pelaksanaan audit internal mutu perguruan tinggi

1

PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU

PERGURUAN TINGGI

PROSESAUDIT

2Persiapan

penugasan

3 SurveiPenda-huluan

4 Penyusunan

Audit Program

5 Pengujianlapangan

6 Pengembangan

temuan

9Evaluasi

8Monitoring

tindak lanjut

7 Pelaporanhasil audit

1Seleksiauditee

I. Seleksi Auditee

4

LANGKAH-LANGKAH PEMILIHAN AUDITEE

Identifikasi audit universe

Pilih auditee (tetapkan jadwal

audit)

Tetapkan Faktor Risiko & Skala

Score & Ranking auditee berdsrkan

risiko

5

Langkah # 1IDENTIFIKASI AUDITEE

Langkah # 1IDENTIFIKASI AUDITEE

audit universe

auditable units

6

Langkah # 2Tetapkan Faktor Risiko dan Skala

Langkah # 2Tetapkan Faktor Risiko dan Skala

LOKASI TOTAL NILAI UANG KOMPLEKSITAS

KEGIATAN KONDISI INTERNAL

CONTROL

PERHATIAN PIMPINAN SIKLUS KEGIATAN/

TRANSAKSI AUDIT YANG LALU KETERSEDIAAN STAF

AUDIT

Skala Faktor RisikoRisk factor & Nilai Score Risk factor & Nilai Score

Anggaran yang dikelola Pergantian Pimpinan Unit (turnover atau mutasi)

Diatas Rp. 50 Milyar 5 Sedang (4-6 tahun sekali) 1

25 milyar – 50 milyar rp. 4 Sedang-jarang (7-8 tahun sekali) 3

5 milyar – 25 milyar rp 3 Sedang-sering (2-3 tahun sekali) 3

1 milyar – 5 milyar rp 2 Jarang (diatas 8 tahun sekali) 5

Dibawah 1 milyar 1 Sering (dibawah satu tahun sekali) 5

Audit sebelumnya Kondisi Internal Control

Kurang dari 12 bulan yang lalu 1 Baik sekali (tidak ada catatan penting) 1

1 tahun – 2 tahun yang lalu 2 Baik (kurang dari 2 catatan penting) 2

2 tahun – 3 tahun yang lalu 3 Sedang (3-5 catatan penting) 3

3 tahun – 4 tahun yang lalu 4 Jelek (5-7 catatan penting) 4

Lebih dari 4 tahun yang lalu 5 Jelek sekali (lebih dari 7 catatan penting) 5

8

Langkah # 3Score dan ranking auditee

berdasarkan risiko

Langkah # 3Score dan ranking auditee

berdasarkan risiko

Asess dan score setiap unit audit

9

Langkah # 4Pilih auditee (tetapkan jadwal)

Langkah # 4Pilih auditee (tetapkan jadwal)

Kriteria: Audit sebagian: cut off Audit seluruh universe: Risiko u/ menetukan frekuensi Risiko u/ menentukan durasi

Hal-hal yang perlu diperhatikan

1. Pemetaan risiko2. Sediakan slot untuk audit khusus3. Bisa digunakan instrumen BAN PT

11

LANGKAH AWAL PENUGASAN AUDIT KEGIATAN :

TUJUAN & RUANG LINGKUPLATAR BELAKANG INFORMASI

TIM YANG DITUGASKANKOMUNIKASI AWAL

PENYIAPAN SURAT TUGAS

2. PERSIAPAN PENUGASAN2. PERSIAPAN PENUGASAN

1. Jumlah Auditor ganjil (3-5 orang)2. Ketua tim berdasarkan kemampuan dan

pengalaman3. Audit mutu internal akademik dan non akademik

dapat berasal dari dosen atau non dosen4. Jika SDM kurang kompetensinya dapat melakukan

outsourching5. Bisa menggunakan narasumber/ahli6. Surat tugas dari pimpinan tertinggi7. Pelajari auditi sebelum pertemuan pendahuluan8. Siapkan program dan jadwal audit tentative

Kiat-kiat

13

3. SURVEI PENDAHULUAN

KESAN AWAL

KERJASAMA YANG BAIK

Pertemuan Pembukaan

• Dipimpin oleh ketua tim auditor.• Memperkenalkan tim audit kepada auditi.• Melakukan kajiulang tujuan dan lingkup audit.• Melakukan kajiulang metode dan prosedur audit.• Meminta persetujuan jadwal audit.• Memastikan jalur komunikasi dengan pemandu

dari teraudit.

• Mengkonfirmasi ketersediaan sumber daya dan fasilitas.

• Mengkonfirmasi kerahasiaan.• Mengkonfirmasi pertemuan penutupan.

• Mengklasifikasi setiap masalah yang mungkin timbul.

PROGRAM/JADWAL AUDIT

Tanggal dan jam pertemuan yang pasti.Disepakati oleh Auditor dan Teraudit.Tempat/lokasi audit.Topik/unsur audit.Tujuan dan lingkup audit.Sumber informasi/fasilitas/bahan yang diperlukan.

1. Berkomunikasi dengan auditi sebelumnya2. Informasikan kebutuhan dokumen sebelum datang3. Pimpinan pertemuan seharusnya ketua tim auditor4. Auditor jangan terlalu banyak bicara (siapkan

pembagian tugas sebelumnya)5. Usahakan kesepakatan terutama tujuan,

ruanglingkup dan jadwal6. Informasikan kebutuhan sarana dan prasarana

yang dibutuhkan (ruang, meja, dll) dan pemandu atau pendamping

18

4. PENYUSUNAN AUDIT PROGRAM

• Prosedur audit = analisis & langkah untuk mengumpulkan dan menguji informasi

• Tujuan:Pengumpulan informasiMenguji kecukupan dan efektivitas

internal controlMenilai kegiatan yang direview

Kiat-kiat1. Kumpulkan kriteria seperti Kebijakan, peraturan,

SOP, dll selengkap mungkin 2. Kumpulkan informasi dokumen laporan atau

pelaksanaan kegiatan selengkap mungkin3. Evaluasi dulu dokumen laporan atau pelaksanaan

kegiatan kemudian bandingkan dengan kriteria4. Revisi program audit5. Buatkan daftar pengecekan yang sistimatis

20

5. PENGUJIAN LAPANGAN• Menguji Kecukupan dan Eefekvitas

Pengendalian• Menerapkan audit program• Tujuan pengujian:

Kecukupan/efektivitasDampak (risiko)Sebab

Kiat-kiat1. Sebelum berkunjung sepakati jadwal, orang yg

ingin ditemui dan dokumen yang ingin digali lebih dalam.

2. Datang tepat waktu3. Terapkan speak with data4. Libatkan auditi dalam menganalisa dan menguji

kondisi yang terjadi

22

6. PENGEMBANGAN TEMUAN DAN REKOMENDASI6. PENGEMBANGAN TEMUAN DAN REKOMENDASI

• Apa yang ditemukan• Sama dengan auditeeKondisi

• Standar/ekspektasi/aturan• Yang ada atau dikembangkanKriteria

• Dampak atau risiko jika dibiarkan• Potensi maupun realisedAkibat

• Disain• ImplementasiSebab

• Saran perbaikan eliminir sebab• Jangan restate kriteriaRekomendasi

KeTidakSesuaian(KTS)

Observasi(OB)

KeTidakSesuaian(KTS)

Observasi(OB)

KTS

KTS yang berpengaruh besar terhadap mutu produk/pelayanan.

KTS yang menyebabkan risiko kehilangan konsumen.

KTS yang mengancam sertifikasi atau akreditasi. KTS yang merupakan ancaman terhadap kegiatan

atau para pelaksana dalam organisasi. KTS yang menyebabkan potensi pidana atau

perdata

Contoh KTS

Tidak tersedia prosedur terdokumentasi yang diperlukan untuk meninjau kontrak atau perancangan.

Laporan audit internal dibiarkan tanpa adanya bukti tindak lanjut.

Sejumlah besar piranti pengukuran dan standar tidak dikalibrasi secara mutakhir.

Perubahan pokok prosedur/perencanaan yang dilakukan secara tidak resmi dan tanpa persetujuan.

Berpotensi pindana (tipikor/kerugian negara) Berpotensi perdata (gugatan ganti rugi)

OB

Observasi (OB) adalah KTS yg ringan dan hal hal yg bersifat anjuran serta yg bersifat positip

KTS yang tidak secara langsung mempengaruhi mutu.

KTS yang mudah diralat. KTS yang tidak menghambat sertifikasi atau

akreditasi. Kesesuaian yg bersifat positip dan belum ada

ditempat lain Kepatutan yg disepakati dengan auditi

Contoh KTS Ringan

Instrumen yang tidak memuat tanggalkalibrasi.

Tindak lanjut yang masih dalam proses tetapisudah termuat dalam laporan tindakan koreksiaudit internal.

Catatan yang kurang lengkap dari kajiulangkontrak atau rancangan.

Ketidaklengkapan dokumentasi peningkatanpengalaman pelatihan.

Tindakan yang diambil untuk meniadakanakar penyebab ketidaksesuaian, cacat, atau hal-hal lain yang tidak diinginkan sehingga dapat mencegah pengulangan hal-hal di atas untuk mengarah pada peningkatan mutusecara berkelanjutan.

TINDAKAN KOREKSI (Tindak Lanjut)

Tugas-tugas Auditor

Mengidentifikasi KTS (mengapa terdapat ketidaksesuaian dengan standar yang diacu).

Menjelaskan dan mendiskusikan KTS kepada auditi

Menyepakati tanggal penyelesaian perbaikan KTS dan penanggungjawabnya

Tugas-tugas Auditi

Memahami KTS dan rekomendasi rinci. Menimbang seberapa berat KTS dan

tindak lanjut serta tanggal penyelesaiannya (lama/durasi penyelesaian).

Melaksanakan tindakan tindak lanjut

Kiat-kiat1. Diskusikan rekomendasi dengan auditi 2. Rekomendasi seharusnya tajam dan tidak kualitatif3. Temuan sebaiknya di presentasikan di depan auditi

sebelum dilaporkan ke pimpinan 4. Temuan harus dikomentari auditi dan

ditandatangani5. Tindak lanjut bukan tanggungjawab auditor6. Semua pelaksanaan audit di catat dalam form

standar untuk menjadi KKA di lampiran

7. PELAPORAN

Dokumentasi & komunikasi hasil audit Produk dari penugasan audit Temuan dan rekomendasi Ditandatangani oleh auditor yang telah

bersertifikat

Laporan hasil audit sebaiknya terdiri dari :

1. Cover yang dibuat menarik 2. Ringkasan eksekutif (2-3 lembar) 3. Pendahuluan 4. Daftar isi, table, gambar dan lampiran 5. Gambaran umum auditi 6. Hasil Audit yang berisikan temuan berupa kondisi,

kriteria, akibat, sebab rekomendasi dan tindak lanjut yang diharapkan dari auditi.

7. Kesimpulan berupa jawaban atas tujuan audit yang dilakukan.

8. Lampiran yang terdiri dari seluruh kertas kerja audit dan dokumen pendukung lainnya.

Kiat-kiat1. Mulai membuat laporan dari awal pelaksanaan audit 2. Catatan temuan, kriteria, sebab, akibat dan

rekomendasi dalam KKA sebaiknya tulisan bahasa laporan

3. Bila audit belum selesai untuk kebutuhan yang mendesak atau permintaan pimpinan bisa dibuat laporan sementara (lisan maupun tulisan)

35

8. MONITORING TINDAK LANJUT8. MONITORING TINDAK LANJUT

BAGAIMANA IMPLEMENTASI DARI REKOMENDASI

- Tanggung jawab auditor

INDIKATOR KEBERHASILAN AUDIT

Tindak lanjut Audit

Auditor memeriksa apakah tindak lanjut dan pencegahan yang dilakukan oleh teraudit sudah mencukupi dan efisien.

.

Kiat-kiat1. Monitor tindak lanjut bila tidak sesuai diluruskan 2. Bila tidak dilaksanakan juga ada kemungkinan

rekomendasinya kurang tepat sasaran

38

9. EVALUASI AUDIT

EFEKTIVITAS & EFISIENSI AUDIT PENDEKATAN AUDIT PERAN PENTING AUDITOR

Sebuah perubahan akan terjadi jika Visi, Skills, Insentif, Sumberdaya dan rencana tindak (action plan) tersedia.

• tanpa visi akan terjadi kekacauan, • tanpa skill akan terjadi kecemasan, • tanpa insentif akan terjadi penolakan, • tanpa sumberdaya akan terjadi frustasi, • Tanpa action plan akan terjadi kegagalan.

(Palmer, et all 2006).

Sehebat apapun suatu sistem atau sehebat apapun suatu alat, jika sdm pengelola sistem dan alat tersebut tidak kompeten dantidak bermoral maka semuanya tidak ada artinya. (W.A. Ridwan, 2000)

Sejauh apapun kita telah melangkah, namun ternyatasalah arah maka berbaliklah (R. Kasali, 2006)

40

?QUESTIONS