05a pengelolaan suku cadang ipsrs

1PP/ LOGISTIK / KSMS 5998 /ESF 03

2PP/ LOGISTIK / KSMS 5998 /ESF 03

PEMELIHARAAN ADALAH :

• KEGIATAN ATAU USAHA YANG DILAKUKAN UNTUK

MENJAMIN AGAR SARANA MATERIAL RS SELALU

BERADA DALAM KONDISI DAN DAYA GUNA YANG

BAIK

ATAU………….

• USAHA UNTUK MEMPERTAHANKAN KONDISI EKONO

MIS MATERIAL DENGAN MENGGUNAKAN PRISIP EKO

NOMI AGAR DAPAT BERPRODUKSI DALAM WAKTU

YANG TELAH DITETAPKAN.

3

• SARANA, PRASARANA

DAN PERALATAN SALAH

SATU TUMPUAN

PELAYANAN RS,

•

KEGAGALAN SARANA,

PRASARANA DAN

PERALATAN BERAKIBAT

PADA KEGAGALAN

LAYANAN

KEGAGALAN LAYANAN

BERAKIBAT TIDAK

SEIMBANGNYA

PENERIMAAN DAN

PENGELUARAN

• IPSRS

- Unit fungsional RS

- Kegiatan pemeliharaan sarana, prasarana & peralatan RS agar selalu siap pakai

PROGRAM PROSES PEMELIH. IPSRS

- Sistem pengadaan

- Sistem pemeliharaan

- Sistem pembinaan

Meningkatkan peran IPSRS dalam melakukan program proses pemelih yang tepat dan benar

Tujuan pemeliharaan menjaga kualitas SARANA RS pada tingkat tepat guna

memenuhi apa yang dibutuhkan oleh produksi dan tidak mengganggu kegiatan pelayanan

membantu mengurangi pemakaian dan penyimpangan diluar batas dan menjaga modal yang diinvestasikan selama waktu yang ditentukan sesuai dengan kebijaksanaan RS mengenai investasi tersebut;

mencapai tingkat biaya pemeliharaan serendah mungkin dengan melaksanakan kegiatan maintenance secara efektif dan efisien

5PP/ LOGISTIK / KSMS 5998 /ESF 03

dengan kata lain :

•MEMPERTAHANKAN KONDISI ALAT AGAR MAMPU BEROPERASI

DG EFFISIEN MELALUI UPAYA MENCEGAH TERJADINYA

KERUSAKAN SERTA MENGURANGI LAMA WAKTU

ALAT/SARANA TIDAK DAPAT BERFUNGSI KARENA RUSAK

•

6PP/ LOGISTIK / KSMS 5998 /ESF 03

• FUNGSI PRIMER

MENYELENGGARAKAN PEMELIHARAAN SECARA TERUS MENE

RUS TERMASUK MELAKUKAN PERUBAHAN, PENYEMPURNAAN

DAN PEMASANGAN ALAT BARU, MENGAWASI PENGGUNAAN

• FUNGSI SEKUNDER

MENJAGA KESELAMATAN SARANA TERMASUK PENGAWASAN

TERHADAP PENGARUH LINGKUNGAN, MENJALANKAN USAHA

PERBAIKAN TERHADAP SARANA YANG RUSAK

TINGKAT PEMELIHARAAN

7

TEKNISI

PEMULIHAN OVERHAVL

PERGANTIAN/ PENYETELAN

UTAMA

TEKNISI KHUSUS

TEKNISI AHLI

MASA PEMELIHARAAN

GUARANTTE :

TANGGUNG JAWAB PABRIK/AGEN DALAM MASA TERTENTU. GANTI SUKU CADANG TOTAL

WARANTY :

JAMINAN BARANG BAIK/KUALITAS, TIDAK ADA KONSEKWENSI

8

KONTRAK SERVICE ALL-RISK : JADWAL PEMELIHARAAN MACAM PEKERJAAN SETIAP PERIODE PENGGANTIAN SETIAP SUKU CADANG REASONABLE FREQUENCY BATAS WAKTU MAX/REASONABLE BREAKDOWN TIME PENALTY JIKA MELEBIHI BREAKDOWN TIME TERSEDIA BACK UP UNIT

PERIODICALLY MAINTENACE JADWAL PEMELIHARAAN MACAM PEKERJAAN SETIAP PERIODE PENGGANTIAN CONSUMABLE PART

9

PERENCANAAN PEMELIHARAAN

PEMELIHARAAN BERKALA OLEH OPERATOR- YANG TERCATAT

PEMELIHARAAN BERKALA OLEH TEKNISI -YANG TERCATAT

OVERHAUL BERKALA YANG TERPROGRAM TERSEDIANNYA SUKU CADANG YANG

MEMADAI TERSEDIANYA DAFTAR RIWAYAT BARANG TERSEDIANYA ANGGARAN UNTUK PERBAIKAN

10

Bentuk pemeliharaan

12PP/ LOGISTIK / KSMS 5998 /ESF 03

1. PERENCANAAN

2. PENGANGGARAN

3. PENERIMAAN

4. PENYIMPANAN

5. PEMAKAIAN

6. PENDISTRIBUSIAN

7. PENGHAPUSAN

8. PENGENDALIAN

1. PERENCANAAN

2. PENGANGGARAN

3. PENERIMAAN

4. PENYIMPANAN

5. PEMELIHARAAN ALAT

6. PENDISTRIBUSIAN

7. PENGHAPUSAN

8. PENGENDALIAN

13

- PEMELIHARAAN (MAINTENANCE) : Tindakan menjaga dan memperbaik (Antony Corder ’96)

- SISTEM PEMELIHARAAN :Kegiatan melibatkan bagian lain yg saling berhubungan, terdiri dari : sist pengadaan, sist pemeliharaan & sist pembinaan (Depkes RI ’92)

- PEMELIHARAAN :Kegiatan perawatan pd seluruh komponen yang membentuknya (Marsudi Joyowiyono ’95)

- MANAJEMEN PEMELIHARAAN :Menyelenggarakan program pemeliharaan yang aman, efektif dan

efisien (American Society for Healthcare Engeneeringof the American Hospital

Association ’96)

FILOSOFI

- Sistem harus aman dan berguna- Sistem diselenggarakan untuk kemudahan manajemen agar biaya dan

waktu rendah

14

SISTEM PENGADAAN1. Merancang rencana kebutuhan dan kebutuhan suku cadang yang diperlukan

untuk proses pemeliharaan (biaya besar : persetujuan Wadir – Direktur)2. Mengadakan prasarana, peralatan perbengkelan dan tenaga yang terampil

untuk proses pemeliharaan

SISTEM PEMELIHARAAN1. Upaya pemeliharaan yang bersifat pencegahan oleh operator2. Pemeliharaan secara rutin atau berkala dilakukan oleh teknisi RS3. Melaksanakan perbaikan dibengkel rujukian atau pihak ketiga sesuai

persyaratan yang berlaku

SISTEM PEMBINAAN 1. Melakukan maintenance secara rutin tiap hari dan berkesinambungan2. Meningkatkan sistem pemeliharaan dan perbaikan melalui pendidikan,

penataran dan pelatihan SDM3. Berpartisipasi dalam tim penyuluhan, pembinaan terhadap pasien,

pengunjung dan petugas/karyawan

15

I. PERAWATAN KONSTRUKSI LAMA1. Perawatan Pencegahan (Preventif Maintenance)2. Perawatan Korektif (Corrective Maintenance)3. Perawatan Rutin (Routine Maintenance)

II. PERAWATAN KONSTRUKSI BARU

PERAWATAN MENYELURUH (Total Maintenance)

Peran dan posisi pemeliharaan dalam RS

Skematik kegiatan manajemen pemeliharaan

Pelaksanaan IPSRS 1. Pemeliharaan bangunan , insatalasi air minum, air panas, listrik, gas, teknik gas

medik serta pembuangan sampah dan cairan buangan2. Pemeliharaan peralatan listrik, elektomedis, radiologi, dan kedokteran nuklir3. Penyediaan air minum, air panas, gas teknik, gas medis, dan listrik4. Pengukuran dan kalibrasi5. Perujukan kesehatan dibidang teknis peralatan6. Perekayasaan dan rancang bangun7. Perencanaan pengadaan peralatan/pekerjaan pembangunan dan pengamanan

sarana dan prasarana kesehatan8. Pengawasan pelaksanaan pengadaan peralatan/pekerjaan, pembangunan dan

pengamanan sarana dan prasarana kesehatan9. Pengelolaan dan pengawasaan higine/sanitasi10. Pemeliharan peralatan komunikasi dan transportasi

19

FAKTOR FAKTOR YG BERPENGARUH

INTERNAL IPSRS

SUMBER DAYAORGANISASISOP INTERNALPAYUNG HUKUM

EKSTERNAL

USERREKANANINSTALASIKEBIJAKANDASAR HUKUM

PROSESPEMELIHARAAN

SARANA PRASARANA RS LAIK PAKAI

SIAP DIGUNAKAN

Organisasi IPSRS Komponen fungsi

Komponen struktural

Manajemen IPSRS

Pelaksanaan

Fasilitas penunjang

Ruang kerja administrasi dan gudang Bengkel elektromedik, elektronik dan bengkel las Peralatan kerja elektronik, elektromedik, listrik,

radiologi, bangunan dan mekanik Generator pembangkit listrik, pompa air dll

Unit kerja ipsrs

CONTOH KEGIATAN

alat kegiatanGenset Periksa Accu ( Kepala, Air Accu )

Periksa air radiatorPeriksa oli gensetPeriksa tingkat solarCatat kilometer pemakaianBersihkan mesin genset

Panel listrik Jaga kebersihanTidak diperkenakan makan / minum dan merokok dalam ruang panelDiupayakan tikus tidak masuk kedalam ruang panel

Instalasi listrik Periksa sambungan dengan isolasi listrikMencatat Kwh meter, setiap hariPeriksa saklar-saklar yang bercabang aliranPeriksa kabel dari gigitan tikus atau berkelupas

Alat kegiatan

Instalasi bangunan Periksa atap-atap yang bocorPeriksa jendela yang terkana air hujanPeriksa dinding tembok yang retak-retakBersihkan cat tembok yang kotorPeriksa instalasi air

Instalasi air limbah Periksa dan membersihkan kotoran pada air.Periksa automatic / manual panelOperasikan setiap 2 jam selama 15 menit apabila diposisikan manual.

Instalasi oksigen Periksa tabung yang masih isi dan pisahkan tabung yang sudah kosongBeri tanda tabung yang siap pakaiBeri tanda tabung yang masih penuh (full)Beri tanda tabung yang kosong, dan laporkan kepada atasan (Keu) untuk mohon disupplyPeriksa setiap outlet oxygen yang mempunyai indikasi bocor

alat kegiatan

Instalasi AC Melakukan jadwal perawatan berkala / PMS (Preventive Maintenance Schedule)Lakukan perawatan sesuai dengan skala prioritas.Apabila terjadi kebocoran atau kerusakan sistem AC segera melaporkan kepada atasan (KBU) untuk dapat disservice

Instalasi alkes Melakukan perbaikan ringan atas dasar keluhan dari paramedis (bidan, suster, dokter)Apabila ada kerusakan berat, agar segera melaporkan kepada atasan (KBU) untuk dapat diperbaiki.

alat prosedurgenset •Genset harus dapat secara manual dan otomatis.

•Tekhnisi harus paham dan mempelajari buku petunjuk.•Setiap pagi tekhnisi wajib memeriksa kelayakan mesin diesel, posisikan manual :Level bahan bakar / FO / Solar.Level minyak luwes / LO.Level air pendingin / radiator.Chek accu / air accu.Chek tali kipas/ V. Belt.Chek kebocoran yang terjadi.Chek kebersihan dan genangan air.•Hidupkan mesin hanya dapat dilakukan oleh tekhnisi, untuk melakukan pemanasan.•Pemanasan Genset oleh tekhnisi dilakukan setiap pagi, dengan memeriksa apakah Genset dalam keadaan baik.•Jika Genset yang sedang jalan menunjukkan ketidak normalan, seperti over load, suara kasar, aliran tersendat-sendat maka segera matikan mesin genset.•Tekhnisi melakukan laporan kepada Kabag. Umum, perbaiki masalahnya secepat mungkin.

alat prosedurPanel listrik- 1. Panel listrik berada diruang panel

2. Ruang panel hanya dapat dibuka untuk pemeriksaan dan perbaikan yang dilakukan oleh tekhnisi.

3. Ruang panel harus selalu dikunci, kuncinya disimpan di box kunci di Pos security.

4. Setiap hari tekhnisi selalu memeriksa keadaan Panel dan accesoriesnya. Apabila ada kerusakan segera diganti dengan mencari penyebabnya

Instalasi listrik •Periksa sambungan dengan isolasi listrik•Mencatat Kwh meter, setiap hari•Periksa saklar-saklar yang bercabang aliran•Periksa kabel dari gigitan tikus atau berkelupas.

Instalasi bangunan

•Periksa atap-atap yang bocor•Periksa jendela yang terkana air hujan•Periksa dinding tembok yang retak-retak•Bersihkan cat tembok yang kotor•Periksa instalasi air

alat prosedurInstalasi air limbah

•Periksa dan membersihkan kotoran pada air.•Periksa automatic / manual panel•Operasikan setiap 2 jam selam 15 menit apabila diposisikan manual

Instalasi oksigen

•Periksa tabung yang masih isi dan pisahkan tabung yang sudah kosong•Beri tanda tabung yang siap pakai•Beri tanda tabung yang masih penuh (full)•Beri tanda tabung yang kosong, dan laporkan kepada atasan (Keu) untuk mohon disupply•Periksa setiap outlet oxygen yang mempunyai indikasi bocor

Instalasi alkes Melakukan perbaikan ringan atas dasar keluhan dari paramedis (bidan, suster, dokter)Apabila ada kerusakan berat, agar segera melaporkan kepada atasan (KBU) untuk dapat diperbaiki.

alat Prosedur/KebijakanInstalasi AC

•Unit AC harus dapat mendinginkan ruangan sesuai dengan kapasitas

yang sudah distandarkan.

•Unit AC harus sudah di forward oleh tekhnisi sesuai suhu yang

dikehendaki ±. 20°C.

•Setiap 3 (tiga) bulan sekali tekhnisi harus membersihkan / service AC

dari system pendingin tersebut.

•Setiap ada perawatan maupun perbaikan, tekhnisi supaya mencatat pada

form yang digantung pada indoor.

User hanya dapat melakukan on / off AC.

32

PEMELIHARAAN & PERBAIKAN

Corrective maintenance

Perbaikan Preventive maintenance

Baik Rusak

Perbaikan di tempat

Bawa ke bengkel

Pemeliharaan rutin

Pemeriksaan,

Penyetelan &

kalibrasi

Penggantian komponen

kecil

Pemeriksaan darurat

Baik Rusak Baik Rusak Baik Rusak

Rekanan

Buang Gudang

33

SISTEM PEMELIHARAAN

PREVENTIVE MAINTENANCEPreventive maintenance dibedakan atas:

Routine maintenancePemeliharaan rutin berupa pemeliharaan listrik, elektro, air dan gas umum dilakukan setiap hari ke ruangan-ruangan sesuai dengan jadwal yang telah dibuat oleh ka. Sie PPRS

34

Periodic maintenance Pemeliharaan periodic terutama dilakukan terhadap peralatan yang memerlukan perhatian seperti generator listrik. Meskipun tidak digunakan, generator tetap di cek seminggu sekali untuk memastikan kondisi dalam keadaan bagus dan laik pakai

SISTEM PEMELIHARAAN

35

36

37

38

39

40

41

42

1. Sejauh mana peranannya dalam :

melaksanakan program pemeliharaan (sistem pengadaan, pemeliharaan dan

pembinaan)

menyiapkan sarana, prasarana dan peralatan yang laik dan selalu siap digunakan?

1. Apakah organisasi, peraturan & kebijaksanaan Rumah Sakit sudah menunjang

kegiatan operasionalnya?

2. Apakah organisasi, SD Manusia, SD Dana dan SD Alatnya sudah tepat, dan siap kerja

sesuai ketentuan manajemen RS dan pedoman, peraturan & standar DEPKES RI.

3. Apakah pelanggan/pengguna & Instalasi lainnya sudah menyadari perlu adanya kerja

sama sejak pengadaan, penggunaan dan program pemeliharaanya?

4. Apakah Pemasok & Pihak III telah dimanfaatkan dalam program pemeliharaan?

43

Pedoman Penyelenggarakan Instalasi Pemeliharaan Sarana RS

Direktorat Jenderal Pelayanan Medik-Direktorat Instalasi Medik

Departemen Kesehatan RI (1992)

Standar Pelayanan RS

Direktorat Jenderal Pelayanan Medik-Direktorat RS Umum dan Pendidikan

Departemen Kesehatan RI (1992)

44