dari - u m shrd.ums.ac.id/wp-content/uploads/2016/10/sop-bpsdm.pdf · 3.16 serdos adalah proses...
Post on 03-Feb-2018
246 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Universitas
Muhammadiyah
Surakarta
PROSEDUR MUTU
Rekrutmen, Karir, Studi Lanjut, dan
Kesejahteraan Dosen dan Tenaga
Kependidikan
Kode Dokumen : PM-UMS-12
Revisi : R01
Tanggal Berlaku : 1 Januari 2016
PM-UMS-12 Halaman 2 dari 38
1. TUJUAN
1.1 Menjamin agar proses rekrutmen karyawan yang terdiri dari dosen tetap yayasan,
dosen tetap profesi, dosen emiritus dan tenaga kependidikan dapat berjalan secara
tertib, efektif, efisien, transparan, dan akuntabel sesuai dengan ketentuan yang
telah ditetapkan.
1.2 Menjamin agar kenaikan karir dosen dan tenaga kependidikan di internal
Universitas Muhammadiyah Surakarta (UMS) dan karir dosen di lingkungan
Kementerian Riset Teknologi Dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia
(Kemenristek Dikti) dapat diperoleh sesuai dengan prosedur yang telah
ditetapkan.
1.3 Menjamin agar proses studi lanjut dan pelatihan baik untuk dosen dan tenaga
kependidikan dapat berjalan secara tertib, efektif, efisien, transparan, dan
akuntabel sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
1.4 Menjamin agar seluruh dosen dan tenaga kependidikan (tendik) tetap terdaftar
sebagai peserta Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) Ketenagakerjaan
terdiri dari Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK), JKM Jaminan Kematian (JKM),
dan Jaminan Hari Tua (JHT). Dosen dan tenaga kependidikan tetap dan keluarga
dalam tanggungan terdaftar sebagai peserta Badan Penyelenggara Jaminan Sosial
(BPJS) Kesehatan dan dana kesehatan, dosen dan tenaga kependidikan
mendapatkan kesempatan mengajukan subsidi haji dan mengajukan cuti. Serta
menjamin agar semua tenaga kependidikan terdaftar sebagai peserta Simpanan
Hari Tua (SIHARTA) PT. Jiwasraya, mendapatkan kesempatan mengajukan
subsidi umroh dan insentif lembur.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup:
2.1 Mekanisme rekrutmen karyawan (dosen dan tendik) mulai dari proses analisis
kebutuhan sampai dengan pengangkatan dan pengajuan Nomor Induk Dosen
Nasional (NIDN)/Nomor Induk Dosen Khusus (NIDK)/Nomor Urut Pengajar
(NUP).
2.2 Prosedur karir untuk dosen yang meliputi kenaikan jabatan akademik/fungsional,
kenaikan pangkat/golongan baik di internal UMS maupun ditingkat Kemenristek
Dikti, kenaikan pangkat inpassing dan sertifikasi dosen (serdos) serta prosedur
karir untuk tenaga kependidikan yang terdiri dari kenaikan pangkat reguler
internal UMS, mutasi, dan promosi.
2.3 Mekanisme studi lanjut dosen dan tenaga kependidikan mulai dari proses
pengajuan ijin studi sampai dengan pelaporan hasil studi ke universitas dan
sampai ke Kopertis bagi dosen, serta mekanisme pengembangan kompetensi
Universitas
Muhammadiyah
Surakarta
PROSEDUR MUTU
Rekrutmen, Karir, Studi Lanjut, dan
Kesejahteraan Dosen dan Tenaga
Kependidikan
Kode Dokumen : PM-UMS-12
Revisi : R01
Tanggal Berlaku : 1 Januari 2016
PM-UMS-12 Halaman 3 dari 38
dosen dan tenaga pendidikan melalui kegiatan pelatihan mulai dari proses analisis
kebutuhan pelatihan sampai dengan evaluasi hasil pelatihan.
2.4 Mekanisme penerimaan dan pemanfaatan kesejahteraan dosen dan tenaga
kependidikan tetap yang terdiri dari: kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan,
kepesertaan BPJS Kesehatan untuk seluruh anggota keluarga dalam tanggungan,
pelayanan dana kesehatan, kepesertaan program SIHARTA PT. Jiwa Sraya,
penerimaan subsidi haji, penerimaan subsidi umroh, penghitungan
lembur/kelebihan jam dan ajuan cuti.
3. DEFINISI
3.1 Karyawan adalah dosen dan tenaga kependidikan.
3.2 Dosen adalah seseorang yang berdasarkan pendidikan dan keahliannya diangkat
dengan tugas utama melaksanakan Tridarma Perguruan Tinggi.
3.3 Dosen tetap yayasan adalah dosen tetap yang digaji dan diberi
tunjangan/penghasilan lain yang sah menurut Anggaran Pendapatan dan Belanja
(APB) serta bekerja penuh waktu sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
3.4 Dosen tetap profesi adalah dosen tetap dengan kontrak, berasal dari tenaga
professional institusi swasta/perorangan, non Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang
memenuhi kualifikasi akademis, digaji dan diberi tunjangan/penghasilan lain
yang sah menurut anggaran pendapatan dan belanja, sesuai dengan ketentuan
yang berlaku.
3.5 Dosen Emiritus adalah dosen yang telah pensiun, yang memenuhi jabatan
akademik, keahlian, dan reputasi, digaji dan diberi tunjangan/penghasilan lain
yang sah menurut anggaran pendapatan dan belanja sesuai dengan ketentuan
yang berlaku.
3.6 Dosen tidak tetap adalah dosen yang ditugaskan untuk mengampu mata kuliah
tertentu, dalam jangka waktu satu semester, dan dapat diperpanjang.
3.7 Tenaga kependidikan adalah seseorang yang diangkat dengan tugas utama
pelayanan bidang administrasi umum, akademik, dan keuangan.
3.8 Pangkat adalah kedudukan yang menunjukkan tingkat seorang karyawan dalam
rangkaian susunan kepegawaian dan digunakan sebagai dasar penggajian oleh
UMS.
3.9 Kenaikan pangkat reguler adalah hak pegawai, setelah memenuhi syarat-syarat
yang ditentukan dapat dinaikkan pangkatnya, kecuali apabila ada alasan yang sah
untuk menundanya;
3.10 Jabatan adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, dan
wewenang karyawan dalam suatu unit kerja. Jabatan ditinjau dari 2 sudut, yaitu
jabatan struktural dan jabatan akademik;
Universitas
Muhammadiyah
Surakarta
PROSEDUR MUTU
Rekrutmen, Karir, Studi Lanjut, dan
Kesejahteraan Dosen dan Tenaga
Kependidikan
Kode Dokumen : PM-UMS-12
Revisi : R01
Tanggal Berlaku : 1 Januari 2016
PM-UMS-12 Halaman 4 dari 38
3.11 Jabatan struktural yang secara tegas ada dalam struktur organisasi, misalnya
rektor, dekan, kepala biro, kepala tata usaha, dan seterusnya.;
3.12 Jabatan fungsional dosen yang selanjutnya disebut jabatan akademik dosen
adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak
seseorang dosen dalam suatu satuan pendidikan tinggi yang dalam
pelaksanaannya didasarkan pada keahlian tertentu serta bersifat mandiri;
3.13 Prestasi kerja adalah hasil kerja yang dicapai oleh setiap karyawan pada satuan
organisasi sesuai dengan sasaran kerja pegawai dan perilaku kerja;
3.14 Sasaran kerja pegawai (SKP) adalah rencana kerja dan target yang akan dicapai
oleh seorang karyawan;
3.15 Inpassing adalah SK penyetaraan untuk pangkat dosen non PNS yang telah
memiliki jabatan akademik;
3.16 Serdos adalah proses pemberian sertifikat pendidik untuk dosen sebagai upaya
untuk meningkatkan mutu pendidikan nasional dan memperbaiki kesejahteraan
dosen dengan mendorong dosen untuk secara berkelanjutan meningkatkan
profesionalismenya;
3.17 Promosi adalah hak untuk diusulkan menduduki jabatan struktural/fungsional
tertentu;
3.18 Mutasi adalah perpindahan tugas dari satu unit kerja ke unit kerja yang lain untuk
kepentingan pelaksanaan tugas kedinasan dan/atau dalam rangka pembinaan;
3.19 Studi lanjut adalah studi jenjang pendidikan S1 bagi tenaga kependidikan dan S2
dan/atau S3 untuk dosen baik di universitas dalam negeri maupun luar negeri;
3.20 Karyasiswa adalah dosen tetap yayasan, dosen Kopertis yang dipekerjakan di
UMS atau PNS (bukan calon pegawai), dosen tetap profesi (dosen dengan
perjanjian kerja) dan tenaga kependidikan yang menjalani studi lanjut;
3.21 Tugas belajar adalah penugasan yang diberikan oleh Rektor kepada dosen untuk
melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi baik di dalam maupun di
luar negeri tidak dengan biaya sendiri melainkan dengan beasiswa baik dari
pemerintah maupun sumber yang lain atau dengan beasiswa dari UMS dan
meninggalkan tugas sehari-hari sebagai dosen;
3.22 Ijin belajar adalah ijin yang diberikan oleh Rektor kepada dosen atau tenaga
kependidikan untuk melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi pada
perguruan tinggi di dalam negeri atas biaya sendiri dari dosen atau tenaga
kependidikan yang bersangkutan, dengan bantuan dana studi dari UMS atau
dengan beasiswa dari UMS dengan tidak meninggalkan tugas atau pekerjaan
sehari-hari sebagai dosen atau tenaga kependidikan ;
3.23 Beasiswa UMS diberikan kepada dosen dan tenaga kependidikan yang memenuhi
kriteria dan disetujui oleh Rektor atau Wakil Rektor I untuk dosen dan Wakil
Rektor II untuk tenaga kependidikan;
Universitas
Muhammadiyah
Surakarta
PROSEDUR MUTU
Rekrutmen, Karir, Studi Lanjut, dan
Kesejahteraan Dosen dan Tenaga
Kependidikan
Kode Dokumen : PM-UMS-12
Revisi : R01
Tanggal Berlaku : 1 Januari 2016
PM-UMS-12 Halaman 5 dari 38
3.24 Pelatihan merupakan proses pembelajaran yang dilakukan secara sistematis,
bertahap, dan objektif untuk meningkatkan kinerja serta kemampuan,
ketrampilan, sikap-perilaku dosen dan atau tenaga kependidikan melalui metode
ilmiah untuk jangka waktu tertentu.
3.25 BPJS Ketenagakerjaan adalah kepesertaan setiap calon dosen dan calon tenaga
kependidikan tetap dalam program BPJS Ketenagakerjaan (JKK, JKM, JHT);
3.26 JKK diberikan bagi peserta untuk perlindungan atas risiko-risiko kecelakaan
yang terjadi dalam hubungan kerja, termasuk kecelakaan yang terjadi dalam
perjalanan dari rumah menuju tempat kerja atau sebaliknya dan penyakit yang
disebabkan oleh lingkungan kerja;
3.27 JKM diperuntukkan bagi ahli waris dari peserta BPJS Ketenagakerjaan yang
meninggal bukan karena kecelakaan kerja. Jaminan Kematian diperlukan sebagai
upaya meringankan beban keluarga baik dalam bentuk biaya pemakaman
maupun santunan berupa uang;
3.28 JHT ditujukan sebagai pengganti terputusnya penghasilan tenaga kerja karena
meninggal, cacat, atau hari tua dan diselenggarakan dengan sistem tabungan hari
tua. Program Jaminan Hari Tua memberikan kepastian penerimaan penghasilan
yang dibayarkan pada saat tenaga kerja mencapai usia 56 tahun atau telah
memenuhi persyaratan tertentu;
3.29 BPJS Kesehatan adalah jaminan rawat jalan atau rawat inap peserta BPJS
Kesehatan calon dosen dan tenaga kependidikan tetap beserta seluruh anggota
keluarga dalam tanggungan;
3.30 Dana Kesehatan (DAKES) adalah subsidi kesehatan yang diberikan kepada calon
dosen dan tenaga kependidikan tetap beserta keluarga dalam tanggungan yang di
opname di rumah sakit sesuai dengan peraturan DAKES UMS;
3.31 Siharta adalah simpanan hari tua tenaga kependidikan tetap melalui PT. Jiwa
Sraya yang pemanfaatannya diberikan ketika pensiun/meninggal dunia/berhenti
bekerja dari UMS;
3.32 Subsidi Haji adalah subsidi yang diberikan kepada dosen dan tenaga
kependidikan yang mengajukan permohonan subsidi haji sesuai ketentuan yang
berlaku;
3.33 Subsidi umroh adalah subsidi yang diberikan kepada tenaga kependidikan yang
mengajukan permohonan subsidi umroh sesuai ketentuan yang berlaku;
3.34 Lembur/kelebihan jam adalah kelebihan jam kerja dari tenaga kependidikan
diluar jam kerja yang ditetapkan universitas;
3.35 Cuti adalah tidak masuk kerja yang diizinkan dalam waktu tertentu dalam rangka
kesegaran jasmani, rohani, ataupun kepentingan karyawan.
Universitas
Muhammadiyah
Surakarta
PROSEDUR MUTU
Rekrutmen, Karir, Studi Lanjut, dan
Kesejahteraan Dosen dan Tenaga
Kependidikan
Kode Dokumen : PM-UMS-12
Revisi : R01
Tanggal Berlaku : 1 Januari 2016
PM-UMS-12 Halaman 6 dari 38
4. REFERENSI
4.1 Manual Mutu UMS;
4.2 Statuta Universitas Muhammadiyah Surakarta;
4.3 Surat Keputusan Bersama Rektor dan BPH tentang peraturan pokok karyawan;
4.4 Surat Keputusan Bersama Rektor dan BPH tentang ketentuan rekrutmen dosen
tetap yayasan, dosen tetap profesi, dan dosen emiritus;
4.5 Surat Keputusan Bersama Rektor dan BPH tentang hak/kewajiban dan rekrutmen
dosen tetap profesi;
4.6 Keputusan Bersama Badan Pelaksana Harian dan Rektor UMS Nomor: 01/BPH-
R/IV/2006 Tentang Peraturan Pokok Karyawan Universitas Muhammadiyah
Surakarta;
4.7 Keputusan Bersama Badan Pelaksana Harian dan Rektor UMS Nomor: 02/BPH-
R/V/2006 Tentang Pengangkatan dan Jenis Kenaikan Pangkat Karyawan Tetap
Universitas Muhammadiyah Surakarta;
4.8 Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi No. 17 Tahun 2013 tentang Jabatan Akademik Dosen;
4.9 Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 20 Tahun
2008 Tentang Penetapan Inpassing Pangkat Dosen Bukan Pegawai Negeri Sipil
Yang Telah Menduduki Jabatan Akademik pada Perguruan Tinggi Yang
Diselenggarakan oleh Masyarakat;
4.10 Buku Pedoman Sertifikasi Pendidik untuk Dosen (Serdos) Terintegrasi: Buku 1 –
Naskah Akademik, 2015, Dirjen Pendidikan Tinggi, Departemen Pendidikan dan
Kebudayaan;
4.11 Buku Pedoman Sertifikasi Pendidik untuk Dosen (Serdos) Terintegrasi: Buku 2 –
Penilaian Portofolio, 2015, Dirjen Pendidikan Tinggi, Departemen Pendidikan
dan Kebudayaan;
4.12 Buku Pedoman Sertifikasi Pendidik untuk Dosen (Serdos) Terintegrasi: Buku 3 -
Prosedur Operasional Baku Tatalaksana Serdos Terintegrasi, 2015, Dirjen
Pendidikan Tinggi, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan;
4.13 Surat Keputusan Rektor Tentang Ketentuan Mengikuti Studi Lanjut Bagi Tenaga
Edukatif;
4.14 Surat Keputusan Rektor Tentang Beasiswa Studi Lanjut S2 dan S3 Bagi Tenaga
Edukatif Universitas Muhammadiyah Surakarta;
4.15 Deskripsi Kerja di Lingkungan UMS;
4.16 Undang-Undang RI No 4 tahun 2004 Tentang Sistem Jaminan Sosial Nasional;
4.17 Undang-Undang RI No 24 tahun 2011 Tentang Badan Penyelenggara Jaminan
Sosial;
4.18 PP no 60 tahun 2016 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 46
Tahun 2015 Tentang Penyelenggaraan Program Jaminan Hari Tua;
Universitas
Muhammadiyah
Surakarta
PROSEDUR MUTU
Rekrutmen, Karir, Studi Lanjut, dan
Kesejahteraan Dosen dan Tenaga
Kependidikan
Kode Dokumen : PM-UMS-12
Revisi : R01
Tanggal Berlaku : 1 Januari 2016
PM-UMS-12 Halaman 7 dari 38
4.19 Peraturan BPJS Ketenagakerjaan Nomor 7 Tahun 2015 Tentang Petunjuk
Pelaksanaan Pembayaran Manfaat Jaminan Hari Tua;
4.20 Surat Keputusan Bersama Rektor dan BPH Nomor 01/BPHR/2006 Tentang
Peraturan Pokok Karyawan;
4.21 Surat Keputusan Bersama Rektor dan BPH Nomor 071/IV/2008 Tentang
Peraturan Cuti Karyawan;
4.22 Surat Keputusan Rektor Nomor 117/VIII/2012 Tentang Ketentuan Subsidi Haji;
4.23 Surat Keputusan Rektor Nomor 070/VIII/2015 Tentang Ketentuan Subsidi
Ibadah Umroh;
4.24 Surat Edaran Rektor Nomor 232/A.2-VII/SR/V/2015 Tentang Jaminan Kesehatan
Tenaga Kependidikan/Dosen UMS;
4.25 Surat Keputusan Rektor tanggal 16 Juni 2015 tentang mekanisme klaim dana
kesehatan Universitas Muhammadiyah Surakarta.
5. DISTRIBUSI
5.1 BPH;
5.2 Rektor;
5.3 Wakil Rektor I;
5.4 Wakil Rektor II;
5.5 Ketua Program Studi;
5.6 Pimpinan Fakultas/Dekan;
5.7 Kepala Biro/Lembaga;
5.8 Kepala Biro Pengembangan Sumber Daya Manusia (BP-SDM).
6. PROSEDUR
6.1. Umum
6.1.1. Rekrutmen Dosen dan Tenaga Kependidikan
1) Proses pendaftaran dan seleksi dosen tetap yayasan dilakukan secara terus
menerus sepanjang tahun dengan pendaftaran dan validasi kelengkapan
administrasi secara online dan seleksi tahap awal secara One Day Service
(ODS), akan tetapi pengangkatannya dilakukan sesuai dengan kebutuhan;
2) Daftar formasi kebutuhan dosen tetap yayasan diumumkan melalui media
cetak dan atau elektronik dan atau website;
3) Calon dosen tetap berkualifikasi minimal S2 dengan status
kemahasiswaannya terdaftar di Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT).
Usia maksimal pelamar dosen tetap yayasan yang berijasah S2 adalah 40
tahun, sedangkan pelamar berijasah S3 berusia maksimal 47 tahun;
4) Calon dosen tetap dengan ijasah S-1 berbakat istimewa (usia maksimal 25
tahun), ditugaskan untuk mengikuti studi lanjut dengan program talent
Universitas
Muhammadiyah
Surakarta
PROSEDUR MUTU
Rekrutmen, Karir, Studi Lanjut, dan
Kesejahteraan Dosen dan Tenaga
Kependidikan
Kode Dokumen : PM-UMS-12
Revisi : R01
Tanggal Berlaku : 1 Januari 2016
PM-UMS-12 Halaman 8 dari 38
scouting, dan bila telah lulus diwajibkan mengikuti rangkaian tes dosen
tetap yayasan lanjutan;
5) Formulir pendaftaran dosen tetap yayasan dan dosen tetap profesi diisi
lengkap secara online (www.rekrutmen.ums.ac.id) dan harus dilampiri
dokumen utama, yaitu pindai semua ijazah dan transkrip lengkap (mulai S-
1/D-4), bagi lulusan PT Luar Negeri disertakan SK Penyetaraan dari
Kemenristek-Dikti, KTP terbaru (dianjurkan berwarna/bukan photocopy),
surat keterangan berkelakuan baik dari kepolisian setempat, dokumen
penunjang seperti sertifikat atau piagam penghargaan dan foto resmi
terbaru;
6) Rekrutmen dosen tetap yayasan didasarkan atas kebutuhan Program
Studi/Fakultas dengan beberapa pertimbangan: rasio dosen mahasiswa,
dosen tetap yang akan memasuki usia pensiun, kebutuhan pengembangan
dan proyeksi pengembangan Program Studi di masa depan;
7) Rekrutmen dosen tetap profesi, didasarkan atas kebutuhan program
studi/fakultas dengan beberapa pertimbangan: memenuhi kualifikasi
pendidikan dokter spesialis, apoteker, akuntan dan sebagainya, bidang
ilmu dan keahlian yang dibutuhkan, dan memenuhi rasio dosen
mahasiswa;
8) Rekrutmen dosen emiritus, didasarkan atas kebutuhan program
studi/fakultas dengan pertimbangan memenuhi kualifikasi pendidikan
Doktor, Guru Besar, dan keahlian khusus, diperlukan untuk
pengembangan keilmuan dan produktif;
9) Rekrutmen tenaga kependidikan baru disusun berdasarkan analisis jabatan
yang menunjukkan deskripsi dan spesifikasi pekerjaan.
6.1.2. Kenaikan Pangkat
1) Kenaikan Pangkat Reguler Internal UMS
a. Karyawan UMS (dosen dan tenaga kependidikan) diangkat dalam
pangkat dan/atau jabatan tertentu, dimana pangkat awal ditetapkan
berdasarkan tingkat pendidikan formal sesuai dengan fondasi yang
ada;
b. Pengangkatan karyawan dalam suatu jabatan dilaksanakan
berdasarkan prinsip profesionalitas sesuai dengan kompetensi, prestasi
kerja, dan jenjang kepangkatan yang ditetapkan untuk jabatan itu serta
syarat obyektif lainnya;
c. Syarat kenaikan pangkat untuk tenaga kependidikan adalah telah 4
(empat) tahun dalam pangkat terakhir dengan nilai prestasi kerja
minimal baik, sedangkan untuk dosen telah 2 (dua) tahun dalam
Universitas
Muhammadiyah
Surakarta
PROSEDUR MUTU
Rekrutmen, Karir, Studi Lanjut, dan
Kesejahteraan Dosen dan Tenaga
Kependidikan
Kode Dokumen : PM-UMS-12
Revisi : R01
Tanggal Berlaku : 1 Januari 2016
PM-UMS-12 Halaman 9 dari 38
pangkat terakhir dan memenuhi angka kredit yang diperlukan
(berdasarkan pangkat/golongan jabatan fungsional terakhir);
d. Kenaikan pangkat regular hanya diberikan setiap tanggal 1 April dan
1 Oktober;
2) Kenaikan Jabatan Akademik Dosen
a. Angka kredit adalah satuan nilai dari butir kegiatan dan atau
akumulasi nilai butir-butir kegiatan yang harus dicapai oleh seorang
dosen dalam rangka pembinaan karir kepangkatan dan jabatan;
b. Jenjang jabatan akademik dosen, pangkat, golongan ruang dari yang
paling rendah sampai dengan yang paling tinggi, yaitu:
1. Asisten Ahli, Penata Muda Tingkat I, golongan ruang III/b;
2. Lektor terdiri dari (a) Penata, golongan ruang III/c, dan (b) Penata
Tingkat I, golongan ruang III/d;
3. Lektor Kepala terdiri dari (a) Pembina, golongan ruang IV/a, (b)
Pembina Tingkat I, golongan ruang IV/b, dan (c) Pembina Utama
Muda, golongan IV/c;
4. Profesor/Guru Besar, terdiri dari (a) Pembina Utama Madya,
golongan ruang IV/d, dan (b) Pembina Utama, golongan ruang
IV/e;
c. Kenaikan jabatan fungsional dosen terdiri dari kenaikan jabatan
reguler dan loncat jabatan (kenaikan jabatan dua tingkat lebih tinggi);
d. Angka kredit untuk kenaikan pangkat/jabatan dihitung sejak
jabatan/kenaikan nilai angka kredit terakhir berdasarkan
penetapan/keputusan pejabat yang berwenang;
e. Syarat kenaikan jabatan dari Asisten Ahli ke Lektor:
1. Sekurang-kurangnya telah 2 tahun dari jabatan Asisten Ahli;
2. Memenuhi angka kredit yang dipersyaratkan baik secara
kumulatif atau perbidangnya;
3. Memiliki karya ilmiah yang dipublikasikan pada jurnal nasional
sebagai penulis pertama;
f. Syarat kenaikan jabatan dari Lektor ke Lektor Kepala:
1. Sekurang-kurangnya telah 2 tahun dalam jabatan Lektor;
2. Berpendidikan minimal Magister (S2) ;
3. Memenuhi angka kredit yang dipersyaratkan baik secara
kumulatif atau perbidangnya;
4. Memiliki karya ilmiah yang dipublikasikan dalam jurnal nasional
terakreditasi dikti sebagai penulis pertama bagi yang
berpendidikan Doktor (S3);
Universitas
Muhammadiyah
Surakarta
PROSEDUR MUTU
Rekrutmen, Karir, Studi Lanjut, dan
Kesejahteraan Dosen dan Tenaga
Kependidikan
Kode Dokumen : PM-UMS-12
Revisi : R01
Tanggal Berlaku : 1 Januari 2016
PM-UMS-12 Halaman 10 dari 38
5. Memiliki karya ilmiah yang dipublikasikan dalam jurnal
internasional sebagai penulis pertama bagi yang berpendidikan
Magister (S2);
g. Syarat kenaikan jabatan dari Lektor Kepala ke Guru Besar:
1. Sekurang-kurangnya telah 2 tahun dari jabatan Lektor Kepala;
2. Berpendidikan Doktor (S3);
3. Memenuhi angka kredit yang dipersyaratkan baik secara
kumulatif atau perbidangnya;
4. Memiliki karya ilmiah yang dipublikasikan pada Jurnal
Internasional bereputasi sebagai penulis pertama;
5. Minimal telah 3 (tiga) tahun dalam gelar Doktornya,
dimungkinkan kurang dari 3 (tiga) tahun bagi dosen yang
memiliki karya ilmiah yang dipublikasikan pada jurnal
internasional bereputasi yang diperoleh setelah gelar Doktornya;
6. Memiliki pengalaman mengajar sebagai dosen tetap minimal 10
(sepuluh) tahun;
7. Syarat loncat jabatan dari Asisten Ahli ke Lektor Kepala:
8. Telah 2 tahun dari jabatan Asisten Ahli;
9. Memiliki minimal 2 (dua) karya ilmiah yang dipublikasikan pada
jurnal internasional bereputasi sebagai penulis pertama;
10. Memenuhi angka kredit yang dipersyaratkan baik perbidang atau
kumulatifnya;
11. Berpendidikan Doktor (S3);
h. Syarat loncat jabatan dari Lektor ke Guru Besar:
1. Telah 2 tahun dari jabatan Lektor;
2. Memiliki minimal 4 (empat) karya ilmiah yang dipublikasikan
pada jurnal internasional bereputasi sebagai penulis pertama;
3. Memenuhi angka kredit yang dipersyaratkan baik perbidang
maupun kumulatifnya;
4. Berpendidikan Doktor (S3);
5. Minimal telah 3 (tiga) tahun dalam gelar Doktornya,
dimungkinkan kurang dari 3 (tiga) tahun bagi dosen yang
memiliki karya ilmiah yang dipublikasikan pada jurnal
internasional bereputasi yang diperoleh setelah gelar Doktornya,
dan telah memiliki pengalaman mengajar sebagai dosen tetap
minimal 10 (sepuluh) tahun;
i. Syarat kenaikan pangkat dalam jabatan yang sama:
1. Mencapai angka kredit yang dipersyaratkan;
2. Minimal 2 (dua) tahun dari pangkat terakhir;
Universitas
Muhammadiyah
Surakarta
PROSEDUR MUTU
Rekrutmen, Karir, Studi Lanjut, dan
Kesejahteraan Dosen dan Tenaga
Kependidikan
Kode Dokumen : PM-UMS-12
Revisi : R01
Tanggal Berlaku : 1 Januari 2016
PM-UMS-12 Halaman 11 dari 38
3. Nilai prestasi kerja minimal bernilai baik dalam 2 (dua) tahun
terakhir;
4. Memiliki karya ilmiah yang dipublikasikan sekurang-kurangnya
dalam jurnal ilmiah nasional untuk jabatan Lektor dan Lektor
Kepala sebagai penulis Pertama;
5. Memiliki karya ilmiah yang dipublikasikan dalam jurnal ilmiah
nasional terakreditasi untuk jabatan Profesor sebagai penulis
pertama;
j. Syarat pengangkatan pertama dalam jabatan akademik dosen:
1. Dosen yang memiliki ijazah Magister (S2) dapat mengajukan
Asisten Ahli dengan golongan ruang Penata Muda Tk. I, III/b,
sedangkan yang memiliki ijazah Doktor (S3) dapat mengajukan
Lektor dengan golongan ruang Penata, III/c;
2. Memiliki karya ilmiah yang publikasikan pada jurnal nasional;
3. Minimal telah 1 tahun melaksanakan tugas mengajar;
4. Melaksanakan sekurang-kurangnya satu kegiatan pengabdian
kepada masyarakat;
5. Telah memenuhi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) angka kredit
di luar angka kredit ijazah yang dihitung sejak yang bersangkutan
melaksanakan tugas sebagai dosen tetap.
3) Inpassing Pangkat Dosen Non PNS
a. Penetapan inpassing pangkat dosen sebagaimana yang
diperoleh melalui pengangkatan/kenaikan jabatan secara reguler,
ditetapkan berdasarkan jenjang jabatan akademik, ijazah
yang digunakan untuk pengangkatan awal ke dalam jabatan
akademik, dan masa kerja dalam jabatan;
b. Penetapan masa kerja dalam jabatan secara keseluruhan dihitung
sejak dari pengangkatan awal dalam jabatan akademik berdasarkan
keputusan pejabat yang berwenang sampai dengan tanggal
ditetapkannya inpassing pangkat;
c. Penetapan inpassing pangkat diberikan kepada dosen bukan PNS
pada perguruan tinggi yang diselenggarakan oleh masyarakat yang
telah memenuhi persyaratan sebagai berikut :
1. Memiliki kualifikasi akademik minimum yang diperoleh
melalui pendidikan tinggi program pascasarjana yang
terakreditasi sesuai dengan bidang keahliannya yaitu : lulusan
program magister untuk program diploma atau program sarjana
dan lulusan program doktor untuk program pascasarjana;
Universitas
Muhammadiyah
Surakarta
PROSEDUR MUTU
Rekrutmen, Karir, Studi Lanjut, dan
Kesejahteraan Dosen dan Tenaga
Kependidikan
Kode Dokumen : PM-UMS-12
Revisi : R01
Tanggal Berlaku : 1 Januari 2016
PM-UMS-12 Halaman 12 dari 38
2. Menduduki jenjang jabatan akademik berdasarkan keputusan
pejabat yang berwenang;
d. Kenaikan pangkat berikutnya setingkat lebih tinggi bagi dosen bukan
PNS pada perguruan tinggi yang diselenggarakan oleh masyarakat
yang telah ditetapkan inpassing pangkatnya harus memenuhi angka
kredit yang dipersyarakatkan;
e. Kenaikan pangkat sebagaimana dimaksud pada poin (d) dilakukan
paling sedikit setelah 2 (dua) tahun dalam pangkat terakhir yang
dimilikinya;
f. Kelengkapan administrasi ajuan inpassing pertama:
1. Surat pengantar Rektor;
2. Fotokopi SK pengangkatan sebagai dosen tetap yayasan;
3. NIDN (print out dari laman https://forlap.dikti.go.id);
4. Fotokopi ijazah lengkap dan transkrip (S1/D4, S2/Sp.1, S3/Sp.2)
yang sudah dilegalisir (cap basah) oleh pejabat berwenang,
termasuk SK penyetaraan dari Dikti bagi lulusan luar negeri;
5. Fotocopi semua SK Jabatan Fungsional yang dimiliki beserta
PAK (Penilaian Angka Kredit);
g. Kelengkapan administrasi usulan kenaikan pangkat berikutnya (dibuat
rangkap 2):
1. Surat pengantar Rektor;
2. NIDN (print out dari laman https://forlap.dikti.go.id);
3. Fotokopi sertifikat pendidik;
4. Fotokopi ijazah lengkap dan transkrip (S1/D4, S2/Sp.1, S3/Sp.2)
yang sudah dilegalisir (cap basah) oleh pejabat berwenang,
termasuk SK penyetaraan dari Dikti bagi lulusan luar negeri;
5. Fotokopi semua SK Jabatan Fungsional yang dimiliki beserta
PAK;
6. Fotokopi semua SK Inpassing pangkat yang dimiliki;
7. Penilaian prestasi kerja termasuk SKP dan perilaku kerja 2 tahun
terakhir;
8. Surat pernyataan bermaterai tidak terikat sebagai PNS di instansi
lain dan diketahui pimpinan PTS.
4) Pengusulan Sertifikasi Dosen (Serdos)
a. Syarat peserta:
1. Memiliki kualifikasi akademik sekurang-kurangnya S2/setara dari
Program studi Pasca Sarjana yang terakreditasi;
2. Dosen tetap di perguruan tinggi negeri atau dosen DPK di
perguruan tinggi yang diselenggarakan oleh masyarakat atau
Universitas
Muhammadiyah
Surakarta
PROSEDUR MUTU
Rekrutmen, Karir, Studi Lanjut, dan
Kesejahteraan Dosen dan Tenaga
Kependidikan
Kode Dokumen : PM-UMS-12
Revisi : R01
Tanggal Berlaku : 1 Januari 2016
PM-UMS-12 Halaman 13 dari 38
dosen tetap yayasan di perguruan tinggi yang diselenggarakan
oleh masyarakat yang telah mendapatkan surat keputusan
inpassing/penyetaraan dari pejabat berwenang yang diberi kuasa
oleh Mendiknas;
3. Telah memiliki masa kerja sekurang-kurangnya dua tahun di
perguruan tinggi tempat dosen bekerja sebagai dosen tetap;
4. Memiliki jabatan akademik sekurang-kurangnya Asisten Ahli;
5. Melaksanakan Tridharma Perguruan Tinggi dengan beban kerja
paling sedikit sepadan dengan 12 (dua belas) sks pada setiap
semester;
b. Dosen yang berstatus tugas belajar atau izin belajar Doktor (S3) dapat
diikutsertakan sebagai Dosen Yang Disertifikasi (DYS) dengan dasar
bahwa beban tugas belajar setara dengan 12 sks;
c. Dosen yang tidak diperbolehkan mengikuti sertifikasi dosen adalah:
1. Dosen tetap yayasan yang juga memiliki status sebagai guru tetap
yayasan dan telah mendapat sertifikat pendidik untuk guru;
2. Dosen tetap yayasan yang juga memiliki status kepegawaian
sebagai PNS atau pegawai tetap di lembaga lain;
3. Dosen calon peserta sertifikasi yang sedang menjalani hukuman
administratif sedang atau berat menurut peraturan perundang-
undangan/peraturan yang berlaku;
4. Dosen yang tidak lulus sertifikasi sebelum 1(satu) tahun kalender.
6.1.3. Penilaian Prestasi Kerja (Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) dan Perilaku
kerja)
1) Penyusunan dan penilaian SKP dilakukan secara online di laman
https://skp.ums.ac.id;
2) Pejabat penilai adalah atasan langsung dari dosen atau tenaga
kependidikan yang dinilai, sedangkan Atasan Pejabat Penilai adalah atasan
dari Pejabat Penilai;
3) Periode penilaian adalah dari Januari sampai dengan Desember. Khusus
untuk dosen, periode kegiatan yang direncanakan dan dinilai mulai dari
awal semester ganjil hingga akhir semester genap (September – Agustus),
akan tetapi periode penilaiannya tetap sama dari Januari sampai dengan
Desember;
4) Unsur-unsur kegiatan dosen mengikuti aturan PAK Jabatan Fungsional.
Universitas
Muhammadiyah
Surakarta
PROSEDUR MUTU
Rekrutmen, Karir, Studi Lanjut, dan
Kesejahteraan Dosen dan Tenaga
Kependidikan
Kode Dokumen : PM-UMS-12
Revisi : R01
Tanggal Berlaku : 1 Januari 2016
PM-UMS-12 Halaman 14 dari 38
6.1.4. Studi Lanjut dan Pelatihan
1) Umur dosen calon karyasiswa dipersyaratkan sebagai berikut:
a. Untuk studi S2 umur maksimum 35 tahun;
b. Untuk studi S3 dengan ketentuan sebagai berikut:
1. Dosen yang diangkat sebelum dan atau sama dengan tahun 1991
umur maksimum 48 tahun;
2. Dosen yang diangkat antara tahun 1992 sampai tahun 1995 umur
maksimum 45 tahun;
3. Dosen yang diangkat sesudah tahun 1995 umur maksimal 42
tahun;
c. Dalam hal persyaratan umur ini, Rektor berwenang
mempertimbangkan calon karyasiswa untuk mengikuti program pasca
sarjana, demi kepentingan UMS;
2) Indeks prestasi dan kemampuan Bahasa Inggris calon karyasiswa program
S2/S3 menyesuaikan dengan batas minimal yang dipersyaratkan oleh
perguruan tinggi atau universitas calon penyelenggara program S2/S3;
3) Bidang studi yang direncanakan oleh calon karyasiswa harus sesuai/sejalur
dengan dasar keilmuan yang dimiliki, atau sesuai dengan bidang studi
tertentu yang akan dikembangkan atau perlu dikembangkan oleh UMS;
4) Karyasiswa dengan tugas belajar dan ijin belajar dibebaskan dari jabatan
struktural dan beban mengajar maksimal 10 SKS atau sesuai yang
diberikan Program Studi atau Fakultas;
5) Rentang waktu tugas belajar dan ijin belajar termasuk beasiswa UMS
untuk dosen yang menempuh program pendidikan S3 adalah 36 bulan,
dapat diperpanjang maksimum 12 bulan (harus diajukan setiap semester
dan minimal 6 (bulan) sebelum masanya habis), sedangkan untuk program
pendidikan S2 maksimum 24 bulan dan dapat diperpanjang maksimum 1
semester, terhitung mulai perkuliahan aktif;
6) Rentang waktu ijin belajar untuk tenaga kependidikan yang menempuh
program pendidikan S1 adalah 48 bulan;
7) UMS akan memanggil pulang dan/atau mengaktifkan kembali karyasiswa
pada kesempatan pertama setelah dinyatakan selesai (submitted dan/atau
lulus ujian akhir) dan karyasiswa yang tidak dapat menyelesaikan studinya
selama-lamanya 5 (lima) tahun untuk program pendidikan S3 dan selama-
lamanya 3 (tiga) tahun untuk program pendidikan S2;
8) Karyasiswa yang tidak lulus atau drop out (DO) tidak boleh mengikuti
studi lanjut dengan biaya UMS dan tetap wajib melaksanakan ikatan dinas
minimal n+1;
9) Pengajuan permohonan ijin studi dibuka setiap bulan Desember dan April;
Universitas
Muhammadiyah
Surakarta
PROSEDUR MUTU
Rekrutmen, Karir, Studi Lanjut, dan
Kesejahteraan Dosen dan Tenaga
Kependidikan
Kode Dokumen : PM-UMS-12
Revisi : R01
Tanggal Berlaku : 1 Januari 2016
PM-UMS-12 Halaman 15 dari 38
10) Beasiswa UMS menjamin biaya SPP atau biaya pendidikan sesuai
program studi, biaya hidup dan buku yang dikirim setiap bulan ke
rekening gaji, selama 4 semester untuk program S2 dan 6 semester untuk
program S3, dana penelitian yang diberikan setelah peserta studi sidang
proposal, dan biaya promosi atau wisuda sesuai dengan aturan yang
berlaku;
11) Karyasiswa dengan beasiswa non UMS diberikan pengganti tunjangan
serdos bagi dosen yang bersertifikasi yang dikirim setiap bulan ke
rekening gaji dan insentif studi lanjut yang dapat dicairkan 3 (tiga) kali,
yaitu pada awal studi, setelah sidang proposal, dan diakhir studi. Bagi
yang studi di dalam negeri juga diberikan biaya promosi atau wisuda,
semuanya sesuai dengan aturan yang berlaku;
12) Biaya lain yang diwajibkan oleh universitas penyelenggara berdasarkan
surat resmi permintaan/pemberitahuan tertulis yang diajukan dengan surat
permohonan dari karyasiswa kepada Rektor/Wakil Rektor I melalui BP-
SDM dapat diberikan atas persetujuan Rektor/Wakil Rektor I;
13) Karyasiswa dosen yang membutuhkan dana talangan baik untuk tambahan
biaya studi atau biaya hidup dapat mengajukan pinjaman lunak studi lanjut
yang pengembaliannya dilakukan dengan angsuran perbulan melalui gaji
dengan lama waktu dan besaran sesuai dengan perjanjian;
14) Pelatihan dapat dilakukan secara in-house training oleh profesional dari
internal atau eksternal UMS atau mengikuti pelatihan yang
diselenggarakan oleh lembaga yang kompeten;
15) Proses pelatihan dosen dan atau tenaga kependidikan dilakukan secara
bertahap berdasarkan skala prioritas, analisis kebutuhan pelatihan, prospek
pengembangan, dan ketersediaan dana.
16) Proses pendaftaran, klaim dan ajuan kesejahteraan tenaga kependidikan
dan dosen dilakukan secara terus menerus sepanjang tahun sesuai dengan
ketentuan dan peraturan tiap jenis kesejahteraan.
6.2. Prosedur Rekrutmen Dosen Tetap Yayasan
6.2.1. BP-SDM melakukan analisis kebutuhan dosen tetap yayasan baru;
6.2.2. BPH bersama dengan Rektorat melakukan rapat bersama untuk
menentukan formasi lowongan dosen tetap yayasan yang akan dibuka;
6.2.3. BP-SDM membuat pengumuman melalui media cetak, media elektronik
dan website serta mengupdate formasi lowongan dosen tetap yayasan di
website pendaftaran online;
6.2.4. BP-SDM melakukan seleksi administrasi yang meliputi kesesuaian
dengan persyaratan dan kelengkapan dokumen, pendaftar yang lolos
Universitas
Muhammadiyah
Surakarta
PROSEDUR MUTU
Rekrutmen, Karir, Studi Lanjut, dan
Kesejahteraan Dosen dan Tenaga
Kependidikan
Kode Dokumen : PM-UMS-12
Revisi : R01
Tanggal Berlaku : 1 Januari 2016
PM-UMS-12 Halaman 16 dari 38
seleksi di undang via email untuk mengikuti tes kemampuan Bahasa
Inggris dan Potensi Akademik berbasis komputer sesuai jadwal yang telah
ditetapkan;
6.2.5. Peserta melakukan tes secara ODS di kantor BP-SDM, dimana peserta
akan dinyatakan memenuhi syarat untuk mengikuti tahapan selanjutnya,
apabila skor tes Bahasa Inggris ≥ 500 untuk S3, ≥ 525 untuk S2 dan ≥ 550
untuk S1 berbakat istimewa dan TPA dengan nilai ≥ 500. Peserta yang
tidak lulus dapat mengulang maksimal 6 kali, dengan selang masing-
masing 4 bulan;
6.2.6. BP-SDM mengundang peserta yang lulus tes Bahasa Inggris dan TPA,
dan Program studi/Fakultas yang dilamar ada formasi lowongan dosen
tetap yayasan yang dibuka, untuk tes Al-Islam dan Kemuhammadiyahan
berbasis komputer melalui email, dan selanjutnya peserta melakukan tes
Al-Islam dan Kemuhammadiyahan berbasis komputer di kantor BP-SDM.
Peserta dinyatakan memenuhi syarat untuk mengikuti tahapan berikutnya
apabila skor AIK ≥ 500;
6.2.7. BP-SDM membuat surat pemberitahuan ke Program Studi dan atau
Fakultas tentang adanya peserta rekrutmen yang sedang mengikuti seleksi
dan melamar di Program Studi atau Fakultas tersebut, sekaligus sebagai
permohonan untuk pelaksanaan tes kompetensi pedagogik;
6.2.8. Program Studi atau Fakultas mengirim surat balasan ke BP-SDM berisi
tentang jadwal pelaksanaan tes pedagogik di Program Studi atau Fakultas
dengan nama Mata Kuliah, materi pertemuan, jadwal kuliah dan nama
penguji. Penguji terdiri dari Kaprodi, Sekprodi, Dosen Pengampu Mata
Kuliah, Dekan dan Wakil Dekan 1;
6.2.9. BP-SDM membuat jadwal pelaksanaan tes kompetensi ilmiah dengan
menyesuaikan jadwal tim penguji yang terdiri dari Kepala Lembaga
Penelitian dan Pengabdian Pada Masyarakat (LPPM), Dekan dan
Kaprodi/WD dari Fakultas atau Program Studi yang dilamar peserta
rekrutmen dan jadwal pelaksanaan wawancara Wawasan Pengembangan
Akademik Dosen dengan menyesuaikan jadwal penguji yaitu Rektor dan
atau Wakil Rektor 1;
6.2.10. BP-SDM menginformasikan jadwal dan materi pelaksanaan tes
pedagogik, jadwal tes kompetensi ilmiah dan jadwal wawancara wawasan
pengembangan akademik dosen ke peserta;
6.2.11. BP-SDM mengirimkan berkas kelengkapan pelaksanaan tes kompetensi
pedagogik ke Program Studi atau Fakultas, serta undangan ke semua
penguji tes;
Universitas
Muhammadiyah
Surakarta
PROSEDUR MUTU
Rekrutmen, Karir, Studi Lanjut, dan
Kesejahteraan Dosen dan Tenaga
Kependidikan
Kode Dokumen : PM-UMS-12
Revisi : R01
Tanggal Berlaku : 1 Januari 2016
PM-UMS-12 Halaman 17 dari 38
6.2.12. Program Studi atau Fakultas melakukan tes kompetensi pedagogik,
dimana peserta mengajar menggantikan dosen pengampu mata kuliah
pada pertemuan kuliah yang telah dijadwalkan, dan dinilai oleh tim
penguji;
6.2.13. Program Studi atau Fakultas merekap hasil penilaian kemudian
mengirimkan kembali dokumen tersebut beserta berita acara tes ke BP-
SDM;
6.2.14. BP-SDM menyiapkan kelengkapan dokumen dan melaksanakan tes
kompetensi ilmiah, dimana peserta mempresentasikan proposal penelitian
dan diadakan tanya jawab oleh tim penguji. Hasil tes direkap dan
didokumentasikan beserta berita acara tes;
6.2.15. Rektor dan atau Wakil Rektor 1 melakukan wawancara dengan peserta
dan menyerahkan hasil penilaiannya ke BP-SDM;
6.2.16. BP-SDM membuat surat permohonan jadwal wawancara Al-Islam dan
Kemuhammadiyahan ke BPH;
6.2.17. BPH menginformasikan jadwal wawancara AIK ke BP-SDM yang
selanjutnya diinformasikan ke peserta oleh BP-SDM;
6.2.18. BP-SDM mengirim daftar peserta dan form penilaian ke BPH;
6.2.19. BPH melakukan wawancara AIK dan mengirim kembali hasil penilaian
wawancara ke BP-SDM;
6.2.20. BP-SDM merekap semua hasil tes dari semua peserta;
6.2.21. BPH bersama-sama dengan Rektorat melakukan rapat untuk menentukan
peserta yang lolos seleksi dan diangkat menjadi calon pegawai (capeg)
dosen tetap yayasan baru;
6.2.22. BP-SDM membuat kontrak kerja untuk capeg dosen tetap yayasan baru
dan mengundang capeg dosen tetap yayasan baru untuk menandatangani
kontrak kerja bersama dengan Rektor;
6.2.23. BP-SDM membuat draft SK capeg dosen tetap yayasan baru dan
mengajukan surat permohonan pengangkatan capeg dosen tetap yayasan
ke BPH dilampiri draft SK tersebut;
6.2.24. BPH mengesahkan SK dan bersama-sama dengan Rektorat menyerahkan
SK capeg dosen tetap yayasan;
6.2.25. Capeg dosen tetap yayasan baru mengumpulkan berkas kelengkapan data
personal dan syarat ajuan NIDN;
6.2.26. BP-SDM mengajukan NIDN secara online.
Universitas
Muhammadiyah
Surakarta
PROSEDUR MUTU
Rekrutmen, Karir, Studi Lanjut, dan
Kesejahteraan Dosen dan Tenaga
Kependidikan
Kode Dokumen : PM-UMS-12
Revisi : R01
Tanggal Berlaku : 1 Januari 2016
PM-UMS-12 Halaman 18 dari 38
6.3. Prosedur Rekrutmen Dosen Tetap Profesi
6.3.1. BP-SDM melakukan pemetaan kebutuhan dosen tetap profesi tiap-tiap
program studi/fakultas dan menginformasikannya ke pimpinan program
studi dan fakultas;
6.3.2. Peserta rekrutmen melakukan pendaftaran secara online dengan
kelengkapan dokumen sama seperti pendaftaran dosen tetap yayasan;
6.3.3. Peserta diundang oleh BP-SDM setelah pendaftaran divalidasi, untuk
melakukan tes Bahasa Inggris berbasis komputer di BP-SDM dengan skor
minimal 450 (kecuali sangat dibutuhkan);
6.3.4. Peserta mendapatkan pertimbangan keilmuan dan keahlian (surat
rekomendasi) dari program studi atau fakultas;
6.3.5. BP-SDM membuat surat permohonan jadwal wawancara Al-Islam dan
Kemuhammadiyahan (AIK) ke BPH;
6.3.6. BPH menginformasikan jadwal wawancara AIK ke BP-SDM yang
selanjutnya diinformasikan ke peserta oleh BP-SDM;
6.3.7. BP-SDM mengirim daftar peserta dan form penilaian ke BPH;
6.3.8. BPH melakukan wawancara AIK dan mengirim kembali hasil penilaian
wawancara ke BP-SDM;
6.3.9. BP-SDM menyiapkan draft kontrak dan mengundang peserta yang lulus
wawancara AIK untuk tanda tangan kontrak;
6.3.10. BP-SDM membuat draft SK dosen tetap profesi baru dan mengajukan
surat permohonan pengangkatan ke BPH dilampiri draft SK tersebut;
6.3.11. BPH mengesahkan SKdan SK diserahkan ke dosen tetap profesi baru;
6.3.12. Dosen tetap profesi baru mengumpulkan berkas kelengkapan data
personal dan syarat ajuan NIDK;
6.3.13. BP-SDM mengajukan NIDK secara online;
6.3.14. BP-SDM meminta evaluasi kinerja dosen tetap profesi 1 bulan sebelum
kontrak selesai untuk bahan pertimbangan kelanjutan kontrak.
6.4. Prosedur Rekrutmen Dosen Emiritus
6.4.1. Calon dosen menyerahkan CV yang berisi tentang keilmuan, keahlian,
dan reputasi yang telah diraih;
6.4.2. Calon dosen menyerahkan salinan ijasah dan kepangkatan akademik;
6.4.3. Calon dosen mendapatkan pertimbangan keilmuan dan keahlian dari
program studi/fakultas;
6.4.4. Calon dosen mendapatkan pertimbangan dari BPH;
6.4.5. BP-SDM menyiapkan draft kontrak dan membuat draft SK kemudian
mengajukan surat permohonan pengangkatan ke BPH dilampiri draft SK
tersebut;
Universitas
Muhammadiyah
Surakarta
PROSEDUR MUTU
Rekrutmen, Karir, Studi Lanjut, dan
Kesejahteraan Dosen dan Tenaga
Kependidikan
Kode Dokumen : PM-UMS-12
Revisi : R01
Tanggal Berlaku : 1 Januari 2016
PM-UMS-12 Halaman 19 dari 38
6.4.6. BPH mengesahkan SKdan SK diserahkan ke dosen emiritus baru.
6.5. Prosedur Rekrutmen Dosen Tidak Tetap
6.5.1. Program Studi/Fakultas mengajukan permohonan SK pengangkatan
dosen tidak tetap yang ditujukan kepada Wakil Rektor I;
6.5.2. Wakil Rektor I mendisposisi surat ajuan ke BP-SDM;
6.5.3. BP-SDM membuat draft SK untuk disetujui Rektor dan kontrak dosen
tidak tetap;
6.5.4. Dosen tidak tetap menandatangani kontrak dan menerima SK serta
mengumpulkan persyaratan ajuan NUP;
6.5.5. BP-SDMmengajukan NUP secara online.
6.6. Prosedur Rekrutmen Tenaga Kependidikan
6.6.1. BP-SDM melakukan analisis kebutuhan tenaga kependidikan baru, dan
menyampaikan hasilnya ke Wakil Rektor II atas nama Rektor;
6.6.2. Rektor mengajukan permohonan rekrutmen tenaga kependidikan baru ke
BPH;
6.6.3. Setelah disetujui oleh BPH, BP-SDM berkoordinasi dengan
biro/lembaga/fakultas yang akan diberi tenaga kependidikan baru untuk
menentukan kualifikasi yang dibutuhkan;
6.6.4. BP-SDM mengumumkan adanya rekrutmen tenaga kependidikan baru
melalui media cetak nasional maupun website UMS;
6.6.5. Peserta mendaftar lewat pos kemudian divalidasi oleh BP-SDM meliputi
kesesuaian kualifikasi dan kelengkapan dokumen;
6.6.6. Peserta diundang untuk mengikuti tes Bahasa Inggris, Potensi akademik
dan AIK berbasis komputer sesuai dengan jadwal yang ditentukan;
6.6.7. BP-SDM mengajukan jadwal tes kompetensi ke biro/lembaga/fakultas
terkait, selanjutnya diumumkan ke peserta yang lulus seleksi sebelumnya;
6.6.8. BP-SDM menyiapkan dokumen kelengkapan tes kompetensi dan
mengirimkannya ke biro/lembaga/fakultas terkait;
6.6.9. Biro/lembaga/fakultas terkait melaksanakan tes kompetensi, dan
mengembalikan hasil penilaian ke BP-SDM;
6.6.10. BP-SDM membuat surat permohonan jadwal wawancara AIK ke BPH;
6.6.11. BPH menginformasikan jadwal wawancara AIK ke BP-SDM yang
selanjutnya diinformasikan ke peserta oleh BP-SDM;
6.6.12. BP-SDM mengirim daftar peserta dan form penilaian ke BPH;
6.6.13. BPH melakukan wawancara AIK dan mengirim kembali hasil penilaian
wawancara ke BP-SDM;
6.6.14. BP-SDM merekap semua hasil tes dari semua peserta;
Universitas
Muhammadiyah
Surakarta
PROSEDUR MUTU
Rekrutmen, Karir, Studi Lanjut, dan
Kesejahteraan Dosen dan Tenaga
Kependidikan
Kode Dokumen : PM-UMS-12
Revisi : R01
Tanggal Berlaku : 1 Januari 2016
PM-UMS-12 Halaman 20 dari 38
6.6.15. BPH bersama-sama dengan Rektorat melakukan rapat untuk menentukan
peserta yang lolos seleksi dan diangkat menjadi capeg tenaga
kependidikan baru;
6.6.16. BP-SDM membuat kontrak kerja untuk capeg tenaga kependidikan baru
dan mengundang capeg tenaga kependidikan baru untuk menandatangani
kontrak kerja bersama dengan Rektor;
6.6.17. BP-SDM membuat draft SK capeg tenaga kependidikan tetap yayasan
baru dan mengajukannya surat permohonan pengangkatan capeg tenaga
kependidikan ke BPH dilampiri draft SK tersebut;
6.6.18. BPH mengesahkan SKdan bersama-sama dengan Rektorat menyerahkan
SK capeg tenaga kependidikan.
6.7. Prosedur Kenaikan Pangkat Reguler Internal UMS
6.7.1. BP-SDM membuat daftar nama dosen dan/atau tenaga kependidikan yang
memenuhi syarat untuk naik pangkat termasuk angka kredit jabatan
fungsional untuk dosen dan nilai prestasi kerja yang terdiri dari
pengukuran SKP dan penilaian perilaku kerja selama 2 tahun berturut-
turut dengan nilai minimal BAIK, paling lambat 2 (dua) bulan sebelum
waktu kenaikan pangkat. Hanya dosen dan tenaga kependidikan yang
telah membuat dan mengumpulkan hasil penilaian prestasi kerja saja yang
akan diproses;
6.7.2. BP-SDM mengirimkan surat berikut daftar dosen dan tenaga
kependidikan yang sudah waktunya naik pangkat kepada pimpinan
fakultas/biro/lembaga terkait. Daftar ini selanjutnya disebut sebagai calon
dosen dan/atau tenaga kependidikan naik pangkat;
6.7.3. BP-SDM membuat dan mengirimkan draft SK kenaikan pangkat atas
calon dosen/tenaga kependidikan naik pangkat pada Wakil Rektor I
(untuk dosen) dan Wakil Rektor II (untuk tendik);
6.7.4. Draft SK kenaikan pangkat yang telah disetujui Wakil Rektor I/Wakil
Rektor II dikirim ke Badan Pengawas Harian (BPH) untuk disahkan dan
selanjutnya dilakukan penyerahan SK;
6.7.5. BP-SDM mendokumentasikan SK di data personal masing-masing
dosen/tenaga kependidikan dan melakukan update data gaji di sistem
informasi kepegawaian atas dosen/tenaga kependidikan yang telah
menerima SK kenaikan pangkat.
6.8. Prosedur Kenaikan Jabatan Akademik Dosen (Asisten Ahli dan Lektor)
6.8.1. Dosen mengumpulkan dokumen kelengkapan usulan kenaikan jabatan
fungsional atau pangkat kepada Kepala Urusan Cumulatif Credit Point
Universitas
Muhammadiyah
Surakarta
PROSEDUR MUTU
Rekrutmen, Karir, Studi Lanjut, dan
Kesejahteraan Dosen dan Tenaga
Kependidikan
Kode Dokumen : PM-UMS-12
Revisi : R01
Tanggal Berlaku : 1 Januari 2016
PM-UMS-12 Halaman 21 dari 38
(Kaur CCP) beserta bukti fisik kegiatan per bidang sesuai dengan aturan
PAK;
6.8.2. Kaur CCP memverifikasi kelengkapan dokumen dan bukti fisik;
6.8.3. Berkas usulan disidangkan di rapat Senat Fakultas;
6.8.4. Berkas usulan dan kelengkapan dokumen termasuk bukti fisik di kirim ke
tim CCP di BP-SDM;
6.8.5. Berkas usulan disidangkan oleh Tim CCP tingkat Universitas;
6.8.6. Hasil penilaian Tim CCP diberitahukan kepada dosen yang mengusulkan,
terutama untuk berkas yang perlu direvisi;
6.8.7. Setelah dinyatakan memenuhi persyaratan maka berkas dikirim ke
Kopertis Wilayah VI Semarang atau Kopertais Wilayah X oleh BP-SDM;
6.8.8. Hasil verifikasi berkas usulan oleh Kopertis Wilayah VI atau Kopertais
Wilayah X disampaikan lewat Kaur CCP untuk selanjutnya diteruskan
kepada dosen yang mengusulkan. Terutama jika ada kekurangan atau
kesalahan di berkas ajuan, atau jika angka kredit yang dimiliki kurang;
6.8.9. Apabila SK sudah turun, dosen pengusul menerima SK Kenaikan Jabatan
Akademik ke Kopertis Wilayah VI atau Kopertais Wilayah X;
6.8.10. BP-SDM mendokumentasikan SK di data personal masing-masing dosen
dan melakukan update data di PDPT dan sistem informasi kepegawaian
UMS.
6.9. Prosedur Kenaikan Jabatan Akademik Dosen (Lektor Kepala dan Guru
Besar)
6.9.1. Dosen pengusul mengajukan usulan Guru Besar melalui jurusan/prodi
dan atau fakultas yang sesuai dengan ijazah Doktor (S3) yang
dimilikinya;
6.9.2. Dosen mengumpulkan dokumen kelengkapan usulan kenaikan jabatan
fungsional kepada Kaur CCP beserta bukti fisik kegiatan per bidang
sesuai dengan aturan PAK;
6.9.3. Kaur CCP memverifikasi kelengkapan dokumen dan bukti fisik;
6.9.4. Dosen pengusul membuat rekapitulasi perhitungan angka kredit dengan
melampirkan bukti fisik untuk diserahkan dan disidangkan oleh Senat
Fakultas;
6.9.5. Senat Fakultas mengadakan sidang untuk menilai mengenai substansi
akademik dan kepribadian, kinerja, integritas, tanggung jawab
pelaksanaan tugas, kode etik, dan tata krama dosen yang dituangkan
dalam berita acara beserta rekomendasi;
6.9.6. Senat Fakultas meneruskan usulan ke pimpinan UMS melalui BP-SDM
untuk dilakukan validasi oleh Tim CCP UMS;
Universitas
Muhammadiyah
Surakarta
PROSEDUR MUTU
Rekrutmen, Karir, Studi Lanjut, dan
Kesejahteraan Dosen dan Tenaga
Kependidikan
Kode Dokumen : PM-UMS-12
Revisi : R01
Tanggal Berlaku : 1 Januari 2016
PM-UMS-12 Halaman 22 dari 38
6.9.7. Hasil sidang Tim CCP UMS diajukan ke Senat Universitas (Komisi
Akademik). Komisi Akademik Senat UMS menilai kelayakan perolehan
angka kredit dan persyaratan khusus baik dari sisi substansi akademik
maupun kepribadiannya;
6.9.8. Dalam keadaan khusus (seperti kepakaran yang belum dimiliki UMS)
untuk menilai kelayakan karya dosen yang diusulkan, Komisi Akademik
dapat meminta pimpinan UMS untuk meminta bantuan ke perguruan
tinggi lain;
6.9.9. Dalam hal Komisi Akademik Senat UMS menyetujui usulan Guru Besar,
dosen yang diusulkan dalam jabatan Guru Besar diminta
mempresentasikan hasil karya ilmiah pada rapat pleno Senat UMS dalam
bidang penugasan Guru Besarnya;
6.9.10. Rapat pleno Senat UMS memberi persetujuan atau mengembalikan usulan
untuk penyempurnaan, atau menolak untuk sementara usulan karena
alasan adanya pelanggaran etika akademik, serta merekomendasikan
untuk pemberian sanksi dan pembinaan lebih lanjut yang dituangkan
dalam berita acara;
6.9.11. Rektor UMS melanjutkan usulan kenaikan jabatan Guru Besar ke
Kopertis Wilayah VI Jawa Tengah atau Kopertais X setelah mendapat
persetujuan dari Senat UMS;
6.9.12. Hasil verifikasi berkas usulan oleh Kopertis Wilayah VI atau Kopertais
Wilayah X disampaikan lewat Kaur CCP untuk selanjutnya diteruskan
kepada dosen yang mengusulkan. Terutama jika ada kekurangan atau
kesalahan di berkas ajuan, atau jika angka kredit yang dimiliki kurang;
6.9.13. Apabila SK sudah turun, dosen pengusul menerima SK Kenaikan Jabatan
Akademik ke Kopertis Wilayah VI atau Kopertais Wilayah X;
6.9.14. BP-SDM melakukan update data PDPT dan sistem informasi
kepegawaian UMS.
6.10. Prosedur Inpassing Pangkat Dosen Non PNS
6.10.1. BP-SDM mendata dosen yang sudah bisa mengajukan kenaikan pangkat
inpassing sesuai dengan persyaratan yang berlaku:
6.10.2. BP-SDM mengirimkan surat pemberitahuan kepada dosen mengenai
pembukaan ajuan kenaikan pangkat inpassing;
6.10.3. Dosen melengkapi berkas yang diperlukan;
6.10.4. BP-SDM melengkapi berkas dan mengirim berkas tersebut ke Kopertis
Wilayah VI;
6.10.5. Kopertis VI meneruskan ke Kemenristek Dikti untuk ajuan kenaikan
pangkat inpassing yang lektor kepala dan guru besar;
Universitas
Muhammadiyah
Surakarta
PROSEDUR MUTU
Rekrutmen, Karir, Studi Lanjut, dan
Kesejahteraan Dosen dan Tenaga
Kependidikan
Kode Dokumen : PM-UMS-12
Revisi : R01
Tanggal Berlaku : 1 Januari 2016
PM-UMS-12 Halaman 23 dari 38
6.10.6. Kopertis Wilayah VI mengumumkan SK inpassing telah keluar;
6.10.7. Dosen menerima SK kenaikan pangkat inpassing di Kopertis;
6.10.8. BP-SDM mendokumentasikan SK di data personal masing-masing dosen
dan melakukan update data di PDPT dan sistem informasi kepegawaian
UMS.
6.11. Prosedur Pengusulan Sertifikasi Dosen
6.11.1. Berdasarkan basis data PDPT, Kemenristek Dikti memberitahukan data
bakal calon DYS secara online melalui situs web PDPT (atau yang
sepadan) pada tahun berjalan dan diinformasikan ke Perguruan Tinggi
Swasta (PTS) melalui Kopertis Wilayah VI;
6.11.2. Kopertis melakukan proses validasi dengan melakukan updating data
bakal calon DYS (data D1) yang meliputi penghapusan bakal calon
DYS karena dosen sudah meninggal dunia, pensiun, belum inpassing,
dan lain-lain, pemutakhiran data induk bakal calon DYS, dan
pemutakhirkan data induk dosen yang belum ada dalam data D1. Data
D1 yang telah divalidasi oleh Kopertis dinamakan sebagai data D2;
6.11.3. Kemenristek Dikti, berdasarkan pertimbangan alokasi nasional, kriteria
dan skala prioritas sesuai ketentuan dan perundangan yang berlaku,
serta alokasi Kopertis maupun PTS melakukan ranking data pada data
D2 dan menetapkan jumlah dan nama-nama calon DYS definitif bagi
masing-masing Perguruan Tinggi Pengusul (PTU). Data D2 yang telah
diolah oleh Dikti tersebut dinamakan sebagai data D3;
6.11.4. BP-SDM melalui panitia serdos tingkat universitas mengunduh data D3
pada situs web serdos Kemenristek Dikti;
6.11.5. BP-SDM melalui panitia serdos tingkat universitas melakukan
verifikasi dan validasi data D3 dalam bentuk menghapus calon DYS
karena pertimbangan strategis pimpinan perguruan tinggi maupun
menambahkan dan/atau memvalidasi data bidang ilmu/sub-rumpun
ilmu. Data D3 yang telah diverifikasi dan divalidasi oleh panitia serdos
tingkat universitas serta disahkan oleh pimpinan perguruan tinggi
dinamakan sebagai data D4;
6.11.6. BP-SDM melalui panitia serdos tingkat universitas mengirimkan data
D4 ke Kopertis Wilayah VI untuk diteruskan ke Kemenristek Dikti;
6.11.7. Kemenristek Dikti melakukan verifikasi data kepangkatan berdasarkan
data SK kenaikkan pangkat terakhir (untuk DYS PNS) atau SK
Inpassing/Penyetaraan (untuk DYS non PNS) dan menetapkan jumlah
dan nama DYS definitif untuk masing-masing PTU berdasarkan data
D4 yang telah disahkan oleh PTU;
Universitas
Muhammadiyah
Surakarta
PROSEDUR MUTU
Rekrutmen, Karir, Studi Lanjut, dan
Kesejahteraan Dosen dan Tenaga
Kependidikan
Kode Dokumen : PM-UMS-12
Revisi : R01
Tanggal Berlaku : 1 Januari 2016
PM-UMS-12 Halaman 24 dari 38
6.11.8. Kemenristek Dikti melalui Kopertis Wilayah VI memberikan akun
untuk masing-masing DYS pada data D4 yang meliputi akun diri
sendiri, akun atasan, akun sejawat, dan akun mahasiswa, serta akun
panitia di tingkat universitas untuk kepentingan seleksi/evaluasi serdos.
Dan selanjutnya BP-SDM menyampaikan akun tersebut kepada masing-
masing DYS dan program studi/fakultas terkait;
6.11.9. DYS menyusun diskripsi diri, mengupload diskripsi diri dan dokumen-
dokumen lain (portofolio) yang diperlukan untuk kepentingan evaluasi
DYS pada laman serdos.dikti.go.id melalui akun masing-masing;
6.11.10. Atasan, sejawat, dan mahasiswa melakukan penilaian DYS pada laman
serdos.dikti.go.id melalui akun masing-masing;
6.11.11. Kemenristek Dikti melalui Asesor yang ditunjuk melakukan penilaian
portofolio DYS;
6.11.12. Kemenristek Dikti mengumumkan DYS yang lolos (lulus)
seleksi/evaluasi serdos;
6.11.13. Kemenristek Dikti menyampaikan Sertifikat Pendidik (serdik) kepada
DYS yang lolos (lulus) seleksi/evaluasi serdos;
6.11.14. BP-SDM memasukkan nama-nama dosen yang telah menerima serdik
pada dokumen Pernyataan Pertanggungjawaban Mutlak;
6.11.15. BP-SDM mengirimkan dokumen Pertanggungjawaban Mutlak ke
Kopertis Wilayah VI.
6.11.16. BP-SDM mendokumentasikan Sertifikat Pendidik (Serdik) di data
personal masing-masing dosen dan melakukan update data di PDPT dan
sistem informasi kepegawaian UMS.
6.12. Prosedur Pembuatan Rencana Sasaran Kerja Pegawai (SKP) dan Penilaian
Prestasi Kerja
6.12.1. Pada awal tahun (bulan januari) dosen dan tenaga kependidikan
membuat rencana SKP. Formulir SKP tenaga kependidikan diisi
berdasarkan turunan rencana strategis UMS maupun unit/ fakultas.
Sedangkan untuk dosen didasarkan atas angka kredit yang akan dicapai;
6.12.2. Pimpinan yang merupakan pejabat penilai mengevaluasi dan menyetujui
rencana SKP yang telah dibuat oleh dosen dan tenaga kependidikan
yang ada di lingkungan Prodi/Fakultas/Biro/Lembaga yang dipimpin.
Jika ada kegiatan yang tidak sesuai, maka dosen atau tenaga
kependidikan yang diverifikasi recana SKP-nya diminta untuk
melakukan revisi;
Universitas
Muhammadiyah
Surakarta
PROSEDUR MUTU
Rekrutmen, Karir, Studi Lanjut, dan
Kesejahteraan Dosen dan Tenaga
Kependidikan
Kode Dokumen : PM-UMS-12
Revisi : R01
Tanggal Berlaku : 1 Januari 2016
PM-UMS-12 Halaman 25 dari 38
6.12.3. Dosen dan tenaga kependidikan melakukan revisi rencana SKP jika
perlu, kemudian diperiksa kembali oleh pejabat penilai dan selanjutnya
disetujui;
6.12.4. Dosen dan tenaga kependidikan melaksanakan kegiatan/tugas sesuai
dengan rencana SKP yang telah dibuat sekaligus juga mengumpulkan
bukti-bukti kegiatan/tugas yang telah dijalankan;
6.12.5. Pada akhir tahun (31 desember hingga awal januari) dosen dan tenaga
kependidikan menyerahkan bukti-bukti kegiatan/tugas selama satu
tahun kepada pejabat penilai;
6.12.6. Pejabat penilai melakukan penilaian SKP dan perilaku kerja dari dosen
dan tenaga kependidikan yang ada di lingkungan
Prodi/Fakultas/Biro/Lembaga yang dipimpin;
6.12.7. Atasan pejabat penilai memverifikasi kemudian menyetujui hasil
penilaian yang telah diberikan oleh pejabat penilai;
6.12.8. Dosen dan tenaga kependidikan mencetak rencana SKP, Pengukuran
SKP, dan Penilaian Perilaku Kerja dan mengumpulkan dokumen
tersebut yang telah ditandatangani ke BP-SDM;
6.12.9. BP-SDM mendokumentasikan SKP yang dikumpulkan di data personal
masing-masing dosen dan tenaga kependidikan dan mengupload
dokumen ke dalam sistem online.
6.13. Prosedur Promosi Tenaga Kependidikan
6.13.1. BP-SDM membuat daftar tenaga kependidikan berdasarkan lama kerja
dan pendidikan. Data tenaga kependidikan berdasarkan lama kerja dan
pendidikan tersebut kemudian dinamakan sebagai DUK (Daftar Urutan
Kepangkatan);
6.13.2. Promosi tenaga kependidikan diawali dari adanya formasi untuk jabatan
tertentu. BP-SDM memastikan kriteria, persyaratan, dan kecakapan
tertentu yang dibutuhkan suatu formasi jabatan;
6.13.3. BP-SDM mengidentifikasi nama-nama dalam DUK yang memenuhi
kriteria sebagaimana di atas. Nama-nama tersebut kemudian dinamakan
sebagai calon pejabat;
6.13.4. BP-SDM melakukan pengamatan atas nama-nama calon pejabat terkait
dengan kedisiplinannya, kinerja, dan perilaku kerjanya;
6.13.5. BP-SDM mengurutkan nama-nama calon pejabat berdasarkan
kedisiplinan, kinerja, dan perilaku kerjanya. Data ini kemudian
dinamakan sebagai data urutan calon pejabat;
6.13.6. BP-SDM menyampaikan data urutan calon pejabat kepada pimpinan
universitas;
Universitas
Muhammadiyah
Surakarta
PROSEDUR MUTU
Rekrutmen, Karir, Studi Lanjut, dan
Kesejahteraan Dosen dan Tenaga
Kependidikan
Kode Dokumen : PM-UMS-12
Revisi : R01
Tanggal Berlaku : 1 Januari 2016
PM-UMS-12 Halaman 26 dari 38
6.13.7. Pimpinan universitas menentukan nama pejabat pada formasi yang
tersedia;
6.13.8. Pimpinan universitas menyampaikan SK Struktural kepada tenaga
kependidikan;
6.13.9. BP-SDM melakukan update data di sistem informasi kepegawaian atas
tenaga kependidikan yang telah menerima SK Struktural.
6.14. Prosedur Mutasi Tenaga Kependidikan
6.14.1. Mutasi tenaga kependidikan diawali dari adanya kebutuhan atas staf
pada unit kerja tertentu atau kepentingan penyegaran dikarenakan telah
lamanya seorang staf menempati formasi tertentu. BP-SDM
memperoleh informasi tentang kebutuhan tersebut dari laporan
pimpinan;
6.14.2. BP-SDM mengidentifikasi kriteria, persyaratan, dan kecakapan tertentu
yang dibutuhkan suatu formasi tertentu;
6.14.3. BP-SDM mengidentifikasi nama-nama tenaga kependidikan yang
memenuhi kriteria sebagaimana di atas. Data tersebut kemudian
dinamakan sebagai Data Nama Calon Mutasi;
6.14.4. BP-SDM mengurutkan nama-nama pada Data Nama Calon Mutasi
tersebut berdasarkan ketepatan kecakapan yang dibutuhkan dan lama
tenaga kependidikan tersebut menempati formasi terakhir. Data ini
kemudian dinamakan sebagai Data Urutan Nama Calon Mutasi;
6.14.5. BP-SDM menyampaikan Data Urutan Nama Calon Mutasi kepada
pimpinan universitas;
6.14.6. Pimpinan universitas menentukan mutasi nama-nama tenaga
kependidikan berdasarkan Data Urutan Nama Calon Mutasi;
6.14.7. Pimpinan universitas menyampaikan Surat Tugas kepada tenaga
kependidikan;
6.14.8. BP-SDM melakukan update data di sistem informasi kepegawaian atas
tenaga kependidikan yang telah menerima Surat Tugas.
6.15. Prosedur Studi Lanjut Dosen
6.15.1. Calon karyasiswa mengisi form permohonan, dengan melengkapi semua
lampirannya;
6.15.2. BP-SDM memverifikasi berkas ajuan dan menyampaikan semua berkas
ajuan ke Rektor/Wakil Rektor I;
6.15.3. Rektor/Wakil Rektor I mempertimbangkan untuk menyetujui atau tidak
menyetujui ajuan, sekaligus persetujuan bagi yang mengajukan beasiswa
UMS;
Universitas
Muhammadiyah
Surakarta
PROSEDUR MUTU
Rekrutmen, Karir, Studi Lanjut, dan
Kesejahteraan Dosen dan Tenaga
Kependidikan
Kode Dokumen : PM-UMS-12
Revisi : R01
Tanggal Berlaku : 1 Januari 2016
PM-UMS-12 Halaman 27 dari 38
6.15.4. Berkas ajuan di disposisi ke BP-SDM;
6.15.5. BP-SDM menerbitkan surat ijin untuk mendaftar ke universitas
penyelenggara dan mendaftar beasiswa.
6.15.6. Calon karyasiswa yang mendaftar beasiswa dari pemerintah, melengkapi
berkas yang dibutuhkan dan mengurus ijin ke Kopertis VI dengan surat
pengantar yang dibuatkan oleh BP-SDM;
6.15.7. Calon karyasiswa mendaftar di perguruan tinggi penyelenggara dan
mengikuti seleksi beasiswa;
6.15.8. Calon karyasiswa melaporkan hasil pendaftarannya baik dari universitas
penyelenggara maupun beasiswa yang telah didaftar, jika lulus,
selanjutnya BP-SDM membuatkan surat tugas belajar atau surat ijin
belajar beserta surat perjanjian studi (termasuk jaminan pembiayaan
studi). Bagi yang mendaftar studi ke luar negeri, calon karyasiswa
menandatangani surat pernyataan kesanggupan pulang;
6.15.9. Karyasiswa dengan tugas belajar dan ijin belajar melaporkan kemajuan
studi setiap semester sekali sampai dengan selesai masa tugas atau
ijinnya selambat-lambatnya 90 (sembilan puluh) hari setelah kalender
akademik setiap semester berakhir.
6.16. Prosedur Studi Lanjut Tenaga Kependidikan
6.16.1. BP-SDM melakukan analisis kompetensi tenaga kependidikan;
6.16.2. BP-SDM membuka pendaftaran, dan melakukan seleksi dimana calon
karyasiswa melakukan tes di ODS UMS;
6.16.3. BP-SDM mengumumkan hasil seleksi, selanjutnya calon karyasiswa
menandatangi surat perjanjian studi;
6.16.4. Karyasiswa, tenaga kependidikan dengan ijin belajar melaporkan
kemajuan studi setiap semester sekali untuk evaluasi selambat-lambatnya
90 (sembilan puluh) hari setelah kalender akademik setiap semester
berakhir.
6.17. Prosedur Pelaporan Hasil Studi
6.17.1. Karyasiswa yang lulus melaporkan hasil studi ke BP-SDM dengan
mengumpulkan fotocopy legalisir ijasah, transkrip dan SK penyetaraan
ijasah (bagi lulusan luar negeri) serta pindai dari dokumen aslinya. Bagi
yang studi lanjut dengan tugas belajar, maka disertai surat pengaktifan
dari Fakultas yang bersangkutan;
6.17.2. Bagi karyasiswa yang studi di luar negeri mengumpulkan laporan akhir
studi lanjut Luar Negeri;
Universitas
Muhammadiyah
Surakarta
PROSEDUR MUTU
Rekrutmen, Karir, Studi Lanjut, dan
Kesejahteraan Dosen dan Tenaga
Kependidikan
Kode Dokumen : PM-UMS-12
Revisi : R01
Tanggal Berlaku : 1 Januari 2016
PM-UMS-12 Halaman 28 dari 38
6.17.3. Karyasiswa yang tidak lulus atau drop out (DO) melaporkan hasil studi
dengan mengumpulkan SK DO atau surat keterangan dari perguruan
tinggi penyelenggara, laporan kronologi atau riwayat studi dari awal
hingga akhirnya tidak dapat menyelesaikan studi, bukti-bukti yang
mendukung penyebab ketidaklulusan dan surat pengaktifan dari Fakultas
yang bersangkutan. Bagi karyasiswa yang sudah bersertifikasi, juga
melampirkan fotocopy sertifikat Serdos dan SK Jabatan Fungsional
terakhir;
6.17.4. BP-SDM menerbitkan surat pengaktifan kembali, dan melaporkan hasil
studi karyasiswa ke Kopertis VI, bagi yang studi lanjut dengan beasiswa
dari pemerintah;
6.17.5. BP-SDM mengupdate data studi karyasiswa di Forlap atau PDPT dan
sistem kepegawaian UMS.
6.18. Prosedur Ajuan Dana Studi
6.18.1. Karyasiswa membuat surat ajuan dana studi yang ditujukan kepada
Wakil Rektor I dan disampaikan lewat BP-SDM. Dana studi yang
melalui ajuan antara lain : biaya pendaftaran/registrasi, SPP, insentif
penelitian, biaya promosi atau wisuda dan biaya lain yang diwajibkan
oleh perguruan tinggi penyelenggara dengan melampirkan bukti tagihan
atau invoice dari perguruan tinggi penyelenggara. Khusus untuk ajuan
SPP, peserta studi lanjut harus sudah mengumpulkan laporan kemajuan
studi semester sebelumnya;
6.18.2. BP-SDM melakukan verifikasi dan menyampaikan ajuan selain SPP ke
Wakil Rektor I;
6.18.3. Wakil Rektor I mempertimbangkan ajuan untuk disetujui atau tidak;
6.18.4. Ajuan di disposisi ke BP-SDM;
6.18.5. BP-SDM mengajukan dana studi yang diajukan karyasiswa dan telah
disetujui Wakil Rektor I sampai dengan tanggal 25 setiap bulannya
termasuk biaya hidup dan buku, ke Koperasi AUM Bersinar (LWT).
Ajuan yang diterima oleh BP-SDM dan disetujui Wakil Rektor I setelah
tanggal 25 diajukan di ajuan bulan berikutnya;
6.18.6. Koperasi AUM Bersinar (LWT) menyetujui dan mengirim dana studi
maksimal tanggal 7 di bulan berikutnya, selanjutnya BP-SDM
mencairkan dana studi dan mengirimkannya ke karyasiswa;
6.18.7. BP-SDM melaporkan penggunaan dana ke Koperasi AUM Bersinar
(LWT).
Universitas
Muhammadiyah
Surakarta
PROSEDUR MUTU
Rekrutmen, Karir, Studi Lanjut, dan
Kesejahteraan Dosen dan Tenaga
Kependidikan
Kode Dokumen : PM-UMS-12
Revisi : R01
Tanggal Berlaku : 1 Januari 2016
PM-UMS-12 Halaman 29 dari 38
6.19. Prosedur Pelatihan Sumber Daya
6.19.1. BP-SDM melakukan analisis kebutuhan pelatihan berdasarkan hasil
evaluasi kinerja BP-SDM dan ajuan dari Fakultas/Prodi/Biro/Lembaga;
6.19.2. BP-SDM membentuk tim untuk melaksanakan pelatihan sesuai dengan
yang direncanakan dan disetujui oleh Wakil Rektor I dan atau Wakil
Rektor II;
6.19.3. BP-SDM menyampaikan kepada Pimpinan Fakultas/Prodi/Biro/Lembaga
tentang adanya program pelatihan dan membuka pendaftaran;
6.19.4. Dosen dan atau tenaga kependidikan mendaftar program pelatihan yang
dibuka bisa secara kelompok melalui Fakultas/Prodi/Biro/Lembaga atau
pribadi (akan tetapi dengan ijin dari pimpinan) ke BP-SDM tergantung
jenis pelatihannya;
6.19.5. BP-SDM melakukan seleksi peserta berdasarkan skala prioritas,
kebutuhan, prospek pengembangan, dan ketersediaan sumber daya
(personal dan pembiayaan);
6.19.6. BP-SDM mengajukan anggaran program pelatihan kepada Wakil Rektor
II, atau anggaran diajukan lewat Rencana Pengembangan Unit (RPU);
6.19.7. Wakil Rektor II mereview dan memberikan persetujuan ajuan anggaran
program pelatihan dari BP-SDM untuk didisposisikan kepada bagian
keuangan;
6.19.8. BP-SDM melakukan pencairan dana dan melaksanakan program
pelatihan;
6.19.9. BP-SDM membuat laporan pelaksanaan pelatihan kepada Wakil Rektor
II.
6.20. Prosedur BPJS Ketenagakerjaan (JKK, JKM, JHT)
6.20.1. Setiap calon dosen tetap yayasan dan calon tenaga kependidikan tetap
didaftarkan sebagai peserta BPJS Ketenagakerjaan (JKK, JKM, JHT)
dengan besaran premi dibayar universitas 3,7% dan dibayar tenaga kerja
2,24 % dari gaji;
6.20.2. Proses pendaftaran peserta BPJS Ketenagakerjaan (JKK, JKM, JHT)
dengan mengisi form pendaftaran di BP-SDM;
6.20.3. BP-SDM mengumpulkan dan mengirimkan pendaftaran peserta BPJS
Ketenagakerjaan (JKK, JKM, JHT) di kantor cabang BPJS
Ketenagakerjaan Surakarta atau didaftarkan secara online;
6.20.4. BPJS Ketenagakerjaan memproses dan menerbitkan kartu peserta BPJS
Ketenagakerjaan dan mengirimkan ke BP-SDM UMS;
Universitas
Muhammadiyah
Surakarta
PROSEDUR MUTU
Rekrutmen, Karir, Studi Lanjut, dan
Kesejahteraan Dosen dan Tenaga
Kependidikan
Kode Dokumen : PM-UMS-12
Revisi : R01
Tanggal Berlaku : 1 Januari 2016
PM-UMS-12 Halaman 30 dari 38
6.20.5. BP-SDM mengirimkan kartu BPJS Ketengakerjaan kepada masing-
masing dosen atau tenaga kependidikan yang bersangkutan untuk
disimpan;
6.20.6. BP-SDM setiap bulan melaporkan daftar peserta, mengajukan premi
BPJS Ketenagakerjaan dan menyetorkan premi kepada Kantor Cabang
BPJS Ketenaga kerjaan.
6.21. Prosedur Klaim BPJS Ketenagakerjaan Jaminan Kecelakaan (JKK)
6.21.1. Apabila terjadi kecelakaan kerja peserta BPJS Ketenagakerjaan/Kaur
Tata Usaha Unit/Fakultas lapor kepada BP-SDM dengan mengisi
form BPJS Ketenagakerjaan 3 (laporan kecelakaan tahap I) kemudian
dimintakan tanda tangan petugas Disnaker Sukoharjo dan mengirimkan
kepada BPJS Ketenagakerjaan tidak lebih dari 2 x 24 Jam terhitung sejak
terjadinya kecelakaan;
6.21.2. Setelah dinyatakan sembuh/meninggal dunia oleh dokter yang merawat,
BP-SDM wajib mengisi form 3a (laporan kecelakaan tahap II) kemudian
dimintakan tandatangan petugas Disnaker Sukoharjo dan dikirim
kepada BPJS Ketenagakerjaan tidak lebih dari 2 x 24 jam sejak tenaga
kerja dinyatakan sembuh/meninggal;
6.21.3. BPJS Ketenagakerjaan akan menghitung dan membayar santunan dan
ganti rugi kecelakaan kerja yang menjadi hak tenaga kerja/ahli waris.
Form BPJS Ketenagakerjaan 3a berfungsi sebagai pengajuan permintaan
pembayaran jaminan disertai bukti-bukti: 1. Fotokopi kartu peserta BPJS
Ketenagakerjaan (KPJ), 2. Surat keterangan dokter yang merawat dalam
bentuk form 3b atau 3c dan atau surat keterangan rawat inap, 3. Kuitansi
biaya pengobatan (tindakan medis, rincian nama-nama obat dsb) dan
perawatan serta kwitansi pengangkutan, 4. Apabila kecelakaan kerja
terjadi dalam perjalanan maka syarat pencairan JKK disertakan Surat
Keterangan kronologi kecelakaan dari Kepolisian disertai copy identitas
diri 2 saksi atau keluarga dekat dan fotokopi daftar hadir atau absensi
dari perusahaan.
6.22. Prosedur Klaim Jaminan Kematian (JKM)
6.22.1. BP-SDM menon-aktifkan peserta BPJS Ketenagakerjaan yang
meninggal dari kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan;
6.22.2. Keluarga dari peserta yang meninggal dunia mengajukan klaim dengan
mengisi form 4 dan dilampiri: 1. Kartu asli peserta 2. Surat kematian dari
desa/rumah yang dilegalisir kepala desa dan camat 3. Copy KTP/SIM
peserta, 4. copy KTP/SIM ahli waris 5. Kartu Keluarga 6. Surat ahli
Universitas
Muhammadiyah
Surakarta
PROSEDUR MUTU
Rekrutmen, Karir, Studi Lanjut, dan
Kesejahteraan Dosen dan Tenaga
Kependidikan
Kode Dokumen : PM-UMS-12
Revisi : R01
Tanggal Berlaku : 1 Januari 2016
PM-UMS-12 Halaman 31 dari 38
waris yang dilegalisir kepala desa dan camat 7. Copy rekening 8. Surat
kuasa bermaterai dan copy KTP jika pengambilan dikuasakan;
6.22.3. Ahli waris/yang dikuasakan memasukkan berkas di kantor BPJS
Ketenagakerjaan Surakarta;
6.22.4. BPJS Ketenagakerjaan memproses klaim jaminan kematian;
6.22.5. Ahli waris/yang dikuasakan mengambil santunan kematian dan sekaligus
jaminan hari tua ke rekening bank ahli waris.
6.23. Prosedur Klaim Jaminan Hari Tua (JHT)
6.23.1. Masa kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan 10 tahun pengambilan JHT
maksimal 10% untuk persiapan hari tua;
6.23.2. Masa kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan 10 tahun pengambilan JHT
maksimal 30% untuk membantu membiayai perumahan;
6.23.3. Masa kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan 10 tahun pencairan sesuai butir
1 dan 2 hanya dapat dipilih salah satunya;
6.23.4. Pengambilan klaim seluruh saldo JHT dapat dilakukan setelah usia 56
tahun, atau cacat total tetap;
6.23.5. BPSDM mengajukan klaim melalui online atau secara manual ke kantor
BPJS;
6.23.6. Peserta JHT mengambil formulir di BP-SDM dan disertai persyaratan: 1.
Kartu Peserta BPJS Ketenagakerjaan (asli dan fotokopi), 2. KTP (asli
dan fotokopi), 3. Kartu Keluarga (asli dan fotokopi), 4. Surat Keterangan
Pemberhentian Kerja atau SK Pensiun (asli dan fotokopi)/surat masih
aktif dari UMS/surat keternagan cacat tetap, 5. Buku Tabungan (asli dan
fotokopi bagian depan), 6. Akte, Ijazah asli (jika terdapat kesalahan data
nama, tempat, tanggal lahir).
6.23.7. Klaim JHT 10/30% dari saldo dapat dilakukan setelah masa kepesertaan
10 tahun dengan mengisi formulir klaim JHT dan dokumen persyaratan;
6.23.8. Ajuan klaim JHT usia 56 tahun atau cacat total tetap dengan cara
mengisi formulir klaim JHT disertai persyaratan sebagaimana poin
6.3.9.5;
6.23.9. Peserta yang mengajukan klaim datang langsung/sendiri ke kantor BPJS
Ketenagakerjaan (Jl. Bhayangkara no. 42 Surakarta 57141) memasukkan
formulir dan lampiran untuk di periksa petugas;
6.23.10. Pengambilan JHT di bank yang ditunjuk BPJS Ketenagakerjaan;
6.23.11. Karena usia pensiun dosen lebih dari 56 tahun maka dosen yang telah
mengajukan klaim di usia 56 tahun harus mendaftar lagi di BP-SDM
agar sampai masa pensiun terdaftar sebagai peserta BPJS
Ketenagakerjaan.
Universitas
Muhammadiyah
Surakarta
PROSEDUR MUTU
Rekrutmen, Karir, Studi Lanjut, dan
Kesejahteraan Dosen dan Tenaga
Kependidikan
Kode Dokumen : PM-UMS-12
Revisi : R01
Tanggal Berlaku : 1 Januari 2016
PM-UMS-12 Halaman 32 dari 38
6.24. Prosedur BPJS Kesehatan
6.24.1. Setiap dosen dan tenaga kependidikan tetap dan keluarga dalam
tanggungan wajib terdaftar sebagai peserta BPJS Kesehatan/Askes/Kartu
Sehat/Jamkesmas;
6.24.2. Besaran premi BPJS Kesehatan 4% dari jumlah gaji dan tunjangan tetap
dibayar UMS dan 1% dibayar tenaga kerja setiap bulan;
6.24.3. Proses pendaftaran peserta baru BPJS Kesehatan dilaksanakan setiap saat
di BP-SDM dengan mengisi formulir pendaftaran yang disertai fotocopi
Kartu Keluarga, KTP (suami/istri), surat keterangan sekolah/kuliah
untuk anak dalam tanggungan umur >17-25;
6.24.4. Pendaftaran peserta tambahan (orang tua/mertua, anak kandung diluar
tanggungan) dengan mengisi form di BP-SDM dengan besaran premi per
perbulan 1% dari gaji /orang;
6.24.5. BP-SDM mengirim form dan pesyaratan ke Kantor BPJS Kesehatan
Surakarta sebelum tanggal 20;
6.24.6. Kantor BPJS Kesehatan mendaftarkan peserta baru dan akan
mengeluarkan kartu peserta pada tanggal 1-10 bulan berikutnya;
6.24.7. BP-SDM mengambil kartu peserta BPJS Kesehatan antara tanggal 2-10
selanjutnya mengirimkan kepada peserta;
6.24.8. Penggunaan Kartu BPJS Kesehatan dengan cara datang langsung kepada
dokter/klinik Faskes yang telah dipilih peserta dengan membawa kartu
asli BPJS Kesehatan;
6.24.9. Apabila terdapat perubahan data keluarga karena bertambah anak,
meninggal, menikah, anak umur lebih 21 tahun wajib mengisi formulir
perubahan data BPJS Kesehatan;
6.24.10. Cara mengganti dokter/Klinik faskes dilayani setiap 3 bulan sekali di
kantor BPJS Kesehatan Surakarta;
6.24.11. Peserta BPJS Kesehatan yang pensiun/meninggal dunia, secara otomatis
kartu peserta tidak dapat digunakan/non aktif, dan jika akan tetap
melanjutkan harus mendaftar mandiri.
6.25. Prosedur Dana Kesehatan (DAKES)
6.25.1. Setiap dosen dan tenaga kependidikan tetap dan dosen PNS dpk menjadi
peserta dana kesehatan dengan besaran iuran perbulan sesuai
pangkat/golongan sbb: golongan I Rp. 15.000, golongan II Rp 30.000,
golongan IIIa.b Rp. 50.000, golongan III.c.d Rp. 75.000, golongan IV
Rp. 100.000, Guru besar Rp. 150.000;
6.25.2. Besaran subsidi dana kesehatan sesuai dengan tabel yang telah
ditentukan;
Universitas
Muhammadiyah
Surakarta
PROSEDUR MUTU
Rekrutmen, Karir, Studi Lanjut, dan
Kesejahteraan Dosen dan Tenaga
Kependidikan
Kode Dokumen : PM-UMS-12
Revisi : R01
Tanggal Berlaku : 1 Januari 2016
PM-UMS-12 Halaman 33 dari 38
6.25.3. Subsidi dana kesehatan diberikan kepada dosen atau tenaga
kependidikan dan keluarga dalam tanggungan yang mendapat musibah
sakit opname di rumah sakit dan terlebih dulu menggunakan fasilitas
BPJS Kesehatan/Askes/Jamkesda/KIS, tetapi terdapat kekurangan biaya
upname dan akan diperhitungkan sesuai dengan tabel subsidi kesehatan;
6.25.4. Dosen/tenaga kependidikan/kepala tata usaha unit mengumpulkan
bukti/kwitansi rincian opname dari rumah sakit di BP-SDM;
6.25.5. BP-SDM menghitung subsidi dana kesehatan dan mengajukan kepada
Wakil Rektor II;
6.25.6. Bendahara BP-SDM menghubungi dosen/tenaga kependidikan yang
mengajukan dana kesehatan untuk pencairan dana kesehatan;
6.25.7. Pengajuan subsidi dana kesehatan yang tidak menggunakan terlebih dulu
kartu BPJS Kesehatan menjadi kewenangan Wakil Rektor II.
6.26. Prosedur Simpanan Hari Tua (SIHARTA) PT. Jiwa Sraya
6.26.1. Setiap tenaga kependidikan didaftarkan sebagai peserta SIHARTA PT.
Jiwa Sraya Cabang Surakarta;
6.26.2. Besaran premi Siharta adalah Rp 120.000, per tahun dan dibayarkan
UMS pada bulan Februari dan Juni;
6.26.3. Klaim Siharta hanya dapat dilaksanakan apabila tenaga kependidikan
pensiun, meninggal atau berhenti bekerja dari UMS;
6.26.4. Prosedur klaim Siharta: BPSDM mengajukan surat klaim yang dilampiri
dengan Kartu Asli Siharta/surat kehilangan kartu dari polsek jika kartu
hilang, SK. Pemberhentian/pensiun dikirim ke PT Jiwa Sraya Cabang
Surakarta;
6.26.5. PT. Jiwa Sraya Cabang Surakarta memproses klaim dan menghubungi
BPSDM apabila klaim sudah dapat dicairkan;
6.26.6. BPSDM menghubungi tenaga kependidikan yang mengajukan
klaim/pihak keluarga untuk mengambil di BPSDM.
6.27. Prosedur Subsidi Haji
6.27.1. Dosen dan tenaga kependidikan mengajukan permohonan usulan subsidi
haji pada bulan Rajab s.d Dzulqodah di BP-SDM untuk tahun yang
sedang berjalan dengan disertai copy SK. Tetap, SKP, Kartu Tanda
Anggota (KTA) Muhammadiyah, Surat Porsi haji dan SK. Pengurus
Muhammadiyah/Ortom yang dimiliki;
6.27.2. Bulan Dzulqodah s.d Dzulhijah BP-SDM bersama Tim Seleksi Haji
mengadakan seleksi dan penghitungan skor apabila melebihi jumlah
maksimal subsidi haji yang harus dibagi;
Universitas
Muhammadiyah
Surakarta
PROSEDUR MUTU
Rekrutmen, Karir, Studi Lanjut, dan
Kesejahteraan Dosen dan Tenaga
Kependidikan
Kode Dokumen : PM-UMS-12
Revisi : R01
Tanggal Berlaku : 1 Januari 2016
PM-UMS-12 Halaman 34 dari 38
6.27.3. Besaran subsidi haji maksimal untuk setiap dosen 50% dari ONH dan
tenaga kependidikan maksimal 75% dari ONH;
6.27.4. Sisa jatah subsidi haji yang tidak terpakai, dimanfaatkan untuk
penambahan jatah tahun berikutnya;
6.27.5. Hasil seleksi permohonan subsidi haji diumumkan pada bulan Muharram
dan sekaligus mangayubagya/pamitan haji bagi penerima subsidi haji;
6.27.6. Bendahara BP-SDM mentransfer dana subsidi haji kepada penerima
subsidi haji;
6.27.7. Besaran subsidi haji adalah 6 ONH/tahun dengan pembagian dosen
adalah 3 ONH dan tenaga kependidikan 3 ONH;
6.27.8. Apabila pemohon tidak jadi berangkat karena meninggal dunia ditahun
yang sedang berjalan maka subsidi hajinya tidak dikembalikan, dan
apabila bukan karena sebab tersebut maka harus dikembalikan kepada
UMS untuk tambahan kuota tahun berikutnya;
6.27.9. Subsidi haji hanya berlaku sekali.
6.28. Prosedur Subsidi Umroh untuk Tenaga Kependidikan
6.28.1. Syarat pendaftaran permohonan subsidi umroh tenaga kependidikan:
minimal masa kerja 15 tahun, belum pernah mendapat subsidi haji, bukti
pendaftaran di Biro Umroh Surya Madani UMS, SKP/DP3, Kartu
Muhammadiyah, Bukti Pengurus Muhammadiyah/Ortom dan tidak
pernah terkena sanksi administrasi;
6.28.2. Besaran Subsidi Umroh setiap tahun adalah Rp. 150.000.000,- dan
distribusikan menjadi 3 tahap pada Desember, Maret dan Juni/Juli
dengan batas maksimal subsidi 75% dari biaya umroh Surya Mandiri
setiap tenaga kependidika;
6.28.3. Berkas permohonan subsidi umroh diserahkan ke BP-SDM;
6.28.4. BPSDM menghitung besaran subsidi yang akan diterima satu bulan
sebelum keberangkatan umroh;
6.28.5. BPSDM dan tim seleksi umroh mengadakan rapat untuk menentukan
calon penerima subsidi dan memberitahukan hasil rapat kepada pendaftar
subsidi umroh;
6.28.6. BPSDM menyerahkan subsidi umroh kepada penerima subsidi paling
lambat 1 minggu sebelum keberangkatan umroh.
6.29. Prosedur Lembur Tenaga Kependidikan
6.29.1. Lembur tenaga kependidikan dibagi menjadi 2 jenis pekerjaan yaitu
pekerjaan umum dan lembur monitoring Proses Belajar Mengajar
(PBM);
Universitas
Muhammadiyah
Surakarta
PROSEDUR MUTU
Rekrutmen, Karir, Studi Lanjut, dan
Kesejahteraan Dosen dan Tenaga
Kependidikan
Kode Dokumen : PM-UMS-12
Revisi : R01
Tanggal Berlaku : 1 Januari 2016
PM-UMS-12 Halaman 35 dari 38
6.29.2. Pimpinan unit mengirimkan formulir ajuan lembur tenaga kependidikan
setiap tanggal 13;
6.29.3. BP-SDM menghitung lembur tenaga kependidikan dengan dasar finger
print;
6.29.4. BP-SDM mengajukan rekap lembur setiap unit kepada WR II;
6.29.5. Setelah WR II menyetujui ajuan Biro Keuangan mengeluarkan ajuan
lembur tenaga kependidikan;
6.29.6. Bendahara unit/fakultas mendistribusikan kepada tenaga kependidikan.
6.30. Prosedur Cuti
6.30.1. Dosen atau tenaga kependidikan mengajukan ajuan cuti sesuai dengan
jenis cuti dan disertai dengan bukti pendukung kepada Wakil Rektor I
untuk dosen dan Wakil Rektor II untuk tenaga kependidikan;
6.30.2. Wakil Rektor I/Wakil Rektor II mendisposisi persetujuan atau penolakan
ajuan cuti kepada BP-SDM;
6.30.3. BP-SDM membuat surat cuti bagi yang disetujui Wakil Rektor dan/atau
balasan ajuan cuti yang tidak disetujui yang ditandatangani oleh Kepala
BPSDM untuk jenis cuti selain cuti diluar tanggungan, sedangkan cuti
diluar tanggungan ditandatangani Wakil Rektor I/Wakil Rektor II;
6.30.4. Surat cuti/balasan ajuan cuti diedarkan oleh BP-SDM kepada unit terkait
dan pemohon cuti;
6.30.5. BP-SDM memasukkan data cuti dosen/tenaga kependidikan di sistem
presensi finger print;
6.30.6. Setelah selesai cuti dosen/tenaga kependidikan membuat laporan ke
pimpinan unit dan ditembuskan kepada Kepala BPSDM;
6.30.7. Khusus cuti diluar tanggungan pemohon cuti mengajukan surat aktif
kembali yang ditandatangi pimpinan unit ditujukan kepada Wakil Rektor
I/Wakil Rektor II dan tembuskan kepada Kepala BP-SDM;
6.30.8. BP-SDM menerbitkan SK. Pengaktifan Kembali yang ditanda tangani
Wakil Rektor I/Wakil Rektor II dan didistribusikan kepada pihak terkait.
7. ARSIP
Dokumen-dokumen yang harus disimpan sebagai tanda bukti telah dilaksanakannya
kegiatan sesuai prosedur yang berlaku, antara lain:
7.1. Rekrutmen
7.1.1. Formulir AnalisisKebutuhan Dosen;
7.1.2. Lembar Pengumuman Lowongan Dosen;
7.1.3. Dokumen Formulir Pendaftaran;
Universitas
Muhammadiyah
Surakarta
PROSEDUR MUTU
Rekrutmen, Karir, Studi Lanjut, dan
Kesejahteraan Dosen dan Tenaga
Kependidikan
Kode Dokumen : PM-UMS-12
Revisi : R01
Tanggal Berlaku : 1 Januari 2016
PM-UMS-12 Halaman 36 dari 38
7.1.4. Surat Permohonan Pelaksanaan Tes Pedagogik ke Program Studi atau
Fakultas;
7.1.5. Surat Pengiriman Berkas Tes Kompetensi Pedagogik;
7.1.6. Undangan Tim Penguji Tes Kompetensi Pedagogik;
7.1.7. Form Penilaian TesKompetensi Pedagogik;
7.1.8. Formulir Rekap Nilai Tes Kompetensi Pedagogik;
7.1.9. Berita Acara TesKompetensi Pedagogik;
7.1.10. Undangan Tim Penguji Tes Kompetensi Ilmiah;
7.1.11. Formulir Penilaian Tes Kompetensi Ilmiah;
7.1.12. Formulir Rekap Nilai Tes Kompetensi Ilmiah;
7.1.13. Berita Acara Tes Kompetensi Ilmiah;
7.1.14. Formulir Penilaian Wawancara Wawasan Pengembangan Diri Dosen;
7.1.15. Surat Permohonan Jadwal Wawancara AIK;
7.1.16. Formulir Penilaian AIK;
7.1.17. Rekap Total HasilSeleksi;
7.1.18. Formulir Penilaian Tes Kompetensi Tenaga Kependidikan;
7.1.19. Formulir Rekap Nilai Tes Kompetensi Tenaga Kependidikan;
7.1.20. Berita Acara Tes Kompetensi Tenaga Kependidikan;
7.1.21. Surat Rekomendasi Dosen Tetap Profesi dan Emiritus dari Program
Studi/Fakultas;
7.1.22. Kontrak Kerja;
7.1.23. SK Pengangkatan.
7.2. Karir Dosen dan Tenaga Kependidikan
7.2.1. Daftar kenaikan pangkat reguler dosen dan tenaga kependidikan per
periode;
7.2.2. Bukti penerimaan berkas usulan kenaikan jabatan fungsional atau
pangkat dari dosen di BP-SDM;
7.2.3. Surat pengantar, daftar hadir dan berita acara sidang Senat Fakultas
untuk usulan jabatan fungsional;
7.2.4. Daftar hadir dan berita acara sidang Tim CCP tingkat universitas;
7.2.5. Daftar Hadir Rapat Komisi Akademik Senat UMS;
7.2.6. Bukti penyerahan berkas ajuan kenaikan jabatan akademik tenaga
pendidik ke Kopertis Wilayah VI/Kopertais X Semarang;
7.2.7. Bukti penerimaan berkas ajuan inpassing dari dosen di BP-SDM;
7.2.8. Bukti penyerahan berkas ajuan inpassing dari Kopertis Wilayah VI;
7.2.9. Pernyataan Pertanggungjawaban Mutlak.
Universitas
Muhammadiyah
Surakarta
PROSEDUR MUTU
Rekrutmen, Karir, Studi Lanjut, dan
Kesejahteraan Dosen dan Tenaga
Kependidikan
Kode Dokumen : PM-UMS-12
Revisi : R01
Tanggal Berlaku : 1 Januari 2016
PM-UMS-12 Halaman 37 dari 38
7.3. Studi Lanjut dan Pelatihan
7.3.1. Formulir Permohonan Ijin Studi Lanjut;
7.3.2. Surat Ijin Mendaftar Program S2/S3 dan Beasiswa;
7.3.3. Surat Tugas Belajar;
7.3.4. Surat Ijin Belajar;
7.3.5. Surat Perjanjian Studi Karyasiswa dengan Beasiswa Non UMS;
7.3.6. Surat Pernyataan Kesanggupan Pulang;
7.3.7. Surat Perjanjian Studi Karyasiswa dengan Beasiswa UMS;
7.3.8. Surat Perjanjian Studi Tenaga Kependidikan dengan Beasiswa UMS;
7.3.9. Laporan Hasil Studi;
7.3.10. Surat Pengaktifan Kembali;
7.3.11. Surat Ajuan Dana Studi dari Karyasiswa;
7.3.12. Laporan Kemajuan Studi;
7.3.13. Surat Ajuan Dana Studi ke Koperasi AUM Bersinar;
7.3.14. Laporan Penggunaan Dana Studi ke Koperasi AUM Bersinar;
7.3.15. Hasil Analisis Kebutuhan Pelatihan Dosen dan atau Tenaga
kependidikan;
7.3.16. Surat Pemberitahuan Pelaksanaan Program Pelatihan;
7.3.17. Laporan Pelaksanaan Pelatihan Dosen dan atau Tenaga kependidikan
7.4. Kesejahteraan Karyawan
7.4.1. SK. Pensiun/Meninggal/Pemberhentian;
7.4.2. Surat Keterangan Kematian dari Kepala Desa;
7.4.3. Surat Kematian dari Rumah Sakit;
7.4.4. Surat Keterangan Ahli Waris Dari Kepala Desa;
7.4.5. Tanda Terima Subsidi Kesehatan;
7.4.6. Kwitansi Dan Rekap Biaya Rawat Inap Dari Rumah Sakit;
7.4.7. Surat Ajuan Klaim Siharta;
7.4.8. Penghitungan Besaran Subsidi Haji;
7.4.9. Penghitungan Besaran Subsidi Umroh;
7.4.10. Rekap Penghitungan Lembur;
7.4.11. Surat Cuti/Surat Balasan Cuti;
7.4.12. SK. Cuti Diluar Tanggungan;
7.4.13. Surat Pengaktifan Kembali;
7.4.14. SK. Pengaktifan Kembali.
Universitas
Muhammadiyah
Surakarta
PROSEDUR MUTU
Rekrutmen, Karir, Studi Lanjut, dan
Kesejahteraan Dosen dan Tenaga
Kependidikan
Kode Dokumen : PM-UMS-12
Revisi : R01
Tanggal Berlaku : 1 Januari 2016
PM-UMS-12 Halaman 38 dari 38
8. LAMPIRAN
Daftar formulir atau dokumen yang digunakan dalam proses, antara lain:
8.1. Formulir Analisis Kebutuhan Dosen (FM-UMS-PM12-01)
8.2. Formulir Penilaian Tes Kompetensi Pedagogik (FM-UMS -PM12-02)
8.3. Formulir Rekap Nilai Tes Kompetensi Pedagogik (FM-UMS -PM12-03);
8.4. Berita Acara Tes Kompetensi Pedagogik;
8.5. Formulir Penilaian Tes Kompetensi Ilmiah (FM-UMS -PM12-04);
8.6. Formulir Rekap Nilai Tes Kompetensi Ilmiah(FM-UMS -PM12-05);
8.7. Berita Acara Tes Kompetensi Ilmiah;
8.8. Formulir Penilaian Wawancara Wawasan Pengembangan Diri Dosen (FM-UMS
-PM12-06);
8.9. Berita Acara Tes Kompetensi Tenaga Kependidikan;
8.10. Draft Perjanjian Kerja Dosen;
8.11. Draft SK Dosen Tetap Yayasan;
8.12. Draft SK Dosen Tetap Profesi;
8.13. Draft SK Tenaga Kependidikan.
8.14. Formulir penerimaan berkas usulan kenaikan jabatan fungsional atau pangkat
dari dosen di BP-SDM (FM-UMS -PM12-07);
8.15. Formulir penerimaan berkas ajuan inpassing dari dosen di BP-SDM (FM-UMS
-PM12-08).
8.16. FormulirPermohonan Ijin Studi (FM-UMS -PM12-09);
8.17. Surat Ijin Mendaftar Program S2/S3 dan Beasiswa;
8.18. Surat Pernyataan Bukan PNS;
8.19. Surat Tugas Belajar;
8.20. Surat Ijin Belajar;
8.21. Surat Perjanjian Studi Karyasiswa dengan Beasiswa Non UMS;
8.22. Surat Pernyataan Kesanggupan Pulang;
8.23. Surat Perjanjian Studi Karyasiswa dengan Beasiswa UMS;
8.24. Surat Perjanjian Studi Tenaga Kependidikan dengan Beasiswa UMS;
8.25. Surat Keterangan Melaksanakan Tugas Kembali;
8.26. Formulir Laporan Kemajuan Studi (FM-UMS -PM12-10);
8.27. Petunjuk Penulisan Laporan Akhir Studi Lanjut Luar Negeri;
8.28. Surat Ijin Perpanjangan Masa Studi.
8.29. Formulir Ajuan Subsidi Haji (FM-UMS -PM12-11);
8.30. Formulir Ajuan Subsidi Umroh (FM-UMS -PM12-12);
8.31. Formulir Ajuan Cuti (FM-UMS -PM12-13);
8.32. Formulir Ajuan Lembur (FM-UMS -PM12-14).
top related