5 s sbu migas

PEDOMAN PENERAPAN 5 S DI SBU MIGAS

SBU MIGAS Revisi : 02 Hal 1 dari 54 hal

DAFTAR ISI PERNYATAAN / DEKLARASI 3 KOMITMEN 4 BAB I PENDAHULUAN 8 Kebulatan Tekad 10BAB II TUJUAN 13BAB III RUANG LINGKUP 14BAB IV Sistem Kerja 5S di SBU MIGAS 15 1. Tata Tertib Di SBU MIGAS 17 2. Tata Cara Pemakaian dan Perawatan Komputer di SBU MIGAS 18

3. Tata Cara Pemakaian dan Perawatan Mesin Tik Elektronik di SBU MIGAS 21

4. Tata Cara Pemakaian dan Perawatan Pesawat Telepon di SBU MIGAS 23

5. Tata Cara Pemakaian dan Perawatan Mesin Facsimile di SBU MIGAS 28

6. Tata Cara Pemakaian dan Perawatan Mesin Foto Copy di SBU MIGAS 29

7. Tata Cara Pemakaian dan Perawatan Televisi di SBU MIGAS 32 8. Tata Cara Pemakaian dan Perawatan Dispenser di SBU MIGAS 33

9. Tata Cara Peminjaman, Pemakaian dan Perawatan LCD / IN FOCUS di SBU MIGAS 34

10. Tata Cara Pemakaian dan Perawatan Print Board Elektronik di SBU MIGAS 36

11. Tata Cara Pemakaian Papan Pengumuman di SBU MIGAS 37 12. Penataan Meja Kerja & Lingkungan Kerja di SBU MIGAS 38 13. Sistem Kearsipan di SBU MIGAS 39 14. Tata Cara Penyimpanan File/Arsip di SBU MIGAS 41 15. Pengelolaan Data Elektronik di SBU MIGAS 42 16. Tata Cara Penerimaan Tamu di SBU MIGAS 44 17. Tata Cara Penggunaan Ruang Rapat di SBU MIGAS 45 18. Pelaksanaan Morning Call di SBU MIGAS 46 19. Penghargaan dan Hukuman di SBU MIGAS 47 20. Tata Cara Penggunaan dan Penyimpanan Alat Tulis Kantor (ATK) 48 21. Tata Cara Pemeliharaan Mushola 49 22. Tata cara Pemeliharaan Dapur 50



23. Tata cara Penyimpanan Barang Di Gudang 51 24. Tata Cara Penempatan Barang 52 25. Pelaksanaan Audit 5 S Bulanan Di SBU Migas 53



PERNYATAAN / DEKLARASI

Pedoman Penerapan 5 S SBU MIGAS ini mengadopsi dari Divisi Sekretariat

Perusahaan dan Manajemen Mutu (SPMM) yang bertujuan untuk

menyelaraskan pelaksanaan 5 S di lingkungan PT. Sucofindo (Persero).

Namun demikian Pedoman Penerapan 5 S SBU MIGAS ini telah disesuaikan

terhadap kondisi unit kerja SBU MIGAS sehingga dapat diterapkan dengan

baik.

Besar harapan kami agar kiranya Pedoman Penerapan 5 S ini dapat

dilaksanakan sebaik-baiknya dengan tidak menutup segala masukan /

kritikan yang membangun untuk menyempurnakan Pedoman Penerapan 5 S

ini.



KOMITMEN

M. IQBAL AKBAR VICE PRESIDENT

Dengan menerapkan 5 S berarti, melatih kita untuk membiasakan diri untuk berdisplin dalam segala hal sehingga akan meningkatkan kinerja individu yang berdampak dalam peningkatan kinerja SBU MIGAS

Dengan menerapkan 5 S berarti, melatih kita untuk membiasakan diri untuk berdisplin dalam segala hal sehingga akan meningkatkan kinerja individu yang berdampak dalam peningkatan kinerja SBU MIGAS



KOMITMEN

HENDY BARKAT OPERATION

SENIOR MANAGER

Penerapan 5 S jangan hanya dilaksanakan pada saat akan ada penilaian, tetapi harus diterapkan untuk seterusnya, karena akan berdampak pada Budaya yang positif



KOMITMEN

BATARA I. SIBARANI UDMD SENIOR

MANAGER Pedoman 5 S ini dibuat tidak hanya sekedar pedoman saja, tapi diharapkan untuk dilaksanakan secara konsisten .



KOMITMEN

TUBAGUS HARYAWAN UDBD SENIOR

MANAGER Dengan menerapkan 5 S, akan memudahkan & mempercepat kita dalam menelusuri dokumen, yang berdampak dalam penyiapan, pemilahan sampai dengan pelaksanaan tender .



KOMITMEN

DEDI SETIAWAN BUSINESS SUPPORT SENIOR MANAGER

Dengan adanya sistim Penilaian 5S yang dilaksanakan secara dadakan, maka akan memberikan dampak positif didalam penerapan 5 S tersebut, sehingga diharapkan agar semua pegawai SBU MIGAS dapat selalu menerapkan 5 S setiap harinya secara konsisten .



BAB I PENDAHULUAN

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi tanpa bisa dihindari telah menempatkan kita menjadi bagian globalisasi. Menghadapi tantangan dan mengantisipasi banyaknya perubahan-perubahan pada masa depan. Guna menjawab tantangan tersebut perusahaan telah bertekad menerapkan program Manajemen Mutu Terpadu (MMT) secara menyeluruh terhadap semua unsur yang ada didalam perusahaan meliputi material, man, money, methode, machine dan market. Dalam MMT unsur man (manusia) merupakan unsur dasar yang harus dibangun sebagai prioritas utama yaitu menyangkut sikap, dan kebiasaan. MMT memerlukan komitmen dan keterlibatan dari semua pihak dalam organisasi. Perubahan sikap kerja dan sudut pandang terhadap suatu masalah yang mengarah kepada peningkatan efisiensi dan produktif merupakan langkah-langkah menuju MMT. Khusus untuk SBU MIGAS komitmen manajemen dan karyawan sangat tinggi dalam penilaian 5 S yang dibuktikan dengan penilaian 5 S bulanan dan pengumuman di setiap morning call. Pedoman ini merupakan hasil tinjauan ulang terhadap pedoman 5 S yang lama, yang dalam penyusunannya kembali telah melibatkan semua fungsi. Buku pedoman pelaksanaan 5 S ini dibuat khusus untuk SBU MIGAS. Dengan berjalannya waktu, maka buku ini akan akan selalu perlu penyempurnaan selaras dengan perkembangan SBU MIGAS. Dengan telah dicanangkan gerakan 5 S di SBU MIGAS oleh Direktur Utama pada tanggal 21 Nopember 1995 yang lalu, maka seluruh Pegawai SBU MIGAS telah sepakat untuk melaksanakannya secara konsisten dan berkesinambungan. Kesepakatan tersebut merupakan kesadaran seluruh Pegawai SBU MIGAS terhadap tujuan gerakan 5 S antara lain :

1. Mempertahankan disiplin untuk melakukan pekerjaan sebaik-baiknya. 2. Mempertahankan keadaan standar 3. Menjamin keselamatan melalui keteraturan dan kerapian 4. Meningkatkan efisiensi kerja



5. Meningkatkan mutu dan sistem untuk menghasilkan produk / jasa yang berkualitas.

6. Mengurangi terjadinya kesalahan. Sebagai upaya untuk mencapai tujuan gerakan 5 S tersebut, maka disusunlah Pedoman Penerapan 5 S SBU MIGAS yang berisi peraturan, tata cara dan prosedur-prosedur tentang penerapannya di SBU MIGAS. Melalui upaya peningkatan mutu secara terpadu dan berkesinambungan (Total Quality/Management Managemen Mutu Terpadu). Dimulai dengan menerapkan konsep 5 S dilingkungan SBU MIGAS. Jakarta, 28 Januari 2009 ditandatangani oleh : Karyawan/ti SBU MIGAS



KEBULATAN TEKAD

NO. N A M A TANDA TANGAN

1. Agus Bayuwinarno 1)

2. Agus Jafar Sidik 2)

3. Arman Jaya Lubis 3)

4. Basuki Widodo 4)

5. Batara I. Sibarani 5)

6. Bernard Undap 6)

7. Berriman H. Nadeak 7)

8. Chika Utami 8)

9. Danny Pramatyo 9)

10. Dedi Setiawan 10)

11. Dewi Ariesty Dwi Putri 11)

12. Djamaludin Fatah 12)

13. Doly Argado Simbolon 13)

14. Emma Setiawan 14)

15. Firman Wibawa 15)




16. Gilang Kartiwa 16)

17. Hari Nurbianto 17)

18. Hendy Barkat 18)

19. Himawan Pranamukti 19)

20. Iwan Isnadi 20)

21. Iwan Samudra 21)

22. Lukmanur Hakim 22)

23. M. Iqbal Akbar 23)

24. M. Nurul Amin 24)

25. M. Subekti 25)

26. M. Syafii 26)

27. MDD. Sadhartomo 27)

28. Mira Permatasari 28)

29. PM. Marbun 29)

30. Putri Utami Metaria 30)




31. Rachmat R Roostandi 31)

32. Ratna Dewi P. 32)

33. Rosma 33)

34. Shadiq Thahir 34)

35. Siti Mustaghilah 35)

36. Tipluk Teguh Rahayu 36)

37. Tubagus Haryawan 37)

38. Tuty Hastuty 38)

39. Wawan Gunawan 39)

40. Widayanti Puspita D. 40)

41. Doni Amarullah 41)



BAB II TUJUAN

Disusunnya pedoman 5 S di SBU MIGAS untuk memudahkan dalam penerapan 5 S di lingkungan kerja dalam mencapai : 2.1 Terselenggaranya pola kerja 5 S berdasarkan standar 5 S yang telah

ditetapkan perusahaan. 2.2 Penyeragaman dalam pelaksanaan sikap kerja. 2.3 Memberikan landasan, pedoman dan acuan dalam penerapan sikap kerja. 2.4 Menciptakan suasana kerja yang nyaman dan menambah gairah untuk

bekerja. 2.5 Memudahkan dalam penyimpanan dan mendapatkan suatu dokumen atau

barang dan mengetahui adanya barang atau dokumen yang masih aktif atau non aktif.

2.6 Mendidik setiap karyawan untuk menjadi disiplin. 2.7 Meningkatkan rasa tanggungjawab.



BAB III RUANG LINGKUP

Pedoman ini mencakup : 3.1 Tata cara dan kriteria pemilahan, penataan, pembersihan, pemantapan dan

pembiasaan. 3.2 Penyesuaian pelaksanaan 5 S dengan situasi dan kondisi geografis SBU

MIGAS, baik kearsipan maupun peralatan operasi sebagai penunjang kegiatan SBU MIGAS.



BAB IV SISTEM KERJA 5 S DI SBU MIGAS

4.1 Seiri (Pemilihan) Untuk melaksanakan Seiri yang diperhatikan adalah hal-hal sebagai berikut :

4.1.1 Melakukan pemilahan terhadap barang dan dokumen yang masih dibutuhkan dan yang sudah tidak dibutuhkan dengan mengikuti sistem kearsipan yang berlaku di perusahaan.

4.1.2 Membuang semua barang dan dokumen yang tidak diperlukan dengan

dasar seleksi dan masa retensi sesuai ketentuan yang berlaku di perusahaan.

4.1.3 Mengelompokkan dokumen dan barang berdasarkan urusan dan tingkat

kepentingan. 4.2 Seiton (Penataan) Untuk melaksanakan Seiton yang diperhatikan adalah hal-hal sebagai berikut :

4.2.1 Menata penyimpanan file dengan mengacu pada sistem kearsipan perusahaan khususnya arsip hard copy.

4.3 Seiso (Pembersihan) Untuk melaksanakan Seiso yang diperhatikan adalah hal-hal sebagai berikut :

4.3.1 Membersihkan setiap peralatan kantor guna menunjang efektivitas pekerjaan dan membersihkan lingkungan kerja demi terciptanya lingkungan yang bersih dan sehat.

4.3.2 Melaksanakan pemeriksaan ulang terhadap barang yang sudah

dibersihkan, demikian juga untuk tempat yang tidak kotor sekalipun tetap harus diperiksa. Jadi pembersihan adalah sesuatu yang memiliki pengaruh besar atas waktu istirahat, mutu, keamanan, semangat kerja dan setiap aspek pekerjaan lainnya.



4.4 Seiketsu (Pemantapan)

Secara terus menerus menjaga kebersihan diri dan tempat kerja. Tindakan yang dilakukan untuk implementasi seiketsu adalah dengan membuat tata cara dalam melaksanakan pekerjaan serta dengan penyeragaman penomoran, tata letak file yang sistematis dan mudah didapat kembali.

4.5 Shitsuke (Pembiasaan) Dalam hal ini penekanannya adalah untuk menciptakan tempat kerja dengan

kebiasaan dan perilaku yang baik. Dengan mengajarkan dan memerintahkan pada setiap orang apa yang harus dilakukan serta dilaksanakan, maka kebiasaan buruk akan terbuang dan kebiasaan baik akan terbentuk. Orang akan mempraktekkannya dengan membuat dan mematuhi peraturan.



1. TATA TERTIB DI SBU MIGAS.

a. Kerapihan Meja dan Kursi Saat selesai bekerja, file, dokumen serta kertas kerja agar dirapikan,

ditata ataupun dikembalikan ke tempatnya dengan baik. File / ordner / dokumen dan sandal tidak boleh ditempatkan di kolong

meja. Makan hanya dapat dilakukan di ruang rapat, dan di ruang pantry

kecuali makanan kecil yaitu snack, dapat dilakukan di meja kerja. Saat pulang kursi dimasukan / diatur rapi, meja kerja dirapikan,

demikian pula selesai bertamu dirapikan. Setelah selesai menggunakan ruang rapat kursi dan meja rapat

dirapikan kembali. Meja dan kursi kosong menjadi tanggung jawab petugas piket.

b. Kebersihan Lingkungan Buang sampah harus ditempat sampah. Sandal dan perlengkapan sholat diatur rapi di tempat yang telah

disediakan. Dalam jam-jam kerja dilarang memakai sandal untuk mondar-mandir,

kecuali pada saat melaksanakan sholat. Berpakaian rapi dan sopan. Tidak boleh merokok dalam ruangan kerja. Kabel-kabel telepon / komputer dirapikan / dilakban. Waktu akan pulang, alat-alat kerja yang menggunakan tenaga listrik

agar dimatikan (komputer, mesin tik, fotocopy dll.) dan kertas-kertas agar diatur rapi.

c. Disiplin Mentaati peraturan disiplin pegawai (PDP). Apabila terlambat datang, dan pulang sebelum waktunya serta tidak

kembali lagi ke kantor, diharuskan mengisi formulir yang telah disediakan.

Apabila tidak masuk bekerja, segera menelepon / memberitahukan ke kantor dengan alasannya.

Tidak boleh membaca koran / majalah pada jam-jam kerja kecuali berkaitan dengan pekerjaan.



2. TATA CARA PEMAKAIAN DAN PERAWATAN KOMPUTER DI SBU MIGAS

a. User (pengguna komputer)

Pastikan diskette atau flashdisk Saudara tidak terinfeksi virus Jangan tinggalkan aplikasi komputer dalam keadaan aktif, terutama

untuk file yang bersifat rahasia. Buanglah draft-draft kertas yang tidak dapat digunakan lagi di tempat

yang telah disediakan. Apabila telah selesai menggunakan komputer, kembalikan dalam

keadaan posisi menu . Jangan meninggalkan disket yang telah digunakan disembarang

tempat. Pilih menu printer yang sesuai dengan kebutuhan Saudara. Pastikan printer yang digunakan dalam keadaan On / Standby Gunakan komputer seefektif mungkin. Matikan komputer setelah pukul 17.00 dan atau apabila sudah tidak

dipergunakan lagi.

b. Kewajiban penanggung jawab komputer

Merawat dan menjaga kebersihan komputer secara periodik selama 1 (satu) minggu sekali.

Melakukan pengecekan rutin untuk harddisk selama 1 (satu) bulan sekali untuk menghindari terinveksi virus.

Hanya menginstall program-program yang berguna dan relevan untuk kebutuhan di lingkungan PT. Sucofindo (SBU MIGAS) serta memelihara agar program-program tersebut selalu siap pakai.

Laporkan ke Divisi Sistem Informasi apabila mengalami kerusakan kerusakan teknis maupun program dengan mengisi format yang telah disediakan.

Lakukan install ulang apabila memperoleh program baru untuk kepentingan PT. Sucofindo (SBU MIGAS).

Mengatur kerapian letak kertas-kertas di dalam box file, serta selalu menjaga kerapihan komputer dan peralatan disekitar komputer tersebut.



NO. NO IP ADDRESESS NAMA USER

1. 10.12.1.121 Agus Bayuwinarno 2. 10.12.1.110 Agus Jafar Sidik 3. 10.12.1.91 Arman Jaya Lubis 4. 10.12.1.21 Basuki Widodo 5. 10.12.1.xx Batara I. Sibarani 6. 10.12.1.xx (notebook) Bernard Undap 7. 10.12.1.76 Berriman H. Nadeak 8. 10.12.1.30 (notebook) Danny Pramatyo 9. 10.12.1.xx (notebook) Dedi Setiawan 10. 10.12.1.77 Dewi Ariesty Dwi Putri 12. 10.12.1.24 Djamaludin Fatah 13. 10.12.1.xx (notebook) Doly A. Simbolon 14. 10.12.1.30 Emma Setiawan 15. 10.12.1.137 Firman Wibawa 16. 10.12.1.192 Gilang Kartiwa 17. 10.12.1.xx (notebook) Hari Nurbianto 18. 10.12.1.xx (notebook) Hendy Barkat 19. 10.12.1.117 (notebook) Himawan Pranamukti 20. 10.12.1.56 Iwan Isnadi 21. 10.12.1.xx (notebook) Iwan Samudra 22. 10.12.1.xx M. Iqbal Akbar 23. 10.12.1.xx (notebook) M. Iqbal Akbar 24. 10.12.1.18 M. Subekti 25. 10.12.1.11 M. Syafii 26. 10.12.1.116 MDD. Sadhartomo 27. 10.12.1.58 Mira Permatasari 28. 10.12.1.105 PM. Marbun 29. 10.12.1.xx Rachmat R Roostandi 31. 10.12.1.45 Ratna Dewi P. 32. 10.12.1.25 Rosma 33. 10.12.1.37 Shadiq Thahir 34. 10.12.1.33 Siti Mustaghilah



NO. NO IP ADDRESESS NAMA USER

35. 10.12.1.167 Tipluk Teguh Rahayu 36. 10.12.1.4 (notebook) Tubagus Haryawan

37. 10.12.1.82 Tuty Hastuty 38. 10.12.1.41 Wawan Gunawan 39. 10.12.1.54 Widayanti Puspita D. 40. 10.12.1.1 LANTRONIK 41. 10.12.1.115 PRINTRONIK 42. 10.12.1.66 ABSEN Lt.5 43. 10.12.1.40 Absen Lt. 7 44. 10.12.1.24 Doni Amarullah 45. 10.12.1.171 M.Nurul Amin 46. 10.12.1.19 Lukmanur Hakim

47. 10.12.1.20 Server 01 48. 10.12.1.126 Server 02



3. TATA CARA PEMAKAIAN DAN PERAWATAN MESIN TIK ELEKTRONIK DI SBU MIGAS

a. Perhatian Untuk User ( pengguna Mesin Tik Elektronik )

Buka penutup ( taplak ) mesin tik. Siapkan kertas / karbon secukupnya untuk mesin tik IBM. Siapkan

bola mesin tik (orator, curir) yang cocok untuk dipakai. Letakan karbon sebelum dipakai dengan warna hitam diatas

(diletakan diantara dua kertas tik), agar tidak mengotori perangkat mesin tik dan mejanya.

Apabila pita mesin ketik sudah mulai aus / tidak jelas, agar pita cepat diganti dengan yang baru.

Buanglah kertas tik yang batal ditempat sampah yang telah disediakan.

Rapikan dan kembalikan ketempatnya sisa kertas / karbon / yang belum terpakai.

Jangan menyimpan berkas-berkas dilaci meja mesin tik elektronik. Jangan tinggalkan berkas-berkas dimeja mesin tik setelah pekerjaan

selesai. Betulkan kembali letak mesin tik setelah selesai mengetik dan tutup

kembali mesin tik dengan penutupnya.

b. Pengoperasian mesin tik elektronik.

Hidupkan mesin tik elektronik tersebut dengan menekan tombol ON / OFF yang berada pada posisi kanan.

Masukan kertas / karbon ke dalam rol mesin ketik dengan benar dan rapi.

Tekan tombol yang berada di pojok kanan atas mesin ketik ke bawah untuk membebaskan rol maupun posisi kertas.

Tekan shift dan left margin untuk menentukan batas kiri ketikan. Tekan shift dan right margin untuk menentukan batas kanan ketikan. Mulailah mengetik dengan hati-hati dan rapi. Jangan tinggalkan mesin tik elektronik terlalu lama dalam keadaan

menyala. Matikan mesin setelah selesai dipergunakan. Matikan / Area / Representativeut contack listrik mesin tik setelah

jam kerja / kantor / setelah jam 17.00 WIB.



c. Penanggung jawab

Penanggung jawab mesin ketik adalah sekretaris SBU MIGAS.

d. Tugas/kewajiban penanggung jawab

Merawat dan menjaga kebersihan mesin tik secara periodik selama seminggu sekali.

Melaporkan ke Divisi Umum apabila mesin tik tersebut mengalami kerusakan / gangguan.

Mengatur kerapihan letak kertas kertas di dalam tray dan peralatan, serta menjaga kebersihan mesin dan di sekitar mesin.



4. TATA CARA PEMAKAIAN DAN PERAWATAN PESAWAT TELEPON

a. Tata cara pemakaian pesawat telepon.

Gunakan pesawat telepon seperlunya. Angkatlah pesawat telepon apabila berbunyi maksimal 3 (tiga) kali. Angkatlah pesawat telepon di tempat lain di lingkungan kerja anda bila

berbunyi, baik dengan mengangkat langsung ataupun dengan menariknya melalui pesawat telepon anda dengan menggunakan fasilitas tanda bintang (*) dengan menekan 2 kali , dan yang wajib mengangkat telepon adalah pegawai yang terdekat dengan telepon yang berbunyi tersebut, atau pegawai yang mendengar.

Pastikan keberadaan orang yang dituju dan informasikan kepada si penelepon.

Gunakan bahasa bertelepon yang baik, contoh : Ucapkan MIGAS Selamat pagi atau MIGAS Selamat Siang, atau

MIGAS Selamat Sore, ditekankan MIGAS (nama unit kerja) diucapkan terlebih dahulu. Kemudian tanyakan keperluannya, ingin berbicara dengan siapa, dan lain sebagainya secara sopan.

Biasakanlah untuk mengetahui terlebih dahulu nomor telepon yang akan dituju sebelum memutar nomor telepon tersebut.

Biasakanlah untuk berbicara mengenai hal-hal yang penting dalam bertelepon / bicara seperlunya / singkat / jelas / to the point.

Ingatlah selalu bahwa masih ada yang ingin berbicara dengan menggunakan pesawat telepon yang sedang anda gunakan.

Batasilah waktu berbicara untuk memberi kesempatan kepada telepon lain dari luar yang ingin masuk, maksimum pembicaraan usahakan selama 3 (tiga) menit.

Letakan kembali gagang pesawat telepon dengan benar setelah digunakan.

Anggaplah bahwa pesawat telepon tersebut adalah milik bersama.



b. Penanggung jawab telepon

Nama-nama Penanggung Jawab Telepon

NO. EXT. PENANGGUNG JAWAB KETERANGAN

1 1567 Agus Bayuwinarno Senior Adm.Ops Officer 2 1571 Agus Jafar Sidik FA Officer 3 1572 Arman Jaya Lubis HRD Officer 4 1568 Basuki Widodo Senior Adm.Ops Officer 5 1547 Batara I. Sibarani Marketing Senior Manager 6 1522 Bernard Undap Inspector I 7 1561 Berriman H. Nadeak Account Manager 8 1561 Danny Pramatyo Account Manager 9 1572 Djamaludin Fatah GA Officer 10 1522 Doly Argado Simbolon Inspector Rig 11 1521 Emma Setiawan Administration Officer 15 1522 Gilang Kartiwa Operation Staff 16 1567 Hari Nurbianto Junior Superintendent 17 1518 Hendy Barkat Senior Manager 18 1572 Iwan Isnadi GA Officer 19 1522 Iwan Samudra Inspector Rig 20 1560 M. Iqbal Akbar Vice President 21 1571 M. Nurul Amin BS Staff 22 1522 M. Subekti Junior Adm. Operation 23 1571 M. Syafii Treasure Officer 24 1561 MDD. Sadhartomo Account Manager 27 1522 Mira Permatasari BD Officer 28 1571 PM. Marbun IT Officer 29 1522 Putri Utami Metaria Account Adm. Officer 30 1522 Rachmat R Roostandi Operation Staff 31 1522 Ratna Dewi P. BS Staff 32 1557 Rosma Secretary 33 1522 Shadiq Thahir Junior Inspector 34 1522 Siti Mustaghilah Administration Officer 35 1571 Tipluk Teguh Rahayu Quality Assurance & Safety Officer 37 1546 Tubagus Haryawan Senior Manager 38 1571 Tuty Hastuty FA Officer 39 1522 Wawan Gunawan Inspector I 40 1571 Widayanti Puspita D. BS Staff



NO. EXT. PENANGGUNG JAWAB KETERANGAN

Proyek Migas Lt.7 (Project Pertamina-Zero Loss) 41 7986791 Chika Utami Project Staff 42 7986791 Dewi Ariesty Project Staff 43 7986791 Firman Wibawa Project Staff 44 7986791 Lukmanur Hakim Project Staff Proyek Migas Gedung Logistik (Project Pertamina-PLN) 45 2013 Doni Amarullah Project Staff 46 2013 Himawan Pranamukti Project Staff 47 2013 Mega Puspasari Project Staff 48 2013 M. Lukman Project Staff 49 2013 Slamet Riyadi Project Staff

Penanggung jawab, adalah anda yang diatas mejanya terdapat pesawat telepon dan bertanggung jawab terhadap kebersihan serta kondisi dari pesawat telepon diatas mejanya setiap hari.

Luangkan waktu untuk membersihkan pesawat telepon diatas meja anda sebelum memulai pekerjaan dan setelah selesai melakukan pekerjaan atau jam kerja.

Laporkan kepada teknisi apabila terjadi kerusakan pada pesawat telepon anda (melalui ext. 1102 & 1110).

c. Perawatan telepon

Setiap hari penanggung jawab membersihkan pesawat telepon yang sudah menjadi tanggung jawabnya masing-masing.

Seminggu satu kali, penanggung jawab membersihkan secara khusus setiap pesawat telepon yang sudah menjadi tanggung jawabnya, dengan menggunakan alat-alat yang disediakan oleh penanggung jawab perlengkapan (Sekretaris SBU MIGAS).

Bahan-bahan atau alat-alat yang diperlukan : Pewangi telepon atau Tissu.



d. Penggunaan fasilitas kode-kode pesawat telepon

Menggunakan fungsi Password untuk hubungan luar. Angkat gagang pesawat telepon tekan angka 9, tekan Password yang ada, kemudian tekan nomor telepon yang anda tuju. Contoh : Angkat gagang pesawat telepon, tekan angka 9, kemudian tekan 1054 (password anda), lalu tekan angka 5483247 (nomor telepon yang anda tuju).

Mempermudah mendapat hubungan keluar tanpa menekan password. Angkat gagang pesawat telepon, tekan angka 75, tekan Password tutup kembali gagang telepon anda, kemudian angkat gagang telepon, tekan angka 9, maka anda akan langsung mendapat nada yang dapat digunakan untuk hubungan keluar dan password anda tidak berfungsi.

Contoh : Angkat gagang telepon anda, tekan angka 75, tekan angka 1054 (password anda), tutup kembali gagang pesawat telepon,. Kemudian bila anda ingin berhubungan keluar, angkat kembali gagang pesawat telepon, tekan angka 9, tekan 5483247 (nomor yang diinginkan)

Mengembalikan fungsi Password

Angkat gagang pesawat telepon, tekan angka 75, TEKAN Password anda, tutup kembali gagang pesawat telepon anda.

Contoh : Angkat gagang telepon, tekan angka 75, kemudian 1210 (password anda), tutup kembali gagang pesawat telepon anda.

Meminta hubungan dengan luar pada pesawat yang tidak memiliki fasilitas pasword.

Angkat gagang telepon anda, tekan angka 0, maka anda akan

tersambung ke operator. Sebutkan nomor telepon yang anda tuju, tutup kembali gagang



pesawat telepon anda dan tunggu untuk disambungkan oleh operator. Mengambil atau menarik pesawat telepon lain yang berbunyi

Angkat gagang pesawat telepon, tekan tanda bintang (*) 2 kali .

Memindahkan sambungan telepon ke extension lain

Tekan tombol recall , kemudian tekan nomor extention yang diinginkan atau dituju.

Contoh : Anda menerima kesalahan penyambungan telepon dari luar ataupun penelepon dari luar ingin berbicara dengan rekan kerja anda yang berada di pesawat telepon lainnya, maka cara anda mentrasfernya adalah dengan menekan tombol Recall, lalu tekan nomor extention yang dituju), bila anda tidak mengetahui nomor extention yang dituju maka sebaiknya dikembalikan ke operator (tekan tombol Recall kemudian angka 0).

Fungsi Folow Me (nomor extention dipindahkan ke nomor

extention lain) Angkat gagang pesawat telepon, tekan angka 60, kemudian tekan nomor extention yang anda inginkan. Contoh : Nomor extention anda 1054 akan dipindahkan ke nomor extention 1014. Anda tekan 60, kemudian tekan nomor extention 1014, maka apabila nomor extention anda (1054) mendapat panggilan dari luar, yang akan berbunyi adalah nomor extention 1054.

Mengembalikan fungsi Follow Me Angkat gagang pesawat telepon anda sendiri, tekan angka 64, dan gagang pesawat telepon ditutup. Contoh : Angkat gagang pesawat telepon anda di extention 1054, tekan angka 64, maka kondisi Follow Me akan normal kembali.



5. TATA CARA PEMAKAIAN DAN PERAWATAN MESIN FACSIMILE DI SBU

MIGAS

a. Cara Pemakaian

Letakan kertas di tempat dokumen Tekan nomor facsimille yang dituju Tunggu sampai nada bunyi tersambung Tekan tombol start untuk mengirim Tunggu print out untuk mengetahui hasil pengiriman fax.

b. Cara Perawatan

Cek kertas, jika habis, pasang penggantinya Tekan tombol on-off di samping kanan Dibuka tempat kertasnya Dipasang kertas pengganti pada tempatnya

c. Penanggung jawab Penanggung jawab mesin facsimile adalah Sekretaris SBU MIGAS.



6. TATA CARA PEMAKAIAN DAN PERAWATAN MESIN FOTO COPY DI SBU

MIGAS

a. Tata Cara Pemakaian Mesin Foto Copy

Mesin foto copy terdiri atas bagian : Wadah / tempat kertas Wadah / tempat hasil foto copy Tempat meng-copy berkas Penutup mesin foto copy

Menyalakan dan mematikan mesin foto copy (on/off)

Menyalakan (on), tekan tombol on / off, selanjutnya pada posisi on (!) tanda tunggu akan menyala, untuk memanaskan mesin foto copy, bila tanda tunggu sudah hilang dan tombol start menyala maka siap untuk digunakan.

Mematikan (off), tekan tombol on / off pada posisi off (O) Pemakaian Mesin foto Copy

Tekan Tombol pemilihan jumlah hasil foto copy untuk memilih banyaknya jumlah hasil foto copy yang akan diinginkan

Tekan Tanda pembesaran / pengecilan foto copy yang diinginkan maka akan Menyala sesuai dengan ukuran yang dikehendaki dan dapat diatur secara manual sesuai dengan kehendak pengguna mesin foto copy.

Untuk mengatur pencahayaan tekan tombol kontrol pencahayaan dengan menggeser tombol untuk memilih tingkat pencahayaan

Tanda tunggu menyala (warna kuning), pada saat mesin foto copy dipanaskan, mesin tidak dapat dioperasikan selama tanda ini menyala, tunggu sampai tanda ini mati.

Jika, tanda tunggu (warna kuning) telah berganti warna hijau tanda pekejaan mengcopy dapat segera dilakukan dengan menekan tombol Start.

Tekan Tombol pengembalian pengaturan untuk mengembalikan semua pengaturan yang sudah dilakukan menjadi seperti semula / standar.

Untuk menghentikan kegiatan foto copy yang sedang dilakukan dan mengembalikan ke jumlah yang standar. Tekan Tombol Penghenti / Penghapus

Bila isi toner kurang, tanda isi toner kurang menyala untuk itu perlu diisi kembali.



Untuk menambah toner, sehingga hasil foto copy lebih tajam. Tekan Tombol Penambahan Toner

Bila kertas sudah habis dan perlu diisi kembali Tanda Kertas kurang akan Menyala

Bila kertas tersangkut / macet di dalam mesin foto copy tanda macet akan menyala. dan menunjukkan lokasi tempat macetnya kertas tersebut.

Tanda Untuk Perbaikkan akan menyala bila mesin foto copy memerlukan perbaikan oleh teknisi.

Kewajiban Pemakai

Pemakai wajib memperhatikan kondisi mesin foto copy Kebersihan mesin foto copy On / off mesin foto copy Kertas foto copy di mesin foto copy (didalam wadahnya)

Pemakai wajib mengisi buku kontrol pemakaian kertas foto copy sesuai dengan jenis kertas yang dipakai (folio atau A4)

Pemakai wajib mengisi kertas foto copy, Apabila ternyata kertasnya telah habis, dan bisa dimintakan kepada penanggung jawab mesin foto copy.

Penanggung jawab mesin foto copy wajib mengisi tinta hitam (toner) Apabila ternyata tinta hitam (toner) telah habis, dan membuang ampas tinta hitam (sisa toner) kedalam plastik yang telah disediakan, kemudian ditutup rapat, lalu dibuang kedalam bak sampah.

b. Perawatan Mesin Foto Copy

Pemakai pertama (pagi hari) Wajib menghidupkan dengan memanaskan

mesin foto copy sebelum memulai pengoperasiannya. Pemakai terakhir (sore hari) Setelah jam kantor berakhir wajib mematikan

mesin foto copy. Sisa kertas foto copy Tidak boleh berada diatas mesin foto copy, apabila

masih bisa dipakai, letakan kedalam laci / lemarinya.Buang kertas foto copy yang tidak terpakai ke dalam kotak sampah.

Pemakai dapat memanfaatkan kertas bekas, sepanjang dapat dipergunakan.

Apabila ada kesulitan dengan mesin foto copy dapat menghubungi penanggung jawab



c. Kewajiban Penanggung Jawab

Mengadakan kertas foto copy (sesuai dengan tatacara permintaan ATK). Menghubungi agen mesin foto copy, apabila di ketahui persediaan toner

telah habis (persediaan minimal 2 bungkus) Menghubungi agen mesin foto copy, apabila mesin foto copy tidak dapat

dipergunakan (rusak) Mengontrol kebersihan mesin foto copy Jadwal kontrol kebersihan mesin setiap hari senin Penanggung jawab menyediakan kertas bekas yang masih dapat

dimanfaatkan didalam laci. Membuat laporan bulanan tentang pemakaian kertas foto copy

berdasarkan buku pemakaian. Melaporkan kepada atasan, apabila terjadi permasalahan yang tidak bisa

ditangani.

d. Penanggung jawab Penanggung jawab mesin foto copy adalah Sekretaris SBU MIGAS.



7. TATA CARA PEMAKAIAN DAN PERAWATAN TELEVISI DI SBU MIGAS

a. Cara Pemakaian

Pastikan bahwa kabel power telah terpasang pada stop kontak. Menyalakan tekan tombol on Untuk mencari saluran stasiun TV tekan remote sesuai dengan nomornya

b. Cara Perawatan

Bersihkan TV 1 ( satu) minggu sekali, dengan menggunakan lap kering. Rapihkan kabel-kabel dan tempatkan sesuai pada tempatnya. Periksa baterai remote control sebelum pemakaian

c. Penempatan Televisi

TV ditempatkan di ruang kerja SBU MIGAS

d. Penanggung jawab

Bertanggung jawab atas perawatan dan penyimpanan TV. Penanggung jawab TV adalah fungsi umum SBU MIGAS



8. TATA CARA PEMAKAIAN DAN PERAWATAN DISPENSER DI SBU MIGAS

a. Cara Pemakaian

Pastikan bahwa kabel power telah terpasang pada stop kontak. Menyalakan tekan tombol on Pastikan fungsi air panas berfungsi dengan menuangkan air pada gelas. Apabila air pada galon telah habis laporkan pada office boy SBU MIGAS.

b. Cara Perawatan Dispenser

Bersihkan Dispenser 1 ( satu) minggu sekali, dengan menggunakan lap

kering. Keringkan dengan lap apabila ada air berceceran disekitar dipenser. Rapikan kabel-kabel dan tempatkan sesuai pada tempatnya.

c. Penempatan Dispenser

Dispenser diletakkan di ruang pantry SBU MIGAS

c. Penanggung Jawab Dispenser

Penanggung jawab Dispenser adalah Fungsi Umum SBU MIGAS



9. TATA CARA PEMINJAMAN, PEMAKAIAN & PERAWATAN LCD / IN FOCUS

DI SBU MIGAS

a. Tata Cara Peminjaman LCD / IN FOCUS / IN FOCUS

Bagi yang akan menggunakan/meminjam LCD / IN FOCUS, agar menghubungi penanggung jawab LCD / IN FOCUS.

Penanggung Jawab LCD / IN FOCUS adalah fungsi UMUM yang kemudian melihat jadual pemakaian LCD / IN FOCUS, apabila tidak ada jadual pemakaian yang sama maka LCD / IN FOCUS tersebut dapat digunakan/ dipinjam.

Sebelum LCD / IN FOCUS diserahkan kepada pengguna/peminjam, agar penanggung jawab LCD / IN FOCUS, memeriksa kelengkapan perlengkapan LCD / IN FOCUS dengan disaksikan oleh peminjam seperti : kabel penghubung power, kabel penghubung ke Note Book, Kabel penghubung ke Video/Audio, penutup lensa LCD / IN FOCUS dan Remote Control.

b. Tata Cara Pemakaian LCD / IN FOCUS

Keluarkan LCD / IN FOCUS dari tempatnya, kemudian tempatkan LCD / IN

FOCUS tersebut menghadap ke layar (Screen). Jarak antara LCD / IN FOCUS dan Layar agar tidak terlalu jauh, untuk mendapatkan tampilan gambar yang focus dan jelas. Posisikan kaki-kaki LCD / IN FOCUS untuk menyesuiakan ketinggiannya. Buka penutup lensa LCD / IN FOCUS.

Sambungkan kabel penghubung power sesuai tempatnya, pastikan voltase listrik sama dengan yang diperkenankan pada LCD / IN FOCUS yaitu 220 V.

Apabila LCD / IN FOCUS tersebut digunakan untuk menampilkan gambar pada Note Book, maka gunakan kabel penghubung antara Note Book dan LCD / IN FOCUS, masukan kabel pada lubang RGB 1 atau RGB 2 pada LCD / IN FOCUS, setelah tersambung tekan tombol on/standby, nyalakan Note Book, kemudian tekan tombol RGB 1/ RGB 2, lihat pada layar tampilan gambarnya, tekan tombol focus apabila gambar masih kelihatan buram, tekan tombol zoom jauh atau dekat sesuai dengan keinginan jauh atau dekat tampilan gambar.

Apabila LCD / IN FOCUS tersebut digunakan untuk OHP, maka berdirikan tiang camera dan lampu sesuai pada posisinya dengan hati-hati, setelah itu nyalakan lampu dan camera, lalu tempatkan kertas makalah presentasi tepat dibawah camera, atur focus dan zoom untuk mendapatkan penampilan gambar yang baik.



Apabila LCD / IN FOCUS tersebut digunakan dengan video, maka

sambungkan kabel audio dan video sesuai pada tempatnya, kemudian setelah video player dinyalakan tekan tombol vidoe pada remote control, untuk audio apabila kurang jelas dapat dibantu dengan menggunakan mike audio.

Setelah selesai menggunakan, tekan tombol on/stand by, tunggu sampai

bunyi van kipas pendingin mati dengan sendirinya, jangan matikan listrik (menArea / Representativeut kabel listrik) sebelum kipas mati.

c. Cara Perawatan LCD / IN FOCUS

Bersihkan LCD / IN FOCUS dan tempatnya 1 bulan sekali, dengan

menggunakan lap kering, sedangkan untuk tempatnya dapat menggunakan sikat halus.

Rapikan kabel-kabel dan tempatkan sesuai pada tempatnya. Periksa baterai remote control sebelum pemakaian. Simpan LCD / IN FOCUS pada lemari yang tersedia apabila tidak dipakai.

d. Penanggung Jawab

Bertanggung jawab atas perawatan dan penyimpanan LCD / IN FOCUS Penanggung jawab LCD / IN Focus adalah fungsi umum SBU MIGAS



10. TATA CARA PEMAKAIAN & PERAWATAN PRINT BOARD ELEKTRIK DI SBU

MIGAS

a. Tata Cara Pemakaian

Letakan/Posisikan Print Board elektrik pada tempat yang dapat dilihat oleh semua peserta Rapat.

Hubungkan kabel Print Board elektrik ke instalasi listrik terdekat, apabila kabel tidak sampai ke lubang instalasi listrik, gunakan roll kabel. Setelah tersambung tekan tombol on untuk menghidupkan.

Pastikan Print Board elektrik dalam keadaan siap pakai (bersih tidak ada tulisan-tulisan).

Cek Kertas Copy, kemudian lakukan pengetesan dengan menekan tombol copy.

Apabila telah selesai menggunakan Print Board Elektrik, tekan tombol off untuk mematikan dan Area / Representativeut kabel listriknya .

Bersihkan Print Borad elektrik dari tulisan-tulisan. Gunakan alat tulis dengan spidol Print board (board marker)

b. Perawatan Print Board Elektrik

Perawatan kebersihan Print Board elektrik dilakukan sebulan sekali. Pengecekan rutin untuk kertas copy selama 1 (satu) bulan sekali untuk

kelancaran rapat Pembersihan tulisan tulisan pada Print Board elektrik setelah digunakan

rapat

c. Kewajiban Penanggung Jawab Print Board Elektrik

Melakukan perawatan. Mengatur jadual pemakaian Print Board. Penanggung jawab Print board elektrik adalah Sekretaris SBU MIGAS.



11. TATA CARA PEMAKAIAN PAPAN PENGUMUMAN DI SBU MIGAS

Sekretaris SBU MIGAS bertanggung jawab untuk mengatur format / letak pengumuman agar terlihat indah.

Setiap informasi baru, segera diumumkan di papan pengumuman.

Setiap hal yang akan diumumkan dipapan pengumuman, diketahui dan disetujui terlebih dahulu oleh VP SBU MIGAS atau pejabat yang ditunjuk.

Lama pengumumam tergantung keperluannya, ada yang satu hari setelah

penempelan bisa diturunkan, ada yang satu minggu setelah penempelan baru bisa diturunkan.

Pengumuman yang telah selesai diumumkan, dikumpulkan oleh sekretaris

SBU MIGAS untuk di-file/dimusnahkan. Setiap pegawai SBU MIGAS dianggap telah mengetahui pengumuman yang ditempelkan di papan pengumuman SBU MIGAS.



12. PENATAAN MEJA KERJA DAN LINGKUNGAN KERJA DI SBU MIGAS

a. Penataan Meja Kerja

Penataan meja kerja di SBU MIGAS dilaksanakan menurut kondisi dari masing-masing fungsi.

b. Pelaksanaan Pada Setiap Unit Kerja

Pada setiap meja kerja seluruh pegawai SBU MIGAS diperbolehkan, untuk meletakkan peralatan sebagai berikut : Kalender Meja Tempat/tatakan pensil, ballpoint, stapler, dll (ATK) Tempat/tatakan gelas, gelas Bantex / Ordner dan Box File maximal 5 Box Disket Hiasan meja Foto Tisu Vas Bunga In/out tray Terdapat tempelan pada Work Station maximal 3 termasuk No.

Telpon.

Sedangkan untuk struktural disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing.



13. SISTEM KEARSIPAN DI SBU MIGAS

a. Tata Cara Penerimaan File : Yang dimaksud dengan penerimaan file adalah penerimaan dokumen / file dari intern Perusahaan maupun dari pihak luar perusahaan.

Surat masuk Yang dimaksud dengan surat masuk adalah segala macam surat

menyurat yang masuk ke SBU MIGAS baik intern (dalam perusahaan maupun dari ekstern (luar perusahaan).

Surat masuk bisa berupa : Surat Memorandum Faxcimile

Surat keluar Yang dimaksud dengan surat keluar adalah segala macam surat menyurat

yang keluar dari SBU MIGAS baik untuk intern (dalam perusahaan) maupun untuk ekstern (luar perusahaan).

Surat keluar bisa berupa : Surat Memorandum Faxcimile

b. Proses dan Distribusi File

Setiap surat masuk, diagenda terlebih dahulu oleh sekretaris SBU MIGAS

yang mencatat tanggal diterimanya surat tersebut, dari siapa dan apa isinya.

Surat masuk yang dianggap penting, diteruskan oleh Sekretaris ke Ka. SBU MIGAS. Sedangkan yang dianggap langsung dapat ditangani oleh pejabat yang bersangkutan, langsung diberikan kepada Pejabat pejabat SBU MIGAS terkait dan dicatat dalam buku Agenda Surat Masuk.

Surat masuk yang telah diberi disposisi oleh VP SBU MIGAS, diteruskan oleh Sekretaris kepada Pejabat yang bersangkutan dengan terlebih dahulu mencatat disposisi tersebut.



c. Pengaturan Surat Keluar

Setiap surat keluar, diagendakan (diberi nomor) terlebih dahulu oleh masing masing pembuat surat.

Penomoran diatur sebagai berikut : Surat keluar VP : /MIG-Bulan/VP/PST/Tahun Surat keluar Fungsi BS : /MIG-Bulan/BS/PST/Tahun Surat keluar Fungsi OPS : /MIG-Bulan/OPS/PST/Tahun Surat keluar Fungsi DBDM : /MIG-Bulan/DBDM/PST/Tahun



14. TATA CARA PENYIMPANAN FILE/ARSIP DI SBU MIGAS Mengacu kepada Sistem Mutu SBU MIGAS

a. Penanggung jawab file (arsip)

Penanggung jawab file (arsip) diatur oleh masing-masing Senior Manager bagian sebagai berikut :

NO. BAGIAN / UNIT PENANGGUNG JAWAB 1. BS Petugas Terkait

2. OPS Petugas Terkait

3. DBDM Petugas Terkait

4. File VP SBU. & Sek. VP SBU Sekretaris SBU MIGAS

b. Tempat Penyimpanan file SBU MIGAS

Tempat penyimpanan file SBU MIGAS adalah di : Lemari lemari dorong (compact) Lemari Besi Lemari 2 (dua) pintu



15. PENGELOLAAN DATA ELEKTRONIK DI SBU MIGAS

a. Tujuan

Adanya keseragaman dalam Pengelolaan Data Elektronik pada SBU MIGAS.

Mempermudah dalam penelusuran Data Elektronik pada SBU MIGAS.

b. Penyimpanan File / data Elektronik

Dokumen yang dapat dibuka (Sharing Folder). Sharing Folder dibuat pada masing-masing fungsi bagian SBU MIGAS dan

dapat dilihat pada jaringan SBU MIGAS serta dapat dibuka oleh PC lain melalui Password.

Penulisan Sharing Folder tersebut disesuaikan dengan inisial nama pemilik PC.

Isi dokumen/file yang berada dalam Sharing Folder adalah file-file yang berkaitan dengan rutinitas kegiatan SBU MIGAS.

c. Identifikasi File dan Pengelompokan

Penamaan Komputer. Setiap PC di SBU MIGAS diberikan nama sesuai dengan nama pemakai. IP ( Internet Protocol ) Address. Setiap PC di SBU MIGAS diberikan IP Address yang telah ditentukan

sebagaimana daftar penanggungjawab komputer sebagai kode PC pemakai.

d. Keamanan Data Elektronik

Sistem keamanan data elektronik SBU MIGAS menggunakan anti virus

yang sudah ada di dalam masing-masing PC, setiap user PC wajib men scan PC nya pada saat mulai membuka komputer pada pagi hari.

Selain itu, karena menggunakan sistem jaringan maka setiap PC dilengkapi pula dengan penggunaan password (kode rahasia)

Fungsi Password (Kode Rahasia) setiap PC masing-masing bagian di SBU MIGAS selain untuk menjaga kerahasiaan masingmasing PC juga digunakan untuk mengakses / sebagai tanda masuk ke jaringan SBU MIGAS dan sebagai pengaman dokumen / file setiap bagian.



Password (Kode Rahasia) setiap fungsi bagian di SBU MIGAS hanya dapat diketahui / seizin atasan langsung Senior Manager digunakan sesuai dengan kebutuhan.

e. Penataan / Pengaturan

Penataan / pengaturan file dengan memberikan penamaan pada file, hal

ini penting dituliskan untuk memudahkan kembali penelusuran / pencarian data elektronik pada masing-masing personal komputer.

Penamaan File dicantumkan pada halaman kiri bawah setiap Memo / Surat / SKD

Cara penulisannya sbb :

Ketik inisial pemberi tugas/atasan, kemudian pengetik/pembuat. Ketik (memo, fax, surat) kemudian ketik nomor surat/fax/surat),

kemudian nomor komputer

f. Penanggung Jawab Data Elektronik

Penanggung jawab data elektronik pada umumnya diserahkan kepada masing-masing penanggung jawab PC.



16. TATA CARA PENERIMAAN TAMU DI SBU MIGAS

a. Penerimaan Tamu

Setiap pegawai atau setiap pegawai SBU MIGAS yang melihat tamu datang, menyapa dan bertanya dengan ramah, misalnya :

Bapak / Ibu / Saudara akan bertemu dengan siapa ? Selanjutnya tamu tersebut dipersilahkan melapor ke petugas dan

diberikan kartu identitas tamu. Pegawai yang ditemui, paling lama 10 menit harus sudah menemui tamu. Untuk tamu tamu pribadi (keluarga, teman, kenalan dll.) cukup

diterima di ruang tamu SBU MIGAS. Untuk tamu-tamu dinas (yang berhubungan dengan pekerjaan-pekerjaan

kantor) boleh diterima di ruang kerja.

b. Sarana Ruang Tamu Ruang tamu dilengkapi dengan kursi dan meja tamu, dan media untuk

menunggu seperti majalah.

c. Kerapihan dan Kebersihan Kerapihan dan kebersihan ruang tamu dilakukan setiap hari oleh petugas

kebersihan (Cleaning Service ). d. Penanggung jawab Ruang tamu menjadi tanggung jawab Sekretaris SBUMIGAS.



17. TATA CARA PENGGUNAAN RUANG RAPAT DI SBU MIGAS

Pengguna ruang rapat melaporkan/memberitahukan rencana rapat

untuk pemakaian/penggunaan ruang rapat (alokasi waktu) kepada

sekretaris atau yang menggantikan jika ybs, tidak masuk kerja.

Sekretaris segera menuliskan alokasi waktu pemakaian ruang rapat tersebut pada white board yang tersedia.

Selama rapat berlangsung, maka ruang rapat menjadi tanggungjawab penyelenggara/pemakai.

Apabila ruangan rapat telah selesai digunakan, maka penyelenggara rapat harus :

a) Merapikan kursi-kursi/meja.

b) Menghapus tulisan yang ada pada white board ataupun print

board.

c) Menjaga kebersihan ruangan.

d) Mengembalikan peralatan-peralatan yang dipinjam pada waktu

rapat ketempat asalnya dan memeriksa kembali peralatan yang

menjadi milik ruangan.

Penyelenggara rapat memberitahukan kepada sekretaris jika rapat telah selesai.



18. PELAKSANAAN MORNING CALL DI SBU MIGAS

a. Tujuan

Dalam melaksanakan pola kerja 5 S diperlukan suatu sarana untuk menuangkan segala ide bagi seluruh pegawai dilingkungan SBU MIGAS, yang merupakan media informasi, media intropeksi dan media kreatifitas melalui kesepakatan bersama dalam suatu pertemuan rutin yang disebut Morning Call.

Adapun tujuan dari morning call ini adalah untuk :

Meningkatkan rasa kebersamaan antar karyawan dilingkungan SBU

MIGAS.

Meningkatkan kemampuan seluruh pegawai SBU MIGAS untuk berinisiatif dalam memberikan ide, kreatifitasnya serta informasi yang dimiliki.

Meningkatkan kemampuan diri bagi seluruh karyawan SBU MIGAS secara

bergiliran untuk tampil sebagai pembicara atau pengarah dalam setiap pelaksanaan Morning Call.

Menambah pengetahuan Karyawan SBU MIGAS dengan tambahan

informasi yang bermanfaat bagi pekerjaan sehari-hari.

b. Pelaksanaan Morning Call

Morning Call di SBU MIGAS dilaksanakan minimal 1 bulan dimulai jam 09.00 10.00 diikuti oleh seluruh karyawan SBU MIGAS. Dipimpin oleh seorang karyawan yang mendapat jadwal piket dengan contoh form jadwal piket terlampir. Setelah selesai dilaksanakan Morning Call, maka dibuatkan risalah rapat oleh notulis yang mendapat giliran piket bulan depan untuk menjadi pemimpin Morning Call.



19. PENGHARGAAN DAN HUKUMAN DI SBU MIGAS

Pelaksanaan kegiatan 5 S di SBU MIGAS dilaksanakan oleh Tim 5 S SBU MIGAS dan dilakukan evaluasi tiap bulannya dengan memberikan penghargaan dan hukuman bagi karyawan dengan pengaturan sebagai berikut : Penghargaan diberikan kepada karyawan yang berhasil mendapat nilai tertinggi

selama 3 kali berturut-turut berupa souvenir. Hukuman diberikan karyawan yang mendapat nilai rata-rata dibawah 4 dimana

nilai ini akan ditingkatkan standarnya setiap bulannya berupa denda sebesar Rp. 5.000,-.



20. TATA CARA PENGGUNAAN & PENYIMPANAN ALAT TULIS KANTOR ( ATK )

a. Tujuan

Menjaga ketertiban dalam pemakaian & penyimpanan alat tulis kantor untuk meningkatkan efisiensi.

b. Ruang Lingkup Meliputi pemakaian dan penyimpanan ATK. c. Pelaksanaan :

1. Penggunaan Alat Tulis Kantor (ATK)

Setiap pegawai yang membutuhkan ATK dapat mengambil sendiri di Lemari ATK dengan sepengetahuan penanggung jawab.

Penggunaan ATK digunakan secara efisien dan baik Setiap orang harus menjaga ATK yang dimilikinya dengan baik dan

benar. Penggunaan ATK kantor hanya untuk hal-hal yang yang berhubungan

dengan kepentingan kantor dan pekerjaan

2. Penyimpanan ATK ATK disusun dengan rapi dan teratur sehingga memudahkan dalam

pengambilan jika diperlukan. Penempatan ATK dalam rak/lemari tertutup dan terkunci untuk

menghindari terjadi hal-hal yang tidak diinginkan. Penanggung Jawab ATK untuk SBU MIGAS yang berlokasi di Lantai 5

adalah Sekretaris SBU MIGAS Sedangkan penanggung jawab ATK SBU MIGAS yang berlokasi di

Lantai 7 adalah Fungsi Umum SBU MIGAS



21. TATA CARA PEMELIHARAAN MUSHOLLA a. Penggunaan Musholla

Letakkan Sajadah sesuai dengan arah Qiblat. Setiap pengguna Mushola, jika memakai barang yang terdapat di

Mushola tersebut harus mengembalikan barang tersebut ke tempat semula

Setelah selesai shalat, harus merapikan kembali letak sajadah Tidak menggunakan Mushola untuk kegiatan yang lain selain untuk

ibadah

b. Kerapihan & kebersihan Mushola harus selalu dibersihkan setiap pagi dan sore setiap hari

c. Penanggung Jawab Penanggung jawab mushola adalah Office Boy SBU MIGAS



22. TATA CARA PEMELIHARAN DAPUR

a. Penggunaan Dapur

c. Setiap pegawai yang ingin membuat minuman, apabila ada yang tumpah harap segera membersihkan dengan menggunakan lap yang tersedia.

d. Letakkan perkakas makanan dan minuman yang kotor ditempat yang disediakan

e. Bila air minum (galon), gula atau kopi habis, maka segera beritahukan Office Boy untuk segera mengisinya kembali.

b. Sarana Dapur Perkakas makanan dan minuman Lemari untuk meletakkan persediaan bahan minuman, dan keperluan

dapur

c. Kerapihan & kebersihan Dapur harus selalu dibersihkan setiap pagi dan sore setiap hari

d. Penanggung Jawab Penanggung jawab dapur adalah Office Boy SBU MIGAS



23. TATA CARA PENYIMPANAN BARANG DI GUDANG

a. Penggunaan Gudang

Sebagai tempat penyimpanan, antara lain: a. Laporan Proyek dan Dokumen Tender SBU MIGAS dari Tahun

2004 b. Monitor, Keyboard dan CPU SBU MIGAS, dan barang-barang

lainnya yang sewaktu-waktu digunakan untuk kebutuhan proyek SBU MIGAS.

Juga dimanfaatkan sebagai dapur, karena keterbatasan ruangan.

b. Sarana Gudang Rak besi Lemari untuk meletakkan persediaan bahan minuman, dan keperluan

dapur Dispenser

c. Kerapihan & kebersihan Gudang harus selalu dibersihkan setiap hari

d. Penanggung Jawab Penanggung jawab Gudang adalah Fungsi Umum SBU MIGAS



24. TATA CARA PENEMPATAN BARANG a. Penempatan barang pegawai SBU MIGAS

NO. NAMA BARANG MANFAAT TEMPAT

1. Telepon Alat komunikasi Diatas meja/ workstation

2. Daftar nomor telepon Seluruh Divisi, SBU dan Area / Representative

Alat komunikasi Diatas meja

3. Tempat ATK & isi (pinsil, pena, penghapus, rautan, tipp-ex, dll.)

Menyimpan ATK Diatas meja

4. Gelas minum Tempat air minum Diatas meja

5. Kalender meja Mengetahui tgl. kegiatan Diatas meja

6. Tempat sampah Pembuangan sampah Dikolong/disamping meja

b. Penempatan barang lainnya NO. NAMA BARANG MANFAAT TEMPAT 1. Alat penghancur kertas Penghancur kertas Di dekat mesin Foto

copy 2. Papan pengumuman Media informasi Di depan pintu

masuk 3.

Jam dinding Mengetahui waktu Di dinding ruang kerja SBU MIGAS

4.

Komputer & pinter Alat bantu kerja Di meja kerja

5.

Lemari dorong Penyimpan file Di ruang SBU MIGAS

6.

Lemari dua pintu Penyimpan file Di ruang SBU MIGAS

7.

Rak file Penyimpanan box file / buku buku

Di ruang kerja

8.

Print board Alat tulis dan copy tulisan

Di ruang rapat

9.

Mesin Photo Copy Memfoto copy Di ruangan SBU MIGAS

10. Televisi Informasi berita Diruang SBU MIGAS



25. PELAKSANAAN AUDIT 5 S BULANAN DI SBU MIGAS Tujuan dilakukan audit 5 S bulanan adalah mendorong kesadaran karyawan di

SBU MIGAS terhadap pelaksanaan 5 S sesuai dengan pedoman penerapan 5-S dalam rangka memberikan mutu pelayanan kepada pelanggan internal dan eksternal dari SBU MIGAS

a. Penanggungjawab Pelaksanaan

Penanggungjawab pelaksanaan audit bulanan 5 S di Divisi adalah ketua 5-S di SBU MIGAS yang ditunjuk atas dasar kesepakatan seluruh karyawan di SBU MIGAS

b. Jadual Pelaksanaan

Pelaksanaan audit 5 S bulanan, dilakukan pada minggu ke IV setiap bulan.

c. Obyek Audit 5 S Bulanan

Obyek pelaksanaan audit 5 S bulanan adalah semua hal yang tercakup dalam Pedoman Evaluasi 5 S SBU MIGAS yang mengacu dari Pedoman 5 S Korporat.

5 s sbu migas

Documents