meningkatkan produktivitas & mutu

IV.MENINGKATKAN

PRODUKTIVITAS & MUTU

TEGUH WIYONO BUDI PRASETYO

STMIK AKAKOM YOGYAKARTA

Manajemen Produksi

Manajemen Produksi

KepuasanPelanggan

KepuasanPelanggan

Jumlah SDM, Mesin, dan Persediaan

Jumlah SDM, Mesin, dan Persediaan

PendapatanPerusahaan

PendapatanPerusahaan

PengeluaranPerusahaan

PengeluaranPerusahaan

NilaiPerusahaan

NilaiPerusahaan

LabaPerusahaan

LabaPerusahaan

------- JEFF MADURA, 2007

PENGARUH MANAJEMEN PRODUKSI TERHADAP NILAI PERUSAHAAN

Beberapa pertanyaan mengenai manajemen produksi.

1. Sumber daya manusia dan sumber daya lain apakah yang dibutuhkan untuk produksi ?

2. Dimana sebaiknya perusahaan sebaiknya memproduksi ?

3. Bagaimana perusahaan dapat memproduksi secara lebih efisien ?

4. Apa yang dapat dilakukan untuk mengendalikan mutu produksinya ?

1. SUMBER DAYA DALAM PROSES PRODUKSI

PROSES PRODUKSI (PROSES KONVERSI), serangkaian pekerjaan dengan berbagai sumber daya digunakan untuk memproduksi barang dan jasa.

MANAJEMEN PRODUKSI (MANAJEMEN OPERASI), manajemen proses dimana berbagai sumber daya (misal karyawan, mesin, dll) digunakan untuk memproduksi barang dan jasa.

---- JEFF MADURA, 2007

TUJUAN MANAJEMEN PRODUKSI Mengembangkan proses produksi yang efisien (biaya relatif rendah) dan bermutu tinggi guna menghasilkan produk barang/jasa yang spesifik.

Manajemen produksi dapat mencapai efisiensi dengan pengelolaan sumber daya : Menentukan secara tepat jumlah bahan baku yang akan

digunakan, Kombinasi sumber daya yang tepat, Pembagian pekerjaan yang tepat, Rangkaian pekerjaan yang tepatMisal : Perusahaan manufaktur lebih banyak menggunakan bahan baku dan peralatanPerusahaan Jasa lebih banyak menggunakan karyawan dan teknologi informasi

SUMBER DAYA MANUSIAMengelola sumber daya manusia :1. Mengidentifikasi jenis karyawan yang

dibutuhkan untuk produksi Tenaga ahli Tenaga terampil

2. Menentukan jumlah karyawan yang dibutuhkan.

Beban operasional SDM akan tergantung jumlahkaryawan dan tingkat keahliannya.-----Dalam skala sama, biaya operasi jasa pariwisata akan lebih

banyak menanggung gaji dari pada usaha swalayan.

BAHAN BAKU Bahan baku yang digunakan dalam proses

produksi normalnya diubah oleh SDM perusahaan menjadi produk akhir. Perusahaan manufaktur sangat bergantung pada

bahan baku. Pabrik ban tergantung bahan baku karet Pabrik mobil tergantung bahan baku baja Percetakan tergantung bahan baku kertas, dll

Perusahaan jasa tidak banyak bergantung pada bahan baku karena tidak melakukan proses manufaktur.

Biro perjalanan, konsultan keuangan, designer. dll

BAHAN BAKU…………(lanjutan)

Bahan Baku Proses Produksi Produk Akhir

Sumber DayaManusia

Teknologi

Bahan Baku dalam Proses Produksi

SUMBER DAYA LAIN Sumber daya pendukung yang mempunyai

kontribusi besar dalam proses produksi Bangunan pabrik (work shop/bengkel kerja) Kantor sebagai pusat administrasi (site administration) Gudang tempat penyimpanan/trasit bahan baku Mesin-mesin dan peralatan, dll

Pengadaan dapat dilakukan dengan membangun sendiri, membeli, sewa, leasing, kerjasama dengan pemilik lahan.

EFISIENSI SUMBER DAYA UNTUK PRODUKSI

Memanfaatkan berbagai sumber daya untuk mencapai hasil produksi yang spesifik dengan biaya rendah.

Dilakukan dengan mengkombinasikan berbagai sumber daya.Menggunakan stasiun kerja (work station) dan

lini perakitan (assembly line)

Stasiun Kerja (Work Station), adalah area dimana satu atau beberapa karyawan diberi pekerjaan tertentu. Work station membutuhkan mesin, peralatan sekaligus karyawan

Lini Perakitan (Asembly Line), adalah serangkaian stasiun kerja dimana setiap stasiun kerja telah dirancang untuk mengerjakan tahapan-tahapan tertentu dalam proses produksi

Dampak Efisiensi : Karyawan diberi pekerjaan yang berbeda-beda (fokus

pada pekerjaan/job) Karyawan dapat menggunakan keahlian spesifik yang

dimilikinya.

2. MEMILIH LOKASI FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEPUTUSAN

MEMILIH LOKASI, faktor yang dianggap relevan : Biaya ruang kerja. Biaya sewa atau beli sangat

bervariasi tergantung lokasi bangungan tersebut berada.

Biaya tenaga kerja. Biaya perekrutan (standar gaji) tenaga kerja berbeda beda untuk setiap lokasi.

Insentif pajak daerah. Kebijakan pajak oleh pemerintah daerah berbeda-beda (asas otonomi daerah).

MEMILIH LOKASI…. (lanjutan) FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEPUTUSAN

MEMILIH LOKASI .. (lanjutan) : Sumber permintaan. Perusahaan yang mendekati

sumber permintaan akan meminimalisasi biaya mobilisasi/transportasi produknya.

Akses transportasi. Perusahaan yang memasarkan produk secara Nasional akan berusaha mencari lokasi dekat sumber utama transportasi.

Pasokan tenaga kerja. Perusahaan akan memilih lokasi yang dapat menyediakan sebagian besar tenaga yang dibutuhkan sesuai keahlian/ketrampilannya.

3. DESIGN & LAYOUT PRODUKSI DESIGN (DESAIN), menunjukkan bentuk,

ukuran dan struktur dari pabrik. LAYOUT (TATA RUANG), pengaturan &

penempatan mesin dan peralatan lain yang mendukung produksi suatu pabrik.

Ilmu yang mendukung : Arsitektur, Sipil, Ergonomi

Penentuan design dan layout yang tepat akan berdampak efisiensi proses produksi dan investasi yang ditanamkan.

DESIGN & LAYOUT FAKTOR FAKTOR YANG MEMPENGARUHI :

DESIGNLAYOUTDESIGNLAYOUT

KarakteristikLokasi

KarakteristikLokasi

ProsesProduksi

ProsesProduksi

Lini ProdukLini ProdukKapasitasProduksi

KapasitasProduksi

DESIGN & LAYOUTFAKTOR FAKTOR YANG MEMPENGARUHI :

A. Karakteristik lokasi : --- faktor bawaan Harga tanah :

tinggi : bangunan bertingkat, rendah : satu lantai Geografis :

iklim pantai dan pegunungan mempengaruhi bentuk bangunan --- efisiensi pemanfaatan AC

Kontur tanah --- biaya pembuatan (investasi bangunan)

Wilayah rawan bencana --- faktor aman >>> thd bencana

DESIGN & LAYOUTFAKTOR FAKTOR YANG MEMPENGARUHI :

B. Proses Produksi : Tata ruang produk (product layout). Tata ruang

dimana pekerjaan diposisikan sesuai dengan urutan yang diberikan. Pabrik dengan operasi lini perakitan, perusahaan pengepakan,

dll Tata ruang posisi tetap (fixed-position layout). Tata

ruang dimana karyawan mendatangi posisi sub produk (part product) untuk dibawa ke produk utama (main product) Pabrik kapal, pesawat terbang, bangunan (gedung, rumah), dll.

---- JEFF MADURA, 2007

DESIGN & LAYOUTFAKTOR FAKTOR YANG MEMPENGARUHI :

B. Proses Produksi (lanjutan) : Pabrikasi fleksibel (flexible manufacturing).

Proses produksi yang dapat dengan mudah disesuaikan dengan mengakomodasi perubahan-perubahan dimasa y.a.d.

Dibutuhkan tata ruang yang fleksibel, perlu karyawan dengan keahlian yang fleksibel pula.

---- JEFF MADURA, 2007

DESIGN & LAYOUTFAKTOR FAKTOR YANG MEMPENGARUHI :

C. Lini Produk Perluasan lini produk karena permintaan pasar

memungkinkan mempengaruhi tata ruang produksi.

Pabrik mobil ekspansi ke sepada motor, dll

Diperlukan Tata ruang yang fleksibel (menyediakan ruang tambahan untuk ekspansi produk) utk mengurangi biaya redesain.

DESIGN & LAYOUTFAKTOR FAKTOR YANG MEMPENGARUHI :

D. Kapasitas Produksi. Beberapa pertimbangan yang perlu :

Kapasitas maksimum (kemampuan perusahaan untuk berproduksi maksimum)

Pola pertumbuhan kapasitas perusahaan dari waktu ke waktu.

Diperlukan tata ruang yang membuka lebih banyak tempat untuk peningkatan produksi dengan meminimalkan kemungkinan relokasi / pembebasan lahan baru.

Kebijakan kantor just-in-time akan mengurangi luas area kantor.

4. PENGENDALIAN PRODUKSI

Pengendalian produksi meliputi :

a. Pembelian bahan baku

b. Pengendalian persediaan

c. Penjadwalan

d. Pengendalian mutu---- JEFF MADURA, 2007

Pengendalian Produksi. (lanjutan)

a. Pembelian bahan baku, hal yang perlu diperhatikanMemilih pemasok bahan baku dgn pertimbangan

harga, mutu, kecepatan, fasilitas kredit.

Potongan harga (discount) pembelian partai besar.Kemungkinan mendelegasikan produk kepada

pemasok (deintegration).------ mis melalui outsourching.

Lebih efisien ? Terhindar dari biaya komplain produk.

PenawaranPenawaran SampleSample KomitmenKomitmen

Pengendalian Produksi. (lanjutan)

Pengaruh Deintegrasi

Pabrik menerimakomponen ygbelum dirakit

Pabrik menerimakomponen ygbelum dirakit

Karyawanmerakit

komponen

Karyawanmerakit

komponen

Hasil perakitandikirim ke

stasiun kerja akhir

Hasil perakitandikirim ke

stasiun kerja akhir

(Perakitan akhir)Penyelesaian akhir produk

(Perakitan akhir)Penyelesaian akhir produk

Pabrik menerimakomponen jadiSiap perakitan

akhir

Pabrik menerimakomponen jadiSiap perakitan

akhir

(Perakitan akhir)Penyelesaian akhir produk

(Perakitan akhir)Penyelesaian akhir produk

Proses sebelumnya

Setelah Deintegrasi

---- JEFF MADURA, 2007

Pengendalian Produksi. (lanjutan)

b. Pengendalian persediaan (inventory control).

Adalah proses mengelola persediaan pada tingkat yang meminimalkan biaya. Meliputi :

1) Pengendalian persediaan bahan baku

2) Pengendalian persediaan barang dalam proses (“setengah jadi”)

3) Pengendalian persediaan barang jadi

Pengendalian Produksi. (lanjutan)

b. 1) Pengendalian persediaan bahan baku. Perencanaan kebutuhan bahan baku (materials

requirements planning – MRP) : Proses untuk memastikan telah tersedianya bahan baku apabila dibutuhkan

Pemesanan bahan baku dalam tahapan tertentu dengan tujuan mengurangi biaya penyimpanan, asuransi persediaan, keamanan, dll --- konsekuensi ada biaya pemesanan (order cost)

Sistem lain : just-in-time : pemesanan dalam jumlah minimal sesuai kebutuhan.

Barang JadiBarang Jadi KuantitasKuantitas WaktuWaktu MRPMRP

Pengendalian Produksi. (lanjutan)

b. 2) Pengendalian persediaan barang dalam proses --------(work-in-process inventories) :

Pengendalian barang-barang setengah jadi untuk menghindari gangguan dalam produksi, kekurangan dalam produk akhir dan hilangnya penjualan.

3) Pengendalian persediaan barang jadi Memonitor penawaran dan permintaan dari waktu

ke waktu untuk diminimalkan perbedaannya Demand Forecast : ramalan permintaan sehingga

persediaan produk dapat memenuhi permintaan tanpa berlebihan.

Pengendalian Produksi. (lanjutan)

c. Penjadwalan (scheduling) Penjadwalan (scheduling) adalah

tindakan penentuan periode waktu untuk masing-masing pekerjaan dalam proses produksi.

Jadwal Produksi (production schedule) adalah rencana penentuan waktu dan volume produksi yang akan dicapai

---- JEFF MADURA, 2007

Penjadwalan produksi

Teknik Evaluasi dan Peninjauan Program (Program Evaluation and Review Technique - PERT) beberapa langkah awal :

1. Identifikasi beragam jenis pekerjaan yang terkait dalam prses produksi

2. Penyusunan pekerjaan sesuai urutan yang harus dilakukan

3. Pengestimasian waktu yang dibutuhkan untuk setiap aktifitas

4. Menuangkan rencana proses produksi dalam diagram (mis. Diagram Gantt / Gantt Chart)

Penjadwalan produksi

PEKERJAAN PRODUKSI Minggu 1 Minggu 2 Minggu 3 Minggu 4 Minggu 5

1. Memproduksi bahan kimia X

2. Memproduksi bahan kimia Y

3. Mencampur bahan kimia X dan Y dalam sebuah tanki untuk membuat bahan kimia Z

4. Menuangkan bahan kimia Z ke dalam 500 kontainer satu galon

5. Mengemas kontainer satu galon ke dalam peti

22

33

44

55

11

Teknik Evaluasi dan Peninjauan Program

(Program Evaluation and Review Technique - PERT)Contoh : memproduksi bahan kimia

Contoh PERT dalam Diagram Gantt untuk proses produksi sederhana

---- JEFF MADURA, 2007

Teknik Evaluasi dan Peninjauan Program (Program Evaluation and Review Technique - PERT)contoh :

Lab 1Membuat

Bahan Kimia

X(1 minggu)

Lab 1Membuat

Bahan Kimia

X(1 minggu)

Lab 2Membuat

Bahan Kimia

Y(2 minggu)

Lab 2Membuat

Bahan Kimia

Y(2 minggu)

MencampurX dan Y

Dalam tankiUntuk membuat

Bahan kimia

Z(1 minggu)

MencampurX dan Y

Dalam tankiUntuk membuat

Bahan kimia

Z(1 minggu)

Bahan kimia ZDituang keDalam 500

Kontainer satuGalon

(1 minggu)

Bahan kimia ZDituang keDalam 500

Kontainer satuGalon

(1 minggu)

Kontainer satuGalon bahan

Kimia Z dikemas Dalam peti

(1 minggu)

Kontainer satuGalon bahan

Kimia Z dikemas Dalam peti

(1 minggu)

1

2

3 4 5

Menentukan jalur kritis (critical path) yaitu jalur yang membutuhkan waktu terpanjang berdasarkan urut-urutan

pekerjaan

Teknik Evaluasi dan Peninjauan Program (Program Evaluation and Review Technique - PERT)contoh :

Manfaat analisa jalur kritis :Mengidentifikasi dan menghitung waktu yang

dibutuhkan memungkinkan para manajer mengestimasikan waktu renggang (waktu tambahan) dari jalur lain dan mengurangi ketidakefisienan oleh waktu renggang tersebut.

Jalur kritis (jalur 2-3-4-5) dalam waktu 5 minggu tidak memiliki waktu renggang bagi para pekerja

Jalur 1-3-4-5 dalam waktu 4 minggu mempunyai waktu renggang selama 1 minggu (dalam pekerjaan 1)

Sebagian pekerja yang ditugaskan di pekerjaan 1 dapat ditugaskan membantu pekerjaan kedua dalam urutan jalur kritis sehingga mempersingkat penyelesaian jalur kritis

Teknik Evaluasi dan Peninjauan Program (Program Evaluation and Review Technique - PERT)contoh :

Manfaat analisa jalur kritis lanjutan : Meninjau setiap pekerjaan bagian jalur kritis untuk

menghindari penundaan atau meningkatkan kecepatan proses produksi

Pekerjaan yang membutuhkan waktu panjang harus diawasi secara seksama karena setiap penundaan akan berakibat fatal bagi keseluruhan proses produksi

Pengendalian Produksi. (lanjutan)

Dukungan teknologi dalam scheduling: Perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise

resource planning-ERP) : Piranti lunak kompleks menghubungkan sistem komputer dengan berbagai departemen dengan tujuan otomatisasi akuntansi, produksi, penerimaan pesanan dan proses lain. ERP akan mencatat mulai dari pemesanan hingga produk jadi dan memperbaharui sistem secara keseluruhan

5. PENGENDALIAN MUTU Mutu (quality) : tingkat sejauh mana produk/jasa yang

diberikan perusahaan mampu memenuhi keinginan atau harapan pelanggan. Mutu berhubungan dengan kepuasan pelanggan dan mempengaruhi

keberlangsungan perusahaan Pelanggan akan membeli produk tambahan dari perusahaan tersebut

apabila puas dengan mutu produk sebelumnya. Mutu dapat diukur dengan melihat berbagai karakter misal : seberapa

lama produk bertahan, kemudahan pesanan, kecepatan pengiriman, dll

Pengendalian Mutu (quality control) : proses untuk memastikan apakah mutu dari suatu produk telah memenuhi tingkat yang diinginkan dan mengidentifikasi perbaikan yang perlu dilakukan dalam proses produksi.

5. PENGENDALIAN MUTU Manajemen Mutu Total (total quality

management-TQM) Penilaian produk secara terus menerus mulai sejak

bahan baku dipesan sampai pelanggan membeli dan menggunakan produk tersebut.

TQM membutuhkan interaksi diantara fungsi-fungsi bisnis :

Fungsi Manajemen Fungsi Pemasaran

---- JEFF MADURA, 2007

Manajemen Mutu Total(Total Quality Management -TQM)

Fungsi2 Manajemen :•Pemesanan persediaan•Mencapai produksi yang efisien•Memastikan standar produksi

Fungsi2 Manajemen :•Pemesanan persediaan•Mencapai produksi yang efisien•Memastikan standar produksi

Fungsi2 pemasaran :•Strategi pemasaran yg efisien•Memastikan kepuasan pelanggan•Mendapatkan saran2 pelanggan untuk peningkatan

Fungsi2 pemasaran :•Strategi pemasaran yg efisien•Memastikan kepuasan pelanggan•Mendapatkan saran2 pelanggan untuk peningkatan

Produkdiproduksi dengan

baik

Produkdiproduksi dengan

baik

Produk dipasarkandan dijual

dengan baik

Produk dipasarkandan dijual

dengan baik

Memberikan umpan balik bagaimana produk dapat ditingkatkan

---- JEFF MADURA, 2007

Manajemen mutu total. Pengendalian mutu dengan teknologi :

Penilaian mutu/kualitas produk dengan perangkat komputer (sensor elektronik menilai bagian yang rusak, tidak berfungsi, dll)

Melacak/merekam perjalanan produk melalui jaringan komputer (tracer technology) mulai dari titik kontak penjualan awal sampai dengan produk terkirim ke pelanggan bahkan sampai umpan balik pelanggan setelah memakai produk perusahaan. (waktu pertanyaan awal, pemesanan, produksi, pengiriman, bantuan teknis. Dst) Tujuan :

Seberapa cepat pesanan dapat dipenuhi Memiliki riwayat komunikasi dengan pelanggan jika timbul

perselisihan di masa yad Mengetahui jenis bantuan/perbaikan teknis sebagai bahan

pertimbangan untuk produk selanjutnya.

Manajemen mutu total. Pengendalian mutu oleh karyawan :

Hakikat : memanfaatkan karyawan untuk menilai mutu produk perusahaan.

Gugus kendali mutu (quality control circle) : sekelompok karyawan diminta menilai mutu dari

produk dan menawarkan saran-saran untuk peningkatannya.

Memfasilitasi interaksi para pekerja dan manajer dan memberikan rasa tanggungjawab kepada para pekerja (mengedepankan faktor kepercayaan dan tanggungjawab)

Manajemen mutu total. Pengendalian mutu melalui sampling :

Memilih secara acak sebagian produk untuk diuji kelayakannya sesuai standar mutu yang disyaratkan misal : Sampling 1 unit setiap 100 produk

Prioritaskan untuk berkonsentrasi pada kesalahan yang telah terjadi pada pemeriksaan/sampling sebelumnya

Manajemen mutu total. Pengendalian mutu melalui Pengawasan Keluhan

Penilaian mutu setelah produk dijual (dipakai oleh konsumen) :

Penilaian/evaluasi pada proporsi produk yang dikembalikan konsumen

Umpan balik dari pelanggan : pendapat pelanggan mengenai mutu produk pasca penjualan (misal 6 bulan)

Alasan : Beberapa produk kadang tidak terlihat sampai digunakan

oleh pelanggan/konsumen Meminimalkan perbedaan (gap) persepsi tentang mutu

antara produsen dan konsumen

Manajemen mutu total. Memperbaiki kekurangan

Tujuan dari proses pengendalian mutu tidak hanya mendeteksi kekurangan mutu, namun juga untuk memperbaikinya

Kekurangan dari mutu dapat disebabkan beberapa faktor antara lain :

Bahan baku dari pemasok (suplier) yang kurang memenuhi syarat

Mutu hasil pekerjaan karyawan kurang memenuhi syarat Rusaknya mesin/peralatan, dsb

Standar Mutu GlobalStandar mutu dengan pengakuan lembaga bertaraf internasional.

ISO (International Standar Organization) Tidak ada keharusan bagi perusahaan mengikuti standar ini

(sukarela) Bagi yang memenuhi akan mendapatkan sertifikasi yang akan

meningkatkan kredibilitas ketika besaing dalam lingkup internasional

Konsumen internasional akan lebih yakin karena ada pengakuan dari lembaga independen bertaraf internasional.

Proses sertifikasi membutuhkan biaya dan waktu (+ 1 th) Standar akan berfokus pada desain, proses manufaktur,

pemasangan dan layanan suatu produk Auditor independen akan memantau dalam tahap tertentu

sebelum memutuskan memberikan sertifikasi ISO 9000 standar terhadap mutu produksi ISO 14000 pengaruh proses produksi terhadap lingkungan

hidup

Standar Mutu Global

Standar mutu memasuki pangsa pasar suatu negara :Standar keamanan Jepang.

Pemerintah Jepang akan memeriksa produk negara asing yang masuk ke negaranya untuk memastikan keamanannya

Upaya proteksi pemerintah Jepang untuk melindungi keberlangsungan perusahaan lokal dari pesaing negara lain.

Konsekuensi produk dalam negeri juga harus mengikuti standar keamanan yang diterapkan bagi produk asing tsb.