bab 3 analisis sistem pembelian bahan baku yang sedang...
Post on 02-Mar-2019
218 Views
Preview:
TRANSCRIPT
BAB 3
Analisis Sistem Pembelian Bahan Baku yang Sedang Berjalan
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan
PT. Siaga Ratindotama, yang didirikan pada tanggal 12 Maret 1992 di
Jakarta dengan akte notaris no.80 di hadapan notaris Darsono., SH dan dengan
pengukuhan dari departemen kehakiman bernomor C2-7852.HT.01.01, merupakan
perusahaan manufaktur sekaligus eksportir yang bergerak di bidang furniture.
Pada awal berdirinya perusahaan ini merupakan supplier untuk bahan baku rotan
bagi perusahaan lain. Tatapi seiring dengan perkembangan dan tuntutan bisnis
yang semakin tinggi, perusahaan ini beralih menjadi perusahaan manufaktur yang
memproduksi furniture dengan menggunakan bahan baku alami seperti kayu,
rotan, enceng gondok, pelepah pisang dan sebagainya.
PT. Siaga Ratindotama saat ini berlokasi di jln. Pangeran Antasari 189 KM.
3 Desa Lurah, Plumbon – Cirebon dan memiliki no SIUP 086/10-23/PM/IV/2006.
Produk perusahaan ini meliputi produk furniture yang terdiri dari beraneka ragam
furniture. Pangsa pasar perusahaan ini sebagian besar di luar negeri dan
perusahaan ini lebih melayani pesanan atau order pelanggan dalam skala besar.
Sekarang, perusahaan ini sedang dalam usaha memperluas pabriknya agar
dapat meningkatkan kapasitas produksinya yang semula 5000 pieces per bulan
menjadi 10.000 pieces per bulan atau setara dengan 40 container per bulan.
58
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
Visi Perusahaan
Menjadi suatu perusahaan furniture yang terdepan dalam inovasi, berkualitas
internasional dan memperoleh kepercayaan pelanggan.
Misi Perusahaan
Bekerja keras dari waktu ke waktu untuk meningkatkan kapabilitas manajemen
dan memproduksi produk yang inovatif dan berkualitas tinggi serta memenuhi
harapan masing-masing pelanggan guna memuaskan pelanggan yang berharga
bagi kami.
3.1.3 Struktur Organisasi
Struktur Organisasi PT. Siaga Ratindotama saat ini dapat dilihat pada gambar
3.1 di bawah ini:
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Siaga Ratindotama
(Sumber : Direktur PT. Siaga Ratindotama, 2007)
59
3.1.4 Pembagian Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang
Berdasarkan struktur organisasi di atas, pembagian tugas, tanggung jawab
dan wewenang sebagai berikut:
Direktur
o Merupakan pemilik perusahaan langsung.
o Membuat keputusan manajemen dan menetapkan kebijakan-kebijakan dalam
perusahaan.
o Mengawasi dan menerima laporan pertanggungjawaban dari setiap bagian.
o Menetapkan strategi dan mengelola perusahaan.
Manager Pembelian
o Mengatur dan mengawasi pekerjaan-pekerjaan di bagian pembelian.
o Mengotorisasi Surat Pesanan Pembelian.
o Mengadakan negosiasi dengan pemasok-pemasok utama.
Staff Pembelian
o Melaksanakan pembelian persediaan setelah ada permintaan pembelian
dari bagian gudang.
o Memilih pemasok yang dapat dipercaya untuk kebutuhan bahan baku
dengan tetap memperhatikan segi kualitas dan harga bahan baku tersebut.
o Membuat Surat Pesanan Pembelian dan mengirimkannya kepada pemasok
setelah disetujui oleh manager pembelian.
60
Manager Gudang
o Mengawasi segala aktivitas yang terjadi di dalam gudang.
o Mengotorisasi keluar masuknya bahan baku dan bahan jadi dari dan ke
dalam gudang.
o Melakukan stock opname serta membuat laporan stock opname persediaan
fisik barang di gudang.
Staff gudang
o Mengajukan permintaan pembelian.
o Menangani dan mencatat masuknya persediaan bahan baku dari pemasok
dan persediaan barang jadi dari bagian produksi ke gudang.
o Menangani dan mencatat keluarnya persediaan bahan baku ke bagian
produksi dan persediaan barang jadi yang dijual kepada pelanggan.
o Membuat dokumen penerimaan barang baik bahan baku dari pemasok
maupun barang jadi dari bagian produksi.
o Menyimpan dan menjaga persediaan bahan baku dan barang jadi.
o Melakukan pengepakan, pengangkutan dan pengiriman.
Staff QC (Quality Control)
o Menerima bahan baku dari pemasok dan memeriksa kondisi dan
jumlahnya serta memeriksa kualitas bahan baku apakah sudah memenuhi
standar kualitas yang ditetapkan oleh perusahaan.
61
o Menerima barang jadi dari bagian produksi dan memeriksa kualitas dari
tiap barang jadi tersebut untuk memastikan apakah telah memenuhi
standar kualitas yang ditetapkan perusahaan.
Manager Produksi
o Mengatur dan mengawasi pekerjaan-pekerjaan di bagian produksi.
o Memeriksa dan mengotorisasi Surat Rencana Produksi dan Daftar
Kebutuhan Bahan Baku yang dibuat oleh bagian perencanaan produksi.
o Memeriksa dan menandatangani laporan produksi yang dibuat oleh staff
produksi.
Staff Produksi
o Melakukan kegiatan produksi berdasarkan Surat Rencana Produksi dari
bagian perencanaan produksi.
o Meminta bagian gudang untuk mengeluarkan bahan baku yang
dibutuhkan.
o Membuat laporan produksi.
o Mengirimkan barang jadi ke bagian gudang.
Staff Perencanaan Produksi
o Menerima pesanan pelanggan dari bagian penjualan dan
mempertimbangkan apakah memungkinkan untuk memenuhi order
tersebut sesuai keinginan pelanggan tersebut.
62
o Membuat Perencanaan Produksi berdasarkan order-order dari pelanggan.
o Membuat dan memberikan Surat Rencana Produksi kepada staff produksi
dan Daftar Kebutuhan Bahan Baku kepada bagian gudang yang telah
diotorisasi terlebih dahulu oleh manager produksi.
Staff R&D (Research and Design)
o Membuat dan mengembangkan desain-desain baru yang inovatif untuk
diluncurkan sebagai produk baru perusahaan.
o Memperkaya variasi-variasi yang dapat dibuat dengan produk-produk
yang sudah ada.
o Melakukan riset atas bahan baku alternatif yang dapat digunakan.
Manager Penjualan
o Mengatur dan mengawasi pekerjaan-pekerjaan di bagian penjualan.
o Memeriksa dan mengotorisasi pengiriman pesanan.
o Memeriksa dan menandatangani faktur.
Staff Penjualan
o Melayani pelanggan yang melakukan order, baik melalui internet, telepon,
fax, maupun yang datang secara langsung ke perusahaan.
o Memproses lebih lanjut order dari pelanggan.
63
o Mengkonfirmasikan ke bagian perencanaan produksi, apakah order dari
pelanggan dapat dipenuhi sesuai dengan waktu dan permintaan khusus
lainnya yang diajukan oleh pelanggan.
o Menjalin dan membina hubungan yang baik dengan pelanggan.
Manager Keuangan
o Mengatur dan mengawasi pekerjaan di bagian akuntansi dan finance.
o Memeriksa dan menandatangani laporan keuangan.
o Memeriksa dan menandatangani bukti penerimaan kas/bank, bukti
pengeluaran kas/ bank dan laporan kas/bank.
Staff Finance
o Menerima pembayaran dari pelanggan.
o Melakukan pembayaran untuk pembelian persediaan.
o Melakukan pembayaran gaji terhadap semua karyawan.
o Melaksanakan kegiatan penerimaan dan pengeluaran kas.
Staff Akuntansi
o Menyediakan laporan keuangan bagi pemilik perusahaan.
o Melakukan pencatatan terhadap setiap transaksi akuntansi perusahaan.
o Menghitung harga pokok penjualan.
64
3.1.5 Gambaran Umum Operasional Pembelian
Dalam operasional pembelian PT. Siaga Ratindotama, perusahaan tidak
menetapkan tingkat persediaan minimal untuk melakukan pemesanan kembali
kepada pemasok. Pembelian dilakukan apabila persediaan bahan baku yang ada di
gudang tidak mencukupi permintaan bahan baku yang dibutuhkan oleh bagian
produksi ataupun bahan baku yang dibutuhkan tersebut habis.
Beberapa bahan baku utama yang sering digunakan dalam proses produksi
perusahaan antara lain kayu mahogani, rotan, enceng gondok, pelepah pisang, dan
berbagai jenis bahan alami lainnya serta berbagai jenis bahan pembantu dan bahan
finishing untuk menyelesaikan produk perusahaan sampai tahap akhir.
Penentuan kuantitas pembelian tidak dilakukan berdasarkan EOQ (Economic
Order Quantity) melainkan berdasarkan permintaan bahan baku yang dibuat oleh
bagian gudang berdasarkan Daftar Kebutuhan Bahan Baku dari perencanaan
produksi.
Sebagian besar pembelian dilakukan dengan cara kredit dengan jangka waktu
pembayaran 15 sampai dengan 30 hari dan untuk masing-masing bahan baku
perusahaan telah memiliki beberapa pemasok tetap.
Pembelian dilakukan oleh bagian pembelian setelah adanya permintaan dari
bagian gudang berdasarkan permintaan bahan baku oleh bagian perencanaan
produksi melalui Daftar Kebutuhan Bahan Baku dimana persediaan yang ada di
gudang tidak mencukupi atau bahkan tidak tersedia.
65
3.2 Evaluasi Sistem Berjalan
3.2.1 Prosedur Permintaan Pembelian
• Berdasarkan order dari pelanggan, bagian perencanaan produksi membuat Surat
Rencana Produksi dan Daftar Kebutuhan Bahan Baku masing-masing sebanyak
2 rangkap. Rangkap pertama dari Surat Rencana Produksi diserahkan ke bagian
produksi dan rangkap pertama dari Daftar Kebutuhan Bahan Baku diserahkan
ke bagian gudang. Rangkap ke-2 dari keduanya dijadikan sebagai arsip.
• Bagian gudang menerima daftar kebutuhan bahan baku rangkap ke-2 dan
memeriksa bahan baku yang tersedia di gudang. Jika persediaan bahan baku di
gudang tidak tersedia atau tidak mencukupi, maka bagian gudang membuat
surat permintaan pembelian sebanyak 2 rangkap. Rangkap pertama diteruskan
ke bagian pembelian yang dimaksudkan agar bagian pembelian melakukan
pembelian terhadap persediaan bahan baku seperti yang tercantum dalam
dokumen tersebut. Rangkap ke-2 disimpan sebagai arsip. Jika persediaan di
gudang ternyata mencukupi, maka bagian gudang mengeluarkan bahan baku
yang diminta dan menyerahkannya ke bagian produksi.
3.2.2 Prosedur Pemesanan Pembelian
• Bagian pembelian menerima surat permintaan pembelian rangkap pertama dan
membuat Surat Order Pembelian sebanyak 4 rangkap. Rangkap ke-1 diberikan
kepada pemasok sebagai dokumen pembelian bahan baku, rangkap ke-2
diberikan kepada bagian gudang, rangkap ke-3 diberikan kepada bagian
akuntansi dan rangkap ke-4 disimpan sebagai arsip.
66
3.2.3 Prosedur Penerimaan Persediaan
• Bagian gudang menerima kiriman persediaan yang dipesan dari pemasok
disertai dengan surat jalan dari pemasok.
• Bagian gudang membandingkan Surat Order Pembelian rangkap ke-2 yang
diterima sebelumnya dari bagian pembelian dengan surat jalan dari pemasok.
• Setelah dokumen yang dibandingkan sesuai, kemudian bagian gudang
memeriksa secara fisik kiriman barang yang diterimanya termasuk dari segi
kuantitas, berat/ timbangan dan kualitas barang yang diterima serta
kesesuaiannya dengan dokumen yang ada.
• Setelah perhitungan fisik selesai dan ternyata semuanya sesuai, bagian gudang
membuat Laporan Penerimaan Barang sebanyak 4 rangkap. Rangkap ke-1
diberikan kepada bagian finance, rangkap ke-2 diberikan kepada bagian
akuntansi, rangkap ke-3 diberikan kepada bagian pembelian beserta dengan
copy surat jalan sebagai arsip, dan rangkap ke-4 sebagai arsip.
• Bagian gudang juga mencatatkan barang yang diterima ke dalam kartu gudang
dan melakukan penyimpanan.
• Bagian pembelian menerima faktur dari pemasok lalu memeriksa dan
membandingkannya dengan Surat Order Pembelian rangkap ke-4 yang
dibuatnya dan telah diarsipkan sebelumnya. Apabila sesuai faktur tersebut
diteruskan ke bagian finance. Selanjutnya bagian finance akan membandingkan
harga yang tertera pada faktur dari pemasok dan LPB rangkap pertama yang
diterimanya dari bagian gudang. Apabila telah sesuai, maka bagian finance
67
akan mencatatnya dalam buku hutang. Faktur dari pemasok disimpan sebagai
arsip sampai pembayaran dilakukan. LPB juga disimpan sebagai arsip.
• Setelah menerima Laporan Penerimaan Barang rangkap ke-3, bagian akuntansi
akan membandingkannya dengan Surat Order Pembelian (SOP) rangkap ke-3
yang dimilikinya. Apabila sesuai, bagian akuntansi akan menjurnalkannya
sebagai pembelian.
3.2.4 Prosedur Retur Pembelian
• Apabila terdapat bahan baku yang rusak atau tidak sesuai dengan pesanan,
maka bagian gudang akan memberitahukan bagian pembelian mengenai bahan
baku yang akan diretur.
• Kemudian bagian pembelian akan menghubungi pemasok untuk konfirmasi atas
retur pembelian dan pemasok akan mengganti kembali bahan baku tersebut atau
dikurangi dengan utang pembelian untuk pembelian kredit.
• Tidak ada dokumen yang dibuat oleh perusahaan atas retur pembelian yang
dilakukan, retur pembelian diakui hanya berdasarkan dokumen tanda terima
retur yang diberikan oleh pemasok.
3.2.5 Prosedur Pembayaran dan Utang Usaha
• Jika waktu pembayaran kepada pemasok sudah waktu jatuh tempo, maka
bagian finance akan menerima tagihan dari pemasok.
68
• Berdasarkan tagihan dari pemasok dan data-data hutang perusahaan yang telah
dicatat sebelumnya, bagian finance melakukan pembayaran kepada pemasok
dengan cara transfer ataupun cek.
• Apabila pembayaran dilakukan dengan cek, cek dibuat sebanyak 3 rangkap.
Rangkap pertama (cek asli) diberikan kepada pemasok sebagai pembayaran atas
pembelian bahan baku. Rangkap ke-2 dari cek diserahkan kepada bagian
akuntansi dan rangkap ke-3 disimpan oleh bagian finance sebagai arsip.
• Apabila pembayaran dilakukan dengan cara transfer, bukti transfer disiapkan
sebanyak 3 rangkap. Rangkap pertama diberikan kepada pemasok sebagai bukti
bahwa pembayaran atas pembelian bahan baku telah dilakukan. Rangkap ke-2
dari bukti transfer diserahkan kepada bagian akuntansi dan rangkap ke-3
disimpan oleh bagian finance sebagai arsip
• Jika pembayaran sudah dilakukan, bagian finance akan mengupdate buku
hutang dan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan transaksi tersebut akan
diberi tanda telah dibayar.
• Setelah menerima pembayaran, pemasok akan menyerahkan tanda terima
pembayaran kepada bagian finance. Setelah memeriksa tanda terima
pembayaran tersebut, bagian finance akan menyerahkannya kepada bagian
akuntansi.
• Berdasarkan bukti pembayaran dan tanda terima pembayaran dari pemasok,
bagian akuntansi akan melakukan pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas.
• Setiap bulan bagian akuntansi membuat laporan pembelian dan bagian finance
membuat laporan saldo utang.
69
3.3 Fungsi Terkait dalam Sistem Berjalan
Fungsi yang terkait dalam sistem pembelian berjalan adalah sebagai berikut:
1. Fungsi Perencanaan Produksi
2. Fungsi Gudang
3. Fungsi Pembelian
4. Fungsi Akuntansi
5. Fungsi Finance
3.4 Dokumen Terkait dalam Sistem Berjalan
Dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian berjalan adalah sebagai
berikut:
1. Daftar Kebutuhan Bahan Baku
2. Surat Permintaan Pembelian
3. Surat Order Pembelian
4. Laporan Penerimaan Barang
3.5 Activity Diagram sistem Berjalan
Dalam Activity Diagram berikut ini akan digambarkan bagaimana aliran
kerja yang terjadi pada sistem pembelian yang sedang berjalan serta fungsi-fungsi
apa saja yang terlibat di dalamnya.
70
Gambar 3.2 Activity Diagram Prosedur Pembelian Sistem Berjalan
71
Gambar 3.3 Activity Diagram Prosedur Penerimaan Bahan baku dari Pemasok Sistem Berjalan
72
Keterangan:TTR = Tanda Terima Retur
Pembelian
Mulai
Konfirmasi atas Retur
Pembelian kepada
Pemasok
Ke Pemasok
Pemberitahuan adanya barang yang rusak atau
tidak sesuai pesanan dari bag. Gudang
Gudang
TTR
Beserta barang retur
Periksa dokumen dan barang retur
yang diterima
Dokumen dan barang retur
sesuai?
Konfirmasi ulang pada pemasok
Ke pemasok
TTRSesuai
Tidak sesuai
Finance
TTR
Ada Penyesuaian?
Selesai
TTR
N
Buku Hutang
Selesai
Ada
Tidak ada
Dari Pemasok
Gambar 3.4 Activity Diagram Prosedur Retur Pembelian Sistem Berjalan
73
Gambar 3.5 Activity Diagram Prosedur Pembayaran dan Utang Usaha Sistem Berjalan
74
Gambar 3.6 Rich Picture Sistem Berjalan
75
3.6 Rich Picture Sistem Berjalan
Rich Picture dari sistem pembelian berjalan digambarkan pada gambar 3.6
diatas.
3.7 Hasil Evaluasi Sistem Berjalan dan Rekomendasi Perbaikan
3.7.1 Analisis Permasalahan pada sistem Pembelian bahan baku berjalan
Dari hasil evaluasi terhadap proses-proses, prosedur-prosedur, serta struktur
organisasi yang telah digambarkan di dalam diagram aliran dokumen, rich picture,
maupun bagan struktur organisasi, ditemukan beberapa permasalahan yang terjadi
di dalam sistem pembelian yang sedang berjalan saat ini, yaitu:
1. Pemisahan tugas bagian akuntansi dan bagian finance masih belum maksimal,
bagian finance masih melakukan fungsi pencatatan pada buku utang sekaligus
juga melakukan pembayaran atas utang. Hal ini dapat menyebabkan terjadinya
penyimpangan atas pencatatan dan pembayaran utang atas transaksi
pembelian.
2. Tidak memiliki kebijakan mengenai jumlah persediaan minimal dalam
melakukan pemesanan kembali sehingga dapat dimungkinkan terjadinya
kemacetan produksi yang diakibatkan pesanan pembelian terlambat dilakukan
atau pasokan bahan baku dari pemasok terhambat.
3. Tidak melakukan permintaan penawaran harga kepada pemasok sehingga tidak
dapat dipastikan bahwa harga pembelian maupun pemasok yang dipilih lebih
menguntungkan perusahaan.
76
4. Tidak tersedianya dokumen dan prosedur yang memadai untuk transaksi retur
pembelian. Sehingga menyulitkan penelusuran informasi dan perolehan bukti-
bukti retur yang memadai.
5. Bagian finance mengalami kesulitan dalam mengecek tanggal jatuh tempo
masing-masing utang, karena data utang masih ditangani secara manual.
6. Dokumen-dokumen yang terkait dengan proses pembelian mulai dari
permintaan pembelian sampai dengan pembayaran masih dibuat secara manual,
dalam arti tidak memiliki format baku dan tidak bernomor urut tercetak.
7. Kurangnya laporan yang tersedia dalam sistem pembelian yang sedang
berjalan. Hal ini akan menyulitkan pihak manajemen untuk melakukan
pengambilan keputusan dan mengecek detil dari transaksi-transaksi
perusahaan.
3.7.2 Rekomendasi Perbaikan dan Pemecahan Masalah
Rekomendasi perbaikan dan pemecahan masalah dari proses pembelian
berjalan yang telah diidentifikasikan sebelumnya adalah sebagai berikut:
1. Seharusnya semua fungsi pencatatan atas transaksi pembelian yang terjadi
termasuk pencatatan dalam buku utang dilakukan oleh bagian akuntansi.
Sedangkan bagian finance seharusnya hanya menangani tugas yang berkaitan
dengan pembayaran, termasuk pembayaran utang atas pembelian dan keluar
masuknya kas dari dan ke perusahaan. Pemisahan fungsi secara maksimal ini
berkaitan dengan prinsip segregation duties bahwa fungsi yang melakukan
77
transaksi, pencatatan, dan penyimpanan harus terpisah untuk mendapatkan
pengendalian internal yang baik.
2. Seharusnya perusahaan memiliki kebijakan mengenai batas persediaan
minimal untuk masing-masing bahan baku dalam melakukan pemesanan
kembali (Reorder point). Tidak perlu menunggu sampai barang habis di
gudang dan adanya permintaan bahan baku dari bagian perencanaan produksi.
Untuk itu dirancang sebuah sistem dimana apabila persediaan bahan baku yang
tersedia telah melewati batas reorder point (ROP), maka reminder akan
bekerja di dalam sistem tersebut dan kemudian setelah diakses, sistem akan
menampilkan daftar bahan baku yang telah mencapai titik ROP. Dan juga
ditentukan EOQ untuk masing-masing bahan baku sehingga pembelian bahan
baku yang mencapai titik ROP dapat dilakukan dengan memperhatikan sisi
ekonomis dari tiap pemesanan pembelian yang dilakukan.
3. Seharusnya bagian pembelian meminta Surat Penawaran Harga dari pemasok
sehingga akan diperoleh harga yang lebih kompetitif dan perusahaan dapat
mencapai keuntungan maksimal. Selain itu Surat Penawaran Harga dari
pemasok juga sebagai bukti formal bahwa pemasok yang dipilih benar-benar
paling memberikan keuntungan bagi perusahaan sehingga mencegah terjadinya
kecurangan oleh bagian pembelian.
4. Merancang prosedur dan dokumen untuk transaksi retur pembelian yang
dilakukan.
5. Merancang suatu sistem yang dapat menampilkan daftar jatuh tempo masing-
masing utang setiap bulannya serta dapat menampilkan utang per pemasok.
78
6. Merancang suatu sistem sehingga semua dokumen yang dibutuhkan dapat
dibuat dalam sistem tanpa harus dikerjakan secara manual. Di mana semua
dokumen yang dibutuhkan telah memiliki format yang baku dan sistem akan
secara otomatis mengenerate nomor dokumen tersebut secara berurut dan juga
mencetak tanggal dari pembuatan dokumen itu.
7. Merancang suatu sistem yang dapat memenuhi kebutuhan laporan-laporan dan
pengecekan detail transaksi pembelian bahan baku yang dibutuhkan oleh
manajemen untuk pengambilan keputusan dan pengawasan proses pembelian
yang lebih baik.
Untuk mengatasi sebagian besar masalah dalam proses pembelian bahan baku
yang timbul, perlu dirancang suatu Sistem Informasi Akuntansi pembelian bahan
baku yang dapat memudahkan proses pembelian dan pengadaan persediaan bahan
baku dengan mengacu pada reorder point dan DKBB dari bagian perencanaan
produksi, memiliki kemampuan untuk membuat laporan-laporan yang dibutuhkan
oleh manajemen dalam pengambilan keputusan dan pengawasan, dapat membantu
dalam membuat dokumen-dokumen yang dibutuhkan dengan cara menginput data
ke dalam sistem tersebut sehingga tercipta pengawasan yang baik dalam sistem
pembelian perusahaan dan mengurangi terjadinya human error yang dapat
merugikan perusahaan, serta membantu dalam proses pencatatan dan pembayaran
utang guna memenuhi kewajiban perusahaan kepada pemasok secara tepat waktu.
top related