bab iv pembahasan hasil pengamatanabstrak.ta.uns.ac.id/wisuda/upload/d1513090_bab5.pdf · -...
Post on 07-Mar-2019
231 Views
Preview:
TRANSCRIPT
34
BAB IV
PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN
A. Administrasi Penerimaan Premi Pertama
Administrasi menurut The Liang Gie dalam bukunya Ilmu Administrasi
mengemukakan bahwa “Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan
terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja
sama mencapai tujuan tertentu”. Sedangkan pengertian dalam arti sempit yaitu
berasal dari bahasa Belanda “administratie” yang artinya segala kegiatan yang
meliputi tulis menulis, ketik mengetik, komputerisasi, surat menyurat
(korespondensi), kearsipan, agenda (pekerjaan-pekerjaan Tata Usaha kantor).
Administrasi penerimaan premi berdasarkan pengertian dari Kepala seksi
Operasional & Penjualan PT Asuransi Jiwasraya Surakarta yaitu “Penerimaan
premi merupakan sejumlah pendapatan pertama dari calon nasabah yang
melakukan cara bayar sesuai dengan media yang telah ditentukan oleh kantor
Asuransi Jiwasraya Surakarta, Administrasi penerimaan itu dari Premi pertama
yang diterima oleh Kantor Asuransi Jiwasraya”.
Berdasarkan pengertian Administrasi penerimaan Premi Pertama tersebut
maka disimpulkan bahwa administrasi penerimaan premi pertama merupakan
kegiatan yang dilakukan oleh Kantor Asuransi Jiwasraya saat calon nasabah yang
akan menjadi tertanggung membayarkan Premi pertama sehingga perusahaan
menerima Premi tersebut dengan melalui beberapa media yang telah ditentukan.
Premi pertama merupakan premi yang dibayar pertama oleh nasabah
melalui media Host To Host. Dalam proses penerimaan premi di Kantor Asuransi
Jiwasraya meliputi tahapan yang dimulai dari pengisian Surat Permintaan
Asuransi Jiwa (SPAJ), entry data, pembayaran premi oleh calon nasabah sampai
dengan polis jadi.
Penerimaan premi pertama diterima oleh Perusahaan setelah nasabah
melakukan pembayaran melalui media Host to Host yaitu:
Bank Mandiri
Setoran tunai di teller Bank Mandiri
ATM Mandiri
35
Internet Banking Bank Mandiri
- Bank Rakyat Indonesia
Setoran tunai di teller Bank BRI
ATM BRI
Internet Banking Bank BRI
- Seluruh jaringan Indomaret
Pembayaran Premi pertama dengan menggunakan Nomor Polis.
- Kantor Pos
Selain melalui Bank, nasabah juga dapat melakukan pembayaran Premi
pertama melalui kantor Pos dengan menyerahkan Nomor Polis.
Adapun bagan alur penerimaan Premi Pertama secara keseluruhan di PT
Asuransi Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta yaitu sebagai berikut:
37
Dari bagan proses penerimaan Premi Pertama tersebut, dapat diketahui
proses kegiatan ketatausahaan atau Administrasi di setiap bagian yang menangani
Penerimaan Premi Pertama dari calon nasabah mulai dari penerimaan data Surat
Permintaan Asuransi Jiwa sampai dengan Premi diterima oleh perusahaan sesuai
dengan media pembayaran premi.
Selain bagan alur penerimaan premi pertama dan penagihan premi bulanan
terdapat pula tahapan atau proses keseluruhan di masing-masing bagian beserta
keterangan dan rangkaian kegiatan Administrasi yang dilaksanakan sebagai
berikut:
1. Proses Penerimaan Premi Pertama
Penerimaan premi pertama dimulai dari pengisisan SPAJ sampai
dengan polis terbit.
Contoh Kasus: Pada tanggal 5 Januari 2016, Bapak Rukidi akan
mengikuti atau mendaftarkan diri sebagai nasabah Asuransi Jiwasraya dengan
mengambil salah satu produk yaitu JS Siharta atau jaminan hari tua dengan
cara bayar premi bulanan. Maka, pertama – tama Bapak Rukidi harus mengisi
Surat Permintaan Asuransi Jiwa dengan dibantu oleh Agen Penutup yang
bersangkutan (Bapak Anggun Restu Wibowo).
Selain mengisi Surat Permintaan Asuransi Jiwa, Bapak Rukidi harus
memenuhi syarat administrasi untuk mendaftar menjadi nasabah Jiwasraya
yaitu:
- Fotocopy Kartu Keluarga
- Fotocopy Kartu Tanda Penduduk (KTP) calon tertanggung
- Fotocopy KTP ahli waris
- Fotocopy Akta Kelahiran
- Dokumen Surat Permintaan Asuransi Jiwa (SPAJ) dan Surat Keterangan
Kesehatan (SKK)
- Proposal Penawaran. Proposal penawaran diberikan oleh agen kepada
calon tertanggung sebagai acuan calon tertanggung untuk
mempertimbangkan keikutsertaan asuransi jiwa.
38
Untuk seluruh produk, Agen penutup wajib membuat ilustrasi
proposal untuk calon tertanggung, termasuk dalam hal ini agen penutup
harus membuat proposal penawaran yang harus disetujui oleh Bapak Rukidi
yaitu yang berisikan:
- Data tertanggung
- Klasifikasi kelas pekerjaan
- Alokasi premi
- Jenis asuransi
- Ringkasan manfaat
- Tanggal
- Nama lengkap
- Tanda tangan Agen Penutup dan Calon tertanggung
Proposal penawaran yang dibuat untuk Bapak Rukidi harus sesuai
dengan data yang tertera di SPAJ, selain itu karena dalam Proposal
Penawaran terdapat biaya premi atas Bapak Rukidi yang harus dibayarkan
dan proposal tersebut harus sudah disetujui oleh Bapak Rukidi.
“Penerimaan premi pertama itu dimulai dari calon nasabah harus
mengisi SPAJ dan menyerahkan syarat – syarat lainnya, kemudian nasabah akan membayar premi dan polis akan terbit.” (wawancara dengan Bapak Rachmad Santoso selaku Staff Operasional pada tanggal 12 Februari 2016)
Adapun tahapan atau proses dalam Penerimaan Premi Pertama di
kantor Asuransi Jiwasraya yaitu:
a) Penerimaan data di bagian Staff Operasional.
Semua data administrasi dari Bapak Rukidi akan diserahkan kepada
Staff Operasional oleh Agen penutup untuk dilakukan pengecekan
kelengkapan serta verifikasi data SPAJ. Setelah dilakukan pengecekan, maka
Staff Operasional akan melakukan entry data KTP.
Staff Operasioanal (Bapak Rahmat Santoso) akan menerima data
SPAJ dari Agen Penutup atas nasabah yang bernama Bapak Rukidi, setelah
itu melakukan entry data KTP sebagai berikut:
Contoh entry data KTP oleh Staff Operasional
(Sumber: Screenshoot aplikasi JL
Setelah
selanjutnya yaitu tanggal 6 Januari 2016, aplikasi akan secara otomatis
mengirimkan pesan kepada calon nasabah yang berisi:
Contoh pesan singkat pemberitahuan kepada nasabah
(Sumber
Gambar 4.1
Contoh entry data KTP oleh Staff Operasional
Sumber: Screenshoot aplikasi JL-Indo di bagian Staff Operasional &
Penjualan)
Setelah entry data pertama di bagian Operasional, pada hari
selanjutnya yaitu tanggal 6 Januari 2016, aplikasi akan secara otomatis
mengirimkan pesan kepada calon nasabah yang berisi:
Gambar 4.2
Contoh pesan singkat pemberitahuan kepada nasabah
Sumber: Screenshoot pesan singkat di aplikasi JL-
39
Contoh entry data KTP oleh Staff Operasional
Indo di bagian Staff Operasional &
data pertama di bagian Operasional, pada hari
selanjutnya yaitu tanggal 6 Januari 2016, aplikasi akan secara otomatis
Contoh pesan singkat pemberitahuan kepada nasabah
-Indo)
40
Pesan tersebut akan secara langsung dikirimkan kepada Bapak Rukidi
sesuai nomor telepon yang telah dicantumkan dalam SPAJ dan di entry oleh
Bapak Rahmat Santoso selaku Staff Pertanggungan. Pesan berisi
pemberitahuan bahwa SPAJ telah diterima oleh Kantor Asuransi Jiwasraya
dan akan dilakukan administrasi selanjutnya untuk menjadi nasabah Asuransi
Jiwasraya.
b) Melakukan pembukuan dan entry data nasabah.
Setelah data diterima dan pesan singkat dikirimkan kepada calon
nasabah, Staff bagian Operasional akan melakukan pembukuan data nasabah
yang berkaitan dengan produksi agen penutup dan penerimaan Premi
perusahaan.
Adapun kolom pembukuan di Staff Operasional sebagai berikut:
Tabel 4.1
Tabel pembukuan penerimaan premi
No Nama Produk No. Polis CPP Premi Tanggal
Lunas
Agen
Penutup
Ket
01. Rukidi JS
Siharta
PC-
002083180
Bulanan Rp. 200.000 Bp.
Anggun
(Sumber : Buku Agenda penerimaan premi bag. Staff Operasional &
Penjualan)
Pembukuan tersebut dilakukan di Bagian Operasional oleh Bapak
Rahmat Santoso sesuai data dari Bapak Rukidi untuk arsip di bagian
Operasional serta mengetahui jumlah produksi dari agen penutup. Tanggal
lunas diisi apabila calon nasabah sudah melakukan pembayaran premi dan
perusahaan telah menerima pemberitahuan penerimaan premi pertama.
41
Keterangan:
- Nomor : diisi nomor urut pemegang Polis
- Nama : diisi nama pemegang Polis
- Produk : diisi jenis produk yang dipilih nasabah
- Nomor Polis : diisi nomor polis calon nasabah
- CPP (Cara Pembayaran Premi): didisi cara pembayaran yang
dilakukan oleh nasabah apakah Bulanan, Kwartalan,
Semesteran, Tahunan atau Sekaligus.
- Premi : diisi jumlah premi yang telah disetujui nasabah
- Tanggal Lunas : tanggal pelunasan setelah nasabah melakukan
pembayaran dan kantor mendapatkan pemberitahuan
penerimaan premi.
- Agen Penutup : diisi nama Agen penutup yang
bertanggungjawab atas nasabah.
- Keterangan : diisi apabila diperlukan informasi tambahan.
Selain melakukan pembukuan, Staff Operasional akan melakukan
entry ke dalam Microsoft Excel secara lebih lengkap dan rinci. Data dari
Bapak Rukidi akan di entry kedalam aplikasi Excel dengan lebih rinci
sebagai arsip Staff Operasional, entry tersebut dilakukan oleh Bapak Rahmat
Santoso sebagai berikut:
42
Tabel 4.2
Tabel entry data penerimaan premi pertama di Microsoft Excel
(Sumber : Screenshoot input data penerimaan premi di Microsoft Excel bagian
Operasional & Penjualan)
Keterangan:
- Nomor : diisi nomor urut peng-entryan data
- Nama pemegang Polis : diisi nama pemegang Polis yang
tercantum dalam Surat Permintaan Asuransi Jiwa (SPAJ)
- Nama Tertanggung: diisi nama tertangung atau nasabah yang
di asuransikan.
- Alamat Penagihan : diisi alamat lengkap nasabah
N
o.
Nama
Pemegang
Polis
Nama
Tertanggung
Alamat
Penagihan
HP/ Telp Nomor
Polis
Jenis
Asuransi
Masa
Pembayaran
Premi
01
.
Sri
Wahyuni
Rukidi Aspol
Panularan
Rt 05/07
Panularan,
Laweyan,
Surakarta
0857-2857-
1137
PC-
00208318
0
JS
Siharta
8 tahun
Jumlah Uang
Asuransi
Premi Cara Bayar
(B/K/S/T/X)
Tanggal
Pelunasan
Penutup Unit
Kerja
Area
Keterangan
Rp
5.000.000,-
Rp 200.000,- Bulanan Bp
Anggun
Surakarta
43
- Hp/Telp : diisi nomor telepon nasabah yang bisa dihubungi
- Nomor Polis : diisi nomor polis nasabah
- Jenis Asuransi : diisi jenis asuransi atau produk yang dipilih
oleh nasabah
- Masa Pembayaran Asuransi : diisi lamanya nasabah untuk
membayarkan Premi
- Jumlah Uang Asuransi : diisi jumlah keseluruhan Premi yang
dibayarkan oleh nasabah
- Premi : diisi jumlah bayar nasabah setiap bulan, atau sesuai
dengan proposal penawaran
- Cara bayar (B/K/S/T/X) : diisi cara pembayaran Premi oleh
nasabah apakah B (Bulanan), K (Kwartalan), S (Semesteran),
T (Tahunan) atau X (Sekaligus).
- Tanggal Pelunasan : diisi tanggal pelunasan Premi oleh
nasabah
- Penutup: diisi nama agen penutup yang bertanggungjawab
terhadap nasabah
- Unit Kerja Area : diisi area kerja agen Penutup
- Keterangan : diisi apabila diperlukan keterangan tambahan
c) Penyerahan data kepada Staff Pertanggungan untuk dilakukan entry data
keseluruhan ke dalam aplikasi.
Pada tanggal 7 Januari 2016, Staff Pertanggungaan akan menerima
data nasabah atas nama Bapak Rukidi, Adapun kegiatan administrasi yang
dilakukan oleh Staff Pertanggungan yaitu:
Menerima SPAJ lengkap
Meneliti kebenaran pengisian Surat Permintaan Asuransi Jiwa (SPAJ)
dan memastikan bahwa calon nasabah sudah mencantumkan nomor
telepon dengan sebenar – benarnya
Mengecek data calon pembayar premi harus diisi oleh calon nasabah
secara lengkap.
Mengecek hubungan dan penerima manfaat sudah harus diisi serta
terdapat kolom jenis produk dan cara pembayaran premi lanjutan yang
harus diisi oleh calon tertanggung.
Terdapat kolom pembayaran premi lanjutan yang dapat dilakukan
melalui Auto debet
Kredit. Staff Pertanggungan harus memastikan kolom tersebut diisi
dengan jelas oleh calon tertanggung.
Mengecek kolom kesehatan tertanggung tambahan (suami/istri/orang
tua) harus diisi secara lengkap sama seperti pengisian
kesehatan calon tertanggung.
Memastikan bahwa data SPAJ harus sesuai dengan dokumen
pendukung seperti KTP, KK, Akta Kelahiran dan harus sesuai dengan
Proposal Penawaran
Fotokopi dokumen pendukung harus lengkap dan dapat terlihat secara
jelas oleh Staff.
Mengecek keaslian tanda tangan di SPAJ dan harus sama dengan tanda
tangan di kartu identitas diri.
Apabila seluruh data sudah dicek oleh Staff Pertanggungan dengan
benar, maka data akan di
entry karena berhubungan dengan informasi pembayaran premi yang akan
dilakukan oleh calon nasabah. Setelah melakukan entry data dan scan semua
berkas, aplikasi akan mengirimkan pemberitahuan selanjutnya kepada calon
nasabah. Pesan singkat yang dikirimkan kepada
Contoh pesan singkat pemberitahuan permohonan polis telah diterima.
(Sumber: Screenshoot pesan singkat di aplikasi JL
cek hubungan dan penerima manfaat sudah harus diisi serta
terdapat kolom jenis produk dan cara pembayaran premi lanjutan yang
harus diisi oleh calon tertanggung.
Terdapat kolom pembayaran premi lanjutan yang dapat dilakukan
Auto debet, Virtual Account, Host to Host dan Debet Kartu
Kredit. Staff Pertanggungan harus memastikan kolom tersebut diisi
dengan jelas oleh calon tertanggung.
Mengecek kolom kesehatan tertanggung tambahan (suami/istri/orang
tua) harus diisi secara lengkap sama seperti pengisian
kesehatan calon tertanggung.
Memastikan bahwa data SPAJ harus sesuai dengan dokumen
pendukung seperti KTP, KK, Akta Kelahiran dan harus sesuai dengan
Proposal Penawaran
Fotokopi dokumen pendukung harus lengkap dan dapat terlihat secara
eh Staff.
Mengecek keaslian tanda tangan di SPAJ dan harus sama dengan tanda
tangan di kartu identitas diri.
Apabila seluruh data sudah dicek oleh Staff Pertanggungan dengan
benar, maka data akan di entry ke dalam aplikasi. Seluruh data harus di
karena berhubungan dengan informasi pembayaran premi yang akan
dilakukan oleh calon nasabah. Setelah melakukan entry data dan scan semua
berkas, aplikasi akan mengirimkan pemberitahuan selanjutnya kepada calon
nasabah. Pesan singkat yang dikirimkan kepada calon nasabah yaitu:
Gambar 4.3
Contoh pesan singkat pemberitahuan permohonan polis telah diterima.
Sumber: Screenshoot pesan singkat di aplikasi JL-
44
cek hubungan dan penerima manfaat sudah harus diisi serta
terdapat kolom jenis produk dan cara pembayaran premi lanjutan yang
Terdapat kolom pembayaran premi lanjutan yang dapat dilakukan
dan Debet Kartu
Kredit. Staff Pertanggungan harus memastikan kolom tersebut diisi
Mengecek kolom kesehatan tertanggung tambahan (suami/istri/orang
tua) harus diisi secara lengkap sama seperti pengisian pada kolom
Memastikan bahwa data SPAJ harus sesuai dengan dokumen
pendukung seperti KTP, KK, Akta Kelahiran dan harus sesuai dengan
Fotokopi dokumen pendukung harus lengkap dan dapat terlihat secara
Mengecek keaslian tanda tangan di SPAJ dan harus sama dengan tanda
Apabila seluruh data sudah dicek oleh Staff Pertanggungan dengan
ke dalam aplikasi. Seluruh data harus di
karena berhubungan dengan informasi pembayaran premi yang akan
dilakukan oleh calon nasabah. Setelah melakukan entry data dan scan semua
berkas, aplikasi akan mengirimkan pemberitahuan selanjutnya kepada calon
calon nasabah yaitu:
Contoh pesan singkat pemberitahuan permohonan polis telah diterima.
-Indo)
Pesan singkat tersebut ditujukan kepada calon pemegang polis/calon
nasabah atas nama Bapak Ruki
SPAJ telah diterima dan permohonan polis akan segera diproses.
d) Approve ke Kantor pusat untuk mengeluarkan tagihan Premi.
Staff pertanggungan, akan meminta
untuk mengeluarkan tagihan premi kepada nasabah yang berwujud pesan
singkat kepada calon nasabah. Adapun isi pesan singkat yang dikirimkan
yaitu:
Contoh pesan
(Sumber: Scr
Aplikasi akan mengirimkan pesan singkat tersebut kepada Bapak
Rukidi untuk memberitahukan bahwa SPAJ telah diterima dan disetujui oleh
Kantor Asuransi Jiwasraya serta agar Bapak Rukidi segera membayarkan
preminya melalui media yang telah disebutkan dalam p
Terdapat jumlah premi sesuai persetujuan didalam SPAJ yaitu sebesar Rp.
275.000,-. Meskipun jumlah Premi bulanan seharusnya Rp 200.000,
tetapi terdapat biaya administrasi yang juga harus dibayar oleh calon
nasabah sebesar Rp. 75.000,
e) Menerima pemberitahuan penerimaan Premi.
Pada tanggal 8 Januari 2016, Bapak Rukidi akan menerima
pemberitahuan untu segera melakukan pembayaran Premi Pertama atas
Pesan singkat tersebut ditujukan kepada calon pemegang polis/calon
nasabah atas nama Bapak Rukidi bertujuan untuk memberitahukan bahwa
SPAJ telah diterima dan permohonan polis akan segera diproses.
Approve ke Kantor pusat untuk mengeluarkan tagihan Premi.
Staff pertanggungan, akan meminta approve kepada kantor pusat
untuk mengeluarkan tagihan premi kepada nasabah yang berwujud pesan
singkat kepada calon nasabah. Adapun isi pesan singkat yang dikirimkan
Gambar 4.4
Contoh pesan pemberitahuan permohonan Asuransi telah diterima.
Sumber: Screenshoot pesan singkat di aplikasi JL
Aplikasi akan mengirimkan pesan singkat tersebut kepada Bapak
Rukidi untuk memberitahukan bahwa SPAJ telah diterima dan disetujui oleh
Kantor Asuransi Jiwasraya serta agar Bapak Rukidi segera membayarkan
preminya melalui media yang telah disebutkan dalam p
Terdapat jumlah premi sesuai persetujuan didalam SPAJ yaitu sebesar Rp.
. Meskipun jumlah Premi bulanan seharusnya Rp 200.000,
tetapi terdapat biaya administrasi yang juga harus dibayar oleh calon
nasabah sebesar Rp. 75.000,-.
Menerima pemberitahuan penerimaan Premi.
Pada tanggal 8 Januari 2016, Bapak Rukidi akan menerima
pemberitahuan untu segera melakukan pembayaran Premi Pertama atas
45
Pesan singkat tersebut ditujukan kepada calon pemegang polis/calon
di bertujuan untuk memberitahukan bahwa
SPAJ telah diterima dan permohonan polis akan segera diproses.
Approve ke Kantor pusat untuk mengeluarkan tagihan Premi.
kepada kantor pusat
untuk mengeluarkan tagihan premi kepada nasabah yang berwujud pesan
singkat kepada calon nasabah. Adapun isi pesan singkat yang dikirimkan
permohonan Asuransi telah diterima.
eenshoot pesan singkat di aplikasi JL-Indo)
Aplikasi akan mengirimkan pesan singkat tersebut kepada Bapak
Rukidi untuk memberitahukan bahwa SPAJ telah diterima dan disetujui oleh
Kantor Asuransi Jiwasraya serta agar Bapak Rukidi segera membayarkan
preminya melalui media yang telah disebutkan dalam pesan singkat.
Terdapat jumlah premi sesuai persetujuan didalam SPAJ yaitu sebesar Rp.
. Meskipun jumlah Premi bulanan seharusnya Rp 200.000,- akan
tetapi terdapat biaya administrasi yang juga harus dibayar oleh calon
Pada tanggal 8 Januari 2016, Bapak Rukidi akan menerima
pemberitahuan untu segera melakukan pembayaran Premi Pertama atas
asuransi yang diikuti. Maka, Bapak Rukidi yang telah menerima
pemberitahuan agar segera mel
melakukan pembayaran dengan menggunakan media Indomaret. Dengan
melakukan pembayaran melalui Indomaret, Bapak Rukidi akan menerima
struk bukti pembayaran Premi Pertama. Setelah itu, Bapak Rukidi juga akan
menerima pemberita
Jiwasraya sebagai berikut:
Contoh pesan
(Sumber: Screenshoot pesan singkat di aplikasi JL
Pesan singkat pemberitahuan tersebut dikirimkan kepada Bapak
Rukidi dengan mencantumkan ucapan terima kasih atas pembayaran Premi
Pertama serta jumlah Premi yang telah diterima oleh Perusahaan sesuai
pembayaran.
Bagian Kasir juga akan mengetahui penerimaan Premi dari aplikasi.
Untuk penerimaan premi pertama, kantor
sama dalam kegiatan administrasi penerimaan Premi, sehingga
memudahkan dalam mengetahui apakah premi sudah dibayarakan oleh
calon nasabah atau belum.
Seluruh penerimaan Premi pertama yang diterima oleh Kantor
cabang akan dimutasikan ke rekening Kantor Pusat, setelah itu dari Kantor
Pusat akan mengirimkan Jurnal penerimaan Premi pertama melalui aplikasi
yang diterima oleh Kasir. Didalam Jurnal penerimaan tersebut akan secara
asuransi yang diikuti. Maka, Bapak Rukidi yang telah menerima
pemberitahuan agar segera melakukan pembayaran premi pertama,
melakukan pembayaran dengan menggunakan media Indomaret. Dengan
melakukan pembayaran melalui Indomaret, Bapak Rukidi akan menerima
struk bukti pembayaran Premi Pertama. Setelah itu, Bapak Rukidi juga akan
menerima pemberitahuan pembayaran premi Polis oleh Kantor Asuransi
Jiwasraya sebagai berikut:
Gambar 4.5
Contoh pesan pemberitahuan penerimaan Premi
Sumber: Screenshoot pesan singkat di aplikasi JL
Pesan singkat pemberitahuan tersebut dikirimkan kepada Bapak
Rukidi dengan mencantumkan ucapan terima kasih atas pembayaran Premi
Pertama serta jumlah Premi yang telah diterima oleh Perusahaan sesuai
Bagian Kasir juga akan mengetahui penerimaan Premi dari aplikasi.
Untuk penerimaan premi pertama, kantor Asuransi Jiwasraya telah bekerja
sama dalam kegiatan administrasi penerimaan Premi, sehingga
memudahkan dalam mengetahui apakah premi sudah dibayarakan oleh
calon nasabah atau belum.
Seluruh penerimaan Premi pertama yang diterima oleh Kantor
imutasikan ke rekening Kantor Pusat, setelah itu dari Kantor
Pusat akan mengirimkan Jurnal penerimaan Premi pertama melalui aplikasi
yang diterima oleh Kasir. Didalam Jurnal penerimaan tersebut akan secara
46
asuransi yang diikuti. Maka, Bapak Rukidi yang telah menerima
akukan pembayaran premi pertama,
melakukan pembayaran dengan menggunakan media Indomaret. Dengan
melakukan pembayaran melalui Indomaret, Bapak Rukidi akan menerima
struk bukti pembayaran Premi Pertama. Setelah itu, Bapak Rukidi juga akan
huan pembayaran premi Polis oleh Kantor Asuransi
penerimaan Premi
Sumber: Screenshoot pesan singkat di aplikasi JL-Indo)
Pesan singkat pemberitahuan tersebut dikirimkan kepada Bapak
Rukidi dengan mencantumkan ucapan terima kasih atas pembayaran Premi
Pertama serta jumlah Premi yang telah diterima oleh Perusahaan sesuai
Bagian Kasir juga akan mengetahui penerimaan Premi dari aplikasi.
Asuransi Jiwasraya telah bekerja
sama dalam kegiatan administrasi penerimaan Premi, sehingga
memudahkan dalam mengetahui apakah premi sudah dibayarakan oleh
Seluruh penerimaan Premi pertama yang diterima oleh Kantor
imutasikan ke rekening Kantor Pusat, setelah itu dari Kantor
Pusat akan mengirimkan Jurnal penerimaan Premi pertama melalui aplikasi
yang diterima oleh Kasir. Didalam Jurnal penerimaan tersebut akan secara
47
otomatis masuk ke Neraca di bagian Kasir untuk pembukuan atau buku
bantu rekapitulasi penerimaan Premi.
Setelah penerimaan premi dari nasabah, aplikasi juga akan secara
otomatis meng-update kartu premi yang memuat historis pelunasan premi
semua tahun dari nasabah.
Gambar 4.6
Contoh Kartu Premi
(Sumber: Screenshoot dokumen kartu premi di aplikasi JL-Indo)
Dari kartu Premi tersebut dapat diketahui bahwa nasabah atas nama
Bapak Rukidi telah melakukan pembayaran Premi pertama didalam Historis
pelunasan Premi. Kartu premi tersebut berisi tanggal bayar dari Bapak
Rukidi, jumlah premi dan rekening mulai dari premi pertama yang telah
dibayarkan. Premi yang sudah diterima oleh perusahaan dari Bapak Rukidi
maka dalam historis pelunasan premi terdapat huruf “L” yang berarti
“Lunas”. Kartu Premi hanya dicetak untuk arsip dan apabila Bapak Rukidi
menginginkan copy-nya bisa meminta langsung kepada Staff Operasional.
f) Membuka batch untuk melakukan entry penerimaan Premi.
Setelah mendapatkan pemberitahuan penerimaan Premi pertama,
Kasir akan membuka Batch untuk melakukan entry penerimaan Premi per-
Batch atas nama Bapak Rukidi dan membuat Laporan transaksi berdasarkan
Batch. Batch merupakan inisial yang tidak setiap karyawan Asuransi
48
Jiwasraya bisa membukanya dan hanya Kasir yang dapat mengaksesnya
karena berhubungan dengan uang.
Gambar 4.7
Contoh rekap penerimaan Premi Per Batch
(Sumber: Screenshoot data penerimaan Premi di bagian Kasir)
“Batch itu inisial, karena berhubungan dengan uang maka hanya Staff
Keuangan yang dapat mengaksesnya”. (wawancara dengan Ibu Sri Lestari
selaku Kasir pada tanggal 8 Maret 2016).
Dari Rekap penerimaan Premi tersebut diisi uraian atas nama Bapak
Rukidi dan jumlah Premi yang diterima oleh PT. Asuransi Jiwasraya.
Sebagai contoh diatas merupakan gambaran penerimaan Batch. Premi
pertama tidak ada rekapan atau pembukuan di Kasir karena untuk premi
pertama nasabah harus menyetorkan premi melalui media yang telah
ditentukan perusahaan yaitu Host to Host.
g) Melakukan entry penerimaan Premi dalam Listing Transaksi Harian
Kas Sementara.
Setelah melakukan entry penerimaan Premi berdasarkan Batch,
kegiatan administrasi selanjutnya yaitu melakukan entry penerimaan Premi
yang dilakukan oleh Kasir. Kasir akan membuat Listing Transaksi Harian
49
Kas Sementara yang didalamnya terdapat seluruh transaksi perusahaan
dalam satu hari termasuk penerimaan premi pertama untuk setiap harinya
apabila terdapat nasabah baru. Seperti wawancara penulis pada Staff bagian
Keuangan dibawah ini:
“Tidak hanya laporan Batch, Kasir akan melakukan entry penerimaan Premi
pertama ke dalam listing atau daftar transaksi harian kas dalam satu hari itu,
didalamnya juga terdapat daftar premi pertama dari nasabah. Itu adalah
laporan keseluruhan kas”. (wawancara dengan Ibu Sri Lestari selaku Kasir
pada tanggal 8 Maret 2016).
Penerimaan Premi pertama dari Bapak Rukidi akan di entry kedalam
Listing Transaksi Harian Kas Sementara oleh Ibu Sri Lestari selaku Kasir
untuk mengetahui dan merekap penerimaan kas di Kantor Asuransi
Jiwasraya.
Dalam penerimaan premi pertama, Bapak Rukidi akan diberikan
jangka waktu pelunasan premi pertama selama sepuluh hari atau maksimal
dua minggu yang dapat dibayarkan melalui media yang telah diberitahukan
dalam pesan singkat kepada Bapak Rukidi. Apabila dalam jangka waktu
yang telah diberikan oleh kantor Asuransi Jiwasraya, Bapak Rukidi belum
membayar premi pertama, maka SPAJ Bapak Rukidi dianggap batal dan
polis tidak akan terbit.
“Polis hanya terbit apabila Premi pertama sudah dibayarkan oleh nasabah,
dan jika sesuai tenggang waktu tetapi belum ada pemberitahuan penerimaan
Premi dari nasabah maka SPAJ batal dan Polis tidak terbit”. (wawancara
dengan Ibu Izzatun Nisa selaku Staff Pertanggungan, pada tanggal 12
Februari 2016).
Administrasi penerimaan Premi pertama selesai dilaksanakan
dengan melakukan entry penerimaan Premi dan membuat Listing Harian
50
Kas oleh Kasir. Seluruh penerimaan Premi pertama akan masuk dan
dikelola oleh Kantor Pusat yang terdapat di Jakarta.
Untuk penerimaan Premi Pertama belum pernah ditemukan kendala
baik dalam proses penerimaan maupun Administrasi nya. Apabila nasabah
sudah menyetujui untuk ikut serta dengan Asuransi, maka untuk
pembayaran premi sudah menjadi tanggung jawab dari nasabah. Perusahaan
hanya menerima pembayaran tersebut sehingga tidak terjadi kendala dalam
penerimaan Premi Pertama, begitupun dengan kegiatan administrasi yang
tidak ada kendala sama sekali.
.
“Untuk kendala penerimaan Premi Pertama itu tidak ada, karena
nasabah sudah menyetujui untuk bergabung di Asuransi maka membayar
premi merupakan kewajiban bagi mereka sehingga prosesnya akan berjalan
dengan lancar” wawancara dengan Sri Lestari selaku Kasir pada tanggal 22
Maret 2016.
51
B. Administrasi Penagihan Premi Bulanan
Administrasi dalam arti sempit menurut para ahli yang berarti segala
kegiatan yang meliputi tulis menulis, ketik mengetik, komputerisasi, surat
menyurat (korespondensi), kearsipan, agenda (pekerjaan-pekerjaan Tata Usaha
kantor) diterapkan pula dalam Administrasi penagihan bulanan. Administrasi
penagihan Bulanan merupakan salah satu kegiatan ketatausahaan penagihan Premi
bulanan di PT Asuransi Jiwasraya Surakarta. Pengertian Administrasi penagihan
Premi bulanan tersebut disampaikan oleh Kepala seksi Operasional dan Penjualan
Asuransi Jiwasraya Surakarta sebagai berikut:
“Administrasi penagihan Premi bulanan itu kegiatan yang dilakukan setiap
bulannya seperti mengirimkan pemberitahuan jatuh tempo, sedangkan penagihan
lainnya dilakukan sesuai jenis premi yang dipilih nasabah, ada banyak kegiatan
administrasi seperti mengetik, mencatat, mengarsip, mencetak dan lain – lain.”
Berdasarkan pengertian Administrasi penagihan Premi bulanan menurut
Kepala seksi Operasional dan Penjualan Asuransi Jiwasraya Surakarta di atas,
maka dalam penagihan Premi bulanan terdapat kegiatan ketatausahaan yang
sangat beragam seperti mengetik, mencatat, mengarsip dokumen dan mencetak
surat dan sebagainya. Kegiatan Administrasi tersebut dilakukan untuk
memperoleh tujuan tertentu seperti menerima Premi bulanan atau Premi lanjutan
dari nasabah.
Administrasi penagihan Premi merupakan kegiatan yang dilakukan oleh
PT Asuransi Jiwasraya Surakarta terhadap nasabah sesuai dengan cara
pembayaran Premi yang telah disetujui sebelumnya didalam SPAJ. Cara
pembayaran Premi yang dimaksud adalah Bulanan, Kwartalan, Semesteran,
Tahunan dan Sekaligus.
Didalam pembahasan Administrasi Penagihan Premi penulis mengambil
kegiatan yang berkaitan dengan ketatausahaan penagihan Premi Bulanan dimana
pekerjaan-pekerjaan ketatausahaan lebih beragam dan dilaksanakan setiap
bulannya. Hal ini dilakukan oleh Asuransi Jiwasraya untuk memberitahukan
masa jatuh tempo kepada nasabah atau penagihan untuk Premi Bulanan bagi para
nasabah yang mengikuti cara pembayaran Premi Bulanan.
52
Administrasi penagihan merupakan kegiatan pemberitahuan masa jatuh
tempo kepada nasabah sehingga penerimaan Premi lanjutan dapat diterima dan
dikelola oleh Perusahaan. Administrasi penerimaan Premi bulanan yaitu untuk
memberitahukan kepada para nasabah atas jatuh tempo Preminya. Premi bulanan
adalah premi berkala yang dibayarkan saat jatuh tempo pembayaran oleh nasabah
dan diterima oleh perusahaan setiap bulan dengan cara pembayaran melalui Auto
Debet, Virtual Account, datang ke kasir secara langsung dan Host to Host.
Didalam pengamatan mengenai Administrasi penagihan di PT Asuransi
Jiwasraya Surakarta, penulis mengamati kegiatan ketatausahaan selama
melakukan penagihan kepada salah satu nasabah yang bernama Bapak Rukidi
yang telah mengikuti Asuransi dengan mengambil produk Jaminan Hari Tua atau
JS Siharta.
Adapun bagan proses penagihan Premi Bulanan di PT. Asuransi
Jiwasraya Surakarta:
54
Dari bagan diatas, dapat diketahui bahwa untuk Administrasi penagihan
dilakukan di bagian Operasional dan Kasir dengan kegiatan ketatausahaan
masing-masing sesuai dengan tugas dan fungsinya. Administrasi penagihan yang
dilakukan oleh Kantor Asuransi Jiwasraya untuk penagihan Premi bulanan atas
nama Bapak Rukidi yaitu dengan mengirimkan Reminder atau pemberitahuan
kepada nasabah sesuai data yang telah diisi Bapak Rukidi pada saat mengisi Surat
Permintaan Asuransi Jiwa.
Administrasi penagihan Premi merupakan kegiatan rutin yang dilakukan
oleh Staff Operasional karena berhubungan langsung dengan nasabah atau
biasanya melalui Agen Penutup yang merupakan penanggung jawab dari
nasabah. Jadi, Staff Operasional akan secara langsung membantu kegiatan Agen
Penutup untuk memberitahukan kepada nasabah agar mengetahui kapan tepatnya
jatuh tempo atas Premi Bulanan-nya.
Kegiatan penagihan Premi dilaksanakan oleh Staff Operasional setiap
akhir bulan yaitu seperti mempersiapkan surat penagihan dan lain-lain. Jatuh
tempo dari masing-masing nasabah berbeda menurut tanggal pembayaran Premi
pertamanya.
Adapun kegiatan Administrasi yang dilakukan oleh Staff Operasional
dalam melakukan penagihan Premi bulanan yaitu:\
a) Mengirimkan pesan singkat kepada pemegang polis
Untuk penagihan melalui pesan singkat atau sms, kantor Asuransi
Jiwasraya akan mengirimkan pesan singkat sebelum masa jatuh tempo dari
nasabah. Pesan singkat yang dikirimkan secara otomatis akan dikirimkan kepada
nasabah. Pada tanggal 1 Februari 2016, Staff Operasional akan mengirimkan
pesan singkat kepada Bapak Rukidi untuk mengingatkan atas jatuh tempo
pembayaran Premi bulanannya yang jatuh pada tanggal 8 Februari 2016.
Setiap akhir bulan atau seminggu sebelum awal bulan, Staff Operasional
akan mengirimkan Reminder atau pemberitahuan kepada Bapak Rukidi atas jatuh
tempo dari Premi bulanannya. Staff Operasioanal juga harus mencocokkan
dengan data dari Bapak Rukidi apakah masa jatuh tempo benar sesuai pesan yang
dikirimkan kepada Bapak Rukidi.
Pesan singkat penagihan jatuh tempo Premi dikirimkan oleh S
Operasional melalui aplikasi setiap awal bulan sebelum masa jatuh tempo bulan
berikutnya. Bapak Rukidi akan menerima pesan pemberitahuan jatuh tempo atas
asuransi JS Siharta sebagai berikut:
Contoh pesan singkat pemberitahuan jatuh tempo
(Sumber: Screenshoot pesan singkat di aplikasi JL
Dalam pesan singkat tersebut sudah tertera bahwa Asuransi Jiwasraya
mengingatkan kepada Bapak Rukidi bahwa jatuh tempo Premi bulanannya pada
tanggal sekian, serta dapat dilakukan pembayaran
melalui beberapa media yang telah disebutkan. Pembayaran premi bulanan hanya
dapat dilakukan setelah Bapak Rukidi menerima pemberitahuan tersebut.
Dalam mengirimkan pesan singkat pemberitahuan kepada nasabah
terdapat hambatan yai
terkadang berubah tanpa sepengetahuan dari Kantor Asuransi Jiwasraya sehingga
pesan pemberitahuan jatuh tempo yang seharusnya dikirimkan oleh nasabah
menjadi tidak dapat diterima.
Pesan singkat penagihan jatuh tempo Premi dikirimkan oleh S
Operasional melalui aplikasi setiap awal bulan sebelum masa jatuh tempo bulan
berikutnya. Bapak Rukidi akan menerima pesan pemberitahuan jatuh tempo atas
asuransi JS Siharta sebagai berikut:
Gambar 4.8
Contoh pesan singkat pemberitahuan jatuh tempo Premi.
Sumber: Screenshoot pesan singkat di aplikasi JL-
Dalam pesan singkat tersebut sudah tertera bahwa Asuransi Jiwasraya
mengingatkan kepada Bapak Rukidi bahwa jatuh tempo Premi bulanannya pada
tanggal sekian, serta dapat dilakukan pembayaran Premi Bulanan selanjutnya
melalui beberapa media yang telah disebutkan. Pembayaran premi bulanan hanya
dapat dilakukan setelah Bapak Rukidi menerima pemberitahuan tersebut.
Dalam mengirimkan pesan singkat pemberitahuan kepada nasabah
terdapat hambatan yaitu adanya data nasabah seperti nomor telepon nasabah yang
terkadang berubah tanpa sepengetahuan dari Kantor Asuransi Jiwasraya sehingga
pesan pemberitahuan jatuh tempo yang seharusnya dikirimkan oleh nasabah
menjadi tidak dapat diterima.
55
Pesan singkat penagihan jatuh tempo Premi dikirimkan oleh Staff
Operasional melalui aplikasi setiap awal bulan sebelum masa jatuh tempo bulan
berikutnya. Bapak Rukidi akan menerima pesan pemberitahuan jatuh tempo atas
Premi.
-Indo)
Dalam pesan singkat tersebut sudah tertera bahwa Asuransi Jiwasraya
mengingatkan kepada Bapak Rukidi bahwa jatuh tempo Premi bulanannya pada
Premi Bulanan selanjutnya
melalui beberapa media yang telah disebutkan. Pembayaran premi bulanan hanya
dapat dilakukan setelah Bapak Rukidi menerima pemberitahuan tersebut.
Dalam mengirimkan pesan singkat pemberitahuan kepada nasabah
tu adanya data nasabah seperti nomor telepon nasabah yang
terkadang berubah tanpa sepengetahuan dari Kantor Asuransi Jiwasraya sehingga
pesan pemberitahuan jatuh tempo yang seharusnya dikirimkan oleh nasabah
56
b) Mencetak surat pemberitahuan jatuh tempo.
Staff Operasional dalam penagihan Premi Bulanan akan melakukan
kegiatan Administrasi yaitu mencetak surat yang dicetak setiap bulannya. Surat
penagihan Premi bulanan dicetak oleh Staff Operasional setiap awal bulan.
Penagihan Premi bulanan menggunakan surat pemberitahuan yang ditujukan
kepada Bapak Rukidi akan dialamatkan sesuai dengan alamat yang telah diisi
langsung dalam SPAJ.
“Penagihan melalui sms dan surat pemberitahuan jatuh tempo dilakukan setiap
awal bulan dan untuk pembuatannya dilakukan pada akhir bulan”. (wawancara
dengan Bapak Rachmad Santoso selaku Staff Operasional pada tanggal 8 Maret
2016)
Dalam penagihan melalui surat pemberitahuan jatuh tempo pembayaran
premi oleh Kantor Asuransi Jiwasraya, terdapat beberapa informasi dari Bapak
Rukidi yang tercantum yaitu:
Gambar 4.9
Contoh keterangan Administrasi di surat pemberitahuan jatuh tempo Premi.
(Sumber : Screenshoot surat pemberitahuan jatuh tempo di bagian Operasional &
Penjualan)
57
Dalam surat pemberitahuan tersebut terdapat informasi dari Bapak Rukidi
selaku nasabah produk JS Siharta Kantor Asuransi Jiwasraya Surakarta. Selain
informasi administrasi tersebut, Bapak Rukidi juga dimohon untuk dapat
melakukan pembayaran premi sebelum masa leluasa pembayaran yaitu 60 (enam
puluh) hari setelah tanggal jatuh tempo premi. Untuk keterlambatan pembayaran
premi atau hal-hal lainnya yang menyebabkan tidak terbayarkan dan melewati
masa leluasa pembayaran, maka manfaat polis akan terhenti.
Selain surat pemberitahuan jatuh tempo tersebut dilampirkan pula
keterangan cara pembayaran yang dapat dilakukan oleh Bapak Rukidi selaku
nasabah untuk membayar premi Bulanan. Disampaikan pula kepada Bapak
Rukidi apabila ada perubahan data mengenai data diri baik nomor handphone dan
alamat mohon untuk memberitahukan kepada Kantor Asuransi Jiwasraya agar
polis dapat ter-update.
Surat pemberitahuan yang dikirimkan kepada nasabah harus tepat pada
alamat yang telah dicantumkan oleh nasabah pada saat pengisian SPAJ, akan
tetapi ditemukan hambatan seperti alamat nasabah yang tidak ter-update sehingga
surat pemberitahuan tidak diterima oleh nasabah. Hal ini mempengaruhi kegiatan
penagihan di Kantor Asuransi Jiwasraya Surakarta karena menghambat proses
penagihan dan diterimanya Premi bulanan sehingga tujuan dari kegiatan
Administrasi tersebut terganggu.
c) Melakukan scan surat pemberitahuan jatuh tempo.
Pada tanggal 2 Februari 2016 setelah mengirimkan surat pemberitahuan
jatuh tempo premi kepada Bapak Rukidi, Surat pemberitahuan jatuh tempo akan
di scan oleh Staff Operasional sebagai bukti bahwa Kantor Asuransi Jiwasraya
telah mengirimkan surat tagihan kepada nasabah untuk melakukan pembayaran.
Hal ini dilakukan agar apabila sewaktu-waktu nasabah datang kekantor
menanyakan tentang Premi maka Staff Operasional akan menunjukkan bukti
bahwa nasabah telah diingatkan untuk membayar.
“Selain surat pemberitahuan jatuh tempo dikirimkan kepada nasabah, surat akan
di-scan. Jadi apabila sewaktu-waktu dibutuhkan bisa menjadi alat bukti”
58
(wawancara dengan Bapak Rachmad Santoso selaku Staff Operasional pada
tanggal 8 Maret 2016)
Surat pemberitahuan jatuh tempo kepada Bapak Rukidi tersebut akan di
scan oleh Staff Operasional untuk arsip perusahaan, sehingga apabila sewaktu -
waktu Bapak Rukidi belum melaksanakan kewajiban pembayaran premi bulanan
dan terjadi masalah dengan Polis atau asuransi-nya dengan alasan belum
menerima pemberitahuan, maka surat tersebut dapat dicetak oleh Staff
Operasional sebagai bukti.
d) Rekapitulasi penerimaan Premi.
Rekapitulasi penerimaan Premi yaitu melakukan rekap keseluruhan
penerimaan Premi dari nasabah agar perusahaan dapat mengetahui nasabah yang
telah dan belum membayarkan premi. Rekapitulaasi tersebut secara otomatis
akan ter entry didalam Daftar Perincian Laba/Rugi perusahaan. Dari perincian
Laba/Rugi tersebut dapat diketahui berapa jumlah Premi yang masuk.
Dari Perincian Laba/Rugi tersebut perusahaan dapat mengetahui apabila
nasabah atas nama Bapak Rukidi telah melakukan pembayaran premi bulanan
atau belum dan akan melakukan kegiatan selanjutnya seperti mengirimkan
kembali pesan singkat kepada Bapak Rukidi apabila belum melakukan
pembayaran Premi. Setelah adanya rekapitulasi dari Kasir, maka data akan
dicetak lalu kemudian diarsip.
“Rekapitulasi penerimaan Premi merupakan salah satu kegiatan dalan penagihan
Premi bulanan, jadi dari rekapitulasi tersebut kita dapat mengetahui apakah
nasabah sudah melakukan pembayaran atau belum, apabila belum maka akan
mengirimkan pemberitahuan jatuh tempo selanjutnya”. (wawancara dengan Sri
Mulyani selaku Kasir pada tanggal 8 Maret 2016)
Rekap penerimaan Premi dilakukan oleh Ibu Sri Lestari selaku Kasir
sesuai dengan penerimaan Premi yang diterima oleh Perusahaan atas nama Bapak
Rukidi. Ada dua jenis penerimaan yaitu melalui Bank dan Kas. Penerimaan
59
melalui Bank yaitu penerimaan Premi oleh perusahaan dari nasabah dengan
media Host to Host, Virtual Account dan Auto Debet sedangkan penerimaan
melalui Kas yaitu pada saat nasabah melakukan pembayaran Premi langsung ke
Kantor Asuransi Jiwasraya cabang Surakarta.
Administrasi penagihan Premi bulanan di PT. Asuransi Jiwasraya
Surakarta yaitu dengan mengirimkan pemberitahuan kepada nasabah sampai
dengan melakukan scan surat pemberitahuan masa jatuh tempo oleh Staff
Operasional, maka kegiatan Administrasi penagihan telah selesai dilakukan.
Administrasi penagihan Premi Bulanan tersebut dilaksanakan oleh Staff
Operasional dan Kasir setiap bulannya dan sebelum memasuki awal bulan
sehingga kegiatan Admnistrasi dapat berjalan tanpa hambatan seperti tergesa-
gesa dalam mengeluarkan pemberitahuan. Terdapat kegiatan mencetak,
mengetik, mengagenda, korespondensi (surat-menyurat) sampai dengan
mengarsip yang dilaksanakan sesuai standar seperti yang telah dijelaskan
sebelumnya.
Berdasarkan kajian teori dengan praktek di PT Asuransi Jiwasraya
Surakarta, ditemukan kesinambungan antara teori dan prakteknya mengenai
Administrasi yang berhubungan dengan ketatausahaan dengan rangkaian kegiatan
khusunya Administrasi Penerimaan Premi Pertama dan Penagihan bulanan.
Administrasi dalam arti sempit yang berarti kegiatan yang meliputi tulis menulis,
ketik mengetik, komputerisasi, surat menyurat (korespondensi), kearsipan,
agenda (pekerjaan-pekerjaan Tata Usaha kantor) dalam prakteknya dilaksanakan
dalam proses penerimaan premi pertama dan penagihan premi bulanan seperti
yang dapat disimpulkan dibawah ini:
Kegiatan tulis-menulis diterapkan pada saat Staff Operasional dan Penjualan
menerima data SPAJ dan syarat lainnya kemudian melakukan tulis-menulis
ke dalam buku agenda atau pembukuan penerimaan premi pertama serta
berkaitan dengan produksi dari Agen Penutup.
Kegiatan ketik-mengetik dalam prakteknya dilaksanakan rutin oleh pegawai
PT Asuransi Jiwasraya dalam masing-masing bagian. Kegiatan ini
dilaksanakan pada saat entry data nasabah, melakukan entry pembukuan
dalam Microsoft Excel, entry penerimaan premi dan lain sebagainya.
60
Komputerisasi
Komputerisasi sangat berpengaruh dan diperlukan dalam segala kegiatan
dalam administrasi penerimaan premi pertama dan penagihan bulanan, karena
dalam setiap kegiatannya sudah menggunakan aplikasi komputer serta semua
data yang diterima juga melalui proses pengetikan dan pengagendaan di
komputer.
Agenda dilaksanakan khususnya di bagian Operasional dan Penjualan yaitu
mengagenda data nasabah serta penerimaan premi pertama yang diterima oleh
perusahaan ke dalam buku Agenda peneriimaan Premi.
Surat-menyurat dalam administrasi yang berhubungan dengan ketatausahan
juga dilaksanakan oleh PT Asuransi Jiwasraya pada saat melakukan
pemberitahuan penagihan premi bulanan yaitu dengan mengirimkan
Reminder kepada nasabah untuk memberitahukan jatuh tempo polisnya.
Kearsipan merupakan kegiatan menyimpan semua berkas maupun dokumen
sehingga dapat ditemukan kembali ketika diperlukan, dalam hal ini
diterapkan pada surat-surat pemberitahuan jatuh tempo, kartu premi serta
berbagai surat penting yang harus disimpan.
Berbagai rangkaian kegiatan dalam Administrasi yang berhubungan
dengan ketatausahaan tersebut dilaksanakan dan diterapkan di PT Asuransi
Jiwasraya (Persero) cabang Surakarta sesuai dengan kebutuhannya agar
tujuan dari perusahaan dapat tercapai dan terlaksana dengan maksimal.
61
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Administrasi menurut The Liang Gie dalam bukunya Ilmu Administrasi
mengemukakan bahwa “Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan
terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja
sama mencapai tujuan tertentu”. Sedangkan pengertian dalam arti sempit yaitu
berasal dari bahasa Belanda “administratie” yang artinya segala kegiatan yang
meliputi tulis menulis, ketik mengetik, komputerisasi, surat menyurat
(korespondensi), kearsipan, agenda (pekerjaan-pekerjaan Tata Usaha kantor).
Administrasi penerimaan premi berdasarkan pengertian dari Kepala seksi
Operasional & Penjualan PT Asuransi Jiwasraya Surakarta yaitu “Penerimaan
premi merupakan sejumlah pendapatan pertama dari calon nasabah yang
melakukan cara bayar sesuai dengan media yang telah ditentukan oleh kantor
Asuransi Jiwasraya Surakarta, Administrasi penerimaan itu dari Premi pertama
yang diterima oleh Kantor Asuransi Jiwasraya”.
Sedangkan pengertian Administrasi penagihan Bulanan merupakan salah
satu kegiatan ketatausahaan penagihan Premi bulanan di PT Asuransi Jiwasraya
Surakarta. Pengertian Administrasi penagihan Premi bulanan tersebut
disampaikan oleh Kepala seksi Operasional dan Penjualan Asuransi Jiwasraya
Surakarta bahwa “Administrasi penagihan Premi bulanan itu kegiatan yang
dilakukan setiap bulannya seperti mengirimkan pemberitahuan jatuh tempo,
sedangkan penagihan lainnya dilakukan sesuai jenis premi yang dipilih nasabah,
ada banyak kegiatan administrasi seperti mengetik, mencatat, mengarsip,
mencetak dan lain-lain”.
Di PT Asuransi Jiwasraya Surakarta yang merupakan salah satu Badan
Usaha Milik Negara bergerak di bidang Asuransi Jiwa, terdapat Administrasi
didalamnya karena merupakan sebuah instansi/perusahaan yang mempunyai suatu
tujuan. Administrasi yang berkaitan dengan ketatausahaan di Asuransi Jiwasraya
Surakarta salah satunya yaitu Administrasi Penerimaan dan Penagihan Premi
Bulanan.
62
Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan selama Kuliah Kerja
Magang (KKM) di PT Asuransi Jiwasraya Surakarta, penulis mengajukan
kesimpulan bahwa tahapan serta rangkaian proses Administrasi yang berhubungan
dengan ketatausahan dilaksanakan sesuai dengan teori dan di dalam prakteknya,
Administrasi tersebut dilakukan oleh beberapa orang dalam masing-masing
bagian seperti bagian Operasional, Pertanggunan hingga Kasir Uang. Masing-
masing bagian mempunyai tugas masing-masing dalam menangani rangkaian
kegiatan ketatausahaan khususnya Administrasi Penerimaan Premi Pertama dan
Penagihan Bulanan.
Adapun tahapan dalam Administrasi Penerimaan Premi Pertama di PT
Asuransi Jiwasraya Surakarta yaitu:
1. Penerimaan data nasabah di bagian Staff Operasional dan Penjualan.
2. Melakukan pembukuan Penerimaan Premi Pertama, dan entry data nasabah di
Microsoft Excel.
3. Penyerahan data kepada Staff Pertanggungan untuk dilakukan entry data
keseluruhan kedalam Aplikasi serta pengecekan keaslian berkas atau data dari
nasabah.
4. Approve ke Kantor Pusat untuk mengeluarkan tagihan Premi.
5. Menerima pemberitahuan penerimaan Premi Pertama, dan Kartu Premi akan
ter-update .
6. Membuka Batch untuk melakuan entry penerimaan Premi.
7. Melakukan entry penerimaan Premi dalam Listing Transaksi Harian Kas
Sementara.
Selain itu terdapat juga tahapan dalam Penagihan Premi bulanan sebagai
berikut:
1. Mengirimkan pesan singkat kepada pemegang polis atau nasabah.
2. Mencetak surat pemberitahuan jatuh tempo Polis
3. Melakukan scan surat pemberitahuan jatuh tempo
4. Rekapitulasi penerimaan Premi oleh Kas
63
B. Saran
Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan oleh penulis, ditemukan
kendala khususnya dalam Administrasi penagihan Premi bulanan. Dalam kegiatan
penagihan Premi bulanan, data dari nasabah seringkali tidak ter-update
dikarenakan nasabah mengganti nomor telepon tanpa memberitahukan kepada
pihak Jiwasraya, selain itu alamat yang dicantumkan dalam Surat Permintaan
Asuransi Jiwa terkadang tidak valid karena nasabah yang pindah alamat tidak
memberitahukan kepada kantor Asuransi Jiwasraya.
Maka dari itu, penulis memberikan saran yang dapat dijadikan
pertimbangan serta masukan dalam rangka meningkatkan kualitas dalam
Administrasi penagihan Premi. Saran dari penulis yakni:
1. Dalam Administrasi penagihan Premi bulanan agar tidak menghambat proses
di dalamnya, sebaiknya PT. Asuransi Jiwasraya membuat aplikasi khusus
untuk mengirimkan pesan konfirmasi kepada pelanggan apakah ada
perubahaan data diri pada nasabah mengingat kegiatan Administrasi di PT.
Asuransi Jiwasraya Surakarta sudah menggunakan aplikasi komputer yang
modern. Pesan konfirmasi dapat dikirimkan secara berkala sesuai dengan
ketentuan oleh PT Asuransi Jiwasraya agar kendala tersebut dapat teratasi dan
tidak mengganggu proses penagihan Premi.
2. Alamat nasabah yang tidak ter-update, hendaknya diadakan survey setiap tiga
bulan sekali atau satu tahun sekali untuk memastikan bahwa alamat nasabah
benar-benar sesuai dengan data diri, dan apabila terdapat perubahan alamat,
PT. Asuransi Jiwasraya dapat secepatnya menghubungi nasabah untuk
konfirmasi alamat.
64
DAFTAR PUSTAKA: A. Hasymi Ali. 1993. Pengantar Asuransi. Jakarta: Bumi Aksara
H.B. Sutopo. 2002. Metodologi Penelitian Kualitatif. Surakarta: Sebelas Maret
University Press.
Inu Kencana,dkk. 1999. Ilmu Administrasi Publik. Jakarta: Rineka Cipta.
Moh. Nazir. 2000. Metode Penelitian. Yogyakarta: Rake Sarasin
Prajudi Admosudirdjo. 1982. Kesekretarisan dan Administrasi Perkantoran.
Jakarta: Ghalia Indonesia.
Soewarno Handayaningrat, 1982. Pengantar Studi Ilmu Admnistrasi dan
Manajemen. Jakarta: Gunung Agung.
Sondang P. Siagian. 1997. Filsafat Administrasi. Jakarta: Gunung Agung.
Sondang P. Siagian. 2003. Filsafat Administrasi. Jakarta:Bumi Angkasa.
The Liang Gie. 1996. Administrasi Perkantoran Modern Edisi Empat.
Yogyakarta: Liberty.
Winardi. 1993. Asas-Asas Administrasi Bisnis (Business Administration).
Bandung: Mandar Maju.
Sumber -sumber lain:
Syarat-Syarat Umum Polis Asuransi Jiwa (SUP) PT Asuransi Jiwasraya
Surakarta.
Undang-Undang Usaha Perasuransian no. 2 Tahun. 1992
www.jiwasraya.co.id diakses pada tanggal 10 Maret 2016
top related