lampiran 1: struktur organisasi pt. mekar armada jaya

107

Lampiran 1: Struktur Organisasi PT. Mekar Armada Jaya

http://dewey.petra.ac.id/dgt_directory.php?display=classification

http://digilib.petra.ac.id/help.html

http://www.petra.ac.id

108

Struktur Organisasi PT. Mekar Armada Jaya (sambungan)

109

Lampiran 2: Panduan Wawancara PT. Mekar Armada Jaya

Bagaimana profil perusahaan?

Bagaimana struktur organisasi perusahaan?

A. Manajemen Pengadaan:

1. Bagaimana proses penentuan kriteria pemilihan supplier?

2. Bagaimana proses penentuan kriteria penilaian supplier?

3. Bagaimana proses penentuan kriteria seleksi supplier?

4. Bagaimana proses penentuan evaluasi supplier?

5. Bagaimana hubungan perusahaan dengan supplier (jangka panjang

atau tidak?

6. Kualitas bahan baku apa saja yang ada diperusahaan?

7. Berapa jumlah supplier yang ada di perusahaan:

- bahan baku

- supporting material (bahan pendukung)

8. Bagaimana proses pembelian bahan baku?

9. Apa saja prioritas perusahaan ketika melakukan pembelian bahan

baku?

Contoh: kualitas, biaya, ketepatan kirim

B. Manajemen Persediaan

1. Bagaimana perusahaan melakukan pembelian bahan baku?

2. Bagaimana proses pengambilan bahan baku oleh bagian produksi?

3. Apakah peralatan digudang telah memadai untuk mengerjakan

pekerjaan gudang?

4. Apakah terdapat proses pergantian bahan baku yang telah diambil oleh

bagian produksi?

5. Apakah memungkinkan barang atau bahan baku yang telah diambil

dikembalikan ke gudang?

6. Bagaimana proses penambahan bahan baku yang diperlukan bagian

produksi?

110

7. Bagaimana peranan gudang ketika dilakukan pembelian bahan baku?

8. Bagaimana peranan gudang ketika bahan baku datang ke perusahaan?

9. Bagaimana peranan gudang ketika melakukan pengecekan penerimaan

bahan?

10. Bagaimana proses penataan bahan di gudang?

11. Apakah perusahaan memiliki stok atau persediaan minimum? Kalau

ya, bagaimana prosesnya?

12. Bgaimana proses melakukan stock opname di perusahaan?

C. Proses Manufaktur

1. Jenis kendaraan apa saja yang diproduksi oleh PT. Mekar Armada

Jaya?

2. Berapa junlah unit produksi yang dihasilkan dalam kurun waktu

sebulan dan setahun?

3. Bagaimana penentuan prioritas jadwal produksi?

4. Bagaimana proses pembuatan schedule/jadwal produksi?

5. Bagaimana alur proses produksi yang terjadi?

D. Standart Operating Procedure (SOP)

Apakah perusahaan memiliki SOP yang terkait dengan:

- departmen pembelian

- departmen gudang

- departmen produksi

111

Lampiran 3: Data Narasumber Penelitian

DATA NARASUMBER

Nama :

Jenis kelamin :

Tempat, tanggal lahir :

Alamat :

Telepon :

Email :

Jabatan :

Lama bekerja :

112

Lampiran 4: Hasil Wawancara dengan Ibu Meiliany

Paada tanggal 7 November 2013, bertempat di PT. Mekar Armada Jaya

Magelang.

Identitas Informan:

Nama : Meiliany

Jabatan : Manager Pembelian

T : Bagaimana proses penerimaan material?

J : Proses penerimaan material dilakukan dengan cara mendapatkan nomor

antrian dari pihak receiving untuk melakukan proses bongkar muat barang

sesuai dengan Purchases Order.

T : Bagaimana proses penyimpanan material?

J : Penyimpanan material akan dilakukan jika pada dasarnya pihak receiving

menerima barang sesuai dengan Purchases Order, dan telah dilakukan

pengecekan, jika barang tersebut tidak sesuai (rusak atau tidak sesuai

dengan type) maka akan dilakukan proses retur, jika barang tersebut sesuai

(tidak rusak atau sesuai dengan type) maka akan dilakukan proses

penyimpanan digudang sesuai dengan tata letak barang tersebut.

T : Bagaimana penempatan material di gudang?

J : Penempatan material diletakkan di rak-rak yang sudah tersedia, jika ada

beberaa material yang tidak cukup di tampung di rak, maka untuk

sementara diletakkan di lantai.

T : Bagaimana proses produksi dilakukan?

J : Proses produksi dilakukan berdasarkan chassis yang masuk terlebih

dahulu.

T : Bagaimana evaluasi supplier dilakukan?

113

J : Evaluasi dilakukan setahun 2x dengan melihat kualitas material yang

dikirimkan dan ketepatan kirim.

T : Bagaimana proses penentuan kriteria pemilihan supplier?

J : Adanya 3 supplier tiap item barang, harus berbentuk PT atau CV, speck

matrial sesuai kebutuhan.

T : Bagaimana proses penentuan kriteria penilaian supplier?

J : Melihat kualitas barang dan ketepatan delivery (qty dan tanggal due

date).

T : Bagaimana proses penentuan kriteria seleksi supplier?

J : Supplier memberi sample material untuk di trial, lalu engineering PT.

MAJ melakukan trial, jika OK, dilihat apakah harga dan speck sesuai

kebutuhan atau tidak.

T : Bagaimana proses penentuan evaluasi supplier?

J : Setahun 2x

T : Bagaimana hubungan perusahaan dengan supplier (jangka panjang atau

tidak)?

J : Tergantung dari item materialya.

T : Kualitas bahan baku apa saja yang ada di PT. MAJ?

J : Kualitas tinggi

T : Berapa jumlah supplier yang ada di PT. MAJ?

J : Bahan baku ±100 supplier dan supporting material ±150 supplier.

T : Bagaimana proses pembelian bahan baku?

J : Ada permintaan dari inventory dalam bentuk Purchases Request lalu ke

Purchase Order baru ke supplier.

T : Apa saja prioritas PT. MAJ ketika melakukan pembelian bahan baku?

J : Speck, kualitas, cost, ketepatan kirim.

114

Lampiran 5: Hasil Wawancara dengan Ibu Agustin

Pada tanggal 7 November 2013, bertempat di PT. Mekar Armada Jaya Magelang.

Identitas Informan:

Nama : Agustin

Jabatan : General Manager


J : Proses penerimaan barang akan dilakukan oleh pihak receiving jika pada

saat barang dikirim supplier barang tersebut sesuai dengan order yang

dilakukan oleh pihak purchasing, sehingga akan terjadi proses penerimaan

jika barang tersebut sesuai dengan PO.


J : Proses penyimpanan material dilakukan oleh pihak checking barang

setelah barang disetujui oleh bagian receiving untuk dibongkar, pada saat

proses bongkar tersebut jika memang barang sesuai dengan PO maka akan

dilakukan proses penyimpanan di gudang sebaliknya jika barang tidak

sesuai makan pihak gudang akan melaporkan barang tersebut ke pihak

reciving untuk di retur.

T : Bagaimana penempatan material di gudang?

J : Diletakkan di rak, kecuali tidak memiliki tempat, biasanya untuk pipa

yang sudah kehabisan tempat maka diletakkan di lantai.


J : Dengan sistem FIFO berdasarkan chassis.


115

J : Evaluasi dilihat berdasarkan spesifikasi material, kualitas material,

biaya, dan ketepatan kirim meliputi jumlah yang dikirimkan dan waktu

pengiriman yang sesuai. Dilakukan setahun 2x.

T : Apakah perusahaan memiliki SOP yang terkait dengan departemen

pembelian, gudang dan produksi?

J : Ada,saya berikan lampirannya.

116

Lampiran 6: Hasil Wawancara dengan Ibu Tizka


Identitas Informan:

Nama : Tizka

Jabatan : Staff Supply Chain Management


J : Pada dasarnya penerimaan barang akan terjadi sangat cepat dan mudah

jika supplier mengikuti prosedur atau tata cara yang diberikan oleh bagian

reciving adapun proses tersebut terdiri dari mendapatkan nomer antrian,

sesuai dengan order baik jumlah ataupun type barang yang diorder, jika

sesuai akan dilakukan proses penerimaan barang.


J : Secara mudah untuk proses penerimaan barang dilakukan pihak gudang

dengan segera pihak gudang mengecek barang tersebut sesuai pesanan

atau tidak, jika sesuai pihak gudang melakukan penempatan pada letak

yang sudah disediakan jika tidak pihak gudang segera membuat form retur

barang ke supplier barang tersebut.

T : Bagaimana penempatan material digudang?

J : Semua material memiliki rak-rak khusus yang sudah ditentukan, tetapi

terkadang untuk pipa sering kehabisan raknya, sehingga untuk sementara

di letakkan di lantai, jika sudah ada rak yang kosong baru segera

dipindahkan.


J : Berdasarkan chassis yang terlebih dahulu masuk.


117

J : Dilakukan setahun 2x, yag dlihat berdasarkan dari kinerja supplier dari

kualitas material dan ketepatan kirim.

118

Lampiran 7: Hasil Wawancara dengan Bapak Wahyu


Identitas Informan:

Nama : Wahyu Kusuma

Jabatan : Manager Logistik

T : Bagaimana proses pengambilan bahan baku oleh bagian produksi?

J : Bahan baku ada 2 macam yaitu produksi itu sendiri (unit karoseri) dan

non karoseri seperti alat kerja atau departemen lain produksi. Unit

produksi diambil menggunakan picklist.Picklist adalah kartu yang berisi

daftar material yang akan diambil atau digunakan, picklist tersebut masuk

gudang pada H-2, lalu dilakukan proses good issued, baru dilakukan

proses delivery order oleh gudang. Non karoseri menggunakan bon

sebagai alat pengambilan.Terdapat lima macam bon yaitu bon alat, bon

merah, bon kuning, bon putih dan bon biru yang dimana setiap bon

memuliki fungsi yang berbeda-beda. Penggunaan bon alat misalnya,

tukang memiliki tang, mata bor, drei jika rusak lalu akan tukar

menggunakan bon alat. Penukaran alat harus disertai bukti alat yang rusak

untuk ditukarkan dengan alat yang baru.Keperluan produksi/departemen

umum menggunakan bon putih.Bon merah digunakan jika ada kualitas

barang yang tidak baik tetapi sudah sampai ke produksi bisa ditukar

menggunakan bon merah. Bon biru digunakan jika tukang merusakkan

material dan harus mengganti dengan cara pemotongan gaji. Bon kuning

untuk penyetoran barang di gudang atau untuk mengembalikan barang di

gudang.

T : Apakah peralatan digudang telah memadai untuk mengerjakan pekerjaan

gudang?

119

J : Peralatan sudah memadai, karena peralatan yang cukup akan mendukung

proses dalam perusahaan. Peralatan yang paling utama di gudang adalah

komputer karena untuk mengeluarkan stok menggunakan sistem SAP

dengan menggunakan sistem komputer. Peralatan yang ke dua adalah

sarana delivery karena gudang berkewajiban mengirimkan material

produksi, sebelum tahun 2010 tukang mengambil material ke gudang,

tetapi mulai tahun 2010 sampai sekarang gudang berkewajiban

mendelivery sampai ke produksi, agar kerja tukang lebih maksimal. Sarana

delivery menggunakan 3 motor 3 roda, 1 pick up dan 2 truk sudah cukup.

T : Apakah terdapat proses pergantian bahan baku yang telah diambil oleh

bagian produksi?

J : Ada, misal pergantian yang pertama speck interior di SPK diawal adalah

warna abu-abu. tetapi ternyata ada usulan dari customer meminta ganti

warna cream. Yang ke dua penggantian karena sifat yang subtitusi, bahan

sama-sama warna abu-abu merk A, tetapi karena merk A tidak ada diganti

merk B. Hal tersebut sering terjadi di perusahaan.

T : Apakah memungkinkan barang atau bahan baku yang telah diambil

dikembalikan ke gudang?

J : Kadang memungkinkan, terutama material untuk produksi, jika produksi

ramai maka tukang bisa berhemat, bisa mengolah material itu, jika sisa

bisa dikembalikan ke gudang, menggunakan bon kuning untuk

mengembalikan, kalau tidak dikembalikan akan berbahaya karena barang

bisa rusak atau hilang.

T : Bagaimana proses penambahan bahan baku yang diperlukan bagian

produksi?

J : Proses penambahan bahan baku yang diperlukan bagian produksi

memiliki prosedur yaitu pertama harus ke engineering dahulu misal lem 1

unit membutuh 10 kaleng, ternyata setelah diterapkan karena interiornya

sedikit ada perbedaan, maka dibutuhkan penambahan, tetapi harus lapor ke

pihak pengawas,(dari pelaksana atau tukang lapor ke pengawas), lalu

120

pengawas ke engineering, lalu ke master data untuk menambahkan

material, lalu cetak picklist kemudian ke gudang untuk ambil barang.

T : Bagaimana peranan gudang ketika bahan baku datang ke perusahaan?

J : Pertama kali dilihat apakah material itu standart yang dipakai, karena

setiap material ada standarisasinya, sebelum dipakai ada proses trial

engineering dahulu, jika engineering OK keluar hasil trial, kalau, jika hasil

trial OK langsung ke bagian pembelian, dan bila pembelian harganya OK

baru material datang. Yang menjadi acuan adalah standart yang selama ini

dipakai, jika terjadi pennyimpangan pihak gudang berhak untuk tidak

menggunakannya dahulu, sehingga dipisahkan dahulu, dan melakukan

konfirmasi ke pembelian dan engineering, jika benar-benar baru belum

pernah dipakai menggunakan prosedur trial. Setelah itu akan muncul

rekomendasi layak atau tidak layak.

T : Bagaimana peranan gudang ketika melakukan pengecekan penerimaan

barang?

J : Pengecekan penerimaan barang dilakukan oleh tiga bagian yaitu bagian

gudang, penerimaan barang dan quality. Dasar dari quality ini yang

dijadikan acuan gudang bahwa barang tersebut bisa digunakan atau tidak.

T : Bagaimana proses penataan bahan di gudang?

J : Proses penaatan barang di gudang terdapat rak-rak khusus, tetapi saat ini

kapasitas gudang dengan kapasitas produksi tidak seimbang, lalu

dimaksimalkan dahulu dengan rak yang ada, , jika rak tidak cukup taruh di

lantai sementara sambil dilakukan penataan ulang, sehingga tetap moving.

Sekitar 75% barang tertata di rak, tetapi barang yang sering bergerak

adalah pipa, jadi belum tentu rak untuk pipa A, diisi oleh pipa A

juga,tetapi semua barang dimaksimalkan barang datang diletakkan di rak

sehingga tidak ada yang dilantai.

T : Bagaimana proses melakukan stock opname di perusahaan?

J : Stock opname dilakukan setahun 2x, yaitu pada pertengahan dan akhir

tahun. Pihak yang melakukan stock opname adalah bagian gudang,

121

akuntansi, inventory dan PPC. Tetapi yang paling inti adalah bagian

gudang dan akuntansi untuk pembukuan.

122

Lampiran 8: Hasil Wawancara dengan Bapak Indra


Identitas Informan:

Nama : Indra Gunawan

Jabatan : Manager Produksi

T : Jenis kendaraan apa saja yang diproduksi oleh PT. Mekar Armada Jaya?

J : Minibus, bus, box dan heavy duty.

T : Berapa jumlah unit produksi yang dihasilkan dalam kurun waktu sebulan

dan setahun?

J : Minibus menghasilkan 260unit/bulan dan 62.400unit/tahun, bus

menghasilkan 100unit/bulan dan 24.000unit/tahun, box dan heavy duty

menghasilkan 80unit/bulan dan 19.200unit/tahun.

T : Bagaimana penentuan prioritas jadwal produksi?

J : First In First Out (FIFO) yaitu chassis yang masuk pertama,maka

produk tersebut yang akan jadi pertama juga.Chassis adalah unit

kendaraan bermotor yang diproduksi oleh ATPM (Agen Tunggal

Pemegang Merk).

T : Bagaimana proses pembuatan schedule/jadwal produksi?

J : Proses pembuatan jadwal atau schedule produksi dibantu dengan

menggunakan sistem SAP, orderan masuk secara komputerisasi sehinggan

jadwal akan muncul secara otomatis. Ditentukan juga dengan lead time per

proses, misal lead time pada bus:

- rangka membutuhkan waktu 2 hari

- body membutuhkan waktu 7 hari

- cat membutuhkan waktu 7 hari

123

- pin membutuhkan waktu 7 hari

T : Bagaimana alur proses produksi yang terjadi?

J : Alur proses produksi yang terjadi adalah mulai dari chassis atau mesin →

rangka → body → dempul → cat → pin.

124

Lampiran 9: Dokumentasi PT. Mekar Armada Jaya

Gambar1.Tampak depan PT. Mekar Armada Jaya

Gambar 2.Suasana diruang kerja staff PT. Mekar Armada Jaya

125

Gambar 3. Suasana di Front Office PT. Mekar Armada Jaya

Gambar 4. Chassis truck

126

Gambar 5. Chassis

Gambar 6. Fisik bus yang hampir finish

127

Gambar 7. Suasana pabrik

Gambar 8. Bagian Assembly mini bus

128

Gambar 9. Suasana di dalam bagian assembly mini bus

Gambar 10. Bagian maintenance shop

129

Gambar 11. Chassis dalam proses assembly

Gambar 12. Kendaraan yang sudah jadi dalam proses karoseri di pabrik

130

Gambar 13. Sticker “New Armada” yang tertempel pada bus sebagai identitas

karoseri PT. Mekar Armada Jaya

Gambar 14. Bus untuk kepolisian salah satu proyek PT. Mekar Armada Jaya

lampiran 1: struktur organisasi pt. mekar armada jaya

Documents