bab 2 landasan teori 2.1 teori-teori umum 2.1.1 sistem...
Post on 18-Jan-2020
3 Views
Preview:
TRANSCRIPT
8
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Teori-Teori Umum
2.1.1 Sistem Informasi
Menurut Mathiassen (2000, p9), sistem adalah sekumpulan
komponen yang mengimplementasikan kebutuhan pemodelan, fungsi
dan Interface.
Menurut O’Brien (2003, p8), sistem merupakan kumpulan dari
komponen–komponen yang saling berhubungan yang bekerja sama
menuju suatu tujuan dengan menerima input dan menghasilkan output
melalui proses transformasi yang terorganisir.
Menurut Mcleod (2004, p8), sistem adalah sekelompok elemen
yang terintegrasi dan berkaitan satu sama lain untuk mencapai suatu
tujuan tertentu.
Jadi secara umum, sistem adalah gabungan komponen-
komponen yang saling bekerja sama dan terintegrasi yang dapat
mengolah masukan (input) menjadi keluaran (output) melalui proses
transformasi yang teratur, yang mengimplementasikan kebutuhan
pemodelan, fungsi dan interface.
Menurut O’Brien (2003, p13), informasi adalah data yang telah
diubah ke dalam sebuah bentuk yang mempunyai arti dan berguna bagi
end-user.
9
Menurut McLeod (2004, p10), informasi adalah data yang telah
diproses atau data yang memiliki arti.
Menurut Laudon, Kenneth C. dan Jane P.(2004, p8), informasi
adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk formulir yang
berarti dan berguna bagi manusia.
Jadi secara umum, informasi merupakan data yang telah
mengalami pemrosesan sehingga menjadi berguna bagi pihak yang
membutuhkan.
Menurut McLeod (2004, p19), sistem informasi adalah
sekumpulan komponen-komponen yang terintegrasi dengan batasan-
batasan yang teridentifikasi yang mengimplementasikan kebutuhan
pemodelan, fungsi dan interface yang bekerja untuk mencapai suatu
tujuan dengan menerima data sebagai input dan memprosesnya menjadi
output yang mempunyai arti bagi penerimanya.
Menurut O’Brien (2003, p7), sistem informasi dapat berupa
kombinasi sumber daya-sumber daya yang terorganisir dari manusia,
perangkat keras, piranti lunak, jaringan komunikasi, dan data yang
mengumpulkan, mengubah, dan mendistribusikan informasi pada suatu
organisasi.
Jadi, sistem informasi adalah sekumpulan komponen yang
terorganisasi dan kombinasi sumber daya dari manusia, perangkat keras,
perangkat lunak dan jaringan komunikasi yang saling terkait dalam
10
mengumpulkan dan mengolah sumber data menjadi informasi yang
berguna bagi organisasi.
2.1.2 Teknologi Informasi
Menurut O’Brien (2003, p10), teknologi informasi merupakan
perangkat keras, perangkat lunak, telekomunikasi, manajemen bisnis data
dan teknologi pengolahan informasi lainnya yang digunakan dalam
sistem informasi berbasis komputer.
Berdasarkan wikipedia, teknologi informasi adalah hasil rekayasa
manusia terhadap proses penyampaian informasi dari bagian pengirim
ke penerima sehingga pengiriman informasi tersebut akan lebih
cepat, lebih luas sebarannya dan lebih lama penyimpanannya.
(http://id.wikipedia.org/wiki/Teknologi_informasi).
Jadi secara umum, teknologi informasi merupakan perangkat
keras dan perangkat lunak yang digunakan untuk memfasilitasi
perolehan, pemrosesan, penyimpanan dan pengiriman informasi agar
lebih cepat, lebih luas penyebarannya dan lebih lama penyimpanannya.
2.1.3 ERP
Menurut Brady et.al. (2001,p2), software program ERP
(Enterprise Resource Planning) adalah jalan pintas dari teknologi
informasi. Program-program ERP membantu perusahaan untuk mengatur
proses bisnis, menggunakan database yang dipakai bersama dan berbagi
11
manajemen. Software ERP mendukung operasi bisnis dan proses yang
efisien dengan mengintegrasikan aktifitas bisnis, termasuk penjualan,
pemasaran, manufaktur, akuntansi dan staffing. Untuk mengerti ERP
harus dimengerti dahulu bagaimana suatu bisnis bekerja. Maka dapat
dimulai dengan melihat area bisnis dari operasional, disebut area
fungsional dari operasional.
2.1.4 Pengertian Area Fungsional dari Operasional
Menurut Brady et.al. (2001,p2), Perusahaan mempunyai area
fungsional utama dari operasional yang harus diikuti. Beberapa area
fungsional terdiri dari bermacam-macam fungsi bisnis, aktifitas bisnis
dengan area fungsional dari operasionalnya.
1. Marketing dan sales: Area fungsional ini termasuk fungsi bisnis
dari pemasaran, pemrosesan sales order, customer relationship
management,customer support, sales forecasting dan periklanan.
2. Produksi dan manajemen material: Area fungsional ini termasuk
fungsi bisnis dari pembelian, penerimaan, transportasi/logistik,
jadwal produksi, manufacturing dan plant maintenance.
3. Akuntansi dan keuangan: Area fungsional ini termasuk fungsi
bisnis dari akuntansi keuangan, alokasi biaya dan control,
perencanaan dan budgeting, dan cash-flow management.
4. Human resource: Area fungsional ini termasuk fungsi bisnis dari
perekrutan dan hiring, pelatihan, penggajian dan benefit.
12
2.1.5 Pengertian Proses Bisnis
Menurut Brady et al (2001, p3), proses bisnis adalah kumpulan
aktifitas yang membawa satu atau lebih bermacam-macam dari input dan
membuat output yang memberi nilai pada pelanggan. Dapat dilihat dari
ilustrasi.
Input ---> ---> Output
Gambar 2.1 Alur Proses Bisnis
2.1.6 Freight Forwarder
Menurut Wikipedia Freight Forwarder adalah third party
logistics provider. Sebagai third party logistics provider (atau tidak
berbasis asset/non asset based) sebuah forwarder mengirim kiriman
melalui pengangkut berbasis asset dan memesan atau lebih biasa
mengatur ruang untuk pengiriman tersebut. Tipe pengangkut termasuk
pada kapal laut, pesawat, truk dan kereta.
International Freight Forwarder, mereka memiliki wewenang
yang memperbolehkan mereka untuk menyiapkan dan memproses
dokumentasi dan menjalankan aktivitas yang berkaitan dengan
pengiriman internasional.
(http://en.wikipedia.org/wiki/Freight_forwarder)
Proses
13
2.1.7 Ekspor
2.1.7.1 Pengertian
Pengertian ekspor menurut Agus Suryana (2004, p9)
adalah suatu kegiatan mengeluarkan barang dari daerah pabean
Indonesia ke luar negeri dengan memenuhi ketentuan yang
berlaku.
Untuk mudahnya misalnya jika seorang produsen,
pedagang atau forwarding ingin mengirim barang dari Indonesia
untuk pembeli di Kanada, maka mereka akan melakukan proses
ekspor atau mengekspor barang ke Kanada.
Dokumen ekspor yang biasanya diperlukan adalah sebagai
berikut:
1. Bill of Lading (B/L).
2. Shipping Instruction (S/I).
Berikut penjelasan mengenai dokumen-dokumen tersebut:
1. Bill of Lading (B/L)
Bill of Lading (B/L) adalah suatu dokumen yang diterbitkan
oleh pelayaran atau agennya yang menyatakan telah
menerima barang dan/atau yang telah dimuat di kapal laut
yang diangkut ke tempat tujuan sesuai dengan perjanjian
pengangkutan sekaligus yang merupakan dokumen of title
14
bagi consignee (pihak penerima). Adapun pihak-pihak yang
tercantum pada B/L adalah:
• Shipper adalah pihak yang menggunakan jasa-jasa
perusahaan perkapalan untuk mengangkut barang,
baik milik sendiri maupun milik orang lain.
• Carrier/shipping line (Pelayaran/Pengangkut):
adalah pihak perusahaan perkapalan yang
mengangkut barang ke tempat tujuan.
• Cosignee: adalah pihak yang menerima barang yang
dikirim oleh shipper.
• Notify Party: adalah pihak yang harus dicantumkan
dalam B/L sesuai permintaan dalam L/C (Letter of
Credit).
Jenis-Jenis B/L (Bill of Lading)
Ada 2 (dua) jenis B/L yang utama, yaitu:
• House Bill of Lading (HB/L), merupakan Bill of Lading (B/L)
yang diterbitkan oleh perusahaan forwarding dalam hal ini
misalnya diterbitkan oleh PT Freight Express Indonesia. Pada
House Bill of Lading (HB/L), nama shipper adalah nama
perusahaan yang mengekspor barang atau nama pelanggan itu
15
sendiri dan nama Consignee adalah nama perusahaan di luar
negeri yang membeli atau menerima barang ekspor tersebut.
• Master Bill of Lading (MB/L), merupakan Bill of Lading (B/L)
yang diterbitkan oleh perusahaan pelayaran atau perusahaan
yang di-booking oleh perusahaan forwading. Pada Master Bill
of Lading (MB/L), nama shipper adalah nama perusahaan
forwarding itu sendiri dalam hal ini misalnya adalah PT Freight
Express Indonesia dan nama Consignee adalah nama agen dari
PT Freight Express Indonesia di luar negeri.
Fungsi B/L (Bill of Lading):
a. Bukti tanda penerimaan barang dari shipper kepada
carrier/shipping line (pengangkut).
b. Bukti kontrak pengangkutan barang-barang antara pihak
pengangkut dan pengirim.
c. Bukti kepemilikan atau dokumen kepemilikan (document of
title) barang-barang yang tercantum dalam B/L. Bukti ini
menunjukkan bahwa pemegang B/L yang namanya
tercantum dalam B/L merupakan pemilik barang-barang
tersebut.
Isi dari B/L (Bill of Lading):
• Keterangan barang/muatan yang meliputi
o keadaan barang
16
o merek atau nomer yang diperlukan
o angka jumlah muatan atau per satuan
• Keterangan dengan pihak terkait, yaitu:
o Carrier/shipping line (pengangkut)
o Shipper (Eksportir/Penjual)
o Consignee (Buyer/Pembeli)
• Keterangan menyangkut perjalanan, yaitu:
o Nama kapal
o Pelabuhan muat, pelabuhan tujuan atau
pelabuhan terusan
o Nomer B/L
o Cara pembayaran (freight prepaid artinya
ongkos pengapalan telah dibayar sebelum
pengapalan atau freight collect artinya
ongkos pengapalan dibayar setelah tiba di
pelabuhan tujuan oleh importir)
o Jumlah B/L yang diterbitkan
2. Shipping Instruction (S/I)
Pengertian dari Shipping Instruction (S/I) adalah instruksi
atau perintah pengapalan dari shipper kepada perusahaan
forwading, bisa juga berlaku intruksi yang diberikan oleh
perusahaan forwarding kepada perusahaan pelayaran.
17
Isi dari Shipping Instruction itu adalah sebagai berikut:
a. Nama serta alamat dari Shipper
b. Nama serta alamat dari Consignee
c. Nama serta alamat dari Notify Party
d. Pelabuhan asal (Port of Loading)
e. Pelabuhan bongkar (Port of Discharge)
f. Tempat barang diantar (Place of Delivery)
g. Nama dan nomor kapal pertama (Feeder Vessel and
Voyage Number)
h. Nama dan nomor kapal induk (Mother Vessel and
Voyage Number)
i. Prakiraan keberangkatan kapal (Estimated Time
Departure/ETD)
j. Prakiraan kedatangan kapal (Estimated Time
Arrival/ETA)
k. Kode pengapalan (Shipping Marks)
l. Keterangan lengkap barang yang dikirim (Number
Packages and Description of Goods)
m. Berat dan ukuran barang (Weight and
Measurement)
18
2.1.7.2 Istilah dan Metode Ekspor
a. Istilah perdagangan internasional (incoterm) berkaitan dengan
pengapalan dan harga barang adalah sebagai berikut:
1. FOB (Free On Board)
Harga ini meliputi harga barang, biaya pengangkutan
ke pelabuhan muat dan biaya pemuatan ke atas kapal
2. CIF (Cost, Insurance and Freight)
Harga ini meliputi harga barang, biaya asuransi dan
biaya pengengkutan sampai ke pelabuhan tujuan.
3. C&F (Cost and Freight)
Harga ini meliputi harga barang dan biaya kapal
hingga ke pelabuhan tujuan.
b. Pembagian serta pengertian dari status pengapalan (Shipment
Status) adalah sebagai berikut:
1. Freehand, yang mencari customer atau shipper dan
yang mengolahnya adalah forwarding itu sendiri,
sehingga forwarding dalam hal ini PT Freight Express
Indonesia bebas menentukan shipment freehand
tersebut.
2. Nominate, yang mencari customer atau shipper adalah
agen di luar negeri melalui jaringan consignee yang
ada di negaranya, sehingga forwarding harus melalui
19
petunjuk agen tersebut untuk menentukan langkah-
langkah dalam melakukan shipment nominate tersebut.
3. Corporate, shipment ini bersifat grouping, maksudnya
customer atau shipper tersebut adalah perusahaan yang
tergabung dalam satu group dengan forwarding.
c. Peti kemas (kontainer) dan ukurannya
Kontainer sebagai sarana kemas terhadap barang ekspor
mempunyai fungsi yang penting untuk menjaga resiko
kerusakan. Ada beberapa jenis kontainer yang bisa dipakai,
yaitu:
• Kontainer biasa (Dry Container) yang terdiri dari
ukuran 20 feet, 40 feet dan 45 feet.
• Kontainer jenis RF (Reefer Container) yang berukuran
20 feet dan 40 feet.
• Kontainer Tinggi (Highcube Container).
Jenis-jenis Kontainer:
1. Open Top Container, diperlukan untuk muatan sensitif
dan pemuatan dalam kontainer dilakukan melalui atap
kontainer, seperti kaca, mesin-mesin dan lain-lain.
20
2. Ventilated Container, untuk barang-barang yang
memerlukan ventilasi seperti tembakau, coffee, cocoa
beans dan lainnya.
3. Tanks Container, mengangkut muatan cair, baik
inflammable maupun high hazardous liquid.
4. Bulk Container, untuk barang-barang bulk seperti
semen, gandum, coal, beras dan lainnya.
5. Collapsible Flattracks, untuk mengangkut barang-
barang berat maupun barang-barang ukuran panjang.
6. Refrigated Container, digunakan untuk mengangkut
barang-barang yang membutuhkan pendinginan seperti
udang, daging, buah-buahan dan lain-lain.
d. Syarat-syarat Pengangkutan Barang dengan Kontainer:
1. FCL (Full Container Loaded)
• Pemilik barang bertanggung jawab untuk
packing dan unpacking barang-barang ke dan
dari kontainer.
• Pengepakan atau pembongkaran barang-barang
dilakukan oleh gudang pemilik barang.
• Kontainer kosong diperoleh dari pelayaran
yang tersedia di Empty Depot maupun tempat
lain.
21
• Ongkos angkut (Haulage) dari Empty Depot ke
gudang pemilik barang menjadi beban pemilik
barang.
2. LCL (Less than Container Loaded)
• Pengangkut bertanggung jawab untuk packing
dan unpacking barang-barang ke dan dari
kontainer.
• Pemilik barang menyerahkan/mengambil
barang dari gudang secara terbuka.
3. FCL/LCL
Pemilik barang bertanggung jawab atas pengepakan
barang ke dalam kontainer/pengangkut bertanggung
jawab atas pembongkaran barang dari kontainer di
CFS (Container Freight Station).
Pengertian Container Freight Station (CFS) adalah
gudang tempat dimana dilakukan pengepakan barang
atau pembongkaran barang dari kontainer. Pemilik
barang menyerahkan barang-barang mereka secara
terbuka ke perusahaan pelayaran untuk dimasukkan ke
dalam kontainer oleh perusahaan pelayaran
4. LCL/FCL (CFS/CY)
Pengangkut bertanggung jawab atas pengepakan
barang ke dalam kontainer dan pemilik barang
22
bertanggung jawab atas pembongkaran barang-barang
dari dalam kontainer.
e. Bentuk Pengepakan Barang ke Dalam Kontainer:
1. Cargo, barang yang akan dimuat ke dalam kontainer
harus dalam keadaan kering. Muatan yang
mengandung kelembaban air yang tinggi tidak boleh
dimuat bersama-sama dengan muatan yang mudah
terpengaruh (rusak) karena lembab.
2. Packing, pengepakan barang-barang dalam karton
mudah rusak karena lembab. Apabila keadaan lembab
di bawah 12%, maka pengaruh perubahan kelembaban
dalam kontainer akan kecil. Apabila dimuat muatan
kaleng dalam kontainer kelembaban dapat diatasi
dengan menggunakan plastik foils.
3. Barang berupa metal dapat dilindungi dari lembab
dengan menggunakan chemical coating atau
dibungkus rapi dengan plastik
f. Jadwal Pelayaran
Untuk menentukan kapan barang pesanan pembeli (buyer)
harus dikirimkan, terlebih dahulu kita harus mengetahui the
latest shipment yang tertera pada dokumen pemesanan.
23
Setelah tanggal itu diketahui, bararti kita harus mengapalkan
barang pesanan sebelum tanggal tersebut. Usahakan jangan
mengapalkan barang tepat pada waktu tanggal tersebut untuk
mengantisipasi adanya kejadian yang tidak diinginkan serta
untuk menjaga kepercayaan dari pembeli berkaitan dengan
ketepatan waktu pengiriman. Setelah itu kita harus meminta
jadwal pelayaran dari perusahaan pelayaran untuk
menentukan jadwal pelayaran barang tersebut. Biasanya untuk
ekspor laut menggunakan 2 (dua) kali pengapalan (transit) dan
negara transit yang lazim dipergunakan sebagai wilayah
transit antara lain seperti Singapura, Taiwan dan Korea yang
umumnya dipakai adalah Singapura.
Jadi apabila satu perusahaan ingin ekspor ke Tokyo
Jepang, maka caranya adalah pengapalan pertama (feeder
vessel) dari Jakarta ke Singapura. Pengapalan transit
(connecting vessel) dari Singapura ke Tokyo.
Namun pada kenyataannya sebagian pelayaran ada yang
menggunakan direct shipment (pelayaran langsung) untuk
strategi kompetitif. Dengan cara langsung tersebut relatif jarak
yang dicapai lebih singkat sebab tidak perlu berpindah kapal
kedua (connecting vessel), tetapi bisa langsung dari Jakarta ke
Tokyo.
Berikut contoh schedule serta pengertiannya:
24
• Place of Receipt, pengertiannya adalah tempat atau
kota dimana barang akan dikirim, misalnya Jakarta.
• Port of Loading, pengertiannya adalah pelabuhan muat
barang yang akan dikapalkan, misalnya Pelabuhan
Tanjung Priok.
• Feeder Vessel, pengertiannya adalah kapal pertama
dari pelabuhan asal ke pelabuhan berikutnya.
• Estimated Time Departure (ETD), pengertiannya
adalah perkiraan waktu keberangkatan kapal.
• Connecting Vessel, pengertiannya adalah kapal
penghubung dari pelabuhan satu ke pelabuhan lainnya.
• Mother Vessel, kapal induk yang menghubungkan dari
pelabuhan transit ke pelabuhan tujuan.
• Estimated Time Arrival, pengertiannya adalah
perkiraan waktu kedatangan kapal.
• Port of Discharge, pengertiannya adalah pelabuhan
bongkar barang dari kapal, misalnya pelabuhan Tokyo.
• Place of Delivery, pengertiannya adalah tempat barang
diantarkan, misalnya kota Tokyo.
25
2.1.8 Teknik Pengumpulan Data
Menurut Sugiyono (2004,p129), teknik pengumpulan data dapat
dilakukan dengan dengan interview (wawancara), kuesioner (angket),
observasi (pengamatan) dan gabungan ketiganya.
2.1.8.1 Interview (Wawancara)
Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data,
apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk
menemukan permasalahan yang harus diteliti dan juga apabila
peneliti ingin mengetahui hal–hal dari responden yang lebih
mendalam dan jumlah respondennya sedikit/kecil. Wawancara
dapat dilakukan secara terstruktur maupun tidak terstruktur, dan
dapat dilakukan melalui tatap muka (face to face) maupun dengan
menggunakan telepon.
Wawancara terdiri dari:
a. Wawancara Terstruktur
Wawancara terstruktur digunakan sebagai teknik
pengumpulan data, bagi peneliti atau pengumpul data telah
mengetahui dengan pasti tentang informasi apa yang akan
diperoleh.
b. Wawancara Tidak Terstruktur
Wawancara tidak terstruktur adalah wawancara yang
bebas dimana peneliti tidak menggunakan pedoman
wawancara yang telah tersusun secara sistematis dan
26
lengkap untuk pengumpulan datanya. Pedoman
wawancara yang digunakan hanya berupa garis–garis
besar permasalahan yang akan dinyatakan. (Sugiyono,
2004, p130 – 132)
2.1.8.2 Kuesioner (Angket)
Kuesioner merupakan teknik pengumpulan data yang
dilakukan dengan cara memberi seperangkat pertanyaan atau
pernyataan tertulis kepada responden untuk dijawabnya.
Kuesioner merupakan teknik pengumpulan data yang efisien bila
peneliti tahu dengan pasti variabel yang akan diukur dan tahu apa
yang bisa diharapkan dari responden. Selain itu, kuesioner juga
cocok digunakan bila jumlah responden cukup besar dan tersebar
di wilayah yang luas. Kuesioner dapat berupa
pertanyaan/pernyataan tertutup atau terbuka, dapat diberikan
kepada responden secara langsung atau dikirim melalui pos atau
internet (Sugiyono, 2004, p135).
2.1.8.3 Observasi
Observasi sebagai teknik pengumpulan data mempunyai
ciri yang spesifik bila dibandingkan dengan teknik lain, yaitu
wawancara dan kuesioner. Kalau wawancara dan kuesioner secara
27
berkomunikasi dengan orang, maka observasi tidak terbatas pada
orang, tetapi juga obyek yang lain.
Observasi terbagi menjadi:
a. Observasi Terstruktur
Observasi terstruktur adalah observasi yang telah
dirancang secara sistematis, tentang apa yang akan
diamati, dimana tempatnya. Jadi Observasi terstruktur
dilakukan apabila peneliti telah tahu dengan pasti tentang
variabel apa yang akan diamati (Sugiyono, 2004, p140).
b. Observasi Tidak Terstruktur
Observasi tidak terstruktur adalah observasi yang tidak
dipersiapkan secara sistematis tentang apa yang akan
diobservasi. Hal ini dilakukan kerena peneliti tidak tahu
secara pasti tentang apa yang akan diamati (Sugiyono,
2004, p140).
2.1.9 Skala Pengukuran
Skala Likert digunakan untuk mengukur sikap, pendapat dan
persepsi seseorang atau sekelompok orang tentang fenomena sosial.
Dalam penelitian fenomena sosial ini telah ditetapkan secara spesifik oleh
peneliti yang selanjutnya disebut sebagai variabel penelitian. Dengan
skala Likert, maka variabel yang akan diukur dijabarkan menjadi
indikator variabel. Kemudian indikator tersebut dijadikan sebagai titik
28
tolak untuk menyusun item-item instrumen yang dapat berupa
pernyataan atau pertanyaan. Jawaban setiap item instrumen yang
menggunakan skala Likert mempunyai gradasi dari sangat positif sampai
sangat negatif, yang dapat berupa kata-kata antara lain:
1. Sangat setuju
2. Setuju
3. Ragu-ragu
4. Tidak setuju
5. Sangat tidak setuju
1. Baik sekali
2. Cukup baik
3. Kurang Baik
4. Sangat tidak baik
Untuk keperluan analisis kuantitif, maka jawaban itu dapat diberi skor,
misalnya (Sugiyono, 2004, p86-87):
1. Sangat setuju/sangat positif diberi skor
2. Setuju/positif diberi skor
3. Ragu-ragu/netral diberi skor
4. Tidak setuju/negatif diberi skor
5. Sangat tidak setuju/sangat negatif diberi skor
5
4
3
2
1
2.1.10 Studi Kelayakan
Menurut O'Brien (2006, p515), studi kelayakan (feasibility study)
adalah studi awal untuk merumuskan informasi yang dibutuhkan oleh
pemakai akhir, kebutuhan sumber daya, biaya, manfaat dan kelayakan
proyek yang diusulkan.
29
Tujuan diadakan studi kelayakan adalah untuk mengevaluasi
solusi sistem alternatif dan untuk mengusulkan aplikasi bisnis yang
paling layak dan paling diinginkan untuk dikembangkan.
Ada 4 kategori untuk feasibility study, yaitu (Bentley, 2001, p42):
• Operational feasibility – merupakan pengukuran untuk apakah
solusi yang ditawarkan dapat berfungsi pada organisasi. Kriteria
ini juga digunakan untuk mengukur seberapa penting masalah
atau apakah solusi yang ditawarkan dapat memecahkan masalah.
• Technical Feasibility – merupakan pengukuran kepraktisan dari
solusi teknis serta ketersediaan sumber daya teknis serta sumber
daya ahli. Hal ini juga berhubungan dengan tiga hal penting yaitu
menentukan apabila teknologi yang digunkan dapat memecahkan
masalah, apakah perusahaan mempunyai atau dapat mendapatkan
teknologi yang diperlukan serta apakah perusahaan mempunyai
sumber daya manusia atau ahli yang dapat menjalankan teknologi
yang ditawarkan.
• Schedule Feasibility - merupakan pengukuran dari seberapa logis
waktu yang diperlukan untuk mengerjakan proyek. Sebagai
contoh adalah penentuan deadline yang tepat untuk
menyelesaikan proyek.
• Economic Feasibility – merupakan pengukuran dari keefektifan
biaya yang digunakan dari sebuah proyek atau solusi.
30
Dapat disingkat bahwa kriteria operational dan technical
feasibility digunakan untuk mengukur seberapa berharga masalah
atau solusi. Operational feasibility merupakan people oriented
sedangkan technical feasibility merupakan computer oriented.
Economic feasibility berhubungan dengan biaya dan kelebihan
dari sistem informasi.
2.1.11 Softlink
2.1.11.1 Sejarah Perusahaan
Softlink Logistic System ditemukan pada tahun 1992,
fokus dengan satu tujuan untuk simplifyng
operation/penyederhanaan operasi para pelanggannya di bidang
logistik dan perdagangan internasional selama hampir dua
dasawarsa dengan mengembangkan produk dan solusi software
untuk memenuhi tantangan para pelanggan. Sampai saat ini
Softlink sudah memiliki 50.000 user di dalam lebih dari 2.500
organisasi di seluruh dunia.
Perusahaan eksportir, importir, Custom House
Agens/Customs Brokers, Freight Forwarders, NVOCCs, 3PL
companies , IATA cargo agens, Air Freight dan Sea Freight
forwarding dan penyedia layanan logistik layanan mengalami
peningkatan yang bearti pada produktivitas dan efisiensi
operasional melalui penggunaan produk dari Softlink ini.
31
Perusahaan yang memiliki kantor pusat di Mumbai, India dan
memiliki cabang di New Jersey, Amerika serikat ini menawarkan
management control yang disempurnakan, realisasi pendapatan
dan dokumentasi perdagangan internasional yang akurat untuk
para pengguna.
Softlink paham bahwa hukum perdagangan internasional
dapat sangat komplex, dan setiap kali peraturan berubah, untuk
memahaminya dan mematuhi peraturan tersebut dapat sangat
rumit, dan Softlink menjamin kepada parang pengguna untuk
dapat mematuhip peraturan setiap adanya peraturan baru, dengan
tetap menjaga produk dari Softlink diperbaharui untuk peraturan
perdagangan internasional yang baru.
Softlink juga menyediakan jasa konsultasi, pengembangan
aplikasi dan Pengembangan produk outsource ke perusahaan di
seluruh dunia. Softlink juga melayani berbagai layanan meliputi
pengembangan software, pemeliharaan, migrasi dan penambahan
aplikasi.
(http://www.softlinkglobal.com/aboutus/aboutus.aspx?Type=abou
t)
2.1.11.2 Produk Softlink
Produk-produk dari Softlink dirancang secara khusus
untuk menyederhanakan operasi, meningkatkan keuntungan dan
32
memperbaiki pelayanan untuk pelanggan yang diperuntukan
untuk perusahaan Freight Forwarders, Custom House
Agens/Customs House, NVOCCs, 3PL companies , Importir,
Eksportir, IATA cargo agens, Air Freight dan Sea
Freight forwarding dan organisasi lainnya yang berbentuk
industri logistik. Produk tersebut fokus untuk memberikan
keuntungan bisnis yang sesungguhnya untuk organisasi pengguna,
dengan mengotomatisasi perundang-undangan dan dokumentasi
komersial.
Produk-produk yang ditawarkan oleh Softilnk adalah:
• Visual Akash
Dengan Visual Akash, Air Freight Forwarders dan IATA
cargo agens dapat mengatur semua aspek dari operasi air
cargo dengan mudah dan kecepatan. dan mendapatkan
keuntungan dari operasi yang efisien, Visual Akash
memungkinkan bisnis perusahaan tersebut untuk berkembang
lebih tinggi. Visual Akash juga membantu Freight
Forwarders dan IATA cargo agens untuk melacak setiap
consigment/kiriman tepat sampai pemerolehan pembayaran
insentif dan memaksimalkan keuntungan.
(http://www.softlinkglobal.com/products/visualakash/visualak
ash.aspx?Type=products)
33
• Visual Samudra
Dengan Visual Samudra, Sea Freight Forwarders dapat
memenuhi semua kesulitan seperti dokumentasi, konsolidasi,
hubungan dengan pelanggan dan tracking/pelacakan kiriman
yang kohesif dan terpadu. Visual Samudra menyediakan
automated management of sea fright, dan memastikan
pengendalian yang lebih baik dalam keuntungan dan
pendapatan
(http://www.softlinkglobal.com/products/visualsamudra/visual
samudra.aspx?Type=products)
• Visual IMPEX
Untuk Customs House Agent/Custom Broker atau
importir/eksportir yang menangani custom clearing,
persyaratan peraturan yang sangat kompleks. Pengguna dapat
diyakinkan untuk memenuhi persyaratan dengan Visual
IMPEX. Visual IMPEX mengautomatisasi pengajuan Bills of
Entry dan pengiriman bill adalah tugas yang paling rumit bagi
Customs House Agen/Custom House Broker dan dapat
dilakukan secara online maupun manual.
(http://www.softlinkglobal.com/products/visualimpex/visuali
mpex.aspx?Type=products)
34
• Visual X-Port
Visual X-Port adalah pasangan yang paling cocok dalam
mengatur ekspor. Visual X-Port merupakan produk yang
dapat sangat membantu dalam memperoleh profitabilitas dan
pertumbuhan bisnis ekspor.
(http://www.softlinkglobal.com/products/visualxport/visualxp
ort.aspx?Type=products)
• Visual Accounts
Visual Accounts merupakan software khusus akuntansi yang
memenuhi kebutuhan spesifik logistik dan organisasi
perdagangan internasional. dengan Visual accounts,
perusahaan logistik diberi wewenang untuk mengelola lebih
baik profitabilitas dan produktivitas. Peningkatan kapabilitas
seperti faktur dan layanan pengelolaan pajak dimasukkan ke
dalam Visual Account. Selain laporan standar dan register,
Visual Account memfasilitasi kontrol atas keuangan melalui
link dengan software standar operasi seperti Visual IMPEX,
Visual Akash dan Visual Samudra.
(http://www.softlinkglobal.com/products/visualaccounts/visua
laccounts.aspx?Type=products)
35
• Logi-Sys
Logi-Sys adalah solusi ERP berbasis web, komprehensif,
modular, aplikasi tingkat enterprise yang menggabungkan
semua operasi dan fungsi sebuah Logistic Service Provider
(LSP) ke dalam satu sistem yang terintegrasi. Logi-Sys
menyediakan Freight Forwarding, dokumentasi, konsolidasi,
track and trace, Customer Relation Management (CRM),
billing dan akun keuangan, Purchase Order Management,
Custom Broking (kliring), alerts & notification, integrasi
dengan situs web perusahaan dan banyak lagi. Sistem yang
dikembangkan lebih dari 200 orang dan selama bertahun-
tahun, Logi-Sys merupakan sistem yang paling lengkap dan
ekstensif untuk Logistic Service Provider.
(http://www.softlinkglobal.com/products/logiSys/logiSys.aspx
?Type=products)
• X-Ponent
X-Ponent adalah solusi yang akan membawa semua fungsi
yang berbeda dari sebuah perusahaan dan mengubahnya
menjadi organisasi yang kohesif dan berfungsi sangat baik.
Identifikasi dan menangkap peluang, pemanfaatan sumber
daya secara maksimal, menjaga kepuasan pelanggan adalah
beberapa faktur kunci yang dapat menghasilkan efisiensi yang
36
lebih tinggi dan meningkatkan keuntungan. X-Ponent juga
membantu dalam memonitor dan meningkatkan kinerja dari
tim penjualan dan pemasaran.
(http://www.softlinkglobal.com/products/xponent/xponent.asp
x?Type=products)
• TrackYourCargo
TrackYourCargo adalah sistem cargo tracking berbasis web
yang dapat digunakan oleh Freight Forwarders dan Custom
House Agens untuk menyediakan fasilitas pelacakan kargo
untuk pelanggan dan agen.
(http://www.trackyourcargo.com/frame_content/About%20Tr
ackYourCargo/AboutTYC_Overview.htm)
Gambar 2.2 Portofolio Produk Softlink
37
2.2 Teori-Teori Khusus
2.2.1 Rich Picture
Menurut Mathiassen (2000, p.26), Rich Picture adalah gambaran
informasi yang menjelaskan tentang pemahaman ilustrator terhadap
situasi yang sedang berlangsung.
2.2.2 Siklus Pengembangan Sistem
Menurut O'Brien (2006, p511), siklus pengembangan sistem
(system development life cycle) adalah penggunaan pendeketan sistem
untuk mengembangkan solusi sistem informasi dipandang sebagai proses
multilangkah. Tiap langkap proses ini mencakup langkah (1) investigasi,
(2) analisis, (3) desain (4) implementasi dan (5) pemeliharaan.
38
Gambar 2.3 Gambar Siklus Pengembangan Sistem Tradisional
Impelementasi Sistem
Produk:
Sistem Operasional
Pemeliharaan Sistem
Produk:
Sistem yang Diperbaiki
Dapatkan (atau kembangkan) hardware dan software.
Uji sistem dan latih orang-orang untuk mengoperasikan dan menggunakanya.
Ubah ke sistem yang baru. Kelola pengaruh perubahan sistem terhadap
pemakai akhir
Gunakan proses tinjauan paska implementasi untuk mengawasi, mengevaluasi dan memodifikasi sistem bisnis sesuai kebutuhan.
Desain Sistem
Produk:
Spesifikasi Sistem
Kembangkan spesi fikasi untuk hardware, software, orang-orang, jaringan dan data, serta produk informasi yang dapat memenuhi persyaratan fungsional dari sistem informasi bisnis yang diusulkan.
Analisis Sistem
Produk:
Persyaratan Fungsional
Analisis kebutuhan informasi karyawan, pelanggan dan pemilik kepentingan bisnis lainnya
Kembangkan persyaratan fungsional sistem yang dapat memenuhi prioritas bisnis dan kebutuhan semua pemilik kepentingan.
Investigasi Sistem
Produk:
Studi Kelayakan
Tentukan bagaimana menanggapi peluang dan prioritas bisnis
Lakukan studi kelayakan untuk menentukan apakah sistem bisnis yang baru lebih baik merupakan solusi layak
Kembangkan rencana manajemen proyek dan dapatkan persetujuan manajemen
Pahami Masalah atau Peluang Bisnis
Kembangkan Solusi Sistem Informasi
Implementasikan Solusi Sistem Informasi
39
2.2.3 Value Chain
Menurut Ward (2002, p244) yang didasarkan pada referensi
Michael Porter mengatakan bahwa konsep dari value chain adalah
dimana setiap perusahaan merupakan kumpulan dari aktivitas yang
digunakan untuk mendesain, produksi, mengirim, dan mendukung
produk atau jasa. Selain itu value chain dapat dikatakan aliran
informasi internal yang berpengaruh pada IT/IS.
Value chain secara garis besar dibagi menjadi dua bagian
yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Aktivitas utama adalah
bagian yang dapat memenuhi aturan dari value chain itu sendiri dan
meningkatkan kepuasan pelanggan, yang akan berdampak langsung
pada aktivitas yang berhubungan. Tidak hanya setiap aktivitas harus
berjalan dengan baik, tapi juga harus berhubungan satu sama lain
secara efektif jika menginginkan kemampuan seluruh bisnis
dioptimalkan. Aktivitas utama ini terdiri dari:
Inbound logistic: penerimaan, penyimpanan, mendapatkan
dan menentukan input dan sumber daya dengan kualitas
dan jumlah yang sesuai dengan kebutuhan bisnis. Hal ini
mungkin meliputi perekrutan staf yang baik, pembelian
material, komponen dan jasa.
Operation: melakukan perubahan dari input menjadi
produk dan jasa yang dibutuhkan oleh konsumen.
40
Outbound logistic: mendistribusikan produk ke konsumen
baik secara langsung atau melalui perantara jalur distribusi.
Sales dan marketing: menentukan cara bagaimana agar
konsumen peduli terhadap produk dan jasa serta
menerimanya, termasuk bagaimana caranya membujuk
mereka untuk membeli dan menggunakan produk dan jasa.
Services: menambahkan nilai dengan memastikan konsumen
mendapatkan keuntungan atau nilai dari produk yang
dibelinya secara penuh.
Sedangkan aktivitas pendukung merupakan bagian yang
memungkinkan untuk mengontrol dan mengembangkan bisins
sepanjang waktu dan menambah nilai secara tidak langsung. Nilai
akan terwujud jika aktivitas utama dijalankan dengan sukses.
Aktivitas pendukung terdiri dari beberapa bagian:
Infrastructure: seperti bangunan fisik, fasilitas, dan legal.
Human Resource Management: terdiri dari karyawan atau
personil, proses perekrutan, training dan payroll.
Product and technology development: melakukan riset dan
development, serta mendesain produk dan prosesnya
Procurement: melakukan pembelian dan pendanaan untuk
kebutuhan aktivitas bisnis.
41
Gambar 2.4 Value Chain
2.2.4 Analisa Fit/Gap
2.2.4.1 Pengertian Analisa Fit/Gap
Menurut Wikipedia, analisa Fit/Gap adalah studi yang
dibuat untuk mengidentifikasi apakah sistem yang ada sekarang
telah memenuhi kebutuhan, dan apabila diidentifikasi adanya gap,
maka akan dicatat dalam format yang telah ditentukan.
(http://en.wikipedia.org/wiki/Fit/Gap_Analysis)
2.2.4.2 Tujuan Analisa Fit/Gap
Analisa Fit/Gap digunakan untuk mengevaluasi kebutuhan
user untuk proyek dan mengidentifikasi beberapa gap dalam
functionality pada Logi-Sys. Alternatif akan dikembangkan ketika
gap dalam functionality ditemukan. Beberapa gap akan diubah
Infrastructure: Legal, accounting, financial management
Human Resource Management: personel, recruitment, training, manpower planning. Product and Technology Development: product and process design, producting,engineering, market testing, research and development.
Procurement: supplier management, f inding, subcontracting, specification.
Logistic Inbound For example: quality control, receiving, new material control.
Operations For example: manufacturing , packaging, production control, maintenance.
Logistic Outbound For example: finishing good order handling, delivery, invoicing.
Marketing and Sales For example: customer management, order taking, promotion, sales analys is ,market Research
Service For example: warranty, maintenance, upgrade
Value Added
‐ Cost =
Profit
42
sesuai dengan proses bisnis, laporan atau melakukan penyesuaian
terhadap software (customizing).
Tujuan dari analisa Fit/Gap adalah:
1. Mengumpulkan requirement dari perusahaan
2. Langkah awal untuk menentukan penyesuaian
(customization) yang diperlukan.
3. Memastikan sistem yang baru memenuhi kebutuhan
proses bisnis perusahaan.
4. Memastikan bahwa proses bisnis akan menjadi “Best
Practice”.
5. Mengidentifikasikan permasalahan yang membutuhkan
perubahan kebijakan.
2.2.4.3 Langkah-Langkah Analisa Fit/Gap
Langkah-langkah yang akan dilakukan dalam analisa
Fit/Gap:
(http://www.uofaweb.ualberta.ca/vpfinanceais/pdf/Proj_Fit_Gap.
pdf)
• Ranking Requirments
Tahapan ini mendukung tim proyek dan sponsor proyek untuk
memastikan proses bisnis dapat diakomodasikan selama
implementasi sistem yang baru. Selain itu, berfungsi untuk
memastikan tim proyek berfokus pada area yang paling penting
43
bagi organisasi agar functionality yang baru dapat memberikan
nilai tambah bagi perusahaan dalam meningkatkan proses bisnis.
Tabel 2.1 Ranking Requirments dalam Analisa Fit/Gap
Rank Keterangan
H HIGH/Mission critical requirements – adalah
kebutuhan yang merupakan tugas kritis/penting,
diperlukan untuk operasi dan tanpanya, organisasi tidak
dapat berfungsi; termasuk di dalamnya kebutuhan
laporan yang penting bagi internal dan eksternal.
M MEDIUM/value add requirements – adalah kebutuhan
yang jika ditemukan, akan secara signifikan
meningkatkan proses di perusahaan. Kebutuhan ini
seringkali proses sistem bisnis yang bukan merupakan
tugas kritis/penting bagi bisnis organisasi, tetapi jika
ditemukan akan mempengaruhi cost benefit organisasi.
L LOW/desirable requirements – adalah kebutuhan yang
bagus untuk dimiliki dan hanya akan menambahkan
nilai yang tidak terlalu besar bagi proses bisnis
perusahaan dan mungkin ditemukan melalui perbaikan
sementara atau perubahan pada proses bisnis.
44
• Degree of Fit
Menentukan sejauh mana kebutuhan dapat
diakomodir oleh sistem yang baru. Kategori ini terdiri
dari: Fit, Gap, Partial Fit.
Table 2.2 Degree of Fit dalam Analisa Fit/Gap
Kode Keterangan
F FIT – kebutuhan sepenuhnya dipenuhi oleh software.
G GAP – software tidak dapat memenuhi
kebutuhan.Komentar,alternatif saran dan rekomendasi
yang dibuat akan menghasilkan rekomendasi untuk
melakukan customization terhadap software.
P Partial fit – software mempunyai fungsional yang
memenuhi kebutuhan. Perubahan sementara, laporan
khusus atau customizations, bagaimanapun akan
dibutuhkan kemudian agar dapat memenuhi kebutuhan
secara maksimal.
• Gap Resolution
Saat gap ditemukan, tim akan menentukan alternative dan
merekomendasikan solusi untuk mengatasi gap yang ada.
Terdapat beberapa jalan untuk menyelesaikan gap seperti
mengubah proses bisnis, mendesain lingkungan bisnis atau
45
meng-custom Logi-Sys. Namun perlu diketahui bahwa untuk
menghasilkan fungsional pada Logi-Sys akan meningkatkan cost
dalam pengimplementasian proyek dan akan memberikan
dampak negatif dalam kemampuan untuk upgrade ke Logi-Sys
baru nantinya. Pilihan-pilihan untuk gap resolution, diantaranya
adalah:
1. Package Work-around – pertama kali tim akan
mengidentifikasikan jalan alternatif untuk mencapai
kebutuhan dengan proses yang ada di Softlink.
2. Membuat bisnis sesuai dengan Package – jika package
work-around tidak mungkin, tim akan merekomendasikan
perubahan potensial pada proses bisnis untuk disesuaikan
dengan proses pada Softlink dan mengeliminasi gap yang
terjadi
3. Customization sebagai jalan terakhir – jika customization
dibutuhkan, strategi yang dipilih adalah membangun
fungsionalitas baru di luar Softlink dan memisahkan
package dibandingkan dengan merubah package.
46
2.2.5 Biaya (Cost)
2.2.5.1 Konsep Biaya
Biaya (cost) merupakan sejumlah daya yang dikeluarkan
atau dihabiskan untuk membiayai proyek untuk menghasilkan
suatu produk (Parker, 1988, p90).
2.2.5.2 Jenis-Jenis Biaya
Terdapat 2 jenis biaya, yaitu:
a. Tangible cost
Adalah biaya yang dapat dengan mudah
diidentifikasi dan diukur dengan analisa sistem. Contoh:
biaya furniture, biaya software, biaya peralatan, biaya
perubahan.
b. Intangible cost
Merupakan biaya yang sulit untuk diidentifikasi
dan susah untuk dikalkulasi dan diukur. Contoh: biaya
perawatan hardware, biaya kehilangan persaingan pinggir
dari pesaing/saingan, biaya untuk high turn over rate, dan
biaya untuk mengurangi market share harus untuk
menambah ketidakpuasan customer.
47
2.2.5.3 Kategori Biaya
Dalam bisnis biaya manfaat, biaya dikategorikan 3
macam, antara lain:
1. Biaya Investasi
Merupakan modal pembayaran yang tidak diulang-
ulang untuk mendapatkan atau mengembangkan peralatan
baru, software baru, fasilitas baru, dan lain-lain. Contoh:
Komputer, storage, jaringan komunikasi, software,
Training/pelatihan.
2. Biaya Implementasi
Adalah pembayaran satu kali untuk membuat atau
menginstall kemampuan baru. Sama seperti biaya
investasi, dimana satu kali biaya investasi dapat diubah ke
biaya Operasi tahunan (Annual Operating Cost) ketika
peralatan dikontrakkan. Contoh: Biaya pemindahan
peralatan dan personalia perusahaan, biaya penempatan
saluran listrik dan telepon, biaya penghapusan sistem
sekarang, Refurnishing Cost/biaya pembaharuan ulang,
dan biaya furniture.
48
3. Biaya operasi tahunan
Adalah biaya bila pembayaran berulang
dibutuhkan. Ini dibutuhkan untuk operasi dasar dari hari
ke hari atau bulan ke bulan.Contoh: Biaya penyewaan
peralatan dan fasilitas spesial, biaya perawatan peralatan
dan software, gaji tambahan personalia, biaya perbedaan
persediaan dan biaya asuransi.
2.2.6 Manfaat (Benefit)
2.2.6.1 Definisi Manfaat
Menurut Remenyi (2000, p40), manfaat (benefit) dari
teknologi informasi adalah keuntungan yang diperoleh dengan
bantuan dari komputer dan komunikasi yang mana sebuah
perusahaan akan bersedia untuk membayar atas penggunaan
semua itu.
Menurut Remenyi (2000, p42), arti dari benefit adalah
suatu istilah untuk menunjukkan kelebihan atau keuntungan yang
didapat oleh perorangan maupun organisasi.
49
2.2.6.2 Jenis-Jenis Manfaat
Menurut Remenyi (2000. p7) , ada 2 jenis manfaat:
1. Tangible benefits
Tangible Benefits disebut juga dengan Hard Benefits,
adalah manfaat yang dihasilkan dari investasi yang dapat
diidentifikasi atau diukur secara langsung dari segi
finansial dan dapat secara langsung meningkatkan kinerja
perusahaan. Contohnya adalah pengurangan biaya,
penurunan total biaya produksi, peningkatan laba.
2. Intangible benefits
Intangible Benefits disebut juga dengan Soft Benefits,
adalah manfaat yang dihasilkan dari investasi yang tidak
dapat secara langsung diidentifikasi atau diukur.
Contohnya adalah peningkatan lingkungan kerja bagi
karyawan sehingga menciptakan suasana kerja bagi
karyawan yang lebih baik. Intangible benefit akan
memberikan kontribusi yang penting terhadap kepentingan
perusahaan. Umumnya Intagible Benefits sulit untuk
diukur, namun dapat memberikan kontribusi yang penting
terhadap keberhasilan perusahaan.
50
2.2.7 Nilai (Value)
Menurut Remenyi (2000, p57), Nilai (Value) adalah jumlah dari
beberapa komoditas, alat tukar, dll., Yang dianggap setara untuk sesuatu
yang lain; adil, memadai untuk keuntungan.
Manfaat akan menciptakan peningkatan keunggulan bersaing
perusahaan yang menjadi value jika perusahaan (manajemen) bersedia
berinvestasi untuk mencapainya.
top related