http://maggotace.blogspot.com/2010/02/pensi-sma.html

Tahap Membuat Pensi SMA

Kehidupan SMA tidak lepas dari bagaimana mereka yang SMA bisa menunjukkan

kehebatannya, kreatifitas, eksistensi di mata orang banyak melalui sebuah acara. Ya, acara itu

adalah pensi. Sebuah acara yang dekat dengan kegembiraan, kesenangan, dll. Rasanya kalau

belum menunjukkan Pensi masing-masing SMA belum lengkap.

Merancang sebuah pensi SMA sebenarnya tidak serumit yang dibayangkan, yang

dibutuhkan adalah kejelian dan semangat. Kenapa? Karena banyak hal baru yang akan ditemui.

Tantangan telah menanti, bagaimana anda akan membentuk sebuah konsep yang unik, proposal

yang menarik, peluang sponsor, publikasi,dll.

Dibalik nuansa hura-hura pensi, yang perlu dipertahankan adalah

bagaimana sebuah kepanitiaan itu mampu belajar banyak tentang berbagai hal. Karena masa

SMA ini adalah masa belajar banyak hal, kesempatan anda terbuka lebar untuk belajar hal-hal

seperti ini. Tidak melulu duduk tenang mendengarkan ocehan guru dalam kelas, belajar

matematika, fisika, kimia, ekonomi, dll.

Apabila anda dan teman-teman berani, bersainglah dengan sekolah lain dengan cara

menentukan hari pensi bersama pada hari tanggal tahun yang sama. Dengan kata lain ADU

PENSI. Anda akan lebih tertantang untuk itu. Tentunya persaingan kedepan harus secara sehat,

tidak saling merugikan misalnya “menyobek poster SMA lain, menyebarkan gosip buruk, dll”.

Oke, kita langsung saja mulai bagaimana pensi SMA itu dirancang hingga dilaksanakan

acara.

Kita bagi menjadi 3 bagian besar pembicaraan, yaitu:

1. Tahap persiapan

2. Tahap pelaksanaan

3. Tahap pasca pelaksanaan

1. Tahap persiapan

Pendahuluan

Hal yang paling penting sebelumnya adalah anda harus mempersiapkan semuanya jauh-jauh hari.

4-5 bulan sebelum hari H baik. Tujuannya adalah persiapan yang lebih baik, baik itu segi acara,

maupun finansial. Anda akan menghabiskan banyak waktu untuk mencari sponsorship. Dan

ingat, anda tidak bisa memberi waktu berpikir singkat pada pihak sponsor.

Hal pertama yang perlu anda lakukan adalah membentuk panitia inti. Panitia inti terdiri

dari koordinator utama, sekretaris dan bendahara. Tentunya anda akan membutuhkan

pembimbing di situ.

Selanjutnya, buatlah proposal sekolah, tujuannya agar sekolah terlebih dulu setuju dengan

program anda. Proposal ini nantinya dapat digunakan sebagai bagaian awal proposal sponsor.

Jadi tidak perlu kerja 2 kali dalam bagian yang sama.

Proposal tersebut berisi :

1. Latar belakang

2. Nama acara

3. Tema (sementara, bisa diganti setelahnya)

4. waktu acara

5. Tujuan

6. Manfaat

7. Sasaran

8. Kepanitaan inti dan seksi yang dibutuhkan

9. Konsep acara (draft kasar)

10. Anggaran kasar

11. Penutup

Ketika anda sudah mendapat persetujuan dari sekolah, anda akan mendapat dukungan

yang kuat. Langkah anda akan semakin mudah, karena sekolah mendukung anda.

Langkah kedua, dari panitia tersebut, bentuklah seksi acara terlebih dahulu beserta

anggotanya. Jangan buat seksi yang lain terlebih dahulu. Alasannya sederhana, konsep acara

dibutuhkan sebagai gambaran seluruh kegiatan nantinya. Dengan demikian kerja dari seksi lain

akan menyesuaikan konsep acara.

Konsep acara mencangkup tema acara, kegiatan yang dijalani, apabila ada pra event

seperti seleksi band, cheers, dance, uaraikan dengan rinci. Buatlah konsep semenarik mungkin.

Kalau perlu dobraklah batasan-batasan pensi itu sendiri, Jangan terlalu terpaku dengan musik.

Hal yang penting adalah bintang tamu. Kalau anda akan menentukan bintang tamu,

pilihlah kira-kira penonton macam apa yang akan anda tarik. Bukan sesuai selera panitia, bisa

gagal acara.

Setelah konsep acara selesai, baru bentuklah semua seksi yang lain. Yang dibutuhkan

adalah seksi publikasi, seksi humas, seksi P3K, seksi dekorasi, seksi usaha dana, seksi

keamanan, seksi perlengkapan, seksi konsumsi, seksi dokumentasi, pembantu umum, dll.

Cara memilih/menyeleksi kepanitiaan

Menurut kacamata saya, cara memilih kepanitiaan yang terbaik adalah dengan membuka

pendaftaran kepanitiaan . Alasannya adalah dengan demikian, anda paling tidak meminimalisir

unsur keterpaksaan dan paling tidak menunjukkan adanya kemauan untuk terlibat (komitmen).

Anda bisa memvariasinya dengan audisi model angket/kuisioner, atau juga hanya berdasar pada

nama saja. Jika anda bingung menentukan/memfilter banyaknya pendaftar, mintalah bantuan

pendamping, untuk memberi masukan.

Tentukanlah kuota setiap seksi. Jangan terlalu banyak jangan terlalu sedikit. Sesuaikan

dengan kebutuhan. Misalnya pada seksi dana usaha anda akan membutuhkan banyak orang

begitu pula dengan publikasi, namun tidak dengan konsumsi, dokumentasi.

Orang-orang yang dipilih direkomendasikan memilih beberapa orang yang

kompeten/telah dipercaya kinerjanya/berpengalaman sebagai koordinator seksi. Orang-orang

inilah yang diharapkan mampu menularkan kemampuan, pengalaman kepada wajah-wajah baru.

Karena itu usahakanlah untuk memilih orang-orang muka baru. Tujuannya adalah mencari

potensi baru, memberikan pengalaman yang lebih pada banyak orang. Pilihlah seminim mungkin

kelas 3, perbanyak kelas 2 dan kelas 1. Dengan begitu, di tahun mendatang, tidak ada

kekhawatiran karena tidak adanya orang-orang yang berpengalaman merancang pensi.

———————-

Kumpulkanlah seluruh anggota kepantiaan yang terpilih, koordinator utama dan seksi

acara berkewajiban memberi gambaran acara dan job description masing-masing seksi.

 Job description keseluruhan

Secara umum dalam Pensi, job description masing-masing seksi adalah sebagai berikut :

1. Koordinator utama

Job Description:

Bertanggung jawab pada seluruh kegiatan kepanitiaan

Memantau perkembangan seluruh seksi

Memberi keputusan final yang bersifat mutlak ketika ada suatu masalah yang berlarut-larut

Menjadi sosok inspirator dan motivator bagi yang lain

Mengamati segala hal yang tidak terduga (mamahami segala hal yang terjadi dalam kepanitiaan)

Kebanyakan orang beranggapan bahwa menjadi koordinator utama hanya menyuruh-nyuruh,

“nyangkem” saja. Namun sebenarnya tidak, posisi koordinator haruslah menjadi sosok yang

berwibawa dan berkomitmen. Dalam artian, tidak hanya sekedar “nyangkem” tapi berani turun

ke seksi-seksi untuk membantu kerja, memberi dukungan, dan mengamati segala hal. Jangan

dikira menjadi koordinator hanya menunggu hasil saja. Kalau koordinator tidak pernah kelihatan,

tidak tahu menahu perkembangan seksi, koordinator itu perlu dipertanyakan. Koordinator adalah

contoh, inspirator bagi teman-temannya. Kalau koordinator menyerah di awal, begitu pula

teman-temannya.

2. Sekretaris

Job Description:

Mengetik proposal sponsor

Mencatat hasil rapat koordinasi

Mengurus surat-menyurat

Mengetik LPJ

Tugas sekretaris seperti pada umumnya, yaitu mengurusi segala hal yang berkaitan dengan

surat-menyurat, korespondensi, administratif, dll.

3. Bendahara

Job Description:

Memegang seluruh keuangan acara

Memegang seluruh bukti pengeluaran

Tugas bendahara seperti pada umumnya, yaitu mengurusi segala hal yang berkaitan dengan

keuangan.

4. Seksi acara

Job Description:

Membuat Konsep acara

Jadwal Pentas

Mensosialisasikan konsep acara pada seluruh seksi

Menentukan job description seksi secara lebih rinci

Memonitor job yang telah dilaksanakan tiap seksi.

Berkoordinasi dengan berbagai seksi menyangkut riders artis

Seksi acara menjadi seksi yang sangat vital. Di mana semua job description secara terperinci

akan muncul di sini. Semakin besar tantangan yang dihasilkan konsep acara, semakin unik, dll,

akan menghasilkan job decription yang semakin rumit dan banyak. Tapi hal ini bukan berarti

pekerjaan bertambah sulit.

Seksi acara juga harus melihat perkembangan seluruh Seksi. Tujuannya agar konsep yang

ada terus dituju dan dimengerti oleh semua seksi. Hal ini mengantisipasi adanya seksi yang

keluar jalur dari job description.

5. Seksi publikasi

Job Description:

Menentukan kemungkinan media publikasi yang ada misalnya poster, leaflet, tiket, dll) yaitu

media on site dan meida out site. Tentukan mana yang perlu dipasang sebelum acara dan yang

dipasang pada acara berlangsung.

Berkoordinasilah dengan seksi dana usaha mengenai logo publikasi, dan kesepakatan media

publikasi peletakan, dsb

Berkoordinasilah dengan seksi dekorasi mengenai peletakan media onsite

Memberikan daftar itu ke tim kreatif atau tim pembuat proposal, hal itu akan menjadi bagian

penting menentukan kontraprestasi dari sponsor

Membuat seluruh media publikasi yang telah ditentukan

Menentukan lokasi publikasi misalnyanya akan di mana letak 10 spanduk, pembagian ke sekolah-

sekolah, dll

Buatlah surat ijin pemasangan apabila anda akan memasang di bagian-bagian sekolah, tempat-

tempat berijin lainnya. Berkoordinasilah dengan sekretaris.

Berkoordinasi dengan seksi humas pada masalah ijin pemasangan spanduk dan pajak tiket

Berkoordinasi dengan seksi perlengkapan mengenai keamanan media on site, terutama yang

disediakan pihak sponsor.

Memasang publikasi pada radio-radio/media cetak/media elektronik lainnya bersama seksi dana

usaha, dan bicarakan mengenai kesepakatan kedua belah pihak

Memasang seluruh media publikasi

Seksi publikasi efektif bekerja memasang pada 2 minggu sebelum acara, harapannya adalah

agar sasaran penonton mempunyai cukup waktu untuk mejadwal dan 2 minggu waktu yang

cukup dekat agar orang tidak lupa. Yang perlu diperhatikan oleh seksi publikasi adalah pada saat

pemasangan adalah mengenai etika. Jangan memasang sembarangan karena itu menyangkut

nama baik. Anda ceroboh maka stigma buruk juga akan menempel pada acara tersebut. Jangan

terlalu banyak memasang poster di jalan-jalan. Boros! Akan lebih efektif memasang di daerah

orang banyak berkunjung seperti distrom, café, dsb. Efektifkanlah fungsi leaflet sebagai

pendekatan person to person. Manfaatkan pula media internet, Radio, cetak secara efektif.

Pada pemasangan media publikasi hari H, pasanglah itu pada H-1. Tujuannya agar tidak

terburu-buru. Perhatikan segala hal yang berhubungan dengan kontrapresatsi sponsor, kapan di

pasang, medianya apa, di mana, barangnya dari siapa, dll. Pastikan hal itu dengan seksi dana

usaha.

6. Seksi Humas

Job Description:

Mendampingi artis (setiap anggota humas paling tidak menjadi 1 koordinator dari satu grup artis)

terutama bintang tamu (sebagai pemandu (liat rider’s), dll)

Berkoordinasi dengann pihak keamanan terkait ijin kepolisian

Berkoordinasi dengan pihak acara berkait dengan transportasi artis dan pendampingan artis

Berkoordinasi dengan pihak publikasi berkait ijin spanduk, pajak tiket, dll.

Meminta ijin pada masyarakat setempat berkait dengan adanya acara

Berkoordinasi dengan sekretaris berkait dengan surat menyurat izin

Berkoordinasi dengan konsumsi berkait masalah konsumsi artis

Perbedaan seksi humas dengan sekretaris lebih pada kalau sekretaris memuat suratnya, kalau

seksi humas mengantar dan bernegosiasi dalam perizinan tersebut. Seksi humas mempunyai

peran sentral mengenai hubunganterhadap artis yang akan tampil. Jangan sampai ada satu pun

artis yang terlantar. Entah itu transpor, konsumsi, penginapan, pemandu, dll.

7. Seksi usaha dana/dana usaha

Job Description:

Menguasai seluruh bagian proposal sponsor

Membuat presentasi

Mencari sponsor dan mendapat kesepakatan

Memperhatikan setiap seluk beluk kesepakatan

Berkoordinasi dengan seksi publikasi masalah materi publikasi yang telah disepakati dengan pihak

sponsor berkait, kontraprestasi.

Berkoordinasi dengan seksi acara berkait dengan mngkin adanya permintaan pihak sponsor untuk

promosi di atas panggung, dll.

Jadi tidaknya cara bisa dikatakan dipegang oleh dana usaha. Dana usaha tidak mendapat sponsor

maka habislah acara anda. Beberapa hal penting yang pelu diingat:

Pakailah pakaian yang sopan

Yakinkan sponsor lebih pada keuntungan sponsor

Jangan bersikap meminta/mengemis

Jangan mendesak apalagi soal waktu

Mencari 5 sponsor kecil lebih mudah daripada mencari 1 sponsor besar

Carilah koneksi dekat.

8. Seksi dekorasi

Menentukan dekorasi panggung

Menentukan dekorasi acara

Memasang materi publikasi media onsite bersama seksi publikasi dan seksi perlengkapan.

9. Seksi keamanan

Job desciption:

Menentukan area parkiran

Membuat izin parkir. Berkoordinasi dengan sekretaris dan humas.

Membuat pos keamanan di daerah parkir dan lokasi acara

Menghadirkan pihak polisi. Berkoordinasi dengan pihak sekretaris dan humas.

Membuat pos penggeledahan pada jalan masuk.

Seksi perlengkapan membutuhkan stamina yang kuat, karena akan banyak tenaga yang

terkuras. Bisa dibilang ini, adalah seksi dengan pekerjaan kasar, karena urusannya dengan

pergudangan, angkut-angkut barang. Namun sebenarnya tidak, karena tidak akan ada penyediaan

alat tanpa seksi perlengkapan. Seluruh urusan panggung dan keamanan barang seperti materi

publikasi dipegang oleh perlengkapan.

10. Seksi perlengkapan

Job desciption:

Berkoordianasi dengan seksi acara untuk rider’s bintang tamu sspeutar panggung, alat, dll

Berkoordinasi dengan persewaan panggung (kalau dibutuhkan)

Menyimpan seluruh perlengkapan seksi lain dalam satu tempat yang aman

Berkoordinasi dengan seksi dekorasi untuk hal pemasangan kontraprestasi di area

Berkoordinasi dengan seksi lain seperti seksi publikasi untuk masalah keamanan materi publikasi.

Seksi perlengkapan membutuhkan stamina yang kuat, karena akan banyak tenaga yang

terkuras. Bisa dibilang ini, adalah seksi dengan pekerjaan kasar, karena urusannya dengan

pergudangan, angkut-angkut barang. Namun sebenarnya tidak, karena tidak akan ada penyediaan

alat tanpa seksi perlengkapan. Seluruh urusan panggung dan keamanan barang seperti materi

publikasi dipegang oleh perlengkapan.

11. Seksi konsumsi

Job Description:

Berkoordinasi dengan sponsor makanan (kalo ada) atau merencanakan konsumsi untuk panitia dan

artis

Pikirkan pula konsumsi untuk crew, satpam, polisi, bahkan tukang parkir yang menjaga.

Menghandle segala macam urusan stand makanan, minuman kalau hal itu diadalakan.

Yang perlu menjadi catatan dalam seksi konsumsi adalah jagan sampai makanan terlambat,

karena panitia dan artis akan membutuhkan banyak energi pada hari latihan maupun hari H.

Pilihlah konsumsi yang praktis, murah, dan bergizi.

12. Seksi dokumentasi

Job Description:

Mendokumentasikan seluruh rangkaian acara

Mendokumentasikan spot-spot kontraprestasi sponsor

Mengedit dan merealisasikan dokumentasi entah dalam bentuk foto, video (bisa berkoordinasi

dengan tim kreatif untuk editing)

\Dalam seksi, yang biasanya terlewat adalah tidak mendokumentasikan kontrapresatsi

sponsor. Ini penting karena akan digunakan sebagai bukti komitmen pihak panitia terhadap pihak

sponsor melalui LPJ yang akan dibuat nantinya.

13. Seksi P3K

Job Description:

Menyediakan pos kesehatan pada hari-H di beberapa titik lokasi

Bersiaga penuh (berpatroli) selama hari-H di area lokasi

Berkoordinasi dengan layanan kesehatan (rumah sakit, ambulans, dll)

Seksi yang sederhana namun sangat vital. Jangan sekal-sekali menempatkan orang yang tidak

tahu mengenai pengobatan. Bukannya pasien sembuh malah tambah parah. Konsekuensi kepada

orang-orang yang menghuni seksi ini adalah ketika hari-H, ada kemungkinan tidak akan melihat

acara secara utuh karena harus standby.

14. Pembantu umum (optional)

Seksi ini sering dianggap sepele, namun sebenarnya sangat penting. Orang di seksi ini

haruslah orang yang mempunyai semangat tinggi dan kritis. Karena tuntutannya adalah

membantu seluruh seksi yang ada. Maka bisa dikatakan dibutuhkan orang yang sangat

berpengalaman di sini yang mengerti pekerjaan keseluruhan kepanitiaan. Bisa dikatakan sebagai

orang ketiga yang siap membantu.

Job Description:

Membantu seluruh seksi yang lain apapun itu.

Hal yang perlu diperhatikan :

1. Hal pertama yang dilakukan masing-masing seksi adalah membuat draft pengeluaran masing-

masing seksi sebagai proses pembuatan anggaran final pada proposal

2. Buatlah proposal sponsor secepatnya (lihat posting merancang proposal sponsor untuk informasi

lebih lanjut)

3. Berkoordinasilah setiap minggu minimal 1 kali

4. Koordinasi terakhir adalah hari H-1, segala sesuatu harus dibereskan hari itu juga

5. Jangan sampai ada hal sekecil apapun yang belum terpikirkan

6. Bekerjalah tanpa terlalu memandang batas seksi, ketika anda punya waktu luang, salinglah

menawarkan bantuan kepada seksi lain.

7. Materi desain dalam publikasi bisa dibuat oleh siapa saja, tidak terbatas oleh seksi dekorasi,

ataupun seksi publikasi. Mungkin pembentukan tim kreatif juga hal yang baik sebagai solusi.

Tempatkan orang-orang yang mengerti komunikasi secara audio maupun visual yang baik.

8. Apabila acara berlagsung pada musim hujan, gunakan pawang (apabila anda percaya dibutuhkan

spiritualis seperti itu)

2. Tahap pelaksanan..

Hal-hal yang perlu diperhatikan

Yakinkan diri anda masing-masing acara akan berjalan lancar dan sukses seperti yang

diharapkan.

1. Lihat kembali apa yang kurang melalui koordinasi akhir hari H-1 dan hari H dalam semua job decription seksi

2. Bagilah tugas kembali terutama pada seksi yang sudah tidak bekerja pada hari H misalnya seksi publikasi, dana usaha, dll. Pecahlah seksi tersebut pada keamanan, P3K, dll.

3. Usahakan setiap orang membawa alat komunikasi, terutama koordinator. (usahakan HandyTalkie). Apabila menggunakan HT sebelumnya harus mendapat izin dari dinas penyiaran berkait frekuensi.

4. Jangan melupakan penjagaan tiket on spot5. Keamanan, terutama pada saat pengeledahan, dan bintang tamu naik ke atas panggung

dan turun ke atas panggung6. Awasi pergerakan wartawan ( apabila ada )

7. Awasi calo yang ada, seberlah keamanan di parkiran, dan sepanjang jalan menuju lokasi acara, informasikan person to person, atau anda bisa menggunakan dekorasi besar “BELI TIKET DI LOKET”

8. Awasi potensi-potensi rusuh, mintalah bantuan polisi untuk hal ini9. Jangan sampai acara melebihi izin acara yang telah dikeluarkan10. Jaga kondisi, waktunya makan ya makan.11. Berilah tempat sampah pada banyak tempat12. Beri petunjuk tempat WC Umum13. Blokade area artis, dan area-area terlarang, jalan artis menuju panggung14. berilah lampu sorot pada tempat-tempat gelap untuk meminimalkan peluang hal-hal yang

tidak diinginkan.15. Jangan lupa sebelum acara, memastikan artis telah cek sound apabila menggunakan

musik.16. Perhatikan terhadap faktor-faktor X yang lain.

Tahap pasca pelaksanaan

Tahap ini menjadi bagian yang tidak terpisahkan dalam sebuah keorganisasian.

Pada tahap ini ada 3 hal yang perlu dilakukan:

1. Bersih-bersih

Yang penting di sini adalah:

Sebelum digunakan bersih maka selesai bersih

Amankan seluruh media yang disediakan.

     2. Evaluasi Akhir

Tujuan dari evaluasi adalah melihat kembali apa yang sudah dialami, dilalui, ditempuh secara

bersama-sama dengan tujuan mencari kekurangan, kelebihan yang ada sehingga menjadi

pelajaran yang berharga untuk kedepannya.

Evaluasi ada 2 macam, yaitu:

1. Evaluasi diri/Refleksi pribadi

Evaluasi ini adalah evaluasi pribadi. Harapannya dengan evaluasi diri ini, anda bisa melihat

kekurangan dan kelebihan pada hal-hal yang telah anda lakukan, anda bisa menentukan apakah

anda telah berbuat banyak atau belum. Dengan evaluasi ini, diharapkan anda mampu membawa

diri ke masa lampau, melihat pengalaman-pengalaman, moment-moment penting, sehingga ada

pelajaran berharga yang bisa dibawa kedepannya.

2. Evaluasi besar/bersama/kelompok/tim

Setelah anda mempu melihat secara pribadi, sekarang lakukanlah itu bersama-sama.

Tujuannya adalah anda bisa mendapat hal yang baru dari teman anda, mencari kekurangan-

kekurangan yang ada.

Kumpulkanlah seluruh kepanitiaan yang ada, yang perlu dilakukan adalah:

Bicarakan kekurangan yang anda dan teman-teman temukan, misalnya per seksi bergiliran.

Contoh :

Dari Seksi publikasi berbicara demikian

“Kami membuat kesalahan dengan terlalu banyak mencetak poster, terlalu besar membuat

backdrop, dll.”

Kekurangan yang dibicarakan ini kemudian carilah solusinya bersama-sama, bagaimana

kedepannya.

Sharingkan pengalaman anda pribadi secara bergiliran, bisa seputar job yang dijalani, bagaimana

acara berlangsung, apapun itu.

Jangan malu-malu untuk mengkritik kinerja orang lain, selama anda menjaga emosi anda. Gunakan

komunikasi yang baik.

Anda bisa memvariasi evaluasi ini dengan menghadirkan pihak luar. Tujuannya adalah bahwa ada

sesuatu hal yang hanya bisa diamati oleh orang lain di luar suatu kepanitiaan.

Sukses tidaknya evaluasi bergantung pada bagaimana anda dan teman-teman mau terbuka, dengan

demikian hasil evaluasi ini dapat digunakan pada tahun ajaran berikutnya untuk membuat acara

yang lebih baik lagi.

Berikanlah “applause” untuk semua orang dalam kepanitaan sebagai ungkapan kegembiraan atas

segala hal yang anda dan teman-teman peroleh.

“Pengalaman adalah guru dalam kehidupan masa depan"

3.  Laporan Pertanggungjawaban

Ketika anda sebelumnya telah membuat proposal sponsor dan telah memberikan kesepakatan

sponsor, maka laporan pertanggung jawaban harus diberikan pada setiap sponsor yang

berpartisipasi

Tujuannya adalah agar sponsor bisa mengetahui bagaimana uang/jasa/bentuk sponsorship

yang lain yang mereka berikan dipergunakan. Apabila sisa, apakah dana sisa itu digunakan

seperti pada kesepakatan sebelumnya? Misalnya saja anda menulis pada proposal anda “semua

dana yang tersisa akan digunakan untuk membantu anak-anak yang putus sekolah”.

Dengan adanya LPJ ini, maka kepanitiaan anda akan dilihat oleh Sponsor sebagai

kepanitiaan yang bertanggung jawab.

Pihak sponsor membutuhkan LPJ ini sebagai arsip finansial interen, dll.

Jangan anggap remeh LPJ ini, kalau anda tidak percaya cobalah anda membuat sebuah event,

anda kemudian tidak membuat LPJ, pada event selanjutnya mintalah sponsorship pada

perusahaan/company/yayasan yang sama. Mereka tidak akan percaya dengan kepanitiaan anda.

Bagaimana membuat LPJ?

1. Kumpulkan seluruh kepanitiaan per seksi

2. Dalam setiap seksi, mintalah mereka untuk merinci sedetail mungkin keuangan yang telah

digunakan dalam seksi itu, dan mintalah mereka membuat deskripsi/point-point tentang apa saja

yang telah mereka lakukan selama dalam seksi. Lampirkan bon/nota/kwitansi sebagai bukti.

3. Kumpulkan seluruh laporan setiap seksi.

4. Berkumpulah panitia inti dengan seluruh koordinator masing-masing seksi

5. Buatlah rekap dalam bentuk LPJ

LPJ akhir berisi:

Deskripsi garis besar hasil acara

Deskripsi kerja masing-masing seksi

Pengeluaran dan pendapatan keseluruhan

Bukti pengeluaran

Foto-foto kontraprestasi

Ucapan terima kasih

6. Anda bisa membuat LPJ yang berbeda pada setiap sponsorship

Misalnya:

Dengan menambahkan bagian pengeluaran khusus dari uang/barang yang telah diberikan

sponsor tertentu.

7. Jilidlah laporan itu sehingga layak untuk diberikan oleh pihak sponsor

8. Anda bisa memvariasi sendiri segalanya.

Secara garis besar, seperti itulah cara merancang sebuah Pensi SMA.

Lebih tepatnya sebenarnya semua acara mempunyai proses yang mirip seperti di atas, anda bisa

menggunakannya untuk membuat acara yang lain.

Masa SMA adalah masa dimana kita mendapat banyak kesempatan untuk berkembang.

Carilah terus sesuatu yang baru....!!

Masa lalu adalah pengalaman, sekarang adalah perjuangan, hari depan adalah lebih baik

Yang mau berbagi pengalaman, sharing, butuh pendapat, silahkan!

http://fikom-jurnalistik.blogspot.com/2010/10/hubungan-masyarakat.html

Public Relations

Hubungan masyarakat, atau sering disingkat humas adalah seni menciptakan pengertian publik yang lebih baik sehingga dapat memperdalam kepercayaan publik terhadap suatu individu/organisasi.

Menurut IPRA (International Public Relations Association) Humas adalah fungsi manajemen dari ciri yang terencana dan berkelanjutan melalui organisasi dan lembaga swasta atau publik (public) untuk memperoleh pengertian, simpati, dan dukungan dari mereka yang terkait atau mungkin ada hubungannya dengan penelitian opini public diantara mereka.

Sebagai sebuah profesi seorang Humas bertanggung jawab untuk memberikan informasi, mendidik, meyakinkan, meraih simpati, dan membangkitkan ketertarikan masyarakat akan sesuatu atau membuat masyarakat mengerti dan menerima sebuah situasi.

Seorang humas selanjutnya diharapkan untuk membuat program-program dalam mengambil tindakan secara sengaja dan terencana dalam upaya-upayanya mempertahankan, menciptakan, dan memelihara pengertian bersama antara organisasi dan masyarakatnya.

Posisi humas merupakan penunjang tercapainya tujuan yang ditetapkan oleh suatu manajemen organisasi. Sasaran humas adalah publik internal dan eksternal, dimana secara operasional humas bertugas membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publiknya dan mencegah timbulnya rintangan psikologis yang mungkin terjadi diantara keduanya.

Contoh dari kegiatan-kegiatan Humas adalah: melobi, berbicara di depan publik, menyelenggarakan acara, dan membuat pernyataan tertulis.

Sejarah Humas Di dunia

Konsep dasar Humas diperkenalkan pada tahun 1906 oleh Ivy Lee saat ia berhasil menjembatani konflik buruh batubara dan pengusaha. Konsep ini lalu dikenal sebagai Declaration of Principle(Deklarasi Azas-Azas Dasar) yaitu prinsip yang terbuka dan tidak menyembunyikan data dan fakta.

Di Indonesia

Humas di Indonesia dikenal pada tahun 1950an dimana humas bertugas untuk menjelaskan peran dan fungsi-fungsi setiap kementrian, jawatan, lembaga, badan, dan lain sebagainya.

Pekerjaan seorang humas

Pekerjaan seorang humas adalah tugas-tugas yang dilakukan oleh seorang humas dalam mempromosikan pengertian dan pengetahuan akan seluruh fakta-fakta tentang runtutan situasi atau sebuah situasi dengan sedemikian rupa sehingga mendapatkan simpati akan kejadian tersebut.

Pada umumnya kesan yang jelek datang dari ketidak-pedulian, prasangka buruk, sikap melawan, dan apatis. Seorang petugas humas harus mampu untuk mengubah hal-hal ini menjadi pengetahuan dan pengertian, penerimaan dan ketertarikan.

Bagian penting dari pekerjaan petugas Humas dalam suatu organisasi adalah :

1. Membuat kesan (image)

2. Pengetahuan dan pengertian

3. Menciptakan ketertarikan

4. Penerimaan

5. Simpati

Humas adalah sebuah proses yang terus menerus dari usaha-usaha manajemen untuk memperoleh kemauan baik dan pengertian dari pelanggan, pegawai, dan publik yang lebih luas. Dalam pekerjaannya, seorang humas membuat analisis ke dalam dan perbaikan diri, serta membuat pernyataan-pernyataan keluar.

Pada umumnya kesan yang jelek datang dari ketidak-pedulian, prasangka buruk, sikap melawan, dan apatis. Seorang humas harus mampu untuk mengubah hal-hal ini menjadi pengetahuan dan pengertian, penerimaan dan ketertarikan.

Fungsi Humas

Menurut Edward L.Bernays humas memiliki fungsi sebagai berikut :

1. memberikan penerangan kepada publik,

2. melakukan persuasi kepada publik untuk mengubah sikap dan tingkah laku publik

3. Upaya untuk menyatukan sikap dan perilaku suatu lembaga sesuai dengan sikap dan perbuatan masyarakat, atau sebaliknya.

Kesan (image)

Kesan disini berarti "gambaran yang diperoleh seseorang tentang suatu fakta sesuai dengan tingkat pengetahuan dan pengertian mereka (terhadap suatu produk, orang, atau situasi)".Pengetahuan dan pengertian

Humas memiliki peran penting dalam membantu menginformasikan pada publik internal (dalam organisasi) dan publik eksternal (luar organisasi) dengan menyediakan informasi akurat dalam format yang mudah dimengerti sehingga ketidak-pedulian akan suatu organisasi, produk, atau tempat dapat diatasi melalui pengetahuan dan pengertian.

Menciptakan ketertarikan

Humas juga harus dapat menciptakan ketertarikan publik dalam suatu situasi atau serial situasi, yang bisa jadi berpengaruh besar dalam suatu organisasi atau sekelompok orang.

Menggunakan strategi kehumasan dalam hal ini bisa menjadi sangat efektif.

Penerimaan

Masyarakat mungkin bersikap melawan pada sebuah situasi karena mereka tidak mengerti apa yang sedang terjadi, atau mengapa hal tersebut terjadi. Profesi humas mempunyai peran kunci untuk menjelaskan sebuah situasi atau kejadian dengan sejelas-jelasnya sehingga ketidak-pedulian, dan bahkan sikap menentang, yang menjadi atmosfer disekelilingnya dapat diputar menjadi pengertian dan penerimaan.

Simpati

Dengan mengemukakan informasi secara jelas dan tidak bias, umumnya merupakan cara yang berhasil untuk meraih simpati.

Kesalahan umum

Kesalahan umum yang terjadi adalah program humas dianggap sebagai program jangka pendek, dan program penanggulangan reaktif saat terjadi hal-hal yang tidak diinginkan kala hubungan dengan masyarakat menjadi buruk.

Kegiatan humas

Tujuh puluh persen dari kegiatan seorang humas berhubungan dengan tulis menulis selain tugas-tugas lainnya. Diantaranya adalah :

1. Merancang pesan tematik agar pesan yang disampaikan oleh organisasi memiliki keseragaman/ keterkaitan pesan. Contoh: Bank Niaga saat menggelar tema "Cinta".

2. Melakukan segmentasi media, dimana seorang humas harus mampu memformulasikan keseimbangan saling dukung antara media cetak dan elektronik.

3. Komunikasi interaktif. Contohnya beberapa organisasi dalam merancang logonya melakukan pelibatan konsumen dimana dilakukan kompetisi merancang logo, contoh lain adalah rubrik konsultasi atau jasa layanan konsumen melalui telpon.

4. Menjaga reputasi perusahaan dan citra produk melalui pemanfaatan kekuatan pesan dan atau kombinasinya. Contoh: kegiatan sponsor: Dari Mayora.

5. Iklan multiguna (memanfaatkan momentum psikologis). Contoh: bukan basa-basi.

6. Penjualan simpatik. Contoh: Aqua menyisihkan hasil penjualan untuk pipa mengalirkan air di kawasan timur Indonesia. Melakukan iklan layanan masyarakat.

7. Pemasaran dari mulut kemulut. Contoh: Taksi Bluebird dalam memasarkan reputasi yang baik jarang menggunakan iklan media massa.

8. Ajang pemasaran khusus dimana aktivitas dirancang untuk melibatkan khalayak. Contoh: Ajang Jakarta Fair

9. Memanfaatkan komunikasi yang akrab untuk pelanggan. Contoh: Layanan purna jual, dsb.

Bauran humas

Thomas L. Harris dalam bukunya Marketer’s Guide to Public Relations yang melahirkan Marketing Public Relations (MPR), peranan humas menjadi Pencils yang hampir mirip dengan promotion mix yaitu formula PASP (Publications, Advertising, Sales Promotions, dan Personal Selling). Pencils jika dijabarkan secara rinci dalam korelasi komponen utama peranan humas adalah sebagai berikut :

Publikasi

Setiap fungsi dan tugas humas adalah menyelenggarakan publikasi atau menyebarluaskan informasi melalui berbagai media tentang aktivitas atau kegiatan perusahaan atau organisasi yang pantas untuk diketahui oleh publik.

Event (Penyusunan program acara)

Macnamara (1996: 154) menyatakan bahwa special event adalah sebuah event yang biasanya dilaksanakan untuk mendapatkan perhatian media yang bermuara pada perhatian publik tentang perusahaan (atau organisasi) atau produk perusahaan . Merancang acara tertentu atau lebih dikenal dengan peristiwa khusus (special event) yang dipilih dalam jangka waktu, tempat, dan objek tertentu yang khusus sifatnya untuk mempengaruhi opini publik.

News (Menciptakan berita)

Berita adalah informasi yang belum diketahui oleh pihak penerimanya.Menurut Rosady Ruslan menciptakan berita dilakukan melalui press release, news letter, dan bulletin, dan hal lain yang mengacu pada teknis penulisan 5W + 1H (Who, What, Where, When, Why, dan How) dengan sistematika penulisan "piramida terbalik", yang paling penting menjadi lead dan intro yang kurang penting diletakkan di tengah batang berita.

Pemberdayaan Masyarakat

Pemberdayaan Masyarakat (bahasa Inggris:Community Development) secara umum merupakan kegiatan pengembangan masyarakat yang diarahkan untuk memperbesar akses masyarakat untuk mencapai kondisi sosial-ekonomi-budaya yang lebih baik apabila dibandingkan dengan sebelum adanya kegiatan pembangunan.

Sehingga masyarakat di tempat tersebut diharapkan menjadi lebih mandiri dengan kualitas kehidupan dan kesejahteraan yang lebih baik. Program Community Development memiliki tiga karakter utama yaitu berbasis masyarakat (community based), berbasis sumber daya setempat (local resource based) dan berkelanjutan (sustainable). Dua sasaran yang ingin dicapai yaitu: sasaran kapasitas masyarakat dan sasaran kesejahteraan. Sasaran pertama yaitu kapasitas masyarakat dapat dicapai melalui upaya pemberdayaan (empowerment) agar anggota masyarakat dapat ikut dalam proses produksi atau institusi penunjang dalam proses produksi, kesetaraan (equity) dengan tidak membedakan status dan

keahlian, keamanan (security), keberlanjutan (sustainability) dan kerjasama (cooperation), kesemuanya berjalan secara simultan.

Produk-produk tertulis humas

Diantaranya adalah :

1. Siaran pers yaitu informasi yang mengandung nilai berita dan disampaikan oleh publik melalui media massa.

2. Latar belakang (Backgrounder)

3. Media internal

4. Laporan tahunan

5. Advetorial

6. Profil perusahaan

7. Lembaran berita (Newsletter)

8. Prospektus

9. Penulisan komentar pembaca

10. Penulisah naskah pidato

11. Iklan layanan masyarakat