lampiran 1: struktur organisasi pt. mekar armada jaya
Post on 16-Oct-2021
41 Views
Preview:
TRANSCRIPT
107
Lampiran 1: Struktur Organisasi PT. Mekar Armada Jaya
108
Struktur Organisasi PT. Mekar Armada Jaya (sambungan)
109
Lampiran 2: Panduan Wawancara PT. Mekar Armada Jaya
Bagaimana profil perusahaan?
Bagaimana struktur organisasi perusahaan?
A. Manajemen Pengadaan:
1. Bagaimana proses penentuan kriteria pemilihan supplier?
2. Bagaimana proses penentuan kriteria penilaian supplier?
3. Bagaimana proses penentuan kriteria seleksi supplier?
4. Bagaimana proses penentuan evaluasi supplier?
5. Bagaimana hubungan perusahaan dengan supplier (jangka panjang
atau tidak?
6. Kualitas bahan baku apa saja yang ada diperusahaan?
7. Berapa jumlah supplier yang ada di perusahaan:
- bahan baku
- supporting material (bahan pendukung)
8. Bagaimana proses pembelian bahan baku?
9. Apa saja prioritas perusahaan ketika melakukan pembelian bahan
baku?
Contoh: kualitas, biaya, ketepatan kirim
B. Manajemen Persediaan
1. Bagaimana perusahaan melakukan pembelian bahan baku?
2. Bagaimana proses pengambilan bahan baku oleh bagian produksi?
3. Apakah peralatan digudang telah memadai untuk mengerjakan
pekerjaan gudang?
4. Apakah terdapat proses pergantian bahan baku yang telah diambil oleh
bagian produksi?
5. Apakah memungkinkan barang atau bahan baku yang telah diambil
dikembalikan ke gudang?
6. Bagaimana proses penambahan bahan baku yang diperlukan bagian
produksi?
110
7. Bagaimana peranan gudang ketika dilakukan pembelian bahan baku?
8. Bagaimana peranan gudang ketika bahan baku datang ke perusahaan?
9. Bagaimana peranan gudang ketika melakukan pengecekan penerimaan
bahan?
10. Bagaimana proses penataan bahan di gudang?
11. Apakah perusahaan memiliki stok atau persediaan minimum? Kalau
ya, bagaimana prosesnya?
12. Bgaimana proses melakukan stock opname di perusahaan?
C. Proses Manufaktur
1. Jenis kendaraan apa saja yang diproduksi oleh PT. Mekar Armada
Jaya?
2. Berapa junlah unit produksi yang dihasilkan dalam kurun waktu
sebulan dan setahun?
3. Bagaimana penentuan prioritas jadwal produksi?
4. Bagaimana proses pembuatan schedule/jadwal produksi?
5. Bagaimana alur proses produksi yang terjadi?
D. Standart Operating Procedure (SOP)
Apakah perusahaan memiliki SOP yang terkait dengan:
- departmen pembelian
- departmen gudang
- departmen produksi
111
Lampiran 3: Data Narasumber Penelitian
DATA NARASUMBER
Nama :
Jenis kelamin :
Tempat, tanggal lahir :
Alamat :
Telepon :
Email :
Jabatan :
Lama bekerja :
112
Lampiran 4: Hasil Wawancara dengan Ibu Meiliany
Paada tanggal 7 November 2013, bertempat di PT. Mekar Armada Jaya
Magelang.
Identitas Informan:
Nama : Meiliany
Jabatan : Manager Pembelian
T : Bagaimana proses penerimaan material?
J : Proses penerimaan material dilakukan dengan cara mendapatkan nomor
antrian dari pihak receiving untuk melakukan proses bongkar muat barang
sesuai dengan Purchases Order.
T : Bagaimana proses penyimpanan material?
J : Penyimpanan material akan dilakukan jika pada dasarnya pihak receiving
menerima barang sesuai dengan Purchases Order, dan telah dilakukan
pengecekan, jika barang tersebut tidak sesuai (rusak atau tidak sesuai
dengan type) maka akan dilakukan proses retur, jika barang tersebut sesuai
(tidak rusak atau sesuai dengan type) maka akan dilakukan proses
penyimpanan digudang sesuai dengan tata letak barang tersebut.
T : Bagaimana penempatan material di gudang?
J : Penempatan material diletakkan di rak-rak yang sudah tersedia, jika ada
beberaa material yang tidak cukup di tampung di rak, maka untuk
sementara diletakkan di lantai.
T : Bagaimana proses produksi dilakukan?
J : Proses produksi dilakukan berdasarkan chassis yang masuk terlebih
dahulu.
T : Bagaimana evaluasi supplier dilakukan?
113
J : Evaluasi dilakukan setahun 2x dengan melihat kualitas material yang
dikirimkan dan ketepatan kirim.
T : Bagaimana proses penentuan kriteria pemilihan supplier?
J : Adanya 3 supplier tiap item barang, harus berbentuk PT atau CV, speck
matrial sesuai kebutuhan.
T : Bagaimana proses penentuan kriteria penilaian supplier?
J : Melihat kualitas barang dan ketepatan delivery (qty dan tanggal due
date).
T : Bagaimana proses penentuan kriteria seleksi supplier?
J : Supplier memberi sample material untuk di trial, lalu engineering PT.
MAJ melakukan trial, jika OK, dilihat apakah harga dan speck sesuai
kebutuhan atau tidak.
T : Bagaimana proses penentuan evaluasi supplier?
J : Setahun 2x
T : Bagaimana hubungan perusahaan dengan supplier (jangka panjang atau
tidak)?
J : Tergantung dari item materialya.
T : Kualitas bahan baku apa saja yang ada di PT. MAJ?
J : Kualitas tinggi
T : Berapa jumlah supplier yang ada di PT. MAJ?
J : Bahan baku ±100 supplier dan supporting material ±150 supplier.
T : Bagaimana proses pembelian bahan baku?
J : Ada permintaan dari inventory dalam bentuk Purchases Request lalu ke
Purchase Order baru ke supplier.
T : Apa saja prioritas PT. MAJ ketika melakukan pembelian bahan baku?
J : Speck, kualitas, cost, ketepatan kirim.
114
Lampiran 5: Hasil Wawancara dengan Ibu Agustin
Pada tanggal 7 November 2013, bertempat di PT. Mekar Armada Jaya Magelang.
Identitas Informan:
Nama : Agustin
Jabatan : General Manager
T : Bagaimana proses penerimaan material?
J : Proses penerimaan barang akan dilakukan oleh pihak receiving jika pada
saat barang dikirim supplier barang tersebut sesuai dengan order yang
dilakukan oleh pihak purchasing, sehingga akan terjadi proses penerimaan
jika barang tersebut sesuai dengan PO.
T : Bagaimana proses penyimpanan material?
J : Proses penyimpanan material dilakukan oleh pihak checking barang
setelah barang disetujui oleh bagian receiving untuk dibongkar, pada saat
proses bongkar tersebut jika memang barang sesuai dengan PO maka akan
dilakukan proses penyimpanan di gudang sebaliknya jika barang tidak
sesuai makan pihak gudang akan melaporkan barang tersebut ke pihak
reciving untuk di retur.
T : Bagaimana penempatan material di gudang?
J : Diletakkan di rak, kecuali tidak memiliki tempat, biasanya untuk pipa
yang sudah kehabisan tempat maka diletakkan di lantai.
T : Bagaimana proses produksi dilakukan?
J : Dengan sistem FIFO berdasarkan chassis.
T : Bagaimana evaluasi supplier dilakukan?
115
J : Evaluasi dilihat berdasarkan spesifikasi material, kualitas material,
biaya, dan ketepatan kirim meliputi jumlah yang dikirimkan dan waktu
pengiriman yang sesuai. Dilakukan setahun 2x.
T : Apakah perusahaan memiliki SOP yang terkait dengan departemen
pembelian, gudang dan produksi?
J : Ada,saya berikan lampirannya.
116
Lampiran 6: Hasil Wawancara dengan Ibu Tizka
Pada tanggal 7 November 2013, bertempat di PT. Mekar Armada Jaya Magelang.
Identitas Informan:
Nama : Tizka
Jabatan : Staff Supply Chain Management
T : Bagaimana proses penerimaan material?
J : Pada dasarnya penerimaan barang akan terjadi sangat cepat dan mudah
jika supplier mengikuti prosedur atau tata cara yang diberikan oleh bagian
reciving adapun proses tersebut terdiri dari mendapatkan nomer antrian,
sesuai dengan order baik jumlah ataupun type barang yang diorder, jika
sesuai akan dilakukan proses penerimaan barang.
T : Bagaimana proses penyimpanan material?
J : Secara mudah untuk proses penerimaan barang dilakukan pihak gudang
dengan segera pihak gudang mengecek barang tersebut sesuai pesanan
atau tidak, jika sesuai pihak gudang melakukan penempatan pada letak
yang sudah disediakan jika tidak pihak gudang segera membuat form retur
barang ke supplier barang tersebut.
T : Bagaimana penempatan material digudang?
J : Semua material memiliki rak-rak khusus yang sudah ditentukan, tetapi
terkadang untuk pipa sering kehabisan raknya, sehingga untuk sementara
di letakkan di lantai, jika sudah ada rak yang kosong baru segera
dipindahkan.
T : Bagaimana proses produksi dilakukan?
J : Berdasarkan chassis yang terlebih dahulu masuk.
T : Bagaimana evaluasi supplier dilakukan?
117
J : Dilakukan setahun 2x, yag dlihat berdasarkan dari kinerja supplier dari
kualitas material dan ketepatan kirim.
118
Lampiran 7: Hasil Wawancara dengan Bapak Wahyu
Pada tanggal 7 November 2013, bertempat di PT. Mekar Armada Jaya Magelang.
Identitas Informan:
Nama : Wahyu Kusuma
Jabatan : Manager Logistik
T : Bagaimana proses pengambilan bahan baku oleh bagian produksi?
J : Bahan baku ada 2 macam yaitu produksi itu sendiri (unit karoseri) dan
non karoseri seperti alat kerja atau departemen lain produksi. Unit
produksi diambil menggunakan picklist.Picklist adalah kartu yang berisi
daftar material yang akan diambil atau digunakan, picklist tersebut masuk
gudang pada H-2, lalu dilakukan proses good issued, baru dilakukan
proses delivery order oleh gudang. Non karoseri menggunakan bon
sebagai alat pengambilan.Terdapat lima macam bon yaitu bon alat, bon
merah, bon kuning, bon putih dan bon biru yang dimana setiap bon
memuliki fungsi yang berbeda-beda. Penggunaan bon alat misalnya,
tukang memiliki tang, mata bor, drei jika rusak lalu akan tukar
menggunakan bon alat. Penukaran alat harus disertai bukti alat yang rusak
untuk ditukarkan dengan alat yang baru.Keperluan produksi/departemen
umum menggunakan bon putih.Bon merah digunakan jika ada kualitas
barang yang tidak baik tetapi sudah sampai ke produksi bisa ditukar
menggunakan bon merah. Bon biru digunakan jika tukang merusakkan
material dan harus mengganti dengan cara pemotongan gaji. Bon kuning
untuk penyetoran barang di gudang atau untuk mengembalikan barang di
gudang.
T : Apakah peralatan digudang telah memadai untuk mengerjakan pekerjaan
gudang?
119
J : Peralatan sudah memadai, karena peralatan yang cukup akan mendukung
proses dalam perusahaan. Peralatan yang paling utama di gudang adalah
komputer karena untuk mengeluarkan stok menggunakan sistem SAP
dengan menggunakan sistem komputer. Peralatan yang ke dua adalah
sarana delivery karena gudang berkewajiban mengirimkan material
produksi, sebelum tahun 2010 tukang mengambil material ke gudang,
tetapi mulai tahun 2010 sampai sekarang gudang berkewajiban
mendelivery sampai ke produksi, agar kerja tukang lebih maksimal. Sarana
delivery menggunakan 3 motor 3 roda, 1 pick up dan 2 truk sudah cukup.
T : Apakah terdapat proses pergantian bahan baku yang telah diambil oleh
bagian produksi?
J : Ada, misal pergantian yang pertama speck interior di SPK diawal adalah
warna abu-abu. tetapi ternyata ada usulan dari customer meminta ganti
warna cream. Yang ke dua penggantian karena sifat yang subtitusi, bahan
sama-sama warna abu-abu merk A, tetapi karena merk A tidak ada diganti
merk B. Hal tersebut sering terjadi di perusahaan.
T : Apakah memungkinkan barang atau bahan baku yang telah diambil
dikembalikan ke gudang?
J : Kadang memungkinkan, terutama material untuk produksi, jika produksi
ramai maka tukang bisa berhemat, bisa mengolah material itu, jika sisa
bisa dikembalikan ke gudang, menggunakan bon kuning untuk
mengembalikan, kalau tidak dikembalikan akan berbahaya karena barang
bisa rusak atau hilang.
T : Bagaimana proses penambahan bahan baku yang diperlukan bagian
produksi?
J : Proses penambahan bahan baku yang diperlukan bagian produksi
memiliki prosedur yaitu pertama harus ke engineering dahulu misal lem 1
unit membutuh 10 kaleng, ternyata setelah diterapkan karena interiornya
sedikit ada perbedaan, maka dibutuhkan penambahan, tetapi harus lapor ke
pihak pengawas,(dari pelaksana atau tukang lapor ke pengawas), lalu
120
pengawas ke engineering, lalu ke master data untuk menambahkan
material, lalu cetak picklist kemudian ke gudang untuk ambil barang.
T : Bagaimana peranan gudang ketika bahan baku datang ke perusahaan?
J : Pertama kali dilihat apakah material itu standart yang dipakai, karena
setiap material ada standarisasinya, sebelum dipakai ada proses trial
engineering dahulu, jika engineering OK keluar hasil trial, kalau, jika hasil
trial OK langsung ke bagian pembelian, dan bila pembelian harganya OK
baru material datang. Yang menjadi acuan adalah standart yang selama ini
dipakai, jika terjadi pennyimpangan pihak gudang berhak untuk tidak
menggunakannya dahulu, sehingga dipisahkan dahulu, dan melakukan
konfirmasi ke pembelian dan engineering, jika benar-benar baru belum
pernah dipakai menggunakan prosedur trial. Setelah itu akan muncul
rekomendasi layak atau tidak layak.
T : Bagaimana peranan gudang ketika melakukan pengecekan penerimaan
barang?
J : Pengecekan penerimaan barang dilakukan oleh tiga bagian yaitu bagian
gudang, penerimaan barang dan quality. Dasar dari quality ini yang
dijadikan acuan gudang bahwa barang tersebut bisa digunakan atau tidak.
T : Bagaimana proses penataan bahan di gudang?
J : Proses penaatan barang di gudang terdapat rak-rak khusus, tetapi saat ini
kapasitas gudang dengan kapasitas produksi tidak seimbang, lalu
dimaksimalkan dahulu dengan rak yang ada, , jika rak tidak cukup taruh di
lantai sementara sambil dilakukan penataan ulang, sehingga tetap moving.
Sekitar 75% barang tertata di rak, tetapi barang yang sering bergerak
adalah pipa, jadi belum tentu rak untuk pipa A, diisi oleh pipa A
juga,tetapi semua barang dimaksimalkan barang datang diletakkan di rak
sehingga tidak ada yang dilantai.
T : Bagaimana proses melakukan stock opname di perusahaan?
J : Stock opname dilakukan setahun 2x, yaitu pada pertengahan dan akhir
tahun. Pihak yang melakukan stock opname adalah bagian gudang,
121
akuntansi, inventory dan PPC. Tetapi yang paling inti adalah bagian
gudang dan akuntansi untuk pembukuan.
122
Lampiran 8: Hasil Wawancara dengan Bapak Indra
Pada tanggal 7 November 2013, bertempat di PT. Mekar Armada Jaya Magelang.
Identitas Informan:
Nama : Indra Gunawan
Jabatan : Manager Produksi
T : Jenis kendaraan apa saja yang diproduksi oleh PT. Mekar Armada Jaya?
J : Minibus, bus, box dan heavy duty.
T : Berapa jumlah unit produksi yang dihasilkan dalam kurun waktu sebulan
dan setahun?
J : Minibus menghasilkan 260unit/bulan dan 62.400unit/tahun, bus
menghasilkan 100unit/bulan dan 24.000unit/tahun, box dan heavy duty
menghasilkan 80unit/bulan dan 19.200unit/tahun.
T : Bagaimana penentuan prioritas jadwal produksi?
J : First In First Out (FIFO) yaitu chassis yang masuk pertama,maka
produk tersebut yang akan jadi pertama juga.Chassis adalah unit
kendaraan bermotor yang diproduksi oleh ATPM (Agen Tunggal
Pemegang Merk).
T : Bagaimana proses pembuatan schedule/jadwal produksi?
J : Proses pembuatan jadwal atau schedule produksi dibantu dengan
menggunakan sistem SAP, orderan masuk secara komputerisasi sehinggan
jadwal akan muncul secara otomatis. Ditentukan juga dengan lead time per
proses, misal lead time pada bus:
- rangka membutuhkan waktu 2 hari
- body membutuhkan waktu 7 hari
- cat membutuhkan waktu 7 hari
123
- pin membutuhkan waktu 7 hari
T : Bagaimana alur proses produksi yang terjadi?
J : Alur proses produksi yang terjadi adalah mulai dari chassis atau mesin →
rangka → body → dempul → cat → pin.
124
Lampiran 9: Dokumentasi PT. Mekar Armada Jaya
Gambar1.Tampak depan PT. Mekar Armada Jaya
Gambar 2.Suasana diruang kerja staff PT. Mekar Armada Jaya
125
Gambar 3. Suasana di Front Office PT. Mekar Armada Jaya
Gambar 4. Chassis truck
126
Gambar 5. Chassis
Gambar 6. Fisik bus yang hampir finish
127
Gambar 7. Suasana pabrik
Gambar 8. Bagian Assembly mini bus
128
Gambar 9. Suasana di dalam bagian assembly mini bus
Gambar 10. Bagian maintenance shop
129
Gambar 11. Chassis dalam proses assembly
Gambar 12. Kendaraan yang sudah jadi dalam proses karoseri di pabrik
130
Gambar 13. Sticker “New Armada” yang tertempel pada bus sebagai identitas
karoseri PT. Mekar Armada Jaya
Gambar 14. Bus untuk kepolisian salah satu proyek PT. Mekar Armada Jaya
top related