6 menyelesaikan pesan bisnis
Post on 29-Dec-2015
577 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
Menyelesaikan Pesan-Pesan Bisnis
Memproses Lebih Lanjut Konsep Pertama Anda
Setelah anda menyelesaikan konsep pertama pesan ada, anda mungkin tergoda
untuk menarik napas lega dan melanjutkan ke proyek berikutnya. Tetapi hasilnya dapat
kurang baik karena konsep pertama jarang yang ringkas, jelas dan terlalu memaksa seperti
sebagaimana seharusnya dan seharusnya. Kita dapat meninjau kembali dan memperhalus
pesan sebelum membuatnya dan mendistribusikannya.
Privisi sebuah dokumen antara lain :
A. Membaca ulang beberapa kali, satu kali untuk memeriksa isi
B. Pengorganisasian
C. Gaya
D. Nada
E. Merevisi untuk revisi ulang satu kali keterbacaan
F. Satu kali untuk kejelasan dan kerngkasan
Menyelesaikan pesan terdiri dari empat tugas :
1. Merevisi pesan
2. Memproduksinya
3. Mengoreksinya
4. Mendistribusikannya
Menyampaikan dokumen secara keseluruhan sebelum melihat hal yg detai. Memfokuskan
pada gambaran umum terlebih dulu adalah lebih efisien karena anda tidak akan
menghabiskan waktu menyempurnakan bagian tertentu yang pada akhrnya mungkin akan
anda eliminasi atau ubah secara besar-besar.
Keterangan : Jika anda mempunyai waktu sisihkan konsep anda sehari atau dua hari
sebelum anda mulai proses revisi.
Lihat gambar
Mengevaluasi isi, pengorganisasian gaya dan nada
Meninjau ulang keterbacaan
Mengedit dan menulis ulang agar jelas dan ringkas
Mengevaluasi isi, pengorganisasian, gaya dan nada
Meninjau ulang keterbacaan
Memeriksa tata bahas, dan tanda baca
Memeriksa kesalahan eja dan ketik
Mencari materi hilang dan kesalahan desain
Mengembangkan gaya
Kenyamanan, waktu,
Keamanan, dan privasi
Merevisi Pesan Anda
Merevisi pesan anda dapat diartikan sepanjang anda menulis lalu anda dapat
merevisinya lagi. Anda secara terus menerus mencari cara terbaik dengan memeriksa kata
yang tepat dan menguji kalimat-kalimat alternatif.
Idealnya anda sebaiknya mendiamkan konsep tersebut satu atau dua hari agar dapat
melihat sudut pandang yang lebih segar. Kemudian, baca seluruh dokumen dengan cepat
untuk mengevaluasi efektivitas secara keseluruhan menghasilkan poin yang lebih halus, dan
keringkasan pesan. Revisi adalah proses berkelanjutan bagi sebagian besar penulis.
Surat yang sedang diedit biasa untuk menghindari kesalahan-kesalahan sebagai berikut :
1. Menekankan sudut pandang “anda”
2. Membahas detail keunggulan-keunggukan utama
3. Menghilangkan ungkapan yang berlebihan
ProsesRevisi
ProsesProduksi
ProsesKoreksi
ProsesDistribusi
4. Mengurangi antusiasme yang berlebihan dan menghilangkan kata – kata yang
mungkin tidak dikenal oleh pembaca
5. Menulis kepanjangan (misal PT Perseroan Terbatas) untuk menghindari
kebingungan
6. Menghapus bahan yang tidak relevan untuk kamus pada ide utama
7. Menyoroti keunggulan utama sebuah program
8. Menjelaskan hubungan antara ide-ide dengan mengubah penempatan dan
kombinasi prosa
Mengevaluasi Isi, Pengorganisasian, Gaya, Dan Nada Pesan Anda
Ketika anda memulai proses revisi, fokuskan perhatian anda pada isi,
pengorganisasian, gaya, dan nada untuk mengevaluasi isi pesan and, tanyakan diri anda
sendiri pertanyaan – pertanyaan berikut :
Apakah informasi tersebut akurat?
Apakah informasi tersebut relevan dengan penerima pesan anda?
Apakah ada cukup informasi untuk memuaskan kebutuhan pembaca pesan anda?
Apakah ada keseimbangan yang bagus antara yang umum dan yang spesifik?
Setelah anda merasa puas dengan isi pesan anda, anda dapat meninjau ulang
pengorganisasiannya. Tanyakan pada diri anda sendiri suatu pertanyaan berikut :
Apakah semua poin tercakup dalam urutan yang paling logis?
Apakah ide-ide yang paling penting mendapat tempat yang paling banyak, dan
apakah ide-ide tersebut ditempatkan pada posisi yang paling menonjol?
Apakah pesan akan menjadi lebih meyakinkan bila diatur dalam urutan yang
berbeda?
Apakah ada poin yang tidak perlu diulang-ulang?
Apakah detail pesan dikelompokkan secara logis di seluruh dokumen?
Ketika isi pesan telah ditulis dengan baik dan diatur secara efektif lalu
mempertimbangkan apakah anda telah mencapai gaya dan nada yang tepat bagi penerima
pesan anda. Apakah tulisan anda cukup formal? Apakah pesan terlalu kasual? Apakah pesan
anda member tekanan lebih besar pada kebutuhan penerimaan daripada kebutuhan anda
sendiri?
Dalam putaran pertama, luangkan waktu ekstra pada awal dan akhir pesan anda,
Pastikan bhawa pembukuan dokumen releva, menurut pembac. Dalam dokumen yang lebih
panjang, periksa untuk melihat bahwa beberapa paragraph pertama membangun subjek,
tujuan dan pengorganisasian materi dokume. Tinjauan ulang.
Kesimpulannya untuk memastikan bahwa kesimpulan tersebut merangkum ide
pokok dan meninggalkan kesan positif pada penerima , maka bagian awal dan akhir sebuah
pesan mempunyai dampak paling besar pada pembaca.
Meninjau Ulang Keterbatasan
Setelah Anda puas dengan isi, pengorganisasian, gaya dan nada dari pesan Anda,
lakukanlah putaran kedua untuk melihat keterbacaan pesan anda. Bila Anda memperoleh
reputasi atas usaha Anda membuat dokumen baik yang menghargai waktu penerima
informasi, maka orang akan cendrung memberi lebih banyak perhatian pada pekerjaan
Anda.
Misalnya, skor The Flesch Kincaid Grade Level yang mengukur kesulitan membaca
yang dihubungkan dengan pencapaian tingkat peringkat/grade level achievement. Skor 10
menunjukan bahwa sebuah dokumen dapat dibaca dan dipahami oleh rata-rata murid kelas
10. Sebagian besar dokumen bisnis mempunyai rentang skor 8-11. Dokumen teknik
biasanya mempunyai rentang skor 12-14. Semakin tinggi skor yang diperoleh sebuah
dokumen, semakin mudah dokumen tersebut dibaca.
Indeks keterbacaan (readability indexes) menawarkan poin referensi yang
bermanfaat, tetapi semua indeks tersebut dibatasi oleh apa yang mampu diukurnya:
panjang kata, jumlah suku kata, panjang kalimat, dan panjang paragraf. Faktor-faktor lain
yang mempengaruhi keterbacaan dokumen, seperti analisis penerima, kejelasan tulisan,
desain dokumen.
Sebaiknya menggunakan kata-kata yang lebih sederhana atau kalimat-kalimat yang
lebih pendek, bukan membuat kalimatnya terpotong-potong atau amatiran tapi lebih
kepada kemudahan pada saat dibaca.
Para komunikator bisnis yang sukses tahu bahwa selain memperpendek kata-kata
dan kalimat-kalimat untuk pengukuran keterbacaan, mereka dapat memperbaiki
keterbacaan sebuah pesan dengan membuat dokumen itu menarik dan mudah dibaca
dengan cepat (scan). Sebagian besar penerima pesan bisnis –terutama para manajer senior
yang berpengaruh—membaca dengan cepat sebagian besar dokumen untuk mencari ide-ide
pokok, kesimpulan, dan rekomendasi. Membaca dengan cepat juga membantu para
pembaca menilai apakah dokumen tersebut berharga. Bila mereka menganggap bahwa
dokumen tersebut mengandung informasi berharga atau membutuhkan respons, mereka
akan membacanya lebih teliti ketika ada waktu yang memungkinkan.
Teknik untuk membuat pesan Anda lebih mudah dibaca dengan cepat: membuat
panjang kalimat bervariasi, menggunakan paragraph-paragraf yang lebih pendek,
menggunakan daftar dan bullet sebagai ganti narasi, dan menambahkan judul dan subjudul
yang efektif. Teknik ini membuat pesan Anda lebih diminati dan menarik untuk dibaca.
Membuat Variasi Panjang Kalimat
Keanekaragaman adalah sebuah cara kreatif untuk membuat pesan Anda menarik
dan mudah dibaca. Dengan memilih kata-kata dan struktur kalimat secara hati-hati, Anda
dapat menciptakan sebuah ritme yang menekan pada poin penting, menghidupkan gaya
tulisan anda, dan membuat informasi Anda menarik bagi pembaca. Dokumen yang efektif
biasanya menggunakan campuran kalimat-kalimat pendek (sampai dengan sekitar 15 kata),
medium (15-25 kata), dan panjang (lebih dari 25 kata). Kesimpulan dibuat dari kalimat
pendek yang dapat menonjolkan pesan Anda.
Setiap panjang kalimat mempunyai keunggulan sendiri. Kalimat-kalimat pendek
dapat diproses dengan cepat dan lebih mudah bagi para pembicara yang bukan asli dan para
penerjemah untuk menginterprestasikannya, Kalimat dengan panjang medium berguna
untuk menggabungkan antar ide-ide. Kalimat yang panjang sering kali merupkan cara
terbaik untuk menyampaikan ide-ide yang kompleks, membuat daftar multipoint yang saling
berhubungan, atau merangkum atau prapeninjauan informasi.
Setiap kalimat panjang juga mempunyai kelemahan. Kalimat panjang sulit dibaca
dengan cepat. Semakin Anda menggunakan kalimat panjang, semakin besar kemungkinan
bahwa pembaca yang membaca dengan cepat tidak akan membaca cukup banyak kata
untuk benar-benar memahami artinya.
Dengan memilih panjang kalimat yang terbaik untuk setiap kebutuhan komunikasi
dan selalu ingat untuk mencampur panjang kalimat agar bervariasi, Anda akan dapat
menyampaikan pesan Anda sementara tetap mempertahankan dokumen Anda tetap hidup
dan menarik.
Menjaga Paragraf Anda Tetap Pendek
Paragraf-paragraf pendek lebih mudah dibaca bila dibandingkan dengan paragraf-
paragraf panjang, dan paragraf tersebut membuat tulisan Anda tersebut lebih mengundang
dibaca. Paragraf pendek membantu penerima pesan pembaca surat-surat, memo-memo,
dan e-mail dengan lebih teliti. Dari waktu ke waktu, Anda dapat menekankan ide dengan
mengisolasikan ide tersebut dalam paragraf pendek yang kuat.
Hati-hati dengan paragraf pendek karena ketika Anda ingin mengemas ide besar
dalam paragraf pendek, pecah ide tersebut ke dalam subtopik dan perlakuan setiap
subtopik dalam paragraf yang terpisah. Dengan memecah paragraf tunggal yang besar ke
dalam beberapa paragraf yang lebih pendek, Anda dapat membuat materi lebih mudah
dibaca.
Menggunakan Daftar Dan Bullets Untuk Menjelaskan Dan Menekankan Pesan
Alternatif yang efektif untuk menggunakan kalimat-kalimat konvensional adalah
mulai dengan menuliskan ide-ide penting dalam sebuah daftar. Daftar dapat menunjukan
urutan ide-ide Anda, meninggalkan dampak ide-ide tersebut secara visual dan menigkatkan
kemungkinan bahwa seorang pembaca akan menemukan poin utama Anda. Daftar juga
menyederhanakan subjek yang kompleks, menyoroti poin utama, memecah halaman secara
visual, memudahkan proses membaca cepat bagai para orang sibuk, dan memberi
kesempatan istirahat bagi pembaca. Membuat daftar dapat dengan huruf, nomor atau
bullets. Bullets biasanya lebih disukai.
Menambah Judul dan Subjudul
Sebuah judul ( Heading) adalah judul singkat yang menceritakan pada pembaca
tentang isi dari bagian yang mengikutinya.
Subjudul (Subheading) adalah subordinat bagi judul, mengindikasikan subbagian
dengan satu bagian utama. Judul dan subjudul mempunyai fungsi-fungsi penting berikut ini:
1. Pengorganisasian. Judul menunjukan pada pembaca Anda secara selintas bagaimana
dokumen tersebut diatur.
2. Perhatian. Judul yang informative, mengandung, dan dalam beberapa kasus
menggugah rasa ingin tahu akan menarik perhatian pembaca,buatlah teks yang
mudah dibaca.
3. Koneksi. Menggunakan judul dan subjudul bersamaan membantu para pembaca
melihat hubungan antara ide-ide pokok dan ide-ide subordinasinya sehingga mereka
dapat lebih memahami isi pesan Anda. Subjudul juga menunjukan pergeseran ide ke
ide berikutnya.
Dua kategori Judul :
1. Judul Deskriptif mengidentifikasi sebuah topik tetapi hanya sedikit.
2. Judul Informatif Membawa pembaca Anda tepat ke dalam konteks pesan Anda.
Judul ini membimbing para pembaca untuk berfikir dengan suatu cara tertentu
tentang topik.
Mengedit Untuk Kejelasan Dan Keringkasan
Kejelasan adalah sesuatu yang penting agar pesan anda dapat diterima oleh
penerima pesan dengan akurat dan efisien. Setelah anda membaca ulang dan merevisi
pesan anda untuk keterbacaannya, anda ingin memastikan bahwa pesan anda jelas. Oleh
karena itu, kita harus menanyakan kepada diri sendiri apakah kalimat anda mudah
diuraikan? Apakah paragraf anda mempunya kalimat topik yang jelas? Apakah pernyataan
anda sederhana dan langsung?
Sebuah kalimat yang jelas bukan sesuatu yang kebetulan. Berikut ada beberapa
contoh tips, yaitu:
Memecah kalimat yang terlalu panjang
Jangan menghubungkan terlalu banyak anak kalimat dengan kata “dan”.
Menulis kembali kalimat yang memakai hedging
Kadang-kadang, anda harus menulis kata mungkin atau kelihatannya untuk
menghindari menyatakan suatu pendapat seperti sebuah fakta. Namun, ketika anda
mempunyai terlalu banyak hedges, anda berisiko dengan menunjukkan ketidakyakinan
tentang apa yang sedang anda bicarakan.
Menekankan paralelisme
Ketika anda mempunyai dua atau lebih ide untuk diekspresikan, buatlah ide-ide
tersebut paralel. Mengulang konstruksi tata bahasa yang sama menunjukkan bahwa
ide-ide tersebut saling berhubungan.
Memperbaiki penjelas yang mengacaukan
Kadang-kadang modifier (penjelas) bukan hanya kata sifat atau kata keterangan, tetapi
seluruh frasa yang menjelaskan sebuah kata benda atau kata kerja.
Menulis ulang urutan kata benda yang panjang
Bila banyak kata benda digabungkan bersama-sama sebagai penjelas, kalimat yang
dihasilkan menjadi sulit dipahami. Walaupun anda menambah beberapa kata,
penerima pesan anda tidak akan perlu berpikir keras untuk memahami kalimat
tersebut.
Mengganti kata kerja kamuflase
Untuk memperpendek dan menghidupkan pesan anda, gunakan kata kerja sebagai
ganti frasa kata benda. Contoh: sapu menyapu.
Memperjelas struktur kalimat
Jagalah agar subjek dan predikat sebuah kalimat berada sedekat mungkin. Ketika
subjek dan predikat jauh terpisah, para pembaca perlu membaca kalimat tersebut dua
kali untuk mengetahui siapa mengerjakan apa.
Memperjelas referensi yang janggal
Dalam usaha menghemat kata-kata, para penulis tentang masalah bisnis kadang-
kadang menggunakan ekspresi seperti: disebutkan di atas, disebutkan sebelumnya,
yang sebelumnya, yang disebut di awal, dll. Kata-kata tersebut membuat para
pembaca melompat dari satu poin ke poin lain, yang menyebabkan komunikasi
menjadi tidak efektif.
Mengurangi antusiasme anda
Kata sifat dan kata keterangan kadang-kadang memperkuat atau menekankan arti
kalimat anda, tetapi terlalu banyak kata seperti itu dapat menurunkan nilai tulisan dan
merusak kredibilitas anda.
Sebagai tambahan pada faktor kejelasan, pembaca akan menghargai pesan bisnis
yang ringkas. Banyak dokumen bisnis saat ini dipenuhi kalimat dan frasa yang hanya
menambah sedikit atau tidak menambah apa-apa pada pesan tersebut. Kenyataannya, tiga-
per-empat eksekutif dalam suatu survey mengeluh bahwa sebagian besar pesan ditulis
terlalu panjang. Para eksekutif kemungkinan besar membaca dokumen yang berkomunikasi
dengan efisien sehingga sangat penting untuk membuang materi yang tidak perlu.
Ketika anda mengedit agar lebih ringkas, anda menghilangkan setiap kata yang tidak
mempunyai fungsi apa-apa, mengganti setiap kata yang panjang dengan kata yang lebih
pendek, dan membuang setiap kata keterangan yang tidak menambah apa-apa pada arti
pesan yang sudah dijelaskan dalam kata kerja.
Ketika anda mulai melakukan tugas mengedit, sederhanakanlah, pendekkanlah, dan
aturlah menurut aturan. Berikut ada beberapa contoh tips, yaitu:
Hapus kata dan frasa yang tidak perlu
Beberapa kombinasi kata memiliki ekuivalen satu kata yang lebih efisien. Selain itu,
hindari kekacauan karena adanya kata ganti yang terlalu banyak atau penempatannya
salah.
Perpendek kata dan frasa yang terlalu panjang
Kata-kata yang pendek biasanya lebih jelas dan lebih mudah dibaca dibandingkan
dengan kata-kata yang panjang. Dengan menggunakan kata kerja infinitive sebagai
ganti beberapa frasa, anda bukan hanya memperpedek kalmia anda, namun juga
membuat kalimat tersebut menjadi lebih jelas.
Hilangkan kata-kata yang berlebihan
Dalam beberapa kombinasi kata, kata-kata cenderung mengungkapkan hal yang sama
bahkan terkadang berlebihan.
Hilangkan permulaan kalimat “It is / There are”
Bila anda memulai sebuah kalimat dengan kata ganti yang tidak pasti seperti it (itu)
atau there (ada), kemungkinannya adalah kalimat tersebut dapat diperpendek.
Ketika anda menulis ulang, berkonsentrasilah pada bagaimana setiap kata
memberikan kontribusi untuk membuat kalimat-kalimat yang efektif dan bagaimana kalimat
tersebut membangun paragraf yang koheren. Carilah peluang untuk membuat materi yang
disampaikan lebih menarik dengan menggunakan kata dan frasa yang kuat dan hidup.
Menggunakan Teknologi Untuk Merevisi Pesan Anda
Ketika tiba waktunya untuk merevisi pesan Anda, program pengolahan kata Anda
dapat membantu menambah, menghapus, dan memindahkan teks dengan fungsi-fungsi
seperti:
Cut and paste (potong dan tempel)
Mengambil satu blok teks dari satu bagian dokumen dan menempelkannya di
tempat lain.
Search and replace (cari dan ganti)
Menelusuri kata-kata atau frasa-frasa dan mengubahnya bila dibutuhkan. Berhati-
hatilah dalam menggunakan fitur ini; memilih opsi “replace all” dapat menyebabkan
kesalahan-kesalahan yang tidak diperkirakan.
Autocorrection
Memungkinkan Anda menyimpan kata-kata yang biasanya salah eja atau salah ketik,
beserta perbaikan ejaan yang benar. Bila Anda mengetik teh bukan the, autocorrect
akan secara otomatis memperbaiki kesalahan ketik tersebut.
Revision marks dan commenting feature
Alat-alat yang tersedia pada peranti lunak seperti revision marks dan commenting
feature tetap menelusuri usulan perubahan editing secara elektronik dan
memberikan sejarah revisi dokumen.
Ada empat fungsi peranti lunak yang dapat membantu untuk memunculkan yang terbaik
dari dokumen Anda.
1. spell checker (pemeriksa ejaan)
membandingkan dokumen Anda dengan kamus elektronik, menyoroti kata-kata yang
tidak dikenal, dan memberi saran ejaan yang benar. Spell checker adalah cara yang
bagus untuk memperbaiki banyak kesalahan ketik dalam dokumen, tetapi alat
tersebut bukan substitusi untuk keterampilan mengeja yang baik.
2. kamus thesaurus
berfungsi untuk memberi Anda alternatif kata-kata, sama seperti fungsi yang
diberikan oleh kamus thesaurus cetakan.
3. grammar checker (pemeriksa tata bahasa)
grammar checker harus menentukan apakah Anda menggunakan kata-kata dengan
benar dan menyusun kalimat-kalimat mengikuti aturan komposisi yang kompleks.
4. style checker (pemeriksa gaya bahasa)
dapat juga memonitor pilihan kata dan kalimat pada dokumen Anda dan
memberikan saran alternatif yang mungkin menghasilkan tulisan yang lebih efektif.
Pemeriksa ejaan, pemeriksa tata bahasa, dan kamus thesaurus yang terkomputerisasi dapat
membantu dalam proses revisi, tetapi alat-alat tersebut tidak dapat menggantikan
keterampilan Anda menulis dan mengedit yang bagus.
Merevisi Pesan-Pesan Bisnis
A. Mengevaluasi Isi, Pengorganisasian
Pastikan informasi akurat, relevan, dan cukup
Periksa semua poin penting muncul dalam urutan logis
Verifikasikan bahwa Anda telah menyajikan pendukung yang cukup untuk
membuat ide pokok meyakinkan dan menarik
Pastikan pembukaan dan penutupan efektif
Pastikan Anda telah mencapai nada yang benar
B. Meninjau Ulang untuk Keterbacaan
Gunakan campuran kalimat pendek dan panjang
Jaga agar paragraf tetap pendek
Gunakan daftar angka dan bullets untuk memberikan tekanan pada poin-poin
kunci
Buat dokumen jadi mudah dibaca cepat (scan) dengan menggunakan judul dan
subjudul.
C. Mengedit untuk Kejelasan
Pecah kalimat yang terlalu panjang dan tulis ulang kalimat yang menggunakan
hedging
Perjelas struktur kalimat dan referensi yang tidak pas
Buat antusisame Anda lebih moderat untuk menjaga nada profesional
D. Mengedit untuk Keringkasan
Hapus kata dan frasa yang tidak perlu dan berlebihan
Perpendek kata dan frasa yang panjang
Memproduksi Pesan Anda
Sekarang tiba waktunya untuk meletakan kertas kerja anda untuk ditampilkan dalam
display. Kualitas produksi dari pesan anda – efek total dari desain halaman, elemen grafis,
tipografi, kertas, dan sebagainya – memainkan peranan penting bagi efektifitas pesan anda.
Desain yang halus dan menarik tidak hanya membuat dokumen anda lebih menarik, tetapi
juga menyampaikan rasa professional dan perhatian pada detail. Ketika memproduksi pesan
anda, carilah cara-cara yang efektif untuk memperkaya pesan anda dengan grafis, suara,
video, dan hypertext link yang dipilih dengan hati-hati. Juga pastikan untuk mendesain
dokumen anda untuk kemudahan agar mudah dibaca, dan gunakan teknoligi produksi
dengan bijakasana.
Menambah Grafik, Suara, Video, dan Hypertext
Ada beberapa poin penting dalam menambah grafik, suara, video, dan hypertext,
yaitu :
1. Kualitas desain dokumen anda mempengaruhi keterbacaan dan persepsi penerima;
2. Ambillah manfaat dari kemampuan program pengolah kata anda untuk memasukkan
elemen-elemen komunikasi lainnya.
Menambah grafik, suara, video, dan hypertext dapat menggunakan beberapa
program pengolah kata dan alat-alat peranti lunak. Peranti lunak untuk menciptakan
visualisasi bisnis dibagi menjadi dua kelompok dasar :
1. Peranti lunak presentasi (Presentation Software) yang membantu anda meciptakan
transparansi overhead dan pertunjukan slide komputerisasi. (contoh : MS Powerpoint).
2. Peranti lunak grafik (graphics Software) yang terdiri dari berbagai kompleksitas, memiliki
rentang dari alat-alat sederhana yang membantu anda menciptakan diagram dan
diagram alir. (contoh : MS Visio).
Mengapa penambahan grafik, suara, video, dan hypertext menjadi salah satu faktor penting
dalam penyajian presentasi anda ?
Pernahkan anda menghadiri suatu seminar yang penyajian pesannya membuat anda
mengantuk ?
Ada beberapa kesalahan fatal yang biasa terjadi dalam penyajian pesan anda melalui
presentasi:
1. Kesalahan pertama : memindahkan word ke powerpoint. Maksudnya, powerpoint dan
word adalah dua aplikasi dengan fungsi yang amat berbeda. Sialnya, perbedaan yang amat
mendasar ini acap dilupakan orang ketika membuat slide presentasi. Demikianlah, saya acap
melihat kalimat-kalimat panjang dan rinci dari word langsung saja dicopy paste ke dalam
powerpoint – dengan font yang kecil lagi (misal ukuran 12 atau 14). Ini namanya,
powerpoint abuse atau penganiayaan slide presentasi.
Solusinya : jika Anda akan menulis persentasi dengan bullet point, mungkin ada baiknya jika
kita mengingat 5 x 5 rule. Aturan yang bisa diterapkan secara fleksibel ini intinya mengajak
kita untuk hanya membuat maksimal 5 bullet point dalam setiap halaman slide; dan masing-
masing poin sebaiknya terdiri tak lebih dari lima kata. Slide presentasi adalah slide
presentasi. Maksudnya : tayangkan hanya poin-poin pokok dari gagasan yang ingin Anda
sampaikan. Tulisankan gagasan itu dengan ringkas – hindari kesalahan fatal berupa
keinginan untuk menampilkan kalimat-kalimat panjang dan rinci dalam sebuah slide.
2. Kesalahan kedua yang juga acap ditemui : SEMUA TULISAN MEMAKAI HURUF
KAPITAL. Untuk judul sebuah slide mungkin oke menggunakan huruf besar semua. Namun
ketika Anda menjabarkan dalam poin-poin yang ringkas dalam baris sesudahnya, gunakan
huruf non-kapital. Sebab kalimat panjang yang semua menggunakan HURUF KAPITAL
terbukti justru sulit dibaca.
Selanjutnya, kalau bisa gunakan font dengan ukuran minimal 24 (ukuran yang lebih
kecil akan membuat orang yang duduk dibelakang akan kesulitan membacanya). Dan jangan
lupa, sebaiknya gunakan jenis huruf sans seriff seperti Arial, Verdana atau Georgia. Dan
bukan jenis huruf seriff seperti Times New Roman. Sejumlah pakar presentasi menyebutkan,
dalam medium digital seperti layar komputer, jenis huruf seperti Arial lebih mudah dibaca
dibanding Times New Roman.
Dan jangan lupa juga satu hal : konsistensi. Maksudnya, jika kita menggunakan huruf
Arial dengan font size 28, maka sebaiknya jenis dan ukuran inilah yang kita pakai dalam
semua halaman slide. Ini perlu diingat, sebab tak jarang kita melihat pemakaian jenis huruf
yang tidak konsisten. Kesannya jadi berantakan dan tidak profesional.
3. Kesalahan ketiga : desain gambar yang kampungan dan ditata dengan serampangan.
Untuk membuat slide lebih artistik, kita memang kudu meletakkan gambar (image) yang
relevan dan artistik. Sialnya, saya banyak melihat slide dengan gambar yang dicomot dari
clip art (banyak tersedia dalam powerpoint); dan sorry to say, hal ini akan membuat slide
Anda terkesan kampungan. Apalagi jika clip art itu diletakkan secara serampangan – tanpa
memperhatikan segi estetika.
Kalau ingin menaruh gambar, ya cari gambar (image) yang professional look, jangan pakai
clip art. Dan yang tak kalah penting : semuanya ditata dengan memperhatikan aspek
estetika, dan sekali lagi konsisten. Maksudnya, style peletakan gambar kalau bisa mengacu
pada pola tertentu yang konsisten (dan bukan asal taruh saja). Mungkin dalam hal desain
image ini ada baiknya jika kita langsung berguru dari presentasi sang pencipta PowerPoint
itu sendiri (lihat beberapa contoh presentasi melalui image dibawah ini).
Seperti yang kita saksikan dalam contoh diatas, desain gambar dan tata letak kalimat
tampaknya disusun dengan mengacu pada nilai estetika. Kita mungkin sulit meniru
kejeniusan Tuan Gates dalam membikin software, namun tentu bukan hal yang relatif rumit
untuk bisa mengcopy desain presentasi seperti yang terlihat dalam gambar diatas. Yang
dibutuhkan hanyalah kepekaan kita akan nilai-nilai estetika (sense of aesthetic).
Demikianlah, tiga kesalahan fatal yang mestinya bisa kita hindari jauh-jauh ketika kita
hendak membuat slide presentasi. Sebab dengan itulah kita mungkin baru bisa mendesain
sebuah slide yang elok nan menggetarkan. Dan bukan deretan slide yang garing nan
membosankan. Dengan mutu yang memilukan.
Mendesain Untuk Keterbacaan
Desain mempengaruhi impresi yang dibuat oleh pesan. Dalam membuat atau
membagi keterbacaan dokumen, desain dokumen dibagi menjadi dua cara yang penting :
1. Memperbaiki efektivitas pesan.
Berbagai elemen dari desain visual yang ada dalam dokumen yang akan ditampilkan
akan menyalurkan pesan yg ingin disampaikan kepada pembaca.
2. Mengirimkan pesan nonverbal.
Dengan desain visual yang ditampilkan, dapat mempengaruhi persepsi penerima
pesan terhadap apa yg disampaikan.
Desain yang efektif dapat membantu dalam menyusun nada dokumen dan
membantu para pembaca dalam membaca pesan yang ingin disampaikan. Dalam mencapai
sebuah desain yang efektif, perlu memperhatikan empat elemen desain :
1. Konsisten
Dalam setiap pesan yang dibuat, gunakanlah margin, jenis huruf, ukuran huruf, dan
spasi yang tidak berubah-ubah. Dengan konsisten terhadap pesan-pesan yang
dibuat, penerima pesan akan mengenali dan mengerti isi dari pesan tersebut
2. Keseimbangan
Supaya dokumen dapat dimengerti oleh penerima, perlu adanya keseimbangan
antara desain yang digunakan dengan ruang untuk teks, gambar-gambar, dan ruang
kosong.
3. Pengendalian diri
Kesederhanaan dalam desain memungkinkan pesan yang ingin disampaikan dapat
ditangkap oleh penerima. Tidak perlu menggunakan banyak elemen desain,
highlight, atau sentuhan dekoratif yang dapat menggangu penyampaian pesan.
4. Detail
Berikan detail yang dapat mempengaruhi desain dan pesan yang akan disampaikan.
Misalnya, kolom yang sempit dengan terlalu banyak spasi antarkata dapat
mengganggu.
Ruang Kosong
Setiap ruang bebas dari teks atau network disebut ruang kosong (white space), dan
ruang ini memberikan kontras visual untuk para pembaca pesan Anda dan memberikan
mereka sebuah titik untuk istirahat. Ruang kosong meliputi area terbuka disekitar judul,area
margin, ruang vertical antarkolom, ruang yang dibuat oleh akhir baris yang tidak
rata,lekukan setiap paragraph atau ekstra ruang antara paragraph yang tidak melekuk, dan
spasi horizontal antarbaris teks.
Yang terpenting dari peletakkan judul dan subjudul di dalam suatu dokumen adalah
mengundang para pembaca untuk ikut terlibat dalam pesan yang kita buat. Hendaknya judul
yang diletakkan di tengah baris tidak lebih dari dua baris karena banyak baris akan
memperlambat para pembaca pesan ketika mereka mencari awal setiap baris. Karena judul
dan subjudul memberikan petunjuk bagi para pembaca mengenai pengorganisasian isi
pesan yang kita buat, kaitkan judul dan subjudul sedekat mungkin dengan teks yang ingin
diperkenalkan dan ha ini dapat dilakukan dengan meletakkan lebih banyak ruang kosong di
atas judul tersebut daripada di bawahnya.
Margin Dan Justifikasi
Margin mendefinisikan ruang di sekeliling teks yang akan kita buat dan diantara
kolom-kolom teks. Margin dipengaruhi oleh cara kita menempatkan garis ketikan,yang
dibagi dalam 4 kelompok,yaitu: (1) justified (rata di sisi kiri dan di sisi kanan), (2) sisi kiri rata
dengan margin kanan tidak rata, (3) sisi kanan rata dengan margin kiri tidak rata, (4) di
tengah. Ketikan (1) ”mempergelap” tampilan pesan yang kita buat karena panjang baris
yang seragam menyebabkan kurangnya ruang kosong sebagaimana yang diciptakan margin
yang tidak rata. Ketikan ini juga sering dianggap lebih sulit dibaca karena gap yang besar
dapat muncul diantara kata-kata dan karena lebih banyak kata diberi garis hubung. Ketikan
(2) membuat tampilan pesan yang akan kita buat ”lebih ringan”, jenis ini memberikan
sebuah dokumen rasa keterbukaan yang informal dan kontemporer. Ketikan (3) biasa
digunakan dalam dokumen-dokumen bisnis, dan untuk ketikan (4) digunakan untuk teks
dalam paragraf tetapi biasanya digunakan untuk juduk dan subjudul.
Jenis Huruf
Jenis huruf merujuk pada desain fisik dari abjad,angka dan karakter teks lainnya.
Setiap jenis huruf mempengaruhi nada dari pesan yang kita buat,membuatnya terlihat
otoriter atau bersahabat, bersifat bisnis atau kasual, klasik atau modern, dan lain-lain.
Sebagian besar komputer menawarkan pilihan font atau jenis huruf yang banyak sekali,dan
hal ini terkadang membuat kita sulit memilih jenis font yang akan kita pakai. Hal yang
terpenting apapun jenis font yang akan dipilih batasi jumlah jenis huruf dalam satu
dokumen. Secara umum, hindari menggunakan lebih dari dua jenis huruf dalam satu
halaman, karena penggunaan terlalu banyak jenis huruf akan mengacaukan dokumen dan
dapat menghasilkan tampilan dokumen yang amatir.
Model Huruf
Yaitu modifikasi-modifikasi yang dapat memberikan kontras atau penekanan pada
huruf. Misal huruf tebal untuk subjudul digunakan untuk memisahkan teks yang panjang,
huruf tebal dapat juga digunakan untuk kata-kata yang berdiri sendiri di tengah-tengah blok
teks. Huruf miring untuk memberikan penekanan atau kutipan. Huruf tebal dan huruf miring
paling efektif bila digunakan untuk kata-kata kunci(kata-kata yang membantu pembaca
memahami poin utama sebuah teks). Perlu diingat bahwa model huruf yang digunakan
jangan sampai menghalangi kemampuan pembaca memahami/membaca pesan-pesan yang
disampaikan, misalnya penggunaan huruf tebal dan huruf miring yang tidak tepat dapat
memperlambat pembacaan pesan. Pastikan juga bahwa ukuran huruf proporsional dengan
kepentingan pesan dan ruang yang tersedia.
Menggunakan Teknologi Untuk Memproduksi Pesan Anda
Alat-alat produksi untuk penyelesaian pesan sangat bervariasi, bergantung pada
peranti lunak dan system yang digunakan. Microsoft power point adalah peranti lunak yang
paling banyak digunakan untuk presentasi elektronik, dan peranti lunak tersebut
menawarkan alat yang bermacam-macam untuk memformat dan menampilkan pesan.
Namun sebagian besar pekerjaan memproduksi pesan dikerjakan menggunakan program
pengolah kata, seperti Microsoft word atau sun staroffice. Anda perlu mengerti peranti
lunak yang akan digunakan agar dapat menggunakannya dengan efektif dengan
memanfaatkan fitur-fitur berikut:
1. Template dan stylesheets
Selain untuk menghemat waktu template dan stylesheets banyak digunakan oleh
perusahaan untuk memastikan konsistensi tampilan dan rasa untuk semua dokumen
perusahaan.
2. Pengaturan halaman
Pengaturan halaman berguna untuk mengontrol margin, orientasi posisi cetak
dokumen(portrait atau landscape),dan lokasi header&footer. Control ini digunakan
untuk memastikan cukup ruang kosong dalam dokumen.
3. Memformat kolom
Merupakan cara praktis untuk memformat daftar yang panjang, dan juga format
yang atraktif untuk beberapa dokumen.
4. Memformat paragraf
Kontrol yang memformat paragraf dapat dapat berguna untuk mengubah tampilan
dokumen ketika dibutuhkan. Misal memadatkan spasi agar dokumen dapat pas
dalam satu halaman,atau gunakan hanging indents untuk menyesuaikan baris
pertama setiap paragraf.
5. Memformat font
Selain huruf tebal,huruf miring, dan garis bawah terdapat juga cara untuk
memadatkan atau memperluas teks secara horizontal. Fitur ini berguna untuk misal
menyesuaikan sebuah header dalam satu baris.
6. Numbered and bulleted list
Memformat daftar yang memakai nomor dan atau memakai bullet, secara otomatis
memberi nomor kembali ketika menambah atau menghilangkan komponen daftar
tersebut.
7. Tabel-tabel
Merupakan cara terbaik untuk menampilkan informasi yang mempunyai baris dan
kolom.
8. Gambar-gambar, textbox, dan objek
Walaupun membutuhkan waktu dan beberapa latihan untuk mempelajari menggunakan
fitur-fitur tersebut namun sebanding dengan hasilnya yaitu meningkatnya tampilan
dokumen dan kesan dari para pembaca.
Koreksi Pesan Bisnis
A. Kesalahan tulisan
Kesalahan ketik
Kata-kata yang salah eja
Kesalahan tata bahasa
Kesalahan tanda baca
B. Elemen yang hilang
Bagian teks yang hilang
Peraga-peraga yang hilang (gambar, tabel, foto, bagan, grafik, dan lainnya)
Sumber catatan, tanda hak cipta, sumber referensi lainnya yang hilang
C. Kesalahan desain & format
Pilihan font yang tidak tepat atau tidak konsisten
Ukuran kolom, spasi, dan margin paragraf
Karakter-karakter khusus
Baris tulisan yang janggal dan perpindahan halaman
Header dan footer
Kesesuaian format dengan standar perusahaan
Pendistribusian Pesan
Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam pendistribusian pesan antara lain:
Biaya
→ produksi laporan yang panjang dan produksi laporan miltimedia, faktor biaya sangat
berpengaruh dan dapat menjadi masalah. Dalam mencetak, menjilid, dan
mengirimkan laporan harus mempertimbangkan biaya yang dikeluarkan dengan
manfaat yang diperoleh.
Kenyamanan
→ pemberi pesan harus mempertimbangkan kenyamanan penerima pesan agar pesan
yang disampaikan dapat diterima dengan baik. Faktor kenyamanan seperti akses,
software untuk membuka pesan, format atau bentuk pesan.
Waktu
→ efisiensi waktu yang dibutuhkan dari pemberi pesan kepada penerima pesan harus
diperhitungkan, jangan sampai terlalu cepat atau terlalu lama.
Keamanan & privasi
→ pesan yang bersifat rahasia dan sensitif harus diproteksi agar tidak jatuh ke tangan
yang salah. Oleh karena itu, pendistribusian pesan harus hati-hati.
top related