kata pengantar - lembaga penjaminan mutu

1

2

3

Kata Pengantar

Peringkat Akreditasi suatu universitas merupakan salah satu tolak ukur keberhasilan Universitas. Akreditasi merupakan bentuk sistem

penjaminan mutu eksternal, dimana Universitas dan juga Program Studi mendapatkan pengakuan formal dari BAN-PT, yang

mencerminkan kualitas kemampuan Universitas dan Proogram Studi dalam menjalankan proses belajar mengajar.

Keberhasilan akreditasi Program Studi perlu didukung dengan evaluasi internal, lewat Audit Mutu Internal.

Berdasarkan SK Rektor No. 259/Kep./Re./7/2015 Tentang Pengangkatan Satuan Tugas Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) tahap

II Universitas Kristen Satya Wacana, Pimpinan Universitas mengangkat SATGAS AMAI II. SATGAS ini bertugas Menyusun

Instrumen Standart AMAI II dan menjalankan fungsi AMAI di UKSW dengan maksud agar pencapaian peringkat akreditasi Program

Studi dapat meningkat.

Puji syukur atas penyertaan Tuhan, SATGAS AMAI tahap II telah selesai menjalankan tugasnya dalam membuat Dokumen AMAI II

UKSW. Pada tahapan berikut Auditor UKSW akan memakai dokumen ini untuk menjalankan fungsi AUDIT MUTU AKADEMIK

INTERNAL di UKSW.

Pada kesempatan ini kami menyampaikan terima kasih kepada Bp. Prof. Dr. (H.C.) Pdt. John A. Titaley, Th. D. selaku Rektor

Universitas Kristen Satya Wacana yang member dorongan dalam pelaksanaan AMI II, juga kepada Pembantu Rektor I, Prof. Ferdy S.

Rondonuwu, Ph.D. yang memberikan arahan dan pendampinagn agar dokumen dan pelaksanaan AMAI TAHAP II di UKSW dapat

segera terlaksana. Ucapan terima kasih juga disampaikan kepada SATGAS AMAI UKSW yang walaupun dengan kesibukanya

mengajar dan kegiatan lain masih member waktu dengan cepat membuat DOKUMEN AMAI TAHAP II ini, yaitu:

4

STANDARD OPERATING PROSEDURE (SOP) AUDIT MUTU AKADEMIK INTERNAL (AMAI)

TAHAP II

UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA

Definisi :

Tim penjaminan mutu Universitas adalah tim yang terdiri dari Auditor AMAI dan Pusat Penjaminan Mutu Akademik (PPMA). Tim

ditugaskan secara resmi melalui SK Rektor untuk melaksanakan tugas dan melaporkan secara rutin pelaksanaan audit mutu akademik

program studi di tingkat Universitas. Tim ini dikoordinir oleh PPMA.

STANDARD OPERATING PROSEDURE (SOP).

PPMA:

1. PPMA menyusun kelengkapan proses audit penjaminan mutu akademik yang meliputi: (1) Panduan Audit Mutu Akademik

UKSW (Instrumen Audit Internal, Laporan hasil Pemeriksaan Dokumen Akademik Mutu Internal, Instrumen Evaluasi

Pelaksanaan Audit Mutu Akademik Internal), (2) Jadwal Pelaksanaan Audit, (3) Jadwal Auditor.

2. PPMA menyusun jadwal Audit.

3. PPMA membentuk tim audit dan coordinator tim audit sebagai pelaksana penjaminan mutu akademik.

4. PPMA melakukan sosialisasi SOP pelaksanaan penjaminan mutu dan panduan Pemeriksaan Dokumen Mutu UKSW kepada

Auditor AMI serta Jadwal pelaksanaan Audit AMI.

5. PPMA menginformasikan rencana pelaksanaan audit dan pengiriman dokumen Panduan Audit Mutu Akademik UKSW

kepada program studi (Auditi / teraudit) paling lambat 1 bulan sebelum dilaksanakan audit.

5

6. PPMA menginformasikan rencana pelaksanaan audit dan nama auditor yang berttugas kepada auditi / teraudit 1 (satu) minggu

sebelum pelaksanaan audit.

7. PPMA melalui PR I memberikan surat tugas melaksanakan audit kepada auditor yang bertugas.

8. PPMA wajib mengirim hasil Audit kepada auditi / teraudit paling lambat 1 (satu ) minggu setelah pelaksanaan audit.

AUDITOR:

1. Pada saat pelaksanaan audit, auditor wajib membawa; (1) Panduan Audit Mutu Akademik UKSW yang terdiri dari: Instrumen

Audit Internal, lembar Laporan hasil Pemeriksaan Dokumen Akademik Mutu Internal, Instrumen Evaluasi Pelaksanaan Audit

Mutu Akademik Internal.

2. Auditor wajib bertemu dengan Dekan, kaprogdi dan tim gugus penjaminan mutu Fakultas sebelum proses audit dimulai dan

menjelaskan maksud dan tujuan audit.

3. Auditor melakukan penilaian berdasarkan pada dokumen fakta/bukti yang ada pada Program Studi.

4. Auditor wajib memberikan evaluasi kepada program studi diakhir proses audit. Evaluasi ini akan menjadi catatan penting

untuk proses audit program studi berikutya.

5. Auditor wjib membuat laporan proses audit dalam bentuk Laporan Hasil Pemeriksaan Dokumen Mutu Internal yang

ditandatangani oleh ketua dan anggota auditor serta kaprogdi auditi / teraudit.

6. Laporan hasil audit diserahkan ke PPMA 1 (satu) hari setelah pelaksanaan audit.

7. Auditor Menyampaikan kepada auditi / teraudit bahwa 1 tahun setelah pelaksanaan audit, auditor akan melakukan audit tahap

berikutnya sebagai tindak lanjut pelaksanaan audit.

8. Wajib melaporkan bila terjadi perubahan jadwal audit ke PPMA.

6

AUDITI/TERAUDIT

1. Auditi / teraudit yang terdiri dari pimpinan dan Team Penjaminan Mutu Program Studi wajib hadir ketika pelaksanaan audit.

2. Auditi / teraudit diwajibkan menyediakan dokumen fakta / bukti sesuai dengan butir yang tertulis pada Instrumen Audit Mutu

Internal UKSW.

3. Auditi / teraudit dapat menanggapi hasil audit yang disampaikan oleh auditor pada akhir pertemuan, jika dianggap tidak sesuai

dengan penilaian.

4. Auditi / teraudit wajib menandatangani lembar laporan hasil AMAI.

5. Auditi / teraudit wajib memberikan umpan balik terhadap auditor dan proses audit dalam bentuk Evaluasi Pelaksanaan Audit

Mutu Internal. Evaluasi tersebut ditandatangani oleh Kaprogdi dan dikirim ke PPMA 1 (satu) hari setelah pelaksanaan audit.

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

LAPORAN HASIL AUDIT

MUTU AKADEMIK PROGRAM STUDI

I. PENDAHULUAN

Fakultas

Program Studi

Alamat

Nama Kaprodi

Tanggal Audit

Tim Auditor Ketua :

Sekretaris:

Anggota :1.

2.

3.

Tanda

TanganKetua

Auditor

Tanda Tangan

Kaprodi :

II. TUJUAN AUDIT:

Beri tanda √ sesuai yang dikerjakan.

a. Memastikan kelengkapan dokumen penjaminan mutu dan indeks kinerja Prodi

b. Menilai kinerja Program Studi secara rutin

c. Memetakan peluang peningkatan mutu Program Studi

d. Tujuan lain, sebutkan:

36

III. LINGKUP AUDIT:

1. Dokumen dan pelaksanaan Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran, serta Strategi Pencapaian

2. Dokumen dan pelaksanaan Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan Dan Penjaminan Mutu

3. Dokumen dan Pelaksanaan Urusan Kemahasiswan dan Lulusan

4. Dokumen dan Pelaksanaan Pengembangan Sumber Daya Manusia

5. Dokumen dan Pelaksanaan Kurikulum, Pembelajaran, dan Suasana Akademik

6. Dokumen dan Pelaksanaan Pembiayaan, Sarana dan Prasarana, serta Sistem Informasi

7. Dokumen dan Pelaksanaan Penelitian, Pelayanan/Pengabdian Kepada Masyarakat, dan Kerjasama

IV. JADWAL AUDIT:

No Hari/Tanggal Jam Kegiatan Audit

1 Pembukaan & Pertemuan dengan Kaprodi

2 Pertemuan dengan Kaprodi/Satgas

Penjaminan Mutu

3 Pembuatan Laporan Audit

4 Penyampaian Temuan & Penutupan

V. HASIL AUDIT:

No Butir Borang Nilai Deskripsi dan Rekomendasi

1

2

3

37

VI. LAMPIRAN AUDIT:

Lampiran 1.

REKOMENDASI

Berdasarkan hasil audit AMAI tahun………. akan direkomendasi hal – hal sebagai berikut :

1……………………………………………………………………

2……………………………………………………………………

3.…………………………………………………………………..

4……………………………………………………………………

5……………………………………………………………………

PERMINTAAN TINDAKAN KOREKSI (PTK)

Fakultas

Program Studi

Ketua Program Studi

Ketua Tim Auditor

Referensi (Butir Mutu)

Rencana Tindakan Koreksi (diisi oleh teraudit & ditandatangani):

Tanda Tangan Teraudit Tanggal :

Tanda Tangan Ketua Auditor Tanggal :

38

Formulir Penilaian Auditing Audit Mutu Akademik Internal UKSW

PROGRAM STUDI : ………………………

PERIODE AUDIT : ……………………...

Berikan tanda SILANG (X) pada kolom tingkat kesesuaian yang dianggap paling benar/ tepat untuk setiap pernyataan dalam tabel berikut

:

Butir Evaluasi Skor

1 2 3 4

Tujuan dan lingkup pengembangan audit bermanfaat bagi pengembangan mutu program

studi

Materi/instrumen audit mendukung tercapainya tujuan audit sebagaimana termuat dalam

Standard Borang Akreditasi PS.

Materi/instrumen audit mudah dipahami oleh teraudit.

Materi/instrumen audit mudah disiapkan oleh teraudit.

Teknik pelaksanaan audit mendukung tercapainya tujuan audit.

Waktu pelaksanaan audit sesuai kebutuhan Progdi

Kinerja Auditor :

a. Obyektif

b. Komunikatif

c. Terbuka

d. Profesional

Kriteria Penilaian: Team Auditor

1. Tidak sesuai 1.

2. Kurang sesuai 2.

3. Sesuai 3.

4. Sangat sesuai 4.

5.

39

Salatiga, ………………….201..

(Kaprogdi)

Masukan dan Saran atas pelaksanaan AMAI :