pengelolaan arsip rekam medis di rumah sakit aminah …
Post on 23-Oct-2021
10 Views
Preview:
TRANSCRIPT
i
PENGELOLAAN ARSIP REKAM MEDIS DI
RUMAH SAKIT AMINAH TANGERANG
Skripsi
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan
Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
oleh :
M. RIZKI ARIF
NIM : 1111025100026
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
1439 H/2018 M
ii
ABSTRAK
M. Rizki Arif (NIM : 1111025100026). Pengelolaan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit
Aminah Tangerang. Di bawah bimbingan Mukmin Suprayogi, M.Si. Program Studi Ilmu
Perpustakaan Dan Informasi Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri
Syarif Hidayatullah Jakarta 2018.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pengelolaan arsip rekam medis di rumah
sakit aminah Tangerang dengan menggunakan pendekatan daur hidup arsip yang mencakup
penciptaan, penggunaan, penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan dan hambatan ketika
melakukan kegiatan pengelolaan arsip rekam medis. Penelitian ini menggunakan jenis
penelitian deskriptif dengan menggunakan pendekatan kualitatif. Teknik pengumpulan data
yang digunakan adalah observasi, wawancara, dokumentasi, serta sumber lain yang berasal
dari buku dan jurnal. Teknik analisis data terdiri dari reduksi data, penyajian data dan
penarikan kesimpulan. Hasil penelitian yang dimulai dari penciptaan arsip rekam medis
bermula dari pasien mengisi formulir ringkasan klinik sampai akhirnya rekam medis
disimpan di rak untuk dipakai lagi jika pasien berobat, penggunaan arsip rekam medis tidak
boleh digunakan selain oleh tenaga medis, penyimpanan arsip rekam medis menggunakan
klasifikasi terminal digit filing system di rak penyimpanan dilengkapi dengan stiker warna,
pemeliharaan arsip rekam medis di Rumah Sakit Aminah Tangerang lewat penyediaan alat
pemadam kebakaran, apabila pasien sudah tidak berobat dalam kurun waktu 5 tahun terakhir
maka arsip rekam medisnya akan di retensi. Kesulitan dialami oleh unit rekam medis dalam
mengelola arsip rekam medisnya berupa kekurangan jumlah sumber daya manusia dan luas
ruang penyimpanan rekam medis. Kesimpulan dari penelitian ini didapati bahwa daur hidup
arsip yang mencakup lima unsur berjalan sesuai dengan fungsinya masing masing dan tidak
ditemukan kesulitan berarti dari lima unsur tersebut, sedangkan hambatan yang memang
dihadapi oleh unit rekam medis Rumah Sakit Aminah Tangerang belum sepenuhnya dapat
diatasi.
Kata kunci : pengelolaan arsip, rekam medis, rumah sakit.
iii
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, tak henti hentinya penulis mengucapkan segala rasa syukur kepada Alloh
SWT yang memberikan banyak nikmat kepada penulis terutama nikmat sehat. Alhamdulillah
Alloh telah membantu penulis untuk menyelesaikan penulisan skripsi yang berjudul
“Pengelolaan Arsip Rekam Medis Di Rumah Sakit Aminah Tangerang” .
Penulis juga ingin memberikan ucapan terima kasih kepada :
1. Bapak Prof.DR.Sukron Kamil, selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora.
2. Bapak Pungki Purnomo, MLIS, selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan.
3. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si, selaku Sekretaris Jurusan Ilmu Perpustakaan dan juga
dosen pembimbing yang telah memberikan arahan kepada penulis untuk menyelesaikan
skripsi ini.
4. Bapak Parhan Hidayat, MLIS, selaku dosen pembimbing akademik
5. Kepada kedua orang tua penulis yang sudah membesarkan penulis dan memberikan
pendidikan yang layak untuk penulis, dan juga adik penulis.
6. Kepada pihak rumah sakit aminah tangerang, yang mengizinkan penulis untuk melakukan
riset.
7. Seluruh dosen jurusan ilmu perpustakaan yang sudah membagi ilmunya selama penulis
menimba ilmu di jurusan ilmu perpustakaan.
8. Teman teman KKN basement yang ketika itu menerima penulis sebagai anggota
kelompok untuk bisa mengikuti program KKN.
9. Teman teman IPI B 2011, semoga kalian bisa sukses dengan jalan kalian masing masing.
10. TFG MAN 19.
11. Teman teman tongkrongan “kosan kuy”, terima kasih buat canda tawa, kebersamaan dan
kekeluargaan.
iv
12. Teman teman tongkrongan di rumah yang selalu bisa jadi tempat sharing tentang
kehidupan.
Penulis sadar bahwa penulisan skripsi ini masih jauh dari kata baik dan bagus. Oleh
karena itu penulis mengharapkan segala kritik dan saran dalam memperbaiki mutu
penulisan skripsi ini.
Semoga kekurangan penulisan ini bisa jadi manfaat biarpun kecil manfaatnya.
Tangerang, 11 Januari 2018
Penulis
v
DAFTAR ISI
ABSTRAK ................................................................................................................................... i
KATA PENGANTAR ................................................................................................................. ii
DAFTAR ISI................................................................................................................................ iv
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................................ 1
A. Latar Belakang Masalah ............................................................................................. 1
B. Batasan dan Rumusan Masalah .................................................................................. 6
C. Tujuan dan Manfaat penelitian ................................................................................... 7
D. Definisi Istilah ............................................................................................................. 8
E. Sistematika Penulisan ................................................................................................. 8
BAB II TINJAUAN LITERATUR ............................................................................................ 11
A. Arsip ........................................................................................................................... 11
1. Pengertian Arsip ................................................................................................... 11
2. Jenis arsip ............................................................................................................. 11
3. Siklus Hidup Arsip Dinamis ................................................................................ 12
4. Penciptaan arsip ................................................................................................... 14
5. Penggunaan arsip ................................................................................................. 14
6. Sistem Penyimpanan Arsip .................................................................................. 15
7. Perlengkapan Kearsipan ....................................................................................... 16
8. Pemeliharaan dan Perlindungan Arsip ................................................................. 16
9. Hambatan Dalam Pengelolaan Arsip .................................................................. 22
10. Jadwal Retensi Arsip ............................................................................................ 23
11. Program Penyusutan Arsip .................................................................................. 23
12. Pengelolaan Arsip Dinamis .................................................................................. 24
B. Rekam Medis ............................................................................................................. 24
1. Definisi Rekam Medis ......................................................................................... 24
2. Sejarah dan Perkembangan Rekam Medis ........................................................... 25
3. Perkembangan Rekam Medis di Indonesia .......................................................... 26
4. Tujuan Rekam Medis .......................................................................................... 27
5. Isi Rekam Medis .................................................................................................. 27
6. Kegunaan Rekam Medis ...................................................................................... 28
7. Alur Penciptaan Rekam Medis ............................................................................ 29
8. Bentuk Pelayanan Rekam Medis ......................................................................... 30
9. Sistem Rekam Medis ........................................................................................... 31
a. Sistem penamaan pasien ................................................................................ 31
vi
b. Sistem pemberian nomor pasien .................................................................... 31
c. Sistem penyimpanan rekam medis ................................................................. 33
d. Temu kembali (retrieval) rekam medis .......................................................... 36
10. Lama Penyimpanan Rekam Medis ...................................................................... 38
11. Retensi dan Pemusnahan Rekam Medis .............................................................. 39
12. Kerahasiaan Rekam Medis .................................................................................. 40
13. Sanksi Hukum ...................................................................................................... 40
14. Rekam Medis Sebagai Arsip ................................................................................ 41
C. Rumah sakit ............................................................................................................... 42
1. Pengertian Rumah Sakit ....................................................................................... 42
2. Tugas dan Fungsi Rumah Sakit ........................................................................... 43
D. Penelitian Terdahulu .................................................................................................. 43
BAB III METODE PENELITIAN ............................................................................................ 46
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian ............................................................................... 46
B. Teknik Pengumpulan Data ........................................................................................ 47
C. Indikator Penilaian .................................................................................................... 49
D. Kriteria Informan ...................................................................................................... 50
E. Teknik Analisis Data ................................................................................................. 51
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN .......................................................... 53
A. Profil Rumah Sakit Aminah Tangerang................................................................... 53
1. Sejarah ............................................................................................................... 53
2. Visi Misi ............................................................................................................ 53
3. Visi Misi Unit Rekam Medis ............................................................................. 53
4. Fasilitas Rumah Sakit Aminah Tangerang ........................................................ 54
5. Mitra kerjasama asuransi dan perusahaan ......................................................... 55
6. Struktur organisasi unit rekam medis ................................................................ 55
7. Sarana fisik unit rekam medis ............................................................................ 56
8. Letak geografis .................................................................................................. 56
B. Hasil Penelitian Dan Pembahasan ........................................................................... 56
1. Daur Hidup Arsip............................................................................................... 56
a. Tahap Penciptaan ........................................................................................... 56
b. Tahap Penggunaan ......................................................................................... 64
c. Tahap Penyimpanan ....................................................................................... 73
d. Tahap Pemeliharaan ....................................................................................... 77
e. Tahap Penyusutan .......................................................................................... 80
2.. Hambatan Pengelolaan Arsip Rekam Medis ...................................................... 84
vii
BAB V PENUTUP....................................................................................................................... 92
1. Kesimpulan ................................................................................................................ 92
2. Saran .......................................................................................................................... 92
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................................. 94
LAMPIRAN LAMPIRAN
BIODATA PENULIS
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perkembangan teknologi dewasa ini semakin menuntut pentingnya
informasi bagi setiap organisasi, baik pemerintah atau pun swasta. Karena pada
dasarnya keseluruhan kegiatan organisasi membutuhkan informasi sebagai
pendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi manajemen. Salah
satu sumber informasi yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi
adalah arsip. Sebagai rekaman dari seluruh informasi aktivitas organisasi, arsip
bukan hanya sekedar hasil dari kegiatan organisasi, arsip diterima dan
diciptakan oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan disimpan
sebagai bukti dalam kebijakan aktivitasnya1.
Berdasarkan kegunaan arsip yang sangat penting, maka diperlukan adanya
penataan arsip yang teratur dan menyeluruh. Kerapian arsip yang teratur dan
menyeluruh merupakan alat informasi dan referensi yang dapat membantu
pimpinan pada lembaga lembaga pemerintahan maupun swasta guna
memperlancar kegiatannya. Selain itu, penataan arsip yang baik dan benar akan
memperlancar komunikasi dan tugas tugas yang nantinya akan dikerjakan.
Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjang kegiatan administrasi
agar lebih lancar sering kali diabaikan dengan berbagai alasan dan berbagai
kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan
prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di berbagai
1Sedarmayanti, Tata Kearsipan Dengan memanfaatkan Teknologi Modern, (Bandung: Mandar
Maju, 2003), h.20.
2
instansi pemerintah ataupun swasta. Kondisi semacam itu diperparah dengan
image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai “bidang pinggiran”
diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya2.
Pada dunia kesehatan atau kedokteran, rekam medis merupakan salah satu
bentuk rekod atau dokumen. Rekam medis memiliki peranan yang penting
karena rekam medis merupakan catatan yang harus dijaga keberadaannya dan
kerahasiaannya. Rekam medis merupakan salah satu indikator kualitas layanan
lembaga kesehatan. Rekam medis juga harus dijaga kerahasiaannya oleh setiap
tenaga kesehatan3.
Pembuatan rekam medis bertujuan untuk mendapatkan data pasien
mengenai riwayat kesehatan, riwayat penyakit di masa lalu, dan sekarang
selain itu juga pengobatan yang telah diberikan kepada pasien sebagai upaya
meningkatkan pelayanan kesehatan. Informasi tentang identitas, diagnosis,
riwayat penyakit, riwayat pemeriksaan, dan riwayat pengobatan pasien harus
dijaga kerahasiaannya oleh dokter atau tenaga kesehatan tertentu. Pimpinan
sarana kesehatan bertanggung jawab atas hilang, rusak, pemalsuan dan atau
penggunaan oleh orang atau badan yang tidak berhak terhadap rekam medis4.
Bab 1 pasal 1 Permenkes RI Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 tentang
rekam medis, rekam medis merupakan berkas yang berisi catatan dan dokumen
tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain
2Basir Barthos, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: PT.Bumi Aksara, 2000), h.30.
3Moh.Wildan Dan Alimul Aziz, Dokumentasi Kebidanan, (Jakarta : Salemba Medika, 2008), h.15.
4Gemala Hatta, Manajemen Informasi Kesehatan Di Sarana Pelayanan Kesehatan, (Jakarta:
Universitas Indonesia, 2010), h.22.
3
yang telah diberikan kepada pasien5. Rekam medis merupakan pintu utama
dalam pelayanan kesehatan, sebagai salah satu ukuran kepuasan pasien. Unit
rekam medis bertanggung jawab terhadap pengelolaan, pengumpulan data,
pemrosesan dan penyajian data pasien menjadi informasi kesehatan yang
berguna bagi pengambilan keputusan. Selain itu, pelayanan kesehatan
mempunyai kewajiban administrasi untuk membuat, menyimpan, dan
memelihara rekam medis6.
Rumah Sakit Aminah didirikan pada tahun 2006 yang didedikasikan
kepada almarhum ibunda Aminah Prikasih dengan mewujudkan keikhlasan dan
amal saleh. Rumah Sakit Aminah didirikan dan dikembangkan dengan
kemampuan sendiri juga dihadapkan kepada perubahan lingkungan yang
dinamis serta tuntutan kebutuhan akan pelayanan rumah sakit yang terus
meningkat. Rumah Sakit Aminah Tangerang termasuk ke dalam rumah sakit
tipe B. Rumah sakit tipe B adalah rumah sakit yang mampu memberikan
pelayanan kedokteran subspesialis terbatas, terdapat empat macam pelayanan
subspesialis yang disediakan yakni pelayanan penyakit dalam, pelayanan
bedah, pelayanan kesehatan anak, serta pelayanan kebidanan dan kandungan.
Bervariasinya layanan medis yang tersedia di Rumah Sakit Aminah Tangerang
memberikan dampak terhadap jumlah arsip rekam medis di Rumah Sakit
Aminah Tangerang karna alasan itu penulis ingin mengetahui lebih lanjut
tentang pengelolaan arsip rekam medis di Rumah Sakit Aminah Tangerang.
5Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269 Tentang Rekam Medis Bab 1 Pasal 1.
6Sunny Ummul Firdaus, Rekam Medik Dalam Sorotan Hukum Dan Etika, (Surakarta: LPP UNS
dan UNS Press, 2008), h.40.
4
Hal yang penulis dapati ketika melakukan penelitian di Rumah Sakit
Aminah Tangerang untuk penciptaan rekam medis di Rumah Sakit Aminah
Tangerang dimulai dari pasien datang mendaftar lalu pasien tersebut
mendapatkan kartu berobat dan mendapat nomor rekam medisnya. Penggunaan
arsip rekam medis Rumah Sakit Aminah Tangerang digunakan untuk
pengobatan pasien, penggantian biaya perawatan dan pembuatan statistik
penyakit.
Pemeliharaan dilakukan supaya arsip rekam medis tidak rusak atau pun
hilang informasi yang terkandung didalamnya, dan hal yang dilakukan oleh
Rumah Sakit Aminah Tangerang dalam memelihara arsip rekam medisnya
dengan menyediakan alat pemadam kebakaran jika kemungkinan terburuk
terjadi musibah kebakaran. Penyimpanan arsip rekam medis di Rumah Sakit
Aminah Tangerang menggunakan terminal digit filing system, terminal digit
filing system adalah sistem penjajaran dokumen rekam medis berdasarkan
urutan nomor rekam medis pada dua angka kelompok akhir dan dibantu
penambahan warna di map untuk memudahkan staf rekam medis menemukan
kembali arsip apabila ingin digunakan.
Rumah Sakit Aminah Tangerang telah menjalani proses penyusutan.
Setelah lima tahun pasien terakhir datang untuk berobat di Rumah Sakit
Aminah Tangerang maka arsip rekam medisnya disimpan di ruangan arsip
inaktif. Ketersediaan sumber daya manusia dan luas ruang penyimpanan
menjadi hambatan dalam pengelolaan arsip rekam medis di Rumah Sakit
Aminah Tangerang.
5
Arsip tercipta seiring dengan kegiatan yang dilakukan oleh lembaga yang
menghasilkan arsip tersebut. Arsip memuat tentang informasi berisi penjelasan
aktivitas oleh lembaga yang menaunginya dan informasi tersebut harus
disimpan dengan baik sebagai sumber informasi atau sumber pengingat jika
informasi tersebut ingin digunakan kembali. Menurut penulis, hal itu berkaitan
dengan hadits Rasulullah Saw yang berisi keterangan para sahabatnya dalam
menulis hadits yang diucapkan oleh Rasululah Saw. Sampai pada suatu ketika
kaum kafir quraisy mengejek para sahabat Rasulullah Saw yang mencatat
perkataan Rasulullah Saw, karena bagaimanapun juga Rasulullah Saw adalah
manusia biasa dan manusia biasa terkadang bisa marah. Dan dikemudian hari
perjuangan para sahabat dalam mencatat hadits Rasulullah Saw tidaklah sia sia
karena hadits menjadi salah satu sumber rujukan syariat Islam setelah Al
Qur’an.
ء أسمعو من زسىل الله صهى الله عهو وسهم أزد حفظو ، كنت أكتة كم ش
ش وقانىا ء تسمعو وزسىل الله صهى الله عهو وسهم أتك :فنهتن قس تة كم ش
ضا ، فأمسكت عن انكتاب ، فركست ذنك نسسىل الله تشس تكهم ف انغضة ، وانس
ىانري نفس تده ما اكتة ف :صهى الله عهو وسهم ، فأومأ تأصثعو إنى فو ، فقال
خسج منو إلا حق
“Aku selalu mencatat segala sesuatu yang aku mendengarnya dari Rasulullah
Shallallaahu „alaihi wasallam agar aku bisa menghafalnya. Kemudian orang
orang quraisy berusaha menghalang-halangi, mereka berkata, “Kau menulis
sementara Rasulullah Shallallaahu „alaihi wasallam (terkadang) mengatakannya
pada saat marah atau ridha,” maka aku pun berhenti (menulis dari beliau)
hingga aku mengadukan hal tersebut kepada Rasulullah Shallallaahu „alaihi
6
wasallam, beliau bersabda, “Tulislah! Demi Dzat yang jiwaku berada di
tanganNya, tidaklah keluar dari (mulut) ini kecuali Al-Haq (kebenaran)7”
Setelah Rasulullah SAW wafat dan keempat khulafa’ur rasyidin juga telah
meninggal, maka menurut para tabi’in pada saat itu perlu diadakannya
pengumpulan hadits untuk memperkuat dakwah agama Islam. Intinya ilmu atau
sesuatu yang bersifat penting lebih baik ditulis, disimpan dan dibukukan.
Hadits ini penulis pilih karena masih berkaitan dengan kegiatan kearsipan yaitu
menyimpan dan mengumpulkan informasi penting untuk digunakan bagi
kebaikan bersama.
Kegunaan rekam medis sebagai bukti tertulis yang mengandung nilai
administratif, legal, finansial, riset, edukasi, dokumen, akurat, informatif dan
dapat dipertanggung jawabkan. Dari tujuan dan kegunaan dalam pelayanan
arsip rekam medis maka penulis mengambil judul “Pengelolaan Arsip Rekam
Medis Di Rumah Sakit Aminah Tangerang” sebagai judul skripsi.
B. Batasan dan Rumusan Masalah
1. Batasan Masalah
Penelitian tentang pengelolaan arsip rekam medis di Rumah Sakit Aminah
Tangerang dibatasi pada daur hidup arsip dinamis aktif berbasis kertas.
Karena arsip dinamis aktif masih sering digunakan oleh instansi yang
menaunginya dan dalam penelitian ini penulis mengambil objek penelitian
yaitu rekam medis serta hambatan dalam pengelolaan arsip rekam medis di
Rumah Sakit Aminah Tangerang.
7Imam Ahmad Bin Muhammad Bin Hambal, Musnad Imam Ahmad, Penerjemah Fathurrahman Abdul,
(Jakarta : Pustaka Azzam, 2006), h.70.
7
2. Rumusan Masalah
Dari batasan masalah yang dijelaskan diatas maka penulis merumuskan
masalah sebagai berikut :
a. Bagaimana pengelolaan arsip rekam medis di Rumah Sakit Aminah
Tangerang?
b. Apa saja hambatan yang dialami dalam pengelolaan arsip rekam medis
di Rumah Sakit Aminah Tangerang?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan Penelitian
Dari batasan dan rumusan masalah di atas maka penelitian ini bertujuan :
a. Untuk mengetahui pengelolaan arsip rekam medis di Rumah Sakit
Aminah Tangerang.
b. Untuk mengetahui hambatan dalam mengelola arsip rekam medis di
Rumah Sakit Aminah Tangerang.
2. Manfaat Penelitian
a. Manfaat akademis
Demi menambah pengetahuan penulis pada khususnya dan mahasiswa
atau peneliti lain pada umumnya dalam pengelolaan arsip khususnya
arsip rekam medis.
b. Manfaat praktis
Meningkatkan standarisasi dalam hal pengelolaan arsip khususnya arsip
rekam medis di Rumah Sakit Aminah Tangerang.
8
D. Definisi Istilah
1. Arsip
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat
oleh lembaga negara atau pemerintah daerah8.
2. Pengelolaan Arsip
Kegiatan atau proses pengaturan dan penyimpanan arsip dengan
menggunakan sistem tertentu, sehingga apabila arsip tersebut diperlukan,
maka dapat ditemukan kembali secara cepat dalam waktu yang singkat9.
3. Rekam Medis
Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain
yang telah diberikan kepada pasien10
.
E. Sistematika Penulisan
Bab I Pendahuluan
Bab ini berisi latar belakang masalah, pembatasan dan
perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, definisi
istilah, dan sistematika penulisan.
Bab II Tinjauan Literatur
Bab ini penulis akan membahas kerangka teoritis tentang
pengertian arsip, jenis arsip, siklus hidup arsip dinamis, sistem
kearsipan, perlengkapan kearsipan, pemeliharaan dan
8Indonesia, Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
9Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, (Surabaya : PT. Dioma, 2006), h.2. 10
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/MENKES/PER/III/2008, Tentang
Rekam Medis, Bab 1 Pasal 1.
9
pengamanan arsip, masalah dalam pengelolaan arsip, jadwal
retensi arsip, pemusnahan arsip, program penyusutan arsip,
pengertian rekam medis, sejarah dan perkembangan rekam
medis, perkembangan rekam medis di Indonesia, tujuan rekam
medis, isi rekam medis, kegunaan rekam medis, alur penciptaan
rekam medis, bentuk pelayanan rekam medis, sistem rekam
medis, lama penyimpanan rekam medis, retensi dan pemusnahan
rekam medis, kerahasiaan rekam medis, pengembalian kembali
(retrieval) rekam medis, sanksi hukum dan rekam medis sebagai
arsip fungsi rekam medis serta penelitian terdahulu.
Bab III Metode Penelitian
Bab ini penulis akan menjelaskan tentang metode, jenis dan
pendekatan penelitian serta indikator penilaian yang digunakan
teknik pengumpulan data dan teknik analisis data yang
digunakan dalam penelitian ini.
Bab IV Hasil Penelitian Dan Pembahasan
Bab ini berisi tentang gambaran umum arsip rekam medis di
Rumah Sakit Aminah Tangerang, hasil penelitian yang berisikan
hasil wawancara dengan kepala unit rekam medis dan staff arsip
rekam medis di Rumah Sakit Aminah Tangerang, pembahasan
yang isinya memuat penjabaran hasil penelitian dan
dikorelasikan dengan teori teori yang ada.
Bab V Kesimpulan
Bab ini merupakan bab penutup yang berisi kesimpulan dari
keseluruhan bahasan penelitian dan saran-saran yang
10
disampaikan penulis berhubungan dengan hasil penelitian dan
kenyataan yang terjadi di tempat penelitian.
11
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
A. Arsip
1. Pengertian Arsip
Arsip adalah catatan (rekod atau warkat) yang tertulis, tercetak,
atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai
arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi11
.
Dalam bahasa belanda, arip disebut juga “archief” yang
mempunyai arti tempat untuk menyimpan catatan dan bukti kegiatan
yang lain12
. Untuk istilah bahasa perancis arsip disebut dengan kata
“dossier” yang berarti catatan, baik dalam bentuk tulisan atau rekaman
dan gambar gambar13
. Dari beberapa pengertian diatas penulis
mengambil kesimpulan tentang definisi arsip. Menurut pemahaman
penulis, arsip adalah catatan yang berisi tentang informasi tulisan,
rekaman suara atau gambar gambar hasil dari kegiatan organisasi.
2. Jenis arsip
Pengelolaan arsip memegang peranan penting bagi jalannya suatu
organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan pusat ingatan organisasi.
Bentuk arsip beragam, tidak hanya berupa lembaran kertas dan tulisan
seperti yang sering dianggap oleh kebanyakan orang. Arsip dapat
dibedakan dalam beberapa jenis yaitu14
:
a. Arsip menurut subjek atau isinya
11
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Gramedia, 2003), h.28. 12
Dewi Anggrawati, Sistem Kearsipan, (Bandung: Armico, 2004), h.2. 13
Marimin Muhsin, Dasar Dasar Kearsipan, (Yogyakarta: Liberti, 2000), h.5. 14
Hendi Haryadi, Administrasi Perkantoran Untuk Manajer Dan Staf, (Jakarta: Visimedia, 2009), h.46
12
Menurut subjek atau isinya, arsip dapat dibedakan menjadi beberapa
macam seperti arsip kepegawaian, arsip keuangan, arsip pemasaran
dan arsip pendidikan.
b. Arsip menurut bentuk atau wujud fisik
Penggolangan ini lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang
digunakan untuk merekam informasi. Contohnya seperti surat, pita
rekaman, microfilm, disket dan compact disk.
c. Arsip menurut nilai atau kegunaanya
Dalam penggolongan ini ada bermacam macam arsip seperti arsip
bernilai informasi yaitu pengumuman dan undangan, arsip bernilai
administrasi contohnya ketentuan organisasi dan surat keputusan,
arsip bernilai hukum contohnya akte pendirian perusahaan dan
keputusan peradilan. Arsip bernilai keuangan contohnya kuitansi
dan laporan keuangan.
d. Arsip menurut sifat kepentingannya
Ada beberapa macam arsip berdasarkan sifat kepentingannya yakni
arsip vital, arsip penting, arsip berguna da arsip tidak berguna.
e. Arsip menurut fungsinya
Berdasarkan fungsinya arsip terdiri dari dua. Arsip dinamis dan
arsip statis.
3. Siklus Hidup Arsip Dinamis
Siklus hidup arsip dinamis terdiri dari lima15
, yaitu :
a. Tahap penciptaan arsip
15
Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, (Surabaya : Dioma, 2006), h.30-31.
13
Penciptaan arsip adalah segala aktivitas membuat catatan yang
berbentuk tulisan, gambar, maupun rekaman rekaman mengenai hal
hal yang terjadi dalam kehidupan seseorang atau organisasi.
b. Tahap penggunaan arsip
Penggunaan arsip adalah penggunaan terhadap suatu surat atau
naskah yang telah diarsipkan dan digunakan untuk mendapatkan
informasi yang dibutuhkan.
c. Tahap pemeliharaan arsip
Pemeliharaan arsip merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk
mengusahakan keselamatan arsip dengan cara menyimpan,
merawat dan melindungi arsip dari berbagai faktor yang dapat
merusak dan memusnahkan arsip.
d. Tahap penyimpanan arsip
Adalah kegiatan menaruh atau menyusun surat surat secara
sistematis, dengan menggunakan berbagai cara dan alat di tempat
tertentu yang aman dan dapat ditemukan kembali dengan cepat
bilamana dibutuhkan.
e. Tahap penyusutan arsip
Adalah kegiatan pengurangan arsip yang dilakukan dengan cara
memindahkan, menyerahkan atau memusnahkan arsip. Penyusutan
arsip bertujuan untuk mengurangi bertumpuknya arsip yang sudah
tidak terpakai agar menyediakan tempat bagi arsip yang baru.
14
4. Penciptaan arsip
Setiap organisasi, baik organisasi bisnis, lembaga pemerintah
maupun organisasi massa membutuhkan arsip untuk menjalankan
aktivitas organisasinya. Organisasi harus bertanggung jawab dalam
banyak hal, seperti harus memenuhi syarat syarat keuangan, legal dan
menjalani berbagai macam audit dan inspeksi. Penciptaan arsip adalah
kegiatan membuat atau menerima arsip dari unit kerja oleh suatu
organisasi. Arsip tercipta melalui dua cara yakni dengan cara intern dan
ekstern. Cara intern artinya arsip dibuat sendiri oleh lingkungan dalam
perusahaan, arsip yang diciptakan secara intern dapat dikendalikan
sehingga dapat diatur baik isi maupun bentuk fisik arsipnya sesuai dengan
kebutuhan organisasi. Cara ekstern artinya arsip diterima dari pihak lain,
bisa perorangan atau perusahaan. Pembuatan arsip dengan cara eksternal
tidak dikontrol dan dikendalikan oleh perusahaan seperti contohnya surat
lamaran kerja16
.
5. Penggunaan arsip
Setelah sebuah organisasi menciptakan arsip secara intern maupun
ekstern, maka arsip tersebut akan digunakan sesuai kebutuhan organiasasi
yang membuat arsip tersebut. Berkenaan dengan penggunaan atau
peminjaman arsip, pencipta arsip dapat menutup akses atas arsip dengan
alasan apabila arsip dibuka untuk umum dapat menghambat proses
penegakan hukum, mengganggu kepentingan perlindungan hak atas
16
Ida Nuraida, Manajemen Administrasi Perkantoran, (Yogyakarta: Kanisius, 2008), h.10.
15
kekayaan intelektual dan perlingungan persaingan usaha tidak sehat serta
membahayakan pertahanan dan kemanan negara17
.
6. Sistem Penyimpanan Arsip
Ada lima macam sistem penyimpanan arsip18
, yakni :
a. Penyimpanan secara alfabetis
Penyimpanan secara alfabetis berarti arsip disimpan menurut urutan
abjad nama orang atau organisasi yang tertera dalam surat.
b. Penyimpanan menurut pokok soal
Berarti arsip disimpan menurut pokok soal yang menjadi isi arsip,
yang kemudian diurutkan secara alfabetis.
c. Penyimpanan menurut wilayah geografis
Arsip disimpan menurut urutan abjad nama tempat atau wilayah
tertentu.
d. Penyimpanan menurut nomor
Arsip disimpan menurut urutan nomor dari yang terkecil hingga
yang terbesar.
e. Penyimpanan secara kronologis.
Arsip disimpan menurut urutan tanggal yang tercantum dalam surat.
Cara penyimpanan semacam ini biasanya diterapkan untuk menata
arsip yang berhubungan dengan catatan sejarah atau surat
perjanjian. Untuk mempermudah pencarian kembali, laci filing
cabinet diberi nama bulan, didalam tiap laci ditaruh guide tahun dan
17
Ida Nuraida, Manajemen Administrasi Perkantoran, (Yogyakarta: Kanisius, 2008), h.11. 18
Suparjati dkk, Tata Usaha Dan Kearsipan, (Yogyakarta: Penerbit Kanisius, 1999), h.13-14.
16
dibelakang tiap guide disimpan folder-folder menurut urutan
tanggal.
7. Perlengkapan Kearsipan
Untuk penyelenggaraan kearsipan, biasanya diperlukan perlengkapan
berikut19
:
a. Map
Map mempunyai macam macam bentuk dan ukuran. Map dibedakan
menjadi 4 macam yaitu map biasa (stopmap), map tali, map jepitan,
map tebal.
b. Folder
Merupakan lipatan karton untuk menyimpan arsip
c. Guide
Lembaran yang berfungsi sebagai pembatas folder .
d. Filing cabinet
Yaitu tempat khusus menyimpan folder kadang kadang dilengkapi
dengan rel penggantung folder sehingga sangat memudahkan
penyimpanan dan pengembalian arsip.
e. Kotak berkas
Kotak tempat menyimpan kartu indeks, kartu peminjaman arsip dan
lain sebagainya.
8. Pemeliharaan dan Perlindungan Arsip
a. Pemeliharaan arsip
19
Ig. Wursanto, Kearsipan (Jilid 1), (Yogyakarta: Penerbit Kanisius, 1991), h.25-27.
17
Usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah
dan mengambil langkah langkah serta tindakan tindakan yang
bertujuan untuk menyelamatkan arsip arsip berikut informasinya.
Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan usaha usaha sebagai
berikut20
:
1. Pengaturan ruangan
a) Ruang penyimpanan arsip jangan terlalu lembab. Untuk
mengatur kelembaban udara dan temperatur udara dapat
dipasang AC yang dihidupkan selama 24 jam secara terus
menerus.
b) Ruangan harus terang dan sebaiknya mempergunakan
penerangan alami yaitu sinar matahari. Sinar matahari dapat
membantu membasmi musuh musuh kertas arsip dan
memberi penerangan kepada ruangan.
c) Ruangan harus diberi ventilasi secukupnya. Ventilasi dapat
membantu mengatur suhu udara dalam ruangan, sehingga
ruangan tidak terlalu lembab.
d) Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan api.
e) Ruangan harus terhindar dari serangan air (banjr). Untuk
mencegah kemungkinan itu terjadi maka sebaiknya buatlah
saluran air yang tidak melalui atau melewati tempat
penyimpanan arsip dan apabila terjadi kebocoran atap harus
segera diperbaiki.
20
Ig.Wursanto, Kearsipan (Jilid 1), (Yogyakarta: Penerbit Kanisius, 1991), h.30-32.
18
f) Ruang penyimpanan arsip terpisah dari ruangan yang lain
untuk keamanan arsip itu sendiri.
g) Ruang penyimpanan arsip terletak jauh dari tempat industri.
Sebab polusi udara sebagai hasil pembakaran minyak sangat
berbahaya bagi kertas arsip. Untuk mengatasi hal itu maka
ruang penyimpanan arsip harus dilengkapi dengan filter
udara.
b. Perlindungan Arsip
Dengan memahami faktor faktor pemusnah/perusak arsip akan
dapat ditetapkan metode perlindungan arsip yang dilakukan dengan
cara duplikasi dan dispersal (pemencaran) serta penggunaan
peralatan khsusus21
.
1. Duplikasi dan dispersal
Duplikasi dan dispersal (pemencaran) adalah metode
perlindungan arsip dengan cara menciptakan duplikat atau
salinan copy arsip dan menyimpan arsip hasil duplikasi tersebut
di tempat lain. Hal hal yang harus dipehatikan dalam duplikasi
adalah memilih dengan cermat bentuk bentuk duplikasi yang
diperlukan (copy kertas, microfilm, mikrofisch, rekaman
magnetik, electronic records) dan pemilihan media tergantung
fasilitas peralatan yang tersedia/biaya yang mampu disediakan.
Metode duplikasi dan dispersal dilaksanakan dengan asumsi
bahwa bencana yang sama tidak akan menimpa dua tempat atau
21
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005 Tentang Pedoman
Perlindungan, Pengamanan Dan Penyelamatan Dokumen Atau Arsip Vital Negara.
19
lebih yang berbeda. Untuk menjamin efektifitas metode ini maka
jarak antar lokasi penyimpanan arsip yang satu dengan yang
lainnya perlu diperhitungkan dan diperkirakan jarak yang aman
dari bencana. Metode duplikasi dan dispersal dapat dilakukan
dengan cara alih media dalam bentuk CD ROM. CD ROM
tersebut kemudian dibuat back up, dokumen/arsip asli digunakan
untuk kegiatan kerja sehari hari sementara CD ROM dapat
disimpan pada tempat penyimpanan arsip yang dirancang
khusus.
2. Dengan peralatan khusus
Perlindungan bagi arsip dari musibah atau bencana dapat
dilakukan dengan menggunakan peralatan khusus seperti almari
besi, filing cabinet tahan api, ruang bawah tanah. Pemilihan
peralatan untuk menyimpan arsip tergantung pada jenis, media
dan ukuran arsip. Namun demikian secara umum peralatan
tersebut memiliki karakteristik tidak mudah terbakar, kedap air
dan bebas medan magnet untuk jenis arsip berbasis
magnetik/elektronik.
c. Pengamanan informasi arsip
Pengamanan informasi arsip dilakukan dengan cara22
:
1. Memberikan kartu identifikasi individu pengguna arsip untuk
menajamin bahwa arsip hanya digunakan oleh orang yang
berhak.
22
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005 Tentang Pedoman
Perlindungan, Pengamanan Dan Penyelamatan Dokumen Atau Arsip Vital Negara.
20
2. Menyusun prosedur tetap secara rinci dan detail.
3. Menjamin bahwa arsip hanya dapat digunakan oleh individu
yang berhak dan penggunaan hak itu terkontrol dengan baik.
d. Pencegahan kerusakan arsip dari bencana
Salah satu tanggung jawab manajer arsip adalah menjaga arsip
terhadap kerusakan dan mengantisipasi arsip dari ancaman
bencana. Untuk itu manajer harus membuat rencana yang
menjelaskan tindakan pencegahan atau meminimalkan potensi
bencana yang akan terjadi. Rencana pencegahan bencana yang
menimpa arsip meliputi berbagai prosedur guna mencegah
kerusakan arsip dan memperbaiki arsip yang rusak akibat
bencana23
. Adapun potensi bencana yang dapat merusak arsip
adalah :
1. Pencegahan kebakaran
Perlindungan terhadap api dilakukan dengan cara menyimpan
arsip dalam brankas, lemari, laci dan kotak. Dalam rangka
memanfaatkan ruangan maka banyak instansi menggunakan
penyimpanan rak terbuka, arsip disimpan dalam folder atau
pada berbagai kardus karton. Peyimpanan semacam ini rentan
terhadap percikan api, baik dari korek api lampu neon maupun
panas yang timbul dari bola lampu. Guna mengurangi resiko
kebakaran maka berbagai cara digunakan seperti24
:
23
Sulistyo Basuki, Pengantar Kearsipan, (Jakarta: Universitas Terbuka, 1996), h.173. 24
Sulistyo Basuki, Pengantar Kearsipan, (Jakarta: Universitas Terbuka, 1996), h.180.
21
a). Menggunakan alat yang digerakkan secara hastawi (manual)
bukan dengan mesin
b). Membatasi ruang simpan arsip paling sedikit 30 cm dari
sumber cahaya terdekat
c). Memasang pendeteksi asap pada tiap ruangan dalam tempat
penyimpanan arsip
d). Alat pemadam api harus diapsang ditempat yang mudah
terjangkau
2. Pencegahan air dan gempa bumi
Air sama merusaknya dengan api karenanya pencegahan terhadap
banjir sama pentingnya dengan pencegahan terhadap bahaya
kebakaran. Air tidak saja berupa banjir melainkan juga dalam
bentuk bocoran dari atap atau pipa salura air. Bila gedung depo
arsip berada di kawasan yang bebas gempa maka tindakan
pencegahan terhadap gempa bumi dapat diatasi dengan mudah dan
tidak membutuhkan peralatan yang banyak dan rumit sedangkan
untuk terhindar dari musibah banjir beberapa depo penyimpanan
arsip menaikkan tinggi tempat penyimpanan arsip sampai 25 cm
dan bisa digunakan cara lain yaitu dengan penyediaan pompa isap
air25
.
25
Sulistyo Basuki, Pengantar Kearsipan, (Jakarta: Universitas Terbuka, 1996), h.181.
22
9. Hambatan Dalam Pengelolaan Arsip
Kendala dalam pengelolaan arsip yang pada umumnya dihadapi setiap
kantor, antara lain26
:
a. Kurangnya pengertian terhadap arsip. Dengan belum atau kurang
dipahaminya pengertian terhadap pentingnya arsip, mengakibatkan
fungsi arsip sebagai pusat ingatan organisasi tidak tercapai.
b. Kualifikasi persyaratan tenaga kerja arsiparis tidak dipenuhi. Hal ini
terbukti dengan adanya penempatan pegawai yang diserahi tugas
tanggung jawab mengelola arsip tidak didasarkan pada persyaratan
yang diperlukan.
c. Bertambahnya volume arsip secara terus menerus mengakibatkan
tempat dan peralatan yang tersedia tidak dapat menampung arsip
lagi.
d. Belum dimilikinya tata kerja kearsipan yang diberlakukan secara
baku di suatu kantor/organisasi.
e. Belum dipikirkannya mengenai rencana untuk mengadakan
penyusutan arsip di unit personal maupun di kantor.
f. Adanya arsip yang diterima dan dikirim oleh suatu unit, lepas dari
pengawasan (karena unit pengawsan yang telah ditentukan tidak
dapat berfungsi sebagaimana mestinya). Hal tersebut disebabkan
pejabat dan pelaksana tidak mempedulikan fungsi unit pengawas
tersebut.
26
Sedarmayanti, Tata Kearsipan: Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern (Edisi Revisi),
(Bandung: Cv Mandar Maju, 2003), h.47-48.
23
10. Jadwal retensi arsip
Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi keterangan jenis
arsip, jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai gunanya,
tindakan setelah jatuh waktu penyimpanan. Jadwal ini diperlukan
sebagai pedoman penyusutan arsip, karena tidak semua arsip disimpan
permanen27
. Tujuan jadwal retensi arsip adalah melancarkan kegiatan
penyusutan arsip yang mengacu ke arah efisiensi pengelolaan kearsipan
berkaitan dengan pertimbangan keterbatasan sarana, prasarana, tenaga
dan biaya28
.
11. Program penyusutan arsip
Arsip tercipta berbarengan dengan adanya kegiatan dalam rangka
pelaksanaan fungsi organisasi, sehingga setiap saat arsip akan
meningkat jumlahnya. Peningkatan jumlah arsip akan menimbulkan
berbagai problema jika tidak adanya kebijakan pengurangan arsip.
Problema yang dihadapi bukan saja menyangkut ruangan
penyimpanan, tetapi juga menimbulkan pemborosan berbagai bidang,
ini berarti efisiensi dan penghematan tidak tercapai. Tujuan penyusutan
arsip yaitu29
:
a. Mendapatkan penghematan dan efisiensi..
b. Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang
masih diperlukan dan bernilai tinggi.
c. Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi.
27
Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003), h.309. 28
Irra Chrisyanti Dewi, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Prestasi Pustakarya, 2011), h.30. 29Boedi Martono, Penyusutan Dan Pengamanan Arsip Vital Dalam Manajemen Kearsipan, (Jakarta
: Pustaka Sinar Harapan, 1994), h.39-40.
24
12. Pengelolaan arsip dinamis
Pengelolaan arsip dilakukan terhadap arsip dinamis dan arsip statis.
Pengelolaan arsip dinamis meliputi arsip vital, arsip aktif dan arsip
inaktif. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian secara
efektif, efisien dan sistematis meliputi penciptaan penggunaan,
pemeliharaan serta penyusutan. Tujuan dari pengelolaan arsip dinamis
adalah untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan
kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kerja dan alat bukti yang sah30
.
B. Rekam Medis
1. Definisi Rekam Medis
Rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen
tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan
pelayanan kesehatan. Secara sederhana dapat dikatakan bahwa rekam
medis adalah kumpulan keterangan tentang identitas, hasil anamnesis,
pemeriksaan dan catatan segala kegiatan para pelayan kesehatan atas
pasien dari waktu ke waktu31
. Rekam medis adalah berkas yang
berisikan catatan dan dokumen tentang pasien yang berisi identitas,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan medis lain pada sarana pelayanan
kesehatan rawat jalan, rawat inap baik dikelola pemerintah ataupun
swasta32
. Rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen
30
Emi Jumiyati, “Pengelolaan Arsip Di Pusat Teknologi Bahan Bakar Nuklir”, Jurnal Batan, Vol.2
No.2 (April 2009), h.58. 31
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/MENKES/PER/III/2008, Tentang
Rekam Medis, Bab 1 Pasal 1. 32
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 749a/Menkes/Per/XII/1989 Tentang Rekam Medis, Bab 1 Pasal
1.
25
tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan
pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien33
. Dari beberapa
definisi di atas penulis mengambil kesimpulan bahwa rekam medis
adalah berkas yang berisi catatan pengobatan pasien yang telah
diberikan oleh dokter atau tenaga medis lain pada tempat pelayanan
kesehatan.
2. Sejarah dan Perkembangan Rekam Medis
Dari sebuah penemuan para arkeolog di dinding gua batu di
Spanyol, didapat peninggalan purba berupa lukisan mengenai tata cara
praktek pengobatan, antara lain tentang amputasi jari tangan, yang
diduga telah berumur 25.000 tahun (pada zaman Paleoliticum)34
.
Aesculapius, Hippokrates, Galen dan lain lain telah membuat
catatan mengenai penyakit pada kasus kasus yang ditemuinya. Cina
yang terkenal dengan pengetahuan leluhurnya dari ribuan tahun yang
lalu tentang pemanfaatan tumbuh tumbuhan dan binatang untuk
kesehatan, juga mempunyai catatan yang baik direkam di daun lotar
atau kertas kulit kayu dan lain lain35
. Avicenna (Ibnu Sina) yang hidup
pada tahun 980-1037 M banyak menulis buku buku yang berkaitan
dengan pengalamannya mengobati pasien.
Di London, atas anjuran William Harvey Rumah Sakit
St.Batholomous pada abad pertengahan telah melaksanakan rekam
medis pada penderita yang dirawat. Pada tahun 1913 dokter
33
Sjamsuhidajat dkk, Manual Rekam Medis, (Jakarta: Konsil Kedokteran Indonesia, 2006), h.3. 34
Departemen Kesehatan, Pedoman Penyelenggaraan Dan Prosedur Rekam Medis Di Rumah Sakit,
(Jakarta: Departemen Kesehatan, 2006), h.12. 35
Departemen Kesehatan, Pedoman Penyelenggaraan Dan Prosedur Rekam Medis Di Rumah Sakit,
(Jakarta: Departemen Kesehatan, 2006), h.13.
26
Franklin.H.Martin (ahli bedah) selain menggunakan rekam medis
dalam pelayanan kedokteran/kesehatan kepada pasien juga
menggunakan rekam medis sebagai alat pendidikan calon calon ahli
bedah36
.
3. Perkembangan Rekam Medis Di Indonesia
Walaupun pelayanan rekam medis di Indonesia telah ada sejak
zaman penjajahan, namun perhatian untuk pembenahan yang lebih baik
dapat dikatakan mulai sejak diterbitkannya keputusan Men.Kes.RI No
031/Birhup/1972 yang menyatakan bahwa semua rumah sakit
diharuskan mengerjakan medical record, reporting dan hospital
statistic. Keputusan tersebut kemudian dilanjutkan dengan adanya
Keputusan Men.Kes.RI No. 034/Birhup/1972 tentang perencanaan dan
pemelihraan rumah sakit.
Pada bab 1 pasal 3 dinyatakan guna menunjang terselenggaranya
rencana induk, (master plan) yang baik, maka setiap rumah sakit
diwajibkan mempunyai dan merawat statistik yang mutahir, membina
rekam medis yang berdasarkan ketentuan yang telah ditetapkan.
Selanjutnya Keputusan Menteri Kesehatan RI
No.134/Menkes/SK/IV/78 tentang susunan organisasi dan tata kerja
rumah sakit menyebutkan sub bagian pencatatan medik mempunyai
tugas mengatur pelaksanaan kegiatan pencatatan medik37
.
36
Departemen Kesehatan, Pedoman Penyelenggaraan Dan Prosedur Rekam Medis Di Rumah Sakit,
(Jakarta: Departemen Kesehatan, 2006), h.14. 37
Departemen Kesehatan, Pedoman Penyelenggaraan Dan Prosedur Rekam Medis Di Rumah Sakit,
(Jakarta: Departemen Kesehatan, 2006), h.15.
27
Dalam undang undang kesehatan biarpun tidak ada bab yang
mengatur tentang rekam medis secara khusus, namun jelas secara
implisit undang undang ini membutuhkan adanya rekam medis yang
bermutu sebagai bukti pelaksanaan pelayanan kedokteran atau kesehatan
yang berkualitas.
4. Tujuan Rekam Medis
Tujuan dibuatkannya rekam medis adalah menunjang tercapainya
tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan
kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung pengelolaan rekam medis
yang baik dan benar, tidak akan tercipta tertib administrasi rumah sakit
sebagaimana yang diharapkan38
. Sedangkan tertib administrasi
merupakan salah satu faktor yang menentukan didalam upaya
meningkatkan pelayanan kesehatan di rumah sakit.
5. Isi Rekam Medis
Di rumah sakit didapat 2 jenis rekam medis39
, yaitu :
a. Rekam medis untuk pasien rawat jalan
Untuk pasien rawat jalan, termasuk pasien gawat darurat rekam
medis mempunyai informasi antara lain :
1). Identitas dan formulir perizinan (lembar hak kuasa)
2). Riwayat penyakit tentang :
a) Keluhan utama
b) Riwayat sekarang (riwayat penyakit yang diderita)
38
M.Taufik Harahap, Prosedur Rekam Medis, Artikel Diakses Pada Tangaal 1 Juni 2017 Dari
www.rekamkesehatan.com. 39
M.Jusuf Hanafiah&Amri Amir, Etika Kedokteran Dan Hukum Kesehatan, (Jakarta: Penerbit EGC,
1999), h.22.
28
c) Riwayat keluarga tentang penyakit yang mungkin diturunkan
d) Laporan pemeriksaan fisik, termasuk pemeriksaan
laboratorium, foto rontgen, scanning dan lain lain.
e) Diagnose atau diagnosis banding
f) Instruksi diagnostik dan terapeutik dengan tanda tangan
pejabat kesehatan yang berwenang
b. Rekam medis untuk pasien rawat inap
Untuk pasien rawat inap, memuat informasi yang sama dengan yang
terdapat dalam rawat jalan dengan tambahan :
1. Persetujuan tindakan medik.
2. Catatan konsultasi.
3. Catatan perawat dan tenaga kesehatan lainnya.
4. Catatan observasi klinik dan hasil pengobatan.
5. Resume akhir dan evaluasi pengobatan.
6. Kegunaan Rekam Medis
Bila ditelusuri lebih jauh, rekam medis mempunyai aspek hukum,
kedisplinan dan etika petugas kesehatan, kerahasiaan, keuangan, mutu
serta manajemen rumah sakit dan audit medik. Secara umum kegunaan
rekam medis adalah40
:
a. Sebagai alat komunikasi antara dokter dan tenaga kesehatan lainnya
yang ikut ambil bagian dalam memberi pelayanan, pengobatan dan
perawatan pasien.
40
M.Jusuf Hanafiah&Amri Amir, Etika Kedokteran Dan Hukum Kesehatan, (Jakarta: Penerbit EGC,
1999), h.23.
29
b. Merupakan dasar untuk perencanaan pengobatan/perawatan yang
harus diberikan kepada pasien.
c. Sebagai bukti tertulis atas segala pelayanan, perkembangan penyakit
dan pengobatan selama pasien berkunjung/dirawat di rumah sakit.
d. Sebagai dasar analisis, studi, evaluasi terhadap mutu pelayanan
yang diberikan kepada pasien.
e. Melindungi kepentingan hukum bagi pasien, rumah sakit maupun
dokter dan tenaga kesehatan lainnya.
f. Menyediakan data data khusus yang sangat berguna untuk
keperluan penelitian dan pendidikan.
g. Sebagai dasar didalam perhitungan biaya pembayaran pelayanan
medik pasien.
h. Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan serta sebagai
bahan pertanggung jawaban dan laporan.
7. Alur Penciptaan Arsip Rekam Medis
Alur penciptaan arsip rekam medis dari mulai pendaftaran hingga
penyimpanan rekam medis secara garis besar41
:
a. Pasien mendaftar di loket pendaftaran untuk mendapatkan kartu
berobat/kartu induk pasien (jika baru pertama kali berobat di
rumah sakit yang bersangkutan), untuk pasien yang sudah terbiasa
berobat di rumah sakit yang bersangkutan berarti hanya
menunjukkan kartu berobatnya/kartu induk pasiennya saja tanpa
harus di data terlebih dahulu seperti pasien baru.
41
Depkes RI, Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit RI. Revisi Ke 1, (Jakarta: Departemen
Kesehatan RI, 1997), h.18.
30
b. Pasien dengan membawa kartu berobat mendaftar ke tempat
penerimaan pasien.
c. Pertugas tempat penerimaan pasien mencatat pada buku register
yaitu nama pasien, nomor rekam medis, identitas, data sosial
pasien dan mencatat keluhan pada kartu poliklinik.
d. Pasien lama yang sudah memiliki kartu berobat/kartu induk pasien
harus memperlihatkan kartu berobatnya kepada petugas dan
petugas nanti mengambil berkas rekam medisnya.
e. Kartu berobat atau pun rekam medisnya dibawa ke poliklinik yang
dituju sesuai dengan keluhan pasien.
f. Petugas poli tertentu membuat laporan atau rekapitulasi harian
pasien rawat jalan.
g. Petugas rekam medis memeriksa kelengkapan pengisian rekam
medis dan untuk yang belum lengkap segera dilengkapi.
h. Petugas rekam medis membuat rekapitulasi setiap akhir bulan,
untuk membuat laporan dan statistik rumah sakit.
i. Berkas rekam medis pasien disimpan menurut nomor rekam
medisnya.
8. Bentuk Pelayanan Rekam Medis
Setidaknya ada 5 bentuk pelayanan rekam medis, yaitu42
:
a. Pelayanan rekam medis berbasis kertas
b. Pelayanan rekam medis manual dan registrasi komputerisasi
c. Pelayanan Manajemen Informasi Kesehatan Terbatas
42
Departemen Kesehatan RI, Standar Profesi Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan, (Jakarta:
Departemen Kesehatan RI, 2009), h.10.
31
d. Pelayanan Sistem Informasi Terpadu
e. Pelayanan Manajemen Informasi Kesehatan Elektronik (WAN)
9. Sistem Rekam Medis
a. Sistem penamaan pasien
Sebelum penetapan sistem penamaan yang dipakai, terlebih dahulu
kita harus memahami keperluan yang mendasar dari pada sistem
penamaan tersebut, sehingga perlu ditetapkan dengan sistem
tersendiri. Pada dasarnya sistem penamaan untuk memberikan
identitas kepada seorang pasien serta untuk membedakan antara
pasien satu dengan pasien lainnya, sehingga mempermudah proses
pemberian pelayanan kesehatan kepada pasien yang datang berobat
ke rumah sakit43
.
b. Sistem pemberian nomor pasien (patient numbering system)
Penyimpanan berkas rekam medis pada setiap pelayanan
kesehatan disimpan berdasarkan nomor pasien, yaitu nomor rekam
medis pasien pada saat masuk rumah sakit (admission patient
number). Penyimpanan secara alfabetis menurut nama nama
pasien lebih menyulitkan dan memungkinkan terjadinya kesalahan
dibandingkan dengan penyimpanan berdasar nomor pasien.
Jika kartu pasien hilang, nomor pasien masuk dapat diperoleh dari
data dasar pasien yang tersimpan didalam sistem. Dengan
mengetahui nama lengkap dan tanggal masuk pasien. Ada tiga
sistem pemberian nomor pasien pada saat pasien datang ke unit
43
Departemen Kesehatan, Pedoman Penyelenggaraan Dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit,
(Jakarta: Departemen Kesehatan, 2006), h.20.
32
pelayanan kesehatan (admission numbering system) yang
umumnya dipakai yaitu44
:
1). Pemberian nomor secara seri (serial numbering system)
Istilah yang biasa digunakan adalah “serial numbering system”.
Sistem ini dilakukan dengan cara memberikan nomor rekam
medis yang berbeda setiap pasien berkunjung ke rumah sakit
tersebut. Sehingga rekam medisnya pun disimpan di berbagai
tempat sesuai dengan nomornya.
2). Pemberian nomor secara unit (unit numbering system)
Didalam sistem pemberian nomor secara unit ini, pada saat
pasien datang pertama kali untuk berobat jalan maupun rawat
inap maka pasien tersebut akan mendapat satu nomor rekam
medis yang mana nomor tersebut dipakai selamanya untuk
kunjungan kunjungan selanjutnya baik untuk rawat jalan, rawat
inap maupun kunjungan ke unit unit penunjang medis dan
instalasi lain untuk mendapatkan pelayanan di suatu rumah
sakit. Dan berkas rekam medis pasien tersebut akan tersimpan
didalam satu berkas dengan satu nomor pasien.
3). Pemberian nomor secara seri unit (serial unit numbering
system)
Sistem ini merupakan gabungan dari kedua sistem diatas. Jadi,
pasien akan diberikan nomor rekam medis yang baru setiap
berkunjung ke rumah sakit. Namun, berkas rekam medisnya
44
Departemen Kesehatan, Pedoman Penyelenggaraan Dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit,
(Jakarta: Departemen Kesehatan, 2006), h.21.
33
akan disimpan dibawah rekam medis sebelumnya. Setiap
rekam medis yang diambil dan dipindahkan harus diberikan
catatan pada tempat sebelumnya dipindahkan kemana rekam
medis tersebut.
c. Sistem penyimpanan rekam medis
Ada dua cara penyimpanan berkas rekam medis45
:
1. Sentralisasi
Yaitu penyimpanan rekam medis dimana antara rekam medis
kunjungan poliklinik dan rekam medis ketika pasien dirawat
dibuat menjadi satu kesatuan dan disimpan di bagian rekam
medis. Kelebihan dari sistem sentralisasi :
a) Dapat mengurangi terjadinya duplikasi berkas rekam
medis.
b) Dapat menyamakan tata kerja, peraturan dan perlatan yang
digunakan.
c) Efisiensi kerja petugas.
d) Permintaan rekam medis dapat dilayani setiap saat.
Kekurangan dari sentralisasi :
a) Petugas menjadi lebih sibuk, karena harus melayani unit
rawat jalan dan rawat inap.
b) Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam.
45
Departemen Kesehatan, Pedoman Penyelengaraan Dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit,
(Jakarta: Departemen Kesehatan, 2006), h.22.
34
2. Desentralisasi
Dengan cara desentralisasi berkas rekam medis rawat jalan dan
rawat inap disimpan di tempat terpisah. Kelebihan dari
desentralisasi :
a) Efisiensi waktu dimana pasien mendapatkan pelayanan
yang lebih cepat.
b) Beban kerja petugas rekam medis lebih ringan.
c) Pengawasan terhadap arsip rekam medis jadi lebih baik.
karena ruang lingkup untuk setiap arsip rekam medis rawat
jalan/rawat inap jadi lebih sempit
Kekurangan desentralisasi :
a) Terjadi duplikasi rekam medis.
b) Biaya pengadaan rekam medis lebih banyak.
c) Isi rekam medis jadi berbeda.
d) Menghambat pelayanan jika rekam medis dibutuhkan unit
lain.
Sedangkan sistem penjajaran di rak dilakukan dengan sistem
numerik. Ada tiga sistem numerik dalam penyimpanan berkas
rekam medis46
, yaitu :
a) Sistem Nomor Langsung (Straight Numerical Filing System)
Yaitu penyimpanan berkas rekam medis pada secara berurutan
sesuai dengan nomor urut rekam medis tersebut. Misalnya
220910, 220911.
46
Gawandi, Rahasia Rekam Medis, (Jakarta: Fakultas Kedokteran UI, 2005), h.18-20.
35
b). Sistem angka akhir
Biasa disebut dengan terminal digit filing system. Disini
digunakan nomor nomor dengan 6 angka, yang dikelompokkan
menjadi 3 kelompok masing masing terdiri dari 2 angka.
Angka pertama adalah kelompok dua angka yang terletak
paling kanan, angka kedua adalah kelompok 2 angka yang
terletak di tengah dan angka ketiga adalah kelompok 2 angka
yang terletak paling kiri. Dalam penyimpanan sistem angka
akhir (terminal digit filing system) ada 100 kelompok angka
pertama (primary section) yaitu 00-100. Pada waktu
menyimpan petugas harus melihat angka angka pertama dan
membawa rekam medis tersebut ke daerah rak penyimpanan
untuk kelompok angka angka pertama yang bersangkutan.
Sehingga dalam setiap kelompok penyimpanan nomor nomor
pada angka kelompok ketigalah yang selalu berlainan.
Misalnya 46-52 02, 47-52-02, 98-05-26, 99-05-26.
c). Sistem angka tengah
Istilah yang dipakai adalah penyimpanan dengan sistem angka
tengah (middle digit filing system). Disini berkas rekam medis
disimpan berdasarkan pasangan angka angka sama dengan
sistem angka akhir, namun angka pertama, angka kedua dan
angka ketiga berbeda letaknya dengan sistem angka akhir.
Dalam hal ini angka yang terletak di tengah menjadi angka
pertama, pasangan angka paling kiri menjadi angka kedua
36
sedangkan angka paling kanan menjadi angka ketiga. Misalnya
12-17-55, 12-17-56
d. Temu kembali (retrieval) rekam medis
Permintaan rutin terhadap rekam medis yang datang dari
poliklinik dan dokter yang melakukan riset dilakukan setiap hari
pada waktu waktu yang telah ditentukan. Dokter atau perawat
yang ingin melihat rekam medis seorang pasien disarankan untuk
membuat surat izin maupun kartu peminjaman rekam medis.
Dokter dan perawat pun harus mengetahui nomor rekam medis
dan nama pasien mana yang ingin dipinjam untuk mendapatkan
informasi tentang si pasien tersebut. Ketentuan pokok yang harus
ditaati di ruang penyimpanan rekam medis yaitu47
:
1. Rekam medis tidak boleh keluar dari ruangan rekam medis,
tanpa tanda keluar/kartu permintaan.
2. Apabila rekam medis dipinjam, wajib dikembalikan dalam
keadaan baik dan tepat waktunya. Seharusnya setiap rekam
medis kembali lagi ke tempat penyimpanan pada setiap akhir
kerja pada hari yang bersamaan.
3. Rekam medis tidak di benarkan diambil dari rumah sakit,
kecuali atas perintah pengadilan.
4. Permintaan rutin terhadap rekam medis yang datang dari
poliklinik, dari dokter yang melakukan riset, harus diajukan
kebagian rekam medis setiap hari pada jam yang telah
47
Iqbal Taufik , “Tinjauan Peminjaman Dan Penyimpanan Rekam Medis Rawat Jalan Guna
Menunjang Efektifitas Kerja Di Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka”, Jurnal Apikes Bandung (Agustus
2016), h.15.
37
ditentukan. petugas harus menulis dengan benar dan jelas
nama pasien dan nomor rekam medisnya.
Ada dua cara yang dapat mendukung kegiatan temu balik
arsip48
, yaitu :
a) Petunjuk keluar (kartu pinjam/tracer)
Petunjuk keluar adalah suatu alat yang penting untuk
mengawasi penggunaan rekam medis. Dalam penggunaannya
“petunjuk keluar” ini diletakkan sebagai pengganti pada tempat
berkas rekam medis yang diambil (dikeluarkan) dari rak
penyimpanan. Kartu pinjam/petunjuk keluar tetap berada pad rak
file tersebut sampai berkas rekam medis yang diambil (dipinjam)
kembali ke tempat semula. Petunjuk keluar yang umum digunakan
berbentuk kartu yang dilengkapi dengan kantong tempel tempat
menyimpan surat pinjam.
b) Kode warna (sampul map)
Kode warna adalah untuk memberikan warna tertentu pada
sampul, untuk mencegah keliru dalam menyimpan dan
memudahkan mencari map yang salah dalam meletakkan. Garis-
garis warna dengan posisi yang berbeda pada pinggiran folder,
menciptakan bermacam-macam posisi warna yang berbeda-beda
untuk tiap nomor klasifikasi penyimpanan rekam medis.
48
Iqbal Taufik , “Tinjauan Peminjaman Dan Penyimpanan Rekam Medis Rawat Jalan Guna
Menunjang Efektifitas Kerja Di Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka”, Jurnal Apikes Bandung (Agustus
2016), h.16.
38
10. Lama penyimpanan rekam medis
Persoalan ini timbul bila ruang tempat penyimpanan rekam medis
terbatas. Rekam medis yang baru terus bertambah, sementara ruangan
tempat menyimpan rekam medis tidak dapat lagi memuat arsip arsip
rekam medis. Solusi yang diambil adalah dengan menyingkirkan
sebagian dari rekam medis yang sudah tidak terpakai lagi. Berpedoman
kepada PERMENKES nomor 269 tahun 2008 tentang rekam medis
dinyatakan bahwa:
a. Lama penyimpanan rekam medis sekurang kurangnya 5 tahun
terhitung tanggal terakhir pasien berobat.
b. Setelah batas waktu 5 tahun rekam medis dapat dimusnahkan.
c. Sebelum dimusnahkan maka arsip tersebut harus diambil informasi
utama, menyimpan rekam medis anak anak hingga batas usia
tertentu sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan menyimpan
rekam medis dengan kelainan jiwa sesuai dengan ketentuan yang
berlaku49
.
Di beberapa negara lain terdapat peraturan berbeda terkait retensi
rekam medis. Berdasarkan studi Dr.G.D.Mogli (India) dikatakan
bahwa sebaiknya rekam medis pasien berobat jalan disimpan sekitar
3-5 tahun dan pasien rawat inap sekurang kurangnya 10 tahun.
American Medical Record Association dan American Hospital
Association memberikan pendapat bahwa ketika rekam medis
49
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/MENKES/PER/III/2008, Tentang
Rekam Medis. Bab 4 pasal 8 ayat 1&2.
39
dalam penyelidikan kasus hukum rekam medis ditahan 10 tahun
setelah perkara terakhir selesai50
.
11. Retensi dan pemusnahan rekam medis
Retensi atau penyusutan dokumen rekam medis yaitu suatu kegiatan
memusnahkan antara dokumen rekam medis yang masih aktif dan yang
inaktif. Tujuannya adalah mengurangi beban penyimpanan dokumen
rekam medis dan menyiapkan kegiatan penilaian nilai guna rekam
medis untuk diabadikan atau dimusnahkan. Setelah dilakukan penilaian
terhadap nilai guna rekam medis dari arsip rekam medis inaktif, pihak
rumah sakit kemudian menyimpan secara permanen arsip rekam medis
sesuai dengan niali gunanya. Adapun arsip rekam medis yang disimpan
permanen seperti formulir masuk dan keluar, resume penyakit, lembar
operasi, identifikasi bayi lahir, lembar persetujuan tindakan medis
(informed consent). Rangkaian kegiatan pemusnahan arsip rekam medis
meliputi51
:
a. Membuat daftar nilai guna rekam medis dengan mengelompokkan
arsip rekam medis berdasarkan penyakit dan kepentingan khusus
sesuai dengan kasusnya dan kebijakan rumah sakit.
b. Membuat berita acara pemusnahan rekam medis yang
ditandatangani ketua dan sekretaris pelaksana pemusnahan arsip
rekam medis dan diketahui direktur rumah sakit.
50
Muhammad Jusuf Hanafiah & Amri Amir. Etika Kedokteran Dan Hukum Kesehatan, (Jakarta:
Penerbit EGC, 1999) h.20. 51
Lita Purnama Sari&Atik Pujihastuti, “Tinjauan Pelaksanaan Retensi Dokumen Rekam Medis
Rawat Jalan Di Puskesmas Kartasura”, Jurnal Rekam Medis, Vol.1 No.1 (Maret 2012), h.96.
40
c. Melaksanakan pemusnahan dengan cara dibakar, dihancurkan
dengan alat tertentu. Bila pemusnahan dilaksanakan oleh pihak
ketiga harus disaksikan oleh pihak rumah sakit.
d. Untuk rekam medis yang sudah rusak/sudah tidak terbaca dapat
langsung dimusnahkan.
12. Kerahasiaan rekam medis
Secara umum dapat disadari bahwa informasi yang terdapat dalam
rekam medis sifatnya rahasia. Pasien tentu mengharapkan apa yang
ditulis dokter yang sifatnya rahasia bagi dirinya tidak dibaca oleh
kalangan lain. Hal ini yang menyebabkan bila dokter merasa perlu
konsultasi dengan dokter lain, maka harus dapat persetujuan pasien
karena hal demikian dokter konsultan akan membaca segala rekaman
dan catatan dokter pertama52
.
13. Sanksi hukum
Dalam pasal 79 UU praktik kedokteran secara tegas mengatur
bahwa setiap dokter atau dokter gigi yang dengan sengaja tidak
membuat rekam medis dapat dipidana dengan pidana kurungan paling
lama (satu) 1 tahun atau denda paling banyak Rp. 50.000.000,- (lima
puluh juta rupiah). Selain tanggung jawab pidana, dokter dan dokter
gigi yang tidak membuat rekam medis juga dapat dikenakan sanksi
secara perdata, karena dokter dan dokter gigi tidak melakukan yang
52
Triana Ohoiwutun, Bunga Rampai Hukum Kedokteran, (Bandung: Penerbit Bayumedia, 2007),
h.19.
41
seharusnya dilakukan (ingkar janji/wanprestasi) dalam hubungan
dokter dengan pasien53
.
a. Sanksi disiplin dan etik
Dokter dan dokter gigi yang tidak membuat rekam medis selain
mendapat sanksi hukum juga dapat dikenakan sanksi disiplin dan
etik sesuai UU praktik kedokteran, peraturan KKI, kode etik
kedokteran Indonesia (KODEKI) dan kode etik kedokteran gigi
Indonesia (KODEKGI). Dalam peraturan konsil kedokteran
Indonesia nomor 16/KKI/PER/VIII/2006 tentang tata cara
penanganan kasus dugaan pelanggaran disiplin MKDKI dan
MKDKIP, ada tiga alternatif sanksi disiplin54
yaitu :
1) Pemberian peringatan tertulis.
2) Rekomendasi pencabutan surat tanda registrasi atau surat izin
praktik. Selain sanksi disiplin, dokter dan dokter gigi yang
tidak membuat rekam medis dapat dikenakan sanksi etik oleh
organisasi profesi yaitu majelis kehormatan etik kedokteran
(MKEK) dan majelis kehormatan etik kedokteran gigi
(MKEKG).
14. Rekam medis sebagai arsip
Rekam medis lebih dikenal di ranah kesehatan. Rekam medis
masuk dalam golongan arsip karena rekam medis adalah hasil rekaman
kegiatan pemberian layanan kesehatan dari tenaga medis baik di rumah
sakit atau sarana layanan kesehatan lainnya. Pengertian arsip menurut
53
Ulil Kholili, “Pengenalan Ilmu Rekam Medis Pada Masyarakat Serta Kewajiban Tenaga
Kesehatan Di Rumah Sakit”, Jurnal Kesehatan Komunitas, Vol.1, No.2 (Mei 2011), h.64. 54
Sjamsuhidajat,dkk, Manual Rekam Medis, (Jakarta: Konsil Kedokteran Indonesia, 2006), h.11.
42
UU No 43 tahun 2009 adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Walaupun tidak secara jelas disebutkan perihal bidang kesehatan
maupun sarana layanan kesehatan, namun kegiatan layanan kesehatan
menjadi tanggung jawab negara dalam menjamin hak hidup rakyatnya.
Rekam medis memiliki nilai guna seperti arsip yang umum diketahui,
yaitu nilai guna primer dan sekunder. Nilai guna primer antara lain:
Administrasi (prasyarat tertib administrasi sentra layanan kesehatan),
legalitas (bukti hukum), finansial (pengurusan pembiayaan layanan
kesehatan), edukasi (penelitian&pendidikan bidang kedokteran) dan
nilai guna sekundernya meliputi sejarah dan pendokumentasian.
C. Rumah Sakit
1. Pengertian Rumah Sakit
Menurut UU Nomor 44 Tahun 2009 tentang rumah sakit, rumah sakit
adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan
kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan
rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Rumah Sakit diselenggarakan
berasaskan pancasila dan didasarkan kepada nilai kemanusiaan, etika
dan profesionalitas, manfaat, keadilan, persamaan hak dan anti
43
diskriminasi, pemerataan, perlindungan dan keselamatan pasien, serta
mempunyai fungsi sosial55
.
2. Tugas dan Fungsi Rumah Sakit
Tugas dan fungsi rumah sakit
Rumah Sakit mempunyai tugas memberikan pelayanan kesehatan
perorangan secara paripurna (pelayanan kesehatan yang
meliputi Promotif, Preventif, Kuratif, dan Rehabilitatif). Untuk
melaksanakan tugas-tugas tersebut, maka rumah sakit mempunyai fungsi
sebagai berikut :
a) Penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan pemulihan kesehatan
sesuai dengan standar pelayanan rumah sakit.
b) Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui
pelayanan kesehatan yang paripurna.
c) Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia
dalam rangka peningkatan kemampuan dalam pemberian pelayanan
kesehatan.
d) Penyelenggaraan penelitian dan pengembangan teknologi bidang
kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan dengan
memperhatikan etika ilmu pengetahuan bidang kesehatan.
D. Penelitian Terdahulu
1. Skripsi yang berjudul “Upaya Pencegahan Bahaya Kerusakan Dan
Pemeliharaan Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah Tarakan
Jakarta” yang ditulis oleh Nadya Hairani mahasiswa Program Studi
55
Indonesia, Undang Undang Nomor 44 tahun 2009 Tentang Rumah Sakit.
44
Ilmu Perpustakaan dan Infromasi Fakultas Ilmu Budaya Univeristas
Indonesia56
. Penelitian yang ditulis oleh saudari Nadya Hairani
dilakukan di Rumah Sakit Umum Daerah Tarakan Jakarta sedangkan
penulis melakukan penelitian di Rumah Sakit Aminah Tangerang.
Pembatasan penelitian yang dilakukan oleh saudari Nadya Hairani
berfokus kepada pemeliharaan arsip rekam medis supaya terhindar
dari kerusakan dan kehilangan, yang penulis lakukan menggunakan
pendekatan daur hidup arsip dinamis aktif berbasis kertas sebagai
pembatasan masalah penelitianya. Metode penelitian antara saudari
Nadya Hairani gunakan dengan yang penulis lakukan sama sama
menggunakan metode kualitatif dan menggunakan objek
penelitiannya yang sama yaitu menggunakan rekam medis.
2. Skripsi yang berjudul “Pengelolaan Arsip Pasien Bagian Rekam
Medis Di Rumah Sakit Panti Waluyo Surakarta” yang ditulis oleh
Andrian mahasiswa program studi manajemen administrasi Fakultas
Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta57
.
Penelitian yang saudara Andrian lakukan adalah di Rumah Sakit Panti
Waluyo Surakarta sedangkan penulis melaksanakan penelitian di
Rumah Sakit Aminah Tangerang. Untuk pembahasan penelitiannya
saudara Andrian menekankan tentang administrasi Rumah Sakit Panti
Waluyo Surakarta sedangkan penelitian ini penulis buat dengan
56
Nadya Hairani, “Upaya Pencegahan Bahaya Kerusakan Dan Pemeliharaan Rekam Medis Rumah
Sakit Umum Daerah Tarakan Jakarta”. (Skripsi Program Studi Ilmu Perpustakaan Dan Informasi, Universitas
Indonesia, 2012). 57
Andrian, “Pengelolaan Arsip Pasien Bagian Rekam Medis Di Rumah Sakit Panti Waluyo
Surakarta”, (Tugas Akhir Diploma III Program Studi Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial Dan
Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2012).
45
menitikberatkan kepada pengelolaan arsip dengan pendekatan daur
hidup arsip dinamis aktif berbasis kertas. Persamaan penelitian yang
penulis lakukan dengan saudara Andrian adalah sama sama
menggunakan metode kualitatif sebagai metode penelitiannya dan
rekam medis sebagai objek penelitiannya.
46
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis Dan Pendekatan Penelitian
Jenis penelitian ini menggunakan jenis penelitian deskriptif. Metode
penelitian deskriptif merupakan metode penelitian yang berusaha
mengungkap fakta suatu kejadian, proses, aktifitas dan manusia secara apa
adanya pada waktu sekarang atau jangka waktu yang masih memungkinkan
dalam ingatan responden58
. Penelitian deskriptif digunakan untuk
menjelaskan kegiatan pengelolaan rekam medis dari mulai rekam medis
tersebut diciptakan sampai akhirnya diretensi serta hambatan yang dihadapi
dalam kegiatan pengelolaan arsip rekam medis.
Sedangkan pendekatan yang digunakan adalah pendekatan kualitatif.
Pendekatan kualitatif ditujukan untuk mendapatkan pemahaman yang
mendasar melalui pengalaman first hand dari peneliti yang langsung
berproses dan melebur menjadi satu bagian yang tidak terpisahkan dengan
subjek dan latar yang akan diteliti berupa laporan yang sebenar benarnya,
apa adanya, serta catatan dari lapangan yang aktual. Karena merupakan first
hand, maka dalam penelitian kualitatif harus terjun langsung dan harus
mengenal subjek penelitian yang bersangkutan secara personal dan tanpa
perantara59
.
58
Andi Prastowo, Memahami Metode Metode Penelitian : Suatu Tinjauan Teoretis Dan Praktis, (Jogjakarta : Ar Ruz Media, 2011), h.35.
59Haris Herdiansyah, Metodologi Penelitian Kualitatif Untuk Ilmu Ilmu Sosial, (Jakarta : Salemba
Humanika, 2013), h.7.
47
B. Teknik Pengumpulan Data
Pengumpulan data merupakan langkah awal yang penting dalam
penelitian. Data yang terkumpul akan digunakan sebagai bahan analisis.
Oleh karena itu, pengumpulan data harus dilakukan dengan sistematis,
terarah dan sesuai dengan masalah penelitian. Teknik pengumpulan data
dilakukan untuk saling menunjang hasil pengumpulan data yang lain.
Dalam penelitian ini, teknik pengumpulan data yang digunakan antara
lain :
1. Data primer
Data primer adalah data yang diambil langsung tanpa perantara atau
langsung dari sumbernya. Adapun yang termasuk data primer :
a. Wawancara
Wawancara adalah suatu tanya jawab secara tatap muka yang
dilaksanakan oleh pewawancara dengan orang yang diwawancarai
untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan60
. Tanya jawab
dilakukan untuk mengambil informasi yang berkaitan dengan
penelitian ini.
b. Observasi
Untuk menemukan dan mengungkap fakta yang ada di lapangan
secara alamiah. Dalam penelitian ini peneliti menetapkan sejumlah
tujuan dan menempatkan dirinya sebagai bagian dari objek yang
ditelitinya61
. Obeservasi dilakukan guna mengamati kondisi yang
60
Satori dkk, Metodologi Penelitian Kualitatif, (Bandung: Alfabeta, 2009), h.17. 61
Sumadi Suryabrata, Metodologi Penelitian, (Jakarta: Raja Graffindo, 2008), h.22.
48
terjadi di tempat penelitian tentang kegiatan pengelolaan arsip
rekam medis.
2. Data sekunder
a. Dokumentasi
Segala sesuatu materi dalam bentuk tertulis yang dibuat oleh
manusia, dokumen yang dimaksud adalah segala catatan baik
berbentuk catatan dalam kertas maupun elektronik. Dokumen dapat
berupa artikel, media massa, catatan harian62
.
b. Buku
Buku adalah kumpulan kertas atau bahan lainnya yang dijilid
menjadi satu pada salah satu ujungnya dan berisi tulisan atau
gambar63
. Jenis buku yang penulis gunakan untuk penyusunan
skripsi ini yaitu jenis buku sumber (buku rujukan) yang dijadikan
sumber untuk kajian ilmu tertentu dan berisi suatu kajian yang
lengkap.
c. Jurnal
Jurnal adalah terbitan berkala yang berbentuk pamphlet berseri
berisi bahan yang sangat diminati orang saat diterbitkan64
. Ada
beberapa jenis jurnal tapi yang spesifik penulis gunakan yaitu jurnal
ilmiah, adapun jurnal ilmiah mengandung pengertian pamflet yang
berisi bahan ilmiah yang sangat diminati orang saat diterbitkan
dimana tempat penulis mempublikasikan artikel ilmiahnya.
62
Samiaji Sarosa, Penelitian Kualitatif : Dasar Dasar, (Jakarta: PT.Indeks, 2010), h.61. 63Zaenal Arifin, Dasar Dasar Penulisan Karya Ilmiah, (Jakarta: Gresindo, 2008), h.8. 64
Mulyadi Guntur, Menerbitkan Jurnal Ilmiah Bermutu, (Malang: UM Press, 2011), h.2.
49
C. Indikator Penilaian
Dalam penelitian ini, dasar hukum yang digunakan untuk penentuan
indikator penilaian adalah peraturan pemerintah Republik Indonesia nomor
28 tahun 2012 tentang pelaksanaan undang undang nomor 43 tahun 2009
tentang kearsipan yang penulis gunakan untuk membuat dimensi pada
indikator penilaian ini, permenkes RI nomor 269 tahun 2008 tentang rekam
medis, pedoman penyelenggaraan dan prosedur rekam medis di rumah sakit
tahun 2006 yang diterbitkan oleh departemen kesehatan, standar profesi
perekam medis dan informasi kesehatan tahun 2009 yang diterbitkan oleh
departemen kesehatan Republik Indonesia, peraturan kepala arsip nasional
Republik Indonesia nomor 6 tahun 2005 tentang pedoman perlindungan,
pengamanan dan penyelamatan dokumen penting atau arsip vital negara.
Indikator penilaian ini dibuat untuk lebih memperinci batasan penelitian
yang sudah ada dan untuk menilai pengelolaan rekam medis berjalan sesuai
dengan pertauran perundang undangan. Serta beberapa literatur yang didapat
dari buku seperti buku Sedarmayanti, Zulkfli Amsyah, Basir Barhos dan
Sulistyo Basuki yang berkaitan dengan kearsipan, sedangkan untuk sub
variabel yang disusun, penulis menyusunnya berdasarkan materi buku buku
rekam medis dalam hal ini penulis merujuk kepada buku yang ditulis oleh
Sunny Umul Firdaus, Gemala Hatta Dan M.Jusuf Hanafiah. Adapun
variabel yang digunakan sebagai indikator penilaian terdiri dari :
a. Daur hidup arsip yaitu penciptaan, penggunaan, pemeliharaan,
penyimpanan dan penyusutan.
b. Hambatan dalam pengelolaan arsip rekam medis.
50
Tabel 1
Indikator penilaian
No Dimensi Indikator
a. Daur hidup arsip
1 Penciptaan
1. Menciptakan arsip rekam medis secara
berurutan
2. Mengisi formulir rekam medis dengan
lengkap
2 Penggunaan 1. Mendistribusikan rekam medis untuk
keperluan medis
2. Akses untuk menggunakan rekam medis
3 Pemeliharaan 1. Langkah preventif melindungi arsip rekam
medis
4
Penyimpanan
1. Menggunakan sistem penyimpanan yang
sesuai dengan kegiatan organisasi
2. Menemukan kembali arsip rekam medis
dengan mudah
5 Penyusutan
1. Menentukan waktu retensi arsip rekam
medis.
b. Hambatan
1. Merekrut sumber daya manusia yang
memenuhi kriteria sebagai perekam medis
dan mampu memaksimalkan sumber daya
manusia yang tersedia untuk mengelola
rekam medis
2. Ruang penyimpanan rekam medis
D. Kriteria Informan
1. Kepala unit rekam medis, yaitu Sri Yeni, Amd. Alasan penulis memilih
Ibu Sri Yeni sebagai informan karena beliau yang bertanggung jawab
terhadap kelancaran kinerja unit rekam medis di Rumah Sakit Aminah
Tangerang.
2. Staf unit rekam medis, yaitu Sari Wahyuni, Amd RMIK. Alasan penulis
memilih Ibu Sari Wahyuni sebagai informan karena ibu sari salah satu
petugas yang telah lama bekerja di unit rekam medis Rumah Sakit
51
Aminah Tangerang sehingga paham akan kegiatan pengelolaan arsip
rekam medis.
E. Teknik Analisis Data
Analisis data merupakan kaidah penelitian yang wajib dilakukan oleh
semua peneliti, karena sebuah penelitian tanpa analisis hanya melahirkan
data mentah yang tidak mempunyai arti. Dengan analisis, data bisa diolah
dan disimpulkan. Analisis data merupakan upaya mencari dan menata data
secara sistematis untuk meningkatkan pemahaman peneliti tentang kasus
yang diteliti dan menyajikannya sebagai temuan untuk perkembangan ilmu
pengetahuan65
. Analisis data penelitian kualitatif dilakukan dengan
mengorganisasikan data dan menjabarkannya serta memilih mana data
penelitian yang berhasil diperoleh dan sesuai dengan tema penelitian.
Analisis data kualitatif adalah proses mencari serta menyusun secara
sistematis data yang diperoleh dari hasil wawancara, catatan lapangan dan
data lainnya sehingga mudah dipahami agar dapat diinformasikan kepada
orang lain66
. Tujuan utama analisis data dalam penelitian kualitatif ialah
mencari makna dibalik data, melalui pengakuan subyek pelakunya. Analisis
data dalam penelitian kualitatif dilakukan pada saat pengumpulan data dan
setelah selesai dari pengumpulan data67
. Langkah langkah dalam teknik
analisis data adalah :
65
Muhammad Idrus, Metode Penelitian Ilmu Sosial Pendekatan Kualitatif Dan Kuantitatif,
(Jakarta:Erlangga, 2009), h.151. 66
Patilima Hamid, Metode Penelitian Kualitatif, (Bandung:Alfabeta, 2005), h.30. 67
Beni Ahmad Saebani, Metode Penelitian, (Bandung: Pustaka Setia, 2008), h.70.
52
1. Reduksi data
Semakin lama peneliti ke lapangan, maka jumlah data akan
semakin banyak, kompleks dan rumit. Untuk itu perlu segera dilakukan
analisis data melalui proses reduksi data. Reduksi data berarti
merangkum, memilih hal hal yang pokok dan memfokuskan pada hal
hal yang penting. Dengan demikian tujuan dari reduksi data ini adalah
untuk menyederhanakan data dan memastikan data yang telah di reduksi
merupakan data yang sesuai dengan batasan masalah penelitian. Jadi
dalam kegiatan reduksi data dilakukan penggolongan data dan
memisahkan data yang tidak perlu. Kegiatan reduksi data ini dapat
dilakukan dengan cara seleksi data yang ketat, pembuatan ringkasan dan
menggolongkan data menjadi suatu informasi yang mudah dipahami68
.
2. Penyajian data
Penyajian data merupakan salah satu dari teknik analisis data
kualitatif. Penyajian data adalah kegiatan ketika sekumpulan informasi
disusun sehingga memberi kemungkinan akan adanya penarikan
kesimpulan. Bentuk penyajian data kualitatif berupa teks naratif,
matriks, grafik, dan bagan. Dengan adanya penyajian data maka akan
memudahkan untuk memahami apa yang terjadi. Pada tahap ini peneliti
berupaya mengklasifikasikan dan menyajikan data sesuai dengan pokok
permasalahan69
.
68
Deddy Mulyana, Metodologi Penelitian Kualitatif, (Bandung: PT.Remaja Rosdakarya, 2006),
h.40. 69
Saifuddin Azwar, Metode Penelitian, (Yogyakarta: Pustaka Pelajar, 2007), h.59.
53
3. Penarikan kesimpulan
Pada bagian penarikan kesimpulan peneliti mengutarakan
kesimpulan dari data data yang telah diperoleh. Kesimpulan dalam
penelitian kualitatif merupakan temuan baru yang sebelumnya belum
pernah ada. Kegiatan ini dimaksudkan untuk mencari makna dari data
yang dikumpulkan70
.
70
Emzir, Metodologi Penelitian Kualitatif, (Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada, 2010), h.63.
54
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Profil Rumah Sakit Aminah Tangerang
1. Sejarah
Rumah Sakit Aminah Tangerang adalah salah satu rumah sakit di
bawah naungan PT. Putra Aminah Prikasih yang merupakan sister
hospital dari Rumah Sakit Prikasih yang sudah lebih dulu beroperasi
sejak tahun 1987. Tahun 2006 melakukan pengembangan rumah sakit
ke arah Tangerang dengan akuisisi rumah sakit makna menjadi
Rumah Sakit Aminah Tangerang.
2. Visi Misi Rumah Sakit Aminah Tangerang
Visi dari Rumah Sakit Aminah Tangerang adalah menjadi rumah
sakit pilihan yang terpercaya di Tangerang dan sekitarnya, sedangkan
misi dari Rumah Sakit Aminah menyelenggrakan pelayanan
kesehatan kepada masyarakat sekitar dengan fasilitas nyaman,
lengkap dan berkualitas.
3. Visi Misi Unit Rekam Medis Rumah Sakit Aminah Tangerang
Visinya adalah menjadikan unit yang professional dan bermutu
dalam pengelolaan seluruh aktivitas rekam medis. Misinya adalah
sebagai pusat data medis, lengkap, akurat dan dapat
dipertanggungjawabkan guna memberikan kepuasan kepada pihak
yang terkait.
55
4. Fasilitas Rumah Sakit Aminah Tangerang
Instalasi gawat darurat 24 jam, poliklinik, dokter spesialis,
laboratorium 24 jam, radiologi 24 jam, medical check up, ambulance,
kamar bersalin dan operasi 24 jam, fisiotheraphy.
5. Mitra Kerjasama Asuransi dan Perusahaan
Carrefour Indonesia, asuransi Allianz, asuransi mega life, asuransi
ABDA, asuransi sinar mas, equity financial solution, easco medical,
yankes BDN, asuransi reliance, gessa assistance, asuransi takaful,
BNI life, lippo general insurance, asuransi jiwa tugu mandiri, astri
budi luhur, medico prima, dinkes tangerang, PLN kantor pusat.
6. Struktur Organisasi Unit Rekam Medis di Rumah Sakit Aminah
Tangerang
Tabel 2 Struktur organisasi unit rekam medis di Rumah Sakit Aminah Tangerang
Kepala Pelayanan BPJS
dan Rekam Medis
(dr.Chairunnisa)
Kepala Unit Rekam
Medis
Sri Yeni, Amd
Pencatatan Dan
Pengolahan Data
Pencatatan
Pasien Admin Status
Siti
rohimah
Sari
wahyuni Agus
56
7. Sarana fisik unit rekam medis
Sarana fisik di ruang penyimpanan rekam medis aktif
Tabel 3
Sarana fisik di ruang penyimpanan rekam medis aktif
No Jenis barang Jumlah
1 Kursi 5 pcs
2 Komputer 1 unit
3 Roll o’pack 3 pcs
4 Rak biasa 4 pcs
5 Meja 4 pcs
6 Ac 2 unit
7 Alat alat kebersihan 5 pcs
Tabel 4
Fasilitas di ruang retensi arsip rekam medis di rumah sakit aminah tangerang
No Jenis barang Jumlah
1 Kursi 3 pcs
2 Meja 3 pcs
3 Rak biasa 7 pcs
4 Komputer 2 unit
8. Letak geografis
Rumah Sakit Aminah Tangerang terletak di Jl. HOS Cokroaminoto, No
4, Larangan, Kreo selatan, Tangerang.
B. Hasil Penelitian dan pembahasan
Berdasarkan tujuan penelitian, penulis akan memaparkan hasil penelitian
yang didapat melalui proses wawancara. Adapun hasil penelitian yang
diperoleh, sebagai berikut :
1. Daur hidup arsip
a. Tahap penciptaan
57
Tahap ini merupakan awal dari proses kehidupan arsip yang
bentuknya berupa formulir. Tahap penciptaan ini merupakan bagian
awal sebuah dokumen akan dikelola oleh organisasi yang
menanunginya. Arsip diciptakan untuk mendukung kegiatan bisnis
dan disimpan sebagai bukti dari kegiatan bisnis tersebut. Ada dua
cara untuk menciptakan arsip, untuk rekam medis sendiri cara
penciptaan rekam medis dengan mengisi formulir ringkasan klinik
yang diisi berdasarkan data sosial pasien. Berikut adalah hasil
wawancara yang dijelaskan tentang proses penciptaan arsip rekam
medis.
Untuk penciptaan arsip rekam medis sendiri didapat dari data
identitas sosial yang berasal dari ktp, setelah data sosial lengkap di
formulir ringkasan klinik lalu setelah itu datanya dimasukkan ke
database yang ada di komputer, nanti nomor rekam medis akan
muncul secara otomatis setelah data pasien sudah diinput jika
pasien telah selesai berobat maka rekam medis kembali ke ruang
penyimpanan71
.
Dari jawaban wawancara yang diutarakan oleh kepala unit rekam
medis Rumah Sakit Aminah Tangerang, nomor rekam medis pasien
muncul setelah identitas pasien dimasukkan ke database komputer
yang dimana komputer tersebut sudah ada software sistem informasi
rumah sakit. Jawaban tersebut juga ditegaskan oleh staf unit rekam
medis Rumah Sakit Aminah Tangerang
Mengisi sesuai identitas secara lengkap di formulir ringkasan klinik
lalu setelah itu datanya kita masukkan ke database di komputer,
nomor rekam medis didapat dari software rekam medis yang
digunakan di rumah sakit aminah72
71Hasil wawancara dengan Sri Yeni, AMd. Kepala Unit Rekam Medis Rumah Sakit Aminah
Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017. 72
Hasil wawancara dengan Sari Wahyuni, AMd RMIK, Staf Unit Rekam Medis Rumah Sakit
Aminah Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017.
58
Dari hasil wawancara, alur penciptaan arsip rekam medis itu sendiri
dimulai dari pasien datang untuk mendaftar berobat lalu mengisi
formulir ringkasan klinik yang berisi data sosial pasien berupa
nama, tempat tanggal lahir dan lain lain setelah selesai melakukan
pengisian lalu data sosial pasien dimasukkan ke database komputer
dan nanti pasien akan mendapat nomor rekam medisnya. Hasil
pengamatan yang dilakukan penulis di tempat pendaftaran pasien
diketahui bahwa pasien yang ingin berobat di Rumah Sakit Aminah
Tangerang melakukan pengisian data sosial pasien yang ada di
formulir ringkasan klinik dan setalah selesai mengisi formulir
ringkasan klinik petugas pendaftaran memberikannya kepada unit
rekam medis untuk diinput ke database komputer yang dimana
komputer tersebut sudah memiliki sistem informasi rumah sakit.
Nanti secara otomatis rekam medisnya akan muncul dan nomor
rekam medis tersebut dapat digunakan kembali jika ingin berobat.
Jawaban yang diberikan oleh informan, tentang informasi identitas
pasien yang ada di rekam medis sesuai dengan bab 2 pasal 3 ayat 1
yang permenkes nomor 269 tahun 2008 tentang jenis dan isi rekam
medis.
Rumah sakit merupakan pusat pelayanan yang menyelenggarakan
pelayanan medik dasar dan medik spesialistik, pelayanan penunjang
medis, pelayanan perawatan baik rawat jalan, rawat inap maupun
pelayanan instalasi gawat darurat. Rekam medis dihasilkan dari
59
suatu upaya pelayanan kesehatan, isi rekam medis secara umum
dikelompokkan atas empat bagian yaitu rekam medis pasien rawat
jalan, rawat inap, rekam medis pasien gawat darurat dan rekam
medis dalam keadaan bencana. Terkait akan hal itu dijelaskan dalam
hasil wawancara berikut.
Rekam medis di rumah sakit aminah terdiri dari dua jenis yaitu
rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap. Rekam medisnya
masih berbentuk kertas73
.
Ada beberapa rumah sakit yang sudah menggunakan rekam medis
elektronik, tapi untuk di Rumah Sakit Aminah Tangerang sendiri
masih menggunakan rekam medis berbentuk kertas. Dua informan
yang sudah penulis wawancarai memberikan jawaban sama.
Disini ada dua rekam medis dan untuk bentuk fisiknya masih
kertas74
.
Rekam medis terdiri dari catatan pasien yang dilakukan dalam
pelayanan kesehatan. catatan tersebut sangat penting dalam
pelayanan bagi pasien karena dengan data yang lengkap dapat
memberikan informasi dalam menentukan keputusan tindakan
medis. Secara umum isi rekam medis ada dua, yang pertama berisi
catatan yang merupakan uraian tentang identitas pasien,
pemeriksaan pasien, diagnosis, pengobatan serta tindakan dan
pelayanan yang dilakukan oleh dokter maupun tenaga kesehatan lain
sesuai dengan komptensinya. Kedua, dokumen yang merupakan
kelengkapan dari catatan tersebut seperti foto rontgen, hasil
73
Hasil wawancara dengan Sri Yeni, AMd. Kepala Unit Rekam Medis Rumah Sakit Aminah
Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017. 74
Hasil wawancara dengan Sari Wahyuni, AMd RMIK, Staf Unit Rekam Medis Rumah Sakit
Aminah Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017.
60
laboratorium dan keterangan medis yang lain75
. Jawaban dari kedua
informan selaras dengan permenkes nomor 269 tahun 2008 bab 2
pasal 2 butir 1 tentang jenis dan isi rekam medis yang menyebutkan
bahwa rekam medis harus dibuat secara tertulis.
Rekam medis rumah sakit merupakan komponen penting dalam
pelaksanaan kegiatan manajemen rumah sakit. Rekam medis rumah
sakit harus mampu menyajikan informasi lengkap tentang proses
pelayanan medis di rumah sakit. Oleh sebab itu penulis berkeinginan
menanyakan tentang isian formulir rekam medis yang ada di Rumah
Sakit Aminah Tangerang seperti jawaban wawancara berikut.
Iya, terdapat perbedaan. Kalau untuk rawat jalan cuma ada lembar
klinik yang diisikan oleh dokter, kalau untuk rawat inap lebih
banyak tergantung dari informasi apa saja dari pasien yang ingin
diketahui oleh dokternya semisal ada catatan laboratorium atau
terapi yang sudah dijalani dan tindakan medis yang sudah diterima
oleh pasiennya76
.
Dari jawaban yang diberikan oleh kepala unit rekam medis Rumah
Sakit Aminah Tangerang diketahui bahwa isian formulir rekam
medis rawat inap lebih banyak dan lebih rinci dari rekam medis
rawat jalan dikarenakan ketika pasien sudah harus melakukan rawat
inap berarti tenaga medis butuh tau lebih banyak tentang penyakit
pasien rawat inap supaya bisa memberikan pelayanan medis secara
optimal. Hal senada juga diutarakan oleh staf unit rekam medis
Rumah Sakit Aminah Tangerang seperti jawaban wawancara
berikut.
75
Sabarguna, Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit, (Yogyakarta: Konsorsium Rumah Sakit
Islam, 2004), h.20. 76
Hasil wawancara dengan Sri Yeni, AMd, Kepala Unit Rekam Medis Rumah Sakit Aminah
Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017.
61
Kalau rawat jalan tidak selengkap rawat inap, di rekam medis
rawat inap ada informed consent77
.
Secara umum, rawat jalan dan rawat inap adalah bagian dari
pelayanan medis di rumah sakit. Dalam perjalanannya pasien rawat
inap lebih banyak membutuhkan tindakan medis dan tenaga medis
butuh lebih banyak informasi yang harus diambil tentang penyakit
pasien. Maka dari itu terdapat perbedaan tentang keterangan yang
ada di lembar rekam medis. Pada lembar rekam medis rawat jalan
pencatatan diperlukan hanya sebatas catatan atau dokumen tentang
identitas pasien, pemeriksaan fisik, diagnosis dan pelayanan lain
yang telah diberikan kepada pasien. Sedangkan dalam rawat inap
memuat tentang catatan yang lebih banyak seperti observasi klinis,
hasil pengobatan, hasil pemeriksaan laboratorium dan persetujuan
tindakan medis jika pasien harus dioperasi atau tindakan medis yang
lebih serius78
. Penjelasan dari kedua informan tersebut sesuai
dengan permenkes nomor 269 tahun 2008 bab 2 pasal 3 butir 1 dan
2 tentang jenis dan isi rekam medis.
Pengisian atau pencatatan rekam medis ada kemungkinan terjadi
tidak lengkap atau tidak sesuai disebabkan kesibukan seorang dokter
dan perawat sehingga dapat terjadi kesalahan ketika mengisi lembar
formulir rekam medis dan terjadi kemungkinan tulisan dokter tidak
terbaca. Dalam hal ini ketika terjadi kesalahan saat melakukan
pencatatan pada rekam medis, catatan tidak boleh dihilangkan atau
77
Hasil wawancara dengan Sari Wahyuni, AMd RMIK, Staf Unit Rekam Medis Rumah Sakit
Aminah Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017. 78
Azwar Azrul, Pengantar Administrasi Rumah Sakit, (Jakarta: Bina Aksara Rupa, 1996), h.16.
62
dihapus dengan cara apapun. Hal ini juga yang penulis tanyakan
dalam jawaban wawancara berikut.
Untuk saat ini belum ada dokter atau perawat yang salah atau tidak
lengkap dalam mengisi formulir rekam medis79
.
Sampai sejauh ini kepala unit rekam medis tidak menemukan
adanya dokter dan perawat yang melakukan kesalahan dalam
pengisian lembar rekam medis. Staf unit rekam medis juga
memberikan jawaban yang sama seperti dibawah ini.
Sejauh ini tidak, selalu benar80
.
Di bidang kedokteran dan kedokteran gigi, rekam medis merupakan
salah satu bukti tertulis tentang proses pelayanan yang diberikan
oleh dokter dan dokter gigi. Masalah yang sering timbul dalam
pengisian rekam medis adalah dalam proses pengisiannya tidak
lengkap atau penulisan dokter yang kurang spesifik mengenai
diagnose penyakit pasien. Keadaan ini akan mengakibatkan dampak
bagi intern dan ekstern rumah sakit, karena hasil pengolahan data
menjadi dasar pembuatan laporan intern dan ekstern rumah sakit81
.
Maka jawaban dari proses wawancara dengan informan sesuai
dengan permenkes nomor 269 tahun 2008 bab 2 pasal 2 butir 1
bahwa rekam medis harus dibuat secara tertulis, lengkap dan jelas.
79
Hasil wawancara dengan Sri Yeni, AMd, Kepala Unit Rekam Medis Rumah Sakit Aminah
Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017. 80
Hasil wawancara dengan Sari Wahyuni, AMd RMIK, Staf Unit Rekam Medis Rumah Sakit
Aminah Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017. 81
Sharon Gondo, Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan, (Bandung: Fakultas Kedokteran
Universitas Padjajaran, 2007), h.30.
63
Pembuatan desain formulir rekam medis harus melibatkan unsur
utama yang terlibat dalam pelayanan kepada pasien. Unsur utama
tersebut terdiri dari dokter, perawat dan praktisi rekam medis. Unsur
utama tersebut harus dapat mengidentifikasi kebutuhan data maupun
memastikan cara pemenuhan kebutuhan datanya dengan tepat.
Berhubungan dengan hal tersebut, penulis menanyakan tentang
pembuatan formulir rekam medis seperti jawaban wawancara
berikut.
Kalau di rumah sakit aminah yang lebih sering memberikan
masukan tentang isian lembar rekam medis adalah perawat dan
tenaga terapis82
.
Staf unit rekam medis Rumah Sakit Aminah Tangerang memberikan
pernyataan bahwa perawat ruangan dan tenaga terapis yang meminta
supaya isian di formulir rekam medis dibuat lebih banyak, apabila
isian formulir rekam medis terinici dengan baik maka keluhan
penyakit pasien menjadi lebih detail, hal ini bertujuan supaya pasien
dapat diberikan pelayanan medis secara maksimal. Kepala unit
rekam medis juga menyatakan hal serupa.
Perawat ruangan yang biasanya minta untuk ditambahkan isian
isian di formulir rekam medis dan perawat juga dilibatkan dalam
pembuatan desain formulir rekam medis83
.
Formulir rekam medis adalah lembaran kertas yang sudah tercetak
yang digunakan untuk mencatat identitas pasien, hasil pemeriksaan
dan pelayanan selama di rumah sakit. Pembuatan desain formulir
82
Hasil wawancara dengan Sari Wahyuni, AMd RMIK, Staf Unit Rekam Medis Rumah Sakit
Aminah Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017. 83
Hasil wawancara dengan Sri Yeni, AMd, Kepala Unit Rekam Medis Rumah Sakit Aminah
Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017.
64
rekam medis melibatkan setiap unsur utama yang terlibat dalam
pelayanan kepada pasien, unsur utama tersebut minimal terdiri dari
dokter, perawat dan praktisi rekam medis. Semua unsur utama
tersebut dibentuk dalam wadah yang dinamakan panitia rekam
medis84
. Keterlibatan tenaga medis di Rumah Sakit Aminah
Tangerang dalam pembuatan desain formulir rekam medis sesuai
dengan pedoman penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit
tahun 2006 bab 3 tentang organisasi rekam medis yang dibuat oleh
kementrian kesehatan Republik Indonesia.
b. Tahap penggunaan
Setelah arsip rekam medis sudah melalui proses penciptaan
tentunya arsip rekam medis akan digunakan, seperti diketahui
bersama bahwa rekam medis tidak boleh diketahui informasinya oleh
sembarang orang bahkan pasien yang mendapatkan perawatan itu
sendiri. Seperti dinyatakan hasil wawancara berikut ini.
Sampai saat ini belum ada pasien yang ingin melihat rekam
medisnya, yang disampaikan oleh pihak rumah sakit hanya informasi
informasi yang tertulis di rekam medis85
.
Menurut kepala unit rekam medis Rumah Sakit Aminah Tangerang,
belum ada pasien yang ingin melihat rekam medisnya tapi hanya
informasi yang ada di rekam medis yang disampaikan. Itu juga yang
dinyatakan oleh staf unit rekam medis Rumah Sakit Aminah
Tangerang.
84
Endah Puspitasari&Dwi Nurjayanti, “Perancangan Desain Formulir Rekam Medis Rawat Jalan
Poliklinik Umum Di Puskesmas Kauman Kabupaten Ponorogo”, Jurnal Csd Forum, Vol.2 No.2 (Juni 2017),
h.156. 85Hasil wawancara dengan Sri Yeni, AMd, Kepala Unit Rekam Medis Rumah Sakit Aminah
Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017.
65
Sejauh ini tidak, karna rekam medis itu sendiri sifatnya rahasia86
.
Hak atas rahasia rekam medis adalah hak pasien untuk meminta agar
rahasia yang diceritakan kepada dokter tidak diungkap lebih lanjut,
namun pasien juga bisa mengizinkan dokter untuk mengungkapkan
kepada pihak yang berkepentingan. Informasi yang terkandung pada
rekam medis menjadi milik pasien lalu bentuk fisik rekam medis
merupakan milik rumah sakit87
. Jawaban dari proses wawancara
tersebut menghasilkan jawaban yang sesuai dengan permenkes
nomor 269 tahun 2008 bab 4 pasal 10 butir 1 tentang penyimpanan,
pemusnahan dan kerahasiaan rekam medis yang berisi informasi
tentang identitas, diagnosis, riwayat penyakit dan riwayat
pemeriksaan dan riwayat pengobatan pasien harus dijaga
kerahasiaannya oleh dokter, dokter gigi, tenaga kesehatan tertentu,
petugas pengelola dan pimpinan sarana pelayanan kesehatan.
Karena rekam medis akan digunakan oleh tenaga medis sebagai
acuan pengobatan kepada pasien tentunya rekam medis tersebut akan
keluar dari rak penyimpanan untuk dipinjam oleh dokter atau pun
tenaga medis lain di rumah sakit yang bersangkutan. Supaya tidak
hilang atau dimanfaatkan orang yang tidak bertanggung jawab, unit
rekam medis Rumah Sakit Aminah Tangerang mencatatnya di buku
ekspedisi dan meletakkan tracer di rak penyimpanan jika ada dokter
atau perawat yang ingin menggunakan rekam medis. Buku ekspedisi
86Hasil wawancara dengan Sari Wahyuni, AMd RMIK, Staf Unit Rekam Medis Rumah Sakit
Aminah Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017. 87
Tuti Susilowati&Haryo Nugorho, “Tingkat Pengetahuan Tentang Kerahasiaan Dokumen Rekam
Medis Pada Perawat Di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Gamping tahun 2017”, Jurnal Permata
Indonesia, Vol.8 No. 2 (November 2017), h.93.
66
yang dimaksud isinya tentang nomor rekam medis yang sedang
dipinjam, tanggal dipinjamnya rekam medis dan jam berapa rekam
medis tersebut dipinjam, setelah rekam medis selesai digunakan akan
diberi checklist di buku ekspedisi tersebut bahwa rekam medis yang
dipinjam telah dikembalikan. Tracer berguna sebagai petunjuk
rekam medis sedang digunakan. Hal tersebut dijelaskan dalam
jawaban wawancara berikut
Itu harus dicatat karna kita ada catatan status keluar, tanggal, hari
dan jam berapa serta nama yang meminjam, setelah arsip kembali
pun dicatat di buku ekspedisi. Biasanya juga digunakan tracer
sebagai penanda jika rekam medis tersebut sedang digunakan88
.
Pencatatan bertujuan untuk mengetahui rekam medis dalam
peminjaman dan penggunaan tracer sebagai petunjuk di rak
penyimpanan jika rekam medis sedang dipinjam, hal yang sama juga
dijelaskan staf unit rekam medis seperti berikut ini
Mencatat, nantinya ada catatan ekpedisi, setiap rekam medis yang
keluar pasti dicatat tujuannya untuk mencegah rekam medis hilang
serta tracer sebagai penanda di rak kalau rekam medis sedang
keluar dari rak penyimpanan89
.
Tracer adalah kartu yang digunakan untuk menggantikan posisi
rekam medis yang keluar dari rak90
. Berdasarkan hasil observasi
yang telah penulis lakukan bahwasannya apabila rekam medis akan
digunakan maka perekam medis akan mencatatnya di buku
ekspedisi, buku ekspedisi tersebut berisi catatan tentang tanggal,
waktu peminjaman, nomor rekam medis serta siapa yang
88Hasil wawancara dengan Sri Yeni, AMd, Kepala Unit Rekam Medis Rumah Sakit Aminah
Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017. 89Hasil wawancara dengan Sari Wahyuni, AMd RMIK, Staf Unit Rekam Medis Rumah Sakit
Aminah Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017. 90
Muninjaya, Manajemen Kesehatan, (Jakarta: Penerbit Egc, 2004), h.15.
67
meminjamnya. Hal itu dilakukan untuk menjaga rekam medis yang
bersifat rahasia dan tidak boleh digunakan dan diketahui informasi
yang terkandung didalam rekam medisnya kepada yang bukan
semesetinya. Jawaban dari informan dari hasil wawancara tersebut
selaras dengan permenkes nomor 269 tahun 2008 bab 4 pasal 10
butir 3 yang berisi tentang permintaan rekam medis untuk
kepentingan kesehatan pasien harus dilakukan secara tertulis kepada
pimpinan sarana pelayana kesehatan.
Rumah sakit merupakan pelayanan kesehatan yang mutlak
dibutuhkan oleh segenap lapisan masyarakat dalam upaya
peningkatan derajat kesehatan baik individu maupun masyarakat
secara keseluruhan. Rekam medis merupakan salah satu bagian
penting dalam pelaksanaan pemberian pelayanan kesehatan kepada
pasien. Rekam medis berisi tentang informasi semua tindakan medis
terhadap pasien baik pasien rawat jalan, rawat inap dan gawat
darurat. Ada beberapa pasien yang telah melakukan rawat inap
namun masih harus melakukan pengobatan rawat jalan. Maka dari itu
penulis menanyakan penggunaan rekam medis mantan pasien rawat
inap yang masih harus melakukan rawat jalan.
Untuk lembar rekam medisnya menggunakan rekam medis rawat
jalan, hanya nanti lembar rekam medisnya dijadikan satu antara
rawat inap yang sudah dijalani dengan rawat jalan menjadi satu
folder91
.
91
Hasil wawancara dengan Sri Yeni, AMd, Kepala Unit Rekam Medis Rumah Sakit Aminah
Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017.
68
Penggunaan rekam medis mantan pasien rawat inap yang masih
harus melakukan rawat jalan untuk penyembuhannya maka rekam
medis rawat inap dijadikan satu map dengan rekam medis rawat
jalannya. Jawaban yang sama juga diberikan oleh staf unit rekam
medis Rumah Sakit Aminah Tangerang.
Tetap menggunakan yang lama, hanya nanti kita batasi saja didalam
map antara rekam medis yang rawat jalan dengan rawat inap dan
disediakan pembatas juga berapa kali pasien melakukan rawat
jalan92
.
Formulir rekam medis yang sudah diisi oleh tenaga medis baik itu
formulir rekam medis rawat jalan dan rawat inap sebaiknya diberi
pembatas didalam map sehingga memudahkan tenaga medis untuk
melihat riwayat penyakit pasien apabila butuh tindakan medis lebih
lanjut atau nantinya pasien menjalani rawat jalan setelah rawat
inap93
. Berdasarkan wawancara dengan informan didapati bahwa
Rumah Sakit Aminah Tangerang menyatukan rekam medis antara
bekas pasien rawat inap dan masih harus menjalani rawat jalan untuk
penyembuhannya menjadi satu map.
Rumah sakit bertanggung jawab atas mutu pelayanan medik di
rumah sakit yang diberikan kepada pasien. Tapi pada kenyataannya
tidak semua rumah sakit dapat memberikan pelayanan mediknya
secara optimal kepada pasien terlebih lagi apabila pasien memiliki
penyakit yang memang harus diberikan pelayanan medis secara
khusus semisal dipindahkan ke rumah sakit kanker atau rumah sakit
92
Hasil wawancara dengan Sari Wahyuni, AMd RMIK, Staf Unit Rekam Medis Rumah Sakit
Aminah Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017. 93
Savitri Citra Budi, “Penerapan Konsep Integrasi Berkas Rekam Medis Di Rumah Sakit Umum
Daerah Wates Yogyakarta”, Indonesia Journal Community Engagement, Vol.1 No.2 (Maret 2016), h.68.
69
mata. Untuk itu penulis tertarik untuk menanyakan tentang
bagaimana rekam medis pasien yang di rujuk ke rumah sakit lain.
Tidak, karena faktor kerahasiaan rekam medis itu sendiri, hanya
nanti kita kasih catatan riwayat penyakitnya saja itu pun cuma copy
an nya saja94
.
Faktor kerahasiaan rekam medis menjadi pertimbangan utama tidak
diberikannya lembar rekam medis asli kepada rumah sakit yang
dituju. Jawaban yang sama juga diutarakan oleh kepala unit rekam
medis Rumah Sakit Aminah Tangerang.
Tidak diberikan kepada rumah sakit yang dituju jika pasien dirujuk
ke rumah sakit lain yang diberikan ringkasan medis dari pasien yang
bersangkutan95
.
Pasien yang dirujuk adalah pasien yang perlu penanganan lebih
lanjut. Tujuan pemberian rujukan ini adalah untuk memberikan
pelayanan medis yang lebih baik96
. Informasi yang terdapat dalam
ringkasan pulang atau resume medis merupakan ringkasan dari
seluruh masa perawatan dan pengobatan pasien97
. Jawaban yang
diberikan oleh informan sejalan dengan permenkes nomor 269 tahun
2008 bab 4 pasal 10 butir 1 yang menjelaskan tentang informasi
riwayat pengobatan pasien harus dijaga kerahasiaannya oleh dokter,
tenaga kesehatan tertentu dan pimpinan sarana pelayanan kesehatan.
Kegunaan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib
adminsitrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan rumah sakit.
94
Hasil wawancara dengan Sari Wahyuni, AMd RMIK, Staf Unit Rekam Medis Rumah Sakit
Aminah Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017. 95
Hasil wawancara dengan Sri Yeni, AMd, Kepala Unit Rekam Medis Rumah Sakit Aminah
Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017. 96
Bustami, Penjaminan Mutu Pelayanan Kesehatan Dan Aksespabilitasnya, (Jakarta: Erlangga,
2011), h.23. 97
Kusnanto, Profesi Dan Praktik Keperawatan Professional, (Jakarta: Penerbit Egc, 2003), h.17.
70
Selain itu ada beberapa kegunaan rekam medis yang lain seperti
aspek medis, aspek hukum, aspek keuangan, aspek penelitian, aspek
pendidikan dan aspek dokumentasi. Dari kegunaan rekam medis
tersebut penulis menanyakan tentang kegunaan rekam medis di
Rumah Sakit Aminah Tangerang.
Selain digunakan untuk kegiatan pelayanan kesehatan, rekam medis
disini untuk pembuatan statistik penyakit, yang nantinya statistik
penyakit itu dibuatkan laporan ke dinas kesehatan kota tangerang98
.
Kegunaan rekam medis di Rumah Sakit Aminah Tangerang lebih
banyak digunakan sebagai pemberian pelayanan kesehatan,
pembuatan statistik penyakit, dan keuangan. Begitu juga jawaban
dari staf rekam medis Rumah Sakit Aminah Tangerang.
Sejauh ini dimanfaatkan untuk pelayanan kesehatan dan pembuatan
statistik penyakit99
.
Rekam medis merupakan salah satu sumber informasi dan
komunikasi antara tenaga medis dengan pasien. Kegunaan rekam
medis sendiri bermacam macam seperti kegunaan untuk administrasi,
dijadikan pembuktian hukum di pengadilan, rincian biaya pelayanan
kesehatan, untuk kepentingan penelitian dalam bidang kedokteran
dan juga dapat dimanfaatkan sebagai bahan pengajaran mahasiswa
kedokteran100
. Penjabaran yang diberikan informan sama dengan
permenkes nomor 269 tahun 2008 bab 5 pasal 13 butir 1 yang berisi
tentang pemanfaatan rekam medis sebagai pemeliharaan dan
98
Hasil wawancara dengan Sri Yeni, AMd, Kepala Unit Rekam Medis Rumah Sakit Aminah
Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017. 99
Hasil wawancara dengan Sari Wahyuni, AMd RMIK, Staf Unit Rekam Medis Rumah Sakit
Aminah Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017. 100
Tika Sekarsari Sunaryo&Sri Sugiarsi, “Kajian Pemanfaatan Informasi Pada Dokumen Rekam
Medis Pasien Meninggal Dunia Di Rumah Sakit Umum Daerah Karanganyar”, Jurnal Manajemen Informasi
Kesehatan Indonesia, Vol.2 No.1 (Maret 2014), h.95.
71
pengobatan pasien, alat bukti dalam proses penegakan hukum,
keperluan pendidikan dan penelitian, dasar biaya pelayanan
kesehatan dan data statistik kesehatan.
Faktor kerahasiaan dari rekam medis menjadi acuan untuk penulis
menanyakan tentang siapa saja yang berhak untuk menggunakan
rekam medis. Dibawah ini adalah penjelasan dari informan.
Petugas yang memberikan layanan medis kepada pasien semisal
petugas fisioterapi101
.
Selain juga dokter dan perawat, para terapis juga masih diberikan
wewenang menggunakan rekam medis untuk keperluan medis jika
memang pasien harus mendapat pengobatan tambahan seperti
pengobatan dengan fisioterapi dan radiologi. Pun jawaban yang
diberikan staf unit rekam medis seperti berikut ini.
Yang boleh mengakses selain dokter dan perawat adalah bagian
radiologi102
.
Pengguna atau pemakai rekam medis adalah pihak yang
memasukkan, megoreksi, menganalisis atau memperoleh informasi
baik secara langsung atau melalui perantara103
. Jawaban yang
diutarakan oleh informan sesuai dengan permenkes nomor 269 tahun
2008 bab 3 pasal 5 ayat 4 tentang tata cara penyelenggaraan rekam
medis berisi setiap pencatatan ke dalam rekam medis harus dibubuhi
nama, waktu dan tanda tangan dokter, dokter gigi atau tenaga
101
Hasil wawancara dengan Sri Yeni, AMd, Kepala Unit Rekam Medis Rumah Sakit Aminah
Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017. 102
Hasil wawancara dengan Sari Wahyuni, AMd RMIK, Staf Unit Rekam Medis Rumah Sakit
Aminah Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017. 103
Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik, Pedoman Penyelenggaraan Dan Prosedur Rekam
Medis Rumah Sakit Di Indonesia Revisi II, (Jakarta: Departemen Kesehatan 2006), h.60.
72
kesehatan tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan secara
langsung.
Rekam medis bukan hanya berisi tentang catatan penyakit pasien
saja, tetapi ada beberapa manfaat lain dari sebuah dokumen rekam
medis seperti salah satunya yaitu untuk dasar pembayaran biaya
pelayanan kesehatan dan untuk pasien yang telah menggunakan
asuransi maka rekam medis dapat digunakan sebagai klaim biaya
kepada perusahaan asuransi yang bersangkutan. Hal tersebut telah
penulis tanyakan seperti jawaban wawancara berikut.
Kalau untuk klaim asuransi, pihak asuransi yang sudah bekerja
sama dengan rumah sakit aminah akan memberikan formulir klaim
asuransi dari perusahaan asuransi yang sudah kerja sama dengan
rumah sakit aminah, nanti perawat yang menuliskan di formulir
klaim asuransi tersebut apa saja pengobatan yang sudah diberikan
oleh rumah sakit aminah kepada pasien dan nanti keluarga pasien
yang akan mengurus masalah pembiayaannya ke pihak asuransi104
.
Dari jawaban wawancara dengan kepala unit rekam medis Rumah
Sakit Aminah Tangerang didapati informasi bahwa lembaga asuransi
yang sudah menjalin kerja sama dengan Rumah Sakit Aminah
Tangerang telah memberikan formulir klaim asuransi kepada Rumah
Sakit Aminah Tangerang. Staf unit rekam medis juga memberikan
informasi yang sama.
Kalau untuk klaim asuransi pasien dari pihak asuransi yang sudah
kerja sama dengan rumah sakit aminah sudah memberikan formulir
klaim asuransinya ke kita terus nanti keluarga pasien yang
mengurus untuk klaim asuransi dan informasi tentang biaya
pengobatannya didapat dari rekam medis itu105
.
104
Hasil wawancara dengan Sri Yeni, AMd, Kepala Unit Rekam Medis Rumah Sakit Aminah
Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017. 105
Hasil wawancara dengan Sari Wahyuni, AMd RMIK, Staf Unit Rekam Medis Rumah Sakit
Aminah Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017.
73
Pengguna rekam medis sendiri terbagi menjadi dua yaitu pengguna
primer dan pengguna sekunder. Pihak dari pengguna sekunder ini
adalah pihak pengganti biaya perawatan semisal badan asuransi.
Jawaban wawancara yang diberikan oleh informan berhubungan
dengan pedoman penyelenggaraan dan prosedur rekam medis di
rumah sakit oleh kementerian kesehatan tahun 2006 halaman 14
tentang kegunaan rekam medis.
c. Tahap penyimpanan
Supaya kegiatan pengelolaan arsip berjalan dengan baik, untuk itu
arsip perlu disimpan. Ada berbagai cara pengklasifikasian arsip dan
setiap organisasi punya caranya tersendiri untuk menyimpan
arsipnya. Begitu pun juga dalam menyimpan arsip rekam medis di
sebuah rumah sakit. Demi memudahkan dalam menyusun arsip
rekam medis, maka diperlukan sistem penyimpanan atau sistem
klasifikasi yang digunakan. Dan penulis juga menanyakan tentang
pengklasifikasian rekam medis di rak penyimpanan Rumah Sakit
Aminah Tangerang seperti hasil wawancara berikut.
Tidak ada, tidak ada klasifikasi tertentu untuk melakukan
penyimpanan rekam medis. Kita disini menggunakan terminal digit
filing system untuk menyamakan dan memudahkan106
.
Sistem klasifikasi untuk menyimpan arsip rekam medis di ruang
penyimpanannya menggunakan terminal digit filing system.
Terminal digit filing system adalah salah satu sistem klasifikasi
untuk di rak penyimpanan rekam medis dengan menggunakan angka
106Hasil wawancara dengan Sari Wahyuni, AMd RMIK, Staf Unit Rekam Medis Rumah Sakit
Aminah Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017.
74
akhir. Dua digit angka akhir dalam nomor rekam medis digunakan
sebagai digit utama dalam penyimpanannya selanjutnya diikuti oleh
dua digit awal dan dua digit angka yang di tengah. Jawaban tersebut
juga dinyatakan oleh kepala unit rekam medis di Rumah Sakit
Aminah Tangerang.
Kita menggunakan stiker warna yang digunakan dari angka 0-9
yang dilihat dari dua digit angka belakangnya. Tidak ada buku
pedomannya untuk klasifikasi yang digunakan107
.
Sebagai tambahannya digunakanlah stiker warna untuk membantu
mengenali nomor nomor klasifikasinya. Stiker warna yang
digunakan di Rumah Sakit Aminah Tangerang adalah warna merah
untuk angka 0, warna hitam untuk angka 1, warna kuning untuk
angka 2, warna hijau untuk nomor 3, warna biru muda untuk angka
4, warna pink untuk angka 5, warna ungu untuk angka 6, warna
hijau untuk angka 7, warna biru tua untuk angka 8 dan orange untuk
angka 9. Jawaban dari informan sejalan dengan pedoman
penyelenggaraan dan prosedur rekam medis rumah sakit di
Indonesia tahun 2006 halaman 83 tentang sistem penjajaran rekam
medis.
Jika arsip rekam medis belum masuk waktu retensi, arsip rekam
medis tersebut masih sering digunakan untuk keperluan medis.
Dalam hal ini untuk memudahkan petugas unit rekam medis dalam
mencari kembali arsip rekam medis apabila ingin digunakan maka
unit rekam medis menentukan cara dalam menemukan kembali arsip
107Hasil wawancara dengan Sri Yeni, AMd, Kepala Unit Rekam Medis Rumah Sakit Aminah
Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017.
75
rekam medis. Seperti jawaban yang diutarakan pada wawancara
berikut.
Stiker warna dan menurut dua digit nomer belakang108
.
Cara yang digunakan menemukan kembali arsip rekam medis yang
dipakai unit rekam medis Rumah Sakit Aminah Tangerang adalah
dengan menggunakan stiker warna dan dilihat dari dua digit nomer
belakang (terminal digit filing system), penjelasan yang hampir sama
juga diberikan oleh staf unit rekam medis.
Penggunaan nomor dan diliat dari warna stiker. Stiker itu untuk
penanda angka109
.
Fungsi dari kode warna ini adalah untuk memberikan warna tertentu
pada sampul untuk mencegah keliru dalam menyimpan dan
memudahkan mencari map yang salah simpan110
.
Kegiatan penyimpanan rekam medis bertujuan untuk melindungi
dari kerusakan fisik dan isinya itu sendiri. Rekam medis harus
dilindungi dan dirawat karena merupakan benda yang sangat
berharga bagi rumah sakit, ada dua cara untuk menyimpan rekam
medis , bisa dengan cara sentralisasi atau desentralisasi. Penulis
telah melakukan proses wawancara untuk menanyakan cara
penyimpanan apa yang digunakan oleh Rumah Sakit Aminah
Tangerang untuk menyimpan rekam medisnya.
Untuk di rumah sakit aminah menggunakan penyimpanan
sentralisasi111
.
108Hasil wawancara dengan Sri Yeni, AMd, Kepala Unit Rekam Medis Rumah Sakit Aminah
Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017. 109Hasil wawancara dengan Sari Wahyuni, AMd RMIK, Staf Unit Rekam Medis Rumah Sakit
Aminah Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017. 110
Ery Rustiyanto, Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan,
(Yogyakarta: Graha Ilmu, 2011), h.10.
76
Sistem penyimpanan sentralisasi menjadikan rekam medis rawat
jalan dan rawat inap menjadi satu ruangan dengan tujuan
menghindari duplikasi rekam medis dan efisiensi kerja petugas
rekam medis. Jawaban serupa juga diutarakan oleh staf unit rekam
medis Rumah Sakit Aminah Tangerang.
Menyimpan rekam medisnya secara sentralisasi112
.
Penyimpanan rekam medis bertujuan untuk mempermudah dan
mempercepat ditemukan kembali rekam medis yang disimpan dalam
rak penyimpanan. Ketersediaan rekam medis secara cepat dan tepat
pada saat dibutuhkan akan sangat membantu pelayanan kesehatan
kepada pasien113
. Jawaban dari proses wawancara menunjukkan
bahwa Rumah Sakit Aminah Tangerang menyimpan rekam
medisnya secara sentralisasi. Hasil observasi yang penulis lakukan
di Rumah Sakit Aminah Tangerang untuk memudahkan pencarian
kembali rekam medis apabila ingin digunakan maka Rumah Sakit
Aminah Tangerang menyimpan rekam medisnya secara sentraliasi.
Sedangkan penyusunan rekam medis di ruang penyimpanan rekam
medis menggunakan terminal digit filing system dan didukung
dengan stiker warna warni di map rekam medis.
111
Hasil wawancara dengan Sri Yeni, AMd, Kepala Unit Rekam Medis Rumah Sakit Aminah
Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017. 112
Hasil wawancara dengan Sari Wahyuni, AMd RMIK, Staf Unit Rekam Medis Rumah Sakit
Aminah Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017. 113
Wasiadi Hikmatullah Farhatani&Ratna Dwi Wulandari, “Faktor Determinan Lamanya
Penyediaan Rekam Medis Rawat Jalan RSUD.MOH.SOEWANDHI SURABAYA,”, Jurnal Administrasi
Kesehatan Indonesia, Vol.2 No.4 (Desember 2014), h.50.
77
d. Tahap pemeliharaan
Musibah bencana alam seperti gempa bumi, tsunami, banjir atau
musibah yang diakibatkan oleh kelalaian manusia seperti kebakaran
bukan hanya menelan korban jiwa dan harta tetapi juga memberikan
dampak yang sangat besar terhadap keseluruhan aspek kehidupan
manusia. Salah satu dampak diantaranya adalah musnah serta
rusaknya arsip atau dokumen penting yang merupakan aset bagi
organisasi. Pemeliharaan terhadap arsip sangat diperlukan untuk
melindungi arsip dari kerusakan akibat bencana alam dan kelalaian
manusia. Begitu juga dengan rekam medis pada sebuah rumah sakit
karena rekam medis menjadi bukti pelayanan kesehatan yang
diberikan rumah sakit kepada pasien sehingga rekam medis harus
benar benar terjaga dari bahaya kerusakan. Itu juga yang penulis
tanyakan tentang pemeliharaan rekam medis di Rumah Sakit
Aminah Tangerang seperti jawaban wawancara berikut.
Kalau untuk di rumah sakit aminah sendiri antisipasinya kita
menyediakan alat pemadam kebakaran dan rekam medis diletakkan
di roll o‟pack yang sudah tahan api114
.
Antisipasi bencana yang dijalankan oleh Rumah Sakit Aminah
Tangerang dengan menyediakan alat pemadam kebakaran, menurut
informan sampai saat ini untuk ancaman bencana alam, tikus atau
serangga belum pernah terjadi.
Disini lebih antisipasi ke kebakaran, untuk tikus, serangga dan
bencana alam sejauh ini belum ada rekam medis yang rusak karena
114
Hasil wawancara dengan Sri Yeni, AMd, Kepala Unit Rekam Medis Rumah Sakit Aminah
Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017.
78
tikus atau bencana alam maka dari itu kita disini menyediakan alat
pemadam kebakaran dan roll o‟packnya juga sudah tahan api115
.
Rekam medis merupakan dokumen penting bagi setiap instansi
rumah sakit maka dari itu keberadaan rekam medis harus dijaga dari
berbagai kemungkinan ancaman kerusakan yang ada. Kegiatan
pemeliharaan rekam medis sendiri bisa berupa tindakan preventif
(pencegahan) dan tindakan kuratif (yang dilakukan setelah terjadi
kerusakan)116
. Jawaban yang diberikan oleh informan tentang
penyediaan alat pemadam kebakaran sebagai langkah preventif
untuk melindungi rekam medis dari bahaya kebakaran sesuai dengan
peraturan kepala arsip nasional Republik Indonesia nomor 6 tahun
2005 tentang pedoman perlindungan, pengamanan dan
penyelamatan dokumen atau arsip vital Negara bab 3 poin c yang
membahas tentang pengamanan fisik arsip. Pengamatan yang
dilakukan penulis tentang pemeliharaan rekam medis juga
menunjukkan bahwa unit rekam medis Rumah Sakit Aminah
Tangerang menyediakan alat pemadam kebakaran sebagai antisipasi
terjadinya kebakaran yang dapat membahayakan keberadaan rekam
medis.
Rumah sakit bertanggung jawab untuk melindungi informasi apa
yang ada di dalam rekam medis terhadap kemungkinan hilangnya
keterangan atau pemalsuan data di rekam medis dan bahkan
dipergunakan oleh orang yang semestinya tidak diberi izin.
115
Hasil wawancara dengan Sari Wahyuni, AMd RMIK, Staf Unit Rekam Medis Rumah Sakit
Aminah Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2107. 116
Dedi Alamsyah, Manajemen Pelayanan Kesehatan, (Yogyakarta: Nuha Medika, 2012), h.30.
79
Dokumen rekam medis bersifat rahasia, jika ada yang meminjamnya
maka dokter atau perawat berkewajiban untuk menjaga dan
mengembalikannya secara utuh. Oleh sebab itu ruang penyimpanan
rekam medis harus dijaga terlebih lagi di malam hari. Itu pula yang
penulis tanyakan tentang siapa yang menjaga ruangan rekam medis
di malam hari.
Yang menjaga ruangan rekam medis di malam hari petugas
pendaftaran117
.
Jawaban wawancara tentang siapa yang menjaga ruangan rekam
medis di Rumah Sakit Aminah Tangerang yaitu petugas
pendaftaran. Hal yang sama juga diutarakan dari staf rekam medis
Rumah Sakit Aminah Tangerang.
Kalau di rumah sakit ini untuk malam harinya yang menjaga
ruangan rekam medis ya petugas pendaftaran118
.
Untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan itu sendiri merupakan
suatu keadaan bebas dari kejahatan pencurian, oleh sebab itu faktor
kemanan merupakan pertimbangan penting di area penyimpanan
rekam medis. Pengamanan fisik arsip dilaksanakan dengan maksud
untuk melindungi arsip dari ancaman pencurian arsip dengan cara
menggunakan sistem kemanan ruang penyimpanan arsip seperti
pengaturan akses ruang penyimpanan arsip, pemasangan alarm
boleh dipasang didalam ruang penyimpanan arsip dan pemasangan
kamera pengintai dapat pula dijadikan alternatif untuk menggunakan
117
Hasil wawancara dengan Sri Yeni, AMd, Kepala Unit Rekam Medis Rumah Sakit Aminah
Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017. 118
Hasil wawancara dengan Sari Wahyuni, AMd RMIK, Staf Unit Rekam Medis Rumah Sakit
Aminah Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2107.
80
ruang penyimpanan arsip119
. Langkah preventif untuk melindungi
rekam medis yang dilakukan oleh pihak Rumah Sakit Aminah
Tangerang ketika penulis melakukan pengamatan diketahui jika
Rumah Sakit Aminah Tangerang menyediakan alat pemadam
kebakaran untuk mencegah kemungkinan terjadinya kebakaran.
Jawaban yang diberikan oleh informan terkait dengan penjagaan
ruangan rekam medis di malam hari sesuai dengan peraturan kepala
arsip nasional Republik Indonesia nomor 6 tahun 2005 tentang
pedoman perlindungan, pengamanan dan penyelamatan dokumen
atau arsip vital negara bab 3 poin c tentang pengamanan informasi
arsip.
e. Tahap penyusutan
Rak yang sudah terlalu padat dapat mempersulit proses
penyimpanan dan pencarian kembali rekam medis. Kegiatan
penyusutan rekam medis adalah suatu kegiatan mengurangi rekam
medis dari tempat penyimpanan rekam medis aktif ke tempat
penyimpanan rekam medis inaktif. Hal itu pula yang dilakukan oleh
Rumah Sakit Aminah Tangerang. Seperti dinyatakan dalam jawaban
wawancara berikut ini
Kalo yang aktif disimpan selama 5 tahun di ruang penyimpanan
rekam medis yang aktif setelah lewat 5 tahun dipindahkan ke
ruangan rekam medis inaktif120
.
119
Novita Yuliani, “Faktor Faktor Yang Mempengaruhi Kemanan Berkas Rekam Medis
Berdasarkan Peraturan Perundang Undangan (Studi Kaus Di Rumah Sakit Umum Daerah Sukoharjo), Jurnal
Infokes, Vol.6 No.2 (November 2016), h.34. 120Hasil wawancara dengan Sari Wahyuni, AMd RMIK, Staf Unit Rekam Medis Rumah Sakit
Aminah Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2107.
81
Diketahui dari jawaban staf rekam medis Rumah Sakit Aminah
Tangerang bahwa rekam medis aktif disimpan selama 5 tahun.
Begitupun jawaban yang diberikan oleh kepala unit rekam medis
Rumah Sakit Aminah Tangerang.
Aktifnya disimpan selama 5 tahun setelah itu dimasukan ke ruangan
inaktif setelah memasuki masa inaktif selama 3 tahun baru
dilakukan proses penghancuran121
.
Penyusutan merupakan kegaiatan memisahkan antara rekam medis
aktif dengan rekam medis inaktif. Penyusutan di sarana pelayanan
kesehatan perlu dilakukan karena setiap sarana pelayanan kesehatan
mempunyai keterbatasan ruang penyimpanan rekam medis122
.
Jawaban dari informan tentang lamanya penyimpanan rekam medis
aktif di rumah sakit sesuai dengan permenkes nomor 269 tahun 2008
bab 4 pasal 8 butir 1 bahwa rekam medis rumah sakit disimpan
selama 5 tahun sedangkan rekam medis pada sarana pelayanan
kesehatan non rumah sakit disimpan selama 2 tahun. Informasi yang
penulis dapati ketika melakukan pengamatan tentang penyusutan
rekam medis diketahui bahwa masa berlaku rekam medis aktif ke
inaktif adalah 5 tahun dan sejalan dengan permenkes 269 tahun
2008 yang menyebutkan bahwa rekam medis pasien rawat inap di
rumah sakit wajib dismpan sekurang kurangnya untuk jangka waktu
5 tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat atau
dipulangkan.
121Hasil wawancara dengan Sri Yeni, AMd, Kepala Unit Rekam Medis Rumah Sakit Aminah
Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017. 122
Ahmad Alwi, “Analisis Mutu Pelayanan Kesehatan Ditinjau Dari Aspek Input Rumah Sakit Di
Instalasi Rawat Inap Rumah Sakit Umum Haji Makassar”, Jurnal MKMI, vol.7 no.1 (april 2011), h.142.
82
Proses penghancuran arsip merupakan tahap akhir dari proses
penyusutan yang dilakukan. Hal itu pula yang penulis tanyakan
tentang proses penghancuran rekam medis di unit rekam medis
Rumah Sakit Aminah Tangerang.
Proses penghancuran rekam medis dilakukan untuk rekam medis
tahun 2006-2010, proses penghancurannya dengan cara dicacah.
Dan untuk resume medisnya tidak kita lakukan proses
penghancuran123
.
Jawaban dari kepala unit rekam medis Rumah Sakit Aminah
Tangerang diketahui bahwa proses penghancuran rekam medis telah
dilaksanakan dengan cara dicacah. Jawaban yang sama juga
dijelaskan oleh staf unit rekam medis Rumah Sakit Aminah
Tangerang.
Sudah, sudah dilakukan proses penghancuran. Yang dimusnahkan
rekam medis dari tahun 2006-2010. Proses penghancurannya kita
kerja sama dengan perusahaan indoarsip dengan cara dicacah124
.
Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan atau
melenyapkan arsip yang dipandang telah habis nilai gunanya atau
telah habis masa penyimpanan arsip sesuai dengan jadwal retensi
arsip. Ada beberapa cara pemusnahan arsip yang basa dilakukan
oleh suatu instansi dengan pencacahan, pembakaran, pemberian
bahan kimia hingga arsip tersebut hancur total dan pembuburan125
.
Jawaban dari informan tentang penghancuran rekam medis sesuai
dengan permenkes nomor 269 tahun 2008 bab 4 tentang
123
Hasil wawancara dengan Sri Yeni, AMd, Kepala Unit Rekam Medis Rumah Sakit Aminah
Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017. 124
Hasil wawancara dengan Sari Wahyuni, AMd RMIK, Staf Unit Rekam Medis Rumah Sakit
Aminah Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017. 125
Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, (Surabaya : PT. Dioma. 2006), h.196.
83
penyimpanan, pemusnahan dan kerahasiaan rekam medis pasal 8
butir 2 yang berisi tentang rekam medis yang sudah melewati waktu
5 tahun rekam medis dapat dimusnahkan kecuali ringkasan pulang
dan persetujuan tindakan medik.
Arsip merupakan informasi yang terekam dari peristiwa peristiwa
yang telah terjadi, dimana informasi tersebut memiliki arti dan
kegunaan yang penting bagi organisasi yang menaunginya. Ditinjau
dari tingkat kepentingan dan kegunaannya arsip dinamis dibagi
menjadi dua macam yaitu arsip aktif dan inaktif. Rekam medis
merupakan hasil dari kegiatan pelayanan kesehatan oleh rumah
sakit. Rekam medis yang frekuensi penggunaannya telah menurun
harus segera dipindahkan supaya rekam medis baru dapat
dimasukkan ke rak penyimpanan. Penulis telah menanyakan tentang
penyusutan yang dilakukan unit rekam medis Rumah Sakit Aminah
Tangerang.
Disini penyusutannya dari aktif ke inaktif126
.
Diketahui bahwa unit rekam medis Rumah Sakit Aminah Tangerang
melakukan penyusutannya dari rekam medis aktif ke inaktif. Kepala
unit rekam medis Rumah Sakit Aminah Tangerang memberikan
jawaban sama terkait penyusutan rekam medis tersebut.
Rekam medis rumah sakit aminah penyustannya dari aktif ke
inaktif127
.
126
Hasil wawancara dengan Sari Wahyuni, AMd RMIK, Staf Unit Rekam Medis Rumah Sakit
Aminah Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017. 127
Hasil wawancara dengan Sri Yeni, AMd, Kepala Unit Rekam Medis Rumah Sakit Aminah
Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017.
84
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung oleh
pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip
dinamis dibagi menjadi dua yaitu arsip aktif dan inaktif. Arsip aktif
adalah arsip yang masih sering digunakan dalam kegiatan organisasi
dan menjadi bahan acuan dalam pengambilan keputusan sebuah
organisasi sedangkan arsip inaktif adalah arsip yang sudah menurun
frekuensi penggunaannya dan tidak menjadi acuan dalam kegiatan
organsasi yang menciptakan arsip tersebut128
. Dari jawaban
wawancara diketahui bahwa penyusutan rekam medis Rumah Sakit
Aminah Tangerang dilakukan dari aktif ke inaktif. Pengamatan yang
dilakukan oleh penulis menghasilkan informasi bahwa penyusutan
rekam medis berlangsung dari aktif ke inaktif serta jangka waktu
yang dibutuhkan oleh sebuah rekam medis sampai tiba masuk masa
inaktif adalah 5 tahun.
2. Hambatan pengelolaan arsip rekam medis
Kurangnya pemahaman tentang pentingnya arsip di sebuah
organisasi mengakibatkan fungsi arsip sebagai bukti dari hasil kegiatan
organisasi yang menaunginya tidak tercapai. Setiap profesi pekerjaan
tentunya memiliki resiko dan hambatan tersendiri tidak terkecuali dalam
pekerjaan pengelolaan arsip. Hal hal yang menjadi faktor penghambat
dalam kegiatan pengelolaan arsip meliputi kualifikasi persyaratan
pegawai yang tidak memenuhi syarat sebagai arsiparis, bertambahnya
128
Rahayu Tri Utami, “Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus
Cimone”, Jurnal Lentera Bisnis, Vol.2 No.1 (Mei 2013), h.60.
85
volume arsip yang tidak diiringi dengan meningkatnya sarana ruang
penyimpanan, tidak adanya aturan kerja yang baku di unit kearsipan,
sulitnya menemukan kembali arsip apabila ingin digunakan. Rekam
medis yang merupakan arsip daripada kegiatan pelayanan kesehatan
yang diselenggarakan rumah sakit dalam kegiatan pengelolaannya juga
mengalami hambatan. pada penelitian ini penulis telah membagi hal hal
yang menjadi hambatan dalam pengelolaan arsip menjadi dua :
a. Sumber daya manusia
Terpenuhinya kualifikasi sumber daya manusia yang diukur dari
latar belakang pendidikan, pengalaman bekerja dan kemampuan
yang dimiliki menjadikan kegiatan pengeloaan rekam medis menjadi
lebih mudah dan lancar. Atas dasar hal tersebut Penulis telah
melakukan wawancara tentang kualifikasi sumber daya manusia di
unit rekam medis Rumah Sakit Aminah Tangerang.
Iya, sudah, selain juga latar belakang pendidikan kami dari d3
rekam medis129
.
Pertanyaan wawancara terkait dengan kriteria perekam medis di unit
rekam medis Rumah Sakit Aminah Tangerang didapati jawaban
bahwa sumber daya manusia yang bekerja di unit rekam medis
Rumah Sakit Aminah Tangerang sudah memenuhi kriteria sebagai
perekam medis dengan latar belakang pendidikan diploma tiga rekam
medis. Itu juga ditegaskan oleh kepala unit rekam medis Rumah
Sakit Aminah Tangerang.
Sudah memenuhi kriteria130
.
129
Hasil wawancara dengan Sari Wahyuni, AMd RMIK, Staf Unit Rekam Medis Rumah Sakit
Aminah Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017.
86
Ketersediaan sumber daya manusia yang berkualitas di sebuah
instansi rumah sakit mutlak diperlukan. Tidak hanya sebagai tenaga
medis tetapi juga pendukung kegiatan rumah sakit semisal unit
rekam medis. Profesi perekam medis yang handal berperan penting
dalam membantu pengembangan dan pengambilan keputusan bagi
rumah sakit. Perekam medis mempunyai tugas dan tanggung jawab
yang besar dalam menjaga rekam medis. Perekam medis harus
memiliki kompetensi seperti mampu menetapkan kode penyakit,
mampu mengelola rekam medis dan informasi kesehatan untuk
memenuhi kebutuhan layanan medis, mampu mengevaluasi dan
melaksanakan serta menilai mutu rekam medis131
. Jawaban dari
kedua informan tersebut selaras dengan keputusan menteri kesehatan
Republik Indonesia nomor 377 tahun 2007 tentang standar profesi
perekam medis dan informasi kesehatan bagian c poin 3 tentang
kualifikasi pendidikan perekam medis.
Sumber daya manusia yang sudah memenuhi kriteria sebagai
perekam medis harus dapat dioptimalkan kinerjanya. Jawaban
tentang sumber daya manusia yang tersedia dengan tanggung jawab
kerja sebagai perekam medis dalam rangka mengoptimalkan kinerja
pengelolaan arsip rekam medis sebagai berikut.
Berpengaruh sekali, karena beban kerja antara jumlah pasien yang
sedang berobat dan jumlah sumber daya manusia yang tersedia di
130
Hasil wawancara dengan Sri Yeni, AMd, Kepala Unit Rekam Medis Rumah Sakit Aminah
Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017. 131
Helda Budiyanti, “Penilaian Kebutuhan Pelatihan Pada Tingkat Individu Petugas Rekam Medis”,
Jurnal Administrasi Kesehatan, Vol.3 No.1 (Januari 2015), h.70.
87
unit rekam medis tidak seimbang jadi jika sedang banyak pasien kita
agak kesulitan untuk cepat melayaninya132
.
Ketersediaan sumber daya manusia di unit rekam medis Rumah Sakit
Aminah Tangerang berpengaruh terhadap beban kerja yang dihadapi
sumber daya manusia di unit rekam medis, begitu juga jawaban dari
staf unit rekam medis.
Iya, lumayan berpengaruh, apalagi jika banyak pasien yang ingin
berobat atau dokter yang ingin menggunakan rekam medis dan
dengan jumlah sumber daya manusia yang jumlahnya kurang ini
berakibat kita tidak bisa cepat dalam melayani permintaan rekam
medis atau pasien baru yang berobat di rumah sakit aminah133
.
Kesesuaian jumlah petugas dengan tugas yang dijalankan perekam
medis mempengaruhi produktifitas unit kerja rekam medis yang
menyebabkan waktu kerja yang tidak produktif134
. Berdasarkan
wawancara didapati bahwa terdapat adanya ketidaksesuaian antara
ketersediaan perekam medis dengan tugas yang harus dilaksanakan,
apalagi jika sedang banyak pasien atau permintaan terhadap rekam
medis juga sedang banyak maka kemungkinan besar akan terjadi
human error.
Penyelenggaraan rekam medis yang baik bergantung kepada
petugas rekam medis itu sendiri. Dengan terpenuhinya jumlah
petugas rekam medis yang sesuai dengan uraian pekerjaan di tiap
tiap unit kerja maka pelayanan akan menjadi lebih maksimal. Hal itu
132
Hasil wawancara dengan Sri Yeni, AMd, Kepala Unit Rekam Medis Rumah Sakit Aminah
Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017. 133
Hasil wawancara dengan Sari Wahyuni, AMd RMIK, Staf Unit Rekam Medis Rumah Sakit
Aminah Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017 134
Fitria Rakhmawati, “Analisis Kebutuhan Petugas Rekam Medis Berdasarkan Beban Kerja Di
Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Aisyah Muntilan”, Jurnal Kesehatan Vokasional, Vol. No.1 (Oktober
2016), h.30.
88
juga yang mendorong penulis untuk menanyakan tentang jumlah
perekam medis di Rumah Sakit Aminah Tangerang.
Sumber daya rekam medis di rumah sakit aminah tangerang untuk
saat ini berjumlah 4 orang. Untuk saya jumlah idealnya 5 orang dan
dengan kurang idelanya jumlah sumber daya manusia di rekam
medis membuat pekerjaan menjadi menumpuk135
.
Menurut keterangan yang diberikan oleh kepala unit rekam medis
Rumah Sakit Aminah Tangerang jumlah ideal sumber daya manusia
rekam medis adalah 5 orang tapi yang sekarang ada berjumlah 4
orang. Itu pula yang ditegaskan oleh staf unit rekam medis Rumah
Sakit Aminah Tangerang.
Bagusnya 5 orang, tapi yang ada sekarang 4 orang, karena kurang
orang jadinya pekerjaan menumpuk, kerjanya jadi lebih sibuk dan
cepat lelah juga. 136
.
Keberadaan rekam medis di rumah sakit sangat diperlukan, karena
kewajiban penyelenggara sarana pelayanan kesehatan untuk
membuat rekam medis baik pelayanan rawat jalan maupun rawat
inap. Dengan demikian unit kerja rekam medis membutuhkan
sumber daya manusia yang tidak sedikit dan tentunya berkompeten
di bidangnya agar kegiatan pengelolaan rekam medis dapat berjalan
dengan lancar137
. Sebuah organisasi tentunya berharap memiliki
sumber daya manusia yang benar benar mereka cari untuk mengisi
posisi yang dibutuhkan. Untuk itulah dibutuhkan adanya
perencanaan di bidang sumber daya manusia. Perencanaan sumber
135
Hasil wawancara dengan Sri Yeni, AMd, Kepala Unit Rekam Medis Rumah Sakit Aminah
Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017. 136
Hasil wawancara dengan Sari Wahyuni, AMd RMIK, Staf Unit Rekam Medis Rumah Sakit
Aminah Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017. 137
Endang Sutisna, Manajemen Kesehatan, (Yogyakarta: Manajemen Kesehatan, 2009), h.43.
89
daya manusia adalah suatu proses sitematis yang digunakan untuk
memprediksi permintaan dan penyediaan sumber daya manusia di
masa mendatang. Melalui program perencanaan sumber daya
manusia dapat diperkirakan jumlah dan jenis tenaga kerja yang
dibutuhkan pada setiap periode tertentu sehingga dapat membantu
bagian sumber daya manusia dalam perencanaan rekrutmen, seleksi,
serta program diklat. Akibat yang ditimbulkan karena kurangnya
sumber daya manusia adalah beban kerja yang berlebih serta
pekerjaan yang menumpuk138
. Sebuah rumah sakit juga
membutuhkan perencanaan di bidang sumber daya manusia tidak
hanya dokter dan perawat yang lazim dibutuhkan tetapi juga sumber
daya manusia yang lain semisal rekam medis. Kebutuhan tenaga
kerja rekam medis di rumah sakit yang memenuhi persyaratan dari
segi kualitas individu sumber daya manusia tersebut tetapi juga dari
segi kuantitasny. Terpenuhinya sumber daya manusia yang
diinginkan sebuah rumah sakit pada unit rekam medis dapat
memberikan pelayanan administratif yang cepat dan tepat sehingga
pasien menjadi puas akan pelayanan kesehatan dan administratif
yang diberikan oleh sebuah rumah sakit. Dari hasil wawancara
tentang kebutuhan jumlah pekerja yang dibutuhkan oleh unit rekam
medis Rumah Sakit Aminah Tangerang didapati bahwa kurangnya
jumlah sumber daya manusia berakibat kepada menumpuknya
pekerjaan menjadi berkali kali lipat dibandingkan apabila jumlah
138
Notoatmojo, Pengembangan Sumber Daya Manusia, (Jakarta: Rineka Cipta, 2002), h.25.
90
ideal yang dibutuhkan unit rekam medis Rumah Sakit Aminah
Tangerang dapat terpenuhi.
b. Ruang penyimpanan rekam medis
Ruang penyimpanan rekam medis harus dapat memberi pelayanan
yang cepat kepada seluruh pasien dan memudahkan dalam kegiatan
pengelolaan rekam medis. Ruang penyimpanan rekam medis sangat
membantu dalam memelihara dan mendorong kegairahan serta
produktifitas kerja di ruang penyimpanan. Tapi seringkali kenyataan
di lapangan berbeda. Ruang penyimpanan rekam medis tidak
memadai dari segi luas ruangan. Itu pula yang mendorong penulis
untuk menanyakan hal tersebut seperti jawaban wawancar berikut.
Selain terkendala masalah kurangnya jumlah sumber daya manusia,
luas ruang penyimpanan rekam medis juga masih kurang luas139
.
Di unit rekam medis Rumah Sakit Aminah Tangerang selain
kuantitas sumber daya manusia yang kurang masalah luas ruangan
menjadi faktor penghambat dalam kegiatan pengelolaan rekam
medis. Jawaban yang sama juga diberikan oleh staf unit rekam
medis Rumah Sakit Aminah Tangerang.
Kendalanya disini selain kurang orang, ruangannya juga sempit140
.
Penyimpanan rekam medis akan berjalan dengan baik apabila
terdapat fasilitas yang menunjang seperti rak, alat tulis kantor dan
yang terpenting adalah ruang penyimpanan rekam medis. Hal hal
139
Hasil wawancara dengan Sri Yeni, AMd, Kepala Unit Rekam Medis Rumah Sakit Aminah
Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017. 140
Hasil wawancara dengan Sari Wahyuni, AMd RMIK, Staf Unit Rekam Medis Rumah Sakit
Aminah Tangerang, Tangerang, 18 Juli 2017.
91
yang harus diperhatikan di dalam ruang penyimpanan rekam medis
yaitu suhu, luas ruangan dan pencahayaan. Faktor ruang
penyimpanan rekam medis tentunya harus diperhatikan karena
petugas rekam medis akan terus bekerja di tempat tersebut, dengan
tempat kerja yang nyaman serta ruang gerak yang efisien maka
kinerja petugas rekam medis bisa optimal serta meminimalisir
terjadinya kelelahan akibat bekerja141
. Hasil dari wawancara tentang
hambatan yang dihadapi unit rekam medis Rumah Sakit Aminah
Tangerang selain kekurangan jumlah sumber daya manusia juga
terdapat masalah tentang ruang penyimpanan rekam medis yang
kurang luas. Dan pengamatan yang penulis lakukan tentang
hambatan yang dirasakan oleh unit rekam medis Rumah Sakit
Aminah Tangerang menunjukkan jika benar bahwa jumlah perekam
medis masih kurang dan ruang penyimpanannya juga tidak luas.
141
Malia Rikza Dinia&Bambang Nudji, “Perencanaan Ulang Tata Letak Ruang Unit Rekam Medis
Dalam Meningkatkan Produktifitas Kerja Perekam Medis Di Rumah Sakit Paru Surabaya”, Jurnal
Manajemen Kesehatan, Vol.3 No.1 (Oktober 2017), h.39.
92
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah dijelaskan di atas,
maka penulis memberikan kesimpulan sebagai berikut :
1. Pengelolaan rekam medis yang menggunakan pendekatan daur hidup
arsip dinamis aktif berbasis kertas di unit rekam medis Rumah Sakit
Aminah Tangerang dimulai dari penciptaan, penggunaan, penyimpanan,
pemeliharaan dan penyusutan rekam medis di Rumah Sakit Aminah
Tangerang sudah menjalankan fungsinya masing masing sesuai dengan
peraturan perundang undangan seperti permenkes tentang rekam medis,
pedoman penyelenggaraan dan prosedur di rumah sakit.
2. Hambatan yang dihadapi oleh unit rekam medis Rumah Sakit Aminah
Tangerang adalah kurangnya jumlah sumber daya manusia sehingga
beban kerja yang dirasakan cukup besar apalagi jika banyak pasien atau
permintaan terhadap rekam medis sedang banyak. Permasalahan lain
yang dihadapi oleh unit rekam medis Rumah Sakit Aminah Tangerang
adalah luas ruang penyimpanan yang kurang memadai.
B. Saran
Dari kesimpulan yang telah dijelaskan, penulis ingin memberikan saran
mengenai pengelolaan rekam medis. Berikut ini adalah saran yang dapat
penulis berikan :
1. Penulis ingin memberikan saran pada tahap pemeliharaan. Sebaiknya
pemeliharaan rekam medis di Rumah Sakit Aminah Tangerang tidak
hanya melakukan langkah preventif terhadap bahaya kebakaran tetapi
93
juga terhadap ancaman bahaya yang lain seperti gempa bumi atau pun
serangan serangga perusak kertas. Program alih media dapat
dijalankan sebagai alternatif dari langkah preventif pemeliharaan
rekam medis.
2. Hambatan dalam pengelolaan rekam medis dengan menambah jumlah
sumber daya manusia yang dibutuhkan unit rekam medis Rumah Sakit
Aminah Tangerang sesuai dengan kualifikasi sebagai profesi rekam
medis dan juga merenovasi atau bahkan membangun ruang
penyimpanan baru yang lebih luas.
94
DAFTAR PUSTAKA
Alsa, Asmadi. Pendekatan Kuantitatif Dan Kualitatif. Yogyakarta: Pustaka
Pelajar. 2003.
Alwi, Ahmad. “Analisis Mutu Pelayanan Kesehatan Ditinjau Dari Aspek Input
Rumah Sakit Di Instalasi Rawat Inap Rumah Sakit Umum Haji
Makassar”. Jurnal MKMI. Vol.7 No.1. April 2011.
Amsyah, Zulkifli. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia. 2003.
Andrian, “Pengelolaan Arsip Pasien Bagian Rekam Medis Di Rumah Sakit Panti
Waluyo Surakarta”, (Tugas Akhir Diploma III Program Studi Manajemen
Administrasi Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas
Maret Surakarta, 2012).
Anggrawati, Dewi. Sistem Kearsipan. Bandung: Armico. 2004.
Arifin, Zaenal. Dasar Dasar Penulisan Karya Ilmiah. Jakarta: Gresindo. 2008.
Azwar, Saifuddin. Metode Penelitian. Yogyakarta: Pustaka Pelajar. 2007.
Basrowi. Penelitian Kualitatif. Surabaya: Insan Cendekia. 2002.
Barthos, Basir. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT.Bumi Aksara. 2000.
Budiyanti, Helda. “Penilaian Kebutuhan Pelatihan Pada Tingkat Individu Petugas
Rekam Medis”. Jurnal Administrasi Kesehatan. Vol.3 No.1. Januari 2015.
Budi, Savitri Citra. “Penerapan Konsep Integrasi Berkas Rekam Medis Di Rumah
Sakit Umum Daerah Wates Yogyakarta”. Indonesia Journal Community
Engagement.Vol.1 No.2. Maret 2016.
Bustami. Penjaminan Mutu Pelayanan Kesehatan Dan Aksespabilitasnya.
Jakarta: Erlangga, 2011.
95
Departemen Kesehatan. Pedoman Penyelenggaraan Dan Prosedur Rekam Medis
Di Rumah Sakit. Jakarta: Departemen Kesehatan. 2006.
Depkes RI. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit RI. Revisi Ke 1.
Jakarta: Departemen Kesehatan RI. 1997.
Departemen Kesehatan RI. Standar Profesi Rekam Medis Dan Informasi
Kesehatan. Jakarta: Departemen Kesehatan RI. 2009.
Dewi, Irra Chrisyanti. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Prestasi Pustakarya. 2011.
Dinia, Malia Rikza & Nudji, Bambang. “Perencanaan Ulang Tata Letak Ruang
Unit Rekam Medis Dalam Meningkatkan Produktifitas Kerja Perekam
Medis Di Rumah Sakit Paru Surabaya”. Jurnal Manajemen Kesehatan.
Vol.3 No.1 Oktober 2017.
Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik. Pedoman Penyelenggaraan Dan
Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia Revisi II. Jakarta:
Departemen Kesehatan. 2006.
Emzir. Metodologi Penelitian Kualitatif. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada.
2010.
Farhatani, Wasiadi Hikmatullah & Wulandari, Ratna Dwi. “Faktor Determinan
Lamanya Penyediaan Rekam Medis Rawat Jalan
RSUD.MOH.SOEWANDHI SURABAYA”. Jurnal Administrasi
Kesehatan Indonesia. Vol.2 No.4. Desember 2014.
Firdaus, Sunny Ummul. Rekam Medik Dalam Sorotan Hukum Dan Etika.
Surakarta: LPP UNS dan UNS Press. 2008.
Gawandi. Rahasia Rekam Medis. Jakarta: Fakultas Kedokteran UI. 2005.
Gondo, Sharon. Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan. Bandung: Fakultas
Kedokteran Universitas Padjajaran. 2007.
Guntur, Mulyadi. Menerbitkan Jurnal Ilmiah Bermutu. Malang: UM Press. 2011.
Hairani, Nadya. “Upaya Pencegahan Bahaya Kerusakan Dan Pemeliharaan
Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah Tarakan Jakarta”. (Skripsi
96
Program Studi Ilmu Perpustakaan Dan Informasi. Universitas Indonesia.
2012).
Hambali, Imam. Musnad Imam Ahmad. Penerjemah Fathurrahman Abdul. Jakarta
: Pustaka Azzam, 2006.
Hamid, Patilima. Metode Penelitian Kualitatif. Bandung:Alfabeta. 2005.
Hanafiah, M.Jusuf & Amir, Amri. Etika Kedokteran Dan Hukum Kesehatan.
Jakarta: Penerbit EGC. 1999.
Harahap, M.Taufik. Prosedur Rekam Medis. Artikel Diakses Pada Tangaal 1 Juni
2017 Dari www.rekamkesehatan.com.
Haryadi, Hendi. Administrasi Perkantoran Untuk Manajer Dan Staf. Jakarta:
Visimedia. 2009.
Hatta, Gemala. Manajemen Informasi Kesehatan Di Sarana Pelayanan
Kesehatan. Jakarta: Universitas Indonesia. 2010.
Herdiansyah, Haris. Metodologi Penelitian Kualitatif Untuk Ilmu Ilmu Sosial.
Jakarta : Salemba Humanika. 2013.
Idrus, Muhammad. Metode Penelitian Ilmu Sosial Pendekatan Kualitatif Dan
Kuantitatif. Jakarta: Erlangga. 2009.
Indonesia, Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Disusun
dengan persetujuan bersama Dewan Perwakilan Rakyat Republik
Indonesia dan Presiden Republik Indonesia.
Indonesia, Undang Undang Nomor 44 tahun 2009 Tentang Rumah Sakit. Disusun
dengan persetujuan bersama Dewan Perwakilan Rakyat Republik
Indonesia dan Presiden Republik Indonesia.
Jumiyati, Emi. “Pengelolaan Arsip Di Pusat Teknologi Bahan Bakar Nuklir”.
Jurnal Batan. Vol.2 No.2. April 2009.
Kasiram, Moh. Metodologi Penelitian Kuantitatif-Kualitatif. Malang : Uin Maliki
Press. 2010.
97
Kholili, Ulil. “Pengenalan Ilmu Rekam Medis Pada Masyarakat Serta Kewajiban
Tenaga Kesehatan Di Rumah Sakit”. Jurnal Kesehatan Komunitas. Vol.1.
No.2. Mei 2011.
Kusnanto. Profesi Dan Praktik Keperawatan Professional. Jakarta: Penerbit EGC.
2003.
Martono, Boedi. Penyusutan Dan Pengamanan Arsip Vital Dalam Manajemen
Kearsipan. Jakarta : Pustaka Sinar Harapan. 1994.
Muhsin, Marimin. Dasar Dasar Kearsipan. Yogyakarta: Liberti. 2000.
Mulyana, Deddy. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: PT.Remaja
Rosdakarya. 2006.
Muninjaya. Manajemen Kesehatan. Jakarta: Penerbit EGC. 2004.
Notoatmojo. Pengembangan Sumber Daya Manusia. Jakarta: Rineka Cipta. 2002.
Nuraida, Ida. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius. 2008.
Ohoiwutun, Triana. Bunga Rampai Hukum Kedokteran. Bandung: Penerbit
Bayumedia. 2007.
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269 Tentang Rekam
Medis.
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 749a/Menkes/Per/XII/1989 Tentang Rekam
Medis. Bab 1 Pasal 1.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005
Tentang Pedoman Perlindungan, Pengamanan Dan Penyelamatan
Dokumen Atau Arsip Vital Negara.
98
Prastowo, Andi. Memahami Metode Metode Penelitian : Suatu Tinjauan Teoretis
Dan Praktis. Jogjakarta : Ar Ruz Media. 2011.
Puspitasari, Endah & Nurjayanti, Dwi. “Perancangan Desain Formulir Rekam
Medis Rawat Jalan Poliklinik Umum Di Puskesmas Kauman Kabupaten
Ponorogo”. Jurnal Csd Forum. Vol.2 No.2. Juni 2017.
Rakhmawati, Fitria. “Analisis Kebutuhan Petugas Rekam Medis Berdasarkan
Beban Kerja Di Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Aisyah Muntilan”.
Jurnal Kesehatan Vokasional. Vol. No.1. Oktober 2016.
Rustiyanto, Ery. Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis Dan Informasi
Kesehatan. Yogyakarta: Graha Ilmu. 2011.
Sabarguna. Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit. Yogyakarta: Konsorsium
Rumah Sakit Islam. 2004.
Saebani, Beni Ahmad. Metode Penelitian. Bandung: Pustaka Setia. 2008.
Sarosa, Samiaji. Penelitian Kualitatif : Dasar Dasar. Jakarta: PT.Indeks. 2010.
Sari, Lita Purnama & Pujihastuti, Atik. “Tinjauan Pelaksanaan Retensi Dokumen
Rekam Medis Rawat Jalan Di Puskesmas Kartasura”. Jurnal Rekam
Medis. Vol.1 No.1. Maret 2012.
Satori dkk. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Alfabeta. 2009.
Sedarmayanti. Tata Kearsipan Dengan memanfaatkan Teknologi Modern.
Bandung: Mandar Maju. 2003.
Sjamsuhidajat dkk. Manual Rekam Medis. Jakarta: Konsil Kedokteran Indonesia.
2006.
Sulistyo-Basuki. Pengantar Kearsipan. Jakarta: Universitas Terbuka. 1996.
Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
2003.
99
Sunaryo, Tika Sekarsari & Sugiarsi, Sri. “Kajian Pemanfaatan Informasi Pada
Dokumen Rekam Medis Pasien Meninggal Dunia Di Rumah Sakit Umum
Daerah Karanganyar”.Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia.
Vol.2 No.1. Maret 2014.
Suparjati dkk. Tata Usaha Dan Kearsipan. Yogyakarta: Penerbit Kanisius. 1999.
Suryabrata, Sumadi. Metodologi Penelitian. Jakarta: Raja Graffindo. 2008.
Suraja, Yohannes. Manajemen Kearsipan. Surabaya : PT. Dioma. 2006.
Susilowati, Tuti & Nugorho, Haryo.“Tingkat Pengetahuan Tentang Kerahasiaan
Dokumen Rekam Medis Pada Perawat Di Rumah Sakit PKU
Muhammadiyah Gamping tahun 2017”. Jurnal Permata Indonesia. Vol.8
No. 2. November 2017.
Sutisna, Endang. Manajemen Kesehatan. Yogyakarta: Manajemen Kesehatan.
2009.
Taufik, Iqbal. “Tinjauan Peminjaman Dan Penyimpanan Rekam Medis Rawat
Jalan Guna Menunjang Efektifitas Kerja Di Rumah Sakit Umum Daerah
Cicalengka”. Jurnal Apikes Bandung. Agustus 2016.
Utami, Rahayu Tri. “Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Politeknik LP3I
Jakarta Kampus Cimone”. Jurnal Lentera Bisnis. Vol.2 No.1. Mei 2013.
Wildan, Moh & Aziz, Alimul. Dokumentasi Kebidanan. Jakarta : Salemba
Medika. 2008.
Wursanto, Ig. Kearsipan (Jilid 1). Yogyakarta: Penerbit Kanisius. 1991.
Yuliani, Novita. “Faktor Faktor Yang Mempengaruhi Kemanan Berkas Rekam
Medis Berdasarkan Peraturan Perundang Undangan (Studi Kaus Di
Rumah Sakit Umum Daerah Sukoharjo). Jurnal Infokes. Vol.6 No.2.
November 2016.
Lampiran Lampiran
Lembar Observasi
Tanggal Lokasi pengamatan Hasil pengamatan
31 Juli 2017 Tempat pendaftaran pasien Penulis melakukan pengamatan di tempat
pendaftaran pasien, ketika pasien ingin
mendaftar untuk berobat langkah pertama
yang harus dilakukan pasien adalah
mengisi formulir ringkasan klinik,
formulir ringkasan klinik berisikan data
sosial pasien. Setelah selesai mengisi
formulir ringkasan klinik maka petugas
pendaftaran memberikan formulir
ringkasan kliniknya ke bagian rekam
medis untuk diinput ke database
komputer, nanti secara otomatis nomor
rekam medis pasien akan muncul. Jika
pasien sudah memiliki nomor rekam
medisnya pasien tersebut dapat
menggunakan nomor rekam medis untuk
digunakan kembali jikan ingin berobat di
Rumah Sakit Aminah Tangerang. Jika
setelah selesai berobat maka rekam medis
yang sudah diisi oleh dokter
dikembalikan ke ruang penyimpanan
rekam medis.
Ruang penyimpanan rekam
medis
1. Penulis melakukan pengamatan di
ruang penyimpanan rekam medis dan
diketahui bahwa rekam medis
bersifat rahasia dan tidak boleh
dilihat serta digunakan sembarang
orang, untuk bisa menggunakannya
perekam medis akan mencatat
tanggal, waktu peminjaman, nomor
rekam medisnya serta siapa yang
menggunakannya. Keterangan
tersebut ditulis di buku ekspedisi
supaya rekam medis dapat
dimanfaatkan sebagaimana mestinya
oleh petugas medis.
2. Supaya rekam medis tidak
berantakan ketika disimpan di rak
dibutuhkan cara penyimpanan yang
benar. Penulis melihat
pengklasifikasian rekam medis yang
digunakan di ruang penyimpanan
rekam medis Rumah Sakit Aminah
menggunakan terminal digit filing
system didukung dengan stiker
warna warni sebagai penanda dua
digit nomor belakang dari klasifikasi
terminal digit filing system itu
sendiri.
3. Rekam medis tidak boleh rusak atau
hilang karna informasi yang ada di
rekam medis sangatlah penting.
Penulis melihat bahwa langkah
Rumah Sakit Aminah Tangerang
untuk melindungi rekam medisnya
dengan menyediakan alat pemadam
kebakaran.
4. Jumlah rekam medis seiring
berjalannya waktu akan bertambah
terus menerus, dengan demikian
kegiatan penyusutan dibutuhkan agar
dapat mengurangi volume rekam
medis yang semakin banyak. Penulis
mengamati bahwa rekam medis di
Rumah Sakit Aminah membutuhkan
waktu selama 5 tahun dari waktu
terakhir pasien berobat untuk
penyusutannya. Dan proses
penyusutan berlangsung dari aktif ke
inaktif.
5. Pada sebuah organisasi
dibutuhkan dukungan sumber
daya manusia dari segi kualitas
dan kuantitas sumber daya
manusianya supaya kegiatan
organisasi berjalan lancar. Setelah
penulis melakukan observasi,
ditemui bahwa sumber daya
manusia di unit rekam medis
Rumah Sakit Aminah Tangerang
sudah berlatar belakang
pendidikan diploma tiga rekam
medis akan tetapi dari segi jumlah
masih kurang mencukupi. Dan
luas ruangan juga tidak memadai.
Mengetahui
Kepala unit rekam medis Rumah Sakit Aminah Tangerang
Bersama Dengan Kepala Unit Rekam Medis Rumah Sakit Aminah Tangerang, Ibu Sri Yeni,
AMd
Kartu Tracer Sebagai Penanda Jika Arsip Rekam Medis Sedang Dipinjam
Map Rekam Medis Dengan Stiker Warna
Stiker warna
Lembar Rekam Medis Rawat Jalan
Lembar Rekam Medis Rawat inap
Input Data Pendaftaran Pasien Rumah Sakit Aminah Tangerang Di Komputer
Arsip rekam medis yang di retensi
Formulir klaim asuransi
Formulir ringkasan klinik
Kartu berobat
Jadwal retensi rekam medis Rumah Sakit Aminah Tangerang
Jadwal Retensi Rekam Medis Bersumber Dari Depkes RI 2006
BIODATA PENULIS
MUHAMMAD RIZKI ARIF. Lahir di Tangerang 26 Mei 1992. Anak
pertama dari dua bersaudara dari pasangan Bapak Saryo dan Ibu Titi Muryati.
Penulis berdomisili di Jl.H.Mair RT 02/004, Kecamatan Larangan, Kota
Tangerang. Pendidikan dasar dan menengah di Kota Tangerang dan Jakarta
Barat. TK.Harapan Bunda Larangan Indah (1997), SDI Darul Mu’minin Larangan Indah (1998-
2004). Lalu penulis melanjutkan pendidikan menengah pertama di SMPN 219 Komplek
Pemadam Kebakaran, Jakarta Barat (2004-2007), sekolah menengah atas di MAN 19 (2007-
2010) Petukangan Utara, Jakarta Selatan. Di tahun 2011, penulis melanjutkan studi di
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta Program Studi Ilmu Perpustakaan Dan
Informasi, Fakultas Adab Dan Humaniora, dan menulis skripsi berjudul Pengelolaan Arsip
Rekam Medis di Rumah Sakit Aminah Tangerang. Pada tahun 2014 melakukan praktek kerja
lapangan di Perpustakaan Universitas Budi Luhur dan di tahun yang sama melaksanakan kuliah
kerja nyata di Desa Megu Kabupaten Tangerang.
top related