29-100-1-pb
Post on 04-Mar-2016
11 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
-
TINJAUAN FAKTOR PENYEBAB WAKTU TUNGGU PELAYANAN
PENDAFTARAN PASIEN UMUM RAWAT JALAN DI RUMAH SAKIT
UMUM DAERAH SRAGEN
Christina Sulistiyorini1, Tri Lestari
2, Rohmadi
2
Mahasiswa APIKES Mitra Husada Karanganyar1, Dosen APIKES Mitra Husada Karanganyar
2
ABSTRAK Salah satu bentuk pelayanan administrasi di rumah sakit adalah pelayanan rekam medis.
Penyelenggaraan rekam medis dituntut untuk memberikan pelayanan yang prima untuk
menciptakan kepuasan pada pasiennya terutama dengan waktu tunggu yang singkat. Survey awal
diloket pendaftaran Rawat Jalan RSUD Sragen selama 1 jam, dapat melayani 20 orang pasien yang
menunjukkkan rata- rata pendaftaran membutuhkan waktu 12 menit per pasien. Tujuan penelitian
adalah mengetahui faktor penyebab waktu tunggu pelayanan pendaftaran pasien umum rawat jalan
di RSUD Sragen.
Jenis penelitian ini adalah Deskriptif yaitu penelitian yang hasilnya merupakan pengambaran,
dengan pendekatan Cross Sectional yaitu penelitian yang pengumpulan data dilakukan pada suatu
waktu yang tertentu secara bersamaan. Cara pengumpulan data adalah Pedoman Observasi adalah
pengamatan langsung terhadap suatu kegiatan di TPPRJ dan Pedoman Wawancara yaitu
pengumpulan data dengan cara Tanya jawab dengan petugas TPPRJ. Populasi penelitian ini adalah
pasien yang datang ke tempat pendaftaran Rawat Jalan dan seluruh staf atau petugas rekam
medis rawat jalan RSUD Sragen. Sampel dalam penelitian ini terbagi dalam dua jenis yaitu
pasien rawat jalan yang terdiri dari pasien baru dan pasien lama, staf atau petugas rekam medis
rawat jalan RSUD Sragen. Sampel diambil dengan teknik Accidental Sampling. Besar sampel
yang digunakan dalam penelitian adalah sebanyak 38 pasien.
Hasil penelitian Faktor yang mempengaruhi lama tidaknya waktu tunggu yaitu Pasien lama yang
tidak membawa KIB yang dapat mempengaruhi pencarian dokumen rekam medis.Dokumen rekam
medis yang tidak ditemukan dalam rak filing, waktu tunggu pasien yang lama berpengaruh pada
pasien berikutnya.
Di RSUD Sragen terdapat SOP dengan nomor dokumen P.05.05.023 mengenai pendaftaran pasien
rawat jalan tetapi didalamnya belum tercantumkan lama waktu tunggu pelayanan pendaftaran.
Rata rata waktu tunggu yang dibutuhkan untuk mendaftar pasien baru dan lama di RSUD Sragen adalah untuk pasien baru 7 menit 4 detik dan untuk pasien lama adalah 12 menit 4 detik.
Pada saat proses pendaftaran sebaiknya petugas memberikan penekanan kepada pasien untuk
selalu membawa KIB pada waktu datang berobat ke rumah sakit, sehingga pencarian dokumen
rekam medis lama bisa lebih cepat ditemukan.
Kata kunci : Waktu Tunggu Pelayanan Pendaftaran Pasien Umum Rawat Jalan ,
Prosedur
Kepustakaan : 9 (1994-2012)
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Salah satu bentuk pelayanan administrasi
di rumah sakit adalah pelayanan rekam
medis. Penyelenggaraan rekam medis
dituntut untuk memberikan pelayanan yang
prima untuk menciptakan kepuasan pada
pasiennya terutama dengan waktu tunggu
yang singkat. Salah satu faktor yang
mempengaruhi lambatnya waktu tunggu
pelayanan rekam medis rawat jalan, yang
diduga disebabkan oleh kinerja perekam
medis yang belum sesuai dengan kompetensi
56 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL.II, NO.1, MARET 2008, Hal 56-69
-
perekam medis. Jika waktu tunggu pasien
lama juga mempengaruhi tingkat kepuasan
pasien terhadap pelayanan.
Dalam pelayanan rawat jalan di rumah
sakit, waktu tunggu adalah waktu yang
digunakan oleh pasien untuk mendapatkan
pelayanan rawat jalan dari tempat
pendaftaran sampai dokumen rekam medis
pasien ditemukan. Dalam standart pelayanan
minimal disebutkan bahwa pelayanan
pendaftaran cepat jika waktu tunggu kurang
dari 10 menit dan disebut lama jika waktu
tunggu lebih dari 10 menit. Oleh karena itu
perlu diteliti faktor penyebab waktu tunggu
pelayanan di Pendaftaran Rawat Jalan
dengan harapan dapat dilakukan upaya
perbaikan oleh pihak rumah sakit.
Berdasarkan survey awal diloket
pendaftaran Rawat Jalan RSUD Sragen
selama 1 jam, dapat melayani 20 orang
pasien yang menunjukkkan rata- rata
pendaftaran membutuhkan waktu 12 menit
per pasien. Oleh karena itu penulis tertarik
untuk mengambil judul Tinjauan Faktor
Penyebab Waktu Tunggu Pelayanan
Pendaftaran Pasien Umum Rawat Jalan Di
Rumah Sakit Umum Daerah Sragen.
TINJAUAN PUSTAKA
1. Pengertian Rekam Medis
Rekam medis yaitu rekaman atau catatan
mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana
dan bagaimana pelayanan yang diberikan
kepada pasien selama masa perawatan yang
memuat pengetahuan mengenai pasien dan
pelayanan yang diperolehnya serta memuat
informasi yang cukup untuk menemukenali
(mengidentifikasi pasien), membenarkan
diagnosis dan pengobatan serta merekam
hasilnya (Huffman, 1999)
Rekam Medis menurut Direktorat
Jenderal Pelayanan Medik dalam
keputusannya No. 78 tahun 1991 tentang
penyelenggaraan rekam medis di rumah
sakit menyebutkan bahwa rekam medis
adalah berkas yang berisikan catatan dan
dokumen tentang identitas, anamnesis,
pemeriksaan, diagnosis pengobatan,
tindakan dan pelayanan lain yang diberikan
kepada seorang pasien selama dirawat di
rumah sakit yang dilakukan di Unit Rawat
Jalan termasuk Unit Gawat Darurat dan Unit
Rawat Inap (DepKes RI, 2006)
2. Tujuan dan Kegunaan Rekam Medis
a. Tujuan dan Kegunaan Rekam Medis
Tujuan peyelenggaraan rekam medis
adalah menunjang tercapainya tertib
administrasi dalam rangka upaya
peningkatan pelayanan kesehatan di rumah
sakit. Tanpa dukungan suatu sistem
pengelolaan rekam medis yang baik dan
benar, maka tertib administrasi rumah sakit
tidak akan dapat tercapai sebagaimana yang
diharapkan. Hal ini sesuai dengan pendapat
Gibony, bahwa 6 nilai kegunaan rekam
medis disingkat dengan ALFRED yaitu:
1) Aspek Administration (Aspek
Adminisrtasi)
Suatu berkas rekam medis mempunyai
nilai administrasi, karena isinya
menyangkut tindakan berdasarkan
wewenang dan tanggung jawab sebagai
tenaga medis dan paramedis dalam
mencapai tujuan pelayanan kesehatan.
Tinjauan Faktor Penyebab Waktu Tunggu Pelayanan... (Christina Sulistiyorini,dkk) 57
-
2) Aspek Legal (Aspek Hukum)
3) Suatu berkas rekam medis mempunyai
nilai hukum, karena isinya menyangkut
masalah adanya jaminan kepastian
hukum atas dasar keadilan dalam rangka
usaha menegakkan serta penyediaan
bahan tanda bukti untuk menegakkan
keadilan.
4) Aspek Financial (Aspek Keuangan)
5) Suatu berkas rekam medis mempunyai
nilai uang karena isinya mengandung
data atau informasi yang dapat
dipergunakan sebagai aspek keuangan.
6) Aspek Research (Aspek Penelitian)
7) Suatu berkas rekam medis mempunyai
nilai penelitian, karena isinya
menyangkut data atau informasi yang
dapat dipertanggung jawabkan sebagai
aspek penelitian dan pengembangan ilmu
pengetahuan di bidang kesehatan.
8) Aspek Education (Aspek Pendidikan)
9) Suatu berkas rekam medis mempunyai
nilai pendidikan, karena isinya
menyangkut data atau informasi tentang
perkembangan kronologis dan kegiatan
pelayanan medis yang diberikan kepada
pasien, informasi tersebut dapat
dipergunakan sebagai bahan atau
referensi dalam pengajaran sesuai bidang
profesi masing-masing.
10) Aspek Documentation (Aspek
Dokumentasi)
11) Suatu berkas rekam medis
mempunyai nilai dokumentasi, karena
isinya menyangkut sumber ingatan yang
harus didokumentasikan dan dipakai
sebagai bahan pertanggungjawaban dan
pembuatan laporan rumah sakit (Wijono,
2000).
b. Adapun kegunaan rekam medis secara
umum adalah :
1) Sebagai alat komunikasi antara dokter
dengan tenaga kesehatan lainnya yang
terlibat langsung dalam pemberian
pelayanan, pengobatan dan perawatan
kepada pasien.
2) Sebagai dasar dalam merencanakan
pengobatan/ perawatan yang harus
diberikan kepada seorang pasien.
Dalam PerMenKes RI No.
269/MENKES/PER/III/2008 BAB V, Pasal
13 disebutkan bahwa rekam medis dapat
dipakai sebagai:
a. Pemeliharaan kesehatan dan pengobatan
pasien.
b. Alat bukti dalam proses penegakkan
hukum, disiplin kedokteran dan
kedokteran gigi selain itu penegakkan
etika kedokteran serta etika kedokteran
gigi.
c. Keperluan pendidikan dan penelitian.
d. Dasar pembayaran biaya pelayanan
kesehatan.
e. Data statistik kesehatan (PerMenKes RI,
2008)
3. Sistem dan Prosedur Pelayanan
Rekam Medis di TPPRJ
a. Tugas pokok dan fungsi TPPRJ dalam
pelayanan rekam medis
Tempat Penerimaan Pasien Rawat Jalan
atau Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan
(TPPRJ) disebut juga loket Pendaftaran
Pasien Rawat Jalan yang mempunyai tugas
pokok sebagai berikut:
58 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL.II, NO.1, MARET 2008, Hal 56-69
-
1) Menerima pendaftaran pasien yang akan
berobat di rawat jalan.
2) Melakukan pencatatan pendaftaran
(registrasi).
3) Menyediakan formulir-formulir rekam
medis dalam folder dokumen rekam
medis bagi pasien yang baru pertama kali
berobat (pasien baru) dan pasien yang
datang pada kunjungan berikutnya.
4) Mengarahkan pasien ke Unit Rawat
Jalan (URJ) atau poliklinik yang sesuai
dengan keluhannya.
5) Memberi informasi tentang pelayanan-
pelayanan di rumah sakit atau di
puskesmas yang bersangkutan.
b. Fungsi atau perannya dalam pelayanan
rekam medis di TPPRJ
1) Pencatat identitas ke formulir rekam
medis rawat jalan, data dasar pasien,
KIB, KIUP dan buku register
pendaftaran pasien rawat jalan.
2) Pemberian dan pencatatan nomor rekam
medis sesuai dengan penomoran yang
ditetapkan.
3) Penyediaan dokumen rekam medis baru
untuk pasien baru.
4) Penyedian dokumen rekam medis lama
untuk pasien lama melalui bagian filing.
5) Penyimpan dan pengguna KIUP.
6) Pendistribusian dokumen rekam medis
untuk pelayanan rawat jalan.
7) Penyedia informasi jumlah kunjungan
pasien rawat jalan.
c. Deskripsi pokok kegiatan pelayanan
rekam medis di TPPRJ
1) Menyiapkan formulir dan catatan serta
nomor rekam medis yang diperlukan
untuk pelayanan. Formulir dan catatan
yang perlu disiapkan yaitu:
a) KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien)
b) KIB/KTPP (Kartu Identitas
Berobat/Kartu Tanda Pengenal
Pasien)
c) Formulir formulir dokumen rekam
medis rawat jalan baru yang telah
diberi nomor rekam medis
d) Buku register pendaftaran pasien
rawat jalan
e) Buku catatan penggunaan nomor
rekam medis
f) Tracer
g) Buku ekspedisi untuk serah terima
dokumen rekam medis
h) Karcis pendaftaran pasien
2) Menanyakan kepada pasien yang datang,
apakah sudah pernah berobat, bila belum
berarti pasien baru dan bila sudah berarti
pasien lama.
3) Pelayanan kepada pasien baru meliputi:
a) Menanyakan identitas pasien lengkap
untuk dicatat pada formulir rekam
medis rawat jalan, KIB, dan KIUP
b) Menyerahkan KIB kepada pasien
dengan pesan untuk dibawa kembali
bila datang berobat berikutnya
c) Menyimpan KIUP sesuai urut abjad
(alfabetik)
d) Menanyakan keluhan utamanya guna
memudahkan mengarahkan pasien ke
poliklinik yang sesuai
e) Mempersilahkan pasien menunggu di
ruang tunggu poliklinik yang sesuai
Tinjauan Faktor Penyebab Waktu Tunggu Pelayanan... (Christina Sulistiyorini,dkk) 59
-
f) Mengirimkan dokumen rekam medis
ke poliklinik yang sesuai dengan
menggunakan buku ekspedisi
4) Pelayanan pasien lama, meliputi:
a) Menanyakan terlebih dahulu
membawa KIB atau tidak
b) Bila membawa KIB, maka catatlah
nama dan nomor rekam medisnya
pada trecer untuk dimintakan
dokumen rekam medis lama ke
bagian filing
c) Bila tidak membawa KIB, maka
tanyakanlah nama dan alamatnya
untuk dicari di KIUP
d) Mencatat nama dan nomor rekam
medis yang ditemukan di KUIP pada
tracer untuk dimintakan dokumen
rekam medis lama ke bagian filing
5) Mempersilahkan pasien baru atau
membayar di loket pembayaran.
6) Pelayanan pasien asuransi kesehatan
disesuaikan dengan peraturan dan
prosedur asuransi penanggung biaya
pelayanan kesehatan.
7) Setelah akhir pelayanan kegiatannya
adalah:
a) Mencatat identitas pada buku register
pendaftaran pasien rawat jalan
b) Mencocokkan jumlah pasien dengan
jumlah pendapatan pendaftaran rawat
jalan dengan kasir rawat jalan
c) Membuat laporan harian tentang:
(1) Penggunaan nomor rekam medis,
agar tidak terjadi duplikasi
(2) Penggunaan formulir rekam
medis, untuk pengendalian
penggunaan formulir rekam
medis
(3) Merekapitulasi juklah kunjungan
pasien baru dan lama, untuk
keperluan statistik rumah sakit.
d. Fungsi-fungsi yang terkait dengan
TPPRJ
1) Fungsi assembling yang bertanggung
jawab terhadap pengendali nomor
rekam medis dan formulir rekam
medis. Keterkaitannya yaitu dalam
hal:
a) Penyediaan (alokasi) nomor
rekam medis untuk TPPRJ dan
pengendaliannya agar tidak
terjadi duplikasi penggunaan
nomor rekam medis (1 pasien
memiliki lebih dari 1 nomor atau
1 nomor digunakan oleh lebih
dari 1 pasien)
b) Pengedalian penggunaan formulir
guna perancangan formulir rekam
medis
2) Fungsi filing yang bertanggung jawab
terhadap penyimpanan dan
penyediaan dokumen rekam medis
yang telah disimpan (dokumen rekam
medis lama). Keterkaitannya adalah
dengan media komunikasi tracer
dilakukan serah terima dokumen
rekam medis lama dengan bukti pada
buku ekspedisi
3) Fungsi pelayanan klinis di URJ yang
bertanggung jawab terhadap
pencatatan data hasil pelayanan
klinis. Keterkaitannya adalah serah
terima dokumen rekam medis rawat
60 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL.II, NO.1, MARET 2008, Hal 56-69
-
jalan dengan bukti pada buku
ekspedisi
4) Fungsi penerimaan pembayaran
(kasir) yang bertanggung jawab
terhadap penerimaan pembayaran
pasien. Keterkaitannya adalah
pencocokan antara jumlah pasien
dengan jumlah uang yang diterima
kasir
e. Informasi yang dihasilkan TPPRJ
1) Identitas pasien minimal meliputi:
nama, umur, jenis kelamin, alamat
lengkap (nama jalan, nomor rumah,
kota/kabupaten, kode pos atau RT,
RW, desa/kelurahan, kecamatan,
kota, kode pos), pendidikan,
pekerjaan, status perkawinan
a) Identitas keluarga pasien minimal
meliputi: hubungannya dengan
pasien, nama, alamat, pekerjaan
b) Cara pembayaran pelayanan
kesehatan meliputi: Askes,
Asuransi lain, bayar sendiri,
keringanan, jamkesda , dan
Jamsostek
c) Grafik atau laporan kunjungan
pasien rawat jalan baru, lama per
bulan, per golongan umur, per
jenis kelamin, per wilayah
d) Grafik atau laporan cara
pembayaran pasien rawat jalan
f. Formulir, catatan dan pelaporan yang
digunakan di TPPRJ
1) KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien),
untuk mencatat dan mengindeks
pasien
2) KIB (Kartu Identitas Berobat), untuk
mencatat identitas pasien kemudian
diserahkan kepada pasien
3) Formulir data dasar rekam medis,
formulir pelayanan rawat jalan dalam
folder dokumen rekam medis baru
untuk mencatat identitas lengkap
pasien baru yang mendaftar
4) Buku register pendaftran pasien
rawat jalan, untuk mencatat kegiatan
pendaftaran pasien
5) Buku catatan penggunaan nomor
rekam medis, untuk mencatat
penggunaan dan mengontrol nomor
rekam medis
6) Tracer untuk mencatat permintaan
dokumen rekam medis lama ke
fungsi filing (sebagai media
komunikasi)
7) Buku ekspedisi untuk mencatat serah
terima dokumen rekam medis sebagai
bukti serah terima
g. Unsur-unsur pengendalian yang
menjamin pelaksanan sistem pelayanan
rekam medis di TPPRJ
1) Diserahkan KIB kepada pasien baru
2) Dicatatnya identitas lengkap di KIB,
KIUP, data dasar rekam medis,
formulir pasien rawat jalan, buku
register pendaftaran rawat jalan
3) Disimpannya KIUP urut abjad
4) Digunakannya KIUP untuk mencari
nomor rekam medis bagi pasien lama
yang tidak membawa KIB
5) Digunakannya trecer untuk meminta
folder dokumen rekam medis lama ke
filing
Tinjauan Faktor Penyebab Waktu Tunggu Pelayanan... (Christina Sulistiyorini,dkk) 61
-
6) Digunakannya buku ekspedisi untuk
serah terima dokumen rekam medis
h. Jaringan prosedur yang membentuk
sistem pelayanan rekam medis di TPPRJ
1) Prosedur serah terima dokumen
rekam medis dari TPPRJ
2) Prosedur pencatatan hasil pelayanan
Klinis
3) Prosedur pencatatan hasil kegiatan di
URJ
4) Prosedur penyerahan Sensus Harian
Rawat Jalan (SHRJ)
5) Prosedur pemeriksaan hasil pasien
dari IPP ke URJ
i. Unsur-unsur pengendalian yang
menjamin pelaksanan sistem pelayanan
rekam medis di TPPRJ
1) Dicatatnya data hasil pelayanan rawat
jalan secara lengkap pada formulir
rekam medis rawat jalan
2) Dicatat dan diserahkannya Sensus
Harian Rawat Jalan (SHRJ) setiap
hari ke fungsi assembling
3) Surat perintah rawat inap
4) Digunakannya buku catatan
pelayanan Rawat Jalan ( Shofari,
2002)
4. Kegiatan Rekam Medis
Kegiatan rekam medis meliputi
penerimaan pasien, pencatatan data dasar
pasien.
a. Penerimaan pasien/ Pendaftaran
Tempat Pendaftaran Pasien Rawat
Jalan (TPPRJ) merupakan pintu masuk
pertama dalam penerimaan dan
pendaftaran pasien rawat jalan karena
dimana setiap pasien yang akan berobat
di rumah sakit harus terlebih dahulu
mendaftar di TPPRJ. Kegiatan rekam
medis yang berkaitan dengan Penerimaan
pasien/ pendaftaran dijelaskan sebagai
berikut :
1) Melaksanaan proses penyelenggaraan
pelayanan pendaftaran pasien rawat
jalan/ rawat inap IGD.
2) Melakukan wawancara untuk mengisi
identitas pribadi data sosial pasien rawat
jalan
3) Menyiapkan rekam medis rawat jalan
serta meminta rekam medis rawat
jalan ke petugas rekam medis bagian
penyimpanan.
4) Mengisi buku register pendaftaran pasien
rawat jalan
5) Membuat atau memutakhirkan kartu
index utama pasien (KIUP) rawat jalan.
Kegiatan rekam medis yang berkaitan
dengan penerimaan pasien/ pendaftaran
dijelaskan sebagai berikut:
1) Setiap pasien baru yang diterima di
tempat penerimaan pasien (TPP)
ditanya oleh petugas untuk
mendapatkan data identitas yang akan
diisikan pada formulir Ringkasan
Riwayat Klinik.
2) Setiap pasien baru akan memperoleh
nomor pasien yang akan digunakan
sebagai nomor kartu pengenal. Kartu
pengenal harus dibawa pada
kunjungan berikutnya, baik sebagai
pasien rawat jalan maupun pasien rawat
inap.
62 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL.II, NO.1, MARET 2008, Hal 56-69
-
3) Berkas rekam medis pasien baru akan
dikirim oleh petugas sesuai dengan
poliklinik yang dituju.
4) Berkas pasien yang harus dirawat
akan dikirim keruang perawatan.
Sedangkan untuk penerimaan pasien
lama sebagai berikut:
a) Pasien lama dibedakan antara
pasien datang dengan perjanjian dan
pasien datang tanpa perjanjian. Baik
pasien dengan perjanjian atau tanpa
perjanjian mendapat pelayanan di
TPP.
b) Pasien dengan perjanjian akan
langsung menuju poliklinik tujuan
karena berkas rekam medisnya
sudah disiapkan oleh petugas.
c) Pasien tanpa perjanjian harus
menunggu karena berkas rekam
medis akan dimintakan oleh petugas
TPP ke bagian rekam medis.
d) Setelah berkas rekam medis
dikirim ke poliklinik, pasien akan
mendapat pelayanan (Depkes RI,
2006).
b. Pencatatan Data Dasar Pasien
Pencatatan adalah pendukomentasian
segala informasi medis pasien ke dalam
rekam medis yang akan menjadi bahan
informasi. Catatan berdasarkan sumber
datanya dibedakan menjadi catatan sosial
dan catatan medis. Catatan sosial diperoleh
saat penerimaan pasien di TPP yang
meliputi nama, alamat, umur, agama, dan
pekerjaan. Sedangkan data medis diperoleh
pasien setelah mendapatkan pelayanan
dari dokter, perawat atau petugas lainnya
seperti petugas laboratorium dan radiologi.
(Depkes RI, 1991)
Prinsip utama yang harus di taati oleh
petugas pencatatan adalah: nama pasien
harus lengkap, minimal terdiri dua suku
kata. Dengan demikian, nama pasien
yang akan tercantum dalam rekam medis
akan menjadi satu di antara kemungkinan
ini:
1) Nama pasien sendiri, apabila nama
sudah terdiri dari satu kata atau lebih
2) Nama pasien sendiri dilengkapi
dengan nama suami, apabila pasien
seorang pasien bersuami
3) Nama pasien sendiri dilengkapi
dengan nama orang tua (biasanya
adalah nama ayah)
4) Bagi pasien yang mempunyai nama
keluarga/ marga, maka nama keluarga
atau marga atau surname didahulukan
dan kemudian diikuti nama sendiri
Dalam sistem penamaan rekam medis,
diharapkan :
a) Nama ditulis dengan huruf cetak
dan mengikuti ejaan yang
disempurnakan
b) Sebagai pelengkap bagi pasien
perempuan di akhir nama lengkap
ditambah Ny. Atau Nn. Sesuai
dengan statusnya
c) Pencantuman titel selalu diletakkan
sesudah nama lengkap pasien
d) Perkataan Tuan, Saudara, Bapak,
tidak dicantumkan dalam penulisan
nama pasien. (Depkes RI, 2006)
Tinjauan Faktor Penyebab Waktu Tunggu Pelayanan... (Christina Sulistiyorini,dkk) 63
-
5. Waktu Tunggu Pelayanan
Pendaftaran Rawat Jalan
Waktu tunggu adalah waktu yang
pergunakan oleh pasien untuk mendapatkan
pelayanan rawat jalan dari tempat
pendaftaran rawat jalan sampai dokumen
rekam medis pasien ditemukan. Waktu
tunggu di rumah sakit berkaitan dengan
pelayanan kesehatan meliputi pelayanan
rekam medis, gawat darurat, pelayanan
poliklinik dan lain sebagainya. Waktu
tunggu merupakan masalah yang sering
menimbulkan keluhan pasien dibeberapa
rumah sakit. Lama waktu tunggu pasien
mencerminkan bagaimana rumah sakit
mengelola komponen pelayanan yang
disesuaikan dengan situasi dan harapan
pasien. Pelayanan rekam medis yang baik
dan bermutu tercermin dari pelayanan yang
ramah, cepat, serta nyaman.
Salah satu bentuk pelayanan administrasi
di rumah sakit adalah pelayanan rekam
medis. Penyelenggaraan rekam medis
dituntut untuk memberikan pelayanan yang
prima untuk menciptakan kepuasan pada
pasiennya terutama dengan waktu tunggu
yang singkat. Salah satu faktor yang
mempengaruhi lambatnya waktu tunggu
pelayanan rekam medis rawat jalan, yang
diduga disebabkan oleh kinerja perekam
medis yang belum sesuai dengan kompetensi
perekam medis. Jika waktu tunggu pasien
lama juga mempengaruhi tingkat kepuasan
pasien terhadap pelayanan. Waktu tunggu
pasien merupakan salah satu komponen
yang potensial menyebabkan
ketidakpuasan. Pasien akan menganggap
pelayanan kesehatan jelek apabila sakitnya
tidak sembuh sembuh, antri lama, dan
petugas kesehatan tidak ramah meskipun
profesional. (Wijono, 2000)
Dalam standart pelayanan minimal
disebutkan bahwa pelayanan pendaftaran
cepat jika waktu tunggu kurang dari 10
menit dan disebut lama jika waktu tunggu
lebih dari 10 menit. (DepKes RI, 2006)
METODE PENELITIAN
A. Jenis dan Rancangan Penelitian
Jenis penelitian ini adalah deskriptif
yaitu penelitian yang hasilnya merupakan
deskriptif (pengambaran) variabel penelitian
tanpa memberikan kesimpulan yang belaku
umum (generalisasi). Pendekatan yang
digunakan adalah cross sectional yaitu,
penelitian yang pengumpulan data dilakukan
pada suatu waktu yang tertentu secara
bersama.
B. Variabel Penelitian dan Definisi
Operasional
Tabel 1. Variabel dan Definisi
Operasional
No Variabel Definisi Operasional
1 Waktu
Tunggu
Waktu tunggu pasien
terhadap pelayanan mulai
dari kedatangan pasien di
tempat pendaftaran pasien
rawat jalan sampai
dokumen rekam medis
ditemukan yang dihitung
dengan menghitung :
a. lama waktu yang
digunakan untuk mencatat
identitas pasien umum
64 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL.II, NO.1, MARET 2008, Hal 56-69
-
b. lama waktu yang
digunakan untuk mencari
nomor rekam medis di
KIUP bagi pasien lama
c. lama waktu yang
digunakan untuk mencari
dokumen rekam pasien
lama di filing rawat jalan
C. Populasi dan Sampel
1. Populasi
Populasi adalah keseluruhan objek
penelitian atau objek yang diteliti. Populasi
penelitian ini adalah pasien yang datang ke
tempat pendaftaran Rawat Jalan dan seluruh
staf atau petugas rekam medis rawat jalan
RSUD Sragen.
2. Sampel
Sampel adalah bagian dari jumlah dan
karakteristik yang dimiliki oleh populasi
tersebut. Sampel dalam penelitian ini
terbagi dalam dua jenis yaitu pasien rawat
jalan yang terdiri dari pasien baru dan
pasien lama, staf atau petugas rekam
medis rawat jalan RSUD Sragen. Sampel
diambil dengan teknik Accidental
Sampling, yaitu peneliti mengumpulkan
data dari subyek yang ditemuinya, saat itu
dan dalam jumlah secukupnya.
(Notoadmodjo, 2007)
Besar sampel yang diambil dalam
penelitian pada tanggal 1-3 juni adalah
sebanyak 38 pasien.
D. Instrumen dan Cara Pengumpulan
Data
1. Instrumen Pengumpulan Data
a. Pedoman wawancara Penelitian ini
menggunakan pedoman wawancara
berupa daftar pertanyaan yang sudah
tersusun dengan baik dan terencana,
sehingga interviewer tinggal
memberikan jawaban sesuai
pertanyaan yang diajukan
b. Pedoman observasi digunakan pada
penelitian ini adalah daftar data yang
dibutuhkan dalam sistem informasi
pendaftaran pasien umum rawat
jalan di RSUD Sragen.
c. Stopwatch digunakan untuk
menghitung waktu tunggu pasien
umum di pendaftaran rawat jalan.
d. Alat tulis digunakan untuk mencatat
data.
2. Cara Pengumpulan Data
a. Wawancara
Pengumpulan data dengan cara tanya
jawab langsung dengan nara sumber
(Petugas Pendaftaran Pasien)
sehingga akan diperoleh keterangan
yang lengkap dan jelas sesuai dengan
informasi yang dibutuhkan.
b. Observasi
Observasi adalah pengamatan
langsung terhadap suatu kegiatan
(pendaftaran pasien dan waktu
tunggu pasien perhari) yang sedang
dilakukan dengan melakukan
pencatatan terhadap kegiatan yang
berhubungan dengan masalah yang
diteliti.
Tinjauan Faktor Penyebab Waktu Tunggu Pelayanan... (Christina Sulistiyorini,dkk) 65
-
E. Teknik Pengolahan dan Analisis Data
1. Teknik Pengolahan Data
Tahap-tahap pengolahan setelah data
dikumpulkan adalah:
a. Colecting, yaitu mengumpulkan waktu
tunggu pendaftaran pasien umum
b. Editing, yaitu meneliti atau mengoreksi
hasil pengumpulan data perhitungan
waktu tunggu pasien umum.
c. Tabulasi yaitu dari hasil pengumpulan
data dikelompokkan dan data
dimasukkan kedalam bentuk tabel.
d. Penyajian data yaitu dalam bentuk narasi
dan yang nantinya akan
menggambarkan hasil penelitian.
2. Analisis Data
Analisis data pada penelitian ini adalah
analisis deskriptif yakni dengan cara
mendeskripsikan data yang telah
dikumpulkan dan diolah menjadi hasil- hasil
analisis untuk mengetahui faktor penyebab
waktu tunggu pelayanan pasien umum di
pendaftaran rawat jalan di RSUD Sragen.
HASIL PENELITIAN DAN
PEMBAHASAN
1. Standard Operating Procedure
pendaftaran Pasien rawat jalan.
Di RSUD Sragen mempunyai Standard
Operating Procedure mengenai pendaftaran
rawat jalan dengan nomor dokumen
P.05.05.023 nomor revisi 3. Tetapi di dalam
SOP pendaftaran pasien rawat jalan tersebut
belum mencatumkan lama waktu tunggu
untuk pelayanan pendaftaran pasien rawat
jalan. Prosedur yang tercantum dalam SOP
pendaftaran rawat jalan yaitu :
a. Pasien baru
1) Buatkan Kartu Identitas Berobat
(KIB)
2) Buatkan Kartu Indeks Utama Pasien
(KIUP)
3) Buatkan dokumen rekam medis rawat
jalan
4) KIB diberikan pasien
5) KIUP disimpan
6) Dokumen rekam medis rawata jalan
diserahkan kepoliklinik dengan buku
ekspedisi
b. Pasien lama
1) Pasien lama yang membawa KIB
a) Dicari dokumen rekam medis
rawat jalan dibagian
penyimpanan/ filing
b) Dokumen rekam medis
diserahkan ke poliklinik dengan
buku ekspedisi
2) Pasien lama yang tidak membawa
KIB
a) Dicari nomor rekam medisnya di
KIUP
b) Setelah ditemukan cari dokumen
re dokumen rekam medis rawat
jalan dibagian penyimpanan/
filing
c) Dokumen rekam medis
diserahkan ke poliklinik dengan
buku ekspedisi
2. Waktu Tunggu Pelayanan Rekam
Medis ditempat Pendaftaran Rawat
Jalan RSUD Sragen
Tahapan penerimaan pasien di Tempat
Pendaftaran Pasien Rawat Jalan RSUD
Sragen dibedakan berdasarkan jenis
66 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL.II, NO.1, MARET 2008, Hal 56-69
-
pasiennya yaitu pasien baru dan pasien lama
untuk pembagian loketnya adalah sebagai
berikut :
a. loket 5 dan 6 untuk pasien umum
(yang di teliti)
b. loket 7 untuk pasien jamkesmas
c. loket 8 untuk pasien askes
Waktu Tunggu Pelayanan pendaftaran
pasien umum di TPPRJ RSUD Sragen di
pengaruhi proses pendaftaran yang berbeda
untuk pasien baru dan pasien lama. Dari
hasil perhitungan waktu tunggu terhadap
pasien umum diloket nomor 5 dan 6
diperoleh data sebagai berikut :
Tabel 2. Hasil Perhitungan terhadap Rata
Rata Waktu Tunggu Pelayanan dalam Tiap Tahapan Untuk Pasien umum Baru
dan Lama di Bagian Rekam Medis
Pendaftaran Rawat Jalan RSUD Sragen 1
juni 2008
Tahapan Alur Pasien
baru
Pasien
lama
Menanyakan
identitas pasien
4 menit
12 detik
3 menit
29 detik
Membuat KIB,
KIUP, dokumen
rekam medis
pasien baru dan
mengisi identitas
pasien baru
2 menit
52 detik
-
Mencari nomor
rekam medis di
KIUP, untuk
pasien yang tidak
membawa KIB
mencari di
komputer
- 2 menit
19 detik
Waktu tunggu
pencarian dokumen
- 6 menit
16 detik
rekam medis pasien
lama
Total waktu 7 menit 4
detik
12 menit
4 detik
Sumber : hasil perhitungan waktu tunggu
pelayanan di TPPRJ primer
Dari tabel 2 diketahui bahwa lama waktu
tunggu yang dibutuhkan untuk melakukan
pencatatan ke dalam KIB, KIUP, dokumen
rekam medis pasien baru dan mengisi
identitas pasien baru adalah 7 menit 4 detik.
Lama waktu tunggu yang dibutuhkan untuk
Mencari nomor rekam medis di KIUP untuk
pasien yang tidak membawa KIB untuk
mencari di komputer adalah 2 menit 19
detik. Lama waktu tunggu yang dibutuhkan
untuk pencarian dokumen rekam medis
pasien lama 6 menit 16 detik.
B. Pembahasan
Standard Operating Procedure adalah
suatu perangkat instruksi/ langkah-langkah
yang dibakukan untuk menyelesaikan suatu
proses kerja rutin. SOP memberikan
langkah- langkah yang benar dan terbaik
untuk melaksanakan berbagai kegiatan,
fungsi dan membantu mengurangi kesalahan
dan pelayanan dibawah standart dengan
langkah- langkah yang sudah diuji dan
disetujui dalam melaksanakan berbagai
kegiatan. Dari hasil penelitian bahwa di
RSUD Sragen terdapat SOP mengenai
pendaftaran pasien rawat jalan tetapi
didalamnya belum dicantumkan lama waktu
tunggu pelayanan pendaftaran, tetapi dalam
pelaksanaan alur pendaftaran untuk pasien
lama dan baru sudah sesuai dengan yang
terdapat dalam SOP.
Tinjauan Faktor Penyebab Waktu Tunggu Pelayanan... (Christina Sulistiyorini,dkk) 67
-
Dalam standart pelayanan minimal
disebutkan bahwa pelayanan pendaftaran
cepat jika waktu tunggu kurang dari 10
menit dan disebut lama jika waktu tunggu
lebih dari 10 menit. (DepKes RI, 2006) Dari
hasil perhitungan rata-rata lama waktu yang
digunakan untuk melakukan pendaftaran
pasien baru yaitu 7 menit 4 detik sedangkan
rata-rata waktu tunggu untuk pasien lama
yaitu 12 menit 4 detik. Jika dibandingkan
dengan standart pelayanan minimal rata-rata
waktu tunggu untuk pasien baru tergolong
cepat yaitu kurang dari 10 menit dan waktu
tunggu untuk pasien lama tergolong lama
yaitu lebih dari 10 menit. Dari hasil
wawancara dengan petugas diketahui bahwa
faktor yang menyebabkan waktu tunggu
lama yaitu untuk pasien lama yang tidak
membawa KIB yang berpengaruh terhadap
pencarian dokumen rekam medis yang lama
dan dokumen rekam medis yang tidak
ditemukan dalam rak filing/ mised filed yang
berpengaruh terhadap waktu tunggu
pelayanan yang lama.
SIMPULAN DAN SARAN
A. Simpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan
pembahasan pada bab sebelumnya, maka
dapat disimpulkan dari penelitian ini sebagai
berikut :
1. Di RSUD Sragen terdapat SOP dengan
nomor dokumen P.05.05.023 mengenai
pendaftaran pasien rawat jalan tetapi
didalamnya belum tercantumkan lama
waktu tunggu pelayanan pendaftaran.
2. Rata rata waktu tunggu yang
dibutuhkan untuk mendaftar pasien baru
dan lama di RSUD Sragen adalah untuk
pasien baru 7 menit 4 detik dan untuk
pasien lama adalah 12 menit 4 detik.
B. Saran
1. Sebaiknya dalam memberikan pelayanan
petugas TPPRJ harus mampu bekerja
secara cepat, tepat dan ramah terhadap
pasien sehingga pasien merasa nyaman
serta mampu menangkap data secara
CLEAR CUT atau cara penerimaan
pasien yang tegas dan jelas.
2. Pada saat proses pendaftaran sebaiknya
petugas memberikan penekanan kepada
pasien untuk selalu membawa KIB pada
waktu datang berobat ke rumah sakit,
sehingga pencarian dokumen rekam
medis lama bisa lebih cepat ditemukan.
DAFTAR PUSTAKA
Arief TQ M. 2008. Pengantar Metodologi
Penelitian untuk Ilmu Kesehatan.
Surakarta: LPP UNS dan UNS Press.
Depkes RI. 2006. Pedoman
Penyelenggaraan Dan Prosedur
Rekam Medis Rumah Sakit Di
Indonesia. Revisi II. Jakarta: Depkes
RI.
Depkes RI. 1991. Buku Pedoman
Pencatatan Kegiatan Pelayanan
Rumah Sakit di Indonesia. Jakarta:
Depkes RI.
Huffman Ek. 1999. HIM Health Information Management Physician
Record Company Berwin Illonionis, USA.
68 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL.II, NO.1, MARET 2008, Hal 56-69
-
Menkes RI. 2008. No.
269/Menkes/PER/III/2008. Rekam
Medis Menteri Kesehatan Indonesia.
Jakarta.
Notoatmodjo S. 2007. Metodologi
Penelitian Kesehatan. Jakarta:
Rineka Cipta.
Shofari Bambang. 2002. Buku 1 Modul
Pembelajaran Sistem dan Prosedur
Pelayanan Rekam Medis. PORMIKI.
Jawa Tengah. Semarang (Tidak
Dipublikasikan)
Wijono D. 1999. Manajemen mutu
pelayanan kesehatan. Surabaya:
Airlangga
Tinjauan Faktor Penyebab Waktu Tunggu Pelayanan... (Christina Sulistiyorini,dkk) 69
top related