manajemen folder dan upload metadata

PERPUSTAKAAN DIGITAL: Manajemen Folder dan Upload Metadata

Vika A. Kovariansi, S.Sos

Tujuan

Promosi hasil karya ilmiah

sivitas akademika dan diseminasi

informasi mengenai institusi

Koleksi / Dokumen yang mewakili hasil karya ilmiah sivitas akademika dan informasi mengenai institusi

Disertasi

Tesis

Tugas Akhir/Skripsi

Laporan Penelitian

Grey Literature

Jurnal

Prosiding

Buku

Course Material

Organisasi

Direktori Kepakaran

Electronic clipping

Supaya terorganisasi dengan baik dan mudah dicari melalui teknik browsing, maka koleksi digital perlu dikelompokkan berdasarkan kategori tertentu.

Tidak disarankan membuat pengelompokan koleksi lebih dari 4 kategori. Karena kalau terlalu panjang, pengguna akan merasa tidak nyaman dalam pencarian koleksi, terlalu lama melakukan browsing

Koleksi dikelompokkan berdasarkan jenis koleksi/dokumen (1)

Di dalam setiap jenis koleksi/dokumen, dikelompokkan kembali berdasarkan Subjek studi (2)

Di dalam setiap subjek studi, dapat dikelompokkan berdasarkan tahun pembuatan dokumen (3)

Contoh Pengelompokan koleksi digital di Perpustakaan Digital ITB: Pengelompokan pertama

berdasarkan jenis koleksi/dokumen

Contoh Pengelompokan koleksi digital di Perpustakaan Digital ITB: Pengelompokan kedua

berdasarkan subjek studi

Contoh Pengelompokan koleksi digital di Perpustakaan Digital ITB: Pengelompokan ketiga

berdasarkan tahun pembuatan dokumen

Klik pada menu “Registrasi”

Copyright © 2010. Vika A. Kovariansi.

Proses mengaktifkan keanggotannya dilakukan dengan 2 (dua) cara, yaitu :

a. Aktivasi yang dilakukan oleh administrator. Administrator mempunyai otoritas untuk mengaktifkan atau menon-aktifkan member. Namun aktivasi tipe ini disebabkan fasilitas pengiriman kode aktivasi pada server digital library tidak aktif.

b. Aktivasi yang dilakukan oleh user. Setelah melakukan registrasi user akan dikirim email yang berisi kode aktivasi. Kode tersebut akan digunakan untuk mengaktifkan keanggotaan melalui Confirm for activation, klik mengaktifkan account untuk mengaktifkannya. Inputkan email dan validation number anda pada form yang tersedia.

Copyright © 2010. Vika A. Kovariansi.

Guest: Merupakan user yang tidak login ke aplikasi GDL. User ini dapat meng-explore digital library tetapi hanya sebatas metadata.

Public User: Merupakan user yang telah melakukan registrasi dan telah diaktifkan. Otoritas yang dimiliki meliputi browsing, searching, view article sampai dengan file versi lengkapnya.

Editor: Merupakan member yang bertanggung jawab terhadap pemuatan berita di GDL. Otoritas editor hampir sama dengan member, dimana editor dapat memasukkan berita yang akan dimuat di GDL.

CKO (Chief Knowledge Officer): Merupakan member yang mempunyai tanggung jawab untuk mengelola isi dari digital library. CKO dapat mengelola metadata, file maupun struktur digital library yang berada dibawah otoritasnya.

Admin (Superuser): Merupakan member yang mempunyai otoritas paling tinggi dari user-user lainnya. Superuser ini dimiliki seorang administrator yang bertanggung jawab untuk mengelola server GDL.

Copyright © 2010. Vika A. Kovariansi.

Setelah berhasil aktivasi, maka anggota dapat login ke dalam Digilib ITB, pada menu “Login”.

User ID = alamat e-mail Kata kunci = kata kunci saat registrasi

Copyright © 2010. Vika A. Kovariansi.

Tampilan halaman depan setelah berhasil login

Copyright © 2010. Vika A. Kovariansi.

Sebelum mengirimkan metadata dan file ke

perpustakaan digital, kita persiapkan terlebih dahulu

FOLDER UTAMA dikelompokkan berdasarkan

jenis koleksi / dokumen.

Di masing-masing folder utama tersebut, kita

persiapkan juga sub folder yang dikelompokan

berdasarkan subjek studi.

Di masing-masing sub folder subjek studi, kita persiapkan

juga sub folder berikutnya yang dikelompokan berdasarkan tahun

pembuatan dokumen

Cara kerja pembuatan folder dan sub-folder di perpustakaan digital sama dengan cara pembuatan folder dan sub-folder di Windows Explorer

Menu membuat folder

Menu Tambah Folder untuk membantu kita dalam membuat folder

Menu Tampilan Ganda untuk menampilkan Explorer dalam 2 panel, berguna saat memindahkan metadata dari folder satu ke folder lain

Menu Tampilan satu untuk menampilkan Explorer dalam 1 panel, seperti tampilan di gambar

1

2

3

Contoh Explorer Tampilan Ganda

Contoh Form Pembuatan Folder Isi Nama Folder Baru di field “Nama” Pilih Folder induk tempat kita menyimpan folder baru

Upload file hanya dapat dilakukan oleh user yang berstatur minimal Editor atau CKO yang memililki kewenangan lebih luas.

Editor hanya dapat meng-upload ke dalam foldernya sendiri, sedangkan CKO dapat meng-upload ke dalam folder yang spesifik.

Copyright © 2010. Vika A. Kovariansi.

Pilih folder Pilih skema dokumen

Judul • Huruf Kapital atau sesuai asli ? • Contoh: • ANALISIS BESARAN

KOEFISIEN PENGALIRAN (C)

Serial • Judul seri, vol, no., keterangan

waktu • Contoh: Media Teknik :

Majalah Ilmiah Teknologi, No. 1, Th. XXIII, Edisi Februari 2001

Penulis • Nama lengkap (gelar ditulis di

belakang nama), (NIM) (utk mhs) • Contoh: Yoshe Aulia (NIM

95004028)

Keyword • Keyword 1, Keyword 2, dst. • Contoh: Land use, sensitifity

run-off coefficient (C)

DDC • [Kode Koleksi] [Nomor DDC] [3

huruf Entri Utama], • Contoh: T 584 IZM

Abstrak & Abstract • Abstrak Bahasa Indonesia • Abstrak Bahasa Inggris

Kontributor • Contoh: • Pembimbing 1: M. Syahril, Dr.,

Ir., BK. • Pembimbing 2: Noortjahjono,

Ir., Dipl.HE.

Tanggal dokumen • Tanggal penerbitan dokumen

(jika tertulis lengkap), jika tidak, cukup dituliskan dengan tahun terbit

File • Jumlah file yang

berkaitan yang akan di upload

Pilih folder Pilih menu “upload/edit”

Pilih skema dokumen ->

dokumen umum

Isi data dalam field

Browse file yang akan di-

upload Update index

Skema data yang digunakan dapat berupa dokumen umum atau dokumen format sederhana.

Copyright © 2010. Vika A. Kovariansi.

Input data-data yang diperlukan terutama yang diberi tanda (*) warna merah.

Copyright © 2010. Vika A. Kovariansi.

Copyright © 2010. Vika A. Kovariansi.

Contoh hasil metadata yang telah di-upload beserta file-nya.

Copyright © 2010. Vika A. Kovariansi.

Update Index berguna agar semua metadata yang telah di-upload dapat ditelusur kembali.

Copyright © 2010. Vika A. Kovariansi.