarta Timur di Jl. Basuki Rahmat No.31, Jakarta. Rentang

waktu penelitian adalah pada Bulan Desember 2015, dengan objek pada penelitian ini adalah

perlengkapan penyimpanan rekam medis terutama map/file folder yang digunakan oleh

Instalasi Rekam Medis di RSIA SamMarie Basra.

Pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan dengan beberapa cara, diantaranya

adalah kajian literatur, observasi, telaah dokumen, penyebaran form isian dan wawancara

mendalam. Kajian literatur dilakukan untuk menganalisis fungsi perlengkapan penyimpanan

rekam medis, selain itu penulis juga melakukan telaah dokumen, dan melakukan wawancara

mendalam kepada pihak-pihak yang terkait dengan penyelenggaraan penyimpanan rekam

medis di RSIA SamMarie Basra. Setelah pengumpulan data dilakukan oleh penulis, hasil data

tersebut akan dilakukan pengolahan dengan menggunakan beberapa instrumen, sehingga

mendapatkan hasil sesuai dengan tujuan penelitian. Instrumen yang digunakan diantaranya

berupa alat pengukur (meteran), FAST diagram, form isian mudge diagram, brainstorming,

seleksi konsep pugh, dan simulasi.

Hasil dan Pembahasan Penelitian

1. Fase Informasi

a. Gambaran Umum Penyelenggaraan Penyimpanan Rekam Medis di Instalasi Rekam

Medis RSIA SamMarie Basra

1) Sistem Penomoran

Sistem penomoran rekam medis di Instalasi Rekam Medis dan Pendaftaran

RSIA SamMarie Basra menggunakan metode penomoran Unit Numbering System.


6


Berdasarkan hasil wawancara terkait sistem penomoran dengan petugas

Pendaftaran dan petugas Instalasi Rekam Medis RSIA SamMarie Basra, seluruh

informan mengatakan bahwa setiap pasien mendapatkan nomor pasien yang sama

seumur hidup selama pasien tersebut berobat di RSIA SamMarie Basra.

Berdasarkan pedoman penyelenggaraan rekam medis yang dikeluarkan oleh

Depkes (Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik, 2006), menjelaskan bahwa dari

tiga sistem pemberian nomor rekam medis (serial, unit, serial- unit numbering

system) sangat dianjurkan menggunakan unit numbering system. Sistem pemberian

nomor secara unit ini akan membuat semua berkas pasien akan terkumpul pada satu

berkas rekam medis yang akan mempermudah rumah sakit dalam memberikan

pelayanan kepada seorang pasien (Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik,

2006, hal. 26). Jika rumah sakit menggunakan sistem unit maka penggunaan ruang

rekam medis akan lowong sekitar 25% pada rak penyimpanan, namun jiak

memakan seri unit maka hanya akan lowong pada bagian tertentu saja tergantung

dari presentase masuk ulang (high readmission rates) pasien tersebut (Direktorat

Jenderal Bina Pelayanan Medik, 2006, hal. 27).

Tipe penomoran yang digunakan oleh Instalasi Rekam Medis RSIA SamMarie

Basra adalah straight numerical, dimana setiap pasien baru yang datang

mendapatkan nomor rekam medis baru yang ditambahkan dengan nomor rekam

medis sebelumnya. Menurut IFHIMA dalam pedoman sistem penyimpanan (2012,

hal. 5) mengatakan bahwa straight numerical atau sequetial numbering

memberikan keuntungan yaitu metode yang simpel, mudah digunakan, dan mudah

untuk diawasi penggunaannya. Selain itu dari beberapa tipe penomoran yang ada,

tidak ada yang lebih baik tipe penomorannya daripada straight numerical (World

Health Organization Regional Office for the Western Pacific, 2006; International

Federation of Health Information Management Associations, 2012).

Berdasarkan hasil telaah dokumen, observasi, dan wawancara langsung dengan

bagian pendaftaran dan rekam medis, data terakhir tertanggal 30 Nopember 2015,

RSIA SamMarie Basra sudah mengeluarkan nomor rekam medis sampai dengan

nomor 01-32-93. Secara garis besar dapat disimpulkan bahwa, dengan metode unit

numbering system dan tipe straight numerical, maka sudah terdapat 13.293 rekam

medis rawat jalan yang berada di RSIA SamMarie Basra.

Selain itu, penulis juga melakukan telaah dokumen terkait dengan jumlah

rekam medis pasien rawat inap. Keterbatasan pencatatan dan penggunaan Hysis


7


yang baru diterapkan pada tahun 2015, menyebabkan penulis sulit untuk

mendapatkan data terkait jumlah rekam medis rawat inap yang ada sampai saat ini.

Penulis kemudian mencoba mengolah data yang berasal dari excel terkait pelaporan

pasien rawat inap dari tahun 2013 sampai dengan Nopember 2015. Hasil

pengolahan tersebut, didapatkan hasil bahwa dari tahun 2013 sampai dengan

Nopember 2015 jumlah rekam medis pasien rawat inap adalah 1.565 buah. Jika

dirata-ratakan maka dalam satu bulan terdapat 45 buah rekam medis per-bulan

(1565 dibagi dengan 35), kemudian dapat diambil kesimpulan secara garis besar

bahwa dari awal tahun 2011 sampai dengan 2012 terdapat 1.074 buah rekam medis.

Berdasarkan hasil tersebut maka penulis mengambil kesimpulan bahwa di ruang

penyimpanan rekam medis (ruang 1 dan ruang 2) terdapat 2.640 buah rekam medis

pasien rawat inap yang disimpan.

2) Sistem Penyimpanan

Hasil observasi serta wawancara dengan informan 2 dan 1 didapatkan hasil

bahwa sistem penyimpanan di Instalasi Rekam Medis dan Pendaftaran RSIA

SamMarie Basra menggunakan menggunakan angka (filing by number) dengan tipe

straight numerical filing system, dimana penyimpanan rekam medis sistem

penjajarannya berdasarkan nomor rekam medis terkecil sampai dengan terbesar

(terbaru).

Menurut WHO dalam pedoman penyelenggaraan rekam medis di negara

berkembang menjelaskan secara jelas dan tegas bahwa “setiap rekam medis tidak

boleh disimpan dengan menggunakan alphabetis (filing by alphabetic)” (2006, hal.

52). Menurut WHO straight numerical filing system merupakan tipe penyimpanan

terbaik yang dapat diterapkan di rumah sakit, hal ini dikarenakan penerapan pada

tipe ini mudah dilakukan dan staf baru mudah mengerti dalam penerapan tipe

penyimpanan ini. (World Health Organization Regional Office for the Western

Pacific, 2006, hal. 52). Beda halnya dengan penjelasan WHO, menurut Depkes

(2006, hal. 86) dan IFHIMA (2012, hal. 12) pada pedoman penyelenggaraan rekam

medis yang mengatakan bahwa terminal dan middle digit filing merupakan sistem

terbaik yang dapat diterapkan di rumah sakit, karena penyimpanan rekam medis

akan tersebar merata dalam penyimpanan rak.

Metode penyimpanan rekam medis sendiri yaitu sentralisasi, dimana seluruh

berkas rekam medis disimpan dalam satu tempat yang terletak di lantai dasar RSIA


8


SamMarie Basra. Berdasarkan hasil observasi RSIA SamMarie Basra menyediakan

dua ruangan untuk penyimpanan rekam medis. Ruangan pertama dengan panjang

ruang 4,04 m dengan lebar 4,19 m merupakan ruang penyimpanan utama dimana

setiap rekam medis yang disimpan merupakan rekam medis dengan nomor rekam

medis terbaru. Rekam medis dengan nomor rekam medis terdahulu disimpan pada

ruang penyimpanan kedua dengan panjang ruang 3,4m dan lebar 1,8m.

Gambar 1 Tempat Penyimpanan Rekam Medis RSIA SamMarie Basra

Sumber: (Instalasi Rekam Medis RSIA SamMarie Basra, 2015)

Sistem sentralisasi sendiri merupakan penyimpanan rekam medis seorang

pasien dalam satu kesatuan atau satu folder rekam medis, untuk satu pasien, dengan

satu nomor, dan disimpan pada satu unit/instalasi di dalam rumah sakit. Hal ini

tertera dalam pedoman penyelenggaraan rekam medis yang dipublikasi oleh WHO

(2006, hal. 52) yang mengatakan bahwa "One Folder and Kept in the Medical

Record”, kemudian oleh IFHIMA yang mengatakan bahwa "the patient may have

different records (inpatient, emergency, and ambuatory care records) but they are

brought together in one unit record, filed under the same number in the same

place”.

3) Peralatan Penyimpanan

Peralatan yang digunakan dalam penyimpanan rekam medis terutama record

filing equipment (tempat penyimpanan rekam medis) adalah enam buah rak besi


9


dan tiga buah lemari arsip laci (filing cabinet). Pada ruang penyimpanan utama atau

Ruang 1 ditempatkan empat buah rak besi dan tiga buah lemari arsip laci,

sedangkan untuk Ruang 2 hanya dapat ditempatkan dua buah rak besi.

Penggunaan lemari arsip laci atau filing cabinet pada rumah sakit dalam

menyimpan rekam medis masih menjadi pro dan kontra. Berdasarkan pedoman

penyelenggaraan rekam medis yang dipublikasikan WHO (2006, hal. 50),

menjelaskan dengan sangat tegas bahwa penggunaan filing cabinets atau lemari

arsip laci tidak diperbolehkan dalam penyimpanan rekam medis. Beda halnya

dengan penjelasan Depkes (2006, hal. 88) yang menjelaskan bahwa alat

penyimpanan rekam medis yang dapat digunakan salah satunya adalah lemari laci

(drawer file cabinet). Oleh karena itu, penggunaan filing cabinet atau lemari arsip

laci pada penyimpanan rekam medis di RSIA SamMarie Basra diperbolehkan

mengingat keterbatasan luas ruangan penyimpanan rekam medis yang dimiliki.

Luas ruang yang begitu kecil hanya dapat ditempatkan filing cabinet pada ruang

lowong tersebut.

Rak besi yang digunakan oleh RSIA SamMarie Basra dalam menyimpan

rekam medis bukanlah jenis lemari yang dianjurkan dalam WHO, IFHIMA,

dan Depkes RI. Rak besi atau compactus filing shelves tidak boleh digunakan

dalam penyimpanan rekam medis yang aktif, akan tetapi dapat digunakan untuk

rekam medis yang in-aktif (World Health Organization Regional Office for the

Western Pacific, 2006, hal. 50). Dalam penyimpanan rekam medis inaktif tersebut,

rekam medis inaktif dimasukan terlebih dahulu dimasukan ke dalam boks kardus

yang berlubang sebagai ventilasi baru ditempatkan ke dalam rak besi (Barthos,

2007, hal. 202-205). Lemari yang direkomendasikan untuk digunakan berdasarkan

WHO (2006, hal. 50), IFHIMA (2012, hal. 23), dan Depkes (2006, hal. 88) adalah

open- shelf file (lemari arsip terbuka) seperti rak buku. Hal ini dikarenakan open-

shelf file harganya lebih murah, petugas dapat dengan mudah dalam porses retrival,

serta menghemat ruangan dengan menampung lebih banyak rekam medis

(Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik, 2006, hal. 88).

Setelah dilakukan observasi, penulis mendapatkan hasil bahwa pada Ruang

Penyimpanan I dan Ruang Penyimpanan II rekam medis di RSIA SamMarie Basra

dapat menapung ........buah rekam medis. Berdasarkan hasil observasi didapatkan

hasil bahwa Rak Besi 1 pada Ruang penyimpanan I memiliki kapasitas

penampungan sebanyak 2.475 buah rekam medis rawat jalan, rak besi 2 pada


10


Ruang penyimpanan I dapat menyimpan sebanyak sebanyak 2.325 buah rekam

medis rawat jalan, rak besi 3 memiliki kapasitas penampungan rekam medis rawat

jalan sebanyak 2.350 buah rekam medis rawat jalan, rak besi 4 hanya dapat

menampung sebanyak 1.125 buah rekam medis rawat jalan, dan lemari laci di

Ruang Penyimpanan I hanya digunakan 6 laci dari 12 laci yang tersedia dengan

total rekam medis yang disimpan adalah sebanyak 683 buah rekam medis rawat

inap. Rak besi I dalam Ruang Penyimpanan II memiliki daya tampung sebanyak

2.420 buah rekam medis rawat jalan, sedangkan rak besi 2 hanya memiliki daya

tampung sebanyak 2.170 buah rekam medis rawat jalan.

4) Perlengkapan Penyimpanan

Record Folder yang digunakan oleh RSIA SamMarie Basra berbeda untuk

pasien rawat jalan dan rawat inap. Pasien rawat jalan menggunakan file folder

berwarna kuning berukuran 24,5cm x 17,5cm. Map/file folder pasien rawat jalan

berbahan karton.

Gambar 2 File Folder Rekam Medis Rawat Jalan


Pelaksanaan penyimpanan rekam medis rawat jalan harus menggunakan

perlengkapan tambahan berupa box file. Box file ini berfungsi untuk menyimpan

rekam medis pada rak besi yang telah disediakan. Desain atau rancangan map/file

folder pasien rawat jalan yang tidak terlalu besar, penambahan perlengkapan lain

sehingga map/file folder pasien rawat jalan dapat disimpan dalam rak besi.

Box file memiliki ukuran yaitu lebar 110 mm (11cm), panjang 260 mm (26cm),

dan tinggi 310 mm (31cm). Setiap box file dapat menampung secara maksimal

sampai dengan 25 buah rekam medis rawat jalan, namun jika terdapat rekam medis

rawat jalan yang sangat tebal maka diharuskan mengurangi isi dari box file tersebut.


11


Berikut ini gambar terkait box file yang digunakan dalam penyimpanan rekam

medis rawat jalan di RSIA SamMarie Basra:

Gambar 3 Box File Penyimpanan Map/File Folder Rekam Medis Rawat Jalan

Rekam medis pasien rawat inap yang disimpan pada bussiness file berukuran

F4 (21,59 cm x 35,56 cm) yang dibagi dalam 5 kategori warna yaitu abu-abu,

kuning, merah, biru, dan hijau, untuk membedakan jenis tindakan yang diberikan

kepada pasien.

Gambar 4 File Folder Rekam Medis Rawat Inap


5) Kebijakan Retensi

Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas di Instalasi Rekam Medis dan

Pendaftaran di RSIA SamMarie Basra terkait dengan kebijakan retensi, didapatkan

hasil bahwa:

“kebijakan retensi rekam medis di RSIA SamMarie Basra sudah ada, 5 tahun

kan. Ya berarti Desember tahun depan donk kan sekarang baru empat tahun,


12


kebijakan retensi di RSIA SamMarie Basra dibuat dalam Surat Keputusan

Direktur RSIA SamMarie Basra”

Setelah mendengarkan hasil wawancara terkait dengan kebijakan retensi dari

salah satu informan, penulis melakukan validasi sumber dengan cara telaah

dokumen. Penulis meminta kepada petugas Instalasi Rekam Medis dan Pendaftaran

RSIA SamMarie Basra terkait dengan kebijakan retensi dalam bentuk SK tersebut.

Setelah melakukan telaah dokumen tersebut, sampai pada tahap penulisan skripsi

ini selesai penulis belum bisa mendapatkan SK tersebut. Hal ini menyebabkan

penulis belum dapat menyimpulkan apakah kebijakan terkait retensi penyimpanan

rekam medis di RSIA SamMarie Basra sudah ditetapkan atau belum ditetapkan.

b. Fungsi Map/File Folder dalam Penyimpanan Rekam Medis

Pada fase informasi ini, penulis juga mengumpulkan semua informasi terkait

fungsi dari map/file folder dalam meyimpanan rekam medis. Fungsi tersebut

diambil berdasarkan kajian literatur yang mengacu pada pedoman penyelenggaraan

rekam medis dan buku teks terkait dengan perlengkapan penyimpanan rekam

medis, yang terbit 10 tahun terakhir dari tahun 2005 sampai dengan 2015.

Selain kajian literatur yang berasal dari buku teks, penulis mencari informasi

terkait fungsi map/file folder pelindung rekam medis dari Pedoman

penyelenggaraan rekam medis yang dipublikasikan oleh World Health

Organization (WHO), International Federation of Health Information Management

Associations (IFHIMA), dan Departemen Kesehatan RI. Setelah mengumpulkan

semua informasi terkait fungsi tersebut dari literatur yang tersedia, penulis

membuat matriks kajian literatur terkait fungsi dari map/file folder.

Berdasarkan matriks kajian literatur tersebut, penulis mencari kesamaan

(compare), mencari ketidaksamaan (contrast), membandingkan (synthesize) dari

pedoman dan buku teks tersebut untuk mencari fungsi map/file folder penyimpanan

rekam medis. Setelah melakukan proses tersebut, kemudian penulis meringkas

meringkas (summarize) dari daftar atau list hasil perbandingan tersebut. Hasil dari

analisis summarize didapatkan hasil bahwa fungsi dari map/file folder diantaranya

adalah:

1. Menampung isi/formulir rekam medis.

2. Menata rekam medis dengan kecepatan tinggi dan sedikit kesalahan.

3. Terlihat jelas untuk kemudahan pengambilan.


13


4. Terlihat jelas untuk kemudahan penyimpanan kembali.

5. Memelihara keutuhan susunan lembaran rekam medis.

6. Mencegah terlepasnya lembaran rekam medis.

7. Menjaga hilangnya lembaran rekam medis saat dipinjam.

8. Melindungi isi/formulir rekam medis.

9. Mencegah kerusakan intrinsik pada lembar rekam medis.

2. Fase Analisis Fungsi

a. Analisis Fungsi dengan FAST Diagram

Berdasarkan hasil kajian literatur pada fase informasi, didapatkan 9 (sembilan) fungsi

dari sebuah map/file folder dalam penyimpanan rekam medis. Setelah mendapatkan

uraian fungsi tersebut, penulis mengkategorikan kesembilan fungsi tersebut menjadi

fungsi dasar dan fungsi sekunder yang tergambar pada Gambar 5. Fungsi dasar sebuah

map/file folder adalah menampung isi/formulir rekam medis dan melindungi isi/formulir

rekam medis. Fungsi dasar menampung isi/formulir rekam medis memiliki fungsi

sekunder yaitu menata rekam medis dengan kecepatan tinggi dan sedikit kesalahan, serta

memelihara keutuhan susunan lembaran rekam medis. Selain itu, untuk fungsi dasar

map/file folder dalam melindungi isi/formulir rekam medis memiliki fungsi sekunder

yaitu mencegah kerusakan intrinsik pada lembar rekam medis.

Fungsi utama dari sebuah map/file folder dalam penyimpanan rekam medis adalah

untuk menampung dan melindungi isi/formulir rekam medis. Fungsi utama tersebut

kemudian didapatkan 5 (lima) fungsi turunan yaitu untuk dapat terlihat jelas dalam

pengambilan, terlihat jelas dalam penyimpanan, mencegah terlepasnya lembaran rekam

medis, menjaga lembar rekam medis hilang saat dipinjam, dan mencegah kerusakan

intrinsik pada lembar rekam medis. 5 (lima) fungsi turunan ini kemudian diberikan kode

untuk proses analisis selanjutnya yaitu dengan Mudge diagram, yang dapat dilihat pada

Tabel 1.

Tabel 1 Identifikasi Fungsi Turunan Map/File folder

No. Fungsi Turunan Kode 1 Terlihat jelas dalam pengambilan A 2 Terlihat jelas dalam penyimpanan B 3 Mencegah terlepasnya lembaran rekam medis C 4 Menjaga lembar rekam medis hilang saat dipinjam D 5 Mencegah kerusakan intrinsik pada lembar rekam medis E

Sumber: Data Diolah Kembali


14


Gambar 5 FAST Diagram Map/File Folder

Sumber: Data Diolah Kembali

b. Analisis Tingkat Kepentingan Fungsi dengan Mudge Diagram

Langkah berikutnya setelah mengidentifikasi fungsi turunan dan memberikan kode

pada fungsi turunan map/file folder yang di dapatkan dari FAST diagram adalah

memetakan tingkat kepentingan dari fungsi tersebut dengan menggunakan mudge

diagram. Mudge diagram prinsipnya adalah untuk melakukan pembobotan pada masing-

masing fungsi. Pelaksanaannya dengan melakukan penyebaran form isian mudge diagram

dengan orang-orang yang mengerti terkait map/file folder dalam penyimpanan rekam

medis di RSIA SamMarie Basra.

Setelah dilakukan penyebaran form isian Mudge diagram untuk memetakan tingkat

kepentingan map/file folder kepada dua informan tersebut, kemudian ditarik nilai rata-

rata dari masing-masing bobot fungsi hasil yang didapatkan dari dua informan tersebut.

Berdasarkan penarikan nilai rata-rata tersebut kemudian setiap fungsi diurut berdasarkan

tingkat kepentingannya pada Gambar 6 sebagai grafik relative importance dari map/file

folder pada penyimpanan rekam medis.


15


Gambar 6 Grafik Relative Function Map/File folder

Setelah melihat Gambar 6 terkait dengan grafik relative function map/file folder

dalam penyimpanan rekam medis, fungsi yang paling penting adalah kode E yang berarti

suatu map/file folder dirancang untuk mencegah kerusakan intrinsik pada lembar rekam

medis. Tak kalah penting dengan kode E, kode C yang berarti mencegah terlepasnya

lembaran rekam medis dan menjaga lembar rekam medis hilang saat dipinjam termasuk

juga sebagai fungsi terpenting map/file folder pada penyimpanan rekam medis. Diikuti

dengan fungsi A dan B yaitu agar terlihat jelas dalam pengambilan dan terlihat jelas

dalam penyimpanan.

3. Fase Kreatif

Fase kreatif merupakan fase pengembangan ide terhadap perancangan suatu

produk/konsep yang ingin dibuat. Pada fase ini penulis melakukan brainstroming berdasarkan

literatur yang sama dengan literatur yang digunakan dalam fase informasi. Hasil dari

brainstorming didapatkan ketentuan map/file folder yang ideal dalam suatu penyimpanan

rekam medis digambarkan pada Lampiran 1.

Hasil dari brainstorming tersebut, digabungkan dan dipilih kembali oleh penulis untuk

dijadikan landasan dalam perancangan map/file folder penyimpanan rekam medis di RSIA

SamMarie Basra. Setiap bahan, ukuran, informasi, dan perlengkapan yang akan tersedia

dalam rancangan baru map/file folder rekam medis dipilih karena paling banyak

direkomendasikan oleh setiap literatur yang digunakan. Penulis juga memilih berdasarkan

kesesuaian dengan keadaan RSIA SamMarie Basra, yang didapat berdasarkan hasil

wawancara dengan para informan yang memberikan masukan terkait dengan rancangan

41%

31%

21%

7%

0% 0% 5%

10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45%

E D C A B

Grafik Relative Function Map/File Folder


16


rekam medis yang diinginkan. Selain itu, penulis juga memilih untuk memenuhi fungsi yang

dianggap paling penting hasil fase analisis fungsi sebelumnya. Pemilihan ini bertujuan untuk

meningkatkan pelayanan rekam medis yang akan berdampak pada mutu pelayanan kesehatan,

dengan meningkatkan fungsi sebuah map/file folder penyimpanan rekam medis dan sesuai

dengan keadaan di RSIA SamMarie Basra.

Hasil pemilihan ketentuan map/file folder dari brainstroming tersebut, dijadikan sebagai

landasan penulis untuk mengembangkan rancangan map/file folder penyimpanan rekam medis

di Instalasi Rekam Medis RSIA SamMarie Basra. Pada akhirnya rancangan tersebut yaitu

sebagai berikut:

Gambar 7 Tampak Depan dan Tampak Belakang Rancangan Map/File folder

Gambar 8 Tampak Depan Atas dan Scoring/Lipatan Rancangan Map/FileFolder


17


a. Ukuran Rancangan Map/File Folder

Ukuran yang dipilih oleh penulis, merupakan hasil dari observasi penulis terkait

ukuran isi/formulir rekam medis yang biasa digunakan oleh RSIA SamMarie Basra.

Isi/formulir rekam medis yang sering digunakan oleh RSIA SamMarie Basra dalam

menuliskan riwayat pasien dituliskan pada kertas berukuran Folio/F4. Selain berukuran

Folio/F4, terdapat beberapa isi/formulir yang berukuran A4 seperti pengkajian risiko

jatuh pada pasien dewasa, form isian daftar permintaan makanan pasien, dan lain

sebagainya. Oleh karena itu karena ukuran map/file folder yang dirancang harus melebihi

ukuran kertas yang biasanya digunakan oleh RSIA SamMarie Basra, maka penulis

menetapkan untuk ukuran map/file folder yang dirancang adalah dengan ukuran lebar

24cm dengan panjang 35cm, dimana terdapat lipatan/scoring 2,5cm yang akan menjadi

tinggi 5cm jika terisi secara penuh oleh isi/formulir rekam medis.

b. Bahan Rancangan Map/File Folder

Bahan yang dipilih adalah bahan manila dengan ketebalan 11 poin. Bahan manila

memiliki beberapa macam ketebalan, dari ketebalan 8 poin yang paling tipis sampai

dengan 24 poin yang paling tebal. Berdasarkan kajian literatur, mengatakan bahwa

manila folder dengan ketebalan 11 poin adalah folder yang sering digunakan oleh rumah

sakit pada umumnya (Abdelhak, Grostick, Hanken, & Jacobs, 2001; French & Fordney,

2013; Kathleen & Shirley, 2006).

c. Perlengkapan Lain dalam Rancangan Map/File Folder

Perlengkapan lain yang digunakan dalam rancangan ini yang pertama adalah colour

coding. Colour coding merupakan perlengkapan yang diwajibkan ada dalam kajian

literatur yang ada, mengingat fungsi colour coding yang dapat meminimalisir kesalahan

penjajaran, serta yang paling utama adalah dapat cepat ditemukan saat rekam medis itu

dibutuhkan (Fungsi Kode A). Warna yang dapat digunakan untuk nomor 1 sampai

dengan 10 harus bervariasi dan dapat ditentukan sendiri oleh pihak rumah sakit sesuai

kebutuhan.

Perlengkapan lainnya adalah penjepit/fastener yang berfungsi untuk menjaga agar isi

rekam medis terlepas saat penyimpanan ataupun hilang saat peminjaman (Fungsi C dan

D). Menurut pedoman penyelenggaraan rekam medis penjepit yang baik digunakan

adalah berbahan plastik daripada berbahan metal (World Health Organization Regional

Office for the Western Pacific, 2006; Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik, 2006).


18


Untuk mencegah rusaknya map/file folder karena seringnya di ambil dari tempat

penyimpanan, maka rancangan pada /file folder dibuat rounded pada setiap sisi-nya.

Gambar 9 Rounded pada Setiap Sisi Rancangan Map/File folder

d. Informasi pada Sampul Depan dan Belakang Rancangan Map/File Folder

Disediakan informasi di halaman awal map/file folder untuk memudahkan dalam

pelayanan pasien, tetapi tetap menjaga kerahasiaan dari rekam medis pasien itu sendiri.

Oleh karena itu berikut ini adalah beberapa informasi yang tertera pada halaman awal

rancangan map/file folder penyimpanan rekam medis, diantaranya:

1. Nama pasien,

2. Nomor rekam medis pasien,

3. Allergy alert/peringatan alergi,

4. Kunjungan terakhir, dan

5. Peringatan atas kerahasiaan isi rekam medis.

4. Fase Evaluasi

Setiap ide atau konsep sebuah rancangan yang telah dihasilkan pada fase kreatif, akan

dilakukan penilaian atau perbandingan dengan rancangan yang telah diterapkan, dimana

proses tersebut dapat dilakukan dengan seleksi konsep. Hasil rancangan map/file folder dari

fase kreatif kemudian dibandingkan dengan rancangan map/file folder yang ada. Hal ini untuk

melihat rancangan manakah yang telah memenuhi fungsi map/file folder untuk memenuhi

kebutuhan RSIA SamMarie Basra dalam pelayanan mutu rekam medis. Seleksi kriteria yang

digunakan dimasukkan untuk dibandingkan ke dalam matriks merupakan daftar fungsi sebuah

map/file folder penyimpanan rekam medis. Setiap rancangan baik baru ataupun awal akan

diberikan penilaian dengan menggunakan “+”, “0”, dan “-“.

Berdasarkan hasil kedua informan tersebut, penulis menarik rata-rata dari setiap jumlah

(-), (0), dan (+) untuk kedua rancangan map/file folder penyimpanan rekam medis. Hasil yang

didapatkan ialah:


19


Tabel 2 Rata-Rata Seleksi Konsep Pugh dan Rekomendasi Rancangan Map/File folder

Penilaian

Informan

1 Informan

2 Rata-Rata

Informan 1

Informan 2

Rata-Rata

Jumlah (+) 0 0 0 0 4 2

Jumlah (0) 0 1 0,5 5 1 3

Jumlah (-) 5 4 4,5 0 0 0

Hasil -4,5 2

Ideal 0,5 5

Rekomendasi Diperbaiki Digunakan

Berdasarkan Tabel 2 didapatkan hasil bahwa rancangan map/file folder yang digunakan

saat ini oleh RSIA SamMarie Basra memiliki kekurangan dan direkomendasikan untuk

diperbaiki, sedangkan untuk rancangan map/file folder yang baru atau diusulkan memiliki

nilai yang ideal sehingga direkomendasikan untuk digunakan. Jika lebih banyak poin

kekurangan daripada ideal maka suatu rancangan tidak direkomendasikan untuk digunakan,

melainkan harus diperbaiki ataupun diganti untuk meningkatkan kualitas rancangan tersebut

(Ulrich & Eppinger, 2001). Berdasarkan hal tersebut, maka rancangan map/file folder yang

digunakan saat ini oleh RSIA SamMarie Basra direkomendasikan untuk diperbaiki dengan

rancangan baru yang sesuai dengan kriteria seleksi/fungsi map/file folder penyimpanan rekam

medis.

5. Fase Pengembangan

Setelah mengetahui berdasarkan fase evaluasi bahwa rancangan map/file folder yang

digunakan saat ini oleh RSIA SamMarie Basra direkomendasikan untuk diperbaiki dengan

rancangan baru yang dibuat oleh penulis sesuai dengan kriteria seleksi/fungsi map/file folder

penyimpanan rekam medis, maka penulis melakukan pengembangan terkait dengan daya

tampung rancangan baru map/file folder di ruang penyimpanan rekam medis RSIA SamMarie


20


Basra dengan cara melakukan simulasi daya tampung terhadap penyimpanan map/file folder

rekam medis.

Setelah mengetahui daya tampung rancangan baru map/file folder yang dapat ditampung

pada Ruang Penyimpanan I dan II di RSIA SamMarie Basra, didapatkan hasil bahwa

rancangan baru yang dibuat oleh penulis hanya dapat disimpan sebanyak 13.441 buah

map/file folder. Hal ini berbeda dengan rancangan yang digunakan saat ini oleh RSIA

SamMarie Basra yang dapat disimpan sebanyak 13.458 buah map/file folder pada rak besi dan

lemari arsip laci di Ruang Penyimpanan I dan II.

Setelah dilakukan fase pengembangan pelaksanaan penyimpanan rancangan baru

map/file folder pada ketiga lemari arsip laci, empat rak besi Ruang Penyimpanan I, dua rak

besi Ruang Penyimpanan II sebenarnya tidak meningkatkan daya tampung penyimpanan

rekam medis. Hal ini dikarenakan daya tampung rancangan baru di ruang penyimpanan rekam

medis RSIA SamMarie Basra tidak sebanyak dengan daya tampung rancangan yang saat ini

digunakan oleh RSIA SamMarie Basra. Walaupun kapasitas rancangan baru lebih sedikit

daripada kapasitas rancangan yang digunakan saat ini, tetapi tidak memiliki perbedaan yang

terlalu jauh yaitu sebanyak 107 buah map/file folder. Perbedaan daya tampung tersebut

diuraikan pada tabel berikut:

Tabel 3 Daya Tampung Rancangan Map/File Folder yang Digunakan Saat ini dengan Rancangan Baru pada Ruang Penyimpanan Rekam Medis RSIA SamMarie Basra

No. Rak Kapasitas Rancangan Lama Kapasitas Rancangan Baru 1-Rak 1 2.475 RM 1.689 RM 1-Rak 2 2.325 RM 1.856 RM 1-Rak 3 2.350 RM 2.240 RM 1-Rak 4 1.125 RM 1.344 RM 2-Rak 1 2.420 RM 2.364 RM 2-Rak 2 2.170 RM 2.364 RM Laci 1 164 RM 528 RM Laci 2 519 RM 528 RM Laci 3 0 RM 528 RM

Jumlah 13.548 RM 13.441 RM

6. Fase Presentasi

Setelah melakukan setiap tahapan yang ada di value analysis atau tahapan the job plan,

jika melihat dari hasil simulasi, map/file folder memang tidak dapat meningkatkan daya

tampung penyimpanan rekam medis menjadi meningkat, namun tujuan dari dirancangnya


21


map/file folder ini selain untuk meningkatkan daya tampung penyimpanan melainkan juga

untuk menciptakan suatu map/file folder dengan mengidentifikasi dan mengeleminasi

unnecessary cost pada perlengkapan penyimpanan dokumen rekam medis dengan

menggunakan Value Analysis. Value Analysis dilakukan untuk mengidentifikasi unnecessary

cost terhadap kualitas produk, karena seharusnya semua biaya yang dikeluarkan untuk produk

harus memberi kontribusi terhadap kualitas dengan kata lain disebut dengan “All Cost tis For

Function” (Miles, 1972; Firmansyah, 2011). Unnecessary cost dalam value analysis adalah

nilai yang dilihat dari kegunaannya, kualitasnya, tampilan, sampai dengan keinginan

pengguna (Kelly & Male, 1993, hal. 9). Inilah yang menjadi dasar ditetapkannya perancangn

map/file folder yaitu untuk mendapatkan suatu rancangan yang sesuai dengan fungsinya

dalam menyimpan isi/formulir rekam medis, sehingga tercipta suatu penyimpanan

rekam medis yang memudahkan untuk pengelolaan rekam medis di rumah sakit.

Belum terpenuhinya fungsi map/file folder yang digunakan oleh RSIA SamMarie Basra

saat ini dalam penyimpanan rekam medis, membuat map/file folder tersebut

direkomendasikan untuk diperbaiki dan diganti dengan rancangan map/file folder penulis. Hal

dikarenakan setiap rancangan termasuk map/file folder yang dibuat, harus dapat memenuhi

fungsi spesifiknya yaitu untuk menampung dan melindungi isi/formulir rekam medis, bukan

dengan memangkas biaya dengan membuat konstruksi lebih kecil atau menggunakan bahan

yang lebih murah (Kurniawan, 2009, hal. 43).

Kesimpulan

Kesimpulan yang diperoleh dalam penelitian ini adalah bahwa rancangan perlengkapan

penyimpanan dokumen rekam medis belum dapat meningkatkan daya tampung ruang

penyimpanan rekam medis, akan tetapi rancangan perlengkapan ini telah memenuhi fungsi

ideal yang harus dimiliki oleh sebuah rancangan map/file folder dalam menampung serta

menjaga isi/formulir rekam medis. Hal ini didapatkan melalui tahapan dalam value analysis,

berikut ini hasil dari setiap fase dalam value analysis:

1. Fase Informasi

Pada fase informasi didapatkan hasil terkait penyelenggaraan penyimpanan rekam medis

di RSIA SamMarie Basra dan fungsi perlengkapan penyimpanan rekam medis.

Penyelenggaraan penyimpanan rekam medis di RSIA SamMarie Basra:

a. Menggunakan sistem penomoran unit numbering system, dengan tipe penomoran

yaitu straight numerical.


22


b. Menggunakan sistem penyimpanan berdasarkan angka (filing by number) dengan tipe

straight numerical filing system, dengan metode penyimpanan rekam medis yaitu

sentralisasi.

c. Peralatan yang digunakan dalam penyimpanan rekam medis adalah enam buah rak

besi dan tiga buah lemari arsip laci (filing cabinet). Pada ruang penyimpanan utama

atau Ruang 1 ditempatkan empat buah rak besi dan tiga buah lemari arsip laci,

sedangkan untuk Ruang 2 hanya dapat ditempatkan dua buah rak besi.

d. Perlengkapan Penyimpanan atau file folder yang digunakan oleh RSIA SamMarie

Basra berbeda antara pasien rawat jalan dengan pasien rawat inap. Pasien rawat jalan

menggunakan file folder berwarna kuning berukuran 24,5cm x 17,5cm, sedangkan

Rekam medis pasien rawat inap yang disimpan pada bussiness file berukuran F4

(21,59 cm x 35,56 cm). Selain itu, menggunakan box file yang memiliki ukuran yaitu

lebar 110 mm (11cm), panjang 260 mm (26cm), dan tinggi 310 mm (31cm), dimana

setiap box file tersebut dapat menampung secara maksimal sampai dengan 25 buah

rekam medis rawat jalan

e. Berdasarkan hasil wawancara kebijakan retensi dikatakan sudah diterbitkan dalam

bentuk Surat Keputusan Direktur RSIA SamMarie Basra, akan tetapi setelah

dilakukan telaah dokumen sampai dengan akhir penelitian penulis belum

mendapatkan terkait kebijakan retensi tersebut.

Berdasarkan hasil kajian literatur 10 tahun terakhir didapatkan 9 (sembilan) fungsi dari

map/file folder dalam meyimpanan rekam medis.

2. Fase Analisis Fungsi

Pada fase ini dari sembilan fungsi map/file folder dalam meyimpanan rekam medis di

analisis fungsi dengan FAST diagram. Hasil yang didapatkan untuk fungsi map/file folder

tersebut terdapat dua fungsi dasar (basic function) dan 5 fungsi turunan (secondary

function). Fungsi terpenting dengan urutan kedua adalah agar menjaga lembar rekam

medis hilang saat dipinjam, mencegah terlepasnya lembaran rekam medis saat

penyimpanan, terlihat jelas dalam pengambilan, dan terlihat jelas dalam penyimpanan.

3. Fase Kreatif

Suatu map/file folder yang akan dirancang harus memiliki kriteria ukuran yang melebihi

isi/formulir rekam medis (A4 dan Folio), terbuat dari bahan yang kuat untuk menampung

isi/formulir rekam medis seperti bahan manila, dilengkapi dengan perlengkapan lain

seperti fastener, colour coding, scoring atau lipatan, disetiap sisinya dibuat rounded, dan


23


harus disediakan informasi di halaman awal map/file folder untuk memudahkan dalam

pelayanan pasien, tetapi tetap menjaga kerahasiaan pasien.

Ukuran Lebar = 24cm

Panjang = 35cm

Bahan Manila 11pt

Lipatan 2,5cm

Perlengkapan Colour coding

Allergy Alert

Peringatan Kerahasiaan

Tahun Kunjungan Terakhir

Fastener/Penjepit

4. Fase Evaluasi

Setelah dilakukan perancangan, hasil dari rancangan tersebut akhirnya dilakukan evaluasi

dengan seleksi konsep yang menggunakan Seleksi Konsep Pugh. Rancangan map/file

folder yang digunakan saat ini memiliki kekurangan sebanyak 4,5 poin, dan hanya sesuai

standar sebanyak 0,5 poin. Rancangan map/file folder yang diusulkan memiliki kelebihan

dari ideal sebanyak 2 poin, dan memiliki nilai sesuai standar sebanyak 5 poin. Hasil dari

fase evaluasi dengan menggunakan seleksi konsep pugh ternyata rancangan map/file

folder yang telah digunakan oleh RSIA SamMarie Basra direkomendasikan untuk

dilakukan perbaikan dan digantikan dengan rancangan map/file folder yang baru.

5. Fase Pengembangan

Setelah dilakukan perhitungan dan simulasi, akhirnya didapatkan hasil bahwa rancangan

baru map/file folder tidak dapat meningkatkan daya tampung penyimpanan di ruang

penyimpanan rekam medis RSIA SamMarie Basra. Hal ini dilihat dari total keseluruhan

rancangan baru map/file folder yang hanya dapat ditampung sebanyak 13.441 buah jika

ditempatkan pada seluruh peralatan di ruang penyimpanan rekam medis RSIA SamMarie

Basra. Berbeda dengan rancangan map/file folder yang telah digunakan di RSIA

SamMarie Basra, walaupun tidak semua lemari arsip laci digunakan untuk menyimpan

rekam medis tetapi total rekam medis yang dapat menampung sekitar 13.548 buah

map/file folder.

Gambar 10 Spesifikasi Rancangan Map/File Folder


24


6. Fase Presentasi

Jika melihat dari hasil simulasi, map/file folder memang tidak dapat meningkatkan daya

tampung penyimpanan rekam medis menjadi meningkat, namun tujuan dari dirancangnya

map/file folder ini adalah untuk mendapatkan suatu rancangan perlengkapan yang sesuai

dengan fungsinya dalam menampung serta menjaga isi/formulir rekam medis di RSIA

SamMarie Basra. Belum terpenuhinya fungsi map/file folder yang digunakan oleh RSIA

SamMarie Basra saat ini dalam penyimpanan rekam medis, membuat map/file folder

tersebut direkomendasikan untuk diperbaiki dan diganti dengan rancangan map/file folder

penulis. Hal dikarenakan setiap rancangan termasuk map/file folder yang dibuat, harus

dapat memenuhi fungsi spesifiknya yaitu untuk menampung dan melindungi isi/formulir

rekam medis.

Saran

1. Penggunaan Rancangan Map/File Folder

Masalah yang terjadi seperti dokter ataupun petugas kesehatan tidak leluasa dalam

menuliskan diagnosa, dan lainnya, maka dibutuhkan rekam medis yang dapat menampung

catatan medis rawat jalan maupun catatan medis rawat inap yang digabung menjadi satu,

dalam satu folder rekam medis dan disimpan pada satu depatermen rekam medis, sehingga

rekam medis menjadi sumber ingatan yang dapat dijadikan sebagai bahan pertanggung

jawaban dan pelaporan bagi rumah sakit. Rancangan map/file folder baru direkomendasikan

untuk digunakan karena setiap perancangannya dibuat untuk memenuhi fungsinya dalam

menampung dan melindungi isi/formulir rekam medis.

2. Lemari Penyimpanan yang digunakan dari Compactus Filing Shelves menjadi Open-Shelf

File

3. Didukung dengan tahun operasional rumah sakit yang hampir mencapai 5 tahun, maka

disarankan untuk dibuatnya jadwal retensi dokumen rekam medis untuk meningkatkan

daya tampung penyimpanan dokumen rekam medis di RSIA SamMarie Basra

4. Pembuatan Formulir Tempat Menyimpan Hasil USG

5. Perubahan Sistem Penyimpanan dari Straight Numerical Filing menjadi Terminal Digit

Filing

6. Pengaktifan Kembali Panitia Rekam Medis

7. Peningkatan Penggunaan Medical Record Electronic di Instalasi Rekam Medis dan

Pendaftaran RSIA SamMarie Basra


25


Daftar Pustaka Ulrich, K. T., & Eppinger, S. D. (2001). Perancangan dan Pengembangan Produk-Edisi Pertama. Jakarta: Salemba Teknik. (N. Azmi, & I. A. Marie, Penerj.) Jakarta: Salemba Teknik. World Health Organization Regional Office for the Western Pacific. (2006). Medical Records Manual A Guide for Developing Countries. World Health Organization. Abdelhak, M., Grostick, S., & Hanken, M. A. (2015). Health Information : Management of a Strategic Resource (5th ed.). United State: Philadelphia, Pa: Elsevier Saunders. Abdelhak, M., Grostick, S., Hanken, M. A., & Jacobs, E. (2001). Health Information: Management of a Strategic Resource. United State of America: W.B Saunders Company. Barthos, B. (2007). Manajemen Kearsipan: untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara. Express, T. (2015, May). File Management Systems. Diambil kembali dari TAB Express: www.tab.com Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik. (2006, 12 10). Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia . Jakarta, Indonesia: Departemen Kesehatan RI. Firmansyah, F. A. (2011). Penerapan Metode Value Analysis untuk Penuruan Biaya Knalpot Tipe X pada PT.Y. Depok: FT UI. French, L. L., & Fordney, M. T. (2013). Administrative Medical Assisting (7th ed.). United Stated of America: Delmar Cengage Learning. Green, M. A., & Bowie, M. J. (2011). Essentials of Helath Information Management Principles and Practices. New York: Delmar Cengange Learning. IFHIMA. (2012). Module 1 - The Health Record. IFHIMA. International Federation of Health Information Management Associations. (2012). IFHIMA Education Module 3: Record Identification Systems, Filing and Retention of Health Records. Dipetik December 31, 2015, dari Learning Center: http://ifhima.org/learning-center/ International Federation of Health Record Organization. (1992). Learning Packages for Medical Record Practice. IFHRO. Huffman, E. K. (1994). Health Information Management (10th ed.). Berwyn: IL: Physicians Record Company. Härö, A. (1981). Planning Information Services for Health: Decision-Simulation-Approach. Helsinki: Nordic Medical Statistical Commission (NOMESCO) Report of Working Group Data Systems (ADAT). Hatta, G. R., Sampurna, B., Elise, G., Erkadius, Kasim, F., Thabrany, H., et al. (2008). Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan Revisi Buku Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Rekam Medis/Medical Record Rumah Sakit (1991) dan Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia (1994,1997) (Edisi Revisi 2010 ed.). (G. R. Hatta, & Erkadius, Penyunt.) Jakarta: UI Press. Kurniawan, V. U. (2009). Penerapan Value Engineering dalam Penyelenggaraan Infrastruktur Bidang Ke-PU-an di Lingkungan Departemen Pekerjaan Umum Dalam Usaha Meningkatkan Efektivitas Pengginaan Anggaran. Fakultas Teknik, Program Studi Teknik Sipil . Depok: Fakultas Teknik UI. Kathleen, M., & Shirley, E. (2006). Health Information Management: Concepts, Principles, and Practice (2nd ed.). United State of America: American Health Information Management Association (AHIMA). Kelly, J., & Male, S. (1993). Value Management in Design and Construction. London: E & FN Spon. Kementrian Kesehatan RI. (1998). Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 749a/SK/Menkes/XII/89 Tentang Rekam Medis (Medical Record) di Rumah Sakit. Indonesia: Kementrian Kesehatan RI. Kompasiana. (2012, April 13). Indonesia Punya Perpustakaan Terbesar Se-Asia Tenggara. Diambil kembali dari http://www.kompasiana.com/erikadamayanti/indonesia-punya-perpustakaan-terbesar-se-asia-tenggara_550f6f9ea33311bd34ba7e80 Majalah Pendidikan Online Indonesia. (2011, December 18). Perpustakaan Terbesar se-Asia Hadir di Universitas Indonesia. Diambil kembali dari http://mjeducation.com/perpustakaan-terbesar-se-asia-hadir-di-universitas-indonesia/


26


Merdeka. (2012, April 18). Mewahnya Perpustakaan UI. Diambil kembali dari http://www.merdeka.com/peristiwa/mewahnya-perpustakaan-ui.html Miles, L. D. (1972). Techniques for Value Analysis and Engineering (2 ed.). New York: McGraw-Hill. Peraturan Pemerintah RI. (2014). Peraturan Pemerintah RI No. 46 Tahun 2014 tentang Sistem Informasi Kesehatan . Indonesia: Pemerintah RI. Suchery, P. L. (2015). Instalasi Rawat Inap, Rawat Jalan dan Rekam Medis RSIA SamMarie Basra. FKM UI, AKK. Depok: FKM UI. Sugiarto, A., & Wahyono, T. (2005). Manajemen Kearsipan Modern: Dari Konvensional ke Basis Komputer. Yogyakarta: Gava Medis. SAVE International. (2007). Workbook for Value Engineering - Module I Workshop. USA: Society of American Value Engineers (SAVE) International. Sabarguna, B. (2005). Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit. Yogyakarta: Konsorsium Rumah Sakit Islam Jateng- DIY. Rahmi, I. (2013). Gambaran Penyelenggaraan Berkas Rekam Medis di Unit Rekam Medis Rumah Sakit Zahirah Tahun 2012. Universitas Indonesia, Fakultas Kesehatan Masyarakat. Depok: Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia. RISTEKDIKTI Maluku Utara. (2011, May 07). UI Mengenalkan Perpustakaan Terbesar di Dunia. Dipetik December 31, 2015, dari http://www.kopertis12.or.id/2011/05/07/ui-mengenalkan-perpustakaan-terbesar-di-dunia.html RSIA SamMarie Basra. (2014). Company Profile RSIA SamMarie Basra 2014 . Jakarta, Indonesia: RSIA SamMarie Basra.


27 Universitas Indonesia

Lampiran 1. Brainstorming Map/File Folder dalam Penyimpanan Rekam Medis Berdasarkan Kajian Literatur

Ukuran

Map/File Folder Rekam Medis

Bahan

Informasi yang harusTersedia di Awal

Perlengkapan Lain

Buku Teks

Pedoman

WHO

IFHIMA

Dekes RI

Sugiarto & Wahyono, 2005

Tab/Sistem Warna

Label

Buku Teks

Pedoman

WHO

IFHIMA

Kathleen & Shirley, 2006Manila

Pressboard

Square

Pedoman WHOBuku Teks

Abdelhak, Grostick, & Hanken 2015H = 91/2", W = 121/4"

Kathleen & Shirley, 2006

Fastener

Tab

Metal Prong

Divider

Cut

Green & Bowie, 2009

Tab/Colour Coding

Fastener

Scoring

Pedoman

WHO

IFHIMA

Dekes RI

Buku Teks

Green & Bowie, 2009

Allergy Alerts

Tahun terakhir Kunjungan Pasien

Peringatan Kerahasiaan atas Informasi

Cut/Rounding

Green & Bowie, 2009Manila

Kathleen & Shirley, 2006 Legal Size

Pressboard

Abdelhak, Grostick, & Hanken 2015

Scoring

Cut/Rounding

Fastener

Tab/Colour Coding

Abdelhak, Grostick, & Hanken 2015ManilaPenyekat/Divider

Barthos, 2007

Fastener/Klip

LogamTab

Lipatan/Scoring

Barthos, 2007Manila

Barthos, 2007 H= 24 cm W = 35 cm

French & Fordne, 2013




Letter Size = 81/2" by 11"

Kraft

Allergy Alerts

Drug Reactions

Nama Pasien

Lipatan/Scoring

Fastener

Tahun Kunjungan

Tab/Colour Coding

Identitas Pasien Lainnya

Label

Side-Attached

Rounded

Plastik

Letter Size

Kraft

Manila

Allergy Alerts

Tab/Colour Coding

Plastik

Manila

Pressboard

Fastener

Nama Pasien

Nomor Rekam Medis Pasien

Identitas pasien Lainnya

Scoring/Lipatan

Fastener/Penjepit

Nomor Rekam Medis

Nama Pasien

Kode Warna

Fastener

Divider

Manila

Cardboard

Nama Pasien

Nomor Rekam Medis

Kunjungan Terakhir

Melebihi Besar Formulir (A4)


rancangan perlengkapan penyimpanan rekam medis …

Documents