bab15_menciptakan kolaborasi kemitraan

McGraw-Hill/Irwin © The McGraw-Hill Companies, All Rights Reserved

BAB 15

Menciptakan Kolaborasi Kemitraan

15-2

LEARNING OUTCOMES

15.1 Mengdentifikasi cara yang berbeda

dimana perusahaan-perusahaan

berkolaborasi menggunakan teknologi

15.2 Membandingkan kategori-kategori

berbeda dari kolaborasi teknologi.

15.3 Mendefinisikan konsep mendasar dari

knowledge management system

15-3

LEARNING OUTCOMES

15.4 Memberi contoh dari isi management

system bersama dengan tujuan bisnisnya

15.5 Evaluasi keuntungan dalam menggunakan

workflow management system

15.6 Menjelaskan bagaimana groupware dapat

menguntungkan bisnis

15-4

TEAMS, PARTNERSHIPS, AND ALLIANCES

• Organisasi menciptakan dan menggunakan tim (teams), kemitraan (partnerships), dan gabungan/persekutuan (alliances) untuk:– Menjalankan inisiatif/ide baru– Menanggapi problem myor dan minor– Menegaskan kesempatan-kesempatan tertentu

• Organisasi menciptakan teams, partnerships, dan alliances secara internal dengan karyawan dan secara eksternal dengan organisasi lain.

15-5

TEAMS, PARTNERSHIPS, AND ALLIANCES

• Collaboration system – mendukung pekerjaan tim dengan memfasilitasi pembagian dan alur informasi.

15-6

TEAMS, PARTNERSHIPS, AND ALLIANCES

• Organisasi dari alliances dan partnerships dengan organisasi lain berdasarkan kompetensi inti mereka– Core competency – kunci kekuatan

organisasi, sebuah fungsi bisnis yang lebih baik dari pesaing yang lain

– Core competency strategy – organisasi memilih untuk memusatkan khususnya pada kompetensi intinya dan format partnerships dengan organisasi lain untuk menangani proses bisnis non strategi

15-7

TEAMS, PARTNERSHIPS, AND ALLIANCES

• IT dapat membuat sebuah business partnership lebih mudah untuk membuat dan mengatur– Information partnership – terjadi ketika dua atau lebih

organisasi bekerjasama dengan menggabungkan IT sytem mereka, dengan cara demikian memberi pelanggan dengan baik dari apa yang ditawarkan

• Internet secara dramatis telah meningkatkan ketentraman dan ketersediaan untuk IT-memungkinkan alliances organisasi dan partnerships

15-8

COLLABORATION SYSTEMS

• Kolaborasi menyelesaikan tugas bisnis khusus seperti telekomunikasi, solves specific business tasks such as telecommuting, online meeting, penyerahan aplikasi, dan remote project and sales management

• Collaboration system – sebuah IT- berdasarkan kumpulan tools yang mendukung kerja tim dengan memfasilitasi pembagian dan alur informasi

15-9

COLLABORATION SYSTEMS

• Dua kategori kolaborasi:1. Unstructured collaboration (information

collaboration) – termasuk pertukaran dokumen, whiteboard bersama, forum diskusi, dan email

2. Structured collaboration (process collaboration) – melibatkan partisipasi bersama dalam bisnis proses seperti workflow dimana knowledge dianggap sebagai peraturan.

15-10

COLLABORATION SYSTEMS

• Fungsi bisnis Collaborative

15-11

COLLABORATION SYSTEMS

• Collaboration systems terdiri dari:– Knowledge management systems– Content management systems– Workflow management systems– Groupware systems

15-12

KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEMS

• Knowledge management (KM) – melibatkan pengambilan (capturing), pengklasifikasian (classifying), pengevaluasian (evaluating), pengambilan kembali (retrieving), dan aset informasi bersama (sharing information assets) yang memberikan konteks untuk keputusan dan aksi yang efektif

• Knowledge management system – mendukung pengambilan dan pemakaian ketrampilan sebuah organisasi

15-13

Pengetahuan Eksplisit (tegas) dan Tacit (diam-diam)

• Aset-aset Intellectual and knowledge-based dibagi menjadi dua kategori:1. Explicit knowledge – terdiri dari apapun yang

dapat didokumentasikan, diarsipkan, dan dikofifikasikan (codified), seringkali dengan bantuan IT

2. Tacit knowledge – pengetahuan yang mengisi/ada di kepala manusia.

15-14

Pengetahuan Eksplisit (tegas) dan Tacit (diam-diam)

• Dibawah ini adalah dua contoh pemindahan atau pembuatan ulang tacit knowledge– Shadowing – staff berpengalaman sedikit

mengobservasi staff berpengalaman banyak untuk mempelajari bagaimana rekan mereka yg berpengalaman banyak mendekati pekerjaan mereka

– Joint problem solving – seseorang yang baru dan seorang ahli bekerja bersama untuk sebuah projek

15-15

Pengetahuan Eksplisit (tegas) dan Tacit (diam-diam)

• Alasam mengapa organisasi meluncurkan “knowledge management programs”

15-16

CONTENT MANAGEMENT

• Content management system (CMS) – menyediakan tools untuk mengatur pembuatan, penyimpanan, perbaikan, dan publikasi informasi dalam sebuah lingkungan kolaboratif

• CMS marketplace terdiri dari:– Document management system (DMS)– Digital asset management system (DAM)– Web content management system (WCM)

15-17

CONTENT MANAGEMENT

• Content management system vendor overview

15-18

Working Wikis

• Wikis - web-berbasis tools yang mempermudah user dalam menambahkan, memindahkan, dan mengubah konten online

• Business wikis – kolaboratif halaman web yang memperbolehkan user untuk memperbaiki dokumen, berbagi ide, atau memonitor status projek

15-19

WORKFLOW MANAGEMENT SYSTEMS

• Aktivitas kerja dapat ditampilkan dalam serial atau paralel yang melibatkan orang dan mengotomasi sistem komputer

• Workflow – menjelaskan semua langkah atau peraturan bisnis, dari awal sampai akhir, yang dibutuhkan oleh bisnis proses

• Workflow management system – memfasilitasi otomasi dan manajemen bisnis proses dan mengendalikan perkembangan pekerjaan melalui bisnis proses

15-20

WORKFLOW MANAGEMENT SYSTEMS

• Messaging-based workflow system – mengirim tugas-tugas pekerjaan melalui email system

• Database-based workflow system – menyimpan dokumen di dalam lokasi sentral dan secara otomatis menanyakan kepada anggota tim untuk mengakses dokumen ketika tiba giliran mereka untuk memperbaiki dokumen

15-21

GROUPWARE SYSTEMS

• Groupware technologies

15-22

GROUPWARE SYSTEMS

• Groupware – software yang mendukung interaksi dan dinamik tim termasuk kalender,penjadwalan, dan videoconference

15-23

Videoconferencing

• Videoconference – kumpulan teknologi telekomunikasi interaktive yang memperbolehkan dua atau lebih lokasi untuk berinteraksi melalui video dua arah dan audio transmisi secara simultan.

15-24

Web Conferencing

• Web conferencing – menyatukan audio, video, dan teknologi document-sharing untuk membuat ruang pertemuan virtual dimana orang-orang berkumpul pada website yang diproteksi dengan password

15-25

Instant Messaging

• Email adalah surat yang dominan dari aplikasi kolaborasi, tetapi real-time collaboration tools seperti instant messaging membuat sebuah dinamika komunikasi baru

• Instant messaging – tipe service komunikasi type of communications service yang memungkinkan seseorang untuk membuat semacam private chat room dengan individu lain untuk berkomunikasi real-time melalui Internet

15-26

Instant Messaging

• Instant messaging application

15-27

Bab 15Pertanyaan Studi Kasus

1. Identifikasi sistem WTC mana yang bisa menggunakan kolaborasi secara internal.

2. Jelaskan teknologi Internet mana yang memfasilitasi cara kolaborasi WTC dengan kedua pesertanya dan business partner-nya

3. Buat daftar empat sistem kolaborasi yang dibahas di bab ini dan beri peringkat untuk kepentingan bisnis WTC

4. Jelaskan bagaimana WTC bisa mempengaruhi kekuatan knowledge management system untuk karyawan dan pesertanya.

15-28

Kasus Bab 15 Enterprise Content Management at Statoil

1. Mengapa anda berfikir content management seperti bagian kritis dari strategi Statoil?

2. Komentari kegunaan dan kepentingan yang dipakai Statoil pada sebuah portal informasi untuk mempromosikan enterprisewide content management?

15-29

Kasus Bab 15 Enterprise Content Management at Statoil

3. Pada perluasan apa menurut anda ketika Statoil berada pada situasi sulit -seperti information yang overload- yang cocok untuk organisasi ?

4. Pelajaran apa yang didapat dan pengertian dari bab ini pada collaboration tools yang dapat membantu adopsi dan penggunaan content management initiative Statoil ?