5S di KantorRabu, 28 Januari 2009 15:24

Bila anda pemilik meja ini, maka saya yakin bahwa anda sering menemukan kejadian aneh. Pertanyaan berikut sering muncul dibenak anda:

Kamarin saya mempunyai 5 ball poin, kenapa sekarang tidak ada sama sekali? Apakah harus saya sediakan satu lusin?

Dokumen sudah saya revisi, kenapa yang ada dokumen yang lama? (dan anda harus membuat lagi dari awal)

Siapa yang menghilangkan fax keluhan pelanggan? (dan anda harus kehilangan satu pelanggan penting, dan juga...mungkin pekerjaan anda).

Tempat kerja yang tidak rapih membuat anda bekerja lebih lama dari seharusnya. Mencari barang, mencari berkas semuanya butuh waktu yang tidak sedikit. Belum lagi waktu yang terpakai untuk pengerjaan ulang karena kesalahan anda menyimpan berkas. Sekali waktu boss anda akan marah kaena anda mengirim dokumen kadaluarsa kepada pelanggan. Lama-lama ini akan membuat anda tertekan dalam pekerjaan. Anda tidak merasa dapat menikmati pekerjaan, dan akhirnya merasakan kebenaran teori relativitas Einstain: Jam ditempat kerja berputar lebih lama dibanding tempat lain.

Anda mungkin akan mengatakan bahwa sekali-sekali anda juga beres-beres. Tetapi keadaan selalu kembali seperti semula. Berkas bertambah, barang berganti, dan berantakan muncul kembali. Anda mengambil kesimpulan bahwa keadaan berantakan itu memang suatu yang tidak bisa dihindarkan. Memang akan selalu begitu. Bila kesimpulan anda seperti itu, maka anda mungkin perlu mengetahui apa itu 5S. Barang baru yang akan membuat meja anda lebih berantakan? Bukan. 5S adalah konsep yang berguna untuk menjadikan tempat kerja anda bersih, rapih dan effisien.

5S adalah konsep pengaturan barang dan tempat kerja. Dengan mempelajari 5S, anda akan tahu bahwa untuk membuat tempat kerja anda selalu rapih, anda tidak cukup dengan hanya membersihkan barang dan membereskan barang secara berkala. Mari kita bahas lebih lanjut.

5S adalah singkatan dari:

Seiri, Seiton, Seiso, Seitsu, Setsuke = Pemilahan, Penataan, Pembersihan, Pembakuan, Pembiasaan.

Kelima kata tersebut adalah urutan yang harus anda lakukan untuk membuat tempat kerja selalu rapih, yang akhirnya membuat pekerjaan apapun yang anda lakukan menjadi lebih cepat dan mencegah kerugian-kerugian yang tidak perlu karena parahnya cara anda menangani barang.

Maka inilah yang harus anda lakukan:

Pertama: Pemilahan - Seiri

Bongkar semua barang dimeja kerja anda lalu lakukan pemilahan. Keluarkan semua isi laci. Anda juga mungkin perlu sebentar menggeser meja anda. Selalu ada barang yang terselip. Jangan lupa binder-binder. Bongkar semua berkas yang ada. Lalu lakukan pemilahan untuk semua barang anda, mana yang masuk dalam kategori berikut:

Kategori A: Barang yang selalu dipakai, berkali kali setiap hari. Barang ini biasanya berjumlah sedikit dan berupakan kebutuhan dasar untuk pekerjaan seperti komputer, alat tulis dan telpon, kalender, dokumen acuan kerja yang sedang berlaku.

Kategori B: Barang yang hanya sekali-sekali dipakai. Ini bisa berbagai kemungkinan barang. Yang biasanya ada di office adalah catatan-catatan dan dokumen-dokumen yang mungkin anda perlukan sekali-sekali. Atau mungkin buku yang sedang anda coba habiskan membacanya diwaktu istirahat.

Kategori C: Barang yang sama sekali sudah tidak terpakai, atau sudah lebih dari setahun tidak dipakai. Ini termasuk dokumen kadaluarsa, Jadwal yang sudah lewat masanya, kertas-kertas yang sudah tidak berguna, Barang yang sudah tidak terpakai.

Permbersihan besar

Apa yang harus anda lakukan terhadap barang kategori C? Buang! Jangan ragu-ragu untuk membuang barang yang sudah tidak diperlukan. Faktor penting dalam memelihara kerapihan adalah jumlah barang. Makin banyak barang yang ada dimeja kerja anda, makin sulit anda menanganinya. Bila ada barang pinjaman dan sudah tidak diperlukan, segera kembalikan. Biarkan orang lain menanggung tanggungjawab penanganannya. Buat keputusan yang tegas. Jangan mengambil keputusan mengambang seperti 'Simpan sementara sampai ada keputusan'. Anda akan bekerja dua kali untuk pemilahan. Mengorbankan barang yang tidak berharga adalah harga yang pantas dari effisiensi kerja yang akan anda peroleh. Disamping melakukan pembuangan, jangan lupa membersihkan tempat kerja anda dari debu dan kotoran. Lihat bagian-bagian tersembunyi yang sulit anda sentuh. Biasanya kotoran bersarang disana.

Kedua: Penataan - Seiton

Dimana anda harus menempatkan barang yang masih berguna?

Untuk kategori A, tempatkan barang dekat dengan anda. Anda harus mengusahakan agar anda 'nyaris' tidak butuh waktu untuk menjangkau barang tersebut. Bila perlu, simpan di saku anda.

Untuk kategori B, tempatkan barang ditempat yang jauh tetapi mudah untuk ditemukan. Cobalah upayakan agar anda membutuhkan waktu kurang dari 30 detik untuk menemukan setiap barang yang anda butuhkan. Untuk dokumen yang sekali-sekali akan anda butuhkan, anda perlu sebuah cara untuk menyimpannya: Gunakan binder atau map gantung. Ini adalah pilihan utama untuk cara penyimpanan yang rapih.

Beri nama pada setiap binder.

Beri kode lokasi pada rak penyimpanan dan pada setiap binder. Ini akan sangat membantu anda untuk meyimpan kembali setiap barang ditempat seharusnya setiap selesai anda menggunakan.

Tentukan masa simpan minimal dokumen, yaitu masa simpan minimal yang dilewati sebelum anda dapat membuangnya. Ingat bahwa dokumen anda akan selalu bertambah.

Catatan produksi, purchase order, delivery order akan terus anda teritama. Suatu saat tidak akan ada lagi ruangan untuk menampungnya. Maka yang harus anda lakukan adalah menentukan masa simpan minimum, sampai kira-kira catatan-catatan itu tidak diperlukan lagi untuk suatu pembuktian atau referensi anda. Bila anda mengendal ISO-9001, sekarang anda mengerti mengerti mengapa disyaratkan untuk menentukan masa 'retensi' catatan.

Ketiga: Pembersihan - Seiso

Pembersihan di office area sebetulnya tidak sulit. Anda cuma perlu melakukan sedikit pembersihan secara berkala, mungkin setiap pagi dan sore. Masalahnya, 'limbah' di office kadang-kadang sulit untuk dibedakan dengan barang yang masih berguna. Utamanya adalah limbah berbentuk kertas. Setiap hari akan ada lembaran-lembaran yang sudah selesai masa pakainya, surat yang sudah bisa dibuang dan lain-lain. Seorang proffesor di Jepang memakai metoda berikut untuk menghindari adanya 'limbah' yang bercampur. Setiap pagi dia mengambil surat yang ditujukannya kepadanya di bagian resepsion. Dalam perjalanan menuju ruang kerjanya dia baca surat-surat tersebut dan memutuskan mana yang bisa langsung disimpan di kepalanya dan tidak perlu disimpan. Surat-surat tersebut langsung dibuang di box sampah sebelum ruang kerjanya. Yang diperlukan adalah mendisiplinkan diri untuk tidak menyimpan sampah. Tentu saja ini termasuk sampah jenis lain yang tidak berbentuk kertas.

Keempat: Pemantapan - Seiketsu

Setelah anda mendaptai tempat kerja anda menjadi lebih bersih dan melakukan permbersihan secara berkala, anda perlu memikirkan peluang-peluang bagaimana agar tempat kerja menjadi lebih efisien. Misalnya, bila memungkinkan untuk memupunyai kalendar software yang akan muncul dalam sekali klik, mungkin anda bisa menyingkirkan kalender meja anda. Ini mengurangi barang yang harus ada. Atau, bila anda mempunyai banyak binder dalam lemari, dan anda ingin memudahkan cara mengembalikan binder ke tempatnya semula sehabis digunakan, anda bisa membuat garis diagonal di belakang binder. Pemantapan atau

seitsuke berarti memikirkan dan menerapkan ide-ide yang dapat menjadikan tempat kerja lebih rapih, atau lebih dapat dipelihara kerapihannya.

Kelima: Pembiasaan - Shitsuke

Pembiasaan berarti mendisiplinkan diri untuk bekerja dengan cara yang yang effisien dan dapat menjaga tempat kerja selalu bersih dan rapih. Disamping membiasakan untuk meletakkan setiap barang ditempat semestinya, Takashi Osada dalam bukunya 'Sikap kerja 5S' juga menyarankan untuk melakukan 'Satu terbaik':

Memproses satu hari. Upayakan untuk menyelesaikan pekerjaan administrasi seperti pembuatan laporan dan

sebagainya tidak lebih dari satu hari. Ini akan menghindari adanya berkas yang bertumpuk dimeja.

Catatan satu halamanAnda mungkin perlu menyederhanakan catatan-catatan dan menjadikannya tidak lebih dari satu

halaman.Bekerja dengan satu alatTidak ada alat serupa yang lebih dari satu.Arsip satu salinanBuat sistem pengarsipan yang mudah diakses dan dikembalikan, dan orang tak perlu membuat

salinan untuk beberapa orang.

Apakah shitsuke terminal terakhir? tentu tidak. Shitsuke memang dilakukan pada rentang waktu panjang untuk menghasilkan perubahan habit tetapi 5S adalah sebuah siklus tanpa henti. Anda tetap harus melakukan pembersihan secara berkala (seiso). Sekali-sekali anda juga mungkin harus kembali melakukan penataan. Mungkin karena bos menyediakan tempat kerja yang lebih besar atau sebaliknya. Anda juga perlu untuk terus mencari cara-cara yang lebih baik (seiketsu) agar tempat kerja semakin tampak ringkas, bersih dan lebih mudah dirawat.