bab 3 analisis sistem yang berjalan 3.1 analisis 3.1.1...
Post on 18-Mar-2019
241 Views
Preview:
TRANSCRIPT
56
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Analisis
Berikut ini adalah proses analisis untuk mendapatkan informasi-informasi
yang terkait perancangan basis data PT. Tatalogam Lestari.
3.1.1 Sejarah Perusahaan
PT. Tatalogam Lestari adalah produsen genteng metal dimana produk
yang dihasilkan berupa genteng metal Zincalume yang sudah sangat dikenal dan
dipercaya konsumen sebagai pilihan utama dalam membangun. Perusahaan ini
berproduksi pertama kali pada tahun 1994 dengan nama PT. Tatalogam dan
disahkan oleh yang berwenang dengan kantor pusat yang berkedudukan di Jl.
Palem Raya Kav. 435 Tomang Barat Baru, Jakarta 11510.
Keberadaan PT. Tatalogam Lestari sebagai Pemilik Hak Patent untuk
genteng metal dengan No. ID 0 000 116 S dan Pemilik Hak Patent untuk sirap
metal No. ID 0 000 332 S, semakin diakui oleh konsumen dengan diperolehnya
Sertifikat ISO 9001:2000 untuk Sistem Manajemen Mutu pada bulan Maret
2003.
PT. Tatalogam Lestari mempunyai kebijakan mutu sesuai standar ISO
9001:2000, yaitu :
• Menyediakan produk dan jasa terbaik dalam industri atap nasional.
• Perubahan yang cepat dan terbaik dalam produk dan pasar.
57
• Perbaikan terus menerus dalam bidang kepuasan dan pelayanan pelanggan
serta pengiriman tepat waktu.
Adapun rangkaian produk-produk genteng metal yang dihasilkan PT.
Tatalogam Lestari terdiri dari berbagai jenis yaitu :
• Genteng Color yang terdiri dari :
o Multi 0.35 mm
o Surya 0.30 mm
o Sakura 0.20-0.25 mm
o Soka
o Fancy
o Sirap dengan berbagai ukuran
• Genteng Stone yang terdiri dari :
o Multi 0.35 mm
o Surya 0.30 mm
o Sakura 0.20-0.25 mm
o Soka
o Fancy
o Sirap dengan berbagai ukuran
• Accessories
Untuk menunjang pendistribusian produk, PT. Tatalogam Lestari
memiliki beberapa pabrik, gudang dan distributor yang tersebar di beberapa
wilayah di Indonesia. Pelanggannya berupa pelanggan tetap dan jumlah
58
pelanggannya diperkirakan ± 5000 pelanggan sejak perusahaan berdiri dan
jumlah rata-rata transaksi ± 40-50 transaksi per harinya.
3.1.2 Visi dan Misi
Visi dari PT. Tatalogam Lestari yaitu mengatapi Nusantara dan misi dari
PT. Tatalogam Lestari yaitu mengganti semua genteng dengan genteng metal
produk “Si Mantap”.
3.1.3 Kebijakan Mutu
PT. Tatalogam Lestari berkomitmen untuk melakukan :
• Peyediaan produk dan jasa terbaik dalam industri atap metal Nasional.
• Perubahan yang cepat dan terbaik dalam produk dan pasar
• Perbaikan terus menerus dalam bidang :
o Kepuasan dan pelayanan pelanggan
o Pengiriman tepat waktu
3.2 Struktur Organisasi PT. Tatalogam Lestari
Di dalam perusahaan terdapat beberapa unit kerja yang masing-masing
mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda sehingga dibentuklah
sebuah struktur organisasi. Berikut ini adalah struktur organisasi PT. Tatalogam
Lestari yang menggambarkan hubungan vertikal dan horizontal antara pemimpin
dan bawahan beserta karyawannya. Dimana karyawan atau bawahan harus
59
menjalankan tugasnya dan bertanggung jawab kepada atasannya sehingga bisa
tercapai hasil kerja yang optimal.
Gambar 3.1a Struktur Organisasi PT. Tatalogam Lestari
Gambar 3.1b Struktur Organisasi pada Direktur 1
60
DIREKTUR 2Ir . Wulani Rismono, MBA
ASISTEN DIREKTUR 2Stefanus B. P
ITStefanus B.P
PROMOTION PRODUCT DESIGN & DEV.Ir. Wulani Rismono, MBA
FINANCEKatharina S.
ACCOUNTINGLianawati
WAKIL MANAGEMEN / MRYenny R. / Lusia/Monica
Pengendali DokumenSari/Yuli/Panca
Application DevelopmentStefnus Rahmat Erwin
Maintenance & UtilityDicky
PalemDicky
CikarangFawazi
(L8, L10A, L10B)
CibitungFawazi
ExternalDicky
(Cabang, Depo, Roofmart)
Gambar 3.1c Struktur Organisasi pada Direktur 2
61
Gambar 3.1d Struktur Organisasi pada Direktur 3
3.2.1 Wewenang dan Tanggung Jawab
Adapun uraian pembagian wewenang dan tanggung jawab dari masing-
masing bagian adalah sebagai berikut :
1. Direktur Utama
Bertanggung jawab secara keseluruhan terhadap perencanaan
perusahaan. Tugas dan wewenangnya antara lain :
62
• Memimpin PT. Tatalogam Lestari secara keseluruhan, serta menentukan
pelaksanaan bisnis yang menyangkut kelangsungan proses bisnis secara
menyeluruh
• Merencanakan sasaran dan tujuan perusahaan, baik jangka pendek
maupun jangka panjang
• Mengawasi seluruh aktivitas direktur operasional dan jajarannya
• Memimpin dan mengendalikan perusahaan
• Memeriksa dan menyetujui rencana dan anggaran perusahaan
• Menerima hasil laporan kerja dari setiap bagian di perusahaan
2. Direktur 1 (Pemasaran)
Bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas sehari-hari dalam
memasarkan produknya. Tugas dan wewenangnya antara lain :
• Meningkatkan pertumbuhan dengan memperluas jumlah pelanggan serta
kegiatan operasional perusahaan
• Mengkoordinir dan mengawasi kegiatan pemasaran sehari-hari
• Menyusun jalur distribusi pemasaran
Direktur 1 (Pemasaran) membawahi Asisten Direktur 1 yang dibantu
oleh bagian Purchasing dan Delivery, membawahi IC, Sales & MKT dan
PPC. Wewenang dan tanggung jawabnya antara lain :
a. Purchasing
• Mewawancara penjual
• Melakukan negosiasi dengan pemasok potensial
63
• Menganalisa tawaran dan menentukan pilihan
• Memilih pemasok
• Mengeluarkan perintah pembelian
• Menangani masalah dengan pemasok
b. Delivery
• Mengirim barang jadi ke pelanggan
• Bertanggung jawab atas pengiriman barang produksi kepada
pelanggan
• Bertanggung jawab kepada Asisten Direktur 1 atas semua hasil
kerja bagiannya.
c. IC (Inventory Control)
• Mengecek ketersediaan barang
• Menjaga keakurasian barang
• Bertanggung jawab atas pengaturan gudang
• Mengatur bagian penagihan
d. Sales & MKT (Area I/II)
• Membuat laporan penjualan secara berkala
• Bertanggung jawab atas kelancaran kegiatan penjualan perusahaan,
baik administrasi penjualan maupun pendistribusian produk
• Melakukan perencanaan penjualan produk
• Menerima dan memproses pesanan dari pelanggan
e. PPC (Plan Production Control)
64
• Merencanakan dan mengendalikan proses produksi
• Memeriksa spesifikasi dan kualitas bahan baku dan produk yang
dihasilkan
• Menyelesaikan masalah yang timbul selama proses produksi
berlangsung
3. Direktur 2 (Keuangan)
Bertanggung jawab terhadap perumusan dan pelaksanaan perusahaan
dalam bidang keuangan. Tugas dan wewenangnya antara lain :
• Merumuskan, mengatur kebijakan dan pengendalian keuangan serta
penghematan biaya
• Mengitung dan mengurus penyelesaian pajak
• Menyediakan laporan keuangan untuk keperluan internal perusahaan
maupun eksternal perusahaan
Direktur 2 (Keuangan) juga membawahi Asisten Direkutur 2 yang
dibantu oleh bagian IT, membawahi bagian Promotion, Product Design &
Dev., Finance dan Accounting. Wewenang dan tanggung jawabnya antara
lain :
a. IT, bertugas mengawasi kelancaran proses yang berlangsung dalam
sistem yang ada. Menganalisa kelemahan sistem yang ada kemudian
dibuat modifikasi dari kelemahan sistem tersebut sehingga kelemahan
yang ada tidak mengganggu efisien dan efektivitas kinerja perusahaan.
b. Promotion, Product Design & Dev.
65
• Menangani segala kegiatan yang berhubungan dengan promosi
produk
• Menangani event-event yang disponsori oleh perusahaan
• Menyusun strategi pemasaran
c. Finance
• Membuat laporan keuangan secara berkala kepada pimpinan
• Melakukan perencanaan keuangan perusahaan dalam arti luas yang
telah ditetapkan oleh pemilik atau pimpinan
• Melakukan pencatatan setiap transaksi yang terjadi di perusahaan
• Mengatur keperluan dana untuk keperluan operasional perusahaan
• Bertanggung jawab dalam kegiatan financial perusahaan
d. Accounting
• Bertanggung jawab dalam menjalankan kegiatan keuangan
perusahaan seperti pembayaran gaji, pembayaran hutang pemasok
dan penagihan piutang kepada pelanggan
• Melakukan pencatatan dan pembuatan faktur tagihan dan tanda
terima pembayaran
• Mencatat semua transaksi penerimaan dan pengeluaran kas yang
terjadi pada perusahaan
• Bertanggung jawab atas semua pencatatan transaksi yang terjadi
• Membuat laporan keuangan seperti neraca, laporan laba-rugi dan
laporan perubahan modal secara berkala untuk diserahkan kepada
direksi
66
• Membuat laporan perpajakan yang baik yang bersifat bulanan
maupun tahunan.
4. Direktur 3 (Teknik dan Produksi)
Bertanggung jawab atas kelancaran proses produksi dari bahan baku
menjadi barang jadi serta meningkatkan kualitas dari produk tersebut. Tugas
dan wewenangnya antara lain :
• Meningkatkan kelancaran produksi
• Mengusahakan hasil dan kualitas produk dengan cara efektif dan efesien
Direktur 3 (Teknik dan Produksi) dibantu oleh :
a. Ka. Pabrik
• Mengatur kelancaran kegiatan produksi, packing dan stok eceran
barang di pabrik
• Mengatur utility, maintenance dan calibration di pabrik
• Bertanggung jawab atas mutu bahan baku genteng
• Bertanggung jawab atas arus persediaan bahan baku genteng
b. HR / GA
• Bertanggung jawab atas proses recruitment dan selection
• Bertanggung jawab atas updating database karyawan
• Bertanggung jawab atas day to day HR Operasional
• Bertanggung jawab atas day to day GA Operasional
• Bertanggung jawab atas asset perusahaan dalam keadaan baik
c. Warehouse
• Mengeluarkan barang sesuai dengan pesanan pelanggan
67
• Mencatat jumlah bahan baku yang masuk gudang
• Mencatat jumlah produksi akhir yang masuk gudang
• Bertanggung jawab atas keselamatan bahan baku dan barangg jadi
yang tersimpan dalam gudang
3.3 Sistem yang Sedang Berjalan
3.3.1 Prosedur Persediaan Barang
Divisi produksi setiap hari menerima laporan stock dari warehouse.
Dengan dasar laporan stock tersebut, maka divisi produksi akan memproduksi
barang setiap harinya.
3.3.2 Prosedur Penjualan Barang
Setelah PO (Purchase Order) diterima, divisi marketing membuat NP
(Nota Pesanan) dengan 3 rangkap yaitu :
• Rangkap 1 (warna putih) : untuk divisi delivery
• Rangkap 2 (warna merah) : untuk divisi invoicing
• Rangkap 3 (warna kuning) : untuk arsip divisi marketing
Apabila barang telah siap untuk dikirim, maka dengan dasar SO warna
putih, divisi delivery membuat PP (Perintah Pengambilan) yang akan di fax ke
divisi warehouse sebagai perintah untuk mengeluarkan barang, PP dibuat 2
rangkap yaitu:
• Rangkap 1 (warna putih) : di fax dan kemudian disimpan sebagai arsip divisi
delivery
68
• Rangkap 2 (warna merah) : untuk arsip delivery
Setelah divisi warehouse menerima PP, maka divisi warehouse akan
mengirim barang dan membuat SJ (Surat Jalan) 7 rangkap yaitu:
• Rangkap 1 (warna putih) : untuk customer
• Rangkap 2 (warna merah) : untuk divisi invoicing sebagai bukti penerimaan
barang oleh customer
• Rangkap 3 (warna kuning) : untuk ekspedisi (apabila barang yang dikirim
menggunakan ekspedisi)
• Rangkap 4 (warna hijau) : untuk divisi delivery
• Rangkap 5 (warna biru) : untuk divisi invoicing sebagai bukti pengiriman
barang
• Rangkap 6 (warna putih tipis) : untuk arsip warehouse
• Rangkap 7 (warna biru tipis) : untuk admin warehouse
Setelah menerima SJ, maka divisi invoicing akan membuat invoice
rangkap 4 yaitu:
• Rangkap 1 (warna putih) : untuk collecting
• Rangkap 2 (warna merah) : untuk audit
• Rangkap 3 (warna kuning) : untuk invoicing
• Rangkap 4 (warna biru) : untuk collecting
Setelah menerima invoice, maka divisi collecting mengecek piutang
customer yang kemudian jika tanggal jatuh tempo pembayaran sudah dekat,
maka divisi collecting akan mengkonfirmasi pembayaran customer,
69
kemudian jika setelah customer membayar, maka akan mengirimkan bukti
pembayaran ke divisi collecting untuk mengakumulasi piutang customer.
3.3.3 Diagram Aliran Dokumen (DAD)
3.3.3.1 Diagram Aliran Data Persediaan Barang
Gudang Pabrik
Gambar 3.2 DAD Persediaan Barang
70
3.3.3.2 Diagram Aliran Data Penjualan Barang
Customer Marketing Delivery Gudang Ekspedisi Invoicing Payment
Gambar 3.3 DAD Penjualan Barang
3.3.4 Data Flow Diagram (DFD)
Untuk memudahkan penggambaran suatu sistem yang ada atau sistem
yang baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa memperhatikan
71
lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data
tersebut akan disimpan, maka kita menggunakan Diagram Aliran Data atau Data
Flow Diagram (DFD). Diagram aliran data dapat menggambarkan arus data di
dalam suatu sistem dengan terstruktur dan jelas.
3.3.4.1 Diagram Konteks
Gambar 3.4 Diagram Konteks Sistem yang Berjalan
72
3.3.4.2 Diagram Level 1
1.0 Membuat
Nota Pesanan
Nota Pesanan
Customer
PO
2.0Membuat Perintah
Pengambilan
NotaPesanan
Perintah PengambilanBarang pesanan
t idak ada
Persediaan
Konfirmasi-penundaan
3.0Membuat
Surat Jalan
Perintah Pengambilan
Surat Jalan
4.0Membuat Kwitansi
SuratJalan Kwitansi
5.0Pembayaran
Piutang
Kwitansi
Kwitansi, tanda terima pembayaran
Pimpinan
Surat Jalan
Surat Jalan
Tanda terimapembayaran
Faktur Pajak
Gambar 3.5 Diagram level 1
73
3.3.4.3 Diagram Level 2
a. Membuat Pengambilan Barang
Gambar 3.6 Diagram level 2 Pengambilan Barang
b. Membuat Kwitansi
Gambar 3.7 Diagram level 2 Membuat Kwitansi
74
3.3.4.4 Diagram Level 3
a. Membuat Kwitansi berdasarkan Surat Jalan
Gambar 3.8 Diagram level 3 Membuat Kwitansi berdasarkan Surat Jalan
3.3.5 Kebutuhan Pengguna
3.3.5.1 Kebutuhan Informasi
Laporan yang dibutuhkan oleh PT. Tatalogam Lestari dalam aplikasi ini
adalah :
1. Informasi tentang persediaan barang
Dibutuhkan informasi yang akurat mengenai persediaan, misalnya
barang apa saja yang ada dan berapa jumlah barang yang masuk dan keluar.
Informasi ini dibutuhkan oleh bagian penjualan setiap waktu.
75
2. Informasi tentang penjualan
Dibutuhkan informasi mengenai transaksi penjualan, misalnya kapan
transaksi penjualan dilakukan dan siapa pelanggannya. Dibutuhkan oleh
bagian warehouse untuk mengetahui stok barang terakhir setiap waktu dan
bagian finance untuk mengetahui jumlah barang dan jumlah pemasukan dari
barang yang dijual setiap waktu.
3. Informasi tentang karyawan
Dibutuhkan informasi mengenai siapa saja karyawan yang terlibat
dalam penggunaan aplikasi.
4. Informasi tentang pelanggan
Dibutuhkan informasi mengenai nama pelanggan, alamat dan nomor
telepon. Dibutuhkan oleh bagian penjualan dan warehouse setiap waktu.
5. Informasi tentang barang
Dibutuhkan informasi mengenai harga jual dan tanggal terakhir
update. Dibutuhkan oleh bagian warehouse, penjualan dan finance setiap
waktu.
3.3.5.2 Kebutuhan Keamanan Data
Keamanan data merupakan hal yang sangat penting yang diharapkan ada
nantinya untuk keamanan rahasia perusahaan dan juga untuk menghindari
terjadinya kehilangan data dari berbagai hal yang tidak diinginkan. Selain itu
masalah kewenangan dalam mengakses satu data juga sangat penting dan
76
diharapkan ada suatu sistem yang dapat menangani masalah otoritas ini sehingga
hanya orang yang berkepentingan saja yang dapat mengakses data tersebut.
3.3.5.3 Kebutuhan Integrasi Data
Perusahaan membutuhkan suatu aplikasi dengan database yang
terintegrasi yang dapat memenuhi kebutuhan data yang sebelumnya tersebar di
berbagai sistem informasi konvensional yang belum terkoordinasi dan terintegras i
dengan baik, sehingga mempermudah dalam mendapatkan data dan informas i
yang dibutuhkan. Integrasi data juga merupakan hal yang penting untuk
menghasilkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan perusahaan seperti Nota
Pesanan (NP), Perintah Pengambilan (PP), Purchase Order (PO), Surat Jalan (SJ)
Kwitansi (KW), Faktur Pajak (FP) dan Pembayaran. Selain itu, data menjadi
konsisten dan tidak berulang.
3.3.5.4 Kebutuhan Kecepatan Akses Data
Semua bagian pada PT. Tatalogam Lestari memerlukan informasi dan
data yang dapat diakses secara cepat dan akurat. Bagian-bagian tersebut juga
diharapkan untuk dapat membuat satu arsip data dalam bentuk ringkas dan mudah
dicari sehingga tidak perlu bergelut dengan tumpukan kertas yang ada.
3.3.5.5 Kebutuhan Transaksi
Data Entry
a) Masukkan detail dari Customer
77
b) Masukkan detail dari Karyawan
c) Mengubah detail dari Gudang
d) Masukkan detail dari Sales
e) Masukkan detail dari Barang
f) Masukkan detail dari NP
g) Masukkan detail dari PP
h) Masukkan detail dari SJ
i) Masukkan detail dari KW
j) Masukkan detail dari FP
k) Masukkan detail dari Pembayaran
Data Update/Deletion
a) Mengubah / menghapus detail dari Customer
b) Mengubah / menghapus detail dari Karyawan
c) Mengubah / menghapus detail dari Gudang
d) Mengubah / menghapus detail dari Sales
e) Menghapus / menghapus detail dari Barang
f) Mengubah detail dari NP
g) Mengubah detail dari PP
h) Mengubah detail dari SJ
i) Mengubah detail dari KW
j) Mengubah detail dari FP
k) Mengubah detail Pembayaran
78
Data Query
a) Tampilkan detail Customer
b) Tampilkan detail Karyawan
c) Tampilkan detail Gudang
d) Tampilkan detail Sales
e) Tampilkan detail Barang dan stok untuk setiap Gudang
f) Tampilkan detail NP beserta detail Barang yang dipesan berdasarkan
No NP tertentu
g) Tampilkan detail PP berdasarkan No PP dari NP
h) Tampilkan detail SJ berdasarkan No SJ tertentu dari PP
i) Tampilkan detail KW berdasarkan No KW tertentu dari SJ
j) Tampilkan detail FP berdasarkan No FP tertentu dari KW
k) Tampilkan detail Pembayaran berdasarkan nama Customer tertentu
dari KW
3.4 Permasalahan yang Dihadapi
Setelah melihat sistem yang ada dan masukan dari wawancara yang telah
dilakukan, maka didapatkan point-point masalah yang dihadapi oleh PT. Tatalogam
Lestari sebagai berikut :
1. Sistem yang digunakan saat ini belum memiliki fasilitas yang mendukung
kebutuhan informasi mengenai laporan persediaan dan penjualan barang yang
disebabkan oleh basis data yang belum terintegrasi.
79
2. Terdapat kesalahan basis data yang tidak sesuai dengan prinsip-prinsip
perancangan basis data. Contohnya, terdapat beberapa data yang sama yang
disimpan dalam field yang berbeda sehingga menyebabkan pemborosan
memori dan terjadi redundancy data.
3. Belum adanya pembagian hak akses dalam sistem saat ini.
4. Terdapat beberapa transaksi yang penginputannya masih dilakukan secara
manual yang memungkinkan terjadinya kesalahan penginputan data.
Contohnya, setiap pengecekan stok barang data diperoleh melalui fax yang
dikirim dari gudang.
3.5 Usulan Pemecahan Masalah
Melihat masalah – masalah yang dihadapi perusahaan saat ini, maka
diusulkan pemecahan masalah sebagai berikut :
1. Merancang dan membangun sistem basis data bagi perusahaan. Dengan ini
diharapkan dapat mengurangi data yang tidak konsisten dan menghindari data
yang redundant.
2. Merancang dan membangun sebuah aplikasi yang terintegrasi dengan sistem
basis data tersebut sehingga mempercepat proses penjualan yang ada di PT.
Tatalogam Lestari.
3. Membatasi hak akses karyawan
4. Basis data itu mampu menyimpan data dengan aman dan dapat memperoleh
data-data tersebut dengan cepat.
top related