9_pengendalian proyek.ppt

7/23/2019 9_Pengendalian Proyek.ppt

1/33

Pengendalian Proyek

1


2/33

Pengendalian dilakukan agar proyek tetapberjalan dalam batas waktu, biaya danperformansi yang ditetapkan dalam rencana.

Rencana yang bagus tanpa pengendalian yangbaik sangat mungkin tidak akan menghasilkanoutput proyek yang bagus dalam hal jadwal,biaya dan performansi.

Maka untuk melakukan pengendalian perluadanya perencanaan.


3/33

Perbedaan antara perencanaan dan pengendalian :

Perencanaan berkonsentrasi:penetapan arah dan tujuanpengalokasian sumberdaya

pengantisipasian masalahpemberian motivasi kepada para partisipan untuk mencapai

tujuan

Pengendalian berkonsentrasi:pengendalian pekerjaan kearah tujuanpenggunaan secara efektif sumberdaya yang adaperbaikan/koreksi masalahpemberian imbalan pencapaian tujuan


4/33

angkah!langkah pokok dalam pengendalian:

". Menentukan standar performansi sesuatu yang akandikendalikan.

#. Membandingkan antara performansi aktual danperformansi standar hasil pekerjaan

$. Melakukan tindakan koreksi, bila performansi aktualsecara signifikan menyimpang dari yang direncanakanbisa berupa perubahan pekerjaan, standard dan

rencana diubah atau penambahan sumberdaya.


5/33

Monitoring informasi%nformasi mengenai pekerjaan yang sedang dilakukan

diperlukan agar proses pengedalian bisa dilakukantepat waktu dan efektif

&egiatan ini dimulai ketika standar performansi

ditetapkan

'asil pengolahan data kemudian diolah untukdilaporkan kepada semua tingkat manajemen dalam

frekuensi dan kedetailan yang cukup.

(ehingga adanya masalah bisa diidentifikasi.


6/33

Project )ost *ccounting (ystem

adalah suatu struktur dan metodologi, bisa manualatau terkomputerisasi yang memungkinkandilakukannya perencanaan, pelacakan dan

pengendalian biaya proyek.


7/33

(ecara diagramatis P)*( bias ditunjukkan dalam gambar :

Estimasi dan

penganggaran

Pelacakan dan

pengendalian

Input PCAS

Informasi Ongkos

paket kerja

Informasi mengenai

performansi

pekerjaan actual

paket kerja

Output PCAS

Estimasi biaya proyek

keseluruhanAnggaran berjalan

untuk rekening biaya

Anggaran yang

diperbaiki

Analisa variansi

PCAS


8/33

Perintah kerja dan rekening biaya merupakan bagianpenting dalam pengendalian proyek.

&arena dengan memasukkan biaya sebenarnya untuksetiap paket kerja dan kemajuan kerjanya ke dalamP)*( akan bisa dibuat laporan performansi proyek.

%ni dimungkinkan karena P)*( memuat data mengenaianggaran untuk setiap paket pekerjaan standarperformansinya.

+engan proses mengkombinaksikan seluruh paketpekerjaan di suatu departemen tertentu dan seluruhsub tugas yang ada akan bisa didapat laporankemajuan/performansi untuk keseluruhan proyek.


9/33

&eputusan yang tepat dipengaruhi tersedia tidaknyainformasi yang akurat, tepat waktu dan lengkapmengenai jadwal, biaya dan performansi.

ntuk itu perlu suatu sistem yang mampu menyediakan

kebutuhan informasi ini.-manual maupun terkomputerisasi

&eputusan!keputusan itu harus dibuat pada saatperencanaan, pemantauan, pelaksanaan, danpengendalian.

(istem %nformasi Manajemen Proyek


10/33

(%MP harus mampu :". menyediakan informasi yang perlu untuk melakukan

perencanaan, pengendalian, dan ringkasan!ringkasandokumen.

#. memisahkan data dari system informasi computer

yang lain ke dalam database proyek.

$. mengintegrasikan pekerjaan, biaya, tenaga kerja daninformasi jadwaluntuk menghasilkan perencanaan, pengendalian dan

laporan ringkas untuk manajer proyek, orang!orangfungsional dan pihak manajemen yang lebih tinggi.


11/33

(%MP sebaiknya mempunyai kemampuan untuk membantupelaksanaan proyek secara keseluruhan yang meliputi:

pembuatan jadwal dan jaringan kerjamelakukan alokasi sumberdaya dengan melalui teknik

levelingpembuatan anggaran yang meliputi penganggaran biaya

variable, biaya tetap dan overhead.melakukan pengendalian biaya serta analisis

performansi.menyajikan laporan dan grafik yang cukup mudah untuk

dibaca.


12/33

*da dua macam pengendalian dalam proyek ditinjaudari tempat asalnya:

pengendalian internalmengacu pada tindakanpengendalian yang berdasarkan pada standar yangberasal dari sistem kontraktornya.pengendalian eksternaldidasarkan pada prosedur

tambahan yang ditetapkan oleh pihak klien atauuser.


13/33

Pengendalian iaya 0radisionalPengukuran performansi pekerjaan didasarkan

pada perbandingan biaya yang dianggarakandengan biaya aktual.

Perbandingan ini lebih popular dengan istilahanalisis variansi.

*nalisis bertujuan melihat seberapa besar biayaaktual melebihi biaya dianggarkan atau sebaliknya.


14/33

)ontoh: misalkan suatu paket kerja mempunyai data!data dalam

laporan bulanan untuk suatu bulan tertentu seperti berikut:

biaya yang dianggarkan Rp. 1#2.222 biaya aktual Rp. 322.222 Perbedaan -variansi Rp. 32.222

*kumulasi biaya yang dianggarkan samapi bulan iniRp. $2.222.222 *kumulasi biaya actual sampai bulan ini Rp. $".222.222 Perbedaan -variansi Rp. ".222.222


15/33

&elemahan data diatas :+iketahui bahwa baik untuk bulan ini maupun total biaya sampai

bulan ini telah terjadi pembengkakan biaya.&ita berpikir bahwa telah terjadi pemborosan atau kegagalan

mempergunakan uang.0etapi ada informasi yang belum diketahui yakni seberapa jauh

paket pekerjaan yang bersangkutan sudah selesai.

Misalkan biaya yang dianggarkan komulatif yang tercantumdiatas adalah biaya untuk menyelesaikan 145 paket pekerjaanyang bersangkutan. 6ika ternyata selesai 325 maka

pembengkakan biaya Rp " juta tersebut tidak bisa dianggapsebagai pemborosan.*tau seandainya biaya komulatif actual lebih kecil dari Rp $2

juta, ini juga tidak bisa dianggap sebagai penghematan. 'arusdilihat berapa persen pekerjaan yang sudah diselesaikan.


16/33

Perlu dilengkapi dengan informasi mengenai kemajuanpekerjaan -work progress.

Pendekatan baru yang memadukan informasi biaya dankemajuan pekerjaan sering dinamakan earned value.

Konsep earned value: biaya dalam anggaran berjalan-time phased budgeting ditetapkan secara periodiedemi periode untuk setiap paket kerja -work package

atau rekening biaya -cost account tertentu.


17/33

Perkembangan pekerjaan untuk suatu paket kerjaserta biaya yang dikeluarkan dibandingkan denganbiaya yang dianggarkan untuk setiap periode tertentu.

Pengukuran kemajuan kerja -work progressdidasarkan pada apa yang dimaksud earned value.

(ecara umum earned value menggambarkan nilaipekerjaan yang secara actual sudah selesai sampaipada saat tertentu.

&onsep ini bisa diwakili oleh variabel )7P -udgted)ost of 7ork Performed, yaitu biaya yangdianggarkan untuk pekerjaan yang sudah dikerjakan.


18/33

". 8toritas pekerjaan8torisasi yakni pemberian wewenang ke tingkat manjemen dibawahnya hingga ke tim pekerja untuk melakukan pekerjaan yangmenjadi tanggungjawabnya seperti apa yang ditetapkan dalamrencana, jadwal dan anggaran.

8toritas berlangsung hingga selesainya pekerjaan dan manajemenyang memberi wewenang sudah dinyatakan menerima hasil.

Perintah kerja -work order memuat:Pernyataan pekerjaan -statement of work*nggaran berjalan untuk jam kerja langsung, material dan biaya

langsung yang lain.6adwal, kejadian penting, hubungan dengan paket kerja yang lain.Posisi pekerjaan yang bersangkutan dalam 7(.(pesifikasi dan kebutuhan!kebutuhan0anda tangan pemberi wewenang dan dan penerima tanggung

jawab.

#. Pengumpulan +ata

Proses Pengendalian


19/33

*da bermacam!macam variabel yang bisa digunakanuntuk mengevaluasi performansi proyek pada saattertentu.

9ariabel variabel ini adalah:". )7( -udgted )ost of 7ork (cheduled, yaitu

variabel yang menyatakan besarnya biaya yangdianggarkan untuk pekerjaan yang dijadwalkan untuksuatu periode tertentu dan ditetapkan dalam anggaran.

#. *)7P -actual )ost of 7ork Performed variabel yangmenyatakan pengeluaran aktual dari pekerjaan yangsudah dikerjakan sampai waktu tertentu.

$. )7P -udgted )ost of 7ork Performed, variabelyang menyatakan jumlah biaya yang dikeluarkan untukpekerjaan yang sudah dikerjakan. 9ariabel ini jugadisebut dengan earned value.


20/33

)ontoh :(uatu perusahaan P0. *((* menerimatender penggantian pesawat telepon umumdari telkom.Perusahaan tersebut harus melepas pesawat

telepon yang lama dengan mengganti yang baru.;ilai kontrak dengan harga tetap adalah Rp.42.222.222,! untuk pemasangan "22 pesawatbaru.

eban biaya untuk memasang satu pesawatadalah Rp. 422.222,!.P0. *((* memperkirakan bahwa tiap hari

bisa memasang 4 pesawat.


21/33

+engan demikian pada hari ke < nilai )7( = < > 4 >Rp. 422.222,

6adi nilai )7( pada hari ke!4 adalah: 4 > 4 > Rp. 422.222 = "#.422.222,!

Menurut ini biaya yang dianggarkan sampai hari ke 4

adalah Rp. "#,4 juta. *tas dasar ini juga bisaditentukan bahwa umur proyek adalah #2 hari.

Misal pada hari ke 4 baru dipasang #2 pesawat)7P: #2 >Rp 422.222 = Rp. "2.222.222,!

(epintas terlihat pada hari ke!4 terjadi penghematan Rp. #,4juta karena uang keluar lebih kecil dari yang dianggarkan.


22/33

;amun bila dilihat juga aspek kemajuan proyek-work progress, proyek tersebut terlambat dengannilai uang Rp. #,4 juta.ila pada akhir waktu ke!4 sudah dipasang #2

pesawat yang baru -pesawat ke #" blm dipasang, br

dilepas, maka )7P bisa dihitung dengan asumsibiaya pelepasan dan pemasangan sama:

Rp. "2.222.222 ? -2,4-Rp. 422.222 = Rp "2.#42.222,!

+ari ketiga besaran )7(, )7P, dan *)7P dapat diperolehbesaran lain. esaran!besarn tersebut akan memberikaninformasi yang berbeda!beda mengenai status proyek.


23/33

esaran!besaran itu adalah:

)ost variance -)9 = )7P *)7P

)ost 9ariance atau varian biaya merupakan selisih antarabiaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang sudahdikerjakan -/udgted )ost of 7ork Performed denganbiaya actual dari pekerjaan yang sudah dikerjakan -*ctual)ost of 7ork Performed.

esaran ini menunjukkan seberapa besar biaya aktualmelebihi biaya yang direncanakan atau sebaliknya.

ila harga besaran ini negatif berarti performansi

proyek dari segi biaya kurang bagus, karena biaya aktuallebih besar dari yang direncanakan.


24/33

(chedule variance -(9 = )7P )7((chedule variance atau varian jadwal ini merupakanpengurangan biaya yang dianggarkan untuk dianggarkan

untuk pekerjaan yang dijadwalkan -/udgted )ost of7ork (cheduled.

esar angka dari variabel ini menunjukkan apakah dalampelaksanaan pekerjaan telah terjadi ketertinggalan atau

justru melampaui jadwal.ila besaran ini berharga positif berarti pelaksanaan

pekerjaan lebih cepat dari yang direncanakan.

(ebaliknya bila berharga negatif telah terjadiketertinggalan dari yang direncanakan.


25/33

Untuk proyek pembangunan rumah bisa dilihat status proyek pada minggu ke!"#

$""#"""

%"#"""

&"#"""

'"#"""

("#"""

)"#"""

*"#"""

!"#"""

+"#"""

$"#"""

" $ ! ) ' % $$ $! $' $% +$ +! +) +' +%

,C-S

,C-P

AC-P

C.

S.


26/33

/arga varian biaya jad0al serta artinya

BCWP-BCWS

BCWP-ACWP

Arti

Positif Positif 1ari segi jad0al pelaksanaan pekerjaan lebih cepat dari yang direncanakandengan biaya yang dihabiskan lebih kecil dari yang dianggarakan#

Positif Negative1ari segi jad0al pelaksanaan pekerjaan lebih cepat dari yang direncanakandengan biaya yang dihabiskan lebih besar dari yang dianggarakan#

Positif Nol1ari segi jad0al pelaksanaan pekerjaan lebih cepat dari yang direncanakandengan biaya yang dihabiskan sama dengan yang dianggarakan#

Nol Nol1ari segi jad0al pelaksanaan pekerjaan sama dengan yang direncanakandengan biaya yang dihabiskan sama dengan yang dianggarakan#

Nol Negatif 1ari segi jad0al pelaksanaan pekerjaan sama dengan yang direncanakandengan biaya yang dihabiskan lebih besar dari yang dianggarakan#

Negatif Positif 1ari segi jad0al pelaksanaan pekerjaan lebih lambat dari yang direncanakandengan biaya yang dihabiskan lebih kecil dari yang dianggarakan#


27/33

09 -0ime 9ariance = (+ )(+0ime variance -09 atau variansi waktu ini merupakan

selisih antara waktu saat pelaporan atau status date-(+ dan waktu ketika )7( = )7P atau budgedcost at status date date -)(+

+isamping pengendalian biaya dan jadwal perlu jugadilakukan analisis teknis untuk melihat apakah hasilproyek memenuhi persyaratan teknis yang diminta.

*nalisis ini biasanya berupa perbandingan ukuran,kecepatan, kapasitas, kekuatan dari produk yangdihasilkan oleh proyek. -e> pembuatan desain, atausetelah produksi.


28/33

ukuran lain yang bias dipakai untuk melihat performansiproyek adalah:

)ost performance inde>%nde> ini merupakan perbandingan antara biaya yangdianggarkan dengan biaya actual

)P% = )7P/*)7P

(chedule performance inde>%nde> ini merupakan perbandingan biaya daripekerjaan yang telah dilaksanakan dengan biaya daripekerjaan yang dijadwalkan(P% = )7P/)7(


29/33

ila nilai )P% dan (P% lebih besar dari "

pekerjaan lebih cepat dari jadwal dengan biayayang lebih kecil dari yang dianggarkan.

6ika nilai keduanya lebih kecil dari " berarti telahterjadi keterlambatan dan pembengkakan biaya.


30/33

Contoh 2 laporan performansi proyek pembangunan rumah komulatif sampai minggu ke!"

3egiatan ,C-S AC-P ,C-P S. C. SPI CPI

A '+"" '+"" '+"" " " $#"" $#""

, +&""" !"&"" !"&"" +&"" " $#$" $#""

C (""" (("" (("" ("" " $#$" $#""

1 )""" *""" *)"" )"" )"" "#%" $#$!

E4 $)""" $)$)" $+""" !""" !$)" "#&" "#'%54 %""" %!"" *)"" *)"" *&"" "#)" "#*&

/4 $!)"" $!%)" %""" *)"" *%)" "#(' "#()

I4 (""" (("" (""" " ("" $#"" "#%$

&%'"" %!("" &"("" %$"" $!""" "#%" "#&(

6isalkan untuk kegiatan E pada minggu ke!" telah terjadi ketertinggalan dari jad0al dan

terjadi pembengkakan biaya#

,ila dilihat dari seluruh proyek pada minggu ke!"7 maka bisa disimpulkan telah terjadi

pembengkakan biaya dan tertinggal dari yang dijad0alkan7 karena harga CPI dan SPI

keduanya kurang dari $#


31/33

*nggaran yang tersisa untuk menyelesaikan proyek= biaya total biaya yang sudah terpakai

*nggaran yang tersisa= *) )7P

Perkiraan total biaya proyek= biaya yang sudah dihabiskan ? perkiraan biayauntuk pekerjaan tersisa@*) = *)7P ? A)0)

*) = udgeted cost at completion

A)0) = Aorecasted cost to complete = -*) )7P/)P%@*) = estimated at completion -perkiraan total biaya proyek

Perkiraan biaya untuk menyelesaikan proyek


32/33


33/33

Masalah!masalah yang dihadapi dalam pengendalian proyek:-lanjutan

Para manajer terlibat dalam beberapa proyek.

%ni menyebabkan perhatian terhadap performansi terhadap satu proyektertutup oleh bagusnya performansi pada proyek yang lain.

&esalahan pelaporan dan mekanisme akuntansi.)ontoh ukuran!ukuran subyektif seperti earned value untuk paket kerjabelum selesai seringkali mengesankan pekerjaan sudah selesai lebih dari

sebenarnya.Manajer tidak tegas terhadap isu!isu kontroversial

percaya bahwa masalah!masalah akan terselesaikan dengan berjalannyawaktu.%ni bisa mengesankan bagi pekerja bahwa manajemen kurang peduliterhadap masalah kontrol.

9_pengendalian proyek.ppt

Documents