desain struktur organisasi (kuliah 2 ompi)

Desain Struktur OrganisasiDr.WisnuDewobroto

Tujuan pembelajaran

1. Menetapkan tiga komponen kunci/penting dari struktur organisasi.2. Menjelaskan konsep struktur yangberkaitan dengan berbagi

informasi vertikal dan horisontal.3. Memahami peran gugus-gugus tugas dan tim distruktur organisasi.4. Mengidentifikasi pilihan pengelompokan departemen seperti

fungsional,divisi,dan matriks.5. Memahami kekuatan dan kelemahan dari berbagai bentuk struktur.6. Menjelaskan bentuk-bentuk struktur horisontal dan jejaring virtual

baru.7. Menggambarkan gejala defisiensi struktural dalam sebuah organisasi.

PERANCANGANORGANISASI 2

Tiga Komponen Kunci/PentingStruktur Organisasi

1. Hubungan pelaporan formal

§ Jumlah tingkat dalam hirarki.§ Rentang kendali manajer dan supervisor.

2. Pengelompokan individu

§ Pembentukan departemen3. Desain sistem

§ Komunikasi,§ koordinasidan§ integrasidariupayadiseluruhDepartemen

PERANCANGANORGANISASI 3

• Kerangka 1&2àstruktural vertikal hirarki.• Kerangka ke 3pola interaksi antara karyawanorganisasi.• Struktur idealmendorong karyawanuntuk memberikan informasihorisontal dan koordinasi yangmana dan kapan diperlukan.

• Informasi horisontal dan koordinasi tercermin dalam baganorganisasi.

PERANCANGANORGANISASI 4

Contoh Bagan Organisasi

PERANCANGANORGANISASI 5

Bagan Organisasi

• Apa posisi yangada.• Bagaimana mereka dikelompokkan.• Siapa yangmelapor kepada siapa.

PERANCANGANORGANISASI 6

Informasi Horisontal DanKoordinasiTercermin Dalam Organisasi.

Arus informasi vertikal dan horisontal• Organisasi tradisional dirancang untuk efisiensi?Otoritas terpusatterfokus pada pengambilan keputusan tingkat atas

• Organisasi Pembelajar yangmenekankan komunikasi dan kolaborasidesentralisasi kekuasaan berfokus pada tugas-tugas bersama dan keputusan

PERANCANGANORGANISASI 7

Efisiensi Dibandingkan Hasil Belajar

PERANCANGANORGANISASI 8

Berbagi Informasi Vertikal

• Keterkaitan vertikalmengkoordinasikan kegiatan antara bagian atas danbagian bawah organisasi

• Arahan hirarkis adalah jalur vertikal yangmengidentifikasi rantaikomando

• Aturan dan rencanamenciptakan link (hubungan)vertikal• Laporan,sistem komputer,dan informasi tertulis adalah sisteminformasi vertikal

PERANCANGANORGANISASI 9

Berbagi Informasi Horisontal

Hubungan horisontalmengkoordinasikan kegiatan diseluruh organisasiDepartemen - tidak tradisional yangdigambar dibagan organisasi

ü Sistem Informasi:crossfunctionalISmembangun hubunganantar departemen

ü Peran penghubung (liaisonrole):ditempatkan pada satu departemensebagai penghubung diantara 2departemen

ü Gugus-gugus tugas:komite sementara berisi perwakilan lebih dari 2departemen

ü Integratorpenuh waktu:diluar departemen bertanggung jawab untukmengkoordinasikan beberapa departemen (mnajer proyek,manajerproduk,manajer program,manajer merk)

ü Tim- tim :permanen gugus tugas danberhubungan denga integratorpenuhwaktu (proyek skala besar)

ü Virtualteam(tim maya):geografis berbedaü Koordinasi relasional

PERANCANGANORGANISASI10

Tangga Mekanisme Untuk Hubungan Horisontal

PERANCANGANORGANISASI 11

TimdanKoordinasi Horisontal

PERANCANGANORGANISASI 12

Koordinasi Relasional

• Koordinasi horisontal tingkat tinggi.

• Pemecahan masalah komunikasi,sering,tepat waktu.

• Hubungan dari tujuan bersama danpengetahuan bersamaserta saling menghormati.

PERANCANGANORGANISASI 13

Koordinasi dan Hubungan Horisontal

PERANCANGANORGANISASI 14

Definisi Struktur Organisasi• Struktur Organisasi

• Pengaturan formalpekerjaan dalam sebuah organisasi.

• Desain Organisasi• Suatuprosesyangmelibatkankeputusantentangenamelemen-elemenkunci:

• Spesialisasi kerja• Departmentalisasi• Rantai komando• Rentang kendali (Spanofcontrol)• Sentralisasi anddesentralisasi• Formalisasi

© 2007 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 10–15

Alternatif desain organisasi

PERANCANGANORGANISASI 16

Kegiatan YangDiperlukan

Pelaporan Hubungan

Pilihan Pengelompokan Departemen

Pilihan Pengelompokan Departemen

PERANCANGANORGANISASI 17

PengelompokkanFungsional

PengelompokkanDivisional

PengelompokanMultifocused

PengelompokkanHorisontal

PengelompokkanJaringan virtual

Struktur Fungsional

üKegiatan dikelompokkan berdasarkan fungsi umum.üKonsolidasi semua keterampilan khusus dan pengetahuan.üMempromosikan skala ekonomi.üLambat menanggapi perubahan lingkungan.üPendekatan lazim tetapi beberapa perusahaan dapat meresponlingkungan tanpa hubungan horisontal.

PERANCANGANORGANISASI 18

Fungsional:Kekuatan &Kelemahan

Kekuatan Kelemahan1. Memungkinkan skala

ekonomi Departemenfungsional.

1. Waktu respon lambatuntuk biaya lingkungan.

2.Memungkinkanpengembanganpengetahuandanketerampilanmendalam.

2.Dapat menyebabkankeputusan menumpukpada puncak hirarkiberlebihan.

3.Memungkinkanorganisasi untukmencapai tujuanfungsional.

3.Mengarahkesedikitkoordinasihorisontalantardepartemen.

4.Terbaik dengan hanya disatu atau beberapaproduk.

4.Mengakibatkan kuranginovasi.PERANCANGANORGANISASI Kuliahke2/19

Struktur Divisional

üStruktur produk atau unitusaha strategis.

üDivisi diatur menurut produk,layanan,kelompokproduk.

üBaik untuk mencapai koordinasi diDepartemenfungsional.

üCocok untuk perubahan cepat.

üKehilangan skala ekonomi.

üKekurangan spesialisasi teknis.

PERANCANGANORGANISASI 20

ReorganisasidarifungsionalkeDivisional

PERANCANGANORGANISASI21

Kekuatan &Kelemahan Divisional

Kekuatan Kelemahan

1.Cocok untuk perubahan cepat dalam lingkunganyangtidak stabil

1.MenghilangkanskalaekonomiDepartemenfungsional

2.Mengarah pada kepuasan pelanggan karenatanggung jawab produk dan kontak poin jelas

2.Mengarah ke sedikit koordinasi diseluruh liniproduk

3.Melibatkan koordinasi tinggi diseluruh fungsi 3.Menghilangkan kedalaman kompetensi danspesialisasi teknis

4.Memungkinkan unituntuk beradaptasi denganperbedaan pada produk,daerah,pelanggan

4.Membuatsulitintegrasidanstandardisasidiseluruhliniproduk

5.Terbaik untuk organisasi besar dengan beberapaproduk

6.Desentralisasi pengambilan keputusan

PERANCANGANORGANISASI Kuliahke2/22

Struktur GeografisüPengorganisasian untuk memenuhi kebutuhan pengguna/pelanggandari geografis.

üBanyak perusahaan multinasional yangdiselenggarakan oleh negara.

üBerfokus manajer dan karyawanpada daerah geografis tertentu.

üKekuatan dan kelemahan yangmirip dengan organisasi divisional.

PERANCANGANORGANISASI 23

Contoh Struktur Geografis

PERANCANGANORGANISASI 24

Struktur Matriks

ü Multiterfokus dengan hubungan horizontalkuat

ü Kondisi untuk matriks:1. Berbagi sumber daya diseluruh organisasi.

2. Dua atau lebih kritis outputdiperlukan:produk dan pengetahuan teknis.

3. Lingkungan kompleks dan tidak menentu

ü Memungkinkan organisasi untuk memenuhituntutan ganda.

ü Kelemahan terbesar adalah bahwa karyawanmemiliki dua bos dan tuntutan yangsalingbertentangan.

PERANCANGANORGANISASI 25

Contoh Organisasi Matriks

PERANCANGANORGANISASI 26

Kondisi Untuk Struktur Matriks

• Perlu untuk penggunaan orang-orangbersama dan fleksibel diseluruhproduk.

• Dua atau lebih outputkritis seperti produk-produk baru danpengetahuan teknis.

• Lingkungan kompleks dan tidak pasti

PERANCANGANORGANISASI 27

Kekuatan dan Kelemahan Matriks

Kekuatan Kelemahan

1.Koordinasidiperlukanuntukmemenuhituntutangandadaripelanggan

1.Menyebabkan parapeserta mengalami dualauthority,yangdapat menjadi frustasi danmembingungkan

2.Berbagisumberdayamanusiadiseluruhproduksecara fleksibel

2.Peserta perlu keterampilan interpersonaldanpelatihan ekstensif

3. Sesuai dengan keputusan yangkompleks dan seringberubah dalam lingkungan yangtidak stabil

3.Memakanwaktu banyak untuk rapat yangseringdan sesi resolusi konflik

4.Menyediakan kesempatan baik untuk fungsionalmaupun pengembangan keterampilan produk

4.Tidak akan bekerja kecuali peserta memahaminyadan lebih mengadopsi kolegial daripada hubunganjenis vertikal

5.Terbaik diorganisasi berukuran sedang denganbeberapa produk

5.Memerlukan upaya besar untuk menjagakeseimbangan kekuatan

PERANCANGANORGANISASI Kuliahke2/28

Struktur Horisontal

üOrganisasi disekitar prosesinti.Prosesmengacu pada tugas dan kegiatan

üBergeser ke arah struktur yanghorizontalselama rekayasa ulang usahaüMenghilangkan hirarki vertikal dan batas-batas Departemen

PERANCANGANORGANISASI 29

Contoh Struktur Horisontal

Didien Suhardini PERANCANGANORGANISASI30

Karakteristik Struktur Horisontal

üStruktur dibuat disekitar proseslintas fungsional.

üTimmandiri,bukan individu,adalah pemain dominan.

üPemilik prosesbertanggung jawab seluruh proses.

üOrang-orangditim diberikan otoritas untuk keputusan.

üDapat meningkatkan fleksibilitas organisasi.

üPelanggan mengarahkan organisasi,diukur oleh kepuasan pelanggan,kepuasan karyawandan kontribusi keuangan.

üBudaya salah satu dari keterbukaan,kepercayaan dan kolaborasi;fokus pada perbaikan terus-menerus.

DidienSuhardini PERANCANGANORGANISASI 31

Horisontal:Kekuatan &KelemahanKekuatan Kelemahan

1.Meningkatkan fleksibilitas dan respon cepatterhadap perubahan pada kebutuhanpelanggan

1.Menentukan prosesinti menjadi sulit danmemakan waktu

2.Mengarahkan perhatian semua orangkeproduksi dan pengiriman nilai untukpelanggan

2.Memerlukan perubahan dalam budaya,desain pekerjaan,filosofi manajemen daninformasi dan sistem penghargaan

3.Setiap karyawanmemiliki pandangan yanglebih luas dari tujuan organisasi

3.Tradisional manajer mungkin menolak ketikamereka harus menyerahkan kekuasaan danotoritas

4.Mempromosikanfokuspadakolaborasidankerjasamatim

4.Memerlukan pelatihan karyawanyangsignifikan agarbekerja secara efektif dalamlingkungan tim horisontal

5.Meningkatkan kualitas hidup bagi karyawandengan menawarkan kesempatan untukberbagi tanggung jawab,membuatkeputusan dan bertanggung jawab untukhasil

5.Dapat membatasi pengembanganketerampilan yangmendalam

DidienSuhardini PERANCANGANORGANISASI Kuliahke2/32

Desain Organisasikontemporer

• Boundaryless Organization(Organisasitanpa batasan)• Desain organisasi yangfleksibel danterstruktur yangdimaksudkan untuk mendobrakhambatan eksternal antara organisasi danpelanggan danpemasok.

• Menghapus batas-batas internal(horisontal):• Eliminasi rantai komando• Memiliki tanpa terbatas rentang kendali• Menggunakan tim yangdiberdayakan bukan departemen

• Eliminasi batas-batas eksternal:• Menggunakan struktur organisasi virtual,jejaring danmodularUsesvirtual,network,untuk

lebih dekat pada stakeholders.

DidienSuhardini PERANCANGANORGANISASI Kuliahke2/33

RemovingExternalBoundaries

• VirtualOrganization• Anorganizationthatconsistsofasmallcoreoffull-timeemployeesandthattemporarilyhiresspecialiststoworkonopportunitiesthatarise.

• NetworkOrganization• Asmallcoreorganizationthatoutsourcesitsmajorbusinessfunctions(e.g.,manufacturing)inordertoconcentratewhatitdoesbest.

• ModularOrganization• Amanufacturingorganizationthatusesoutsidesupplierstoprovideproductcomponentsforitsfinalassemblyoperations.

© 2007 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 10–34

Jaringan Virtualdan Alih Daya(Outsourcing)

üMeningkatkan koordinasi horisontal melewati batas organisasi.

üStrategi palingumum:outsourcing(alih daya)• Kontrak keluar tugas/fungsi tertentu.

üStruktur virtualatau subkontrak modularsebagian besar fungsi-fungsiutama untuk memisahkan perusahaan.

üOrganisasi jaringan virtualberfungsi sebagai hubpusat dengan ahli yangdikontrak.

PERANCANGANORGANISASI 35

Contoh Jaringan Virtual

PERANCANGANORGANISASI 36

KekuatanDanKelemahanJaringanVirtual

Kekuatan Kelemahan

1.Organisasimeskipunkecilmemungkinkanuntukmendapatkanbakatdansumberdayadiseluruhdunia

1.Manajer tidak memiliki pegangan pada kontrol atasberbagai kegiatan dan karyawan

2.Memberikan perusahaan skala langsung danmencapainya tanpa investasi besar dalam pabrik,peralatan atau fasilitas distribusi

2.Membutuhkan banyak waktu untuk mengelolahubungan dan potensi konflik dengan mitrakontrak

3.Memungkinkan organisasi untuk menjadi sangatfleksibel dan responsif terhadap kebutuhanperubahan

3.Adarisiko kegagalan organisasi jika mitra gagaluntuk memberikan atau keluar dari bisnis

4.Mengurangi biaya overheadadministratif 4.Loyalitas pekerja dan budaya perusahaan mungkinlemah karena karyawanmerasa mereka dapatdiganti oleh layanan kontrak

PERANCANGANORGANISASI Kuliahke2/37

Struktur hibrida

üKombinasi berbagai pendekatan struktur.

üDisesuaikan dengan kebutuhan spesifik.

üSering digunakan dalam lingkungan yangberubah dengan cepat.

üFleksibilitas yanglebih besar.

PERANCANGANORGANISASI 38

Penerapan Desain Struktural• Setiap struktur memenuhi kebutuhan yangberbeda danmerupakan alat yangdapat membantu paramanajer untukmenjadi lebih efektif

• Keselarasan strukturalmenyelaraskan struktur dengan tujuanorganisasi

• Gejala Defisiensi Struktural:• Pengambilan keputusan adalah tertunda atau kualitas kurang.

• Organisasi tidak dapat memenuhi kebutuhan perubahan.

• Penurunan kinerja karyawan,kebutuhan yangtidak terpenuhi.

• Terlalu banyak konflik.

PERANCANGANORGANISASI 39

Struktur ke kebutuhan organisasi untuk efisiensivsbelajar

PERANCANGANORGANISASI 40

Desain Esensial

•Strukturharusmenyediakankerangkayangmenghubungkanorganisasisecarakeseluruhan.

•Menyediakan keterkaitan vertikal dan horizontal.•Berbagai alternatif untuk pengelompokkan.• Jaringan virtualmemperluas koordinasi horisontal.•Struktur matriks berupaya untuk mencapaikeseimbangan.

•Manajer harus menemukan keseimbangan yangtepat.•Tujuan bagan organisasi untuk mendorong danmengarahkan kegiatan.

PERANCANGANORGANISASI 41