manajemen tata ruang kantor dalam meningkatkan efisiensi …
Post on 03-Nov-2021
4 Views
Preview:
TRANSCRIPT
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
MANAJEMEN TATA RUANG KANTOR DALAM MENINGKATKAN
EFISIENSI KERJA PEGAWAI DI KANTOR
PENGADILAN AGAMA SUKOHARJO
, ,
Pendidikan Administrasi Perkantoran
Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Universitas Sebelas Maret, Surakarta
anggadprakosa@gmail.com
ABSTRAK
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui (1) manajemen tata ruang
kantor dalam meningkatkan efisiensi kerja pegawai di kantor Pengadilan Agama
Sukoharjo (2) hambatan-hambatan yang dihadapi manajemen tata ruang dalam
meningkatkan efisiensi kerja pegawai di kantor Pengadilan Agama Sukoharjo; (3)
usaha-usaha yang dilakukan kantor Pengadilan Sukoharjo untuk mengatasi
hambatan-hambatan manajemen tata ruang dalam meningkatkan efisiensi kerja
pegawai di kantor Pengadilan Agama Sukoharjo. Jenis penelitian ini adalah
deskriptif kualitatif. Teknik pengumpulan data menggunakan teknik wawancara,
observasi, dan analisis dokumen sedangkan pengambilan subjek penelitian
menggunakan teknik purposive sampling. Teknik analisis data menggunakan
analisis interaktif dengan aktivitas yang meliputi reduksi data, penyajian data serta
penarikan kesimpulan dan verifikasi. Pengujian keabsahan data dilakukan melalui
triangulasi data dan metode. Berdasarkan hasil penelitian ini dapat disimpulkan
bahwa: (1) dalam penerapan tata ruang di kantor Pengadilan Agama Sukoharjo
masih mempunyai beberapa kekurangan, manajemen yang digunakan sudah
menggunakan fungsi-fungsi manajemen dan memperhatikan faktor cahaya, warna,
udara, dan suara dalam penataan ruangannya ; (2) Hambatan yang dihadapi dalam
manajemen tata ruang kantor dalam meningkatkan efisiensi kerja pegawai di
kantor Pengadilan Agama Sukoharjo, seperti gedung kantor yang luas tidak
dimanfaatkan dengan optimal, kurangnya perlengkapan, peralatan, dan furniture
menghambat kinerja pegawai, (3) Usaha-usaha yang dilakukan dalam mengatasi
hambatan-hambatan manajemen tata ruang kantor dalam meningkatkan efisiensi
kerja pegawai di kantor Pengadilan Agama Sukoharjo antara lain; menggunakan
telepon intenal untuk berkomunikasi, mengajukan pengadaan perlengkapan,
peralatan dan furniture baru.
Kata kunci: manajemen, tata ruang kantor, efisiensi kerja
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
ABSTRACT
The research purposes were determined (1) office layout management to
improve job efficiency in Sukoharjo Religious Court Office, (2) obstacles were
faced in office layout management to improve job efficiency in Sukoharjo
Religious Courts Office; (3) efforts undertaken at the Sukoharjo Religious Courts
Office in overcoming the barriers of office layout management to improve job
efficiency barriers. The research type is qualitative descriptive research. Data
collection techniques were used techniques of interview, observation, and
document analysis. The sampling technique was used purposive sampling. Data
analysis technique was used interactive analysis with activities including of data
reduction, data presentation and withdrawal of conclusions and verification. Data
validity testing was used triangulation of and methods. Based on the research
results it can be concluded that (1) in the implementation of office layout
management in Sukoharjo Religious Court Office there are still some
shortcomings such as the implementation of the layout planning principles in the
of Sukoharjo Religious Court Office, the use of management spatial Office is
well. In improving employee efficiency except office layout, the Sukoharjo
Religious Courts Office takes note of light, color, air, and sound factors so
employees feel comfortable with the existing room; (2) obstacles were faced in
office layout management to improve job efficiency in Sukoharjo Religious
Courts Office, such as a large office building and a large number of rooms are not
proportional to the number of existing employees, lack of equipment, and
furniture hampers the performance of employees; (3) efforts undertaken at the
Sukoharjo Religious Courts Office in overcoming the barriers of office layout
management to improve job efficiency barriers including of internal phone used
for communications, applying for new equipment and furniture.
Keywords: management, office layout, work efficiency
I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Di era modern sekarang ini, banyak bermunculan berbagai macam
organisasi baik organisasi-organisasi swasta maupun pemerintahan yang bergerak
dalam berbagai bidang kehidupan seperti bidang politik, ekonomi, sosial budaya
dan lain sebagainya. Hal ini membuktikan bahwa di zaman kehidupan yang
modern ini, manusia tidak dapat meninggalkan dan terlepas dari adanya organisasi
sebagai sarana yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan hidupnya hampir
disetiap lini kehidupan, manusia tidak bisa keluar dari lingkup organisasi.
Beragamnya organisasi yang berkembang tersebut merupakan bukti nyata bahwa
semakin modernnya kehidupan manusia maka akan semakin kompleks pula
kebutuhan manusia yang harus dipenuhi. Kenyataan inilah yang mendorong
manusia untuk memasuki dan menjadi anggota suatu organisasi, dimana di dalam
organisasi inilah manusia akan bersosialisasi dengan orang lain demi mewujudkan
tujuan.
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
Dalam suatu organisasi diperlukan manajemen untuk mengatur proses
penyelenggaraan organisasi hingga tercapainya tujuan dari organisasi tersebut.
Pada instansi pemerintah khususnya menyangkut soal pelayanan publik,
diperlukan manajemen yang efektif dan efisien dalam proses penyelenggaraan
pelayanan agar tercapainya tujuan dari pelayanan itu sendiri yakni kepuasan
masyarakat. Dikatakan efektif jika sasaran yang dicapai sudah sesuai dengan
tujuan yang terlah ditentukan, sedangkan efisien jika segala sarana dan fasilitas
kerja yang diperlukan bagi tercapainya tujuan relatif lebih kecil dibanding dengan
besarnya hasil yang dicapai.
G.R Terry dalam Hasibuan (2009 : 2) mendefinisikan manajemen sebagai
“suatu proses yang khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan,
pengarahan dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai
sasaran-sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumber daya manusia
dan sumber-sumber lainnya”. Sedangkan fungsi-fungsi manajemen meliputi
Perencanaan (planning), Pengorganisasian (organizing), Pengarahan (actuating)
dan Pengendalian (controlling) (George R. Terry dalam Hasibuan, 2009 : 38).
Tata ruang kantor merupakan salah satu hal penting dalam memasuki
sebuah perusahaan dan sudah menjadi kebiasaan manusia bila memperhatikan
sesuatu terutama dilihat dari fisiknya. Kebiasaan ini juga berlaku bila kita
memperlihatkan suatu kantor maka secara tidak langsung kantor tersbut dituntut
menciptakan suasana yang baik, teratur, sehingga orang yang melihat mendapat
kenyamanan, keefektifan, dan keefisienan dalam bekerja. Kantor dengan tata
ruang yang tidak teratur pasti membuat tamu kantor berpendapat bahwa kinerja
kantor tersebut tidak jauh berbeda dengan tata ruangnya. Pegawai akan
menyelesaikan tugasnya dengan baik apabila ruang atau tempat kerjanya
memberikan ketenangan, keindahan dan kesegaran bekerja sehingga tercipta suatu
proses mekanisme kerja yang efisien. Susunan ruang kantor yang memunculkan
kegairahan dalam bekerja bukan hanya sekedar rapi dan tidak berdesak-desakan,
namun juga perlu diperhatikan faktor warna dan pencahayaan yang sesuai dengan
kebutuhan ruang kerja agar terwujud penghematan ruang, tenaga, dan pikiran.
Efisiensi tersebut dilaksanakan oleh semua anggota organisasi, agar setiap
pekerjaan dapat terselesaikan dengan mudah.
Tercapainya penataan tata ruang kantor secara maksimal, maka perlu
memperhatikan asas-asas tata ruang kantor. The Liang Gie (2012: 189)
merumuskan empat asas pokok bagi tata ruang kantor. Asas tersebut yaitu :Asas
mengenai jarak terpendek; Asas mengenai rangkaian kerja; Asas mengenai
penggunaan segenap ruang; Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja.
Dalam penelitian yang dilakukan oleh Niken Nurnovitasari (2011) yang
berjudul “Analisis Penataan Ruang Kantor Tata Usaha dalam Mencapai Efisiensi
Kerja Pegawai (Studi Kasus di Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS Surakarta
Tahun 2010)” memberi kesimpulan bahwa analisis data menunjukkan bahwa tata
ruang kantor mempunyai hubungan yang signifikan dengan efisiensi kerja
pegawai di Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS. Hal ini menunjukkan bahwa
antara tata ruang kantor dan efisiensi kerja pegawai saling berkaitan. Tata ruang
kantor yang baik dan efektif akan membantu meningkatkan efisiensi kerja
pegawai.
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
Pengadilan Agama Sukoharjo kelas IB merupakan sebuah instansi yang
berada dibawah Mahkamah Agung. Bertugas untuk menyelenggarakan penegakan
hukum dan keadilan di tingkat pertama bagi rakyat pencari keadilan perkara
tertentu antara orang-orang yang beragama Islam di bidang perkawinan, waris,
wasiat, hibah, wakaf, zakat, infaq, shadaqah, dan ekonomi syari'ah. Kewenangan
penegakan hukum ekonomi syari'ah oleh Pengadilan Agama disebutkan dalam
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2006 tentang Perubahan
Atas Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1989 tentang Peradilan Agama.Susunan
Pengadilan Agama Sukoharjo kelas IB terdiri dari Pimpinan, Hakim Anggota,
Panitera, Sekretaris, dan Jurusita.
Berdasarkan studi pendahuluan, peneliti menemukan permasalahan bahwa
penataan perabotan dan peralatan kantor di dalam masing-masing ruangan kantor
Pengadilan Agama kelas IB belum menerapkan dengan asas penataan ruang
kantor terutama asas jarak terpendek dan asas rangkaian kerja. Untuk melakukan
suatu pekerjaan misalnya pendaftaran perkara, pegawai harus bolak balik ke
ruangan dengan jarak yang jauh sehingga waktu yang digunakan juga lama. Hal
ini disebabkan karena ruangan pendaftaran dengan ruang wakil panitera selaku
pejabat yang menentukan tanggal persidangan berjarak sekitar 10 meter dan harus
melewati ruang loket, lobby, receptionist, ruang panitera, dan ruang panitera
muda. Tentu ini berlawanan dengan asas jarak terpendek dan rangkaian kerja,
dimana alur pekerjaan tidak maju lurus tetapi bolak balik dan jarak ruangan yang
jauh. Dalam setiap ruangan juga terdapat peralatan kantor yang berada tidak
semestinya dan menganggu kenyamanan pegawai contohnya di ruang kasubbag
kepegawaian, letak antara meja, komputer pegawai dan lemari arsip berjauhan.
Ada juga di ruang panitera pengganti yang menempatkan mesin fotocopy di
samping pintu masuk ruangan, padahal di ruang panitera pengganti yang luasnya
3m x 4m digunakan oleh 4 orang pegawai. Selain itu dalam proses penanganan
surat juga terdapat hambatan, yaitu pada saat Kepala Sub Bagian Kepegawaian
membuat surat tugas dan surat perjalanan dinas untuk para pegawai, setelah surat
di ketik, Kasubbag yang ruangannya di lantai II sebelah barat turun ke lantai I
bagian tengah untuk melakukan penomoran surat di Receptionist kemudian naik
ke lantai II bagian timur untuk mengkoreksikan surat tersebut kepada Sekretaris,
apabila surat disetujui maka akan diketik ulang oleh Kasubbag yang kemudian di
mintakan tanda tangan kepada Ketua Pengadilan Agama, tetapi apabila ada
kesalahan dalam surat maka setelah diketik ulang dan dibenarkan Kasubag harus
kembali lagi ke ruang Sekretaris untuk mengkoreksikan surat tersebut sampai
surat tersebut disetujui oleh Sekretaris.
Pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memungkinkan pelaksanaan
pekerjaan menjadi lancar tanpa menghambur-hamburkan waktu dan tenaga. Untuk
itu penyusunan perabut kantor dan penempatan alat-alat perlengkapan, pengaturan
tempat kerja, pengaturan cahaya, udara, suhu, suara, warna harus diperhatikan.
Tata ruang yang baik akan menimbulkan efisiensi pekerjaan para pegawai dalam
pencapaian tujuan suatu organisasi.
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
B. Kajian Pustaka
1. Kajian Tentang Manajemen G.R Terry (Hasibuan, 2009 : 2) mendefinisikan manajemen sebagai suatu
proses yang khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan,
pengarahan dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta
mencapai sasaran-sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumber
daya manusia dan sumber-sumber lainnya. Sedangkan menurut Stoner dan
Freeman (Safroni, 2012: 44) manajemen adalah proses perencanaan,
pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi
dan proses penggunaan semua sumber daya organisasi untuk tercapainya
tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
Berdasarkan pengertian-pengertian manajemen yang telah dijelaskan
diatas, maka dalam penelitian ini dapat dipahami bahwa manajemen
merupakan suatu rangkaian kegiatan mulai dari perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, pengendalian serta pengawasan dengan
memanfaatkan sumber daya manusia serta sumber-sumber daya lainnya untuk
mencapai suatu tujuan organisasi yang telah ditentukan. 2. Kajian Tentang Tata Ruang Kantor
Salah satu faktor yang dapat menciptakan efisiensi kerja pegawai adalah
penyusunan tata ruang kantor yang baik. Prajudi Atmosudirjo dalam Nuraida
(2008:1) bahwa “kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas
tempat,staf,personel, dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan”.
Selain itu Moekijat dalam Sawiji (2002:5) berpendapat bahwa “kantor itu
dipandang sebagai suatu sentrum (pusat) dari kegiatan-kegiatan, tempat
penyimpanan surat-surat,arsip-arsip, dan dokumen-dokumen penting, data
dan informasi serta warkat-warkat lainnya.”
Dari beberapa pengertian di atas dapat di simpulkan bahwa kantor
merupakan suatu tempat yang digunakan anggota suatu organisasi untuk
melakukan berbagai kegiatan yang meliputi menerima, mengumpulkan,
mengolah, menyimpan dan menyalurkan berbagai surat-surat, dokumen-
dokumen dan seluruh data beserta informasi yang berkaitan dengan pekerjaan
kantor yang menunjang berbagai proses penyelesaian tugas dan tanggung
jawab yang diberikan. 3. Kajian Tentang Efisiensi Kerja
Morgensen dalam The Liang Gie (2012:173) merumuskan efisiensi kerja
sebagai “Penggunaan akal sehat secara teratur untuk menemukan cara-cara
yang lebih mudah dan lebih baik dalam melaksanakan pekerjaan”. Sedangkan
The Liang Gie (2012:173) mengungkapkan bahwa “Efisiensi kerja adalah
perbandingan terbaik antara suatu kerja dengan hasil yang dicapai oleh kerja
itu”.
Berdasarkan pengertian efisien, kerja dan efisiensi kerja menurut para
ahli di atas, dapat diambil suatu makna bahwa efisiensi kerja adalah seluruh
aktivitas kerja yang dilaksanakan untuk mencapai tujuan dengan
perbandingan terbaik antara usaha dengan hasil yang dicapai.
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
II. METODE PENELITIAN
Penelitian ini dilakukan di kantor Pengadilan Agama Sukoharjo . Adapun
Pengadilan Agama Sukoharjo ini berlokasi di Jalan Rajawali no 10
Sukoharjo 57513. Dalam pelaksanaannya penelitian ini menggunakan metode
penelitian kualitatif. Penelitian kualitatif sendiri merupakan penelitian yang
bertujuan untuk menemukan berbagai pemahaman yang mendalam akan
masalah-masalah yang terjadi pada manusia dan lingkungan sosialnya.
Penelitian dilakukan dalam latar (setting) yang alamiah (naturalistic) bukan
hasil perlakukan (treatment) atau manipulasi variabel yang dilibatkan
(Gunawan, 2015:85).
Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif kualitatif. Teknik
pengumpulan data menggunakan teknik wawancara, observasi, dan analisis
dokumen sedangkan pengambilan subjek penelitian menggunakan teknik
purposive sampling. Teknik analisis data menggunakan analisis interaktif
dengan aktivitas yang meliputi reduksi data, penyajian data serta penarikan
kesimpulan dan verifikasi. Pengujian keabsahan data dilakukan melalui
triangulasi data dan metode.
Adapun kerangka berpikir dari penelitian ini dapat dilihat pada gambar di
bawah ini:
Gambar 1. Kerangka Berpikir
Manajemen Tata Ruang Kantor
Efisiensi Kerja
Hambatan-hambatan manajemen tata ruang kantor dalam
meningkatkan efisiensi kerja pegawai di kantor Pengadilan Agama
Sukoharjo
Usaha-usaha yang dilakukan kantor Pengadilan Agama Sukoharjo
dalam mengatasi hambatan-hambatan manajemen tata ruang kantor
dalam meningkatkan efisiensi kerja pegawai
Manajemen tata ruang kantor dalam meningkatkan efisiensi kerja
pegawai di kantor Pengadilan Agama Sukoharjo
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
III. HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Lokasi Penelitian
Semula gedung Pengadilan Agama Sukoharjo berada di Komplek Masjid
Raya Sukoharjo Jl. Slamet Riyadi, Sukoharjo. Kemudian awal Februari 2007
dipindah ke gedung baru, terletak di Joho, Kelurahan Joho, Kecamatan Kota
Sukoharjo, tepatnya Jl.Rajawali No.10, Sukoharjo. Pengadilan Agama
Sukoharjo merupakan salah satu bagian dari Pengadilan Agama di
lingkungan Pengadilan Tinggi Agama Semarang, yang mememiliki
kompetensi absolut dan relatif, Kompetensi absolut adalah kewenangan
mutlak Pengadilan Agama Sukoharjo dalam menangani jenis perkara yang
masuk dan kompetensi ralatif adalah kewenangan pengadilan agama
sukoharjo dalam menangani perkara diwilayah kabupaten sukoharjo.
Pengadilan Agama Sukoharjo berada di wilayah daerah tingkat II Kabupaten
Sukoharjo dengan batas wilayah sebagai berikut:
i. Sebelah Barat berbatasan dengan Kabupaten Boyolali.
ii. Sebelah Timur berbatasan dengan Kabupaten Karanganyar.
iii. Sebelah Utara berbatasan dengan Kabupaten Surakarta.
iv. Sebelah Selatan berbatasan dengan Kabupaten Gunung kidul,
Kabupaten Wonogiri.
B. Pembahasan
1. Manajemen tata ruang kantor dalam meningkatkan
efisiensi kerja pegawai di kantor Pengadilan Agama
Sukoharjo
Penataan ruang kantor di Pengadilan Agama Sukoharjo belum
mengikuti asas-asas tata ruang kantor yang baik. Untuk asas jarak
terpendek masih belum bisa dibilang baik, karena ukuran kantor
yang luas dan jumlah ruangan yang banyak menyulitkan pegawai
yang ada keperluan diruangan lain, misalkan untuk panitera yang
akan menyerahkan dokumen ke Hakim, beliau harus naik ke lantai
II karena ruang hakim terletak di lantai II. Apabila ada pegawai
atau masyarakat yang ingin menunaikan ibadah shalat, mereka
harus naik ke lantai II bagian belakang karena letak ruang mushola
ada dibagian belakang di lantai II. Hal ini masih belum sesuai
dengan asas jarak terpendek yang memungkinkan proses
penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek-
pendeknya sedangkan yang terjadi di Pengadilan Agama
Sukoharjo justru kebalikannya, karena kantor yang luas dan
jumlah ruangan yang banyak menjadi jarak yang digunakan untuk
menyelesaikan pekerjaan menjadi lebih jauh.
Asas yang kedua adalah asas rangkaian kerja, di Pengadilan
Agama Sukoharjo asas rangkaian kerja juga masih belum sesuai,
karena menurut asas ini tata ruang kantor yang terbaik ialah yang
menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian
kerja yang sejalan dengan urutan penyelesaian pekerjaan yang
bersangkutan. Asas pegunaan segenap ruangan di Pengadilan
Agama Sukoharjo sudah terlaksana dengan baik, karena ada
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
beberapa ruangan yang dihuni oleh satu orang pegawai, jadi
pegawai tersebut bisa merubah susunan tempat kerja sesuai yang
diinginkan. Lalu apabila akan ada pemindahan/pertukaran ruangan
misalkan sebelumnya ruangan Panitera di tukar dengan ruang
Sekretaris itu dilaksanakan apabila sudah ada kesepakatan dari
beberapa pegawai yang menempati dan persetujuan dari Ketua
Kantor. Untuk meningkatkan efisiensi kerja pegawai, kantor
Pengadilan Agama Sukoharjo memperhatikan 4 faktor dalam
penataan tata ruangnya, yaitu :
a. Cahaya
Pencahayaan di kantor Pengadilan Agama Sukoharjo
menggunakan sumber cahaya kombinasi dari cahaya buatan dan
cahaya matahari. Cahaya buatan berasal dari lampu neon yang
dipasang diatap ruang dengan sistem penerangan merata
sehingga ruangan menjadi terang dan tidak terkesan remang-
remang.
b. Warna
Pewarnaan dinding ruang kantor Pengadilan Agama
Sukoharjo adalah warna cream. Warna dapat mempengaruhi
keadaan jiwa pegawai yang sedang bekerja dalam ruangan.
Warna cream tersebut dimaksudkan untuk memberikan
suasana nyaman, segar, dan teduh bagi pegawai yang
bekerja didalamnya.
c. Udara
Pengaturan udara diruangan kantor Pengadilan Agama Sukoharjo
meggunakan pengatur suhu buatan yaitu AC (Air Conditioner),
sehingga ruangan terasa sejuk dan tidak panas walaupun aktivitas
disiang hari walaupun tidak semua ruangan sudah menggunakan AC
tetapi sudah dipasangi kipas angin.
d. Suara
Suara diruangan kantor Pengadilan Agama Sukohajo cukup tenang
walaupun ada banyak suara diruang tunggu. Suara sangat berpengaruh
terhadap kelancaran suatu pekerjaan, suara yang gaduh dan rebut akan
menganggu konsentrasi dan ketenangan pegawai dalam bekerja.
Konsentrasi dan ketenangan yang terganggu akan berdampak pada
terhambatnya aktivitas, tegang dan memberikan kesan terburu-buru.
2. Hambatan-hambatan yang dihadapi manajemen tata ruang
dalam meningkatkan efisiensi kerja pegawai di kantor Pengadilan
Agama Sukoharjo
Pengaturan tata ruang kantor di Pengadilan Agama Sukoharjo terbatas
karena kantor ini merupakan bangunan yang siap pakai. Beberapa
informan mengeluhkan banyaknya ruangan dan kantor yang luas tidak
sebanding dengan jumlah pegawai yang ada. Ada beberapa ruangan
berukuran 3m x 4m yang dipakai oleh satu orang pegawai. Hal ini
menjadikan pegawai harus keluar masuk ruangan untuk melakukan suatu
pekerjaan yang berhubungan dengan bagian lain.
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
Selain itu dengan area kantor yang besar dan jumlah ruangan yang
banyak, menjadikan pegawai tidak terlalu akrab satu sama lain. Intensitas
bertatap muka antar pegawai disini jarang, hanya apabila ada keperluan
yang berkaitan dengan pekerjaan saja mereka bertatap muka. Letak
mushola yang ada dilantai II juga sering menjadi masalah bagi
masyarakat. Biasanya masyarakat kesulitan dalam mencari letak mushola
yang ada di kantor Pengadilan Agama Sukoharjo walaupun sudah ada
papan yang menunjukkan kalau letak mushola ada dilantai II.
Di kantor Pengadilan Agama Sukoharjo hanya mempunyai 1 buah
mesin fotocopy yang terletak di ruang panitera penganti. Dengan luas
ruangan 3m x 4,5m yang ditempati oleh 4 orang pegawai, mesin fotocopy
disitu menjadi menganggu. Karena diruangan tersebut sudah ada 2 buah
lemari kayu, 4 meja besar yang dilengkapi dengan sebuah computer
disetiap mejanya. Jarak antar meja diruangan tersebut sangat sempit, dan
jalan tersebut juga untuk pegawai masuk kedalam ruang kasir. Selain
kenyamanan pegawai yang tidak maksimal, di ruangan tersebut juga
kurang enak dilihat karena peralatan yang ada terlalu berlebihan, dan
seharusnya mesin fotocopy bisa dipindahkan ke ruangan lain yang masih
longgar ruangannya.
3. Usaha-usaha yang dilakukan kantor Pengadilan Agama
Sukoharjo untuk mengatasi hambatan-hambatan manajemen tata
ruang kantor dalam meningkatkan efisiensi kerja pegawai di
Pengadilan Agama Sukoharjo
Dari masalah yang timbul dalam penataan ruang kantor di kantor
Pengadilan Agama Sukoharjo, maka dilakukan upaya sebagai berikut :
a. Untuk mengurangi hambatan yang muncul dengan menurunnya
efisiensi kerja karena kantor yang terlalu luas, dilakukan beberapa
cara, seperti penambahan pegawai, menggunakan telpon internal
dan mengusulkan beberapa opsi pemindahan ruangan ke
Pengadilan Tinggi Agama Semarang.
b. Untuk memecahkan hambatan karena kurangnya peralatan yang
ada di kantor Pengadilan Agama Sukoharjo, beberapa pegawai
sudah berusaha dengan mengajukan pengadaan peralataan kantor
kepada Pengadilan Tinggi Agama Semarang. Dan untuk pengadaan
Air Conditioner (AC) di ruang pelayanan masih dipertimbangkan
karena banyaknya biaya yang dibutuhkan.
IV. KESIMPULAN
Berdasarkan pada pembahasan dan analisis yang telah dilakukan maka
kesimpulan yang dapat ditarik sebagai berikut :
1. Kantor Pengadilan Agama Sukoharjo belum menerapkan 4 asas tata
ruang kantor, yaitu asas jarak terpendek, asas pengunaan segenap
ruangan, asas rangkaian kerja, dan asas perubahan susunan tempat
kerja. Karena penempatan alat-alat masih jauh dari tempat duduk
pegawai, masih terdapat ruangan yang kosong, jarak antar ruangan
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
yang jauh dan belum tertata sesuai aliran prosedur kerja. Manajemen
tata ruang kantor dalam meningkatkan efisiensi kerja pegawai di
kantor Pengadilan Agama Sukoharjo dimulai dari perencanaan yang
direncanakan oleh pejabat kantor atas usulan dari pegawai yang
menggunakan ruangan kemudian diajukan ke Pengadilan Tinggi
Agama Semarang selaku kantor pusat yang memberikan keputusan.
Selanjutnya ada proses pengorganisasian atau pembagian kerja yang
dilakukan oleh kasubbag IT dan perencanaan. Proses pengarahan
dilakukan langsung oleh Ketua Pengadilan Tinggi Agama Sukoharjo.
Kemudian proses pengawasan dilakukan oleh Ketua Pengadilan
Agama Sukoharjo yang nantinya akan dipertanggung jawabkan kepada
pejabat di Pengadilan Tinggi Agama Semarang. Untuk meningkatkan
efisiensi kerja pegawai, kantor Pengadilan Agama Sukoharjo dalam
penataan tata ruang kantornya memperhatikan beberapa faktor, yaitu
faktor cahaya, warna, udara, dan suara.
2. Hambatan-hambataran yang dihadapi dalam manajemen tata ruang
kantor dalam meningkatkan efisiensi kerja pegawai di kantor
Pengadilan Agama Sukoharjo,
a. Gedung kantor yang luas tidak sebanding dengan jumlah pegawai
yang ada. Bangunan baru yang siap pakai ini mempunyai banyak
ruangan yang siap pakai, dan ada beberapa ruangan yang hanya
ditempati satu orang pegawai. Hal ini mengakibatkan letak ruangan
kurang mendukung pelaksanaan penyelesaian pekerjaan.
b. Kurangnya perlengkapan, peralatan dan furniture kantor juga
menghambat kinerja pegawai, seperti kurangnya lemari arsip dan
filling cabinet membuat banyak dokumen yang diletakkan dibawah
sehingga membuat kurang enak untuk dilihat. Masih ada beberapa
ruangan dilantai utama yang belum menggunakan AC (Air
conditioner) karena memang letaknya diruang terbuka, sehingga
masih menggunakan kipas angin.
3. Usaha-usaha yang dilakukan untuk mengatasi hambatan-hambatan
manajemen tata ruang kantor dalam meningkatkan efisiensi kerja
pegawai di Pengadilan Agama Sukoharjo,
a. Menambah beberapa pegawai honorer baru untuk mengisi
ruangan-ruangan yang tidak terpakai dan membantu pegawai
dalam melaksanakan pekerjaannya.
b. Pemasangan telpon internal untuk memudahkan pegawai dalam
berkomunikasi tanpa bertatap muka. Dengan pemasangan telpon
internal pegawai diharapkan tidak terlalu sering ke luar ruangan
untuk menyelesaikan pekerjaannya apabila berhubungan dengan
pegawai lain yang berbeda ruangan.
c. Pegawai sudah melaporkan kepada atasan untuk penambahan
beberapa peralatan baru untuk menunjang pekerjaannya, seperti
lemari arsip dan filling cabinet dan atasan juga sudah mengajukan
permohonan pengadaan peralatan baru kepada Pengadilan Tinggi
Agama Semarang selaku kantor pusat.
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
Berdasarkan kesimpulan yang telah diuraikan sebelumnya, implikasi hasil
penelitian di kantor Pengadilan Agama Sukoharjo sebagai berikut :
1. Teoretis
Penelitian ini berlandaskan teori manajemen, tata ruang kantor, dan
efisiensi kerja untuk mengetahui manajemen tata ruang kantor dalam
meningkatkan efisiensi kerja pegawai kantor Pengadilan Agama
Sukoharjo. Keadaan tata ruang kantor Pengadilan Agama Sukoharjo
belum sesuai dengan teori asas-asas tata ruang kantor yaitu asas jarak
terpendek, penggunaan segenap ruangan, dan asas rangkaian kerja.
Sehingga efisiensi kerja pegawai belum maksimal.
2. Praktis
Penelitian ini memberikan gambaran secara nyata bahwa dalam
penataan ruang kantor di Pengadilan Agama Sukoharjo masih
mengalami kendala. Sehingga berdampak pada kurang maksimalnya
efisiensi kerja pegawai. Perlu usaha terhadap dampak yang
ditimbulkan, namun selama belum ada anggaran yang besar untuk
merombak ruangan-ruangan kantor maka usaha untuk menerapkan
asas-asas tata ruang kantor belum sepenuhnya dapat diterapkan.
Berdasarkan kesimpulan dan implikasi hasil penelitian yang telah
dikemukakan, maka saran yang dapat diberikan peneliti sebagai berikut :
1. Kepada Kepala Kantor Pengadilan Agama Sukoharjo
a. Sebaikya mengatur ulang (re-design) tata letak ruangan agar asas
tata ruang kantor dapat terlaksana. Karena dengan terlaksananya
asas-asas tersebut akan berdampak baik pada efisiensi kerja
pegawai. Berikut saran peneliti dalam mengatur ulang tata letak
ruangan
i. Ruang kasir dipindah ke ruang Panitera
ii. Ruang Panitera pengganti dipindah ke ruang Panitera Muda
iii. Ruang Kasubbag umum dan keuangan dipindah ke ruang
Panitera pengganti
iv. Ruang Kasubbag kepegawaian dan IT dipindah ke ruang
kasir
v. Ruang perpustakaan dipindah ke ruang humas
vi. Membuat ruang/bangunan baru di parkiran depan untuk
mushola
vii. Ruang Panitera dipindah ke ruang Kasubbag kepegawaian
dan IT
viii. Ruang Panitera muda dipindah ke ruang Kasubbag umum
dan keuangan
ix. Ruang humas dipindah ke ruang kosong di lantai II
x. Menambah ruang untuk jurusita pengganti yang
sebelumnya jadi satu di ruang Kasubbag umum dan
keuangan yang letaknya di ruang mushola
xi. Ruang perpustakaan yang dahulu digabung dengan ruang
server dipisah, sehingga dilantai II bekas ruang
perpustakaan menjadi ruang server
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
Dengan adanya re-design ini menjadikan arus prosedur
kerja menjadi maju tanpa bolak-balik sehingga diharapkan efisiensi
kerja pegawai akan meningkat. Seperti saat pengurusan berkas
pendaftaran yang menjadi sejalan mulai dari pembayaran di kasir,
pengurusan berkas di panitera pengganti, dan penentuan tanggal
persidangan oleh wakil Panitera. Lalu ruangan yang dahulunya
kosong bisa digunakan untuk pegawai baru yang ada di kantor
Pengadilan Agama Sukoharjo, seperti ruang kosong yang ada di
lantai II bisa dimanfaatkan untuk ruang jurusita pengganti yang
dulunya satu ruangan dengan Kasubbag umum dan keuangan.
Dengan penghematan waktu, tenaga, ruang, pikiran, dan benda
akan meningkatkan efisiensi kerja pegawai di kantor Pengadilan
Agama Sukoharjo. Berikut gambar denah tata ruang di kantor
Pengadilan Agama Sukoharjo sebelum dan sesudah di re-design :
Gambar 5. Sebelum re-design lantai I
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
Gambar 6. Sebelum re-design lantai II
Gambar 7. Sesudah re-design lantai I
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
Gambar 8. Sesudah re-design lantai II
b. Memilih peralatan kantor yang benar-benar diperlukan pada saat
merencanakan anggaran. Karena masih banyak pegawai yang
kekurangan lemari arsip dan filling cabinet untuk menyimpan
dokumen.
2. Kepada pegawai kantor Pengadilan Agama Sukoharjo
a. Para pegawai hendaknya selalu menjaga kebersihan dan kerapian
lingkungan kerja mereka. Dengan ruangan yang bersih, rapi dan
nyaman maka akan membuat para pegawai betah diruangan dan
gairah kerja pun meningkat.
b. Berdasarkan penelitian yang dilakukan ternyata musik memberikan
efek yang positif karena mampu meningkatkan semangat kerja para
pegawai. Oleh sebab itu, peneliti menyarankan agar para pegawai
dalam bekerja sambil mendengarkan musik yang lembut sebagai
relaksasi.
c. Pegawai harus mampu memaksimalkan upaya-upaya yang telah
diberikan dari atasan untuk meminimalisir hambatan dalam kantor.
V. DAFTAR PUSTAKA
Gunawan, Imam. 2015. Metode Penelitian Kualitatif :Teori & Praktik.
Jakarta: Bumi Aksara.
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
Hasibuan, H. Malayu S.P. 2009. Manajemen: Dasar, Pengertian, dan
Masalah Edisi Revisi. Jakarta: Bumi Aksara.
Liang, Gie The. 2012. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta:
Liberty.
Nurnovitasari, Niken.2011. Analisis Penataan Ruang Kantor Tata Usaha
dalam Mencapai Efisiensi Kerja Pegawai (Studi Kasus di Kantor
Tata Usaha Dekanat FKIP UNS Surakkarta Tahun 2010). Skripsi-
Tidak Dipublikasi
Safroni, Ladzi. 2012. Manajemen dan Reformasi Pelayanan Publik dalam
Konteks Birokrasi Indonesia. Yogyakarta: Aditya Media Publishing.
Sugiyono. 2006. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R & D.
Bandung: Alfabeta.
Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.
Jakarta: Erlangga.
top related