contoh dokumen prosedur audit internal
Post on 01-Jul-2015
4.835 Views
Preview:
TRANSCRIPT
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
Nama Dokumen : XXX-023-2004
Nomor : OT0102/XXX00/006/2004
BADAN TENAGA NUKLIR NASIONALXXXXXXXXXXXXXXXXX
Kawasan Puspiptek Serpong 15314Telp. (021) xxxxx ext. xxxx. (021) xxxxxxxx
Fax. : (021)xxxxxxx
xxx-023-2004Pusat xxxxxxxxxxx
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI.........................................................................................................................11 TUJUAN.......................................................................................................................22 LINGKUP.....................................................................................................................23 ACUAN.........................................................................................................................24 DEFINISI......................................................................................................................2
4.1 Audit......................................................................................................................24.2 Audit internal.........................................................................................................24.3 Tindak lanjut..........................................................................................................2
5 TANGGUNG JAWAB..................................................................................................25.1 Kepala xxxx...........................................................................................................25.2 Kepala Bidang xxxx..............................................................................................35.3 Kepala Sub Bidang xxxx.......................................................................................35.4 Auditor Kepala......................................................................................................35.5 Tim Auditor...........................................................................................................3
6 URAIAN.......................................................................................................................36.1 PERSIAPAN.........................................................................................................36.2 PELAKSANAAN.................................................................................................4
7 LAMPIRAN..................................................................................................................58 REKAMAN...................................................................................................................5
LAMPIRAN 1 : PROGRAM AUDIT INTERNAL xxxx............................................6LAMPIRAN 2 : DAFTAR PERTANYAAN AUDIT INTERNAL.................................7LAMPIRAN 3 : LAPORAN TEMUAN AUDIT INTERNAL.........................................8LAMPIRAN 4 : PROGRAM TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL.........................9LAMPIRAN 5 : PELAKSANAAN TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL..............11LAMPIRAN 6 : SURAT PERINTAH KERJA..............................................................11
BUKTI PENGESAHAN.....................................................................................................12DAFTAR KONTRIBUSI…………………………………………………………………12DAFTAR DISTRIBUSI…………………………………………………………………..13
1 dari 13
xxx-023-2004Pusat xxxxxxxxxxx
1 TUJUAN
Prosedur ini disusun dengan tujuan untuk mengatur pelaksanaan audit mutu internal di
xxxx supaya sistem mutu dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien sesuai dengan
persyaratan yang tercantum dalam pedoman mutu.
2 LINGKUP
Semua bidang kegiatan yang merupakan penjabaran tugas dan fungsi xxxxx.
3 ACUAN
Pedoman Mutu xxxxx
4 DEFINISI
4.1 Audit
Suatu pemeriksaan yang sistematis dan bebas untuk mengetahui apakah kegiatan yang
dilaksanakan dan hasil-hasilnya sesuai dengan aturan-aturan yang telah
diterapkan/direncanakan, dan apakah aturan-aturan tersebut diterapkan secara efektif dan
efisien untuk mencapai sasaran mutu.
4.2 Audit internal
Audit yang dilaksanakan oleh suatu badan terhadap badan itu sendiri berkaitan dengan
sistem, prosedur dan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan.
4.3 Tindak lanjut
Tindakan-tindakan yang dilaksanakan berdasarkan temuan-temuan dari audit internal.
5 TANGGUNG JAWAB
5.1 Kepala XXXXX
a. Pengesahan program audit internal
b. Penerbitan Surat Perintah Kerja
2 dari 13
xxx-023-2004Pusat xxxxxxxxxxx
5.2 Kepala Bidang Xxxxxx
a. Koordinasi kegiatan audit internal
b. Pendistribusian audit status log
5.3 Kepala Sub Bidang Audit
a. Penyusunan draft program audit internal
b. Pengadministrasian seluruh kegiatan audit mutu internal
c. Pembuatan “audit status log”
5.4 Auditor Kepala
a. Penyusun jadwal audit
b. Memimpin pelaksanaan audit
c. Menandatangani laporan audit
5.5 Tim Auditor
a. Membuat Daftar periksa audit (Check list)
b. Melaksanakan audit internal
c. Membuat laporan audit internal
6 URAIAN
6.1 PERSIAPAN
6.1.1. Kepala Sub. bidang audit menyusun draft program audit internal setiap tahun
sekali untuk seluruh kegiatan yang berpengaruh terhadap mutu produk xxx,
termasuk dalam penentuan Auditor internal harus dengan memperhatikan bahwa
Staf pada bagian yang diaudit tidak ditunjuk sebagai Auditor pada bagian tersebut.
6.1.2. Penetapan Auditor Internal harus mengikuti peraturan kualifikasi Asesor.
6.1.3. Kepala bidang xxxxxx membahas draft program audit internal dengan Kepala
xxxx.
6.1.4. Setelah program audit internal ditandatangani oleh Kepala xxx, maka Kepala Sub
Bidang xxxxx harus mendistribusikan program ini kepada pihak-pihak yang
berkepentingan.
3 dari 13
xxx-023-2004Pusat xxxxxxxxxxx
6.2 PELAKSANAAN
6.2.1 Kepala Bidang Xxxxxx memberitahu ke bagian yang akan diaudit paling lambat
14 (empat belas) hari kerja sebelum audit dilaksanakan.
6.2.2 Setelah pihak auditee menyatakan kesediaanya untuk di audit, maka Kepala
Bidang Xxxxxx mengajukan Surat Perintah Kerja Tim Auditor ke kepala XXXXX
untuk ditandatangani.
6.2.3 Kepala XXXXX harus memberikan Surat Perintah Kerja kepada Tim Auditor
paling lambat 7 (tujuh) hari kerja sebelum pelaksanaan audit mutu internal
dimulai.
6.2.4 Tim Auditor harus menyerahkan jadwal audit beserta daftar periksa audit (check
list) kepada Kepala Bidang Xxxxxx paling lambat 2 (dua) hari sebelum
pelaksanaan audit.
6.2.5 Tim auditor melaksanakan audit sesuai dengan jadwal dan lingkup yang telah
ditetapkan.
6.2.6 Setelah pelaksanaan audit selesai, Tim auditor mengadakan pertemuan untuk
membahas hasil temuan.
6.2.7 Tim Auditor melaporkan dan mendiskusikan temuan-temuannya dengan Kepala
Bidang yang diaudit untuk menetapkan usulan tindakan perbaikan yang akan
diambil sebagai tindak lanjut dari temuan audit.
6.2.8 Tim auditor membuat laporan temuan audit dan program tindak lanjut audit
internal untuk ditandatangani oleh kedua belah pihak.
6.2.9 Tim auditor menyerahkan laporan temuan serta program tindak lanjut ke Kepala
XXXXX dengan tembusan kepada Kepala Bidang Xxxxxx.
6.2.10 Tim auditor melakukan verifikasi kepada pihak auditee setelah jangka waktu yang
disepakati.
6.2.11 Tim auditor menyerahkan laporan verifikasi tentang pelaksanaan tindak lanjut
audit internal kepada kepala XXXXX dengan tembusan kepada Kepala Bidang
Xxxxxx.
6.2.12 Kepala Sub.Bidang xxxxxxxxx harus membuat laporan menyeluruh kegiatan audit
mutu internal setiap 3 (tiga) bulan sekali dalam bentuk “audit status log ”.
6.2.13 Kepala Bidang Xxxxxx harus mendistribusikan audit status log kepada Kepala
XXXXX, para Kepala Bidang dan Kepala Sub Bagian TU.
4 dari 13
xxx-023-2004Pusat xxxxxxxxxxx
7 LAMPIRAN
Lampiran 1 : Program Audit Internal XXXXX
Lampiran 2 : Daftar Pertanyaan Audit Internal
Lampiran 3 : Laporan Temuan Audit Internal
Lampiran 4 : Program Tindak Lanjut Audit Intenal
Lampiran 5 : Pelaksanaan Tindak Lanjut Audit Internal
Lampiran 6 : Surat Perintah Kerja
8 REKAMAN
No. Nama rekaman
Uraian Lokasi penyimpanan
Masa penyimpanan
1. Program audit internal
Jadwal, ruang lingkup Bidang/sub bagian TU yang diaudit, serta nama Tim Auditor
Sub bidang Audit & pihak-pihak yang berkepentingan
5 tahun
2. Daftar periksa (Check List Audit)
Rencana daftar pertanyaan Auditor kepada Auditee
Sub bidang Audit dan para Auditor
5 tahun
3. Laporan Temuan Audit internal
Laporan hasil temuan Tim Auditor
Sub bidang Audit, Auditee & Tim Auditor
5 tahun
4. Laporan program tindak lanjut Audit Internal
Rencana tindakan/kegiatan dalam rangka tindakan perbaikan
Sub bidang Audit, Auditee dan Tim Auditor
5 tahun
5. Laporan pelaksanaan tindak lanjut audit internal
Pelaksanaan dan hasil tindakan perbaikan
Sub bidang Audit, Auditee &Tim Auditor
5 tahun
6. Audit status log.
Rekaman menyeluruh kegiatan audit mutu internal tugas-tugas struktural XXXXX
Sub bidang Audit, Ka. XXXXX, Para Ka.Bid. dan Ka sub bagian TU
5 tahun
7. Surat Perintah Kerja
Rekaman penunjukan Tim auditor dan lingkup audit
Sub bidang Audit dan Tim auditor
5 tahun
5 dari 13
xxx-023-2004Pusat xxxxxxxxxxx
LAMPIRAN 1 : PROGRAM AUDIT INTERNAL XXXXX
PROGRAM AUDIT INTERNAL XXXXXTAHUN ….
No. BAGIAN/KEGIATAN JADWAL AUDITOR KETERANGAN
Serpong, Kepala XXXXX
( …………………………)
6 dari 13
xxx-023-2004Pusat xxxxxxxxxxx
LAMPIRAN 2 : DAFTAR PERTANYAAN AUDIT INTERNAL
DAFTAR PERTANYAAN AUDIT INTERNAL
BAGIAN/KEGIATAN :TGL. PELAKSANAAN :AUDITOR :
No. PERTANYAAN ADA/TIDAK KETERANGAN
Serpong, A U D I T O R
( ………………………)
7 dari 13
xxx-023-2004Pusat xxxxxxxxxxx
LAMPIRAN 3 : LAPORAN TEMUAN AUDIT INTERNAL
LAPORAN TEMUAN AUDIT INTERNALNO. :
TANGGAL :AUDITOR :
BAGIAN/ KEGIATAN YANG DIAUDIT
TEMUAN : KLASIFIKASIMINOR : %MAYOR : %
USULAN TINDAK LANJUT :
PENGESAHAN :
AUDITEE AUDITOR KEPALA KA. BIDANG/ SUB. BAGIAN. TU.
( …………) ( ………………….. ) ( ………………….)
8 dari 13
xxx-023-2004Pusat xxxxxxxxxxx
LAMPIRAN 4 : PROGRAM TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL
PROGRAM TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL
TANGGAL :AUDITOR :
BAGIAN /KEGIATAN YANG DIAUDIT
TINDAK LANJUT :
SELESAI DILAKSANAKAN TANGGAL :
AUDITEE AUDITOR KEPALA
( …………………………) ( ……………………… )
9 dari 13
xxx-023-2004Pusat xxxxxxxxxxx
LAMPIRAN 5 : PELAKSANAAN TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL
PELAKSANAAN TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL
TANGGAL :AUDITOR :
BAGIAN /KEGIATAN YANG DIAUDIT
PELAKSANAAN TINDAK LANJUT :
SELESAI TANGGAL :
AUDITEE Kepala Bidang Xxxxxx
( …………………………) ( ……………………… )
10 dari 13
xxx-023-2004Pusat xxxxxxxxxxx
LAMPIRAN 6 : SURAT PERINTAH KERJA
SURAT PERINTAH KERJANo. : ……….
Berdasarkan Program Audit Internal tahun………………….dengan nomor
Dokumen…………………….bersama ini kami selaku Kepala XXXXX memberi tugas
kepada :
1. ……………….. Sebagai Auditor Kepala
2. ……………….. Sebagai Auditor
3. ……………….. Sebagai Auditor
untuk melakukan audit mutu internal
Selanjutnya Auditor Kepala harus membuat laporan pelaksanaan Audit Mutu
Internal paling lambat 1 (satu) Minggu setelah selesainya pelaksanaan Audit kepada
Kepala XXXXX dengan tembusan kepada Kepala Bidang Xxxxxx.
Kepada pihak-pihak yang berkepentingan agar menindak lanjuti surat perintah
kerja ini dengan sebaik-baiknya.
Serpong, ……………………
Kepala XXXXX,
( xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx )
11 dari 13
xxx-023-2004Pusat xxxxxxxxxxx
BUKTI PENGESAHAN
Status : Revisi 0Tanda Tangan :
Tanggal :Nama :
URAIAN DISIAPKAN DIPERIKSA DISAHKAN
DAFTAR KONTRIBUSI
Dokumen mutu ini disusun berkat sumbang saran dari :
01. 13.02. 14.03. 15.04. 16.05. 17.06. 18.07. 19.08. 20.09. 21.10. 22.11. 23.12. 24.
12 dari 13
xxx-023-2004Pusat xxxxxxxxxxx
DAFTAR DISTRIBUSI
No. Salinan Dokumen
DistribusiNama Jabatan
01 Kepala XXXXX02 Wakil Manajemen03 Kepala Sub Bagian Tata Usaha04 Kepala Bidang xxxxxxxxxx05 Ka. Sub Bid. xxxxxxxx06 Ka. Sub Bid. xxxxxxxxx07 Ka. Sub Bid. xxxxxxxx08 Kepala Bidang xxxxxx09 Ka. Sub Bid. xxxxxxxx10 Ka. Sub Bid. xxxxxxxx11 Ka. Sub Bid. xxxxxxxx
Sumber :http://www.batan.go.id/ppin/admin/UserFiles/upload/Contoh%20Dokumen%20Prosedur%20Audit%20Internal.doc
13 dari 13
top related