on the job training presentasi tgl 23-09-2010

On The Job Training

Dept.General Affairs (GA)( Coordinator Building Service )

Obed 1109070019

Ruang lingkup OJT yang dilakukan Penulis

Ruang lingkup OJT yang penulis lakukan adalah Departement Building service dimana bagian ini bertanggung jawab dan memperhatikan dalam perawatan dan pengelolaan gedung serta mengkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan fungsi tugas masing –masing personil diseluruh bagian agar bekerja sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya sehingga tujuan dan target institusi dapat tercapai , misal nya meng-administrasikan surat perintah kerja, membuat laporan

sambungan

Proposal pembelian Barang dan Jasa (PPJ), membuat rincian biaya yang dikeluarkan dalam memperbaiki kerusakan yang ada mis.kerusakan lampu, lift dan fasilitas gedung ,pembelian sparepart untuk menanggulagi kerusakan yang ada ,biaya proyek perbaikan, pemasangan informasi di mading (jika ada mahasiswa yang ingin memasang jadwal acara/kegitan hari besar) dan pengaturan sound system ruangan yang ada di auditorium,meliputi persiapan rungan auditorium acara.

Struktur Organisasi

Alur proses pekerjaan nya

Yang dilakukan dept.Building secara umum

Merencanakan dan mengembangkan kebijakan dan sistem dalam perawatan dan pengelolaan gedung serta mengkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan fungsi tugas masing –masing personil diseluruh bagian agar bekerja sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya sehingga tujuan dan target institusi dapat tercapai .

Menbuat surat perintah kerja

Job desk Penulis Selama OJT( Building sevice )

Tugas berikutnya sebagai pelayanan permohonan sarana ,kerusakan fasilitas gedung dan pemasangan pengumuman

Saat penulis OJT penulis harus mampu menjelaskan syarat apa yang harus dipenuhi oleh pemohon building service serta mengecek data dan mem fotocopy 1 rangkap untuk di arsipkan berdasarkan form nya lalu meminta tanda tangan oleh supervisor building dan manager building terkait ijin untuk pelaksanaan surat perintah kerja untuk bagian lapangan/pelaksana.

Job desk lain penulis yang berkaitan-Menerima telepon bila staff / atasan sedang tidak

diruangan,mencatat bila si penelepon meninggalkan pesan.

-Mem foto copy file penting seperti kwitansi pembelian ,surat perintah dan dokumen lain yang berkaitan dengan building service

-Mencari sewa bus (mis:Hiba,bluestar)

-Menjaga ruangan kerja bila seluruh staff keluar...

(rapat / keluar kantor)

-Menerima komplain mahasiswa/siswi di kampus UBM,memberikan form kepada pemohon...

Tanggung jawab saat penulis OJT

Mengecek ulang form yang di isi oleh pemohon

Memduplikat /memfoto copy form sebagai bukti arsip dan mengelompokan nya dalam binder

Menjaga nama baik building service dengan pelayanan yang ramah dan sopan.

Mengerjakan dengan benar,termasuk input data ,mengetik dan sebagai nya.

Selanjutnya jika sudah disetujui oleh Coordinator Building Service maka untuk biaya pelaksanaan itu berhubungan dengan Finance sebagai sumber dana dalam proyek building baik secara pembelian barang dan biaya operasional perbaikan,seperti pembelian asset dan biaya perawatan asset.

Berikut ini form yang sering digunakan oleh Dept.Building service ( Coordinator Building

Service )

Terima kasih