manajemen waktu proyek -...

1

Memahami pentingnya jadwal proyek dan manajemen waktu proyek yg baik

Menentukan aktivitas sbg dasar membuat jadwal proyek Menjelaskan bgmn manajer proyek menggunakan

diagram jaringan dan ketergantungan utk menentukan urutan aktivitas

Memahami hubungan antara estimasi sumber daya dan jadwal proyek

Menjelaskan bgmn bbrp tools dan teknik dpt membantu manajer proyek utk melakukan estimasi durasi aktivitas

2

Menggunakan Gantt Chart utk merencanakan dan melacak informasi jadwal, menemukan jalur kritis proyek, dan menjelaskan bgmn critical chain scheduling dan PERT (Program Evaluation and Review Technique) mempengaruhi pembuatan jadwal

Menjelaskan bgmn sofware manajemen proyek dpt membantu dlm manajemen waktu proyek

Kenyataan dan issu terkait dgn pengendalian dan manajemen perubahan pd jadwal proyek

3

Tujuan Pembelajaran

Manajer proyek biasanya menganggap penyerahan hasil tepat pada waktunya adl tantangan yg plg besar

Isu mengenai jadwal mrpk sebab utama terjadinya konflik dlm proyek, khususnya pd paruh kedua jalannya proyek

Waktu mrpk besaran yg plg tidak fleksibel; waktu akan berlalu apapun yg terjadi pada proyek

4

5

Penyebab konflik: Individual work style

Perbedaan budaya

Indikator tipe Myers-Briggs berfokus pd perilaku individu terhadap struktur dan tengat (deadline)

Bbrp individu memilih utk mengikuti jadwal dan memenuhi tengat sementara bbrp individu yg lain tidak

Perbedaan budaya bahkan utk negara yang sama akan mempunyai perilaku yg berbeda terhadap jadwal

6

Definisi aktivitas: identifikasi aktivitas khusus yg hrs dilakukan oleh anggota tim proyek dan stakeholder utk menghasilkan deliverables

Pengurutan aktivitas (activity sequencing): identifikasi dan dokumentasi keterkaitan antar aktivitas proyek

Estimasi sumberdaya utk setiap aktivitas Estimasi durasi aktivitas Pembuatan jadwal: analisis urutan aktivitas, analisis estimasi

sumberdaya utk setiap aktivitas, dan analisis durasi aktivitas utk membuat jadwal proyek

Pengendalian jadwal: pengendalian dan pengaturan perubahan jadwal proyek

7

Aktivitas atau tugas adl elemen pekerjaan yg biasanya ditemukan pd WBS yg membutuhkan durasi, biaya, dan sumberdaya

Jadwal proyek mjd dokumen mendasar yg mengawali proyek Project charter mencakup tanggal mulai dan berakhirnya proyek,

juga mengenai informasi anggaran

Pernyataan lingkup dan WBS membantu bgmn proyek akan dilaksanakan

Definisi aktivitas mencakup pengembangan WBS yg lbh rinci dan penjelasan yg mendukung pengertian ttg bgmn pekerjaan akan dilakukan, shg dpt dibuat estimasi biaya dan durasi pekerjaan yg realistis

8

Daftar aktivitas adl tabulasi aktivitas yg akan dimasukkan ke jadwal proyek. Daftar ini hrs mencakup:

Nama aktivitas

Nomor atau identitas aktivitas

Deskripsi singkat ttg aktivitas

Atribut aktivitas menyediakan informasi yg lbh byk ttg setiap aktivitas, misalnya ttg aktivitas sebelumnya, aktivitas sesudahnya, relasi logis, kebutuhan sumberdaya, hambatan-hambatan, tanggal final, dan asumsi-asumsi terkait aktivitas

9

Milestone adl kejadian penting yang biasanya tdk mpy durasi

Seringkali dibutuhkan bbrp aktivitas dan byk pekerjaan utk menyelesaikan sebuah milestone

Milestone mrpk tool yg sangat berguna utk membuat tujuan jadwal dan memantau perkembangan (progress)

Misalnya: Penyelesaian penandatanganan dokumen-dokumen penting oleh

customer

Penyelesaian produk-produk spesifik

10

Mencakup peninjauan kembali aktivitas-aktivitas yg harus dikerjakan dan menentukan ketergantungannya satu dgn yg lain

Ketergantungan atau hubungan antar aktivitas terkait dgn pengurutan aktivitas atau tugas-tugas proyek

Hrs ditentukan ketergantungan antar aktivitas utk kepentingan critical path analysis

11

Ketergantungan mandatori: sejalan dgn sifat pekerjaan yg akan dilakukan dlm proyek; sering disebut jg hard logic

Ketergantungan diskresionari: ditentukan oleh tim proyek; sering disebut soft logic dan hrs digunakan dgn hati-hati krn kemungkinan akan membatasi pilihan penjadwalan yg sesudahnya

Ketergantungan eksternal: mencakup hubungan antara aktivitas proyek dan aktivitas non proyek

12

Diagran jaringan mrpk teknik yg digunakan utk memperlihatkan pengurutan aktivitas

Sebuah diagram jaringan adl tampilan skematis mengenai hubungan logis antara aktivitas-aktivitas proyek atau urutan antara aktivitas-aktivitas proyek

Terdapat dua format utama, yaitu: Arrow Diagramming Method (Activity on Arrow atau AOA)

Precedence Diagramming Method (PDM)

13

14

Asumsikan bahwa semua durasi adl dlm satuan hari; A=1 berarti

aktivitas A mpy durasi 1 hari

Disebut juga diagram jaringan AOA (Activity On Arrow) Aktivitas dinyatakan dgn anak panah (arrow) Titik (node) atau lingkaran berada pd ujung awal dan

ujung akhir aktivitas Hanya dpt memperlihatkan ketergantungan finish-to-

start

15

Temukan semua aktivitas yg berawal dr node 1. Gambarkan node selesainya dan kmd gambarkan anak panah antara kedua node tsb. Berikan nama aktivitas dan estimasi durasi utk aktivitas ybs

Lanjutkan dgn menggambar diagram dr kiri ke kanan. Perhatikan jika ada burst dan merge. Burst tjd jk node tunggal diikuti oleh dua atau lebih aktivitas. Merge tjd jk dua atau lebih node mendahului sebuah node tunggal

Lanjutkan hingga semua aktivitas yg mpy ketergantungan satu sama lain telah dimasukkan ke dlm diagram

Semua anak panah mengarah ke kanan dan tdk ada anak panah yg menyilang digram jaringan AOA

16

Aktivitas dinyatakan menggunakan kotak (boxes) Anak panah menunjukkan hubungan antara aktivitas-

aktivitas PDM lbh populer drpd metode ADM dan digunakan oleh

perangkat lunak manajemen proyek Lebih baik dalam memperlihatkan tipe-tipe

ketergantungan yg berbeda

17

A

B

A

B

B

B

A

A

FS (Finish-to-Start) : Task B can’t

start until task A finishes

SS (Start-to-Start) : Task B

can’t start until task A start

FF (Finish-to-Finish) : Task B

can’t finish until task A finished

SF (Start-to-Finish) : Task B

can’t finish until task A start

18

19

Sblm estimasi durasi aktivitas, hrs diketahui terlebih dulu mengenai kuantitas dan tipe sumberdaya yg dibutuhkan setiap aktivitas

Isu penting:

Seberapa sulit utk menyelesaikan suatu aktivitas tertentu dalam proyek ybs?

Bgmn sejarah keberhasilan organisasi dlm mengerjakan aktivitas yg serupa?

Apakah tersedia sumberdaya yg dibutuhkan?

20

Durasi mencakup jumlah waktu aktual utk mengerjakan suatu aktivitas ditambah waktu yg hilang (elapsed time)

Effort adl jumlah hari-kerja atau jam kerja yg dibutuhkan utk menyelesaikan sebuah tugas

Effort biasanya tdk sama dgn durasi Individu yg mengerjakan pekerjaan hrs membantu dlm

membuat estimasi durasi aktivitas dan kmd hrs ditinjau ulang oleh seorang ahli

21

Daripada membuat estimasi aktivitas dlm jumlah diskret, misalnya 4 minggu, seringkali sangat membantu utk membuat estimasi tiga-titik:

Yaitu sebuah estimasi yg mencakup estimasi optimis, rata-rata, dan pesimis; misalnya 3 minggu utk estimasi optimis, 4 minggu utk estimasi rata-rata, dan 5 minggu utk estimasi pesimis

Estimasi tiga-titik dibutuhkan utk estimasi PERT dan simulasi Monte Carlo

22

Gunakan hasil proses manajemen waktu utk menentukan tanggal mulai dan selesainya proyek

Tujuan utama adl utk membuat jadwal proyek yg realistis yg dpt digunakan sbg dasar utk memantau kemajuan proyek dlm dimensi waktu

Tool dan teknik yg terkait adl: Gantt Charts

Critical Path Analysis

Critical Chain Scheduling

PERT Analysis

23

Gant chart menyediakan format standar utk menampilkan informasi jadwal proyek dgn menampilkan aktivitas proyek beserta tanggal mulai dan selesainya dlm format kalender

Simbol-simbol yg digunakan: Black diamond : milestone

Thick black bars : rangkuman tugas

Lighter horizontal bars : durasi tugas

Arrows : ketergantungan antar tugas

24

25

26

Jika diinginkan utk fokus pada tercapainya milestones terutama utk proyek-proyek besar

Milestones menekankan pd kejadian-kejadian penting atau pencapaian-pencapaian dlm proyek

Milestone dpt dibuat dgn memasukkan tugas yg mpy durasi nol, atau dgn cara menandai suatu tugas tertentu sbg sebuah milestone

27

Sebuah milestone harus:

Specific (spesifik)

Measureable (terukur)

Assignable (dpt ditugaskan)

Realistic (realistis)

Time-framed

28

29

CPM adl teknik membuat diagram jaringan yg digunakan utk memperkirakan durasi proyek total

Critical path utk sebuah proyek adl serangkaian aktivitas yg menentukan waktu tersingkat utk penyelesaian proyek

Critical path adl jalur terpanjang mll diagram jaringan dgn jumlah slack atau float plg sedikit

Slack atau float adl jumlah waktu sebuah aktivitas dpt ditunda tanpa menunda aktivitas berikutnya atau tanpa menunda tanggal penyelesaian proyek

30

Buatlah diagram jaringan yg baik Tambahkan estimasi durasi utk semua aktivitas pd

setiap jalur mll diagram jaringan Jalur terpanjang mrpk critical path Jk satu atau lebih aktivitas pd critical path ternyata

membutuhkan waktu yg lbh panjang drpd yg direncanakan, mk jadwal proyek akan mjd meleset kecuali manajer proyek mengambil tindakan koreksi

31

32

Critical path tidak harus terdiri atas aktivitas yg paling penting, krn critical path hanya memperhitungkan waktu

Dimungkinkan ada lebih dari satu critical path jika ada dua atau lebih jalur dgn panjang waktu yg sama

Critical path dpt berubah sejalan dgn perkembangan proyek

33

Free slack atau free float adl jumlah waktu sebuah aktivitas dpt ditunda tanpa mengakibatkan penundaan aktivitas berikutnya

Total slack atau total float adl jumlah waktu sebuah aktivitas dpt ditunda tanpa mengakibatkan penundaan tanggal penyelesaian proyek

Arah maju pd diagram proyek menentukan tanggal early start (ES) dan early finish (EF)

Arah mundur pd diagram proyek menentukan tanggal late start (LS) dan late finish (LF)

34

35

36

Ada tiga cara:

Memperpendek durasi aktivitas yang paling penting dgn menambah sumberdaya atau mengubah lingkup

Melakukan kompresi jadwal

Fast tracking aktivitas dgn melaksanakan aktivitas-aktivitas scr paralel atau overlapping

37

Penjadwalan critical Chain adl metode penjadwalan yg terkait dgn sumberdaya yg terbatas dlm membuat jadwal dan mencakup buffer utk menjamin tanggal penyelesaian proyek teori TOC (Theory of Contrains)

Mengusahakan utk meminimalisasi multitasking dimana satu sumberdaya digunakan pada lebih dari satu tugas pada waktu yg sama

38

39

Buffer adl waktu tambahan utk menyelesaikan proyek Orang seringkali menambah buffer pd tiap tugas dan

menggunakannya baik itu dibutuhkan atau tidak Murphy’s Law : if something can go wrong, it will Parkinson’s Law: work will expands to fill the time allowed

Penjadwalan critical chain menghilangkan buffer dr tugas individual dan membuat: Buffer proyek atau waktu tambahan yg ditambahkan sblm

waktu penyelesaian proyek Feeding buffer atau waktu tambahan yg ditambahkan sblm

aktivitas pada critical path

40

41

PERT adl teknik analisis jaringan utk estimasi durasi proyek dimana terdapat ketidakpastian yg tinggi pada estimasi durasi aktivitas individual

PERT menggunakan estimasi waktu probabilistik Estimasi durasi berdasar estimasi durasi aktivitas

optimistik, kebiasaan (rata-rata), dan pesimistik, atau estimasi tiga-titik

42

43

selesai

44