adb’s secretaryasekmadb.ac.id/akademis/jurnal/dokumen/2014/adbs0322014.pdf · pengantar redaksi...

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3 No.2 - Juli 2014 i

Vol.3 No.2 - Juli 2014 ISSN 2089-4198

ADB’S Secretary JURNAL DUNIA SEKRETARIS

Susunan Kepengurusan Jurnal Ilmiah Dunia Sekretaris :

Penanggung Jawab

:

Muller Sagala, S.E., M.M.

Mitra Bestari/Reviewer

Pimpinan Redaktur

:

:

Dr. Nicolaus Uskono, S.Sos., M.Si.

Dr. V.W. Cahyana, M.Si.

Dr. Hendrikus Passagi

Dr. Zulkifli Rangkuti

V.Y. Sri Sudarwinarti, S.Pd., M.Si.

Wakil Pimpinan Redaktur : Drs. Redemptus Sriyono D H., Bc.Th.

Redaktur : Cecilia Agustien Umbas, S.Kom., M.Pd.

Astuti Widiati, S.E

Penyunting / Editor : Ir. Markonah, ASAI, M.M.

Drs. Redemptus Sriyono D H., Bc.Th.

Muller Sagala, S.E., M.M

Desain Grafis dan Fotografer : Antonius Sugi Suhartono, S.E.

Sekretariat : M.V. Mieke Marini M.P., S.Pd

Widyastuti Listyawati, S.Sos.

Theresia Pawarti

A. Niken Budi Palupi

Alamat Redaksi : Kampus Asekma Don Bosco

Jl. Pulomas Barat V

Jakarta Timur

Telp: 021-4898774 Faks:021-4701190.

Situs http://www.asekma.ac.id

Email: info@asekma.ac.id

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3 No.2 - Juli 2014 ii

PENGANTAR REDAKSI

Pembaca yang terhormat,

Buku Jurnal Dunia Sekretaris nomor Vol.3 No.2 Juli 2014 ini merupakan

karya ilmiah dari para dosen Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco yang

relevan dengan dunia sekretaris. Buku Jurnal Ilmiah kali ini menyajikan secara

khusus tentang sekretaris dari sisi individu, peran, pengaruh, serta tanggung

jawabnya sebagai sekretaris.

Jurnal Ilmiah Vol.3 No.2 ini juga mencoba mengikutsertakan alumni untuk

dapat mengambil bagian dalam penciptaan karya tulis sehingga mereka

memperoleh wawasan yang lebih luas, dan dengan bimbingan para dosen

ASEKMA Don Bosco.

Semoga para pengguna buku Jurnal Ilmiah ini mendapatkan manfaat besar

dalam bidangnya masing-masing sekaligus untuk mendorong perkembangan

profesi sekretaris dalam dunia yang terus berubah.

Salam sukses dari Dewan Redaksi.

Jakarta, Juli 2014

Dewan Redaksi

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3 No.2 - Juli 2014 iii

Vol.3 No.2 - Juli 2014 ISSN 2089-4198

ADB’S Secretary JURNAL DUNIA SEKRETARIS

DAFTAR ISI

Hal

1. Sekretaris Sebagai Individu Yang Terus Belajar

Oleh: Astuti Widiati, S.E.

1

2. Peran Sekretaris Dalam Rangka Peningkatan Kinerja Pimpinan Pada

Bagian Umum Sekretariat Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang

Kementerian Keuangan

Oleh : Cecilia Agustien Umbas, S.Kom, M.Pd dan Inten Vicky

Watuna, AMd

11

3. Pengaruh Tanggung Jawab Terhadap Nilai Tugas Akhir

Studi Kasus : Mahasiswa ASEKMA Don Bosco Tahun 2011

Oleh: Muller Sagala, S.E.,M.M.

32

4. Dampak Kinerja Sekretaris Terhadap Kepuasan Pelanggan PT

Puncak Prestasi Kreatif

Oleh: Mieke Marini dan Desi Wulandari, AMd

47

5. Pengaruh Kualitas Sekretaris Terhadap Kemajuan Perusahaan Pada

PT Salica Indonesia

Oleh : V.Y. Sri Sudarwinarti, S.Pd., M.Si. dan Stephanie Juliani,

A.Md

65

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 1

SEKRETARIS SEBAGAI INDIVIDU YANG TERUS BELAJAR

Oleh: Astuti Widiati, S.E.

ABSTRACT

Secretary has important role in management and is always able to perform a great

variety of routine tasks. Nowadays and in the future, secretary should work effectively as a

team members while maintaining the ability to initiate and manage project independently.

To support the changing environment outside the company, the secretary should be able to

develop herself to adapt with the changing requirement of her position. One condition to

apply such changing is the willingness of the secretary to keep learning and the awareness

of the need of uplifting competency to keep up with any changing in the company.

Keywords : Learning, Experience, Performance

PENDAHULUAN

Sekretaris dalam posisinya sebagai tangan kanan pimpinan di suatu perusahaan

diharapkan menjadi individu yang selalu dapat memberikan dukungan kepada

pimpinannnya. Dukungan yang diberikan selain dalam hal menyelesaikan tugas rutin

harian juga dapat menjadi tempat berdiskusi dengan pimpinan mengenai situasi manajemen

atau hal-hal lain sehubungan dengan berbagai perubahan dan tuntutan pelanggan dalam

industri di mana perusahaan tersebut berada.

Kesempatan berharga dalam posisinya memberikan dukungan manajemen ini dapat

dimanfaatkan oleh seorang sekretaris untuk belajar banyak hal yang dapat mendukung

pekerjaannya saat ini maupun karirnya di masa yang akan datang.

Melihat keadaan tersebut dapat dikatakan bahwa potensi sekretaris adalah posisi

dengan pengembangan potensi yang sangat luas. Ini adalah suatu tantangan sekaligus

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 2

peluang. Untuk itu sebagai individu seorang sekretaris harus selalu mampu menangkap

peluang yang ada dengan terus mengembangkan diri, salah satunya dengan terus belajar.

Pengembangan diri seorang sekretaris harus didukung dengan kepribadian individu

dengan keinginan maju yang kuat karena tentu saja menangani tugas sehari-sehari yang

menjadi tanggungjawabnya sudah cukup menyita energi baik fisik maupun mental

ditambah lagi tenaga yang diperlukan untuk belajar.

Dengan niat yang kuat belajar dapat terus dilakukan tanpa memerlukan waktu khusus

yang panjang yang penting disediakan waktu yang tidak terlalu lama dan tidak menganggu

tugas rutin tetapi dilakukan secara berkesinambungan, akan memberikan hasil jangka

panjang yang positif dan memberikan kebiasaan baru untuk terus belajar memajukan diri.

Seorang sekretaris harus menanamkan dalam dirinya bahwa pengembangan diri

dengan belajar adalah hal yang penting bukan saja untuk dirinya sendiri tetapi untuk dapat

mengambil kesempatan yang lebih baik di masa yang akan datang. Aktifnya seorang

sekretaris untuk terus belajar akan membuka kesempatan untuk menjadi pribadi yang lebih

berbobot dalam bertukar pikiran dan dalam berperilaku.

Untuk tujuan lebih mulia, seorang sekretaris dapat memberikan manfaat lebih banyak

kepada lingkungan sekitarnya terutama kepada perusahaan di mana dia bekerja.

PENGERTIAN PEMBELAJARAN

Pembelajaran merupakan suatu bagian yang tak terpisahkan dalam kehidupan

berorganisasi. Pembelajaran membuat sekretaris sebagai anggota organisasi peka terhadap

hal baru dan selalu siap menghadapi tantangan karena berbagai perubahan yang terjadi di

luar organisasi. Dengan belajar anggota organisasi menjadi mengerti keseluruhan proses

organisasi sehingga dalam proses kerja individu menjadi lebih efisien, efektif dan fokus

serta mempersiapkan diri untuk berkembang.

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 3

Menurut Jake Reynold dalam buku Performance Management karangan Michael

Amstrong:

Improvement and learning are causally related; obtain the will to improve and the

process of learning will follow. The experience of work always will provide the richest

learning laboratory.1

Perbaikan dan pembelajaran memiliki hubungan sebab akibat. Keinginan untuk

melakukan perbaikan maka akan diikuti dengan keinginan untuk belajar. Pengalaman

merupakan sumber yang kaya dalam suatu pembelajaran. Pembelajaran seharusnya

menjadi sesuatu hal yang menyenangkan tetapi di sisi lain karena kesibukan yang dialami

oleh anggota organisasi menjadikan pembelajaran kadang menjadi hal yang terlupakan.

Pembelajaran dapat menjadi sebagai alarm agar anggota organisasi meninggalkan

zona nyamannya untuk mulai menantang dirinya untuk melihat hal – hal baru. Kesadaran

untuk belajar perlu adanya dorongan yang biasanya membutuhkan peran serta dari

pimpinan dalam organisasi agar menciptakan suasana kondusif untuk terus belajar.

Salah satu tokoh pembelajaran adalah David Kolb yang menemukan Kolb’s Learning

Cycle pada sekitar tahun 1984. Menurut Kolb’s, “learning is the process whereby

knowledge is created through the transformation of experience.”2 Pembelajaran adalah

proses yang mana wawasan dibentuk melalui transformasi dari suatu pengalaman.

Penjelasan mengenai Siklus Pembelajaran Kolb dengan siklus sebagai berikut :

a. Concrete experience stage: Pengalaman nyata dan persepsi yang dimiliki dari

seseorang mengenai suatu pekerjaan

b. Observational and reflective stage : Melakukan review dan penilaian mengenai

pengalaman tersebut. Mencoba menganalisa pengalaman mana yang lebih

positif dan membangun di masa yang akan datang.

1Michael Amstrong, Performance Management (London and Philadelphia: Thomson Shore, 2006),

h. 144. 2 www.simplypsychology.org/learning-kolb.html(Diakses 17 Maret 2013)

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 4

c. Abstract conceptualization stage : Mengambil kesimpulan dari analisa yang

dilakukan.

d. Active experimentation stage : Melakukan perencanaan untuk melakukan

pekerjaan selanjutnya selain itu juga berusaha mencari referensi baik dari buku

ataupun dari mereka yang sudah berpengalaman untuk lebih memantapkan apa

yang telah dipelajari.

Kolb’s Learning Cycle provides use insight itho the nature of learning:

a. It demonstrate that there is no end to learning but only another turn of the

cycle.

b. Learners are not passive recipients but need to actively explore and test the

environment.

c. It identifies the importance of reflection and internalization

d. It is a useful way of identifying problems in the learning process 3

Makna dari Siklus Pembelajaran Kolb adalah :

a. Siklus tersebut menggambarkan bahwa tidak ada berhentinya untuk belajar dan

siklus tersebut merupakan siklus yang aktif.

b. Pembelajar bukanlah penerima yang pasif tetapi secara aktif bereksplorasi dan

melakukan test mengenai apa yang telah dipelajari.

c. Siklus tersebut menggambarkan bahwa tidak ada berhentinya untuk belajar dan

siklus tersebut merupakan siklus yang aktif.

d. Pembelajar bukanlah penerima yang pasif tetapi secara aktif bereksplorasi dan

melakukan test mengenai apa yang telah dipelajari.

e. Siklus terebut mengidentifikasikan pentingnya refleksi dan semangat individu.

3Laurie J. Mullins, Management and Organisational Behaviour(Essex: Prentice Hall, 2005) , h. 411.

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 5

f. Siklus tersebut merupakan suatu cara yang berguna untuk mengidentifikasikan

masalah dalam proses pembelajaran.

Gambar 2.3 . Kolb’s Learning Cycle

Sumber :Management and Organisational Behaviour, Laurie J. Mullins , h. 411.

Mullins menambahkan:

The approach emphasizes the importance of the synthesis between an

individual’s behavior and the evaluation of their actions. Reflection of what

has been learned in order to experiment with new situations and to become

aware of new possibilities is a vital part of the learning process. It is the very

essence of action learning; by going though the cycle that learners are exposed

to applying, reflecting and testing out their learning. This encourage

individuals in habits compatible with the notion of lifelong learning.

Pendekatan ini menekankan pentingnya sintesis antara perilaku individual dengan

evaluasi atas tindakan mereka. Refleksi dari apa yang telah dipelajari dengan tujuan untuk

bereksperimen mengenai situasi baru dan untuk memberikan kesadaran akan berbagai

kemungkinan yang terjadi sebagai bagian dari proses pembelajaran.

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 6

Hal yang penting dari siklus ini adalah bahwa dalam siklus tersebut seseorang diajak

untuk belajar dengan berusaha untuk menerapkan, merefleksikan dan menguji mengenai

hal-hal yang telah dipelajari. Hal ini akan mendorong bagi tiap individu bahwa belajar

merupakan kegiatan yang terus-menerus sepanjang hidup.

Menurut Richard L. Daft, “learning is a change in behavior or performance that

occurs as the result of experience.” 4 Pembelajaran adalah perubahan dalam perilaku atau

kinerja yang terjadi akibat suatu pengalaman.

Menurut McShane dan Von Glinow, “learning is a relatively permanent change in

behavior (behavior tendency) that occurs as a result of a person’s interaction with the

environment.”5 Pembelajaran adalah suatu perubahan perilaku yang terjadi sebagai hasil

dari interaksi seseorang dengan lingkungannya.

Menurut Gibson dan Ivancevich, “learning is the process by which relatively

enduring change in behavior occurs as a result of practice.”6 Pembelajaran adalah proses

yang sedemikian sehingga terjadinya perubahan yang menetap secara relatif dalam perilaku

sebagai akibat dari suatu pelatihan.

Menurut Slocum dan Hellriegel:

Learning is a relatively change in knowledge or observable behavior that results

from practice or experience. Desirable work behaviors contribute to achievement

of organizational goals; conversely, undesirable work behavior hinder achievement

of these goals. 7

Pembelajaran adalah perubahan relatif dalam suatu pengetahuan atau pengamatan

perilaku yang dihasilkan dari suatu pelatihan ataupun pengalaman. Perilaku yang

diinginkan berkontribusi pada pencapaian tujuan organisasi dan sebaliknya perilaku yang

tidak diinginkan dapat menghalangi tercapai tujuan organisasi.

4Richard L. Daft, New Era of Management (Southwestern: Cengage Learning, 2010), h. 458. 5 McShane dan Von Glinov, Organisational Behavior (New York: McGraw Hill, 2010), h. 82.

6 James L. Gibson .et al. , Organizations (New York: McGraw Hill, 2009), h.160 .

7John W. Slocum dan Don Hellriegel, Organizational Behavior (South Western: Cengage Learning, 2009), h. 98 .

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 7

Menurut Nelson dan Quick:

Learning is a change in behavior acquired through experience. Learning may

begin with the cognitive activity of developing knowledge about a subject, which

then leads to a change in behavior. 8

Pembelajaran adalah perubahan dalam perilaku yang diperoleh melalui pengalaman.

Pembelajaran dimulai dengan aktivitas kognitif dalam membangun suatu pengetahuan baru

dan diikuti dengan perubahan perilaku dari mereka yang belajar.

Menurut Mullins:

Learning involves not only knowledge and skills, but also attitudes and social

behavior. It is self evident that being competent and knowledgeable is to the

individual’s and organisation’s benefit. Learning can be undertaken

deliberately when individuals consiciously ‘learn’ and ‘study’ at such times

they will subject themselves to assessments to gauge the level and depth of their

understanding skills. Learning can be seen to be a continuous and automatic

process. Learning has an active and dynamic nature. 9

Pembelajaran meliputi tidak hanya pengetahuan dan keterampilan tetapi juga sikap

dan perilaku sosial. Pembelajaran sudah terbukti dapat meningkatkan kemampuan dan

wawasan yang memberikan keuntungan pada diri sendiri dan organisasi.

Pembelajaran dapat diperoleh secara formal ketika seseorang sadar untuk

mempelajari sesuai pada waktu tertentu dan memperoleh penilaian atas tingkat pemahaman

dari apa yang dipelajari. Disisi lain pembelajaran dapat juga merupakan suatu proses yang

berlangsung secara terus-menerus dan otomatis sebagai sesuatu hal yang aktif dan dinamis.

KESINAMBUNGAN DALAM BELAJAR

Pembelajaran adalah suatu perubahan perilaku yang didapat dari aktivitas kognitif

dalam membangun pengetahuan kemudian diikuti dengan perubahan perilaku didukung

dengan kesadaran dari individu untuk selalu aktif dan dinamis dalam meningkatkan

wawasannya.

8Debra L. Nelson and James Campbel Quick, Organizational Behavior, (South Western :Thomson

Corporation, 2006), h. 180. 9Laurie J. Mullins, Management and Organisational Behaviour (Essex: Prentice Hall, 2005), h. 390.

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 8

Kesinambungan belajar dapat diperoleh dengan memiliki kondisi yang ada sebagai

berikut:

1. Keinginan untuk belajar

Seorang sekretaris harus memiliki keinginan belajar yang kuat dan hati yang siap

membuka wawasan sehingga dasar untuk melakukan tindakan belajar bukan semata-

mata tuntutan karir atau mendapat gelar demi gengsi semata tetapi memang ada hati

yang memanggil untuk terus dapat belajar dan memberikan manfaat yang lebih bagi

perusahaan atau pihak lain.

2. Perubahan perilaku positif

Menyadari bahwa dengan bertambahnya suatu wawasan akan dapat mengubah

pemikiran dan cara berdiskusi mengenai suatu hal sehingga pihak lain melihat bahwa

sekretaris tidak hanya mengerti hal-hal yang sifatnya permukaan tetapi juga memahami

hal-hal yang perlu pemikiran yang lebih berbobot.

3. Lingkungan transformasi yang kondusif

Adanya kelonggaran waktu untuk suatu pendidikan formal yang diberikan oleh suatu

perusahaan akan sangat membantu pengembangan seorang sekretaris, tetapi walaupun

demikian masih diperlukan adanya waktu tambahan untuk belajar yang juga harus

disiasati oleh seorang sekretaris. Pendidikan formal dapat saja selesai di satu titik tetapi

belajar merupakan sesuatu yang tidak pernah selesai sehingga pengaturan waktu

seharusnya menjadi kreativitas seorang sekretaris bagaimana menyiasatinya.

4. Pelatihan

Pelatihan formal yang diberikan oleh suatu perusahaan akan sangat mendukung

pengembangan diri seorang sekretaris tetapi tanpa pelatihan formal potensi

mengembangkan diri tetap semakin besar di luar perusahaan. Mengikuti seminar dan

pelatihan di luar kantor dapat memberikan manfaat tambahan wawasan pengetahuan.

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 9

Walaupun tidak dapat dipungkiri membaca buku yang selaras dengan permasalahan di

perusahaan juga dapat membuka suatu ide baru terhadap alternatif solusi mengenai

permasalahan yang ada.

PENUTUP

Tampilnya sekretaris yang berwawasan akan memberikan dampak positif kepada

perusahaan tanpa harus kehilangan kemampuan untuk menangani tugas rutin sebagai

seorang sekretaris. Sebagai pribadi yang berbobot akan memberikan kesempatan

pengembangan karir yang lebih luas kepada seorang sekretaris.

Pengembangan diri dengan terus belajar secara berkelanjutan akan dapat mencapai

peluang mengembangkan diri ke posisi yang lebih luas. Bila pun kesempatan belum ada,

proses pembelajaran individu akan membuka kepribadian untuk selalu berpikir positif dan

memperhatikan hanya sesuatu yang dapat menjadikan dirinya dan perusahaan lebih baik

bukan hal-hal yang dapat memberikan dampak negatif serta menghabiskan waktu produktif

yang ada dengan hal-hal yang tidak memberikan kebaikan bagi diri sendiri dan perusahaan

dan pastinya hidup menjadi lebih bergairah karena selalu ada hal menarik yang bisa

dipelajari.

DAFTAR PUSTAKA

Debra L. Nelson and James Campbel Quick. Organizational Behavior. Thomson

Corporation. South Western. 2006.

James L. Gibson .et al. Organizations. McGraw Hill. New York. 2009.

John W. Slocum dan Don Hellriegel. Organizational Behavior. Cengage Learning). South

Western. 2009.

Laurie J. Mullins. Management and Organisational Behaviour. Prentice Hall. Essex.

2005.

McShane dan Von Glinov. Organisational Behavior. McGraw Hill. New York. 2010.

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 10

Michael Amstrong. Performance Management. Thomson Shore. London and Philadelphia.

Richard L. Daft. New Era of Management. Cengage Learning. Southwestern. 2010.

www.simplypsychology.org/learning-kolb.html, diakses 17 Maret 2014

http://www.isi-malang.com, diakses tanggal 25 Juni 2014

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 11

PERAN SEKRETARIS DALAM RANGKA PENINGKATAN KINERJA

PIMPINAN PADA BAGIAN UMUM SEKRETARIAT DIREKTORAT JENDERAL

PENGELOLAAN UTANG KEMENTERIAN KEUANGAN

Oleh

Cecilia Agustien Umbas, S.Kom, M.Pd

Inten Vicky Watuna, A.Md

ABSTRACT

Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang (DJPU), which is one government agency that

manages the government debt. In order to manage government debt, DJPU requires the

preparation of a document related documents such as debt, the issuance of debt agreement

to a debt settlement documents. In order to properly manage government debt, they need

good support from administrative units. Observation of work practices performed in the

General Section - Secretariat Directorate-General - Directorate of Debt Management -

Ministry of Finance to prove whether there is an increase in performance leadership with

or without the role of secretary. Analysis of the results obtained on the average the performance

of the fifth components showed improvement a common passage, the performance of the head

without the role of a secretary and with the roles of secretary of 46,67 percent or having risen from

4.4 with scales skore 3 to 5.

Keywords: Secretary, Performance, and General Unit

PENDAHULUAN

Peran sekretaris ada di berbagai kegiatan perusahaan swasta atau instansi

pemerintahan. Sekretaris berperan penting dalam mendampingi pimpinan menyelesaikan

tugas-tugasnya. Tugas dan peran seorang sekretaris di perusahaan swasta tidak jauh

berbeda dengan tugas dan peran sekretaris di instansi pemerintahan, keduanya bertujuan

untuk mendampingi pimpinan dalam meningkatkan kinerja.

Di era globalisasi saat ini, peran dan tugas sekretaris dalam membantu pimpinan tidak

terlepas dari penggunaan peralatan kantor. Hal yang mungkin membedakan adalah tingkat

percepatan teknologi dimana di perusahaan atau di instansi pemerintah selalu

menggunakan peralatan kantor yang terbaru untuk menyesuaikan budaya kerja sesuai

dengan perkembangan zaman di dunia kerja. Dengan adanya pemahaman mengenai

prosedur kerja perbedaan teknologi pada peralatan yang modern tersebut tidaklah menjadi

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 12

hambatan. Prosedur kerja dan peralatan kantor diakui turut memberi andil dalam

menyelesaikan tugas-tugas khususnya dalam suatu unit kerja yang mempunyai tingkat

frekuensi tugas yang tinggi dan beragam.

Tulisan ini bertujuan untuk mengukur sejauh mana beban tugas dengan kondisi tingkat

frekuensi tugas yang tinggi dan beragam dalam menyelesaikan tugas tepat waktu dengan

kualitas yang baik. Ada tuntutan kinerja pimpinan yang seharusnya semakin meningkat.

Pengukuran indikator peningkata kinerja pimpinan pada Bagian Umum digunakan dengan

metode perbandingan, yaitu bagaimana kinerja pimpinan sebelum adanya peran sekretaris

dan setelah adanya peran sekretaris.

Sebagaimana diketahui bahwa salah satu tugas sekretaris adalah melaksanakan

administrasi perkantoran yang antara lain menangani surat menyurat baik surat masuk

maupun surat keluar. Dalam jurnal ini penulisan berdasarkan peran dan tugas sekretaris di

Sekretariat Direktorat Jenderal pada Bagian Umum - Direktorat Jenderal Pengelolaan

Utang - Kementerian Keuangan. Pada Bagian Umum - Direktorat Jenderal Pengelolaan

Utang mempunyai tugas untuk mengelola surat masuk dan surat keluar termasuk

mendistribusikan surat dengan baik dan benar. Setiap dokumen harus dicatat dengan baik

dan sesuai dengan yang tertera pada dokumen tersebut. Tidak efektifnya dalam peng-input-

an dokumen bisa terjadi seperti salah memasukkan data ataupun keterlambatan peng-input-

an.

LANDASAN TEORI

1. Pengertian Sekretaris

Secara umum sekretaris mempunyai arti rahasia atau pemegang rahasia, karena di

dalam suatu perusahaan memiliki hal-hal penting dan rahasia bagi perusahaan maupun

pimpinan yang tidak seharusnya diketahui oleh kalangan umum. Disinilah peran

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 13

sekretaris sebagai pemegang rahasia yang menjadi ujung tombak perusahaan baik

swasta maupun pemerintah.

Dalam arti luas, ada beberapa definisi mengenai sekretaris menurut para ahli yaitu:

a. Menurut M.Braum dan Ramon, sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang

kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat menyurat,

menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan pimpinannya akan kewajibannya

yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang

berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari pimpinannya,

b. Menurut Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas

yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat menyurat termasuk menyiapkan

bagi seseorang pejabat penting atau organisasi,

c. Menurut Drs. Ig. Wursanto, sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas

membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan

pimpinannya.

1) Peran Sekretaris Pimpinan

Sekretaris pimpinan memegang peranan yang penting dan dapat menentukan

berhasil tidaknya tujuan suatu organisasi. Pentingnya peranan seorang sekretaris

ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi

tersebut. Peranan sekretaris secara umum dapat dijelaskan sebagai berikut:

a) Peranan sekretaris terhadap atasan, meliputi : (1) Sebagai perantara saluran

komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin

berhubungan dengan pimpinan; (2) Sebagai sumber informasi yang

diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab;

(3) Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 14

pelaksanaan tugas; (4) Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide;

dan (5) Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan

cerminan pimpinan dan bawahan.

b) Peranan sekretaris terhadap bawahan (pimpinan), meliputi : (1) Penentuan

kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai

peraturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan

kemampuan (rule of the place); (2) Memberikan motivasi kerja kepada

pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil

dengan baik; (3) Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai

bawahan dalam menjalankan pekerjaan; (4) Menerima pendapat dan usul

bawahan dalam berbagai masalah; dan (5) Mengadakan pendekatan kepada

pegawai bawahan untuk lebih mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan

kehendak pegawai bawahan.

Peranan sekretaris terhadap bawahan merupakan penilaian dari bawahan

sehingga sikap dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan

pegawai bawahan. Bagi sekretaris yang ramah dan komunikatif akan

memberikan suasana hubungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga segala

permasalahan dapat didiskusikan dan dicari cara penyelesaiannya.

2) Tugas Sekretaris

Tugas seorang sekretaris tentunya sesuai dengan fungsi jabatan sekretaris

tersebut. Bagi organisasi yang besar, tugas sekretaris juga lebih berat karena

selain bertugas dan bertanggung jawab terhadap pimpinannya, ia juga harus

bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi tugas dan kegiatan

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 15

bawahannya. Secara umum tugas-tugas sekretaris meliputi hal-hal sebagai

berikut :

a. Menerima dikte dari pimpinan.

b. Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat-surat termasuk

telepon, telegram, dan faksimile).

c. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.

d. Menerima tamu-tamu pimpinan.

e. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan

teman relasi maupun kegiatan lainnya.

f. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan

kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya.

g. Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan.

h. Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan.

i. Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.

j. Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.

Dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawabnya pada setiap orang untuk

menjadi lebih baik, harus ada motivasi atau semangat kerja. Hal ini sangat penting bagi

sekretaris terutama sekretaris eksekutif atau manajer karena mereka mempunyai tugas

ganda, yaitu tugas terhadap kegiatan pimpinan sehari-hari dan tugas terhadap

koordinasi maupun pengendalian bawahan.

2. Pengertian Kinerja Pimpinan

Dalam kamus besar Bahasa Indonesia, kinerja diartikan sebagai sesuatu yang

ingin dicapai, prestasi yang diperlihatkan dan kemampuan seseorang. Banyak batasan

yang diberikan para ahli mengenai istilah kinerja, walaupun berbeda dalam tekanan

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 16

rumusannya, namun secara prinsip kinerja adalah mengenai proses pencapaian hasil.

Istilah kinerja berasal dari kata job performance atau actual performance (prestasi kerja

atau prestasi sesungguhnya yang dicapai oleh seseorang). Sehingga dapat didefinisikan

bahwa kinerja adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh

seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang

diberikan kepadanya (A.A. Anwar Prabu Mangkunegara, 2004:67).

Menurut Kusnadi (2003:64) menyatakan bahwa kinerja adalah setiap gerakan,

perbuatan, pelaksanaan, kegiatan atau tindakan yang diarahkan untuk mencapai tujuan

atau target tertentu. Hariandja (2002:195) mengemukakan kinerja adalah hasil kerja

yang dicapai oleh pegawai atau perilaku nyata yang ditampilkan sesuai dengan

perannya dalam organisasi. Kinerja pegawai merupakan suatu hal yang sangat penting

dalam usaha organisasi mencapai tujuannya, sehingga berbagai kegiatan harus

dilakukan organisasi tersebut untuk meningkatkannya.

Sedangkan menurut (Mathis dan Jackson 2002:78) kinerja pada dasarnya adalah

apa yang dikerjakan dan yang tidak dikerjakan oleh karyawan. Kinerja karyawan

mempengaruhi seberapa banyak mereka memberikan kontribusi kepada organisasi.

(Mathis dan Jackson, 2002:8) lebih lanjut memberikan standar kinerja sesorang yang

dilihat kuantitas output, kualitas output, jangka waktu output, kehadiran di tempat kerja

dan sikap kooperatif. Standar kinerja tersebut ditetapkan berdasarkan kriteria pekerjaan

yaitu menjelaskan apa-apa saja yang sudah diberikan organisasi untuk dikerjakan oleh

karyawannya. Oleh karena itu kinerja individual dalam kriteria pekerjaan haruslah

diukur, dibandingkan dengan standar yang ada dan hasilnya harus dikomunikasikan

kepada seluruh karyawan. (Mathis dan Jackson, 2002:81) juga menjelaskan standar

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 17

kinerja dapat berupa output produksi atau lebih dikenal dengan standar kinerja numerik

dan standar kinerja non numerik.

Kinerja karyawan setiap periodik perlu dilakukan penilaian. Hal ini karena

penilaian kinerja karyawan tersebut nantinya dapat digunakan sebagai analisis untuk

kebutuhan dilaksanakannya pelatihan (Ivancevich, 2001:389). Penilaian kinerja adalah

proses evaluasi seberapa baik karyawan mengerjakan pekerjaan mereka ketika

dibandingkan dengan satu set standar dan kemudian mengkomunikasikannya dengan

para karyawan (Mathis dan Jackson, 2002:81). Penilaian kinerja mempunyai dua

kegunaan utama. Penilaian pertama adalah mengukur kinerja untuk tujuan memberikan

penghargaan seperti misalnya untuk promosi. Kegunaan yang lain adalah untuk

pengembangan potensi individu (Mathis dan Jackson, 2002:82).

Adapun tujuan penilaian kinerja menurut (Dharma, 2001 : 150) adalah sebagai berikut :

a. Pertanggungjawaban, apabila standar dan sasaran digunakan sebagai alat pengukur

pertanggungjawaban, maka dasar untuk pengambilan keputusan kenaikan gaji atau

upah, promosi, penugasan khusus, dan sebagainya adalah kualitas hasil pekerjaan

karyawan yang bersangkutan.

b. Pengembangan, jika standar dan sasaran digunakan sebagai alat untuk keperluan

pengembangan, hal itu mengacu pada dukungan yang diperlukan karyawan dalam

melaksanakan pekerjaan mereka. Dukungan itu dapat berupa pelatihan, bimbingan,

atau bantuan lainnya.

Setiap karyawan dalam melaksanakan kewajiban atau tugas merasa bahwa hasil kerja

mereka tidak terlepas dari penilaian atasan baik secara langsung maupun tidak

langsung. Penilaian kinerja digunakan untuk mengetahui kinerja seorang karyawan.

Menurut (Rivai, 2005 : 55 ) manfaat penilaian kinerja adalah :

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 18

a. Manfaat bagi karyawan yang dinilai antara lain : meningkatkan motivasi;

meningkatkan kepuasaan kerja; adanya kejelasan standar hasil yang diharapkan;

adanya kesempatan berkomunikasi ke atas; dan peningkatan pengertian tentang

nilai pribadi.

b. Manfaat bagi penilai antara lain : meningkatkan kepuasan kerja; untuk mengukur

dan mengidentifikasikan kecenderungan kinerja karyawan; meningkatkan kepuasan

kerja baik dari para manajer ataupun karyawan; sebagai sarana meningkatkan

motivasi karyawan; dan bisa mengidentifikasikan kesempatan untuk rotasi

karyawan.

c. Manfaat bagi perusahaan antara lain : memperbaiki seluruh simpul unit-unit yang

ada dalam perusahaan; meningkatkan kualitas komunikasi; meningkatkan motivasi

karyawan secara keseluruhan; dan meningkatkan pandangan secara luas

menyangkut tugas yang dilakukan untuk masing-masing karyawan.

Menurut (Robbins, 2006:687) dalam penilaian kinerja terdapat beberapa pilihan dalam

penentuan mengenai yang sebaiknya melakukan penilaian tersebut, antara lain :

a. Atasan langsung, semua hasil evaluasi kinerja pada tingkat bawah dan menengah

pada umumnya dilakukan oleh atasan langsung karyawan tersebut.

b. Rekan sekerja, evaluasi ini merupakan salah satu sumber paling handal dari

penilaian. Alasan rekan sekerja yang tindakan dimana interaksi sehari-hari memberi

pandangan menyeluruh terhadap kinerja dalam pekerjaannya.

c. Pengevaluasi diri sendiri, mengevaluasi kinerja mereka sendiri apakah sudah

konsisten dengan nilai-nilai, dengan sukarela dan pemberian kuasa.

d. Bawahan langsung, evaluasi bawahan langsung dapat memberikan informasi yang

tepat dan rinci mengenai perilaku seorang manajer, karena lazimnya penilaian yang

mempunyai kontak yang sering dinilai.

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 19

e. Pendekatan menyeluruh, pendekatan ini memberikan umpan balik kinerja dari

lingkungan penuh kontak sehari-hari yang mungkin dimiliki karyawan, yang

disekitar personal, ruang surat sampai kepelanggan atasan rekan sekerja.

Faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja adalah faktor kemampuan (ability) dan

faktor motivasi (motivation). Hal ini sesuai dengan pendapat (Keith Davis dalam

Anwar Prabu Mangkunegara, 2005:67) yang merumuskan bahwa :

a. Human Performance = Ability + Motivation

b. Motivation = Attitude + Situation

c. Ability = Knowledge + Skill

Sedangkan menurut (Mangkunegara, 2001:67-68) faktor yang mempengaruhi kinerja

seseorang ialah :

a. Faktor kemampuan. secara umum kemampuan ini terbagi menjadi 2 yaitu

kemampuan potensi (IQ) dan reality (knowledge dan skill).

b. Faktor motivasi. Motivasi terbentuk dari sikap karyawan dalam menghadapi situasi

kerja.

Menurut ahli, kinerja atau prestasi adalah catatan tentang hasil yang diperoleh dari

fungsi-fungsi pekerjaan tertentu atau kegiatan selama kurun waktu tertentu. Menurut

Bernardin & Russel (2003) untuk mengukur kinerja karyawan dapat digunakan

beberapa kriteria kinerja, antara lain adalah:

a. Kualitas (Quality) merupakan tingkatan di mana proses atau hasil dari penyelesaian

suatu kegiatan mendekati sempurna.

b. Kuantitas (Quantity) merupakan produksi yang dihasilkan dapat ditunjukkan dalam

satuan mata uang, jumlah unit, atau jumlah siklus kegiatan yang diselesaikan.

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 20

c. Ketepatan waktu (Timeliness) merupakan dimana kegiatan tersebut dapat

diselesaikan, atau suatu hasil produksi dapat dicapai, pada permulaan waktu yang

ditetapkan bersamaan koordinasi dengan hasil produk yang lain dan

memaksimalkan waktu yang tersedia untuk kegiatan-kegiatan lain.

d. Efektivitas biaya (Cost Effectiveness) merupakan tingkatan di mana sumber daya

organisasi, seperti manusia, keuangan, teknologi, bahan baku dapat dimaksimalkan

dalam arti untuk memperoleh keuntungan yang paling tinggi atau mengurangi

kerugian yang timbul dari setiap unit atau contoh penggunaan dari suatu sumber

daya yang ada.

e. Hubungan antar perseorangan (Interpersonal Impact) merupakan tingkatan dimana

seorang karyawan mampu untuk mengembangkan perasaan saling menghargai, niat

baik dan kerjasama antara karyawan yang satu dengan karyawan yang lain dan juga

pada bawahan.

PEMBAHASAN

1. Profil Data Kegiatan Di Bagian Umum Setditjen Pengelolaan Utang

Pengelolaan utang di Indonesia dilakukan oleh Direktorat Jenderal Pengelolaan

Utang - Kementerian Keuangan. Unit pei ngelola utang itelah mengalami beberapa kali

perubahan seiring dengan semakin meningkatnya kompleksitas pengelolaan utang

sebagai akibat semakin besar dan semakin beragamnya jumlah dan jenis utang

Pemerintah. Perkembangan unit pengelola secara ringkas dapat disampaikan sebagai

berikut:

a. Sebelum tahun 1998, sebagian besar utang pemerintah dalam bentuk pinjaman luar

negeri dikelola oleh Direktorat Dana Luar Negeri (DDLN) pada Direktorat Jenderal

Anggaran;

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 21

b. Tahun 1999, dibentuk Tim Debt Management Unit (DMU) di bawah Direktorat

Jenderal Lembaga Keuangan yang mempunyai tugas mengelola obligasi negara

yang diterbitkan untuk menyehatkan perbankan akibat krisis tahun 1998;

c. Tahun 2001, Tim DMU diubah menjadi Pusat Manajemen Obligasi Negara

(PMON) di bawah Sekretariat Jenderal yang secara khusus mengelola Surat Utang

Negara (SUN).

d. Tahun 2004, unit pengelolaan utang disatukan dalam Direktorat Jenderal

Perbendaharaan. PMON menjadi Direktorat Pengelolaan SUN sedangkan DDLN

menjadi Direktorat Pengelolaan Pinjaman dan Hibah Luar Negeri;

e. Tahun 2006, dengan berkembangnya ruang lingkup pengelolaan utang dan dalam

rangka memusatkan pengelolaanya dalam unit tersendiri, dibentuk Direktorat

Jenderal Pengelolaan Utang; dan

f. Tahun 2007 s.d 2011, Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang telah 2 kali

melaksanakan penataan organisasi (reorganisasi) yang ditetapkan melalui:

1) Peraturan Menteri Keuangan Nomor 100/PMK.01/2008 tentang Organisasi dan

Tata Kerja Departemen Keuangan; dan

2) Peraturan Menteri Keuangan Nomor 184/PMK.01/2010 tentang Organisasi dan

Tata Kerja Kementerian Keuangan.

Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 184/PMK.01/2010 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Keuangan, tugas Direktorat Jenderal

Pengelolaan Utang adalah merumuskan serta melaksanakan kebijakan dan standardisasi

teknis di bidang pengelolaan utang sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh

Menteri Keuangan, dan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Struktur organisasi Sekretariat Jenderal Pengelolaan Utang sebagaimana tergambar

berikut ini.

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 22

Bagian Umum mempunyai tugas melaksanakan urusan administrasi surat dinas,

kearsipan dokumentasi, kepustakaan, rumah tangga, kesejahteraan pegawai, dan

perlengkapan Direktorat Jenderal.

Dalam melaksanakan tugas, Bagian Umum menyelenggarakan fungsi:

a. Pelaksanaan urusan administrasi surat dinas, kearsipan, dokumentasi, kepustakaan,

ekspedisi, penggandaan, pengurusan pelayanan pimpinan, administrasi

penunjukkan pejabat pengganti/pejabat sementara, serta penyusunan rekap daftar

hadir pegawai di lingkungan Direktorat Jenderal;

b. Pelaksanaan urusan dalam, penyediaan kendaraan dinas operasional dan koordinasi

penyiapan dokumen perjalanan dinas dalam dan luar negeri, keprotokolan, dan

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 23

pemeliharaan Barang Milik Negara, penyiapan kelengkapan dokumen dan

pengajuan permintaan pembayaran di lingkungan Direktorat Jenderal;

c. Pelaksanaan urusan kesejahteraan pegawai, mengajukan permintaan pembayaran,

pembuatan daftar gaji dan tunjangan, pembayaran gaji dan tunjangan, serta

pertanggungjawabannya di lingkungan Direktorat Jenderal; dan 4. Penyiapan bahan

perencanaan kebutuhan dan pelaksanaan urusan pengadaan barang/jasa,

pelaksanaan, penyiapan dokumen, dan pelaporan layanan pemilihan penyedia

barang/jasa, urusan penerimaan, penyimpanan, dan distribusi barang perlengkapan,

pemeliharaan barang perlengkapan yang belum didistribusikan, serta inventarisasi

dan penghapusan Barang Milik Negara di lingkungan Direktorat Jenderal.

Bagian Umum itu sendiri terdiri atas: Subbagian Tata Usaha; Subbagian Rumah

Tangga; Subbagian Gaji; dan Subbagian Perlengkapan.

Untuk mendukung operasional perusahaan sehari-hari, Sekretariat Direktorat

Jenderal - Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang mempunyai fasilitas-fasilitas

pendukung yang dibutuhkan oleh seorang sekretaris antara lain : meja dan kursi kerja;

komputer; printer; scanner; telepon; laci; ATK (pulpen, pensil, penghapus, tip-ex, lem,

penggaris, post-it, perfurator, spidol, stabilo, gunting, stapler, staples); kertas A4 dan

kertas berkop; stempel; tempat sampah; mesin fotokopi; mesin faks; filing cabinet; AC;

dan ordner.

Pelaksanaan kegiatan di Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang pada Bagian

Umum, secara umum mempunyai tugas menerima, mengelola surat masuk dan

mendistribusikan. Kegiatan rinci pekerjaan dijelaskan berikut ini:

a. Menerima Surat Masuk

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 24

Surat masuk yang diterima antara lain, seperti Nota Dinas, Surat Tugas, Surat

Keputusan atau dokumen surat lainnya kemudian dicatat ke Agenda Surat Masuk

yang terdapat di program excel. Surat tersebut dicatat dari tanggal penerimaan

surat, nomor surat, tanggal surat dibuat, perihal/subject, darimana surat tersebut

berasal dan jenis surat (asli atau tembusan). Surat masuk tersebut diberi lembar

disposisi, diisi nomor agenda surat, tanggal surat tersebut diterima. Setelah itu,

surat masuk tersebut dihantarkan ke Kepala Bagian Umum untuk diparaf, setelah

diparaf dipilah-pilah untuk disampaikan ke masing-masing bagian di lingkungan

Setditjen, seperti Kepala Sub Bagian Tata Usaha, Kepala Sub Bagian Rumah

Tangga, Kepala Sub Bagian Perlengkapan dan Kepala Sub Bagian Gaji.

b. Memberi Nomor Pada Surat Keluar

Surat keluar seperti Nota Dinas, Surat Undangan Rapat, Surat Izin Cuti Tahunan

dan Surat Perintah Lembur yang dikeluarkan instansi diinput terlebih dahulu

melalui program excel yang telah disediakan, lalu mengisi tanggal, perihal surat

dan pengirim pada agenda surat di komputer. Selanjutnya diberi nomor pada surat

sesuai agenda di komputer dan diberikan kepada pihak pengirim untuk diperiksa

dan ditandatangan.

c. Meng-copy dan Scanning Surat-Surat

Surat-surat masuk yang telah diparaf oleh Kepala Bagian, di-scan lalu diserahkan

kepada Sub Bagian atau kepada pihak yang bersangkutan sesuai dengan disposisi.

Jika surat tersebut harus diserahkan kepada lebih dari satu Sub Bagian maka harus

men-copy terlebih dahulu agar semua pihak dapat menerima surat tersebut. Surat

tersebut disimpan dalam format Pdf.

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 25

Jenis surat yang diproses di Bagian Umum Setditjen Pengelolaan Utang antara

lain Surat Masuk, Surat Keluar, Nota Dinas, Undangan Rapat, Surat Izin Cuti

Tahunan, Surat Tugas, dan lain-lain.

a. Mengatur File sesuai Nomor pada Surat (Filing)

Salah satu tugas Penulis yang sangat penting ialah filing. Filing berfungsi agar surat

atau dokumen tersimpan dengan baik dan apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat

ditemukan kembali dengan mudah. Surat-surat di-filing sebagai pertinggal untuk

disimpan yaitu surat keluar seperti: Nota Dinas dan Undangan. Surat tersebut

disimpan sesuai dengan nomor yang tertera pada surat ke dalam sebuah ordner yang

telah disediakan. 23

b. Mengkoordinasikan Ruang Rapat

Kegiatan mengurus ruang rapat, yaitu memastikan tersedia atau tidaknya ruangan

jika suatu Direktorat memerlukan ruang untuk rapat. Ruang rapat yang tersedia

seperti pada lantai 1 yaitu; Ruang Auditorium A, B dan C, lalu pada lantai 2 seperti;

Ruang Rapat Sesditjen dan Ruang Rapat Ditjen, kemudian ruang rapat yang

tersedia pada lantai 3 yaitu; Ruang Rapat Teknologi dan Ruang Rapat Informasi.

c. Menerima Telepon

Menerima telepon masuk (internal), yaitu untuk pemesanan ruang rapat atau

penelpon mempunyai keperluan lain dengan staf di ruangan lingkungan Setditjen.

Unit-unit internal dimaksud adalah sebagian unit Bagian, Subdit, dari masing-

masing eselon II antara lain; Direktorat Pinjaman dan Hibah, Direktorat Surat

Utang Negara, Direktorat Pembiayaan Syariah, Direktorat Strategi dan Portofolio

Utang dan Direktorat Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen.

d. Mencatat Berkas SPP (Surat Permintaan Pembayaran)

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 26

Mencatat berkas SPP (Surat Permintaan Pembayaran) ini berupa nomor surat,

perihal dan jumlah nominalnya pada sebuah buku agenda, lalu didistribusikan ke

Bagian Keuangan. SPP digunakan untuk pembayaran operasional kantor sebagai

dasar pembebanan dan pencairan uang.

2. Analisis Kinerja Pimpinan

Kinerja pimpinan adalah sesuatu yang ingin dicapai sebagai prestasi kerja, hasil

dari kemampuan seseorang dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan

tanggungjawab yang diberikan, dilihat dari kualitas, kuantitas, ketepatan waktu,

efektivitas biaya dan hubungan antar perseorangan.

Selama pengamatan pelaksanaan tugas-tugas di Sekretariat Direktorat Jenderal -

Direktorat Pengelolaan Utang, kinerja pimpinan sudah berjalan dengan baik sesuai

tugas dan tanggungjawab masing-masing. Hal ini dapat dibuktikan dengan analisis

tabel berikut ini, skala yang digunakan adalah skala 1 - 5, yaitu nilai 1 adalah nilai

paling rendah dan nilai 5 adalah nilai paling tinggi. Dalam tabel dapat dilihat bahwa

kinerja pimpinan pada bagian umum sebelum ada peran sekretaris berbeda dengan

setelah ada peran sekretaris. Kinerja yang selama ini sudah berjalan baik menjadi

semakin meningkat dengan adanya peran sekretaris dalam menyelesaikan tugas-tugas

seorang pimpinan.

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 27

Tabel Analisis Kriteria Kinerja Pada Bagian Umum

No. Kriteria Kinerja Sebelum

Ada Peran

Sekretaris

Setelah

Ada Peran

Sekretaris

1 Kualitas (Quality) 3 5

2 Kuantitas (Quantity) 4 5

3 Ketepatan waktu (Timeliness) 2 4

4 Efektivitas biaya (Cost Effectiveness) 3 4

5 Hubungan antar Perseorangan

(Interpersonal Impact)

3 4

Rata – Rata 3 4.4

Dari tabel di atas, apabila ditampilkan dalam bentuk grafik akan tampak sebagai

berikut:

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 28

Dari grafik kriteria kinerja ini, dapat dijelaskan sebagai berikut:

a. Kualitas

Dilihat dari grafik penyelesaian suatu pekerjaan, seperti meng-handle surat atau

dokumen yang masuk, sebelum adanya peran sekretaris diperoleh skala nilai 3,

sedangkan setelah adanya peran sekretaris diperoleh skala nilai 5. Hal ini terbukti

karena setiap ada dokumen yang masuk dapat ditangani oleh peran sekretaris

sehingga mengurangi pekerjaan staf lain.

b. Kuantitas

Dari banyaknya tugas yang diberikan, peran sekretaris dapat menyelesaikan tugas

tersebut sesuai dengan kebutuhan yang diberikan. Kuantitas sebelum adanya peran

sekretaris diperoleh skala nilai 4 sedangkan setelah adanya peran sekretaris

diperoleh skala nilai tertinggi yaitu nilai 5.

c. Ketepatan Waktu

Setiap tugas yang diberikan, peran sekretaris dapat menyelesaikannya dengan baik

dan tepat waktu sesuai dengan prosedur yang telah diberikan. Dari grafik ketepatan

waktu sebelum adanya peran sekretaris diperoleh skala dengan nilai 2, setelah

adanya peran sekretaris diperoleh skala dengan nilai 4. Dilihat dari berkurangnya

dokumen yang tertunda dan menumpuk.

d. Efektivitas Biaya

Peran sekretaris dapat menggunakan fasilitas yang tersedia dengan baik dan benar

seperti mencetak dokumen dengan mesin printer ataupun menggandakan dokumen

dengan mesin fotokopi, sebelum adanya peran sekretaris diperoleh skala dengan

nilai 3, sedangkan setelah adanya peran sekretaris diperoleh skala dengan angka 4.

e. Hubungan antar Perseorangan

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 29

Hubungan yang baik ini seperti sikap saling menghargai dan kerjasama antar staf

yang satu dengan yang lain sudah tertanam di lingkungan Instansi dan dapat

dirasakan selama melaksanakan tugas. Skala nilai yang diperoleh sebelum adanya

peran sekretaris yaitu nilai 3 dan setelah adanya peran sekretaris diperoleh skala

dengan nilai 4.

Secara rata-rata kelima komponen tersebut di atas dapat dijelaskan bahwa terdapat

peningkatan kinerja Kepala Bagian Umum tanpa peran seorang sekretaris dan

dengan peran sekretaris sebesar 46,67 persen atau meningkat dari skore 3 menjadi

4.4 dengan skala 5. Hasil dari pengamatan selama melaksanakan tugas ini dapat

menjadi salah satu bahan untuk kajian yang lebih rinci apabila diperlukan penelitian

lebih lanjut.

Dengan demikian, beban pekerjaan di Bagian Umum yang sangat beragam dan

dengan frekuensi yang cukup banyak tersebut akan dapat diselesaikan dengan baik

dan tepat waktu. Dengan adanya sekretaris di Bagian Umum Sekretariat Direktorat

Jenderal - Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang, maka kinerja pimpinan semakin

mewujudkan peningkatan yang signifikan.

PENUTUP

Berdasarkan pengamatan yang dilakukan di Sekreteriat Direktorat Jenderal -

Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang - Kementerian Keuangan, maka dapat ditarik

kesimpulan yang merupakan gambaran umum bahwa kegiatan di Bagian Umum sangat

beragam dengan frekuensi yang cukup banyak baik yang bersifat rutin atau yang tidak

rutin; dalam menjalankan tugas diperlukan keuletan, dan ketepatan waktu dalam

menyelesaikan tugas sangat dibutuhkan. Tugas rutin dimaksud meliputi : memberi nomor

pada Surat Keluar seperti nota dinas (ND); menginput data-data pada surat masuk di form

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 30

Agenda Surat Masuk; scanning pada setiap dokumen yang telah di paraf untuk

didistribusikan; copy data atau dokumen yang akan diberikan ke Sub Bagian;

mengkoordinasikan ruang rapat yang tersedia; dan mencatat SPP (Surat Permintaan

Pembayaran).

Dari hasil analisis yang telah dijelaskan bahwa kinerja pimpinan Bagian Umum

Sekretariat Direktorat Jenderal - Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang menunjukkan

peningkatan yang signifikan. Hal ini dibuktikan dengan meningkatnya skor 3 sebelum

adanya peran seorang sekretaris menjadi skor 4.4 setelah adanya peran seorang sekretaris

dengan skala 5, atau naik sebesar 46,67 persen.

Berdasarkan hasil kesimpulan secara umum di atas, beberapa hal yang dapat

disarankan adalah: untuk jenis kegiatan yang sangat beragam dengan frekuensi yang cukup

banyak baik yang bersifat rutin atau yang tidak rutin, diperlukan penanganan segera agar

tidak ada pelayanan yang terhambat; mempertahankan budaya kerja yang sudah tercipta,

loyal dan disiplin; memberikan peran sekretaris pada setiap bagian setingkat Kepala

Bagian walaupun tidak umum di kantor pemerintahan.

DAFTAR PUSTAKA

ASEKMA Don Bosco. Handbook of Modern Secretary. PPM. Jakarta. 2010.

Hendarto, M.G. Hartiti, FX.Tulusharyono. Menjadi Sekretaris Profesional. Jakarta. 2009.

Sumarto, Rumsari Hadi dan Lukas Dwiantara. Sekretaris Profesional. Jakarta. 2000.

http://taryhedysuryanto.blogspot.com/2012/10/peran-dan-tugas-sekretaris.html diakses

tanggal 16 April 2014.

http://organisasi.org/manajemen-sekretaris-pengertian-tugas-fungsi-peran-syarat-tata-kerja-

dll, diakses tanggal 16 April 2014.

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 31

ftp://ftp1.perbendaharaan.go.id/peraturan/pmk/2010/pmk1842010.pdf, diakses tanggal 14

April 2014.

http://teori-mgt-ian.blogspot.com/2011/01/pengertian-kinerja20.html, diakses tanggal 16

April 2014.

http://definisiahli.blogspot.com/2013/05/definisi-indikator-kinerja-menurut-ahli.html,

diakses tanggal 16 April 2014.

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 32

PENGARUH TANGGUNG JAWAB TERHADAP NILAI TUGAS AKHIR

STUDI KASUS : MAHASISWA ASEKMA DON BOSCO TAHUN 2011

Oleh : Muller Sagala, S.E.,M.M.

ABSTRACT

Responsibility will be attached to the relevant person when getting task. The expected

score for the fulfillment of these responsibilities is certainly the maximum score. That

responsibility is not only concerned with themselves, but also for the family, to society, to

the nation and to God. The broad responsibilities should be responded well by everyone as

part of society. The larger degree of fulfillment of its responsibilities, the higher score is

obtained, and vice versa the smaller levels of compliance responsibilities, the lower score

is obtained. In the case study ASEKMA Don Bosco, every student is required to do the

work practices that result is manifested in a final report.

Keywords: Final Report, Responsibility, Sharing

PENDAHULUAN

Tugas Akhir dilakukan sebagai bukti bahwa mahasiswa yang bersangkutan telah

mencapai akhir masa perkuliahan. Dalam studi kasus ASEKMA Don Bosco, setiap

mahasiswa diwajibkan melaksanakan Praktik Kerja Lapangan pada suatu unit kerja dan

dilaporkan dalam bentuk Tugas Akhir. Tugas Akhir yang telah disusun wajib di-sharing-

kan dihadapan para dosen. Minimal 3 elemen yang dinilai pada saat sharing tersebut, yaitu

penampilan, penguasaan materi, dan cara menjawab pertanyaan. Komponen tersebut secara

komprehensif mencerminkan seberapa besar mahasiswa yang bersangkutan dapat

mempertanggung jawabkan hasil karyanya. Hal ini juga dapat mencerminkan bagaimana

mahasiswa yang bersangkutan mempertanggung jawabkan seluruh hasil kerjanya kepada

atasannya dalam hal telah bekerja nantinya.

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 33

Karya tulis ini ingin membuktikan apakah ada pengaruh variabel tanggung jawab

dengan variabel nilai Tugas Akhir seorang mahasiswa di ASEKMA Don Bosco. Semakin

tinggi nilai Tugas Akhir yang diperoleh oleh seorang mahasiswa dapat diartikan bahwa

mahasiswa tersebut dapat memenuhi tanggung jawabnya secara maksimal, dan sebaliknya

semakin rendah nilai Tugas Akhir yang diperoleh oleh seorang mahasiswa dapat diartikan

bahwa mahasiswa tersebut kurang dapat memberikan tanggung jawabnya.

Manfaat dari hasil karya tulis ini adalah setiap pihak dapat menentukan sikap

bagaimana seseorang memperlakukan variabel tanggung jawab apabila menginginkan

suatu nilai Tugas Akhir yang tinggi. Secara umum dapat berarti bahwa jika seseorang ingin

mendapatkan nilai yang tinggi maka terlebih dahulu harus memenuhi tanggung jawabnya

secara maksimal.

LANDASAN TEORI

1. Pengertian Tanggung Jawab dan Tugas Akhir

Suatu rasa tanggung jawab sangat penting dalam kehidupan masyarakat. Setiap

manusia dalam kehidupan bermasyarakat pasti mempunyai tanggung jawab masing-

masing, termasuk di dalam suatu keluarga. Orang tua mempunyai tugas mendidik anak

dengan baik dan sekaligus menjadi tanggung jawabnya membesarkan dan membiayai

anaknya hingga dewasa. Sebagai anak, membantu pekerjaan rumah tangga seperti

menyapu, mengepel, dan tugas lainnya. Tanggung jawab anak kepada orang tua dapat

dalam rupa: berbakti kepada mereka, menjaga keutuhan nama baik keluarga, menjaga

dan mengharumkan nama bangsa dengan prestasi dan bakat yang dimiliki.

Setiap manusia harus mempunyai rasa tanggung jawab, dimana rasa tanggung

jawab itu harus disesuaikan dengan apa yang telah dilakukan dalam kehidupannya.

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 34

Dalam hubungannya dengan manusia lainnya, lingkungan, dan Tuhan; manusia

dituntut untuk memenuhi kewajiban serta haknya.

Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia, tanggung jawab itu dapat diartikan:

(1) keadaan wajib menanggung segala sesuatunya (kalau terjadi apa-apa boleh dituntut,

dipersalahkan, diperkarakan, dsb); dan (2) menerima pembebanan, sebagai akibat sikap

pihak sendiri atau pihak lain. Bertanggung jawab berarti berkewajiban menanggung;

memikul tanggung jawab atau menanggung segala sesuatunya. Mempertanggung

jawabkan berarti memberikan jawab dan menanggung segala akibatnya (kalau ada

kesalahan); memberikan pertanggung jawaban.

Menurut Bennet (2008), tanggung jawab adalah bagian implementasi dari suatu

proses organisasi. Setiap proses dalam kegiatan operasional organisasi selalu diakhiri

dengan tanggung jawab. Tanggung jawab dapat dilakukan dalam berbagai rupa

termasuk dalam pembuatan laporan lisan atau tertulis. Seseorang dapat diberikan

wewenang yang dapat mengandung konsekuensi tanggung jawab penuh (full

responsible) akan jalannya suatu pekerjaan dengan baik. Tentang laporan sebagai alat

pertanggung jawaban sekaligus sebagai alat komunikasi, bahwa di dalam manajemen

sistem, laporan mempunyai peranan penting. Kejadian atau kecekalaan yang tidak

dilaporkan akan berkembang seperti kanker di dalam tubuh manusia.

Ada beberapa alasan seseorang untuk tidak melaporkan suatu peristiwa atau

kecelakaan, yaitu : (1) memelihara catatan yang kurang mendasar; (2) menganggap

remeh; (3) mengelak dari tanggung jawab; (4) tidak memahami dampaknya. Semua

alasan ini dalam rangka mengelak tanggung jawab, tidak dapat ditolelir.

Sedangkan menurut Haryatmoko (2008), laporan Tugas Akhir adalah salah satu

alat pertanggung jawaban, alat komunikasi antara yang membuat laporan dengan yang

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 35

menerima laporan. Sebagai alat komunikasi, diperlukan suatu persyaratan yang

memenuhi etika komunikasi. Salah satu dari dimensi etika komunikasi adalah pemberi

laporan, penulis laporan harus dapat menunjukan aspek etisnya pada kehendak yang

baik untuk bertanggung jawab. Tanggung jawab dimaksud meliputi perlindungan atas

sumber berita / data, informasi yang benar dan tepat, jujur dan lengkap, perbedaan fakta

dan komentar, informasi dan opini.

2. Jenis-Jenis Tanggung Jawab

Manusia berjuang untuk memenuhi kebutuhannya sendiri atau kebutuhan orang

lain. Dalam usahanya, setiap manusia menyadari bahwa ada kekuatan lain yang ikut

menentukan dan membantu dalam kehidupannya. Dengan demikian tanggung jawab itu

dapat dibedakan menurut keadaan manusia atau hubungan yang dibuatnya. Berikut ini

dijelaskan beberapa jenis tanggung jawab, yaitu :

a. Tanggung Jawab Terhadap Diri Sendiri

Tanggung jawab terhadap diri sendiri menuntut kesadaran setiap orang untuk

memenuhi kewajibannya sendiri dalam mengembangkan kepribadian sebagai

manusia pribadi. Dengan demikian bisa memecahkan masalah-masalah kemanusian

mengenai dirinya sendiri.

b. Tanggung Jawab Terhadap Keluarga

Keluarga merupakan masyarakat kecil yang terdiri dari suami-istri, ayah-ibu, anak-

anak, dan juga orang lain yang menjadi anggota keluarga. Tiap anggota keluarga

wajib bertanggung jawab kepada keluarganya. Tanggung jawab ini menyangkut

nama baik keluarga, dan juga merupakan kesejahteraan, keselamatan, pendidikan,

dan kehidupan anggota keluarga.

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 36

c. Tanggung Jawab terhadap Masyarakat

Pada hakekatnya manusia tidak bisa hidup tanpa bantuan manusia lain. Setiap

manusia sebagai mahluk sosial, harus berkomunikasi dengan manusia lain. Dengan

demikian manusia merupakan anggota masyarakat yang tentunya mempunyai

tanggung jawab. Wajarlah apabila segala tingkah laku dan perbuatannya harus

dipertanggung jawabkan kepada masyarakat.

d. Tanggung Jawab Terhadap Bangsa dan Negara

Setiap manusia adalah warga negara dari suatu negara. Dalam tindakan berfikir,

berbuat, bertingkah laku, manusia terikat oleh norma-norma, aturan-aturan, atau

ukuran-ukuran yang dibuat oleh suatu negara. Manusia tidak dapat berbuat

semaunya sendiri. Apabila manusia itu tidak mengikuti norma, atau aturan yang ada

maka dianggap salah, dan untuk itu ia harus bertanggung jawab kepada negara.

e. Tanggung Jawab Terhadap Tuhan

Tuhan menciptakan manusia untuk mengisi kehidupannya dan bertanggung jawab

langsung kepada Tuhan-nya. Tindakan manusia itu tidak bisa lepas dari hukuman-

hukuman Tuhan yang dituangkan dalam berbagai kitab suci setiap agama.

Menerima hukuman dari Tuhan sepadan dengan apa yang dilakukan selama hidup

di dunia ini.

3. Relevansi Tanggung Jawab dan Nilai Tugas Akhir

Nilai dapat diartikan sebagai : (1) harga (dalam arti taksiran harga); (2) harga

uang (dibandingkan dengan harga uang yang lain); (3) angka kepandaian; biji; ponten;

(4) banyak sedikitnya isi; kadar; mutu ; (5) sifat-sifat (hal-hal) yang penting atau

berguna bagi kemanusiaan; (6) sesuatu yang menyempurnakan manusia sesuai dengan

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 37

hakikatnya. Sedangkan tugas adalah : (1) yang wajib dikerjakan atau yang ditentukan

untuk dilakukan; pekerjaan yang menjadi tanggung jawab seseorang; pekerjaan yang

dibebankan; (2) suruhan (perintah) untuk melakukan sesuatu. (Kamus Besar Bahasa

Indonesia, online).

Tugas Akhir dapat berarti suatu tugas yang wajib dikerjakan oleh seseorang dan

menjadi tanggung jawabnya, atas perintah seseorang atau lembaga. Tugas Akhir

dilaksanakan secara mandiri, mempunyai inisiatif dalam perancangan, pelaksanaan,

dan dalam penulisan laporan Tugas Akhir. Dalam studi kasus ASEKMA Don Bosco,

setiap mahasiswa wajib menyusun suatu karya tulis dalam bentuk Tugas Akhir dan

dibimbing oleh seorang dosen pembimbing yang ditunjuk oleh perguruan tinggi yang

bersangkutan.

Nilai Tugas Akhir adalah suatu ukuran mutu dalam bentuk huruf atau angka

(score, ponten) yang didapat melalui suatu proses yang ditentukan oleh perguruan

tinggi yang bersangkutan. Kemauan bertindak seseorang untuk mengerjakan tugas yang

diberikan oleh suatu perguruan tinggi dan dibimbing oleh dosen, dapat

menggambarkan wujud tanggung jawab. Ada nilai yang berkurang atau bahkan hilang

apabila mahasiswa tersebut tidak memenuhi tanggung jawabnya untuk menyelesaikan

Tugas Akhir yang ditugaskan. Tanggung jawab akan menciptakan nilai bagi mahasiswa

yang bersangkutan.

Dengan demikian dalam kondisi ini, relevansi tanggung jawab mempunyai

hubungan yang erat dengan nilai Tugas Akhir. Semakin besar tingkat pemenuhan

tanggungjawabnya, semakin tinggi nilai Tugas Akhir yang didapatkan, dan sebaliknya

semakin rendah tingkat pemenuhan tanggung jawabnya semakin rendah nilai Tugas

Akhir yang didapatkan.

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 38

ANALISIS DAN PEMBAHASAN

Tugas Akhir merupakan tugas yang harus diselesaikan oleh setiap mahasiswa

ASEKMA Don Bosco untuk menutup seluruh rangkaian proses perkuliahan. Tugas Akhir

ini wajib dipresentasikan oleh setiap mahasiswa di hadapan para dosen untuk mendapatkan

nilai akhir. Setelah mendapatkan nilai Tugas Akhir ini, pihak perguruan tinggi telah dapat

menentukan lulus tidaknya seorang mahasiswa, dengan asumsi nilai mata kuliah lainnya

telah tersedia.

Nilai Tugas Akhir ini didapatkan dari 3 pihak yang berbeda yaitu nilai dari

perusahaan tempat bekerja atau Praktik Kerja Lapangan, nilai dosen yang membimbing

penyusunan Tugas Akhir, dan nilai hasil sharing dalam rangka pertanggung jawaban Tugas

Akhir. Ketiga nilai ini digabung untuk mendapatkan nilai akhir dari Tugas Akhir

mahasiswa yang bersangkutan. Dengan kata lain secara komprehensif dalam proses

persiapan, pelaksanaan kerja, penyusunan, dan sharing Tugas Akhir juga mengandung

nilai tanggung jawab.

1. Profil Data

Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco dimulai dari suatu ide untuk dapat

menampung lulusan SLTA yang ingin meneruskan kuliah ke perguruan tinggi dan

cepat dapat kerja khususnya dalam bidang kesekretarisan dan manajemen. Akademi

Sekretari dan Manajemen Don Bosco berdiri pada tanggal 18 April 1990 dibawah

naungan Yayasan Panca Dharma.

Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco merupakan lembaga perguruan

tinggi yang memiliki visi dan misi untuk selalu memberikan yang terbaik dalam

mencetak sekretaris-sekretaris (business assistant) yang handal dan profesional. Untuk

tetap terus meningkatkan kualitas serta mutu pendidikan lembaga ini, tenaga pengajar

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 39

terdiri dari tenaga akademis dan praktisi dari berbagai bidang ilmu. Pelaksanaan

Praktik Kerja Lapangan di berbagai perusahaan / instansi juga merupakan keharusan

bagi setiap mahasiswa sebelum mengakhiri masa studi.

Dalam penyelenggaraan operasional selama ini, Akademi Sekretari dan

Manajemen Don Bosco mempunyai nilai lebih jika dibandingkan dengan perguruan

tinggi lain yang sejenis. Nilai lebih dimaksud antara lain (1) pendidikan anak-anak

muda lulusan SLTA yang mempunyai potensi menjadi prioritas perhatian pimpinan

dengan standar mutu disiplin; (2) di bawah kepemimpinan Ibu Mari Irawati S.E.,M.M.,

Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco menerapkan stakeholder management

concept, yang berarti para stakeholder dilibatkan dalam pengambilan keputusan

sehingga mereka merasa memiliki; (3) memberikan perhatian pada character building,

softskill melalui berbagai kegiatan antara lain melalui penerapan Satuan Kredit

Partisipasi (SKP); dan (4) dan program ASEKMA Don Bosco dengan membiasakan

para mahasiswa untuk terlibat dalam kegiatan business centre yang ada di kampus

melalui project based concept.

Sampai dengan akhir tahun 2010 Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco

telah menghasilkan lulusan tenaga bidang keahlian sekretaris berjumlah 2101 tenaga

sekretaris atau business assistant. Distribusi jumlah lulusan tenaga sekretaris setiap

pelaksanaan wisuda sebagaimana terlihat pada grafik di bawah ini.

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 40

Saat ini Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco dipimpin oleh Muller

Sagala, S.E., M.M. selaku Direktur Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco.

Lulusan Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco telah banyak menduduki

jabatan penting dalam berbagai perusahaan dan instansi. Sebagai wadah pembinaan,

para alumni tersebut juga mempunyai IKADEBE sebagai sarana yang digunakan

untuk menjalin dan mempererat komunikasi antara alumni maupun dengan

almamaternya. Salah satu bukti nyata dari wadah ini adalah dibentuknya Bussiness

Centre di Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco.

Dalam pelaksanaan perkuliahan secara operasional Akademi Sekretari dan

Manajemen Don Bosco mempunyai beberapa fasilitas antara lain laboratorium

bahasa dengan 45 set-boot headphone computerized-circuit; laboratorium komputer

dan mengetik elektronik dengan 40 set komputer lengkap dengan jaringan;

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 41

laboratorium perkantoran; ruang multi-media; perpustakaan dengan koleksi buku

yang beragam dengan total buku lebih dari 1.730 judul dan terus ditambah sesuai

dengan kebutuhan mahasiswa dalam menambah ilmu pengetahuan di bidang

kesekretarisan. Terdapat sepuluh ruang perkuliahan yang luas dan dilengkapi dengan

AC, whiteboard dan OHP / LCD, wireless.

2. Analisis Peningkatan Nilai Tugas Akhir

Sesuai dengan tujuan penelitian dan hipotesa yang telah disebutkan sebelumnya,

proses pembuktiannya dilakukan dengan pendekatan statistik. Dalam penelitian ini agar

hasil yang diperoleh lebih akurat dan untuk menghemat waktu, proses pengolahan

datanya menggunakan software Exell.

Untuk mendapatkan gambaran mengenai pengaruh tanggung jawab terhadap

peningkatan nilai Tugas Akhir mahasiswa pada ASEKMA Don Bosco, telah dilakukan

pemrosesan data yang diperoleh dengan menggunakan alat analisis yaitu (1) koefisien

korelasi sederhana, (2) uji signifikansi dengan uji t, (3) Uji Koefisien Diterminasi

Pengaruh; dan (4) Regresi Sederhana.

Data statistik yang didapatkan dari hasil pengolahan data primer nilai Tugas

Akhir dan hasil psikotest mahasiswa ASEKMA Don Bosco angkatan tahun 2011

melalui software Excell diperoleh hasilnya sebagai berikut :

1. Multiple R (korelasi) sebesar 0,2754

2. R Square (determinasi) sebesar 0,0759 atau 7,59 persen

3. T-Hitung sebesar 0,9503

4. T-Tabel sebesar 2,0106

5. Intercept (a) sebesar 79,99

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 42

6. Slope (b) sebesar 0,28

a. Koefisien Korelasi Sederhana

Hasil pengujian menunjukan bahwa terdapat korelasi antara variabel

tanggung jawab yang tercermin dari harga koefisien korelasi sebesar r = 0.2754. Ini

dapat diartikan bahwa terdapat hubungan kedua variabel tanggung jawab dan nilai

Tugas Akhir mahasiswa tergolong dalam kategori rendah dan mempunyai arah

hubungan yang positif (korelasi yang sempurna mendekati angka 1). Dengan kata

lain apabila tanggung jawab ditingkatkan maka nilai Tugas Akhir mahasiswa akan

meningkat.

b. Uji Signifikansi dengan Uji t

Hasil penelitian di atas masih perlu dilanjutkan dengan pengujian

signifikansi. Pengujian signifikansi hubungan antara akurasi tanggung jawab

dengan nilai Tugas Akhir mahasiswa dapat diketahui dengan menggunakan uji t,

yaitu dengan cara membandingkan nilai t hitung dengan t tabel. Dengan kriteria

pengujian yang didasarkan pada ketentuan jika t hitung > t tabel maka korelasi

variabel X dengan variabel Y adalah signifikan.

Angka t hitung didapat dari hasil perhitungan dari software Excell yaitu

sebesar 0,9503. Angka t tabel didapat dari tabel t atau melalui software Excell

dengan ketentuan σ (alpha) = 0,05, derajat kebebasan 50 - 2 = 48 sehingga

diperoleh nilai t tabel sebesar 2,0106.

Berdasarkan perhitungan di atas ternyata t hitung tidak lebih besar dari t

tabel yaitu 0,9503 tidak lebih besar 2,0106. Ini memberikan arti bahwa tidak

terdapat korelasi yang signifikan tetapi positif antara variable tanggung jawab dan

nilai Tugas Akhir mahasiswa.

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 43

c. Uji Koefisien Diterminasi Pengaruh

Melalui pengukuran koefisien diterminasi pengaruh dapat diketahui seberapa

besar variable tanggung jawab dapat mempengaruhi nilai Tugas Akhir menjadi naik

atau turun. Semakin besar nilai koefisien diterminasi pengaruh maka semakin besar

pengaruh tanggung jawab terhadap perubahan nilai Tugas Akhir, atau sebaliknya

semakin kecil nilai koefisien diterminasi pengaruh maka semakin kecil pengaruh

tanggung jawab terhadap perubahan nilai Tugas Akhir mahasiswa.

Kontribusi pengaruh variabel tanggung jawab terhadap nilai Tugas Akhir

mahasiswa, dihitung dengan rumus koefisien diterminan (R Square, 0,0759 x

100%) adalah sebesar 7,59 persen. Ini memberikan arti bahwa sebesar 7,59 persen

nilai Tugas Akhir mahasiswa ditentukan atau dipengaruhi oleh tanggung jawab dan

sisanya sebesar 92,41 persen ditentukan atau dipengaruhi oleh faktor lain, misalnya

kejujuran, optimisme, daya tahan, ambisi.

d. Regresi Sederhana

Analisis koefisien regresi variabel tanggung jawab dan nilai Tugas Akhir

mahasiswa dapat dilakukan dengan menggunakan data sebagaimana yang tersedia.

Melalui pengukuran koefisien regresi ini dapat diketahui seberapa besar

peningkatan nilai Tugas Akhir mahasiswa dengan peningkatan tanggung jawab

dalam satu satuan. Dari data dalam tabel tersebut, secara matematis persamaan

regresi dapat dinyatakan bahwa :

Y = 79,99 + 0,28X

Dimana :

Y = nilai Tugas Akhir mahasiswa.

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 44

X = tanggung jawab.

Arti dari persamaan regresi di atas dapat dijelaskan bahwa :

1) Konstanta 79,99 (intercept) menunjukan bahwa nilai Tugas Akhir

mahasiswa tanpa dipengaruhi oleh variable tanggung jawab, nilainya

adalah sebesar 79,79.

2) Tanggung jawab (X) sebesar 0,28 (slope) menunjukan bahwa setiap

tanggung jawab ditingkatkan 1 satu satuan, maka hal tersebut juga akan

meningkatkan nilai Tugas Akhir mahasiswa sebesar 0,28.

Empat analisis dalam karya tulis ini telah dihitung dengan pendekatan

statistik, dan telah diperoleh angka-angka dan penjelasan pada masing-masing alat

analisis. Penelitian ini memang dimaksud untuk mendapatkan gambaran mengenai

pengaruh tanggung jawab terhadap nilai Tugas Akhir mahasiswa pada ASEKMA

Don Bosco. Berdasarkan hasil pembuktian dan pengujian hipotesis dalam penelitian

ini, maka hasil penelitian telah dijelaskan dalam beberapa alat analisis.

Analisis hubungan dan pengaruh tanggung jawab sebagai variabel bebas dan

nilai Tugas Akhir mahasiswa sebagai variabel terikat menunjukan bahwa hasil

tanggung jawab yang dilaksanakan oleh ASEKMA Don Bosco mempunyai

hubungan pada tingkat rendah - sedang dan positif dengan nilai Tugas Akhir

mahasiswa. Dengan kata lain variabel tanggung jawab tidak mempunyai pengaruh

yang besar terhadap nilai Tugas Akhir.

Terungkap dalam penelitian ini, hubungan antara tanggung jawab tersebut

dengan nilai Tugas Akhir mahasiswa dengan pendekatan kuantitatif menghasilkan

nilai koefisien korelasi sebesar r = 0,2754. Melalui uji t terbukti bahwa koefisien

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 45

korelasi tidak signifikan dan ini ditunjukan oleh hasil t hitung yang tidak lebih

besar dari t tabel yaitu 0,9503 tidak lebih besar 2,0106.

Melalui hasil perhitungan dengan koefisien determinasi, terbukti bahwa

variabel nilai Tugas Akhir dipengaruhi oleh variabel tanggung jawab sebesar 7,59

persen sedangkan sisanya sebesar 92,41 persen dipengaruhi oleh faktor-faktor lain.

Nilai Tugas Akhir mahasiswa dapat dicapai lebih tinggi apabila variabel

tanggung jawab ditingkatkan. Ini terbukti bahwa setiap kenaikan satu satuan

tanggung jawab dapat mempengaruhi kenaikan nilai Tugas Akhir mahasiswa

sebesar 0,28.

PENUTUP

Berdasarkan pada hasil penelitian dan pembahasan di atas, dapatlah dibuktikan

bahwa tanggung jawab mempunyai hubungan (korelasi) pada tingkat yang rendah - sedang

dan positif dengan nilai Tugas Akhir mahasiswa. Dapat diartikan bahwa jika variabel

tanggung jawab ditingkatkan, maka nilai Tugas Akhir mahasiswa juga akan meningkat.

Diketahui pula bahwa tanggung jawab mempunyai pengaruh yang sangat besar terhadap

peningkatan nilai Tugas Akhir mahasiswa. Hal ini dipertegas melalui analisis regresi

sederhana, terbukti secara signifikan bahwa tanggung jawab dapat digunakan untuk

memprediksi perubahan pada nilai Tugas Akhir mahasiswa. Hal ini dapat diartikan bahwa

tanggung jawab secara signifikan dan positif terhadap peningkatan nilai Tugas Akhir

mahasiswa pada ASEKMA Don Bosco.

Berdasarkan pada kesimpulan di atas, maka dapat disampaikan saran-saran yang

kiranya dapat menjadi bahan pertimbangan dalam upaya lebih meningkatkan nilai Tugas

Akhir mahasiswa dimasa-masa yang akan datang, sebagai berikut :

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 46

1. Variabel tanggung jawab terbukti sebagai salah satu variabel dalam pencapaian nilai

akhir yang maksimal walaupun tidak dominan tetapi telah dapat memberikan pengaruh

sebesar 27,54 persen. ASEKMA Don Bosco diharapkan dapat menekankan kepada

mahasiswa akan pentingnya variabel tanggung jawab dalam menentukan hasil kerja

yang maksimal dalam tugas dimanapun bekerja.

2. Berdasarkan hasil penelitian di atas, selain variabel tanggung jawab ada faktor-faktor

lain juga berpengaruh terhadap peningkatan nilai Tugas Akhir mahasiswa sebesar

92,41 persen. Disarankan ASEKMA Don Bosco dapat melanjutkan penelitian ini untuk

mengetahui variable apa saja dari 92,41 persen tersebut yang secara dominan

mempengaruhi nilai Tugas Akhir mahasiswa tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Akademi Sekretari dan Manajemen (ASEKMA) Don Bosco . Handbook of Modern Secretary:

Panduan Sukses Secretaris dalam Dunia Kerja Modern. Penerbit PPM .

Jakarta. 2010.

Bennett Silalahi. Manajemen Integratif. Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen LPMI. Jakarta.

2008

Haryatmoko. Etika Komunikasi, (Cetakan ke 5). Penerbit Kanisius. Yogyakarta. 2008.

Salasiah. Diktat Ilmu Sosial Budaya Dasar. Fakultas Ilmu Sosial Dan Politik. Universitas

17 Agustus 1945. Samarinda. 2012.

http: //www.kamusbesar.com/39531/tanggung-jawab, diakses tanggal 14 Juni 2014

http://baguspemudaindonesia.blogdetik.com/2011/04/20/manusia-dan-tanggung-jawab/,

diakses tanggal 14 Juni 2014

http://zaysscremeemo.blogspot.com/2012/06/pengertian-tanggungjawab.html, diakses

tanggal 14 Juni 2014

http://faculty.petra.ac.id/herisw/Tugas%20Akhir/peraturanTA.htm, diakses tanggal 14 Juni

2014

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 47

DAMPAK KINERJA SEKRETARIS TERHADAP KEPUASAN PELANGGAN PT

PUNCAK PRESTASI KREATIF

Oleh :

M.V. Mieke Marini MP., S.Pd.

Desi Wulandari, A.Md

ABSTRACT

Business is now developed into the details of any fields, for the qoncequences, it

impliesto the role of secretary especially as the company’s image. One of those rules

is as Public Relation which main function is to maintain customer satisfaction on the

company’s products orservices. The soonest, correct, and effective respond on

customers complaints, critics, suggestions or comments will help to build trust and create

good brand image of the company. Qualified secretary has to be able to perform those

tasks and responsibilities as best as she can do in order to gain customers trust and

satisfaction. PT Puncak Prestasi Kreatif Institute is a Non-Government Organization

(NGO) established on December 23, 2010 with an obsession to make Indonesia

more developed, democratic, and prosperous. The company is engaged in the Pre -

Retirement Training, Managerial, Outbound, Information Technology, Local Government,

Legal Finance, Health & Safety environment, and others. They routinely conduct

various types of seminars, workshops, technical assistance or training within the private

and government related to human resource development and always implemented to keep

track of the dynamics that exist. In connection to the objective above, the author has

conducted research on PT Puncak Prestasi Kreatif.

Keywords: Secretary’s Performance, Customer Satisfaction

PENDAHULUAN

“Good Service is Good Business”. Service bukan sekadar bagian dari jasa tetapi

justru merupakan sesuatu yang bisa membuat perusahaan kita bernilai tinggi. Itulah salah

satu ungkapan yang menyatakan bahwa betapa pentingnya menjaga kualitas suatu

pelayanan.

Pelayanan dinyatakan berkualitas apabila penerima layanan merasa puas; tanpa

menutup kemungkinan, bahwa setiap individu atau unit yang penerima layanan tersebut

memiliki tingkat penilaian yang beragam. Namun secara umum dapat dikatakan bahwa

penerima layanan atau pelanggan akan merasa puas apabila dapat menerima layanan lebih

dari yang diharapkan.

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 48

Dalam kaitannya dengan tugas-tugas kesekretarisan di suatu perusahaan atau

organisasi, yang dalam hal ini adalah termasuk dalam kelompok pemberi layanan atau

yang melayani, peran sekretaris menjadi kunci keberlangsungan suatu perusahaan. Diduga

bahwa apabila kinerja layanan yang diberikan oleh sekretaris dinilai baik, maka dapat

memberi dampak positif terhadap kepuasan pelanggan.

PT Puncak Prestasi Kreatif adalah perusahaan yang bergerak dibidang pelatihan Pra-

Purnabakti, Manajerial, Outbound, Informasi Teknologi , Pemerintahan Daerah, Hukum,

Keuangan, Kesehatan & Keselamatan Kerja dan Lingkungan, dan lain-lain. PT Puncak

Prestasi Kreatif secara rutin menyelenggarakan berbagai jenis seminar, workshop,

bimbingan teknis atau training dilingkungan swasta dan pemerintah yang terkait dengan

pengembangan sumber daya manusia (SDM) dan selalu dilaksanakan dengan mengikuti

perkembangan dinamika yang ada. Perusahaan ini dipilih sebagai objek penelitian

mengingat bahwa keberlangsungan bentuk usaha jasa seperti ini sangat bergantung pada

tanggapan para pengguna layanan/customer atas jasa (berupa pelatihan dan kegiatan

sejenis) yang telah diberikan. Tanggapan positif akan diberikan bila layanan kepada

pelanggan diberikan secara prima. Penelitian berfokus pada sejauhmana kinerja sekretaris

dapat berdampak untuk meningkatkan kepuasaan pelanggan. Dan dengan demikian

tentunya dapat diharapkan untuk meningkatkan kinerja perusahaan itu sendiri.

Beberapa manfaat yang didapatkan dari hasil pengamatan ini, dari sisi sekretaris

antara lain mengetahui bagaimana cara memenuhi kepuasan pelanggan, bagaimana

mengatasi keluhan/komplain dan teknik menjalin kerjasama yang baik. Disisi lain, bagi

perusahaan diharapkan dapat mempertahankan citra baik perusahaan serta kepuasan

pelanggan demi kemajuan dan keberlangsungan perusahaan.

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 49

LANDASAN TEORI

Dalam kegiatan sehari-hari seorang sekretaris dituntut untuk dapat membantu atasan

secara maksimal, sehingga terkadang sekretaris tidak mempunyai jam kerja yang tetap

karena semua tergantung pada pekerjaan atasan. Guna menunjang kegiatan atasan tersebut

seorang sekretaris harus mempunyai peran dan tanggung jawab yang tepat.

Seorang sekretaris harus menguasai 3 aspek sebagai berikut :

1. Peran sebagai Sekretaris Pimpinan

Peran sekretaris pimpinan adalah membantu kelancaran kegiatan pimpinan

terutama pada kegiatan administrasi. Hal ini cukup sederhana dalam kalimat, tetapi

dalam prakteknya cukup berat karena apapun pekerjaan atasan yang berhubungan

dengan kegiatan untuk mencapai tujuan perusahaan, seorang sekretaris harus

membantunya, seperti:

a. Bila atasan akan melakukan hubungan bisnis melalui surat, maka sekretaris yang

menyiapkan mulai dari pengetikan sampai pada pengiriman dan tindak lanjutnya.

b. Bila pimpinan akan mengadakan rapat, maka semua persiapan, saat pelaksanaan

rapat, sampai setelah rapat pun sekretaris yang melakukannya demi kelancaran

rapat tersebut.

c. Demikian juga apabila atasan akan melakukan perjalanan ke luar daerah, maka

semua persiapan sebelum berangkat, saat berangkat, sampai setelah atasan kembali

sekretaris yang memperlancar kegiatan atasan tersebut.

2. Tanggung Jawab

Dalam melakukan tugasnya, seorang sekretaris mempunyai tanggung jawab yang

cukup besar untuk meningkatkan dan mempertahankan citra atasan. Dalam hal ini

sekretaris dituntut untuk selalu menjaga nama baik atasan dalam hal apapun baik dalam

lingkungan perusahaan maupun di luar lingkungan perusahaan. Mempertahankan citra

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 50

atasan terkadang juga harus melakukan tindakan atau perkataan yang berbeda dengan

fakta yang ada, seperti apabila atasan datang terlambat maka sekretaris harus dapat

beragumen bahwa atasan terlambat karena adanya pekerjaan yang dilakukan diluar

kantor. Demikian juga untuk hal lainnya.Hal ini dilakukan agar citra atasan tetap baik.

Untuk memenuhi peran dan tanggung jawab yang sedemikian besar tersebut,

maka syarat yang diwajibkan untuk menduduki jabatan ini minimal memiliki :

a. Keterampilan dasar, meliputi:

1) Kemampuan mengetik 10 jari, yaitu kemampuan untuk mengerjakan berbagai

pekerjaan kantor baik dengan aktif menggunakan 10 jari diatas tuts pada mesin

tik atau komputer, dengan kemampuan minimal adalah kecepatan 200 hentakan

per menit, dan kesalahan maksimal 3 hentakan.

2) Penanganan kearsipan, yaitu kemampuan mengelola berkas sampai pada

penyimpanan serta penggunaan sistem dengan benar.Agar penemuan kembali

dapat dilakukan dengan cepat dan tepat, dengan standar waktu penemuan

kembali maksimal 3 menit.

3) Komputer, yaitu dapat mengoperasikan perangkat komputer untuk berbagai

keperluan dengan sistem yang tepat seperti Ms. Word, Ms. Excell serta

PowerPoint. Juga dapat menjalankan internet untuk berbagai keperluan baik

mengirim dan menerima berita atau mencari data.

4) Korespondensi, yaitu suatu kemampuan membuat surat baik dalam bahasa

Indonesia maupun bahasa Inggris, dengan berbagai bentuk atau variasi yang

diinginkan atasan, baik dengan konsep atasan maupun mengkonsep sendiri.

5) Menerima dikte, yaitu kemampuan dalam menerima instruksi atau berita, baik

secara lisan maupun draf tulisan.

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 51

6) Pengetahuan bank dan kas kecil, yaitu suatu kemampuan yang memperlancar

pekerjaan dalam hubungannya dengan keuangan atasan.

b. Keterampilan khusus, yang meliputi:

1) Tata krama lingkungan kerja, yaitu mengetahui bagaimana menjalankan kaidah-

kaidah atau aturan dan sopan santun dalam bentuk perilaku di lingkungan kerja.

2) Tata krama bertelepon, yaitu dapat menggunakan telepon dengan berbagai

fungsi untuk melakukan tugas serta dapat menanganinya dengan standar

kepuasan pelanggan.

3) Komunikasi efektif, yaitu dapat menyampaikan pikiran dan maksud dengan

jelas secara lisan maupun tulisan, serta dapat menyampaikan pendapat atau

pesan di muka umum.

4) Hubungan antar-pribadi, yaitu suatu cara menyesuaikan diri dalam pergaulan,

dengan menggunakan teknik pendekatan yang pantas dan sesuai kepada atasan

maupun relasi.

3. Penampilan

Dianggap sebagai faktor penunjang untuk menjadi pegawai yang profesional.

Penampilan menjadi sangat penting karena menjadi tolok ukur atas citra/image

seseorang. Penampilan ini mencakup tata cara berpakaian, menggunakan tata rias,

menggunakan aksesoris, dan di samping itu juga mencakup cara berjalan, cara berdiri,

dan cara duduk. Hal-hal tersebut yang menentukan penampilan seseorang dimata orang

lain, terutama pelanggan.

Menurut Wursanto (2004:5), sekretaris haruslah memiliki rasa tanggung jawab

tinggi, mandiri, berinisiatif, berkompetensi, dapat dipercaya dalam membantu

kelancaran pekerjaan pimpinan pada perusahaan dimana dia bekerja. Sekretaris

sebaiknya bukan yes-man, artinya hanya mau menuruti semua kemauan atasannya

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 52

tanpa memikirkan atau mempertimbangkan apa yang akan menjadi konsekuensi dari

keinginan dan kemauan pimpinannya tersebut.. Karena itu sekretaris harus mampu

berinisiatif, berdaya kreasi sehingga mampu menyarankan ide-ide yang baik. Sudah

tentu seorang atasan sebaiknya bukan non-man, yang berarti harus menolak pendapat

orang lain. Atasan yang baik dan ideal adalah orang yang bersedia mendengar,

menghargai pendapat ataupun saran dari bawahannya.

Ditambahkan menurut M. Braum dan Ramon, sekretaris adalah seorang pembantu

dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-

menyurat, menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan pimpinannya mengenai

kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya

yang berhubungan, guna meningkatkan efektivitas dari pimpinannya.

Dengan demikian, peranan sekretaris terhadap kelancaran pelaksanaan tugas dan

tanggung jawab pimpinan sangat besar sehingga jabatan seorang sekretaris merupakan

jabatan yang menuntut profesionalitas yang tinggi. Jadi, kemampuan pribadi dan

kemampuan untuk melaksanakan tugas sehari-hari menjadi bagian penting yang tidak

dapat dipisahkan dari seorang sekretaris.

Lebih jauh lagi, peran seorang sekretaris dapat diartikan sebagai:

a. Penjaga/beranda perusahaan. Dalam menerima tamu, sekretaris menyeleksi siapa

yang bisa dan tidak bisa bertemu dengan pimpinan, kapan waktunya supaya diatur

jadwalnya dan tidak saling bertabrakan.

b. Filter dan pengelola informasi. Surat yang masuk dicatat, diatur, dan diolah terlebih

dahulu.Sekretaris mencari, mengolah, menyimpan, mengatur, dan bila diperlukan

mencari informasi-informasi yang diperlukan pimpinan.

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 53

c. Asisten pribadi/tangan kanan pimpinan. Sekretaris membantu pimpinan dalam

tugas-tugas sehari-hari bahkan untuk banyak kesempatan mewakili pimpinan untuk

keperluan perusahaan.

d. Secret keeper/pemegang rahasia. Sekretaris yang baik menyadari bahwa ia

memiliki informasi yang tidak boleh diteruskan kepada pihak yang tidak berhak.

e. Penasihat untuk dimintakan berbagai pendapat. Di tengah kesibukan pimpinan,

sekretaris harus mampu memberikan nasihat agar pimpinannya tersebut dapat

bertindak bijak dan proporsional.

f. Penghubung atau humas. Sekretaris berdiri di antara pimpinan dan pihak lain.

Untuk itu sekretaris harus pandai menjabarkan kebijakan pimpinan ataupun

menjadi penyampai informasi dari luar.

g. Perawat/pelindung. Walaupun bersifat pribadi, sekretaris harus memperhatikan

keselamatan dan kesehatan pimpinan termasuk di dalamnya menciptakan suasana

kerja yang menyenangkan sehingga pimpinan tidak cepat lelah.

Pengertian Kebutuhan dan Kepuasan Pelanggan

Pada dasarnya salah satu tujuan yang ingin dicapai setiap perusahaan bisnis adalah

memberikan kepuasan kepada para kolega dan pelanggan. Namun dalam praktiknya, tidak

mudah untuk mencapai kebutuhan tersebut.Salah satu faktornya adalah masih rendahnya

mutu tenaga pelayan atau penjual dalam memahami dan melaksanakan prinsip-prinsip

pelayanan prima. Ada beberapa prinsip dasar pelayanan prima yang dapat menjadi acuan

dalam menciptakan kepuasan pelayanan bagi pelanggan.

Pelayanan tidak bisa dipisahkan dengan kepuasan pelanggan. Sebab tujuan utama

dari pelayanan prima adalah untuk memenuhi kebutuhan pelanggan sehingga pelanggan

merasa puas dengan pelayanan yang kita berikan. Memberikan service/pelayanan bukan

sekedar bersikap patuh. Harga diri yang tinggi adalah unsur yang paling mendasar bagi

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 54

keberhasilan organisasi yang menyediakan jasa pelayanan apa pun. Jika para karyawan

merasa senang akan diri mereka sendiri dan kepada siapa mereka bekerja, pandangan

positif seperti itu menular kepada para konsumen. Sebuah pepatah manajemen modern

mengatakan, ‘untuk memperlakukan karyawan sebagaimana yang ingin mereka

memperlakukan para kosumen, pertimbangkanlah terlebih dahulu mempekerjakan orang-

orang yang positif’.

Sukses hari ini tidak menjamin sukses hari esok, tentukan, penuhi, dan lampauilah

yang diharapkan untuk menguasai pasar.Tidak perlu membantah persepsi konsumen,

antisipasilah pada perubahan harapan pasar. Konsistensi adalah kuncinya, konsistensi

dalam hal memenuhi serta melampaui harapan-harapan konsumen.

Jerry Gregoire, Chief Information Officer dari Dell Computers, pernah

menyampaikan, “The customer experience is the next competitive battleground.” Dapat

diartikan disini bahwa, keluhan merupakan peluang dalam berkompetisi bukan masalah.

Dalam dunia bisnis tidak akan pernah mendapatkan kesempatan kedua untuk menciptakan

kesan pertama. Maka, buatlah kesan pertama yang mengesankan. Keluhan itu wajar.

Sebuah keluhan dapat membuat bisnis kita semakin maju apabila kita bijak dalam

menanganinya. “Good Service is Good Business”. Pelayanan bukan sekadar melayani,

tetapi juga dapat memenuhi kepuasan konsumen.

Sangat penting mencari tahu apa yang sebenarnya dipikirkan konsumen. Beragam

cara yang dapat dilakukan, diantaranya adalah: melakukan survei dengan menguji standar

penyampaian servis yang dilakukan sendiri, jika tidak ingin mengeluarkan uang untuk

membayar. Penting pula mendengarkan dengan seksama dan tanpa berprasangka apa pun.

Rencanakan masa depan sekarang juga. Para pemimpin perlu memiliki visi tentang servis

yang bagaimana yang dapat mereka andalkan di dalam organisasi mereka. Tidak cuma hari

ini, tapi juga bertahun-tahun mendatang. Menciptakan budaya perusahaan yang

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 55

mendukung keunggulan servis dan memperhitungkan sampai kapan konsumen bernilai.

Lakukan peningkatan secara bertingkat, jika tidak, berarti sama saja memberikan peluang

kepada pesaing untuk menyusul kondisi perusahaan. Perusahaan-perusahaan yang sukses

sering merasa sulit melakukan perubahan. Jika perubahan hanya dilakukan demi sekadar

berubah saja, maka hal itu sangat mustahil untuk mencapai kesuksesan. Faktor kuncinya

adalah secara konstan melihat kebutuhan-kebutuhan dan harapan konsumen agar benar-

benar responsif terhadap perubahan-perubahan di dalam ruang pasar. Hal yang tidak kalah

pentingnya adalah memberikan kesempatan kepada karyawan untuk terlibat dalam

perencanaan. Lakukan investasi dengan memberi staf anda pelatihan dalam memberikan

servis yang paling unggul.

Dalam hal pelayanan, bersikap ramah juga diperlukan.Tidak akan menang beradu

argumen dengan konsumen dan tidak ada untungnya memenangkan perdebatan dan

mengalahkan konsumen. Kalau masih membutuhkan konsumen, maka perlakukanlah

mereka sebaik mungkin. Memberi perhatian kepada konsumen berarti membuat organisasi

mempunyai nama baik. Berikan jaminan servis dapat memberi sisi kompetitif pada

perusahaan-perusahaan. Para konsumen memang mengetahui apa yang dapat mereka

harapkan dan jaminan apa yang akan mereka peroleh pada tingkat servis itu.

Dalam menjalani bisnis pelayanan jasa, pengusaha harus mempunyai kekuatan

mental, bagaimana cara pengembangan langganan, struktur manajemen usaha, dapat

memahami permasalahan yang terjadi, berkomunikasi dengan baik, sering melakukan

survei, mengatur strategi penjualan, dapat bernegosiasi, akomodasi dan kompromi serta

menerapkan perubahan pada klien anda.

Teknik/pendekatan komunikasi yang baik sangat berpengaruh pada perkembangan

perusahaan, terutama tentang apa yang harus dan tidak boleh kita ucapkan. Bahasa yang

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 56

lembut serta dengan sedikit sentuhan senyum akan membuat konsumen merasa senang dan

dihargai.

Lebih jauh lagi, penampilan seseorang juga dituntut dalam upaya memberi kesan

baik. Karena penampilan yang bersih, rapi, tertata dan sopan akan membuat suasana hati

seseorang menjadi nyaman. Dan kenyamanan ini merupakan kunci berlanjutnya kerjasama

yang terbina di masa depan. Berbisnis merupakan suatu tantangan, karena anda akan

memainkan suatu pertandingan.

PEMBAHASAN

1. Profil Perusahaan

PT Puncak Prestasi Kreatif adalah Lembaga Non Government Organization

(NGO) yang berdiri pada 23 Desember 2010 dengan obsesi ingin mewujudkan

Indonesia yang maju, demokratis, adil dan makmur. Perusahaan ini bergerak dibidang

pelatihan pra-purnabakti, manajerial, outbound, informasi teknologi, pemerintahan

daerah, hukum keuangan, kesehatan & keselamatan lingkungan, dan lain lain. PT

Puncak Prestasi Kreatif secara rutin menyelenggarakan berbagai jenis seminar,

workshop, bimbingan teknis atau training dilingkungan swasta dan pemerintah yang

terkait dengan pengembangan sumber daya manusia dan selalu dilaksanakan mengikuti

perkembangan dinamika yang ada.

Penyelenggaraan pemerintahan berbasis elektronik (e-Government) merupakan

salah satu program nasional guna mendukung tata pemerintahan yang baik (Good

Governance), terlebih lagi dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan publik yang

efektif dan efisien seperti yang diamanatkan didalam Instruksi Presiden Nomor 3

Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government

dengan tujuan meningkatkan tata kelola.

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 57

PT. Puncak Prestasi Kreatif yang selanjutnya disebut PP Kreatif Consulting

didukung oleh lebih dari 50 orang tenaga ahli yang berpengalaman dan profesional

sesuai dengan bidangnya, tenaga ahli yang berasal dari kalangan Kemendagri,

Kemenkeu, BPK RI, serta staff pengajar dari berbagai perguruan tinggi negeri dan

swasta. PP Kreatif Consulting merupakan solusi terbaik dan teruji dalam usaha

meningkatkan mutu sumber daya manusia Indonesia. Bertumpu pada kualitas

memberikan pelayanan dalam berbagai proses pengembangan diri dan perpaduan

antara tim trainer yang teruji, materi yang sesuai dengan kebutuhan, proses pelatihan

terintegrasi serta mengutamakan proses praktik dibanding teori sehingga layak menjadi

pilihan utama dan terbaik.

Dalam menjalankan tugasnya, PP Kreatif Consulting menyelenggarakan

bimbingan teknis, workshop, pendidikan dan pelatihan, seminar, sosialisasi untuk

pegawai negeri sipil di seluruh kementerian dan pemerintahan daerah dengan tema-

tema antara lain :

a. Bidang Kearsipan dan Kehumasan, yaitu meliputi Tata Naskah Dinas, Kearsipan

dan Penyusunan Anggaran Kegiatan dilingkungan Aparatur Pemda & Sekretariat

DPRD, Analisis Jabatan dan Aplikasi Manajemen Modern Berbasis Kinerja

Mewujudkan Good Governance, Keprotokoleran dan Pedoman Pelaksanaan Tugas

Kehumasan, dan Manajemen Persidangan dan Risalah Rapat.

b. Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) Pemda / Web Design Pemda,

yaitu meliputi IT Service Management (ITILV.3) dan Mobile e-Goverment Untuk

Pemerintah; Sosialisasi Internet Sehat dan Aman Bagi Pemerintah; Social Media

For Development dan Manajemen Proyek; Pelatihan e-Library dan e-Learning

System; Goverment Chief Information Officer (G-CIO); Pemanfaatan Teknologi

Informasi dan Komunikasi (TIK) Dalam Pengelolaan Informasi Publik; dan

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 58

Implementasi dan Penguasaan Budaya Dokumentasi (BUDOK) Bagi Aparat

Pemerintahan Daerah Berdasarkan UU No. 14 Tahun 2008.

c. Bidang Kepegawaian, yaitu meliputi Optimalisasi Profesionalisme Aparatur

Pemda, Camat, Lurah / Kepala Desa dan Pedoman Paten Berdasarkan Permendagri

No. 4 Tahun 2010; Optimalisasi Tugas dan Fungsi SATPOL PP Dalam Mengawal

dan Menegakkan Peraturan Daerah (PERDA); Peningkatan Kapasitas Angota

SATPOL PP Dalam Menciptakan Ketenteraman dan Ketertiban Umum; Tatacara

Pelaksanaan dan Pertanggungjawaban Perjalanan Dinas Bagi Pejabat dan Pegawai

Daerah; ptimalisasi Peran Pemda Melalui Kantor / Badan Kesbangpol Dalam

Menciptakan Keamanan dan Ketertiban Masyarakat di Daerah; dan Toleransi dan

Kesetaraan Pengamalan Ajaran Agama.

d. Bidang Keuangan, yaitu meliputi Pemeriksaan Belanja Hibah dan Bantuan Sosial

(BANSOS) Oleh BPK RI; Analisis Temuan BPK Terkait Pelaporan

Pertanggungjawaban Keuangan Daerah Menuju dan Mempertahankan Opini WTP;

Administrasi Keuangan dan Perencanaan Bagi Pengguna Anggara (PA), PPTK,

PPK dan Bendahara; Tatacara Penatausahaan, Penyusunan Laporan dan

Pertanggungjawaban Bendahara Serta Penyampaiannya; dan Paradigma Baru

Kebijakan Pengelolaan Keuangann Daerah Pada Setiap SKPD di Pemerintahan

Provinsi, Kabupaten dan Kota.

e. Bidang Aset Daerah, yaitu meliputi Pengelolaan dan Optimalisasi Barang Millik

Daerah; Pedoman Akuntansi dan pelaporan Aset Berupa Barang Milik Negara yang

Berasal Dari Kontraktor Kontrak Kerjasama; Perkiraan Alokasi Dana Bagi Hasil

Sumber Daya Alam Pertambangan Umum Berdasarkan Permendagri No.

207/PMK.07/2011; Strategi Pendirian dan Pengelolaan Badan Usaha Milik Daerah

(BUMD).

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 59

f. Bidang Pemerintahan Daerah, yaitu meliputi Manajemen Pengendalian dan

Penyusunan Program Kegiatan SKPD; Perencanaan dan Evaluasi Kinerja SKPD;

Efek Kekerasan, Edukasi dan Solusi Mengatasi Masalah Kekerasan Dalam Rumah

Tangga (KDRT); dan Perumusan Produk Hukum Daerah Yang Baik Berdasarkan

Permendagri Nomor 53 Tahun 2011.

g. Bidang Penanaman Modal, yaitu meliputi Sistem Informasi Penanaman Modal

Daerah dan Pelayanan Perizinan; dan Tatacara Pemerintah Daerah Dalam

Melakukan Pinjaman Daerah.

h. Bidang Perpajakan, yaitu meliputi Pengelolaan Potensi Pajak dan Retribusi Daerah

Untuk Meningkatkan Pendapatan Asli Daerah (PAD).

i. Bidang Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah, yaitu meliputi Manajemen Kontrak

dan Penyelesaian Sangketa Kontrak Dalam Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah;

Penyusunan Analisa Kontrak; Sistem Pengawasan dan Tatacara Audit Pengadaan

Barang / Jasa Pemerintah; Metode Penyusunan HPS/OE dan Hukum Kontrak Atas

Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah; dan Peningkatan Kinerja Pengadaan Barang /

Jasa Pemerintah Bagi Pejabat Pembuat Komitmen (PPK).

2. Metode Pelatihan Yang Membangun Kepuasan Pelanggan

Sebagai institusi professional, PP Kreatif Consulting dapat memberikan

pelayanan dengan bertindak sebagai konsultan SDM untuk: Strategi pengembangan

mutu SDM perusahaan rekanan; jenis dan variasi pelatihan yang dapat diterapkan

dalam rencana kerja untuk seluruh pegawai; dan b82

rainstorming.

Ada beberapa metode pelatihan yang diterapkan oleh PP Kreatif Consulting agar

peserta mendapatkan pelayanan yang prima dan puas. Metode pelatihan dimaksud

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 60

antara lain Private Coach Training; Group Training; Public Training; Corporate

Training; Seminar / Workshop; Corporate Partnership

a. Private Coach Training

Secara khusus menangani proses pelatihan individu. Permasalahan akan dengan

efektif ditangani oleh trainer (fasilitator) dengan tingkat efektifitas tinggi karena:

(a) Peserta dibatasi hanya 1 (satu) orang dalam proses coaching, interaksi 1:1 antara

klien dengan trainer diharapkan akan mengatasi tiap detail masalah substansial

yang akan diatasi bersama; (b) Teknis pelatihan sangat fleksibel, baik jangka

waktu, tempat, materi, dan trainer yang tepat untuk proses coach akan ditentukan

bersama antara klien dengan manajemen; (c) Tingkat akurasi dalam mencapai goal

setting pelatihan diatas 95%; (d) Kerahasiaan akan menjadi hal yang sangat dijaga

jika klien menghendaki; dan (e) Investasi pelatihan meliputi: Seminar Kit,

lunch/dinner dan sertifikat.

b. Group Training

Secara umum merupakan jenis pelatihan yang sama dengan Private Coach

Training, yang membedakan hanya jumlah peserta yang lebih besar, yakni antara 2

(dua)-6 (enam) peserta.

c. Public Training

Jenis pelatihan yang dapat diikuti oleh perseorangan yang tergabung dalam satu

kelas, beberapa hal tentang program pelatihan ini adalah: Kelas dengan jumlah

peserta maksimal 20 orang; Waktu pelatihan adalah selama 2 (dua) hari each full

day; Proses pelatihan mengutamakan praktik; dan Investasi pelatihan meliputi

coffee break, lunch dan sertifikat.

d. Corporate Training

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 61

Merupakan pelatihan yang diselenggarakan khusus untuk perusahaan tertentu.

Lebih lanjut mengenai pelatihan ini adalah: Jumlah peserta maksimal dalam kelas

yaitu 25 orang, hal ini untuk menjamin perkembangan tiap-tiap peserta dan alokasi

waktu praktik yang tetap besar untuk masing-masingnya; Waktu pelatihan adalah

selama 2 (dua) hari each day full, atau 4 (empat) hari half day; Materi akan sangat

disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dengan tetap bertumpu pada penilaian

khusus kepada masing-masing peserta, artinya komposisi materi akan cukup

mempertimbangkan kemampuan peserta yang akan dilatih untuk kemudian

disesuaikan dengan goal setting perusahaan; Tempat pelatihan dapat

diselenggarakan di tempat yang disetujui kedua belah pihak; dan Investasi pelatihan

meliputi handout materi, coffee break, lunch dan sertifikat.

e. Seminar / Workshop

Adalah program rutin yang diselenggarakan tiap bulan. Program ini merupakan

salah satu upaya PP Kreatif Consulting untuk memberikan pembelajaran kepada

masyarakat mengenai beberapa hal :Diadakan rutin setiap bulan; Jumlah peserta

100-250 orang; Materi akan disesuaikan pada tiap kesempatannya, merupakan

materi yang juga disampaikan dalam public training; Durasi 3 (tiga) jam; dan Biaya

relative terjangkau.

f. Corporate Partnership

PP Kreatif Consulting dapat bertindak sebagai rekanan dari perusahaan tertentu

untuk menyelenggarakan berbagai kegiatan, seperti: Seminar; Charity; Workshop;

Gathering; Dll.Sebagai rekanan, PP Kreatif Consulting akan memberikan pelayanan

kepada perusahaan rekanan untuk menangani kegiatan perusahaan tersebut berupa:

Konsep acara; Tempat; Akomodasi peserta; Teknis pelaksanaan.

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 62

Metode di atas dimaksud agar para peserta tidak merasa bosan dan asing. Metode ini

mendorong setiap peserta mempunyai peran masing-masing dan menjadi diri sendiri,

serta mampu berkontribusi dalam kerja kelompok.

3. Peran Sekretaris dalam Pelayanan Pelanggan

PP Kreatif Consulting memang khusus untuk melayani jasa pelatihan dan

konsultan SDM. Peserta pelatihan berasal dari berbagai latar belakang, berbagai unsur,

berbagai karakter. Peserta adalah pelanggan yang pada umumnya perlu dilayani karena

merasa mereka telah memberikan biaya pelatihan sehingga berhak untuk mendapatkan

pelayanan pelatihan yang prima. Banyaknya ragam pelatihan, banyaknya ragam latar

belakang peserta pelatihan, serta berbagai metode pelatihan yang diterapkan,

memerlukan persiapan dan pelayanan yang lebih baik dan bermutu.

Tugas-tugas sekretaris seperti yang telah diuraikan terdahulu akan sangat

berharga sebagai acuan sekretaris dalam memberikan pelayan pelayanan prima kepada

para peserta pelatihan atau seminar.

PENUTUP

Berdasarkan kegiatan yang telah dilakukan di PT Puncak Prestasi Kreatif, maka dapat

ditarik kesimpulan yang merupakan gambaran umum sebagai berikut:

1. Kegiatan yang dilakukan di PT Puncak Prestasi Kreatif sangat variatif dan

membutuhkan suatu ide-ide yang kreatif agar tidak membosankan;

2. Ruang lingkup pekerjaan meliputi : menangani registrasi peserta, mempersiapkan

fasilitas untuk peserta, mengecek kelengkapan peralatan sebelum acara berlangsung,

menjadi MC, menjadi moderator, menangani komplain dari kustomer, dan menangani

administrasi. Jenis pekerjaan ini sangat variatif;

3. Banyaknya ragam latar belakang peserta pelatihan atau seminar dari berbagai kalangan

yang memerlukan teknik komunikasi yang adaptif.

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 63

4. Seluruh pekerjaan tersebut menuntut pemenuhan kepuasan pelanggan agar peserta

tersebut agar tetap loyal mengingat sifat jasa yang diberikan perusahaan menuntut

pelayan yang lebih baik.

5. Sekretaris memang harus mampu menjalankan tugas-tugas dukungan pelayanan

administrasi dan bantuan komunikasi kepada para peserta, nara sumber, dan pihak

pengelola sebagai pimpinannya.

Saran yang dapat disampaikan berdasarkan kesimpulan di atas yaitu : (1) pimpinan

perusahaan perlu mempertimbangkan tenaga kerja sekretaris dengan motode back-to-back

(saling mendukung) agar lebih efisien waktu dan menghindari ketergantungan kepada

orang tertentu; (2) sedapat mungkin pembuatan agenda acara dipersiapkan dengan baik

agar lebih mudah dimengerti oleh peserta.

DAFTAR PUSTAKA

ASEKMA Don Bosco. Handbook of Modern Secretary. PPM, Jakarta. 2010.

Catherine Deiye. Good Services is Good Busines. Penerbit PT. Gramedia Pustaka Utama.

1997.

Richard S. Seelye dan William O. Moody. Kiat Menjual Kalau Konsumen Berkata Tidak.

Penerbit : Abdi Tandur, Cetakan 3, Jakarta. 1997.

http://tyas-rahayu.blogspot.com/p/peran-sekretaris.html, diakses tanggal 26 April 2014

http://www.organisasi.org/1970/01/manajemen-sekretaris-pengertian-tugas-fungsi-peran-

syarat-tata-kerja-dll.html, diakses tanggal 26 April 2014

http://ulfizahrokyahoocom.blogspot.com/2008/12/ruang-lingkup-tugas-dan-fungsi.html,

diakses tanggal 26 April 2014

http://petiusang.wordpress.com/category/artikel/event-organizer/, diakses tanggal 26 April

2014

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 64

http://ppkreatifconsulting.com/pages/index.php/puncak-prestasi-institute/11-puncak-

prestasi-institute, diakses tanggal 26 April 2014

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 65

PENGARUH KUALITAS SEKRETARIS TERHADAP KEMAJUAN

PERUSAHAAN PADA PT SALICA INDONESIA

Oleh :

V.Y. Sri Sudarwinarti, S.Pd.,M.Si.

Stephanie Juliani, A.Md

ABSTRACT

PT Salica Indonesia is a distribution company of health and beauty products. In the

process of achieving the goals, the leader is much needed. Leader is someone who

responsible for the running of an organization. In carrying out this great responsibility, a

leader needs to be assisted by a secretary to take a role in advancing the company.

A secretary is as a co-leader, secret keeper, the company home page, and the bridge

between the leader and external parties. Therefore, the secretary is required to become a

profesional and quality secretary. In connection with this, the case has been studied,

observed, and analyzed to get the solutions. Some solution suggestions for PT Salica

Indonesia are the management company can be improved for the progress of the company,

job and responsibilities of each employee distributed according to job description of each

department or position.

Keywords: Secretary, Quality, Company

PENDAHULUAN

PT Salica Indonesia merupakan anak perusahaan dari sebuah perusahaan Jepang yang

mengkhususkan diri dalam distribusi produk kesehatan dan kecantikan. Dalam setiap

perusahaan tentu memerlukan struktur perusahaan, salah satu posisi yang terdapat dalam

struktur tersebut adalah sekretaris. Sekretaris adalah seseorang yang mempunyai tugas

yang sangat berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu

kegiatan perkantoran atau perusahaan. Seorang pimpinan perusahaan memiliki berbagai

macam tugas dan tanggung jawab dalam menjalankan tugas rutin jabatannya. Dengan

demikian, tentunya pimpinan akan sangat memerlukan bantuan seseorang untuk

melancarkan tugas tersebut. Tenaga bantuan yang dimaksud adalah tenaga bantuan

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 66

sekretaris yang mampu membantu pimpinan dalam menjalankan roda perusahaan, agar

dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar.

PT Salica Indonesia sebagai salah satu perusahaan yang berkantor induk di Jepang,

banyak melakukan berbagai macam kegiatan di Indonesia dalam mencapai tujuan yang

telah ditetapkan. Untuk tercapainya tujuan yang optimal pada PT Salica Indonesia, sangat

memerlukan pengorganisasian yang baik agar keseluruhan bagian bisa bekerja sama

sebagai suatu sistem yang integral. Masing-masing unit mempunyai korelasi yang saling

menunjang dan melengkapi dalam menciptakan efektivitas dan efesiensi perusahaan.

Pada proses pencapaian tujuan ini, dalam kondisi pimpinan perusahaan kemungkinan

banyak bepergian ke luar negeri khususnya ke Jepang, diperlukan seseorang yang

bertanggung jawab penuh terhadap jalannya sebuah organisasi. Dalam menjalankan

tanggung jawab yang besar ini, seorang pemimpin dibantu oleh sekretaris untuk

mengambil peran dalam memajukan perusahaan.

Tugas sekretaris yang utama adalah membantu pimpinan. Oleh karena itu, seorang

sekretaris memiliki peran yang sangat besar bagi sebuah perusahaan. Bahkan di era global

seperti sekarang ini, peran sekretaris jauh lebih besar dari sebelumnya. Dengan keadaan

yang demikian, maka seorang sekretaris dituntut untuk lebih terampil, profesional dalam

bekerja serta kemampuan berstandar internasional yang harus dimiliki oleh seorang

sekretaris dalam mengembangkan kemampuannya. Masalah pokok yang dijabarkan dalam

tulisan ini adalah belum optimalnya pencapaian hasil kerja pada PT Salica Indonesia. Oleh

sebab itu, sekretaris yang berkualitas sangat dibutuhkan untuk mengambil bagian dalam

memajukan perusahaan. Tulisan ini mencakup peranan sekretaris dalam menciptakan

efesiensi dan efektivitas kerja terhadap kemajuan PT Salica Indonesia, dengan harapan

dapat memberikan masukan untuk kemajuan perusahaan.

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 67

LANDASAN TEORI

1. Peran Sekretaris

Istilah sekretaris berasal dari bahasa latin yaitu secretum yang artinya rahasia.

Dalam Bahasa Belanda disebut secretares, dalam Bahasa Perancis disebut secretaire,

sedangkan dalam Bahasa Inggris disebut secretary yang berasal dari kata secret yang

berarti rahasia. Sesuai dengan asalnya, berarti sekretaris adalah orang yang diberi

kepercayaan untuk menyimpan rahasia dalam melaksanakan pekerjaannya dalam arti

rahasia perusahaan atau yang tidak perlu diketahui oleh orang lain atau para pegawai.

Seorang sekretaris adalah orang yang memegang rahasia serta memperoleh

kepercayaan dari pimpinan untuk menangani masalah kantor.

Menurut M. Braum dan Ramon dikutip oleh Tony Waworuntu memberikan

pengertian sekretaris sebagai berikut, “Seseorang yang membantu pimpinannya dalam

pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, mengingatkan pimpinannya mengenai

pertemuan atau perjanjian, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang

berhubungan guna meningkatkan efektifitas dari pimpinannya“. (1988:58)

Sekretaris menurut H. W Fowler dan F. G Fowler yang dikutip oleh Nani Nuraeni

dalam buku Sekretaris Professional mengemukakan bahwa sekretaris adalah orang

yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis,

mendapatkan informasi dan masalah-masalah lainnya; pegawai yang ditunjuk oleh

masyarakat atau perusahaan atau perserikatan untuk melakukan korespondensi,

memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaannya.

Berdasarkan ruang lingkup dan tanggung jawab sekretaris dapat dibedakan

menjadi 2 (dua) macam yaitu:

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 68

a. Sekretaris eksekutif

Sekretaris eksekutif adalah sekretaris yang juga berfungsi sebagai manajer karena

secara langsung atau nyata menjalankan fungsi manajer eksekutif yang memiliki

bawahan. Sekretaris eksekutif ini pada umumnya merupakan sekretaris untuk satu

unit organisasi, contohnya: sekretaris dewan, sekretaris jenderal, sekretaris wilayah,

sekretaris inspektorat jenderal, sekretaris yayasan, dan lain-lain.

b. Sekretaris pribadi

Sekretaris pribadi adalah seorang yang mengerjakan kegiatan perkantoran untuk

membantu seseorang tertentu dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam pengertian ini

bukan pegawai atau staf dari suatu organisasi atau perusahaan tetapi diangkat dan

digaji oleh perorangan. Seorang sekretaris pribadi harus selalu berusaha untuk

mengenal sifat dan pribadi pimpinannya sendiri, baik itu adat kebiasaan, kegemaran

atau hobi, kelebihan dan kekurangan pimpinan. Sebagai sekretaris pribadi tidak

berarti bahwa ia tidak bertanggung jawab kepada unit kerjanya, tetapi ia tetap

terikat kepada status kepegawaiannya.

Sekretaris dibutuhkan oleh setiap pimpinan untuk meringankan tugas pimpinan

terutama tugas rutin dan operasional agar pimpinan dapat berkonsentrasi dan fokus

terhadap tugas manjerialnya. Pada dasarnya fungsi sekretaris adalah : (1) membantu

meringankan tugas-tugas pimpinan juga sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan,

dan (2) mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen, sebagai pusat

dokumentasi dan menangani informasi untuk pimpinan, serta (3) sebagai alat

komunikasi organisasi/perusahaan menjadi jembatan penghubung.

Dalam melaksanakan tugas tersebut, seorang sekretaris bukan hanya berhubungan

dengan pimpinannya saja melainkan juga dengan klien perusahaan, karyawan lain, juga

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 69

dengan pekerjaan yang ditekuninya. Dengan demikian peranan sekretaris dapat

meliputi :

a. Sekretaris sebagai duta. Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris

sebagai wakil dari perusahaan sehingga penampilan dan sikapnya haruslah baik dan

profesional, karena sekretaris bukan hanya berhubungan dengan masyarakat

tersebut.

b. Sekretaris sebagai pintu gerbang. Peranan sekretaris dikatakan sebagai pintu

gerbang karena fungsi sekretaris salah satunya adalah sebagai penerima tamu.

Untuk itulah letak meja dan kursi sekretaris berdekatan dengan pintu masuk

ruangan pimpinan dimana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin

bertemu dengan pimpinan haruslah melapor atau ijin kepada sekretaris terlebih

dahulu.

c. Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan. Di sini sekretaris harus dapat

berperilaku selayaknya ibu dari perusahaan. Ia harus dapat menaungi perusahaan

dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantornya, misalnya: membuat

ruangan menjadi seperti rumah sendiri sehingga terasa nyaman agar para tamu,

relasi, karyawan dan pimpinan di perusahaan merasa betah.

d. Sekretaris sebagai humas. Sekretaris sebagai penghubung antara perusahaan dengan

lingkungan kerja, lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung

melalui telepon, atau media yang lain. Dalam peranannya sebagai humas, sekretaris

haruslah mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat dan

perilakunya. Dalam menghadapi pihak lain, ia harus dapat menempatkan diri sesuai

dengan situasi dan kondisi yang ada, demi tercapainya tujuan perusahaan.

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 70

2. Pengertian Kualitas Sekretaris

Seorang sekretaris dapat dikatakan profesional apabila ia memiliki sejumlah

kompetensi yang mendukung profesionalitasnya. Sekretaris profesional, tidak hanya

menyangkut kemampuan untuk menampilkan diri secara profesional, tetapi juga

beberapa keterampilan manajemen dasar yang bisa membantu sekretaris untuk

berperan secara optimal, diantaranya manajemen waktu dan komunikasi. Dalam hal ini

tugas seorang sekretaris sangat kompleks dan beragam, sehingga apabila tidak dikuasai,

tugas-tugas tersebut akan menghambat pekerjaan pimpinan.

Dalam dunia bisnis, peran sekretaris sangat menentukan keberhasilan perusahaan

dalam mengembangkan usahanya. Dengan demikian Sekretaris profesional harus

memiliki dan bisa melakukan hal-hal berikut.

a. Menampilkan Citra Perusahaan. Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung

tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan seorang pimpinan perusahaan, maka

sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.

b. Baik dan Bertanggung Jawab. Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung

jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada pimpinan tetapi juga harus

baik kepada relasi dan kawan sekantor.

c. Pandai Menjaga Rahasia. Sebagai tangan kanan pimpinan dan selalu menjaga

kepercayaan dari pimpinan, sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan

maupun rahasia pribadi seorang pimpinan.

d. Tahu Teknologi. Sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tetapi seorang

sekretaris juga harus up- date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi

informasi.

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 71

e. Mengerti Accounting dan Pembukuan. Accounting dan pembukuan juga harus

dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukaan kantor.

f. Harus Bisa Bahasa Asing. Mengusai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus

dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta

pimpinan untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.

g. Mempelajari Karakter Pimpinan. Kenalilah karakter atasan agar tidak salah dalam

tindakan dan mengambil keputusan.

h. Mempunyai Etika yang Baik. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang

baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk dan lain sebagainya. Karena itu

sangat berkaitan dengan citra perusahaan.

i. Pandai Berbicara di Depan Publik. Terkadang sekretaris diminta untuk menemani

atasan untuk melakukan presentasi menggantikan pimpinan. Karena itulah

sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting.

Peran sekretaris profesional bisa menjadi kunci fungsi yang efisien dari

perusahaan, khususnya dalam organisasi dengan staf bergaji kecil atau anggota staf

yang tidak tetap. Berikut adalah beberapa kualitas, keterampilan, dan pengetahuan yang

harus ditunjukkan oleh sekretaris profesional dalam menjalankan tugasnya.

a. Knowledge (Pengetahuan)

Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu: a. General Knowledge

(pengetahuan umum) Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan yang luas

yang dapat mengangkat nama dari perusahaan dan juga memiliki kemampuan

memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi,

terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi, misalnya:

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 72

1) Menguasai dan memahami Bahasa Indonesia dengan baik dan benar serta

menguasai beberapa bahasa asing secara lisan maupun tertulis, serta memiliki

pengetahuan ekstra;

2) Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta

susunan personil;

3) Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan. Memiliki pengatahuan

tentang tata naskah, kearsipan danperalatan perkantoran.

b. Special knowledge (pengetahuan khusus)

Mempunyai ilmu pengetahuan yang relevan dengan bidang tugasnya pengetahuan

khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti hal-hal

mengenai dimana sekretaris itu bekerja.

Apabila sekretaris itu bekerja pada perusahaan yang bergerak pada bidang usaha

perkapalan, maka ia harus mampu menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila

perusahaan itu bidang usahanya penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus

menguasai ilmu keapartemenan, dan sebagainya.

c. Skill and technic (Keterampilan)

Setiap sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk menunjang pekerjaannya,

keterampilan itu meliputi:

1) Mampu menyusun laporan;

2) Mampu mengetik surat dan berkorespondensi;

3) Mampu menggunakan bahasa Indonesia dan bahasa asing;

4) Mampu menggunakan teknologi perkantoran;

5) Teknik tata penyimpanan arsip;

6) Teknik berkomunikasi dengan telepon;

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 73

7) Menulis cepat dengan steno;

8) Senantiasa meng-upgrade keterampilan yang dimilikinya dengan perkembangan

dunia usaha/bisnis.

d. Personality (kepribadian)

Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, namun

demikian bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang harus

kita miliki untuk menjadi seorang sekretaris yang baik tersebut. Berikut kepribadian

yand harus dimiliki oleh seorang sekretaris.

1) Memiliki kepribadian, penampilan diri yang menarik dan baik;

2) Loyalitas disiplin dan dedikasi yang tinggi dapat dipercaya serta memegang

teguh rahasia;

3) Ketekunan, ketelitian, kerapian, kejelian, kejujuran, memiliki ingatan yang baik

keterbukaan, kesabaran, keramahtamahan serta tanggung jawabKualitas,

keterampilan, dan pengetahuan;

4) Simpatik. Harus bersikap mawas diri dan pandai bergaul pandai berbicara,

sopan;

5) Mempunyai perhatian atas pekerjaannya tidak cepat menyerah;

6) Dapat bijaksana terhadap orang lain bisa menjaga image perusahannya.

e. Practice

Yang dimaksud dengan practice adalah kemampuan melaksanakan tugas sehari-

hari seperti menerima telepon, menerima tamu, menyiapkan rapat, membuat agenda

pimpinan, dll. Seorang sekretaris harus memiliki komitmen dan sikap yang

dilandasi rasa tanggung jawab pada tugas maka mereka akan menyelesaikan tugas

atau pekerjaannya karena merasa terikat pada penyelesaian tugas tersebut, bukan

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 74

karena terikat pada norma-norma formal, sehingga apabila tidak menyelesaikan

tugas dengan sebaik-baiknya, mereka akan merasa bersalah dan bukannya takut

pada sanksi. Namun apabila seseorang sekretaris terlalu sering menghindar diri dari

tanggung jawab, sikap seperti ini mencerminkan kepribadian yang tidak dewasa,

labil, tidak dapat dipegang. Untuk itu sekretaris harus melatih diri untuk menjadi

sekretaris yang penuh tanggung jawab, yang mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa

pengawasan, bahkan dituntut untuk mampu mengawasi dirinya sendiri.

(Waworuntu, 1995: 59-61)

3. Kriteria Perusahaan Yang Maju

Terkadang suatu organisasi atau perusahaan tidak mempertimbangkan syarat dan

keriteria untuk menjadi organisasi atau perusahaan yang baik. Padahal keriteria dan

syarat tersebut sangatlah penting. Maka pertimbangan yang dibutuhkan dalam

organisasi atau perusahaan adalah sebagai berikut:

a. Nilai. Nilai perusahaan merupakan kondisi tertentu yang telah dicapai oleh suatu

perusahaan sebagai gambaran dari kepercayaan masyarakat terhadap perusahaan

setelah melalui suatu proses kegiatan selama beberapa tahun, yaitu sejak

perusahaan tersebut didirikan sampai dengan saat ini. Meningkatnya nilai

perusahaan adalah sebuah prestasi, yang sesuai dengan keinginan para pemiliknya,

karena dengan meningkatnya nilai perusahaan, maka kesejahteraan para pemilik

juga akan meningkat.

b. Visi. Visi adalah suatu pandangan jauh tentang perusahaan, tujuan perusahaan, dan

apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut pada masa yang akan

datang. Visi itu tidak dapat dituliskan secara lebih jelas menerangkan detail

gambaran sistem yang ditujunya, dikarenakan perubahan ilmu serta situasi yang

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 75

sulit diprediksi selama masa yang panjang tersebut. Visi adalah acuan atau

pandangan yang dapat membuat suatu organisasi atau perusahaan menjadi maju dan

berkembang.

c. Misi. Misi adalah pernyataan tentang apa yang harus dikerjakan oleh lembaga

dalam usahanya mewujudkan Visi. Misi perusahaan adalah tujuan dan alasan

mengapa perusahaan itu ada. Misi juga akan memberikan arah sekaligus batasan

proses pencapaian tujuan. Setiap organisasi atau perusahaan pasti memiliki misi.

Dan misi dapat memacu suatu organisasi atau perusahaan untuk maju dan bekerja

keras demi tercapainya misi tersebut.

d. Aturan. Aturan dalam setiap organisasi atau perusahan dibutuhkan untuk

menciptakan para karyawan dan anggota yang tertib sesuai dangan peraturan yang

telah disepakati. Kebanyakan perusahaan yang tidak memiliki aturan, perusahaan

itu hancur karena banyak karyawan atau anggotanya bertindak sesuka hati.

e. Profesionalisme. Profesionalisme dalam berorganisasi atau pekerjaan sangatlah

penting dalam mendapatkan hasil kerja yang baik dan sangat memuaskan. Jika

tidak memiliki profesionalisme dalam suatu pekerjaan, maka hasilnya hampir

dipastikan kurang maksimal atau kurang memuaskan bahkan bisa mengecewakan.

f. Rencana kerja. Banyak organisasi atau rencana kerja yang tidak memiliki rencana

kerja dan hasil ke depannya sangatlah tidak bagus. Organisasi atau perusahaan

menjadi salah langkah. Maka dari itu, rencana kerja sangatlah penting demi masa

depan suatu organisasi atau perusahaan.

g. Sumber daya. Sumber daya berupa sumber daya manusia sangatlah dibutuhkan

dalam organisai atau perusahaan. Karena dengan adanya sumber daya manusia

sangat membantu di setiap langkah atau pekerjaan yang berada diperusahaan. Dan

sekarang ini hampir semua perusahaan membutuhkan sumber daya yang

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 76

kualitasnya baik yang dapat menyelesaikan masalah dalam perusahaan atau

organisasi.

h. Insentif. Insentif adalah pengupahan yang memberikan imbalan yang berbeda

karena memang prestasi yang berbeda. Dua orang dengan jabatan yang sama dapat

menerima insentif yang berbeda karena bergantung pada prestasi. Insentif adalah

suatu bentuk dorongan finansial kepada karyawan sebagai balas jasa perusahaan

kepada karyawan atas prestasi karyawan tersebut. Insentif merupakan sejumlah

uang yang ditambahkan pada upah dasar yang diberikan perusahaan kepada

karyawan.

Kesungguhan dari setiap organisasi atau perusahaan tergantung juga pada insentif

para individu karyawan atau anggota yang ingin memajukan organisasi dan perusahaan

tersebut. Jika salah satu saja tidak ada, maka organisasi dan perusahaan tersebut

tergolong bukan organisasi atau perusahaan yang baik. Salah satu kriteria tersebut

sangatlah penting dalam membangun organisasi atau perusahaan yang dapat bersaing

dengan yang lain.

PEMBAHASAN

1. Gambaran Umum Perusahaan

PT Salica Indonesia merupakan anak perusahaan dari sebuah perusahaan Jepang

yang bernama Salica Japan. Salica Japan adalah perusahaan distribusi produk

kesehatan dan kecantikan. Salica Japan berdiri pada tahun 2011 dan bergerak sangat

cepat. Produk pertama yang diluncurkan Salica Japan adalah KIRARA Sheep Placenta.

Pada dua tahun pertama, Salica Japan sudah mencapai kesuksesan dalam pemasaran

KIRARA Sheep Placenta terhadap konsumen dan mencapai peringkat pertama dengan

predikat penjualan suplemen Sheep Placenta tertinggi di Jepang.

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 77

Pada tahun 2013, Salica Japan mengembangkan bisnisnya di Indonesia dengan

membuka anak perusahaan, yaitu PT Salica Indonesia yang dipimpin oleh Masaaki

Iida. PT Salica Indonesia berlokasi di Pusat Kota Jakarta, Jln. Jendral Sudirman. Di

Indonesia, Salica tidak memasarkan produk secara langsung kepada konsumen,

melainkan mendistribusikan produk melalui dokter-dokter kulit dan Rumah Sakit,

kemudian dari klinik-klinik kecantikan dan Rumah Sakit dijual kepada pasien untuk

dikonsumsi.

Visi PT Salica Indonesia adalah : “Kami selalu berkomitmen untuk membawa

kebahagiaan dan kepuasan kepada pelanggan global kami dengan menyediakan produk

dengan kualitas terbaik. Dan misi PT Salica Indonesia adalah “Kami selalu berusaha

untuk mencapai dan menawarkan ‘hanya yang terbaik untuk Anda’ sebagai ideologi

inti untuk pelanggan, karyawan dan pemegang saham”. Semua ini akan dicapai

melalui:

a. Tidak pernah kompromi baik dari segi produk dan kualitas layanan. Melalui riset

pasar yang luas, kami akan mengembangkan dan memberikan produk yang

berkualitas tinggi.

b. Menciptakan lingkungan kerja yang kondusif dan sehat untuk karyawan kami.

c. Menjadi perusahaan yang sehat secara finansial dan tumbuh sebagai sebuah bisnis

dengan mengambil risiko yang diperhitungkan, memberikan hasil yang menarik

pada investasi bagi pemegang saham kami.

PT Salica Indonesia dikepalai oleh Pejabat Eksekutif Tertinggi (CEO) yang

membawahi Direktur Eksekutif. Direktur Eksekutif memimpin manajemen perusahaan

secara langsung dan membawahi General Manager yang mana General Manager

tersebut memimpin segala divisi yang ada di perusahaan. Para pimpinan PT Salica

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 78

Indonesia dalam menjalankan tugasnya perlu dibantu oleh Administrative Assistant

/Secretary yang memiliki deskripsi tugas :

a. melakukan aktivitas kesekretariatan perusahaan;

b. mengkoordinasikan pengurusan segala bentuk perizinan usaha perusahaan;

c. membuat laporan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di perusahaan;

d. mengupayakan kelancaran pelaksanaan agenda kegiatan Direksi;

e. memberikan masukan kepada Direksi dari aspek hukum yang berkaitan dengan

operasionalisasi dan pengembangan usaha perusahaan;

f. membuat data base dan menyimpan dokumen asli perusahaan;

g. mengkomunikasikan kebijakan perusahaan kepada pihak internal perusahaan;

h. mengkomunikasikan kebijakan perusahaan kepada pihak eksternal perusahaan;

i. mengkoordinasikan bahan-bahan laporan untuk rapat; dan

j. menyiapkan laporan secara keseluruhan mengenai kegiatan Sekretaris perusahaan

secara benar dan tepat waktu.

Untuk mendukung operasional instansi sehari-hari, Administrative

Assistant/Secretary memerlukan fasilitas-fasilitas pendukung, antara lain: meja dan

kursi kerja; komputer dan printer; mesin scanner; filing cabinet; mesin foto copy;

mesin fax; peralatan ATK; telepon genggam; dan pesawat telepon.

2. Analisis Kualitas Sekretaris

Berdasarkan pengamatan atas tugas dan tanggung jawab Adminitrative

Assistant/Sekretaris PT Salica Indonesia, dapat dijelaskan kualitas kinerjanya sebagai.

a. Menerima dikte dari pimpinan. Adminitrative Assistant melakukan tugas yang

sewaktu-waktu diperintahkan oleh pimpinan untuk membantu meringankan

pekerjaan maupun urusan pribadi pimpinan. Pimpinan memberikan dikte mengenai

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 79

tugas yang diminta untuk dikerjakan oleh sekretaris. Setiap tugas yang diberikan

harus dipilah berdasarkan prioritas, kemudian tugas tersebut dikerjakan menurut

tingkat prioritas paling tinggi.

b. Melayani tamu. Resepsionis akan menghubungi sekretaris jika ada tamu yang

berkunjung. Sekretaris menghampiri setiap tamu yang datang dan bertanya

mengenai keperluan dan tujuan tamu tersebut. Informasi yang diperoleh akan

diteruskan kepada yang bersangkutan sehingga yang bersangkutan dapat menemui

tamu tersebut apabila perlu ditemui.

c. Menerima telepon. Setiap telepon masuk akan disambungkan ke telepon sekretaris,

telepon masuk harus disapa dengan ramah. Sekretaris menanyakan kepentingan

penelpon, lalu telepon disambungkan kepada orang yang bersangkutan. Jika telepon

ditujukan unntuk pimpinan, maka harus ditanyakan dahulu mengenai kesediaan

pimpinan untuk mengangkat telepon.

d. Mempertahankan kepercayaan dengan menjaga informasi rahasia. Sekretaris

dipercayakan untuk mengetahui rahasia perusahaan dan pelanggan, contoh: gaji

masing-masing karyawan di PT Salica Indonesia, jumlah keuntungan perusahaan,

informasi keuangan perusahaan. Tidak semua hal dalam perusahaan dapat diketahui

oleh semua karyawan, tetapi perusahaan memerlukan orang yang bertanggung

jawab untuk memproses hal tersebut. Informasi yang diketahui oleh sekretaris harus

dijaga dan tidak boleh disebarkan kepada orang lain.

e. Memastikan persediaan perlengkapan kantor dan mengantisipasi persediaan

perlengkapan yang dibutuhkan. Segala perlengkapan dan peralatan kantor

dibuatkan inventory report yang akan dilaporkan setiap bulannya. Inventory report

berisikan tanggal barang masuk, jumlah pemakaian, sisa persediaan, penanggung

jawab, dan tujuan pemakaian. Setiap persediaan perlengkapan yang akan segera

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 80

habis akan dilaporkan dan dibuatkan pengajuan pembelian barang untuk menambah

persediaan barang di kantor.

f. Mengelola kas kecil dan keuangan perusahaan. Sekretaris di PT Salica Indonesia

bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan perusahaan. Setiap permintaan

pembelian barang harus dibuatkan formulir permintaan pembelian barang yang

berisi tanggal permohonan, departemen dan nama yang bertanggung jawab

terhadap permintaan barang, kuantitas barang, dan total harga barang. Setiap

formulir permintaan pembelian barang harus ditanda tangani oleh Finance

Controller dan Executive Director atau General Manager. Setelah permintaan

disetujui, maka uang dapat dikeluarkan oleh Administrative Asistant/Sekretaris.

Setiap pengeluaran perusahaan dalam jumlah besar maupun sedikit harus memiliki

bukti-bukti pengeluaran (dokumen lengkap) yang dapat dipertanggung jawabkan.

Setelah akhir bulan, segala bukti pengeluaran harus terkumpul dan dibuatkan

laporan, kemudian bagian keuangan dapat membukukannya dalam kas perusahaan.

g. Melaksanakan korespondensi. Pesan yang masuk ke perusahaan diterima oleh

Adminitrative Assistant, kemudian dibalas/diteruskan kepada pihak yang terkait.

h. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting. Setiap perusahaan tentu memiliki

dokumen penting, dan setiap dokumen penting tersebut harus dijaga dan dipastikan

keamanannya. Sistem pengarsipan yang digunakan adalah sistem kronologis dan

alphabetic. Data penjualan produk diarsipkan menurut tanggal pejualan dari yang

terdahulu sampai yang terakhir. Sedangkan setiap data perusahaan dibagi

berdasarkan subyek dan diurut menurut alphabet subyek tersebut.

i. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman

relasi maupun kegiatan lainnya. Setiap undangan pertemuan yang ditujukan kepada

pimpinan harus ditanyakan terlebih dahulu mengenai kesediaan pimpinan. Jika

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 81

pimpinan bersedia, maka sekretaris dapat memasukkan pertemuan tersebut ke

dalam agenda pimpinan. Pengaturan jadwal tersebut juga terkait dengan hal lain

yang mendukung. Lokasi pertemuan harus dipertimbangkan mengenai estimasi

waktu tempuh pimpinan maupun relasi pimpinan untuk menuju tempat pertemuan

agar pertemuan bisa berjalan dengan lancar tanpa mengganggu jadwal lainnya. Satu

hari sebelum waktu pertemuan, sekretaris wajib konfirmasi kepada relasi pimpinan

untuk memastikan pertemuan yang akan dilakukan.

j. Melakukan pemesanan tempat. Dalam kegiatan sehari-hari, terkadang seorang

pimpinan membutuhkan restoran untuk bertemu dengan rekan kerja, pesawat untuk

berpergian, dan hotel untuk menginap. Sebagaimana pekerjaan sekretaris, demikian

pula Penulis memiliki tugas untuk membantu pimpinan dalam pemesanan meja

restoran, kamar hotel, dan tiket. Dalam pemesanan, yang harus diketahui adalah

waktu, jumlah peserta, dan permintaan tambahan yang diinginkan pimpinan.

Kemudian pemesanan dapat dilakukan melalui telepon maupun internet.

Kualitas seorang sekretaris berpengaruh terhadap kemajuan perusahaan.

Berdasarkan teori, untuk menjadi sekretaris yang profesional harus memiliki kualitas

dan keterampilan yang baik sehingga berpengaruh bagi perusahaan. Berikut

keterampilan yang paling dibutuhkan oleh sekretaris di PT Salica Indonesia.

a. Knowledge (pengetahuan)

1) Wawasan. Sekretaris memiliki peran sebagai sumber informasi yang akurat

terhadap pimpinan. Sehubungan dengan pimpinan di PT Salica Indonesia yang

bertempat tinggal di Jepang, pimpinan belum mengenal kondisi dan lingkungan

di Indonesia terutama di Jakarta. Penulis dipercaya oleh pimpinan untuk

mencari dan memberikan informasi. Kemajuan perusahaan sangat ditentukan

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 82

oleh kemampuan seorang sekretaris untuk memperoleh dan memproses

informasi agar dapat mengambil keputusan yang cepat dan akurat. Para

sekretaris yang menjadi pendukung utama para pengambil keputusan, harus

mampu menjadi information provider, yang mencari dan memilih informasi

bagi atasannya agar dapat mengambil keputusan secara cepat dan akurat.

2) Bahasa. Pimpinan tertinggi di PT Salica Indonesia adalah berkewarga negaraan

Jepang. Untuk dapat berkomunikasi dengan pimpinan, maka setiap karyawan

harus berbicara dalam bahasa Inggris, karena bahasa Inggris adalah salah satu

bahasa internasional yang digunakan di manca negara. Sebagai sekretaris yang

selalu berinteraksi dengan pimpinan, penulis harus dapat berkomunikasi dengan

baik agar pesan yang disampaikan dapat diterima dengan benar. Maka dari itu,

kemampuan berbahasa asing adalah hal yang wajib dimiliki oleh seorang

sekretaris.

3) Teknologi. Berdasarkan latar belakang PT Salica Indonesia yang mana

perusahaan tersebut adalah anak perusahaan Salica Japan yang berlokasi di

Jepang, teknologi yang digunakan di Indonesia-pun adalah teknologi berstandar

Jepang. Negara Jepang dikenal sebagai salah satu negara yang memproduksi

beberapa teknologi yang canggih. Sekretaris profesional dituntut untuk

menguasai bekal kemampuan dan keterampilan berkomunikasi serta kemahiran

memanfaatkan teknologi perkantoran. Kegiatan yang dilakukan penulis di PT

Salica Indonesia memiliki hubungan erat dengan teknologi.

b. Special Knowledge (Pengetahuan Khusus)

Setiap perusahaan memiliki bidang yang berbeda-beda. Setiap sekretaris harus

mengenal perusahaan tempat dia bekerja. PT Salica Indonesia adalah perusahaan

yang bergerak di bidang kecantikan dan kesehatan. Penulis dituntut untuk memiliki

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 83

pengetahuan mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan perusahaan,

seperti: (1) pengetahuan akan kandungan serta perincian mengenai produk yang

didistribusikan oleh perusahaan; (2) mengetahui produk-produk atau perusahaan

yang menjadi competitor PT Salica Indonesia; dan (3) mengetahui kandungan dan

harga produk pesaing.

3. Analisis Pengaruh Kualitas Sekretaris Terhadap Kemajuan Perusahaan

PT Salica Indonesia adalah perusahaan yang baru berdiri sehingga hasil kerja

yang diperoleh belum dapat diukur secara optimal. Dikarenakan belum tebentuknya

manajemen yang yang teratur, maka deskripsi tugas masing-masing departemen masih

tumpang-tindih sehingga menyebabkan tidak fokusnya karyawan dalam menjalankan

tugas dan pekerjaannya. Pada proses pencapaian tujuan sangat diperlukan adanya peran

pemimpin, seseorang yang bertanggung jawab penuh terhadap jalannya sebuah

organisasi. Sehubung dengan jadwal pimpinan yang tidak selalu ada di Indonesia,

melainkan mengelola Salica Japan di Negara Jepang, maka seorang pimpinan

membutuhkan sekretaris untuk membantu pekerjaannya. Dengan adanya sekretaris,

maka pimpinan dapat memantau keadaan dan perkembangan perusahaan. Pimpinan

juga dapat mewakilkan sebagian tugasnya kepada sekretaris untuk berkomunikasi

dengan relasi/rekan kerja di Indonesia selama pimpinan berada di Jepang. Seorang

pimpinan akan dapat memimpin perusahaan dari jarak jauh dengan baik, tentunya jika

sekretaris yang berperan sebagai pembantu pimpinan memiliki kualitas yang baik.

Dalam setiap perusahaan, peraturan sangatlah penting demi terciptanya ketertiban

di suatu perusahaan. Dalam kenyataan yang terjadi di PT Salica Indonesia, pengawasan

terhadap karyawan masih perlu ditingkatkan sehingga karyawan yang tidak diawasipun

dapat bekerja secara disiplin. Sekretaris yang diberikan tugas oleh pimpinan untuk

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 84

memantau karyawan harus bisa menjadi contoh dan teladan dalam hal kedisiplinan.

Dengan adanya pengawasan terhadap karyawan yang dilakukan oleh sekretaris, maka

pimpinan dapat mengetahui tingkat kedisiplinan karyawan PT Salica Indonesia

sehingga dibentuknya peraturan-peraturan yang bertujuan meningkatkan kualitas

kinerja para karyawan.

PENUTUP

Peranan seorang sekretaris adalah sebagai pembantu pimpinan, pemegang rahasia

terbaik dalam perusahaan, sebagai beranda perusahaan, sebagai penghubung pimpinan

dengan pihak luar, perawat atau pelindung bagi pimpinan Maka dari itu, sekretaris sangat

dituntut untuk menjadi sekretaris yang professional. Kemampuan dan keterampilan teknis

adalah hal yang mutlak yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris professional untuk

segala bidang. Kemampuan berkomunikasi dan interaksi dengan pimpinan, pihak luar dan

juga rekan bisnis merupakan peranan yang sangat penting bagi seorang sekretaris.

Sekretaris juga harus mempunyai wawasan yang luas untuk dapat bersaing di dunia bisnis.

Seorang sekretaris tidak hanya dituntut terampil dalam urusan agenda, surat–

menyurat, menulis surat, menerima telepon, mengatur jadwal seorang pimpinan, tetapi juga

dituntut untuk terampil dalam melakukan berbagai hal serta memiliki kepribadian yang

baik, sebab seorang sekretaris memiliki peran untuk mewakili seorang pimpinan bahkan

perusahaan di tempat yang bersangkutan bekerja.

Di era global seperti ini, seorang sekretaris harus menguasai berbagai macam

teknologi serta komunikasi yang baik terhadap relasi/rekan kerja, karyawan atau bahkan

masyarakat. Sekretaris juga harus memiliki kemampuan berbahasa asing terutama bahasa

Inggris, karena perkembangan zaman semakin pesat sehingga besar kemungkinan bagi

sekretaris untuk bekerja dengan orang berkewarga negaraan asing.

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 85

Dalam hal peran Administrative Assistant di PT Salica Indonesia, terbukti bahwa

kualitas seorang sekretaris dapat mempengaruhi kemajuan perusahaan PT Salica Indonesia,

mengingat pimpinan perusahaan sering bepergian tugas ke Jepang. Di sisi lain kegiatan

rutin di kantor Jakarta harus berjalan sebagaimana mestinya, dan dalam hal ini dikerjakan

oleh Administrative Assistant yang diberikan weweanng oleh pimpinan.

Beberapa saran yang dapat disampaikan untuk kemajuan perusahaan antara lain : (1)

tugas dan tanggung jawab dibagikan sesuai dengan deskripsi tugas masing-masing

departemen atau posisi; (2) ketepatan waktu dalam jam masuk dan pulang kerja lebih

ditingkatkan; dan (3) seorang sekretaris seharusnya membenahi diri mulai sekarang, dan

senantiasa belajar serta memperbaharui pengetahuan dan keterampilan agar dapat

mengimbangi perkembangan global sehingga dapat mencerminkan perusahaan tempat

bekerja dan membawa nama baik perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA

Davis, B. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen. Pustaka Binaman Pressindo.

Jakarta. 1992.

Hendarto, M.G. Hartiti dan Tulusharyono, F.X. Menjadi Sekretaris Profesional. Lembaga

Manajemen PPM dan Penerbit PPM. Jakarta. 2003.

Indrajit, Richardus E. Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Elex Media

Komputindo. Jakarta. 2000.

Sedarmayanti. Tugas dan Pengembangan Sekretaris. CV. Mandar Maju. Bandung. 2005.

http://community.siutao.com/showthread.php/5367-Bagaimana-Membentuk-Organisasi-

yang-Baik, diakses tanggal 19 April 2014

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 86

http://kembanglatar-org.blogspot.com/2010/04/organisasi-yang-baik.html, diakses tanggal

19 April 2014

http://www.kangnanto.com/berita-192-organisasi-tugas-kuliah.htm, diakses tanggal 19

April 2014

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 87

PEDOMAN PENULISAN NASKAH

1. Naskah merupakan tulisan yang bersifat ilmiah baik dari dosen, mahasiswa, pegawai

ASEKMA Don Bosco di bidang Sekretaris.

2. Naskah merupakan hasil penelitian lapangan, studi kasus, dan studi kepustakaan yang

bersifat obektif, sistematis, analitis dan deskriptif.

3. Naskah harus asli dan belum pernah dipublikasikan melalui media lainnya.

4. Kata atau istilah asing yang belum diubah menjadi kata Indonesia atau belum menjadi

istilah teknis diketik dengan huruf miring (italic).

5. Naskah diketik dalam Microsoft Word huruf Times New Roman 12, jarak baris 2 spasi,

jumlah halaman seluruhnya 14-20 lembar ukuran A4, dengan margin kiri dan bawah 3

cm, margin kanan dan atas 2.5 cm dan dikirim ke alamat redaksi.

6. Sistematika terdiri dari : Judul, Nama Penulis, Instansi, Alamat Email, ABSTRAK (jika

makalah ditulis dalam Bahasa Indonesia maka abstrak ditulis dalam Bahasa Inggris dan

demikian sebaliknya), PEDAHULUAN (latar belakang, permasalahan, tujuan, manfaat,

dan metodologi), PEMBAHASAN, PENUTUP (kesimpulan dan saran), dan DAFTAR

PUSTAKA.

7. ABSTRAK merupakan intisari (substansi) yang mencakup pendahuluan, pendekatan,

metode, hasil dan kesimpulan; ditulis dalam Bahasa Inggris/Indonesia kurang lebih

100-200 kata, italic, dalam 1 paragraf.

8. Daftar Pustaka ditulis tanpa nomor, diurutkan secara alfabetis: Nama pengarang (tanpa

gelar). Judul (cetak miring). Penerbit. Kota. Tahun Penerbitan.

Contoh: Ignatius Wursanto. Kompetensi Sekretaris Profesional. Andi. Yogyakarta.

2004.

9. Isi naskah bukan tanggungjawab redaksi. Redaksi berhak memilih naskah dan

mengedit redaksionalnya tanpa mengubah arti.