analisis proses bisnis

ANALISIS PROSES BISNISPERTEMUAN 1

Oleh : Achmad Muchayan.

Introduction

Latar Belakang

Definisi

Proses proses adalah “satu set aktivitas

dan sumber daya yang terdefinisi dan menerima input serta merubahnya menjadi output.”

Ruang lingkup meluas dari yang paling besar dan kompleks kepada yang paling mendasar. Semua aktivitas pekerjaan adalah sebuah proses.

Definsi sederhana dari proses adalah sekumpulan aktifitas kerja yang seling berkaitan, dan tiap daripadanya memiliki input dan output. Input dapat berupa material, peralatan, atau obyek nyata lainya, atau suatu informasi, yang dikonversikan oleh serangkaian aktifitas menjadi suatu output yang disediakan bagi penerima. Penerima bisa merupakan pihak eksternal ataupun internal.

Definsi proses sederhana di atas, dapat dikembangkan lagi menjadi 4 fungsi kunci, yaitu (1) titik pemberhentian, (2) transformasi, (3) umpan balik, dan (4) dapat diulang.

Contoh Proses

Menerima order dari pelangganMerencanakan rapatMerakit komponenMengadakan auditMemilih PemasokMengelola stok gudang, dll.

Istilah-istilah(1)

Ada beberapa istilah yang sering digunakan dalam pembahasan mengenai proses, yaitu:

PemasokPemilik ProsesPelanggan InputOutput

Istilah-istilah(2) Pemasok adalah pihak terkait sebelum proses yang

menjadi objek observasi. Pemasok harus menyiapkan input sesuai dengan permintaan yang berasal dari pemilik proses.

Pemasok internal adalah pihak di dalam perusahaan yang memasok sesuatu (barang/jasa/informasi) kepada rekan kerja yang lain dalam perusahaan.

Pemasok eksternal adalah pihak diluar perusahaan yang memasok sesuatu ke dalam perusahaan.

Istilah-istilah(3) Pelanggan adalah pihak terkait setelah proses yang

menjadi objek observasi. Dengan kata lain, pelanggan adalah pihak yang menerima dan menggunakan hasil (output) dari proses.

  Pelanggan internal adalah pihak dalam perusahaan

yang menggunakan sesuatu yang dihasilkan proses (rekan kerja) sebelumnya di dalam perusahaan. Dengan kata lain pelanggan internal adalah proses selanjutnya dari proses yang diamati.

Pelanggan eksternal adalah pihak di luar perusahaan yang menggunakan sesuatu (barang/jasa/informasi) yang dihasilkan oleh perusahaan.

Istilah-istilah(4) Input adalah segala sesuatu yang menjadi

masukan awal ke dalam sebuah proses dapat berupa barang (material), jasa maupun informasi. Ada tiga macam input, yaitu : Barang : Produk dengan karakteristik fisik Jasa : Pekerjaan yang dilakukan Informasi : Laporan, saran, instruksi, data.

Output adalah segala sesuatu yang dihasilkan oleh sebuah proses. Seperti halnya dengan input, output juga dapat berupa barang (material), jasa maupun informasi

Definisi Proses Bisnis

Proses bisnis dari sebuah perusahaan (organisasi) dapat dinyatakan sebagai sebuah kumpulan dari banyak proses dan aktivitas. Proses-proses tersebut dapat dibedakan menjadi dua kategori utama yaitu proses inti dan proses pendukung.

Proses Inti(1) Proses Inti adalah proses yang dimulai dengan identifikasi

kebutuhan pelanggan (customer need), persyaratan pelanggan (customer requirement) serta harapan pelanggan (customer expectation) dan diakhiri dengan pengiriman ke pelanggan dan penerimaan pembayaran.

Karakteristik dari proses inti adalah sebagai berikut : Merubah kebutuhan pelanggan menjadi produk yang diharapkan

pelanggan Proses-proses yang berlangsung berhubungan dengan produk

yang diberikan kepada pelanggan Proses-proses yang mentransformasikan kebutuhan pelanggan

menjadi produk yang diinginkan.

Proses Inti(2)

Contoh beberapa proses yang merupakan proses inti : Pemasaran Penjualan Desain produk Pembelian Perencanaan Produksi Produksi Penyerahan produk / Jasa Penagihan dan Penerimaan Pembayaran

Proses Inti(3) Proses inti dapat diidentifikasi dengan memeriksa

setiap proses satu persatu. Pengujian dilakukan dengan mempertimbangkan akibat yang timbul apabila suatu proses tidak dikendalikan dengan baik.

Sebuah proses diklasifikasi sebagai proses inti apabila proses tersebut berdampak secara langsung dan signifikan terhadap : Kepuasan pelanggan Kinerja keuangan dan bisnis perusahaan Keamanan produk Memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh peraturan.

Proses Pendukung

Proses pendukung adalah proses yang meskipun tidak secara langsung memberikan nilai tambah pada produk, namun perlu dilakukan untuk menjaga kelangsungan dari proses inti.

Tingkatan Pemetaan Proses Bisnis Pemetaan Proses Bisnis Level 1 merupakan

proses yang masih sangat global, untuk menjadikan nya lebih detail, maka level 1 harus dibreakdown menjadi aktifitas yang lebih rinci. Misalnya : Level 1 : Proses Riset Pasar Level 2 : Penjabaran dari proses riset pasar

dimana terdapat aktivitas interview, aktivitas analisis, dst.

Level 3 : Penjabaran dari aktivitas interview, yaitu : siapkan daftar Tanya, ajukan pertanyaan, catat jawaban, dst.

Evaluasi

Apa yang dimaksud dengan ProsesProses bisnisProses Inti Proses Pendukung

Pengelolaan bisnis proses yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan pada organisasi perusahaan yang banyak, yaitu : Organisasi dapat lebih memfokuskan diri pada

kebutuhan customer. Organisasi mampu mengendalikan dan

memprediksi setiap perubahan yang terjadi di lingkungan dalam ataupun luar.

Organisasi mampu memperbaiki tingkat penggunaan sumber dayanya sehingga dapat menekan biaya pemakaian serendah mungkin.

Organisasi dapat mengelola dengan baik interrelasi proses-proses antar bagian yang ada.

Ragam sistem berdasarkan FungsionalSistem penjualan dan pemasaran Sistem produksi dan pabrikasi Sistem keuangan dan akuntasi Sistem sumber daya manusia

Pertanyaan & Diskusi.. ?

Tugas 1

Eksplorasi tentang tool Pemodelan Proses Bisnis