laporan sistem informasi eksekutif analisis … · penulis merasa bahwa dalam menyusun laporan ini...
Post on 19-Oct-2020
6 Views
Preview:
TRANSCRIPT
LAPORAN SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF
ANALISIS PERUSAHAAN JASA EKSPORT IMPORT PADA
PT. SUKSES SINDO DAMAI CABANG PANGKALPINANG
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS PESANTREN TINGGI DARUL ULUM
JOMBANG
Oleh :
Alfatoni Agustiansyah (4115003)
Dosen Pengampu :
Endang Kurniawan S.Kom., M.M., CEH.,
CHFI., CIPM.
i
ii
KATA PENGANTAR
Dengan mengucap puji dan syukur kehadirat Allah SWT, karena atas
ridho dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan ini.
Maksud dan tujuan dari penulisan Laporan ini adalah untuk memenuhi
persyaratan Mata Kuliah Program Studi Strata I pada Jurusan Sistem Informasi di
Universitas Pesantren Tinggi Darul „Ulum Jombang.
Laporan ini disusun berdasarkan pemikiran dan pemanfaatan teknologi
informasi di bidang pendidikan dengan judul ” SISTEM INFORMASI
EKSEKUTIF ANALISIS PERUSAHAAN JASA EKSPORT IMPORT PADA
PT. SUKSES SINDO DAMAI CABANG PANGKALPINANG”
Penulis merasa bahwa dalam menyusun laporan ini masih menemui
beberapa kesulitan dan hambatan, disamping itu juga menyadari bahwa penulisan
laporan ini masih jauh dari sempurna dan masih banyak kekurangan-kekurangan
lainnya, maka dari itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun
dari semua pihak.
Menyadari penyusunan laporan ini tidak lepas dari bantuan berbagai
pihak, maka pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih
yang setulus-tulusnya kepada:
1. Ayah dan ibu yang selalu membantu dan banyak meberikan dorongan
baik secara moril, material, maupun do‟a.
2. Bapak Prof.Dr. H. Ahmad Zahro, LC, MA, selaku Rektor UNIPDU
Jombang, beserta segenap jajaran rektorat dan seluruh staf.
iii
3. Bapak Endang Kurniawan, S.Kom.,M.M.,M.Kom.,CEH.,CHF.,CIM.
selaku dosen pengampu Fakultas Teknik Prodi Sistem Informasi
Universitas Pesantren Tinggi Darul „Ulum Jombang;
Akhir kata, semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan karunia-Nya
dan membalas segala amal budi serta kebaikan pihak-pihak yang telah membantu
penulis dalam penyusunan laporan ini dan semoga tulisan ini dapat memberikan
manfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan.
Jombang,10 November 2017
Penulis
iv
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ............................................................................................ ii DAFTAR ISI .......................................................................................................... iv
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................... v BAB 1 PENDAHULUAN ....................................................................................... 6
1.1 Latar Belakang ............................................................................................. 6 1.2 Rumusan Masalah ........................................................................................ 7 1.3 Batasan Masalah ........................................................................................... 7
Tujuan Penelitian ................................................................................................ 7
BAB 2 LANDASAN TEORI ................................................................................... 8
2.1 Pengertian sistem eksekutif bidang jasa ................................................... 8 2.2 KONSEP DIBUTUHKAN SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF
PADA PERUSAHAAN BIDANG JASA ........................................................ 10 2.3 TUGAS EKSEKUTIF PADA PERUSAHAAN BIDANG JASA .......... 11
BAB 3 PEMBAHASAN ........................................................................................ 12
3.1 Penarapan Teknologi Informasi dalam Perusahaan Jasa ............................ 12 3.2 Pendekatan Teknologi Informasi dengan Measurement, Experimentation,
Sharing, dan Replication. ................................................................................. 14 3.3 Peranan Teknologi Informasi dalam Manajemen Strategik ....................... 15
3.4 Pentingnya Divisi TI dalam Proses Bisnis .............................................. 16 3.5 Peranan CIO dalam Perusahaan .............................................................. 20
BAB 4 .................................................................................................................... 24 ANALISIS PENERAPAN SIE .............................................................................. 24
4.1 Proses bisnis Perusahaan PT. SUKSES SINDO DAMAI CABANG
PANGKALPINANG Secara Umum ................................................................ 24 3.2 Jasa Yang Ditawarkan Oleh PT Trans Asia Pacific .................................. 25
BAB 4 .................................................................................................................... 32 PENUTUP .............................................................................................................. 32
5.1 Kesimpulan .................................................................................... 32 5.2 Saran 33
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................ 34
v
DAFTAR GAMBAR
GAMBAR 4 ............................................................................................ 28
GAMBAR 5 ............................................................................................ 29
GAMBAR 6 ............................................................................................ 29
GAMBAR 7 ............................................................................................ 30
GAMBAR 8 ............................................................................................ 30
GAMBAR 9 ............................................................................................ 31
GAMBAR 10 .......................................................................................... 31
6
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perusahaan saat ini tidak hanya menjalankan suatu aktivitas bisnis yang
dinilai dari tingkat keuntungan dan kerugian namun juga membutuhkan
keseluruhan data yang berkaitan dengan aktivitas bisnisnya. Keseluruhan data
disusun secara sistematis menjadi informasi yang bermanfaat untuk masingmasing
objek pengguna. Informasi terbagi-bagi menjadi beberapa bagian sesuai tingkatan
penggunaan dalam tingkatan organisasi. Informasi yang sifatnya detil ditujukan
untuk manajemen tingkat bawah atau teknis, informasi yang sifatnya umum
ditujukan untuk manajemen tingkat atas yang tidak membutuhkan terlalu banyak
informasi.
Sistem Informasi eksekutif sekarang merupakan salah satu area komputasi
bisnis yang termarak. Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information
System) atau EIS merupakan suatu sistem yang khusus dirancang bagi manager
pada tingkat perencanaan strategis. EIS adalah penyediaan informasi ke manajer
senior. Dalam konteksnya, komputer diasumsikan terlibat dalam memperoleh
dan mengatur informasi (klarifikasi, analisis dan menyediakan alternatif
keputusan). Data berbentuk rekaman dalam jumlah besar tidak cocok digunakan
secara langsung. Dapat juga menjadi tidak berguna akibat terlalu padat, kurang
lengkap atau tidak siap diakses.
Dewasa ini, banyak sekali perusahaan yang menawarkan jasa yang dimiliknya
kepada masyarakat. Dengan adanya perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa,
dapat membantu konsumen dalam memenuhi kebutuhannya sehari-hari. Sehingga
7
dengan jasa yang di tawarkan kepada konsumen tersebut dapat memberikan efek
dan manfaat positif bagi konsumen tersebut.
Oleh karena itu, dibutuhkan suatu sistem informasi eksekutif untuk dapat
membantu para eksekutif khususnya dalam bidang jasa dalam pengambilan suatu
keputusan. Sehingga, dengan adanya sistem pendukung tersebut akan dapat
memberikan pelayanan sesuai dengan apa yang diharapkan konsumen.
1.2 Rumusan Masalah
1. Bagaimana Penarapan dan Peranan Teknologi Informasi?
2. Bagaimana Pendekatan Teknologi Informasi dengan Measurement,
Experimentation, Sharing, dan Replication?
3. Bagaimana peranan Teknologi Informasi dalam Manajemen Strategik?
4. Bagaimana pentingnya Divisi TI dalam Proses Bisnis?
5. Bagaimana peranan CIO dalam Perusahaan?
1.3 Batasan Masalah
Seringkali suatu permasalahan yang di angkat terlalu besar untuk dapat
diselesaikan dalam satu penelitian. Oleh sebab itu perlu dijabarkan batasan untuk
memperlihatkan ruang lingkup dari masalah yang akan dipecahkan dalam
penelitian. Laporan ini membahas peranan dan penerapan TI, pentingnya divisi TI
dan peranan CIO pada salah satu perusahaan jasa eksport import (forwading)
yakni PT. SUKSES SINDO DAMAI CABANG PANGKALPINANG
Tujuan Penelitian
1. Memahami peranan dan penarapan Teknologi Informasi.
2. Memahami Pendekatan Teknologi Informasi dengan Measurement, Memahami
Experimentation, Sharing, dan Replication.
3. Memahami peranan Teknologi Informasi dalam Manajemen Strategik.
8
4. Memahami pentingnya Divisi TI dalam Proses Bisnis.
5. Memahami peranan CIO dalam Perusahaan.
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian sistem eksekutif bidang jasa
Suatu sistem pada dasarnya adalah suatu susunan yang teratur dari kegiatan
yang berhubungan satu sama lain dan prosedur-prosedur yang berkaitan yang
melaksanakan dan mamudahkan pelaksanaan kegiatan utama dari suatu organisasi
(Prof. Komarudin). Sedangkan menurut Robert dan Murdick (Gaol, 2008), sistem
adalah satu kumpulan dari beberapa bagian/unsur yang bergabung untuk suatu
tujuan bersama
Menurut James A O‟Brien (Gaol, 2008), Informasi adalah data yang telah
diproses/diolah kedalam bentuk yang sangat berarti untuk penerimanya, dan
merupakan nilai yang sesungguhnya dapat dipahami dalam tindakan atau
keputusan, baik yang sekarang maupaun nanti.
Istilah Eksekutif memang diterangkan secara bebas, Eksekutif sering
dikaitkan dengan perencanaan dan jangka panjang dan berorientasi pada
kesejahteraan perusahaan. Jika tidak ada sistem informasi eksekutif dan hanya ada
sistem informasi fungsional, manajer puncak akan menerima semua informasi dari
subsistem - subistem fungsional dan para eksekutif harus menyarikan dan
mensintesiskan data menjadi suatu bentuk yang berarti bagi mereka. Sistem
informasi eksekutif membebaskan eksekutif dari tugas tersebut.
9
Sistem informasi eksekutif adalah Sistem Informasi eksekutif (EIS) adalah
satu jenis dari manajemen informasi sistem dimaksud untuk memudahkan dan
mendukung keterangan dan pembuatan keputusan kebutuhan dari eksekutif senior
dengan menyediakan kemudahan akses terhadap keduanya internal dan eksternal
keterangan relevan untuk bertemu gol strategis dari organisasi. Ini biasanya
dipertimbangkan sebagai satu bentuk dikhususkan dari satu sistem mendukung
keputusan (DSS).
Perusahaan Jasa perusahaan yang menjual jasa untuk memenuhi kebutuhan
konsumen. Dengan kata lain, perusahaan jasa menjual “barang” tidak berwujud.
Dalam definis perusahaan jasa, terdapat banyak sekali bentuk jasa yang dapat
ditawarkan kepada konsumen dengan kriteria masing-masing kebutuhan
konsumen. Dengan adanya pembagian jenis jasa, maka para konsumen akan
mendapatkan pelayanan yang terbaik dari keluhan mereka. Dan juga perusahaan
pada bidang tersebut dapat melakukan tugas dan pelayanan secara maksimal,
karena sesuai dengan bidang yang mereka tekuni.
Maka dari definisi-definisi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa Sistem
informasi eksekutif dalam bidang jasa adalah satu jenis dari manajemen informasi
dalam bidang jasa untuk memudahkan dan mendukung keterangan dan pembuatan
keputusan kebutuhan dari eksekutif senior dengan menyediakan kemudahan akses
terhadap keduanya internal dan eksternal, sehingga akan dapat mempercepat
pelayanan dalam melayani kebutuhan konsumen dan dapat melakukan pelayanan
secara maksimal sesuai jasa yang ditawarkan perusahan.
10
2.2 KONSEP DIBUTUHKAN SISTEM INFORMASI
EKSEKUTIF PADA PERUSAHAAN BIDANG JASA
Konsep mengapa diperlukan sistem informasi eksekutif pada perusahaan bidang
jasa adalah sebagai berikut sesuai dengan keperluan :
Eksternal
- Meningkatkan persaingan perusahaan dalam bidang jasa
- Dengan cepat mengantisipasi perubahan lingkungan
- Kebutuhan untuk menjadikan lebih proaktif
- Kebutuhan untuk mengakses database external
- Meningkatkan regulasi pemerintah
Seorang eksekutif membutuhkan informasi secara external untuk
mengambil keputusan. Eksekutif perlu memahami situasi yang berkembang di
luar organisasi dalam menentukan langkah-langkah yang akan diambil dalam
membuat keputusan. Dalam perusahaan biasanya komputer dihubungkan dengan
mainframe. Komputer ini berfungsi sebagai executive workstation. Database
eksekutif disimpan dalam piranti keras umumnya disebut harddisk yang berisi
data dan informasi yang telah diproses sebelumnya oleh komputer perusahaan.
Internal
- Kebutuhan informasi yang tepat
- Kebutuhan perbagikan komunikasi
- Kebutuhan mengakses data operasional
- Kebutuhan meng-update status pada aktifitas yang berbeda
- Kebutuhan untuk meningkatkan keefektifan
- Kebutuhan untuk mengenal data historis
11
- Kebutuhan untuk mengakses data perusahaan
- Kebutuhan untuk informasi yang lebih akurat
Dengan informasi internal yang diperoleh dari data manjerial organisasi,
eksekutif sangat membutuhkan dalam menentukan kebijaksanaan. Bagaimana
jadinya seorang eksekutif dalam mengambil keputusan apabila tidak mengetahui
keadaan internal organisasi yang dipimpinnya. Misalkan dari data keuangan
perusahaan tidak memungkinkan adanya penambahan peralatan yang mestinya
dibutuhkan oleh organisasi tersebut yang mana eksekutif harus meminta data dari
bagian manajerial keuangan dalam membuat keputusan.
2.3 TUGAS EKSEKUTIF PADA PERUSAHAAN BIDANG JASA
Berikut adalah tugas yang harus dikerjakan ekeskutif khususnya dalam
bidang jasa agar dalam menjalankan bisnisnya agar dapat berjalan lebih baik
kedepannya yaitu sebagai berikut:
1. Mengelola Sumber Daya Manusia (SDM)
2. Membuat Keputusan Tentang Sumber Daya Dan Operasi
3. Mengelola Keuangan Dan Pelaporannya
4. Pengelolaan Penjualan Dan Pemasaran
5. Mengarahkan Bisnis Untuk Masa Yang Akan Datang
12
BAB 3
PEMBAHASAN
3.1 Penarapan Teknologi Informasi dalam Perusahaan Jasa
penerapan teknologi informasi dan komunikasi diperlukan dalam dunia bisnis
sebagai alat bantu dalam upaya memenangkan persaingan. Pembangunan
Teknologi Informasi Perusahaan dilakukan secara bertahap sebelum sebuah
sistem holistik atau menyeluruh selesai dibangun, hal tersebut disesuaikan dengan
kekuatan sumber dayayang dimiliki. Dalam penerapannya rencana strategis
TeknologiInformasi senantiasa diselaraskan dengan Rencana Perusahaan,
agarsetiap penerapan Teknologi Informasi dapat memberikan nilai bagi
Perusahaan. Mengacu kepada Arsitektur Teknologi Informasi Perusahaan
pembangunan, penerapan Teknologi Informasi yang dilakukan dikategorikan
sebagai berikut :
- Aplikasi Teknologi Informasi yang menjadi landasan dari berbagai aplikasi lain
yang ada di dalam Perusahaan antara lain sistem operasi, basis data, network
management dan lain-lain.
- Aplikasi yang sifatnya mendasar (utility) yaitu aplikasi Teknologi Informasi yang
dipergunakan untuk berbagai urusan utilisasi sumber daya Perusahaan anatara lain
sistem penggajian, sistem akuntansi & keuangan dan lain-lain.
- Aplikasi Teknologi Informasi yang sesuai dengan kebutuhan spesifikPerusahaan
terutama yang berkaitan dengan proses penciptaan produk/jasa yang ditawarkan
Perusahaan antara lain Aplikasi Properti, Aplikasi Forwarding dan Aplikasi
Pergudangan.
Beberapa penerapan dari Teknologi Informasi dan Komunikasi
antara lain dalam perusahaan, dunia bisnis, sektor perbankan, pendidikan, dan
kesehatan. Dan yang akan dibahas disini adalah khusus penerapan Teknologi
Infromasi dan Komunikasi dalam Perusahaan.
Ada 5 peranan mendasar teknologi informasi di sebuah perusahaan, yaitu:
13
1. Fungsi Operasional akan membuat struktur organisasi menjadi lebih ramping
telah diambil alih fungsinya oleh teknologi informasi. Karena sifat
penggunaannya yang menyebar di seluruh fungsi organisasi, unit terkait dengan
manajemen teknologi informasi akan menjalankan fungsinya sebagai supporting
agency dimana teknologi informasi dianggap sebagai sebuah firm infrastructure.
2. Fungsi Monitoring and Control mengandung arti bahwa keberadaan teknologi
informasi akan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan aktivitas di level
manajerial embedded di dalam setiap fungsi manajer, sehingga struktur organisasi
unit terkait dengannya harus dapat memiliki span of control atau peer relationship
yang memungkinkan terjadinya interaksi efektif dengan para manajer di
perusahaan terkait.
3. Fungsi Planning and Decision mengangkat teknologi informasi ke tataran peran
yang lebih strategis lagi karena keberadaannya sebagai enabler dari rencana bisnis
perusahaan dan merupakan sebuah knowledge generator bagi para pimpinan
perusahaan yang dihadapkan pada realitas untuk mengambil sejumlah keputusan
penting sehari-harinya. Tidak jarang perusahaan yang pada akhirnya memilih
menempatkan unit teknologi informasi sebagai bagian dari fungsi perencanaan
dan/atau pengembangan korporat karena fungsi strategis tersebut di atas.
4. Fungsi Communication secara prinsip termasuk ke dalam firm infrastructure
dalam era organisasi moderen dimana teknologi informasi ditempatkan posisinya
sebagai sarana atau media individu perusahaan dalam berkomunikasi,
berkolaborasi, berkooperasi, dan berinteraksi.
5. Fungsi Interorganisational merupakan sebuah peranan yang cukup unik karena
dipicu oleh semangat globalisasi yang memaksa perusahaan untuk melakukan
kolaborasi atau menjalin kemitraan dengan sejumlah perusahaan lain. Konsep
kemitraan strategis atau partnerships berbasis teknologi informasi seperti pada
implementasi Supply Chain Management atau Enterprise Resource Planning
membuat perusahaan melakukan sejumlah terobosan penting dalam mendesain
struktur organisasi unit teknologi informasinya. Bahkan tidak jarang ditemui
perusahaan yang cenderung melakukan kegiatan pengalihdayaan atau outsourcing
sejumlah proses bisnis terkait dengan manajemen teknologi informasinya ke pihak
lain demi kelancaran bisnisnya. Tipe dan fungsi peranan teknologi informasi ini
14
secara langsung akan berpengaruh terhadap rancangan atau desain struktur
organisasi perusahaan; dan struktur organisasi departemen, divisi, atau unit terkait
dengan sistem informasi, teknologi informasi, dan manajemen informasi.
3.2 Pendekatan Teknologi Informasi dengan Measurement,
Experimentation, Sharing, dan Replication.
Teknologi informasi merupakan sebuah katalisator untuk perubahan yang
saling melengkapi, yang memicu inovasi-inovasi baru yang saling melengkapi
dalam proses bisnis, seperti menemukan cara baru untuk meraih pelanggan, dan
cara baru untuk berkomunikasi dengan pemasok. Perubahan ini memiliki efek
jangka panjang pada kemampuan perusahaan itu sendiri dalam menciptakan
barang dan jasa.
1. Pengukuran (Measurement)
Teknologi informasi dapat digunakan untuk mengukur apa yang perusahaan telah
lakukan. Dimana informasi yang dihasilkan dapat digunakan oleh perusahaan agar
dapat memiliki pengetahuan yang lebih baik tentang pelanggan, proses bisnis,
kualitas produk, dan kelemahan-kelemahan dalam rantai pasokannya.
2. Uji Coba (Experimentation)
Keuntungan dari uji coba yang menggunakan teknologi informasi adalah
perusahaan bisa mendapatkan sebuah hubungan sebab akibat (causality) yang
tidak bisa ditemukan dengan hanya melakukan pengukuran dan observasi murni.
Sehingga perusahaan dapat memiliki pengetahuan untuk segera ditindaklanjuti
tentang apa yang sebenarnya terjadi dalam bisnisnya dan melihat perbedaan-
perbedaan dari inovasi yang telah dilakukannya.
3. Berbagi (Sharing)
Perusahaan kini tidak hanya dapat berbagi data, tapi juga berbagi wawasan.
Inovasi dalam berbagi dibutuhkan oleh perusahaan agar lebih efektif dalam
berbagi informasi. Internet dan teknologi informasi yang dirancang secara unik
15
untuk memenuhi kebutuhan dalam berbagi dapat memudahkan perusahaan,
sehingga setiap orang tidak harus selalu bertatap muka dan menggunakan printer
atau kertas secara berlebihan dalam berbagi informasi.
4. Replikasi (Replication)
Teknologi informasi akan membuatnya menjadi jauh lebih mudah untuk
mereplikasi dan meningkatkan proses bisnis setelah teridentifikasi. Ketiga
perubahan sebelumnya (measurement, experimentation, sharing), membantu
perusahaan dalam menemukan dan berbagi, tapi kemudian teknologi informasi
memungkinkan untuk mengambil, meningkatkan proses bisnis tersebut dan
menyalinnya berkali-kali.
3.3 Peranan Teknologi Informasi dalam Manajemen Strategik
Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk
mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan,
memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang
berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan
untuk keperluan pribadi, bisnis, dan pemerintahan dan merupakan informasi yang
strategis untuk pengambilan keputusan. Teknologi ini menggunakan seperangkat
komputer untuk mengolah data, sistem jaringan untuk menghubungkan satu
komputer dengan komputer yang lainnya sesuai dengan kebutuhan, dan teknologi
telekomunikasi digunakan agar data dapat disebar dan diakses secara global.
Terdapat tiga sasaran utama dari upaya penerapan Teknologi
Informasi dan Sistem Informasi dalam suatu organisasi. Pertama, memperbaiki
efisiensi kerja dengan melakukan otomasi berbagai proses yang mengelola
informasi. Kedua, meningkatkan keefektifan manajemen dengan memuaskan
kebutuhan informasi guna pengambilan keputusan. Ketiga, memperbaiki daya
saing atau meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi dengan merubah gaya
dan cara berbisnis (Ward and Peppard, 2002).
16
Sering ditemukan bahwa penerapan Teknologi Informasi kurang
berpengaruh terhadap peningkatan kinerja dan kesuksesan bisnis organisasi
maupun peningkatan daya saing organisasi. Hal tersebut terjadi akibat penerapan
SI/TI yang hanya berfokus pada teknologinya saja. Oleh karena itu, cara efektif
untuk mendapatkan manfaat strategis dari penerapan Teknologi Informasi adalah
dengan berkonsentrasi pada kaji ulang bisnis (rethinking business) melalui
analisis masalah bisnis saat ini dan perubahan lingkungannya serta
mempertimbangkan Teknologi Informasi sebagai bagian solusi (Earl, 1992).
Perencanaan strategis Teknologi Informasi mempelajari pengaruh
Teknologi Informasi terhadap kinerja bisnis dan kontribusi bagi organisasi dalam
memilih langkah-langkah strategis. Selain itu, perencanaan strategis Teknologi
Informasi juga menjelaskan berbagai tools, teknik, dan kerangka kerja bagi
manajemen untuk menyelaraskan strategi Teknologi Informasi dengan strategi
bisnis, bahkan mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi yang
inovatif (Ward & Peppard, 2002).
Beberapa karakteristik dari perencanaan strategis Teknologi
Informasi antara lain adalah adanya misi utama : keunggulan strategis atau
kompetitif dan kaitannya dengan strategi bisnis; adanya arahan dari eksekutif atau
manajemen senior dan pengguna; serta pendekatan utama berupa inovasi
pengguna dan kombinasi pengembangan bottom up dan analisa top down (Pant &
Hsu, 1995).
3.4 Pentingnya Divisi TI dalam Proses Bisnis
sumber utama dari ketidak efisienan dari departemen IT adalah organisasi
yang buruk dari staf dan kurangnya kejelasan peran dan tanggung jawab. Biaya
dari departemen IT yang tidak efektif umumnya besar. Organisasi IT yang buruk
juga menyebabkan deadline proyek yang tidak terpenuhi, jatuhnya service dari
server secara tidak terencana, garis service IT yang tidak jelas, dan proyek yang
tidak menguntungkan.
17
Umumnya seluruh kegiatan IT dapat dibagi menjadi dua bagian dasar yaitu
“operation and infrastructure” dan “Aplication Development“. Bagian operasi
berurusan dengan penanganan sehari-hari dari lingkugan komputer dan keamanan.
Bagian Aplikasi bertanggung jawab dengan pembuatan dan pengembangan
aplikasi bisnis
Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi banyak digunakan para
usahawan. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku usaha
merasa perlu menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerja. Penerapan
Teknologi Informasi dan Komunikasi menyebabkan perubahan bada kebiasaan
kerja. Misalnya penerapan Enterprice Resource Planning (ERP).
ERP adalah salah satu aplikasi perangkat lunak yang mencakup sistem
manajemen dalam perusahaan, cara lama kebanyakan. Implementasi dari sistem
ERP tersebut mempunyai sasaran yaitu pengintegrasian antara sistem logistik
dengan sistem manajemen penjualan, pemasaran dan keuangan dan
mengintegrasikan cabang-cabangnya. Dengan pengimplementasiannya tidak ada
masalah dari para karyawan karena sistemnya yang sudah user-friendly, lagipula
mereka juga telah mengantisipasi kemungkinan yang dapat menghambat seperti
melakukan pendekatan antara lain dengan pemberian dukungan secara top-down
ke semua jajaran operasional; mengadakan prapelatihan bagi kepala cabang dan
administrasi sebelum dilakukan pelatihan untuk end-user; serta melakukan demo
aplikasi ke seluruh user di cabang melalui kepala cabang.
Secara keseluruhan, melalui implementasi sistem ERP ini diharapkan
tercipta suatu sistem kontrol yang baik dari pusat ke cabang. Karena segala
sesuatunya dapat dimonitor dari pusat secara online dan real time melalui layar
komputer. Melalui pola tersentralisasi ini, kantor pusat dapat memantau jenis
barang yang dijual, kondisi stok barang hingga pemberian kredit
ke pelanggan, serta pembuatan laporan keuangan menjadi lebih cepat.
Dari sisi efisiensi, adanya peningkatan seperti waktu yang dibutuhkan untuk
pembuatan keputusan menjadi lebih cepat karena pelaporan dari cabang/gudang
lebih cepat dan dapat dipantau secara langsung dari layar komputer.
18
Untuk dapat mengetahui andil departemen IT di perusahaan adalah
dengan mengetahui keuntungan-keuntungan penerapan teknologi IT di perusahaan
tersebut, misalnya :
1. Yang tadinya manual menjadi otomatis, dan hal ini mengurangi biaya untuk
tenaga kerjanya, biaya untuk kertas, alat tulis, dll.
2. Waktu mengerjakan yang lebih cepat dengan adanya IT. Sebab dengan IT ini
akan memperbendek rantai birokrasi, yang tadinya selesai dalam 1 minggu dengan
IT hanya
butuh waktu 1 hari. Apabila waktu tadi kita konversikan ke biaya maka
akan mendapatkan penghematan sekian rupiah.
3. Pengambilan keputusan yang lebih cepat, karena dengan IT maka data yang
dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat. Hal ini tentu saja akan menjadikan
perusahaan menjadi lebih kompetitif. Sebab dampaknya akan sangat besar bisa
jadi karena pengambilan keputusan yang lambat sebuah perusahaan akan
kehilangan banyak order.
4. Dengan penerapan teknologi IT kita akan dapat menghemat baiaya promosi dan
pemasaran, karena promosi lewat web site akan sangat murah dan konsumen
dapat melihat profil perusahaan dari mana saja diseluruh dunia.
5. Dengan IT maka sistem akan dapat terintegrasi disemua kantor atau perusahaan
sehingga hal ini akan dapat meningkatkan kecepatan dalam merespon sesuatu dan
pihak manajemen akan dengan cepat mengetahui kondisi perusahaannya tanpa
harus berkunjung ke kantor cabang yang jauh dan memakan biaya transportasi.
Jadi sebenarnya penerapan IT ini akan sangat menghemat biaya di semua
aspek, baik tenaga kerja, proses, pemasaran, maupun manajemen. Dan penerapan
IT ini juga akan dapat mempercepat kemajuan perusahaan, dengan semain
meningkatnya margin perusahaan.
Untuk mengetahui secara pasti berapa keuntungan yang dihasilkan oleh
IT maka Anda dapat menghitungnya dari penghematan-penghematan yang
dihasilkan perusahaan Anda sebagai imbas dari penerapan IT dikonversikan ke
Rupiah, dan kemajuan-kemajuan yang dicapai perusahaan anda dari penerapan IT
ini, maka akan muncul angka yang cukup signifikan.
19
Departemen IT seringkali dipandang sebelah mata karena merupakan
departemen yang hanya bisa menghabiskan uang tanpa bisa menghasilkan uang.
Hal inilah yang kadang menadi problematika tersendiri bagi Departemen IT di
perusahaan. Untuk dapat menge tahui andil Departemen IT di perusahaan adalah
dengan mengetahui keuntungan-keuntungan penerapan teknologi IT di perusahaan
tersebut, misalnya seperti:
a) Manual menjadi otomatis, dan hal ini mengurangi biaya untuk tenaga kerja, alat
tulis, dan lain-lain.
b) Waktu mengerjakan yang lebih cepat dengan adanya IT.
c) Pengambilan keputusan yang lebih cepat, karena dengan IT maka data yang
dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat.
d) Menghemat biaya promosi dan pemasaran.
e) Sistem dapat terintegrasi di semua kantor atau perusahaan, dan hal ini dapat
meningkatkan kecepatan dalam merespon sesuatu dan pihak manajemen akan
dengan cepat mengetahui kondisi perusahaan.
Informasi (SI) secara umum mempunyai beberapa peranan dalam perusahaan,
diantaranya sebagai berikut:
1) Minimal Risk.
Setiap bisnis memiliki resiko, terutama berkaitan dengan faktor-
faktor keuangan. Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu membantu
perusahaan mengurangi resiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk
membantu manajemen dalam mengelola resiko yang dihadapi.
2) Reduce Costs
Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha
pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh
terhadap profitabilitas perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebut biasanya ada
empat cara yang ditawarkan teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya
kegiatan operasional yaitu:
20
a) Eliminasi proses, implementasi berbagai komponen teknologi informasi akan
mampu menghilangkan atau mengeliminasi proses-proses yan dirasa tidak perlu.
b) Simplifikasi proses, berbagai proses yang panjang dan berbelit-belit (birokratis)
biasanya dapat di sederhanakan dengan mengimplementasikan berbagai
komponen teknologi informasi.
c) Integrasi proses, teknologi informasi juga mampu melakukan pengintegrasian
beberapa proses menjadi satu sehingga terasa lebih cepat dan praktis.
d) Otomatisasi proses, mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan
tawaran klasik dari teknologi informasi.
3) Add Value
Menciptakan value bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan
value tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk
menciptakan loyalitas sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi
konsumennya untuk jangka panjang.
4) Create New Realities
Mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di
dunia maya. Berbagai konsep e-business semacan e-commerce, e-procurement, e-
customer, e-loyalty, dan lain-lainnya pada dasarnya merupakan cara pandang baru
dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi
3.5 Peranan CIO dalam Perusahaan
Chief Information Officer (CIO) adalah jabatan umum diberikan kepada
orang di suatu perusahaan bertanggung jawab untuk teknologi informasi dan
sistem komputer yang mendukung tujuan perusahaan. Sebagai teknologi
informasi dan sistem menjadi lebih penting, CIO telah datang untuk dilihat di
banyak organisasi sebagai kontributor kunci dalam merumuskan tujuan strategis.
Biasanya, CIO dalam keputusan perusahaan besar delegasi teknis kepada
21
karyawan lebih akrab dengan rincian. Biasanya, seorang CIO mengusulkan
teknologi informasi suatu perusahaan perlu untuk mencapai tujuannya dan
kemudian bekerja dalam anggaran untuk melaksanakan rencana tersebut.
Biasanya, seorang CIO terlibat dengan menganalisis dan proses pengerjaan ulang
bisnis yang ada, dengan mengidentifikasi dan mengembangkan kemampuan untuk
menggunakan alat-alat baru, dengan membentuk kembali infrastruktur fisik
perusahaan dan akses jaringan, dan dengan mengidentifikasi dan mengeksploitasi
sumber-sumber pengetahuan perusahaan. Banyak CIO menuju upaya perusahaan
untuk mengintegrasikan Internet dan World Wide Web ke kedua strategi jangka
panjang dan rencana segera bisnis.
CIO sebagai pimpinan tertinggi dalam pengelolaan IT memiliki
tantangan yang sangat besar terutama dalam menerjemahkan dunia IT yang
kompleks menjadi ide-ide dan solusi yang mudah dipahami oleh kalangan
bisnis. Kemampuan mengkomunikasikan IT dalam bahasa yang dimengerti
oleh kalangan bisnis sehingga mereka dapat mengambil manfaat dari IT bagi
kemajuan perusahaan menjadi salah satu peran penting dari seorang CIO.
Adapun peranan CIO dalam perusahaan adalah :
1. Membangun bisnis
Persaingan yang begitu cepat dan lingkungan bisnis yang sangat dinamis
mengharuskan eksekutif perusahaan/pemerintah untuk selalu memantau dan
mempelajari aspek-aspek di luar perusahaan/pemerintah (eksternal) secara intens
dan terus-menerus, terutama yang berkaitan dengan perilaku pasar (market) dan
pelanggan atau tuntuntutan rakyat. Setidak untuk dewasa ini ada tujuh cara yang
terbukti efektif untuk mempelajari hal internal dan eksternal
perusahaan/pemerintah.
A. Memiliki armada SDM yang secara berkala mempelajari keadaan pasar dan
komponen eksternal lainnya
B. Mempelajari secara mendalam proses-proses penciptaan produk atau jasa yang
ditawarkan perusahaan/pemerintah
22
C. Mengundang bagian-bagian lain dalam perusahaan/pemerintah untuk berdiskusi
secara berkala
D. Menghadiri seminar-seminar yang berhubungan dengan industri terkait
E. Membaca secara aktif publikasi-publikasi yang berkaitan dengan produk, jasa,
dan industri dimana perusahaan pemerintah yang bersangkutan berada
F. Menjadi anggota forum-forum bisnis maupun akademis terkait.
G. komunikasi aktif dan konsisten dengan para manajer lini perusahaan/pemerintah.
2. Membangun citra devisi
Tugas kedua yang menjadi tanggung jawab seorang CIO adalah membangun
kredibitilitas direktorat sistem informasi yang dipimpinnya. Hal ini sangat penting
mengingat banyak sekali karyawan yang menilai bahwa penggunaan sistem
informasi secara strategis merupakan ciri perusahaan/pemerintah di masa
mendatang, bukan saat ini. Namun walau bagaimanapun juga, direktorat sistem
informasi yang ada harus dapat membuktikan bahwa aktivitias-aktivitas yang
dilakukan saat ini adalah merupakan jalan atau jembatan menuju masa depan.
Direktorat, departemen, atau divisi sistem informasi (atau teknologi informasi)
harus memiliki citra yang baik di mata fungsi-fungsi lain dalam
perusahaan/pemerintah. Strategi yang paling efektif adalah dengan cara membantu
para SDM di dalam perusahaan/pemerintah untuk meningkatkan kinerjanya
melalui utilisasi teknologi informasi, karena hal inilah yang merupakan misi
utama dari keberadaan sistem informasi di perusahaan/pemerintah.
Pemberian pendidikan dan pelatihan kepada para pengguna (users) sistem
informasi, mulai dari staf sampai dengan manajer eksekutif, merupakan salah satu
cara lain untuk meningkatkan citra divisi sistem informasi.Dengan menghasilkan
“produk-produk” yang terbukti dapat membantu para karyawan dalam
melaksanakan aktivitas perkerjaannya sehari-hari, divisi sisten informasi akan
dengan mudah mendapatkan kepercayaan dari fungsi-fungsi lain di organisasi
untuk membawa mereka ke bentuk perusahaan/pemerintah masa depan.
3. Meningkatkan mutu penggunaan Teknologi
23
Melihat bahwa keberadaan teknologi informasi ditujukan untuk meningkatkan
kualitas kinerja SDM (employees empowerment), seorang CIO memiliki tugas
untuk memasyarakatkan teknologi informasi agar dipergunakan secara aktif untuk
para karyawan perusahaan/pemerintah. Selain pemberian program-program
pelatihan (training) yang bersifat edukatif, diperlukan suatu strategi untuk
membuat karyawan tertarik belajar lebih jauh dan memanfaatkan teknologi
informasi yang ada. Caranya bisa beraneka ragam,
Mulai dari yang bersifat hiburan (entertainment) – seperti melalui permainan
pada saat rekreasi perusahaan/pemerintah (company outing) – sampai dengan
yang sangat serius, seperti diadakannya workshop khusus. Tujuannya adalah agar
para karyawan akrab dengan komputer (computer literate), sehingga selain dapat
meningkatkan kualitas kerja mereka, inovasi-inovasi baru berupa ide-ide
pengembangan di masa mendatang akan turut berpengaruh pada pengembangan
sistem informasi di perusahaan/pemerintah.
4. Mencanangkan fungsi Teknologi Informasi
Tugas selanjutnya bagi seorang CIO adalah untuk menentukan visi
perusahaan/pemerintah melalui pemanfaatan sistem informasi di masa mendatang.
Seorang eksekutif senior yang baik, adalah yang selalu bersifat proaktif.
Membantu perusahaan/pemerintah mencanangkan visinya di masa mendatang
adalah salah satu contoh sikap proaktif yang harus
Dimasyarakat di kalangan perusahaan/pemerintah. Visi pemanfaatan sistem
informasi merupakan bagian integral yang tak terpisahkan dari visi
perusahaan/pemerintah secara umum. Melihat bahwa abad sekarang dan
mendatang adalah era yang sangat bergantung kepada informasi, peranan CIO
dalam melihat masa depan perusahaan/pemerintah menempati posisi yang cukup
dominan.
Namun tugas CIO tidak hanya terbatas untuk merumuskan visi saja, namun
yang bersangkutan harus dapat memasyarakatkan ide-ide yang ada ke seluruh
jajaran manajemen dan staf (create a vision). Apalah artinya sebuah visi yang
bagus tapi tidak ada seorang pun dari karyawan yang merasa perlu untuk
mewujudkannya. Ada banyak teknik dan teori yang ditawarkan kepada
24
manajemen untuk membantu merumuskan dan menjual visi kepada seluruh
jajaran karyawan secara efektif. Hal ini sangat penting, karena visi merupakan
akar dari seluruh aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan/pemerintah dalam
kegiatan bisnisnya setiap hari.
5. Pengembangan sistem informasi
Misi terakhir dari seorang CIO tentu saja membuat semua hal yang ada di atas
menjadi nyata, yaitu merencanakan dan mengembangkan arsitektur sistem
informasi perusahaan/pemerintah, yang terdiri dari komponen-komponen seperti
software, hardware, brainware, proses dan prosedur, infrastruktur, standard, dan
lain sebagainya. Secara berkesinambungan, seorang CIO harus dapat me-
utilisasikan sistem informasi yang dimiliki perusahaan/pemerintah saat ini secara
optimal, sejalan dengan rencana pengembangannya di masa mendatang. Suatu kali
seorang praktisi manajemen mengatakan bahwa seorang CIO yang baik akan
dapat “memanusiakan” karyawannya dengan cara memanfaatkan teknologi
informasi untuk membantunya melaksanakan aktivitas pekerjaan sehari-hari
BAB 4
ANALISIS PENERAPAN SIE
4.1 Proses bisnis Perusahaan PT. SUKSES SINDO DAMAI
CABANG PANGKALPINANG Secara Umum
Merupakan perusahaan yang aktif bergerak dalam export import di
indonesia baik itu jasa forwarding/ jasa transportasi, logistic, dan kepengurusan
kepabeanan (PPJK/EMKL). Tidak hanya itu saja PT. SUKSES SINDO DAMAI
CABANG PANGKALPINANG juga menyediakan jasa customs cleareance baik
export maupun import.
Jasa freight forwarding itu sendiri bisa dikatakan sebagai agent shipping /
agent carrier yaitu suatu perusahaan yang bergerak dalam mengurus pengiriman
barang export dan import atau bisanya disebut juga sebagai perusahaan yang
25
menawarkan jasa pengiriman / penerimaan cargo untuk tujuan export maupun
import. Jadi bisa dikatakan PT. SUKSES SINDO DAMAI CABANG
PANGKALPINANG merupakan perusahaan yang memiliki usaha jasa
kepengurusan transportasi. Dalam menunjang kegiatan usaha yang ditujukan
mengurus semua kegiatan yang diperlukan bagi terlaksananya pengiriman dan
penerimaan barang melalui transportasi darat, laut, dan udara yang dapat
mencakup kegiatan penerimaan, penyimpanan, sortasi, pengepakan, pengukuran,
penimbangan, pengurusan penyelesaian dokumen, penerbitan dokumen angkutan,
perhitungan biaya angkutan dan biaya-biaya lainnya berkenaan dengan
pengiriman barang-barang tersebut sampai dengan diterima oleh yang berhak
menerimanya. Dengan kata lain PT. SUKSES SINDO DAMAI CABANG
PANGKALPINANG memastikan bahwa barang yang dikirimkan akan sampai
pada orang yang berhak menerinya.
PT. SUKSES SINDO DAMAI CABANG PANGKALPINANG juga
menjadi anggota asosiasi logistic dan forwarding indonesia atau disingkat dengan
ALFI dan juga menyediakan jasa transportasi logistic dan kepabeanan
diantaranya:
1. Ocean freight forwarding and custom clearance export import
2. Custom clearance dan ocean freight
3. Handling custom clearance and ocean freight.
3.2 Jasa Yang Ditawarkan Oleh PT Trans Asia Pacific
Seperti yang jelaskan sebelumnya bahwa PT Trans Asia Pacific menyediakan
jasa transportasi logistic dan kepabeanan diantaranya:
1. Ocean freight forwarding and custom clearance export import
26
Ocean Freight memiliki arti biaya pengiriman barang dengan menggunakan kapal
laut
Sedangkan Custom Clearence export import yaitu proses administrasi pengiriman
dan atau pengeluaran barang ke / dari Pelabuhan muat / Bongkar yang
berhubungan dengan Kepabeanan dan administrasi pemerintahan.
2. Custom clearance dan ocean freight
Yaitu jasa pengurusan dokument dipelabuhan dan permintaan harga export
3. Handling custom clearance and ocean freight
Yaitu pengendalian jasa kepengurusan dokument atau administrasi pengiriman
dipelabuhan
GAMBAR 1
Aktivity diagram pengiriman barang
27
gambar 2
Activity Diagram Sebelum Kapal Tiba
28
GAMBAR 1
Activity setelah keberangkatan kapal
29
GAMBAR 2
Halaman utama Sistem
GAMBAR 3
Halaman menu master
30
GAMBAR 4
Menu pada entry barang
GAMBAR 5
Menu entry data eksportir
31
GAMBAR 6
Menu entry kontainer
GAMBAR 7
Menu Transaksi utama
32
BAB 4
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Dari hasil laporan ini dapat disimpulkan bahwa :
1. adanya pengaruh dari penerapan sistem informasi eksekutif di PT. SUKSES
SINDO DAMAI CABANG PANGKALPINANG yaitu perusahaan yang bergerak
dibidang ekspor import. Dimana dari penerapan sistem informasi eksekutif
tersebut perusahaan lebih efektif dan efisien dalam mengambil suatu keputusan
pada top management.
2. Pengaruh yang ditimbulkan yaitu : proses pengolahan data lebih cepat dan akurat
dibandingkan dengan perhitungan secara manual. Selain itu sistem juga dapat
membantu top manajement memberikan gambaran real dari perusahaan tersebut
sehingga bagian top management dapat menentukan suatu kebijakan dan
keputusan sesuai dengan keadaan dari PT. SUKSES SINDO DAMAI CABANG
PANGKALPINANG.
Sedangkan kekurangan dari sistem informasi Eksekutif pada PT Trans
Asia Pacific yaitu :
a. kurang nya keamanan sistem
b. adanya menu-menu yang masih tidak terpakai
c. tidak dapat menampilkan tracking dari suatu pengiriman
d. sikurangnya transparasi keuangan pada sistem
33
5.2 Saran
Berdasarkan dari hasil analisis penerapan sistem informasi eksekutif pada PT
Trans Asia Pacific penulis mengemukakan saran-saran yang sekiranya dapat
bermanfaat bagi pemakai yaitu :
1. Pada dasarnya system ini sudah baik tetapi masih di perlukan perbaikan-
perbaikan menu-menu yang sudah ada tetapi masih belum bisa digunakan secara
optimal
2. Sistem memerlukan perbaikan keamanan agar data-data yang disimpan dapat
terlindungi dengan optimal agar tidak mudah diretas oleh pihak yang tidak
bertanggung jawab
3. Perlunya manual book/ panduan dalam pengoperasian sistem agar sistem dapat
digunakan secara optimal.
4. Perlunya pembaruan dan pengembangan sistem agar informasi yang dihasilkan
lebih update.
34
DAFTAR PUSTAKA
http://library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/2007-2-00195-IF Bab%202.pdf
Yuliadji RW, Suryono GF, Ruben A. 1994. Aplikasi SIG untuk
Pemetaan Informasi Pembangunan. Di dalam Agus W, R Djamaludding,G
Hendrarto, editor.Remote Sensing & Geographic information Systems. Jakarta.
http://transaspac.indonetwork.co.id/
http://transaspac.indonetwork.co.id/product/jasa-ocean-freight-
forwarding-dan-custom-clearance-export-import-5493824
https://allysajunearrahman.files.wordpress.com/2014/10/bab-ii-rev.pdf
Jogianto.(2005).Analisis Dan Desain Sistem Informasi.Yogyakarta:Penerbit Andi.
Chr,Jimmy L.Gaol.(2008).Sistem Informasi Manajemen .Jakarta:Grasindo.
Mcleod,Raymond dan Schell.(2007).Sistem Informasi Manajemen.Edisi 9 .
Jakarta:PT.Index
top related