1. manajemen pergudangan & 5s

MANAJEMEN PERGUDANGAN & 5SMANAJEMEN PERGUDANGAN & 5S

1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0 2/25

FUNGSIFUNGSI--FUNGSI GUDANGFUNGSI GUDANGSasaranSasaran ModulModul

• Memahami fungsi-fungsi dari Gudang• Memahami aktivitas yang ada di

Gudang• Memahami mengapa fungsi dan

aktivitas pergudangan perlu dimanajemeni

1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0 3/25

APAKAH GUDANG DIPERLUKAN OLEH APAKAH GUDANG DIPERLUKAN OLEH PERUSAHAAN?PERUSAHAAN?

PEMASOKPEMASOK

TEMPATTEMPATPENYIMPANANPENYIMPANAN

PENGGUNAPENGGUNA

Menerima

barang

Mengeluarkan

barang

1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0 4/25

DEFINISI DARI PERGUDANGANDEFINISI DARI PERGUDANGAN

Tempat penyimpanan sementaradan pengambilan sediaan untuk

mendukung kegiatan operasi

1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0 5/25

MENGAPA PERLU GUDANG?MENGAPA PERLU GUDANG?

• Ada ketidakpastian• Pembelian yang ekonomis• Waktu transport• Musiman• Tingkat kecepatan kegiatan yang

berbeda-beda• Alasan lainnya

1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0 6/25

PERENCANAAN GUDANGPERENCANAAN GUDANG1. Pemilihan Lokasi2. Mempertimbangkan Produk Campur3. Perluasan area4. Penanganan Material5. Layout Gudang6. Penyimpanan (Tetap, Dinamis, Zonasi)7. Pertukaran (Keluar – Masuk) Barang dan

Ukuran8. Prosedur Kerja dan Pelatihan9. Keamanan10. Keselamatan Kerja11. Produk Rusak dan Kadaluarsa12. Pengendalian Persediaaan dan Dokumentasi

1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0 7/25

PERAN GUDANG DALAM PERAN GUDANG DALAM KEGIATAN LOGISTIK DAN SCMKEGIATAN LOGISTIK DAN SCM1

2

3

4

5 6

1

2

3

1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0 8/25

MACAMMACAM--MACAM GUDANGMACAM GUDANG1. Gudang Bahan Baku dan Suku

Cadang2. Gudang Work In Process3. Gudang Barang Jadi4. Gudang Distribusi dan Pusat

Pendistribusian5. Gudang Pasokan dan Pusat

Pasokan6. Gudang Lokal7. Gudang Jasa Nilai Tambah

1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0 9/25

MENGAPA PERLU MANAJEMEN MENGAPA PERLU MANAJEMEN PERGUDANGAN?PERGUDANGAN?

• Barang tidak jelas keberadaannya• Barang tidak jelas kepemilikannya• Barang tidak jelas pemakaiannya• Barang tidak dalam kondisi baik (rusak)• Pergerakan barang sulit• Gudang terlalu jauh• Gudang terlalu sempit• Keselamatan kerja tidak terjamin• …

1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0 10/25

TANGGUNG JAWAB DARI TANGGUNG JAWAB DARI PERGUDANGANPERGUDANGAN

1. Menerima barang dari sumbernya(Periksa identitas, kuantitas dankualitas barang yang dibeli, barangtitipan, barang retur)

2. Menyimpan barang hingga diperlukan(inspeksi mutu, mengalokasikan, menentukan lokasi, penelusuran lokasisediaan, penyusunan sediaan danmengendalikan jumlahnya)

3. Mengambil barang pada saatdiperlukan (bahan baku, WIP, barangjadi)

4. Mengirim barang kepada penggunayang tepat (internal dan eksternal)

1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0 11/25

AKTIVITAS DI GUDANGAKTIVITAS DI GUDANG(1/2)(1/2)

1. Penerimaan (Receiving)• Menerima dengan baik semua material yang

datang• Memastikan semua material yang diterima dalam

kondisi baik dan jumlah yang benar• Menetapkan lokasi penyimpanan atau menentukan

bagian lain yang memerlukan material yang diterima

2. Pengepakan (Prepacking – Optional)• Breaking bulk atau Creating bulk

3. Pengalokasian (Putaway)• Material Handling, konfirmasi lokasi simpan,

meletakkan material pada lokasi yang telahditetapkan

4. Penyimpanan (Storage)• Menyimpan, menentukan metode peyimpanan

yang tepat, menjamin material yang disimpandalam kondisi baik dan aman

1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0 12/25

AKTIVITAS DI GUDANGAKTIVITAS DI GUDANG(2/2)(2/2)

5. Pengambilan (Order Picking)• Mengambil material sesuai dengan permintaan

pelanggan6. (Packaging and/or Pricing – Optional)7. Penyortiran dan/atau Pengumpul (Sortation

and/or Accumulation)• Hanya pada jumlah item material yang lebih dari satu

8. Pengelompokan dan Pengiriman (Unitizing and Shipping)

• Memeriksa kelengkapan pesanan• Menyiapkan dokumen-dokumen, packing lists, address

label dan bill of lading • Mengukur berat/dimensi untuk menentukan biaya

pengiriman• Mengumpulkan pesanan-pesanan untuk satu

pengiriman• Memindahkan ke truk

1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0 13/25

AKTIVITAS DI GUDANGAKTIVITAS DI GUDANG

Pengambilan(Case Picking

Systems)

MaterialHandling

Cross-Docking

Pengalokasian(Putaway)

Pengelompokan & Pengiriman(Unitizing & Shipping)

Penerimaan(Receiving)

Penyortiran dan/atauPengumpul

(Sortation & Accumulation)

Broken Case Picking

Systems

Penyimpanan(Pallet Storage &

Retrieval Systems)

1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0 14/25

TANTANGAN PERGUDANGANTANTANGAN PERGUDANGAN(1/2)(1/2)

1. Kemampuan untuk menyimpan dalamjumlah yang lebih besar dan item yang semakin beragam

2. Peningkatan tuntutan layanan kepadaPelanggan

3. Tuntutan untuk menurunkanPersediaan

4. Tuntutan untuk meningkatkan efisiensioperasi dan penggunaan ruang

1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0 15/25

TANTANGAN PERGUDANGANTANTANGAN PERGUDANGAN(2/2)(2/2)

5. Tuntutan peningkatan untuk produk-produk pesanan khusus

6. Peningkatan kebutuhan integrasigudang didalam sistim logistikkeseluruhan

7. Peningkatan kebutuhan respon yang sangat cepat pada Lean Management, Just In Time

8. Perubahan filosofi logistik dari “push”menjadi “pull”

1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0 16/25

GUDANG YANG BAIK GUDANG YANG BAIK

• Memaksimalkan efektivitas penggunaanruangruang

• Memaksimalkan efektivitas penggunaanperalatanperalatan

• Memaksimalkan efektivitas penggunaantenagatenaga kerjakerja

• Memaksimalkan kemudahanmengaksesmengakses semua item yang disimpan

• Memaksimalkan perlindunganperlindungan semuaitem yang disimpan

1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0 17/25

PROSES KAIZENPROSES KAIZEN

CARA YANG SALAHCARA YANG SALAH

CARA YANG BENARCARA YANG BENAR

CARA YANG LEBIH BAIKCARA YANG LEBIH BAIK

CARA YANG LEBIH BAIKCARA YANG LEBIH BAIK

CARA YANG LEBIH BAIKCARA YANG LEBIH BAIK

1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0 18/25

SASARAN AKHIR SASARAN AKHIR PENERAPAN 5SPENERAPAN 5S

RAJINRAJIN

RINGKASRINGKAS R A P IR A P I

RESIKRESIKRAWATRAWAT

1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0 19/25

PENERAPAN 5SPENERAPAN 5SSARANA DASAR MEMBANGUN BUDAYA KERJA

PERUSAHAAN KELAS DUNIA

5S5SSeiri

Seiton

Seiso

Seiketsu

Shitsuke

5S5SSort

Set in Order

Shine

Standardize

Sustain

5R5RRingkas

Rapi

Resik

Rawat

Rajin

5P5PPemilahan

Penataan

Pembersihan

Pemantapan

Pembiasaan

1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0 20/25

PEPENERAPAN 5NERAPAN 5--S S didi WAREHOUSEWAREHOUSE

Daur Perbaikan PLAN – DO – CHECK - ACT

PLAN 1. Penataran Konsep 5-S bagi manager danpara supervisor

2. Bentuk Komite Pelaksana 5-S dan JuriPenilai 5-S

3. Tetapkan Kriteria Penilaian dan KalenderPenilaian Berkala (berikut formulirnya)

4. Memetakan area tempat kerja dan menetap-kan penanggungjawabnya

5. Merekam keadaan awal tiap area tempatkerja (dengan photo atau video camera)

1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0 21/25

LANGKAHLANGKAH--LANGKAHLANGKAHPENERAPAN 5PENERAPAN 5--SS ((LanjutanLanjutan 1)1)

PLAN 6. Menetapkan tanggal Pencanangan Penerapan5-S (Kick-Off Date) berikut agendanya

DO 7. Melaksanakan bersama, termasuk pimpinan,penerapan S-1 di tempat kerja masing-masing.Setelah dinilai proses dan hasilnya dapat dilan-jutkan dengan penerapan S-2 sampai S-5 deng-an tiap kali disertai penilaian sebelum dilanjut-kan ke S berikutnya.

CHECK 8. Memeriksa proses dan hasil keseluruhan pene-rapan dengan menggunakan Kriteria Penilaiansesuai dengan Kalender Penilaian Berkala.

1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0 22/25

LANGKAHLANGKAH--LANGKAHLANGKAHPENERAPAN 5PENERAPAN 5--SS ((LanjutanLanjutan 2)2)

CHECK 8. Merekam keseluruhan hasil penerapan sertamembandingkannya dengan rekaman sebe-lumnya. Disajikan pada semua area peserta.

9. Melakukan audit/evaluasi pencapian penerapan5-S di setiap langkah

ACT 10. Memberikan penghargaan atas upaya (proses)serta hasil penerapan 5-S di area masing-ma-sing.Menindaklanjuti hasil penilaian dengan menyu-sun dan melaksanakan Rencana Perbaikan

1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0 23/25

PENERAPAN 5SPENERAPAN 5S

GERAKAN 5S

Kebijakankegiatan

improvement KEGIATAN

IMPROVEMENT KELOMPOK

TARGET CONTROL

KEBIJAKAN TOP MANAGEMENT

CORPORATE ORGANIZATION

Formulasikan kebijakan 5S di seluruh bagian diPerusahaan

Pengendalianpencapaiansasaran secaramandiri

AktivitasImprovement olehkelompok kerja

AktivitasImprovement olehkelompok kerja

Partisipasi menyeluruh diPerusahaan dari Top manajemen

hingga ke level GEMBA

GEMBA

Supervisor

Upper&

middle management level

Top management

Periode

Subyek

Pengendalian pencapaiansasaran diturunkan darikebijakan Top Manajemen

18 18 bulanbulan5S 5S DimulaiDimulai 6 6 bulanbulan 12 12 bulanbulan

Pemantapan

Gerakan 5S

Pemantapan

Gerakan 5SMasa

PengenalanMasa

PertumbuhanMasa

Pemantapan

1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0 24/25

STRUKTUR ORGANISASISTRUKTUR ORGANISASIPENERAPAN 5SPENERAPAN 5S

Date:__/__/__Date:__/__/__Date:__/__/__File:Period: ____ to ____

NameNameName__/__/__Revised Date:

SignSignSignR-0Revision No.5S ORGANIZATION CHART

Prepared byChecked byApproved by__/__/__Released Date:PT.

Logo

ADMINISTRATOR

PROMOTOR

OFFICER

FACILITATOR FACILITATOR

GROUPLEADER

GROUPMEMBER

GROUPLEADER

GROUPMEMBER

GROUPMEMBER

GROUPMEMBER

PROMOTOR

FACILITATOR FACILITATOR

GROUPLEADER

GROUPMEMBER

GROUPMEMBER

GROUPLEADER

GROUPMEMBER

GROUPMEMBER

GROUPMEMBER

GROUPMEMBER

GROUPMEMBER

GROUPMEMBER

SMALLGROUP

1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0 25/25

RENCANA PENERAPAN 5SRENCANA PENERAPAN 5SContohContoh

Audit 5S & Audit 5S & SertifikasiSertifikasi

Teknik-teknikImprovement, TeknikPerawatan

PelatihanPelatihan TeknikTeknik

ProyekProyek--proyekproyekImprovementImprovement

PenerapanPenerapan 5S 5S didiArea Area KerjaKerja

KegiatanKegiatan UmumUmum

PerencanaanPerencanaan & & PelaksanaanPelaksanaan

Memb

uatP

eren

cana

an

AreaModel I

AreaModel II

Meyeluruhdi Perusahaan

MenentukanArea Model

Organisasi Penerapan Pelatihan

Mempublikasikan Manual

Pelaksanaan Audit & Sertifikasi

Pertemuan Tindak Lanjut

Penerapan sementara

PenerapanRingkas,Rapi, Resik

STA

RT

Program Pelatihan 1 Program Pelatihan 2

Sosialisasi Slogan & Poster Kordinasi Proyek Bulanan

Evalu

asiP

eren

cana

an