pelayanan keanggotaan - eprints.unmer.ac.id

PELAYANAN KEANGGOTAAN

FIFISARI AMININGSIH, S.SOS.

PUSAT DATA DAN INFORMASI PERPUSTAKAAN NASIONAL RI

2021

BIODATA :

NAMA : FIFISARI AMININGSIH, S.SOS

TEMPAT/TANGGAL LAHIR : JAKARTA, 6 SEPTEMBER 1974

ALAMAT : PERUMAHAN CASSIAVERA, JL. KAYU MANIS NO. 6 KAV. 2-3 RT. 02/05 BALEKAMBANG

JAKARTA TIMUR

INSTANSI : PUSAT DATA DAN INFORMASI, PERPUSTAKAAN NASIONAL RI, JL. MERDEKA SELATAN NO. 11

LANTAI 6, JAKARTA PUSAT

EMAIL : FIFISARI.PERPUSNAS@GMAIL.COM

NO. HP. : 081292290690

PENDIDIKAN FORMAL : S1 PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS PADJADJARAN BANDUNG

TUJUAN PEMBELAJARAN :

PESERTA MAMPU MEMPRAKTIKKAN PELAYANAN KEANGGOTAAN DALAM AUTOMASI PERPUSTAKAAN

TERINTEGRASI INLISLITE

AGENDA PEMBELAJARAN :

• KONSEP KEANGGOTAAN DALAM INLISLITE

• ENTRI DATA ANGGOTA PERPUSTAKAAN

• PEMROSESAN DATA KEANGGOTAAN

• PENCARIAN DAN KOREKSI DATA ANGGOTA

• PENGELOLAAN DATA SUMBANGAN ANGGOTA

KONSEP KEANGGOTAAN DALAM INLISLITE

KEGIATAN PENGELOLAAN DATA ANGGOTA ADALAH BAGIAN DARI PELAYANAN

PERPUSTAKAAN. KOLEKSI YANG TELAH DIADAKAN DAN DIOLAH TENTUNYA AKAN

DIMANFAATKAN OLEH ANGGOTA PERPUSTAKAAN, BAIK BACA DI TEMPAT MAUPUN PINJAM

DIBAWA PULANG. DENGAN TERSEDIANYA DATA ANGGOTA MAKA PENCATATAN TRANSAKSI

PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN AKAN MENJADI LEBIH CEPAT.

KONSEP KEANGGOTAAN PERPUSTAKAAN

1. Anggota perpustakaan

Anggota perpustakaan adalah pemustaka yang terdaftar keanggotaannya pada sebuah

perpustakaan. Keanggotaan perpustakaan (library membership) dapat diajukan pada

perpustakaan kapan saja setiap saat pada jam buka perpustakaan, atau secara online jika

perpustakaan menyediakan fasilitas keanggotaan online. Keanggotaan perpustakaan dapat

membebankan biaya keanggotaan atau gratis tergantung pada perpustakaannya. Kriteria

keanggotaan perpustakaan berbeda-beda, sesuai dengan jenis perpustakaan, misalnya

perpustakaan sekolah akan menerapkan kriteria yang berbeda dengan perpustakaan perguruan

tinggi, perpustakaan umum, bahkan dengan perpustakaan nasional RI.

KONSEP KEANGGOTAAN PERPUSTAKAAN

2. Keanggotaan Perpustakaan

Keanggotaan perpustakaan pada program aplikasi INLISLite, terdiri dari:

a. Entri data anggota

b. Penentuan jenis anggota

c. Aktivasi keanggotaan

d. Penentuan lokasi pinjam koleksi

e. Penentuan kategori koleksi yang boleh dipinjam

f. Penyertaan foto anggota

g. Pencetakan kartu anggota

h. Perpanjangan masa berlaku kartu anggota

KONSEP KEANGGOTAAN PERPUSTAKAAN

3. Persyaratan Keanggotaan Perpustakaan

Persyaratan keanggotaan perpustakaan berbeda-beda untuk berbagai jenis perpustakaan, tetapi

untuk pengguna INLISLite, persyaratan minimal adalah sebagai berikut:

a. Menunjukkan tanda pengenal asli dan masih berlaku, misalnya Kartu Tanda Penduduk, Kartu

Mahasiswa, Kartu Pelajar atau mencantumkan Nomor Induk Kependudukan bagi pemustaka yang

belum memiliki KTP ataupun kartu pelajar.

b. Mencantumkan alamat (alamat sesuai KTP dan alamat tinggal saat ini), email, nomor telepon

yang dapat dihubungi.

KONSEP KEANGGOTAAN PERPUSTAKAAN

4. Hak dan Kewajiban Anggota Perpustakaan

Setiap anggota perpustakaan memiliki hak untuk mendapatkan layanan perpustakaan,

diantaranya adalah:

a. Memanfaatkan fasilitas perpustakaan seperti membaca di ruang perpustakaan;

b. Mengakses katalog perpustakaan, baik katalog online maupun offline;

c. Meminjam koleksi bahan perpustakaan;

d. Ikut serta dalam berbagai program dan kegiatan perpustakaan, seperti bimbingan pemustaka,

diskusi dan pemutaran film, workshop;

e. Dan fasilitas lain yang diselenggarakan perpustakaan untuk melayani pemustaka.

KONSEP KEANGGOTAAN PERPUSTAKAAN

5. Kartu Anggota Perpustakaan

Pembuatan kartu anggota dilakukan setelah pemustaka melakukan registrasi atau pendafataran

sebagai anggota perpustakaan. Pendaftaran dapat dilakukan secara online maupun langsung ke

perpustakaan. Kartu anggota memuat nama, nomor dan foto anggota,pengambilan foto anggota

dilakukan langsung pada saat pencetakan kartu anggota atau menggunakan file foto yang

dibawa oleh anggota(tergantung kebijakan masing-masing perpustakaan). Pencetakan kartu

anggota perpustakaan dapat ditunggu di tempat pendaftaran. Untuk perpanjangan masa berlaku

kartu anggota lama, prosesnya sama dengan pembuatan kartu anggota baru.

MATERI POKOK

PADA PROGRAM APLIKASI INLISLITE VERSI 3, KEGIATAN PENGELOLAAN DATA ANGGOTA INI TERDIRI DARI:

* PERSIAPAN – SETTING KEANGGOTAAN

A. ENTRI DATA ANGGOTA

B. PEMROSESAN DATA ANGGOTA, MELIPUTI :

▫ PENENTUAN JENIS ANGGOTA

▫ AKTIVASI KEANGGOTAAN

▫ PENENTUAN LOKASI PINJAM KOLEKSI BESERTA KATEGORI KOLEKSI

▫ PENYERTAAN FOTO ANGGOTA

▫ PENCETAKAN KARTU ANGGOTA

C. PENCARIAN DAN KOREKSI DATA ANGGOTA

D. PERPANJANGAN MASA BERLAKU KARTU ANGGOTA

E. PENGELOLAAN DATA SUMBANGAN ANGGOTA

PERSIAPAN

SEBELUM MELAKUKAN KEGIATAN PELAYANAN KEANGGOTAAN, PASTIKAN ANDA TELAH

MEMILIKI AKUN USER YANG MEMPUNYAI HAK AKSES KEANGGOTAAN DAN TELAH

MELAKUKAN PENGATURAN KEANGGOTAAN PADA PROGRAM APLIKASI INLISLITE VERSI 3

YANG ANDA GUNAKAN.

MASUK KE HALAMAN BACK OFFICE

Pilih modul Back Office

Isikan username Anda pada kotak isian sebelah kiri, dan

password Anda pada kotak isian sebelah kanan

kemudian klik tombol Sign In

MASUK KE HALAMAN BACK OFFICE (LANJUTAN)

Pilih lokasi perpustakaan kemudian klik Sign In

Anda akan dihantarkan kepada halaman dashboard

(beranda) back office INLISLite

(PERSIAPAN) PENGATURAN KEANGGOTAAN

DAPAT DIAKSES MELALUI BACK OFFICE→ ADMINISTRASI → PENGATURAN KEANGGOTAAN

PENGATURAN KEANGGOTAAN DIGUNAKAN UNTUK :

• MELAKUKAN PENGATURAN KARTU ANGGOTA

• MELAKUKAN PENGATURAN REDAKSI KEANGGOTAAN PADA MODUL PENDAFTARAN

ANGGOTA

• MELAKUKAN PENGATURAN PENJENISAN ANGGOTA BESERTA PERATURAN PEMINJAMANNYA

• MELAKUKAN PENGATURAN MASTER DATA PADA RUAS DATA KEANGGOTAAN (JENIS

ANGGOTA, JENIS IDENTITAS, PEKERJAAN, PENDIDIKAN, KELAS, FAKULTAS DSB)

• MENGELOLA DATA KEPENDUDUKAN

• MELAKUKAN PENGATURAN ENTRI KEANGGOTAAN (PENENTUAN FORMAT NOMOR

ANGGOTA, OPSI CETAK SLIP PENDAFTARAN DSB)

• MELAKUKAN PENGATURAN UNTUK FITUR PERPANJANGAN KEANGGOTAAN MANDIRI

PENGATURAN KEANGGOTAAN - KARTU ANGGOTA

DAPAT DIAKSES MELALUI BACK OFFICE → ADMINISTRASI → PENGATURAN

KEANGGOTAAN→ KARTU ANGGOTA

Digunakan untuk :

• Memilih layout kartu anggota

• Memilih tampilan kartu

anggota bagian depan

• Memilih tampilan kartu

anggota bagian belakang

beserta redaksionalnya

PENGATURAN KEANGGOTAAN - KARTU ANGGOTA

MEMILIH LAYOUT KARTU ANGGOTA

Klik Aktifkan untuk mengaktifkan template

PENGATURAN KEANGGOTAAN - KARTU ANGGOTA

MEMILIH TAMPILAN KARTU ANGGOTA BAGIAN DEPAN

• Siapkan desain terlebihdahulu (beserta logo,nama perpustakaan dll)dengan ukuran 1004x638pixel (untuk layout 1, 2dan 3) atau 638x1004pixel (untuk layout 4)

• Pilih Tab Kartu AnggotaBagian Depan

• Pilih gambar pada layoutyang akan digantikemudian klik unggah

Pilih Tab Kartu Anggota Bagian depan

Pilih gambar pada layout yang akan diganti kemudian klik Unggah

PENGATURAN KEANGGOTAAN - KARTU ANGGOTA

MEMILIH TAMPILAN KARTU ANGGOTA BAGIAN BELAKANG BESERTA REDAKSIONALNYA

• Siapkan desain terlebihdahulu dengan ukuran1004x638 pixel

• Pilih Tab Kartu AnggotaBagian Belakang

• Isikan Redaksional untukKartu Anggota BagianBelakang

• Pilih gambar kemudianklik unggah

• Klik Simpan untukmenyimpan

Pilih Tab Kartu Anggota Bagian Belakang

Pilih gambar kemudian klik Unggah

klik Simpan untuk menyimpan perubahan

Isikan Redaksional untuk Kartu Anggota Bagian Belakang

PENGATURAN KEANGGOTAAN – REDAKSI KEANGGOTAAN

DAPAT DIAKSES MELALUI BACK OFFICE→ ADMINISTRASI→ PENGATURAN KEANGGOTAAN→ REDAKSI KEANGGOTAN

Digunakan untuk mengubah redaksi keanggotaan pada Pendaftaran Anggota (Mandiri)

Sesuaikan (Tambah, Koreksi, Hapus) Redaksional Keanggotaan menurut peraturan yang berlaku di perpustakaan

PENGATURAN KEANGGOTAAN – JENIS ANGGOTA

DAPAT DIAKSES MELALUI BACK OFFICE→ ADMINISTRASI → PENGATURAN KEANGGOTAAN→ JENIS ANGGOTA

Jenis Anggota digunakan untuk aturan peminjaman, masa berlaku keanggotaan dsb

• Default Kategori Lokasi dan Default Lokasi Pinjam digunakan untuk otomatis memilih (centang) Lokasi Pinjam dan Koleksi yang dapat Dipinjam pada Entri Anggota

• Klik Koreksi untuk masuk pada halaman Koreksi Jenis Anggota (termasuk pengaturan peminjaman didalamnya)

PENGATURAN KEANGGOTAAN – KOREKSI JENIS ANGGOTA

• Isi Nama Jenis Anggota, Masa Berlaku Keanggotaan, Biaya Pendaftaran, Biaya Perpanjangan.

• Sesuaikan aturan peminjaman

• Klik Simpan

PENGATURAN KEANGGOTAAN – MASTER DATA

• PADA ENTRI ANGGOTA TERDAPAT BEBERAPA RUAS YANG HARUS DIISI DATANYA TERLEBIH

DAHULU SEPERTI KELAS, AGAMA, UNIT KERJA, FAKULTAS, JURUSAN DAN PROGRAM STUDI

• UNTUK MENAMBAHKAN MASTER DATA TERSEBUT PILIH

ADMINISTRASI → PENGATURAN KEANGGOTAAN

PENGATURAN KEANGGOTAAN – MASTER DATA (CONTOH)

• ADMINISTRASI→ PENGATURAN KEANGGOTAAN → KELAS

• KLIK TAMBAH, ISI NAMA KELAS KEMUDIAN KLIK SIMPAN

Menambah Data Kelas

PENGATURAN KEANGGOTAAN – DATA KEPENDUDUKAN

DAPAT DIAKSES MELALUI BACK OFFICE→ ADMINISTRASI→ PENGATURAN KEANGGOTAAN→ DATA KEPENDUDUKAN

Digunakan untuk menambah data kependudukan yang akan dipakai pada Entri Anggota → Salin dari data Kependudukan

Klik tombol Tambah untuk menambah data secara manual atau klik Import untuk memasukkan data dari file excel sesuai dengan template yang disediakan

PENGATURAN KEANGGOTAAN – ENTRI KEANGGOTAAN

DAPAT DIAKSES MELALUI BACK OFFICE→ ADMINISTRASI → PENGATURAN KEANGGOTAAN → ENTRI KEANGGOTAAN

Digunakan untuk :

• Penentuan Nomor Anggota

• Opsi Cetak Slip

Perpanjangan

• Opsi Cetak Slip Pelanggaran

• Opsi Cetak Slip Pendaftaran

PENGATURAN KEANGGOTAAN – ENTRI KEANGGOTAAN

DAPAT DIAKSES MELALUI BACK OFFICE → ADMINISTRASI → PENGATURAN KEANGGOTAAN →

PERPANJANGAN KEANGGOTAAN MANDIRI

• Digunakan untuk mengaktifkan/ menonaktifkan fitur Perpanjangan Keanggotaan Mandiri pada Modul Keanggotaan Online

• Fitur Perpanjangan Keanggotaan Mandiri ini harapdisesuaikan dengan kebijakan perpustakaan

ENTRI ANGGOTA

ENTRI ANGGOTA DAPAT DILAKUKAN DENGAN 3 CARA, YAITU :

• MELALUI BACK OFFICE → KEANGGOTAAN → ENTRI ANGGOTA, DATA DIISI OLEH PETUGAS

• IMPORT DATA DARI EXCEL ( BACK OFFICE → KEANGGOTAAN → IMPORT DATA DARI EXCEL)

• MELALUI MODUL PENDAFTARAN ANGGOTA, PEMUSTAKA MENGISI SENDIRI SECARA ONLINE

ENTRI ANGGOTA – OLEH PETUGAS

DAPAT DIAKSES MELALUI BACK OFFICE → KEANGGOTAAN → ENTRI ANGGOTA

• Isi data pemustaka

• Pilih Jenis Anggota

• Pilih aktif pada Status

Anggota

• Centang Lokasi Pinjam

dan Koleksi yang akan

dipinjam

• Klik Simpan

ENTRI ANGGOTA – OLEH PETUGAS (SALIN DARI DATA KEPENDUDUKAN)

DAPAT DIAKSES MELALUI BACK OFFICE → KEANGGOTAAN → ENTRI ANGGOTA

• Klik Salin dari Data Kependudukan

• Cari data yang akan di salin

• Klik nama pada hasil pencarian, data akan langsung tersalin pada form entri anggota

• Lakukan verifikasi, aktifasi dan pilih jenis anggota kemudian klik Simpan

ENTRI ANGGOTA – IMPORT DATA DARI EXCEL

DAPAT DIAKSES MELALUI BACK OFFICE → KEANGGOTAAN → IMPORT DATA DARI EXCEL

• Klik Unduh Template

• Sesuaikan data pada Template yang telah diunduh

• Klik Browse untuk memilih file yang telah disesuaikan kemudian klik Proses

ENTRI ANGGOTA – ENTRI PASSWORD (UNTUK ANGGOTA YANG DIDAFTARKAN PETUGAS)

ANGGOTA YANG DIDAFTARKAN OLEH PETUGAS BELUM MEMILIKI PASSWORD OLEH KARENA

ITU HARUS MELAKUKAN PENGISIAN PASSWORD MELALUI MODUL KEANGGOTAAN ONLINE

– BELUM MEMILIKI PASSWORD

ENTRI ANGGOTA – MODUL PENDAFTARAN ANGGOTA

DAPAT DIAKSES LANGSUNG MELALUI MODUL PENDAFTARAN ANGGOTA ATAU KEANGGOTAAN ONLINE

ENTRI ANGGOTA – MODUL PENDAFTARAN ANGGOTA

• Isi data

• Centang pada ruas Saya menyatakan data yang diisi benar dan dapat dipertanggungjawabkan

• Klik Simpan.

• Setelah selesai melakukanpendaftaran secara online, pemustaka datang ke perpustakaan untuk pengambilan foto, verifikasi data dan cetak kartu anggota

KEANGGOTAAN – PENCARIAN DAN KOREKSI ANGGOTA

DAPAT DIAKSES MELALUI HALAMAN DAFTAR ANGGOTA

Pada halaman Daftar

Anggota :

• Gunakan Fitur

Pencarian. Pilih filter

yang tersedia isikan

kata kunci klik cari.

• Untuk melakukan

koreksi anggota klik

nama anggota,

sesuaikan data

anggota kemudian

klik simpan

KEANGGOTAAN – FOTO ANGGOTA

SETELAH MELAKUKAN ENTRI ANGGOTA KITA BISA MENAMBAHKAN FOTO ANGGOTA

• Pilih Daftar Anggota pada menu Keanggotaan

• Klik nama anggota yang akan ditambahkan

fotonya

• Klik tab Foto Anggota pada halaman koreksi anggota

• Klik Ambil Foto untuk mengambil foto langsung dari kamera

• Klik tombol dengan Ikon Folder untuk mengunggah foto dari file yang sudah tersedia

KEANGGOTAAN – CETAK KARTU ANGGOTA

DAPAT DIAKSES MELALUI HALAMAN DAFTAR ANGGOTA ATAU KOREKSI ANGGOTA

Pada halaman Daftar Anggota :

• Pilih Aksi Cetak Kartu Anggota

• Pilih opsi cetak kartu (satuan / A4)

• Pilih/centang Anggota yang akan dicetak kartunya

• Klik Proses

Pada halaman Koreksi Anggota :

• Klik Kartu Anggota

KEANGGOTAAN – CETAK KARTU ANGGOTA BAGIAN BELAKANG

DAPAT DIAKSES MELALUI HALAMAN DAFTAR ANGGOTA

Pada halaman Daftar

Anggota :

• Pilih Aksi Cetak Kartu

Belakang

• Klik Proses

KEANGGOTAAN – CETAK BEBAS PUSTAKA

DAPAT DIAKSES MELALUI HALAMAN KOREKSI ANGGOTA

Pada halaman Koreksi Anggota :

• Ubah Status Anggota menjadi Bebas Pustaka, kemudian klik Simpan

• Klik Tombol Cetak Bebas Pustaka kemudian klik Model/ukuran yang diinginkan

Contoh Surat Keterangan Bebas Pustaka A4

KEANGGOTAAN – PERPANJANGAN ANGGOTA

DAPAT DIAKSES MELALUI KEANGGOTAAN → DAFTAR PERPANJANGAN

Klik Tambah untuk masuk dalam halaman Perpanjangan Anggota

• Isi no anggota/nama kemudian klik Cari

• Sesuaikan data Perpanjangan Anggota

• Klik Simpan

KEANGGOTAAN – SUMBANGAN

DAPAT DIAKSES MELALUI KEANGGOTAAN → DAFTAR SUMBANGAN

Klik Tambah untuk menambahkan Sumbangan• Isi data sumbangan

• Klik Pilih Koleksi jika ingin menambahkan koleksi ke dalam Sumbangan

• Klik Simpan