administrasi penjualan tiket kapal laut di pt … · tugas akhir, program studi manajemen...
TRANSCRIPT
i
ADMINISTRASI PENJUALAN TIKET KAPAL LAUT
DI PT PELAYARAN NASIONAL INDONESIA (PERSERO)
CABANG SEMARANG
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan
Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh:
IKA NUR FITRIATI
D1513045
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2016
ii
PERSETUJUAN
ADMINISTRASI PENJUALAN TIKET KAPAL LAUT
DI PT PELAYARAN NASIONAL INDONESIA (PERSERO)
CABANG SEMARANG
Disusun Oleh:
IKA NUR FITRIATI
D1513045
Disetujui Untuk Dipertahankan di hadapan Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pembimbing,
Endang Kurnia Maharani S.Sos
NIP 197010301997032004
iii
PENGESAHAN
ADMINISTRASI PENJUALAN TIKET KAPAL LAUT
DI PT PELAYARAN NASIONAL INDONESIA (PERSERO)
CABANG SEMARANG
Disusun Oleh:
IKA NUR FITRIATI
D1513045
Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pada Hari :
Tanggal :
Tim Penguji Nama Tanda tangan
1. Penguji 1 Drs. Suryatmojo M.Si ………………..
2. Penguji 2 Endang Kurnia Maharani S.Sos ..………………
Mengetahui,
Dekan, Kepala Program Studi,
Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si Drs. Ali, M.Si
NIP. 196108251986012001 NIP. 195408301985031002
iv
PERNYATAAN
Nama : Ika Nur Fitriati
N I M : D1513045
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “Administrai
Penjualan Tiket Kapal Laut di PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang
Semarang” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya,
dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar
pustaka.
Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya
bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang
saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, Juni 2016
Yang Membuat Pernyataan,
Ika Nur Fitriati
v
MOTTO
“Nilai seseorang sesuai dengan kadar tekadnya, ketulusannya sesuai dengan kadar
kemanusiaannya, keberaniannya sesuai dengan kadar penolakannya terhadap
perbuatan jahat dan kesucian hati nuraninya sesuai dengan kadar kepekaannya
terhadap kehormatan dirinya”
(Ali bin Abi Thalib)
“It’s nice to be important, but it’s more important to be nice”
(John Cassis)
“Jika kamu tidak bergerak, kamu akan tetap berada di tempat yang sama. Jika
kamu tidak mengerjar apa yang kamu inginkan, kamu tidak akan pernah
memilikinya”
(Penulis)
vi
PERSEMBAHAN
Tugas akhir ini penulis persembahkan kepada:
1. Bapak dan Ibu Tercinta
2. Para Sahabat
3. Seluruh Keluarga Besar PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero)
Cabang Semarang
4. Teman-teman DIII Manajemen Administrasi 2013
5. Universitas Sebelas Maret Surakarta (UNS).
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur Alhamdulliah penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT yang
senantiasa memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat
menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “Administrasi Penjualan Tiket
Kapal Laut di PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang
Semarang” sebagai salah satu syarat untuk mendapatkan gelar Ahli Madya
Jurusan Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Politik di
Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Terlepas dari kekurangan yang ada, Tugas Akhir ini tidak dapat
terselesaikan tanpa bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, dalam
kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:
1. Prof. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial Dan
Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta
2. Drs. Ali, M.Si selaku Ketua Program Diploma III Manajemen Administrasi,
Fakultas Ilmu Sosial Dan Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta
3. Drs. Is Hadri Utomo M.Si selaku pembimbing akademik
4. Endang Kurnia Maharani S.Sos selaku Dosen Pembimbing yang telah
membimbing dan mengarahkan penulis selama penyusunan Tugas Akhir
5. Drs. Suryatmojo M.Si selaku Dosen Penguji
6. Prasojo Hendi selaku Asisten Manager Sumber Daya Manusia dan Umum PT
Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang, atas izin yang telah
diberikan untuk melakukan magang kerja
7. Edi Rachman selaku Asisten Manager Pemasaran dan Penjualan Jasa PT
Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang yang telah
mengizinkan penulis untuk melakukan pengamatan
8. Seluruh pegawai PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang
Semarang yang telah memberikan bantuan selama kegiatan magang
berlangsung dan pencarian data-data yang penulis butuhkan
9. Seluruh Dosen Pengajar Program Studi Manajemen Administrasi yang telah
memberikan ilmunya kepada penulis
viii
10. Seluruh karyawan perpustakaan fakultas dan pusat atas bantuan dan
informasinya
11. Kedua orangtua yang selalu mendoakan penulis, memberikan motivasi dan
dukungan serta semangat kepada penulis untuk menyelesaikan Tugas Akhir
ini
12. Semua teman-teman Manajemen Administrasi 2013 atas kebersamaan dan
persahabatan selama ini
13. Semua pihak yang belum penulis sebutkan satu persatu yang juga ikut
membantu dalam penyusunan Tugas Akhir.
Penulis berharap Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi penulis
dan para pembaca maupun pihak-pihak yang berkepentingan dengan penulisan
Tugas Akhir ini.
Surakarta, Juni 2016
Penulis
ix
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ................................................................................................ i
PERSETUJUAN ..................................................................................................... ii
PENGESAHAN ..................................................................................................... iii
PERNYATAAN ..................................................................................................... iv
MOTTO .................................................................................................................. v
PERSEMBAHAN .................................................................................................. vi
KATA PENGANTAR .......................................................................................... vii
DAFTAR ISI .......................................................................................................... ix
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. xi
DAFTAR BAGAN ............................................................................................... xii
ABSTRAK ........................................................................................................... xiii
BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1
A. Latar Belakang Masalah ............................................................................... 1
B. Rumusan Masalah ........................................................................................ 3
C. Tujuan .......................................................................................................... 3
D. Manfaat Pengamatan .................................................................................... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN .................... 5
A. TINJAUAN PUSTAKA .............................................................................. 5
1. Administrasi ............................................................................................. 5
2. Penjualan ................................................................................................ 16
3. Tiket Kapal Laut ..................................................................................... 21
B. METODE PENGAMATAN ...................................................................... 22
1. Lokasi Pengamatan ................................................................................. 22
2. Jenis Pengamatan ................................................................................... 23
3. Penentuan Sampel dan Sumber Data ...................................................... 24
4. Teknik Pengumpulan Data ..................................................................... 26
5. Teknik Analisis Data .............................................................................. 28
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA........................................................................ 30
A. Profil Perusahaan ....................................................................................... 30
B. Sejarah Peusahaan ...................................................................................... 30
x
C. Kegiatan Usaha .......................................................................................... 32
D. Sumber Daya Manusia ............................................................................... 34
E. Tata Kelola Perusahaan .............................................................................. 36
F. Visi dan Misi Perusahaan ........................................................................... 38
G. Budaya Perseroan ....................................................................................... 38
H. Struktur Organisasi dan Deskripsi Pekerjaan PT Pelayaran Nasional
Indonesia (Persero) Cabang Semarang ...................................................... 40
BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN ................................. 49
A. Prosedur PembelianTiket ........................................................................... 49
B. Prosedur Penunjukkan Agen Penjualan tiket PT Pelayaran Nasional
Indonesia .................................................................................................... 52
C. Prosedur Issued dan Pencetakan Tiket ....................................................... 56
D. Hasil Entry Data Tiket ............................................................................... 75
BAB V PENUTUP ................................................................................................ 82
A. KESIMPULAN .......................................................................................... 82
B. SARAN ...................................................................................................... 83
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 85
LAMPIRAN-LAMPIRAN
xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 4. 1 Formulir Pemesanan Tiket ............................................................... 50
Gambar 4. 2 Posisi Awal Pencetakan Tiket .......................................................... 73
Gambar 4. 3 Pencetakan Tiket .............................................................................. 74
Gambar 4. 4 Blanko Tiket Kosong PELNI ........................................................... 76
Gambar 4. 5 Tiket Tercetak PELNI ...................................................................... 77
xii
DAFTAR BAGAN
Bagan 2. 1 Transaksi Penjualan ............................................................................ 16
Bagan 2. 2 Model Analisis Interaktif .................................................................... 29
Bagan 3. 1 Struktur Organisasi PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero)
Cabang Semarang ............................................................................... 40
Bagan 4. 1 Alur Administrasi Penjualan Tiket ..................................................... 80
xiii
ABSTRAK
IKA NUR FITRIATI D1513045, ADMINISTRASI PENJUALAN TIKET
KAPAL LAUT DI PT PELAYARAN NASIONAL INDONESIA (PERSERO)
CABANG SEMARANG. Tugas Akhir, Program Studi Manajemen
Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik,
Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2016, 85 halaman.
Tiket kapal laut merupakan dokumen perjalanan laut yang wajib dimiliki
oleh penumpang. Badan Usaha pengoperasian kapal merupakan perusahaan yang
salah satu pendapatan terbesarnya berasal dari penjualan tiket kapal laut.
Berkaitan dengan hal tersebut, pelaksanaan administrasi yang efektif dan efisien
dalam hal penjualan tiket sangat dibutuhkan sebagai upaya mengembangkan
perusahaan. Administrasi penjualan tiket adalah serangkaian aktivitas yang
berlangsung dari awal dimulainya proses penjualan tiket sampai dengan
berakhirnya proses penjualan tiket.
Landasan teori yang digunakan penulis dalam pengamatan ini berupa buku,
undang-undang, internet, serta sumber-sumber lain yang dapat mendukung materi
penulis. Tujuan pengamatan yang dilakukan penulis adalah untuk mengetahui
bagaimana administrasi penjualan tiket kapal laut di PT Pelayaran Nasional
Indonesia (Persero) Cabang Semarang. Jenis pengamatan yang digunakan penulis
adalah deskriptif kualitatif dengan metode observasi berperan aktif. Pengamatan
mengambil lokasi di PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang
Semarang. Sumber data diperoleh dari narasumber (informan), tempat atau
kejadian, dan dokumen di mana teknik pengumpulan data dilakukan melalui
wawancara, observasi serta pengkajian dokumen. Teknik analisis data yang
digunakan penulis yaitu reduksi data, sajian data serta penarikan simpulan dan
verifikasi.
Hasil pengamatan yang dilakukan oleh penulis yaitu administrasi penjualan
tiket kapal laut dilakukan di loket penjualan dan juga di agen penjualan. Proses
administrasi penjualan dimulai dari pesanan oleh calon pembeli, kemudian
pengisian formulir pemesanan tiket yang diberikan secara gratis oleh petugas
loket. Formulir yang diisi kemudian diserahkan kepada petugas loket sebagai
referensi untuk issued tiket. Proses issued tiket dilakukan secara online
menggunakan aplikasi ticketing. Setelah selesainya issued serta pembayaran tarif
tiket, tiket dapat dicetak dan diserahkan kepada pemesan sebagai dokumen
perjalanan penumpang. Pada berakhirnya proses penjualan, Asisten Manager
Pemasaran dan Penjualan Jasa, wajib melaporkan Rekapitulasi Kas List Harian
atau laporan penjualan tiket harian kepada divisi keuangan untuk menjadi bahan
laporan pendapatan.
Kata Kunci: Administrasi, Penjualan, Tiket
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Sebuah perusahaan merupakan wadah atau tempat atas
penyelenggaraan pekerjaan-pekerjaan kantor, karena dalam suatu
perusahaan terdapat suatu tujuan tertentu yang dalam pencapaiannya dapat
ditempuh dengan melaksanakan manajemen perkantoran.
Winardi (1990: 10) mengatakan bahwa:
Sebagian besar pekerjaan kantor berhubungan dengan catatan-
catatan sebuah perusahaan. Catatan-catatan demikian meliputi hal-
hal seperti misalnya: data finansial, rekening-rekening yang harus
ditagih, skedul-skedul produksi, keterangan-keterangan mengenai
persediaan dan data penjualan. Mereka merupakan bukti-bukti
tertulis guna menyimpan atau meneruskan pengetahuan mengenai
kejadian-kejadian lampau. Pekerjaan yang berhubungan dengan
catatan-catatan kerap kali dianggap sebagai pekerjaan administratif
(elerical work).
Pengertian mengenai administrasi sendiri sebenarnya tidak hanya
terbatas pada kegiatan catat-mencatat saja, tetapi secara lebih luas seperti
yang dikatakan oleh The Liang Gie (1970: 10), bahwa “administrasi
merupakan segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama
kelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu”.
Menurut Prajudi Atmosudirdjo (1981: 43):
Administrasi adalah “the over-all management of an organisation”,
di mana administrasi memiliki 10 aspek yaitu: (1) sebagai fungsi
(kegiatan-kegiatan jenis dan bertujuan tertentu), (2) sebagai hayat
organisasi yang membuat organisasi “hidup”, (3) sebagai kekuatan
yang merekat unsur-unsur organisasi, (4) sebagai team pimpinan
organisasi, (5) sebagai management jenis tertentu, (7) sebagai
tingkah laku atau sikapkelakuan (behavior) tertentu, (8) sebagai
proses kerjasama mengejar tercapainya tujuan-tujuan tertentu, (9)
sebagai tehnik untuk menangani masalah-masalah “administratif”,
dan (10) sebagai ilmu, skills, atau seni kemampuan tertentu.
Dalam dunia usaha, tujuan utama dari suatu perusahaan adalah
memperoleh laba yang optimal demi memaksimalkan tumbuh kembang
2
perusahaan. Sumber pendapatan atau laba perusahaan diperoleh dari
kegiatan penjualannya. Dalam melaksanakan penjualan, sistem
administrasi sangat penting untuk melancarkan transaksi penjualan serta
sebagai suatu pendukung dalam mencapai tujuan perusahaan. Transaksi
penjualan yang baik didukung dengan sistem administrasinya yang efektif
dan efisien. Adanya administrasi dalam suatu perusahaan juga berperan
dalam pengambilan keputusan demi perkembangan perusahaan. Dalam hal
pejualan, administrasi yang baik bertujuan untuk mencapai transaksi
penjualan yang efektif sehingga diperoleh pendapatan yang optimal serta
pelayanan yang memuaskan kepada pelanggan atau pembeli. Administrasi
penjualan sangat penting untuk mendukung penyajian berbagai informasi
mengenai penjualan. Kebutuhan akan informasi dalam suatu perusahaan
sangat tinggi karena berhubungan dengan penentuan dan pengambilan
keputusan dalam menetapkan kebijakan perusahaan. Karena pentingnya
informasi maka sangat dibutuhkan sistem administrasi yang dapat
menyajikan informasi secara efektif dan akurat.
Masalah yang berkaitan dengan administrasi penjualan masih sering
ditemui dalam suatu perusahaan. Hal ini berkaitan dengan sistem
administrasi yang masih kurang diperhatikan atau belum dilaksanakan
secara optimal. Masalah-masalah administrasi biasanya disebabkan
penggunaan sistem administrasi penjualan yang masih menggunakan cara
manual. Cara ini sering menyebabkan kesalahan dan ketidakefektifan
misalnya adanya kesalahan-kesalahan pencatatan atau kerangkapan data
dan adanya data yang tidak sesuai, tidak bisa menyajikan informasi secara
cepat dan akurat serta keterlambatan dalam pembuatan laporan penjualan,
proses pendataan, transaksi serta laporan yang cukup lama sehingga
menyebabkan kinerja karyawan kurang optimal, kesulitan dalam
penyimpanan data yang berakibat kurang amannya data atau informasi.
Keberhasilan dari sistem administrasi suatu perusahaan dapat dilihat dari
penyajian informasi yang efektif dan akurat. Selain itu administrasi yang
3
berhasil dapat membuat orang-orang yang terkait di dalamnya
bekerjasama sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggung jawabnya.
PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang
sebagai badan usaha yang memberikan pelayanan berupa jasa transportasi
laut merupakan salah satu perusahaan yang sumber pendapatan
terbesarnya berasal dari hasil penjualan tiket kapal yang dioperasikannya.
Oleh karena itu, pelayanan yang baik dan penyajian informasi penjualan
tiket kapal yang efektif dan akurat dalam perusahaan ini menjadi salah
satu bagian penting yang menentukan perkembangan perusahaan. Maka
dibutuhkan sistem administrasi yang baik untuk mendukung tercapainya
tujuan perusahaan.
Didasari oleh masalah yang telah dikemukakan di atas, maka penulis
melakukan pengamatan dan menyusun laporan Tugas Akhir ini dengan
judul “Administrasi Penjualan Tiket Kapal Laut di PT Pelayaran
Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang”.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas, maka
penulis membuat rumusan masalah, yaitu:
“Bagaimana administrasi penjualan tiket kapal laut di PT Pelayaran
Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang?”
C. Tujuan
1. Tujuan Operasional
Untuk mengetahui bagaimana kegiatan administrasi penjualan tiket
penumpang kapal laut di PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero)
Cabang Semarang
2. Tujuan Fungsional
Agar hasil pengamatan dapat bermanfaat bagi semua pihak yang
berkepentingan, baik sebagai pengetahuan, masukan maupun bahan
4
pertimbangan bagi pihak costumer maupun lembaga yang melayani
penjualan tiket penumpang kapal laut
3. Tujuan Individual
Untuk memenuhi syarat dalam memperoleh sebutan Ahli Madya pada
Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial
dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
D. Manfaat Pengamatan
Manfaat dari kegiatan magang dan penulisan Tugas Akhir ini, yaitu:
1. Mengetahui secara jelas administrasi penjualan tiket kapal laut di PT
Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang
2. Menambah informasi kepada pembaca mengenai administrasi
penjualan tiket kapal laut di PT Pelayaran Nasional Indonesia
(Persero) Cabang Semarang
3. Penulis memperoleh pengalaman serta pengetahuan dalam dunia kerja
nyata.
5
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A. TINJAUAN PUSTAKA
1. Administrasi
Pekerjaan-pekerjaan kantor yang dilaksanakan dalam suatu
perusahaan, berkaitan dengan kegiatan administrasi. Administrasi
merupakan serangkaian kegiatan yang menunjang atau mendukung
tercapainya suatu tujuan yang telah ditentukan dalam suatu
perusahaan.
Pengertian Administrasi menurut The Liang Gie (1970: 5)
adalah:
Segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama
sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Rangkaian
perbuatan menyelenggarakan ini terbentang di antara saat
ditentukannya tujuan yang ingin dicapai sampai detik
terpenuhinya tujuan itu.
Di Indonesia istilah administrasi yang berasal dari bahasa
Belanda “administratie”, sering dipergunakan dalam arti sempit, yakni
sama dengan “tata usaha”, bahkan lebih sempit lagi dalam arti
“pembukuan, pencatatan, surat menyurat, arsip, ekspedisi, dan
sebagainya” (Prajudi Atmosudirdjo, 1981: 26-27).
Pengertian administrasi dapat berbeda-beda jika dilihat dari
berbagai pendekatan. Menurut Poerwanto (2006: 7), telah
menyebutkan bahwa dalam perjalanannya, administrasi dipahami
secara berbeda-beda karena perbedaan pendekatan dan pemikiran
masing-masing. Jika dilihat melalui pendekatan sosial, administrasi
dipahami sebagai proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam
upaya mencapai suatu tujuan tertentu. Dalam pendekatan manajemen,
administrasi dipandang sebagai ketatausahaan, sedangkan jika dilihat
dari pendekatan organisasi, administrasi dipandang sebagai pengaturan
6
terhadap unsur-unsur organisasi. Masing-masing metode pendekatan
tersebut dapat dipertanggung jawabkan secara ilmiah, dan jika
dipandang dari sudut pengertian pokok kegiatan administrasi yaitu
kerja sama, terdapat kesamaan pandang yaitu administrasi sebagai
penyelenggaraan. Administrasi adalah rangkaian aktivitas yang terdiri
dari berbagai unsur yang diawali dari pemikiran dan kesepakatan
antara dua orang atau lebih. Unsur-unsur tersebut mencakup: manusia,
tujuan, kemampuan, pembagian tugas, serta sumber daya. Manusia
merupakan titik sentral dari administrasi karena manusia adalah
penyelenggara atau pengatur utama unsur-unsur lain. Tujuan,
pembagian tugas, serta pemanfaatan sumber daya sangat tergantung
dari rasionalitas manusia dalam bekerja sama. Sebagai sebuah proses
kerja, administrasi tidak berdiri sendiri tetapi terkait dengan elemen-
elemen atau bidang lain yaitu: politik, budaya, ekonomi, psikologi,
hukum, sumber daya alam, dan teknologi.
Menurut Prajudi Admosudirdjo (1982: 26) bahwa dalam
menjalankan administrasi terdiri dari beberapa kegiatan, yaitu: (1)
Membentuk atau mencipta dan mengembangkan organisasi, (2)
mencipta dan mengembangkan sistem tata usaha atau “sistem
penanganan informasi”, dan (3) mencipta serta mengembangkan
sistem management.
The Liang Gie (1970: 8) berpendapat bahwa walaupun
administrasi merupakan suatu kebulatan proses penyelenggaraan,
namun untuk tatatertib pelaksanaannya dapat dibedakan dalam 8
unsur, yaitu:
a. Pengorganisasian
Rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka yang menjadi
wadah bagi segenap kegiatan usaha kerjasama yang bersangkutan
.
7
b. Manajemen
Rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan-karyawan dan
mengerahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerjasama itu
benar-benar tercapai.
c. Tata hubungan
Rangkaian perbuatan menyampaikan warta dari suatu pihak ke
pihak lain dalam usaha kerjasama itu.
d. Kepegawaian
Rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga-tenaga kerja
yang diperlukan dalam usaha kerjasama itu.
e. Keuangan
Rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam
usaha kerjasama itu.
a. Perbekalan
Rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian,
mendaftar, memelihara sampai menyingkirkan segenap
perlengkapan dalam usaha kerjasama itu.
b. Tata usaha
Rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah,
menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan
yang diperlukan dalam usaha kerjasama itu.
c. Perwakilan
Rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan dukungan
dari masyarakat sekeliling terhadap usaha kerjasama itu.
Masing-masing unsur administrasi tersebut di atas mencakup
beberapa pola perbuatan. Dan ke-8 unsur itu saling bertautan secara
erat sekali sehingga merupakan kesatuan tak terpisah-pisahkan yang
menunjang seluruh proses pengerjaan yang dilakukan oleh
sekelompok orang dalam usaha kerjasama untuk mencapai sesuatu
tujuan tertentu.
8
Di samping pendapat dari The Liang Gie, pendapat lain dari
Prajudi Atmosudirdjo (1982: 44-46) menyatakan bahwa untuk
membangun administrasi sebagai sistem diperlukan beberapa unsur
(elements) penting yang terdiri dari:
a. Organisasi
Organisasi ini dicipta secara konstitusionil oleh pimpinan
daripada badan usaha, dan akan menjadi wahana (wadah),
struktur, dan rangka dasar (framework) daripada administrasi.
b. Lingkungan
Lingkungan yang mengelilingi administrasi yang “berada” di
dalam organisasi terdiri atas berbagai “lapis”: geografis, fysik,
biologis (flora, fauna), sosial, budaya, ekonomis, psikologis,
politik, tehnologis.
Administrasi (organisasi) akan bergerak sambil berpindah-
pindah lapis setiap kali berganti persoalan atau urusan.
c. Situasi
Situasi berada di dalam lingkungan dan berada dalam
keadaan bergerak serta berubah secara terus-menerus.
Situasi adalah seperangkat faktor-faktor lingkungan yang
secara langsung maupun tidak langsung mempunyai pengaruh
terhadap peri keadan, peri kehidupan, dan gerak-gerik administrasi
(organisasi).
Faktor-faktor situasionil yang secara langsung menetukan
daya-gerak daripada administrasi (organisasi) di sebut kondisi.
d. Lokasi
Lokasi adalah bagian daripada lingkungan terdiri atas semua
faktor yang mempunyai relevansi (hubungan kepentingan) dengan
administrasi (organisasi) dan mempunyai arti letak dengan diukur
menurut jarak transportasi dan komunikasi.
9
e. Wilayah operasi dan yurisdiksi
Wilayah operasi atau wilayah yurisdiksi adalah bagian
daripada lingkungan yang dijadikan atau merupakan sasaran-
sasaran kegiatan atau tindakan daripada administrasi (organisasi).
Wilayah operasi ini terdiri atas tiga unsur, yakni: (i) wilayah
personil, terdiri atas semua orang-orang dan badan-badan yang
mempunyai kepentingan dengan administrasi (organisasi), (ii)
wilayah materiil, terdiri atas semua urusan-urusan dan persoalan-
persoalan yang menjadi tugas dan kewajiban administrasi
(organisasi), dan (iii) wilayah tutorial, yakni wilayah geografis
dengan batas-batas tertentu yang tidak boleh dilampaui.
f. Persil (site)
Persil terdiri dari tanah halaman dan gedung di mana
kegatan-kegiatan utama pimpinan dan pimpinan administrasi
(organisasi) berada.
g. Mesin dan peralatan (equipment)
Terdiri dari semua barang modal yang merupakan
“hardware” daripada administrasi (organisasi).
h. Program-usaha (software) dan mission
Terdiri atas peraturan-peraturan dan prosedur-prosedur
konstitusionil, dirakit dengan suatu filosofi bisnis dan filosofi
administrasi yang merupakan kerangka dan rangka dasar berpikir
dan berusaha.
i. Legitimitas
Kekuatan sosial-politik-yuridis yang berasal dari undang-
undang, konsessi, lisensi, patent, dan sebagainya.
j. Pimpinan
Pimpinan itu terdiri atas semua manager dan staffer yang
ditanam oleh para pemilik badan usaha untuk bertindak sebagai
“kader”, sebagai bingkai penegak filosofi bisnis daripada para
pemilik badan-usaha.
10
k. Personil
Personil terdiri atas semua warga organisasi (administrasi)
yang secara bersama-sama merupakan kekuatan manusiawi
daripada administrasi (organsasi).
Administrasi dapat dipandang dalam dua arti yaitu arti luas dan
arti sempit. J. Wajong dalam The Liang Gie (1970: 11), menyatakan
bahwa:
1) Dalam arti luas administrasi adalah kegiatan yang dilakukan untuk
mengendalikan suatu usaha. Kegiatan itu bersifat merencanakan,
mengorganisasi dan memimpin.
2) Dalam arti sempit kegiatan administrasi meliputi pekerjaan
tatausaha, yang bersifat mencatat segala sesuatu yang terjadi
dalam suatu usaha (organisasi) untuk menjadi bahan keterangan
bagi pimpinan.
Pekerjaan administratif dalam suatu organisasi pada dasarnya
bertujuan untuk menyajikan informasi bagi pihak-pihak yang
berkepentingan dan berfungsi dalam pengambilan keputusan dan
penetuan kebijakan organisasi tersebut. Dalam menyajikan berbagai
informasi tersebut, adanya formulir, catatan dan juga laporan menjadi
sangat penting.
a. Formulir-formulir Kantor
Menurut Winardi (1990: 69) menjelaskan bahwa formulir-
formulir kantor merupakan alat-alat dasar bagi semua pekerjaan
administratif (elerical work). Mereka membantu mencatat
transaksi-transaksi, mentransmisi keterangan-keterangan,
memberikan data untuk pengawasan, dan mengurangi kesalahan-
kesalahan administratif. Formulir kantor merupakan bahan-bahan
dasar; mereka merupakan alat untuk mencapai tujuan khusus
sebuah perusahaan. Catatan-catatan dan laporan-laporan
merupakan hasil akhir (end products).
11
Sebuah formulir kantor merupakan sehelai kertas tercetak
yang menyediakan ruangan untuk dimuat catatan-catatan,
informasi atau instruksi-instruksi yang akan diteruskan kepada
individu-individu, departemen-departemen, atau perusahaan-
perusahaan lain. Ada dua klasifikasi formulir kantor yaitu formulir
intern dan formulir ekstern. Formulir-formulir intern adalah
formulir yang digunakan di dalam lingkungan sebuah perusahaan
antara pengawas, pegawai dan wakil-wakil sebuah perusahaan.
Contoh: tiket-tiket biaya, formulir pengeluaran, order-order pabrik,
permohonan-permohonan bahan-bahan, data mengenai penjualan,
keterangan mengenai hasil pekerjaan pegawai. Di samping itu
digunakan pula formulir-formulir ekstern di luar lingkungan
perusahaan yang mana formulir-formulir tersebut dikirimkan
kepada para rekanan dan pelanggan. Contoh: order-order
pembelian, faktur-faktur dan memo-memo kredit.
Alasan-alasan terpenting mengapa formulir-formulir
digunakan adalah:
1) Untuk memberikan sanksi resmi kepadanya
2) Memungkinkan adanya pengulangan (repetition)
3) Meniadakan tindakan meng-kopi
4) Memungkinkan dicapainya keseragaman
5) Berguna sebagai petunjuk untuk bekerja
6) Meng-implementasi operasi-operasi mekanis.
b. Catatan-catatan Kantor dan Laporan-Laporan
Winardi (1990: 59) menyatakan bahwa, guna membina
perusahaan secara efisien, maka harus dicapai laporan-laporan
mengenai fakta-fakta dan kejadian-kejadian secara tertulis, yang
kemudian didistribusi dan disimpan. Sebuah catatan merupakan
sebuah laporan tertulis mengenai fakta-fakta atau kejadian untuk
tujuan disimpan. Catatan-catatan merupakan data. Mereka
digunakan pada setiap fase kegiatan sebuah perusahaan sebagai
12
dasar untuk menarik sesuatu kesimpulan. Ada macam-macam jenis
catatan, di antaranya:
1) Catatan-catatan mengenai personil (personnel records)
Dalam catatan-catatan ini tercantum misalnya: nama, alamat,
usia, status, perkawinan, kebangsaan, pendidikan, pengalaman
kerja seorang pekerja.
2) Catatan-catatan mengenai produksi (production records)
Catatan ini memuat misalnya: jumlah potong yang dihasilkan
dan jumlah potong yang di-afkir, jenis bahan yang
dipergunakan, jenis mesin yang dipergunakan.
3) Catatan-catatan mengenai inventaris (inventory records)
Catatan ini menunjukkan: nama dan jumlah artikel-artikel
dalam persediaan dan di samping ukuran, gaya, lokasi, kondisi
dan persediaan mereka.
4) Catatan mengenai penjulan (sales records)
Catatan ini menunjukkan: nama, jumlah dan harga artikel-
artikel yang dijual, begitu pula daerah penjualan, para verkoper
dan alat-alat pengangkutan.
5) Catatan-catatan finansial (financial records)
Catatan ini menunjukkan: syarat-syarat kredit, tanggal
pembayaran, jumlah uang yang harus ditagih, data mengenai
gaji/upah yang harus dibayarkan, kartu-kartu waktu (time clock
cards).
Tujuan-tujuan utama catatan adalah:
1) Menyediakan fakta-fakta
Informasi-informasi (keterangan-keterngan) yang tercatat
berhubungan dengan kejadian-kejadian sebenarnya, perjanian-
perjanjian untuk melakukan sesuatu (commitments) dan
konsekuensi-konsekuensi tertentu.
2) Untuk meng-orientasikan manajer
13
Melalui catatan-catatan dapat diketahui di mana perusahaan
sedang “berada” dan bagaimana perusahaan mencapai posisi
demikian, apakah perusahaan mengalami kemajuan,
menunjukkan perkembangan statis ataukah justru sedang
mengalami kemunduran.
3) Membuat perbandingan-perbandingan
Hasil-hasil dapat dibandingkan satu sama lain dengan jalan
menyediakan alat-alat pengukur posisi relatif dan efisiensi.
Kesatuan perbandingan dapat berupa misalnya: jangka-jangka
waktu, dan jenis-jenis produk, atau bagian dengan bagian,
kantor dengan kantor, cabang dengan cabang dan perusahaan
dengan perusahaan.
4) Menemukan penghamburan dan kesalahan-kesalahan
Catatan-catatan merupakan alat guna mengukur deviasi-deviasi
dari sesuatu standar.
5) Menstandardisasi catatan tertulis
Catatan-catatan membantu memberikan uniformitas kepada
tugas menulis data perusahaan dan kejadian-kejadian.
6) Memenuhi syarat-syarat undang-undang (legal requirements)
Catatan-catatan memberikan bukti-bukti dan perhitungan.
Ketentuan-ketentuan yang berlaku, seperti misalnya kontrak-
kontrak penjulan, asuransi pengangguran, jaminan sosial dan
order-order pembelian membutuhkan catatan-catatan sebagai
bukti.
7) Cacatan-catatan berguna sebagai dasar pembuatan
kebijaksanaan
Analisis, syntesis dan penafsiran catatan-catatan seringkali
menunjukkan bidang-bidang kekuatan dan kelemahan.
Berdasarkan pengetahuan ini timbullah berbagai macam
keputusan manjerial dan kebijaksanaan-kebijaksanaan
perusahaan.
14
Dengan adanya catatan-catatan maka akan dapat dibuat
sebuah laporan. Sebuah laporan (reports) merupakan sesuatu
pernyataan tertulis yang didasrakan atas pengumpulan catatan-
catatan dan yang biasanya menyatakan nilai catatan yang disingkat
dan yang bersifat interpretatif. Secara singkat dapat dinyatakan
bahwa sesuatu laporan merupakan sebuah pernyataan yang
diformalisasi yang didasarkan atas catatan-catatan. Hal tersebut
berhubungan dengan hasil masa lampau, kondisi masa sekarang
atau perkembangan masa yang akan datang yang mungkin terjadi.
Laporan dapat diklasifikasikan dalam beberapa tipe, yaitu
sebagai berikut:
1) Pribadi (private)
2) Umum (public)
3) Perusahaan (company)
4) Departemental (departemental)
5) Rahasia (restricted)
6) Bukan rahasia (non-restricted)
7) Teknis (technical)
8) Non-teknis (non-technical)
Tetapi untuk penggunaan di lingkungan kantor, ketiga macam
kelompok, yaitu:
1) Laporan-laporan pimpinan (executive reports)
Di dalam klasifikasi ini termasuk:
a) Neraca (balance sheet)
b) Daftar baiaya barang-barang yang dijual (statement of cost
goods sold)
c) Daftar rugi-laba (statement of profit and loss)
d) Budget (budgetary statement)
e) Laporan tahunan dari berbagai departemen (annual
departemental report)
f) Laporan untuk para pemilik saham (report to stockholders)
15
2) Laporan-laporan periodik (periodic reports)
Laporan-laporan ini terutama berhubungan dengan aktivitas-
aktivitas departemental. Di dalamnya termasuk:
a) Laporan bulanan mengenai pekerjaan (montly reports
operation)
b) Catatan hasil pekerjaan secara departemental
(departemental records of performance)
c) Laporan-laporan kredit bulanan (montly credit records)
d) Laporan-laporan mengenai pembelian (purchashing
reports)
e) Laporan-laporan para verkoper (salesman’s reports)
f) Laporan-laporan mengenai pengerjaan bahan-bahan
(material handling reports)
g) Laporan-laporan mengenai pengiklanan dan promosi
penjualan (advertising and sales promotion)
h) Laporan-laporan mengenai manajemen personil (personnel
manajemen records).
3) Laporan Khusus (special Reports)
Aktivitas-aktivitas yang tidak tercakup secara teratur oleh
laporan-laporan lain, dimasukkan ke dalam laporan-laporan
khusus. Laporan-laporan ini dipublikasi pada waktu-waktu
yang tidak tentu, karena berhubungan dengan subyek-subyek
khusus yang bersifat diskontinu.
Dalam pengamatan ini, yang dimaksud dengan administrasi
adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan catat-mencatat
serta tata hubungan atau usaha pelayanan langsung kepada konsumen,
di mana dalam kegiatan tersebut melibatan sejumlah perangkat dan
personil perusahaan serta pemanfaatan teknologi untuk menunjang
pelaksanaannya agar dapat menyajikan informasi secara akurat bagi
semua pihak yang berkepentingan demi tercapainya tujuan yang telah
ditentukan.
16
2. Penjualan
Secara umum, sebuah organisasi dapat dianggap mempunyai 3
fungsi utama seperti yang dinyatakan oleh Winardi (1990: 44). 3
fungsi utama itu terdiri dari produksi, penjualan, dan pembiayaan,
serta dua buah fungsi pembantu (facilitating functions) yaitu personil
dan bidang perkanotoran (the office).
Menurut Basu Swastha (1989: 8-9), menyatakan bahwa menjual
adalah ilmu dan seni mempengaruhi pribadi yang dilakukan oleh
penjual untuk mengajak orang lain membeli barang atau jasa yang
ditawarkannya. Jadi adanya penjualan dapat tercipta suatu proses
penukaran barang dan atau jasa antara penjual dengan pembeli. Pada
umumnya, alat transaksi yang digunakan adalah menggunakan uang.
Dengan alat penukar berupa uang, orang akan lebih mudah memenuhi
segala keinginannya; dan penjualan menjadi lebih mudah dilakukan.
Secara sederhana, transaksi penjualan yang dilakukan oleh penjual
dan pembeli dapat digambarkan seperti bagan berikut:
Bagan 2. 1
Transaksi Penjualan
Sumber: Basu Swastha (1989: 9)
Soehardi Sigit (1982: 55) menerangkan mengenai pentingnya
penjualan di dalam pemasaran. Dalam marketing selling (penjualan)
adalah sasaran inti di antara kegiatan-kegiatan lainnya, sebab di sini
dilakukan perundingan, persetujuan tentang harga, dan serah terima
barang serta pembayarannya. Kegiatan selling adalah kegiatan terakhir
daripada kegiatan-kegiatan lainnya. Kegiatan-kegiatan lainnya itu
Penjual
Barang atau Jasa
Uang
Pembeli
17
diadakan agar supaya dapat menciptakan kegiatan selling dengan
memuaskan.
Menurut Basu Swastha (1989: 80), pada umumnya para
pengusaha mempunyai tujuan mendapatkan laba tertentu (mungkin
maksimal), dan mempertahankan atau bahkan berusaha
meningkatkannya untuk jangka waktu lama. Tujuan tersebut dapat
direalisir apabila penjualan dapat dilaksanakan seperti yang
direncanakan. Bagi perusahaan, pada umunya mempunyai tiga tujuan
umum dalam penjualannya, yaitu:
a. Mencapai volume penjualan tertentu
b. Mendapatkan laba tertentu
c. Menunjang pertumbuhan perusahaan.
Basu Swastha (1989: 11-12) juga menyatakan bahwa jenis-jenis
penjualan sering digolongkan menurut jenis-jenis hubungan pembeli
yang terlibat dalam penjualan. Jenis-jenis penjualan tersebut yaitu:
a. Trade Selling
Trade selling dapat terjadi bilamana produsen dan pedagang besar
mempersilahkan pengecer untuk berusaha memperbaiki distributor
produk-produk mereka. Hal ini melibatkan para penyalur dengan
kegiatan promosi, peragaan, persediaan dan produk baru. Jadi titik
beratnya adalah pada “penjualan melalui” penyalur daripada
“penjualan ke” pembeli akhir.
b. Missionary Selling
Dalam misionary selling, penjualan ditingkatkan dengan
mendorong pembeli untuk membeli barang-barang dari penyalur
perusahaan. Di sini, wiraniaga lebih cenderung pada “penjualan
untuk” penyalur. Jadi, wiraniaga sendiri tidak menjual secara
langsung produk yang ditawarkan, misalnya penawaran obat
kepada dokter.
18
c. Tecnical Selling
Tecnical selling berusaha meningkatkan penjualan dengan
pemberian saran dan nasehat kepada pembeli akhir dari barang dan
jasanya. Dalam hal ini, tugas utama wiraniaga adalah
mengidentifikasikan dan menganalisis masalah-masalah yang
dihadapi pembeli, serta menunjukan bagaimana produk atau jasa
yang ditawarkan dapat mengatasi masalah tersebut.
d. New Business Selling
New business selling berusaha membuka transaksi baru dengan
merubah calon pembeli menjadi pembeli. Jenis penjualan ini sering
dipakai oleh Perusahaan Asuransi.
e. Responsive Selling
Setiap tenaga penjualan diharapkan dapat memberikan reaksi
terhadap permintaan pembeli. Jenis penjualan seperti ini tidak akan
menciptakan penjualan yang terlalu besar meskipun layanan yang
baik dan hubungan pelanggan yang menyenangkan dapat menjurus
kepada penjualan ulang.
Dalam penjualan sendiri terdapat beberapa cara yang digunakan
untuk menjual suatu produk yang ditawarkan. Penjualan yang
dilakukan oleh satu orang atau perusahaan dapat berbeda dengan
orang atau perusahaan lain. Menurut Basu Swastha (1989: 124-126)
cara penjuualan yang dapat dilakukan adalah:
a. Penjualan Langsung
Penjualan langsung merupakan cara penjualan di mana penjual
langsung berhubungan atau berhadapan atau bertemu muka dengan
calon pembeli atau langganannya. Di sini pembeli dapat langsung
mengemukakan keinginannya, bahkan sering terjadi tawar-
menawar untuk mencapai kesesuaian. Penjual sebagai alat
penghubung bagi perusahaan dan sebagai wakil dari perusahaan
dalam menghadapi pembeli, dapat membatu pembeli untuk
menentukan pilihannya. Tetapi sering terjadi bahwa penjual justru
19
mempengaruhi pembeli dalam pembeliannya. Penjualan langsung
ini dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu: (1) penjualan melalui
toko, dan (2) penjualan di luar toko.
1) Penjualan melalui toko
Dalam penjualan ini pembeli harus datang ke toko untuk
mendapatkan kebutuhannya. Jadi, transaksi jual beli yang
dilakukan oleh penjual dan pembeli terjadi di toko.
2) Penjualan di luar toko
Penjualan di luar toko dapat dilakukan oleh wiraniaga dari
sebuah perusahaan, oleh para pedagang kaki lima, ataupun oleh
para penjaja keliling yang menawarkan barangnya ke rumah-
rumah konsumen. Jadi, transaksi jual-belinya terjadi di luar
toko atau di rumah konsumen. Berbeda dengan penjualan di
toko, maka dalam penjualan di luar toko, penjuallah yang
sering harus mendekati pembeli. Cara seperti ini tidak hanya
dilakukan oleh para pengecer atau pengusaha kecil saja,
melainkan pengusaha besar pun juga sering melakukannya.
b. Penjualan Tidak Langsung
Di samping penjualan tatap muka, dalam praktek terdapat variasi
“menjual” yang dilakukan oleh para penjual, yaitu tidak
menggunakan individu atau tenaga-tenaga penjualan. Adapun
faktor-faktor atau masalah-masalah yang dapat mempengaruhi
terjadinya penjualan tidak langsung ini adalah:
1) Jarak antara penjual dengan pembeli cukup jauh
2) Responsi masyarakat terhadap sebuah iklan atau katalog
3) Biaya penggunaan wiraniaga cukup besar bagi perusahaan
4) Biaya pemesanan langsung cukup besar bagi pembeli
5) Terbatasnya waktu yang dimilki oleh pembeli maupun penjual.
Karena penjual atau produsen tidak berhadapan muka secara
langsung dengan calon pembeli atau langganannya, maka transaksi
jual beli itu dapat dilakukan melaui:
20
1) Penjualan melalui surat atau pos
Praktek penjualan melalui surat atau pos ini sering terjadi
bilamana:
a) Konsumen tertarik dan membeli produk seperti yang
terdapat dalam sebuah iklan atau katalog
b) Konsumen mengisi formulir pesanan yang diterima secara
langsung dari penjual, atau
c) Langganan mengirim pesanan kepada penjual melaui pos.
2) Penjualan melaui telepon
Kadang-kadang pembeli menginginkan agar pesanannya cepat
sampai atau cepat diterima oleh penjual. Untuk maksud
tersebut dapatlah dilakukan dengan menggunakan telepon.
Baik untuk jarak jauh maupun dalam kota, cara tersebut mudah
dilakukan. Dalam penjualan melalui telepon ini, biasanya
penjual lebih mengutamakan langganan atau pembeli yang
sudah dikenalnya. Di lain pihak, pembeli yang memesan lewat
telepon biasanya sudah mengenal produk yang dipesan atau
sudah menjadi langganan.
3) Penjualan dengan mesin otomatis
Penjulan dengan mesin otomatis (automatic vending machine)
ini dapat dilakukan untuk jenis produk yang relatif kecil
bentuknya dan nilai per unitnya rendah, seperti permen.
Dengan memasukkan koin atau uang logam ke dalam mesin,
pembeli akan mendapatkan barang tersebut setetlah menekan
tombol. Karena bentuk mesin ini kebanyakan kecil, tidak
terlalu besar, maka pengoperasiannya sering dilakukan di
dalam toko, bukannya di luar toko. Hal ini dimaksudkan untuk
menjaga keamanan di samping penjual sendiri dapat
mengawasinya. Penjual yang menggunakan mesin otomatis ini
memandang bahwa biaya yang harus dikeluarkan untuk
21
mengoperasikannya masih lebih murah daripada menggunakan
pelayan atau tenaga penjualan.
3. Tiket Kapal Laut
Menurut Peraturan Menteri Perhubungan Republik Indonesia
Tahun 2015 Tentang Standar Pelayanan Penumpang Angkutan Laut,
Kapal adalah kendaraan air dengan bentuk dan jenis tertentu, yang
digerakkan dengan tenaga angin, tenaga mekanik, energi lainnya,
ditarik atau ditunda, termasuk kendaraan yang berdaya dukung
dinamis, kendaraan di bawah permukaan air, serta alat apung dan
bangunan terapung yang tidak berpindah-pindah.
Salah satu dokumen perjalanan yang dibutuhkan oleh
penumpang yang menggunakan angkutan laut berupa kapal adalah
tiket. Sesuai Peraturan Menteri Perhubungan Republik Indonesia
Nomor PM 28 Tahun 2016 tentang Kewajiban Penumpang Angkutan
Penyeberangan Memiliki Tiket, Tiket adalah suatu dokumen
perjalanan yang dikeluarkan oleh suatu perusahaan yang berisi
pelabuhan asal dan tujuan, tanggal, harga, data penumpang yang
digunakan untuk melakukan perjalanan.
Dalam wikipedia, tiket adalah kartu atau slip yang digunakan
agar bisa memasuki suatu lokasi atau even. Tiket kendaraan adalah
dokumen yang diciptakan oleh operator kendaran umum atau agen
perjalanan untuk menyatakan bahwa seseorang telah memesan sebuah
kursi di sebuah kendaraan.
Tiket Kapal Laut berarti dokumen yang menyatakan bahwa
sesorang telah memesan kursi di suatu kapal laut. Menurut Peraturan
Jederal Perhubungan Darat Tahun 2011 Tentang Daftar Penumpang
dan Kendaraan Angkutan Penyeberangan, setiap penumpang sebelum
masuk terninal penumpang wajib membeli tiket. Petugas operator
pelabuhan di loket penjualan tiket wajib mencatatkan data identitas
penumpang. Data identitas penumpang yang dimaksud memuat:
22
a. Nama
b. Jenis kelamin
c. Usia
d. Alamat (kota domisili).
Sebelum masuk ke dalam kapal, penumpang yang telah
memiliki tiket wajib menyerahkan tiketnya kepada petugas operator
kapal. Petugas operator kapal wajib menyobek tiket dari penumpang.
Kemudian petugas operator kapal tersebut menyerahkan potongan
tiket kepada penumpang.
Berdasarkan Peraturan Menteri Perhubungan Republik
Indonesia Nomor PM 28 Tahun 2016 tentang Kewajiban Penumpang
Angkutan Penyeberangan Memiliki Tiket, setiap penumpang angkutan
penyeberangan baik penumpang pejalan kaki maupun penumpang
pada kendaraan wajib memiliki tiket. Tiket dapat berbentuk potongan
kertas yang dapat dicetak melaui perangkat elektronik, di mana
informasi yang terdapat tiket harus sesuai dengan identitas
penumpang.
Tiket dapat diperoleh pada loket penumpang pejalan kaki, loket
kendaraan penumpang, dan tempat atau layanan tiket berbasis
teknologi informasi. Setiap penumpang wajib menyerahkan tiket
kepada petugas operator kapal. Petugas operator kapal wajib menolak
penumpang yang tidak memiliki tiket untuk masuk kapal angkutan
penyeberangan. Yang dimaksud dengan Operator Kapal adalah Badan
Hukum Indonesia yang kegiatannya mengusahakan kapal yang
digunakan untuk melayani angkutan penyeberangan.
B. METODE PENGAMATAN
1. Lokasi Pengamatan
Menurut H.B. Sutopo (2002: 52-53) dalam bukunya
“Metodologi Penelitian Kualaitatif”, menyatakan bahwa tempat atau
lokasi yang berkaitan dengan sasaran atau permasalahan penelitian
23
juga merupakan salah satu jenis sumber data yang bisa dimanfaatkan
oleh peneliti. Informasi mengenai kondisi dari lokasi peristiwa atau
aktivitas dilakukan bila digali lewat sumber lokasinya baik yang
merupakan tempat maupun lingkungannya. Dari pemahaman lokasi
dan lingkungannya peneliti bisa secara cermat mencoba mengkaji dan
secara kritis menarik kemungkinan simpulan yang berkaitan dengan
permasalahan penelitian. Dari pengamatan pada tempat dengan
keragaman benda yang berada di lokasi, peneliti sering bisa
memperoleh informasi yang berkaitan dengan perilaku atau peristiwa
yang terjadi, atau bahkan sangat berkaitan dengan sikap dan
pandangan para pelakunya.
Pengamatan mengenai administrasi penjualan tiket kapal laut ini
mengambil tempat di PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero)
Cabang Semarang yang merupakan badan usaha pengoperasian kapal
laut yang beralamat di Jalan Mpu Tantular Nomor 25 Semarang.
Lokasi ini dipilih oleh penulis dengan pertimbangan:
a. PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang
dianggap dapat memberikan informasi yang berkaitan dengan
permasalahan yang diamati.
b. Penulis memperoleh izin untuk melakukan pengamatan di tempat
tersebut.
2. Jenis Pengamatan
Pengamatan ini menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif di
mana data yang dikumpulkan berupa kata-kata, kalimat atau gambar
yang memiliki arti lebih dari pada sekedar angka atau frekuensi.
Peneliti menekankan catatan yang menggambarkan situasi sebenarnya
guna mendukung penyajian data (H.B. Sutopo, 2002: 35). Pengamatan
dilakukan dengan menggunakan teknik observasi berperan. Menurut
H.B. Sutopo (2002: 64) menyatakan bahwa teknik observasi
digunakan untuk menggali data dari sumber data yang berupa
24
peristiwa, tempat atau lokasi, dan benda, secara langsung maupun
tidak langsung. Pada observasi langsung dapat dilakukan dengan
mengambil peran atau tak berperan. Spradley dalam H.B. Sutopo
(2002: 65) menjelaskan bahwa pelaksanaan teknik dalam observasi
dapat dibagi menjadi (1) tak berperan sama sekali, (2) observasi
berperan, yang terdiri dari (1) berperan pasif, (2) berperan aktif, (3)
berperan penuh, dalam arti peneliti benar-benar menjadi warga
(bagian) atau anggota kelompok yang sedang diamati.
Jenis observasi yang digunakan dalam pengamatan ini adalah
observasi berperan aktif. H.B. Sutopo (2002: 67), menjelaskan bahwa
dalam observasi berperan aktif peneliti tidak bersikap pasif sebagai
pengamat, tetapi memainkan berbagai peran yang dimungkinkan
dalam suatu situasi yang berkaitan dengan penelitiannya, dengan
mempertimbangkan akses yang bisa diperolehnya yang bisa
dimanfaatkan bagi pengumpulan data. Peneliti bahkan bisa berperan
yang tidak hanya dalam bentuk dialog maupun bercakap-cakap yang
mengarah pada pendalaman dan kelengkapan datanya, tetapi juga bisa
mengarahakan peristiwa-peristiwa yang sedang dipelajari demi
kemantapan datanya.
Di dalam melakukan pengamatan ini selain melihat dan
mengamati setiap peristiwa yang terjadi di lokasi, penulis juga turut
berpartisipasi atau berperan dalam melakukan kegiatan yang berkaitan
dengan permasalahan yang diamati, yaitu mengenai administrasi
penjualan tiket.
3. Penentuan Sampel dan Sumber Data
a. Teknik Penetuan Sampel: Purposive Sampling
Untuk mendapatkan data yang akurat sesuai dengan permasalahan
yang diamati maka penulis harus menentukan teknik penetuan
sampel yang tepat. Menurut H.B. Sutopo (2002: 56) dalam
penelitian kualitatif sumber data yang digunakan tidak mewakili
25
populasinya tetapi cenderung mewakili informasinya. Karena
pengambilan cuplikan didasarkan atas berbagai pertimbangan
tertentu, maka pengertiannya sejajar dengan jenis teknik cuplikan
yang dikenal sebagai sebagai purposive sampling, dengan
kecenderungan peneliti untuk memilih informan yang dianggap
mengetahui informasi dan masalahnya secara mendalam dan dapat
dipercaya untuk menjadi sumber data yang mantap.
b. Sumber Data
Dalam bukunya, H.B. Sutopo menyatakan bahwa pemahaman
mengenai berbagai sumber data merupakan bagian yang sangat
penting bagi peneliti karena ketepatan memilih dan menentukan
jenis sumber data akan menentukan ketepatan dan kekayaan data
atau informasi yang diperoleh. Data tidak akan bisa diperoleh tanpa
adanya sumber data. (2002: 49). Sumber data yang dipilih penulis
adalah:
1) Narasumber (informan)
Dalam penelitian kualitatif posisi sumber data manusia
(narasumber) sangat penting perannya sebagai individu yang
memiliki informasinya. Peneliti dan narasumber di sini
memiliki peran yang sama, dan narasumber bukan sekedar
memberikan tanggapan pada yang diminta peneliti, tetapi ia
bisa lebih memilih arah dan selera dalam menyajikan informasi
yang ia miliki (H.B. Sutopo, 2002: 50).
Untuk mendapatkan data yang dibutuhkan, penulis
menggali informasi dari narasumber yaitu Bapak Edi Rachman
sebagai Assisten Manager Pemasaran dan Penjualan Jasa PT
Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang.
2) Tempat atau Kejadian
Tempat atau lokasi merupakan salah satu sumber data
yang bisa dimanfaatkan oleh peneliti dengan cara mengamati
kondisi dari peristiwa atau aktivitas dari lokasi itu. Dalam hal
26
ini penulis mengamati berbagai kejadian atau aktivitas yang
terjadi di tempat magang khususnya kegiatan yang berkaitan
dengan masalah yang ingin diamati.
Menurut H. B. Sutopo (2002: 51), dari pengamatan pada
peristiwa atau aktivitas, peneliti bisa mengetahui proses
bagaimana sesuatu terjadi secara lebih pasti karena
menyaksikan sendiri secara langsung.
3) Dokumen
H. B. Sutopo (2002: 54), menyatakan bahwa dokumen
merupakan bahan tertulis yang bergayutan dengan suatu
peristiwa atau aktivitas tertentu. Ia merupakan rekaman tertulis
(tetapi juga berupa gambar atau benda peninggalan yang
berkaitan dengan suatu aktivitas atau peristiwa tertentu).
Untuk mendapatkan data dan informasi yang akurat,
penulis harus mampu membaca dan memahami berbagai
literatur yang ditemui di tempat magang baik berupa data,
arsip, atau benda lain yang khususnya yang berkaitan dengan
permasalahan yang diamati.
4. Teknik Pengumpulan Data
Adapun startegi pengumpulan data dalam penelitian kualitatif
secara umum dikelompokkan ke dua cara, yaitu metode atau teknik
pengumpulan data yang bersifat interaktif dan noninteraktif (Goets &
LeCompe dalam H. B. Sutopo, 2002: 58).
Dalam pengamatan ini, teknik pengumpulan data yang
digunakan adalah metode atau teknik pengumpulan data yang bersifat
interaktif yang terdiri dari:
a. Wawancara
Sumber data yang sangat penting dalam penelitian kualitatif adalah
berupa manusia yang dalam posisi sebagai narasumber atau
informan. Untuk mengumpulkan informasi dari sumber data ini
27
diperlukan teknik wawancara, yang dalam penelitian kualitatif
khususnya dilakukan dalam bentuk wawancara mendalam (H. B.
Sutopo, 2002: 58).
Untuk menggali informasi secara akurat penulis melakukan
wawancara kepada pihak yang dianggap mengerti dan menguasai
mengenai permasalahan yang sedang diamati. Wawancara
dilakukan di PT Pelayaran Nasioanal Indonesia (Persero) Cabang
Semarang selama periode magang dengan narasumer Bapak Edi
Rachman selaku Assisten Manager Pemasaran dan Penjualan Jasa.
b. Observasi
Menurut H. B. Sutopo (2002: 64), menyatakan bahwa
teknik observasi digunakan untuk menggali data dari sumber data
yang berupa peristiwa, tempat atau lokasi, dan benda, serta
gambar. Observasi pada pengamatan ini dilakukan dengan
menggunakan teknik observasi berperan aktif.
Teknik observasi berperan aktif dilakukan oleh penulis
selama periode magang di PT Pelayaran Nasional Indonesia
(Persero) sebagai lokasi magang dengan cara mengamati dan turut
aktif dalam kegiatan atau peristiwa yang berkaitan dengan
permasalahan yang diteliti.
c. Pengkajian Dokumen
H. B. Sutopo (2002: 69), menjelaskan bahwa dokumen
merupakan sumber data yang sering memiliki posisi penting dalam
penelitian kualitatif. Dokumen bisa memiliki beragam bentuk, dari
yang tertulis sederhana sampai yang lenih lengkap, dan bahkan
bisa berupa benda-benda lainnya sebagai peninggalan masa
lampau. Peneliti harus bisa bersikap kritis dan teliti terhadap
dokumen sebagai sumber data. Sehingga, selain mencatat isi
penting yang tersurat dalam dokumen harus memahami tentang
maknanya yang tersirat serta dikaji kebenarannya.
28
5. Teknik Analisis Data
Miles & Huber dalam H. B. Sutopo (2002: 91), menyatakan
bahwa dalam proses analisis terdapat tiga komponen utama yang
harus benar-benar dipahami oleh setiap peneliti kualitatif. Tiga
komponen utama tersebut adalah (1) reduksi data, (2) sajian data, dan
(3) penarikan simpulan serta verifikasinya. Tiga komponen tersebut
menurut H. B. Sutopo (2002: 91-93) terlibat dalam proses analisis dan
saling berkaitan serta menentukan hasil akhir analisis.
a. Reduksi Data
Reduksi data merupakan komponen pertama dalam analisis yang
merupakan proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan
abstraksi data dari fieldnote. Proses ini berlangsung terus sepanjang
pelaksanaan penelitian. Reduksi data adalah bagian dari proses
analisis yang mempertegas, memperpendek, membuat fokus,
membuang hal-hal yang tidak penting, dan mengatur data
sedemikian rupa sehingga simpulan penelitian dapat dilakukan.
b. Sajian Data
Sajian data merupakan suatu rakitan organisasi informasi, deskripsi
dalam bentuk narasi yang memungkinkan simpulan penelitian
dapat dilakukan. Sajian ini merupakan rakitan kalimat yang disusun
secara logis dan sistematis, sehingga bila dibaca, akan bisa mudah
dipahami berbagai hal yang tejadi dan memungkinkan peneliti
untuk berbuat sesuatu pada analisis ataupun tindakan lain
berdasarkan pemahamannya tersebut. Sajian data selain dalam
bentuk narasi kalimat, juga meliputi berbagai jenis matriks,
gambar/skema, jaringan kerja kaitan kegiatan, dan juga tabel
sebagai pendukung narasinya.
c. Penarikan Simpulan dan Verifikasi
Simpulan perlu diverifikasi agar cukup mantap dan benar-benar
bisa dipertanggunngjawabkan. Oleh karena itu perlu dilakukan
proses pengulangan untuk tujuan pemantapan, penelusuran data
29
kembali dengan cepat, mungkin sebagai akibat pikiran kedua yang
timbul melintas pada peneliti pada waktu menulis sajian data
dengan melihat kembali sebentar pada catatan lapangan.
Model dari analisis interaktif seperti yang telah dijelaskan di atas
dapat dilihat pada bagan 3.1 berikut ini:
Bagan 2. 2
Model Analisis Interaktif
Sumber: H.B. Sutopo (2002: 96)
Reduksi data dan sajian data ini harus disusun pada waktu peneliti
sudah mendapatkan unit data dari sejumlah unit yang diperlukan dalam
penelitian. Pada waktu pengumpulan data sudah berakhir, peneliti mulai
melakukan usaha untuk menarik kesimpulan dan verifikasinya
berdasarkan semua hal yang terdapat dalam reduksi maupun sajian
datanya. Bla simpulan dirasa kurang mantap karena kurangnya rumusan
dalam reduksimaupun sajian datanya, maka peneliti wajib kembali
melakukan kegiatan pengumpulan data yang sudah terfokus untk mencari
pendukung simpulan yang ada dan juga bagi pendalaman data (H.B.
Sutopo, 2002: 96).
Reduksi
Data
Pengumpulan Data
Penarikan
Simpulan /
Verifikasi
Sajian
Data
30
BAB III
DESKRIPSI LEMBAGA
A. Profil Perusahaan
Nama Perusahaan : PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero)
Nama Sebutan : PT PELNI (Persero)
Bidang Usaha : Pelayaran
Status Badan Hukum : Perseroan Terbatas
Dasar Hukum : Keputusan Menteri Perhubungan Nomor
M.2/1/2 tanggal 28 Februari 1952 dan No.
A.2/1/2 tanggal 19 April 1952
Jumlah Kantor : 1 Kantor Pusat dan 47 Kantor Cabang
1. Kantor Pusat
Alamat : Jalan Gajahmada Nomor 14 Jakarta Pusat
10130
Nomor Telepon : +62-21-6334342
Nomor Fax : +62-21-63854130
Call Center : +62-21-79180606
Website : http://www.pelni.co.id
E-mail : [email protected]
2. Kantor Cabang Semarang
Alamat : Jalan Mpu Tantular Nomor 25 Semarang,
Jawa Tengah
Nomor Telepon : (024) 3546723, 3546723, 3580814
Nomor Fax : 024-3555156
E-mail : [email protected]
B. Sejarah Peusahaan
Sejarah berdirinya PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero)
bermula dengan dikeluarkannya Surat Keputusan Bersama (SKB) antara
31
Menteri Perhubungan dan Menteri Pekerjaan Umum tanggal 5 September
1950 yang isinya mendirikan Yayasan Penguasaan Pusat Kapal-kapal
(PEPUSKA).
Latar belakang pendirian Yayasan PEPUSKA diawali dari penolakan
pemerintah Belanda atas permintaan Indonesia untuk mengubah status
maskapai pelayaran Belanda yang beroperasi di Indonesia, N.V. K.P.M
(Koninklijke Paketvaart Matschappij) menjadi Perseroan Terbatas (PT).
Pemerintah Indonesia juga menginginkan agar kapal-kapal KPM dalam
menjalankan operasi pelayarannya di perairan Indonesia menggunakan
bendera Merah Putih. Pemerintah Belanda dengan tegas menolak semua
permintaan yang diajukan oleh pemerintah Indonesia.
Dengan modal awal 8 (delapan) unit kapal dengan total tonage
4.800 DWT (Death Weight Ton), PEPUSKA berlayar berdampingan
dengan armada KPM yang telah berpengalaman lebih dari setengah abad.
Persaingan benar-benar tidak seimbang ketika itu, karena armada KPM
selain telah berpengalaman, jumlah armadanya juga lebih banyak serta
memiliki kontrak-kontrak monopoli.
Akhirnya pada 28 April 1952 Yayasan Pepuska resmi dibubarkan.
Pada saat yang sama didirikanlah PT PELNI dengan berdasarkan Surat
Keputusan Menteri Perhubungan Nomor M.2/1/2 tanggal 28 Februari
1952 dan No. A.2/1/2 tanggal 19 April 1952, serta Berita Negara Republik
Indonesia No. 50 tanggal 20 Juni 1952. Sebagai Presiden Direktur
Pertamanya diangkatlah R. Ma'moen Soemadipraja (1952-1955).
Delapan unit kapal milik Yayasan Pepuska diserahkan kepada PT
PELNI sebagai modal awal. Karena dianggap tidak mencukupi maka Bank
Ekspor Impor menyediakan dana untuk pembelian kapal sebagai tambahan
dan memesan 45 "coaster" dari Eropa Barat. Sambil menunggu datangnya
"coaster" yang dipesan dari Eropa, PT PELNI mencarter kapal-kapal asing
yang terdiri dari berbagai bendera. Langkah ini diambil untuk mengisi
trayek-trayek yang ditinggalkan KPM. Setelah itu satu persatu kapal-kapal
yang dicarter itu diganti dengan "coaster" yang datang dari Eropa.
32
Kemudian ditambah lagi dengan kapal-kapal hasil pampasan perang dari
Jepang.
Status PT PELNI mengalami dua kali perubahan. Pada tahun 1961
pemerintah menetapkan perubahan status dari Perusahaan Perseroan
menjadi Perusahaan Negara (PN) dan dicantumkan dalam Lembaran
Negara RI No. LN 1961. Kemudian pada tahun 1975 status perusahaan
diubah dari Perusahaan Negara (PN) menjadi Perseroan terbatas (PT)
PELNI sesuai dengan Akte Pendirian No. 31 tanggal 30 Oktober 1975.
Perubahan tersebut dicantumkan dalam Berita Negara RI No. 562-1976
dan Tambahan Berita Negara RI No. 60 tanggal 27 Juni 1976.
Seiring dengan perjalanan waktu dan perkembangan usaha,
perusahaan mengalami beberapa kali perubahan bentuk Badan Usaha.
Pada tahun 1975 berbentuk Perseroan sesuai Akta Pendirian Nomor 31
tanggal 30 Oktober 1975 dan Akte Perubahan Nomor 22 tanggal 4 Maret
1998 tentang Anggaran Dasar PT PELNI yang diumumkan dalam Berita
Negara Republik Indonesia tanggal 16 April 1999 Nomor 31 tambahan
Berita Negara Nomor 2203.
PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) memiliki 47 cabang
yang beroperasi di seluruh Indonesia. Sejarah PT PELNI bersifat
nasionalisasi, sehingga seluruh cabang mengikuti atau menyesuaikan
dengan sejarah PT PELNI Pusat, salah satunya yaitu PT PELNI Cabang
Semarang. Tanggal berdiri dan beroperasinya PT PELNI Cabang
Semarang diperingati dan dirayakan sesuai dengan berdirinya PT PELNI
Pusat, begitu juga dengan seluruh cabang di Indonesia.
C. Kegiatan Usaha
1. Usaha Pokok
Usaha pokok PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) adalah
menyediakan jasa angkutan transportasi laut yang meliputi jasa
angkutan penumpang dan jasa angkutan muatan barang antar pulau.
Saat ini perusahaan mengoperasikan 28 unit armada kapal penumpang
33
yang diklasifikasi berdasarkan kapasitas jumlah penumpang,
diantaranya : Kapal tipe 3.000 pax, tipe 2.000 pax, tipe 1.000 pax, tipe
500 pax, tipe Ro-Ro (Roll on-Roll off) dan 1 unit kapal ferry cepat
dengan kapasitas seluruhnya berjumlah 36.913 penumpang. Disamping
itu PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) juga mengoperasikan 4
unit armada kapal barang dengan total bobot mati berjumlah 1.200 ton.
Wilayah Indonesia yang terdiri dari 17.503 pulau, sangat
membutuhkan sarana transportasi laut untuk menghubungkan pulau-
pulau yang tersebar di seluruh Indonesia. Sesuai SK Dirjen Perla no.
AT 55/I/8/DJPL-06 Tgl 5 April 2006 tentang penetapan jaringan
trayek tetap dan teratur (Liner) angkutan laut penumpang dalam negeri
untuk PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero). Tempat yang
disinggahi berjumlah 91 pelabuhan dengan 47 kantor cabang dan
kurang lebih 300 travel agent yang tersebar diseluruh Indonesia.
Sesuai misinya “Mengelola dan mengembangkan angkutan laut
guna menjamin aksesibilitas masyarakat untuk menunjang
terwujudnya wawasan nusantara”, PT Pelayaran Nasional Indonesia
(Persrro) melaksanakan tanggung jawabnya dengan tidak hanya
terbatas melayari route komersial, tetapi juga melayani pelayaran
dengan route pulau-pulau kecil terluar (Pepres No.78 tahun 2005
tentang Pengelolaan Pulau-pulau Kecil Terluar). Di samping itu
pemanfaatkan sumber daya alam dalam rangka pembangunan yang
berkelanjutan dan pemberdayaan masyarakat dalam rangka
peningkatan kesejahteraan dapat tercapai sesuai target sasaran.
PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang
sampai saat ini melayani perjalanan kapal laut dengan mengoperasikan
atau memberangkatkan 6 kapal motor, yaitu KM Ciremai, KM Egon,
KM Binaiya, dan KM Kelimutu, KM Leuser dan KM Lawit. Route
perjalanan dari kapal-kapal tersebut terdiri dari beberapa pulau di
Indonesia, di mana pelabuhan tujuan oleh kapal yang diberangkatkan
dari pelabuhan Semarang dapat dilihat pada lampiran, yaitu pada
34
Jadwal Keberangkatan Kapal PT PELNI TD Tanjung Mas (Semarang),
Rencana Kedatangan dan Keberangkatan Kapal Penumpang di Tg.
Mas Semarang Bulan Februari 2016 dan Daftar Tarif Tiket Kapal Dari
Pelabuhan Tanjung Mas-Semarang.
2. Usaha Terkait Lainnya
a. Usaha Sampingan
1) Hotel Bahtera Cipayung, Bogor, Jawa Barat
b. Usaha Penunjang (Unit Bisnis Strategis)
1) Angkutan Bandar
2) Keagenan Kapal
3) Dock/Perbengkelan Kapal (Galangan Surya, Surabaya, Jawa
Timur)
4) Pelayanan Penumpang Kapal
5) Property Management PELNI
c. Anak Perusahaan
1) PT. SBN : Bongkar Muat & EMKL
2) PT. PIDC : Freight Forwarding, Pengelolaan Over bagasi
3) Rumah Sakit PELNI
D. Sumber Daya Manusia
Selain terus meningkatkan pelayanan dan produktifitas kepada para
karyawan, manajemen menyadari bahwa sumber daya manusia merupakan
sebuah aset terbesar dan juga merupakan salah satu kunci utama untuk
mempertahankan posisi perusahaan sebagai pelaku pasar yang kuat dan
layak diperhitungkan dalam era globalisasi.
Sejalan dengan hal tersebut, perusahaan mengembangkan program
pelatihan khusus dan berkala yang ditujukan untuk meningkatkan
kemampuan teknis dan manajerial para karyawannya.
35
1. Tenaga Kerja
Jumlah sumber daya manusia pada akhir tahun 2012
diperkirakan sebanyak 4.535 pegawai dengan rincian sebagai berikut:
a. PT. PELNI
1) Kantor Pusat : 405
2) Kantor Cabang : 568
3) Pegawai Laut/ABK : 2.588
Sub Jumlah : 3.561 Pegawai
b. Usaha Sampingan
1) Galangan Surya : 20
2) Wisma Bahtera Cipayung : 23
Sub Jumlah : 43 Pegawai
c. Perusahaan Anak
1) PT SBN : 136
2) RS. PELNI Petamburan : 792
3) PT PIDC : 3
Sub Jumlah : 931 Pegawai
Jumlah Total : 4.535 Pegawai
d. Jumlah Tenaga Kerja PT PELNI (Persero) Cabang Semarang: 18
Pegawai
2. Pelatihan
Perusahaan telah mengembangkan program pelatihan khusus
dan berkala untuk meningkatkan keahlian operasional para
karyawannya. Pelatihan dititikberatkan pada spesialisasi teknik dan
manajerial dibidang masing-masing guna meningkatkan kinerja dan
kompetensi yang mengarah pada peningkatan mutu pelayanan yang
berkualitas tinggi.
Profesionalisme ABK (Anak Buah Kapal) yang dilengkapi
dengan Sertifikasi Pengawakan (sesuai STCW 95) antara lain:
a. Sertifikat Keahlian:
1) ANT (Ahli Nautika Tingkat)
36
2) ATT (Ahli Teknik Tingkat)
b. Sertifikat Ketrampilan:
1) BST (Basic Safety Training)
2) AFF (Advance Fire Fighting)
3) GMDSS (Global Maritime Distress Safety Sistem)
4) SCRB (Survival Craft and Rescue Boat)
5) MEFA (Medical First Aid)
6) Medical Care on Board
7) Radar Simulator
8) ARPA Simulator
9) Crowd Management
10) Crisis Management
11) BRM (Bridge Resource Management)
E. Tata Kelola Perusahaan
PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) memiliki kewajiban
untuk menerapkan tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate
Governance) dengan tujuan agar perusahaan memiliki daya saing yang
kuat, baik secara nasional maupun internasional sehingga mampu
mempertahankan keberadaannya dan hidup berkelanjutan untuk mencapai
maksud dan tujuan Bada Usaha Milik Negara (BUMN) serta terciptanya
dunia usaha yang semakin dinamis dan kompetitif.
Penerapan tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate
Governance) di lingkungan PT PELNI (Persero) sesuai dengan Peraturan
Menteri Negara BUMN tanggal 01 Agustus 2011 nomor: PER-01
/MBU/2011 tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan yang Baik (Good
Corporate Governance) pada Badan Usaha Milik Negara dan Surat
Keputusan Sekretaris Kementerian BUMN nomor: SK-16/S.MBU/2012
tanggal 6 Juni 2012 tentang Indikator/Parameter Penilaian dan Evaluasi
atas Penerapan Tata Kelola Perusahaan yang Baik (Good Corporate
Governance) pada Badan Usaha Milik Negara.
37
Dengan memperhatikan pentingnya tujuan penerapan GCG, maka
PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) berkomitmen untuk mengelola
perusahaan sesuai dengan prinsip-prinsip GCG yaitu transparancy,
accountability, responsibility, indepedency dan fairness.
Komitmen ini diwujudkan dalam:
1. Pedoman GCG & SK Pedoman GCG PT Pelayaran Nasional
Indonesia (Persero)
2. Pedoman Code of conduct & SK Pedoman Code of Conduct PT
Pelayaran Nasional Indonesia (Persero)
3. Tata Laksana Kerja (Bord Manual) Direksi & Dewan Komisaris PT
Pelayaran Nasional Indonesia (Persero)
4. Benturan Kepentingan (Conflict of Interest) PT Pelayaran Nasional
Indonesia (Persero):
a. Benturan Kepentingan Dewan Komisaris
b. Benturan Kepentingan Direksi
5. Pakta Integritas PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero)
a. Pakta Integritas Dewan Komisaris
b. Pakta Integritas Direksi
6. Pedoman Penanganan Gratifikasi PT Pelayaran Nasional Indonesia
(Persero)
7. Manajemen risiko PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero)
8. Annual Report PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero):
a. AR 2009
b. AR 2010
c. AR 2011
d. AR 2012
e. AR 2013
f. AR 2014
Aturan dan ketetapan tersebut di atas merupakan dasar bagi insan PELNI
untuk menjalankan perusahaan.
38
F. Visi dan Misi Perusahaan
1. Visi:
“Menjadi Perusahaan Pelayaran yang Tangguh dan pilihan Utama
Pelanggan”
2. Misi:
a. Mengelola dan mengembangkan angkatan laut guna menjamin
aksesibilitas masyarakat untuk menunjang terwujudnya wawasan
nusantara.
b. Meningkatkan kontribusi pendapatan bagi negara, karyawan serta
berperan di dalam pembangunan dan pelayanan kepada
masyarakat.
c. Meningkatkan nilai perusahaan melalui kreativitas, inovasi, dan
pengembangan kompetensi Sumber Daya Manusia.
d. Menjalankan usaha secara adil dengan memperhatikan azas
manfaat bagi semua pihak yang terlibat (Stakeholders), dan
menerapkan prinsip-prinsip Good Corporate Governance (GCG).
G. Budaya Perseroan
Dalam mencapai visinya, PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero)
berkomitmen untuk menerapkan Tata Nilai Utama (Core Value) sebagai
berikut:
1. Integritas
Setiap INSAN PELNI harus bertindak dengan integritas (kejujuran,
konsisten, komitmen, berani dan dapat dipercaya) dalam rangka
mencapai keunggulan dalam kinerja berdasarkan tuntutan
“stakeholders”
2. Service Exellence
Fokus pada pelanggan untuk memberikan pelayanan prima dan
memastikan produk atau jasa yang dikerjakan dapat memenuhi
kebutuhan pelanggan
39
3. Continous Learning
Setiap INSAN PELNI harus mampu mentransformasikan dirinya
secara berkelanjutan, berdasarkan tuntutan yang sedang maupun akan
terjadi
4. Careness
Menjaga keselamatan, keamanan dan kesehatan lingkungan untuk
pekerja, mitra kerja, pelanggan maupun masyarakat pada umumnya.
40
H. Struktur Organisasi dan Deskripsi Pekerjaan PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang
1. Struktur Organisasi
Bagan 3. 1
Struktur Organisasi PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang
Sumber: PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang.
41
3. Deskripsi Tugas dan Pekerjaan
a. Kepala Cabang
1) Menyiapkan konsep rencana kerja jangka panjang, menengah,
pendek, dan program kerja perusahaan di cabang
2) Melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan, perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan, pengendalian, dan pelaporan
bidang perencanaan, pendayagunaan dan pengembangan usaha
cabang
3) Melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan, perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan, pengendalian, dan pelaporan
bidang adm. cabang
4) Mengorganisir dan mengendalikan efektivitas serta efisiensi
kegiatan property management, meliputi bidang perencanaan,
pendayagunaan, dan pengembangan usaha serta adm. cabang
5) Memantau dan mengkoordinir penyelenggaraan kegiatan
bidang perencanaan, pendayagunaan dan pengembangan serta
administrasi di Kantor Sub. Cabang
6) Mengorganisir dan mengendalikan kegiatan cabang, yang
meliputi kegiatan: perencanaan, pendayagunaan, dan
pengembangan usaha serta administrasi Cabang
7) Mengorganisir dan mengendalikan pengelolaan SDM
pelaksana kegiatan di cabang
8) Mengorganisir dan mengendalikan ketertiban pengelolaan adm.
Kegiatan cabang
9) Mengorganisir dan mengendalikan kegiatan pengelolaan data,
informasi dan pelaporan hasil kegiatan di cabang
10) Melaksanakan tugas tambahan dan tugas lain yang diberikan
oleh atasan atau BOD.
42
b. Kepala Operasi
1) Menyiapkan konsep rencana kerja jangka panjang, menengah,
pendek, dan program kerja perusahaan di bidang perencanaan,
pengendalian dan pengembangan kegiatan usaha cabang
2) Menyiapkan konsep pengaturan kebijakan, kegiatan
perencanaan, pengendalian dan pengembangan usaha cabang
yang meliputi penyiapan administrasi, pengelolaan dan
pengendalian operasional usaha cabang serta dokumen
termasuk dan tidak terbatas meliputi kegiatan sebagaimana
dibutuhkan dalam kegiatan pemasaran jasa perusahaan,
pelayanan kapal, Departure Control System (DCS),
pemanfaatan fasilitas kepelabuhanan, penetapan dan
pengendalian operasi layanan kapal sesuai dengan ketentuan
yang berlaku agar dicapai kinerja produksi jasa angkutan laut,
on time performance kapal, kepuasan pengguna jasa (customer
satisfaction) serta efektivitas dan efisiensi usaha cabang yang
optimal
3) Menyelenggarakan kegiatan perencanaan, pengendalian, dan
pengembangan usaha cabang yang meliputi penyiapan
administrasi, pengelolaan dan pengendalian operasional usaha
cabang serta dokumen termasuk dan tidak terbatas meliputi
kegiatan sebagaimana dibutuhkan dalam kegiatan pemasaran
jasa perusahaan, pelayanan kapal, Departure Control System
(DCS), pemanfaatan fasilitas kepelabuhanan, penetapan dan
pengendalian operasi layanan kapal sesuai dengan ketentuan
yang berlaku agar dicapai kinerja produksi jasa angkutan laut,
on time performance, kepuasan pengguna jasa (customer
satisfaction), serta efektivitas dan efisiensi usaha cabang yang
optimal
4) Memantau, mengkoordinir dan mengendalikan
penyelenggaraan kegiatan perencanaan dan pengendalian
43
kegiatan operasi pelayanan kapal perusahaan pada Kantor
Cabang
5) Mengorganisir dan mengendalikan pengelolaan SDM
pelaksana kegiatan perencanaan dan pengendalian operasional
usaha cabang
6) Mengorganisir dan mengendalikan ketertiban pengelola
administrasi kegiatan perencanaan dan pengendalian usaha
cabang
7) Mengorganisir dan mengendalikan kegiatan pengelolaan
administrasi usaha cabang
8) Mengorganisir dan mengendalikan kegiatan pengelolaan data,
informasi, dan pelaporan serta laporan khusus hasil kegiatan
perencanaan dan pengendalian layanan usaha cabang sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
9) Melaksanakan tugas tambahan dan tugas lain-lain yang
diberikan oleh atasan.
c. Kepala Administrasi Keuangan
1) Menyiapkan konsep rencana kerja jangka panjang, menengah,
pendek dan program kerja perusahaan di bidang administrasi
keuangan
2) Menyiapkan konsep pengaturan kebijakan administrasi
keuangan perusahaan termsuk pembuatan pedoman
pengelolaan hutang, pencairan piutang, penempatan dana,
penerimaan dan pengeluaran kas/bank berikut verifikasi bukti-
buktinya, pemotongan dan penyetoran iuran pegawai,
administrasi dan penyimpanan surat berharga serta bkti-bukti
kekayaan perusahaan
3) Mengorganisir dan mengendalikan efektivitas serta efisiensi
kegiatan administrasi keuangan perusahaan
44
4) Memantau dan mengkoordinir penyelenggaraan kegiatan
administrasi keuangan perusahaan di kantor cabang, kapal, dan
SBU
5) Mengorganisir dan mengendalikan kegiatan administrasi
keuangan, termasuk pengelolaan hutang, pencairan piutang,
penempatan dana, penerimaan dan pengeluaran kas/bank
berikut verifikasi bukti-buktinya, pemotongan dan penyetoran
iuran pegawai, administrasi dan penyimpanan surat berharga
beserta bukti-bukti kekayaan perusahaan yang optimal
6) Mengorganisir dan mengendalikan pengelolaan SDM
pelaksana kegiatan administrasi keuangan
7) Mengorganisir dan mengendalikan ketertiban pengelolaan
administrasi kegiatan administrasi keuangan perusahaan
8) Mengorganisir dan mengendalikan kegiatan pengelolaan
administrasi perkantoran bidang administrasi keuangan
9) Mengorganisir dan mengendalikan kegiatan pengelolaan data,
informasi dan pelaporan hasil kegiatan administrasi keuangan
perusahaan
10) Mengorganisir dan mengendalikan kegiatan administrasi
perkantoran dan layanan umum kerumahtanggaan kantor
cabang
11) Melaksanakan tugas tambahan dan tugas-tugas lain yang
diberikan oleh atasan.
d. Asisten Manager Keuangan
1) Penyerahan RKA
2) Ketepatan Laporan Perpajakan
3) Penyerahan Laporan Bulanan
4) Penyerahan Laporan Triwulan
5) Penyerahan Laporan Tahunan
e. Asisten Manager Pelayanan Jasa
1) Penyerahan RKA
45
2) Realisasi RKA
3) Response Time atas masalah operasional
4) Service ability performance peralatan penunjang pelayanan
5) Tanggal akhir pelaporan berkala
6) Melaksanakan pengawasan EMB/DBD
f. Asisten Manager Pemasaran dan Penjualan Jasa
1) Penyerahan SKA
2) Realisasi SKA
3) Melakukan pengawasan terhadap kegiatan penjualan tiket kapal
4) Melakukan pengawasan terhadap kegiatan boarding di
pelabuhan
5) Pelaporan hasil penjualan tiket harian
g. Pjs. Asisten Manager Sumber Daya Manusia (SDM) dan Umum
1) Penyerahan SKA
2) Realisasi SKA
3) Penyiapan fasilitas bidang umum (pemeliharaan aset atau
inventaris)
4) Produktivitas SDM
5) Tanggal akhir pelaporan berkala RKA
6) Pelaporan absensi
h. Senior Staff 1
1) Membuat konsep surat-surat (surat keluar cabang, nota dinas,
SPJ dan lain-lain dan pengarsipan)
2) Melakukan rekap data aset dan inventaris cabang
3) Membuat data check list dan kontrol service aset atau
inventaris barang kantor
4) Kegiatan pelayanan tamu
5) Melakukan koordinasi dengan instansi terkait pelaksanaan
sertifikasi ABK (insidental)
i. Junior Staff 1
1) Membuat JV
46
2) Melayani permintaan tiket, administrasi agent atau travel
3) Membuat laporan tiket bulanan
4) Membuat laporan bulanan, triwulan ke kantor pusat
5) Administrasi tiket batal dan rusak
j. Junior Staff 2
1) Melaksanakan kegiatan penjualan tiket kapal penumpang
2) Mencetak laporan penjualan tiket harian
k. Junior Staff 3
1) Membuat surat-surat pelk clearence kapal
2) Mengajukan biaya uang rambu ke kapal
3) Melakukan koordinasi ke instansi terkait utk proses clearence
4) Melaksanakan EMB/DBD kapal
5) Melaksanakan clearence kapal turis
l. Sub Cabang Cirebon
1) Melakukan kegiatan Administrasi ticketing (penjualan,
membuat rekap dan laporan ticketing, entry data ticketing
oracle)
2) Melakukan pengecekan, pemeliharaan aset kantor sub cabang
Cirebon
3) Melakukan Administrasi keuangan (membuat estimasi biaya
dan melaporkan ke Cabang Semarang, administrasi
pembayaran telepon, listrik, air, administrasi pembayaran
pensiun)
4) Melakukan administrasi umum (pembayaran SPJ, surat
pengantar berobat, clearence in out)
m. Junior Officer 1
1) Membuat atau menghitung biaya disbursement kapal keagenan
lokal atau asing
2) Membuat surat keluar utk urusan UPK
3) Membuat invoice kapal-kapal keagenan
4) Mengurus perpanjangan sertifikat kapal-kapal
47
5) Membuat laporan sweping kapal-kapal
6) Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait proses
clearence
n. Junior Officer 2
1) Membuat dokumen atau surat-surat internal
2) Kegiatan pelayanan tamu
3) Melakukan rekap data OB
o. Kasir
1) Membuat BPU
2) Membayar tagihan CBV
3) Membuat laporan posisi keuangan
4) Membuat daftar dan melakukan pembayaran pensiunan PELNI
p. Administrasi Officer 1
1) Mengentry data kas harian
2) Memilah dan mengarsip data kas, bank, memo, dan dokumen
lainnya
3) Membantu membuat laporan ticketing bulanan
4) Mengumpulkan data-data KP1danKP2 Keagenan
5) Mengambil rekening koran Mandiri dan BNI
6) Mencetak dan mengarsip buku besar
q. Administrasi Officer 2
1) Membuat jadwal kapal
2) Mengetik PPKB masuk
3) Menyiapkan tangga kapal
4) Menghubungi petugas air pelindo
5) Melaksanakan EMB/DBD
6) Mencatat laporan harian
7) Membuat laporan bulanan ke ADPEL PELINDO
r. Administrasi Officer 3
1) Melengkapi nomor Dokumen BL
2) Membuat resi mualim, cargo list, tiket kendaraan, BPU
48
3) Menyelesaikan pembuatan manifest
4) Menyelesaikan laporan B60B
5) Melakukan penggandaan atau arsip muatan
Dalam pengamatan ini, penulis mempelajari mengenai
administrasi penjualan tiket kapal laut, di mana pada PT Pelayaran
Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang penjualan tiket
dilakukan oleh Petugas Loket sebagai Staff Pemasaran dan Penjualan
Jasa yang bertugas di bawah Asisten Manager Pemasaran dan
Penjualan Jasa. Semua urusan penjualan tiket menjadi tugas dan
tanggung jawab Petugas Loket atau Staff Pemasaran dan Penjualan
Jasa dengan pengawasan dari Asisten Manager Pemasaran dan
Penjualan Jasa. Petugas Loket bertanggung jawab atas penjualan
sampai dengan pencetakan Rekapitulasi Kas List Harian Loket,
sedangkan untuk pelaporan Rekapitulasi tersebut menjadi tanggung
jawab Asisten Manager Pemasaran dan Penjualan Jasa.
49
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
Administrasi penjualan tiket kapal laut merupakan serangkaian kegiatan
yang menyangkut proses penjualan tiket, syarat dan ketentuan serta dokumen-
dokumen yang dibutuhkan dalam proses penjualan tersebut. Dalam hal ini, penulis
membahas tentang administrasi penjualan tiket kapal laut di PT Pelayaran
Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang yang telah penulis pelajari selama
magang. Rangkaian kegiatan administrasi penjualan tiket kapal laut yang akan
penulis sampaikan berkaitan dengan hal-hal berikut:
A. Prosedur Pembelian Tiket
Semua proses yang berkaitan dengan kegiatan pemasaran tiket,
termasuk penjualan tiket PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) diatur
dengan adanya Standard Operasional Procedure (SOP) Pemasaran Tiket
PT PELNI (Persero). Sesuai ketentuan umum penjualan tiket PELNI, tiket
dapat dijual mulai H-90 sebelum keberangkatan kapal sampai 2 (dua) jam
sebelum keberangkatan kapal kecuali ditentukan lain oleh ketentuan
umum perusahaan. Penjualan tiket wajib dilakukan secara online melalui
aplikasi ticketing kecuali dalam hal terjadi gangguan sistem ticketing dan
force majure dilayani secara offline menggunakan blanko tiket.
Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan oleh penulis, tahap awal
dari semua rangkaian kegiatan penjualan tiket adalah adanya pesanan dari
pembeli. Dari pemesanan ini, kemudian dapat terjadi transaksi jual-beli
tiket. Pembelian tiket dapat dilakukan oleh calon penumpang ataupun
diwakilkan dengan cara datang langsung ke loket penjualan tiket di kantor
PT Pelayanan Nasional Indonesia (Persero) di cabang-cabang terdekat atau
di agen resmi penjulan tiket PELNI yang telah terdaftar. Sesuai
pengamatan penulis serta dokumen yang diperoleh penulis selama
magang, tatacara pembelian tiket sesuai dengan Standard Operasional
50
Procedure (SOP) Pemasaran Tiket PT PELNI (Persero) adalah sebagai
berikut:
1. Mengisi formulir yang disediakan petugas secara gratis dengan jelas.
Setiap calon pembeli yang datang di loket penjualan tiket atau di
agen penjualan tiket PELNI akan diberikan selembar formulir
pemesanan tiket secara gratis. Formulir ini wajib diisi dengan jelas dan
lengkap oleh pembeli, karena data yang tercantum di dalam formulir
tersebut akan digunakan sebagai referensi untuk proses issued atau
pengisian data tiket agar tiket dapat dicetak. Data yang harus diisi
dalam formulir ini terdiri dari nama kapal; tujuan; tanggal
keberangkatan; kelas yang diinginkan; identitas penumpang yang
terdiri dari: nama calon penumpang (sesuai dengan kartu identitas),
jenis kelamin serta usia calon penumpang; identitas pemohon atau
pemesan yang terdiri dari: nama pemohon, alamat, nomor telepon atau
HP, nomor KTP/Pasport; tanda tangan pemohon atau pemesan.
Bentuk formulir pemesanan tiket tersebut adalah sebagai berikut:
Gambar 4. 1
Formulir Pemesanan Tiket
Sumber: Loket Penjualan Tiket PT Pelayaran Nasional Indonesia
(Persero) Cabang Semarang.
51
2. Menyerahkan formulir yang telah diisi kepada loket yang telah tersedia
secara tertib, antri.
Setelah mengisi formulir yang diberikan secara jelas dan
lengkap, calon pembeli dapat menyerahkan formulir tersebut kepada
petugas loket yang melayani. Pembeli harus tertib dan antri dengan
sesama pembeli lainnya agar proses pembelian dapat berjalan dengan
lancar.
3. Petugas menerima formulir kemudian tiket di-issued.
Dari data yang telah tercantum pada formulir, petugas kemudian
dapat melakukan pengisian data tiket atau issued tiket. Pengisian data
tiket ini dilakukan dengan menggunakan aplikasi ticketing milik PT
Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) melalui menu penjualan. Data
yang diisikan pada proses issued ini harus sesuai dengan data yang
tercantum pada formulir agar tidak terjadi kesalahan pada hasil
pencetakan tiket berkaitan dengan identitas calon penumpang.
4. Calon pembeli tiket menyerahkan uang sesuai permintaan petugas
loket berdasarkan formulir kemudian tiket diserahkan.
Setelah semua data yang diperlukan selesai di-input pada
aplikasi ticketing, maka akan muncul berapa harga atau tarif yang
harus dibayarkan oleh calon pembeli sesuai dengan ketentuan tarif
yang berlaku. Sebelum tiket dicetak, petugas loket akan meminta uang
kepada calon pembeli sejumlah total harga yang harus dibayarkan.
Setelah pembeli menyerahkan uang yang dimaksud, petugas kemudian
mencetak tiket yang dipesan dan menyerahkannya kepada pembeli.
5. Calon pembeli harus memperhatikan apakah tiket yang diterima dari
petugas sudah sesuai dengan permintaan sebelum meninggalkan ruang
antrian.
Pembeli harus teliti dan melakukan pengecekan setelah
menerima tiket yang diberikan oleh petugas sebelum meninggalkan
tempat antrian untuk memastikan ada atau tidaknya kesalahan data
atau informasi yang tercantum pada tiket yang diterimanya. Jika semua
52
informasi yang tertera pada tiket sudah benar, maka pembeli dapat
meninggalkan loket.
B. Prosedur Penunjukkan Agen Penjualan tiket PT Pelayaran Nasional
Indonesia
Menurut informan di tempat magang, selain dilakukan di loket-loket
penjualan tiket di kantor cabang PT Pelayaran Nasional Indonesia
(Persero), penjualan tiket kapal PT PELNI juga dapat dilakukan pada
agen-agen resmi penjualan tiket PT PELNI. Agen resmi penjualan tiket
kapal PT PELNI adalah badan usaha yang telah memiliki kontrak resmi
atau telah ditetapkan sebagai agen penjualan tiket PT Pelayaran Nasional
Indonesia (Persero). Proses pemesanan tiket sampai dengan pencetakan
tiket yang dilakukan pada agen penjualan adalah sama dengan proses
penjualan di loket cabang PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero),
tetapi untuk pembelian tiket di agen penjualan akan dikenakan biaya
administrasi sebesar Rp 10.000,-.
Berdasarkan hasil wawancara penulis dengan narasumber, syarat
umum untuk dapat menjadi agen penjualan tiket PT Pelayaran Nasional
Indonesia (Persero) adalah sebagai berikut:
1. Berbentuk badan hukum, seperti PT, CV, Firma serta badan usaha
berbadan hukum lainnya.
2. Memiliki Akte Pendirian Perusahaan
3. Memiliki Tanda Daftar Perusahaan (TDP)
4. Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
5. Memiliki Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)
6. Sebagai Anggota Asosiasi Travel
7. Memiliki Surat Keterangan Domisili Perusahaan (SKDP)
8. Memiliki perangkat komputer on-line dengan sistem PT PELNI
9. Memiliki jaringan telepon dan email
10. Memiliki brankas untuk penyimpanan blanko tiket
11. Memasang papan nama dengan standar PT PELNI.
53
Selain syarat-syarat umum di atas, badan usaha yang ingin menjadi
agen penjualan tiket kapal PT Pelayaran Nasioanal Indonesia (Persero)
juga harus memenuhi persyaratan lain yaitu berupa persyaratan kantor
agen penjualan yang terdiri dari:
1. Memiliki struktur organisasi perusahaan.
2. Memiliki pegawai dengan kompetensi sesuai kebutuhan standar dan
memiliki sertifikasi standar reservasi PT PELNI.
3. Menempati gedung kantor yang dilengkapi dengan:
a. Telepon atau akses internet
b. Facsimile
c. E-mail
d. Papan informasi
e. Komputer.
4. Memilki papan nama informasi agen penjualan tiket kapal PT PELNI
yang disertai pemasangan logo PT Pelayaran Nasioanal Indonesia
(Persero).
5. Agen penjualan tiket wajib memasang syarat dan ketentuan
pengangkutan penumpang serta tarif tiket penumpang angkutan laut.
Proses untuk menjadi agen penjulan tiket PT Pelayaran Nasional
Indonesia (Persero) melalui beberapa tahap, yaitu sebagai berikut:
1. Calon agen penjualan mengajukan permohonan secara tertulis yang
ditujukan kepada Direktur Komersial serta melampirkan kelengkapan
persyaratan umum.
2. Senior Manager PKP mengevaluasi surat permohonan calon agen,
kelengkapan atau kebenaran administrasi, dan melakukan survei
lokasi.
3. Apabila hasil evaluasi dan survei menyatakan kebenaran dan layak
untuk disetujui, selanjutnya Senior Manager PKP memberitahukan
persetujuannya secara tertulis melalui surat kepada calon Agen
Penjualan Tiket Kapal PT PELNI.
54
4. Setelah mendapat persetujuan dari Senior Manager PKP, Agen
Penjualan Tiket Kapal PT PELNI diminta untuk mempersiapkan
infrastruktur yang dibutuhkan dengan spesifikasi yang diatur lebih
lanjut dalam perjanjian.
5. Apabila infrastruktur dinyatakan siap beroperasi, dilakukan penanda
tanganan kontrak perjanjian kerjasama oleh Kepala Cabang dengan
pimpinan Agen Penjualan Tiket Kapal PT Pelayaran Nasional
Indonesia (Persero).
6. Divisi PKP memberikan nomor registrasi atau ijin akses online kepada
Agen Penjualan Tiket Kapal PT Pelayaran Nasional Indonesia
(Persero).
Untuk membuat perikatan antara PT Pelayaran Nasional Indonesia
(Persero) dengan Agen Penjualan, dituangkan dalam kontrak Perjanjian
Kerja Sama yang ditanda tangani oleh Direktur Komersial dan Pimpinan
Agen Penjualan. Perjanjian dibuat rangkap dua dan masing-masing
bermaterai cukup dengan kekuatan hukum yang sama untuk masing-
masing pihak. Lingkup hak dan kewajiban PT Pelayaran Nasional
Indonesia (Persero) dengan agen penjualan diatur dalam perjanjian atau
Kontrak yang telah disepakati.
Setelah resmi menjadi agen penjualan tiket kapal PT Pelayaran
Nasional Indonesia (Persero), agen penjualan dapat melakukan
pengambilan blanko tiket kapal PT PELNI ke kantor cabang. Proses
permintaan blanko tiket oleh agen penjualan ke kantor cabang adalah
sebagai berikut:
1. Pimpinan agen penjualan membuat permintaan tiket kepada Kepala
Cabang PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) setempat sesuai
dengan kebutuhan dengan melampirkan:
a. Daftar rekapitulasi penjualan tiket
b. Laporan sisa blanko tiket yang belum terjual
c. Laporan tiket yang rusak
d. Bukti pembayaran penggantian tiket rusak
55
e. Laporan tiket batal
f. Laporan blanko tiket hilang bilamanna terjadi kehilangan blanko
tiket dengan menjelaskan penyebab kehilangan dan melampirkan
keterangan kehilangan dari kepolisian
g. Bukti pembayaran penggantian tiket hilang
h. Surat kuasa pengambilan tiket apabila dikuasakan.
2. Jumlah fisik tiket yang menjadi stock agen penjualan harus sesuai
dengan jumlah uang jaminan tiket yang didepositkan.
3. Agen penjualan diperkenankan menambah jumlah jaminan tiket
dengan membayar uang penambahan jaminan tiket yang didepositkan.
4. Besaran uang jaminan per tiket diatur dalam Peraturan Perusahaan PT
Pelayaran Nasioanal Indonesia (Persero)
5. Surat permintaan blanko tiket dari agen penjualan ke kantor cabang
diproses selambat-lambatnya satu hari setelah diterima di kantor
cabang.
6. Setelah memeriksa permintaan blanko tiket dari agen penjualan dan
mempertimbangkan persediaan, maka cabang mengalokasikan dan
selanjutnya agen penjualan mengambil blanko tiket.
7. Pengambilan blanko tiket disesuaikan data tiket pada aplikasi
ticketing.
Sesuai keternggan dari narasumber, ketentuan pembayaran Deposit
dan Jaminan Transaksi Agen Penjualan Tiket PT Pelayaran Nasional
Indonesia (Persero) dilakukan dengan cara menyetor atau transfer ke
rekening PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) pada bank yang
ditunjuk. Setelah agen penjualan melakukan pembayaran deposit transaksi,
maka jumlah saldo akan berubah secara otomatis pada aplikasi ticketing.
Kerjasama antara PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) dengan
Agen Penjualan dalam hal penjualan tiket ini dapat berakhir dengan
ketentuan-ketentuan tertentu sesuai dengan peraturan yang telah
disepakati. Sesuai dengan tata auran penjualan tiket, PT Pelayaran
Nasioanl Indonesia (Persero) Cabang melakukan evaluasi terhadap Agen
56
Penjualan tiket PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) berdasarkan
kinerja tahunan yang mencakup beberapa aspek meliputi pencapaian
kinerja, administrasi dan keuangan yang hasilnya akan digunakan sebagai
bahan pertimbangan utama untuk memperpanjang kerjasama pada tahun-
tahun berikutnya.
Saat ini PT Pelayaran Nasioanal Indonesia (Persero) Cabang
Semarang memiliki 22 Agen Penjualan Resmi. Daftar agen resmi tersebut
dapat dilihat pada lampiran di bawah rencana kedatangan dan
keberangkatan kapal penumpang di Tg. Mas Semarang bulan Februari
2016.
C. Prosedur Issued dan Pencetakan Tiket
Proses issued atau entry data tiket adalah salah satu proses dalam
kegiatan pelayanan penjualan tiket kepada pelanggan, di mana proses ini
terjadi setelah ada pemesanan dari pelanggan untuk kemudian dapat
mencetak tiket yang telah dipesan. Pengisian atau input data tiket
dilakukan oleh petugas loket yang melayani penjualan tiket setelah
menerima formulir yang telah diisi lengkap oleh pemesan atau calon
pembeli. Seperti yang dijelaskan pada prosedur pembelian tiket bahwa
data yang di-input harus sesuai dengan yang tertulis pada formulir. Semua
proses entry data tiket dilakukan secara online menggunakan aplikasi
ticketing. Menurut hasil wawancara penulis dengan narasumber, aplikasi
ticketing adalah aplikasi oracle yang diciptakan khusus untuk pengelolaan
tiket. Aplikasi ticketing dapat dibuka dan digunakan bagi pihak-pihak yang
berkepentingan atau pihak yang memiliki tugas pokok dan fungsi
berkaitan dengan ticketing. Informasi yang terdapat dalam aplikasi ini juga
dapat diakses oleh pihak-pihak yang berkepentingan berdasarkan
kewenangannya masing-masing sesuai dengan password yang telah
dimiliki untuk login pada aplikasi ini, maka informasi yang dapat diakses
adalah informasi yang sesuai dengan batas kewenangan mereka.
57
Komputer yang digunakan pada loket penjualan tiket adalah
komputer yang telah di-setting dengan aplikasi ticketing. Sesuai dengan
hasil pengamatan yang telah dilakukan penulis selama berpartisipasi dalam
penjualan tiket, untuk melakukan penjualan dengan proses issued secara
online, harus memperhatikan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Login
Langkah pertama yang harus dilakukan oleh petugas loket
adalah aplikasi ticketing untuk dapat login. Setelah aplikasi ticketing
terbuka, maka akan muncul tampilan sebagai berikut:
Ketika muncul tampilan seperti di atas, petugas harus login
dengan mengisi kolom username dan password yang mereka miliki.
Jika sudah diisi dengan benar, kemudian klik login maka petugas
sudah masuk pada aplikasi ticketing.
2. Pilih user type
58
Saat sudah login, secara otomatis aplikasi ticketing akan
memunculkan tampilan sebagai berikut:
Klik pada tanda panah ke bawah pada kolom user type,
kemudian akan muncul pilihan sebagai berikut:
59
Untuk penjualan tiket, maka petugas loket harus memilih loket
dengan cara menyorot kemudian klik pada tulisan loket, setelah itu
klik go di bawah kolom user type.
3. Pilih menu pada tampilan menu utama
Tampilan menu utama akan muncul setelah user type nya telah
ditentukan. Tampilan menu utama yang muncul untuk tipe loket dan
password oleh petugas penjualan tiket adalah sebagai berikut:
Untuk melakukan penjualan, tentu saja pilih menu penjualan
dengan cara klik pada menu penjualan.
4. Pilih sub menu pada menu penjualan
Pada menu penjualan terdapat 3 pilihan menu lagi yaitu sebagai
berikut:
60
Penjualan termasuk dalam kegiatan transaksi, maka menu
selanjutnya yang harus dipilih adalah menu transaksi. Caranya adalah
dengan klik tanda panah pada samping tulisan transaksi dan kemudian
akan muncul sub menu di bawah menu transaksi seperti di bawah ini:
61
Saat sudah muncul tampilan sub menu transaksi seperti di atas,
langkah selanjutnya adalah dengan klik tanda panah pada sub menu
penjualan tiket lalu akan muncul pilihan di bawah sub menu penjualan
tiket seperti berikut:
Kemudian pilih atau klik new.
5. Pilih jadwal keberangkatan
Tampilan yang muncul pada aplikasi ticketing ketika sudah
dipilih new pada penjualan tiket adalah sebagai berikut:
62
Yang perlu diisi pertama kali saat sudah muncul tampilan seperti
di atas adalah jadwal keberangkatan kapal. Jadwal keberangkatan diisi
berdasarkan permintaan pemesan sesuai dengan jadwal kapal yang
dimiliki PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang,
yang dapat dilihat pada lampiran. Langkah yang dilakukan yaitu
dengan klik pada tulisan pilih jadwal keberangkatan kapal, lalu akan
muncul tampilan sebagai berikut:
63
Setelah muncul tampilan di atas maka dapat ditentukan jadwal
keberangkatan kapal yang dikehendaki sesuai pada formulir yang telah
diisi oleh calon pembeli. Cara pengisiannya yaitu dengan mengetikkan
tanggal keberangkatan pada kolom jadwal berangkat dengan format
penulisan tahun bulan tanggal. Kemudian masukkan kode kapal sesuai
dengan daftar kode dan nama kapal pada kolom kapal. Setelah itu pada
kolom embarkasi diisi dengan kode pelabuhan keberangkatan sesuai
dengan daftar kode dan nama pelabuhan. Baik kode dan nama
pelabuhan maupun kode dan nama kapal dapat dilihat pada lampiran.
dan Kode debarkasi atau pelabuhan tujuan dapat langsung diketikkan
langsung pada kolom debarkasi atau setelah pengisian kode embarkasi
dapat langsung klik search, maka muncul pilihan misalnya seperti
berikut ini:
64
Jika sudah muncul tampilan seperti di atas, maka cara
memilihnya adalah dengan memilih pelabuhan tujuan sesuai dengan
yang dikehendaki kemudian memilih angka terkecil di belakang kode
dan nama embarkasi serta angka terkecil di belakang kode dan nama
debarkasi, misalnya embarkasi 494 Semarang 1 dan debarkasi 946
Ambon 1 atau embarkasi 494 Semarang 1 dan debarkasi 921 Bau-bau
1. Klik lingkaran pada kolom select yang menunjukkan baris yang
dikehendaki hingga muncul tanda hijau pada lingkarannya, kemudian
klik tanda select di atas kolom tersebut.
6. Isi booking kabin
Setelah semua proses pengisian jadwal keberangkatan selesai,
contoh tampilannya akan menjadi seperti ini:
65
Selanjutnya dilanjutkan dengan pengisian booking kabin. Kabin
adalah fasilitas di atas kapal berupa tempat tidur untuk penumpang.
Ada 3 jenis booking yang disediakan untuk penjualan tiket kapal
PELNI yaitu kabin umum, kabin keluarga dan single occupancy.
Kabin umum adalah kabin yang dijual secara umum. Kabin keluarga
adalah kabin yang dijual kepada kelompok atau keluarga sesuai
permintaan. Single occupancy adalah kabin yang diperuntukkan bagi
penumpang yang ingin menempati seluruh seat dalam suatu ruangan
dengan tarif sejumlah seat yang akan ditempatinya. Kabin hanya dapat
terisi dengan jenis kelamin yang yang sama kecuali untuk kabin
dengan jenis keluarga.
Pada kolom tipe booking dan jenis booking secara otomatis telah
terisi yaitu tipe booking partai dan jenis booking umum, karena pada
umumnya yang selalu digunakan adalah tipe dan jenis booking tersebut
jika untuk penjualan tiket secara umum. Tipe dan jenis booking dapat
diganti jika memang ada permintaan secara khusus. Cara
66
menggantinya yaitu dengan cara klik tanda panah pada pinggir
kolomnya lalu pilih salah satu tipe booking maupun jenis booking.
Kemudian, tentukan jenis kelas yang dipilih sesuai permintaan
calon pembeli. Pada dasarnya setiap kapal memiliki jenis kelas yang
berbeda-beda. Untuk kapal-kapal PELNI sendiri jenis kelas beserta
kapasitas pada kapal penumpang adalah sebagai berikut:
a. Kelas 1/I A kapasitas 2 seat
b. Kelas 2/I B kapasitas 4 seat
c. Kelas 3/II A kapasitas 6 seat
d. Kelas 4/II B kapasitas 8 seat
e. Wisata kapasitas 1 seat
f. Bisnis kapasitas 1 seat
g. Utama kapasitas 1 seat
h. Tatami kapasitas 1 seat
i. Ekonomi kapasitas 1 seat
Untuk mengisi jenis kelas, caranya adalah dengan klik tanda
senter pada pinggir kolom kelas kemudian akan muncul pilihan
misalnya seperti tampilan di bawah ini:
67
Pada gambar di atas hanya terdapat satu jenis kelas yang tersisa
pada kapal yang ingin dipesan. Jika seperti itu, maka tidak perlu
memilih jenis kelas apabila memang kapal itu hanya menyediakan satu
jenis kelas ataupun hanya jenis kelas itu yang tersisa dan sudah terjadi
persetujuan dengan pembeli. Pada umumnya, calon pembeli sebelum
memesan akan menanyakan beberapa informasi jika mereka belum
mengetahui secara jelas seperti jenis kelas, tanggal keberangkatan,
harga, dan lain-lain.
Jika hanya terdapat satu jenis kelas seperti di atas, maka
langsung klik select dan kelas sudah terisi. Tetapi jika terdapat lebih
dari satu jenis kelas, maka pilih salah satu jenis kelas yang dikehendaki
oleh calon pembeli. Caranya dengan klik tanda lingkaran pada kolom
select sesuai pada baris jenis kelas yang diinginkan sampai muncul
tanda hijau pada lingkaran tersebut, kemudian klik tanda select di atas
kolomnya, maka jenis kelas sudah terisi sesuai dengan pilihan calon
pembeli.
Pengisian booking kabin yang terakhir adalah pengisian
permintaan seat. Permintaan seat diisi sejumlah calon penumpang
sesuai usia. Pengisian ini akan berpengaruh pada tarif yang nantinya
harus dibayar oleh calon pembeli. Terdapat beberapa jenis tiket yang
disesuaikan dengan jenis kelas dan kategori penumpang seperti daftar
tarif yang tercantum pada bagian lampiran. Jenis-jenis tarif tiket
menurut usia penumpang terdiri dari:
a. Tarif penumpang dewasa, yaitu penumpang yang berusia lebih dari
12 tahun dikenakan tarif sebesar 100% dari ketentuan tarif yang
berlaku.
b. Tarif penumpang anak-anak, yaitu penumpang yang berusia di atas
2 tahun sampai dengan di bawah 12 tahun dikenakan tarif sebesar
75% dari ketentuan tarif penumpang dewasa.
68
c. Tarif penumpang bayi, yaitu penumpang yang berusia sampai
dengan 2 tahun dikenakan tarif sebesar 10% dari ketentuan tarif
penumpang dewasa.
Selain tiga kategori penumpang tersebut, terdapat satu kategori
lagi untuk pengisian permintaan seat, yaitu kategori non-seat.
Penjualan tiket non-seat dapat dilakukan oleh loket Cabang PT
Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) dan atau agen penjualan.
Penjualan tiket non-seat dapat dilakukan apabila seat yang tersedia di
atas kapal telah habis terjual, di mana tarifnya mengikuti tarif batas
atas. Petugas wajib menanyakan kesediaan penumpang untuk membeli
tiket non-seat dan menginformasian bahwa di atas kapal tidak akan
mendapatkan fasilitas seat.
Pada permintaan seat, dapat diisikan jumlah penumpang yang
telah ditulis pada formulir. Pengisan dengan menggunakan angka,
dengan ketentuan penumpang dewasa dan anak-anak diisikan pada
kolom wanita dan pria sesuai dengan jenis kelaminnya, sedangkan
untuk penumpang bayi dapat diisikan pada kolom bayi.
7. Pengisian informasi penumpang
Dibawah kolom booking kabin terdapat kolom informasi
penumpamg yang harus diisi dengan lengkap. Informasi tersebut
terdiri dari nama pemesan atau pemohon, nomor telepon atau HP
pemesan atau pemohon, serta alamat penumpang. Semua informasi
tersebut diisikan sesuai dengan identitas yang telah diisikan oleh
pemesan pada formulir. Setelah diisi dengan lengkap, kemudian klik
submit di bawah kolom.
69
8. Pengisian informasi tiket
Setelah diisi dengan lengkap dan di klik submit, maka contoh
tampilannya akan menjadi seperti di bawah ini:
70
Gambar di atas menunjukkan bahwa jumlah permintaan seat
yang telah diisikan sebelumnya adalah sejumlah 2 orang pria. Jika ada
penumpang anak-anak dalam permintaan tersebut maka pada status
penumpang dapat diganti dengan cara klik tanda panah di samping
kolom yang bertuliskan jenis kelamin misalnya pria, maka akan
muncul pilihan lain yaitu wanita dan anak lalu klik anak maka status
penumpang akan berganti menjadi anak. Termasuk juga jika terjadi
kesalahan pengisian jenis kelamin sebelumnya pada pengisian
permintaan seat, maka dapat diganti pada tahap ini, kecuali untuk
penumpang bayi harus sudah diisi pada pengisian permintaan seat
karena tidak dapat diganti pada tahap ini. Pada tahap ini yang perlu
diisi adalah nama penumpang, usia, serta nomor tiket. Nama
penumpang diisi dengan menggunakan huruf kapital tanpa
menggunakan tanda baca apapun. Usia diisi dengan menggunakan
angka sesuai usia penumpang tersebut. Kemudian nomor tiket diisi
sesuai dengan nomor yang terdapat pada blanko tiket yang akan
dicetak untuk penumpang tersebut. Nomor tiket tersebut tidak boleh
salah atau tertukar. Selain informasi tiket yang harus diisi tersebut,
yang penting juga adalah menentukan tipe printer dan jenis cetakan
tiket. Klik tanda panah ke bawah pada kolom tipe printer dan klik tipe
printer yang digunakan, yaitu TMU950. Untuk jenis cetakan blanko
tiket harus diganti dengan cetakan baru karena cetakan lama sudah
tidak digunakan lagi yaitu dengan cara klik lingkaran di samping
tulisan ST Baru sampai muncul tanda hijau di dalam lingkarannya.
Contoh pengisiannya adalah sebagai berikut:
71
Jika semua informasi sudah dipastikan diisi dengan benar maka
dapat langsung klik submit. Setelah di submit, maka akan muncul total
harga atau tarif yang harus dibayar oleh pemesan. Misalnya sebagai
berikut:
72
9. Pencetakan Tiket
Sesuai prosedur, pencetakan tiket dilakukan setelah petugas
menerima uang dari pemesan sejumlah total tarif yang harus
dibayarkan. Maka sebelum mencetak tiket, petugas harus meminta
uang tersebut kepada pemesan tiket. Baru petugas dapat mencetak tiket
jika uang yang diterima sudah memenuhi jumlah yang harus dibayar.
Cara mencetak tiket adalah dengan menyiapkan printer dan blanko
tiket yang akan dicetak terlebih dahulu, kemudian klik cetak, lalu akan
muncul tampilan seperti di bawah ini:
Untuk mencetak tiket, langsung klik OK, kemudian masukkan
blanko tiket ke dalam printer, seperti gambar berikut:
73
Gambar 4. 2
Posisi Awal Pencetakan Tiket
Sumber: Loket Penjualan Tiket PT Pelayaran Nasional Indonesia
(Persero) Cabang Semarang.
Jika posisi blanko tiket sudah seperti gambar di atas, kemudian
blanko tiket di dorong masuk seperti gambar di bawah ini:
74
Gambar 4. 3
Pencetakan Tiket
Sumber: Loket Penjualan Tiket PT Pelayaran Nasional Indonesia
(Persero) Cabang Semarang.
Tiket akan secara otomatis tercetak dan dapat diambil.
Pencetakan ini dilakukan sejumlah tiket yang dipesan dengan cara
yang sama.
10. Tiket diserahkan kepada pemesan
Jika pemesan sebelumnya menyerahkan uang tarif pembayaran
tiket dengan uang lebih, maka sebelum tiket diserahkan kepada
pemesan terlebih dahulu harus dihitung jumlah uang kembali yang
harus diserahkan kepada pembeli. Misalnya sebagai berikut:
75
Jika sudah diketahui jumlah uang kembalian kepada
pemesannya maka tiket dapat diserahkan kepada pemesan beserta uang
kembalinya.
D. Hasil Entry Data Tiket
Semua proses entry data tiket pada aplikasi ticketing akan
menyajikan informasi yang diperlukan bagi pihak-pihak yang
berkepentingan. Menurut hasil pengamatan penulis, hasil atau output dari
proses input data tersebut terdiri dari:
1. Tiket Tercetak
Tiket merupakan dokumen hasil entry data dari formulir
pemesanan tiket yang telah diisi oleh pemesan tiket yang kemudian
hasil pencetakkan tiket ini diserahkan kepada calon penumpang. Tiket
penumpang kapal PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) berupa
selembar kertas yang memuat berbagai informasi yang berkaitan
dengan penumpang, perusahaan dan kapal. Spesifikasi tiket fisik harus
mempertimbangkan:
76
a. Ketahanan;
b. Mudah dibaca;
c. Informatif;
d. Memuat kebijakan perusahaan;
e. Keamanan (nomor dan kode reservasi unik, tidak mudah
dipalsukan).
Bentuk dari blanko tiket PT Pelayaran Nasional Indonesia
sebelum dicetak adalah sebagai berikut:
Gambar 4. 4
Blanko Tiket Kosong PELNI
Sumber: Loket Penjualan Tiket PT Pelayaran Nasional Indonesia
(Persero) Cabang Semarang.
Setelah terjadi proses issued tiket oleh petugas penjualan tiket
dan terjadi kesepakatan dengan pemesan, maka blanko tiket tersebut
dapat dicetak. Informasi yang akan tertulis pada tiket yang telah
dicetak terdiri dari:
a. Pelabuhan asal atau berangkat dan pelabuhan tujuan
Informasi ini sesuai dengan jadwal keberangkatan kapal yang dapat
dilihat di lampiran.
b. Jenis kelas dan status atau kategori tiket berkaitan dengan usia
77
Informasi ini sesuai dengan jenis-jenis kelas dan usia yang tertera
pada daftar tarif tiket yang dapat dilihat pada lampiran.
c. Waktu keberangkatan (tanggal dan jam) serta nama kapal
Informasi ini sesuai dengan jadwal keberangkatan kapal yang dapat
dilihat pada rencana kedatangan dan keberangkatan kapal serta
jadwal keberangkatan kapal di lampiran.
d. Nama penumpang dan jenis kelamin
Nama penumpang dan jenis kelamin ini berdasarkan data yang
telah tertulis pada formulir pemesanan tiket yang harus sesuai
dengan kartu identitas calon penumpang.
e. Tarif atau harga tiket
Informasi ini sesuai dengan tarif yang telah ditentukan atau tarif
yang berlaku. Daftar tarif tiket dapat dilihat di lampiran.
f. Lokasi pembelian tiket dan tanggal pembelian.
Lokasi pembelian tiket bisa dari loket PELNI cabang maupun
Agen Penjualan Tiket PELNI.
Bentuk atau tampilan dari tiket yang telah dicetak adalah
sebagai berikut:
Gambar 4. 5
Tiket Tercetak PELNI
Sumber: Loket Penjualan Tiket PT Pelayaran Nasional Indonesia
(Persero) Cabang Semarang.
78
Tiket yang telah tercentak seperti di atas, merupakan tiket yang
siap diserahkan kepada pembeli untuk selanjutnya digunakan oleh
calon penumpang sebagai dokumen perjalanan atau penyeberangan.
Sesuai Standart Operasional Procedur (SOP) Pemasaran Tiket, tiket
penumpang ini nantinya akan diperlukan pada saat proses Departure
Control System (DCS), Embarkasi dan Debarkasi dengan ketentuan
sebagai berikut:
a. Setiap calon penumpang wajib menunjukkan tiket dan kartu
identitas kepada petugas counter Departure Control System (DCS)
di depan pintu masuk terminal. Kemudian petugas counter
Departure Control System (DCS) melakukan validasi atas tiket
dengan alat pembaca keabsahan tiket. Penumpang yang dinyatakan
valid diperkenankan memasuki terminal penumpang. Tetapi
apabila ditemukan ketidaksesuaian data pada tiket seperti nama
kapal, tanggal keberangkatan dan tujuan maka penumpang tersebut
harus ditangani sesuai ketentuan yang berlaku oleh petugas yang
ditunjuk kepala cabang. Untuk setiap penumpang transit yang ingin
turun dan keluar dari terminal, penumpang wajib membawa kartu
identitas kemudian akan memasuki terminal kembali harus melalui
counter Departure Control System (DCS) untuk divalidasi dan
diperiksa kebsahan tiketnya.
b. Pada proses embarkasi, penumpang melewati counter Departure
Control System (DCS) dan menunjukkan tiket kepada petugas
Departure Control System (DCS) untuk divalidasi dan selanjutnya
menuju ruang tunggu naik ke kapal.
c. Pada proses debarkasi, tiket diperlukan untuk penumpang transit
apabila ingin keluar, maka harus membawa tiket dan kartu
identitas.
2. Rekapitulasi Kas List Harian
79
Hasil dari proses input data di aplikasi ticketing selain tiket
adalah berupa Rekapitulasi Kas List. Menurut Asisten Manager
Pemasaran dan Penjualan Jasa selaku informan, rekapitulasi ini
merupakan bentuk laporan dari hasil penjualan tiket untuk setiap
harinya. Rekapitulasi Kas List ini telah terekam pada semua aplikasi
ticketing baik di loket penjualan tiket di kantor cabang maupun di agen
penjualan. Laporan ini dapat diakses melalui aplikasi ticketing dan
dicetak oleh Staff Pemasaran dan Penjualan Jasa per tanggal.
Pencetakan dilakukan setiap hari setelah selesai penjualan dan
dilaporkan per tanggal pada hari itu. Setelah dicetak dan ditanda
tangani oleh Asisten Manager Pemasaran dan Penjualan Jasa,
kemudian Asisten Manager Pemasaran dan Penjualan Jasa di loket
kantor cabang malaporkan atau menyerahkan Rekapitulasi Kas List
tersebut pada bagian keuangan, untuk selanjutnya dapat diolah atau
direkap sebagai laporan pendapatan perusahaan dengan pendapatan-
pendapatan lainnya. Laporan ini selanjutnya dapat digunakan sebagai
bahan pertimbangan kebijakan perusahaan.
Informasi-informasi yang terdapat pada Rekapitulasi Kas List
Harian seperti yang dapat dilihat pada lampiran, terdiri dari:
a. Nama perusahaan;
b. Nama pencetak;
c. Tanggal penjualan dan tanggal pencetakan;
d. Jenis pembayaran;
e. Jumlah halaman;
f. Tempat atau lokasi penjualan;
g. Informasi penjualan yang terdiri dari: nama kapal dan total
penjualannya, Estimated Time of Departure (waktu perkiraan
keberangkatan kapal), kelas yang terjual, pelabuhan keberangkatan,
pelabuhan tujuan, nomor tiket yang terjual, klasifikasi tiket yang
terjual, rincian biaya atau tarif, serta jumlah total dari hasil
penjualan pada hari tersebut;
80
h. Kota atau lokasi pencetakan, tanggal pencetakan, tanda tangan
serta nama dan jabatan pencetak.
Semua proses administrasi penjualan secara garis besar dari mulai
pemesanan sampai dengan penyerahan tiket kepada pemesan serta
pelaporan Rekapitulasi Kas List Harian, dapat digambarkan menjadi suatu
alur seperti bagan 4.1 berikut:
Bagan 4. 1
Alur Administrasi Penjualan Tiket
Sumber: PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang.
Sesuai dengan bagan di atas, administrasi penjualan tiket kapal laut
di PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang dapat
Pemesanan Tiket
Pengisian Formulir
Penyerahan Formulir
Proses Issued Tiket
Rekapitulasi Kas
List Harian
Tiket Tercetak
Divisi Keuangan Pemesan/Penumpang
81
diuraikan secara singkat, yaitu bahwa proses penjualan dimulai dari
datangnya pelanggan untuk memesan tiket, kemudian petugas loket
memberikan formulir secara gratis kepada pelanggan. Setelah menerima,
formulir tersebut, calon pembeli mengisi formulir secara lengkap
kemudian menyerahkannya kembali kepada petugas loket. Formulir yang
terisi tersebut kemudian dijadikan sebagai referensi dalam proses issued
oleh petugas loket yang selanjutnya dapat menghasilkan dua jenis output,
yaitu tiket tercetak dan Rekapitulasi Kas List Harian. Tiket yang telah
tercetak kemudian diserahkan kepada pemesan dan digunakan sebagai
dokumen perjalanan penumpang, sedangkan Rekapitulasi Kas List Harian
adalah sebagai bentuk laporan hasil penjualan tiket harian yang akan
dilaporkan oleh Asisten Manager Pemasaran dan Penjualan Jasa kepada
Divisi Keuangan.
82
BAB V
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Tiket merupakan salah satu dokumen perjalanan yang harus dimiliki
oleh penumpang sebagai pengguna angkutan penyeberangan yaitu kapal
laut. PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang
merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara yang bergerak dalam
bidang pengoperasian kapal. Pelayanan penjualan tiket kapal laut PT
Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) dapat dilakukan pada Loket
Penjualan tiket di Kantor Cabang maupun pada Agen Penjualan resmi.
Yang dimaksud dengan agen penjualan resmi adalah agen yang telah
terdaftar dan memiliki kontrak kerja dengan PT Pelayaran Nasional
Indonesia (Persero) dalam hal penjualan tiket. Penjualan tiket pada Loket
Penjualan di Kantor Cabang maupun pada Agen Penjualan dilakukan
dengan prosedur administrasi yang sama, hanya saja terdapat biaya
administrasi tambahan untuk pembelian tiket di Agen Penjualan.
Administrasi penjualan tiket yang dilakukan di PT Pelayaran
Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang merupakan serangkain
proses penjualan dari mulai pemesanan tiket sampai dengan penyerahan
tiket untuk penumpang serta diceataknya Rekapitulasi Kas List Harian
setiap selesainya penjualan. Secara garis besar, proses administrasi
tersebut dimulai dari pesanan tiket oleh caon pembeli, kemudian pemohon
atau pemesan mengisi formulir pemebelian tiket yang diberikan oleh
petugas loket secara gratis. Formulir yang telah diisi secara lengkap harus
diserahkan oleh pemesan tiket kepada petugas loket agar dapat dijadikan
sebagai referensi dalam proses issued atau pengisian data tiket. Proses
issued ini dilakukan dengan sistem online menggunakan aplikasi oracle
ticketing yang telah dirancang khusus untuk mempermudah pelaksanaan
administrasi penjualan tiket. Setelah selesainya proses issued tiket dan
83
pembayaran tarif oleh pemesan, maka tiket dapat dicetak dan diserahkan
kepada pemesan sebagai dokumen perjalanan penumpang kapal laut. Hasil
atau output dari kegiatan administrasi penjualan tiket ini, adalah tiket
tercetak yang diserahkan kepada penumpang serta Rekapitulasi Kas List
Harian yang harus dilaporkan setiap harinya oleh Asisten Manager
Pemasaran dan Penjualan Jasa kepada Divisi Keuangan agar dapat diolah
dan dapat menyajikan informasi maupun bahan pertimbangan bagi pihak-
pihak yang berkepentingan.
B. SARAN
Agar pelaksanaan administrasi penjualan tiket di PT Pelayaran
Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang dapat dilakukan dengan
lebih efektif dan efisien serta dapat menyajikan informasi yang lebih jelas
dan akurat serta memuaskan semua pihak yang berkepentingan, penulis
mencoba memberikan saran dan masukan khususnya untuk Divisi
Pemasaran dan Penjualan Jasa PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero)
Cabang Semarang, di antaranya:
1. Untuk mengurangi resiko kesalahan pada pencetakan tiket, maka perlu
dilakukannya pengecekan terhadap blanko tiket kosong terkait dengan
nomor seri tiket untuk memastikan ada atau tidaknya nomor tiket yang
hilang atau tidak tercantum.
2. Untuk mempercepat dan melancarkan proses penjualan tiket, pihak PT
Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang harus
memperbanyak informasi kepada calon pembeli dalam berbagai
bentuk yang bisa dengan mudah dilihat dan diterima oleh calon
pembeli mengenai informasi tiket, misalnya mengenai jadwal
keberangkatan, tarif, serta beberapa pelabuhan tujuan berbagai jenis
kapal termasuk cara pengisian formulir pemesanan tiket yang benar
sehingga pertanyaan-pertanyaan mengenai informasi tiket dapat
diminimalisir serta mencegah terjadinya terlalu banyak kesalahan.
Dengan begitu, proses penjualan tiket akan lebih efektif.
84
3. Untuk memberikan pelayanan yang memuaskan kepada pelanggan,
dalam hal memudahkan pembelian tiket, sistem penjualan tiket PT
Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) perlu diperbaiki seiring dengan
perkembangan teknologi, yaitu dengan menerapkan sistem e-ticketing
bagi semua jenis tiket kapal PT PELNI.
85
DAFTAR PUSTAKA
Atmosudirdjo, Prajudi. 1982. Kesekertarisan dan Administrasi Perkantoran.
Jakarta: Ghalia Indonesia.
Poerwanto. 2006. New Business Administration. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.
Sigit, Soehardi. 1982. Marketing Praktis. Yogyakarta: Armurrita.
Sutopo, H.B. 2002. Metodologi Penelitian Kualitatif. Surakarta: Sebelas Maret
University Press.
Swastha, Basu. 1993. Manajemen Penjualan. Yogyakarta: BPEE.
The Liang Gie. 1979. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta:
Pertjetakan Radya Indria.
Winardi. 1990. Manajemen Perkantoran Modern. Bandung: Maju Mundur.
Sumber-sumber lain:
https://id.wikipedia.org/wiki/Tiket. diakses tanggal 29 Februari 2016
Peraturan Jederal Perhubungan Darat Tahun 2011 Tentang Daftar Penumpang dan
Kendaraan Angkutan Penyeberangan.
Peraturan Menteri Perhubungan Republik Indonesia Nomor PM 28 Tahun 2016
tentang Kewajiban Penumpang Angkutan Penyeberangan Memiliki Tiket.
Peraturan Menteri Perhubungan Republik Indonesia Tahun 2015 Tentang Standar
Pelayanan Penumpang Angkutan Laut.
Standard Operasional Procedure (SOP) Pemasaran Tiket PT Pelayaran Nasional
Indonesia (Persero).
Website resmi PT Pelayaran Nasional Indonesia Persero (http://www.pelni.co.id).
Diakses tanggal 3 April 2016
Tabel Daftar Kode Kapal dan Kode Pelabuhan
Daftar Kode Kapal Daftar Kode Pelabuhan
Kerinci 100 Semarang 494
Kambuna 101 Surabaya 563
Rinjani 102 Banjarmasin 774
Umsini 103 Benoa/Bali 613
Kelimutu 104 Kumai 747
Lawit 105 Sampit 746
Tidar 106 Makassar 893
Tatamailau 107 Larantuka 687
Sirimau 108 Pontianak 714
Awu 109 Tg. Priok 431
Ciremai 110 P. Batam 256
Dobonsolo 111 Tg. Balai Karimun 266
Leuser 112 Belawan 144
Binaiya 113 Kijang 251
Bukit Raya 114 Bitung 835
Tilongkabila 115 Ternate 942
Bukit Siguntang 116 Ambon 946
Lambelu 117 Baubau 921
Sinabung 118 Tg. Pandan 336
Kelud 119 Blinyu 322
Pangrango 120 Banggai 908
Sangiang 122 Sorong 971
Fudi/Roro 124 Serui 975
Ganda Dewata 125 Jayapura 974
Egon 126 Biak 973
Dorolonda 127
Nggapulu 128
Labobar 131
Gunung Dempo 132
Agomas 151