mcs chapter 1

PowerPoint Presentation

MANAGEMENT CONTROL SYSTEMCHAPTER 1 MANAGEMENT AND CONTROL

MANAGEMENT CONTROL MERUPAKAN FUNGSI YANG KRITIS DALAM ORGANISASI. PERMASALAHAN-PERMASALAHAN DI BIDANG MANAGEMENT CONTROL MENGAKIBATKAN KERUGIAN YANG CUKUP BESAR, BAHKAN SAMPAI KEPADA KEGAGALAN ORGANISASI.BEBERAPA CONTOH :PADA TAHUN 1995 UK BANK BARING BROTHERS (YANG DIDIRIKAN TAHUN 1817) DIUMUMKAN BANGKRUT KARENA KERUGIAN DIAKIBATKAN KONTRAK UNAUTHORIZED TRADES OF FUTURES CONTRACTS YANG DILAKUKAN OLEH NICHOLAS LEESON SEBAGAI TRADER YANG BERBASIS DI SINGAPURA.PADA AWAL TAHUN 1996, BABY STORES, TOKO ECERAN PRODUK BAYI DAN ANAK2 DENGAN 63 TOKO DI 18 NEGARA BAGIAN USA, MENEMUKAN ADANYA ACCOUNTING ERROR, SEHINGGA TERJADI OVERSTATED CASH. HAL INI UTAMANYA DISEBABKAN OLEH LEMAHNYA INTERNAL CONTROL SYSTEM. PADA TAHUN 2002, PEGAWAI ARSIP NASIONAL AMERIKA SERIKAT MENGAKU TELAH MENGAMBIL BANYAK DOKUMEN SEJARAH YANG BERHARGA ANTARA TAHUN 1996 SAMPAI DENGAN 1999 HANYA DENGAN MENYIMPANNYA DI TAS KANTOR. DOKUMEN-DOKUMEN TERSEBUT KEMUDIAN DIJUAL KPD KOLEKTOR SENILAI US$ 200,000. HAL INI TERJADI KARENA ARSIP NASIONAL TIDAK MENERAPKAN CONTROL SYSTEM YANG MEMADAI.WALAUPUN MEMILIKI MANAGEMANT CONTROL SYSTEM (MCS) YANG BAIK ITU SANGAT PENTING, TETAPI TIDAK BERARTI BAHWA MENAMBAH CONTROL SYSTEM TIDAK SELALU MENJADIKAN MCS SELALU LEBIH BAIK.MEMAHAMI DAN MEMBANDINGKAN PANDANGAN BEBERAPA BUKU DAN ARTIKEL TENTANG MANAGEMENT CONTROL ADALAH SULIT, SEBAB ISTILAH CONTROL TIDAK DAPAT DIDEFINISIKAN SECARA SEKSAMA. ISTILAH CONTROL YANG BERLAKU DALAM FUNGSI MANAJEMEN BELUM MEMILIKI MAKNA YANG UNIVERSAL. DALAM ARTI YANG SEMPIT MCS DIARTIKAN SEBAGAI SIMPLE CYBERNETIC SYSTEM YANG MEMILIKI SINGLE FEEDBACK LOOP, SEPERTI HALNYA THERMOSTAT. THERMOSTAT YANG DI DALAMNYA TERDAPAT FEEDBACK LOOP AKAN MENGUKUR TEMPERATUR, MEMBANDINGKANNYA DENGAN STANDAR YANG DIINGINKAN, DAN APABILA PERLU AKAN DILAKUKAN TINDAKAN KOREKTIF BERUPA MENGHIDUPKAN ATAU MEMATIKAN SECARA OTOMATIS BOILER ATAU AIR CONDITIONER. DALAM MCS, FEEDBACK LOOP MANAGERS AKAN MENGUKUR KINERJA, MEMBANDINGKAN KINERJA AKTUAL DENGAN STANDAR, DAN MENGAMBIL TINDAKAN KOREKTIF APABILA DIPERLUKANDALAM ARTI YANG LEBIH LUAS, MANAGEMENT CONTROL TIDAK HANYA TERBATAS KEPADA PENGUKURAN KINERJA SAJA, TETAPI MELIPUTI JUGA PENGAWASAN SECARA LANGSUNG (DIRECT SUPERVISION), PENETAPAN STANDAR PEGAWAI DAN PEMBERLAKUAN CODE OF CONDUCT, TERMASUK DI DALAMNYA MENDORONG, MEMBERI KESEMPATAN, SERTA MEMAKSA PARA PEGAWAI UNTUK BERTINDAK BAGI KEPENTINGAN TERBAIK ORGANISASI.DALAM KONTEKS DEFINISI DI ATAS, MCS LEBIH BERSIFAT PROAKTIF KETIMBANG REAKTIF. PROAKTIF MENGANDUNG MAKNA BAHWA MANAGEMENT CONTROL DIRANCANG UNTUK MENCEGAH MASALAH SEBELUM ORGANISASI MENGALAMI EFEK YANG BURUK DARI KINERJA. CONTOH LAIN DARI PROACTIVE CONTROL ADALAH REQUIRED EXPENDITURE APPROVALS, COMPUTER PASSWORDS, DAN SEGREGATION OF EMPLOYEES DUTIES.JADI, MANAGEMENT CONTROL ADALAH ALL DEVICES OR SYSTEMS MANAGERS USE TO ENSURE THAT THE BEHAVIORS AND DECISIONS OF THEIR EMPLOYEES ARE CONSISTENT WITH THE ORGANIZATIONS OBJECTIVES AND STRATEGIES. THE SYSTEMS THEMSELVES ARE COMMONLY REFERRED TO AS MANAGEMENT CONTROL SYSTEMS.

MANAGEMENT AND CONTROLMANAGEMENT CONTROL PADA DASARNYA MERUPAKAN PENYOKONG TERAKHIR DARI PROSES MANAJEMEN. HAL INI BISA DILIHAT DARI BEBERAPA CARA BAGAIMANA MANAJEMEN DALAM ARTI LUAS DAPAT DIARTIKANTABLE 1.1 DIFFERENT WAYS OF BREAKING DOWN THE BROAD AREA MANAGEMENT INTO SMALLER ELEMENTS :

KOLOM PERTAMA MENGIDENTIFIKASIKAN FUNGSI-FUNGSI DASAR MANAJEMEN YAITU : PENGEMBANGAN PRODUK ATAU JASA, KEGIATAN OPERASI (PROSES PRODUKSI ATAU PENYEDIAAN JASA), PEMASARAN/PENJUALAN, DAN KEUANGAN.KOLOM KEDUA MENGIDENTIFIKASIKAN BENTUK SUMBER DAYA AGAR PARA MANAJER DAPAT BEKERJA, YAKNI SUMBER DAYA MANUSIA, KEUANGAN, PRODUKSI DAN SISTEM INFORMASI.TERMINOLOGI MANAGEMENT CONTROL NAMPAK DI KOLOM KETIGA, YANG MEMISAHKAN FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN DARI ASPEK PROSESNYA, YANG MELIPUTI : PENETAPAN TUJUAN (OBJECTIVE SETTING), PERUMUSAN STRATEGI (STRATEGY FORMULATION) DAN PENGENDALIAN MANAJEMEN (MANAGEMENT CONTROL). PERKULIAHAN MANAJEMEN, TERMASUK BUSINESS POLICY, STRATEGIC MANAGEMENT DAN MANAGEMENT CONTROL SYSTEM, MENITIKBERATKAN KEPADA ELEMEN-ELEMEN MANAGEMENT PROCESSES.FUNCTIONRESOURCESPROCESSESPRODUCT (0R SERVICE) DEVELOPMENTPEOPLEOBJECTIVE SETTINGOPERATIONSMONEYSTRATEGY FORMULATIONMARKETING/SALESMACHINESMANAGEMENT CONTROLFINANCEINFORMATIONPENETAPAN TUJUAN (OBJECTIVE SETTING)PENETAPAN TUJUAN MERUPAKAN PRASYARAT UNTUK MERANCANG MCS. TUJUAN (OBJECTIVES) TIDAK SELALU DALAM BENTUK KUANTITATIF ATAU FINANSIAL, SEPERTI 20% ANNUAL RETURN ON EQUITY, JUMLAH RUMAH SINGGAH UNTUK MASYARAKAT KURANG MAMPU (NON PROFIT ORGANIZATION). DI SETIAP ORGANISASI, PARA PEGAWAI HARUS MEMAHAMI TENTANG APA YANG INGIN DICAPAI OLEH ORGANISASI TERSEBUT.PERUMUSAN STRATEGI (STRATEGY FORMULATION)STRATEGI MENGANDUNG MAKNA BAGAIMANA ORGANISASI MENGGUNAKAN SUMBER-SUMBER DAYA UNTUK MENCAPAI TUJUAN (OBJECTIVES) YANG TELAH DITENTUKAN. STRATEGI YANG DISUSUN DENGAN BAIK, UMUMNYA DIHASILKAN DARI HASIL ANALISIS STRENGTH, WEAKNESSES, OPPORTUNITIES DAN THREAT ORGANISASI, YANG AKAN MEMBERIKAN GUIDANCE KEPADA PARA MANAJER UNTUK MERAIH TUJUAN ORGANISASI.NAMUN PERLU DISADARI BAHWA PENGAMBILAN KEPUTUSAN YANG SPONTAN DI LAPANGAN KADANG CONFLICT DENGAN STRATEGI FORMAL ORGANISASI. HAL INI BISA TERJADI BUKAN KARENA PERMASALAHAN MANAGEMENT CONTROL, TETAPI LEBIH DISEBABKAN OLEH PERNYATAAN FORMAL STRATEGI YANG SUDAH TIDAK COCOK LAGI DENGAN KONDISI AKTUAL SAAT INI.MANAGEMENT CONTROL VS STRATEGIC CONTROLDALAM ARTI YANG LUAS, CONTROL SYSTEMS MEMILIKI 2 (DUA) FUNGSI DASAR : STRATEGIC CONTROL DAN MANAGEMENT CONTROL. STRATEGIC CONTROL PADA DASARNYA AKAN MELIBATKAN PARA MANAJER UNTUK SENANTIASA BERTANYA KARENA LINGKUNGAN (ENVIRONMENT) ORGANISASI YANG DINAMIS : APAKAH STRATEGI PERUSAHAAN MASIH VALID? DAN APABILA TIDAK : APAKAH STRATEGI ORGANISASI HARUS DIUBAH?MANAGEMENT CONTROL PADA DASARNYA AKAN MELIBATKAN PARA MANAJER UNTUK SENANTIASA BERTANYA : APAKAH PARA PEGAWAI ORGANISASI BERPERILAKU LAYAK/PANTAS? PERTANYAAN INI KEMUDIAN DAPAT DIELABORASIKAN KE DALAM BEBERAPA PERTANYAAN :APAKAH PARA PEGAWAI ORGANISASI FAHAM MENGENAI APA YANG DIHARAPKAN DARI MEREKA?APAKAH PARA PEGAWAI ORGANISASI AKAN BEKERJA KERAS SECARA KONSISTEN DAN SENANTIASA MENCOBA UNTUK MELAKUKANNYA SEPERTI YANG DIHARAPKAN?APAKAH PARA PEGAWAI ORGANISASI MEMILIKI KEMAMPUAN UNTUK MELAKUKAN PEKERJAAN DENGAN BAIK?APABILA JAWABAN ATAS PERTANYAAN-PERTANYAAN DI ATAS TIDAK, MAKA APA YANG PERLU DILAKUKAN UNTUK MENYELESAIKAN MASALAH MANAGEMENT CONTROL INI? ALAT (TOOLS) YANG DIGUNAKAN UNTUK MENYELESAIKAN ISSUE-ISSUE STRATEGIC CONTROL BERBEDA DENGAN MANAGEMENT CONTROL. PARA MANAJER, DALAM MENYELESAIKAN ISSUE STRATEGIC CONTROL, AKAN BERFOKUS PADA MASALAH-MASALAH EKSTERNAL ORGANISASI. MEREKA AKAN MENELITI KONDISI INDUSTRI DAN POSISI ORGANISASI PADA INDUSTRI DIMAKSUD. ANALISIS STRENGTHS, WEAKNESSES, OPPORTUNITIES DAN THREAT AKAN DILAKUKAN AGAR DAPAT BERKOMPETISI DENGAN ORGANISASI LAIN DI INDUSTRI YANG SAMA.SEBALIKNYA, DALAM MENYELESAIKAN ISSUE MANAGEMENT CONTROL, PARA MANAJER AKAN BERFOKUS PADA MASALAH-MASALAH INTERNAL PERUSAHAAN, YAITU BAGAIMANA PARA MANAJER DAPAT MEMPENGARUHI PARA PEGAWAI ORGANISASI UNTUK SENANTIASA BERPERILAKU SEPERTI YANG DIHARAPKAN.

EFFECTS OF MANAGEMENT CONTROLS ON BEHAVIORSEBAGAIMANA DISEBUTKAN DI ATAS, MANAGEMENT CONTROL BERKAITAN DENGAN PENGAMBILAN TINDAKAN OLEH PARA MANAJER UNTUK MEYAKINKAN BAWA PARA PEGAWAI ORGANISASI MEMBERIKAN KINERJA TERBAIK. MANAGEMENT CONTROL SENANTIASA MENCEGAH DARI KEMUNGKINAN PARA PEGAWAI ORGANISASI MELAKUKAN SESUATU YANG TIDAK DIINGINKAN ORGANISASI ATAU GAGAL MELAKUKAN SESUATU YANG SEHARUSNYA DILAKUKAN. HAL INI MENUNJUKKAN BAHWA MCS SANGAT ERAT KAITANNYA DENGAN PERILAKU. APABILA SELURUH PEGAWAI ORGANISASI SELALU BERTINDAK TERBAIK SESUAI DENGAN YANG DIHARAPKAN ORGANISASI, KIRANYA ORGANISASI TIDAK AKAN MEMERLUKAN MCS LAGI. NAMUN, PARA PEGAWAI ORGANISASI KADANG-KADANG TIDAK MAMPU ATAU TIDAK MEMILIKI KEINGINAN UNTUK BERTINDAK SESUAI DENGAN YANG TERBAIK BAGI ORGANISASI. OLEH KARENANYA, PARA MANAJER HARUS MENGAMBIL TINDAKAN UNTUK MENCEGAH TERJADINYA TINDAKAN PARA PEGAWAI ORGANISASI YANG TIDAK SESUAI DENGAN TUJUAN YANG DICITA-CITAKAN.CAUSES OF MANAGEMENT CONTROL PROBLEMSMENGINGAT MCS LEBIH BANYAK BERFOKUS PADA ASPEK PERILAKU, MAKA TERDAPAT BEBERAPA PENYEBAB TIMBULNYA MASALAH MANAGEMENT CONTROL :LACK OF DIRECTION : PARA PEGAWAI ORGANISASI BERKINERJA BURUK KARENA MEREKA TIDAK MEMAHAMI APA YANG ORGANISASI INGINKAN. HAL INI BISA TERJADI KARENA KURANGNYA ARAHAN DARI ATASAN. JADI, SALAH SATU FUNGSI MANAGEMENT CONTROL ADALAH MEMBERITAHU PARA PEGAWAI BAGAIMANA MEREKA DAPAT MEMAKSIMALKAN KONTRIBUSINYA KEPADA PENCAPAIAN TUJUAN ORGANISASI.MOTIVATIONAL PROBLEMS : WALAUPUN MEREKA MEMAHAMI APA YANG HARUS DILAKUKAN, NAMUN BANYAK PEGAWAI YANG TIDAK BERKINERJA BAIK KARENA MASALAH MOTIVASI. MASALAH INI BIASA TERJADI, KARENA TUJUAN INDIVIDU DAN TUJUAN ORGANISASI TIDAK SELAMANYA SELARAS. BAHKAN, ADA BEBERAPA PEGAWAI YANG MELAKUKAN TINDAKAN KRIMINAL KARENA TIDAK ADANYA MOTIVASI. PERSONAL LIMITATION : MASALAH LAINNYA MENYANGKUT KETERBATASAN PRIBADI PEGAWAI. MEREKA TAHU APA YANG DIINGINKAN ORGANISASI, MEREKA SANGAT TERMOTIVASI UNTUK BEKERJA DENGAN BAIK, TETAPI KARENA KETERBATASAN PRIBADI SECARA SPESIFIK, SEPERTI KURANGNYA PENGALAMAN, PENGETAHUAN, TINGKAT KECERDASAN, TRAINING, DAN STAMINA, AKAN MENIMBULKAN MASALAH BAGI MANAGEMENT CONTROL.CHARACTERISTICS OF GOOD MANAGEMENT CONTROLAGAR MEMILIKI KEMUNGKINAN TINGGI UNTUK MERAIH SUKSES, MAKA ORGANISASI HARUS MENGEMBANGKAN DAN MEMELIHARA MANAGEMENT CONTROL YANG BAIK. CONTROL YANG BAIK (GOOD CONTROL) MENGANDUNG MAKNA BAHWA MANAGEMENT MEMILIKI CUKUP KEYAKINAN BAHWA HAL-HAL SIGNIFIKAN YANG TIDAK DIHARAPKAN TIDAK AKAN TERJADI.TERDAPAT ISTILAH OUT OF CONTROL, BIASANYA DIGUNAKAN UNTUK MENJELASKAN SITUASI DI MANA KEMUNGKINAN TERJADINYA KINERJA BURUK, BAIK SECARA KESELURUHAN MAUPUN AREA KINERJA TERTENTU, WALAUPUN ORGANISASI TELAH MENERAPKAN STRATEGI YANG MEMADAI.MANAGEMENT CONTROL YANG BAIK MASIH MEMBERIKAN KEMUNGKINAN TERJADINYA KEGAGALAN (FAILURE), SEBAB PERFECT CONTROL TIDAK PERNAH ADA KECUALI DALAM KEADAAN YANG TIDAK BIASA (UNUSUAL CIRCUMSTANCES). PERFECT CONTROL AKAN MEMERLUKAN JAMINAN SEMPURNA BAHWA SELURUH PHYSICAL CONTROL SYSTEM BERJALAN AMAN SERTA SELURUH PEGAWAI SENANTIASA BETINDAK UNTUK KEPENTINGAN TERBAIK ORGANISASI. KONDISI IDEAL SEPERTI INI AKAN BERAKIBAT KEPADA BIAYA ORGANISASI YANG TINGGI.BIAYA YANG TIMBUL KARENA KETIADAAN PERFECT CONTROL DISEBUT CONTROL LOSS. TERDAPAT PERBEDAAN ANTARA KINERJA TEORETIS DAN KINERJA YANG DIHARAPKAN BERDASARKAN MCS YANG DITERAPKAN. MCS YANG LEBIH BAIK DAPAT DIIMPLEMENTASIKAN APABILA PENGURANGAN CONTROL LOSS LEBIH BESAR DARI BIAYANYA.OPTIMAL CONTROL DAPAT DICAPAI APABILA CONTROL LOSSES YANG DIHARAPKAN LEBIH KECIL DARI COST UNTUK MENERAPKAN MANAGEMENT CONTROL. OLEH KARENA CONTROL COST DARI PERFECT CONTROL ITU HAMPIR TIDAK PERNAH MENGHASILKAN OUTCOME YANG OPTIMAL, MAKA PENGERTIAN OPTIMAL DI SINI ADALAH CONTROL YANG CUKUP BAIK DENGAN BIAYA YANG MASUK AKAL (REASONABLE).UNTUK MENILAI APAKAH CONTROL YANG BAIK ITU TELAH DICAPAI, MAKA PENILAIANNYA HARUS BERSIFAT FUTURE-ORIENTED DAN OBJECTIVES-DRIVEN. BERSIFAT FUTURE-ORIENTED KARENA TUJUAN AKHIR (GOALS) ORGANISASI BERORIENTASI KE MASA DEPAN. MASA LALU TIDAK LAGI RELEVAN KECUALI HANYA SEBAGAI PENUNJUK JALAN KE MASA DEPAN. BERSIFAT OBJECTIVES-DRIVEN KARENA TUJUAN (OBJECTIVES) MEREPRESENTASIKAN APA YANG INGIN DIRAIH ORGANISASI. NAMUN DEMIKIAN, MENILAI APAKAH CONTROL YANG BAIK TELAH DICAPAI ATAU BELUM SANGAT SULIT DAN SUBJEKTIF. CONTROL PROBLEM AVOIDANCEMENERAPKAN MCS SECARA UTUH DI ORGANISASI TIDAK SELALU MERUPAKAN CARA TERBAIK UTK MEMPEROLEH CONTROL YANG BAIK; KADANG-KADANG BEBERAPA MASALAH DAPAT DIHINDARI. ORGANISASI PADA DASARNYA TIDAK DAPAT MENGHINDARI SELURUH MASALAH CONTROL, NAMUN BEBERAPA JENIS MASALAH ATAU SUMBER MASALAH DAPAT DIKURANGI, TERDAPAT 4(EMPAT) STRATEGI UTAMA UNTUK MENGHINDARI MASALAH CONTROL : ACTIVITY ELIMINATION : PARA MANAJER DAPAT MENGHINDARI MASALAH CONTROL YANG BERKAITAN DENGAN ENTITAS ATAU KEGIATAN TERTENTU DENGAN CARA MENYERAHKAN POTENTIAL RISK (BERSAMA DENGAN POTENTIAL PROFITS) KEPADA PIHAK KE 3 MELALUI MEKANISME SUBCONTRACTS, LICENCING AGREEMENTS, ATAU DIVESTMENTS. BENTUK PENGHINDARAN INI PADA HAKEKATNYA ADALAH ACTIVITY ELIMINATION. AUTOMATION: PARA MANAJER KADANG-KADANG DAPAT MENGGUNAKAN KOMPUTER, ROBOT, EXPERT SYSTEMS, DAN ALAT OTOMASI LAINNYA UNTUK MENGURANGI MASALAH CONTROL.CENTRALIZATION OF DECISION MAKING : ADALAH STRATEGI LAIN UNTUK MENGHINDARI MASALAH CONTROL. SELURUH PENGAMBILAN KEPUTUSAN YANG PENTING HANYA DILAKUKAN OLEH PIMPINAN PUNCAK. HAL SEPERTI INI BIASA DILAKUKAN PADA PERUSAHAAN YANG RELATIF KECIL DENGAN PEMIMIPIN YANG MEMILIKI STRONG LEADERSHIP.RISK SHARING : RISK SHARING DENGAN PERUSAHAAN LAIN JUGA DAPAT MENGHINDARI KERUGIAN YANG MUNGKIN TERJADI YANG DIAKIBATKAN OLEH PERILAKU PEGAWAI YANG TIDAK BAIK. MEMBAYAR ASURANSI UTK MELINDUNGI JENIS POTENSI KERUGIAN TERTENTU MERUPAKAN STRATEGI UNTUK MEHINDARI TIMBULNYA MASALAH CONTROL. DEMIKIAN PULA , BANYAK PERUSAHAAN YANG MEMBELI FIDELITY BONDS UNTUK PARA PEGAWAI YANG BERADA PADA POSISI YANG SENSITIF.CONTROL ALTERNATIVES UNTUK MASALAH CONTROL YANG TIDAK DAPAT DIHINDARI, ATAU APABILA KEPUTUSAN TELAH DIAMBIL BAHWA MASALAH CONTROL TIDAK AKAN DIHINDARI, MAKA PARA MANAJER HARUS MENERAPKAN SATU ATAU LEBIH CONTROL MECHANISMS ATAU ALAT-ALAT CONTROL YANG BIASANYA DISEBUT MANAGEMENT CONTROL. KUMPULAN DARI CONTROL MECHANISMS YANG DIGUNAKAN DIISTILAHKAN SEBAGAI MANAGEMENT CONTROL SYSTEM. MCS DI BERBAGAI PERUSAHAAN PADA UMUMNYA SANGAT BERAGAM DAN BERIKUT INI BEBERAPA CONTOH SEDERHANA DARI CONTROL DEVICES YANG DIGUNAKAN DI PERUSAHAAN MANUFAKTUR DAN FASILITAS KOMPUTER.TABLE 1.2 EXAMPLES OF CONTROLS USED IN A MANUFACTURING FIRM 1. CASH PAYMENT AND CASH RECEIPT FUNCTIONS ARE SEGREGATED 2. A CHECK PROTECTOR IS USED, AND SIGNATURED PLATES ARE KEPT UNDER LOCK AND KEY 3. THE ACCOUNTING DEPARTEMENT MATCHES INVOICES TO RECEIVING REPORTS OR SPECIAL AUTHORIZATIONS PRIOR TO PAYMENT 4. CHECKS ARE MAILED BY SOMEONE OTHER THAN THE PERSON MAKING OUT THE CHECKS 5. THE ACCOUNTING DEPARTMENT MATCHES INVOICES TO COPIES OF PURCHASE ORDERS 6. THE BLANK STOCK OF CHECKS IS KEPT UNDER LOCK AND KEY 7. IMPREST ACCOUNTING IS USED FOR PAYROLL 8. BANK RECONCILIATIONS ARE TO BE ACCOMPLISHED BY SOMEONE OTHER THAN THE ONE HWO WRITES CHECKS AND HANDLES CASH 9. SURPRISE COUNTS OF CASH FUNDS ARE CONDUCTED PERIODICALLY10. ORDERS CAN BE PLACED WITH APPROVED VENDORS ONLY11. ALL PURCHASES MUST BE MADE BY THE PURCHASING DEPARTMENT.TABLE 1.3 EXAMPLES OF CONTROLS USED IN A COMPUTER FACILITY1. WRITTEN STANDARDS EXIST FOR DOCUMENTATION OF SYSTEMS, OPERATIONS AND ADMINISTRATION2. ACCESS TO THE COMPUTER SYSTEM AND ALL ONLINE DATA TERMINALS IS RESTRICTED AT ALL TIMES TO AUTHORIZED PERSONNEL ONLY3. DATA IS SECURED THROUGH TAPE FILE PROTECTION RINGS, FILE LABELS, CRYPTOGRAPHIC PROTECTION, DUPLICATION PROCEDURES AND REQUIREMENT OF STORAGE OF DUPLICATS AT REMOTE SITE4. HARDWARE CONTROLS INCLUDE DUPLICATE CIRCUITY, DUAL READING, ECHO CHECKS, PREVENTIVE MAINTENANCE, AND UNINTERRUTIBLE POWER SYSTEMS5. MAJOR RISKS ARE INSURED AGAINST6. BACKUP SYSTEMS AND PROCEDURES ARE DEVELOPED