adb’s secretary - asekmadb.ac.idasekmadb.ac.id/akademis/jurnal/dokumen/2017/adbs0622017.pdf ·...

Jurnal ADB’S Secretary Vol.6, No.2, Juli 2017 i

Vol.6 No.2 - Juli 2017 ISSN 2089-4198

ADB’S Secretary JURNAL DUNIA SEKRETARIS

Susunan Kepengurusan Jurnal Ilmiah Dunia Sekretaris :

Penanggung Jawab

:

Muller Sagala, S.E., M.M.

Mitra Bestari/Reviewer

Pimpinan Redaktur

:

:

Dr. Nicolaus Uskono, S.Sos., M.Si.

Dr. V.W. Cahyana, M.Si.

Dr. Hendrikus Passagi

Dr. Zulkifli Rangkuti

V.Y. Sri Sudarwinarti, S.Pd., M.Si.

Wakil Pimpinan Redaktur : Drs. Redemptus Sriyono D H., Bc.Th.

Redaktur : Cecilia Agustien Umbas, S.Kom., M.Pd.

Astuti Widiati, S.E., M.Pd.

Penyunting / Editor : Ir. Markonah, ASAI, M.M.

Drs. Redemptus Sriyono D H., Bc.Th.

Muller Sagala, S.E., M.M

Desain Grafis dan Fotografer : Muller Sagala, S.E., M.M.

Sekretariat : M.V. Mieke Marini M.P., S.Pd

Widyastuti Listyawati, S.Sos.

Theresia Pawarti

A. Niken Budi Palupi

Alamat Redaksi : Kampus Asekma Don Bosco

Jl. Pulomas Barat V

Jakarta Timur

Telp: 021-4898774 Faks:021-4701190.

Situs http://www.asekma.ac.id

Email: [email protected]

Jurnal ADB’S Secretary Vol.6, No.2, Juli 2017 ii

PENGANTAR REDAKSI

Pembaca yang terhormat,

Buku Jurnal Dunia Sekretaris Nomor Vol.6 No.2 Juli 2017 ini merupakan karya

ilmiah dari para dosen, alumni, mahasiswa dari perguruan tinggi, dan pegawai Akademi

Sekretari dan Manajemen Don Bosco yang relevan dengan dunia sekretaris. Buku Jurnal

Ilmiah volume ini menyajikan beberapa kajian yang menarik antara lain analisis bagaimana

memperkuat nilai keunggulan lulusan sehingga sesuai dengan kebutuhan pasar kerja, serta

bagaimana solusi atas temuan kendala pada saat praktik kerja.

Semoga para pengguna buku Jurnal Ilmiah ini mendapatkan manfaat besar dalam

bidangnya masing-masing sekaligus untuk mendorong perkembangan profesi sekretaris

dalam dunia yang terus berubah.

Salam sukses dari Dewan Redaksi.

Jakarta, 3 Juli 2017

Dewan Redaksi

Jurnal ADB’S Secretary Vol.6, No.2, Juli 2017 iii

Vol.6 No.2 - Juli 2017 ISSN 2089-4198

ADB’S Secretary JURNAL DUNIA SEKRETARIS

DAFTAR ISI

Hal

PERANAN SEKRETARIS SEBAGAI GENERAL ADMINISTRATIVE

SUPPORT DI PT HOSHINO GLOBAL

Oleh: Astuti Widiati, S.E., M.Pd.

Lisa

1

PERANAN SEKRETARIS DALAM MENUNJANG KINERJA PIMPINAN

PADA PT SINAR CEMPAKA SUKSES, JAKARTA

Oleh : V.Y. Sri Sudarwinarti, S.Pd., M.Si.

Aktis

22

KORELASI KEMAMPUAN KOMUNIKASI TERHADAP KEUNGGULAN

PENAMPILAN DAN KETERAMPILAN KERJA

STUDI KASUS : MAHASISWA ASEKMA DON BOSCO ANGKATAN

TAHUN 2012-2014

Oleh: Muller Sagala, S.E.,M.M.

51

PERAN PUBLIC RELATIONS OFFICER DALAM PENANGANAN MEDIA

SOSIAL PT KOMPAS GRAMEDIA NUSANTARA

Oleh : Cecilia Agustien Umbas, S.Kom., M.Pd.

Gishella Monica Florence

73

PERAN SEKRETARIS DALAM RANGKA MENINGKATKAN KINERJA

PIMPINAN PADA DEPARTEMEN HRD DI PT ASTRA INTERNATIONAL

– ISUZU SALES OPERATION

Oleh: Muller Sagala, S.E.,M.M.

Yoventia Chrisnandhita

101

Jurnal ADB’S Secretary Vol.6, No.2, Juli 2017 1

PERANAN SEKRETARIS SEBAGAI GENERAL ADMINISTRATIVE SUPPORT

DI PT HOSHINO GLOBAL

Oleh:

Astuti Widiati, S.E., M.Pd. (Dosen ASEKMA Don Bosco, [email protected])

Lisa (mahasiswa tingkat III, [email protected])

ABSTRACT

In the business world and the industrial world, the secretary is one of the important

elements needed by this company. The secretary gives a lot of support to the divisions

within the company. One of them is administrative support. A good administration system

has a positive effect on the sustainability of the company's activities. Good administration

can be seen from several things: the archive with a neat archive so it makes it easier to

search data when necessary. The author has conducted observations and analysis during

the process of work practices in the company. Some suggestions and solutions for the

company is the improvement of the administrative system needs to be done primarily for

filing system so that data easily found when necessary, financial governance such as petty

cash advised to use the form of money in and out, the need for a recruitment process to add

human resources to work. Hopefully it can be completed on time and the addition of office

tools to support employee performance.

Keywords: Secretary, Administrative, Support

PENDAHULUAN

Dalam menjalankan tugasnya seorang sekretaris dituntut untuk memiliki soft skill dan

hard skill. Tuntutan akan soft skill dan hard skill seorang sekretaris semakin hari semakin

berkembang menjadi lebih kompleks. Sekretaris tidak hanya terlibat dalam keseharian

seorang pimpinan akan tetapi seluruh bagian perusahaan. Seorang sekretaris dituntut harus

mampu memahami setiap kegiatan yang berlangsung di perusahaan, mulai dari keuangan,

sumber daya manusia dan hal-hal administratif lainnya.

Penulis tertarik untuk mengangkat karya tulis ini dengan judul “Peranan Sekretaris

Sebagai General Administrative Support Di PT Hoshino Global”. Penulis akan menelaah

peranan seorang sekretaris dalam melaksanakan fungsi-fungsi administatif serta fungsi-

fungsi lainnya. Penulis juga ingin melihat sejauh mana ilmu yang berlaku secara teori

mailto:[email protected]


dapat digunakan untuk menangani hal-hal yang berkaitan dengan dunia pekerjaan

khususnya dalam menjalankan fungsi administratif.

Penulis mencoba mengimplementasikan semua skills yang diperoleh selama duduk di

bangku kuliah baik itu soft skill maupun hard skill. Penulis terjun langsung melakukan

pengamatan dan praktik kerja dalam dunia kerja. Melalui praktik kerja ini Penulis juga

menyadari ada skill-skill yang harus Penulis perdalam guna meningkatkan kualitas kinerja

Penulis.

Sekretaris memiliki peranan penting dalam sebuah perusahaan mulai dari melakukan

kegiatan administrasi, keuangan hingga mengelola hubungan dengan pihak eksternal.

Selama melakukan kegiatan praktik kerja di perusahaan sebagai sekretaris Direktur Utama,

Penulis berhasil menemukan pelbagai masalah yaitu: 1) Sumber daya manusia yang

terbatas sehingga job description yang dilakukan bertambah; 2) Sistem administrasi yang

belum tertata dengan baik; dan 3) Peralatan kantor yang minim.

Penulis melaksanakan tugas-tugas administrasi di perusahaan. Sistem administrasi

yang ada sangat mempengaruhi kegiatan sebuah perusahaan. Semua kegiatan perusahaan

dapat berjalan dengan baik apabila sistem tertata dengan baik. Seorang sekretaris tentu

memiliki dasar seputar kegiatan administrasi, dalam hal ini peran seorang sekretaris yang

mampu mengelola sistem administrasi yang baik sangat dibutuhkan oleh perusahaan.

Tujuan penulisan karya ilmiah ini adalah untuk mengetahui sejauh mana peran

seorang sekretaris dapat memberikan perbaikan sistem pengarsipan dalam suatu

perusahaan dengan menggunakan soft skills dan hard skills yang dimilikinya.

Manfaat penulisan karya ilmiah ini adalah untuk memberikan solusi atas

permasalahan sistem kearsipan yang ada dalam perusahaan dan sebagai bahan evaluasi

untuk perbaikan sistem lainnya untuk masa yang akan datang.


Metode penyusunan karya ilmiah ini ini adalah studi pustaka dan studi lapangan

berdasarkan pengamatan dan pelaksanaan praktik kerja.

LANDASAN TEORI

1. Pengertian Sekretaris

Pengertian sekretaris dapat ditinjau dari beberapa segi. Dari segi asal kata, istilah

sekretaris berasal dari kata secretum dalam bahasa Latin yang berarti rahasia. Kata

secretum kemudian berubah menjadi kata secretaire dalam bahasa Perancis, secretary

dalam bahasa Inggris, dan akhirnya menjadi kata secretaries dalam bahasa Belanda.

Jadi sekretaris adalah orang, pegawai, atau karyawan yang diberi tugas dan pekerjaan

berhubungan dengan masalah rahasia negara atau perusahaan. Dengan demikian

sekretaris haruslah seorang pegawai atau karyawan yang dapat memegang rahasia

dalam menjalankan tugas dan pekerjaannya sehari-hari, dan berperan sebagai pembantu

pimpinan.

Menurut M. Braum dan Ramon C. Portugal (1954) “The term secretary as used in

this booklet means as an assistant to chief who takes dictation, prepares

correspondence, receive visitor, checks or reminds her chief of his official engagement

or appointment and performs many other related duties that increase the effectiveness

of the chief.”

Pernyataan di atas berarti kata sekretaris seperti yang dipergunakan dalam buku ini

dapat diartikan seorang pembantu pimpinan yang bertugas menerima pendiktean,

menyiapkan surat-menyurat atau korespondensi, menerima tamu, mengingatkan

pimpinan tentang kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya serta melakukan tugas-

tugas lainnya yang berkaitan dengan peningkatan efektivitas kerja pimpinan.


2. Macam-macam Sekretaris

a. Sekretaris Organisasi. Ada beberapa pandangan tentang sekretaris organisasi.

Sekretaris organisasi disebut juga sekretaris instansi, sekretaris perusahaan,

business secretary, excecutive secretary. Seorang sekretaris organisasi disamping

mengerjakan perintah pimpinan, juga memiliki kedudukan sebagai manajer yang

mengelola suatu unit kerja dalam bidang kesekretariatan. Oleh karena itu, seorang

sekretaris organisasi memiliki peran dan fungsi manajerial, meliputi membuat

perencanaan, melakukan pengorganisasian, membimbing dan mengarahkan,

mengontrol serta mengambil keputusan atas berbagai masalah yang dihadapi dalam

bidang pekerjaan kesekretariatan.

b. Sekretaris Pimpinan. Sekretaris pimpinan sering disebut private secretary.

Sekretaris pimpinan dalam kedudukannya merupakan seorang pembantu pimpinan

yang bertugas memperingan, mempermudah, dan memperlancar tugas pekerjaan

dan tanggung jawab pimpinan.

c. Sekretaris Senior. Sekretaris yang memiliki masa kerja, pengalaman kerja,

kemampuan, dan prestasi kerja sebagai sekretaris yang mandiri, tidak tergantung

pada perintah pimpinan. Perlu digaris-bawahi bahwa seorang sekretaris senior tidak

sematamata diukur dari usia yang lebih tua dibandingkan pegawai atau staf yang

lain, tetapi atas prestasi kerja yang telah dicapai oleh sekretaris itu secara nyata.

Sekretaris senior tidak hanya mampu mengerjakan tugas yang diberikan oleh

pimpinan, tetapi juga mampu mengatasi berbagai masalah yang dihadapi.

d. Sekretaris Junior. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, kata junior berarti lebih

muda, dapat juga berarti berpangkat atau berkedudukan lebih rendah. Sekretaris

junior adalah sekretaris yang masih muda, dapat juga berarti sekretaris yang masih

berpangkat atau berkedudukan rendah, muda dalam pengalaman, belum memiliki


banyak pengalaman, atau baru saja diangkat sebagai pegawai dengan jabatan

sekretaris.

3. Peranan dan Tanggung Jawab Sekretaris

Pada dasarnya setiap sekretaris mempunyai peranan yang sama, yaitu membantu

kelancaran pelaksanaan tugas-tugas pimpinan. Dalam melaksanakan tugas tersebut,

seorang sekretaris bukan hanya berhubungan dengan pimpinannya saja melainkan juga

dengan klien perusahaan, karyawan lain, juga dengan pekerjaan yang ditekuninya.

Adapun peranan sekretaris adalah sebagai berikut:

a. Sekretaris sebagai duta. Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris

sebagai wakil dari perusahaan sehingga penampilan dan sikapnya haruslah baik dan

profesional, karena sekretaris bukan hanya berhubungan dengan masyarakat

tersebut.

b. Sekretaris sebagai pintu gerbang. Peranan sekretaris dikatakan sebagai pintu

gerbang karena fungsi sekretaris salah satunya adalah sebagai penerima tamu.

Untuk itulah letak meja dan kursi sekretaris berdekatan dengan pintu masuk

ruangan pimpinan di mana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin

bertemu dengan pimpinan haruslah melapor atau ijin kepada sekretaris terlebih

dahulu.

c. Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan. Di sini sekretaris harus dapat

berperilaku selayaknya ibu dari perusahaan. Ia harus dapat menaungi perusahaan

dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantornya. Misalnya; membuat

ruangan menjadi seperti rumah sendiri sehingga terasa nyaman agar para tamu,

relasi, karyawan dan pimpinan di perusahaan merasa betah.

d. Sekretaris sebagai humas. Sekretaris sebagai penghubung antara perusahaan

dengan lingkungan kerja, lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara


langsung melalui telepon, atau media yang lain. Dalam peranannya sebagai humas,

sekretaris haruslah mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama

sifat dan perilakunya. Dalam menghadapi pihak lain, ia harus dapat menempatkan

diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada, demi tercapainya tujuan perusahaan

apalagi bila perusahaan membutuhkan suatu kerjasama yang baik dengan seseorang

atau lembaga lain.

Sedangkan tanggung jawab sekretaris adalah sebagai berikut:

a. Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu). Sekretaris bertanggung jawab

terhadap kemampuan diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah yang lebih

berkualitas. Dengan “mengelola” diri sendiri supaya dapat tampil dengan

kemampuan prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari, antara lain: (1)

Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan

distribusi informasi yang efisien. (2) Mendistribusikan informasi dari kantor

pimpinan secara jelas dan akurat. (3) Mendukung kelancaran alur kerja antara

kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya. (4) Memberikan peluang kepada

pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka

panjang. (5) Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan.

b. Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam). Sekretaris bertanggung jawab

terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap

kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas: (1) Mengelola

sumber daya kantor termasuk keuangan. (2) Menciptakan suasana (fisik dan

mental) yang mendukung kelancaran kerja. (3) Mendukung penciptaan budaya

kerja yang positif. (4) Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di

lingkungan perusahaan. (5) Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas

dan efisiensi kerja di kantor.


c. Networking Responsibility. Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan

dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya

adalah melalui upaya memperluas network perusahaan, mengatur dan mengawasi

pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh kantor

dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam

mengembangkan citra perusahaan.

d. Tanggung jawab atas keberhasilan perusahaan. Dalam peran aktifnya membantu

kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang telah

ditetapkan.

e. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris. Salah satu segi penting dari jabatan

sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis,

adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi.

Sebagai perantara, berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam

urusan bisnis dengan pihak ketiga, karena sekretaris mempunyai wewenang ini.

Jadi sekretaris harus bertindak hati-hati dan bertanggung jawab.

4. Tugas Seorang Sekretaris

a. Tugas-tugas rutin. Yaitu tugas-tugas umum yang dikerjakan oleh sekretaris setiap

harinya tanpa menunggu instruksi dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu sudah

harus dilaksanakan sesuai dengan yang telah diterapkan. Tugas ini meliputi: a.

Membuka surat masuk untuk pimpinan; b. Menerima dikte; c. Menerima dan

melayani tamu serta bertamu mewakili pimpinan; d. Menerima dan melayani

telepon serta menelpon; e. Menata arsip/surat; f. Menyusun dan membuat surat

untuk kepentingan pimpinan (korespondensi); g. Mengurus dan mengendalikan

surat; h. Menyiapkan pembuatan laporan; i. Menyusun dan membuat jadwal

kegiatan pimpinan; j. Mengelola kas kecil.


b. Tugas-tugas khusus. Tugas-tugas ini tidak selalu setiap hari dilaksanakan oleh

sekretaris tetapi hanya dilaksanakan bila diperintahkan langsung/ instruksi khusus

oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Jadi yang

dimaksud tugas di sini adalah pekerjaan yang hanya kadang-kadang dihadapi akan

tetapi harus dilaksanakan sebaik-baiknya dan adanya unsur kepercayaan bahwa

tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Pimpinan beranggapan

bahwa untuk tugas tertentu sekretaris dianggap sudah menguasai sehingga

pimpinan memberikan kepercayaan kepada sekretaris untuk menyelesaikannya.

Tugas tersebut meliputi: a) Menyiapkan rapat dan membuat notulen; b)

Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar; c)

Menyusun surat rahasia (confidential); d) Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan

(pemesanan tiket, booking hotel, menyusun agenda perjalanan pimpinan sampai

mencatat pengeluaran biaya perjalanan dinas); e) Menyusun acara pertemuan

bisnis; f) Menyusun makalah, pidato untuk pimpinan; g) Mengurus masalah dengan

bank; h) Mendatangi perusahaan lain atau instansi pemerintah untuk mencari

informasi atau menyampaikan informasi; i) Pemberian kado atau cindera mata

untuk klien pada event-event tertentu.

c. Tugas-tugas istimewa. Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara

lain: a) Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang

diperlukan; b) Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada

relasi; c) Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan

kegiatan lainnya; d) Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari

suatu badan atau instansi; e) Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka

dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan; f) Menghadiri rapat-rapat

dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis; g)


Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana

yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.

d. Tugas sosial. Tugas sosial, meliputi: a) Mengurusi rumah tangga kantor; b)

Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan

undangannya; c) Menyampaikan ucapan selamat atau menyatakan bela sungkawa

kepada relasi atas nama pimpinan.

e. Tugas keuangan. Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty

cash (uang cadangan/kas kecil). Tugas keuangan ini antara lain: a) Menangani

urusan keuangan pimpinan di bank, misalnya: penyimpanan uang di bank,

penarikan cek, pengambilan uang dari bank; b) Membayar rekening-rekening,

pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan; c) Menyimpan catatan pengeluaran

sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.

f. Tugas resepsionis. Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu: a) Menerima dan

menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon; b) Menerima tamu

yang akan bertemu dengan pimpinan; c) Mencatat janji-janji untuk pimpinan; d)

Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.

g. Tugas insidentil. Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh

sekretaris meliputi: a) Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan

pidato atau pernyataan pimpinan; b) Membuat ikhtisar dari berita-berita dan

karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media-media lain

yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan; c) Mengoreksi bahan-bahan

cetakan, misal: brosur, undangan, formulir, dan daftar yang dikonsep oleh

perusahaan; d) Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.

h. Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis). Pertemuan bisnis

(Business Meeting) ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan


memberi sesuatu berupa informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan

masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan

melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.

i. Tugas kreatif. Tugas atas prakarsa sendiri sendiri yakni tanpa diminta oleh

pimpinan, tugas ini hasil pertimbangan sekretaris tentang perlu tidaknya sesuatu

dikerjakan sehingga dapat membantu, meringankan beban pekerjaan pimpinan.

Tugas kreatif meliputi: a) Membuat perencanaan kerja; b) Mempelajari

pengetahuan tentang bank; c) Mempelajari pengetahuan tentang kas kecil; d)

Pemantapan kepribadian; e) Efisiensi kerja; f) Pengembangan diri sekretaris dengan

mengikuti seminar, pelatihan ataupun kursus yang menunjang pekerjaan; g)

Mengirimkan bunga atau surat ucapan selamat kepada rekan pimpinan yang

memperoleh promosi jabatan; h) Menyiapkan perabot kantor perlengkapan dan

alat-alat penting bagi sekretaris; i) Membuat kliping iklan atau artikel yang

dibutuhkan perusahaan; j) Mengumpulkan brosur, pricelist dari berbagai macam

pameran yang berguna bagi perusahaan; k) Memahami cara kerja mesin kantor dan

audio visual (alat bantu peraga); l) Memahami dan mempelajari organisasi,

peraturan/ keadaan organisasi, product knowledge, budaya perusahaan tempat

bekerja.

5. Pengertian Administrasi

Secara etimologi administrasi berasal dari Bahasa Yunani atau Latin yakni: dari

kata administrare. Istilah ini timbul dari dua suku kata ad dan manistrare. Ad berarti

intensive "terus-menerus atau kontinu" dan ministrare berarti to serve or to conduct

"membantu, memenuhi atau melayani". Maksudnya administrasi adalah aktivitas yang

dilakukan secara teratur dan kontinu untuk membantu, memenuhi atau melayani orang-

orang dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.


Dalam Bahasa Belanda timbullah kata administratie, Bahasa Inggris menjadi

administration, administratio and administrativus dan dalam Bahasa Indonesia jadilah

kata administrasi. Bahasa Indonesia tidak memberikan pengertian yang satu tetapi ada

dua pengertian yakni: administrasi dalam arti sempit dan administrasi dalam arti luas.

Administrasi dalam arti sempit lebih berorientasi pada istilah yang timbul dari

Bahasa Belanda. Menurut Irmanyah (1986), administrasi mengandung arti segala

pencatatan kegiatan kantor ialah tata usaha dan tata pembukuan. Tata usaha berkaitan

dengan kegiatan kantor yang bersifat non finansil dan tata pembukuan pada kegiatan

yang bersifat finansil. Selanjutnya dalam arti luas administrasi lebih berorientasi pada

istilah Bahasa Inggris baik sebagai verb; administratio, noun; administratio and

adjective: administrativus or administratious.

Rangkaian kegiatan yang digolongkan sebagai administrasi mencakup: dilakukan

oleh sekelompok orang; berlangsung dalam suatu kerjasama; dan dimaksudkan untuk

mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan.

6. Unsur Administrasi

Apabila administrasi sebagai suatu konsep diteliti, maka selain bermacam-macam

pekerjaan pokok yang dilakukan masing-masing orang bagi tercapainya tujuan, terlihat

pula adanya unsur umum. Unsur umum yang terdapat di dalam rangkaian administrasi

yaitu:

a) Organisasi. Unsur pertama dari administrasi adalah organisasi yaitu berupa

kegiatan penataan yang berupa penyusunan suatu kerangka yang menjadi wadah

bagi segenap kegiatan kerjasama dengan jalan mengelompokkan pekerjaan-

pekerjaan yang harus dilakukan, membagi tugas di antara para pejabat yang harus

melaksanakan, menetapkan wewenang dan tanggung jawab masing-masing serta

menyusun jalinan hubungan kerja di antara para pejabatnya. Dengan dilakukan


rangkaian kegiatan tersebut akan tercipta kerangka kerjasama yang lazim yang

disebut organisasi.

b) Manajemen. Unsur kedua dari administrasi adalah manajemen yaitu rangkaian

kegiatan penataan yang berupa penggerakan orang-orang dan pengerahan fasilitas

kerja agar tujuan kerjasama benar-benar tercapai.

c) Komunikasi. Unsur ketiga dari administrasi adalah komunikasi yaitu rangkaian

kegiatan penataan yang berupa penyampaian warta dari seseorang kepada pihak

lain dalam kerjasama mencapai tujuan tertentu.

d) Informasi. Unsur keempat daari administrasi adalah informasi yaitu rangkaian

kegiatan penataan yang berupa penghimpunan, pencatatan, pengolahan,

penggadaan, pengiriman, penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan, dan

pemusnahan informasi.

e) Personalia. Unsur kelima dari administrasi adalah personalia yaitu rangkaian

kegiatan penataan yang berupa pencarian, pelamaran, pengujian, penerimaan,

pengangkatan, penempatan, pemutasian dan pemberhentian.

f) Finansial. Unsur keenam dari administrasi adalah finansial yaitu rangkaian kegiatan

penataan yang berupa penyusunan anggaran belanja, penentuan sumber biaya, cara

pemakaian, cara pembukaan dan pertanggungjawaban.

g) Materia. Unsur ketujuh dari administrasi adalah materia yaitu rangkaian kegiatan

penataan yang berupa pengadaan, pencatatan, pengaturan pemakaian dan

pemeliharaan.

h) Relasi Publik. Unsur kedelapan dari administrasi adalah relasi publik yaitu

rangkaian kegiatan penataan yang berupa usaha pengenalan kegiatan organisasi

kepada lingkungan dan penangkapan hasrat terhadap suasana lingkungan.

7. Kegiatan Administrasi


Terdapat tujuh pola kegiatan utama dalam administrasi yaitu:

a) Kegiatan menghimpun keterangan. Meliputi pekerjaan mencari, mengumpulkan,

serta mengusahakan informasi yang diperlukan. Hasil yang diperoleh dapat berupa

data kualitatif/kuantitatif. Data yang bersifat kualitatif misalnya: Informasi tentang

masalah pegawai, pensiun, proses surat-menyurat sedangkan data yang bersifat

kuantitatif contohnya: data jumlah pegawai.

b) Kegiatan mencatat keterangan. Meliputi pekerjaan membukukan, membubuhkan,

atau memateri informasi dengan menggunakan peralatan tulis-menulis. Misalnya

kegiatan penulisan surat.

c) Kegiatan mengolah keterangan. Meliputi berbagai kegiatan untuk mengerjakan,

menganalisis atau menilai informasi dengan maksud menyajikan dalam bentuk

yang lebih bermanfaat bagi organisasi. Dalam melakukan pengolahan data dapat

digunakan dengan metode statistik serta non-statistik.

d) Kegiatan menggandakan keterangan. Kegiatan yang dilakukan untuk

memperbanyak berbagai keterangan dengan diketik, distensil, difotokopi dan

dicetak. Misal: kegiatan mencetak undangan, menggandakan peraturan, laporan

dan lain-lain.

e) Kegiatan pengiriman keterangan. Kegiatan yang dilakukan untuk menyampaikan

informasi baik secara langsung atau tidak langsung dari satu pihak kepada pihak

lain. Dalam menyampaikan informasi baik secara lisan maupun tertulis.

f) Kegiatan penyimpanan keterangan. Kegiatan menaruh atau meletakan keterangan/

arsip dengan cara, teknik dan alat tertentu. Dalam hal ini selain perlunya rasa aman

juga kemudahan memperoleh kembali bila data itu diperlukan di masa yang akan

datang. Misalnya: kegiatan penyimpanan surat dengan sistem abjad.


g) Kegiatan menghapus keterangan. Kegiatan menghapus berbagai keterangan yang

sudah tidak berguna dengan cara dan alat tertentu. Misalnya kegiatan

memusnahkan arsip dengan menggunakan jadwal retensi, angka tahun dan

sebagainya.

8. Prinsip Administrasi yang Baik

Menurut Henry Fayol dalam sebuah bukunya yang berjudul Administrationist

Industrialle Et Generalle (1990) terdapat 14 prinsip administrasi yang baik yaitu:

a) Division of work (pembagian kerja), merupakan spesialisasi yang mendapatkan

pertimbangan untuk mendapatkan efisiensi dalam pengelolaan tenaga kerja.

Pembagian kerja perlu mendapatkan ketegasan kepada para pelaksana dan

pimpinan mengenai tugas, wewenang serta tanggung jawab masing-masing dan

batas-batasnya.

b) Authority and responsibility (wewenang dan tanggung jawab). Kedua istilah itu

selalu erat hubungannya bagaikan dua sisi mata uang. Maksudnya bahwa di mana

ada wewenang di situ terdapat tanggung jawab atau sebaliknya tanggung jawab itu

timbul akibat dari adanya kewenangan.

c) Descipline (disiplin), merupakan persetujuan untuk tunduk/mengikuti secara

langsung peraturan yang telah ditentukan di dalam organisasi. Untuk memperoleh

disiplin diperlukan pembinaan dari atas yang baik pada semua tingkatan

manajemen.

d) Unity of command (kesatuan komando atau perintah). Sesuai dengan prinsip

menghendaki bahwa seorang pegawai hanya memiliki satu orang atasan saja.

Sehingga kesatuan perintah lebih berkaitan dengan pegawai.

e) Unity of direction (kesatuan arah/tujuan). Bahwa kelompok kegiatan harus

mempunyai seorang kepala dan sebuah rencana kemana arah dan tujuan organisasi


akan dicapai. Seorang pimpinan yang mengarahkan semua kegiatan didasarkan

pada satu tujuan yang sama, yakni organisasi secara keseluruhan.

f) Subordination of individual to general interest (mendahulukan kepentingan umum

daripada kepentingan pribadi). Di sini berarti mendahulukan kepentingan umum

daripada kepentingan pribadi.

g) Remuneration of personnel (penggajian pegawai). Bahwa di dalam pembayaran

upah kepada para pegawai hendaknya adil hingga dapat menjamin kepuasan baik

bagi para pekerja maupun pimpinan.

h) Centralization (pemusatan). Adanya pemusatan kegiatan organisasi.

i) Scalar Chain (skala hierarki). Pola pimpinan harus menunjukkan mulai dari

pimpinan teratas hingga terendah.

j) Order (tata tertib). Bahwa segala sesuatu yang berguna dan diperlukan dalam

organisasi harus sesuai dengan tempatnya terutama dalam pengaturan tata tertib

material dan personalia.

k) Equaly (keadilan). Bahwa bila sudah kelihatan kesetiaan dan pengabdian para

pegawai maka pemimpinpun hendaknya mengimbangi tindakan yang adil kepada

bawahannya.

l) Stability of tenore of personnel (stabilitas jabatan). Bahwa organisasi sebaiknya

jangan terlalu sering melakukan reorganisasi, rotasi atau pemutusan hubungan

kerja. Memindahkan, memecat dan menerima pegawai baru tanpa adanya

pertimbangan dan alasan yang logis. Hal ini akan berbahaya lebih-lebih bila

didasarkan pada pertimbangan subjektif.

m) Initiative (prakarsa). Memberikan atau membuat gagasan atau pola-pola baru.

n) Esprit de corps (solidaritas antar sesama). Perlu adanya kerja sama (team work) dan

kombinasi di antara karyawan untuk memperkuat kesatuan organisasi.


PEMBAHASAN

1. Gambaran Data Umum

PT Hoshino Global merupakan perusahaan yang mendistribusikan produk teh Ten

Ren's di Indonesia, yaitu produk teh asal Taiwan / Tiongkok.

Job description dari pimpinan dalam struktur organisasi perusahaan tersebut yang

sangat relevan dengan tugas-tugas pengamatan dan praktik kerja yaitu :

a. Direktur Utama, yaitu 1) Sebagai pembuat keputusan atau kebijakan tertinggi; 2)

Menerbitkan, menandatangani, menyetujui suatu kegiatan; 3) Memberikan

masukan untuk setiap kinerja bawahan; 4) Melakukan negosiasi atau kerja sama

dengan pihak lain; 5) Melakukan perjalanan dinas bila diperlukan; dan 6)

Menghadiri meeting dengan rekan bisnis.

b. Sekretaris, yaitu 1) Melakukan kegiatan administrasi perusahaan seperti: membuat

surat, invoice dan purchase order; 2) Mengatur janji temu pimpinan; 3) Menghadiri

rapat, seminar dan acara eksternal lainnya; 4) Melaporkan update seputar internal

perusahaan; 5) Mengatur perjalanan dinas pimpinan; dan 6) Membuat laporan petty

cash perusahaan.

c. Business Development, yaitu 1) Memperkenalkan produk yang dijual oleh

perusahaan kepada pembeli; 2) Menjual serta mendistribusikan produk; 3)

Membina hubungan baik dengan pembeli; 4) Memberikan laporan kepada

pimpinan; 5) Memberikan masukan kepada pimpinan berkaitan dengan kegiatan

Business Development.

d. Purchasing, yaitu 1) Menerima order dari para staff serta pimpinan; 2) Melakukan

pembelian barang dari supplier; dan 3) Mengajukan pengadaan barang kepada

pimpinan ; 4) Melaporkan pembelian kepada accounting; 5) Melakukan dealing

dengan supplier melalui persetujuan pimpinan.


e. Accounting/Finance, yaitu 1) Melakukan pembayaran untuk pembelian yang

dilakukan oleh purchasing; 2) Memberikan laporan keuangan kepada pimpinan;

dan 3) Melakukan pembayaran sewa gedung, telepon, internet, pajak serta gaji

karyawan.

2. Hasil Pengamatan dan Praktik Kerja

Penulis bekerja sebagai Sekretaris Direktur Utama. Terbatasnya sumber daya

manusia mengakibatkan Penulis harus melakukan multi tasking. Ruang lingkup

kegiatan Penulis saat bekerja adalah sebagai berikut.

a. Kegiatan kesekretariatan meliputi :

1) Mengelola petty cash. Penulis bertugas untuk mengelola petty cash perusahaan

dan membuat laporan petty cash untuk setiap kegiatan pembelian yang

dilakukan.

2) Mengatur janji temu. Penulis memiliki tanggung jawab untuk mengatur janji

temu untuk pimpinan. Janji temu biasanya dilakukan melalui telepon atau e-

mail. Setelah membuat janji temu Penulis juga memiliki kewajiban untuk

mengingatkan pimpinan.

3) Menghadiri rapat dan kegiatan eksternal. Selain kegiatan di dalam perusahaan

Penulis juga melakukan kegiatan di luar perusahaan yakni menghadiri rapat dan

acara eksternal dengan izin dan perintah pimpinan. Beberapa acara yang pernah

Penulis hadiri yaitu Taiwan Excellence, Taiwanese Dinner, serta rapat-rapat

lainnya.

b. Dukungan Administrasi meliputi :

1) Menerima surat masuk. Dalam hal ini Penulis bertugas untuk menerima surat

masuk dan menginformasikannya kepada pimpinan. Beberapa surat yang

pernah Penulis terima adalah surat tagihan dan surat pemberitahuan. Pimpinan


biasanya akan memberikan perintah untuk menanggapi surat tersebut atau

melakukan sesuatu berdasarkan isi surat tersebut.

2) Membuat surat. Penulis bertugas untuk membuat draft surat yang kemudian

diserahkan kepada pimpinan untuk disetujui. Surat-surat yang sudah disiapkan

yaitu surat kuasa, surat keterangan dan surat pemberitahuan.

3) Menerima dan merespon email. Penulis bertugas menerima dan merespon email

yang masuk ke email perusahaan. Beberapa email yang masuk biasanya berupa

invoice atau surat penawaran kerja sama. Penulis juga bertugas

memberitahukan email tersebut kepada pimpinan.

4) Melakukan kegiatan administrasi. Kegiatan administrasi menjadi hal utama

yang Penulis lakukan terutama mengarsip dokumen-dokumen seperti surat-

surat, invoice-invoice, serta dokumen-dokumen perusahaan lainnya. Kegiatan

administrasi lainnya adalah membuat invoice untuk penjualan yang dilakukan

oleh Business Development.

c. Dukungan Human Resource Department

Melakukan screening untuk kandidat karyawan. Dalam hal ini Penulis menerima

data dari pimpinan dan kemudian diberikan tugas untuk melakukan screening

karyawan via telepon dengan menggunakan Bahasa Inggris. Screening ini bertujuan

untuk menemukan kandidat yang memenuhi salah satu dari kriteria yang ada yakni

menguasai Bahasa Inggris. Setelah screening Penulis memberi info kepada

pimpinan mengenai kandidat yang terpilih dan kemudian menjadwalkan waktu

interview.

d. Dukungan Marketing

Mengoperasikan sosial media perusahaan. Penulis juga diberikan tanggung jawab

untuk mengelola akun sosial media yang dimiliki perusahaan salah satunya adalah


instagram. Penulis di sini bertugas memasukkan gambar yang berkaitan dengan

perusahaan tempat Penulis bekerja. Tujuannya agar perusahaan semakin dikenal

oleh masyarakat Indonesia.

3. Analisis Peranan Sekretaris

Sekretaris merupakan salah satu posisi penting dalam perusahaan yang memiliki

banyak peranan. Salah satu peranan sekretaris adalah melakukan kegiatan administrasi.

Peranan sekretaris dalam melakukan kegiatan administrasi yang baik yakni efektif dan

efisien sangat diperlukan. Administrasi dapat memiliki cakupan yang lebih luas dan

berhubungan dengan semua bagian yang ada di perusahaan.

Kegiatan administrasi yang baik tentunya akan memperlancar kegiatan

perusahaan. Penulis melakukan analisis peranan sekretaris dalam melakukan kegiatan

administrasi apakah telah mampu mendukung pekerjaan pimpinan. Dalam hal

ditemukan beberapa hambatan Penulis memberikan solusi berdasarkan teknis problem

solving.

Selama proses praktik kerja, ditemukan beberapa hambatan dalam menjalankan

tugas sebagai sekretaris pimpinan dan solusi yang diberikan antara lain :

a. Sistem pengarsipan yang ada perlu disesuaikan khususnya dalam menemukan

kembali data yang dibutuhkan. Penyesuaian sistem pengarsipan yang ada dapat

dilakukan dengan cara mengklasifikasikan data-data misalnya: data bank, payment

untuk purchase order, data vendor, dan lain lain.

b. Sistem keuangan dapat disesuaikan sehingga mempermudah pembuatan laporan

petty cash, misalnya dengan cara membuat form untuk cash advance dan cash

reimbursment.

c. Dalam rangka mencegah adanya dokumen yang tercecer atau hilang dapat

dilakukan dengan menyesuaikan sistem invoice misalnya dengan mengharuskan


setiap invoice harus disertai dengan surat jalan dan copy sebanyak 2 lembar untuk

diarsip.

Kesimpulan umum yang didapat disampaikan adalah dengan adanya peran serta

seorang sekretaris mendukung setiap divisi dalam melakukan kegiatan administrasi,

sehingga kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik.

PENUTUP

Sistem pengarsipan dalam suatu perusahaan haruslah dikelola dengan baik agar

operasional pencapaian target perusahaan dapat tercapai dengan baik. Terdapat beberapa

catatan terkait dengan sistem pengarsian yaitu : sistem yang berlaku perlu terkelola dengan

baik sehingga tidak sulit untuk menemukan data yang dibutuhkan; sistem keuangan yang

perlu terkelola dengan baik sehingga tidak menimbulkan kebingungan kegiatan pembuatan

laporan petty cash; menghindari invoice tidak hilang; menjamin berfungsinya mesin fax;

data kepegawaian perlu selalu lengkap sehingga tidak menyulitkan ketika melakukan

proses penggajian.

Terhadap catatan dalam sistem pengarsipan tersebut ada beberapa solusi yang dapat

dilakukan yaitu :

1. Memperbaiki sistem pengarsipan yang ada dengan cara mengklasifikasikan data-data

misalnya: data bank, payment untuk purchase order, data vendor, dan lain lain.

2. Membuat form untuk cash advance dan cash reimbursment.

3. Membuat sistem baru untuk invoice yang harus disertai dengan surat jalan dan copy

invoice sebanyak 2 lembar untuk diarsip.

Dengan adanya peran serta seorang sekretaris mendukung setiap divisi dalam

melakukan kegiatan administrasi, sehingga kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan

baik.

DAFTAR PUSTAKA


The Liang Gie. Pengertian, Kedudukan, dan Perincian Ilmu Administrasi. CV Adipura.

Yogyakarta. 1998.

Ignatius, Wursanto, Drs. Kompetensi Sekretaris Professional. Penerbit Andi. Yogyakarta.

2004.

Supriyanto, M.SI., Dr. Retrospektif Ilmu Administrasi Bisnis. Mitra Wacana Media.

Jakarta. 2016.

Syukur, Eman. Blog-definisi.blogspot.co.id/2016/02/tugas-tanggung-jawab-fungsidan-

peranan.html, diakses 1 Maret 2017

Regina, Debi. Debiregina.blogspot.co.id/2013/01/tugas-dan-peranansekretaris.html,

diakses 1 Maret 2017

www.academia.edu/10341097/tugas-dan-peranan-sekretaris, diakses 17 Februari 2017

http://www.academia.edu/10341097/tugas-dan-peranan-sekretaris


PERANAN SEKRETARIS DALAM MENUNJANG KINERJA PIMPINAN PADA

PT SINAR CEMPAKA SUKSES, JAKARTA

Oleh:

V.Y. Sri Sudarwinarti, S.Pd., M.Si. (Dosen ASEKMA Don Bosco,

[email protected])

Aktis (mahasiswa tingkat III, [email protected])

ABSTRACT

Secretary is a profession in charge of assisting the office in completing the work of

leadership. Thus a secretary is required to have a good performance in order to improve the

performance of leadership. The position of the secretary in this case is actually very

strategic as an important person of leadership, while the leader is a person who has the

authority to take all decisions for the benefit of the company or organization. Leadership

can be defined as individuals with trained souls and able to train other individuals to

realize a uniform vision. The linkage of secretary words, performance, and leadership in

this case can be expressed as a secretary whose duties to assist leaders are also required to

have good work performance. Good job performance will have an effect on assisting the

leader and automatically the leader's performance in the duties and responsibilities of

leading the company to be maximal. The secretarial activity in accompanying the head

office in general is the handling of correspondence, preparing the agenda of the meeting,

preparing the work agenda of the leadership, planning the official trip, ensuring the

completeness of the required documents of the leadership, assisting the promotion team in

socializing the event to be held by the office, accompanying the leadership to Attend

invitations, receive calls, receive guests and other creative and coordinative tasks for the

benefit of the company's chairman.

Keywords : Secretary, Performance, Leadership

PENDAHULUAN

Dalam dunia kerja khususnya perusahaan, secara mendasar sangat ditentukan oleh

adanya sumber daya manusia. Sumber daya manusia merupakan salah satu faktor

pendukung sekaligus penentu keberhasilan suatu perusahaan. Bagaimanapun baiknya



sebuah perusahaan, lengkapnya sarana dan fasilitas kerja, semuanya tidak akan mempunyai

arti tanpa kehadiran sosok manusia yang menjadi pusat sumber inspirasi dari aktivitas

suatu perusahaan.

Bagaimanapun baiknya sebuah perusahaan, sekretaris merupakan suatu profesi yang

telah berkembang dengan baik sehingga menjadi suatu profesi yang sangat penting dan

selalu diperlukan oleh perusahaan atau organisasi baik dalam ruang lingkup kegiatan yang

masih sederhana sampai kepada perusahaan atau industri besar.

Dalam kenyataannya saat ini praktik kesekretarisan tidak dapat diartikan lagi hanya

semata-mata sebagai clerical work atau paper work tetapi peranan dan fungsi sekretaris

dari hari ke hari semakin luas dan kompleks bidang tugas dan pelayanannya. Oleh karena

itu, sekretaris dituntut untuk gesit, tangkas, kerja keras, tegar dalam menghadapi

rintangan, mampu bersikap dewasa, memiliki pengetahuan yang sangat luas mengenai

tugas-tugas tersebut dan mengikuti perkembangan yang ada agar sekretaris dapat

menyesuaikan dengan lingkungan kerja dan lebih efektif dan efisien dalam mendukung

kelancaran tugasnya.

Sekretaris tidak hanya dituntut untuk membantu tugas pimpinan, namun turut

berpartisipasi dalam membantu kelancaran kinerja pimpinan. Sekretaris harus banyak

memahami tentang perusahaan tempatnya bekerja, apa yang akan dihadapi, bagaimana

mengatasinya dengan cepat, tepat dan memiliki informasi-informasi yang dapat membantu

meningkatkan efisiensi kerja pada perusahaan. Selain itu, sekretaris bukan semata-mata

hanya memberikan bantuan kepada pimpinan dalam hal mengetik, menyimpan surat,

menerima tamu dan menelepon saja, akan tetapi sekretaris dituntut dapat membantu dalam

hal meningkatkan kinerja pimpinan dan masalah-masalah yang berkaitan di bidang

perkantoran.


Dalam meningkatkan kinerja pimpinan yang pertama kali dilakukan seorang

sekretaris adalah dengan menerapkan tata kerja yang baik. Selain untuk menetapkan

kedisiplinan kerja, penerapan tata kerja juga berfungsi untuk memudahkan dalam

pembagian tugas dan tanggung jawab dalam bekerja. Adanya kemungkinan yang akan

timbul dalam penyelenggaraan penerapan tata kerja yang tidak efisien dapat

mengakibatkan sulitnya pimpinan dalam mengambil keputusan yang cepat dan tepat bila

terjadi suatu masalah sehingga dapat terjadi penyimpangan, penyalahgunaan kekuasaan

dan sulitnya melakukan pengawasan dan pemeriksaan dengan cepat. Salah satu dimensi

penting dalam sebuah lembaga adalah adanya tata kerja yang teratur, terencana, dan

tersusun dengan rapi agar memudahkan dalam pengawasan dan monitoring terhadap hasil

yang telah dicapai dan tercipta suatu efisiensi dalam melaksanakan pekerjaan yang

bersangkutan. Di dalam hal ini dapat dikatakan bahwa pekerjaan kantor adalah sesuatu

yang mencerminkan "wajah" mekanisme kerja sebuah perusahaan tersebut.

Dengan menggunakan cara kerja yang sederhana, penggunaan alat yang dapat

membantu mempercepat penyelesaian tugas serta menghemat gerak dan tenaga, maka

seorang sekretaris dapat dikatakan bekerja dengan profesional dan memperoleh hasil yang

memuaskan. Sekretaris profesional tidak akan mengeluh walaupun banyak yang harus

dikerjakannya, akan tetapi pegawai yang tidak profesional akan mengeluh walaupun

sedikit yang dikerjakannya. Oleh karena itu, penerapan tata kerja yang efisien hendaknya

diterapkan secara terus-menerus agar jiwa efisiensi benar-benar terbentuk dalam diri

seorang sekretaris profesional.

Untuk menjadi sekretaris professional sebaiknya memenuhi persyaratan utama yaitu

memiliki kompetensi kerja sebagai sekretaris, artinya:

1. Menguasai seluk beluk kantor.


2. Memahami budaya organisasi, struktur organisasi, visi dan misi perusahaan, tata

hubungan kerja antar individu maupun antar bagian.

3. Memiliki ilmu pengetahuan khusus / spesialisasi yang sesuai / relevan dengan aktifitas

kantor. Contoh : sekretaris yang bekerja di biro hukum, di rumah sakit, airlines,

sehingga dapat mengerti hal-hal yang relevan tugas pimpinan.

4. Menguasai pengetahuan umum dengan banyak membaca, bekerja, maupun menyimak

siaran media massa.

5. Menguasai bahasa Indonesia, bahasa Inggris serta bahasa asing lainnya dengan baik

dan benar, sesuai kebutuhan perusahaan.

6. Berpengetahuan dan mampu melaksanakan tugas yang membutuhkan keterampilan

seperti korespondensi, mengetik dengan cepat dan akurat, mengoperasikan peralatan

kantor, perjamuan tamu, dan

7. Memiliki kepribadian yang sesuai dengan performance-nya sebagai sekretaris.

Adapun kepribadian sekretaris adalah kesatuan rasa, karsa, cipta, sifat dan watak

seseorang yang tercermin dalam tindakan dan perbuatannya, sehingga membuat seseorang

menjadi unik, khas, tidak ada yang menyamainya.

Keberhasilan seseorang di dunia kerja membutuhkan keterampilan lain yang

mengacu kepada seorang sekretaris profesional. Keterampilan tersebut antara lain :

penguasaan emosi kepemimpinan, kerja sama dengan lingkungan, motivasi, keterampilan

bernegoisasi, penciptaan harmonisasi hubungan antara perusahaan dengan media, serta

penguasaan teknologi untuk kecepatan informasi dan efisiensi perusahaan. Ilmu yang

diperoleh dari dunia pendidikan sangat penting sebagai pendukung untuk menjadi

sekretaris yang berkualitas.

Profesi sebagai sekretaris tidaklah mudah. Loyalitas, tanggung jawab dan motivasi

untuk belajar perlu dimiliki bagi seorang sekretaris. Time management yang baik sangat


membantu sekretaris dalam menyelesaikan tugas-tugasnya. Namun pada kenyataanya

masih terdapat kendala yang dihadapi sekretaris dalam melaksanakan tugasnya.

Berdasarkan pengamatan Penulis, peranan sekretaris dalam membantu kelancaran kerja

pimpinan belum terlaksana sebagaimana mestinya. Hal ini dapat dilihat dalam membuat

notulen rapat serta pengarsipan dokumen yang tidak tertata dengan baik. Sebelumnya

pekerjaan sekretaris pimpinan di perusahaan tersebut ditangani oleh staf administrasi,

sehingga terdapat dokumen yang tidak rapi.

Masalah utama yang dibahas dalam karya tulis ini adalah sejauh mana sekretaris

dapat membantu meningkatkan kinerja pimpinan dalam lingkup tugasnya. Tujuan

penyusunan karya ilmiah ini adalah agar sekretaris dapat memenuhi kompentensi di

bidangnya, yang pada akhirnya akan memiliki pengaruh yang besar terhadap kinerja

pimpinan.

Sedangkan manfaat karya ilmiah ini adalah dapat memudahkan perusahaan untuk

mendapatkan referensi dalam perekrutan tenaga kerja dan meringankan beban kerja

karyawan dalam penyelesaian pekerjaan. Metodologi penyusunan karya ilmiah ini adalah

pengamatan dan praktik kerja serta melakukan studi pustaka.

LANDASAN TEORI

Sekretaris mempunyai arti rahasia atau orang yang memegang rahasia. Sejalan

dengan hal tersebut dan berdasarkan berbagai pendapat, Penulis mempunyai pengertian

bahwa sekretaris adalah orang yang berkaitan dengan tulis menulis atau catat-mencatat dari

suatu perkantoran atau perusahaan.

Secara definisi, kata sekretaris dapat kita pahami dari beberapa definisi, yaitu :

1. Menurut M.Braum dan Ramon, sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang

kepala atau pimpinan yang menerima perdiktean, menyiapkan surat-menyurat,

menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajibannya


yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang

berhubungan untuk meningkatkan kinerja pimpinannya.

2. Menurut Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas

yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan

bagi seorang pejabat penting atau organisasi.

3. Menurut Drs. Ig. Wursanto mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang

bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan

pimpinannya. Dari beberapa pengertian sekretaris menurut para ahli di atas, pekerjaan

seorang sekretaris adalah membantu pimpinan agar pimpinan melaksanakan tugasnya

secara efektif dan efisien.

Seorang sekretaris yang professional mempunyai syarat-syarat tertentu yang harus

dipenuhi dengan baik jika tidak maka pelaksanaan tugas dan fungsi kesekretarisnnya akan

dapat berjalan kurang baik. Secara umum, syarat seorang sekretaris harus mempunyai

minat untuk melaksanakan tugas kesekretarisan dan keahlian (skill) di bidang

kesekretarisan.

Sedangkan yang menjadi syarat-syarat lain untuk menjadi sekretaris adalah sebagai

berikut :

1. Syarat kepribadian, yaitu sifat-sifat yang dimiliki seorang sekretaris, seperti penyabar,

simpatik, bijaksana, penampilan baik, pandai bergaul, dapat dipercaya, memegang

teguh rahasia, dan lain-lain.

2. Syarat pengetahuan umum, yaitu memiliki pengetahuan tentang perkembangan yang

berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan pekerjaan kesekretariatan seperti

bidang sosial kemasyarakatan, ekonomi, politik, dan hukum. Hal ini penting karena

seorang sekretaris menghadapi berbagai jenis pekerjaan sesuai dengan bidang yang


dilakukan oleh seorang pimpinan sehingga jika kurang mengikuti perkembangan yang

terjadi, tentunya dapat mempengaruhi kelancaran pekerjaannya.

3. Syarat pengetahuan khusus, yaitu pengetahuan tertentu yang sesuai jabatan dan tugas

sekretaris sesuai tempat bekerja. Biasanya syarat pengetahuan khusus harus ditempuh

melalui pendidikan.

4. Syarat skill dan teknis kesekretarisannya. Kemampuan sekretaris yang langsung

berhubungan dengan tugas kesekretarisannya seperti kemampuan mengetik,

koresponden, dan kearsipan.

5. Syarat praktik, yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari, seperti

menerima tamu, telepon, dan membuat agenda pertemuan pimpinan.

Dengan demikian peranan sekretaris terhadap kelancaran pelaksanann tugas dan

tanggung jawab pimpinan sangat besar sehingga jabatan sekretaris merupakan jabatan yang

menuntut profesional yang tinggi. Jadi, kemampuan pribadi seorang sekretaris dan

kemampuan melaksanakan tugas sehari-hari menjadi bagian penting yang tidak dapat

dipisahkan pada tugas seorang sekretaris.

1. Peran dan Tugas Sekretaris

Pada umumnya perusahaan yang sedang berkembang berusaha untuk

meningkatkan usaha di segala bidang, baik perusahaan pemerintah maupun perusahaan

swasta. Semakin besar suatu perusahaan, maka semakin besar pula volume kerja dan

kegiatan yang terjadi di dalam perusahaan. Untuk itu bantuan dari seorang sekretaris

sangat diperlukan oleh pimpinan.

Kelancaran tugas seorang pimpinan sering kali tidak dapat dilakukan karena

kurang diperhatikannya hal-hal yang bersifat rinci yang sesungguhnya merupakan

bagian yang tidak dapat dipisahkan dari tugas pimpinan, dan juga pimpinan dituntut

untuk mengetahui dengan cepat dan tepat setiap kondisi perusahaannya dan


memanfaatkan waktunya dengan efektif dan efisien serta menguasai setiap masalah

yang menyangkut pelaksanaan tugas pokok perusahaannya.

Untuk membantu kelancaran tugas pimpinan dalam melaksanakan tugas-tugas

rutin perusahaan, maka pimpinan memerlukan bantuan dari seorang sekretaris. Dengan

adanya bantuan dari seorang sekretaris, maka pimpinan dapat berkonsentrasi dalam

melaksanakan kegiatan perusahaan yang menjadi tanggung jawabnya. Dalam suatu

perusahaan atau organisasi peranan sekretaris dapat menentukan kelancaran kerja

pimpinan, terutama dalam melaksanakan tugas-tugas yang bersifat rutin, seperti

menerima tamu dan telepon, serta mengatur jadwal kerja pimpinan, dan lain-lain.

Mengingat kedudukan sekretaris sangat penting dalam membantu pimpinan

melaksanakan pekerjaan kantor, maka sekretaris harus bekerja sama dalam mengelola

semua informasi yang dibutuhkan oleh pimpinan. Untuk itu, sekretaris memiliki

kewajiban dan tanggung jawab dalam meringankan tugas pimpinan yang menjadi

atasannya. Sekretaris juga berperan sebagai penghubung atasan, staf serta pihak luar.

Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil

tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris tentunya sesuai

dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi perusahaan.

Seorang sekretaris bertugas untuk meringankan tugas pimpinan maka dapat

dibayangkan jika pimpinan harus mengerjakan segala macam korespondensi,

mengangkat telepon, menerima semua tamu dan mengingat segala rencana kegiatannya

dalam sehari pasti akan sangat mengganggu kelancaran tugasnva sebagai seorang

pemimpin perusahaan. Kedudukan sekretaris dalam membantu produktivitas kerja

pimpinan harus bisa menjalankan peran yang sudah menjadi tanggung jawabnya

sebagai sekretaris. Peranan sekretaris adalah sebagai berikut :


a. Penjaga dan Beranda Perusahaan. Sekretaris harus bisa menyeleksi setiap tamu

yang datang untuk bertemu dengan pimpinan dan mengatur jadwalnya agar tidak

bertabrakan.

b. Filter dan Pengelola Informasi. Segala informasi yang masuk harus diolah terlebih

dahulu oleh sekretaris. Kemudian mencari, mengolah, menyimpan, mengatur, dan

bila diperlukan mencari informasi-informasi yang dibutuhkan pimpinan.

c. Asisten Pribadi / Tangan Kanan Pimpinan. Sekretaris membantu pimpinan dalam

tugas sehari-hari bahkan untuk banyak kesempatan mewakili pimpinan untuk

keperluan perusahaan.

d. Secret Keeper / Pemegang Rahasia. Sekretaris yang baik menyadari bahwa ia

memiliki informasi yang tidak boleh diteruskan kepada pihak yang tidak berhak.

e. Penasehat untuk dimintakan berbagai pendapat.

f. Penghubung / Humas. Sekretaris berdiri diantara pimpinan dan pihak lain. Untuk

itu sekretaris harus pandai menjabarkan kebijakan pimpinan ataupun menjadi

penyampai informasi dari luar.

g. Perawat / Pelindung. Walaupun bersifat pribadi, sekretaris harus memperhatikan

keselamatan dan kesehatan pimpinan termasuk di dalamnya menciptakan suasana

kerja yang menyenangkan sehingga pimpinan tidak cepat lelah.

Tugas seorang sekretaris tentunya sesuai dengan fungsi jabatan tersebut. Bagi

perusahaan yang besar, tugas sekretaris juga lebih penting karena selain bertugas dan

bertanggung jawab terhadap pimpinannya, sekretaris juga harus bertanggungjawab

untuk mengatur dan mengawasi pegawai lainnya.

Secara umum, tugas-tugas sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut :

a. Menerima dikte dari pimpinan.


b. Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat-surat, telepon, dan

email).

c. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.

d. Menyambut tamu-tamu pimpinan.

e. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman

relasi maupun kegiatan lainnya.

f. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan

pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya.

g. Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan.

h. Mengatur rapat-rapat dan seminar.

i. Mendampingi pimpinan dalam pertemuan penting.

Dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab sebagai seorang sekretaris sangat

besar maka jika ingin menjadi seseorang sekretaris yang baik harus memiliki motivasi

dan semangat kerja yang tinggi pula.

2. Syarat Menjadi Sekretaris

Persyaratan dasar yang harus dimiliki seseorang yang ingin memulai karier

sebagai sekretaris yaitu :

a. Minat

Sama halnya dengan profesi yang lain, yang pertama harus dilihat adalah seberapa

jauh ingin menekuni bidang ini. Kita bisa melihat minat seseorang dari

keinginannya yang besar untuk mengetahui lebih jauh dan lebih banyak terhadap

jenis pekerjaan yang akan ditekuni.

b. Sifat dan Kepribadian

Sifat dasar yang dibutuhkan dalam melaksanakan tugas, antara lain : 1) Akurat,

yaitu ketelitian dan sifat hati-hati dalam melakukan tugas; 2) Cermat, yaitu mampu


mengerjakan tiap-tiap bagian dari suatu pekerjaan dari awal sampai akhir dengan

sempurna tanpa diberi petunjuk oleh orang lain; 3) Banyak akal, kreatif, dan

mampu mencoba atau mencari berbagai cara untuk memecahkan berbagai masalah.

Dasar dari masalah ini adalah rasa tidak mudah putus asa; 4) Penuh pertimbangan

dan mampu membuat perhitungan sebelum bertindak atau melakukan suatu hal; 5)

Inisiatif, yaitu mampu menemukan atau mengerjakan sesuatu tanpa harus diberi

tahu oleh orang lain. Namun perlu diingat bahwa dalam profesi sekretaris jangan

sampai inisiatif ini melangkahi wewenang atau kebijaksanaan pimpinan.

3. Indikator Penilaian Kinerja

Konsep kinerja dapat didefinisikan sebagai sebuah pencapaian hasil atau degree

of accomplishment. Hal ini berarti bahwa kinerja suatu organisasi itu dapat dilihat dari

tingkatan sejauh mana organisasi dapat mencapai tujuan yang didasarkan pada tujuan

yang sudah ditetapkan sebelumnya.

Indikator kinerja adalah ukuran kuantitatif atau kualitatif yang menggambarkan

tingkat pencapaian suatu sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan.

Sementara itu menurut Lohman (2003) dalam Abdullah (2014: 145) indikator

kinerja adalah suatu variabel yang digunakan untuk mengekspresikan secara kuantitatif

efektivitas dan efisiensi proses atau operasi dengan berpedoman pada target-target dan

tujuan organisasi.

Dalam pandangan lain, Moeheriono (2012:108) mendefinisikan indikator kinerja

sebagai berikut:

a. Indikator kinerja adalah nilai atau karakteristik tertentu yang digunakan untuk

mengukur ouput atau outconte suatu kegiatan.

b. Indikator kinerja adalah alat ukur yang dipergunakan untuk menentukan derajat

keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya.


Untuk mengetahui tingkat keberhasilan yang dicapai pegawai maka perlu adanya

pengukuran kinerja seperti yang dikemukakan oleh Agus Dhanna (2004.24) bahwa

hampir semua pengukuran kinerja mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut:

a. Kuantitas, berkaitan dengan jumlah yang harus diselesaikan atau dicapai.

b. Kualitas, berkaitan dengan mutu yang dihasilkan baik berupa kerapian kerja dan

ketelitian kerja atau tingkat kesalahan yang dilakukan pegawai.

c. Ketepatan waktu, yaitu sesuai apa tidak dengan waktu yang direncanakan.

Surya Dharma (2012:83) mengemukakan bahwa indikator kinerja sebagai berikut

: 1) Konsisten; 2) Tepat; 3) Menantang; 4) Dapat diukur; 5) Dapat dicapai; 6)

Disepakati; 7) Dihubungkan dengan waktu; 8) Berorientasikan kerja kelompok.

Pengukuran terhadap kinerja didapat dari : atasan langsung, penanggung jawab,

dan rekan kerja menurut Becker & Klimoski (1989 :348) dalam Journal of Personneel

Psycholog vol. 42, indikator kinerja adalah sebagai berikut : 1) Kualitas Pekerjaan; 2)

Kuantitas Pekerjaan; 3) Sikap; 4) Kerjasama; 5) Komunikasi; dan 6) Kinerja

Keseluruhan.

Terdapat beberapa indikator penilaian kinerja yaitu;

a. Loyalitas

Setiap karyawan yang memiliki tingkat loyaritas yang tinggi pada perusahaan-

perusahaan dimana mereka akan diberikan posisi yang baik. Hal ini dapat dilihat

melalui tingkat absensi ataupun kinerja yang mereka miliki.

b. Semangat kerja

Perusahaan harus menciptakan suasana dan lingkungan kerja yang kondusif. Hal ini

akan meningkatkan semangat kerja karyawan dalam menjalankan tugas pada suatu

organisasi.

c. Kepemimpinan


Pimpinan merupakan leader bagi setiap bawahannya, bertanggung jawab dan

memegang peranan penting dalam mencapai suatu tujuan. Pimpinan harus

mengikutsertakan karyawan dalam mengambil keputusan sehingga karyawan

memiliki peluang untuk mengeluarkan ide, pendapat, dan gagasan demi

keberhasilan perusahaan.

d. Kerja sama

Pihak perusahaan perlu membina dan menanamkan hubungan kekeluargaan antar

karyawan sehingga memungkinkan karyawan untuk bekerja sama dalam

lingkungan perusahaan.

e. Tanggung jawab

Tanggung jawab harus dimiliki oleh setiap karyawan baik bagi mereka yang berada

pada level jabatan yang tinggi atau pada level yang rendah.

f. Pencapaian target

Dalam pencapaian target biasanya perusahaan mempunyai strategi-strategi tertentu

dan masing-masing.

4. Pengertian Kepemimpinan

Seorang pemimpin adalah individu dengan jiwa yang terlatih dan mampu melatih

individu-individu lain untuk mewujudkan visi yang bersifat seragam. Seorang

pemimpin diharuskan mampu melibatkan diri dalam unsur keberagaman sifat anggota

yang menjadi tanggung jawabnya. Pemimpin yang ideal adalah pemimpin yang mampu

membawa misi kelompoknya ke arah yang baik dan tetap teguh merangkul semua

anggota kelompok.

W.J. Reddin dalam artikelnya What Kind of Manager, dan disunting oleh

Wahjosumidjo (Dept. P&K., Pusat Pendidikan dan Latihan Pegawai, 1982),

menentukan watak dan tipe pemimpin, yaitu : a) Berorientasikan tugas (task


orientation), b) Berorientasikan hubungan kerja (relationship orientation), dan c)

Berorientasikan hasil yang efektif (effectivess orientation).

Berdasarkan ketiga orientasi tersebut dapat ditentukan 8 (delapan) tipe

kepemimpinan, yaitu :

a. Tipe Deserter (Pembelot), yaitu sifatnya bermoral rendah, tidak memiliki rasa

keterlibatan, tanpa pengabdian, tanpa loyalitas, dan ketaatan, sukar diramalkan.

b. Tipe Birokrat, yaitu sifatnya selalu merasa benar, kaku, patuh pada peraturan dan

norma-norma, disiplin keras.

c. Tipe Missionaris, yaitu sifatnya terbuka, penolong, lembut hati, ramah tamah.

d. Tipe developer (pembangun), yaitu sifatnya kreatif; dinamis, inovatif, mernberikan

/ melimpahkan wewenang dengan baik, menaruh kepercayaan pada bawahan.

e. Tipe otokrat, yiatu sifatnya keras, diktatoris, sifat mau menang sendiri, keras

kepala, sombong.

f. Benevolent autocrat (otokrat yang bijak), yaitu sifatnya lancar, tertib, ahli dalam

mengorganisir, besar rasa keterlibatan diri.

g. Tipe compromiser (kompromis), yaitu sifatnya selalu mengikuti angin tanpa

pendirian, tidak mempunyai keputusan berpandangan pendek dan sempit.

h. Eksekutif, yaitu sifatnya bermutu tinggi, dapat memberikan motivasi yang baik.

5. Karakter Pemimpin

Pemimpin yang ideal adalah pemimpin yang mampu membawa misi

kelompoknya ke arah yang baik dan tetap teguh merangkul semua anggota kelompok.

Ada 7 (tujuh) karakter utama pemimpin ideal adalah deskripsi yang menjelaskan

tentang point-point yang harus dimiliki seorang pemimpin. Baik secara sempit maupun

luas, seorang pemimpin tentunya perlu mengetahui dan memiliki sifat dari 7 karakter

utama pemimpin ideal, yaitu :


a. Pemimpin ideal adalah pemimpin yang cerdas. Kecerdasan adalah titik tentu yang

idealnya harus dimiliki oleh seorang pemimpin. Kecerdasan merupakan point

utama yang menentukan seberapa baik langkah yang diambil oleh seorang

pemimpin jika dihadapkan oleh suatu masalah kelompok. Pemimpin ideal adalah

pemimpin yang cerdas dalam membawa diri yang didukung dengan keunggulan

berfikir dan peka terhadap hal-hal sekitar. Dalam menjalankan tugasnya, seorang

pemimpin yang ideal akan mampu berfikir luwes dan memiliki ide-ide segar untuk

keberlangsungan kepentingan kelompoknya.

b. Pemimpin ideal adalah pemimpin yang berinisiatif. Tidak hanya cerdas, pemimpin

yang ideal adalah pemimpin yang berani berinisiatif jika dihadapkan dengan suatu

masalah. Inisiatif diri jelas dibutuhkan oleh seorang pemimpin demi terciptanya

solusi yang bersifat nyata dan menjanjikan. Pemimpin yang berinisiatif adalah

pemimpin yang mampu menggerakkan dirinya sendiri terlebih dahulu untuk

memulai segala sesuatunya tanpa adanya paksaan. Dengan sifat inisiatif yang ada

dalam diri pemimpin, kekuatan diri dari tiap anggota untuk menjalankan misi

kelompok pun akan terjamin dengan baik.

c. Pemimpin ideal adalah pemimpin yang bertanggung jawab. Bertanggung jawab

berarti berani untuk menanggung efek dari segala keputusan yang timbul akibat

tindakan yang telah dilaksanakan. Selain cerdas dan berinisatif, seorang pemimpin

yang ideal tentunya perlu memiliki sifat bertanggung jawab. Pengambilan

keputusan terhadap cara kerja dan pelaksanaan misi suatu kelompok tentunya

diputuskan dengan tidak tergesa-gesa. Pemimpin yang bertanggung jawab adalah

pemimpin yang tetap teguh dan mampu berfikir taktis untuk menerima segala risiko

yang timbul dari keputusan yang diambil.


d. Pemimpin ideal adalah pemimpin yang dapat dipercaya. Karakter yang satu ini

tentunya timbul dari seberapa berhasilnya seorang pemimpin dalam menggerakkan

anggotanya dan bijak dalam mengambil keputusan. Pemimpin ideal adalah

pemimpin yang tanpa perlu berfikir ulang, anggotanya akan dengan kesungguhan

hati mampu mempercayai pemimpin tersebut untuk mengambil keputusan.

Pemimpin yang dapat dipercaya adalah pemimpin yang mampu mendamaikan hati

semua anggota. Dengan pemimpin yang dapat dipercaya setiap anggota akan

merasa lebih terpacu untuk menyatukan hati dan menciptakan keseragaman

kelompok demi terciptanya keutuhan.

e. Pemimpin ideal adalah pemimpin yang jujur. Kejujuran dalam diri seseorang

tentunya menjadi point khas yang harus dimiliki oleh seorang manusia, terutama

oleh seorang pemimpin. Pemimpin yang jujur menjanjikan keterbukaan dan

keluwesan dalam memberikan segala informasi yang mencakup kepentingan

kelompok. Kejujuran yang ada dalam diri seorang pemimpin akan menjadi ciri khas

tersendiri yang mampu diandalkan oleh anggota pemimpin ideal dengan tingkat

kejujuran tinggi akan mendapatkan kepercayaan yang luas dari kelompoknya.

f. Pemimpin ideal adalah pemimpin yang rela berkorban. Rela berkorban berarti rela

menerjunkan diri dalam kepentingan kelompoknya dibandingkan dengan

kepentingan pribadi. Pemimpin yang rela berkorban akan mampu memfokuskan

diri untuk mencapai visi kelompok secara detail. Sifat rela berkorban ini pun

tentunya harus didasari dengan kecerdasan dan kebijakan dari seorang pemimpin

Pemimpin ideal yang rela berkorban akan mampu mengambil keputusan secara

tepat tanpa merugikan banyak pihak.

g. Pemimpin ideal adalah pemimpin yang dicintai dan mencintai kelompoknya. Cinta

hadir dalam diri seorang pemimpin yang ideal dan juga kelompok yang


dipimpinnya. Segala bentuk tingkah laku yang hadir dari seorang pemimpin yang

ideal akan selalu diiringi dengan unsur cinta yang akan meminimalisir bentuk

kecurangan juga hal-hal buruk lainnya. Kelompok yang dipimpinnya pun akan

mampu mencintai pemimpin tersebut tanpa adanya unsur paksaan yang berlebih.

Pemimpin yang ideal jelas akan mampu menciptakan tindakan dengan cinta yang

terkoordinir rapih untuk kemajuan. Seorang pemimpin bukanlah manusia sempurna

namun seorang pemimpin yang ideal dituntut untuk mengusahakan kesempurnaan

untuk kemajuan visi dan misi perusahaan.

PEMBAHASAN

1. Gambaran umum data perusahaan

PT Sinar Cempaka Sukses merupakan perusahaan yang diberi kewenangan untuk

mengelola Green Pramuka Square, Jakarta Pusat. Green Pramuka Square ini memiliki

139 unit sewa yang terbagi menjadi empat lantai, yaitu lantai lower ground, lantai

ground floor, lantai upper ground, dan lantai 1. Perusahaan ini mempunyai misi :

sebagai tempat paling menyenangkan bagi keluarga untuk berkumpul dan mendapatkan

pengalaman baru di Jakarta, serta menjadi fasilitas ternyaman bagi keluarga yang

tinggal di sekitar dalam memenuhi kebutuhan hidupnya sehari hari.

2. Job Description

Sebagaimana diketahui bahwa setiap perusahaan didirikan tentunya mempunyai

suatu tujuan yang hendak dicapai bersama-sama. Untuk tujuan tersebut diperlukan

suatu struktur yang fungsinya adalah untuk saling membantu dan saling berhubungan

dan berkoordinasi antara unit yang satu dengan unit yang lainnya sehingga suatu

pekerjaan yang hendak dikerjakan dapat diselesaikan dengan cepat, baik dan seoptimal

mungkin. Pembagian tugas dan wewenang yang jelas dan baik sangat menentukan

keberhasilan suatu perusahaan.


Setiap yang ada dalam perusahaan atau instansi tertentu mempunyai job

description jabatan yang harus dilaksanakan sesuai tugas dan wewenang masing-

masing. Struktur organisasi merupakan kerangka yang di dalamnya menggambarkan

hubungan wewenang dan tanggungjawab setiap tingkatan untuk melaksanakan

kegiatan guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Struktur organisasi yang telah

dibuat dapat berubah sesuai dengan perkembangan organisasi.

Dari struktur organisasi yang ada, berikut ini adalah job description perusahaan

tersebut.

a. Director, mempunyai tugas :

1) Memimpin rapat umum, khususnya untuk memastikan.

2) Mengambil keputusan sebagimana didelegasikan oleh Board of Director (BoD)

atau pada situasi tertentu yang dianggap perlu, yang diputuskan, dalam

meeting-meeting BOD.

3) Bertanggung jawab dalam memimpin dan menjalankan perusahaan.

4) Merencanakan serta mengembangkan sumber-sumber pendapatan dan

pembelanjaan kekayaan perusahaan.

5) Menetapkan strategi-strategi yang strategis untuk mencapai visi dan misi

perusahaan.

6) Mengkoordinasikan dan mengawasi semua kegiatan di perusahaan, mulai

bidang administrasi, kepegawaian, hingga pengadaan barang

b. General Manager, mempunyai tugas :

1) Memimpin perusahaan dan menjadi motivator bagi karyawannya.

2) Mengelola operasional harian perusahaan.

3) Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasikan, mengawasi proses

penganggaran di perusahaan.


4) Membuat prosedur dan standar perusahaan.

5) Memastikan setiap departemen melakukan strategi perusahaan dengan efektif

dan optimal.

6) Menghadiri pertemuan, seminar, konferensi maupun pelatihan.

c. Secretary General Manager, mempunyai tugas :

1) Membuat schedule pimpinan.

2) Mengatur meeting perusahaan (membuat jadwal meeting, mempersiapkan

notulen meeting sebelunnya, menata ruang meeting, membuat undangan rapat

dan memastikan kehadiran para peserta rapat).

3) Menyediakan makanan ringan / snack saat rapat.

4) Membuat notulen rapat, dan melaporkan pada pimpinan paling lambat 1 (satu)

hari sebelum rapat dimulai.

5) Membalas surat masuk sesuai instruksi pimpinan.

6) Mencacat surat masuk / keluar.

7) Mendistribusikan surat sesuai arahan pimpinan.

8) Filing dokumen dengan rapi.

9) Memastikan kelengkapan dokumen.

d. Manager Engineering, mempunyai tugas :

1) Memberikan petunjuk kepada tim dalam melaksanakan pekerjaan pengawasan

teknis segera setelah penandatangan kontrak kerja.

2) Bekerjasama dengan pihak pemberi tugas sehubungan dengan pekerjaan.

3) Memberikan solusi pada tim dalam menyelesaikan masalah teknis maupun

permasalahan kontrak.

e. Manager Event, mempunyai tugas :

1) Membuat jadwal event.


2) Mencari informasi sebanyak mungkin mengenai kegiatan-kegiatan yang sedang

berlangsung di sekitar kita.

3) Mempromosikan semua kegiatan acara.

4) Membina hubungan baik dengan relasi-relasi perusahaan sekaligus memberikan

citra positif mengenai perusahaan.

5) Menciptakan dan memelihara citra yang baik dan menguntungkan bagi

perusahaan, baik yang berkenaan dengan kebijakan, produk, jas, maupun

dengan pegawainya.

f. Manager Finance, mempunyai tugas:

1) Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan informasi keuangan

untuk menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan perusahaan secara

akurat dan tepat waktu.

2) Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan, pelaporan dan pembayaran

kewajiban pajak perusahaan agar efisien, akurat, tepat waktu, dan sesuai dengan

peraturan pemerintah yang berlaku.

3) Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengontrol arus kas perusahaan (cash

flow), terutama pengelolaan piutang dan hutang, sehingga memastikan

ketersediaan dana untuk operasional perusahaan dan kesehatan kondisi

keuangan.

4) Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran perusahaan, dan

mengontrol penggunaan anggaran tersebut untuk memastikan penggunaan dana

secara efektif dan efisien dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan.

5) Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangan sistem dan prosedur

keuangan dan akuntansi, serta mengontrol pelaksanaannya untuk memastikan


semua proses dan transaksi keuangan berjalan dengan tertib dan teratur, serta

mengurangi risiko keuangan.

6) Mengkoordinasikan dan melakukan perencanaan dan analisa keuangan untuk

dapat memberikan masukan dari sisi keuangan bagi pimpinan perusahaan

dalam mengambil keputusan bisnis, baik untuk kebutuhan investasi, ekspansi,

operasional maupun kondisi keuangan lainnya.

7) Merencanakan dan mengkonsolidasikan perpajakan seluruh perusahaan untuk

memastikan efisiensi biaya dan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan.

g. Building Service Coordinator, mempunyai tugas :

1) Menetapkan visi buiding management dengan berorientasi pada misi

perusahaan.

2) Membuat planning, budgeting dan program tahunan.

3) Melakukan supervise total atas seluruh fungsi organisasi.

4) Membuat laporan rutin dan insidentil.

3. Implementasi Tugas-Tugas Sekretaris

Seorang General Manager memiliki kuasa penuh atas perkembangan dan

operasional bisnis perusahaan. General Manager membawahi beberapa manager

diantaranya : Project Manager, Event Manager, Leasing Manager, Finance & Account

Manager, Foodcourt Manager, dan Operational Manager. Sebagai sekretaris, Penulis

dituntut untuk mengikuti kinerja pimpinan. Attitude dan kreatifitas yang tinggi sangat

dibutuhkan.

a. Membuat schedule pimpinan, yang dilakukan setiap akhir bulan

Setiap hari mencocokkan dan mencatat semua perjanjian temu pimpinan, hal-

hal yang harus diingatkan kepada pimpinan bahwa seketaris berfungsi untuk


mengingatkan tentang tugas-tugas yang harus dilaksanakan sepanjang hari dan

memastikan kehadiran para peserta rapat.

Dalam menyusun jadwal kerja pimpinan, Penulis menerapkan sistem

manajemen waktu berdasarkan skala prioritas (penting dan mendesak, penting tapi

tidak mendesak, tidak penting tapi mendesak, dan tidak penting dan tidak

mendesak).

b. Mengatur rapat

Sebelum rapat dimulai, Penulis harus memastikan kehadiran peserta rapat.

Penulis juga harus menyiapkan hal-hal yang dibutuhkan pada saat rapat,

diantaranya : mengkoordinasikan tempat / ruang yang akan digunakan untuk rapat

dan memastikan kebersihan kondisi ruangan, menyiapkan konsumsi untuk peserta

rapat, menyiapkan daftar hadir peserta rapat dan peralatan penunjang lainnya

(proyektor, layar, laptop).

Pada saat rapat berlangsung, Penulis menyusun notulen rapat. Notulen rapat

tersebut berguna untuk menganalisis hasil rapat yang telah berlangsung agar dapat

ditindaklanjuti oleh pihak terkait. Notulen rapat tersebut harus diserahkan pada

pimpinan paling lambat 1 (satu) hari sebelum rapat berikutnya dimulai.

c. Menangani surat-surat.

1) Penanganan surat masuk

Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi di

perusahaan yang berasal dari seseorang / organisasi.

a) Penanganan surat masuk pola sentralisasi, meliputi : (1) Penanganan surat

masuk dengan sistem buku agenda : Penerimaan surat, penyortiran surat,

pembukaan surat, pencatatan surat masuk di buku agenda dan pembubuhan

stempel agenda, penyertaan lembar disposisi, pencatatan di buku ekspedisi


intern, pendistribusian surat, klasifikasi surat, penyampaian surat, tindak

lanjut surat pasca dari pimpinan / atasan (diedarkan, dibalas, disimpan); (2)

Penanganan surat masuk dengan sistem kartu kendali.

Fungsi kartu kendali : (a) Sebagai alat pengendali surat masuk; (b) Sebagai

alat pelacak surat; (c) Sebagai arsip pengganti bagi surat-surat yang masih

dalam proses; (d) Sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi.

Keuntungan menggunakan buku kendali : (a) Lebih efisien, membedakan

sifat surat (penting, biasa, rahasia); (b) Menghilangkan pencatatan yang

berulang; (c) Mudah melacak lokasi surat; (d) Memudahkan penyusunan

arsip; (e) Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip.

b) Penanganan surat masuk pola desentralisasi.

Langkah-langkah dalam menangani surat masuk pora desentralisasi, adalah

penerimaan surat, penyortiran surat, pembukaan surat, pencatatan surat,

pembubuhan stempel agenda, pembacaan surat, pemberian anotasi pada

surat, pengklasifikasian surat, penyampaian surat ke pimpinan / atasan,

pemprosesan surat oleh atasan.

c) Penanganan surat masuk pola gabungan sentralisasi dan desentralisasi

Langkah-langkah penanganan surat masuk pola gabungan sentralisasi dan

desentralisasi, adalah menerima surat, menyortir surat, mencatat surat,

menyampaikan surat (mengedarkan / membalas/ menyimpan surat).

2) Penanganan surat keluar

Surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan / dibuat organisasi /

perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun

kelompok. Manfaat yang diperoleh dengan adanya penanganan surat yang baik.


(a) Surat akan tercatat dengan baik; (b) Prosedur penanganan surat jelas; (c)

Surat akan tersimpan baik sehingga mudah untuk ditemukan.

3) Perlengkapan dalam penanganan surat

a) Baki surat / Tray, untuk membedakan jenis berkas sesuai keperluannya.

b) Secretaries desk file, kumpulan map dengan kode jenis klasifikasi sesuai

kelompok berkas yang ditangani (to be correct / diperbaiki, to be sign /

ditandatangani, to be send / dikirimkan, urgent / mendesak, important /

penting, just info / informasi).

c) Alat tulis kantor.

d) Kertas dan amplop.

e) Alat pembuka surat.

f) Stempel.

g) Buku agenda surat masuk dan keluar (mencatat surat masuk keluar).

h) Kartu kendali, lembar pengantar surat biasa, dan lembar pengantar surat

rahasia.

i) Buku ekspedisi dan formulir tanda terima.

j) Lembar disposisi.

k) Lembar konsep surat memperjelas tanggung jawab dalam pembuatan surat.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mengirim surat:

a) Jenis surat

b) Informasi yang tercantum

c) Tujuan/alamat surat

d) Volume / banyaknya surat.

4) Filling document


Penulis menerapkan sistem management kearsipan dengan cara menata

dan menyimpan file sesuai klasifikasinya. Penulis menyusun dokumen dengan

mengelompokkan dan membagi ke dalam 2 filling cabinet, yaitu filling cabinet

untuk data internal sesuai divisi dan filling cabinet khusus tenant berdasarkan

lokasi unit untuk mempermudah mendapatkan data yang dibutuhkan.

5) Memastikan kelengkapan dokumen

Dalam hal ini dokumen yang dimaksud adalah data infonnasi mengenai

progress suatu unit sewa yang penggunaannya berkaitan unfuk progress

berikutnya. Kelengkapan dokumen ini ditujukan untuk memperjelas dan

memastikan terjadinya transaksi sewa menyewa unit toko sehingga penanganan

tersebut lebih mudah.

6) Membantu tim promosi

Kegiatan atau acara yang berlangsung di mal merupakan jantung untuk

menarik pengunjung mal. Kegiatan ini biasanya berupa pentas seni, lomba,

senam, seminar dan lain-lain. Atas dasar itu, koordinasi dan persiapan yang

baik dari tim acara sangat dibutuhkan. Dalam hal ini Penulis membantu tim

promosi untuk mensosialisasikan acara melalui media sosial yang akan

diadakan paling lambat 1 bulan sebelumnya.

Penulis juga membantu tim untuk mempersiapkan hal-hal administrasi

untuk acara.

7) Mendampingi pimpinan saat menghadiri undangan

Kelancaran dalam berbisnis tentunya tidak lain dikarenakan oleh

terjalinnya hubungan baik antara perusahaan dengan relasi pimpinan. Oleh

karena itu, pimpinan seringkali diundang untuk menghadiri acara penting


seperti : soft opening dan grand opening dari beberapa tenant yang akan buka

toko.

Tentunya semakin banyak undangan maka ini berarti semakin banyak

kerjasama dengan pihak lain, ini merupakan salah satu jaringan kerja yang baik.

8) Membantu memberikan solusi dari beberapa hambatan

a) Penerapan sistem praktik komunikasi yang semakin efektif dengan menjalin

hubungan baik dengan karyawan lain, misalnya membuat grup di sosial

media, ramah, santun, beretika, melakukan komunikasi 2 (dua) arah. Karena

semua karyawan pada suatu perusahaan merupakan satu tim. Tetap

berperilaku yang sopan, beretika yang mencerminkan pribadi yang

berintegritas.

b) Membangun sistem pengarsipan yang belum tersusun dengan rapi sesuai

dengan klasifikasi yang tersedia. Salah satu tujuan dari arsip adalah untuk

memudahkan dalam menemukan kembali dokumen sesuai klasifikasi yang

tersedia. Dalam penataan arsip ini yang Penulis lakukan adalah menyusun

semua dokumen atau surat yang berkaitan dengan tenant tertentu dengan

cara / sistem arsip alphabetical.

c) Meningkatkan ketersediaan data-data yang selalu dibutuhkan pimpinan,

Penulis melakukan berkoordinasi dengan baik dengan pihak-pihak terkait

untuk mengetahui progress perkembangan informasi, misalnya informasi

tagihan sewa yang belum dibayar. Informasi tersebut sangat berguna bagi

prmpinan untuk memudahkan pimpinan dalam mengambil keputusan.

4. Analisis Peran Sekretaris Terhadap Kinerja Pimpinan

Sekretaris dengan pimpinan adalah satu kesatuan yang utuh dan bahkan sekretaris

adalah kunci kedua setelah manager atau pimpinan selain itu juga seketaris merupakan


pintu masuk sebuah perusahaan yang mana setiap kegiatan, pergerakan yang ada di

perusahaan sekretaris yang mengetahui segala informasi yang ada secara menyeluruh

dibandingkan dengan jabatan yang lainnya yang hanya mengetahui kegiatan khusus di

bidangnya. Peran sekretaris sangat penting dari hal terkecil yaitu urusan perkantoran

mulai surat-menyurat sampai masalah besar yaitu pengambilan keputusan pimpinan

sangat mempunyai pengaruh terhadap sekretaris.

Segala penyelesaian urusan dan proses administrasi perkantoran terletak pada

kepintaran baik secara emotional condition dan inteligent quantity seorang sekretaris.

Untuk dapat meningkatkan kemampuan pribadi dan kepercayaan diri, maka seorang

sekretaris harus pandai menyesuaikan diri, yaitu mampu menempatkan diri pada situasi

kondisi toleransi secara cepat menyesuaikan diri sehingga dapat diterima oleh

lingkungan sekitarnya, memahami segala tugas yang menjadi hak dan kewajibannya

sehingga dapat mengurangi risiko serta kesalahan yang akan terjadi, mau bertanya,

belajar dari terhadap segala sesuatu yang baik diambil dikembangkan dan yang kurang

baik dilupakan / tidak diambil yang menjadi hambatan yang akan terjadi.

Realisasi yang Penulis alami di bidang kesekretarisan sangat berkaitan dengan

bagian administasi yaitu membuat surat masuk dan surat keluar, mengarsipkan

dokumen penting perusahaan, mempersiapkan keperluan pimpinan untuk rapat dengan

relasi perusahaan. Pada posisi dan kegiatan yang Penulis lakukan dalam melaksanakan

pekerjaan sebagai sekretaris, Penulis hanya sendiri tanpa dibantu oleh karyawan lain.

Dalam posisi sebagai sekretaris, hard skill memang diperlukan dalam menunjang

kinerja pimpinan. Tetapi soft skill juga mempengaruhi hasil kerja dari kegiatan

kesekretarisan. Soft skill seperti rendah hati, ramah, dan beretika baik diperlukan agar

terciptanya lingkungan kerja yang positif. Motivasi kerja juga mempengaruhi hasil


kerja dari kesekretarisan sehingga memberikan hasil yang lebih optimal dan dapat

meningkatkan kualitas kinerja pimpinan.

Dengan perkembangan teknologi saat ini, bagian sekretaris di perkantoran

memegang peranan yang sama penting dengan bagian lainya. Sekretaris dituntut untuk

dibekali dengan kemampuan yang cukup di bagiannya. Selain itu, sekretaris juga harus

memiliki pandangan yang positif terhadap pekerjaan dan selalu berusaha untuk

meningkatkan kinerja menjadi yang lebih baik.

Kinerja sekretaris pimpinan sangatlah membantu pimpinan dalam menyelesaikan

pekerjaannya. Pimpinan sering kali memiliki banyak tamu. Sekretaris berperan penting

untuk menjadi penghubung antara internal maupun relasi pimpinan. Maka sehari-hari

Penulis melakukan konfirmasi terlebih dahulu mengenai jadwal pimpinan dan selalu

komunikasi dengan pihak lain agar semua tim operasional dapat terpantau secara

maksimal. Oleh karena itu sekretaris sangatlah dibutuhkan untuk membantu pimpinan

dalam mengelola perusahaan agar dapat bekerja dengan efisien dan efektif.

PENUTUP

Berdasarkan pengamatan dan pelaksanaan praktik kerja sebagaimana telah diuraikan

di atas, maka Penulis dapat menarik beberapa kesimpulan sebagai berikut :

1. Sebagai seorang sekretaris yang mempunyai relasi hingga ke level top management,

lebih banyak mengetahui mengenai bagaimana cara berinteraksi dengan para direksi,

termasuk membuat system filling dan lainnya.

2. Tugas-tugas secara umum yang harus dikuasi yaitu : (a) Menjaga tetap ulet, rapi, dan

tepat waktu dalam menyelesaikan, serta harus pintar berinteraksi dengan divisi lainnya;

(b) Mengarsip bukti tanda terima surat; (c) Mengarsip file; (d) Menginput data

transaksi yang terjadi.


3. Dalam menjalankan tugas tetap mengacu kepada SOP yang ada. Jika belum tersedia

siapkan SOP dari masing-masing divisi guna memperjelas tugas dan tanggung jawab

dari setiap karyawan sehingga tidak membingungkan, saling menyalahkan dalam

melakukan tugas dan tanggung jawab terhadap pekerjaannya.

4. Seorang sekretaris pimpinan harus dapat : (a) Berpikir positif sebelum bertindak; (b)

Selalu mengucap syukur dalam segala hal dan jangan mengandalkan kekuatan sendiri

karena dalam bekerja sangat diperlukan menjalin hubungan yang baik dengan berbagai

pihak; (c) Dapat time management (priority decition) dan dapat dilaksanakan dengan

baik; (d) Segera menyelesaikan tugas-ugas yang ada dengan tidak menunda; (e)

Mencatat setiap tugas yang belum selesai untuk dapat dikerjakan segera; (f) Tetap

menjaga penampilan, berbusana, sopan dan santun dalam bersikap, bertindak dan

bertutur kata; dan (g) Memiliki kepedulian tinggi terhadap lingkungan sekitar.

DAFTAR PUSTAKA

Adair, John, Gatot Triharso, Danan Priyatmoko. Bukan Bos Tetapi Pemimpin. Gramedia

Pustaka Utama. Jakarta. 1993.

Birch, Paul. Instant Leadership. Erlangga. PT Gelora Kasara Pratama Hendarto. 2006.

MG Hartiti dan DRS F.X. Tulusharyono, M.M. Menjadi Sekretaris Profesional. PPM.

Jakarta. 2003.

Waworuntu, Tony. Manajemen untuk Sekretaris. PT Gramedia Pustaka Utama. Jakarta.

1998.


KORELASI KEMAMPUAN KOMUNIKASI TERHADAP KEUNGGULAN

PENAMPILAN DAN KETERAMPILAN KERJA

STUDI KASUS : MAHASISWA ASEKMA DON BOSCO ANGKATAN TAHUN

2012-2014

Oleh: Muller Sagala, S.E.,M.M. (Dosen ASEKMA Don Bosco,

[email protected])

ABSTRACT

In early January 2017 several companies from the industrial world have submitted some

conditions that the level of competence of graduates from the education unit in Indonesia.

One of the points is that many graduates from vocational programs are unacceptable in the

industrial world because they do not meet the criteria of competency requirement. This

condition immediately received a response from the President of the Republic of

Indonesia. The government expects the education units to immediately evaluate that every

graduate of the education unit, especially the vocational program, is ready for work. In

response, ASEKMA Don Bosco has designed a flagship program so that all of its

graduates can be immediately accepted in the industry. This paper discusses how the three

advantages can be achieved by each student. Three advantages referred to is the superiority

of appearance, communication, and technology.

Keywords: appearance, communication, technology

PENDAHULUAN

Sejak beberapa tahun silam, lulusan program vokasi dalam perguruan tinggi telah

ditargetkan untuk siap kerja. Dengan demikian banyak yang berpendapat bahwa lulusan

vokasi lebih siap menghadapi MEA daripada lulusan sarjana. Namun dilain pihak tidak

sedikit yang mengatakan bahwa banyak lulusan sekolah vokasi yang menganggur.

Dalam kajian ini Penulis ingin menyoroti aspek keunggulan yang seharusnya

dimiliki oleh lulusan vokasi. Hipotesanya adalah ada korelasi antara kemampuan

komunikasi terhadap keunggulan penampilan dan keterampilan kerja.



Responden dan data primer yang digunakan dalam karya ilmiah ini adalah data nilai

yang diberikan oleh dosen dan data nilai yang diberikan oleh pimpinan perusahaan dimana

para lulusan ASEKMA Don Dosco bekerja. Tujuan penyusunan karya ilmiah ini adalah

untuk mengetahui sejauh mana korelasi keunggulan penampilan dan keterampilan kerja

dengan kamampuan komunikasi.

Manfaat dari hasil karya ilmiah ini adalah setiap pihak khususnya manajemen

perguruan tinggi yang dalam kasus ini adalah manejemen ASEKMA Don Bosco dapat

menentukan sikap dalam membentuk nilai-nilai keunggulan lulusan. Dengan demikian

seluruh lulusan vokasi dapat diterima bekerja secara langsung. Metodologi penyusunan

karya ilmiah ini menggunakan analisis diskriptif secara statistik dan studi pustaka serta

menggabungkan dengan hasil pengamatan fakta-fakta yang terjadi di masyarakat.

LANDASAN TEORI

1. Pengertian Komunikasi

Komunikasi adalah suatu proses dalam mana seseorang atau beberapa orang,

kelompok, organisasi, dan masyarakat menciptakan, dan menggunakan informasi agar

terhubung dengan lingkungan dan orang lain. Atau komunikasi adalah suatu proses

penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain.

Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat

dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat

dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan

gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan

kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi dengan bahasa

nonverbal.


Manusia berkomunikasi untuk membagi pengetahuan dan atau pengalaman.

Bentuk umum komunikasi manusia termasuk bahasa sinyal, bicara, tulisan, gerakan,

dan penyiaran. Komunikasi dapat berupa interaktif, komunikasi transaktif, komunikasi

bertujuan, atau komunikasi tak bertujuan.

Melalui komunikasi, sikap dan perasaan seseorang atau sekelompok orang dapat

dipahami oleh pihak lain. Akan tetapi, komunikasi hanya akan efektif apabila pesan

yang disampaikan dapat ditafsirkan sama oleh penerima pesan tersebut.

Walaupun komunikasi sudah dipelajari sejak lama dan termasuk “barang antik”,

topik ini menjadi penting khususnya pada abad ini karena pertumbuhan komunikasi

selalu berkembang. Hal ini dikarenakan peningkatan teknologi komunikasi yang pesat

seperti radio, televisi, telepon, satelit dan jaringan komputer seiring dengan

industrialisasi bidang usaha yang besar dan politik yang mendunia. Komunikasi dalam

tingkat akademi mungkin telah memiliki departemen sendiri di mana komunikasi

dibagi-bagi menjadi komunikasi masa, komunikasi bagi pembawa acara, humas dan

lainnya, namun subyeknya akan tetap. Pekerjaan dalam komunikasi mencerminkan

keberagaman komunikasi itu sendiri.

Komponen komunikasi adalah hal-hal yang harus ada agar komunikasi bisa

berlangsung dengan baik. Menurut Laswell dalam https://id.wikipedia.org/wiki/,

komponen-komponen komunikasi adalah: 1) Pengirim atau komunikator (sender)

adalah pihak yang mengirimkan pesan kepada pihak lain; 2) Pesan (message) adalah isi

atau maksud yang akan disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lain; 3) Saluran

(channel) adalah media di mana pesan disampaikan kepada komunikan. Dalam

komunikasi antar-pribadi (tatap muka) saluran dapat berupa udara yang mengalirkan

getaran nada/suara; 4) Penerima atau komunikan (receiver) adalah pihak yang


menerima pesan dari pihak lain; 5) Umpan balik (feedback) adalah tanggapan dari

penerimaan pesan atas isi pesan yang disampaikannya; 6) Aturan yang disepakati para

pelaku komunikasi tentang bagaimana komunikasi itu akan dijalankan ("protokol").

Sedangkan proses berlangsungnya suatu komunikasi adalah : 1) Komunikator

yang mempunyai maksud berkomunikasi dengan orang lain mengirimkan suatu pesan

kepada orang yang dimaksud. Pesan yang disampaikan itu bisa berupa informasi dalam

bentuk bahasa ataupun lewat simbol-simbol yang bisa dimengerti kedua pihak; 2)

Pesan itu disampaikan atau dibawa melalui suatu media atau saluran baik secara

langsung maupun tidak langsung. Contohnya berbicara langsung melalui telepon, surat,

e-mail, atau media lainnya; 3) Media alat yang menjadi penyampai pesan dari

komunikator ke komunikan; 4) Komunikan menerima pesan yang disampaikan dan

menerjemahkan isi pesan yang diterimanya ke dalam bahasa yang dimengerti oleh

komunikan itu sendiri; 5) Komunikan memberikan umpan balik atau tanggapan atas

pesan yang dikirimkan kepadanya, apakah dia mengerti atau memahami pesan yang

dimaksud oleh si pengirim.

Model-model komunikasi terdiri dari :

a. Model komunikasi linear, yaitu model komunikasi dikemukakan oleh Claude

Shannon dan Warren Weaver pada tahun 1949 dalam buku The Mathematical of

Communication. Mereka mendeskripsikan komunikasi sebagai proses linear karena

tertarik pada teknologi radio dan telepon dan ingin mengembangkan suatu model

yang dapat menjelaskan bagaimana informasi melewati berbagai saluran (channel).

Hasilnya adalah konseptualisasi dari komunikasi linear (linear communication

model). Pendekatan ini terdiri atas beberapa elemen kunci: sumber (source), pesan

(message) dan penerima (receiver). Model linear berasumsi bahwa seseorang


hanyalah pengirim atau penerima. Tentu saja hal ini merupakan pandangan yang

sangat sempit terhadap partisipan-partisipan dalam proses komunikasi.

b. Model interaksional, yaitu model interaksional yang dikembangkan oleh Wilbur

Schramm pada tahun 1954 dan menekankan pada proses komunikasi dua arah di

antara para komunikator. Dengan kata lain, komunikasi berlangsung dua arah: dari

pengirim dan kepada penerima dan dari penerima kepada pengirim. Proses

melingkar ini menunjukkan bahwa komunikasi selalu berlangsung. Para peserta

komunikasi menurut model interaksional adalah orang-orang yang

mengembangkan potensi manusiawinya melalui interaksi sosial, tepatnya melalui

pengambilan peran orang lain.

c. Model transaksional, yaitu model komunikasi transaksional yang dikembangkan

oleh Barnlund pada tahun 1970. Model ini menggarisbawahi pengiriman dan

penerimaan pesan yang berlangsung secara terus-menerus dalam sebuah episode

komunikasi. Komunikasi bersifat transaksional adalah proses kooperatif: pengirim

dan penerima sama-sama bertanggungjawab terhadap dampak dan efektivitas

komunikasi yang terjadi. Model transaksional berasumsi bahwa saat kita terus-

menerus mengirimkan dan menerima pesan, kita berurusan baik dengan elemen

verbal dan nonverbal. Dengan kata lain, peserta komunikasi (komunikator)

melalukan proses negosiasi makna.

Faktor yang mempengaruhi komunikasi diantaranya : 1) Latar belakang budaya,

yaitu interpretasi suatu pesan akan terbentuk dari pola pikir seseorang melalui

kebiasaannya, sehingga semakin sama latar belakang budaya antara komunikator

dengan komunikan maka komunikasi semakin efektif; 2) Ikatan kelompok atau grup,

bahwa nilai-nilai yang dianut oleh suatu kelompok sangat mempengaruhi cara


mengamati pesan. 3) Harapan. Harapan mempengaruhi penerimaan pesan sehingga

dapat menerima pesan sesuai dengan yang diharapkan. 4) Pendidikan, yaitu semakin

tinggi pendidikan akan semakin kompleks sudut pandang dalam menyikapi isi pesan

yang disampaikan; 5) Situasi, bahwa perilaku manusia dipengaruhi oleh

lingkungan/situasi.

2. Pengertian Keunggulan

Seseorang dikatakan mempunyai keunggulan apabila mempunyai “lebih”

dibanding yang dimiliki orang lain pada umumnya. Keadaan yang dimiliki orang pada

umumnya disebut standar atau bechmark. Benchmark adalah teknik pengetesan dengan

menggunakan suatu nilai standar. Suatu program atau pekerjaan yang melakukan

perbandingan kemampuan dari berbagai kerja dari beberapa peralatan dengan tujuan

untuk meningkatkan kualitas pada produk yang baru.

Menurut kamus besar bahasa Indonesia, pengertian keunggulan adalah keadaan

(lebih) unggul; keutamaan; kepandaian (kecakapan, kebaikan, kekuatan, dan

sebagainya) yang lebih daripada yang lain.

Keunggulan dapat terdiri dari beberapa bagian.

a. Keunggulan kompetitif atau keunggulan bersaing (competitive advantage) adalah

kemampuan yang diperoleh melalui karakteristik dan sumber daya suatu

perusahaan untuk memiliki kinerja yang lebih tinggi dibandingkan perusahaan lain

pada industri atau pasar yang sama. Istilah ini berasal dari judul buku Michael

Porter, Competitive Advantage (1985), yang dibuat sebagai jawaban atas kritik

terhadap konsep keunggulan komparatif. Porter merumuskan dua jenis keunggulan

kompetitif perusahaan, yaitu biaya rendah atau diferensiasi produk.


Menurut Michael E. Porter dalam tulisannya pada tahun 1985 memberikan

gambarannya tentang keunggulan kompetitif sebagai berikut: "Keunggulan

kompetitif adalah jantung dari kinerja perusahaan dalam pasar yang kompetitif ...

Keunggulan kompetitif adalah tentang bagaimana sebuah perusahaan benar-benar

menempatkan strategi-strategi generik ke dalam praktik." (Porter, 1985, p.xv).

Lebih lanjut menurut Porter (1985, p. 3), keunggulan kompetitif bertumbuh secara

fundamental dari nilai yang memungkinkan perusahaan untuk menciptakan nilai itu

bagi para pembelinya melebihi biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk

menciptakannya.

Fred David mendefinisikan keunggulan kompetitif sebagai “apa pun yang

perusahaan lakukan lebih baik dibandingkan dengan perusahaan-perusahaan

saingan”. Ketika perusahaan dapat melakukan sesuatu yang tidak dapat dilakukan

perusahaan saingan atau memiliki sesuatu yang diinginkan perusahaan saingan,

maka itu dapat merepresentasikan keunggulan kompetitif (David, 2011, p. 9).

b. Teori keunggulan komparatif (theory of comparative advantage) merupakan teori

yang dikemukakan oleh David Ricardo. Menurutnya, perdagangan internasional

terjadi bila ada perbedaan keunggulan komparatif antarnegara. Ia berpendapat

bahwa keunggulan komparatif akan tercapai jika suatu negara mampu

memproduksi barang dan jasa lebih banyak dengan biaya yang lebih murah

daripada negara lainnya. Sebagai contoh, Indonesia dan Malaysia sama-sama

memproduksi kopi dan timah. Indonesia mampu memproduksi kopi secara efisien

dan dengan biaya yang murah, tetapi tidak mampu memproduksi timah secara

efisien dan murah. Sebaliknya, Malaysia mampu dalam memproduksi timah secara

efisien dan dengan biaya yang murah, tetapi tidak mampu memproduksi kopi


secara efisien dan murah. Dengan demikian, Indonesia memiliki keunggulan

komparatif dalam memproduksi kopi dan Malaysia memiliki keunggulan

komparatif dalam memproduksi timah. Perdagangan akan saling menguntungkan

jika kedua negara bersedia bertukar kopi dan timah.

Dalam teori keunggulan komparatif, suatu bangsa dapat meningkatkan standar

kehidupan dan pendapatannya jika negara tersebut melakukan spesialisasi produksi

barang atau jasa yang memiliki produktivitas dan efisiensi tinggi.

c. Teori keunggulan mutlak. Teori keunggulan mutlak (theory of absolute advantage)

merupakan teori yang dikemukakan oleh Adam Smith. Teori ini menyatakan bahwa

setiap negara akan memperoleh manfaat perdagangan internasional apabila

melakukan spesialisasi pada produk yang mempunyai efisiensi produksi lebih baik

dari negara lain, dan melakukan perdagangan internasional dengan negara lain yang

mempunyai kemampuan spesialisasi pada produk yang tidak dapat diproduksi di

negara tersebut secara efisien. Menurutnya, suatu negara dapat disebut memiliki

keunggulan mutlak dari negara lain jika negara tersebut memproduksi barang atau

jasa yang tidak dapat diproduksi oleh negara lain. Misalnya, Indonesia

memproduksi keris dan tidak memproduksi satelit pemancar. Sebaliknya, Jepang

memproduksi satelit pemancar dan tidak memproduksi keris. Dengan demikian,

perdagangan internasional akan terjadi di antara keduanya bila Indonesia dan

Jepang bersedia bertukar satelit pemancar dan keris.

d. Keunggulan relatif (hubungan internasional). Keunggulan relatif dalam hubungan

internasional adalah tindakan negara untuk mengejar keseimbangan kekuasaan

tanpa mempertimbangkan faktor-faktor lain seperti ekonomi. Dalam hubungan

internasional, kerja sama antarnegara diperlukan untuk menyeimbangkan


kekuasaan, namun usaha mengejar keunggulan relatif akan mengurangi kerja sama

karena rendahnya kualitas informasi mengenai perilaku dan kepentingan negara

lain. Keunggulan relatif berkaitan dengan permainan tanpa hasil. Teori permainan

tanpa hasil menyatakan bahwa kekayaan tidak dapat diperbanyak, dan satu-satunya

cara negara memperkaya diri adalah dengan mengambil kekayaan negara lain.

e. Keunggulan absolut (hubungan internasional). Keunggulan absolut dalam teori

hubungan internasional liberal adalah sesuatu yang dicari para pelaku internasional

dalam menentukan kepentingan pribadinya dan menimbang dampak total sebuah

keputusan terhadap negara atau organisasi dan menanggapinya dengan baik.

Kepentingan pelaku internasional tidak hanya terkait kekuasaan, tetapi juga

dampak ekonomi dan budaya dari aksi-aksi mereka. Teori ini juga terkait dengan

permainan hasil (non-zero-sum-game) yang menyatakan bahwa melalui keunggulan

komparatif, semua negara yang memiliki hubungan damai dan perdagangan dapat

memperbanyak kekayaannya.

3. Pengertian Penampilan

Ada beberapa pengertian penampilan, antara lain: penampilan adalah bentuk

peryataan diri atas penampilan yang menarik dan menimbulkan rasa percaya diri;

penampilan adalah bentuk citra diri yang terpancar dari diri seorang dan merupakan

sarana komunikasi; penampilan adalah bagaimana kita memandang dan

memperlakukan diri kita.

Menurut kamus besar bahasa Indonesia, penampilan adalah proses, cara,

perbuatan menampilkan. Contoh : Acara itu diisi dengan penampilan pakaian adat;

penampilan mereka sangat mengesankan.


4. Pengertian Keterampilan kerja

Kemampuan menunjukkan potensi orang untuk melaksanakan tugas atau

pekerjaan. Kemampuan seseorang merupakan perwujudan dari pengetahuan dan

keterampilan yang dimiliki. Oleh sebab itu, karyawan yang memiliki kemampuan

tinggi dapat menunjang tercapainya visi dan misi organisasi untuk segera maju dan

berkembang pesat, guna mengantisipasi kompetisi global. Kemampuan yang dimiliki

seseorang akan membuatnya berbeda dengan yang mempunyai kemampuan rata-rata

atau biasa saja.

Menurut Thoha (2011) kemampuan merupakan salah satu unsur dalam

kematangan berkaitan dengan pengetahuan atau keterampilan yang dapat diperoleh dari

pendidikan, pelatihan dan suatu pengalaman. Menurut Kaleta (2006:170), keterampilan

kerja merujuk suatu fitur yang kompleks dan tingkat mencerminkan interaksi antara

volume kedua kegiatan fisik dan mental dan kemampuan fungsional pekerja, kesehatan

mereka dan penilaian subjektif dari status mereka dalam kondisi organisasi dan sosial

yang diberikan. Soelaiman (2007:112) menyatakan bahwa kemampuan adalah sifat

yang dibawa lahir atau dipelajari yang memungkinkan seseorang yang dapat

menyelesaikan pekerjaannya, baik secara mental ataupun fisik.

Menurut Robbins (2006: 52), keterampilan kerja adalah kapasitas individu untuk

melaksanakan berbagai tugas dalam pekerjaan tertentu. Dimana kemampuan individu

pada hakekatnya tersusun dari dua faktor yaitu: kemampuan intelektual dan

kemampuan fisik.

Kemampuan intelektual adalah kemampuan yang diperlukan untuk menjalankan

kegiatan mental, misalnya berfikir, menganalisis dan memahami. Kemampuan

intelektual yang bagus dan dimiliki oleh pegawai diharapkan dapat meningkatkan


kinerja organisasi. Dengan demikian kemampuan intelektual yang tinggi juga secara

tidak langsung akan berpengaruh terhadap kemajuan organisasi. Kemampuan fisik

adalah kemampuan yang diperlukan untuk melakukan tugas-tugas yang menuntut

stamina, kecekatan, kekuatan dan keterampilan.

Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan

kemampuan pegawai dalam penelitian ini adalah semua potensi yang dimiliki pegawai

untuk melaksanakan tugas berdasarkan pengetahuan, sikap, pengalaman, dan

pendidikan.

a. Jenis – Jenis Kemampuan

Ada 3 jenis kemampuan dasar yang harus dimiliki untuk mendukung

seseorang dalam melaksanakan pekerjaan atau tugas, sehingga tercapai hasil yang

maksimal (Robert R.Katz, dalam Moenir 2008), yaitu:

1) Technical Skill (kemampuan teknis) adalah pengetahuan dan penguasaan

kegiatan yang bersangkutan dengan cara proses dan prosedur yang menyangkut

pekerjaan dan alat-alat kerja.

2) Human Skill (kemampuan bersifat manusiawi) adalah kemampuan untuk

bekerja dalam kelompok suasana di mana organisasi merasa aman dan bebas

untuk menyampaikan masalah.

3) Conceptual Skill (kemampuan konseptual) adalah kemampuan untuk melihat

gambar kasar untuk mengenali adanya unsur penting dalam situasi memahami

di antara unsur-unsur itu.

Pengertian keterampilan kerja terdiri dari dua kata, yaitu kemampuan dan

kerja. Pengertian mampu menurut Wojowasito (1995) adalah kesanggupan atau


kecakapan, sedangkan kemampuan berarti seseorang yang memiliki kecakapan atau

kesanggupan untuk menjalankan sesuatu yang diwujudkan melalui tindakannya

untuk meningkatkan produktivitas kerjanya. Menurut Robbins (2002) dalam

Pertiwi (2008) kemampuan (ability) merupakan suatu kapasitas individu untuk

mengerjakan berbagai tugas dalam suatu pekerjaan.

Menurut Zainun (1994) dalam Sariyathi (2003) bahwa kemampuan (ability)

dimaksudkan sebagai kesanggupan (capacity) karyawan untuk melaksanakan

pekerjaannya. Kemampuan mengandung berbagai unsur seperti keterampilan

manual dan intelektual, bahkan sampai kepada sifat-sifat pribadi yang dimiliki.

Unsur-unsur ini juga mencerminkan pendidikan, latihan dan pengalaman yang

dituntut sesuai rincian kerja. Kemampuan sesungguhnya merupakan suatu unsur

pelaksanaan kerja yang diperlukan untuk memungkinkan para karyawan bekerja

dengan cara tertentu.

Menurut Gitosudarmo dan Sudita (2008) pencapaian prestasi berkaitan

dengan kemampuan menyelesaikan tujuan yang menantang (challenging goal).

Sebagian orang menyenangi tujuan-tujuan yang menantang (tujuan yang cukup

berat tetapi masih mungkin dicapai), dan sebagian lagi menyenangi tujuan yang

moderat maupun rendah. Kemampuan seseorang diperlukan untuk menyelesaikan

suatu pekerjaan. Ini berarti bahwa dalam menyelesaikan suatu pekerjaan selalu

masih tersedia suatu tingkatan kemampuan yang belum dipergunakan oleh

seseorang.


ANALISIS DAN PEMBAHASAN

1. Profil Data

Data sumber yang diolah untuk karya ilmiah ini sebanyak 59 mahasiswa

Akademi Sekretari dan Manajemen (ASEKMA) Don Bosco angkatan tahun 2012-

2014. Data sumber terdiri dari lembar penilaian oleh pimpinan perusahaan tempat kerja

atau praktik kerja, dan nilai kemampuan presentasi tugas akhir. Variabel yang akan

diolah adalah : variabel Y diwakili dengan nilai kemampuan berkomunikasi (presentasi

tugas akhir), variabel X1 diwakili dengan nilai penampilan, dan variabel X2 diwakili

dengan nilai keterampilan kerja.

Data statistik yang didapatkan dari hasil pengolahan data primer sebagaimana

disebutkan di atas melalui software Excell diperoleh hasilnya sebagai berikut :

a. Terhadap variabel penampilan (X1) dan komunikasi (Y).

1. Multiple R (korelasi) sebesar 0.8652

2. R Square (determinasi) sebesar 0.7485 atau 74.85 persen

3. T-Hitung sebesar 13.0254

4. T-Tabel sebesar 2.0025

5. Intercept (a) sebesar 14.45

6. Slope (b) sebesar 0.82

b. Terhadap variabel keterampilan kerja (X2) dan komunikasi (Y).

1. Multiple R (korelasi) sebesar 0.8251

2. R Square (determinasi) sebesar 0.6807 atau 68.0741 persen

3. T-Hitung sebesar 11.0244

4. T-Tabel sebesar 2.0025

5. Intercept (a) sebesar 26.81


6. Slope (b) sebesar 0.71

2. Analisis Peningkatan Keunggulan Mahasiswa

Sesuai dengan tujuan penelitian dan hipotesa yang telah disebutkan sebelumnya,

proses pembuktiannya dilakukan dengan pendekatan statistik. Dalam penelitian ini agar

hasil yang diperoleh lebih akurat dan untuk menghemat waktu, proses pengolahan

datanya menggunakan software Exell.

Untuk mendapatkan gambaran mengenai tingkat korelasi komunikasi terhadap

keunggulan penampilan dan keterampilan kerja lulusan ASEKMA Don Bosco, telah

dilakukan pemrosesan data yang diperoleh dengan menggunakan alat analisis yaitu (1)

koefisien korelasi sederhana, (2) uji signifikansi dengan uji t, (3) Uji Koefisien

Diterminasi Pengaruh; dan (4) Regresi Sederhana.

Analisis dilakukan secara bertahap. Analisis pertama akan dilakukan untuk

menguji korelasi antara variabel komunikasi dengan variabel penampilan, dan analisis

kedua untuk menguji korelasi antara variabel komunikasi dengan variabel keterampilan

kerja.

a. Analisis korelasi variabel komunikasi dengan penampilan

1) Data statistik variabel komunikasi (Y) dan penampilan (X1)

(a) Multiple R (korelasi) sebesar 0.8652

(b) R Square (determinasi) sebesar 0.7485 atau 74.85 persen.

(c) T-Hitung sebesar 13.0254

(d) T-Tabel sebesar 2.0025

(e) Intercept (a) sebesar 14.45

(f) Slope (b) sebesar 0.82


2) Koefisien Korelasi Sederhana (multiple R)

Hasil pengujian menunjukan bahwa terdapat korelasi antara variabel

penampilan dan komunikasi yang tercermin dari harga koefisien korelasi

sebesar r = 0. 8652. Ini dapat diartikan bahwa terdapat hubungan kedua variabel

penampilan dan komunikasi lulusan tergolong dalam kategori tinggi (kuat) dan

mempunyai arah hubungan yang positif (korelasi yang sempurna mendekati

angka 1). Dengan kata lain apabila keunggulan penampilan ditingkatkan maka

kemampuan komunikasi lulusan akan meningkat.

3) Uji Signifikansi dengan Uji t (T-Hitung dan T-Tabel)

Hasil penelitian di atas masih perlu dilanjutkan dengan pengujian

signifikansi. Pengujian signifikansi hubungan antara variabel penampilan

dengan variabel komunikasi lulusan dapat diketahui dengan menggunakan uji t,

yaitu dengan cara membandingkan nilai t hitung dengan t tabel. Dengan kriteria

pengujian yang didasarkan pada ketentuan jika nilai t hitung > t tabel maka

korelasi variabel X dengan variabel Y adalah signifikan.

Angka t hitung didapat dari hasil perhitungan dari software Excell yaitu

sebesar 13.0254. Angka t tabel didapat dari tabel t atau melalui software Excell

dengan ketentuan σ (alpha) = 0,05, derajat kebebasan 59 - 2 = 57 sehingga

diperoleh nilai t tabel sebesar 2.0025.

Berdasarkan perhitungan di atas ternyata t hitung lebih besar dari t tabel

yaitu 13.0254 lebih besar 2.0025. Ini memberikan arti bahwa terdapat korelasi

yang sangat signifikan dan positif antara variabel penampilan dan komunikasi

lulusan.


4) Uji Koefisien Diterminasi Pengaruh (R Square)

Melalui pengukuran koefisien diterminasi pengaruh dapat diketahui

seberapa variabel penampilan dapat mempengaruhi kemampuan komunikasi

lulusan apakah menjadi lebih baik atau lebih buruk. Semakin besar nilai

koefisien diterminasi pengaruh maka semakin besar pengaruh penampilan

terhadap perubahan kemampuan komunikasi lulusan, atau sebaliknya semakin

kecil nilai koefisien diterminasi pengaruh maka semakin kecil pengaruh

penampilan terhadap perubahan kemampuan komunikasi lulusan.

Kontribusi pengaruh variabel penampilan terhadap kemampuan

komunikasi lulusan, dihitung dengan rumus koefisien diterminan (R Square,

0.7485 x 100%) adalah sebesar 74.85 persen. Ini memberikan arti bahwa

sebesar 74.85 persen kemampuan komunikasi lulusan ditentukan atau

dipengaruhi oleh penampilan lulusan dan sisanya sebesar 25.15 persen

ditentukan atau dipengaruhi oleh faktor lain, misalnya kepribadian,

tanggungjawab, disiplin, inisiatif, kerjasama, kepekaan terhadap lingkungan.

5) Regresi Sederhana (Intercept, Slope)

Analisis koefisien regresi variabel penampilan dan kemampuan

komunikasi lulusan dapat dilakukan dengan menggunakan data sebagaimana

yang tersedia. Melalui pengukuran koefisien regresi ini dapat diketahui

seberapa besar peningkatan kemampuan komunikasi lulusan dengan

peningkatan penampilan dalam satu satuan. Dari data dalam tabel tersebut,

secara matematis persamaan regresi dapat dinyatakan bahwa :

Y = 14.45 + 0.82X1

Dimana :


Y = kemampuan komunikasi lulusan.

X1 = penampilan.

Arti dari persamaan regresi di atas dapat dijelaskan bahwa :

1) Konstanta 14.45 (intercept) menunjukan angka kemampuan komunikasi

lulusan tanpa dipengaruhi oleh variabel penampilan.

2) Penampilan (X1) sebesar 0.82 (slope) menunjukan bahwa setiap

keunggulan penampilan ditingkatkan satu satuan, maka hal tersebut juga

akan meningkatkan kemampuan komunikasi lulusan sebesar 0.82.

Dari penjelasan hasil empat analisis di atas dapat disimpulkan sementara

bahwa variabel komunikasi dan variabel penampilan mempunyai korelasi yang

sangat signifikan dengan indikator sebagai berikut :

1) Terdapat korelasi kuat sebesar 0.8652 antara variabel komunikasi dan variabel

penampilan (multiple R) (korelasi sempurna mendekati nilai 1).

2) Terdapat hubungan yang signifikan nilai t hitung > t tabel sebesar 13.0254 >

2.0025 antara variabel komunikasi dan variabel penampilan.

3) Koefisien diterminasi pengaruh sebesar 74.85 persen antara variabel

komunikasi dan variabel penampilan (R Square).

4) Regresi sederhana Y = 14.45 + 0,82X1 dengan arti penambahan 1 satuan

variabel penampilan dapat menambah 0,82 variabel komunikasi.

b. Analisis korelasi variabel komunikasi dengan keterampilan kerja

1) Data statistik variabel komunikasi (Y) dan keterampilan kerja (X2)

(a) Multiple R (korelasi) sebesar 0.8251

(b) R Square (determinasi) sebesar 0.6807 atau 68.07 persen


(c) T-Hitung sebesar 11.0244

(d) T-Tabel sebesar 2.0025

(e) Intercept (a) sebesar 26.81

(f) Slope (b) sebesar 0.71

2) Koefisien Korelasi Sederhana (multiple R)

Hasil pengujian menunjukan bahwa terdapat korelasi antara variabel

keterampilan kerja dan komunikasi yang tercermin dari harga koefisien korelasi

sebesar r = 0.8251. Ini dapat diartikan bahwa terdapat hubungan kedua variabel

keterampilan kerja dan komunikasi lulusan tergolong dalam kategori tinggi

(kuat) dan mempunyai arah hubungan yang positif (korelasi yang sempurna

mendekati angka 1). Dengan kata lain apabila keunggulan keterampilan kerja

ditingkatkan maka kemampuan komunikasi lulusan akan meningkat.

3) Uji Signifikansi dengan Uji t (T-Hitung dan T-Tabel)

Hasil penelitian di atas masih perlu dilanjutkan dengan pengujian

signifikansi. Pengujian signifikansi hubungan antara variabel keterampilan

kerja dengan variabel komunikasi lulusan dapat diketahui dengan menggunakan

uji t, yaitu dengan cara membandingkan nilai t hitung dengan t tabel. Dengan

kriteria pengujian yang didasarkan pada ketentuan jika t hitung > t tabel maka

korelasi variabel X dengan variabel Y adalah signifikan.

Angka t hitung didapat dari hasil perhitungan dari software Excell yaitu

sebesar 11.0244. Angka t tabel didapat dari tabel t atau melalui software Excell

dengan ketentuan σ (alpha) = 0,05, derajat kebebasan 59 - 2 = 57 sehingga

diperoleh nilai t tabel sebesar 2.0025.


Berdasarkan perhitungan di atas ternyata t hitung lebih besar dari t tabel

yaitu 11.0244 lebih besar 2.0025. Ini memberikan arti bahwa terdapat korelasi

yang sangat signifikan dan positif antara variabel keterampilan kerja dan

komunikasi lulusan.

4) Uji Koefisien Diterminasi Pengaruh (R Square)

Melalui pengukuran koefisien diterminasi pengaruh dapat diketahui

seberapa variabel keterampilan kerja dapat mempengaruhi kemampuan

komunikasi lulusan apakah menjadi lebih baik atau lebih buruk. Semakin besar

nilai koefisien diterminasi pengaruh maka semakin besar pengaruh

keterampilan kerja terhadap perubahan kemampuan komunikasi lulusan, atau

sebaliknya semakin kecil nilai koefisien diterminasi pengaruh maka semakin

kecil pengaruh keterampilan kerja terhadap perubahan kemampuan komunikasi

lulusan.

Kontribusi pengaruh variabel keterampilan kerja terhadap kemampuan

komunikasi lulusan, dihitung dengan rumus koefisien diterminan (R Square,

0.6807 x 100%) adalah sebesar 68.07 persen. Ini memberikan arti bahwa

sebesar 68.07 persen kemampuan komunikasi lulusan ditentukan atau

dipengaruhi oleh keterampilan kerja lulusan dan sisanya sebesar 31.93 persen

ditentukan atau dipengaruhi oleh faktor lain, misalnya kepribadian,

tanggungjawab, disiplin, inisiatif, kerjasama, kepekaan terhadap lingkungan.

5) Regresi Sederhana (Intercept, Slope)

Analisis koefisien regresi variabel keterampilan kerja dan kemampuan

komunikasi lulusan dapat dilakukan dengan menggunakan data sebagaimana

yang tersedia. Melalui pengukuran koefisien regresi ini dapat diketahui


seberapa besar peningkatan kemampuan komunikasi lulusan dengan

peningkatan keterampilan kerja dalam satu satuan. Dari data dalam tabel

tersebut, secara matematis persamaan regresi dapat dinyatakan bahwa :

Y = 26.81 + 0.71X1

Dimana :

Y = kemampuan komunikasi lulusan.

X1 = keterampilan kerja.

Arti dari persamaan regresi di atas dapat dijelaskan bahwa :

1) Konstanta 26.81 (intercept) menunjukan angka kemampuan komunikasi

lulusan tanpa dipengaruhi oleh variabel keterampilan kerja.

2) Keterampilan kerja (X1) sebesar 0.71 (slope) menunjukan bahwa setiap

keunggulan keterampilan kerja ditingkatkan satu satuan, maka hal

tersebut juga akan meningkatkan kemampuan komunikasi lulusan

sebesar 0.71.

Dari penjelasan hasil empat analisis di atas dapat disimpulkan sementara

bahwa variabel komunikasi dan variabel keterampilan kerja mempunyai korelasi

yang sangat signifikan dengan indikator sebagai berikut :

1) Terdapat korelasi kuat sebesar 0.8251 antara variabel komunikasi dan variabel

keterampilan kerja (multiple R) (korelasi sempurna mendekati nilai 1).

2) Terdapat hubungan yang signifikan nilai t hitung > t tabel sebesar 11.0244 >

2.0025 antara variabel komunikasi dan variabel keterampilan kerja.

3) Koefisien diterminasi pengaruh sebesar 68.07 persen antara variabel

komunikasi dan variabel keterampilan kerja (R Square).


4) Regresi sederhana Y = 26.81 + 0,71X2 dengan arti penambahan 1 satuan

variabel keterampilan kerja dapat menambah 0,71 variabel komunikasi.

c. Kesimpulan hasil analisis korelasi

Analis korelasi antara variabel Y dan dua variabel X dilakukan secara

terpisah. Dua variabel X adalah variabel penampilan sebagai variabel X1 dan

variabel keterampilan kerja sebagai variabel X2, sedangkan variabel kemampuan

komunikasi sebagai variabel Y. Hipotesanya adalah apabila variabel penampilan

dan variabel keterampilan kerja ditingkatkan maka akan meningkatkan kemampuan

komunikasi lulusan ASEKMA Don Bosco. Dari dua hasil kesimpulan sementara

dua-duanya memenuhi hipotesa yaitu variabel penampilan dan variabel

keterampilan kerja mempunyai korelasi yang signifikan terhadap variabel

penampilan dan variabel keterampilan kerja.

PENUTUP

Berdasarkan hasil analisis dan pembahasan di atas, dapatlah dibuktikan bahwa

variabel penampilan dan variabel keterampilan kerja mempunyai hubungan (korelasi)

signifikan dan positif dengan variabel kemampuan komunikasi lulusan ASEKMA Don

Bosco. Dapat diartikan bahwa jika variabel penampilan dan variabel keterampilan kerja

ditingkatkan, maka variabel kemampuan komunikasi lulusan juga akan meningkat.

Diketahui pula bahwa variabel penampilan dan variabel keterampilan kerja mempunyai

pengaruh yang sangat besar terhadap peningkatan kemampuan komunikasi lulusan. Hal ini

dipertegas melalui analisis regresi sederhana, terbukti secara signifikan bahwa variabel

penampilan dan variabel keterampilan kerja dapat digunakan untuk memprediksi

perubahan variabel kemampuan komunikasi lulusan.


DAFTAR PUSTAKA

Akademi Sekretari dan Manajemen (ASEKMA) Don Bosco . Handbook of Modern

Secretary: Panduan Sukses Secretaris dalam Dunia Kerja Modern. Penerbit

PPM . Jakarta. 2010.

Rr Laeny Sulistyawati. Lulusan Vokasi Lebih Siap Hadapi MEA Daripada Sarjana. Dalam

http://www.republika.co.id/berita/pendidikan/eduaction/15/05/20/nom8ma-

lulusan-vokasi-lebih-siap-hadapi-mea-daripada-sarjana, diakses tanggal 17

Juni 2017

Dessy Suciati Saputri. Ini Penyebab Lulusan Sekolah Vokasi Banyak yang Menganggur.

http://www.republika.co.id/berita/pendidikan/eduaction/16/10/25/ofly31383

-ini-penyebab-lulusan-sekolah-vokasi-banyak-yang-menganggurxx. ,

diakses tanggal 17 Juni 2017

https://id.wikipedia.org/wiki/Komunikasi, diakses tanggal 17 Juni 2017

https://id.wikipedia.org/w/index.php?search=keunggulan&title=Istimewa:Pencarian&go=L

anjut, diakses tanggal 17 Juni 2017

https://id.wikipedia.org/wiki/Keunggulan_kompetitif, diakses tanggal 17 Juni 2017

http://kbbi.kata.web.id/keunggulan/, diakses tanggal 17 Juni 2017

https://www.kamusbesar.com/penampilan, diakses tanggal 17 Juni 2017

http://www.psychologymania.com/2013/01/pengertian-kemampuan-kerja.html, diakses

tanggal 17 Juni 2017

http://www.republika.co.id/berita/pendidikan/eduaction/16/10/25/ofly31383-ini-penyebab-lulusan-sekolah-vokasi-banyak-yang-menganggurxx

http://www.republika.co.id/berita/pendidikan/eduaction/16/10/25/ofly31383-ini-penyebab-lulusan-sekolah-vokasi-banyak-yang-menganggurxx

https://id.wikipedia.org/wiki/Komunikasi

https://id.wikipedia.org/wiki/Keunggulan_kompetitif

http://kbbi.kata.web.id/keunggulan/

https://www.kamusbesar.com/penampilan

http://www.psychologymania.com/2013/01/pengertian-kemampuan-kerja.html


PERAN PUBLIC RELATIONS OFFICER DALAM PENANGANAN MEDIA

SOSIAL PT KOMPAS GRAMEDIA NUSANTARA

Oleh:

Cecilia Agustien Umbas, S.Kom., M.Pd (Dosen ASEKMA Don Bosco,

[email protected])

Gishella Monica Florence (Mahasiswa ASEKMA Don Bosco, [email protected])

ABSTRACT

The development of information and communication technologies today can not be

dammed. This technology has the power and enormous potential to change everything.

Internet technologies give freedom to communicate digitally to users. Internet technology

provides many benefits for the users but at the same time provide a negative content. The

Internet users starting from children, teenagers, and adults. The children have not been able

to filter out negative content that may be damaging ethics. Negative content can contain

pornographic, hateful speech, and a hoax. The women are considered effective to provide

healthy technology education to children. Education in the use of sound technologies

starting from his own household. The housewives better understand the activities of family

members, especially in the use of internet. Guarding children of his own household will

have a great impact on the healthy use of technology in the future.

Keyword : Public Relations Officer, Social Media

PENDAHULUAN

Dunia industri secara nyata membutuhkan tenaga lulusan perguruan tinggi yang siap

kerja. Lulusan program vokasi diharapkan dapat menjadi sumber daya manusia yang dapat

memenuhi kebutuhan dunia industri tersebut. Namun dalam kenyataannya masih banyak

program vokasi yang belum siap kerja.

Praktik kerja merupakan salah satu program yang harus ditempuh oleh mahasiswi.

Praktik kerja ini sendiri dapat dilakukan di perusahaan apa saja dalam arti pada perusahaan

swasta maupun instansi pemerintah yang berkaitan dengan bidangnya.

Tujuan dari kegiatan praktik kerja yaitu agar Penulis mendapatkan informasi data

secara langsung apa yang harus dan apa yang tidak boleh dilakukan dalam dunia kerja.

Selain itu dimaksudkan juga untuk menyelaraskan pengetahuan dan teori yang telah


diperoleh selama kuliah dalam bidang sekretari dan manajemen dengan pengaplikasiannya

di dunia kerja secara nyata.

Pada pelaksanaan praktik kerja ini, Penulis mendapat kesempatan untuk melakukan

praktik kerja sebagai Public Relations Officer (PRO) di PT Kompas Gramedia Nusantara

yang terletak di Palmerah Selatan.

Dalam karya tulis ini, masalah yang akan dibahas adalah seberapa penting

kemampuan menangani media sosial yang harus dimiliki seorang PRO. Public Relations

juga berkaitan dengan bidang yang Penulis peroleh di Akademi Sekretari dan Manajemen

Don Bosco, yaitu sekretaris karena Public Relations merupakan salah satu kemampuan

yang harus dimiliki seorang sekretaris. Tujuan karya tulis ini adalah Penulis ingin

memberikan kontribusi secara maksimal untuk memajukan perusahaan tempat praktik

kerja sebagai PRO dengan menerapkan kemampuan yang telah diperoleh selama kuliah

seputar Public Relations.

Manfaat karya tulis ini adalah memperoleh wujud nyata pengetahuan dalam dunia

kerja; memperluas wawasan, khususnya dalam bidang Hubungan Masyarakat; menambah

kemampuan bekerja sama dalam tim; dapat mengembangkan soft skills yang meliputi

mental, kepribadian, inisiatif dalam menghadapi segala keadaan yang ada dalam

masyarakat dan dunia kerja; dapat memahami strategi Public Relations dalam

mempromosikan dan mempertahankan citra perusahaan; menambah kemampuan

menghadapi dan menemukan solusi untuk sebuah masalah; dan mampu menciptakan rasa

tanggung jawab dan loyalitas dalam menjalani suatu pekerjaan.

Metode penyusunan karya ilmiah ini ini adalah studi pustaka dan studi lapangan

berdasarkan pengamatan dan pelaksanaan praktik kerja.


LANDASAN TEORI

1. Public Relation Office

a. Pengertian Public Relations Officer

Public Relations Officer (PRO) dalam Kamus Bahasa Indonesia dan bahasa sehari -

hari sering disebut Hubungan Masyarakat (Humas). Bidang Humas ini dapat

dikatakan sebagai bagian vital dari suatu institusi baik yang bersifat swasta maupun

pemerintah. PRO, dianggap vital karena berperan sebagai ujung tombak suatu

institusi dalam menjaga citra positif dan hubungan baik dengan para stakeholders,

maka tidak heran jika praktisi humas selalu berada paling depan dan selalu paling

pertama untuk menangani setiap kasus yang menimpa institusi tersebut.

Humas menurut para ahli.

Teori tentang dunia humas menurut tokoh yang sudah diakui karya ilmiahnya

dalam dunia komunikasi maupun Humas :

1) Definisi Humas menurut Edward L. Bernays “the father of public relations”,

yaitu: Public relations mempunyai tiga arti: penerangan kepada masyarakat,

persuasi untuk mengubah sikap dan tingkah laku masyarakat, usaha untuk

mengintegrasikan sikap dan perbuatan suatu badan dengan sikap perbuatan

masyarakat dan sebaliknya. (F. Rachmadi, Public Relations dalam Teori dan

Praktek, PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta,1992, p. 19)

2) Menurut Frank Jefkins, Public Relations adalah sesuatu yang merangkum

keseluruhan komunikasi yang terencana, baik itu ke dalam maupun ke luar,

antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai

tujuan-tujuan spesifik yang berdasarkan saling pengertian.” (Frank Jefkins,

Public Relations, Erlangga, Jakarta, 1992, p. 9)


3) Menurut Jeffkins dan Daniel Yadin dalam bukunya yang berjudul Public

Relations, Frank Jeffkins Revisi Daniel Yadin, 2002:10, Public Relations

(Humas) adalah suatu sistem komunikasi yang menumbuhkan niat baik.

4) Menurut Prof. Drs. H.A.W Widjaja dalam bukunya yang berjudul Komunikasi

dan Hubungan Masyarakat, 2002:54, Public Relations adalah profesi yang

mengurusi hubungan antara sesuatu unit dan publiknya yang menentukan hidup

unit itu.

b. Tujuan Kegiatan Public Relations

Tujuan pokok kegiatan Public Relations sebuah perusahaan antara lain:

1) Untuk mengubah citra umum di mata khalayak, sehubungan dengan adanya

kegiatan-kegiatan baru yang dilakukan oleh perusahaan.

2) Untuk meningkatkan bobot kualitas para calon pegawai.

3) Untuk menyebarluaskan suatu cerita sukses yang telah dicapai oleh perusahaan

kepada masyarakat dalam rangka mendapatkan pengakuan.

4) Untuk memperkenalkan perusahaan kepada masyarakat luas serta membuka

pasar-pasar baru.

5) Untuk mempersiapkan dan mengkondisikan masyarakat bursa saham atas

rencana perusahaan untuk menerbitkan saham baru atau saham tambahan.

6) Untuk memperbaiki hubungan antara perusahaan dengan khalayaknya,

sehubungan dengan telah terjadinya suatu peristiwa yang mengakibatkan

kecaman, kesangsian, atau salah paham di kalangan khalayak terhadap niat baik

perusahaan.

7) Untuk mendidik para pengguna atau konsumen agar lebih efektif dan mengerti

dalam memanfaatkan produk-produk perusahaan.


8) Untuk meyakinkan khalayak bahwasanya perusahaan mampu bertahan atau

bangkit kembali setelah terjadinya suatu krisis.

9) Untuk meningkatkan kemampuan dan ketahanan perusahaan dalam

menghadapi risiko pengambilalihan oleh pihak-pihak lain.

10) Untuk menciptakan identitas perusahaan yang baru.

11) Untuk menyebarluaskan informasi mengenai aktivitas dan partisipasi para

pimpinan perusahaan organisasi dalam kehidupan sosial sehari-hari.

12) Untuk mendukung keterlibatan suatu perusahaan sebagai sponsor dari suatu

acara.

13) Untuk memastikan bahwasanya para politisi benar-benar memahami kegiatan

atau produk perusahaan yang positif agar perusahaan yang bersangkutan

terhindar dari peraturan, undang-undang, dan kebijakan pemerintah yang

merugikan.

14) Untuk menyebarluaskan kegiatan-kegiatan riset yang telah dilakukan

perusahaan, agar masyarakat luas mengetahui betapa perusahaan itu

mengutamakan kualitas dalam berbagai hal.

c. Tugas Public Relations Officer

Public Relation Officer memiliki tugas dalam perusahaan, sebagai berikut :

1) Mengantisipasi, menganalisis, dan menerjemahkan atau memaknai opini publik,

perilaku dan isu – isu yang mungkin mempengaruhi (baik itu pengaruh positif

atau pengaruh negatif), terhadap aktivitas keorganisasian.

2) Manajemen konseling pada semua level organisasi dengan menghormati

pengambilan kebijakan.

3) Meneliti dan mengevaluasi program - program yang berkelanjutan dan telah

dijalankan dengan maksud untuk menciptakan kesepahaman publik yang sangat


berpengaruh pada kesuksesan tujuan organisasi. Hal ini mungkin meliputi sisi

pemasaran, finansial, penambahan biaya, pegawai, community atau goverment

relations dan terhadap program - program lainnya.

4) Merencanakan dan mengimplementasikan tujuan organisasi untuk

mempengaruhi atau mengubah kebijakan publik.

5) Menentukan tujuan, merencanakan, pembiayaan, rekruitmen dan pelatihan

karyawan, mengembangkan fasilitas, pendek kata dengan mengelola segala

sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi.

d. Tanggung Jawab Public Relation Officer

Sebagai sebuah profesi seorang Staf Humas atau Public Relation Officer

bertanggung jawab untuk memberikan informasi, mendidik, meyakinkan, meraih

simpati, dan membangkitkan ketertarikan masyarakat akan sesuatu atau membuat

masyarakat mengerti dan menerima sebuah situasi. Seorang humas selanjutnya

diharapkan untuk membuat program-program dalam mengambil tindakan secara

sengaja dan terencana dalam upaya-upayanya mempertahankan, menciptakan, dan

memelihara pengertian bersama antara organisasi dan masyarakatnya.

Posisi humas merupakan penunjang tercapainya tujuan yang ditetapkan oleh

suatu manajemen organisasi. Sasaran humas adalah publik internal dan eksternal,

dimana secara operasional humas bertugas membina hubungan harmonis antara

organisasi dengan publiknya dan mencegah timbulnya rintangan psikologis yang

mungkin terjadi di antara keduanya.

e. Fungsi Public Relations

Bertrand R. Canfield dalam bukunya Public Relations, Principles and Problem

mengemukakan tiga fungsi public relations yakni :

1) Mengabdi kepada kepentingan umum


2) Memelihara komunikasi yang baik

3) Menitik-beratkan moral dan tingkah laku yang baik.(Onong hlm 137)

f. Tujuan Public Relation

Tujuan Public Relation adalah ”membentuk goodwill, toleransi (tolerance), saling

kerjasama (mutual understanding) dan saling menghargai (mutual appreciation)

serta memperoleh opini public yang favorable, image yang tepat berdasarkan

prinsip-prinsip hubungan yang harmonis baik hubungan ke dalam (internal

relations) maupun hubungan keluar (external relations)” (Ruslan, 1999:31) Bonar

(1987:21) merumuskan tujuan PR adalah :

1) Public understanding (pengertian publik)

2) Public confidence ( kepercayaan publik)

3) Public support (dukungan publik)

4) Public cooperation (kerjasama publik)

g. Peranan Public Relations Officer

Peran PRO dalam perusahaan adalah menginformasikan seluruh informasi

mengenai perusahaan, misalnya dari mulai sejarah perusahaan, struktur organisasi,

berita terkini yang terjadi di dalam perusahaan serta melakukan promosi akan

produk maupun jasa. Tujuan dari PRO memperbaharui tentang perusahaan ke dunia

maya adalah agar eksistensi perusahaan tetap terjaga.

Selain itu untuk mempermudah masyarakat mengetahui tentang perusahaan

secara mendetail agar mendapatkan citra yang baik juga dimata masyarakat. Bagian

penting dari pekerjaan staf humas atau public relation dalam suatu organisasi

adalah :

1) Membuat kesan (image)

2) Pengetahuan dan pengertian


3) Menciptakan ketertarikan

4) Penerimaan

5) Simpati.

2. Media Sosial

a. Pengertian Media Sosial

Media Sosial (Social Media) adalah saluran atau sarana pergaulan sosial

secara online di dunia maya (internet). Para pengguna (user) media sosial

berkomunikasi, berinteraksi, saling kirim pesan, dan saling berbagi (sharing), dan

membangun jaringan (networking). Andreas Kaplan dan Michael Haenlein

mendefinisikan media sosial sebagai “Sebuah kelompok aplikasi berbasis internet

yang membangun di atas dasar ideologi dan teknologi Web 2.0 , dan yang

memungkinkan penciptaan dan pertukaran user-generated content.” (Kaplan,

Andreas M.; Michael Haenlein, 2010).

b. Karakteristik Media Sosial

Gamble, Teri, dan Michael dalam Communication Works sebagaimana dikutip

Wikipedia menyebutkan, media sosial mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :

1) Pesan yang di sampaikan tidak hanya untuk satu orang saja namun bisa ke

berbagai pihak, contohnya, Short Message Service (Pesan singkat) ataupun

internet.

2) Pesan yang disampaikan bebas, tanpa harus melalui gatekeeper.

3) Pesan yang disampaikan cenderung lebih cepat dibanding media lainnya.

4) Penerima pesan yang menentukan waktu interaksi.

c. Jenis - Jenis Media Sosial

Berikut di bawah ini ada klasifikasi macam-macam jejaring sosial berdasarkan

fungsi dan kegunaannya:


1) Konten kolaborasi (contohnya, Wikipedia)

2) Blog dan microblog (contohnya, Twitter)

3) Situs jejaring sosial berita (contohnya, Digg)

4) Konten video (contohnya, YouTube)

5) Situs jejaringan sosial (contohnya, Facebook)

6) Game dunia maya (contohnya, World of Warcraft)

7) Situs dunia sosial virtual (contohnya, Second Life)

d. Media Sosial yang Populer Digunakan di Indonesia

Media sosial yang populer digunakan di Indonesia antara lain :

1) Facebook. Facebook adalah situs jejaring sosial yang didirikan oleh Mark

Zuckerberg bersama temannya sesama mahasiswa Universitas Harvard,

Eduardo Saverin. Salah satu keunggulan yang dimiliki oleh facebook adalah

beragamnya aplikasi yang dapat memanjakan pengguna, baik yang

dikembangkan oleh pihak internal maupun eksternal facebook.

2) Youtube. Sebuah situs web berbagi video yang dibuat oleh tiga mantan

karyawan PayPal pada Februari 2005. Situs ini memungkinkan pengguna

mengunggah, menonton, dan berbagi video.

3) Twitter. Twitter merupakan situs jejaring sosial pertemanan Twitter didirikan

oleh Jack Dorsey pada bulan Maret 2006 dan secara resmi diluncurkan pada

bulan Juli 2006. Ciri khas yang sangat melekat dari twitter yaitu trending topik.

Dengan adanya fitur ini para pengguna twitter dapat selalu update dan

mengikuti trending dunia. Trending topik dapat membantu penggunanya untuk

selalu update dengan keadaan terkini.


4) Yahoo! Answer. Yahoo! Answer adalah salah satu situs tanya jawab buatan

Yahoo! Melalui situs ini, para penggunanya bisa mendapatkan berbagai macam

informasi dengan menanyakannya di ruang percakapan situs.

5) Instagram. Instagram adalah aplikasi berbagi foto dan video yang

memungkinkan pengguna mengambil foto, menerapkan filter digital, dan

membagikannya ke berbagai layanan jejaring sosial, termasuk milik Instagram

sendiri.

6) Situs Web. Situs web (website) adalah suatu halaman web yang berisikan

kumpulan informasi yang disediakan secara perorangan, kelompok, atau

organisasi.

7) LinkedIn. LinkedIn adalah sebuah situs jejaring sosial yang dirancang khusus

bagi para profesional. LinkedIn memiliki anggota lebih dari 35 juta orang yang

sebagian besar penggunanya adalah para eksekutif dari berbagai perusahaan

besar dunia. Di situs LinkedIn ini para anggota difokuskan pada profil pribadi.

Termasuk di dalamnya adalah curriculum vitae kualifikasi ketrampilan dan

pekerjaan para anggota.

8) Pinterest. Pinterest adalah sebuah jenis sosial media yang lainnya. Di Pinterest

para pengunjung akan disuguhkan koleksi berbagai foto dan gambar. Di

Pinterest ini memang para anggota hanya bisa berbagi pesan dalam bentuk foto

atau gambar.

9) Tumblr. Tumblr merupakan situs microblogging yang cukup populer. Tumblr

didirikan oleh David Carp dan saat ini situs ini dimiliki oleh Yahoo! Di Tumblr

para anggota bisa saling berbagi pesan baik tulisan maupun pesan multimedia

lainnya.


10) MySpace. MySpace adalah salah satu situs jejaring sosial yang dimiliki oleh

perusahaan specific Media LLC bersama dengan penyanyi pop dan aktor

terkenal Justin Timberlake. MySpace didirikan pada tahun 2003. Memiliki

spesifikasi khusus di konten musik, membuat MySpace masih cukup digemari

sampai dengan saat ini.

11) Google+. Google Plus+ adalah sebuah situs jejaring sosial yang sejenis

dengan facebook. Dimana di Google Plus+ para anggota bisa saling berbagi

status, gambar, foto, video, tautan, dan lain sebagainya.

12) Flickr. Flickr adalah sebuah situs jejaring sosial yang mirip dengan instagram.

Dimana di Flickr para pengguna bisa saling berbagi koleksi foto mereka

dalam resolusi yang sangat baik. Flickr merupakan salah satu situs jejaring

sosial yang dimiliki oleh Yahoo!

3. Hubungan Public Relation Officer dengan Sosial Media

Public Relations lebih berorientasi kepada pihak perusahaan untuk membangun

citra positif perusahaan, dan hasil yang lebih baik dari sebelumnya karena

mendapatkan opini dan kritik dari konsumen. Jika fungsi PR yang dilaksanakan dengan

baik benar-benar merupakan alat terbaik untuk memperbaiki, mengembangkan

peraturan, budaya organisasi, atau perusahaan, dan suasana kerja yang kondusif, serta

peka terhadap karyawan, diperlukan pendekatan khusus dan motivasi dalam

meningkatkan kinerjanya.

Fungsi PR adalah memelihara, mengembang-tumbuhkan, mempertahankan

adanya komunikasi timbal balik yang diperlukan dalam menangani, mengatasi masalah

yang muncul, atau meminimalisir munculnya masalah (Black, 2002).

Media sosial membawa perspektif dan pola baru di era informasi yang

memungkinkan setiap orang mengakses ke mana saja untuk memenuhi kebutuhannya.


Organisasi atau perusahaan yang menggunakan internet akan mengalami

perkembangan pesat di tengah-tengah masyarakat yang lebih besar jumlahnya. Kini

dunia PR memasuki masa keemasan, karena teknologi internet atau sosial media ini

telah membawa praktisi mampu mencapai publik secara efektif dan efisien.

a. Manfaat Media Sosial bagi Public Relations

Manfaat media sosial bagi PR dalam berhubungan dengan konsumennya:

1) Sebagai media komunikasi dua arah dimana brand dan fans/followers sebagai

sahabat yang sama kedudukannya.

2) Sosial media merupakan cara yang mudah untuk mencari tahu lebih banyak

mengenai pelanggan anda salah satunya memberikan layanan “customer

service” dua arah.

3) Sosial media membantu pencarian target konsumen lebih efektif sehingga

mempermudah untuk menggali insight atau pendapat konsumen tentang

produk.

4) Sosial media membantu anda menemukan konsumen baru dan memperluas

target pasar.

5) Sosial media memudahkan konsumen untuk memberikan feedback mengenai

bisnis anda secara langsung.

6) Sebagai sarana product knowledge maupun edukasi produk. terutama pada saat

ada “friend” yang menyerang lewat media sosial atau beredar luasnya keluhan

pelanggan.

7) Mengembangkan target pasar dan selangkah lebih maju dari kompetitor.

8) Sosial media dapat membantu meningkatkan pengunjung website dan ranking

search engine.

9) Membagikan informasi lebih efektif dan efisien dengan sosial media.


10) Sosial media membantu konsumen menjangkau bisnis.

11) Lebih dekat dengan konsumen melalui sosial media.

12) Sosial media meningkatkan brand awareness dan promosi dengan biaya yang

minim.

b. Cara PRO Mengelola Hubungan Konsumennya di Media Sosial

Cara yang digunakan Public Relation Officer untuk mengelola hubungan

konsumennya di media sosial, antara lain :

1) Giving. Dalam berkomunikasi dan berinteraksi dengan follower/friend gunakan

prinsip “giving”, memberi. Berikan konten yang berguna berupa informasi,

inspirasi, tips-tips yang berkaitan dengan merek ata perusahaan. “the more you

give, the more you get”. Semakin banyak perusahaan memberi, maka

followers/friends akan memberikan loyalitas dan trust mereka kepada merek

atau perusahaan.

2) Conversations. Komunikasi yang dilakukan perusahaan lakukan harus dua arah,

di mana setiap komentar, masukan, dan curhat dari follower/friends harus

direspons secara interaktif.

3) Listening. Fungsi penting komunikasi disamping conversation adalah

mendengarkan (listening), diranah media sosial kita harus melakukan

conversation dan listening secara proporsional.

4) Passing. Harus mengerti gaya obrolan pada masing-masing media. Gaya

bahasanya bagaimana, seorang staf humas harus tahu dan bersedia meniru.

5) Enthusiasm. Bersifat jujur, benar-benar ingin mengobrol. Jangan disebut ingin

mengobrol tapi berjualan. Boleh juga diselipkan berjualan, tapi jangan terlalu

terlihat. Dan harus dapat menerima kritik. Kritik di media sosial adalah hal


biasa, terhadap suara sumbang, harus bisa menjelaskan dengan baik agar

permasalahan menjadi clear.

c. Etika Menggunakan Media Sosial

Etika, berasal dari kata Yunani ethos (bentuk tunggal) dan etha (jamak). Ethos

berarti akhlak, watak dan perasaan. Sedang Etha, berarti adat kebiasaan. Kata Etika

mengacu pada arti dari bentuk jamak itu. Etika sebagai sebuah ilmu pengetahuan

berarti ilmu tentang apa yang biasa dilakukan atau ilmu tentang adat kebiasaan

(K.Bertens, 2000). Etika dalam tataran ilmu pengetahuan merupakan cabang utama

filsafat yang mempelajari nilai atau penilaian moral. Etika mencakup analisis dan

penerapan konsep seperti benar, salah, baik, buruk, dan tanggung jawab.

Dalam penggunaan sosial media, Public Relation Officer perlu

memperhatikan beberapa etika sebagai berikut:

1) Hindari pengucapan kata-kata kasar, provokatif, porno, atau SARA (Suku,

Agama, Ras, Antargolongan)

2) Mem-posting atau membagikan status bersifat fakta dan objektif

3) Hindari mengunggah terlalu sering mengumbar status yang bersifat pribadi

yang semesti menjadi rahasia (curhat)

4) Jangan copy-paste gambar, artikel, atau apapun yang mungkin berhak cipta

(berlisensi)

5) Hindari pertengkaran di sosial media

6) Memperhatikan kerahasiaan informasi pribadi yang bersifat penting

7) Bila beropini, harus mengacu pada fakta, bukan dugaan semata.


PEMBAHASAN

1. Data Umum Perusahaan

PT Kompas Gramedia Nusantara merupakan perusahaan Indonesia yang bergerak

di bidang media massa. Perusahaan didirikan, oleh P.K. Ojong dan Jakob Oetama pada

17 Agustus 1963 dan ditandai dengan terbitnya Majalah Intisari. Kehadiran perusahaan

tidak terlepas dari sejarah panjang demi mencapai cita-cita mulia dalam rangka

mencerdaskan bangsa. Pada tahun 80-an perusahaan ini mulai berkembang pesat,

terutama dalam bidang komunikasi.

Saat ini, Kompas Gramedia merupakan perusahaan multi industri yang memiliki

beberapa anak perusahaan atau unit bisnis yang bervariatif, mulai dari media massa

cetak maupun daring, toko buku, percetakan, penerbitan, radio, hotel, lembaga

pendidikan, Bentara Budaya, penyelenggara acara, stasiun televisi, hingga universitas.

Bersama seluruh komponen bangsa, perusahaan terus bergerak dinamis, mencerahkan

manusia, enlightening people. Perusahaan, bersama seluruh komponen masyarakat,

akan terus menyebarkan semangat positif bagi bangsa dan negara, Indonesia.

Nilai keutamaan perusahaan terdiri dari lima sifat yang dikenal dengan 5C

(Caring, Credible, Competent, Competitive, Customer Delight) dan ditetapkan sebagai

pedoman perilaku karyawan dalam berpikir, bersikap, dan bertindak.

a. Caring. Nilai ini didasarkan pada filosofi Humanisme Transendental, artinya

berperi kemanusiaan, berdasarkan keyakinan akan Tuhan Yang Maha Kuasa, yang

menyelenggarakan segala sesuatu.

b. Credible. Nilai ini didasarkan pada filosofi bahwa manusia yang bekerja selalu

berdimensi sosial, menuntut interaksi timbal balik dengan lingkungannya. Dengan

melaksanakan tanggung jawabnya secara ikhlas, disiplin, konsisten dan profesional,

maka ia akan dipercaya dan dapat diandalkan oleh orang lain.


c. Competent. Nilai ini didasarkan pada filosofi bahwa manusia bekerja harus selalu

berkembang dan mengembangkan dirinya untuk memberikan hasil yang terbaik

bagi dirinya dan lingkungannya.

d. Competitive. Nilai ini didasarkan pada filosofi bahwa di jaman modern yang serba

tidak pasti yang dibutuhkan adalah keberanian menghadapi tantangan.

Menunjukkan kecerdasan mental (Adversity Quotient) yang mengubah ancaman

menjadi peluang, untuk selalu berkembang dan berorientasi pada daya saing.

e. Customer Delight. Nilai ini didasarkan pada prinsip memenangkan hati pelanggan

dengan memberikan pelayanan yang melebihi harapannya.

2. Job Description Corporate Communication

Penjelasan job description masing-masing bagian adalah :

Direktur Corporate Communication membawahi dua bagian, yaitu Bentara Budaya

Bentara Budaya dan Corporate Affairs/Humas.

a. Bentara Budaya Bentara Budaya adalah lembaga kebudayaan perusahaan, yang

artinya utusan budaya. Bentara Budaya menampung dan mewakili wahana budaya

bangsa, dari berbagai kalangan, latar belakang, dan cakrawala, yang mungkin

berbeda. Balai ini berupaya menampilkan bentuk dan karya cipta budaya yang

mungkin pernah mentradisi. Ataupun bentuk-bentuk kesenian massa yang pernah

populer dan merakyat. Juga karya-karya baru yang seolah tak mendapat tempat dan

tak layak tampil di sebuah gedung terhormat. Sebagai titik temu antara aspirasi

yang pernah ada dengan aspirasi yang sedang tumbuh. Bentara Budaya siap bekerja

sama dengan siapa saja.

b. Corporate Affairs/Humas sebagai divisi yang mewadahi seluruh Public Relations

dari unit bisnis perusahaan. Humas memiliki database media internal maupun

eksternal yang berhubungan baik dengan perusahaan. Sehingga setiap unit yang


akan mengadakan kegiatan akan membuat press release dan akan dikirim kepada

Public Relations Officer (PRO) dalam Divisi Coorporate Communication.

Dalam menjalankan perannya, Corporate Affairs/Humas dibantu oleh Corporate

Affair Supporting yang bertugas untuk mengelola segala keperluan rumah tangga

kantor (Corporate Communication). Segala keperluan administratif (surat-surat dan

keuangan) menjadi tanggung jawab supporting.

Corporate Affairs/Humas terbagi menjadi 2 bagian, antara lain :

1) Eksternal Communication :

a) CSR (Corporate Social Responsibility) adalah suatu konsep atau tindakan

yang dilakukan oleh perusahaan sebagai rasa tanggung jawab perusahaan

terhadap sosial maupun lingkungan sekitar dimana perusahaan itu berada,

seperti melakukan suatu kegiatan yang dapat meningkatkan kesejahteraan

masyarakat sekitar dan menjaga lingkungan, memberikan beasiswa untuk

anak tidak mampu di daerah tersebut, dana untuk pemeliharaan fasilitas

umum, sumbangan untuk membangun desa, fasilitas masyarakat yang

bersifat sosial dan berguna untuk masyarakat banyak, khususnya

masyarakat yang berada di sekitar perusahaan tersebut berada. CSR

merupakan sebuah fenomena dan strategi yang digunakan perusahaan untuk

mengakomodasi kebutuhan dan kepentingan stakeholder. CSR dimulai

sejak adanya kesadaran akan sustainability perusahaan jangka panjang

adalah lebih penting daripada sekedar profitability perusahaan.

b) Media Relations dan Media Sosial: Menjalin dan menjaga hubungan dengan

media untuk membangun, menjaga, dan meningkatkan citra atau reputasi

organisasi dimata stakeholder. Media relations sangat penting artinya

sebagai wujud komunikasi dan mediasi antara suatu lembaga dengan


publiknya. Dalam media relations ada dua kegiatan berbeda, yaitu kegiatan

penulisan, seperti pembuatan press release dan kegiatan non-penulisan,

seperti pers conference.

c) Corporate Relations : memiliki tugas untuk branding mengenai perusahaan

dan berhubungan dengan perusahaan lain (client perorangan maupun

instansi).

d) Protokoler bertugas untuk mengatur, mempersiapkan sampai

menyelenggarakan suatu acara, khususnya kunjungan atau yang disebut

“Media Visit” dari sekolah, perguruan tinggi maupun instansi lain ke unit

bisnis perusahaan. Media Visit ini adalah salah satu strategi komunikasi

perusahaan dalam rangka memperkenalkan dan memberikan edukasi

mengenai perusahaan beserta unit bisninya kepada publik, sehingga

pengetahuan tentang perusahaan yang didapat akan terus diingat. Selain itu,

media visit ini dilakukan dalam rangka menjalin hubungan kerjasama yang

baik dengan instansi atau perusahaan lain.

2) Internal Communication :

a) Internal Communication Officer : memiliki tanggung jawab untuk

mengelolah komunitas karyawan (terkait kesenian dan olahraga), forum

karyawan (forum pemengang redaksi dan forum media sosial) dan website

perusahaan.

b) Forum Komunikasi Daerah (FKD) : bertujuan untuk merajut sinergi unit-

unit perusahaan yang ada di daerah. Melakukan kunjungan ke daerah-

daerah untuk pembangunan Sumber Daya Manusia (SDM).

c) InfoKita: bertugas untuk membuat majalah internal kantor yang bernama

InfoKita. Majalah InfoKita memuat berbagai informasi kegiatan-kegiatan


karyawan perusahaan. Majalah InfoKita terbit setiap bulan dan nantinya

akan disebarkan ke seluruh unit perusahaan untuk dibagikan kepada

karyawan-karyawan perusahaan.


Corporate Communication (Corcomm) adalah divisi yang aktif dalam

menjalankan komunikasi internal maupun eksternal dan memiliki tanggung jawab

sosial (pendidikan dan seni budaya) di perusahaan. Corcomm merupakan

representative Public Relation dari seluruh perusahaan.

Namun, di setiap unit bisnis saat ini sudah memiliki Public Relations masing-

masing. Corcomm beserta Public Relations dari masing-masing unit saling

berkomunikasi dan bersinergi dalam menciptakan strategi khusus untuk

mempertahankan eksistensi dan nama baik perusahaan di mata publik. Departemen

Public Relations bertanggung jawab dalam membangun hubungan baik dengan publik

eksternal maupun internal. Hubungan yang dibangun dengan publik eksternal antara

lain, melalui kegiatan CSR (Corporate Social Responsibility), mengelola sosial media,

media relations, menjalankan tugas protokoler, hingga menjalin hubungan baik dengan

perusahaan lain (corporate relations).

Hubungan yang dibangun dengan publik internal antara lain, adanya bagian

InfoKita yang merupakan wadah informasi bagi seluruh karyawan perusahaan dan

FKD (Forum Komunikasi Daerah) untuk merajut sinergi unit-unit perusahaan yang ada

di daerah.

4. Analisis Lingkup Kerja sebagai Public Relation Officer

Selama melakukan pengamatan dan praktik kerja kegiatan-kegiatan yang dilakukan,

antara lain :

a. Tugas Rutin Penulis


1) Mengelolah media sosial perusahaan khususnya Twitter, Instagram, dan

Facebook. Penulis melakukan posting quotes pada twitter setiap hari.

2) Mencari tahu pendapat-pendapat publik yang positif maupun negatif mengenai

perusahaan.

3) Mengumpulkan bahan materi untuk posting twitter selama 3 bulan.

4) Menjalankan media relations (aktivitas menjalin hubungan baik dengan

wartawan, kalangan pers, atau media massa) untuk meningkatnya brand image

atau popularitas. Bentuk Media Relation paling populer adalah Siaran Pers

(Press Release) dan Konferensi Pers (Press Conference).

5) Membantu tugas protokoler yang berkaitan dengan kunjungan (media visit)

sebagai satu strategi komunikasi perusahaan dalam rangka memperkenalkan

dan memberikan edukasi mengenai perusahaan beserta unit bisninya kepada

publik.

6) Mempersiapkan ruangan dan alat-alat yang diperlukan seperti infocus, speaker,

goodie bag, konsumsi untuk kunjungan.

7) Mendokumentasikan segala kegiatan untuk dimuat di media sosial.

8) Telephoning dengan divisi lain yang berhubungan dengan keperluan tugas

Public Relations.

9) Foto Copy berkas data.

10) Mengarsip berkas-berkas kantor.

11) Menerima konten dari berbagai unit untuk disebar luaskan dalam media

sosial.

12) Melakukan reservation tempat untuk kunjungan instansi.

13) Melakukan setoran tunai untuk hadiah pemenang kuis.

14) Menjembatani antara publik dengan lingukungan kantor.


15) Membuat desain untuk di posting dalam media sosial.

16) Menangani keluhan customer atau Sahabat KG.

17) Merespon pertanyaan customer atau Sahabat KG.

18) Menggunakan database media internal maupun eksternal untuk menerima

press release dan akan dikirim oleh PRO Corcomm.

19) Mengirimkan surat undangan peliputan serta press release kepada seluruh

media yang sudah di data sebelumnya.

20) Mengkonfirmasi media yang akan datang dan mendata media yang hadir saat

kegiatan berlangsung. Jurnalis yang datang untuk meliput kegiatan, akan

diberi press release sebagai acuan untuk memuat kegiatan dalam sebuah

berita pada medianya.

21) Membuat materi presentasi #AkuBaca, rekap tanggapan positif & negatif

dalam media sosial.

22) Membantu unit-unit perusahaan lain untuk menyebarkan informasi kepada

khalayak.

b. Tugas Khusus :

1) Meeting dengan Vendor, GORP (Group Of Retail and Publishing)

2) Membuat Minutes of Meeting (MoM)

3) Membantu dalam persiapan syukuran perusahaan

4) Menangani hadiah pemenang kuis perusahaan (menentukan pemenang,

menyiapkan hadiah voucher, mengirim hadiah)

5) Menjadi user dalam acara CSR Kampung Koran

6) Menemani General Manager menemui unit lain

7) Memesan snack untuk keperluan kunjungan

8) Membuat laporan mengenai media sosial setiap akhir bulan


9) Survey salah satu program CSR perusahaan yaitu perusahaan Muda (KGM)

English Club yang bekerja sama dengan ELTI

10) Membuat desain kalender HUT seluruh brand perusahaan

11) Membuat desain pencilcase unit HRD

12) Membuat logo event Fun Games

13) Membuat desain spanduk Fun Games

14) Membuat bumper event Gemah Ripah

15) Meminta data foto asli di Kompas Data (Litbang Kompas)

16) Membuat desain piagam untuk event #KartiniKG

17) Membuat rekap data hasil survey Forum Karyawan Daerah (FKD)

18) Membuat daftar hadir komisari perusahaan

19) Membuat desain majalah InfoKita “Hari Perempuan Internasional”

20) Mengirim hadiah kuis kepada para pemenang melalui JasaMedia.

5. Analisis Media Sosial

Media sosial tentunya sudah tidak asing lagi bagi seluruh kalangan karena di

zaman modern ini, hampir semua khalayak yang memiliki gadget pastinya

menggunakan sosial media. Hal ini dimanfaatkan sebagai peluang besar bagi

perusahaan dalam memperkenalkan perusahaannya (Brand Awareness) kepada

masyarakat luas. Hingga saat ini perusahaan memanfaatkan beberapa sosial media dan

masyarakat yang menjadi followers atau pengikut dalam akun sosial media perusahaan

diberi nama Sahabat KG. Sapaan dijadikan sebagai ciri khas panggilan dari perusahaan

Kompas Gramedia untuk masyarakat publik. Selain itu, sebutan Sahabat dapat

menunjukan kedekatan antara perusahaan dan masyarakatnya. Konten dalam akun

sosial media perusahaan dituntut untuk mengedepankan informasi yang inovatif

dengan sajian yang sesuai dengan kebutuhan dan permintaan pasar/masyarakat. Dalam


sosial media perusahaan mengangkat informasi ter-update dari seluruh aspek. Namun

dalam akunnya sering kali mengangkat aspek mengenai hiburan, pendidikan, kesehatan

dan humanism. Konten yang di posting bisanya terdiri dari gambar, video, dan kalimat-

kalimat yang mendukung sebagai caption. Sosial media atau jejaring sosial yang

dimanfaatkan untuk menunjang perkerjaan Public Relations Officer, antara lain : 1.

Facebook : Kompas Gramedia 2. Twitter : @KompasGramedia 3. Instagram :

@KompasGramedia.

Dalam mengelola seluruh media sosial perusahaan, Penulis harus memperhatikan

etika yang baik dan benar. Beberapa aturan dan etika yang dibuat untuk menjaga citra

perusahaan yang sudah dibangun :

a. Posting informasi harus menggunakan Bahasa Indonesia yang baik dan benar.

b. Merespon keluhan mengenai perusahaan di media sosial sesegera mungkin. Penulis

menggunakan via direct message kepada pemilik akun sehingga permasalahan yang

terjadi tidak akan tersebar dibaca oleh followers yang lain. Selanjutnya komplain

tersebut akan Penulis teruskan kepada unit terkait, dan akan langsung ditangani.

Sehingga permasalahan yang timbul segera diselesaikan.

c. Hindari pengunaan kata ganti orang kamu, anda, saudara. Karena apabila posting

berupa quotes akan menunjukan kesan menggurui.

d. Perusahaan melekat dengan citra mencerdaskan dan mencerahkan kehidupan

bangsa, dan serius dalam akurasi informasi. Sehingga penggunaan bahasa formal

dinilai lebih baik dilakukan meskipun media sosial merupakan wadah untuk bebas

berekspresi.

e. Konsisten dalam mem-posting informasi di sosial media dalam bentuk quotes atau

kata-kata mutiara yang dapat memberikan motivasi kepada para followers

dilakukan setiap harinya pada pagi atau sore hari.


f. Selalu membuat ucapan untuk peringatan hari-hari besar nasional maupun

internasional. Seperti Hari Perempuan Internasional, Hari Kartini, Hari Bumi dan

hari-hari besar lainnya.

g. Memuat kegiatan yang diadakan oleh unit-unit bisnis perusahaan seperti Bobo,

Bentara Budaya dan Kompas TV. Tidak hanya memuat tweet, Penulis juga akan

me re-tweet tweet dari akun unit yang dinilai menarik.

h. Departemen Public Relations spesialis sosial media memiliki strategi-strategi untuk

meningkatkan jumlah followers. Salah satunya ialah Giving, dalam hal ini

perusahaan bekerja sama dengan unit bisnis lain untuk mengadakan kuis twitter

dengan mengangkat tema hari-hari besar. Followers yang akan mengikuti kuis,

diberikan syarat dan ketentuan yang harus dilakukan.

i. Pemenang kuis yang beruntung tersebut mendapatkan hadiah untuk wujud

apresiasi. Strategi tersebut dinilai berhasil meningkatkan jumlah followers twitter,

karena banyak akun media sosial yang ikut berpartisipasi dan followers mengalami

peningkatan. Peningkatan jumlah followers berdampak langsung dan dengan

mudahnya penyebaran informasi yang akan diberikan oleh perusahaan.

6. Analisis PRO pada PT Kompas Gramedia Nusantara

Setiap perusahaan, memerlukan Public Relation Officer untuk dapat menjaga

eksistensi dan mencapai tujuan perusahaan. Terlebih lagi Public Relations Officer

sangat dibutuhkan perannya bagi perusahaan besar seperti PT Kompas Gramedia

Nusantara. Selain bertujuan untuk mempromosikan perusahaan dan menjalin hubungan

baik dengan media lain, salah satu strategi lain untuk memperkenalkan perusahaan

kepada masyarakat umum yaitu dengan cara menerima permohonan kunjungan atau

media visit dari berbagai instansi ataupun perguruan tinggi. Kunjungan tersebut

diharapkan menjadi salah satu benefit perusahaan untuk memperkenalkan perusahaan


secara lebih rinci dan tentunya akan menambah wawasan tentang perusahaan, sehingga

akan menumbuhkan citra positif peruahaan di mata publik.

Menjadi seorang PR dalam perusahan multi industri memiliki tanggung jawab

dan tugas yang cukup kompleks. Menghadapi keluhan akan konten media, pemenuhan

informasi di kalangan karyawan, sampai memperkenalkan perusahaan kepada publik

menjadi beberapa tugas yang secara rutin harus dihadapi. Dalam PR perusahaan

dibedakan dua sasaran publik yakni publik internal dan eksternal.

Berdasarkan analisis yang telah dilakukan pada Divisi Corporate Communication

Kompas Gramedia, adapun beberapa hal yang ditemui sebagai prioritas hambatan :

a. Adanya media sosial sebagai sarana PRO untuk mempermudah dalam berinteraksi

dengan publiknya juga untuk mempercepat penyebaran informasi yang hendak

disampaikan oleh perusahaan perlu dirasakan manfaatnya. Hal ini dimaksudkan

agar maksimal penggunaan media sosial perusahaan.

b. Konten dari sosial media perusahaan perlu informatif agar perencanaan dan

aktivitas dapat disampaikan pada publik lebih baik.

c. Kegiatan media relations yang dilakukan demi menciptakan hubungan baik dengan

media sangat baik adanya. Perusahaan perlu memiliki prosedur yang berarti dalam

menjalankan media relations. Hal ini perlu karena perusahaan memiliki unit-unit

media yang mendukung, seperti Harian KOMPAS, Tribun, Majalah HAI,

Kawanku, KOMPAS TV, Radio Sonora. Sebagai perusahaan besar, perusahaan

juga perlu menjalankan media relation dengan media eksternal agar cakupan

perusahaan semakin luas.

Dari analisis kebutuhan informasi dan catatan yang dihadapi, maka perlu adanya

solusi yang tepat dan efektif. Maka diberikan beberapa saran untuk membantu dalam

penyelesaian beberapa hambatan, antara lain:


a. Pemanfaatan media sosial perusahaan perlu ditingkatkan. PRO perlu melakukan

perbaikan konten sosial media. Konten dalam media sosial harus dibuat semenarik

mungkin, sehingga publik yang menjadi target pun setia untuk mengikuti atau

memantau aktivitas dalam media sosial perusahaan. Perbaikan tersebut dapat

dilakukan dengan cara melakukan perencanaan terstruktur terlebih dahulu di setiap

minggu atau bulannya, sehingga isi twitter tersebut dapat lebih variatif dan menarik

publik atau followers.

b. Sebagai perusahaan multi industri, perusahaan dapat memanfaatkan anak-anak

perusahaan untuk memperkenalkan perusahaan (brand awareness). Selain itu, PR

juga harus lebih aktif mencari dan menanyakan kegiatan apa saja yang sedang

diadakan oleh unit bisnis sehingga itu dapat menjadi bahan untuk dimuat ke sosial

media.

c. Sebagian besar media relation perusahaan terdiri dari media internal sudah berjalan

dengan baik. perusahaan perlu memperbanyak dan mempererat hubungan dengan

media di luar perusahaan dengan mengundang media eksternal untuk dijadikan

partner bisnis perusahaan. Hal tersebut dapat dilakukan dengan cara memperbanyak

data dan kontak jurnalis dari media-media eksternal. Sehingga ke depannya,

perusahaan akan lebih mudah untuk menjalin komunikasi yang baik dengan media

luar.

PENUTUP

Beberapa catatan dalam bentuk kesimpulan selama melakukan pengamatan dan

praktik kerja di perusahaan yaitu :

1. Sekretaris pimpinan dalam bertugas harus dapat bersikap dengan cerdas, sigap dan

punya hati.


2. Dalam menjalankan tugasnya sekretaris pimpinan harus dapat menempatkan diri,

menjaga sikap dan mental terhadap situasi sehingga mampu membawa nama baik

perusahaan.

3. Sekretaris pimpinan harus mampu menjaga hubungan baik dengan karyawan dalam

satu unit maupun unit yang lainnya.

4. Sekretaris pimpinan dalam menjalankan ruang lingkup public relations, harus lebih

fleksibel dalam arti memberikan bantuan kepada divisi lain yang membutuhkan

bantuan dalam menyelesaikan pekerjaan.

5. Sekretaris pimpinan pada dasarnya memiliki tanggung jawab penuh dalam

menciptakan kerjasama dengan cara membangun hubungan baik dengan publik

eksternal perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA

Jefkins, Frank. Public Relations. Erlangga. Jakarta. 1992.

Kaplan, Andreas M & Michael Haenlein, Users of the world, unite! The challenges and

opportunities of Social Media. Business Horizons. 2010.

Rachmadi, F. Public Relations dalam Teori dan Praktek. PT Gramedia Pustaka Utama.

Jakarta. 1992.

Widjaja H.A.W. Komunikasi dan Hubungan Masyarakat. 2002.

Yadin, Daniel. Public Relations. (Edisi Revisi). Erlangga. Jakarta. 2002.

https://id.wikipedia.org/wiki/Media_sosial, diakses pada tanggal 20 Maret 2017

https://id.wikipedia.org/wiki/Kompas_Gramedia, diakses pada tanggal 20 Maret 2017

http://www.kompasgramedia.com/about-kg/overview, diakses pada tanggal 20 Maret 2017

https://komunikasimanajemen.wordpress.com/2011/01/20/public-relations-2/, diakses pada

tanggal 20 Maret 2017

https://id.wikipedia.org/wiki/Media_sosial

https://id.wikipedia.org/wiki/Kompas_Gramedia

http://www.kompasgramedia.com/about-kg/overview

https://komunikasimanajemen.wordpress.com/2011/01/20/public-relations-2/


http://www.romelteamedia.com/2014/04/media-sosial-pengertian-karakteristik.html,

diakses pada tanggal 20 Maret 2017

http://www.komunikasipraktis.com/2015/04/tugas-pokok-fungsi-tupoksi-humas.html,

diakses pada tanggal 22 Maret 2017

http://www.romelteamedia.com/2014/04/media-sosial-pengertian-karakteristik.html

http://www.komunikasipraktis.com/2015/04/tugas-pokok-fungsi-tupoksi-humas.html


PERAN SEKRETARIS DALAM RANGKA MENINGKATKAN KINERJA

PIMPINAN PADA DEPARTEMEN HRD DI PT ASTRA INTERNATIONAL –

ISUZU SALES OPERATION

Oleh:

Muller Sagala, S.E.,M.M. (Dosen ASEKMA Don Bosco, [email protected])

Yoventia Chrisnandhita (mahasiswa tingkat III, [email protected])

ABSTRACT

One of the ways to improve the competence of a lead secretary is to do practical work.

Through practice, a graduate of a college will ensure that the person is ready for work.

Industrial world does require human resources ready for work. Practice work can be done

in the desired company, such as private companies or government agencies. The Secretary

is a supportive profession, assisting the leadership and the whole organization in the

administrative field responsible for carrying out routine tasks, setting up a management

agenda, correspondence, telephoning, preparing meetings, and arranging client meetings

with leaders. Through the observation of leadership performance at the Department of

HRD at PT Astra International - Isuzu Sales Operation can be concluded that the support

of a secretary in this company is very important because it can ease the tasks of leadership

in detail so that leaders can carry out the job in accordance with the job description.

Keyword : Role of Secretary, Performance

PENDAHULUAN

Salah satu cara untuk meningkatkan mutu kompetensi lulusan dari suatu unit

pendidikan yang diperintahkan oleh Presiden Republik Indonesia, Ir. Joko Widodo adalah

agar unit pendidikan program vokasi menerapkan pola 3:2:1. Program ini berarti 3 satuan

waktu dilaksanakan di pendidikan / pengajaran kelas, 2 satuan waktu praktik kerja

dilaksanakan di industri, dan 1 satuan waktu untuk melakukan tugas akhir. Dengan

demikian kegiatan praktik kerja merupakan suatu keharusan bagi siswa / mahasiswa

program vokasi. Praktik kerja ini dapat dilakukan di perusahaan apa saja dalam arti dalam

perusahaan swasta maupun instansi pemerintah dalam bidang apa saja yang berkaitan

dengan bidang kompetensinya.


Di dalam dunia kerja, kinerja setiap perusahaan sangat ditentukan oleh sumber daya

manusia. Sumber daya manusia merupakan salah satu faktor pendukung dan keberhasilan

di dalam suatu perusahaan. Sebaik apapun perusahaan yang dilengkapi dengan sarana dan

fasilitas kerja, semuanya tidak akan memiliki arti tanpa kehadiran staf yang menjadi sosok

utama dalam menjalankan aktivitas perusahaan. Sosok utama tersebut adalah sekretaris.

Sekretaris merupakan suatu profesi yang sangat penting dan selalu diperlukan di setiap

perusahaan maupun organisasi.

Seiring dengan perkembangan teknologi dan era globalisasi yang berkembang

pesat, sekretaris tidak hanya berperan dalam bidang administrasi saja, tetapi juga memiliki

fungsi managerial dimana sekretaris harus mampu memimpin suatu organisasi dan

mengatur jadwal untuk pimpinannya. Oleh karena itu, sekretaris dituntut untuk gesit,

cakap, cepat tanggap, inisiatif, teliti, dan berpikir secara objektif. Selain itu, sekretaris

dituntut untuk membantu pekerjaan pimpinan, berpartisipasi dalam menjalankan aktivitas

kantor, serta dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Dengan adanya sekretaris, pimpinan

akan merasa lebih terbantu dan lebih bisa memanfaatkan waktunya untuk lebih fokus pada

tugas-tugas managerial yang penuh tantangan.

Pokok yang akan dibahas dalam karya tulis ini adalah sejauhmana peran seorang

sekretaris dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Tujuan karya tulis adalah sebagai

berikut : memberikan gambaran secara nyata mengenai ruang lingkup pekerjaan

sekretaris pada Departemen HRD, dan mempersiapkan lulusan guna memasuki dunia

kerja yang sesungguhnya.

Manfaat penyusunan karya tulis ini adalah memberikan keahlian profesional di

bidang kesekretarisan bagi mahasiswa yang baru lulus khususnya, dan meningkatkan sikap

bertanggung jawab, disiplin, jujur serta mental. Metodologi penyusunan karya ilmiah ini


menggunakan analisis diskriptif secara statistik dan studi pustaka serta menggabungkan

dengan hasil pengamatan fakta-fakta yang terjadi di masyarakat.

LANDASAN TEORI

1. Pengertian Sekretaris

Sekretaris berasal dari beberapa bahasa yaitu dari bahasa latin yaitu “Secretum”

yang berarti rahasia, bahasa Medival Latin yaitu “Secretarius atau Secretarium” yang

berarti pejabat yang memegang rahasia dan bahasa Inggris yaitu “secretary”.

Sekretaris adalah profesi yang bersifat mendukung, membantu pimpinan serta seluruh

organisasi dalam bidang administrasi yang bertugas untuk melaksanakan tugas rutin,

membuatkan agenda pimpinan, surat-menyurat, menerima telepon, mempersiapkan

rapat, dan mengatur pertemuan klien dengan pimpinan.

Berikut adalah beberapa pendapat tentang definisi sekretaris menurut para ahli,

antara lain :

a. Menurut Saiman, sekretaris adalah orang yang mempunyai tugas yang sangat

berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis, atau kegiatan catat-mencatat dari suatu

kegiatan perkantoran atau perusahaan.

b. Menurut M. Braum dan Roman, sekretaris adalah pembantu dan seorang pimpinan

yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu,

memeriksa atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajiban yang sudah

dijanjikan, dan melakukan banyak kewajiban lain yang bertujuan meningkatkan

efektivitas dan pimpinannya tersebut.

c. Menurut H.W. Fowler dn F.G. Fowler (Drs. Sutarto, 1989 : 3), sekretaris adalah

orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi,

pekerjaan tulis, mendapatkan informasi dan masalah-masalah rahasia lainnya.


d. Menurut Louis C. Nahassy dan William Selden (Drs. Sutarto, 1989 : 4), sekretaris

adalah pegawai kantor yang kedudukannya memiliki tanggung jawab lebih

daripada tanggung jawab seorang stenografer. Tugas-tugasnya biasanya meliputi

pengambilan dan penyalinan dikte (menyalin apa yang disampaikan oleh pimpinan

ke dalam bentuk tulisan, biasanya yang didiktekan adalah konsep surat) yang

berurusan dengan publik, menjawab telepon, mengundang pertemuan, membuat

perjanjian, serta memelihara atau mengarsip warkat dan surat. Seorang sekretaris

sering bertindak sebagai seorang pembantu administrasi atau pimpinan muda.

e. Menurut Jess Stein (Drs. Sutarto, 1989 : 5), sekretaris adalah orang yang

melakukan korespondensi, memelihara warkat, dan lain-lain untuk perorangan atau

organisasi.

Dari beberapa pengertian sekretaris menurut para ahli sebagaimana disebut di

atas, sudah jelas bahwa sekretaris bukan hanya sebagai asisten, melainkan juga

seseorang yang memiliki tugas dan tanggung jawab tinggi dalam memimpin,

mengelola suatu perusahaan, mengurus perjanjian, mengatur rapat, korespondensi, dan

administrasi. Semua pekerjaan pimpinan dalam mengurus keperluan-keperluan kecil

tersebut akan dibebankan kepada sekretaris yang mendampinginya, sehingga pimpinan

merasa terbantu dan dapat lebih fokus terhadap pekerjaan-pekerjaan besar yang penuh

tantangan.

2. Peran dan Tugas Sekretaris

Seorang sekretaris memegang peran yang sangat penting di dalam suatu

perusahaan sehingga dapat menentukan keberhasilan perusahaan tersebut.

Berikut adalah peranan seorang sekretaris di dalam suatu perusahaan, sebagai

pemegang rahasia pimpian (secret keeper) :


a. Dalam peranannya sebagai secret keeper, sekretaris harus menjaga semua rahasia

pimpinan maupun perusahaan dan tidak boleh diberitahukan kepada pihak lain.

b. Sebagai tangan kanan pimpinan dalam menjalankan aktivitas kantor. Sekretaris

harus bisa membantu segala pekerjaan pimpinan. Jika pimpinan sedang tidak ada

waktu untuk mengurus pekerjaan yang seharusnya dikerjakan, maka sekretarislah

yang harus turun tangan untuk melakukan pekerjaan pimpinan tersebut.

c. Sebagai pintu gerbang. Peran sekretaris dikatakan sebagai pintu gerbang karena

ruangan sekretaris ada di paling depan berdekatan dengan ruangan pimpinan,

dimana para tamu, relasi, dan karyawan yang ingin bertemu dengan pimpinan harus

melapor atau ijin kepada sekretaris.

d. Sebagai mediator antar pimpinan dengan bawahan, maupun dengan klien. Dalam

peranannya sebagai mediator, sekretaris harus membina hubungan baik dengan

pihak-pihak yang ada hubungan kerja dengan pimpinan dan belajar memahami

bagaimana sifat dan perilaku setiap orang. Saat menghadapi orang lain, sekretaris

harus mampu menempatkan diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada, demi

tercapainya tujuan perusahaan.

e. Memperlancar kegiatan administrasi. Sekretaris berperan untuk menjalankan

berbagai kegiatan administratif, seperti kearsipan, korespondensi, menerima

telepon, dll.

Disamping peran tersebut, sekretaris memiliki banyak tugas dan tanggung jawab

yang harus segera diselesaikan. Tugas-tugas sekretaris dibagi menjadi beberapa

macam, antara lain :

a. Tugas rutin, yaitu tugas-tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi tanpa

menunggu instruksi khusus dari pimpinan. Beberapa tugas rutin tersebut, antara

lain :


1) Menerima telepon dan melakukan panggilan keluar

2) Mengatur jadwal pimpinan

3) Kearsipan

4) Korespondensi

5) Membuka email

6) Menerima tamu

7) Copying, printing, scanning, faxing.

b. Tugas khusus, yaitu tugas-tugas dari pimpinan yang tidak dilakukan setiap hari dan

membutuhkan perintah dari pimpinan. Beberapa tugas khusus tersebut, antara lain :

1) Mempersiapkan rapat

2) Membuat notulen

3) Mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan

4) Menyusun acara pertemuan

5) Menyusun surat rahasia

6) Mempersiapkan event perusahaan

7) Mewakili pimpinan di berbagai pertemuan.

c. Tugas kreatif, yaitu tugas atas inisiatif diri sendiri tanpa diminta atau diperintah

oleh pimpinan. Beberapa tugas kreatif, antara lain :

1) Mengikuti seminar, kursus, atau pelatihan demi menunjang pekerjaan sekretaris

2) Mengucapkan selamat kepada rekan yang memperoleh promosi jabatan

3) Memberikan hadiah untuk rekan kerja yang berulang tahun

4) Merapikan ruang kerja pimpinan agar rapi dan bersih sehingga pimpinan

merasa nyaman

5) Mengumpulkan brosur dari berbagai pameran yang berguna bagi perusahaan.


3. Syarat-syarat menjadi Sekretaris Profesional

Untuk bisa mengurus segala pekerjaan kantor dengan baik, seorang sekretaris

profesional tidak hanya harus berwajah cantik dan berpenampilan menarik. Sekretaris

harus memiliki syarat-syarat tertentu agar ia dapat melaksanakan pekerjaan sebaik

mungkin. Adapun syarat-syarat yang harus dimiliki untuk menjadi sekretaris adalah :

a. Syarat Pengetahuan

Sebagai seorang sekretaris, harus mampu memiliki pengetahuan di berbagai bidang

yang dapat mengangkat nama perusahaan ataupun dirinya sendiri. Syarat-syarat

tersebut adalah : 1) Pengetahuan tentang hal-hal atau informasi yang bersifat

umum; 2) Pengetahuan yang berhubungan dengan tugas-tugas kesekretarisan; dan

3) Pengetahuan di bidang administrasi dan manajerial.

b. Syarat Keterampilan

Menjadi seorang sekretaris bukanlah hal yang mudah. Ia harus memiliki berbagai

keterampilan agar dapat meningkatkan kinerja pimpinannya. Syarat-syarat tersebut

adalah : Mengetik 10 jari dengan cepat (speed typing); Mengatur jadwal pimpinan;

Membuat dan mengatur perjalanan dinas pimpinan; Membuat presentasi dan

notulen; Korespondensi; Kearsipan; Mampu berbahasa Indonesia dengan baik dan

berbahasa Inggris minimal pasif; Mampu menggunakan internet dan program

komputer (Microsoft Office); Telephoning; Scanning; Faxing; Printing;

Accounting.

c. Syarat Kepribadian

Tidak banyak orang yang memiliki bakat untuk menjadi sekretaris yang baik.

Namun, bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang

seharusnya dimiliki untuk menjadi sekretaris. Adapun syarat-syarat kepribadian,

antara lain : menampilkan citra perusahaan; jujur, disiplin, dan teliti; percaya diri;


sopan, ramah, dan rendah hati; dapat menyimpan rahasia dan dapat dipercaya;

cerdas dan pintar; mudah bergaul; pandai berbicara di depan publik; inisiatif dan

kreatif; bertanggung jawab; memiliki etika yang baik; mampu bekerja sama dalam

individu maupun tim; mau menerima kritikan yang membangun; dapat

mengendalikan emosi; dan mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dll.

d. Syarat Penampilan

Seorang sekretaris tidak dapat lepas dari penampilan karena penampilan seorang

sekretaris sangat mempengaruhi dalam pekerjaan dan sebagai cerminan kantor

tempat ia bekerja. Dalam dunia kerja, kesan pertama merupakan hal yang sangat

penting. Maka dari itu, sekretaris harus memperhatikan penampilannya dari ujung

rambut hingga ujung kaki. Penampilan tersebut adalah sebagai berikut:

1) Make-up. Make-up bukan hanya sekedar perias wajah, tetapi hal ini mencakup

perawatan wajah agar terlihat bersih dan berseri. Dalam merias wajah,

sekretaris dapat menggunakan make-up natural dan sewajarnya.

2) Rambut. Dalam urusan rambut, sekretaris harus dapat merawat rambut dalam

keadaan bersih dan tertata rapi.

3) Parfum. Parfum merupakan salah satu hal yang memiliki peranan penting

dalam kehidupan kantor. Seorang sekretaris tidak harus menggunakan parfum

yang mahal dan bermerek, tetapi pilihlah parfum yang sesuai dengan

kepribadian dan memiliki aroma yang tidak terlalu menyengat.

4) Aksesoris dan Perhiasan. Dalam hal ini, seorang sekretaris lebih baik

menggunakan aksesoris dan perhiasan yang sewajarnya, tidak terlalu

mencolok, tidak berlebihan, dan tidak perlu terlalu berharga. Selain memiliki

jam tangan dan anting, cincin juga merupakan perhiasan yang sudah

selayaknya dimiliki.


5) Pakaian. Mode pakaian pada zaman ini tentunya sangat beranekaragam, tetapi

seorang sekretaris harus memakai pakaian yang cocok dan sesuai dengan

pekerjaannya. Jangan kenakan pakaian yang terlalu ketat, terlalu tipis atau

transparan, rok yang terlalu pendek dan motif yang terlalu berlebihan,

sebaiknya gunakan pakaian yang sopan, rapi, dan serasi.

6) Tas. Seorang sekretaris tentu selalu mengikuti tren tas terbaru. Dalam hal ini

akan memperhatikan apakah tas yang akan dipakai keesokan harinya sesuai

dengan pakaian yang akan di pakai. Sebaiknya sekretaris harus memiliki lebih

dari satu tas dengan berbagai aneka warna, besar dan kecil untuk aneka

kesempatan. Bila tidak, maka gunakan tas berwarna hitam dan coklat yang

merupakan warna pilihan untuk menyesuaikan dengan pakaian yang dipakai.

7) Sepatu. Dalam hal ini, seorang sekretaris lebih baik tidak menggunakan sepatu

flatshoes atau tanpa hak. High heels lebih disarankan karena lebih sedap

dipandang dan membuat figur tubuh akan menjadi lebih tegap ketika sedang

berjalan. Selain itu, harus dipastikan bahwa sepatu tersebut nyaman untuk

digunakan dan berwarna netral.

4. Pengertian Kinerja Pimpinan

Kinerja berasal dari kata ”kerja” atau sama dengan prestasi kerja. Pengertian

kinerja yaitu hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seorang

pegawai dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan.

Kinerja seseorang merupakan kombinasi dari kemampuan, usaha, dan kesempatan

yang dapat dinilai dari hasil kerjanya.

Berikut beberapa pengertian kinerja menurut para ahli :

a. Menurut Stolovitch dan Keeps. Kinerja merupakan seperangkat hasil yang dicapai

dan merujuk pada tindakan pencapaian serta pelaksanaan sesuatu pekerjaan yang


diminta. Menurut Griffin, kinerja merupakan salah satu kumpulan total dari kerja

yang ada pada diri pekerja.

b. Menurut Hersey dan Blanchard. Kinerja merupakan suatu fungsi dari motivasi dan

kemampuan. Untuk menyelesaikan tugas atau pekerjaan, seseorang harus memiliki

derajat kesediaan dan tingkat kemampuan tertentu. Kesediaan dan keterampilan

seseorang tidaklah cukup efektif untuk mengerjakan sesuatu tanpa pemahaman

yang jelas tentang apa yang akan dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya.

c. Menurut Mangkunegara. Kinerja adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas

yang dicapai oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan

tanggung jawab yang diberikan kepadanya.

d. Menurut Mink (dikutip dari Wikipedia). Individu yang memiliki kinerja yang tinggi

memiliki beberapa karakteristik yaitu berorientasi pada prestasi, memiliki percaya

diri, berpengendalian diri, dan kompetensi.

Selain kinerja, Penulis juga ingin menjelaskan tentang definisi pimpinan. Kata

pemimpin mengandung dua makna yaitu “orang yang memimpin” dan “petunjuk” atau

“pedoman”. Kata pimpinan ada hubungannya dengan kata memimpin. Pimpinan

merupakan hasil dari proses memimpin dan kumpulan para pemimpin. Ia harus bekerja

dengan dan melalui orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Suatu organisasi

tidak akan berhasil tanpa tingkat komitmen dan usaha tertentu dari para anggotanya.

Selain itu, pimpinan juga harus dapat memotivasi karyawan dengan mengenal

kebutuhan sosialnya dan membuat mereka merasa berguna dan penting.

Kinerja pimpinan adalah suatu prestasi kerja yang harus dicapai oleh para

pemimpin agar dapat mencapai tujuan semaksimal mungkin. Dari beberapa pengertian

kinerja dan pimpinan di atas, sudah jelas bahwa seorang sekretaris dapat meningkatkan

kinerja pimpinannya dalam pencapaian tujuan atas tugas yang diberikan sesuai dengan


job description yang diberikan perusahaan kepada karyawan yang bersangkutan.

Keberhasilan maksimal sangat tergantung pada keterampilan masing-masing individu.

PEMBAHASAN

1. Data Umum Perusahaan

PT Astra International – Isuzu Sales Operation merupakan salah satu

perusahaan otomotif terbesar yang bergerak di bidang penjualan mesin diesel, truk,

manufaktur kendaraan dan sparepart. Perusahaan ini telah melayani pelanggan di

seluruh dunia dengan produk dan layanan bermutu tinggi. Selain itu, Isuzu juga ikut

menciptakan kesejahteraan sosial melalui bisnisnya.

PT Astra International – Isuzu Sales Operation 100% share holdernya

dimiliki oleh PT Astra International Tbk. Pada tanggal 12 Desember 2011 tercetuslah

corporate branding baru untuk PT Astra International – Isuzu Sales Operation

menjadi Astra Isuzu. Harapan kedepannya corporate branding ini mudah dikenal

dan diingat di kalangan masyarakat luas.

2. Job Description Manajemen

Di dalam struktur organisasi pada HRD di PT Astra International – Isuzu Sales

Operation, departemen HRD dikepalai oleh seorang Kepala Human Resource

Department. Kepala HRD membawahi beberapa seksi yaitu Organisation

Development, People Administration & Service, Recruitment & Assessment, People

Development, Astra Management & System, dan Industrial Relations.

Pada setiap bagian tentunya masing-masing memiliki tugas dan tanggung

jawab untuk meningkatkan kualitas perusahaan. Tugas dan tanggung jawab tersebut,

antara lain :

a. Organization Development, yaitu bertugas melakukan pengelolaan data yang

berkaitan dengan regulasi salesman unit, parts, dan service.


b. People Administration and Service, yaitu bertugas memproses data seperti

jamsostek, dana pensiun, dan asuransi jiwa karyawan, melaporkan,

mendokumentasikan data-data kepegawaian dan penggajian karyawan.

c. Recruitment and Assessment, yaitu bertugas mengelola proses rekrutmen,

assessment dan review karyawan dengan kebutuhan bisnis serta sejalan dengan

ketentuan yang berlaku.

d. People Development, yaitu bertugas melakukan pengawasan terhadap

pengembangan karyawan serta pemenuhan kompetensi sesuai dengan kebutuhan

organisasi dan bekerja sama dengan seluruh departemen perusahaan.

e. Astra Management System, yaitu bertugas mengumpulkan data karyawan Astra

Isuzu untuk Pusat dan memastikan berjalannya proses PDCA (Plan, Do, Check,

Action) berjalan dengan baik.

f. Industrial Relations, yaitu bertugas menjadi jembatan penghubung yang harmonis

antara perusahaan dengan karyawan internal maupun eksternal, memberikan

informasi terbaru kepada seluruh departemen, dan mengadaptasikan peraturan-

peraturan pemerintah yang baru kepada perusahaan dan karyawan.


Dalam pelaksanaan tugas sehari-hari, adalah membantu Divisi Human Resource

Department (HRD) pada pukul 07.30 – 16.30. Sebagai sekretaris bertugas untuk

membantu seluruh kegiatan staf HRD dalam bidang administratif.

Secara umum ruang lingkup tugas adalah meng-input data karyawan cabang PT

Astra International – Isuzu Sales Operation di Indonesia di seluruh Indonesia,

memasukkan data karyawan baru yang telah digolongkan ke dalam map, menggunting

map bekas untuk dijadikan pembatas dokumen atau berkas, menerima telepon dari

pihak dalam (telephoning), melakukan penggandaan data (copying), scanning,


korespondensi, menempelkan materai di surat perjanjian dan mengantarkan surat dari

HRD ke pihak luar melalui General Affairs.

Beberapa tugas rutin yang dilakukan, antara lain :

a. Mengatur kearsipan aktif dan tidak aktif

Kearsipan yang dilakukan yaitu memasukkan data karyawan baru dan

mengeluarkan data karyawan lama. Dokumen yang sudah tidak aktif dipisahkan

dengan dokumen-dokumen yang aktif. Kemudian dokumen yang sudah tidak aktif

tersebut disimpan di tempat khusus atau bahkan dimusnahkan apabila dokumen

tersebut benar-benar sudah tidak diperlukan lagi. Sedangkan untuk dokumen-

dokumen yang aktif, dimasukkan ke dalam map, kemudian dimasukkan ke dalam

master file atau file cabinet. Penataan arsip tersebut disusun berdasarkan sistem

numerik. Dokumen tersebut berisi PKB, Kartu Asuransi Jiwa Karyawan, BPJS,

Jamsostek, Mutasi Jabatan, Surat Pengajuan Tunjangan, dll.

b. Berkomunikasi melalui telepon (outgoing and ingoing calls) Telephoning yang

dilakukan yaitu menerima telepon (ingoing calls) dari pihak luar maupun pihak

dalam, serta melakukan telepon keluar (outgoing calls). Untuk outgoing calls,

menelepon ke agen kurir terkait penerima dokumen dari HRD di PT Astra

International – Isuzu Sales Operation karena belum diinformasikan, memberikan

informasi kepada calon karyawan baru untuk melakukan proses interview dan

psikotest, memberikan informasi kepada receptionist bahwa pada hari tersebut akan

ada proses interview dan psikotes, serta menanyakan kepada pihak dealer terkait

ukuran jaket yang digunakan untuk souvenir. Sedangkan untuk ingoing calls,

menerima telepon dari pihak luar maupun dalam. Kemudian, menyampaikan kan

kepada pihak yang bersangkutan. Apabila yang bersangkutan tidak ada di tempat,

maka ditanyakan kepada caller terkait pesan apa yang ingin disampaikan.


c. Melakukan penggandaan data (copying). Penggandaan data yang dilakukan adalah

meng-copy lampiran BPH kemudian distepler dibelakang BPH. Selain itu, juga

mengcopy dokumen-dokumen penting lainnya, seperti surat keputusan, surat

mutasi atau perpindahan kerja karyawan dan surat pengesahan karyawan baru yang

belum ditanda tangani.

d. Mencetak dokumen (printing). Printing yang dilakukan adalah mencetak dokumen

staf, surat keputusan pengangkatan dealer, dll.

e. Mengoperasikan mesin scan (scanning). Penulis melakukan scanning dokumen staf

dengan menggunakan mesin scanner. Dokumen-dokumen tersebut adalah daftar

riwayat hidup, form calon karyawan, identitas karyawan, dll. Setelah discan, soft

copy tersebut dikirim ke alamat email yang sudah tertera di mesin scanner.

f. Menggunakan mesin fax. Mesin fax digunakan untuk mengirimkan dokumen

dengan menggunakan nomor tujuan. Cara menggunakannya adalah dokumen

dimasukkan ke dalam tray, kemudian tekan nomor tujuan. Setelah itu dokumen

akan bergerak dengan sendirinya dan apabila dokumen sudah diterima, mesin fax

akan mengeluarkan bunyi.

g. Memasukkan surat atau dokumen ke dalam amplop. Pada saat melakukan

korespondensi, dimasukkan surat atau dokumen ke dalam amplop. Setelah

memasukkan surat, amplop tersebut ditulis alamat tujuan, tutup amplop kemudian

dilem dengan isolasi, serta membuat tanda terima surat keluar.

h. Mengantarkan surat ke Bagian General Affairs. Penulis memberikan surat atau

dokumen ke Bagian General Affairs untuk dikirimkan ke alamat tujuan. Sebelum

memberikan dokumen tersebut, harus dibuat tanda terima surat keluar, kemudian

ditempel di luar amplop.


i. Melakukan registrasi BPH dari HRD ke bagian Finance. Penulis melakukan

registrasi BPH yang belum ditanda tangani ke Bagian Finance. Setelah ditanda

tangani, lampiran BPH dicopy dan didistribusikan ke Bagian Finance juga.

Selain tugas-tugas di atas, ada juga tugas khusus, antara lain:

a. Membuat notulen rapat. Pada suatu kesempatan, diminta ikut serta dalam kegiatan

rapat. Rapat tersebut bernama rapat “Bipartit” yang dilakukan oleh cabang PT

Astra International – Isuzu Sales Operation yang berada di Jabodetabek. Dalam

membuat notulen, ada beberapa hal yang harus disampaikan ke dalam notulen. Hal-

hal tersebut, antara lain judul, hari, tanggal, tempat, waktu, peserta rapat, dan isi

rapat.

Sebelum rapat berlangsung, ada beberapa hal yang dipersiapkan, antara lain meja,

kursi, ruangan rapat, LCD, laptop, laser dan list kehadiran peserta rapat.

Pada awal rapat, pemimpin rapat membuka rapat tersebut dengan menyampaikan

tema dan tujuan. Setelah itu, pemimpin rapat mempersilahkan peserta yang

ditunjuk untuk menjelaskan presentasi dan isi rapat tersebut. Saat berjalannya rapat,

dicatat hal-hal penting apa saja yang disampaikan oleh pembicara dari awal hingga

akhir. Kemudian, notulen tersebut diberikan kepada pihak yang bersangkutan untuk

diperiksa atau direvisi.

b. Melakukan pengecekan pada hasil psikotes, adalah membantu HR Recruitment

untuk melakukan pengecekan serta memberi nilai pada psikotest (DISC, PAPI

berupa grafik, dan matematika). Untuk menilai tes DISC menggunakan program

Microsoft Excel, diminta untuk memasukkan tanda checklist (v) yang tersedia pada

tabel dan mengisi tabel tersebut sesuai dengan jawaban calon karyawan yang

mengikuti psikotest. Setelah itu, hasilnya akan keluar secara otomatis. Untuk

menilai tes PAPI (PA Preference Inventory), Perlu dihitung jumlah panah,


kemudian dijumlahkan berdasarkan angka yang ada dalam huruf. Setelah itu, dibuat

grafik sesuai dengan angka yang sudah dijumlahkan. Untuk menilai tes

matematika, diminta untuk menilai dengan cara memberikan checklist (v) pada

jawaban yang benar dan cross (x) untuk jawaban yang salah.

c. Melakukan booking ruangan untuk psikotest, melakukan booking ruangan untuk

psikotest yang diadakan (Jumat, 7 April 2017). Untuk melakukan hal tersebut,

harus menghampiri Bagian General Affairs untuk melihat list ruangan yang kosong

pada hari tersebut. Setelah itu, menulis kepentingan serta waktu yang digunakan

untuk meminjam ruangan tersebut.

d. Menggunting serta memasukkan nama calon pemenang doorprize ke sedotan, yaitu

menggunting nama calon pemenang doorprize, setelah itu dimasukkan ke dalam

sedotan.

e. Memberikan stempel atau cap pada amplop surat. Pada saat ingin mengirimkan

surat, diminta untuk memberikan stempel atau cap pada amplop surat. Stempel

tersebut bertuliskan “PT Astra International – Isuzu Sales Operation, beserta

alamatnya”.

f. Menjadi penerima tamu saat seminar, menjadi penerima tamu seminar bertema

“How to Be Insanely Productive and Happy Balanced Person” (Rabu, 12 April

2017). Seminar tersebut dibawakan oleh Isyana Bagoes Oka (mantan presenter

berita di beberapa televisi swasta). Tugas selama menjadi penerima tamu adalah

duduk di meja tamu untuk menjaga absensi serta membagikan undian doorprize

kepada tamu yang hadir.

Selain tugas rutin dan tugas khusus, ada juga tgas kreatif, antara lain :

a. Membantu merapikan dokumen-dokumen yang ada di meja pimpinan agar terlihat

rapi


b. Mengikuti kegiatan kerohanian dengan menonton film rohani di PT Astra

International – Isuzu Sales Operation.

Dalam menjalankan tugas, ditemui beberapa catatan yang memerlukan problem

solving, antara lain :

a. Banyaknya dokumen atau berkas-berkas yang sudah tidak dipakai, tetapi masih

diletakkan di meja. Solusi untuk masalah ini adalah seharusnya berkas atau

dokumen yang sudah tidak dipakai bisa dimusnahkan atau diletakkan di dalam

gudang, sehingga tidak mengganggu kinerja masing-masing staf.

b. Kardus dan barang-barang yang sudah tidak dipakai di gudang terlalu menumpuk

dan letaknya kurang tepat. Solusi untuk masalah ini adalah kardus dan barang-

barang yang sudah tidak dipakai lagi lebih baik dipindahkan. Hal tersebut bertujuan

agar mudah dalam melakukan kearsipan karena saat melakukan kearsipan selalu

terkena dengan kardus yang diletakkan di bawah. Selain itu, gudang dapat terlihat

lebih rapi,bersih, dan tidak terlalu penuh.

c. Map file untuk meletakkan dokumen ukurannya tidak sama atau berbeda. Solusi

untuk masalah ini adalah seharusnya menggunakan map file dengan ukuran yang

sama, agar file cabinet terlihat lebih rapi dan teratur.

4. Analisis Peningkatan Kinerja Pimpinan

Analisis terhadap peningkatan kinerja pimpinan dapat dijelaskan sebagai berikut :

No. Uraian Tugas Mencapai

Sasaran

Sesuai

Rencana

1. Kearsipan Ya Ya

2. Telephoning, copying, scan, fax, print Ya Ya

3. Mendistribusikan surat atau dokumen Ya Ya


4. Melakukan registrasi BPH Ya Ya

5. Melakukan booking ruangan Ya Ya

6. Membuat notulen rapat Ya Ya

7. Melakukan pengecekan pada hasil psikotes Ya Ya

8. Menjadi penerima tamu Ya Ya

Sumber : Hasil Pengolahan Data, 2017

Dari tabel di atas dapat disimpulkan bahwa kinerja sekretaris di HRD sangatlah

membantu dalam bidang administrasi serta saat pendistribusian dokumen ke cabang

Isuzu di seluruh Indonesia. Kegiatan sehari-hari yang dilakukan adalah telephoning,

scan, print, kearsipan dan melakukan registrasi BPH ke Bagian Finance agar dapat

ditanda tangani oleh pihak yang bersangkutan. Sekretaris berperan penting untuk

menjadi penghubung antara atasan dengan para staf. Selain itu, sekretaris harus dapat

membagi waktu, cepat dalam menyelesaikan pekerjaan, menghemat tenaga. Oleh

karena itu, sekretaris sangat dibutuhkan di HRD agar sistem kerja berjalan dengan

lancar dan lebih efisien.

PENUTUP

Berdasarkan pengamatan selama praktik kerja, terdapat beberapa hal penting yang

menjadi catatan sebagai sekretaris pimpinan yaitu :

1. Sangat penting untuk mampu mengelola dan mengarsipkan suatu file dengan benar dan

sesuai dengan Numerical System, copying, scanning, telephoning, dan faxing.

2. Sekretaris pada departemen HRD adalah profesi yang bersifat mendukung, membantu

pimpinan serta seluruh organisasi dalam bidang administrasi yang bertugas untuk

melaksanakan tugas rutin, membuatkan agenda pimpinan, surat-menyurat, mengangkat

telepon, mempersiapkan rapat, dan mengatur pertemuan klien dengan pimpinan.


3. Peran dan tugas sekretaris adalah antara lain : sebagai pemegang rahasi pimpinan

(secret keeper); sebagai mediator antara pimpinan dengan bawahan maupun rekan

lainnya; sebagai pintu gerbang; sebagai tangan kanan pimpinan dalam menjalankan

aktivitas kantor, dan memperlancar kegiatan administrasi; serta tugas-tugas rutin, tugas

khusus, tugas kreatif lainnya.

4. Syarat-syarat yang harus dimiliki sekretaris yang baik, meliputi syarat pengetahuan,

keterampilan, kepribadian, dan penampilan.

5. Peran sekretaris dalam meningkatkan kinerja pimpinan dalam perusahaan adalah

sekretaris dapat membagi waktu, cepat dalam menyelesaikan pekerjaan, menghemat

tenaga, mampu mengatur ruang kerja, dan mampu mengembangkan diri.

DAFTAR PUSTAKA

Adair, John. Menjadi Pemimpin Efektif. Gramedia. Jakarta. 1994.

Budihardjo, M., Ir. Panduan Praktis Penilaian Kinerja Karyawan. Raih Asa Sukses.

Jakarta. 2015.

L., Jimmy, CHR dan L., Rayendra. Keandalan Dan Sukses Sekretaris Perusahaan Dan

Organisasi. PT Elex Media Komputindo. Jakarta. 2015.

Stoner, A.F, James dan Freeeman, R. Edward. Manajemen. Gramedia. Jakarta.1994.

Sutarto, Drs. Sekretaris Dan Tatawarkat. Universitas Gadjah Mada. Yogyakarta. 1989.

Wardhani, Dwi Kartika, dkk. Top Secretary – Membangun Kepribadian dan Keterampilan

Menjadi Sekretaris Profesional. Erlangga. Jakarta. 2008.

https://rosmerimanik.wordpress.com/2010/08/09/bab-1-pendahuluan/, diakses pada 15

Maret 2017

http://www.dosenpendidikan.com/pengertian-fungsi-dan-tugas-penting-hrd-

dalamperusahaan/ , diakses pada 15 Maret 2017

https://rosmerimanik.wordpress.com/2010/08/09/bab-1-pendahuluan/

http://www.dosenpendidikan.com/pengertian-fungsi-dan-tugas-penting-hrd-dalam-perusahaan/





http://jhonly4jc.blogspot.co.id/2009/12/bab-i-pendahuluan.html, diakses pada 15 Maret

2017

http://eprints.uny.ac.id/16937/1/TUGAS%20AKHIR.pdf , diakses pada 16 Maret 2017

http://www.pengertianahli.com/2014/05/pengertian-sekretaris-menurut-paraahli.html#,

oleh M. Braum, Rohman, diakses tanggal 17 Maret 2017

http://debiregiregina.blogspot.co.id/2013/01/tugas-dan-peranan-sekretaris.html, diunggah

pada 20 Maret 2017

http://mypvitasecretary.blogspot.co.id/2016/02/sikap-sekretaris-yang-baik.html, diakses

pada 20 Maret 2017

http://sekretarisprofesional2.blogspot.co.id/2016/02/menurut-para-ahli.html, oleh Saiman,

diakses tanggal 21 Maret 2017

http://www.academia.edu/8623254/BAB_II_PELAKSANAAN_PKL_2.1_Aktivitas_

Kegiatan_Selama_PKL, diakses tanggal 23 Maret 2017

https://id.wikipedia.org/wiki/Kinerja, oleh Mink, diakses tanggal 24 Maret 2017

http://tipsserbaserbi.blogspot.co.id/2015/03/pengertian-kinerja-menurut-

paraahli.html, oleh Stolovitch dan Keeps, Griffin, Hersey dan Blanchard

diakses tanggal 24 Maret 2017

http://infodanpengertian.blogspot.co.id/2015/12/pengertian-kinerja-menurut-paraahli.html,

oleh Mangkunegara, diakses tanggal 27 April 2017

http://biz.kompas.com/read/2016/01/18/233626628/Catatan.Diary.Seorang.Personalia.War

na-warni.BPJS.Ketenagakerjaan.Ada.di.Sini, Kartu Jamsostek, diakses

tanggal 28 April 2017

https://www.panduanbpjs.com/nama-yang-tertera-pada-kartu-bpjs-kesehatan-salah/, Kartu

BPJS, diakses tanggal 28 April 2017

http://jhonly4jc.blogspot.co.id/2009/12/bab-i-pendahuluan.html

http://jhonly4jc.blogspot.co.id/2009/12/bab-i-pendahuluan.html

http://eprints.uny.ac.id/16937/1/TUGAS%20AKHIR.pdf

http://www.pengertianahli.com/2014/05/pengertian-sekretaris-menurut-para-ahli.html



http://debiregiregina.blogspot.co.id/2013/01/tugas-dan-peranan-sekretaris.html

http://debiregiregina.blogspot.co.id/2013/01/tugas-dan-peranan-sekretaris.html

http://mypvitasecretary.blogspot.co.id/2016/02/sikap-sekretaris-yang-baik.html

http://mypvitasecretary.blogspot.co.id/2016/02/sikap-sekretaris-yang-baik.html

http://sekretarisprofesional2.blogspot.co.id/2016/02/menurut-para-ahli.html

http://sekretarisprofesional2.blogspot.co.id/2016/02/menurut-para-ahli.html

http://www.academia.edu/8623254/BAB_II_PELAKSANAAN_PKL_2.1_Aktivitas_Kegiatan_Selama_PKL




https://id.wikipedia.org/wiki/Kinerja

https://id.wikipedia.org/wiki/Kinerja

http://tipsserbaserbi.blogspot.co.id/2015/03/pengertian-kinerja-menurut-para-ahli.html



http://infodanpengertian.blogspot.co.id/2015/12/pengertian-kinerja-menurut-para-ahli.html



http://biz.kompas.com/read/2016/01/18/233626628/Catatan.Diary.Seorang.Personalia.Warna-warni.BPJS.Ketenagakerjaan.Ada.di.Sini




https://www.panduanbpjs.com/nama-yang-tertera-pada-kartu-bpjs-kesehatan-salah/

https://www.panduanbpjs.com/nama-yang-tertera-pada-kartu-bpjs-kesehatan-salah/


http://fairuzzabadi57.blogspot.co.id/2012/05/kalbe-recruitment-tahap-berkaspsikotes.html,

DISC, diakses tanggal 28 April 2017

http://psikotes9.blogspot.co.id/2013/12/papi-perception-and-preferenceinventory.html,

PAPI, diakses tanggal 28 April 2017

http://fairuzzabadi57.blogspot.co.id/2012/05/kalbe-recruitment-tahap-berkas-psikotes.html



http://psikotes9.blogspot.co.id/2013/12/papi-perception-and-preference-inventory.html




PEDOMAN PENULISAN NASKAH

1. Naskah merupakan tulisan yang bersifat ilmiah baik dari dosen, mahasiswa, pegawai

ASEKMA Don Bosco di bidang Sekretaris.

2. Naskah merupakan hasil penelitian lapangan, studi kasus, dan studi kepustakaan yang

bersifat objektif, sistematis, analitis dan deskriptif.

3. Naskah harus asli dan belum pernah dipublikasikan melalui media lainnya.

4. Kata atau istilah asing yang belum diubah menjadi kata Indonesia atau belum menjadi

istilah teknis diketik dengan huruf miring (italic).

5. Naskah diketik dalam Microsoft Word huruf Times New Roman 12, jarak baris 2 spasi,

jumlah halaman seluruhnya 14-20 lembar ukuran A4, dengan margin kiri dan bawah 3

cm, margin kanan dan atas 2.5 cm dan dikirim ke alamat redaksi.

6. Sistematika terdiri dari : Judul, Nama Penulis, Instansi, Alamat Email, ABSTRAK

(jika makalah ditulis dalam Bahasa Indonesia maka abstrak ditulis dalam Bahasa

Inggris dan demikian sebaliknya), PENDAHULUAN (meliputi latar belakang,

permasalahan, tujuan, manfaat, dan metodologi), PEMBAHASAN, PENUTUP

(meliputi kesimpulan dan saran), dan DAFTAR PUSTAKA.

7. ABSTRAK merupakan intisari (substansi) yang mencakup pendahuluan, pendekatan,

metode, hasil dan kesimpulan; ditulis dalam Bahasa Inggris/Indonesia kurang lebih

100-200 kata, dalam 1 paragraf.

8. Daftar Pustaka ditulis tanpa nomor, diurutkan secara alfabetis: Nama pengarang (tanpa

gelar). Judul (cetak miring). Penerbit. Kota. Tahun Penerbitan.

Contoh: Ignatius Wursanto. Kompetensi Sekretaris Profesional. Andi. Yogyakarta.

2004.

9. Isi naskah bukan tanggungjawab redaksi. Redaksi berhak memilih naskah dan

mengedit redaksionalnya tanpa mengubah arti.

Jurnal ADB’S Secretary Vol.6, No.2, Juli 2017

1

adb’s secretary - asekmadb.ac.idasekmadb.ac.id/akademis/jurnal/dokumen/2017/adbs0622017.pdf ·...

Documents