bab 3 - deskripsi umum - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/asli/bab3/2011-1-00300-if 3.pdf · 47...
Post on 06-Mar-2019
216 Views
Preview:
TRANSCRIPT
47
BAB 3
DESKRIPSI UMUM APLIKASI QUESTION ANSWER
AND CORRECTIVE ACTION REQUEST
3.1. Sekilas Perusahaan
3.1.1. Sejarah BINUS University
BINUS University pada awalnya adalah sebuah lembaga pendidikan
komputer jangka pendek dengan nama Modern Computer Course. BINUS
University yang berdiri pada tanggal 21 Oktober 1974 sekarang ini dipimpin
oleh Rector of Binus University, Prof. Dr. Ir. Harjanto Prabowo, MM.
Berkat landasan yang kuat, visi yang jelas, dan dedikasi tinggi yang
berkesinambungan, lembaga ini terus berkembang.
Pada tanggal 1 Juli 1981, karena banyaknya peminat dan pesatnya
pertumbuhan, lembaga pendidikan komputer ini berkembang menjadi
Akademi Teknik Komputer (ATK) dengan jurusan Manajemen Informatika
dan Teknologi Informasi. Tiga tahun kemudian, tepatnya pada tanggal 13 Juli
1984, ATK mendapat status Terdaftar dan berubah menjadi Akademi
Manajemen Informatika dan Komputer (AMIK) Jakarta. Kemudian pada
tanggal 1 Juli 1985, dibuka jurusan Komputerisasi Akuntansi, dan pada
tanggal 21 September 1985, AMIK Jakarta berganti nama menjadi AMIK
Bina Nusantara.
48
Dalam usia mudanya, sebuah prestasi emas ditoreh AMIK Bina
Nusantara dengan terpilih sebagai Akademi Komputer Terbaik oleh
Depdikbud melalui Kopertis Wilayah III Jakarta pada tanggal 17 Maret 1986.
Berkat makin meningkatnya kebutuhan masyarakat akan tenaga-tenaga
andal dalam bidang teknologi informasi, pada tanggal 1 Juli 1986, Sekolah
Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) Bina Nusantara
didirikan dengan Program Strata-1 (S1) jurusan Manajemen Informatika dan
Teknik Informatika. Bersamaan dengan itu juga dibuka jurusan Teknik
Komputer (S1).
Pada tanggal 9 November 1987, AMIK Bina Nusantara dilebur ke
dalam STMIK Bina Nusantara sehingga terbentuk sebuah lembaga yang
menyelenggarakan Program Diploma III (DIII) dan Strata-1 (S1). STMIK
Bina Nusantara berhasil memperoleh status "Disamakan" untuk semua jurusan
dan jenjang pada tanggal 18 Maret 1992, dan pada tanggal 10 Mei 1993
mendapat kepercayaan untuk membuka Program Magister Manajemen Sistem
Informasi, salah satu Program Pascasarjana pertama di Indonesia di bidang
tersebut.
Pada tanggal 8 Agustus 1996, BINUS University berdiri dan secara
sah diakui oleh pemerintah. STMIK Bina Nusantara kemudian melebur ke
dalam BINUS University pada tanggal 20 Desember 1998, sehingga BINUS
University memiliki: Fakultas Ilmu Komputer, Fakultas Ekonomi & Bisnis,
Fakultas Sains & Teknik, Fakultas Bahasa & Budaya, Fakultas Psikologi,
Fakultas Komunikasi & Multimedia dan Program BINUS Online Learning.
49
3.1.2. Struktur Organisasi
Gambar 3. 1 Struktur Organisasi
50
3.1.3. Unit Pendukung
BINUS University memiliki unit-unit pendukung antara lain:
• Academic Development
- Instructional Development Center (IDC)
- Lecturer Resource Center (LRC)
- Character Building Development Center (CBDC)
• Operation & Resource Management
- Student Registration And Service Center (SRSC)
- Academic Operation Center (AOC)
- Software Laboratory Center (SLC)
- Library and Knowledge Center (LKC)
• Student Affairs and Community Development
- Student Creativity Development Center (SCDC)
- Student Advisory Center (SAC)
- BINUS Career Center
- Community Development Center
- BINUS Square Program Development
• Collaboration and Institutional Development
- BINUS Entrepreneurship Center (BEC)
- BINUS Institutional Development Center
- BINUS Collaboration Center (BCC)
- BINUS International Office
51
• Research and Intellectual Capital
- Research Office
• Quality
- Quality Management Center (QMC)
• Technology
- Information Technology Directorate
3.1.4. Quality Management Center (QMC)
Istilah QMC mulai dikenal sejak bulan September 2007 setelah
sebelumnya dikenal dengan nama Center of Quality Assurance (CfQ). QMC
yang sekarang dipimpin oleh General Manager of QMC, Cuk Tho, S .Kom.,
MM., M.Com merupakan suatu biro yang bertugas memonitor jaminan mutu
suatu universitas. QMC berkolaborasi dengan berberapa pihak, antara lain
Institusi BINUS University, mahasiswa/alumni, dosen dan karyawan,
industri/konsultan berkualitas, pemerintah, Higher Education Institution
(HEI). Visi dari Biro QMC adalah untuk memulai/memimpin jaringan
komunitas BINUS University (BINUSIAN) di dalam pengembangan teori dan
praktek di dalam penilaian, pemeliharaan dan peningkatan mutu dan yang
lebih spesifik untuk institusi pendidikan yang lebih tinggi di Indonesia. Dalam
menjalankan tugasnya, QMC menyediakan layanan Question Answer (QA)
and Corrective Action Request (CAR).
52
3.1.5. Information Technology Directorate
Salah satu kekuatan dari BINUS University adalah aktifitas operasi
akademis yang begitu kuat serta dukungan IT sebagai salah satu kunci
kekuatan yang dimiliki oleh BINUS Group.
Pada bulan Agustus 2005, IT Directorate Bina Nusantara secara resmi
dibentuk dalam bentuk departemen dan bertanggung jawab langsung kepada
BINUS Group. IT Directorate bertanggung jawab untuk mendukung
pengimplementasian IT pada seluruh bisnis unit yang ada pada BINUS
Group. Saat ini, IT Directorate terletak pada Kampus Syahdan, gedung H
lantai 2. IT Directorate dipimpin oleh General Manger of IT, Eddy Santosa
Jaya, S .Kom., MM. IT Directorate memiliki lima fungsi utama yaitu :
- IS Development
Departemen ini dikepalai oleh: Yosef Bernardus Wirian,
S .Kom., S .Si. Departemen ini bertanggung jawab untuk pembangunan
aplikasi yang mencakup BINUS University, BINUS Business School,
BINUS Consulting & Training, BIS Simprug, BIS Serpong, BINUS
Center, BINUS Square, Finance Directorate, Marketing Directorate,
Strategic Planning & Corporate Development Directorate, Widia
Center of Excellence for Teaching and Learning, Talent Management
Directorate, General Affair & Legal Directorate dan Information
Technology Directorate.
53
- University IS Development
Departemen ini dikepalai oleh: Karto Iskandar, S .Kom., MM
dan Specialist: Wihendro, S .Kom., MM. Departemen ini bertanggung
jawab untuk pembangunan aplikasi yang mencakup area BINUS
University, BINUS Business dan BINUS Online Learning.
- School IS Development
Departemen ini dikepalai oleh: Lawrence Wibisono,c
M.S/M.Sc. Departemen ini bertanggung jawab untuk pembangunan
aplikasi yang mencakup area BINUS School Simprug, BINUS School
Serpong and perpustakaan pada BINUS Group.
- Technology Development
Departemen ini dikepalai oleh: Gintoro, S .Kom., MM.
Departemen ini bertanggung jawab untuk research teknologi-teknologi
baru untuk diimplementasikan pada BINUS Group. Selain
bertanggung jawab research teknologi baru, Techonolgy development
department bertanggung jawab untuk me-manage human resources
(Associate Member) serta sebagai mediator komunikasi antara IT
Directorate dengan user.
- IT Operation
Departemen ini dikepalai oleh: Johan Muliadi Kerta,
S .Kom., MM. Departemen ini bertanggung jawab untuk mendukung
pengoperasian IT pada BINUS Group serta komunitas disekitarnya. IT
Operation memiliki dua peran penting, yaitu: Network and
Communication, yang bertanggung jawab untuk infrastruktur jaringan
54
untuk BINUS Group dan Data Center, bertanggung jawab untuk
pengoperasian data untuk BINUS Group.
3.2. Peranan Kelompok Internship
Kelompok internship adalah mahasiswa/i BINUS University yang
mengerjakan projek yang diberikan IT Directorate dalam rangka pembuatan skripsi.
Kelompok internship berperan sebagai programmer dan analyst system untuk
aplikasi Question Answer (QA) and Corrective Action Request (CAR).
3.3. Kondisi sekarang
Aplikasi QA and CAR sebelumnya berjalan pada Lotus Note dimana
beberapa fitur masih manual seperti nomor surat dimana pengguna harus
memasukkan nomor surat secara manual. QA and CAR yang ada sebelumnya juga
hanya bisa digunakan untuk satu biro saja, bila ada beberapa biro yang terkait
dengan suatu masalah pengguna harus membuat QA and CAR yang sama. Tentu
saja hal ini menyebabkan sistem berjalan kurang efisien.
Dari kondisi sistem yang sedang berjalan tersebut muncul beberapa masalah
sehingga sistem yang lama tersebut perlu dimigrasikan ke platform SharePoint.
Masalah paling utama adalah Lotus Note yang tidak dapat terintegrasi dengan mail
server BINUS yang baru yaitu Exchange Server. Fitur aplikasi yang lama seperti
penomoran surat yang manual pun menimbulkan masalah dimana pengguna perlu
mengingat penomoran yang sudah ada, sehingga tidak ada surat dengan nomor yang
sama. Aplikasi yang lama juga tidak memiliki fitur seperti reminder yang dapat
mengingatkan pengguna jika pengguna belum memberikan tanggapan. Workflow
QA and CAR dapat dilihat pada Gambar 3.2 dan Gambar 3.3.
55
Gambar 3.2 Workflow QA
56
Gambar 3.3 Workflow CAR
57
Use Case QA and CAR dapat dilihat pada Gambar 3.4 dan 3.5 :
Gambar 3.4 Use Case proses QA yang sedang berjalan
Gambar 3.5 Use Case proses CAR yang sedang berjalan
58
Tabel 3.1 Dokumentasi Use Case QA
Use Case Actor Deskripsi Approve QA Form QMC Mendeskripsikan kejadian dimana QMC
memeriksa isi form QA dan menyetujui isi dari form tersebut jika form tersebut sudah terisi semua dan isi dari form tersebut sudah sesuai.
Export to Spreadsheet QMC Mendeskripsikan kejadian dimana QMC mengekspor semua dokumen QA beserta isinya ke Microsoft Excel untuk disimpan sebagai dokumentasi.
Create QA Form QMC
Mendeskripsikan kejadian dimana QMC membuat form QA sesuai dengan topik masalah yang ada. Setelah proses ini selesai akan dijalankan Use Case Send Email Notification.
Fill Response QMC Biro/Unit Terkait
Mendeskripsikan kejadian dimana QMC atau Biro/Unit Terkait memberi tanggapan atas topik masalah yang ada sesuai biro masing-masing. Setelah proses ini selesai akan dijalankan Use Case Send Email Notification.
Send Email Notification Mendeskripsikan kejadian dimana email notification dikirim ke email Biro/Unit Terkait dan email QMC ketika form dibuat dan ketika terjadi perubahan pada isi form. Notifikasi ini dimaksudkan agar QMC dan Biro/Unit Terkait dapat terus memantau perubahan yang terjadi pada form QA.
View QA Form QMC Biro/Unit Terkait User
Mendeskripsikan dimana semua actor yang terdiri dari QMC, Biro/Unit terkait, dan User dapat melihat isi dari form QA.
59
Tabel 3.2 Dokumentasi Use Case CAR
Use Case Actor Deskripsi Approve CAR Form QMC Mendeskripsikan kejadian dimana
QMC memeriksa isi form CAR dan menyetujui isi dari form tersebut jika form tersebut sudah terisi semua dan isi dari form tersebut sudah sesuai.
Export to Spreadsheet QMC Mendeskripsikan kejadian dimana QMC mengekspor semua dokumen CAR beserta isinya ke Microsoft Excel untuk disimpan sebagai dokumentasi.
Create CAR Form QMC Mendeskripsikan kejadian dimana QMC membuat form CAR berdasarkan QA form yang ada dimana kondisi Approved QA Form harus sudah dipenuhi terlebih dahulu. Setelah proses ini selesai akan dijalankan Use Case Send Email Notification.
Approved QA Form QMC Mendeskripsikan kejadian dimana QA form sudah disetujui oleh Head of QMC Department.
Fill Response QMC Reviewer/PIC
Mendeskripsikan kejadian dimana QMC atau Reviewer/PIC memberi respon atas permasalahan yang ada. Setelah proses ini selesai akan dijalankan Use Case Send Email Notification.
Send Email Notification Mendeskripsikan kejadian dimana email notification dikirim ke email Reviewer/PIC dan email Head of QMC Department serta QMC PIC ketika form dibuat dan ketika terjadi perubahan pada isi form. Notifikasi ini dimaksudkan agar QMC dan Reviewer/PIC dapat terus memantau perubahan yang terjadi pada form CAR.
View CAR Form QMC Reviewer/PIC User
Mendeskripsikan dimana semua aktor yang terdiri dari QMC, Reviewer/PIC, dan User dapat melihat isi dari form CAR.
60
3.4. Identifikasi Masalah
Permasalahan yang sedang dihadapi sistem yang sedang berjalan antara lain:
• Sistem pada Lotus Note tidak terintegrasi dengan mail server BINUS
University yaitu Exchange Server.
• Aplikasi pada Lotus Note belum sesuai dengan permintaan pengguna.
• Beberapa fitur pada aplikasi yang lama belum terotomatisasi.
3.5.Pemecahan Masalah
Untuk mengatasi permasalahan yang ada, kami mengusulkan untuk
membangun sebuah aplikasi yang mampu :
• Menyediakan aplikasi QA and CAR yang dapat terintegrasi dengan
Exchange Server.
• Menyediakan rancangan aplikasi QA and CAR yang dapat berjalan sesuai
dengan workflow yang ada.
• Mengotomatisasi beberapa fitur sehingga aplikasi dapat berjalan efektif dan
efisien.
top related