job analysis (revised)

www.humanikaconsulting.com

• Memahami konsep dari analisisjabatan

• Mengetahui peran penting AnalisaJabatan pada sebuah sistem kinerjaterukur dalam organisasi.

• Trampil dalam menyelenggarakanAnalisa Jabatan denganmenggunakan berbagai metodekhususnya wawancara.

• Membuat laporan dari proses AnalisaJabatan

09.00 Introduction

10.00 Break

10.30 Methods of Job Analysis

12.00 Lunch

13.00 Role Play (Reporting)

15.00 End of Training

• JobA group of related activities and

duties• PositionThe different duties and

responsibilities performed by only one employee

• Job FamilyA group of individual jobs with

similar characteristics

Labor relations

Performance appraisal

Compensation

Safety & health

Recruiting

Employee development

Employee training

Strategic human resource planning

Selection

Career development

Source: De Cenzo & Robbins

“ Job Analysis plays particularly important roles in compensation systems (job

evaluation), in selection processes and in equal employment opportunity

(development and validation of selection tests and employment procedures). “

7

“Suatu proses mempelajari danmengumpulkan informasi-

informasi yang berhubungandengan operasional/pelaksanaan

dan tanggung jawab dari suatujabatan tertentu”. Edwin B.

FLIPPO.

“Suatu prosedur untukmenemukan dan mencatat secara

sistematis hal-hal yang berhubungan dengan suatu

jabatan atau disebut dengan Job Study yang mempelajari tentang

tugas, proses kerja, tangung jawabdan persyaratan personal darisuatu jabatan”. Dale YODER.

• A systematic exploration of the activities within a job.

• A technical procedure used to define the duties, responsibilities, and accountabilities of a job

• The identification and description of what happening on the job

• Accurately and precisely identifying the required tasks, the knowledge, and skills necessary for performing them, and the conditions under which they must performed.

• Harus Jelas Batasan Pekerjaantersebut (biasanya dalam halwewenang)

• Harus dilaksanakan atas dasarkenyataan sebenarnya (obyektif)

• Harus disusun secara kronologis

• Memperhatikan situasi pekerjaan(mengapa pekerjaan itudilakukan dalam jabatan itu)

• Memberikan pengertian tentang tugas yang terkandung dalam suatu jabatan danpersyaratan yang harus dipenuhi untukjabatan tersebut.

• Hasilnya berupa Job Description dan Job Specification

• Sebagai dasar untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan MSDM lainnya.

1. Job Description : Written Summaries of the basis Tasks, Duties and Responsibilities of Jobs

2. Job Specification : used primarily for selection of qualified employees, thus specifications should be precise as well as job related.

3. Job Performance Standards : performance goals to accomplish, and with knowledge of performance expectations on the job. Job Standards are often linked to performance appraisals.

Job Descriptions contain three (3) basic sections:

• Identification Section, Generally contains the Job title, Department and Supervisors’ Title. Other identification elements such as Job number and pay grade for the job may be included

• Job Summary, Provides a brief overview of the general nature of job tasks.

• Specific Duties and Responsibilities, Provides a detailed listing of the specific duties and responsibilities contained in the job.

Must be as accurate as possible.

Should contain all the major tasks assigned to the jobs.

Clarifying vague responsibilities

Eliminating overlapping responsibilities between jobs

• Apa yang dilakukan untukmengetahui fungsi pekerja :

– Pengolahan Masalah Data (D) : ( Memadukan, mengkoordinasikan, menganalisa, menyusun, menghitung, menyalin, membadingkan)

– Pengolahan Masalah Orang (O) : ( Menasehati, berunding, mengajar, mengawasi, mengibur, membujuk, berbicara, melayani, menerima instruksi)

– Pengolahan masalah Benda (B) : (Menyetel, mengerjakan, menjalankan, mengemudikan, mengerjakan dengantangan, melayani, memasukan bahan dan memegang)

Functional Job Analysis (Fine and Cronshaw, 1999)

• Semakin besar nomor fungsi semakin kompleks. Nomor yang sama menunjukkantingkat kompleksitas yang sama

• DATA PEOPLE THING

6. Synthesizing 8. Leading 4A. Precision working

5A. Innovating 7. Mentoring 4B. Setting Up

5B. Coordinating 6. Negoiating 4C. Operating-controlling

4. Analyzing 5. Supervising 3A. Manipulating

3A. Computing 4A. Consulting 3B. Operating-controlling I

3B. Compiling 4B. Instructing 3C. Driving-controlling

2. Copying 4C. Treating 3D. Starting up

1. Comparing 3A. Sourcing info 2A. Machine Tending I

3B. Persuading 2B. Machine Tending

3C. Coaching 1A. Handling

3D. Diverting 1B. Feeding-offbearing

2. Exchanging information

1A. Taking instruction helping

1B. Serving

• Bagaimana mengerjakan tugas

: untuk mengetahuibagaimana pekerjaan itu dilaksanakan, peralatan apa yang diperlukan danmetoda apa yang digunakan.

• Mengapa harus melakukan pekerjaan itu

: untuk mengetahui bagaimana luas(scope) pekerjaan dan tujuan darijabatan itu yang berhubungan denganbahan dan pokok dari jabatan itu(proses input-output)

• Pendidikan– Pendidikan Formal– Pendidikan lainnya

• Pengetahuan kerja• Keterampilan kerja

– Keterampilan mental– Keterampilan fisik– Keterampilan sosial

• Pengalaman kerja• Bakat• Temperamen• Minat• Kondisi Jasmani• Jenis Kelamin

“ Most Job Specificationslist the education, experience and general knowledge, skills and abilities to perform the job.”

• represent the expected performance for each job duty described on the job description

• Metode Berorientasi Kerja (Work Oriented Method)

• Metode Berorientasi Pekerja (Worker-Oriented Method)

• Metode Hybrid (Hybrid Method)

• Observasi

• Wawancara individu

• Wawancara kelompok

• Technical conference

• Kuisioner

• Diary

• Equipment based method

• Reviewing records (mereview catatanterdahulu tentang materi kinerja jabatan, deskripsi jabatan, laporan kecelakaan kerja, korespondensi, dll)

• Review literatur

• Mengkaji spesifikasi desain peralatan

• Melakukan pekerjaan

• Analis pekerjaan

• Supervisor langsung pemilik pekerjaan

• Eksekutif tingkat atas atau manajer

• Pemilik pekerjaan

• Pakar/ ahli teknis yang terkait, sepertikimiawan atau profesor

• Spesialis pelatihan organisasi

• Klien atau pelanggan

• Unit organisasi lain

• Dokumen tertulis

• Analisis jabatan terdahulu

• Filosofi dan struktur organisasi

• Lisensi dan persyaratan lain yang ditetapkan pemerintah

• Tanggung jawab

• Standar profesional

• Job context

• Produk dan layanan

• Mesin, alat, dan perlengkapan

• Indikator kinerja pekerjaan

• Personal job demands

• Pergerakan elemen

• Aktivitas pekerja

• Aktivitas pekerjaan

• Persyaratan ciri pekerja

• Perubahan masa depan

• Critical incidents

• Duties

• Tasks

• Activities

• Elemental motion

• Job dimensions

• Persyaratan ciri pekerja

• Penerapan skala pada unit kerja (skalamenunjukkan tingkat kesulitan ataukepentingan suatu tugas dalam pekerjaansecara relatif terhadap tugas lain, keluasansuatu tugas yang melibatkan interaksi dengandata, people, and things)

• Penerapan skala pada persyaratan ciri pekerja

• Analisis kualitatif vs kuantitatif

• Element: unit terkecil daripekerjaan yang dapatdiidentifikasi dengan jelasmulainya, pertengahannya, danakhirnya.

• Activitiy: kelompok atau klusterdari elemen-elemen yang mengarah pada pemenuhanpersyaratan pekerjaan.

• Task: kumpulan aktivitas yang terarah menuju pencapaiantujuan pekerjaan secara spesifik

• Duty: kumpulan seluruh task (tugas) yang terarah padasasaran umum pekerjaan

Istilah Contoh

Job Petugas polisi

Position Mangkupastika, Polisi Polsek A

Duty Pengaturan lalu lintas

Task Menilang para pelanggar

Activity Menghentikan pengendara yang

melanggar

elemen Memeri kode dengan menyalakan

lampu untuk memperlambat

kendaraan, memberi hormat dan

meminta pengendara turun dari

kendaraannya, memeriksa

kelengkapan SIM dan STNK, dll

Skill varietyTask identityTask significance

Experienced meaningfulness

of the work

High intrinsic work motivation

High-quality work performance

High satisfaction with the work

Low absenteeism and turnover

Experienced responsibility

for outcomes of the work

Knowledge of actual result

of the work

Autonomy

Feedback

Core Job

Characteristic

Critical

psychological

states

Individual work

outcomes

Moderators· Growth-need strenght

· Knowledge and skill· “Context’ satisfactions

JOB DESCRIPTION

-- Task -- Duties

--- ResponsibilitiesSOURCES OF DATA

-- Job Analyst

-- Employee

-- Supervisor

JOB DATA

-- Task

-- Performance

-- Standard

-- Responsibilities

-- Knowledge

-- Required

-- Experience

Needed

-- Job Content

-- Duties

-- Equipment

Needed

HUMAN RESOURCES FUNCTIONS

-- Recruitment

-- Selection

-- Training & Development

-- Performance Appraisal

-- Compensation Mgt.

-- Labour Relations

JOB SPECIFICATIONS

-- Skills Required

-- Physical Demand

METHODS OF

COLLECTING DATA

-- Interviews

-- Questionnaires

-- Observations

-- Records

-- DOT

-- Diaries

4

Session 2 : Conducting the Job analysis

Conducting the Job analysis

Understand the purpose of the job

analysis

Develop draft

Planning

Understand the role of the job in the

organization

Review draft with supervisor

Determine how to collect job analysis

information

Seek clarification

Source : De cenzo & Robbins

Penentuan Tujuan analisajabatan (Setting goals) untuk tujuan apa analisatersebut dilakukan agar dapat menentukan jenisinformasi jabatan yang diperlukan.

Understand the purpose of the job analysis

• Knowledge and Skill to do Job Analysis

• Have Motivation to explore the information

• Good in interpersonal communication skill

Understand the role of the job in the organization

• Menentukan informasi umum :MisiStruktur organisasiMekanisme kerja organisasiDaftar pegawaiData jabatan yang adaLingkungan kerjaKebijaksanaan kepegawaian

Planning

• Menentukan informasi jabatanminimal 3 komponen : Identifikasi jabatanPelaksanaan pekerjaan yaitu

jawaban dari : APA, Bagaimanadan MengapaPersyaratan jabatan, yaitu

tentang syarat minimal yang dibutuhkan bagi seorangpemangku jabatan.

• Pendekatan yang digunakan :

Individu

Sampling

Nama jabatan

Rumpun jabatan

• Sumber data yang digunakan :

Pegawai ybs

Atasan langsung pegawai ybs

Orang lain yang mengetahuitentang jabatan tersebut.

Literatur-literatur

Planning• Teknik pengumpulan data :KuesionerWawancara (interview)Buku harian pegawai (log

book)Pengamatan (observation)

• Memilih unit kerja yang akan diambildata jabatannya

• Inventarisasi jabatan yang ada dalamunit ybs

• Inventarisasi jumlah pemangku jabatan

• Menentukan jumlah sample pada unit kerja

• Memilih nama pemangku jabatansebagai sample

• Melakukan pengumpulan data tertentu

• Mencatat dalam job analisis worksheet

Determine how to collect job analysis information

• Deskripsi Jabatan– Uraian jabatan– Syarat kualifikasi pemangku jabatan– Pelaksanaan kegiatan

• Persyaratan jabatan (Job Specification) – Job Qualification– Job Requirement– Minimum Hiring Requirement

• Klasifikasi Jabatan (Jon Classification)• Desain Jabatan (Job Design)

– Desain jabatan secara sederhana (garis besar)– Desain Jabaran secara khusus– Pemerkayaan Jabatan (job Enrichment)

• Nilai Jabatan (job Volume)

Develop draft

Terima kasih dan …

Tetap Bangga Menjadi INDONESIA