ADMINISTRASI

Administrasi berasal dari bahasa Latin : Ad = intensif dan ministrare = melayani, membantu, memenuhi. Administrasi merujuk pada kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan di dalam mencapai suatu tujuan

Pengertian

Pengertian Administrasi dalam bahasa Indonesia ada 2 (dua) : o Administrasi berasal dari bahasa Belanda, “Administratie” yang merupakan

pengertian Administrasi dalam arti sempit, yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantor (catat-mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya). Kegiatan ini dalam bahasa Inggris disebut : Clerical works (FX.Soedjadi, 1989).

o Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa Inggris “Administration” , yaitu proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan (S.P. Siagian, 1973)

Berdasarkan hal tersebut diatas, administrasi ialah proses penyelenggaraan kerja yang dilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Administrasi, baik dalam pengertian luas maupun sempit di dalam penyelenggaraannya diwujudkan melalui fungsi-fungsi manajemen, yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan.

Jadi administrasi adalah penyelenggaraannya, dan manajemen adalah orang-orang yang menyelenggarakan kerja. Maka kombinasi dari keduanya adalah penyelenggaraan kerja yang dilakukan oleh orang-orang secara bersama-sama (kerjasama) untuk mencapai tujuan yang yang telah ditetapkan.

SEKERTARIS DAN KESEKERTARIATAN

Sekertaris Adalah seseorang yang membantu pemimpin atau badan pemimpin, untuk penyelenggaraan kegiatan Administrasi, yang akan menunjang kegiatan manajerial serorang pemimpin, atau suatu lembaga dan perusahaan.

Kesekertariatan adalah suatu organisasi yang melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lain. Yg dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang agar tujuan organisasi tersebut dapat tercapai dengan lancer.

A. Kedudukan dan Peran Sekertaris

Sekertaris bertindak sebagai kepala sekertariat yang emiliki wewenang membuat rencana, membuat keputusan, mengorganisir bawahan dan sarananya. Melakukan pengawasan system komunikasi yang baik melakukan pengarahan, penyempurnaan organisasi dan tata kerja.

B. Ruang Lingkup, Tugas dan Fungsi Sekertaris

Ruang Lingkup :

Menyelenggarakan pembinaan ketata usahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat yang meliputi : Pembuatan surat, penerimaan, pengelolaan, dan penyimpanan.

Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun extern.

Menyelenggarakan rapat-rapat.

Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu / kunjungan.

Tugas Administratif Kesekertariatan

Memperlancar lalulintas dan distribusi informasi kesegala pihak baik intern maupun extern.

Mengamankan Rahasia Organisasi.

Mengelola dan memelihara dokumentasi yang berguna bagi kelancaran fungsi manajemen

Fungsi

Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen organisasi. Sebagai alat pelaksana pusat ke tata usahaan.

Sebagai alat komunikasi organisasi.

Sebagai pusat Dokumentasi.

C. Kedudukan Sekertaris dalam Organisasi

Peran Strategis

Peran Teknis

Peran Pendukung

D. Persuratan

Surat merupakan suatu penunjang dalam Organisasi ada beberapa aturan dalam pembuatan surat yakni :

1. Kop Surat2. Nomor Surat

3. Hal dan ket lamp

4. Tanggal pembuatan surat

5. isi surat dan kemudian

6. legalitas surat / yg mengetahui dan bertanda tangan.

Nomor surat

Kode Surat A : Internal

Kode Surat B : External

Kode surat C : SK

Kode Surat D :Mandat

Kode Surat E :Rekomendasi

Kode Surat :Istimewa

NO Ket, Nomor Surat Ket

1 Nomor : 01/A/ SEK/ HMSP/FT-UNM/V/2009 Internal

2 Nomor : 01/B/ SEK/HMSP/FT-UNM/V/2009 External

3 Nomor : 01/C/ SEK/HMSP/FT-UNM/V/2009 Surat Keputusan

E. Kwalifikasi / Syarat – Syarat Sekertaris

Syarat pengetahuan Syarat Keterampilan

Syarat Kepribadian

F. Ruang Lingkup Sekertaris

Bertugas membantu pimpinan dalam pelaksanaan dalam pekerjaan Teknis. Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekertaris dalam melaksanakan pekerjaan kantor seperti :

Menerima tamu & tlp Menyimpan surat

“Seorang sekertaris harus selalu berusaha u/ mencari cara-cara yang baiik untuk menumbuhkan hubungan dan kerja sama yg baik antara sekertaris dngan pimpinannya dalam batas – batas kedinasan”

PRINSIP TERPENTING SEKRETARIS

“Tutup Mulut Rapat-Rapat, pasang Mata Awas-Awas, Buka Telinga Lebar- Lebar”

SEKERTARIS HARUS MAMPU :

Membagi waktu kerja dengan keluarga Menjadi ujung tombak dalam perusahaan / Organisasi.

Pandai Menyimpan rahasia

Siap Full Kontek. Dll

TUGAS POKOK SEKRETARIS

Membantu pimpinan Menyiapkan Agenda Rapat

Menyusun Administrasi Persuratan organisasi

Mengatur daftar kegiatan Organisasi. Dll

YANG DIMAKSUD DENGAN RAPAT

“Merupakan suatu pembahasan u/merumuskan dan mencari jalan keluar dalam menghadapi masalah.”

“Merupakan pertemuan yang sudah diagendakan (dijadwalkan) u/ membahas permasalahan dan mencari jalan keluar serta memutuskan cara yang akan di tempuh.”

MACAM-MACAM FORMASI RAPAT

Bentuk huruf U : peserta membentuk huruf “U” dengan posisi pimpinan rapat berada pada barisan depan.

Bentuk huruf I : posisi seperti ini dengan pimpinan berada paling depan.

Bentuk huruf T : posisi peserta rapat membentuk huruf T, dengan pimpinan berada di depan.

CARA MENGAMBIL KEPUTUSAN DALAM RAPAT

Musyawarah untuk mufakat : keputusan yang akan diambil harus bisa diputuskan dengan mantap dan harus bisa diterima oleh seluruh peserta rapat.

Votting : keputusan yang akan diambil berdasarkan suara terbanyak.

Sifat Otoriter Pimpinan Rapat : artinya bahwa pimpinan rapat dapat mengambil keputusan dengan jalan sendiri, dengan menggunakan otoritasnya sebagai pimpinan, dan lainnya.

PRINSIP DALAM RAPAT

“Setiap Keputusan yang akan diambil adalah merupakan kunci keberhasilan dimasa yang akan dating”

LEMBAGA KEMAHASISWAAN JURUSAN SIPIL DAN PERENCANAANHIMPUNAN MAHASISWA

JURUSAN SIPIL DAN PERENCANAANFAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS NEGERI MAKASSAR

Makassar 5 Mey 2009Nomor : 01/A/ SEK/BEMJ SP/FT-UNM/V/2009 Lamp : -Hal : Permohonan Bantuan Mobil Oprasional

Kepada Yth,KARO BAUKUniversiyas Negeri MakassarDi ,-

Tempat

Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Teriring salam dan doa senantiasa kita panjatkan kehadirat Allah SWT, yang dengan rahmatnya telah memberikan kepada kita hidayah sehingga kita dapat eksis dalam Civitas keseharian. Sehubungan dengan akan diadakannya kegiatan Praktek Ukur Tanah II yang berkaitan dengan mata kuliah di jurusan Pend Sipil & Perencanaan yang akan dilaksanakan pada :

Tanggal : 8 Mey 2009Waktu : 08:00 Wita – selesai

Sekretariat : Gedung Fungsionaris LK Fak. Teknik Kav 3 Jl Dg Tata Raya Kampus UNM Parang tambung. CP : 04112329291.

Tempat : Malino, Kab Gowa. Dengan Maksud tersebut di atas, maka kami dari Pengurus lembaga Jurusan, memohon kepada Bapak/Ibu. Agar kiranya berkenan memberikan Bantuan pemakaian 1 unit (Mobil Operasional), demi kelancaran dan kesuksesan kegiatan tersebut. Demikian Surat Permohonan Kami, atas perhatian dan Kerjasamanya kami ucapkan trimakasih.

Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Mengetahui,Pengurus HMSP FT

Universitas Negri MakassarPeriode 2008-2009

Tengku Fahri ManoharaKetua sekertaris

Mengetahui,Ketua Jurusan Sipil dan Perencanaan

FT UNM

Drs. Abdul Hamid Aras, MSi. NIP. 131 573 092