akuntansi excel

Aplikasi Akuntansi Menggunakan MS. Excel

(MS Office 2000/XP/2003)

Daftar Isi

Kesederhanaan yang Luar Biasa

Siklus Akuntansi

Pembuatan Aplikasi Akuntansi

- Persiapan

- Membuat Form Data Perusahaan & Chart Of Account

- Membuat Jurnal Buku Kas

- Membuat Jurnal Umum

- Membuat Neraca Saldo

- Merancang Laporan Keuangan I : Laporan Laba Rugi

- Merancang Laporan Keuangan I : Neraca

- Merancang Laporan Keuangan I : Laporan Perubahan Ekuitas/Modal

- Merancang Laporan Keuangan I : Cash Flow

Cara Penggunaan

Kelemahan Program Aplikasi Excel

2 Membuat Program Akuntansi menggunakan Excel File ini bisa didownload di : www.uziek.co.cc www.klubakuntansi.blogspot.com

Kesederhanaan yang Luar Biasa

(sebuah pengantar)

lhamdulillah, akhirnya selesai juga ide penulisan

“Aplikasi Akuntansi Excel” ini. Proyek yang

sempat terbengkalai hingga beberapa bulan,

terselesaikan karena kembali aku menemukan masalah yang

sama seperti ketika pertama kali aku membuat aplikasi excel

ini.

Awalnya dari diskusi dengan rekan kerjaku yang kebetulan juga nyambi jadi dosen di

sebuah universitas swasta di Malang, timbul ide untuk mengajarkan pada mahasiswanya

membuat aplikasi sederhana yang berbasis Excel pada Lab Akuntansi. Akhirnya berhasil

juga membuat aplikasi sederhana itu. Dan hingga saat ini aplikasi akuntansi berbasis excel

telah digunakan di beberapa universitas swasta dan lembaga pendidikan setara diploma di

Malang.

Kenapa Excel? Yah, alasan utamanya adalah karena aku sendiri tidak bisa bahasa

program yang lain. Bisanya hanya Excel doang. Kembali aku berpikir, lebih banyak mana ;

orang yang bisa bahasa program atau orang yang bisa Excel? Dengan penuh keyakinan

jawabanku adalah lebih banyak orang yang bisa Excel.

Alasan kedua diperoleh ketika aku mengerjakan proyek penyusunan sistem informasi

akuntansi di sebuah perusahaan. Perusahaan tersebut telah memiliki sebuah software

integrated yang telah dirancang khusus. But, ketika perusahaan itu berkembang, software

tersebut tidak kompatibel dengan perkembangan yang ada. Sehingga user nya bingung

cara penggunaannya. Software itu hanya bisa mendukung laporan dari dua departemen

yang ada. Sementara departemen lain tidak bisa terakomodasi dengan baik.

Aku mengambil solusi termurah untuk mengatasi hal tersebut, gunakan Excel! Aku

buat format laporan khusus untuk departemen yang tidak terakomodasi itu, hingga user

bisa dengan mudah menginput data dan menghasilkan laporan setiap saat diperlukan

tanpa mengurangi fungsi pengendalian dan keakuratan data.

Dari masing masing laporan departemen yang ada, aku gabungkan dengan aplikasi

sederhana ini sehingga bisa menjadi sebuah Laporan Keuangan yang utuh; Ada Neraca,

Ada Laporan Laba Rugi, Perubahan Ekuitas, dan Cash Flow. (kalo mau lebih, bisa sekaligus

A


dengan analisa keuangannya). Dan proyek ini berhasil dengan baik tanpa harus membeli

software baru atau mengupgrade software lama yang harganya tentu sangat mahal.

Saat itu masih belum terpikirkan untuk menjadikannya sebuah buku. Sampai akhirnya

ketika aku iseng ikutan forum Yahoo!Answer, banyak sekali teman-teman yang

menanyakan aplikasi ini dan bagaimana cara membuatnya. Sejak saat itu kuputuskan

untuk menulisnya dalam sebuah buku.

Penulisan ini tersendat hingga beberapa bulan, tapi kembali dilanjutkan dengan

semangat yang sama ketika aku menemukan kasus yang sama pada klien yang berbeda.

Kenapa harus beli software mahal, jika yang lebih murah dan lebih gampang bisa dibuat

sendiri? Inilah kesederhanaan yang Luar Biasa.

Didedikasikan untuk

- Ryan dan Arum….. sumber inspirasi dan semangat

- Elok ……… yang setia menemani

Malang, 29 Nopember 2008

Fauzi Ghazali

DIANJURKAN MEMPERBANYAK EBOOK INI DALAM BENTUK

APAPUN TIDAK MENYEBABKAN KANKER,

SERANGAN JANTUNG, IMPOTENSI, DAN

GANGGUAN KEHAMILAN DAN JANIN


Pengantar Siklus Akuntansi

Dari sisi proses, Akuntasi adalah proses pencatatan, pengklasifikasian, pengelompokan,

peringkasan, pelaporan dan penganalisaan transaksi keuangan. 6 kegiatan utama dari

proses akuntansi ini berarti bahwa ;

- Semua transaksi keuangan harus dicatat dan dibuatkan bukti transaksi.

- Transaksi yang sudah dicatat, diklasifikasikan jenisnya agar mudah dalam

pengelompokan. Hal ini tercermin dalam daftar klasifikasi transaksi yang disebut

JURNAL. Jurnal adalah catatan harian dari transaksi keuangan sekaligus

pengklasifikasiannya.

- Transaksi yang sudah diklasifikasikan, selanjutnya dikelompokkan berdasarkan

jenisnya ke dalam sebuah tabel yang disebut akun. Kumpulan akun-akun ini disebut

Buku Besar.

- Pada akhir Periode, saldo dari masing-masing akun dibuatkan ringkasan dalam

sebuah tabel yang disebut Neraca Saldo.

- Dari Neraca Saldo inilah Laporan Keuangan disusun. Yaitu ; Laporan Laba-Rugi,

Laporan Perubahan Ekuitas/Modal, Neraca, dan Cashflow.

- Laporan Keuangan inilah yang mencerminkan kegiatan perusahaan dalam satu

periode akuntansi melalui suatu kegiatan analisa. Berdasarkan analisa ini tingkat

kesehatan, progres, dan perkembangan perusahaan dapat diketahui. Informasi ini

penting bagi pihak-pihak yang memerlukan informasi keuangan seperti ; Pemilik,

Pemegang Saham, Pemerintah, Bank, dan Karyawan.

- Berdasarkan Laporan Keuangan, saldo dalam laporan keuangan menjadi saldo awal

untuk periode selanjutnya.

BAB I


BuktiTransaksi

BukuBesar

Jurnal

LaporanKeuangan

Mulai

Catat &Klasifikasi

Pengelompokan

Neraca Saldo

Analisa

Siklus Akuntansi

Hal utama dalam akuntansi adalah kemampuan untuk mengklasifikasikan transaksi.

Mengklasifikasikan transaksi atau disebut juga membuat jurnal. Ketika klasifikasi ini salah,

maka seluruh laporan yang dihasilkan juga salah. Perlu pemahaman khusus dalam

mengklasifikasikan transaksi.

Akuntansi yang kita kenal sekarang adalah akuntansi sistem berpasangan, yaitu setiap kali

suatu sisi berubah, maka sisi lain juga berubah sebesar perubahan yang ada pada sisi

lawannya. Rumus di bawah adalah rumus awal dan sekaligus rumus utama dalam

akuntansi. Tanda “ = “ adalah pemisah sisi-sisi akuntansi. Sisi kiri disebut Debit, sisi Kanan

disebut Kredit. Jika dinyatakan dalam Rumus akan seperti ini :

Aset = Hutang + Modal


Pendapatan dan Biaya adalah komponen yang mempengaruhi Modal. Jika Pendapatan

lebih besar dari Biaya, maka kondisi ini disebut Laba. Jika kondisi sebaliknya yang terjadi,

maka disebut Rugi. Laba atau rugi ini yang akan mempengaruhi Modal. Jika dinyatakan

dalam rumus maka akan seperti ini :

Aset = Hutang + Modal + Laba (Rugi)

Sementara Laba (Rugi) diperoleh dari :

Laba (Rugi) = Pendapatan – Biaya

(Tanda Kurung menunjukkan Negatif)

Jika rumus Laba (Rugi) dimasukkan dalam Persamaan Akuntansi, maka akan nampak

seperti ini :

Aset = Hutang + Modal + Pendapatan – Biaya

↔ Aset + Biaya = Hutang + Modal + Pendapatan

Persamaan di atas inilah yang menjadi dasar semua pencatatan dalam ilmu akuntansi.

Kelompok Aset dan Biaya ; bila terjadi penambahan pada kelompok ini, maka dicatat di sisi Debit dan sebaliknya jika terjadi pengurangan maka dicatat di sisi Kredit.

Kelompok Hutang, Modal, Pendapatan ; Jika terjadi Penambahan pada kelompok ini, maka dicatat di sisi kredit dan sebaliknya jika terjadi pengurangan dicatat di sisi Debit.

Persamaan ini juga memiliki arti sebagai berikut :

- Jika salah satu komponen dalam sisi kiri (Debit) bertambah, maka kemungkinannya adalah :

ada komponen lain dalam sisi kanan (Kredit) juga bertambah, atau

Ada komponen lain dalam sisi kiri (Debit) yang berkurang.

- Hal di atas berlaku untuk kondisi sebaliknya.

Persaman ini pula menunjukkan saldo normal dari sebuah akun. Jika rekening tersebut

berada di sisi kiri, maka saldo rekening idealnya adalah Debit, begitupun sebaliknya.

Berdasarkan rumusan di atas, maka rekening/akun dalam akuntansi dibagi dalam 5

kelompok besar, yaitu Aset, Hutang, Modal, Pendapatan, dan Biaya. Kelompok

besar ini dibagi lagi dalam berbagai sub kelompok.


Disinilah dasar pembuatan klasifikasi transaksi. Ketika kita menemukan sebuah transaksi,

maka langkah untuk mengklasifikasikan jurnalnya adalah :

1. Perhatikan transaksinya, lihat bagian rekening mana yang bertambah atau

berkurang.

2. Rekening yang bertambah/berkurang tersebut termasuk ke dalam kategori

kelompok mana? Aset, Hutang, Modal, Pendapatan, atau Biaya ?

3. Jika sudah ketemu kelompok rekeningnya, catat jurnal berdasarkan kelompok tadi

sesuai rumus Persamaan Dasar Akuntansi.

Seringkali orang yang baru kenal akuntansi bingung ketika harus mencatat biaya di sisi

Debit, dan mencatat pendapatan di sisi Kredit. Ini terjadi karena salah persepsi tentang sisi

debit dan sisi kredit. Sisi debit biasanya selalu dipersepsikan untuk mencatat penerimaan

atau pendapatan dan sisi kredit untuk mencatat pengeluaran/biaya.


Pembuatan Aplikasi Akuntansi

Untuk membuat Aplikasi Akuntansi Berbasis Excel melalui tahap-tahap berikut :

1. Persiapan

2. Membuat Form Data Perusahaan & Chart Of Account

3. Membuat Jurnal Buku Kas

4. Membuat Jurnal Umum

5. Membuat Neraca Saldo

6. Merancang Laporan Keuangan I : Laporan Laba Rugi

7. Merancang Laporan Keuangan I : Neraca

8. Merancang Laporan Keuangan I : Laporan Perubahan Ekuitas/Modal

9. Merancang Laporan Keuangan I : Cash Flow

Persiapan

Sebelum memulai membuat aplikasi Akuntansi berbasis Excel ini, beberapa persyaratatan

yang harus anda miliki adalah :

1. Program Microsoft Office 2000/XP/2003 telah terinstal di komputer Anda

2. Mengerti Dasar-dasar Akuntansi

3. Mengerti Dasar-dasar MS. Excel

Jika ketiga syarat di atas telah terpenuhi, maka anda telah siap membuat aplikasi Akuntansi

berbasis MS. Excel. Untuk mempelajari materi Excel, silahkan download Ebook : Aplikasi

Excel di www.uziek.co.cc

BAB II


Membuat Data Perusahaan

Langkah pertama adalah membuat form data perusahaan pada sheet 1 seperti gambar

berikut ini :

Form data perusahaan ini nantinya akan berfungsi sebagai Judul lapaoran keuangan.

Ganti nama sheet1 dengan nama “Data Perusahaan”

INFO ! Sheet Data Perusahaan ini berguna untuk menampilkan header dari Laporan, Jurnal, dan Buku

Besar . Jika anda menginginkan informasi yang akan tampil pada header laporan lebih dari

contoh di atas, Anda bisa memodifikasi sesuai dengan selera/keinginan anda.


Membuat Tabel “Chart ACCOUNT”

Langkah selanjutnya adalah membuat tabel “Chart of Account” pada sheet2 dengan

tampilan sebagai berikut :

Kolom No Rekening : isi dengan Nomer Rekening Akun

Nama Rekening : isi dengan Nama Rekening

KLP : isi dengan kata “Debit” atau “Kredit”.

Debit/Kredit yang dimaksudkan adalah saldo normal dari sebuah rekening.

Rekening Akuntansi (lihat Bab I : Pengantar Akuntansi) terbagi dalam 5 Kelompok besar

yaitu : Aktiva, Hutang, Modal, Pendapatan, Biaya sehingga membentuk sebuah

persamaan dasar akuntansi sebagai berikut :

Lihat persamaan di atas !

ada 2 sisi dalam persamaan di atas, masing-masing sisi dibatasi oleh sebuah tanda “=”.

Untuk sisi sebelah kiri (Aktiva+Biaya) saldo normalnya adalah Debit.

Untuk sisi sebelah kanan (Hutang+Modal+Pendapatan) saldo normalnya adalah Kredit.

Contoh :

Rekening “Kas”, Kas termasuk dalam kelompok rekening Aktiva, sehingga saldo normal

dari Kas adalah “Debit”. Maka pengisian dalam kolom “KLP” adalah “Debit”

AKTIVA + BIAYA = HUTANG + MODAL + PENDAPATAN


Untuk contoh pengisian Chart of Account adalah sebagai berikut :

PT. INDANDID

CHART OF ACCOUNT

No Rekening Nama Rekening KLP

Aktiva Lancar

1000 Kas Debit

1100 Bank Debit

1200 Piutang Debit

1300 Persediaan Debit

1400 Sewa dibayar di muka Debit

1500 Perlengkapan Debit

Aktiva Tetap

1610 Gedung Debit

1611 Akm. Peny. Gedung Kredit

1620 Peralatan Debit

1621 Akm. Peny. Peralatan Kredit

1710 Inventaris Kantor Debit

1711 Akm. Peny. Inventaris Kantor Kredit

1720 Kendaraan Debit

1721 Akm. Peny. Kendaraan Kredit

Kewajiban

2000 Hutang Usaha Kredit

2100 Hutang Biaya Kredit

2200 Pendapatan Diterima di Muka Kredit

2300 Hutang Pajak Kredit

Modal

3000 Modal Kredit

3100 Prive Debit

3200 Laba Ditahan Kredit

Pendapatan

4100 Pendapatan Usaha Kredit

4200 Pendapatan Usaha Lain Kredit

Biaya Operasional

5100 Biaya Gaji Bagian Operasional Debit

5110 Biaya Perlengkapan Debit

Perhatian ! Ada beberapa rekening yang bersifat Negatif seperti : Akumulasi Penyusutan, Cadangan Penghapusan Piutang, Prive.


5120 Biaya Transportasi Debit

5130 Biaya Akomodasi Debit

5140 Biaya Konsumsi Debit

5150 Biaya Listrik Debit

5160 Biaya Telepone Debit

5170 Biaya Air Debit

5180 Biaya Penyusutan Peralatan Debit

5190 Biaya Penyusutan Kendaraan Debit

5200 Biaya Operasional Lain-lain Debit

Biaya Administrasi dan Umum

6100 Biaya Gaji Bagian Administrasi Debit

6110 Biaya ATK Debit

6120 Biaya Konsumsi Debit

6130 Biaya Penyusutan Inventaris Kantor Debit

6140 Biaya Penyusutan Gedung Debit

6150 Biaya Adm. & Umum Lain-lain Debit

Pendapatan dan Biaya di Luar

Usaha

7100 Pendapatan Bunga Bank Kredit

7200 Pendapatan lain Kredit

7300 Biaya Adm. & Pajak Bank Debit

7400 Biaya lain-lain Debit


Membuat Jurnal Khusus Kas

Aktifkan sheet3, dan kemudian ganti nama menjadi Buku Kas. Tahapan selanjutnya kita

akan membuat buku kas (atau lebih tepatnya “Jurnal Khusus Kas”). Semua transaksi yang

melibatkan kas, entah kas masuk ataupun kas keluar akan dicatat dalam buku kas ini.

Dalam Buku Kas ini terdapat 2 bagian tabel, yaitu ;

1. Buku Kas Utama dengan tampilan seperti gambar di bawah ini :

Tabel di atas berfungsi untuk menginput transaksi kas. Untuk selanjutnya akan disebut

“Buku Kas”. Tabel utama ini dibuat mulai cell A5 – H2002 dengan kolom Tgl, Bukti,

Kode, Nama Rekening, Keterangan, Debit, Kredit, dan Saldo. anda bisa

membuatnya lebih, tergantung pada banyaknya transaksi yang mungkin terjadi pada

setiap periode.

2. Tabel Rekap Transaksi Buku kas, tampilannya seperti gambar di bawah ini :

1. Head / Judul Laporan 2. Informasi Saldo

3. Judul Kolom


Tabel di atas berfungsi untuk menampung rekapitulasi Transaksi Buku Kas. Untuk

selanjutnya akan disebut “Rekap Kas”. Kolom pada tabel adalah No Rekening, Nama

Rekening, Klp, Debit, dan Kredit.

Setelah membuat design tabel seperti di atas, yang akan di modifikasi lebih awal

adalah tabel rekap kas.

Modifikasi Tabel Rekap Kas – tahap 1

Coba perhatikan gambar ;

Tabel ini dibuat pada Sel R5 – V80, terdapat 4 kolom pada tabel rekap kas, yaitu ; No

Rekening, Nama Rekening, Klp, Debit, dan Kredit.

a. Isikan fungsi/rumus pada masing-masing kolom adalah :

No Rekening (cell R7) : ='Chart Account'!A7

Nama Rekening (Cell S7) : ='Chart Account'!B7

Klp (cell T7) : ='Chart Account'!C7

Debit (cell U7) dan Kredit (cell V7) tidak diisi, menunggu proses pembuatan tabel

Buku kas.

b. Setelah mengisi rumus di atas, copy cell yang berisi rumus pada masing-masing

kolom hingga memenuhi kolom.

Langkah di atas adalah membuat link identitas rekening pada tabel Rekap kas dengan

tabel Chart Account pada sheet Chart Account. Link ini dibuat dengan tujuan, jika ada

perubahan rekening/chart account, maka yang di ubah hanya pada sheet chart

account.

Untuk mengisi rumusnya, anda bisa mengetikkan langsung pada sel yang

bersangkutan.


Cara lain yang lebih mudah adalah, ketikkan “=” pada sel yang ingin diisi rumus, lalu

klik sheet chart account. Arahkan kursor ke cell yang dimaksud lalu tekan ↵↵↵↵ (Enter). Jika

anda benar melakukannya, maka pada masing-masing kolom akan terisi sama persis

dengan tabel chart account.

Modifikasi Tabel Buku Kas.

Tabel buku kas ini berfungsi untuk menginput semua transaksi yang melibatkan Kas,

baik kas masuk maupun kas keluar.

Perhatikan Gambar ;

Kegunaan dari masing-masing kolom adalah :

Tgl : untuk input tanggal transaksi

Bukti : untuk input Nomer bukti transaksi

Kode : untuk iput Kode Rekening

Nama Rekening : untuk input Nama Rekening pasangan dari transaksi KAS.

Keterangan : untuk input keterangan transaksi.

Debit : untuk input Nilai transaksi Kas Masuk

Kredit : untuk input Nilai transaksi Kas Keluar

Saldo : Informasi Saldo Kas.

Dari 8 kolom yang ada, semuanya di input manual, kecuali kolom saldo.

Tetapi, yang menjadi kendala adalah ketika harus menginput kode rekening. Seringkali

terjadi kesalahan input kode rekening sehingga menyebabkan data yang akan diolah

tidak dapat dideteksi oleh sistem excel. Kecuali jika anda dapat menghafal seluruh kode

1. Head / Judul Laporan 2. Informasi Saldo

3. Judul Kolom


rekening yang telah anda buat. Untuk itu, kolom kode rekening ini akan dimodifikasi

agar input kode rekening sesuai dengan daftar rekening melalui fasilitas VALIDATION

yang ada di Excel.

Untuk membuat validation ;

1. aktifkan cell C7.

2. klik Data – Validation atau tekan Alt+D+L

3. maka akan tampil menu validation yang terdiri dari ; Setting, Input Message, Error

Alert.

- Setting ; berfungsi untuk memodifikasi validasi data.

Parameter yang harus dilakukan adalah :

Allow : pilih List. Maksudnya untuk memilih data yang akan

dijadikan dasar input.

Source : isi =$R$6:$R84 Source ini menunjukkan lokasi data yang

akan dijadikan dasar validasi. R6:R84 adalah data pada tabel

Rekap Kas Kolom Kode Rekening.

Isi tanda √ pada Ignore blank dan In-Cell dropdown

- Input Message ; berfungsi untuk menampilkan informasi yang harus dilakukan

saat cell yang tervalidasi aktif.



Title : ketik “Kode”

Input Message : ketik “Masukkan Kode Rekening”

Isi tanda √ pada Show input message when cell is selected.

- Error Alert : berfungsi untuk menampilkan peringatan saat user mengisi data

yang tidak sesuai validasi.


Style : pilih “Warning”

Title : ketik “Kode Salah”

Input Message : ketik “Maaf Kode Rekening yang anda masukkan

salah, Silahkan masukkan Kode Rekening sesuai yang

telah terdaftar”

Isi tanda √ pada Show error alert after invalid data is entered

4. Setelah semua parameter diisi, Klik Ok.

5. Jika anda berhasil melakukan Setting Validasi Data, maka di bagian kanan cell C7

akan muncul menu dropdown (kotak kecildengan gambar segitiga hitam

menghadap ke bawah)


6. untuk menguji fungsi validasi, klik tanda ∇ , maka kode rekening akan muncul. Pilih

salah satu kode rekening dengan cara klik.

7. untuk menguji fungsi error alert, isi sembarang kode pada cell C7, perhatikan apa

yang terjadi?

8. Jika semua telah berfungsi, copy cell C7 dengan menekan tombol Ctrl+C.

9. Blok cell C7:C2002 lalu klik kanan – Paste Special – Validation – OK.

10. Agar saat mengisi Kode Rekening pada kolom Kode bisa membuat otomatis nama

rekening muncul di kolom Nama Rekening, maka pada cell D7 isikan rumus

berikut :

=IF(ISBLANK(C7);"";(VLOOKUP(C7;$R$6:$S$84;2;0)))

11. copy cell D7 dengan cara Ctrl+C

12. Blok cell D7:D2002 lalu klik kanan – Paste Special – Formulas – OK.

13. Pada kolom saldo atau cell H7, ketikkan rumus berikut :

=H6+F7-G7

14. copy cell H7 dengan cara Ctrl+C

15. Blok cell H7:H2002 lalu klik kanan – Paste Special – Formulas – OK

16. Pada Cell F2002 ketikkan rumus =SUM(F7:F2001) dan Cell G2002

=SUM(G7:G2001). Rumus ini berfungsi untuk menjumlahkan Kolom Debit dan

kolom Kredit.

Pada bagian header Judul tabel, anda bisa memodifikasi judul tabel dengan cara

meLink data pada sheet Data Perusahaan yang berisi nama perusahaan dan periode

laporan. Cara link , lihat cara Modifikasi Tabel Rekap Kas – Tahap 1 di atas.

Pada bagian Informasi Saldo Buku Kas, aktifkan cell F1 lalu ketikkan rumus :

=IF(H2002=0;"NOL";H2002)

blok cell F1:G2 lalu klik Merge and Center (huruf a dalam segi empat) pada toolbar.

Pada cell F3, ketikkan rumus =Today( ) untuk menampilkan tanggal hari ini.

Sampai di sini pembuatan Tabel buku kas selesai.


Modifikasi Tabel Rekap Kas – tahap2

Kembali ke tabel Rekap Kas di cell R7.

1. Pada kolom Debit dan Kredit atau cell U7 V7 ketikkan rumus : = F2002 dan

=G2002

2. Pada cell U8, ketikkan rumus :

=SUMIF($C$7:$C$2001;R8;$G$7:$G$2001)

3. Pada cell V8, ketikkan rumus :

=SUMIF($C$7:$C$2001;R8;$F$7:$F$2001)

Rumus SUMIF berarti menjumlahkan suatu range cell dengan sebuah kriteria. Pada

cell U8 berarti menjumlahkan Range cell G7:G2001 dengan kriteria pada Range Cell

C7:C2001 yang cocok dengan R8. R8 adalah Kode Rekening 1100 atau “Bank”.

Hasilnya adalah semua data pada cell G7:G2001 yang kode rekeningnya 1100 akan

dijumlahkan.

4. Copy cell U8 denga cara Ctrl+C

5. Blok cell U9:U80 lalu klik kanan – Paste Special – Formulas – OK

6. Lakukan hal yang sama ( langkah 4 dan 5) pada kolom V atau Kredit.

Sampai di sini, semua tahapan pembuatan Buku Kas telah selesai. Untuk menguji formula,

silahkan isi transaksi pada Buku Kas. Cara pengisian tidak seperti dalam jurnal umum yang

harus berpasangan. Isi seperti buku kas biasa. Jika Kas Masuk, maka isi nilai transaksi di

Kolom Debit. Begitu sebaliknya untuk Kredit. Yang perlu dilakukan hanya mengisi kontra

account untuk kasnya pada kolom kode rekening dan nama rekening.

Periksa keakuratan datanya. Jika mengalami error, atau salah penghitungan, mungkin link

atau rumus yang diketikkan ada yang salah.


Membuat Jurnal Umum

Jurnal umum untuk adalah catatan harian transaksi. Buku Kas yang telah kita buat di atas

juga termasuk jurnal umum, tetapi khusus transaksi Kas saja. Sedangkan dalam Jurnal

Umum berfungsi untuk mencatat semua transaksi selain Kas.

Tabel dalam dalam jurnal umum sama persis dengan buku kas. Berikut langkahnya :

1. buka sheet 4 atau jika tidak ada, klik menu Insert – Worksheet atau tekan tombol

Alt+I+W

2. buka sheet Buku kas, lalu copy seluruh isinya dengan cara : Ctrl+A, Ctrl+C

3. kembali ke sheet baru, lalu tekan Ctrl+V maka seluruh isi sheet Buku Kas tercopy ke

sheet baru.

4. Ganti Header Judul, dan hapus Informasi Saldonya. Untuk lebih mudahnya, aktifkan

cell H7, lalu tekan Alt+E+D+C maka kolom Saldo terhapus.

5. maka jika anda benar melakukan langkah di atas, tabel jurnal akan terbentuk seperti

gambar di bawah ini :


6. Langkah selanjutnya adalah mengganti rumus dalam tabel rekap jurnal umum. Jika

tadi anda sudah menghapus kolom Saldo, maka tabel rekap jurnal umum akan

berada di cell Q5:T81. Yang akan diganti rumusnya adalah rumus untuk Kolom

Debit dan Kolom Kredit.

Isikan rumus berikut pada Cell S7 (Kolom Debit) :

=SUMIF($C$7:$C$2000;Q7;$F$7:$F$2000)

Isikan rumus berikut pada Cell T7 (Kolom Kredit) :

=SUMIF($C$7:$C$2000;Q7;$G$7:$G$2000)

7. Copy cell S7 (Debit) dengan cara Ctrl+C

8. Blok cell S8:S80 lalu klik kanan – Paste Special – Formulas – OK

9. Lakukan hal yang sama ( langkah 7 dan 8) pada kolom T atau Kredit.

Setelah modifikasi ini dilakukan, sekarang lakukan ujicoba dengan mengisi beberapa jurnal

dalam tabel jurnal umum. Lihat hasilnya dalam tabel rekap jurnal umum. Jika hasil rekap

jurnal umum tidak seimbang, mungkin ada yang salah dengan pengisian rumus dalam

tabel.


Membuat Neraca Saldo

Buatlah tabel Neraca Saldo di sheet baru. Bentuk tabel Neraca Saldo adalah sebagai

berikut :

Bagian dari tabel di atas adalah :

1. Header Judul ; Nama Perusahaan, Nama Laporan, dan Periode Laporan. Bagian

Header Judul dibuat dengan cara Link cell ke Sheet Data Awal.

2. Judul Kolom ; No Rekening, Nama Rekening, Klp, Neraca Saldo Awal, Mutasi,

Neraca Saldo Akhir. Isi kolom No. Rekening, Nama Rekening, dan Klp dibuat

dengan cara link cell ke Sheet Chart Account. (lihat cara link cell pada bahasan

Modifikasi tabel Rekap Buku Kas)

3. Sub Header Judul ; Debit dan Kredit.

Kolom Neraca Saldo Awal tidak di isi dengan rumus. Pada kolom ini nantinya akan diisi

dengan data dari Laporan Keuangan Periode Sebelumnya.


Kolom Mutasi diisi dengan data Tabel Rekap Buku Kas pada sheet Buku Kasdan data Tabel

Rekap Jurnal pada Sheet Jurnal Umum. Contoh :

Subkolom Debit Mutasi untuk rekening Kas diisi dengan rumus :

='Buku Kas'!U7+'Jurnal Umum'!S7

Anda bisa membuat rumus tersebut dengan cara :

1. aktiv kan cell F9 (Subkolom Debit Mutasi untuk rekening Kas)

2. ketik =

3. Buka sheet buku kas

4. klik cell U7 (kolom debit untuk rekening kas pada tabel rekap buku kas)

5. ketik +

6. buka sheet jurnal umum

7. klik cell S7 (kolom debit untuk rekening kas pada tabel rekap Jurnal Umum)

8. tekan Enter

Lakukan hal yang sama untuk kolom kredit. Setelah pada rekening kas untuk kolom

debit dan kredit diisi rumus, selanjutnya copy rumus tersebut ke seluruh baris rekening

dengan cara seperti yang telah di bahas pada bagian sebelumnya.

Kolom Neraca Saldo Akhir pada bagian Debit diisi dengan rumus sebagai berikut (contoh

untuk rekening kas) : =IF(C9="Debit";D9-E9+F9-G9;0)

Sedangkan untuk kolom kredit adalah : =IF(C9="Kredit";E9-D9+G9-F9;0)

Selanjutnya copy rumus tersebut ke seluruh baris rekening dengan cara seperti yang telah

di bahas pada bagian sebelumnya.

Sampai di sini pembuatan neraca saldo selesai.

Langkah selanjutnya, buatlah sheet Laporan Laba Rugi, sheet Laporan Perubahan Modal,

Neraca, dan CashFlow. Angka dalam masing-masing laporan mengambil dari / link dari

Neraca Saldo. Anda bebas membuat model/bentuk Laporan sesuai dengan jenis dan

bentuk perusahaan dan selera anda. Yang penting sesuai dengan kaidah-kaidah akuntansi.

- Pada Laporan Laba Rugi, ambil link dari Neraca Saldo bagian Neraca Saldo Akhir

untuk kelompok Pendapatan, Harga Pokok, dan Biaya. Hasil akhir dari laporan ini

adalah informasi Laba atau Rugi usaha dalam satu periode.


- Pada Laporan Perubahan Modal/Ekuitas; untuk ekuitas awal ambil link dari sheet

Neraca Saldo, Kolom Neraca Saldo Awal, Rekening Ekuitas. Tambahan modal / Laba

usaha, ambil link dari Laba / Rugi dari sheet Laporan Laba Rugi.

- Pada Neraca ; ambil link dari sheet Neraca Saldo, kolom Neraca Saldo Akhir,

kelompok rekening Aktiva, Hutang dan Modal. Khusus Modal akhir, ambil link dari

laporan perubahan Modal.

- Pada CashFlow, ambil link dari Buku Kas.

Agar lebih jelasnya, lihat contoh program yang sudah jadi dan Diagram berikut :


Sheet : Buku Kas

Tabel : Buku Kas

Sheet : Chart

Account

Sheet : Jurnal

Umum

Tabel : Rekap

Jurnal Umum

Sheet : Jurnal

Umum

Tabel : Jurnal

Umum

Sheet : Buku Kas

Tabel : Rekap Kas

Sheet : Data

Perusahaan

Lin

k H

eader

Lin

k H

eader

Input Data

Sheet : Neraca

Lajur

Input Data

Lin

kTab

el

Lin

kTab

el

Sheet : Laporan

Laba Rugi

Sheet : Laporan

Perubahan ModalSheet : Neraca

Lin

kTab

el

Lin

kTab

el

Link Cell Link CellSheet : Cash Flow

Lin

k C

ell


CARA PENGGUNAAN

Setelah anda melakukan langkah cara pembuatan yang dibahas pada bab sebelumnya,

berikut adalah cara input data.

1. Buku Kas

Buku kas ini dirancang khusus untuk transaksi kas. Sehingga informasi yang

dihasilkan adalah saldo kas sesungguhnya. Karena ini merupakan Buku Khusus Kas,

salah satu sisi debit/kredit nya pasti kas. Sehingga yang diinput dalam buku kas

adalah contra account dari Kas.

Contoh :

Tanggal 1 Januari 2008 terdapat setoran Kas untuk modal dari pemilik sebesar Rp.

10.000.000,- .

Tanggal 2 Januari 2008 dibeli perlengkapan kantor Rp 500.000,-

Jika dibuatkan jurnalnya adalah :

Kas Rp. 10.000.000,-

Modal Rp. 10.000.000,-

Biaya Perlengkapan Rp. 500.000,-

Kas Rp. 500.000,-

Maka dalam buku kas yang dicatat adalah ; Modal Rp. 10.000.000,- dan Biaya

Perlengkapan Rp. 500.000,-

BAB III


2. Jurnal Umum

Dalam jurnal umum, cara menginput data jurnal adalah diinput berpasangan

layaknya jurnal umum secara manual.

Contoh :

Tanggal 2 Januari 2008 dibeli Kendaraan Rp. 12.000.000,- dari harga tersebut dibayar

tunai sebagai uang muka sebesar Rp. 1.000.000,- sisanya adalah hutang.

Jika dibuatkan jurnalnya, maka :

Kendaraan Rp. 12.000.000,-

Kas Rp. 1.000.000,-

Hutang Rp. 11.000.000,-

Maka input dalam jurnal Umum adalah :

3. Neraca Saldo Awal

Neraca saldo awal berfungsi untuk menginput data awal dalam suatu periode

akuntansi. Silahkan input manual sesuai kolom yang disediakan. Dalam neraca saldo

awal ini digunakan dasar pembanding dan menjaga kontinuitas data. Data awal ini

bisa diambil dari Neraca periode sebelumnya.

4. Membuat Buku Besar.

Buku besar dalam aplikasi ini tidak perlu dibuat lagi, karena sudah terdapat dalam

jurnal Khusus buku kas dan Jurnal Umum. Cara untuk membuatnya hanya dengan

memberikan fasilitas sortir pada masing masing tabel. Cara membuat fasilitas sortir

pada tabel adalah :

a. blok tabel Jurnal Umum mulai Nama Kolom sampai akhir tabel. (A5:G2000).

b. Klik Data – Filter – Auto Filter


c. Maka di judul kolom akan keluar tanda dropdown (segitiga hitam

menghadap ke bawah).

d. Klik tanda dropdown pada kolom Nama Rekening, pilih Nama Rekening yang

yang ingin ditampilkan.

e. Maka semua data rekening yang dimaksud akan tampak. Anda bisa

mencetaknya.


Kelemahan Program

Aplikasi Akuntansi Excel

Aplikasi Akuntansi menggunakan Excel ini memanfaatkan fitur utama Link Cell dan

beberapa rumus sederhana (lihat diagram di akhir bab II). Keunggulan dari aplikasi ini

adalah kesederhanaan pembuatan dan penggunaan. Keunggulan ini pulalah yang

menjadikannya sebagai kelemahan. Kelemahan itu adalah :

1. Perubahan sebuah referensi cell akibat insert row tidak serta merta membuat cell di

sheet lain ikut berubah. Sehingga datanya tidak sesuai. Hal ini terjadi khususnya

pada referensi cell utama, yaitu sheet Chart Account. Jadi, Dilarang Keras

Insert/Delete Row pada sheet Chart Account.

Jika anda ingin menambah data account, sebaiknya copy seluruh data account

mulai baris yang ingin ditambah, lalu paste pada baris di bawahnya. Setelah itu

ganti kode dan nama account pada baris yang ingin di tambahkan tadi.

Jika ingin menghapus kode dan nama Account, langsung hapus saja data

accountnya tanpa delete row.

Dengan cara di atas, Sheet Buku Kas, Jurnal Umum dan Neraca Lajur mengikuti

perubahan pada sheet Chart Account. Untuk Laporan Keuangan

(LR/Neraca/Perubahan Modal/CashFlow), anda harus mengganti referensi link

cellnya.

2. Proses penyusunan laporan keuangan ini menggunakan dua Sheet Jurnal, yaitu :

Buku Kas dan Jurnal Umum. Karena terbagi menjadi dua, untuk proses pembuatan

Ledger/Buku Besar juga akan terbagi 2, Ledger Cash dan Ledger dari Jurnal Umum.

Tidak praktis!

3. Dalam buku kas, anda tidak dapat memasukkan transaksi yang melibatkan lebih dari

2 rekening. (lihat contoh pada bahasan transaksi jurnal umum).

BAB IV

akuntansi excel

Education