penanganan debu untuk mencegah kerusakan arsip
Post on 28-Nov-2015
199 Views
Preview:
TRANSCRIPT
PENANGANAN DEBU UNTUK MENCEGAH KERUSAKAN ARSIP
(KEARSIPAN DAN DOKUMENTASI)
STUDI KASUS
(ditujukan untuk memenuhi tugas mata kuliah Kearsipan dan Dokumentasi)
Oleh
Riza Afita Surya
110210302030
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
PROGRAM STUDI PENDIDIKAN SEJARAH
UNIVERSITAS JEMBER
2013
1
BAB 1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Arsip merupakan sumber informasi serta alat-alat pengawasan yang sangat
diperlakukan dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan kegiatan-
kegiatan di kantor-kantor lembaga negara, swasta, dan perguruan tinggi.
Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi serta alat
pengawasan yang sangat di perlukan dalam setiap organisasi dalam rangka
melaksanakan kegiatan-kegiatan di kantor-kantor lembaga negara, swasta dan
perguruan tinggi. Dalam proses penyajian informasi agar pimpinan dapat
membuat keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus ada sistem dan
prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan. Mustahil bagi suatu kantor dapat,
sanggup dan mampu memberikan data informasi yang baik, lengkap dan akurat,
jika kantor tersebut tidak memelihara kearsipan yang baik dan teratur sesuai
dengan ketentuan-ketentuan kearsipan yang telah ditetapkan oleh pemerintah.
Arsip-arsip yang terdapat di Kantor Perpustakaan dan Kearsipan
Kabupaten Situbondo sebagian belum terkelola secara baik. Arsip-arsip tersebut
dibiarkan menumpuk terus-menerus di dalam karung bahkan jumlahnya pun
bertambah banyak. Akibatnya ketika dilakukan proses pengelolaan dan pemilahan
(mengeluarkan arsip dari dalam karung untuk disimpan), arsip ini kebanyakan
telah dimakan oleh rayap. Bahkan kertas tersebut menjadi rapuh dikarenakan
tumpukan karung yang saling bertumpuk satu sama lain, serta suhu pada lantai
yang dingin langsung bersinggungan dengan arsip-arsip tersebut.
Pemeliharaan secara berkala untuk perawatan arsip di kantor Kearsipan
Kabupaten Situbondo belum berjalan dengan maksimal, hal ini terlihat dari
banyaknya debu yang bertumpuk pada boks-boks yang tersusun di rak.
Berdasarkan pemaparan di atas, peneliti bermaksud mendalami kasus kerusakan
arsip yang diakibatkan oleh debu serta pencegahannya.
2
1.2 Identifikasi Masalah
Menurut Sulistyo-Basuki (1996: 2) arsip berasal dari kata archeon (bahasa
Yunani), Archivum (bahasa Latin) artinya kantor pemerintah dan kertas yang
disimpan di kantor tersebut, yang semula di tetapkan pada records atau rekaman
pemerintah (arsip). Arsip digunakan untuk membuktikan segala kejadian atau
permasalahan terjadi. Sugiarto (2005:3-4) mengungkapkan bahwa istilah arsip
berasal dari bahasa yunani, yaitu dari kata arche. Kemudian berubah menjadi
archea dan selanjutnya mengalami perubahan kembali menjadi archeon. Archea
artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan.
Faktor-faktor penyebab kerusakan arsip (Sugiarto, 2005:84), dapat
dibedakan menjadi dua, yaitu faktor intern dan faktor ekstern. Pertama, faktor
intern ialah penyebab kerusakan yang berasal dari benda arsip itu sendiri,
misalnya kualitas kertas, pengaruh tinta, pengaruh lem perekat dan lain-lain.
Kertas dibuat dari campuran bahan yang mengandung unsur-unsur kimia, Karena
proses kimiawi, kertas akan mengalami perubahan dan rusak. Proses kerusakan itu
bisa terjadi dalam waktu singkat, bisa pula memakan waktu bertahun-tahun.
Demikian pula tinta dan bahan perekat dapat menyebabkan proses kimia yang
merusak kertas.
Kedua Faktor ekstern ialah penyebab kerusakan yang berasal dari luar
benda arsip, yakni lingkungan fisik, organisme perusak, dan kelalaian manusia,
Faktor ekstern yang dapat merusak arsip berasl dari faktor fisika, biota,
penggunaan dan penanganan yang salah dan faktor bencana alam, a) faktor fisika:
cahaya, suhu dan kelembaban udara, partikel debu, b) faktor biota: fungi,
serangga, binatang pengerat dan pameran, c) faktor penggunaan dan penanganan
yang salah: perlindungan arsip, pemindahan arsip, pengguna dan fasilitas ruang
baca, reproduksi bahan arsip, d) faktor bencana alam: kebakaran, banjir, perang,
gempa, tsunami dan pencurian.
Dalam hal ini peneliti lebih memfokuskan diri pada faktor ektern,
khususnya debu yang dapat merusak arsip. Pada bab selanjutnya akan dijelaskan
3
lebih lanjut tentang bagaimana mengatasi dan mencegah debu agar tidak
menyebabkan kerusakan pada arsip.
4
BAB 2. PEMBAHASAN
2.1 Faktor-faktor Penyebab Kerusakan Arsip
Telah diutarakan dimuka bahwa yang dimaksud dengan pemeliharaan
arsip dan perawatan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga
arsip-arsip dari kerusakan. Kerusakan arsip dapat disebabkan oleh dua faktor,
yaitu faktor internal dan faktor eksternal. Faktor internal adalah faktor-faktor yang
disebabkan dari dalam. Sedangkan faktor eksternal adalah faktor-faktor kerusakan
yang disebabkan dari luar arsip.
1. Kerusakan yang disebabkan dari dalam (faktor internal)
Kerusakan yang disebabkan dari dalam dapat berasal dari unsur- unsur
kertas, tinta, pasta atau lem.
a) Kertas
Unsur-unsur yang terdapat pada kertas antara lain :
1. Bahan baku kertas
Kertas dapat dibuat dari bahan-bahan seperti kapas, flas, merang, kayu dan
lain-lain. Dari bahan apapun kertas dibuat, cellulose di dalam kertas akan
mengandung beberapa sifat pengawet dan sifat penghancur terhadap kertas
itu sendiri.
2. Air
Air yang dipergunakan dalam proses pembuatan kerta kemungkinan air
yang tidak bersih, sehingga kertas mengandung bakteri-bakteri yang
merusakkan kertas.
3. Bahan Lapisan Kertas/bahan tambahan
Untuk membuat kertas menjadi halus, licin, berwarna, kuat dan lain-lain
dipergunakan bahan-bahan tambahan seperti : kanji, cuka, garam mineral,
dan zat-zat kimia yang akan menimbulkan masalah-masalah tersendiri.
5
Kanji misalnya, merupakan bahan makanan bagi berbagai macam
serangga dan pertumbuhan berbagai jenis bakteri perusak kertas.
b) Tinta
Tinta adalah alat tata usaha berupa cairan dalam berbagai warna yang
dipergunakan untuk membubuhkan tulisan (huruf, angka) di atas kertas.
Hal-hal yang perlu diketahui dalam penggunaan tinta adalah sebagai
berikut :
1. Pergunakanlah jenis tinta yang berkualitas baik (tidak mudah
luntur). Apabila tinta yang dipergunakan kurang baik sangat
merugikan, khusunya apabila kertas arsip kena air, atau udara
lembab.
2. Ada beberapa jenis tinta antara lain tinta karbon dan tinta yang
dibuat dari pohon oak. Tinta yang dibuat dari pohon oak dapat
menimbulkan aksi-aksi kimia yang dapat merusakkan kertas. Tinta
karbon yang dibuat dari arang hitam dan lem arab sebagai perekat
tidak menimbulkan reaksi kimia, sehingga tidak merusakkan
kertas arsip. Kertas karbon banyak dipergunakan di percetakan-
percetakan.
c) . Pasta atau Lem
Pasta atau lem dipergunakan sebagai perekat. Menurut bahan baku yang
dipergunakan, lem ada beberqpa macam yaitu :
1. Lem yang terbuat dari tepung (sagu, gandum atau beras)
2. Lem yang terbuat dari getah arab atau cellulose tape dan
sejenisnya
3. Perekat sintesis terutama polven acetate.
2. Kerusakan akibat serangan dari luar (faktor eksternal)
Kerusakan akibat serangan dari luar, misalnya :
a. Kelembaban udara
b. Udara yang terlalu kering
6
c. Sinar matahari
d. Kotoran udara
e. Debu
f. Jamur dan sejenisnya
g. Rayap, gegat, dan tikus.
2.2 Debu sebagai Salah Satu Penyebab Kerusakan Arsip
Dari sekian banyak faktor yang telah dipaparkan di atas sebagai penyebab
kerusakan arsip, penulis memilih memfokuskan diri pada faktor ekstern,
khususnya debu sebagai penyebab kerusakan arsip serta bagaimana tindakan
preventif dan represif untuk menangani hal tersebut. Hal ini berdasarkan analisa
yang dilakukan peneliti di kantor kearsipan Kabupaten Situbondo bahwa debu
cukup mendominasi munculnya gangguan terhadap penyimpanan arsip. Adapun
faktor yang menyebabkan keberadaan debu tersebut karena lokasi kantor berada
tepat di pingggir jalan (PB Sudirman) yang merupakan lalu lintas padat warga
kota Situbondo setiap harinya.
Secara fisik, debu atau particulate dikategorikan sebagai pencemar udara
aerosol. Debu terdiri atas dua golongan, yaitu padat (solid) dan cair (likuid). Debu
yang terdiri atas partikel-partikel padat dapat dibedakan menjadi tiga macam,
yaitu dust, fumes, dan smoke.
Dust terdiri atas berbagai ukuran mulai dari yang submikroskopik sampai
yang besar. Yang berbahaya adalah ukuran yang bisa terhisap ke dalam sistem
pernapasan, umumnya lebih kecil dari 100 mikron dan bersifat dapat terhisap ke
dalam tubuh.
Fumes adalah partikel padat yang terbentuk dari proses evaporasi atau
kondensasi. Pemanasan berbagai logam misalnya, menghasilkan uap logam yang
kemudian berkondensasi menjadi partikel-partikel metal fumes, misalnya logam
(Cd) dan timbal (Pb).
7
Smoke atau asap adalah produk dari pembakaran bahan organik yang tidak
sempurna dan berukuran sekira 0,5 mikron. Sementara itu, partikel cair biasanya
disebut mist atau fog (awan) yang dihasilkan melalui proses kondensasi atau
atomizing, contoh sederhana adalah hair spray atau obat nyamuk semprot.
Berdasarkan uraian di atas, debu yang berada di kantor arsip dapat
dikategorikan sebagai debu jenis fumes dan smoke. Kerusakan yang ditimbulkan
oleh debu ialah menempelnya noda-noda hitam pada arsip dan sulit untuk
dibersihkan, sehingga informasi arsip sulit untuk dikenali. Debu yang menempel
pada arsip dapat meninggalkan flat-flat hitam yang dapat merusak informasi dan
kertas arsip serta dapat menjadi sarang bagi jamur-jamur. Debu merupakan suatu
bahan perusak arsip, dimana dapat menimbulkan noda permanen pada kertas/arsip
dan hendaknya arsip-arsip melakukan pembersihan/penyedotan terhadap debu-
debu yang berada didalam ruangan penyimpanan arsip, serta malakukan fumigasi
terhadap arsip-arsip yang ada.
Debu selain menyebabkan kerusakan arsip, juga dapat mengganggu
kesehatan para pengunjung. Pada saat orang menarik nafas, udara yang
mengandung partikel akan terhirup ke dalam paru-paru. Ukuran partikel (debu)
yang masuk ke dalam paru-paru akan menentukan letak penempelan atau
pengendapan partikel tersebut. Partikel yang berukuran kurang dari 5 mikron akan
tertahan di saluran nafas bagian atas, sedangkan partikel berukuran 3 sampai 5
mikron akan tertahan pada saluran pernapasan bagian tengah. Partikel yang
berukuran lebih kecil, 1 sampai 3 mikron, akan masuk ke dalam kantung udara
paru-paru, menempel pada alveoli. Partikel yang lebih kecil lagi, kurang dari 1
mikron, akan ikut keluar saat nafas dihembuskan.
Pneumoconiosis adalah penyakit saluran pernapasan yang disebabkan oleh
adanya partikel (debu) yang masuk atau mengendap di dalam paru-paru. Penyakit
pnemokoniosis banyak jenisnya, tergantung dari jenis partikel (debu) yang masuk
atau terhisap ke dalam paru-paru. Beberapa jenis penyakit pneumoconiosis yang
banyak dijumpai di daerah yang memiliki banyak kegiatan industri dan teknologi,
yaitu Silikosis, Asbestosis, Bisinosis, Antrakosis dan Beriliosis.
8
Dengan demikian, sangat diperlukan tindakan preventif dan represif
terhadap pencemaran debu yang terjadi di kantor Kearsipan Kabupaten Situbondo.
Penanganan ini selain bertujuan melestarikan keberadaan arsip juga menciptakan
suasana yang nyaman bagi para pengunjung maupun karyawan di Kantor
Kearsipan.
2.3 Tindakan Preventif
Tindakan preventif adalah tindakan pencegahan kerusakan arsip. Dalam
konteks ini, debu dapat dicegah melalui beberapa cara, antara lain :
1. Pemasangan Pengendap Elektrostatik (Electrostatic Precipitator)
Elektrostatik merupakan salah satu cabang fisika yang berhadapan dengan
gaya yang dikeluarkan oleh medan listrik statik (tidak berubah) kepada sebuah
objek yang bermuatan. Aplikasi elektrostatik dalam dunia industri digunakan
untuk mengatasi masalah limbah debu. Industri yang banyak mengaplikasikannya
yaitu seperti PLTU (Pembangkit Listrik Tenaga Uap), pabrik gula, dan pabrik
semen. Salah satu penerapannya yaitu penggunaan electrostatic precipitator
(ESP).
ElectroStatic Precipitator (ESP) adalah salah satu alternatif penangkap
debu dengan effisiensi tinggi (diatas 90%) dan rentang partikel yang didapat
cukup besar. Dengan menggunakan electrostatic precipitator (ESP) ini, jumlah
limbah debu yang keluar dari cerobong diharapkan hanya sekitar 0,16% (dimana
efektifitas penangkapan debu mencapai 99,84%).
Alat pengendap elektrostatik digunakan untuk membersihkan udara yang
kotor dalam jumlah (volume) yang relatif besar dan pengotor udaranya adalah
aerosol atau uap air. Alat ini dapat membersihkan udara secara cepat dan udara
yang keluar dari alat ini sudah relatif bersih.
Alat pengendap elektrostatik ini menggunakan arus searah (DC) yang
mempunyai tegangan antara 25 – 100 kv. Alat pengendap ini berupa tabung
silinder di mana dindingnya diberi muatan positif, sedangkan di tengah ada
9
sebuah kawat yang merupakan pusat silinder, sejajar dinding tabung, diberi
muatan negatif. Adanya perbedaan tegangan yang cukup besar akan menimbulkan
corona discharga di daerah sekitar pusat silinder. Hal ini menyebabkan udara
kotor seolah-olah mengalami ionisasi. Kotoran udara menjadi ion negatif
sedangkan udara bersih menjadi ion positif dan masing-masing akan menuju ke
elektroda yang sesuai. Kotoran yang menjadi ion negatif akan ditarik oleh dinding
tabung sedangkan udara bersih akan berada di tengah-tengah silinder dan
kemudian terhembus keluar.
Gambar Pengendap Elektrostatis
2. Pemasangan Jaring Kawat halus
Jaring kawat halus biasa kita temui dalam kehidupan sehari-hari. Karena
memiliki tekstur halus namun kuat, jaring ini kerap kali dipakai untuk menjaring
(filter) sesuatu yang dianggap tidak perlu. Pemsangan jaring kawat di pintu dan
jendela-jendela dapat menyaring debu agar tidak sampai masuk ke dalam ruangan
sehingga udara di dalam ruangan tetap bersih dan segar.
10
Gambar Jaring Kawat Halus pada Jendela
2.4 Tindakan Represif
Tindakan represif adalah tindakan untuk mengatasi kerusakan arsip yang
ditimbulkan oleh debu. Telah disebutkan di atas bahwa debu yang menempel pada
arsip dapat meninggalkan flat-flat hitam yang dapat merusak informasi dan kertas
arsip serta dapat menjadi sarang bagi jamur-jamur. Debu merupakan suatu bahan
perusak arsip, dimana dapat menimbulkan noda permanen pada kertas/arsip.
A. Membersihkan arsip yang kotor (terkena debu) dengan cara :
1) Arsip-arsip yang kotor diletakkan di atas meja di ruangan
yang telah disediakan;
2) Bersihkan kotoran yang menempel pada tiap lembaran arsip
dengan alat yang tidak merusak arsip.
3) Bersihkan kotoran debu yang menempel pada arsip di mulai
dari permukaan tengah kertas ke arah yang berlawanan
menggunakan spon, sikat halus, atau kuas dan untuk kotoran
karena noda jamur (fungi), dapat digunakan penghapus karet;
4) Untuk arsip-arsip yang dijilid seperti dalam bentuk buku,
dapat menggunakan mesin penyedot debu kecil / ukuran kecil
selama tidak merusak fisik kertas;
11
5) Arsip yang telah dibersihkan disimpan pada tempat terpisah
dari arsip yang sedang dan akan dibersihkan untuk ditata
kembali.
B. Merawat Arsip Basah
Arsip yang basah dan kotor yang diakibatkan oleh debu dapat
ditindak sebagai berikut ;
1) Untuk kotoran debu dan lumpur yang melekat pada lembaran
atau arsip buku, dapat dicuci menggunakan air dingin dengan
detergen;
2) Membersihkan kotoran tersebut, menggunakan spon atau
kapas dengan tidak ditekan;
Mengeringkan dengan cara :
1) Menempatkan arsip pada ruangan yang kering dilengkapi
dengan Exhaust Fan dipasang selama 24 jam, dan
kelembaban udara di dalam ruangan antara 35 - 50 % RH.
2) Arsip dalam bentuk lembaran diletakan perlembar diatas
kertas penyerap/jilidan, tiap lembar disisipi kertas
penyerap dan diganti berulang kali setelah kertas penyerap
basah.
3) Untuk mencegah tumbuhnya jamur, tiap 10 lembar arsip
disisipi kertas thymole.
12
BAB 3. PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Tujuan dari kearsipan sebagaimana dinyatakan dalam Undang-Undang
Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan - Ketentuan Pokok Kearsipan Pasal 3
ialah menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang
perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta
menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.
Salah satu kegiatan dalam menjamin keselamatan dan melestarikan
keberadaan arsip ialah melakukan kegiatan perawatan dan pemeliharaan arsip itu
sendiri, sehingga perlu untuk dibuat suatu pedoman mengenai pemeliharaan dan
perawatan.
Faktor-faktor penyebab kerusakan arsip (Sugiarto, 2005:84), dapat
dibedakan menjadi dua, yaitu faktor intern dan faktor ekstern. Pertama, faktor
intern ialah penyebab kerusakan yang berasal dari benda arsip itu sendiri,
misalnya kualitas kertas, pengaruh tinta, pengaruh lem perekat dan lain-lain.
Kertas dibuat dari campuran bahan yang mengandung unsur-unsur kimia,
Karena proses kimiawi, kertas akan mengalami perubahan dan rusak. Proses
kerusakan itu bisa terjadi dalam waktu singkat, bisa pula memakan waktu
bertahun-tahun. Demikian pula tinta dan bahan perekat dapat menyebabkan
proses kimia yang merusak kertas.
Kedua, faktor ekstern ialah penyebab kerusakan yang berasal dari luar
benda arsip, yakni lingkungan fisik, organisme perusak, dan kelalaian manusia.
Faktor ekstern yang dapat merusak arsip berasal dari faktor fisika, biota,
penggunaan dan penanganan yang salah, dan faktor bencana alam, a) faktor
fisika: cahaya, suhu dan kelembaban udara, partikel debu, b) faktor biota: fungi,
serangga, binatang pengerat dan pameran, c) faktor penggunaan dan penanganan
13
yang salah: perlindungan arsip, pemindahan arsip, pengguna dan fasilitas ruang
baca, reproduksi bahan arsip, d) faktor bencana alam: kebakaran, banjir, perang,
gempa, tsunami dan pencurian.
Salah satu faktor ekstern kerusakan arsip adalah debu. Debu bermacam-
macam asalnya, seperti dari kain, asap dan debu-debu dibawa oleh angin.
Bagaimanapun kecil debu-debu ini, tetap merupakan musuh kertas yang ganas,
bahkan kulitpun dapat rusak karena debu. kerusakan yang ditimbulkan oleh debu
ialah menempelnya noda-noda hitam pada arsip dan sulit untuk dibersihkan,
sehingga informasi arsip sulit untuk dikenali. Debu yang menempel pada arsip
dapat meninggalkan flat-flat hitam yang dapat merusak informasi dan kertas
arsip serta dapat menjadi sarang bagi jamur-jamur.
Pencegahan terhadap debu dapat dilakukan melalui pemasangan
pengendap elektrostatis dan jaring kawat halus yang berfungsi menyaring debu
agar tidak menyebabkan pada arsip. Adapun jika arsip-arsip tersebut telah
mengalami kerusakan dapat diperbarui atau diperbaiki dengan serangkaian
kegiatan represif yang telah dipaparkan di atas.
3.2 Saran
Berdasarkan hasil pembahasan di atas, dapat simpulkan bahwa kerusakan
terhadap arsip harus diperhatikan karena arsip merupakan suatu yang dokumen
yang sangat penting untuk dijaga dan di pelihara dengan baik, agar tidak rusak
dan masih utuh pada saat dibutuhkan. Jika arsip tidak terjaga dan dipelihara
dengan baik maka instansi yang memiliki arsip tersebut akan rugi dan kantor
tempat penyimpanan arsip juga akan rugi, karena instansi-instansi yang memiliki
berbagai arsip tidak mau lagi menyimpan arsip di instansi tersebut.
14
DAFTAR PUSTAKA
Daryana, Yayan dkk. 2007. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip. Jakarta:
Universitas Terbuka.
Maulana, M.N. 1996. Administrasi Kearsipan. Jakarta: Bhatara.
Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. 2005. Manajen Kearsipan Modren.
Yogjakarta: Gava Media.
Sulistyo-Basuki. 1996. Pengantar Kearsipan. Jakarta: Universitas Terbuka.
http://belajarbuatapasaja.blogspot.com/2013_04_01_archive.html (diakses pada
tanggal 17 Desember 2013)
http://elib.pdii.lipi.go.id/katalog/index.php/searchkatalog/byId/252063 (diakses
pada tanggal 17 Desember 2013)
http://filterudara.com/purifier/teknologi-pembersih-udara/ (diakses pada tanggal
17 Desember 2013)
http://buletinlitbang.dephan.go.id/index.asp?mnorutisi=8&vnomor=7 (diakses
pada tanggal 17 Desember 2013)
http://www.smallcrab.com/kesehatan/520-5-macam-penyakit-akibat-pencemaran-
partikel-debu-di-udara (diakses pada tanggal 17 Desember 2013)
http://www.depkes.go.id/downloads/Udara.PDF (diakses pada tanggal 17
Desember 2013)
15
top related