bahan presentasi penanganan masalah

Tim SP2MKonsultan Manajemen Nasional

PNPM Mandiri-Perdesaan

Tujuan PB :

Peserta memahami pentingnya kegiatan penanganan pengaduan dalam program PNPM MP

Peserta mampu menjelaskan prinsip pengelolaan pengaduan, penggolongan masalah dan prosedur penanganan masalah, dan peran FK dalam penanganan pengaduan

Peserta memahami kriteria kecamatan bermasalah, masalah dinyatakan selesai, penggunaan instrument panduan penanganan masalah

Apakah Masalah itu?Segala hal, kejadian, hambatan atau kondisi dimana tujuan yang diharapkan tidak dapat tercapai atau tidak terlaksana secara optimal

Masalah apa saja yang ada di PNPM Mandiri-Perdesaan?

Manajerial Implementasi Program

Masalah Manajerial

Adalah hambatan/kejadian yang menyebabkan suatu kondisi tidak berjalan secara optimal sehingga perlu ada pembinaan didalamnya

Misal: - Pembukuan UPK tidak tertib - Pemanfaat tidak membayar

cicilan pinjaman

Masalah Implementasi ProgramKejadian/kondisi yang menyebabkan tujuan

tidak tercapai dikarenakan adanya penyimpangan atau kesalahan dalam pelaksanaan sehingga dibutuhkan adanya

perbaikan/pelurusanContoh: PjOK meminta dana 15% dari

alokasi dana masing-masing desa

Kategori Masalah Implementasi Program adalah:Katagori 1 : Penyimpangan Prinsip dan

ProsedurKatagori 2 : Penyalahgunaan danaKatagori 3 : Intervensi Negative Katagori 4 : Force MajeurKatagori 5 : Lain-Lain

Sumber informasi PengaduanSMS dari pengadu Surat / berita langsung kepada Sekretariat

PNPM Mandiri-Perdesaan ( Pusat, Propinsi, Kabupaten), Konsultan (Propinsi, Kabupaten dan Kecamatan)

Laporan hasil Pemantauan lapangan dari Sekretariat / TK-PNPM Mandiri-Perdesaan, Konsultan dan Pihak-Pihak Lain ( Audit Pemeritah)

Berita dari Media Massa dan LSM

Prinsip PenangananRahasiaBerjenjangTransparan dan PartisipatifProporsionalObjektifAkuntabilitasKemudahanCepat dan Akurat

Derajat MasalahDerajat 1 : Support Penanganan oleh FKDerajat 2 : Support Penanganan oleh Fas-

KabupatenDerajat 3 : Support Penanganan oleh KorprovDerajat 4 : Support Penanganan oleh KM-

Nasional

Pengaduan / Masalah

Uji Silang / Klarifikasi

Benar Tidak

Tindak Turun Tangan

Jenjang Pelaku di Atasnya

Selesai Tidak Selesai

Diseminasi Hasil Penanganan kepada

Masyarakat

Pelaku Pada Jenjang Masalah

Investigasi

Analisa KasusAnalisa

Stakeholder

Pengumpulan alternatif penanganan masalah dan

konsekuensi yg terjadi

Penentuan Opsi

Pelaksanaan Opsi

Pemantauan & Evaluasi

Investigasi:

Identifikasi pihak yang terlibat.Penyusunan kronologi kasus.Pengumpulan Data Pendukung.

Penganalisaan: Analisa Kasus:Penentuan

Kategori Masalah.Kecenderungan

Masalah.Akar Masalah.Derajat Masalah.Psikologi Pelaku

dan Masyarakat.

Analisa Stakeholder:Siapa figur

protagonis.Siapa figur antagonis.Siapa Pressure Group.

Identifikasi Pilihan Penanganan:Mengacu pada hasil penganalisaanHarus mengkaji pula konsekwensi atau

dampak yang dihadapi.Upayakan untuk mencari banyak pilihan

penanganan (makin banyak, makin baik)

Penetapan Pilihan Penanganan dan Pelaksanaan:

Pilihlah yang terbaik dari pilihan yang ada.Susunlah Rencana Aksi.Lakukan Penanganan sesuai Rencana Aksi.Pantau dan Evaluasi hasil dan proses

pelaksanaan penanganan

Langkah-langkah Penanganan:Musyawarah khusus penanganan masalah

pada level masalah untuk menetapkan:1. tim inti untuk menjadi inisiator, motivator sekaligus pemantau kesepakatan.2. menyepakati langkah yang akan dilakukan

Memastikan kesepakatan dilaksanakan dengan pemantauan yang kontinyu.

Kelengkapan dataDiseminasi info progres

Bagaimana jika kesepakatan/ tahapan tidak berjalan?

Lakukan musyawarah kembali untuk: 1. Evaluasi kesepakatan dan progres sebelumnya2. Membahas kemungkinan alternatif penanganan

Pemantauan Kelengkapan dataDiseminasi info progres

Siapa dan dimana derajat masalah ditetapkan?

Penderajatan masalah dilakukan pada setiap kali pertemuan, baik antara FK dengan FASKAB untuk derajat 1 & 2, dan antara Korprov dan FASKAB untuk derajat 3, sedangkan untuk derajat 4 dilakukan pembahasan terlebih dahulu antara KM PROV dengan KMN

Kapan masalah dinyatakan selesai ?Kat 1 : Bila telah ada pelurusan atas prosedur atau

prinsip yang menyimpangKat 2 : Bila dana telah kembali dan/ atau pelaku

dikenai sanksi/ditangani jalur hukum

Kat 3 : Telah dilakukan pelurusan, pelaku dan masyarakat mengerti

kekeliruan yang terjadiKat 4 : Benar terbukti bahwa terjadi force majeur

Dilengkapi dengan bukti-bukti pendukung: ProgressReport, kwitansi, berita acara, surat pengaduan dll

Bagaimana jika masalah diselesaikan melalui jalur hukum?

Masalah akan dinyatakan selesai jika berkas perkara telah dilimpahkan ke pengadilan

Tetap dilakukan pemantauan hingga putusan dilaksanakan

Diseminasi info progres

Bagaimana pembuktian adanya force majeur?Dalam musyawarah khusus penanganan

masalah dibentuk tim khusus yang bertugas membuktikan adanya force majeur

Tim setidak-tidaknya beranggotakan wakil masyarakat dan instansi terkait

Pembuktian adanya force majeur dituangkan dalam berita acara yang ditetapkan dalam musyawarah khusus

Dampak Force MajeurUntuk akibat yang berupa rusaknya kegiatan

fisik harus dilanjutkan dengan upaya-upaya perbaikan dan menjadi masalah manajerial

Untuk akibat berupa menunggaknya pengembalian pinjaman UEP/SPP menjadi masalah manajerial

Untuk akibat berupa hilangnya dana karena kriminalitas harus dilengkapi dengan bukti pelaporan di instansi terkait.

Diseminasi info progresSetiap tahapan proses penanganan masalah

harus disampaikan kepada masyarakatDiseminasi dapat dilakukan pada forum-forum

pertemuan yang sedang berjalan atau setidak-tidaknya dipasang di papan informasi

Info harus diupdate sesuai dengan perkembangan penanganan masalah

PelaporanInsidentil

Berkaitan dengan kasus-kasus khususEx : Pelaporan Pelanggaran Kode Etik

RegulerBulanan (matrik masalah)

Matrik ImplementasiMatrik Manajerial

Laporan Progress BPKPLaporan progress Kecamatan Bermasalah

Catatan :Seluruh Data/Dokumen yang berkaitan dengan Penanganan Pengaduan dan Masalah harus terarsipkan dengan baik diseluruh jenjang jalur Fungsional

Format LaporanLaporan reguler menggunakan form 70.b (FK)

dan 70.c (FASKAB) Rencana aksi/Action plan merupakan alat

bantu untuk pemantauan progres penanganan(lihat lampiran 4 PTO penjelasan VIII)

TARGET

PELAKU

UPAYA

SELESAI

PELANGGARAN PRINSIP DAN PROSEDUR

PELANGGARAN PRINSIP DAN PROSEDUR

Kegiatan diluruskan sesuai dengan prinsip &

prosedur

Masyarakat, Konsultan, Aparat

Musyawarah sesuai tingkat permasalahan yang

membahas penyimpangan tsb, diharapkan

menghasilkan kesepakatan pelurusan atas

penyelenggaraan tsb

Telah terjadi pelurusan atas penyimpangan dan atauPelaku menyadari kekeliruannya

Berita acara Musyawarah yang

menyepakati adanya pelurusan tersebut

BUKTI

PENYIMPANGAN DANAPENYIMPANGAN DANA

Dana kembali dan atau pelaku kena sanksi dan atau pekerjaan selesai

Masyarakat, Konsultan, Aparat

Musyawarah untuk meminta

pertanggungjawaban pelaku

penyimpangan

1. Dana telah dikembalikan2. Pekerjaan selesai3. Masyarakat menerima

pengembalian4. Penyelesaian pekerjaan

dan Tidak menginginkan tindak lanjut lebih jauh

Berita acara Musyawarah, pernyataan kesanggupan

pengembalian, bukti pengembalian

TARGET

PELAKU

UPAYA

SELESAI

BUKTI

FORCE MAJEURFORCE MAJEUR

Penyelesaian kegiatan,

pengembalian cicilan

Alam, Gagal Usaha, Kriminal,

dll

Musyawarah untuk meminta pertanggungjawaban pelaku. Jika terjadi pada usulan kegiatan maka harus diulang. Jika terkait dengan aparat perlu melibatkan TK-PNPM Mandiri-Perdesaan

• Berita Acara Force Majeur dengan lampiran :

• Pernyataan adanya bencana alam dari dinas terkait

• Gagal panen, ada pernyataan dari tim khusus yang meneliti apakah kondisi tsb bisa masuk kategori gagal panen

• Kriminal, ada BA kehilangan/pencurian dari RT, RW, Kades atau kepolisian

TARGET

PELAKU

UPAYA

BUKTI

INTERVENSIINTERVENSI

Proses berjalan tanpa ada intervensi

Elit Desa, Konsultan,

Aparat

Musyawarah untuk meminta

pertanggungjawaban pelaku. Jika terjadi

pada usulan kegiatan maka harus diulang. Jika terkait dengan

aparat perlu melibatkan TK-PNPM Mandiri-Perdesaan

1. Pelaku memahami terhadap prinsip dan prosedur

2. Ada teguran terhadap pelaku

3. Ada sanksi administrasi

Berita acara Musyawarah, yang membahas masalah tsb,

pernyataan tertulis untuk tidak lagi melakukan intervensi, teguran terhadap pelaku

TARGET

PELAKU

UPAYA

BUKTI

SELESAI