manual book e-pengadaankonsep ini disebut dengan e-government yang sudah diamanatkan melalui inpres...

MANUAL BOOK

E-PENGADAAN

BADAN PENGELOLA ASET DAERAH

PROVINSI DKI JAKARTA

e-Pengadaan

i

KATA PENGANTAR

Pemerintah Daerah Provinsi DKI Jakarta memanfaatkan Teknologi Informasi untuk meningkatkan

kualitas administrasi pemerintahan dan komunikasi kepada seluruh masyarakat dan stakeholder

demi memberikan pelayanan dan berinteraksi yang lebih baik kepada seluruh stakeholdernya.

Konsep ini disebut dengan e-government yang sudah diamanatkan melalui Inpres No. 3/2003,

dimana lembaga-lembaga pemerintahan baik pusat maupun daerah wajib menerapkan teknologi

informasi dalam mewujudkan Good Governance.

Dalam hal pengimplementasian e-government, Badan Pengelola Aset Daerah (BPAD) Provinsi DKI

Jakarta telah membangun dan mengembangkan Sistem Penatausahaan Aset Yang Terintegrasi

yang dapat diakses melalui website http://aset.jakarta.go.id

Terdapat beberapa sub-sistem yang terdapat dalam website http://aset.jakarta.go.id, salah

satunya adalah PENGADAAN. Semoga Buku Panduan Penggunaan Sub-Sistem (Menu)

ePENGADAAN ini dapat bermanfaat dan mempermudah dalam pengoperasiannya, demi

terlaksananya fungsi e-government yang lebih baik dan fungsioanal.

Jakarta, Desember 2019 Kepala Badan Pengelola Aset Daerah Provinsi DKI Jakarta Pujiono

NIP. 196412301991121001

e-Pengadaan

ii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ........................................................................................................... i

DAFTAR ISI .................................................................................................................... ii

PETUNJUK PENGGUNAAN ............................................................................................... 3

A. AKSES WEB BPAD..................................................................................................... 4

B. AKUN PENGURUS BARANG ....................................................................................... 5

1. User PPTK/PPK ..................................................................................................... 6

2. User PPHP ............................................................................................................. 7

3. User PA/KPA ......................................................................................................... 9

C. AKUN PPTK/PPK .................................................................................................... 10

1. Penyedia ............................................................................................................. 11

2. Form.................................................................................................................... 12

2.1 Kontrak ............................................................................................................ 12

2.2 DHP .................................................................................................................. 14

2.3 Surat Penyerahan Barang ................................................................................ 34

2.4 BAST HP .......................................................................................................... 37

D. AKUN PA/KPA ........................................................................................................ 39

E. AKUN PPHP ............................................................................................................ 41

F. AKUN PENYEDIA .................................................................................................... 46

e-Pengadaan

3

PETUNJUK PENGGUNAAN

E-PENGADAAN

BADAN PENGELOLA ASET DAERAH

Pengadaan merupakan proses kegiatan untuk pemenuhan atau penyediaan kebutuhan dan

pasokan barang atau jasa dibawah kontrak atau pembelian langsung untuk memenuhi kebutuhan

bisnis. Pengadaan Barang Milik Daerah adalah kegiatan Pengadaan Barang Milik Daerah oleh

Perangkat Daerah yang dibiayai oleh APBD atau Perolehan lainnya yang sah yang prosesnya sejak

identifikasi kebutuhan, sampai dengan serah terima hasil pekerjaan. Pengadaan Barang Milik

Daerah dilaksanakan berdasarkan prinsip efisien, efektif, transparan, dan terbuka, bersaing, adil

dan akuntabel.

Aplikasi e-Pengadaan dibuat untuk memfasilitasi proses pengadaan Aset Tetap dengan mekanisme

pembayaran atas aset tetap, dimana proses ini dilakukan dengan Integrasi data antara SIERA

(Sistem Inventarisasi Elektronik Rekonsiliasi Aset) dengan SIPKD (Sistem Informasi Pengelolaan

Keuangan Daerah). Kegiatan ini dilakukan dengan memindahkan data SPP (Surat Permintaan

Pembayaran) yang ada di SIPKD ke Sistem e-PENGADAAN pada lingkup SIERA.

Pembangunan Sistem e-Pengadaan bertujuan untuk merubah mindset Pengurus Barang yang

selama ini hanya seadanya saja dalam menginput informasi barang, sekarang harus mengisi

semua informasi dengan lengkap. Jika tidak, dana tidak akan cair.

Aktivitas pokok dalam aplikasi e-Pengadaan

PB

Buat akun PPTK/PPK, PA/KPA & PPHP

PPTK/PPK

Buat akun penyedia

Buat kontrak, DHP, Surat Penyerahan Barang & BAST HP

PA/KPA

Buat Surat Pemeriksaan Barang ke PPHP

PPHP

Buat BAST PAHP (Pemeriksaan Administrasi Hasil Pengadaan)

Penyedia

Cetak Draft Invent

e-Pengadaan

4

A. AKSES WEB BPAD

Buka browser dan akses laman web http://aset.jakarta.go.id

Kemudian akan tampil beberapa menu seperti ini, lalu pilih PENCATATAN

Di dalam menu Pencatatan terdiri dari beberapa sub menu → pilih sub menu

ePENGADAAN.

Kemudian akan tampil menu login seperti gambar dibawah ini :

e-Pengadaan

5

Untuk Sistem ePENGADAAN terdapat 5 user untuk login, yaitu :

a. Akun Pengurus Barang = AS+Kode Lokasi+3

b. Akun PPTK/PPK = No. ID Dibuat oleh Pengurus Barang

c. Akun PPHP = No. ID Dibuat oleh Pengurus Barang

d. Akun PA/KPA = No. ID Dibuat oleh Pengurus Barang

e. Akun Penyedia = No. ID Dibuat oleh PPTK/PPK

B. AKUN PENGURUS BARANG

Akun Pengurus Barang digunakan oleh Pengurus Barang SKPD/UKPD untuk membuat

beberapa akun pihak yang berkaitan dengan proses pengadaan. Akun yang digunakan

adalah AS+Kolok+3. Setelah login maka akan keluar tampilan dashboard. Pada dashboard,

lihat pilihan menu disisi sebelah kiri. Terdapat menu Setup yang terdiri dari beberapa sub

menu yaitu PPTK/PPK, PPHP, dan PA/KPA. Sub menu tersebut merupakan akun pihak-pihak

yang berkaitan dengan proses pengadaan.

e-Pengadaan

6

Berikut adalah tata cara Pengurus Barang dalam membuat akun untuk para pihak yang

terkait dalam proses Pengadaan :

1. User PPTK/PPK

PPTK merupakan Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan. Sedangkan PPK merupakan

Pejabat Pembuat Komitmen. PPTK/PPK yang menjabat adalah Kepala Sub Bagian TU

Unit Pengadaan. Berikut langkah yang harus dilakukan untuk membuat user PPTK/PPK :

• Klik Setup -→ PPTK/PPK

• Tambah -→ Kemudian akan tampil form pengisian data diri sebagai berikut

e-Pengadaan

7

• Setelah form data diri sudah terisi, klik simpan

• Kemudian akan terlampir daftar PPTK/PPK yang berwenang

2. User PPHP

PPHP merupakan Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan. User PPHP digunakan untuk

melakukan pengecekan terhadap validitas data ke sistem dengan BAST 1 dalam hal

volume barang, total harga, dan kelengkapan informasi barang. Berikut langkah yang

harus dilakukan untuk membuat user PPHP:

• Klik Setup -→ PPHP

• Tambah -→Kemudian akan tampil form pengisian data diri sebagai berikut

e-Pengadaan

8

• Jika field telah diisi → klik simpan

• Kemudian akan terlampir daftar PPHP yang berwenang

• NO ID yang tertera merupakan akun yang akan digunakan PPHP untuk login ke

dalam sistem e-PENGADAAN.

e-Pengadaan

9

3. User PA/KPA

PA adalah Pengguna Anggaran dan KPA adalah Kuasa Pengguna Anggaran. User PA/KPA

digunakan untuk menyampaikan surat permohonan pemeriksaan barang ke PPHP

dengan BAST 1 dan memeriksa serta menandatangani BAST 2. Berikut langkah yang

harus dilakukan untuk membuat user PA/KPA :

• Klik Setup -→ PPHP

• Tambah -→Kemudian akan tampil form pengisian data diri sebagai berikut

• Isi form dengan data yang benar dan lengkap

• Setelah selesai, klik simpan → akan terlampir daftar PA/KPA seperti gambar

dibawah ini

e-Pengadaan

10

C. AKUN PPTK/PPK

Akun PPTK/PPK berwenang untuk membuat akun user Penyedia (Pihak Ketiga). Didalam

akun PPTK/PPK terdapat 2 menu yaitu Setup dan Form. Setup digunakan untuk membuat

akun Penyedia. Sedangkan form digunakan untuk dokumen-dokumen yang diperlukan

terkait dengan proses pengadaan. Terdapat beberapa form yang akan digunakan untuk

proses pengadaan seperti, Kontrak, DHP, Surat Penyerahan Barang dan BAST HP. Form

tersebut diisi dan dilengkapi oleh PPT/PPK sesuai dengan keperluan proses pengadaan.

Berikut adalah tata cara penggunaan sub menu yang terdapat dalam akun PPTK/PPK :

e-Pengadaan

11

1. Penyedia

Penyedia merupakan badan usaha atau orang perseorangan yang menyediakan

Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Konsultansi/Jasa Lainnya. Berikut langkah yang

harus dilakukan untuk membuat user Penyedia :

• Klik Setup -→ Penyedia

• Tambah -→Kemudian akan tampil form pengisian data diri sebagai berikut

• Klik untuk menyimpan data diri penyedia

• Kemudian akan terlampir daftar penyedia seperti gambar dibawah ini

*Note : Form Jenis Penyedia untuk Badan Usaha memerlukan NPWP Badan Usaha

e-Pengadaan

12

2. Form

2.1 Kontrak

Kontrak merupakan formulir yang digunakan dalam perjanjian dengan satu atau

sejumlah penyedia untuk melakukan pengadaan barang/jasa dengan

menetapkan harga satuan (syarat dan kondisi untuk dilakukan transaksi pembelian

selama masa perjanjian berlaku).

• Klik Form -→ Kontrak

• Pilih Penyedia Barang

• Klik Tambah -→Kemudian akan tampil form pengisian kontrak sebagai berikut

• Isi semua field dengan benar dan lengkap

e-Pengadaan

13

• Pilih Kegiatan → otomatis akan terisi field Nama Kegiatan, Anggaran, Realisasi,

Kode Program, dan Nama Program.

• Klik untuk menyimpan data kontrak

• Akan terlampir daftar kontrak yang telah dibuat

• Klik rincian kontrak untuk menginput kode rekening

• Pilih kode rekening yang digunakan → isi nilai kontrak

e-Pengadaan

14

• Klik tambah untuk menambah daftar kode rekening

• Jika sudah yakin → klik simpan

• Ketika sudah klik simpan, data tidak bisa dirubah kembali

2.2 DHP

DHP (Daftar Hasil Pengadaan) memiliki formulir untuk setiap KIB. Masing-masing

KIB memiliki format yang berbeda sesuai dengan kriteria barang. Berikut tata cara

pengisian formulir pada setiap KIB :

2.2.1 KIB A

Form untuk pengadaan KIB A (Tanah)

• Klik DHP → KIB A

• Pilih Penyedia Barang → Pilih Status → Klik Tambah

* Note : Dalam 1 kontrak dapat memilih beberapa kode rekening, dimana jika di totalkan

nilainya harus sama dengan nilai kontrak

e-Pengadaan

15

• Akan terlampir formulir BAST

• Isi formulir sesuai dengan nilai yang diserah terimakan

• Pilih no referensi kontrak untuk menampilkan informasi kontrak

• Sisa Nilai BAST adalah sisa saldo yang belum diserah terimakan

• Klik simpan jika BAST sudah selesai diisi

• Akan terlampir Daftar Hasil Pengadaan yang telah di input

• Klik untuk mengisi rincian informasi Daftar Hasil Pengadaan

*Note : BAST dapat dilakukan secara bertahap sesuai dengan total nilai kontrak

e-Pengadaan

16

• Isi Penetapan Lokasi

Penetapan Lokasi dikeluarkan melalui Keputusan Gubernur atau Kepala

SKPD

• Kemudian isi informasi penilai tanah → akta pelepasan tanah

• Setelah itu isi Hasil Pengadaan Barang Objek Tanah

• Pilih kode barang lama dan kode barang baru sesuai permendagri

108/2016

e-Pengadaan

17

e-Pengadaan

18

• Untuk KIB A terdapat Kas Konsinyasi → Pilih “ADA”

• Klik untuk menyimpan Draft Inventaris Barang

• Akan terlampir daftar Draft Inventaris Barang yang telah dibuat

• Klik proses BAST untuk menyelesaikan tahapan ini

• Status akan pindah menjadi Proses → Cetak Darft Invent

• Setelah itu, akan ada notifikasi untuk pembuatan Surat Penyerahan

Barang

2.2.2 KIB B

Form untuk pengadaan KIB B (Peralatan dan Mesin). Tahapan yang

dilakukan sama dengan KIB lainnya, hanya berbeda pada pengisian Draft

Invent, sebagai berikut :

e-Pengadaan

19

• Klik DHP → KIB B

• Pilih Penyedia Barang → Pilih Status → Klik Tambah

• Isi formulir BAST → Klik simpan

• Klik untuk mengisi rincian informasi Daftar Hasil Pengadaan

*Bentuk form Draft Invent untuk KDO

e-Pengadaan

20

*Bentuk form Draft Invent untuk Non KDO

• Klik tambah untuk menambah daftar barang

• Jika barang sudah terinput semua dan sama dengan total nilai

BAST → Klik simpan

• Klik untuk melakukan proses BAST

• Maka dokumen akan pindah status menjadi “Proses”

• Cetak Darft Invent

• Setelah itu, akan ada notifikasi untuk pembuatan Surat

Penyerahan Barang

*Note : Setiap barang harus di input satu per satu sesuai

spesifikasi barang

e-Pengadaan

21

2.2.3 KIB C

Form untuk pengadaan KIB C (Gedung dan Bangunan). Tahapan yang

dilakukan sama dengan KIB lainnya, hanya berbeda pada pengisian Draft

Invent, sebagai berikut :

• Klik DHP → KIB C

• Pilih Penyedia Barang → Pilih Status → Klik Tambah

• Isi formulir BAST → Klik simpan

• Terdapat beberapa tipe form Draft Invent sesuai dengan jenis

pengadaan barang KIB C

• Klik untuk mengisi rincian informasi Daftar Hasil Pengadaan

e-Pengadaan

22

* Bentuk form Draft Invent C1.1 untuk Prototype Gedung

e-Pengadaan

23

* Bentuk form Draft Invent C2.1 untuk Biaya Perencanaan

Pembangunan Gedung dan Bangunan

e-Pengadaan

24

* Bentuk form Draft Invent C2.2 untuk Biaya Pelaksaan

Konstruksi Gedung dan Bangunan

e-Pengadaan

25

* Bentuk form Draft Invent C2.3 untuk Biaya Pengawasan

Pembangunan Gedung dan Bangunan

e-Pengadaan

26

* Bentuk form Draft Invent C2.4 untuk Peratan dan Mesin yang

Pencatatannya Terpisah dari Gedung dan Bangunan

• Klik tambah untuk menambah daftar barang

• Jika barang sudah terinput semua dan sama dengan total nilai

BAST → Klik simpan

• Klik untuk melakukan proses BAST

• Maka dokumen akan pindah status menjadi “Proses”

• Cetak Darft Invent

• Setelah itu, akan ada notifikasi untuk pembuatan Surat

Penyerahan Barang

e-Pengadaan

27

2.2.4 KIB D

Form untuk pengadaan KIB D (Jalan, Irigasi, Jaringan). Tahapan yang

dilakukan sama dengan KIB lainnya, hanya berbeda pada pengisian Draft

Invent, sebagai berikut :

• Klik DHP → KIB D

• Pilih Penyedia Barang → Pilih Status → Klik Tambah

• Isi formulir BAST → Klik simpan

• Terdapat beberapa tipe form Draft Invent sesuai dengan jenis

pengadaan barang KIB C

• Klik untuk mengisi rincian informasi Daftar Hasil Pengadaan

* Bentuk form Draft Invent D1.1 Biaya Perencanaan

Pembangunan Jalan

e-Pengadaan

28

* Bentuk form Draft Invent D1.2 Biaya Pelaksanaan Konstruksi

Jalan/Trotoar/Saluran

e-Pengadaan

29

* Bentuk form Draft Invent D1.3 Biaya Pengawasan

Pembangunan Jalan/Trotoar/Saluran

e-Pengadaan

30

* Bentuk form Draft Invent D2.1 Biaya Perencanaan

Pembangunan Jaringan

e-Pengadaan

31

* Bentuk form Draft Invent D2.2 Biaya Pelaksanaan Konstruksi

Jaringan

e-Pengadaan

32

* Bentuk form Draft Invent D2.3 Biaya Pengawasan

Pembangunan Jaringan

• Klik tambah untuk menambah daftar barang

• Jika barang sudah terinput semua dan sama dengan total nilai

BAST → Klik simpan

• Klik untuk melakukan proses BAST

• Maka status dokumen menjadi “Proses”→Cetak Darft Invent

• Setelah itu, akan ada notifikasi untuk pembuatan Surat

Penyerahan Barang

e-Pengadaan

33

2.2.5 KIB E

Form untuk pengadaan KIB E (Aset Tetap Lainnya). Tahapan yang

dilakukan sama dengan KIB lainnya, hanya berbeda pada pengisian Draft

Invent, sebagai berikut :

• Klik DHP → KIB E

• Pilih Penyedia Barang → Pilih Status → Klik Tambah

• Isi formulir BAST → Klik simpan

• Klik untuk mengisi rincian informasi Daftar Hasil Pengadaan

• Klik tambah untuk menambah daftar barang

• Jika barang sudah terinput semua dan sama dengan total nilai

BAST → Klik simpan

• Klik untuk melakukan proses BAST

• Maka status dokumen menjadi “Proses”→ Cetak Darft Invent

• Setelah itu, akan ada notifikasi untuk pembuatan Surat

Penyerahan Barang

e-Pengadaan

34

2.3 Surat Penyerahan Barang

Surat Penyerahan Barang merupakan surat yang dibuat oleh PPTK/PPK kepada

PA/KPA guna memberikan informasi tentang adanya penyerahan serta

penerimaan suatu barang. Berikut tahapannya :

• Cek notifikasi untuk pembuatan Surat Penyerahan Barang

• Klik untuk membuka Surat Penyerahan Barang

• Terdapat BAST, Informasi Kontrak, dan Daftar Inventaris Barang yang

akan diserahkan

• Buat Surat Penyerahan Barang kepada PA/KPA

• Terlampir form Surat Penyerahan Barang

• Cek kesesuaian data antara BAST dan informasi kontrak

e-Pengadaan

35

e-Pengadaan

36

• Isi informasi PA/KPA yang akan menerima barang

• Masukan no surat dan tanggal Surat Penyerahan Barang dibuat

• Isi keterangan surat sesuai dengan informasi barang yang ingin

disampaikan

• Klik untuk mengirim surat ke PA/KPA

e-Pengadaan

37

2.4 BAST HP

BAST HP (Berita Acara Serah Terima Hasil Pengadaan) dapat dicetak setelah

PPHP menerbitkan BAST PAHP (Pemeriksaan Administrasi Hasil Pekerjaan).

Berikut tata cara pembuatan BAST HP :

• Klik untuk membuat BAST HP

• Cek kesesuaian informasi yang tertera antara BAST, Informasi Kontrak

dan Daftar Inventaris Barang

e-Pengadaan

38

• Cek No dan Tanggal Surat Penyerahan Barang, Surat Pemeriksaan

Barang, dan BA PAHP

• Isi No dan Tanggal BAST PAHP

• Klik “BAST HP” → cetak pdf

e-Pengadaan

39

D. AKUN PA/KPA

Akun PA/KPA berwenang untuk membuat Surat Pemeriksaan Barang yang akan

disampaikan kepada PPHP berdasarkan Surat Penyerahan Barang yang telah dibuat

oleh PPK. Berikut langkah yang harus dilakukan :

• Login dengan akun PA yang telah dibuat sebelumnya oleh Pengurus Barang.

Contoh : PA.00504000000000.01

• Kemudian akan ada notifikasi seperti gambar dibawah

• Klik untuk membuka dokumen

• Pilih PPK, Penyedia Barang, dan status untuk membuka dokumen yang akan

diperiksa

• Klik untuk melakukan pemeriksaan surat

Keterangan

Open : Surat Pemeriksaan Barang baru akan dibuat

Closed : Surat Pemeriksaan Barang telah selesai dibuat

Kembali : Surat Pemeriksaan Barang tidak jadi dibuat

e-Pengadaan

40

• Akan terlampir form Surat Pemeriksaan Barang yang berisikan informasi BAST,

Kontrak, Daftar Inventaris Barang, dan Surat Penyerahan Barang.

• Cek kesesuaian informasi

• Jika sudah sesuai, isi field Surat Pemeriksaan Barang

e-Pengadaan

41

• Pilih nama PPHP yang berwenang

• Isi no surat dan tanggal surat

• Beri keterangan surat jika sudah disetujui

• Klik proses surat → untuk memindahkan status surat menjadi close

• Status surat close artinya surat sudah berhasil dibuat dan disampaikan ke akun

PPHP

Jika surat tidak disetujui :

• PA harus mengembalikan surat tersebut ke PPK

• Beri catatan pada field alasan pengembalian

• Klik tombol “kembalikan”

• Maka Surat Penyerahan Barang akan kembali pada akun PPK

E. AKUN PPHP

Akun PPHP berwenang untuk melakukan pemeriksaan hasil pekerjaan berdasarkan Surat

yang dibuat oleh PA. PPHP melakukan pengecekan terhadap validitas data dalam hal

volume barang, total harga, dan kelengkapan informasi barang. Akun PPHP akan membuat

e-Pengadaan

42

BAST PAHP (Pemeriksaan Administrasi Hasil Pekerjaan. Berikut langkah yang harus

dilakukan :

• Login dengan akun PPHP

Contoh : PPHP.00504000000000.01

• Akan ada notifikasi BA PAHP New → klik notifikasi

• BA PAHP dapat dicetak jika PPHP sudah melakukan proses BAST

• Draft invent dapat dicetak untuk mecocokan informasi

• Klik untuk melakukan proses BAST

e-Pengadaan

43

e-Pengadaan

44

• Cek semua informasi yang tersedia antara BAST, Informasi Kontrak, Daftar

Inventaris Barang, Surat Penyerahan Barang dan Surat Pemeriksaan Barang.

• Ceklis semua dokumen yang ada

• Isi No BA PAHP dan Tanggal BA PAHP

• Klik “Proses BAST” → untuk membuat BAST PAHP

• Status akan berubah menjadi “Close”

• Cetak BA PAHP

e-Pengadaan

45

Jika surat tidak disetujui :

• PPHP harus mengembalikan surat tersebut ke PA

• Beri catatan pada field alasan pengembalian

• Klik tombol “kembalikan”

• Maka Surat Pemeriksaan Barang akan kembali pada akun PA

Note : BAST PAHP yang telah selesai dibuat oleh PPHP akan masuk dalam

notifikasi akun PPTK/PPK untuk dicetak

e-Pengadaan

46

F. AKUN PENYEDIA

Akun Penyedia digunakan oleh Pihak Ketiga, dimana hanya berwenang untuk mencetak

draft invent sebagai dokumen pengadaan. Berikut tata cara penggunaan akun penyedia :

• Login dengan akun Penyedia yang sudah dibuat oleh PPTK/PPK

Contoh : V.00504000000000.001

• Klik form → DHP → KIB A → Cetak Draft Invent