a-002-2012 pedoman procurement ptc 2012 - pertamina … · jawab sesuai surat keputusan pelimpahan...

PEDOMAN

PENGADAAN BARANG/JASA

N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0

Revisi : 0

Halaman : 1 dari 30

BAB I

U M U M

A. KEBIJAKAN

Sesuai dengan kebijakan mutu PT. Pertamina Training & Consulting yaitu memberikan jasa yang

berkualitas berdasarkan prinsip prinsip GCG (Good Corporated Governance)

Guna mewujudkan hal tersebut diperlukan panduan dan tata cara tentang pengadaan barang/jasa.

B. TUJUAN

Agar pembelian/pengadaan barang/jasa dapat terkontrol, efektif, efisien, transparan, kompetitif dan

tepat waktu sehingga tujuan PT. Pertamina Training & Consulting dapat tercapai dan dapat

dipertanggungjawabkan.

C. RUANG LINGKUP

Pedoman ini di pergunakan untuk kegiatan Pengadaan Barang /Jasa di lingkungan PT. Pertamina

Training & Consulting yang mencakup Karyawan Tetap maupun Karyawan Tidak Tetap

D. PENGERTIAN

1. Perusahaan adalah PT.Pertamina Training & Consulting

2. Pejabat Berwenang adalah Direktur Utama, Direktur Keuangan & Administrasi, Direktur

Operasional dan Pemasaran, Para Manajer atau sesuai Otorisasi kewenangannya pada masing –

masing tahapan proses. Pejabat tersebut dapat melimpahkan wewenang kepada eselon di

bawahnya yang dianggap perlu dengan membuat daftar wewenang dalam batas yang wajar

sesuai keperluan Operasionalnya. Pejabat Berwenang mempunyai wewenang dan tanggung

jawab sesuai Surat Keputusan Pelimpahan Wewenang yang berlaku.

3. Pengguna Barang/Jasa adalah pemilik pekerjaan yang mempunyaii wewenang dalam tahapan

perencanaan kebutuhan pengadaan barang/jasa, pengawasan kontrak dan penerimaan

barang/jasa.

4. Penyedia Barang/Jasa adalah badan usaha, termasuk BUMN, badan hukum, atau orang

perorangan/subjek hukum yang kegiatan usahanya menyediakan barang/jasa.

5. Fungsi Pengadaan Barang/Jasa adalah unit/satuan kerja dalam Perusahaan yang bertanggung

jawab terhadap proses pemenuhan kebutuhan barang/jasa yang diperlukan Perusahaan

6. Panitia Pengadaan Barang/Jasa adalah Panitia yang dibentuk Perusahaan untuk melaksanakan

tahapan pemilihan penyedia barang/jasa melalui proses pengadaan serta juga melaksanakan

kegiatan terhadap kualifikasi dan klasifikasi penyedia barang/jasa

7. Barang adalah benda dalam berbagai jenis, bentuk, ukuran dan spesifikasi, yang meliputi bahan

baku, bahan setengah jadi, barang jadi, baik yang akan digunakan oleh Pengguna barang/jasa

maupun untuk dijual kembali (resale commodity ) bila ada.

8. Jasa adalah kegiatan penyediaan layanan meliputi jasa konsultasi atau jasa lainnya, kecuali jasa

konstruksi.

9. Jasa Konsultansi adalah layanan berupa jasa keahlian yang profesional dalam bidangnya dalam

rangka mencapai sasaran tertentu yang keluarannya tersusun secara sistematis berdasarkan

kerangka acuan kerja dari fungsi pengguna.

10. Jasa Lainnya adalah segala pekerjaan jasa selain Pengadaan Barang, Jasa Konstruksi dan Jasa

Konsultansi non-konstruksi.

PEDOMAN


N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0

Revisi : 0

Halaman : 2 dari 30

11. Berkas Pengadaan/hard document adalah kumpulan dokumen/data/informasi dalam bentuk

tercetak terkait pelaksanaan proses pengadaan.

12. Kontrak adalah perikatan antara Perusahaan dengan Penyedia Barang/Jasa dalam pengadaan

barang/jasa.

13. OE/HPS( Owners Estimate/ Harga Perkiraan Sendiri ) adalah perkiraan harga yang dikalkulasikan

secara keahlian, yang digunakan sebagai acuan dalam menilai kewajaran harga

14. Bidder List (Daftar Rekanan Mampu) adalah daftar Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi syarat

kualifikasi dan klasifikasi (bidang dan sub bidang usaha) untuk diundang mengikuti pengadaan.

15. Kekayaan Bersih (untuk Penyedia barang/jasa) adalah nilai total aktiva dikurangi dengan total

kewajiban

16. Dokumen Pengadaan adalah dokumen yang disiapkan oleh Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan

sebagai pedoman dalam proses pembuatan dan penyampaian penawaran oleh calon Penyedia

Barang/Jasa serta pedoman evaluasi penawaran oleh Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan

17. Purchase Order (PO), adalah dokumen komersial yang dikeluarkan oleh pihak pertama yang

merupakan bentuk permintaan barang maupun jasa kepada pihak kedua

18. TOR/KAK, adalah dokumen yang berisikan jenis pekerjaan, lokasi pekerjaan dan persyaratan

persyaratan lain yang meliputi jenis barang/material dan spesifikasi material yang diinginkan oleh

Pengguna barang berikut persyaratan lainnya (bila ada)

19. Material Stock adalah material persediaan, yaitu jumlah material standar yang diadakan untuk

disimpan, dirawat dan dicatat menurut aturan tertentu dalam gudang (warehouse) dan

disediakan untuk menjamin kelangsungan kegiatan Perusahaan.

20. Contractor Safety Management System (CSMS) adalah sistem pengelolaan aspek keselamatan,

kesehatan kerja dan lindungan lingkungan (K3LL/HSE) untuk Kontraktor dalam pelaksanaan

pekerjaannya

21. Pelelangan adalah Pengadaan yang dilakukan secara luas dan terbuka melalui papan

pengumuman resmi perusahaan atau website perusahaan dan atau melaksanakan sourcing dan

pelaksanaan pengadaan mengundang minimal 2 (dua) penyedia barang/jasa.

22. Pemilihan Langsung adalah pelaksanaan pengadaan barang/jasa dengan mengundang minimal

2 (dua) penyedia barang/jasa

23. Penunjukan Langsung adalah pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang dilakukan kepada 1

(satu) penyedia barang/jasa dan dilakukan klarifikasi/negosiasi baik teknis maupun harga

maupun waktu

24. Cash & Carry = adalah pembelian barang secara tunai, dilakukan pada tempat pembelian yang

merupakan Pengusaha Kena Pajak (PKP) dan Perusahaan berhak menerima Faktur Pajak Standar

yang dikeluakan oleh PKP atau tempat pembelian lain yang mempunyai NPWP.

E. REFERENSI

1. ISO 9001; 2008

2. Kebijakan yang berlaku di PT. Pertamina Training & Consulting

3. Pedoman Pengadaan Barang/Jasa PT. Pertamina ( Persero ) No. 51 / C00000 / 2010 – S0

4. Peraturan Presiden Republik Indonesia No. 54 tahun 2010

PEDOMAN


N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0

Revisi : 0

Halaman : 3 dari 30

BAB II

PRINSIP, ETIKA DAN KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA

A. PRINSIP DASAR PENGADAAN BARANG/JASA

1. Efektif, berarti pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan

dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang telah ditetapkan

Perusahaan;

2. Efisien, berarti pengadaan barang/jasa harus diusahakan untuk mendapatkan hasil yang optimal

dan terbaik dalam waktu yang cepat dengan menggunakan dana, daya, fasilitas seminimal

mungkin secara wajar dan bukan hanya didasarkan pada harga terendah serta dapat

dipertanggungjawabkan;

3. Kompetitif, berarti dilakukan melalui seleksi dan persaingan yang sehat diantara Penyedia

Barang/Jasa yang setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan

prosedur yang jelas dan transparan;

4. Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang/jasa, termasuk

syarat administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon Penyedia

Barang dan Jasa, sifatnya terbuka bagi Penyedia Barang/Jasa.

5. Adil, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon Penyedia Barang/Jasa yang

memenuhi syarat;

6. Akuntabel, berarti harus mencapai sasaran dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga

menjauhkan dari potensi penyalahgunaan dan penyimpangan;

7. Kehati-hatian, berarti senantiasa memperhatikan atau patut menduga terhadap informasi atau

tindakan atau bentuk apapun sebagai langkah antisipasi untuk menghindari kerugian material dan

imaterial terhadap Perusahaan selama proses pengadaan, proses pelaksanaan/pekerjaan, dan

paska pelaksanaan pekerjaan;

8. Kemandirian, berarti suatu keadaan dimana pengadaan barang/jasa dikelola secara profesional

tanpa benturan kepentingan dan pengaruh/tekanan dari pihak manapun;

9. Integritas, berarti pelaksana pengadaan barang/jasa harus berkomitmen penuh untuk memenuhi

etika pengadaan.

10. Berwawasan HSE berarti memenuhi dan memperhatikan aspek-aspek kesehatan dan

keselamatan kerja serta lindungan lingkungan yang mengacu pada Contractor Safety

Management System (CSMS dokumen no. PTC-PSM-K3LL-08)

B. ETIKA PENGADAAN BARANG/JASA

Pejabat Berwenang, Panitia Pengadaan, Fungsi Pengguna ,Fungsi Pengadaan dan para pihak yang

terkait dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa harus mematuhi etika pengadaan barang/jasa

yaitu : 1. Melaksanakan tugas secara tertib, penuh rasa tanggung jawab demi kelancaran dan ketepatan

tercapainya tujuan pengadaan barang/jasa.

2. Bekerja secara profesional dengan menjunjung tinggi kejujuran, kemandirian dan menjaga

informasi yang bersifat rahasia.

3. Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung yang mengakibatkan

persaingan yang tidak sehat, penurunan kualitas proses pengadaan dan hasil pekerjaan.

PEDOMAN


N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0

Revisi : 0

Halaman : 4 dari 30

4. Bertanggung jawab terhadap segala keputusan yang ditetapkan sesuai dengan kewenangannya.

5. Mencegah terjadinya pertentangan kepentingan (conflict of interest) dari pihak-pihak yang

terlibat langsung maupun tidak langsung dalam proses pengadaan.

6. Mencegah terjadinya kerugian Perusahaan.

7. Tidak menyalah-gunakan wewenang dan melakukan kegiatan bersama dengan tujuan untuk

keuntungan pribadi, golongan atau pihak lain yang secara langsung atau tidak langsung

merugikan Perusahaan.

8. Tidak menerima hadiah, imbalan atau berupa apa saja dari siapapun yang diketahui atau patut

dapat diduga berkaitan dengan pengadaan barang/jasa.

9. Tidak melakukan praktek kolusi yaitu membuat satu skema atau pengaturan anatar dua atau

lebih penyedia barang/jasa dengan atau tanpa sepengetahuan pelaksana pengadaan dengan

tujuan untuk mengatur harga

C. KEBIJAKAN UMUM PENGADAAN BARANG/JASA

1. Memastikan bahwa perencanaan kebutuhan disiapkan secara matang oleh setiap fungsi

dilingkungan Perusahaan dengan cara mengelola Rencana Kerja Perusahaan yang disusun dalam

bentuk Rencana Pengadaan Barang/Jasa (TOR) yang siap diproses dan dapat dikonsolidasikan

secara fungsi sesuai cakupan

2. Memastikan bahwa proses pengadaan barang/jasa mengikuti pedoman/prosedur pengadaan

barang /jasa dan tidak bertentangan dengan ketentuan lain yang lebih tinggi

3. Memastikan bahwa pengadaan barang/jasa dilakukan oleh Penyedia Barang/Jasa yang telah

dievaluasi secara teknikal, HSE dan finansial serta dapat dipertanggungjawabkan dalam hal biaya

dan kualitas.

4. Memastikan bahwa proses pengadaan barang/jasa dilaksanakan secara kompetitif dengan tetap

memperhatikan aspek keekonomian dan efisiensi dalam pelaksanaannya.

5. Memastikan pengadaan barang/jasa dilaksanakan dengan Kontrak atau Perjanjian yang disetujui

antara Perusahaan dengan Penyedia Barang/jasa

6. Memastikan bahwa HSE Plan menjadi bagian yang dievaluasi dalam persyaratan HSE yang

ditawarkan oleh Kontraktor pada pengadaan barang/jasa yang memiliki resiko terhadap aspek

HSE berkatagori menengah dan tinggi

7. Memastikan HSE Plan yang disepakati dalam proses pengadaan barang/jasa diimplementasikan

oleh Kontraktor pada tahap pelaksanaan pekerjaan dan dievaluasi kinergi HSE-nya sesuai dengan

ketentuan manajemen kinerja penyedia barang/jasa yang berlaku

8. Dilarang memecah paket pekerjaan menjadi beberapa paket dengan maksud menghindari batas

kewenangan.

PEDOMAN


N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0

Revisi : 0

Halaman : 5 dari 30

BAB III

KUALIFIKASI, TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB

PIHAK TERKAIT DALAM PROSES PENGADAAN

A. KUALIFIKASI

1. Mampu melaksanakan, memahami dan menguasai prosedur Pengadaan Barang/ Jasa

2. Mengetahui dan menguasai isi dokumen pengadaan

3. Memiliki integritas, moral, disiplin dan rasa tanggung jawab yang tinggi dan managerial yang

memadai.

B. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB PEJABAT BERWENANG

1. Dalam tahapan perencanaan kebutuhan barang/jasa :

a. Menetapkan rencana dan jadwal pelaksanaan proyek/kegiatan pada tahun anggaran yang

bersangkutan/anggaran tahun berjalan

b. Menetapkan paket-paket barang/jasa yang akan dilaksanakan pengadaannya

c. Menetapkan anggaran dan atau perkiraan biaya termasuk OE/HPS yang disesuaikan

d. Menetapkan tingkat resiko kegagalan

e. Menetapkan katagori resiko (resiko tinggi/menengah/rendah) terhadap aspek HSE untuk

pengadaan barang/jasa

f. Menyetujui ijin prinsip atas dasar penyusunan justifikasi dan analysis guna keperluan

pengadaan barang/jasa/jasa spesifik (tertentu) dan yang telah mendapat persetujuan

Pimpinan Perusahaan

2. Dalam tahapan pemilihan penyedia barang/jasa :

a. Menetapkan Pemenang dan menanda tangani Perjanjian/Kontrak

b. Mengangkat dan menunjuk Panitia Pengadaan Barang/Jasa

c. Melaporkan hasil pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa kepada atasannya dan pejabat

terkait sesuai ketentuan Perusahaan

3. Dalam tahapan pengawasan dan pelaksanaan pengadaan barang/jasa :

a. Mengendalikan dan mengawasi pelaksanaan kontrak terhadap aspek teknis, waktu dan HSE

b. Menerima dan menyerahkan aset proyek yang telah selesai berikut dokumen pendukungnya

kepada fungsi pengguna akhir

C. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB PENGGUNA BARANG/JASA

1. Menyusun dan menetapkan rencana dan jadwal kebutuhan barang/jasa atas kegiatan (Proyek)

untuk setiap paket pengadaan barang/jasa :

a. Menetapkan ruang lingkup pekerjaan

b. Menetapkan spesifikasi teknis,

c. Menetapkan jumlah dan waktu dari barang/jasa yang dibutuhkan,

d. Membuat TOR/KAK (bila ada)

e. Membuat Estimasi Biaya (OE/HPS) atau Last PO/Kontrak (bila ada)

f. Memasukan aspek HSE plan (khusus katagori resiko menengah dan tinggi)

2. Menyiapkan ketersediaan anggaran

3. Menyusun kriteria evaluasi teknis dan evaluasi HSE plan bersama fungsi Pengadaan

PEDOMAN


N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0

Revisi : 0

Halaman : 6 dari 30

4. Mengawasi dan melaporkan pelaksanaan/penyelesaian kegiatan pengadaan barang/jasa kepada

atasan dan atau Pejabat terkait sesuai ketentuan Perusahaan.

5. Membuat berita acara penerimaan barang, serah terima pekerjaan, dan progress report.

6. Bertanggung jawab terhadap fisik dan penggunaan barang/jasa sesuai ketentuan dan prosedur

yang berlaku.

D. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI PENGADAAN BARANG/JASA

1. Kualifikasi

a. Memiliki integritas, moral, disiplin dan tanggung jawab yang tinggi.

b. Memahami pekerjaan yang akan diadakan atau jenis pekerjaan tertentu yang menjadi

tugasnya.

2. Tugas dan Tanggung Jawab

a. Menerima dokumen permintaan pembelian/pengadaan barang/jasa

b. Menerima OE/HPS yang dikalkulasikan secara keahlian dari Pengguna barang/jasa serta

membuat harga acuan berdasarkan data analisa pasar yang diperoleh (bila ada)

c. Melaksanakan proses Pengadaan Barang/Jasa melalui metode Pembelian Langsung (Cash &

Carry), Penunjukan Langsung, dan Pemilihan langsung dan pelelangan umum

d. Menyusun daftar Penyedia barang/jasa yang memenuhi syarat kualifikasi dan klasifikasi

(bidang dan sub bidang usaha) untuk di undang mengikuti pengadaan barang/jasa dan atau

melaksanakan pengadaan barang/jasa.

e. Menyiapkan dokumen pengadaan, menyusun jadwal dan tata cara pengadaan

f. Memberi penjelasan atas dokumen pengadaan dan dituangkan dalam berita acara penjelasan.

g. Membuka dokumen penawaran, mengevaluasi penawaran dan negosiasi serta membuat

berita acara (berita acara pembukaan penawaran, evaluasi penawaran dan negosiasi)

h. Mengusulkan calon pemenang kepada Pejabat Berwenang, untuk penetapan pemenang.

i. Mengumumkan pemenang yang telah ditetapkan oleh Pejabat Berwenang kepada peserta

pengadaan.

j. Menyampaikan penunjukkan pemenang kepada Penyedia Barang/Jasa yang telah ditetapkan

sebagai pemenang.

k. Membuat dan menyusun kontrak bersama fungsi Legal dan fungsi terkait lainnya,

berdasarkan hasil penetapan pemenang dan kesepakatan-kesepakatan yang tertuang dalam

Berita Acara Negosiasi/Klarifikasi, dokumen RFQ serta dokumen terkait lainnya.

l. Mengelola proses penyimpanan seluruh dokumen hasil proses pengadaan (business case) dan

menyampaikan ringkasan Berkas Pengadaan kepada Pengguna Barang/Jasa.

m. Membangun database hasil proses pengadaan yang pernah dilakukan (jika ada)

n. Melakukan pembinaan kepada Penyedia Barang/Jasa (supplier relationship management).

o. Secara berkala membuat laporan hasil setiap pelaksanaan pengadaan barang/jasa, renegosiasi

dan hasil kajian kepada Pejabat berwenang.

p. Membuat OE/HPS untuk material Stock

q. Memastikan HSE plan telah di-syaratkan dalam TOR untuk pekerjaan yang beresiko menengah

dan tinggi terhadap aspek HSE

r. Menyampaikan copy dokumen HSE plan dari pemenang yang telah ditetapkan kepada fungsi

HSE dan Direksi pekerjaan.

PEDOMAN


N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0

Revisi : 0

Halaman : 7 dari 30

E. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB PANITIA PENGADAAN BARANG/JASA

1. Menerima dokumen pengadaan barang/jasa

2. Melaksanakan proses pengadaan barang/jasa melalui metode yang dipilih

3. Mengumumkan dan atau sourcing serta mengundang penyedia barang/jasa

4. Memberi penjelasan mengenai dokumen pengadaan barang/jasa (bila diperlukan) termasuk

syarat-syarat penawaran, cara penyampaian penawaran dan tata cara evaluasinya (semua alur

proses dituangkan dalam berita acara pemberian penjelasan).

5. Membuka dokumen penawaran, mengevaluasi penawaran dan negosiasi serta membuat berita

acara (semua alur proses dituangkan dalam berita acara pembukaan penawaran, evaluasi

penawaran, klarifikasi dan negosiasi)

6. Mengusulkan calon pemenang kepada Pejabat Berwenang, untuk penetapan pemenang.

7. Mengumumkan pemenang yang telah ditetapkan oleh Pejabat berwenang kepada peserta

pengadaan.

8. Menyampaikan penunjukkan pemenang kepada Penyedia barang/jasa yang telah ditetapkan

sebagai pemenang.

9. Membuat laporan proses dan hasil pengadaan.

10. Menyerahkan hasil pengadaan kepada fungsi pengadaan sebagai dasar pembuatan kontrak dan

atau Purchase Order (PO)

F. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI TERKAIT

1. Fungsi Hukum

a. Melakukan pembuatan dokumen kontrak sesuai dengan TOR/KAK dan Dokumen Pengadaan

b. Me-review/memeriksa bilamana draft kontrak sudah disediakan oleh Penyedia Barang/Jasa

dan atau oleh Fungsi Pengadaan

c. Mereview/memeriksa kontrak kontrak jangka panjang (multi years contract)

d. Memeriksa dokumen (biodata, akte dan lain sebagainya) yang terkait dengan aspek huku

e. Memberikan masukan lainnya yang terkait dengan aspek hukum.

2. Fungsi Keuangan

a. Memastikan ketersediaan anggaran.

b. Me-review dan mempertimbangkan usulan perubahan terhadap term & condition draft

kontrak, khususnya yang diajukan oleh Penyedia Barang/Jasa untuk aspek keuangan antara

lain :

• Cara dan persyaratan pembayaran (uang muka, L/C, Bank Garansi);

• Lamanya pembayaran tagihan;

• Aspek perpajakan;

• Aspek asuransi.

c. Memeriksa dokumen (laporan keuangan) Penyedia barang/jasa dan yang terkait aspek

keuangan.

d. Memberikan masukan lainnya yang terkait dengan aspek keuangan.

3. Fungsi HSE.

a. Memberikan masukan kepada fungsi Pengguna terkait kajian resiko pekerjaan;

b. Membantu fungsi Pengadaan dalam membina Penyedia Barang/Jasa untuk mencapai level

CSMS;

PEDOMAN


N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0

Revisi : 0

Halaman : 8 dari 30

c. Memberikan masukan dalam proses prakualifikasi, aanwijzing/penjelasan pekerjaan, evaluasi

teknis & HSE terkait aspek CSMS pada proses pengadaan;

d. Membantu fungsi Pengguna dalam mengevaluasi kinerja Penyedia Barang/Jasa terkait aspek

CSMS dalam penyelesaian pekerjaan;

e. Memberikan masukan lainnya yang terkait dengan aspek HSE.

4. Tenaga Ahli .

a. Memberikan masukan mengenai kriteria evaluasi prakualifikasi dan evaluasi teknis serta

penyusunan OE/HPS;

b. Memberikan penjelasan pada tahapan aanwijzing/penjelasan pekerjaan khususnya yg bersifat

teknikal dan aspek HSE

c. Melakukan peninjauan lapangan pada saat prakualifikasi atau evaluasi teknis (bila diperlukan);

d. Memberikan masukan lainnya yang terkait dengan aspek keahlian,teknis dan HSE (bila perlu)

BAB IV

PERSYARATAN DAN PENGGOLONGAN PENYEDIA BARANG/JASA

A. PERSYARATAN UMUM

1. Penyedia Barang/Jasa yang dapat diikutsertakan adalah badan usaha dalam negeri maupun luar

negeri, termasuk perusahaan Joint Venture, Consortium, BUMN, Pabrik, Bengkel, Agen Tunggal/

Agen/Distributor, Ahli Khusus, UKM, Koperasi, Usaha Perorangan, Lembaga Ilmiah/ Pendidikan/

Penelitian Negeri/Swasta dan Lembaga/Badan Pemerintah sejenisnya, Lembaga Nirlaba/Non

Profit serta Lembaga lainnya yang ditetapkan Pemerintah.

2. Lulus prakualifikasi/sertifikasi serta lulus CSMS (bila ada dan mungkin yang dikeluarkan oleh

Pertamina dengan katagori risiko tinggi, menengah dan rendah)

3. Dilarang ikut serta sebagai Penyedia Barang/Jasa adalah :

• Pegawai Negeri, pegawai BUMN/BUMD dan pegawai bank milik Pemerintah/Daerah,

• Mereka yang keikutsertaannya akan bertentangan dengan tugasnya (conflic of interest),

• Mereka yang dari hasil prakualifikasi CSMS tidak mampu mengelola klasifikasi resiko HSE

rendah

4. Memiliki persyaratan profesional, kemampuan teknis dan manajerial berdasarkan pengalaman

tertentu, sumber daya manusia (SDM), modal, peralatan dan fasilitas lain yang memadai.

5. Memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan untuk menjalankan usaha/kegiatan

sebagai Penyedia Barang/Jasa antara lain peraturan perundang-undangan di bidang jasa

konstruksi, kesehatan, perhubungan, perindustrian;

6. Secara hukum mempunyai kapasitas menandatangani :

• Kontrak atau Surat Perintah Memulai Pekerjaan (SPMP);

• Purchase Order (PO);

• Perjanjian lainnya termasuk amandemen kontrak.

7. Menandatangani surat pernyataan di atas materai yang menyatakan :

a. Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak pailit, kegiatan usahanya tidak sedang dihentikan,

dan/atau direksi yang berwenang menandatangani kontrak atau kuasanya tidak sedang

menjalani hukuman (sanksi) pidana.

b. Tidak dalam sengketa dengan PT. PERTAMINA (PERSERO); PT. Pertamina Training &

Consulting dan atau Anak Perusahaan PT. PERTAMINA lainnya.

PEDOMAN


N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0

Revisi : 0

Halaman : 9 dari 30

c. Direksi yang berwenang menandatangani kontrak atau kuasanya belum pernah dikenakan

sanksi hukum berdasarkan keputusan pengadilan atas tindakan yang berkaitan dengan

kondite profesional suatu perusahaan atau profesional perorangan untuk bidang pengadaan

barang/jasa.

d. Bahwa dokumen yang disampaikan dalam proses pengadaan barang/jasa yang sedang diikuti

adalah benar, dan apabila di kemudian hari pernyataan tersebut tidak benar maka akan

dikenakan sanksi.

e. Tidak termasuk dalam kelompok perusahaan yang kepemilikan modalnya dimiliki oleh

orang/pemilik yang sama dan atau hubungan antara dua atau lebih perusahaan di mana

terdapat satu atau lebih anggota Direksi atau Komisaris yang sama.

Persyaratan Penyedia Barang/Jasa tersebut di atas dapat dicantumkan dalam pengumuman/

undangan/dokumen pengadaan/website PTC

B. PERSYARATAN KHUSUS

Persyaratan yang harus dipenuhi oleh calon Penyedia Barang/Jasa terdiri dari :

1. Copy Akte Pendirian/Anggaran Dasar perusahaan beserta perubahannya (jika ada) yang telah

mendapatkan pengesahan dari Departemen Hukum & HAM untuk PT, dari Pengadilan Negeri

untuk CV dan dari Departemen Koperasi untuk Koperasi;

2. Copy Surat Ijin Tempat Usaha/Surat Keterangan Domisili Perusahaan dari instansi yang

berwenang, alamat perusahaan dan kode pos serta harus mencantumkan nomor telepon, fax dan

alamat e-mail

3. Copy Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP); Tanda Daftar Perusahaan (TDP); Surat Ijin Usaha

Perdagangan (SIUP) dan Copy Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (SPPKP);

4. Copy Bukti pembayaran pajak tahun terakhir untuk Wajib Pajak Dalam Negeri/BUT (Badan Usaha

Tetap) berupa Surat Pemberitahuan Tahunan (SPT) dan Surat Setoran Pajak (SSP) pasal 25 dan 29

5. Asli Referensi Bank;

6. Copy Neraca perusahaan untuk :

• Kualifikasi Menengah dan Besar, melampirkan neraca 1 (satu) tahun terakhir yang sudah

diaudit oleh Kantor Akuntan Publik serta ada Opini Auditor;

• Kualifikasi Kecil, melampirkan neraca 3 (tiga) tahun terakhir.

7. Copy Kartu Tanda Penduduk Direktur Utama/Penanggung Jawab/Pengurus;

8. Melampirkan bukti - bukti otentik berupa foto, surat kepemilikan dan surat kerjasama dengan

pemilik pabrik/workshop/bengkel kerja;

9. Copy Surat Ijin Usaha Jasa Konstruksi (SIUJK), khusus untuk Jasa Konstruksi;

10. Copy Surat Ijin Operasional dari DISNAKER, khusus untuk Jasa Tenaga Kerja;

11. Copy Surat Ijin Industri dari DEPERINDAG, khusus untuk percetakan dan penjilidan;

12. Copy Surat Perjanjian Keagenan/Distributor dan/atau Surat Terdaftar sebagai Agen/Distributor

pada Departemen Perdagangan dan atau dukungan dari prinsipal/pabrikan;

13. Asli surat pernyataan di atas materai bahwa semua informasi yang disampaikan adalah benar,

apabila ditemukan ketidaksesuaian atas informasi yang disampaikan, dikenakan sanksi

administrasi

PEDOMAN


N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0

Revisi : 0

Halaman : 10 dari 30

Khusus tenaga ahli yang akan ditugaskan dalam melaksanakan pekerjaan konsultansi atau bila

sebagai konsultan perseorangan maka diperlukan persyaratan sebagai berikut antara lain namun

tidak terbatas pada :

1. Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP);

2. Lulus perguruan tinggi negeri atau perguruan tinggi swasta yang telah lulus ujian negara atau

yang telah diakreditasi, atau perguruan tinggi luar negeri yang telah diakreditasi, dibuktikan

dengan copy ijazah dan/atau memiliki sertifikasi keahlian dari badan yang berkompeten;

3. Mempunyai pengalaman dibidangnya yang dituangkan dalam daftar riwayat hidup (curriculum

vitae) yang harus ditulis dengan benar, ditandatangani oleh yang bersangkutan, diketahui oleh

pimpinan perusahaan, kecuali konsultan perorangan;

4. Pelaksanaan pekerjaan yang ditugaskan tidak memerlukan kerja kelompok (team work) untuk

penyelesaiannya;

5. Jasa konsultansi tersebut bukan merupakan proyek/kegiatan secara utuh yang berdiri sendiri;

6. Pekerjaan hanya dapat dilakukan oleh seorang yang sangat ahli di bidangnya melalui referensi

dari user sebelumnya;

7. Konsultan perorangan yang ditunjuk diyakini mampu menyelesaikan penugasannya ditinjau dari

segi teknis, waktu, dan harga;

8. Jasa konsultansi tersebut harus bersifat khusus dalam arti tugas yang diberikan oleh perusahaan

yaitu dalam memberikan masukan/nasehat dalam pelaksanaan proyek/kegiatan;

9. Tenaga ahli asing harus mengikuti ketentuan perundangan yang berlaku di bidang

ketenagakerjaan dan keimigrasian.

Untuk Penyedia Barang dan Jasa yang berdomisili di luar Indonesia wajib menyampaikan dokumen

yang dipersyaratkan sebagai berikut dalam rangka proses pra-kualifikasi :

a. Company Profile

b. Article of Association

c. Financial Report/ Financial Statement

d. Organization Chart

C. UJI KEMAMPUAN PENYEDIA BARANG/JASA.

Dalam rangka meyakinkan kemampuan Penyedia Barang/Jasa, fungsi Pengadaan dapat melakukan uji

dan evaluasi kemampuan Penyedia Barang/Jasa sebagai berikut :

a. Mengevaluasi data Penyedia Barang/Jasa antara lain : Company Profile, Pengurus & Organisasi

Perusahaan, Kapasitas Produksi, Spesifikasi Produk, Informasi Bahan Baku, Bahan Pendukung,

Data Mesin Produksi, Pelaksanaan Quality Control, Jumlah SDM, Tenaga Ahli termasuk data

Administrasi Perusahaan.

b. Due Dilligence/Site Visit/Kunjungan Lapangan dapat dilakukan :

• Jika diperlukan langkah verifikasi terhadap evaluasi data yang telah dilakukan.

• Bilamana masih terdapat keraguan terhadap data calon pemenang untuk mengetahui

kemampuan sebenarnya sebelum ditetapkan sebagai pemenang.

D. PENGGOLONGAN PENYEDIA BARANG/JASA.

Penggolongan penyedia Barang/Jasa adalah penetapan batas nilai pekerjaan/kegiatan yang dapat

dilaksanakan oleh penyedia barang sesuai kualifikasi dan klasifikasi

PEDOMAN


N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0

Revisi : 0


Kualifikasi adalah penilaian tingkat kemampuan finansial, personalia, peralatan dan perlengkapan

pada masing masing bidang pekerjaan

Klasifikasi adalah pengelompokan menurut bidang dan sub bidang

Kualifikasi

Kekayaan

Bersih

( Rp. )

Nilai Pengadaan (ekivalen Rp.) per Klasifikasi ( A,B,C,D )

tidak termasuk PPN & PPH

Barang ( A )

Jasa Konstruksi ( B )

Jasa

Lainnya

( C )

Jasa Konsultansi

Non Konstruksi

( D )

Pelaksana

Konsultansi

Perencanaan/

Pengawasan

Perseorangan

Tidak

disyaratkan

-

s/d 50 Juta

s/d 50 Juta

-

s/d 100 Juta

Kecil ( K )

s/d 500 Juta

s/d

250 Juta

s/d

250 Juta

s/d 150 Juta

s/d 150 Juta

s/d 250 Juta

Menengah

( M )

> 500 Juta

S/D

1 Milliar

> 250 Juta

s/d

750 Juta

> 250 Juta

s/d

750 Juta

s/d 500 Juta

s/d 250 Juta

s/d 500 Juta

Besar ( B )

> 1 Milliar

Di atas

750 Juta

Di atas

750 Juta

< 1 Milliar

< 1 Milliar

< 1 Milliar

BAB V

SISTEM PENGADAAN BARANG/JASA

A. TAHAPAN PROSES PENGADAAN

Secara umum, tahapan-tahapan yang dilakukan dalam proses pengadaan barang/jasa dapat

digambarkan sebagai berikut :

Perencanaan Persiapan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa

Rencana Pengadaan

- TOR/KAK, OE/HPS dan syarat

Kualifikasi

- Dokumen Pengadaan / RKS

- Metode Pemilihan Penyedia

Barang/Jasa

- Mengumumkan & Mengundang

Penyedia Barang / Jasa

- Prakualifikasi

- Evaluasi, Klarifikasi/Negosiasi

- Usul Pemenang, Penetapan

pemenang

1. Tahapan Perencanaan

PEDOMAN


N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0

Revisi : 0


Penyusunan rencana tahunan pengadaan barang/jasa untuk operasional perusahaan dan proyek

harus disinergikan dengan :

a. Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP);

b. Kontrak-kontrak Barang/Jasa yang masa berlakunya akan segera berakhir, sehingga dapat

mengantisipasi bila ada perubahan lingkup pekerjaan dan memerlukan perubahan kontrak;

c. Rencana proyek-proyek baru dan atau pengadaan yang bersifat kompleks;

d. Mengidentifikasikan secara rutin semua kebutuhan pengadaan untuk menunjang jalannya

operasional di tahun yang akan datang, misal pembelian, pengembangan dan perawatan

asset, sewa jasa, jasa konsultan, pembelian barang perkantoran dan lain sebagainya.

Rencana tahunan pengadaan barang/jasa dibuat bersamaan dengan periode usulan anggaran

untuk diserahkan ke Fungsi Pengadaan dan dapat di revisi secara periodic.

Selanjutnya Fungsi Pengadaan melakukan kompilasi data perencanaan pengadaan dan

melakukan analisa kebutuhan, analisa pasar, membuat strategi pengadaan dan seleksi Penyedia

Barang/Jasa serta menentukan jenis kontrak.

2. Tahapan Persiapan

Tahapan Persiapan merupakan tahapan yang paling krusial dan perlu memperhatikan tata kelola

waktu. Pada tahapan ini Fungsi Pengguna membuat ruang lingkup pekerjaan dan estimasi nilai

pengadaan, penentuan kriteria evaluasi seleksi, penentuan strategi pengadaan dan jadwal

pelaksanaan yang paling efisien dan efektif bagi Perusahaan. Dan pada tahapan ini juga sangat

dibutuhkan kerjasama dari berbagai fungsi terkait untuk menyusun kajian persiapan Pengadaan

Barang / Jasa.

Strategi Pengadaan Barang/Jasa sedapat mungkin dibuat untuk meningkatkan daya tawar

Perusahaan, menyederhanakan proses pengadaan dan penggunaan kontrak jangka panjang,

memanfaatkan momentum bisnis sehingga meningkatkan keuntungan Perusahaan.

3. Tahapan Seleksi / Pemilihan Penyedia Barang/Jasa

Perlu kehati-hatian dalam melaksanakan proses evaluasi prakualifikasi, administrasi, teknis, dan

komersial, sehingga pada akhirnya Perusahaan dapat memberikan kontrak kepada Penyedia

Barang/Jasa yang mempunyai komitmen tinggi dalam melaksanakan pekerjaan sesuai kualitas

yang diinginkan, jadwal kebutuhan yang direncanakan dan biaya yang terbaik bagi Perusahaan.

Tahapan tersebut di atas harus dilanjutkan dengan pengawasan administrasi kontrak, pengawasan

terhadap pelaksanaan kontrak, realisasi biaya kontrak dan kinerja Penyedia Barang/Jasa (termasuk

implementasi CSMS), serta pembinaan terhadap Penyedia Barang/Jasa (Supplier Relationship

Management) dan sedapat mungkin menghindari terjadinya penambahan lingkup kerja.

B. METODE PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA

PEDOMAN


N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0

Revisi : 0


Pengadaan Barang/Jasa pada dasarnya dilaksanakan secara kompetitif dan terbuka dengan

mengikutsertakan calon Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi syarat berdasarkan kemampuan dan

kinerja sesuai dengan yang diharapkan.

Pemilihan Penyedia Barang/Jasa dapat menggunakan metode sebagai berikut:

Panitia Pengadaan Barang / Jasa dibentuk dengan Surat Perintah yang di tanda tangani oleh

Pimpinan Tertinggi Perusahaan .

Kewenangan menentukan metode pemilihan Penyedia Barang/Jasa diberikan kepada Fungsi

Pengadaan untuk dilakukan secara profesional disertai penjelasan secara tertulis dengan

mempertimbangkan persyaratan/kriteria yang telah ditetapkan serta masukan dari Fungsi Terkait.

Persyaratan/Kriteria Metode Pemilihan Penyedia Barang/Jasa:

1. Cash & Carry

a. Cash & carry dapat dilaksanakan sampai dengan nilai Rp. 25.000.000,- (duapuluh lima juta

rupiah) atau ekivalen per paket pengadaan, berdasarkan harga pasar dan pelaksanaannya

dapat dilakukan tanpa kontrak.

Batasan nilai cash & carry adalah batasan nilai yang belum termasuk pajak (PPN & PPh).

Cash & carry dilaksanakan oleh Fungsi Pengadaan melalui sistem panjar kerja untuk membeli

langsung Barang yang terdapat di pasar.

Tempat pembelian dapat berupa toko, supermarket, bengkel, online buying, website belanja di

Internet, dll.

b. Pembelian cash & carry diusahakan hanya dilakukan pada tempat pembelian yang merupakan :

1. Pengusaha Kena Pajak (PKP) dan PT. Pertamina Training & Consulting berhak menerima

Faktur Pajak Standar yang dikeluarkan oleh PKP tersebut

2. Tempat pembelian lainnya yang memiliki NPWP dan bersedia dipungut PPh Pasal 22

dan/atau Pasal 23 mengenai Pengadaan Barang/Jasa sesuai ketentuan yang berlaku.

3. Dalam hal pembelian cash & carry dilakukan bukan dengan PKP, maka PPN sudah termasuk

dalam harga barang.

4. Dalam hal tempat pembelian bersedia dipungut PPh Pasal 22 dan/atau Pasal 23 maka

pelaksana cash & carry dapat melakukan pemungutan PPh Pasal 22 dan/atau Pasal 23 pada

saat belanja dan menginformasikannya pada saat pertanggungjawaban ke Fungsi Keuangan.

Selanjutnya Fungsi Keuangan akan melakukan penyetoran PPh Pasal 22 dan atau Pasal 23

5. Dalam hal tempat pembelian tidak bersedia dipungut PPh Pasal 22 dan/atau Pasal 23 maka

Metode

Batasan Nilai P e l a k s a n a

Pelelangan Umum > 1 Milliar Panitya Pengadaan

Pemilihan Langsung 100 Juta ke atas s/d 1 Milliar Panitia Pengadaan

Penunjukan Langsung >25 Juta s/d 100 juta Panitia Pengadaan

Pembelian Langsung

( Cash & Carry )

s/d 25 Juta Fungsi Pengadaan

PEDOMAN


N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0

Revisi : 0


PT. Pertamina Training & Consulting akan menanggung PPh Pasal 22 dan/atau Pasal 23

tersebut. Untuk itu pelaksana cash & carry perlu menginformasikan pada saat

pertanggungjawaban dengan membuat rincian harga pembelian dan menambahkan PPh

Pasal 22 dan/atau Pasal 23 dari harga pembelian atau sesuai aturan pajak yang berlaku.

Bukti pembelian yang sah antara lain invoice atau slip cash register atau kuitansi yang dibubuhi

meterai secukupnya harus dilampirkan sebagai bagian dari pertanggungjawaban cash & carry

(nilai pembelian minimal Rp. 1.000.000,- meterai 6000 sedangkan untuk nilai pembelian minimal

Rp. 500.000,- meterai 3000)

2. Penunjukan Langsung

a. Dilakukan untuk :

1) Penanganan keadaan darurat berdasarkan pernyataan dari Pejabat Tertinggi setempat;

2) Barang dan Jasa yang dibutuhkan bagi kinerja utama PT. Pertamina Training & Consulting

dan tidak dapat ditunda keberadaannya

3) Pekerjaan yang bersifat spesifik karena alasan tertentu ( kompleksitas & teknologi ) yang

karena sifatnya tersebut, maka hanya dapat dilaksanakan oleh satu Penyedia Barang/Jasa.

4) Barang dan jasa yang dimiliki oleh pemegang hak paten atau hak atas kekayaan intelektual

(HAKI) atau yang memiliki jaminan (warranty) dari Original Equipment Manufacture (OEM)

dan atau untuk memenuhi kebutuhan standarisasi operasional sehingga dibutuhkan merk

/ brand tertentu;

5) Bersifat knowledge intensive dimana untuk menggunakan dan memelihara produk

tersebut membutuhkan kelangsungan pengetahuan dari penyedia barang dan/atau jasa

serta diperlukan untuk transfer pengetahuan atau alih teknologi;

6) Pekerjaan lanjutan/tambahan yang secara teknis merupakan satu kesatuan yang sifatnya

tidak dapat dipecah-pecah dari pekerjaan yang sudah dilaksanakan sebelumnya dan

sedapat mungkin menggunakan satuan harga menurut harga yang berlaku pada kontrak

sebelumnya, sepanjang dapat dipertanggungjawabkan secara profesional.

Apabila terdapat pekerjaan tambahan maka diperlukan justifikasi yang dapat

dipertanggung jawabkan secara profesional

7) Bila pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa dengan menggunakan metode Pelelangan

Umum atau Pemilihan Langsung telah dua kali dilakukan namun tetap tidak memenuhi

kriteria atau tidak ada pihak yang mengikuti Pelelangan Umum atau Pemilihan Langsung.

8) Kontrak Payung, jika merupakan perpanjangan waktu untuk kontrak tersebut, dengan

syarat :

1. Harga masih sama dengan Kontrak Payung terdahulu; atau

2. Harga lebih murah dibandingkan Kontrak Payung terdahulu; atau

3. Kualitas pekerjaan lebih baik; serta

4. Tidak ada kompetitor baru.

PEDOMAN


N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0

Revisi : 0


9) Barang/jasa yang merupakan pembelian berulang (repeat order) setelah melalui kajian

yang komprehensif dengan ketentuan sbb :

a) Hasil kerja Penyedia Barang/Jasa sebelumnya dinilai baik;

b) Volume Barang/Jasa yang dibutuhkan kurang atau sama dengan volume pengadaan

sebelumnya;

c) Harga Barang/Jasa lebih rendah atau paling tinggi sama dengan pengadaan

sebelumnya, apabila tidak dapat terpenuhi harga Barang/Jasa dapat lebih tinggi

maksimal 10% dari harga sebelumnya;

d) Merupakan Barang/Jasa yang bersifat operasional;

e) Bukan merupakan pekerjaan yang dilaksanakan untuk jangka waktu lebih dari setahun

(multiyears);

f) Pelaksanaan pembelian berulang (repeat order) hanya dapat dilaksanakan paling

banyak 2 (dua) kali pengadaan dengan membuat kontrak baru.

10) Pengadaan jasa konsultan perseorangan sesuai dengan batasan kualifikasi dan klasifikasi

dengan mempertimbangkan faktor kewajaran harga serta memenuhi persyaratan sebagai

berikut :

a) Pelaksanaan pekerjaan yang ditugaskan tidak memerlukan kerja kelompok (team

work) untuk penyelesaiannya;

b) Jasa konsultansi tersebut bukan merupakan proyek/kegiatan secara utuh yang berdiri

sendiri;

c) Pekerjaan hanya memungkinkan dilakukan oleh seorang yang sangat ahli di bidangnya;

d) Jasa konsultansi tersebut harus bersifat tugas khusus PT. Pertamina Training &

Consulting dalam memberikan masukan/ nasehat dalam pelaksanaan proyek;

e) Konsultan perorangan yang ditunjuk diyakini mampu menyelesaikan penugasannya

ditinjau dari segi teknis, waktu, dan harga.

b. Dilakukan oleh

Fungsi Pengadaan, dengan cara mengundang calon Penyedia Barang/Jasa yang sudah

terdaftar atau belum terdaftar sesuai dengan persyaratan kualifikasi dan klasifikasi yang telah

ditentukan.

Batasan nilai tidak berlaku apabila kondisi pekerjaan seperti butir 2a dan Fungsi Pengusul

harus membuat Ijin Prinsip Tunjuk Langsung dengan dilengkapi justifikasi serta telah

mendapatkan Persetujuan Pimpinan Perusahaan/Pejabat Berwenang, rekanan yang ditunjuk

adalah rekanan terdaftar (DRM) dan atau rekanan yang telah lulus prakualifikasi (SKT

Pertamina).

3. Pemilihan Langsung

a) Dilakukan untuk :

1) Pengadaan jasa konstruksi yang bersifat kompleks yang hanya dapat dilaksanakan dengan

teknologi baru dan penyedia jasa yang mampu mengaplikasikannya sangat terbatas;

2) Pengadaan jasa konstruksi yang tidak bersifat kompleks;

3) Pengadaan jasa konsultan dan jasa lainnya;

4) Pengadaan barang;

5) Pengadaan Barang/Jasa terkait approved brand dalam rangka standardisasi.

PEDOMAN


N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0

Revisi : 0


Kepada semua calon penyedia barang / jasa seperti tersebut diatas dapat dilakukan

prakualifikasi apabila diperlukan

b) Dilakukan dengan cara:

1) Mengundang sekurang-kurangnya 2 (dua) calon Penyedia Barang/Jasa yang terdaftar

dalam bidder list Fungsi Pengadaan (DRM) dan dimungkinkan mengundang Penyedia

Barang / Jasa yang belum terdaftar (sesuai dengan persyaratan kualifikasi dan

klasifikasi/SKT).

2) Bila memungkinkan diupayakan mengundang sebanyak-banyaknya jumlah Penyedia

Barang/Jasa;

3) Pemilihan Langsung dapat tetap dilaksanakan apabila diyakini/ diketahui secara luas

bahwa Penyedia Barang/Jasa yang tersedia untuk diundang minimal 2 (dua) peserta

4) Membuat Request for Quotation (RFQ) untuk masing-masing Penyedia Barang/Jasa yang

lulus administrasi dan melakukan pengundangan ke Penyedia Barang/Jasa untuk

mengambil dokumen pengadaan

5) Memberikan penjelasan mengenai dokumen pengadaan barang/jasa pada waktu yang

telah ditentukan (bila diperlukan), kepada para calon Penyedia Barang/Jasa.

6) Penjelasan terhadap dokumen pengadaan kepada semua calon Penyedia Barang/Jasa

tidak harus dilakukan melalui tatap muka. Klarifikasi dapat dilakukan secara tertulis

melalui media fax atau email sesuai batas waktu yang telah ditentukan.

7) Penjelasan mengenai dokumen pengadaan harus diberikan kepada para peserta secara

jelas dan lengkap sehingga dapat diikuti dan dimengerti;

8) Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan membuat berita acara pemberian penjelasan

mengenai dokumen pengadaan dan keterangan lain, termasuk perubahannya

9) Berita Acara penjelasan tersebut ditandatangani oleh Fungsi Pengadaan/Panitia

Pengadaan dan sekurang-kurangnya 1 (satu) wakil dari calon peserta yang hadir dan harus

disampaikan kepada peserta yang diundang

10) Dalam hal terjadinya perubahan isi dokumen pengadaan, Fungsi Pengadaan/Panitia

Pengadaan menerbitkan addendum dokumen pengadaan yang merupakan lampiran dari

Berita Acara Penjelasan dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari dokumen

pengadaan dan harus disampaikan kepada peserta yang diundang;

c) Penyampaian Dokumen Penawaran dan Evaluasi Penawaran :

Penyedia Barang/Jasa menyusun dokumen penawaran dan menyampaikannya kepada Fungsi

Pengadaan/Panitia Pengadaan sesuai dengan cara penyampaian dokumen penawaran yang

telah ditentukan dalam dokumen pengadaan yaitu :

a. Metode Satu Sampul

• Keseluruhan dokumen penawaran dimasukkan ke dalam 1 (satu) sampul, yang

mencakup surat penawaran yang dilengkapi dengan persyaratan administrasi, teknis,

dan perhitungan harga serta dokumen lainnya yang diperlukan;

• Metode ini biasanya dilakukan untuk Pengadaan Barang/Jasa dengan spesifikasi teknis

pekerjaan yang sudah jelas dan diperkirakan sebagian besar penawar yang diundang

untuk memasukkan penawaran akan mampu melaksanakan pekerjaan tersebut dilihat

dari segi teknis;

• Dalam metode ini persaingan terutama terletak pada segi harga penawaran.

PEDOMAN


N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0

Revisi : 0


b. Metode Dua Sampul

• Sampul I (pertama) hanya berisi kelengkapan Data Administrasi dan Teknis serta yang

disyaratkan, sampul II (kedua) berisi data perhitungan harga penawaran. Sampul I dan

II dimasukkan ke dalam satu sampul (disebut sampul penutup);

• Metode ini biasanya dilakukan untuk pekerjaan pemborongan (jasa konsultansi dan

kontruksi) yang meskipun Term of Reference dan spesifikasi teknisnya sudah jelas

namun karena sifat pekerjaannya memerlukan evaluasi teknis yang mendalam

sebelum dilakukan evaluasi harga.

c. Metode Evaluasi Penawaran

• Tujuan evaluasi penawaran adalah untuk mendapatkan penawaran yang sah dan

memenuhi segala persyaratan yang ditetapkan dalam Kerangka Acuan Kerja

(KAK)/penjelasan umum, serta yang paling menguntungkan PT. Pertamina Training &

Consulting dan dapat dipertanggungjawabkan hasilnya.

• Evaluasi dilakukan terhadap unsur administrasi, unsur teknis, unsur HSE plan/K3LL

(bila ada) dan unsur harga, dengan berpedoman pada kriteria dan tata cara evaluasi

yang telah ditetapkan di dalam dokumen pengadaan.

• Dalam hal-hal yang bersifat khusus, Panitia Pengadaan atau Fungsi Pengadaan dapat

menyertakan fungsi terkait sebagai anggota dalam melaksanakan proses evaluasi.

• Metode evaluasi teknis dan harga yang digunakan adalah:

- Metode Evaluasi Scoring

� Evaluasi Kualitas, Teknis, HSE (bila ada)

� Evaluasi Harga Terendah

- Metode Evaluasi Non-Scoring

Metode ini digunakan dengan cara memeriksa dan membandingkan dokumen

penawaran terhadap pemenuhan persyaratan yang telah ditetapkan dalam

dokumen Pengadaan Barang/Jasa dengan urutan proses evaluasi dimulai dari

penilaian persyaratan administrasi, persyaratan teknis, persyaratan aspek HSE dan

kewajaran harga. Penyedia Barang/Jasa yang tidak lulus penilaian pada setiap

tahapan dinyatakan gugur dan Usulan penentuan pemenang berdasarkan harga

terbaik.

d) Owner’s Estimate (OE) / Harga Perkiraan Sendiri (HPS)

• OE/HPS merupakan perkiraan harga yang dikalkulasikan secara keahlian, yang

digunakan sebagai acuan dalam menilai kewajaran harga.

• Tanggung jawab penyusunan OE/HPS termasuk OE/HPS yang disesuaikan beserta

pengesahannya berada di Fungsi Pengguna, khusus untuk material stock dan

pengadaan secara hybrid, OE/HPS disusun oleh Fungsi Pengadaan.

• Fungsi Pengguna dalam menyusun OE/HPS dapat meminta bantuan fungsi terkait

lainnya (seperti Fungsi Teknik, IT dan Fungsi Pengadaan) yang pelaksanaannya dapat

dilakukan melalui tim lintas fungsi sesuai kebutuhan, termasuk meminta bantuan dari

tenaga ahli/konsultan. Apabila penyusunan OE/HPS dilakukan oleh konsultan maka

konsultan tersebut dilarang mengikuti proses pengadaan.

PEDOMAN


N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0

Revisi : 0


• Harga-harga yang di-publish dan diketahui secara umum (media massa, jurnal, internet

dan Last PO / Kontrak ) dapat dijadikan sebagai pengganti OE/HPS.

• Pembelian langsung (cash & carry) tidak memerlukan OE/HPS.

• Pembelian langsung ke prinsipal/pabrikan sole source dan atau pembelian langsung

software ke prinsipal/agen tunggal pemegang merk tidak memerlukan OE/HPS.

• OE/HPS bersifat rahasia, dengan demikian semua pihak yang terlibat dalam proses

Pengadaan Barang/Jasa wajib menjaga kerahasiaannya.

e) Negosiasi Harga Penawaran

1. Untuk mendapatkan harga yang menguntungkan Perusahaan, Panitia Pengadaan

Barang/Jasa wajib melakukan upaya Negosiasi (baik negosiasi harga maupun negosiasi

waktu pelaksanaan pekerjaan) dan negosiasi hanya dilakukan terhadap Penawar yang

memenuhi persyaratan administrasi dan teknis, hasil negosiasi dituangkan didalam

berita acara negosiasi 2. Apabila telah diperoleh kesepakatan harga dan kesepakatan waktu pelaksanaan

pekerjaan, penyedia barang diwajibkan untuk memberikan pernyataan persetujuan

jumlah harga baru berikut rinciannya dan di tanda tangani oleh Pimpinan Perusahaan

atau yang diberi kuasa di atas meterai cukup (6000), harga penawaran tersebut

merupakan harga penawaran akhir

Tata cara negosiasi harus disampaikan dan atau dicantumkan dalam dokumen pengadaan

serta dipertegas pada saat aanwijzing/penjelasan pekerjaan (bila diperlukan)

Dan mekanisme proses untuk Usul Penetapan Pemenang, Penunjukan Pemenang,

Pengumuman Pemenang dan Pembuatan Kontrak tatacaranya/mekanisme prosesnya sama

dengan metode Pelelangan Umum.

4. Pelelangan

a) Dilakukan untuk :

1. Pengadaan barang/jasa yang bersifat umum dan komplek yang hanya dapat dilaksanakan

oleh Penyedia jasa yang merupakan fabrikan/agen tunggal

2. Pengadaan Jasa konstruksi yang tidak bersifat komplek

3. Pengadaan jasa konsultan dan jasa lainnya.

4. Pengadaan Barang

5. Pengadaan barang/Jasa terkait Approved Brand dalam rangka standarisasi. Kepada semua

calon penyedia barang dan jasa seperti tersebut diatas dapat dilakukan prakualifikasi

apabila diperlukan

b) Dilakukan oleh panitya Pengadaan Barng dan Jasa dengan cara:

1. Penguuan dilakukan dengan website perusahaan, dapat juga diumumkan melalui media

cetak nasional dan apabila dipandang perlu pemberitahuan dapat dikirim langsung melalui

facsimile dan atau email kepada penyedia barang/Jasa yang diyakini mampu

melaksanakan pekerjaan

2. Dapat diikuti oleh calon penyedia barang/jasa yang sudah terdaftar (DRM) atau SKT

Pertamina maupun yang belu terdaftar atau memiliki SKT sesuai dengan persyaratan

kualifikasi dan klasifikasi yang ditentukan

PEDOMAN


N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0

Revisi : 0


3. Pada semua penyedia barang/jasa (untuk pekerjaan yang bersifat komplek) dilakukan

prakualifikasi secara ketat dengan mengutamakan pengalaman sejenis, dan kualifikasi

tenaga ahli yang dimiliki serta dilakukan klarifikasi/negosiasi baik teknis maupun harga

4. Mengundang sekurang-kurangnya 2(dua) calon penyedia barang/jasa yang terdaftar

dalam bidder list fungsi pengadaan (DRM) dan dimungkinkan mengundang penyedia

barang/jasa yang belum terdaftar sesuai dengan persyaratan kualifikasi dan klasifikasi.

5. Pelelangan dapat tetap dilaksanakan apabila diyakini/diketahui secara luas bahwa

penyedia barang/jasa yang tersedia untuk diundang minimal 2(Dua) peserta.

6. Pembuat Request For quotation (RFQ)/RFP untuk masing masing penyedia barang/jasa

yang lulus administrasi dan melakukan pengundangan ke penyedia barang/jasa untuk

mengambil dokumen pengadaan.

7. Memberikan penjelasan mengenai document pengadaan barang/jasa pada waktu yang

telah ditentukan (bila diperlukan). Kepada para calon penyedia barang/jasa.

8. Penjelasan terhadap dokumen pengadaan kepada semua calon penyedia barang/jasa

tidak harus dilakukan melalui tatap muka. Klarifikasi dapat dilakukan secara tertulis

melalui media fax atau email sesuai batas waktu yang telah ditentukan.

9. Penjelasan mengenai dokumen pengadaan harus diberikan kepada para peserta secara

jelas dan lengkap sehingga dapat diikuti dan dimengerti.

10. Fungsi pengadaan/panitya pengadaan membuat berita acara pemberian penjelasan

mengenai dokumen pengadaan dan keterangan lain termasuk perubahannya.

11. Berita Acara penjelasan tersebut ditandatangani oleh Fungsi Pengadaan/Panitya dan se-

kurang2 nya 1 (satu) wakil dari calon peserta yang hadir dan berita acara penjelasan harus

disampaikan kepada peserta yang diundang.

12. Dalam hal terjadinya perubahan isi dokumen pengadaan, fungsi Pengadaan/Panitya

Pengadaan menerbitkan addendum dokumen pengadaan yang merupakan lampiran dari

berita acara penejelasan dan merupak bagian yang tidak terposahkan dari dokumen

pengadaan dan harus disampaikan kepada peserta yang diundang

13. Melakukan evaluasi/analisa atas RFQ/RFP yang disampaikan oleh penyedia barang/Jasa.

14. Melakukan negosiasi, menetapkan short list dan mengusulkan calon pemenang kepada

pejabat berwenang.

c) Penyusunan dokumen RFQ/RFP

Secara garis besar RFP/RFQ mencakup :

1. Daftar detail spesifikasi dan jumlah barang yang akan dibeli berdasarkan hasil

pengumpulan dan analisa data serta hasil proses sourcing strategy .

2. Jenis dan uraian pekerjaan yang harus dilaksanakan.

3. Jenis, jumlah dan mutu bahan yang disyaratkan dan dapat dipertanggungjawabkan.

PEDOMAN


N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0

Revisi : 0


4. Dokumen administrasi, antara lain :

• Profil perusahaan.

• Pengalaman kerja ( dibuktikan dengan : PO, Kontrak Kerjasama dll )

• Struktur organisasi proyek dan staff ahli yang dimiliki.

• Rencana pelaksanaan kegiatan.

5. Template yang harus diisi oleh supplier sebagai acuan untuk pelaksanaan evaluasi atas

reliabilitas dan kualitas perusahaan.

6. Jadwal proses kegiatan pengadaan (tanggal penyampaian RFP/RFQ, penjelasan teknis dan

negosiasi).

7. Kriteria dan tatacara evaluasi.

8. Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan, atau tanggal batas akhir penyerahan pekerjaan

(jika diperlukan).

d) Evaluasi / Analisa RFP / RFQ

Evaluasi yang dilakukan untuk menilai kemampuan Penyedia Barang/Jasa disusun dalam

Supplier Assesment Matrix (SAM) dengan kriteria antara lain sbb:

1. Reliability (Kemampuan Pasokan)

Yang dinilai antara lain terdiri dari :

a) Solvency, merupakan kemampuan rata-rata keuangan Penyedia Barang/Jasa untuk

dapat beroperasi dan memproduksi barang yang akan dipasok.

b) Experience, merupakan pengalaman kerja dalam pasokan barang/jasa sejenis baik

didalam ataupun di luar negeri.

c) Production Capacity, merupakan jumlah kemampuan memproduksi barang/jasa dalam

suatu periode tertentu.

d) Storage Capacity, merupakan kemampuan gudang atau area yang digunakan dalam

suatu periode tertentu untuk menyimpan produk barang jadi sebelum dipasok ke

Pengguna barang/jasa.

e) Time/Delivery, merupakan waktu yang dibutuhkan untuk proses pengiriman barang

atau penyelesaian pekerjaan.

2. Quality (Kualitas Produksi)

Yang dinilai terdiri antara lain dari :

a) Quality Certification, merupakan pernyataan tertulis dari pihak yang berwenang dalam

pencapaian kualitas produk yang telah dihasilkan, dapat berasal dari dalam negeri

ataupun luar negeri.

b) Passing of Testing, merupakan tingkat kelulusan dari tiap jenis pengujian standard yang

dilakukan(bila perlu).

c) Equipment Completeness, merupakan peralatan pengujian standard yang dimiliki oleh

Penyedia Barang/Jasa(bila perlu).

d) Percentage of Reject, merupakan besaran prosentase rata-rata produk gagal yang

dicapai (bila perlu)

PEDOMAN


N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0

Revisi : 0


3. Price (Harga Penawaran)

Yang dinilai terdiri antara lain dari :

Membanding kelompok harga yang tertera dalam harga perkiraan Perusahaan dapat

berbentuk Cleansheet, Linier Performance Price (LPP) ataupun Total Cost Ownership (TCO)

yang dibandingkan dengan penawaran dari Penyedia Barang/Jasa.

Evaluasi penawaran dapat dilakukan melalui sistem satu sampul atau dua sampul sesuai

dengan isi permintaan penawaran .

a. Evaluasi sistem 1 (satu) sampul dilakukan :

• Apabila spesifikasi barang/jasa sudah jelas sehingga relatif tidak ada diferensiasi

penawaran.

• Evaluasi teknis dan harga dilakukan bersamaan dalam penyusunan SAM.

b. Evaluasi sistem 2 (dua) sampul dilakukan :

• Apabila spesifikasi barang/jasa yang belum jelas atau jenis pekerjaan yg

memungkinkan terjadinya diferensiasi penawaran.

• Untuk mendapatkan barang/jasa dan Penyedia Barang/Jasa yang

berkualitas dengan menetapkan passing grade

• Untuk mengutamakan tercapainya output performance teknis yang terdiri

Reliability, Quality dan Innovasi.

e) Negosiasi, Pelelangan pada dasarnya adalah sama dengan prosedur /tata cara Negosiasi

Pemilihan Langsung

f) Penunjukan Pemenang

Apabila dalam dua hari setelah pengumuman tidak ada sanggahan dari peserta lainnya, maka

Penunjukan Pemenang dilakukan oleh Panitia Pengadaan/ fungsi Pengadaan.

Peserta yang ditunjuk sebagai pemenang wajib melaksanakan pekerjaan dengan

menyampaikan surat kesanggupan, dan jika diperlukan disertakan jaminan pelaksanaan yang

berupa garansi bank minimal sebesar 5% dari nilai pekerjaan (bila diperlukan).

Dalam hal pemenang mengundurkan diri atau karena suatu hal tidak dapat ditunjuk, fungsi

Pengadaan/Panitia Pengadaan melakukan upaya negosiasi (harga, volume, lokasi, dsb)

kepada urutan berikutnya untuk single winner dan/atau peserta lainnya untuk multi winner.

Setelah dicapai kesepakatan dapat dilakukan penunjukan pemenang.

Khusus untuk jasa konsultasi, jika pemenang yang ditunjuk diketahui mengganti ketua

pelaksana pekerjaan (team leader) atau mengganti lebih dari 30% jumlah tenaga ahlinya,

maka dibatalkan sebagai pemenang

g) Pengumuman Pemenang

Pengumuman dilakukan melalui surat pemberitahuan kepada seluruh peserta Bidder List

selambat-lambatnya dua hari kerja setelah persetujuan dari Pejabat Berwenang

Pembatalan Proses Hasil Pelelangan /Pemilihan Langsung hanya dapat dilakukan apabila

salah satu kondisi berikut terpenuhi :

� Terjadi perubahan rencana kerja yang mengakibatkan perubahan kebutuhan barang

dan atau jasa;

PEDOMAN


N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0

Revisi : 0


� Anggaran tidak tersedia/tidak mencukupi;

� Akibat adanya penetapan pengadilan;

� Terbukti adanya indikasi kuat telah terjadi tindak KKN.

� Sanggahan dari peserta lain terbukti ( bila ada dan atau disyaratkan )

� Keputusan dari pejabat berwenang

� Dalam hal terjadi pembatalan proses/hasil sourcing yang diakibatkan oleh kondisi di

atas, maka peserta yang telah ditunjuk sebagai pemenang namun belum menerima

Surat Perintah Memulai Pekerjaan (SPMP) / Letter Of Intent (LOI) atau belum

menandatangani kontrak, maka peserta tersebut tidak berhak menuntut penggantian

biaya apapun.

� Pembatalan hasil proses ditetapkan oleh Pejabat Berwenang.

h) Jaminan Pelaksanaan ( Bila diperlukan )

Terdiri dari :

� Jaminan Teknis atas hasil pekerjaan yang sudah dilaksanakan, yaitu jaminan yang

diberikan kepada pengguna barang/jasa setelah pekerjaan diselesaikan, dengan masa

jaminan ditentukan oleh para pihak.

� Jaminan Pemeliharaan untuk masa pemeliharaan ditentukan oleh para pihak, bentuk

dan jangka waktu penyerahan serta pengembalian jaminan disesuaikan dengan

ketentuan dalam dokumen pengadaan barang/jasa.

� Surat Jaminan Pelaksanaan atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa dengan nilai

minimum sebesar 5 % (lima persen) dari nilai Kontrak atau sesuai dengan batas nilai

yang ditetapkan dalam dokumen pengadaan. Jaminan pelaksanaan yang dapat

diterima adalah yang dikeluarkan oleh Bank Umum. Untuk Jasa Konsultansi tidak

diperlukan jaminan pelaksanaan. Jika peserta berkedudukan di luar negeri, surat

jaminan pelaksanaan diterbitkan oleh Bank Devisa di Indonesia atau bank di luar

negeri. Jaminan pelaksanaan dari bank di luar negeri, harus dari bank–bank di luar

negeri yang direkomendasikan oleh Bank Indonesia (BI).

Ketentuan lain :

� Apabila dipandang perlu untuk kegiatan/pekerjaan berisiko tinggi, dapat dikenakan

jaminan pelaksanaan lebih dari 5% dan setinggi-tingginya 20%.

� Bagi penawaran yang dinilai terlalu rendah (lebih kecil dari 80% OE/HPS), besarnya

jaminan pelaksanaan dapat dinaikkan menjadi 10% - 20% (sesuai ketentuan dalam

dokumen pengadaan) x OE/HPS.

� Dalam hal Penyedia Barang/Jasa dalam waktu yang telah ditetapkan tidak

melaksanakan pekerjaan, jaminan pelaksanaan dapat dicairkan dan menjadi milik

Perusahaan.

� Dalam hal Penyedia Barang/Jasa mengundurkan diri setelah menandatangani Kontrak,

maka jaminan pelaksanaan dapat dicairkan dan menjadi milik Perusahaan.

� Surat jaminan pelaksanaan dikembalikan kepada Penyedia Barang/Jasa setelah

pelaksanaan pekerjaan seluruhnya selesai sesuai dengan Kontrak.

� Masa berlaku jaminan pelaksanaan sampai dengan selesainya masa kontrak atau masa

pemeliharaan (mana yang lebih lama).

PEDOMAN


N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0

Revisi : 0


� Mata uang jaminan pelaksanaan harus sama dengan mata uang yang tercantum dalam

dokumen kontrak.

� Batas akhir waktu pengajuan tuntutan pencairan surat jaminan pelaksanaan oleh

pengguna jasa kepada pihak penjamin, mengacu kepada KUH Perdata Pasal 1831 dan

Pasal 1832.

� Untuk kontrak yang berjangka waktu lebih dari satu tahun (multi years) jaminan

pelaksanaan dapat disesuaikan dengan nilai maupun jangka waktu sisa pekerjaan

(diperbarui setiap tahun). Perhitungan / pembayaran nilai hasil pekerjaan yang telah

dilaksanakan didasarkan atas hasil penelitian dan penilaian hasil pekerjaan tersebut,

serta kegunaan bagi Perusahaan.

� Untuk adendum kontrak, nilai jaminan pelaksanaan ditetapkan sebesar persentase

terhadap nilai adendum kontrak.

� Nama Penyedia Barang/Jasa yang ditunjuk sebagai pemenang harus tercantum dalam

surat jaminan pelaksanaan.

� Surat jaminan pelaksanaan mencantumkan nilai jaminan dalam angka dan huruf.

� Pernyataan pihak penjamin bahwa jaminan pelaksanaan dapat dicairkan segera sesuai

dengan ketentuan dalam jaminan pelaksanaan.

� Format jaminan pelaksanaan yang dikeluarkan oleh Bank sesuai format terlampir.

� Jaminan uang muka ( bila diperlukan ) :

Uang muka pada dasarnya tidak diberikan, namun dapat diberikan sebesar maksimum

10% dari nilai kontrak dan harus mendapat persetujuan pejabat berwenang dengan

dilengkapi justifikasi dan jaminan uang muka;

� Jaminan uang muka harus senilai dengan uang muka yang diberikan dan diterbitkan

oleh Bank Umum;

� Pembayaran uang muka paling lambat tujuh hari setelah jaminan uang muka

diserahkan oleh Penyedia Barang/Jasa kepada Perusahaan dan setelah kontrak

ditandatangani;

� Pengembalian uang muka diperhitungkan secara proporsional pada setiap

pembayaran prestasi pekerjaan dan paling lambat harus lunas pada saat pekerjaan

mencapai prestasi 100% (seratus persen);

� Warranty yang berisi kepastian adanya jaminan terhadap barang/jasa yang akan

diadakan.

i) Sanksi

• Dalam hal Penyedia Barang/Jasa ternyata tidak memenuhi kewajibannya, maka

dikenakan denda sebesar yang telah ditentukan dalam dokumen pengadaan, paling

sedikit 1o/oo (satu permil) dari harga Kontrak untuk setiap hari keterlambatan.

� Besarnya denda maksimum ditetapkan 5% (lima persen) dari nilai Kontrak. Bilamana

diperlukan untuk proyek/kegiatan yang mempunyai risiko tinggi dapat dikenakan

denda lebih dari 5% (lima persen) dan setinggi-tingginya 20% (dua puluh persen) dari

nilai Kontrak.

� Dalam hal penyerahan bertahap (partial delivery) untuk pengadaan barang maka

denda keterlambatan dihitung secara parsial. Syarat bertahap dinyatakan dalam Surat

Pesanan dan jika syarat penyerahan bertahap tidak dinyatakan dalam Surat Pesanan

maka diberlakukan sanksi denda yang dihitung dari nilai total Surat Pesanan.

PEDOMAN


N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0

Revisi : 0


� Ketentuan mengenai denda akan disesuaikan dengan Kontrak, misalnya denda

terhadap barang yang disewa dan tidak dapat dinikmati jasanya maka sanksi denda

dihitung dari biaya sewa per bulan.

j) Penyusunan Kontrak

� Kontrak adalah perikatan antara Perusahaan dengan penyedia barang/jasa yang

berisikan hak dan kewajiban dala pelaksanaan pengadaan barang/jasa dala bentuk

Surat Perjanjian Borongan (SPB), Surat Perintah Kerja (SPK) dan Surat Pesanan

(SP)/Purchase Order (PO)

� Kontrak tetap harus mengindahkan ketentuan peraturan perundang-undangan yang

berlaku dan tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate Governance) serta

prinsip kehati-hatian dalam pengambilan keputusan bisnis (bussiness judgment

rule).Draft final kontrak disusun berdasarkan hasil negosiasi untuk disampaikan kepada

Pengguna Barang/Jasa untuk proses penandatanganan kepada Pejabat Berwenang

setelah diteliti oleh fungsi Legal.

� Apabila diperlukan Kontrak dapat di-addendum dengan ketentuan:Pekerjaan tersebut

tidak dapat dielakkan dalam rangka pelaksanaan pekerjaan semula, sepanjang dapat

dipertanggungjawabkan secara professional dan disertai justifikasi dari Pengguna

Barang/Jasa. Adapun justifikasi tersebut harus memenuhi kriteria : Apabila tidak

dilakukan penambahan/pengurangan akan memberikan dampak kerugian finansial

bagi PT.Pertamina Training & Consulting

� Pekerjaan tambahan tersebut terkait dengan kegiatan semula (yang mengakibatkan

perubahan nilai/perubahan lingkup kerja/ perubahan jangka waktu kontrak).

� Nilai penambahan pekerjaan tidak melebihi 10% dari total nilai pekerjaan semula.

� Pekerjaan tambah/kurang tersebut sudah mendapat persetujuan tertulis/ijin prinsip

dari Pejabat 1 (satu) tingkat dari Pejabat Berwenang penandatangan kontrak semula.

� Dalam hal pekerjaan tambah dengan nilai tambah melebihi 10% dari total nilai

pekerjaan semula atau nilai pekerjaan secara keseluruhan melebihi otorisasi pejabat

yang menandatangani kontrak semula, maka justifikasi dan pertanggungjawaban

secara professional harus mendapat persetujuan dari Pejabat yang mempunyai

otorisasi sesuai nilai kontrak keseluruhan setelah Addendum kontrak.

� Harga satuan atau biaya kegiatan yang ditambahkan tidak boleh lebih tinggi dari harga

satuan atau biaya kegiatan yang sudah ditawarkan dalam kontrak semula, dalam hal

harga satuan atau biaya kegiatan yang ditambahkan belum pernah ada kesepakatan

harga sebelumnya, maka harus dilakukan negosiasi untuk mendapatkan harga yang

wajar

� Surat Perintah memulai pekerjaan(SPMP)/Letter Of Intent adalah surat perintah kerja

mendahului SPB/SPK dari pejabat berwenang kepada penyedia barang/jasa yang

berlaku dalam keadaan mendesak, sebagi dasar untuk memulai suatu pekerjaan yang

tidak dapat dipakai sebagai pendukung proses pembayaran yang ditandatangani kedua

belah pihak.

� Sistem kontrak dapat menggunakan salah satu atau kombinasi dari beberapa sistem

sebagai berikut :

- Fixed Lump Sum Contract

- Kontrak Harga Satuan (Fixed Unit Price Contract)

PEDOMAN


N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0

Revisi : 0


- Kontrak Terima Jadi (Turn Key Contract).

- Kontrak Pengadaan Bersama (Sharing Contract)

- Kontrak Persentase/Success Fee

- Kontrak Call Off Order/Stockless Purchasing System/Consignment

- Kontrak Vendor Operated Warehouse/Vendor Stocking Program /Consignment

Dimungkinkan peralihan dari sistem kontrak tertentu menjadi sistem kontrak lainnya.

Peralihan ini harus sejak awal dicantumkan dalam dokumen pengadaan dan ketentuan

rincinya harus diatur dalam kontrak.

k) Berkas Pengadaan ( Business Case )

Tahapan yang dilakukan antara lain :

� Mengumpulkan informasi/data dan dokumen yang terkait dengan proses pelaksanaan

sourcing secara keseluruhan menjadi satu kumpulan dokumen pengadaan.

� Berkas Pengadaan (Business Case) di catat dan diletakkan pada tempat penyimpanan

dokumen pengadaan di fungsi Pengadaan.

l) Supplier Relationship Management (SRM)

Supplier Relationship Management, dimaksudkan untuk mengelola hubungan kerja dengan

Penyedia Barang/Jasa selama masa kontrak, misal : evaluasi kinerja Penyedia Barang/Jasa

secara rutin, pembinaan terhadap Penyedia Barang/Jasa, membantu penyelesaian masalah

sehubungan dengan pekerjaan, dll. Oleh karena itu, dalam setiap dokumen pengadaan

barang/Jasa yang bersifat mengikat (misalnya dokumen permintaan penawaran, penunjukan

pemenang, kontrak, dll) wajib dicantumkan klausul Supplier Relationship Management (SRM).

Secara umum, hal-hal yang dilakukan dalam SRM adalah:

• Memonitor kinerja dari Penyedia Barang/Jasa.

• Melakukan upgrading/downgrading/delisting Penyedia Barang/Jasa sesuai dengan

kinerja.

• Membuat laporan evaluasi kinerja Penyedia Barang/Jasa (bulanan, triwulan atau

tahunan).

• Dalam rangka memantau proses pelaksanaan pengadaan barang/jasa maka semua

pihak terkait (termasuk penyedia barang/jasa) harus dapat mengkomunikasikan setiap

permasalahan yang terjadi dan bersama-sama mencari usulan pemecahannya.

Selanjutnya dalam rangka memantau kinerja maka perlu diterapkan sistem reward &

consequences sesuai dengan ketentuan yang berlaku di Perusahaan.

m) Repeat Order

Repeat Order dapat dilakukan dengan justifikasi dari Pengguna Barang/Jasa yang dapat

dipertanggung jawabkan dan telah mendapat persetujuan dari Pejabat Berwenang

Selain persetujuan dari Pejabat Berwenang, hal lain yang perlu diperhatikan dalam Repeat

Order adalah sebagai berikut :

� Hasil kerja Penyedia Barang/Jasa sebelumnya dinilai baik.

� Spesifikasi dan kualitas Barang/Jasa sama.

PEDOMAN


N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0

Revisi : 0


� Volume Barang/Jasa yang dibutuhkan kurang atau sama dengan volume pengadaan

sebelumnya.

� Harga Barang/Jasa lebih rendah atau sama dengan pengadaan sebelumnya.

� Merupakan Barang/Jasa yang bersifat operasional

� Hanya berlaku untuk kontrak dengan periode maksimal satu tahun.

� Repeat order kepada Penyedia Barang/Jasa yang sama hanya dapat dilaksanakan dua

kali dan dilakukan setelah kontrak utama berakhir

� Permintaan repeat order dilakukan oleh Fungsi Pengguna Barang/Jasa dengan disertai

justifikasi yang dapat dipertanggungjawabkan secara profesional, dengan melampirkan

dokumen sebagai berikut :

- Rincian volume kebutuhan barang / jasa yang akan dilakukan Repeat Order.

- Dokumen track record dari kinerja Penyedia Barang/ Jasa yang dinilai baik.

- Dokumen pendukung lainnya yang tekait

Terhadap setiap permintaan repeat order, Fungsi Pengadaan wajib melakukan evaluasi dan

negosiasi kepada penyedia barang/jasa dengan mempertimbangkan lebih lanjut referensi harga

dan jurnal yang dapat dijadikan acuan. Kontrak baru untuk pelaksanaan repeat order dapat dibuat

setelah adanya persetujuan dari Pejabat Berwenang atas hasil negosiasi dan rencana pelaksanaan

repeat order tersebut.

n) Re-Negosiasi

Re-negosiasi dapat dilakukan atas dasar permintaan dari Pengguna Barang/Jasa, penugasan

dari Manajemen/Pejabat Berwenang atau atas inisiatif dari fungsi Pengadaan atas hasil kajian

potensial saving terhadap kontrak yang sedang berjalan dan telah mendapat persetujuan dari

Manajemen/Pejabat Berwenang.

Dalam rangka melaksanakan re-negosiasi tersebut, Fungsi Pengadaan melakukan

pengumpulan data ataupun informasi yang dapat berupa harga dan sumber bahan baku,

harga dan sumber bahan pendukung, klasifikasi dan tarif tenaga kerja langsung dan tenaga

kerja tidak langsung, besarnya overhead dan profit, sistem dan besarnya tarif transportasi

barang dari pabrikan ke lokasi yang ditentukan, besarnya pajak dan bea yang akan

diberlakukan terhadap barang/jasa yang dibutuhkan, dll.

Data dan informasi tersebut selanjutnya di evaluasi untuk dijadikan dasar penyusunan Clean

Sheet atau TCO atau LPP, Market and Industry Analysis, Short-list Penyedia barang/jasa.

Re-negosiasi dilakukan bersama antara Fungsi Pengadaan, Penyedia Barang/Jasa dan

Pengguna Barang/Jasa ataupun fungsi terkait lainnya melalui suatu workshop dan negosiasi

dengan pihak Penyedia barang/jasa. Hasil kesepakatan re-negosiasi tersebut selanjutnya

diajukan kepada Pejabat Berwenang untuk mendapat persetujuan dan dituangkan dalam

amandemen kontrak. Dalam hal tidak dapat dilakukan amandemen kontrak atas hasil re-

negosiasi (kajian potensial saving) yang telah dilaksanakan tersebut, maka hasil re-negosiasi

(kajian potensial saving ) tersebut dapat diusulkan untuk diterapkan pada saat

penandatanganan kontrak perpanjangan atau kontrak baru.

PEDOMAN


N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0

Revisi : 0


o) Price Adjustment

Price adjustment dapat dilakukan untuk kontrak yang masa berlakunya minimal 12 (dua belas)

bulan dan diterapkan untuk kegiatan sourcing yang terkait komponen penyusun harga,

dengan ketentuan sebagai berikut :

� Periode kontrak sampai dengan dua tahun, price adjustment dapat dilakukan terhadap

harga material bahan baku utama dan/atau kurs dengan interval sesuai kesepakatan,

sedangkan untuk jasa personil, price adjustment dapat dilakukan setelah tahun

pertama.

� Periode kontrak diatas dua tahun, price adjustment berlaku untuk pengadaan barang

dan jasa yaitu terhadap harga material bahan baku utama, komponen biaya jasa

personil dan/atau kurs.

� Diluar komponen tersebut diatas, price adjustment dapat dilakukan terhadap

komponen biaya lainnya setelah mendapat persetujuan dari Pejabat Berwenang

dengan didasarkan pada kajian keekonomian dan kesepakatan antara Penyedia

Barang/Jasa dan Pertamina.

� Penetapan Price Adjustment harus disetujui oleh fungsi Pengguna Barang/Jasa dan

Pejabat Berwenang dan dituangkan dalam Kontrak.

p) Kajian Potensial Penghematan

Dalam hal terdapat permintaan dari Pengguna Barang/Jasa atau Pejabat yang berwenang

kepada Fungsi Pengadaan atau atas inisiatif Fungsi Pengadaan untuk melakukan kajian

kemungkinan potensial saving atas kegiatan baik yang sudah berjalan atau yang akan

direncanakan di lingkungan Pertamina Training & Consulting dengan melakukan kegiatan

sebagai berikut :

� Pengumpulan data termasuk data pembanding yang berasal dari kegiatan sejenis (business

practice) yang terkait, internet, interview maupun data tertulis lainnya, melakukan

evaluasi, termasuk meneliti kontrak/detail kesepakatan atas kegiatan terkait serta

peraturan yang berlaku.

� Menyusun Clean sheet, atau TCO atau jenis evaluasi lain serta melakukan pengembangan

sumber (industrial dan market analisis), jika diperlukan mengembangkan ide dan usulan

hasil kajian yang telah dilakukan melalui workshop dengan fungsi terkait.

� Mengajukan usulan penetapan hasil kajian kepada Pejabat yang berwenang untuk

mendapat persetujuan.

Setelah mendapat persetujuan, Fungsi Pengadaan akan menindak lanjuti hasil kajian sesuai

dengan disposisi Pejabat Berwenang atau menyampaikan hasil kajian kepada Pengguna

Barang/Jasa untuk ditindak-lanjuti.

PEDOMAN


N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0

Revisi : 0


BAB VI

PENILAIAN DAN PENGAWASAN

A. PENILAIAN KINERJA PENYEDIA BARANG/JASA

1. Kinerja Penyedia Barang/Jasa dinilai oleh Panitia Pengadaan/Fungsi Pengadaan selama proses

pengadaan, serta Fungsi Pengguna/Fungsi Penerimaan selama pelaksanaan pekerjaan.

2. Hal-hal yang dapat memengaruhi reputasi Penyedia Barang/Jasa antara lain, apabila Penyedia

Barang/Jasa :

a. Ditunjuk sebagai pemenang dalam kegiatan Pengadaan Barang/Jasa dan menandatangani

Kontrak/ Perjanjian Tidak mengimplementasikan Contractor Safety Management System

(CSMS) / HSE / K3LL.

b. Penyedia barang /jasa mengajukan sanggahan yang terbukti tidak benar yang dinyatakan oleh

pejabat berwenang sesuai proses pengadaan.

c. Mengalihkan pekerjaan utama kepada pihak lain.

d. Membuat dan/atau menyampaikan dokumen dan/atau keterangan lain yang tidak benar

untuk memenuhi persyaratan Pengadaan Barang/Jasa yang ditentukan dalam dokumen

pengadaan dan/atau memalsukan/ mengubah dokumen dan/atau memanipulasi data.

e. Memasok barang/melaksanakan pekerjaan fiktif dan atau tidak sesuai spesifikasi.

Bilamana Penyedia Barang/Jasa melakukan salah satu atau lebih hal-hal tersebut di atas, maka

dikenakan sanksi sesuai ketentuan Perusahaan.

3. Penilaian kinerja juga dilihat dari frekuensi memenangkan proses Pengadaan Barang/Jasa,

tanggung jawab dalam pelaksanaan kontrak, ketepatan waktu, kualitas dan sebagainya.

4. Penilaian diberikan berdasarkan poin plus (+) dan poin minus (-), serta dibedakan berdasarkan

Kelompok Hijau, Kelompok Kuning, Kelompok Merah, dan Kelompok Hitam. (bila ada)

5. Setiap penilaian positif, akan menaikkan potensi untuk mendapatkan prioritas diundang dalam

Pemilihan Langsung dan Penunjukan Langsung, serta sebagai calon mitra potensi antara lain di

dalam Pengadaan Barang/Jasa melalui strategic source

B. PENGAWASAN MELEKAT

1. Pengawasan melekat dilakukan oleh setiap atasan secara struktural dan fungsional atas aspek

teknis, HSE maupun administrasi sesuai dengan sasaran kerja, waktu kewenangan dan tanggung

jawab berdasarkan peraturan yang berlaku semenjak tahap perencanaan, pelaksanaan sampai

penyelesaiannya baik secara fisik maupun kewajaran harga.

2. Pimpinan Kelompok Usaha/Unit Usaha/Unit Operasi wajib melakukan pengawasan melekat

secara intensif terhadap para pejabat yang melaksanakan tugas di lingkungan kerja masing-

masing.

3. Dalam pelaksanaan pengawasan melekat perlu memerhatikan masukan dari pengawasan

fungsional, sehingga menjadikan pengawasan melekat sebagai unsur pengendalian intern yang

efektif.

PEDOMAN


N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0

Revisi : 0


C. TINDAK LANJUT PENGAWASAN

1. Tindak lanjut untuk menyelesaikan masalah-masalah yang telah diindentifikasi dalam

pelaksanaan pengawasan dapat berupa:

a. Penyempurnaan/perbaikan proses Pengadaan Barang/Jasa, baik kelembagaan, SDM maupun

prosedur;

b. Koreksi/pengembalian kerugian atas terjadinya penyimpangan yang merugikan Perusahaan;

c. Pemberian sanksi atas pelanggaran yang dilakukan oleh pihak terkait baik petugas pelaksana

maupun Penyedia Barang/Jasa terhadap ketentuan dan prosedur Pengadaan Barang/Jasa

berdasarkan bukti-bukti yang ada dari hasil temuan

d. Pemberian penghargaan kepada yang berprestasi dan dinilai patut mendapat penghargaan

sehubungan proses Pengadaan Barang/Jasa.

2. Sanksi dapat diberikan kepada Pejabat Berwenang, petugas pelaksana, anggota Panitia

Pengadaan /Fungsi Pengadaan Barang/Jasa maupun siapa saja yang terbukti melakukan

pelanggaran berdasarkan bukti-bukti hasil temuan pengawasan fungsional. Sanksi dapat berupa

baik sanksi administrasi yang bersifat internal maupun sanksi yang bersifat eksternal sesuai

aturan/ ketentuan yang berlaku.

3. Pelaksanaan tindak lanjut:

a. Tindak lanjut hasil pengawasan dilaksanakan setelah diyakini adanya penyimpangan dan

diperoleh cara mengatasinya, demikian juga apabila diyakini adanya prestasi yang dinilai patut

mendapat penghargaan.

b. Pelaksanaan tindak lanjut merupakan kewenangan dan tanggung jawab atasan yang

bersangkutan kecuali apabila tindak lanjut tersebut diluar batas kewenangannya.

c. Dalam hal tindak lanjut hasil pengawasan bukan menjadi wewenang atasan yang

bersangkutan, maka atasan tersebut wajib melaporkan kepada atasannya atau kepada

Pejabat Berwenang melaksanakan tindak lanjut.

4. Tindak lanjut harus dipantau dan dievaluasi pelaksanaannya oleh Pejabat Berwenang atau

Manager baik di Jakarta maupun di Luar Jakarta, guna memperoleh keyakinan bahwa tindak

lanjut tersebut mencapai sasaran yang tepat.

PEDOMAN


N o m o r : A-002 / PTC / 2012 – S0

Revisi : 0


Bab VII

PENUTUP

1. Pedoman ini berlaku sejak tanggal ditetapkan.

2. Ketentuan lebih lanjut mengenai prosedur/tata cara pengadaan barang/jasa ditetapkan dalam

Tata Kerja Organisasi dan Tata Kerja Individu yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari

Pedoman ini.

3. Penanggung Jawab Pedoman ini adalah Manager SDM & UMUM beserta fungsi terkait dalam

pengadaan barang/jasa secara berkala/periodik mengadakan penyempurnaan terhadap Pedoman

ini dalam rangka continuous improvement dan selalu disesuaikan dengan perkembangan

teknologi dan dinamika dalam sistem pengadaan barang/jasa.

4. Hal-hal yang belum atau belum cukup diatur dalam Pedoman ini akan ditetapkan kemudian.

a-002-2012 pedoman procurement ptc 2012 - pertamina … · jawab sesuai surat keputusan pelimpahan...

Documents