manajemen rekayasa

MANAJEMEN REKAYASA

Manajemen Konstruksi

Materi ke 2

By Iin Arianti

Pendahulauan

Pemahaman tentang konstruksi dapat dibagi

menjadi dua kelompok, yaitu teknologi

konstruksi (construction technology) dan

manajemen konstruksi (construction

management). Kedua hal itu saling terkait dan

bersinergi sehingga akan meningkatkan

efektifitas dan efisiensi dalam pengelolaan

proyek.

Teknologi konstruksi (construction technology)

mempelajari metode atau teknik yang

digunakan untuk mewujudkan bangunan fisik

dalam lokasi proyek.

Technology berasal dari kata techno dan logic

yang diartikan sebagai urutan dari setiap

langkah kegiatan (prosedur) sedangkan techno

adalah cara yang harus digunakan secara logic

Manajemen konstruksi adalah bagaimana

sumberdaya yang terlibat dalam proyek

konstruksi dapat diaplikasikan oleh manejer

proyek secara tepat. Sumberdaya dalam proyek

konstruksi meliputi 5M.

TUJUAN MANAJEMEN REKAYASA

Tujuan manajemen rekayasa pada umumnya

dipandang sebagai pencapaian suatu sasaran

tunggal dan yang terdefinisikan dengan jelas.

Dalam rekayasa sipil, pencapaian sasaran itu

saja tidak cukup, karena banyak sasaran

penting lain yang juga harus dicapai. Sasaran

ini dikenal sebagai sasaran sekunder dan

bersifat kendala (constraint).

Kendala-kendala yang selalu terlibat dalam

proyek-proyek rekayasa sipil biasanya

berhubungan dengan persyaratan kinerja,

waktu penyelesaian, batasan biaya, mutu dan

kualitas pekerjaan, dan keselamatan kerja.

Pelaksana proyek konstruksi berorientasi padapenyelesaian proyek sedemikian rupa, sehinggajumlah sumber daya yang digunakan dalampelaksanaan proyek ada pada posisi minimum.

Aspek penting ini dapat dicapai melaluipenggunaan teknik manajemen yang baik, yangmencakup:

Pembentukan situasi, di mana keputusan yangmantap dapat diambil pada tingkat manajemenyang paling rendah dan didelegasikan kepadamereka yang mampu.

Memotivasi orang-orang untuk memberikan yangterbaik dalam batas kemampuannya denganmenerapkan hubungan manusiawi.

Pembentukan semangat kerjasama kelompok

dalam organisasi sehingga fungsi organisasi

dapat berjalan secara utuh.

Penyediaan fasilitas yang memungkinkan

orang-orang yang terlibat dalam proyek

meningkatkan kemampuannya dan cakupan

kemampuannya.

FUNGSI MANAJEMEN REKAYASAMenurut Ervianto (2002), Manajemen pengelolaan setiap proyek rekayasasipil meliputi delapan fungsi dasar manajemen, Setiap fungsi merupakantahap yang harus dipenuhi, jadi tidak mungkin salah satu dari fungsitersebut ditinggalkan. Pengelolaan proyek akan berhasil baik jika semuafungsi manajemen dijalankan secara efektif. Hal ini dicapai dengan caramenyediakan sumber daya yang dibutuhkan dan menyediakan kondisi yangtepat sehingga memungkinkan orang-orang melaksanakan tugasnyamasing-masing. Adapun delapan fungsi dasar manajemen tersebut adalahsebagai berikut:

Penetapan tujuan (goal setting)

Perencanaan (planning)

Pengorganisasian (organizing)

Pengisian staf (staffing)

Pengarahan (directing)

Pengawasan (supervising)

Pengendalian (controlling)

Koordinasi (coordinating).

Delapan fungsi dasar manajemen tersebut dapatdikelompokkan lagi menjadi tiga kelompok kegiatan:

Kegiatan Perencanaan:

Penetapan tujuan (goal setting)

Perencanaan (planning)

Pengorganisasian (organizing).

Kegiatan Pelaksanaan:

Pengisian staf (staffing)

Pengarahan (directing).

Kegiatan Pengendalian:

Pengawasan (supervising)

Pengendalian (controlling)

Koordinasi (coordinating).

PENETAPAN TUJUAN (GOAL SETTING)

Tahap yang harus ditentukan terlebih dahuluadalah menetapkan tujuan utama yang akandicapai. Dalam menetapkan tujuan utama ituharus diingat beberapa hal sebagai berikut:

Tujuan yang ditetapkan harus realistis, artinyabahwa tujuan tersebut memungkinkan untukdicapai.

Tujuan yang ditetapkan harus spesifik, artinyatujuannya jelas.

Tujuan yang ditetapkan harus terukur, artinyatujuan tersebut memiliki ukuran keberhasilan.

Tujuan yang ditetapkan terbatas waktu artinyauntuk mencapai tujuan ada durasi pencapaiannya

PERENCANAAN (PLANNING)

Setiap proyek konstruksi selalu dimulai denganproses perencanaan. Agar proses ini berjalandengan baik, maka harus ditentukan dahulusasaran utamanya.

Perencanaan sebaiknya mencakup penentuanberbagai cara yang memungkinkan. Setelahitu, baru menentukan salah satu cara yangtepat dengan mempertimbangkan semuakendala yang mungkin timbul.

Perkiraan jenis dan jumlah sumber daya yang

dibutuhkan dalam suatu proyek konstruksi

menjadi sangat penting untuk mencapai keber-

hasilan proyek sesuai dengan tujuannya.

Kontribusi sumber daya dalam perencanaan

memungkinkan perumusan suatu rencana

atau beberapa rencana yang akan memberi

gambaran secara menyeluruh tentang metode

konstruksi yang digunakan dalam mencapai

tujuan.

Teknik-teknik perencanaan yang tersedia, yang

memungkinkan untuk membantu para

perencana mengelola kegiatannya, antara lain

ialah perencanaan jalur kritis (Crithical Path

Method). Sering kali penggunaan teknik-teknik

ini dapat membantu perencana untuk

melakukan fungsi berikutnya seperti fungsi

pengendalian (control).

Perencanaan dapat didefinisikan sebagai

peramalan masa yang akan datang dan

perumusan kegiatan-kegiatan yang akan

dilakukan untuk mencapai tujuan yang

ditetapkan berdasarkan peramalan tersebut.

Bentuk dari perencanaan dapat berupa:

perencanaan prosedur, perencanaan metode

kerja, perencanaan standar pengukuran hasil,

perencanaan anggaran biaya, perencanaan

program (rencana kegiatan beserta jadwal).

PENGORGANISASIAN (ORGANIZING)

Kegiatan ini bertujuan melakukan pengaturan

dan pengelompokan kegiatan proyek

konstruksi agar kinerja yang dihasilkan sesuai

dengan yang diharapkan.

Tahap ini menjadi sangat penting karena jika

terjadi ketidaktepatan pengaturan dan

pengelompokan kegiatan, bisa berakibat

langsung terhadap tujuan proyek.

Pengelompokan kegiatan dapat dilakukan

dengan cara menyusun jenis kegiatan dari

yang terbesar hingga yang terkecil

Penyusunan ini disebut dengan Work

Breakdown Structure (WBS). Kemudian

dilanjutkan dengan menetapkan pihak yang

nantinya bertanggung jawab terhadap

pelaksanaan pekerjaan tersebut. Proses ini

disebut Organization Breakdown Structure

(OBS).

PENGISIAN STAF (STAFFING)

Tahap ini merupakan tahap awal dalamperencanaan personel yang akan ditunjuksebagai pengelola pelaksanaan proyek.

Sukses tidaknya proyek sangat ditentukan olehkecermatan dan ketepatan dalammemposisikan seseorang pada keahliannya.Ketepatan personel pada posisinya bukanberarti menjamin suksesnya sebuah proyek,karena harus dipertimbangkan dahuluketepatan waktu dari personel untukmenduduki jabatan sesuai keahliannya.

Definisi dari pengisian staf adalah pengerahan,

penempatan, pelatihan, dan pengembangan

tenaga kerja dengan tujuan dihasilkan kondisi

personel yang tepat (right people), tepat posisi

(right position) dan waktu yang tepat (right

time).

PENGARAHAN (DIRECTING)

Tahap pengarahan dapat didefinisikan sebagai

kegiatan mobilisasi sumber-sumber daya yang

dimiliki agar dapat bergerak secara satu-

kesatuan sesuai rencana yang telah dibuat;

termasuk di dalamnya melakukan motivasi dan

koordinasi terhadap seluruh stafhya.

Tahap ini merupakan tindak lanjut dari tahapsebelumnya. Jika tahap penempatan staf telahdilakukan dengan tepat, maka tim harus diberitanda-tanda atau penjelasan tentang lingkuppekerjaan serta kapan pekerjaan itu harus dimulaidan harus diselesaikan. Ibarat mesin mobil, seluruhrangkaian telah tersusun sesuai dengan tempatnya,namun kerja dari rnesin tersebut tetap tergantungpada sopir, kapan ia menginjak kopling, memindahgigi persneling, menginjak gas, menginjak rem, danseterusnya. Dalam organisasi proyek, kepala proyekdapat diibaratkan sebagai sopir.

Tugas utama kepala proyek adalah memberikanperintah kepada stafhya untuk melakukan kegiatantertentu yang dapat dilakukan dalam waktuberurutan atau bersamaan.

PENGAWASAN (SUPERVISING)

Pengawasan dapat didefinisikan sebagaiinteraksi langsung antara individu-individudalam organisasi untuk mencapai kinerjadalam tujuan organisasi.

Proses ini berlangsung secara kontinu dariwaktu ke waktu guna mendapatkan keyakinanbahwa pelaksanaan kegiatan sesuai denganprosedur yang ditetapkan untuk mencapai hasilyang diinginkan.

Dalam kenyataannya, kegiatan ini dilakukan olehpihak pelaksana konstruksi dan pihak pemilikproyek. Pengawasan yang dilakukan olehpelaksana konstruksi bertujuan untukmendapatkan hasil yang telah ditetapkan olehpemilik proyek sedangkan pengawasan olehpemilik bertujuan untuk memperoleh keyakinanbahwa apa yang akan diterimanya sesuai denganapa yang dikehendaki. Parameter hasilpelaksanaan kegiatan dituangkan dalamspesifikasi.

PENGENDALIAN (CONTROLLING)

Pengendalian adalah proses penetapan apayang telah dicapai, evaluasi kinerja, danlangkah perbaikan bila diperlukan.

Proses ini dapat dilakukan jika sebelumnyatelah ada kegiatan perencanaan, karenaesensi pengendalian adalah membandingkanapa yang seharusnya terjadi dengan apa yangtelah terjadi. Variansi dari kedua kegiatan itumencerminkan potret diri dari proyek tersebut.

Instrumen pengendalian yang biasa digunakandalam proyek konstruksi adalah dibentuknyadiagram batang beserta kurva "S".

Pembuatan kurva "S" dilakukan pada tahapawal sebelum proyek dimulai denganmenerapkan asumsi-asumsi sehinggadihasilkan rencana kegiatan yang rasional dansewajar mungkin. Instrumen ini nantinyadigunakan sebagai pedoman apa yangseharusnya terjadi dalam proyek konstruksi.

Pemantauan kegiatan yang telah terjadi dilapangan harus dilakukan dari waktu ke waktu.Selanjutnya dilakukan pembandingan antara apayang seharusnya terjadi dengan apa yang telahterjadi. Jika realisasi prestasi kegiatan melebihidari prestasi rencana, maka dikatakan bahwaproyek dalam keadaan lebih cepat (up-schedule)atau maju . Akan tetapi, apabila terjadi hal yangsebaliknya, maka dikatakan bahwa proyekterlambat (behind schedule) atau mundur. Yangdiharapkan dari pengelola proyek konstruksitentunya proyek selesai lebih cepat.

KOORDINASI (COORDINATING)

Pemantauan prestasi kegiatan pengendalianakan digunakan sebagai bahan untukmelakukan langkah perbaikan, baik proyekdalam kedaan terlambat atau lebih cepat.Semua permasalahan dalam proyek harusdiselesaikan bersama antara pihak-pihak yangterlibat dalam proyek konstruksi sehinggadiperlukan agenda acara yangmempertemukan semua unsur. Kegiatan inidinamakan langkah koordinasi.

Koordinasi dilakukan pada waktu tertentu, umumnya satuminggu sekali. Akan tetapi, tidak menutup kemungkinanuntuk dilakukan lebih sering (tergantung dari urgensinya).Koordinasi dapat dilakukan secara internal maupuneksternal.

Koordinasi internal dilakukan untuk mengevaluasi diriterhadap kinerja yang telah dilakukan, terutama kinerjastaf dalam organisasi itu sendiri, sedangkan koordinasieksternal adalah proses evaluasi kinerja pihak-pihak yangterlibat dalam proyek konstruksi (kontraktor, konsultan,dan pemilik proyek).

Koordinasi eksternal umumnya digunakan untukmenyelesaikan masalah-masalah yang timbul selamaproses konstruksi terjadi, hal ini menjadi sangat pentingkarena kelancaran pelaksanaan kegiatan sangattergantung dari pemilik proyek terutama dalampengambilan keputusan yang sifatnya mendesak.

SUMBER-SUMBER MANAJEMEN

Dalam manajemen sumber daya 5 M yangmerupakan input dalam proses konstruksi yakni:

a. Man Sumber Daya Manusia

b. Money /Uang

c. Material Bahan Bangunan

d. Machine / Mesin (Peralatan)

e. Method/ Metode

Kelima hal diatas diolah melalui manajemen yaknidirencanakan, diorganisasikan, dilaksanakan dandikontrol dengan suatu sistem. Setiap manajerlapangan atau (site manajer) harus mendasarkanpola menjalankan tugasnya.

1. MAN SUMBER DAYA MANUSIA

Adalah semua jasa manusia yang bekerja

untuk organisasi. Mulai dari tenaga manusia

sebagai pemimpin, staf pelaksana sampai

tenaga pembantu. Manusia merupakan aset

yang penting dalam suatu manajemen untuk

mencapai tujuannya. Untuk mencapai tujuan

ini manusia melakukan berbagai cara, salah

satunya membuat organisasi untuk

mempermudah dalam penanganan proyek.

2. MONEY /UANG

Bahan, peralatan serta tenaga kerja dapat jugadinilai dengan uang. Adanya sumber dana inilahyang mengakibatkan kegiatan manjemen dapatdilakukan sesuai dengan perencanaan, makapendanaan yang akan dianggarkan harus di aturpenggunaannya, salah satu caranya adalahdengan melakukan pembukuan aliran dana, untukmengontrol uang perlu ditangani oleh seorangsehingga pertanggungjawaban nantinya dapatdicari apabila suatu hal terjadi kejanggalan padakeuangan proyek.

B. MATERIAL / BAHAN BANGUNAN

Material merupakan bahan bangunan yangdibutuhkan dalam semua tahapan pelaksanaanpekerjaan konstruksi. Perencanaan material dandistribusi logistik seperti rencana awal harus diperiksaoleh manajemen proyek secara periodik setiap tigabulan. Hal demikian perlu untuk meyakinkan apakahsemua material yang tersedia cukup bagi pekerjaansesuai dengan rencana untuk bulan yangbersangkutan. Semua material yang diperlukan harusdisiapkan dan didatangkan tepat pada waktunya,karena keterlambatan penyediaan material dapatberpengaruh pada proses kelancaran konstruksi.Dengan demikian sudah dapat diketahui dua bulansebelumnya apabila tidak tersedia material tersebut.

C. MACHINE/PERALATAN

Pemberian tugas ada juga meyediakan ataumengadakan sedikit dari sebagian besarperalatan konstruksi. Pengendalian dalampenggunaannya, menyewakan kepada kontraktor,catatan pembukuan, servis dan pemeliharaan,merupakan kegiatan dibawah koordinasimanajemen konstruksi

Untuk menyusun perencanaan peralatan, stafperencanaan kantor pusat harus mempelajari alatberat yang dipakai pada saat perencanaankonstruksi

Sekaligus cara pemasangannya, pengunaanalat ini diarahkan untuk dapat menghasilkanproduk seoptimal mungkin. Kegiatan-kegiatanmengenai peralatan, yaitu :

1) Pemeliharaan dan Perbaikan

a) Tersedianya suku cadang yang siap pakai.

b) Dipenuhinya jadwal-jadwal pemeliharaan yangsudah ditetapkan.

c) Adanya kesadaran bahwa pemeliharaanyang baik akan memperpanjang umurperalatan.

2) Pengoperasian

a) Adanya peralatan yang tepat untuk jenis

pekerjaan.

b) Jangan dipaksakan melakukan pekerjaan

dengan alat yang bukan untuknya.

c) Adanya kompetensi alat (jumlah, tipe dan

kapasitas )

d) Kondisi peralatan yang baik menjamin

produktifitas yang diinginkan serta mutu

produk yang ditetapkan.

5. METHOD /METODE

Metode adalah cara atau sistematis kerja yang digunakandalam setiap proses manajemen untuk melakukan kegiatan-kegiatan dalam mewujudkan seluruh perencanaan menjadisuatu bangunan fisik.

Perencanaan suatu kegiatan konstruksi tidak lepas darikelima unsur manajemen diatas. Apabila salah satu darilima unsur tersebut tidak berjalan dengan baik, maka unsur-unsur yang lain akan ikut terganggu, karena unsur yang satutergantung dengan unsur yang lainnya.

Dalam mendapatkan atau mencapai suatu hasil yangoptimal harus diperlukan proses pemikiran-pemikiran yangberdasarkan perkiraan dan perhitungan yang matang dalammemamfaatkan sumber daya.

SEKIAN