bab 3 analisis sistem procurement pt. jaya …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2008-1-00292-si-bab...

76

BAB 3

ANALISIS SISTEM PROCUREMENT PT. JAYA KENCANA

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Jaya Kencana berdiri pada tanggal 16 Oktober 1970 dengan

Akte Pendirian No.54 tanggal 12 Oktober 1970 oleh notaris Abdul Latif

di Jakarta dan Akte Pendirian ini telah mendapat pengesahan dari Menteri

Kehakiman RI tanggal 24 Februari 1971 No. J. A. 5/34/24 dan telah

dimuat dalam berita negara RI tanggal 2 Desember 1975 No.96.

Anggaran Dasar perseroan ini telah mengalami beberapa perubahan dan

yang terakhir dengan Akte Perubahan No.13 tanggal 15 Juni 1986 notaris

Budiarta Kanardi, S.H.

Perusahaan ini berlokasi di Jakarta, di Jalan Salemba Raya No.61

sampai sekarang dengan cabang-cabang di beberapa tempat lainnya yang

ditetapkan oleh direksi. Semenjak didirikan, PT. Jaya Kencana telah

melaksanakan lebih dari 2500 proyek dengan melayani beragam

pelanggan, termasuk bank, hotel, pusat perbelanjaan, pabrik obat dan

tekstil, perkantoran, rumah sakit, bandara udara di tanah air dan lain-lain.

PT. Jaya Kencana telah berkembang menjadi perusahaan

kontraktor mesin dan listrik yang cukup dikenal, ini terwujud berkat

kepercayaan bahwa keberhasilan ini adalah hasil dari profesionalisme,

77

kerja keras dan komitmen total untuk memenuhi sebaik mungkin bahkan

melebihi kebutuhan pelanggan dengan menggunakan mutu, waktu,

keamanan, serta hemat energi. Dikenal dalam industri konstruksi sebagai

perusahaan yang memiliki integritas, kehandalan dan keahlian.

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

PT. Jaya Kencana memiliki visi dan misi yang dijadikan sebagai

pedoman pencapaian kebijakan dan sasaran mutu perusahaan.

Visi : “Excellence, Expertise, Experience”

Misi : “Meningkatkan profesionalitas, kompetensi dan

prestasi sumber daya manusia dengan kerjasama

tim yang baik.”

Kebijakan mutu : “PT. Jaya Kencana menghasilkan jasa konstruksi

terbaik dengan melaksanakan misi perusahaan

serta melakukan perbaikan berkelanjutan untuk

kepuasan pelanggan berdasarkan Manajemen Mutu

ISO 9001:2000.”

Sasaran mutu : ”Pada tahun 2007 ini PT. Jaya Kencana

menargetkan tidak ada komplain setiap proyek dan

mengoptimalkan kepuasan pelanggan.”

78

3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan

PT. Jaya Kencana memiliki struktur organisasi umum yang

menjadi acuan birokrasi yang berlangsung. Perusahaan dipimpin oleh

sederetan dewan direksi (Board of Directors) yang terdiri atas pemilik

dan beberapa pemegang saham. Dewan direksi membawahi 14 divisi

yang kesemuanya dikepalai oleh kepala divisi (KaDiv) masing-masing.

Keempat belas divisi tersebut yakni divisi General (GE), Accounting

(ACC), Financing (FIN), Puchasing (PCH), Warehousing (WHS),

Human Resource Department (HRD), Mechanical and Electrical (ME)

yang dibagi lagi menjadi ME Marketing (ME MAR), ME Project dan

ME Auditing dan terakhir divisi Lift and Escalator (LE) yang terdiri atas

LE Marketing (LE MAR), LE Project dan LE Service.

3.1.4 Tugas dan Wewenang Masing-Masing Divisi

Berdasarkan struktur organisasi yang ada, PT. Jaya Kencana

memiliki dewan direksi dan 14 divisi yang saling bekerjasama dalam

menjalankan semua kegiatan perusahaan. Adapun tugas dan wewenang

masing-masing divisi tersebut adalah sebagai berikut:

• Board of Directors

- Tugas : Memimpin perusahaan dan melakukan

perencanaan strategis perusahaan.

- Wewenang : Mengambil setiap keputusan yang menyangkut

kegiatan strategis perusahaan.

79

Gam

bar 3

.1 S

trukt

ur o

rgan

isas

i PT.

Jaya

Ken

cana

80

• Financing Division

- Tugas : Mengatur setiap kegiatan keuangan perusahaan

antara lain seperti pembayaran tagihan ataupun

penerimaan pembayaran dari pelanggan.

Bekerjasama dengan divisi-divisi lainnya sesuai

dengan kebijakan-kebijakan yang telah

ditetapkan.

- Wewenang : Bertanggung jawab langsung kepada dewan

direksi dalam hal pelaporan kegiatan keuangan.

• Accounting Division

- Tugas : Mengatur setiap kegiatan pembukuan

perusahaan antara lain seperti perpajakan, audit

penghasilan dan pengeluaran, sampai

perhitungan laba rugi. Bekerjasama dengan

divisi-divisi lainnya sesuai dengan kebijakan-

kebijakan yang telah ditetapkan.


direksi dalam hal pelaporan hasil

pembukuan.

• ME Project Subdivision

- Tugas : Mengelola dan mengendalikan proyek ME

mulai dari perencanaan hingga

penyelesaian. Bekerjasama dengan divisi-divisi

81

lainnya sesuai dengan kebijakan kebijakan yang

telah ditetapkan.

- Wewenang : Bertanggung jawab langsung kepada kepala

divisi ME.

• LE Marketing Subdivision

- Tugas : Melakukan pemasaran penawaran proyek

pembangunan lift dan eskalator kepada

pelanggan-pelanggan yang potensial melalui

kegiatan tendering. Bekerjasama dengan divisi-

divisi lainnya sesuai dengan kebijakan-kebijakan

yang telah ditetapkan.


divisi LE.

• LE Project Subdivision

- Tugas : Mengelola dan mengendalikan proyek LE mulai

dari perencanaan hingga penyelesaian.

Bekerjasama dengan divisi-divisi lainnya sesuai

dengan kebijakan-kebijakan yang telah

ditetapkan.


divisi LE.

82

• Purchasing Division

- Tugas : Melakukan pembelian kebutuhan material

baik untuk proyek ME dan LE tapi juga

membeli kebutuhan perusahaan secara umum.

Tugas lainnya adalah menjaga hubungan

baik dengan supplier-supplier perusahaan serta

melakukan negosiasi harga material dengan

supplier. Bekerjasama dengan divisi-divisi

lainnya sesuai dengan kebijakan-kebijakan



direksi dalam hal pelaporan transaksi

pembelian.

• HRD Division

- Tugas : Mengatur setiap hal yang berhubungan

dengan sumber daya manusia perusahaan

antara lain dengan penggajian, asuransi

kesehatan, perekrutan dan pemecatan

karyawan, dsb. Bekerjasama dengan divisi-

divisi lainnya sesuai dengan kebijakan-



direksi dalam hal pelaporan kinerja karyawan.

83

• General Division

- Tugas : Mengelola urusan rumah tangga perusahaan

serta kegiatan operasional kantor sehari-hari.

Bekerjasama dengan divisi-divisi lainnya

sesuai dengan kebijakan-kebijakan yang telah

ditetapkan.


direksi.

• Warehousing Division

- Tugas : Mengatur setiap hal yang berhubungan

dengan sarana penyimpanan fisik perusahaan

seperti mengatur sirkulasi material proyek

termasuk inventarisasi material, mengatur stok

material dan menerima material dari supplier di

gudang Salemba dan gudang Cakung dan

melakukan permintaan pembelian untuk

material yang habis atau yang tidak mencukupi

permintaan proyek. Bekerjasama dengan divisi-

divisi lainnya sesuai dengan kebijakan-



direksi dalam hal pelaporan inventaris

material proyek.

84

• ME Auditing Division

- Tugas : Melakukan audit terhadap pelaksanaan proyek

dan ketepatan perencanaan dengan kondisi

aktual. Bekerjasama dengan divisi-divisi

lainnya sesuai dengan kebijakan-kebijakan



direksi dalam hal pelaporan hasil audit proyek.

• Trading Division

- Tugas : Melakukan kegiatan perdagangan untuk

produk-produk yang dibeli dan dijual oleh

perusahaan seperti genset dan fan. Bekerjasama

dengan divisi-divisi lainnya sesuai dengan

kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan.


direksi dalam hal pelaporan hasil trading

perusahaan.

• Importing Division

- Tugas : Mengurus setiap hal yang berhubungan

dengan impor material proyek seperti izin bea

cukai dan pengaturan jadwal pengiriman dari

luar ke dalam negeri melalui pelabuhan dan

bandar udara seluruh Indonesia. Bekerjasama

85

dengan divisi-divisi lainnya sesuai dengan

kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan.


direksi dalam hal pelaporan hasil kegiatan

impor yang telah dilakukan.

3.2 Analisis Sistem Procurement yang Berjalan

Analisis sistem procurement yang berjalan pada PT. Jaya Kencana

dimulai dari penjelasan mengenai tahapan proses bisnis atau prosedur yang

diperoleh dari hasil pengamatan langsung dan juga wawancara dengan Kepala

Divisi Purchasing PT. Jaya Kencana yakni Bapak Fredy Ludony. Kemudian

dilakukan analisis terhadap aspek strategis bisnis perusahaan dengan teknik

SWOT untuk mengetahui bagaimana e-procurement dapat memberikan manfaat

lebih dengan mengoptimalkan kekuatan perusahaan, mengatasi kelemahan

perusahaan, menangkap kesempatan serta mengatasi ancaman dari luar

perusahaan. Dari sini akan dirumuskan masalah-masalah yang timbul,

dilanjutkan dengan alternatif solusi dari rumusan masalah.

3.2.1 Prosedur Sistem Procurement yang Berjalan

1. Prosedur Penerimaan Form Permintaan Barang (PB) &

Permintaan Pembelian (PP) Dari Divisi Warehouse Kepada Divisi

Purchasing

- Gudang pusat mengeluarkan form permintaan pembelian (warna

putih) yang ditandatangani oleh kepala divisi warehousing (WHS)

86

/ wakil kepala divisi WHS, dengan melampirkan form permintaan

barang yang telah ditandatangani oleh project manager / site

manager dan koordinator proyek atau pejabat yang berwenang

(warna merah).

- Form PB & PP tersebut didata oleh bagian administrasi divisi

purchasing.

- Form yang telah didata selanjutnya harus mendapat persetujuan

dengan ditandatangani oleh kepala divisi purchasing, general

manager, serta direktur utama / wakil direktur utama.

- Waktu minimal yang diperlukan antara tanggal permintaan

pembelian dan tanggal diperlukan adalah 7 (tujuh) hari kerja.

2. Prosedur Pembelian Barang

- Barang yang akan dibeli seperti yang terdata pada form PP yang

telah lengkap ditandatangani selanjutnya dimintakan penawaran

harga dari beberapa supplier untuk mencari harga yang terbaik.

- Setelah mendapat harga terbaik selanjutnya dibuatkan form PO

(Purchase Order) dengan melampirkan form PP dan PB. Khusus

untuk pembelian material utama, harus dilampirkan juga form

DRC (Data Real Cost) dan perbandingan harga supplier.

- Untuk pembelian material yang merupakan repeat order maka

cukup dengan melampirkan harga pembelian sebelumnya seperti

yang tercantum dalam PO.

87

- Form PO yang telah dilengkapi data pendukung tersebut

selanjutnya didata oleh bagian administrasi kemudian

ditandatangani oleh kepala divisi purchasing, general manager,

serta direktur utama / wakil direktur utama.

- Setelah lengkap ditandatangani maka form PO tersebut didata lagi

oleh bagian administrasi purchasing dan selanjutnya bisa dikirim

melalui faksimili ke supplier untuk dimintakan pengiriman

barang.

- Khusus untuk barang impor maka dilampirkan 1 rangkap fotokopi

PO yang dilengkapi Form Permintaan Pembukaan L/C (Letter of

Credit) dan selanjutnya diserahkan ke divisi import untuk

diproses administrasi impor barang.

- Lampiran PO dipisahkan dalam 5 (lima) rangkap dengan

ketentuan:

- Asli untuk supplier

- Warna merah untuk divisi financing

- Warna kuning untuk divisi proyek

- Warna biru untuk divisi purchasing

- Warna putih untuk divisi warehouse

3. Prosedur Monitoring Pengiriman Material

Bila PO sudah diterbitkan tetapi material belum dikirim, maka

admin PO bertugas untuk menghubungi supplier yang bersangkutan

88

untuk dimintakan pengirimannya atau diklarifikasi seandainya ada hal

yang menyebabkan material tersebut terlambat dikirim.

4. Prosedur Evaluasi Supplier

- Setiap perusahaan atau toko boleh mengajukan permohonan untuk

menjadi supplier di PT. Jaya Kencana. Selanjutnya staf

purchasing meminta persetujuan dari kepala divisi purchasing

agar perusahaan atau toko tersebut dapat diterima menjadi

supplier dengan melengkapi form persetujuan supplier.

- Setiap enam bulan tim purchasing akan melakukan evaluasi

terhadap seluruh supplier material utama proyek, yang nilai

pembeliannya lebih dari seratus juta rupiah per tahun dengan

mengacu pada kriteria yang tercantum dibawah ini. Supplier yang

dianggap memenuhi kriteria tetap dipertahankan. Bagi yang

kriteria penilaian dianggap buruk akan dipertimbangkan lagi

untuk pembelian selanjutnya. Bila sampai evaluasi berikutnya,

ternyata tidak ada perbaikan maka supplier tersebut akan

diusulkan ke direksi untuk di black list atau diminimalkan

penggunaan produk dari supplier tersebut.

- Penilaian supplier berdasarkan kriteria sbb:

- Nilai penawaran bobotnya 40 %

- Ketepatan waktu pengiriman bobotnya 30 %

- Mutu barang bobotnya 20 %

- Pelayanan bobotnya 10 %

89

- Kesimpulan penilaian ditentukan dari nilai akhir yang diperoleh

tiap supplier dengan ketentuan sbb ;

- Baik : > 7,5

- Cukup : 6 – 7,5

- Buruk : < 6

Gambar 3.2 Contoh form Permintaan Barang (PB).

90

Gambar 3.3 Contoh form Permintaan Pembelian (PP).

91

Gambar 3.4 Contoh dokumen penawaran harga material dari pemasok.

92

Gambar 3.5 Contoh form Purchase Order (PO).

93

Gambar 3.6 Contoh form Persetujuan Supplier.

Gambar 3.7 Contoh form Penilaian Supplier.

94

3.2.2 Identifikasi Permasalahan

Setelah mengetahui prosedur bisnis yang berjalan pada PT. Jaya

Kencana, selanjutnya adalah melihat kaitan antara kondisi perusahaan

dengan strategi bisnis dan strategi sistem infomasi yang dapat diambil.

3.2.2.1 Aspek Strategi Bisnis PT. Jaya Kencana dan Manfaat

Implementasi E-Procurement bagi Strategi Bisnis

Perusahaan.

Berikut ini adalah beberapa kondisi perusahaan yang

dilihat dari sisi intenal serta eksternal dalam bentuk rumusan

analisis SWOT PT. Jaya Kencana.

Strengths

- Struktur organisasi sederhana yang mengurangi birokrasi

- Profesionalitas pekerja dan tenaga ahli

- Layanan yang berkualitas

- Pengakuan standarisasi proses dengan adanya ISO : 9001

- Berpengalaman selama 42 tahun

Weaknesses

- Kurangnya koordinasi pelaksanaan beberapa proyek di

saat yang bersamaan

Opportunities

- Pemanfaatan teknologi informasi

- Kemungkinan target pemasok dan klien global

95

Threats

- Pesaing di industri yang sejenis

- Kondisi ekonomi yang fluktuatif

Dari rumusan SWOT tersebut, dapat dilihat bagaimana

kondisi dan posisi PT. Jaya Kencana yang ada saat ini, baik yang

positif maupun yang negatif. Ada banyak pilihan strategi yang

dapat diambil untuk mendukung dan mengatasi kondisi-kondisi

tersebut, antara lain:

- Meningkatkan kualitas layanan dengan bantuan teknologi

informasi.

- Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pekerja.

- Memanfaatkan sistem informasi terintegrasi untuk

meningkatkan koordinasi antar divisi.

- Mengurangi penggunaan kertas untuk mengatasi

pengeluaran biaya yang berlebihan.

- Memanfaatkan teknologi Internet untuk mencari target

pemasok dan klien global.

- Meningkatkan hubungan perusahaan dengan pelanggan

dan pemasok.

Strategi-strategi diatas jika diaplikasikan ke dalam divisi

purchasing atau procurement perusahaan, maka salah satu

langkah yang dapat dilakukan adalah dengan mengimplementasi

96

suatu sistem e-procurement. Beberapa keuntungan menggunakan

sistem e-procurement adalah mempercepat proses administratif

sehingga informasi dapat lebih cepat didistribusikan,

kemampuannya untuk dapat menangkap calon-calon pemasok

potensial yang lebih banyak, penggunaan kertas yang minim atau

dengan kata lain dapat mengurangi biaya kertas sehari-hari,

negosiasi harga penawaran yang lebih maksimal dan efektif,

kemungkinan untuk memperoleh material yang berkualitas serta

harga penawaran yang murah. Keuntungan-keuntungan e-

procurement tersebut sejalan dengan strategi perusahaan untuk

mencapai visi serta misi dan juga membantu memperkuat kondisi

positif dan mengatas kondisi negatif perusahaan.

3.2.2.2 Perumusan Masalah

Berikut ini adalah masalah-masalah yang dialami PT. Jaya

Kencana dalam melakukan proses bisnis procurement-nya.

1. Kesalahan pencatatan data pada dokumen bisnis seperti

formulir permintaan pembelian, permintaan penawaran,

penawaran pemasok, purchase order, penerimaan material

dan formulir registrasi pemasok baru.

2. Membengkaknya biaya kertas terutama untuk dokumen-

dokumen bisnis yang digunakan.

3. Harga pembelian yang tinggi sehingga mempengaruhi

pengeluaran dan laba proyek.

97

4. Kualitas material yang kurang baik sehingga mengurangi

kepuasan pelanggan perusahaan.

5. Faktor keterlambatan saat pemindah-tanganan dokumen bisnis

dari bagian satu ke bagian lainnya, sehingga mengakibatkan

keterlambatan pembelian material dan akhirnya keterlambatan

penyelesaian proyek.

3.2.2.3 Alternatif Solusi Permasalahan

Dari masalah-masalah diatas dan dari hasil analisis aspek

strategis perusahaan maka ada alternatif solusi yang dapat diambil

untuk mengatasi permasalahan tersebut yakni salah satunya

adalah dengan membangun suatu sistem informasi berbasiskan

Internet yang dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses

bisnis procurement PT.Jaya Kencana. Dengan solusi ini juga, PT.

Jaya Kencana dapat memenuhi visi, misi serta kebijakan dan

sasaran mutu utamanya yakni untuk meningkatkan kepuasan

pelanggan PT. Jaya Kencana dengan tetap mempertahankan

profesionalitas yang telah dicapainya.

3.3 Analisis Sistem E-Procurement

3.3.1 Requirement List

Berikut ini adalah daftar requirement sistem yang diusulkan.

Terdiri atas requirement fungsional yang berhubungan dengan use case

dari sistem dan requirement non-fungsional yang berkaitan dengan

98

sistem. Kemudian dari daftar requirement fungsional tersebut, setiap use-

case-nya akan digambarkan dalam sebuah Use Case Diagram dan

dilanjutkan dengan penjelasan masing-masing use case dengan Use Case

Description.

No. Requirement List Use Case 1 Untuk mencatat rincian PP untuk setiap proyek, seperti

data proyek, tanggal dibutuhkan material, data material yang dibutuhkan berdasarkan kategori material

Membuat PP

2 Untuk menyetujui PR yang dibuat Approve PP 3 Untuk mencatat rincian RFQ berdasarkan PR yang

sudah disetujui kepada supplier-supplier tertentu yang menjual material yang dibutuhkan termasuk tanggal terakhir penawaran dan data material yang dimintakan penawarannya

Membuat RFQ

4 Untuk mengecek apakah ada RFQ baru yang diterima Mengecek RFQ5 Untuk membuat penawaran atas RFQ yang diterima

termasuk harga yang ditawarkan dan diskon yang diberikan

Membuat Quotation

6 Untuk mengecek penawaran yang diterima untuk setiap RFQ

Mengecek Quotation

7 Untuk melakukan evaluasi atas penawaran-penawaran yang diterima dan memberi rating sebagai pedoman pengambilan keputusan untuk melakukan pembelian

Mengevaluasi Quotation

8 Untuk mencatat rincian PO atas penawaran yang terpilih

Membuat PO

9 Untuk menyetujui PO yang dibuat Approve PO 10 Untuk mengecek PO yang diterima Mengecek PO 11 Untuk mencatat rincian material yang telah diterima

berdasarkan PO yang dibuat Membuat MRF

12 Untuk melakukan registrasi sebagai supplier Mendaftar 13 Untuk melakukan evaluasi terhadap kinerja supplier

berdasarkan kriteria tertentu dan dilakukan secara periodik

Mengevaluasi Supplier

14 Untuk menghasilkan laporan PO yang sudah di buat Membuat Laporan PO

Tabel 3.1 Tabel Functional Requirement.

99

Setelah menentukan requirement fungsionalnya, langkah

selanjutnya yakni menentukan requirement non-fungsional dari sistem e-

procurement, yang antara lain adalah:

- Sistem harus dapat diakses oleh semua jenis browser atau paling

tidak, dapat diakses menggunakan browser-browser seperti Internet

Explorer, Mozilla Firefox dan Apple Safari.

- Menggunakan authentication untuk mengidentifikasi user dan

kemudian memberikan authorization sesuai dengan peran yang

dimiliki user.

No. Nama Actor Deskripsi Actor 1. WHS Officer Membuat permintaan pembelian dan membuat

formulir penerimaan barang.

2. Director Menyetujui permintaan pembelian dan PO yang telah dibuat.

3. PCH Officer Membuat dan mengirimkan permintaan penawaran, membuat PO dan membuat laporan PO.

4. PCH Head Dapat melakukan aktivitas PCH Officer ditambah dengan mengevaluasi penawaran dan mengevaluasi supplier.

5. Supplier Mengecek permintaan penawaran, membuat dan merevisi penawaran dan mengecek PO.

6. Calon Supplier Melakukan registrasi supplier.

Tabel 3.2 Tabel Actor Description.

100

entri

Pemasok

entri

Purchase Order

Quotation

entri

Permintaan Pembelian

E-Procurement System PT. Jaya Kencana

Membuat PP

Approve PP

Membuat RFQ Mengecek RFQ

Membuat Quotation

MengevaluasiQuotation

Membuat PO Approve PO

Mengecek PO

Membuat MRF

Mendaftar

MengevaluasiPemasok

Membuat Laporan PO

Material Receiving Form

Laporan

WHS Officer

PCH Officer

Director

Supplier

«extends»

Mengecek Quotation

PCH Head

Merevisi Quotation

Calon Supplier

Gambar 3.8 Use Case Diagram Sistem E-Procurement PT. Jaya Kencana.

101

Nama UC Membuat PP Tujuan UC Membuat permintaan pembelian material-material proyek oleh

bagian warehousing (WHS). Actor Action System Response 1. WHS mengklik link

membuat PP baru pada halaman daftar PR

2. Sistem menampilkan layar pembuatan PP

3. WHS memilih data

proyek, tanggal diperlukan dan memilih kategori material, lalu melanjutkan ke layar berikutnya

4. Sistem menampilkan layar untuk pengisian data material yang akan diminta

Skenario Kegiatan

5. WHS memilih material, mengisi jumlah, mengklik tombol Add

6. Sistem menampilkan data material yang dipilih dalam sebuah tabel

7. WHS mengklik tombol

Save 8. Sistem menyimpan data PP yang baru.

Objek yang Terlibat UI CreateNewPR, Proyek, Kategori, Material, PR Header, UI CreatePRDetails, PR Details.

Tabel 3.3 Tabel Use Case Description Membuat PP.

Nama UC Approve PP Tujuan UC PP yang telah dibuat akan disetujui atau ditolak oleh Direksi.

Actor Action System Response 1. Direksi memilih menu

PP untuk melihat daftar PP yang perlu disetujui.

2. Sistem menampilkan layar yang berisikan daftar PP yang perlu persetujuan

3. Direksi memilih salah satu PP untuk melihat rinciannya

4. Sistem menampilkan data rincian PP tersebut

Skenario Kegiatan

5. Direksi menyetujui PP. Jika Direksi menyetujui PP tersebut, pilih Approve lalu klik OK.

Objek yang Terlibat UI ViewPR, UI ViewPRDetails, PR Header, PR Details. Tabel 3.4 Tabel Use Case Description Approve PP.

102

Nama UC Membuat Request For Quotation Tujuan UC Bagian purchasing (PCH) membuat request for quotation dari PP

yang telah disetujui. Actor Action System Response 1. PCH memilih menu PP

yang ada untuk melihat daftar PP yang diterima

2. Sistem menampilkan daftar PP

3. PCH memilih salah satu

PP yang ada untuk melihat rinciannya

4. Sistem menampilkan data rincian PP yang dipilih

5. PCH mengklik tombol

Create RFQ untuk membuat RFQ dari PP tersebut

6. Sistem menampilkan layar pengisian header RFQ

7. PCH mengisi data header RFQ seperti menentukan tanggal penawaran dimulai, tanggal penawaran ditutup dan keterangan. Lalu melanjutkan ke langkah selanjutnya

8. Sistem menampilkan layar pemilihan pemasok

Skenario Kegiatan

9. PCH memilih pemasok-pemasok untuk dimintakan penawaran harga material yang diperlukan. Lalu mengklik tombol Save

10. Sistem menyimpan data RFQ baru.

Objek yang Terlibat UI ViewPR, UI ViewPRDetails, PR Header, PR Details, UI CreateRFQ, RFQ Header, RFQ Details, UI SupplierInvitation, Supplier, RFQ Invitation.

Tabel 3.5 Tabel Use Case Description Membuat RFQ.

103

Nama UC Mengecek RFQ Tujuan UC Pemasok mengecek apakah ada RFQ yang diterima.

Actor Action System Response 1. Pemasok memilih menu

RFQ yang ada untuk melihat daftar RFQ yang diterima

2. Sistem menampilkan daftar RFQ

Skenario Kegiatan

3. Pemasok memilih salah satu RFQ untuk melihat rinciannya

4. Sistem menampilkan data rincian RFQ yang dipilih.

Objek yang Terlibat UI ViewRFQ, UI ViewRFQDetails, RFQ Header, RFQ Details.

Tabel 3.6 Tabel Use Case Description Mengecek RFQ. Nama UC Membuat Quotation Tujuan UC Pemasok membuat quotation dari RFQ yang diterima untuk

material-material yang dapat dipenuhi. UC Ekstensi Mengecek RFQ

Actor Action System Response 1. Pemasok memilih salah

satu RFQ yang diterima dari daftar

2. Sistem menampilkan data rincian RFQ tersebut

3. Pemasok mengklik

tombol Create Quotation untuk membuat SQ dari RFQ tersebut

4. Sistem menampilkan layar pengisian header SQ

5. Pemasok mengisi masa berlaku penawaran harga, jenis mata uang ,lalu lanjut ke halaman berikutnya

6. Sistem menampilkan data material dari RFQ

Skenario Kegiatan

7. Pemasok memilih material-material apa saja yang dapat dipenuhi dan mengisi harga yang ditawarkan untuk tiap material. Lalu pemasok mengklik tombol Save

8. Sistem menyimpan data quotation yang baru.

Objek yang Terlibat UI ViewRFQ, UI ViewRFQDetails, RFQ Header, RFQ Details, UI CreateSQ, UI CreateSQDetails, SQ Header, SQ Details.

Tabel 3.7 Tabel Use Case Description Membuat Quotation.

104

Nama UC Merevisi Quotation Tujuan UC Melakukan perbaikan quotation.

Actor Action System Response 1. Supplier mengklik link

menu Quotation ada untuk melihat daftar Quotation

2. Sistem menampilkan daftar Quotation yang telah dibuat

3. Supplier memilih Quotation yang akan diperbaiki dengan mengklik link ID quotation tersebut

4. Sistem menampilkan rincian Quotation tersebut

5. Supplier mengklik tombol Revise

6. Sistem menampilkan formulir revisi quotation

Skenario Kegiatan

7. Supplier mengisi ulang data yang perlu direvisi, lalu mengklik hasil revisi quotation tersebut dengan mengklik tombol Save Revision

8. Sistem menyimpan data revisi quotation tersebut.

Objek yang Terlibat UI ViewSQ, UI ViewSQDetails, SQ Header, SQ Details, UI ReviseSQHeader, UI CreateSQDetails.

Tabel 3.8 Tabel Use Case Description Merevisi Quotation.

Nama UC Mengecek Quotation Tujuan UC PCH mengecek apakah ada quotation yang diterima.

Actor Action System Response 1. PCH memilih menu SQ

yang ada untuk melihat daftar Quotation yang diterima

2. Sistem menampilkan daftar Supplier Quotation

Skenario Kegiatan

3. PCH memilih salah satu SQ untuk melihat rinciannya

4. Sistem menampilkan data rincian SQ yang dipilih.

Objek yang Terlibat UI ViewSQ, UI ViewSQDetails, SQ Header, SQ Details. Tabel 3.9 Tabel Use Case Description Mengecek Quotation.

105

Nama UC Mengevaluasi Quotation Tujuan UC Kepala divisi PCH melakukan penilaian terhadap quotation-

quotation yang diterima untuk mengetahui mana penawaran yang terbaik.

Actor Action System Response 1. Kadiv. PCH melihat

daftar RFQ, lalu memilih salah satu SQ tersebut

2. Sistem menampilkan rincian RFQ

3. Kadiv. PCH kemudian mengklik tombol Evaluate Quotation

4. Sistem menampilkan layar pengisian bobot kriteria penilaian

5. Kadiv.PCH mengisi nilai bobot untuk masing-masing kriteria. Lanjut ke halaman berikutnya

6. Sistem menampilkan layar pengisian bobot untuk masing masing supplier

Skenario Kegiatan

7. Kadiv. PCH mengisi bobot untuk masing masing pemasok, lanjut ke layar berikutnya

8. Sistem menampilkan layar yang berisi hasil perhitungan penilaian quotation dan langsung meng-update ranking.

Objek yang Terlibat UI AHP, RFQ Header, UI ViewQuotation, SQ Header, SQ Details, UI StepOne, UI StepTwo, UI Result.

Tabel 3.10 Tabel Use Case Description Mengevaluasi Quotation. Nama UC Membuat PO Tujuan UC Bagian purchasing (PCH) membuat Purchase Order (PO) dari

quotation yang terpilih. Actor Action System Response 1. PCH melihat daftar SQ

yang sudah dievaluasi dengan membuka layar SQ melalui menu SQ

2. Sistem menampilkan daftar SQ

3. PCH memilih salah satu SQ

4. Sistem menampilkan SQ dan quotation-nya

5. PCH mengklik tombol Create PO untuk quotation yang terpilih

6. Sistem menampilkan layar pengisian data header PO

Skenario Kegiatan

7. PCH mengisi data header seperti alamat tujuan pengiriman, nilai tukar mata uang dan keterangan PO, lanjut ke layar berikutnya

8. Sistem menampilkan layar yang berisi data material yang akan dibeli

106

9. PCH mengklik tombol Save

10. Sistem menyimpan data PO yang baru tersebut.

Objek yang Terlibat UI ViewSQ, UI ViewSQDetails, SQ Header, SQ Details, UI CreatePOHeader, UI CreatePODetails, PO Header, PO Details.

Tabel 3.11 Tabel Use Case Description Membuat PO.

Nama UC Approve PO Tujuan UC PO yang telah dibuat akan disetujui atau ditolak oleh Direksi.

Actor Action System Response 1. Direksi memilih menu

PO untuk melihat daftar PO yang perlu disetujui

2. Sistem menampilkan layar yang berisikan daftar PO yang perlu persetujuan

3. Direksi memilih salah satu PO untuk melihat rinciannya

4. Sistem menampilkan data rincian PO tersebut

Skenario Kegiatan

5. Direksi menyetujui PO. Jika Direksi menyetujui PO tersebut, pilih Approve lalu klik OK.

Objek yang Terlibat UI ViewPO, UI ViewPODetails, PO Header, PO Details, Supplier. Tabel 3.12 Tabel Use Case Description Approve PO.

Nama UC Mengecek PO Tujuan UC Pemasok mengecek apakah ada PO baru yang diterima.

Actor Action System Response 1. Pemasok memilih menu

PO yang ada untuk melihat daftar PO yang diterima

2. Sistem menampilkan daftar PO

Skenario Kegiatan

3. Pemasok memilih salah satu PO untuk melihat rinciannya

4. Sistem menampilkan data rincian PO yang dipilih.

Objek yang Terlibat UI ViewPO, UI ViewPODetails, PO Header, PO Details. Tabel 3.13 Tabel Use Case Description Mengecek PO.

107

Nama UC Membuat MRF Tujuan UC Setelah material diterima, bagian WHS membuat MRF sebagai

tanda penerimaan barang atas PO tertentu. Actor Action System Response 1. WHS memilih menu

View PO untuk melihat daftar PO

2. Sistem menampilkan layar yang berisi daftar PO

3. WHS mencari dan

memilih PO dari material yang diterima

4. Sistem menampilkan layar yang berisi data rincian PO tersebut

5. WHS mengklik tombol Create MRF

6. Sistem menampilkan layar pengisian header MRF

7. WHS mengisi keterangan MRF, lanjut ke halamana berikutnya

8. Sistem menampilkan daftar material dari PO

Skenario Kegiatan

9. WHS mengisi jumlah yang diterima untuk setiap material dan juga keterangan untuk tiap material tersebut jika ada. Lalu WHS mengklik tombol Save

10. Sistem menyimpan data MRF yang baru tersebut.

Objek yang Terlibat UI ViewPO, UI ViewPODetails, PO Header, PO Details, UI CreateMRFHeader, UI CreateMRFDetails, MRF Header, MRF Details.

Tabel 3.14 Tabel Use Case Description Membuat MRF. Nama UC Mendaftar Tujuan UC Calon pemasok melakukan pendaftaran untuk menjadi pemasok PT.

Jaya Kencana. Actor Action System Response 1. Calon pemasok masuk ke

halaman Register

2. Sistem menampilkan form pengisian data perusahaan

Skenario Kegiatan

3. Calon pemasok mengisi data-data perusahaannya seperti nama kontak perusahaan, alamat, telp, email, material yang

108

disediakan, kategori material, mengeset username dan password, lalu submit.

Objek yang Terlibat UI Register, Kategori, Supplier. Tabel 3.15 Tabel Use Case Description Mendaftar.

Nama UC Mengevaluasi Pemasok Tujuan UC Kadiv. PCH melalukan penilaian terhadap pemasok-pemasok

perusahaan untuk mengukur kinerjanya berdasarkan kriteria-kriteria yang dipilih.

Actor Action System Response 1. Kadiv. PCH melihat

daftar pemasok dari menu View Supplier

2. Sistem menampilkan daftar pemasok

3. Kadiv. PCH memilih

salah satu pemasok untuk melihat data rinciannya

4. Sistem menampilkan layar yang berisi data perusahaan pemasok

5. Kadiv. PCH mengklik tombol View Evaluation History

6. Sistem menampilkan data historis penilaian pemasok

7. Kadiv. PCH memilih jumlah kriteria yang akan dinilai dan mengklik tombol Evaluate Supplier untuk melakukan penilaian terhadap pemasok tersebut

8. Sistem menampilkan layar pemilihan criteria, pengisian bobot dan nilai

Skenario Kegiatan

9. Kadiv. PCH memilih kriteria dan mengisi bobot nilai. Lalu lanjut ke halaman berikutnya

10. Sistem menampilkan hasil perhitungan bobot berupa tabel.

Objek yang Terlibat UI ViewSupplier, UI ViewSupplierDetails, Supplier, UI EvalutionHistory, Supplier Evaluation, Evaluation Details, UI Evaluation, UI Result.

Tabel 3.16 Tabel Use Case Description Mengevaluasi Pemasok.

Nama UC Membuat Laporan PO Tujuan UC Bagian PCH membuat laporan PO mingguan, bulanan, tahunan.

Actor Action System Response Skenario Kegiatan 1. PCH memilih menu

Report 2. Sistem menampilkan

layar pemilihan periode

109

laporan

3. PCH memilih periode 4. Sistem menampilkan isi laporan lengkap sesuai dengan periode yang dipilih

5. PCH dapat mencetak laporan melalui menu web browser.

Objek yang Terlibat UI Report, UI ReportViewer, PO Header, PO Details. Tabel 3.17 Tabel Use Case Description Membuat Laporan PO.

3.3.2 Requirement Analysis

Setelah melakukan requirement gathering dan memperoleh

spesifikasi fungsi dari sistem, berikutnya adalah melakukan analisis

interaksi antara user dengan sistem untuk setiap use case yang ada

dengan menggambarkan Sequence Diagram untuk masing-masing use

case tersebut. Selanjutnya adalah menganalisis elemen-elemen struktural

atau entity classes sistem dan digambarkan dalam Analysis Class

Diagram. Pada tahap analisis requirement ini juga dilakukan analisis user

interface dari sistem yang digambarkan dengan teknik WAE dalam

Diagram.

110

User and System Interaction

Gambar 3.9a Sequence Diagram untuk Use Case Membuat PP.

111

Gambar 3.9b Sequence Diagram untuk Use Case Membuat PP.

112

DIR :ViewPRUI :ViewPR

:ViewPRDetailsUI :ViewPRDetails

:PRHeader :PRDetails/navigate/

getPRHeader()

getPRHeader()

/selectPR/

redirect()

redirect()

getPRHeader()

getPRHeader()

getPRDetails()

/klik_approve/

setApprovalStatus()

getPRDetails()

setApprovalStatus()

Gambar 3.10 Sequence Diagram untuk Use Case Approve PP.

113

PCH :ViewPRUI/navigate/ :ViewPR

:PRHeader :PRDetails

getPRHeader()

getPRHeader()

:ViewPRDetailsUI :ViewPRDetails

/selectPR/

redirect()

redirect()

getPRHeader()

getPRHeader()

getPRDetails()

getPRDetails()

/klik_createRFQ/

redirect()

redirect()

/entri_data_header/

/klik_next/

getLineMaterial()

/pilih_supplier/

/klik_save/

Aliran diagram ini dilanjutkan ke Gambar 3.11b

Gambar 3.11a Sequence Diagram untuk Use Case Membuat RFQ.

114

Gambar 3.11b Sequence Diagram untuk Use Case Membuat RFQ.

115

Gambar 3.12 Sequence Diagram untuk Use Case Mengecek RFQ.

116

Gambar 3.13a Sequence Diagram untuk Use Case Membuat Quotation.

:RFQDetails

getRFQDetails()

:CreateSQHeaderUI :CreateSQHeaderredirect()

/entri_data_header/

/klik_next/

NewSQH:SQHeader

NewSQD:SQDetails

newSQHeader()

newSQHeader()

getLineMaterial()

getLineMaterial()

newSQDetails()

newSQDetails()

redirect()

:CreateSQDetailsUI :CreateSQDetailsredirect()

getSQHeader()

getSQDetails()

getSQHeader()

getSQDetails()

/entri_data_detail/

/klik_save/

updateSQDetails()

updateSQDetails()

Aliran diagram ini merupakan lanjutan dari Gambar 3.13a

Gambar 3.13b Sequence Diagram untuk Use Case Membuat Quotation.

117

Gambar 3.14a Sequence Diagram untuk Use Case Merevisi Quotation.

118

Gambar 3.14b Sequence Diagram untuk Use Case Merevisi Quotation.

119

Gambar 3.15 Sequence Diagram untuk Use Case Mengecek Quotation.

120

Gambar 3.16a Sequence Diagram untuk Use Case Mengevaluasi Quotation.

121

:ViewQuotation :SQHeader:SQDetails

getSQHeader()

getSQDetails()

getSQHeader()

getSQDetails()

redirect()

:StepOneU :StepOneredirect()

/entri_bobot_kriteria/

/klik_next/

calculateCriteriaWeight()calculateCriteriaWeight()

redirect()

redirect()

getNumberOfSupplier()

/entri_bobot_solusi/

/klik_next/

updateRateAndRank()

getResult()


Aliran diagram ini dilanjutkan ke Gambar 3.16c

Gambar 3.16b Sequence Diagram untuk Use Case Mengevaluasi Quotation.

122

:StepTwoU :StepTwredirect()



/entri_bobot_solusi/

/klik_next/

calculateSolutionWeight()calculateSolutionWeight()

updateRateAndRank()

updateRateAndRank()

redirect()

:ResultUI :Resulredirect()

getResult()

getResult()

Aliran diagram ini merupakan lanjutan dari Gambar 3.16b

Gambar 3.16c Sequence Diagram untuk Use Case Mengevaluasi Quotation.

123

Gambar 3.17a Sequence Diagram untuk Use Case Membuat PO.

124

Gambar 3.17b Sequence Diagram untuk Use Case Membuat PO.

125

Gambar 3.17c Sequence Diagram untuk Use Case Membuat PO.

126

Gambar 3.18 Sequence Diagram untuk Use Case Approve PO.

127

Gambar 3.19 Sequence Diagram untuk Use Case Mengecek PO.

128

Gambar 3.20a Sequence Diagram untuk Use Case Membuat MRF.

129

Gambar 3.20b Sequence Diagram untuk Use Case Membuat MRF.

130

NewMRFH:MRFHeader

NewMRFD:MRFDetails

newMRFHeader()

newMRFDetails()

:CreateMRFDetailsUI :CreateMRFDetailsredirect()

getMRFHeader()

getMRFDetails()

getMRFHeader()

getMRFDetails()

/entri_data_detail/

/klik_save/

updateMRFDetails()

updateMRFDetails()


Gambar 3.20c Sequence Diagram untuk Use Case Membuat MRF.

131

Calon Supplier :RegisterUI :Register/navigate/

:Kategori

getKategori()

getKategori()

/entri_data/

/klik_submit/

newSupplier()

NewSupplier:SuppliernewSupplier()

Gambar 3.21 Sequence Diagram untuk Use Case Mendaftar.

132

Kadiv PCH :ViewSuppliersUI :ViewSuppliers

:ViewSupplierDetailsUI :ViewSupplierDetails

/navigate/

Supplier

getSupplier()

getSupplier()

/selectSupplier/

redirect()

redirect()

getProfile()

getProfile()

/klik_viewEvaluationHistory/

redirect()

:EvaluationHistoryUIredirect()

getEvaluation()

/pilih_jumlah_kriteria_evaluasi/

/klik_evaluate/

redirect()

/entri_data_evaluasi/

/klik_evaluate/

getCriteria()

Aliran diagram ini dilanjutkan ke Gambar 3.22b

Gambar 3.22a Sequence Diagram untuk Use Case Mengevaluasi Pemasok.

133

:EvaluationHistory:SupplierEvaluation

getEvaluation()

getEvaluation()

redirect()

:EvaluationUIredirect()

/entri_data_evaluasi/

/klik_evaluate/

getCriteria()

:EvaluationDetails

getCriteria()

newEvaluation()

newEvaluationDetails(

redirect()



Gambar 3.22b Sequence Diagram untuk Use Case Mengevaluasi Pemasok.

134

Gambar 3.22c Sequence Diagram untuk Use Case Mengevaluasi Pemasok.

Gambar 3.23 Sequence Diagram untuk Use Case Membuat Laporan PO.

135

newPRHeader()getPRHeader()setApprovalStatus()

noPRtglPermintaantglDiperlukannoProyekidKategoriapprovalStatus

PRHeader

newPRDetails()getPRDetails()getLineMaterial()

noPRidMaterialkuantitasdeskripsi

PRDetails

newRFQHeader()getRFQHeader()

noRFQtglRFQnoPRtglBukaPenawarantglTutupPenawaranketerangan

RFQHeader

newRFQDetails()getRFQDetails()getLineMaterial()

noRFQidMaterialkuantitas

RFQDetails

newSQHeader()getSQHeader()updateSQHeader()getNumberOfSupplier()updateRateAndRank()getResult()

noSQrevisitglSQidSuppliernoRFQmasaBerlakuPenawaranmataUangPPNketeranganevaluationRateevaluationRank

SQHeader

newSQDetails()getSQDetails()updateSQDetails()getLineMaterial()

noSQidMaterialkuantitashargadiskon

SQDetails

newPOHeader()getPOHeader()setApprovalStatus()

noPOtglPOnoSQidSupplieralamatPengirimankodePosPengirimankotaPengirimannegaraPengirimanmataUangnilaiTukarMataUangPPNketeranganapprovalStatus

POHeader

newPODetails()getPODetails()getLineMaterial()

noPOidMaterialkuantitashargadiskon

PODetails

newMRFHeader()getMRFHeader()

noMRFtglMRFnoPOketerangan

MRFHeader

newMRFDetails()getMRFDetails()updateMRFDetails()

noMRFidMaterialkuantitas

MRFDetails

newSupplier()getSupplier()sendEmail()getProfile()

idSuppliernamaSupplieralamatkodePoskotanegaranoFaxnoTeleponemailhomepagecontactPersonnotifikasiEmailusernamepassword

Supplier

getProyek()

noProyeknamaProyek

Proyek

getKategori()

idKategorinamaKategori

Kategori

getMaterial()

idMaterialnamaMaterialidKategori

Material

newInvitation()

noRFQidSupplier

Invitation

newEvaluation()getEvaluation()

noEvaluasitglEvaluasiidSupplier

SupplierEvaluation

newEvaluationDetails()getCriteria()

noEvaluasikriteriabobotnilai

EvaluationDetails

1

1..*

1

1..*

1

1..*

1 1..*

1 1..*

1 1..*

1 *

1

1..*

1 0..*

1

0..*

1

1..*

1..*

1

0..*1

1 1 1 0..*

1

0..*

1..*1

1

0..*

0..*

1..*

0..*1

0..*

1

0..*

1

0..*

1 Gambar 3.24 Entity Class Diagram.

136

User Interface Analysis

1. Promotional Sites

Gambar 3.25 UX Screen Compartment Diagram: Promotional Website PT. Jaya Kencana.

Gambar diatas menunjukkan compartment utama yang digunakan dalam

website promosional PT. Jaya Kencana. Setiap screen dalam website

promosional menggunakan compartment ini, terkecuali untuk halaman Redirect.

137

Gambar 3.26 UX Top Level Navigational Map Diagram Promotional Website PT. Jaya Kencana.

138

Gambar 3.27 UX Detail Level Navigational Map Diagram Promotional Website PT. Jaya Kencana.

139

2. E-Procurement System

Gambar 3.28 UX Screen Compartment Diagram E-Procurement System pihak perusahaan.


sistem e-procurement untuk pihak perusahaan. Setiap screen dalam sistem e-

procurement pihak perusahaan menggunakan compartment ini, terkecuali

halaman Report Viewer dan Change Password.

140

Gambar 3.29 UX Top Level Navigational Map Diagram: E-Procurement System pihak perusahaan.

141

Gambar 3.30 UX Detail Level Navigational Map Diagram: E-Procurement System pihak perusahaan

untuk user divisi Warehousing.

142

Gambar 3.31 UX Detail Level Navigational Map Diagram: E-Procurement System pihak

perusahaan untuk user Director.

143

Gambar 3.32 UX Detail Level Navigational Map Diagram: E-Procurement System pihak

perusahaan untuk user kepala divisi Purchasing.

144

Gambar 3.33 UX Detail Level Navigational Map Diagram: E-Procurement System pihak perusahaan

untuk user divisi Purchasing.

145

Gambar 3.34 UX Screen Compartment Diagram E-Procurement System pihak pemasok.


sistem e-procurement untuk pihak perusahaan. Setiap screen dalam sistem e-

procurement pihak perusahaan menggunakan compartment ini, terkecuali

halaman Change Password.

146

Gambar 3.35 UX Top Level Navigational Map Diagram: E-Procurement System pihak pemasok.

147

Gambar 3.36 UX Diagram untuk Use Case Membuat PP.

148

ScrollForward()ScrollBackward()SelectPR()

«screen»Purchase Request $+

PRNoProjectNoRequestDateRequiredDateCategoryIDApprovalStatusisRead

PR 0..*

Keyword: textField: select

«input form»SearchForm

Approve()

PRNoProjectNoProjectNameCategoryNameRequestDateRequiredDateApprovalStatusisReadEmployee

«screen»PR View Details

PRNoMaterialIDQuantityUnitItemDescription

Line Material

1..*

nextprev

Gambar 3.37 UX Diagram untuk Use Case Approve PP.

149

ScrollForward()ScrollBackward()SelectPR()

«screen»Purchase Request $+

PRNoProjectNoRequestDateRequiredDateCategoryIDApprovalStatusisRead

PR 0..*



PRNoProjectNoProjectNameCategoryNameRequestDateRequiredDateApprovalStatusisReadEmployee

«screen»PR View Details


Line Material

1..*

«screen»RFQ Create

RFQNoPRNoRFQDateOpenDateCloseDateRemarks

«screen»RFQ Supplier Selection

Create RFQ

Next

RFQNo: textPRNo: textRFQDate: textOpenDate: textCloseDate: textRemarks: textarea

«input form»RFQ Header Form


Line Material

1..*

SupplierNameLastEvaluationRate

Supplier List

select[]: checkbox

«input form»RFQSupplierSelectionForm

0..*

nextprev

ScrollForward()ScrollBackward()SelectRFQ()

«screen»Request For Quotation $+

RFQNoRFQDateOpenDateCloseDateisRead

RFQ 0..*



next

prev

Save / Cancel

Cancel

Gambar 3.38 UX Diagram untuk Use Case Membuat RFQ.

150




RFQ 0..*



RFQNoRFQDateOpenDateCloseDateRemarksisRead

«screen»RFQ View Details

MaterialNameQuantityUnitItem

Line Material

1..*

nextprev

Gambar 3.39 UX Diagram untuk Use Case Mengecek RFQ.

151




RFQ 0..*



RFQNoRFQDateOpenDateCloseDateRemarksisRead

«screen»RFQ View Details


Line Material

1..*

«screen»Quotation Create

QuotationNoQuotationDateRFQNoQuotationValidationCurrencyIDVATRemarks

«screen»Quotation Create Details

Create Quotation

Next

QuotationNo: textQuotationDate: textRFQNo: textSupplierID: textQuotationValidation: textCurrency: selectVAT: textRemarks: textarea

«input form»QuotationHeaderForm

MaterialIDMaterialNameQuantityUnitItem

Line Material

Price[]: textDiscount[]: text

«input form»LineMaterialForm

1..*

nextprev

ScrollForward()ScrollBackward()SelectQuotation()

«screen»Quotation $+

QuotationNoQuotationDateRFQNoPriceValidThru

Quotation 0..*


«input form»SearchForm next

prev

Save / Cancel

Cancel

Gambar 3.40 UX Diagram untuk Use Case Membuat Quotation.

152



QuotationNoQuotationDateRFQNoQuotationValidation

Quotation 0..*



QuotationNoRevisionQuotationDateRFQNoCurrencyIDVATQuotationValidationRemarks

«screen»Quotation View Details

MaterialIDMaterialNameQuantityUnitItemPriceDiscount

Line Material

1..*

«screen»Quotation Revise

QuotationNoQuotationDateRFQNoQuotationValidationCurrencyIDVATRemarks

«screen»Quotation Revise Details

Revise

Next

QuotationNo: textQuotationDate: textRFQNo: textSupplierID: textQuotationValidation: textCurrency: selectVAT: textRemarks: textarea

«input form»QuotationHeaderForm

MaterialIDMaterialNameQuantityUnitItem

Line Material

Price[]: textDiscount[]: text


1..*

nextprev



QuotationNoQuotationDateRFQNoPriceValidThru

Quotation 0..*


«input form»SearchForm next

prev

Save / Cancel

Cancel

Gambar 3.41 UX Diagram untuk Use Case Merevisi Quotation.

153

Gambar 3.42 UX Diagram untuk Use Case Mengecek Quotation.

154

Gambar 3.43 UX Diagram untuk Use Case Mengevaluasi Quotation.

155

Gambar 3.44 UX Diagram untuk Use Case Membuat PO.

156

ScrollForward()ScrollBackward()SelectPO()

«screen»Purchase Order $+

PONoPODatePRNoSupplierIDApprovalStatus

PO 0..*



Approve()

PONoPODatePRNoSQNoSupplierDeliveryAddressDeliveryPostalCodeDeliveryCityDeliveryCountryCurrencyIDCurrencyRateVATRemarksEmployeeApprovalStatus

«screen»PO View Details

MaterialNameQuantityUnitItemPriceDiscount

Line Material

1..*

nextprev

Gambar 3.45 UX Diagram untuk Use Case Approve PO.

157



PONoPODateSQNoisRead

PO 0..*



PONoPODateSQNoDeliveryAddressDeliveryPostalCodeDeliveryCityDeliveryCountryCurrencyIDCurrencyRateVATRemarksisRead


MaterialNameQuantityUnitItemPriceDiscount

Line Material

1..*

nextprev

Gambar 3.46 UX Diagram untuk Use Case Mengecek PO.

158



PONoPODatePRNoSupplierIDApprovalStatus

PO 0..*



PONoPODatePRNoSQNoSupplierDeliveryAddressDeliveryPostalCodeDeliveryCityDeliveryCountryCurrencyIDCurrencyRateVATRemarksEmployeeApprovalStatus



Line Material

1..*

«screen»MRF Create

RemoveMaterial()

MRFNoMRDatePONoRemarksEmployee

«screen»MRF Create Details

Create MRF

Next MRFNo: textMRDate: textPONo: textRemarks: textarea

«input form»MRFHeaderForm

MaterialNameUnitItem

LineMaterial

Quantity[]: text


0..*

nextprev

ScrollForward()ScrollBackward()SelectMRF()

«screen»Material Receiving $+

MRFNoMRFDatePONoSupplier

MRF

0..*


«input form»SearchFormnext

prev

Save / Cancel

Cancel

Gambar 3.47 UX Diagram untuk Use Case Membuat MRF.

159

Gambar 3.48 UX Diagram untuk Use Case Mendaftar.

160

Gambar 3.49 UX Diagram untuk Use Case Mengevaluasi Pemasok.

161

Gambar 3.50 UX Diagram untuk Use Case Membuat Laporan PO.

bab 3 analisis sistem procurement pt. jaya …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2008-1-00292-si-bab...

Documents