4. perancangan sistem ppic 4.1. gambaran umum ......proses-proses pembuatan produk lemari besi tipe...

12 Universitas Kristen Petra

4. PERANCANGAN SISTEM PPIC

4.1. Gambaran Umum Perusahaan

PT. Mustikarama Citraperdana merupakan sebuah perusahaan yang

memproduksi lemari besi serta pintu dan ruang tahan api dan tahan bongkar. PT.

Mustikarama Citraperdana didirikan pada tahun 1993, sebagai salah satu

perusahaan swasta nasional di Indonesia. PT. Mustikarama Citraperdana bergerak

di bidang produk keamanan dan perlindungan dari bahaya kebakaran dan

pencurian terhadap barang-barang serta surat-surat berharga. PT. Mustikarama

Citraperdana memproduksi lemari besi yang bermerk dagang “SARGENTSAFE”.

Produk yang dihasilkan oleh PT. Mustikarama Citraperdana berupa lemari besi

dengan berbagai jenis, seperti lemari besi Patriot, Salvador, Document Safe,

Fireproof, dan beberapa tipe lemari besi lainnya. PT. Mustikarama Citraperdana

pada bulan Januari 2014 sampai April 2015 banyak memproduksi lemari besi tipe

Patriot terutama Patriot 2 yaitu dengan prosentase permintaan sebesar 33,67%.

Proses produksi yang terjadi di perusahaan ini mengambil contoh produk yaitu

produk Patriot 2 karena jumlah permintaan terhadap produk Patriot 2 cukup

banyak. Proses produksi untuk produk tipe Patriot 2 melalui beberapa proses.

Proses pembuatan lemari besi Patriot 2, antara lain:

Proses pemotongan.

Proses perakitan bodi.

Proses pengecoran.

Proses pemasangan pintu.

Proses pembersihan (cat dasar).

Proses pemasangan laci.

Proses pengecatan akhir (cat dempul).

Proses penyetelan akhir (stel akhir).

Proses packing.

Inspeksi akhir.

Gambar peta proses operasi untuk produksi Patriot 2 dapat dilihat pada Gambar

4.1.

http://www.petra.ac.idhttp://dewey.petra.ac.id/dgt_directory.php?display=classificationhttp://digilib.petra.ac.id/help.html


PETA PROSES OPERASI

NAMA PROSES

NOMOR PETA

DIPETAKAN OLEH

TANGGAL DIPETAKAN

: PROSES PRODUKSI PATRIOT 2

: 1

: Novia Veronika

: 2 Mei 2015

RINGKASAN

KEGIATAN JUMLAH

OPERASI 9

INSPEKSI 1

TOTAL 10

Gambar 4.1 Peta Proses Operasi Patriot 2

O-1

Plat Besi

Pemotongan

(Sheet Metal)

O-2

O-3

Perakitan Bodi

Pengecoran

O-4 Pemasangan Pintu

O-5Pembersihan

(Cat Dasar)

O-6 Pemasangan Laci

O-7Pengecatan Akhir

(Cat Dempul)

O-8Penyetelan Akhir

(Stel Akhir)

O-9 Packing

I-1 Inspeksi Akhir

2.700"

1.028,57"

7.200"

1.800"

720"

1.800"

1.800"

900"

450"

900"


Proses-proses pembuatan produk lemari besi tipe Patriot 2 yang terdapat pada

Gambar 4.1 dapat dijelaskan sebagai berikut:

Proses pemotongan (sheet metal), dimana dalam proses ini plat besi lembaran

akan dipotong menjadi beberapa komponen dari lemari besi.

Proses perakitan bodi, dimana dalam proses ini komponen-komponen yang

dibutuhkan dari sheet metal akan dirakit menjadi bentuk lemari besi. Proses

perakitan bodi terdiri dari 2 macam yaitu perakitan bodi dalam dan bodi luar

dari produk lemari besi.

Proses pengecoran, dimana dalam proses ini bodi dalam dan bodi luar yang

sudah dirakit akan dilakukan proses pengecoran.

Proses pemasangan pintu, dimana dalam proses ini lemari besi yang sudah

dicor dan hasil pengecoran sudah kering, akan dilanjutkan untuk pemasangan

pintu.

Proses pembersihan (cat dasar), dimana dalam proses ini lemari besi yang

sudah dipasang pintu akan dicat dasar, yaitu berupa penyikatan agar karat

berlebih hilang, pemberian anti karat, dan pemberian cat dasar.

Proses pemasangan laci, dimana dalam proses ini pemasangan laci terhadap

bodi lemari besi.

Proses pengecatan akhir (cat dempul), dimana dalam proses ini seluruh bodi

lemari besi akan dicat akhir.

Proses penyetelan akhir (stel akhir), dimana dalam proses ini merupakan

pemasangan kunci pada lemari besi.

Proses packing, yaitu proses mempersiapkan barang jadi untuk dikirm ke

customer.

Inspeksi akhir, dimana dilakukan pengecekan akhir terhadap barang jadi yang

ada.

PT. Mustikarama Citraperdana mempunyai beberapa bagian dengan tugas yang

berbeda-beda sesuai dengan job description masing-masing bagian. Seluruh

bagian dalam perusahaan pasti mempunyai bermacam-macam prosedur atau

standar kerja yang berbeda-beda. PT. Mustikarama Citraperdana juga memiliki

prosedur operasional kerja yang terkait dengan beberapa bagian yang ada.

Prosedur yang terkait dengan beberapa bagian yang ada, yaitu prosedur


penerimaan order sampai pada pengiriman order. Prosedur penerimaan order

sampai pada pengiriman order terdiri dari beberapa prosedur didalamnya yang

akan dibahas pada subbab berikut.

4.1.1. Prosedur Penerimaan Order dan Rencana Produksi

Prosedur penerimaan order dan rencana produksi merupakan prosedur

yang bertujuan untuk menerima pesanan dari customer dan merencanakan

produksi barang tersebut sehingga perusahaan dapat memenuhi permintaan dari

customer. Sistem produksi di PT. Mustikarama Citraperdana yaitu make to order,

tetapi juga terdapat sistem produksi make to stock hanya untuk beberapa jenis

barang saja. Make to stock dilakukan karena permintaan yang sifatnya sangat

banyak sehingga lebih baik mengadakan stok. Jumlah yang distok tidak terlalu

banyak karena harus mengerjakan order yang lain. Produk yang diproduksi setiap

harinya tidak selalu sama dan proses produksi berlangsung selama 8 jam dari hari

Senin hingga Kamis dan untuk hari Jumat proses produksi berlangsung selama 7,5

jam. Prosedur awal yang terdapat pada perusahaan ini, yaitu bagian Sales

Executive atau Creative Marketing menerima order dari customer. Bagian Sales

Executive atau Creative Marketing membuat job order pesanan jika customer

memesan barang atau membuat job order service jika customer hanya melakukan

service barang. Job order pesanan atau job order service diberikan kepada bagian

Admin Pemasaran. Bagian Admin Pemasaran menyampaikan pesanan customer

ke PPIC. Bagian PPIC mengecek barang pesanan customer terdapat stock atau

tidak, jika masih terdapat stock akan dilanjutkan pada prosedur pengiriman barang

jadi. Barang pesanan customer jika tidak terdapat stock, bagian PPIC akan

menghitung jumlah yang perlu untuk diproduksi. Perhitungan jumlah yang perlu

untuk diproduksi, bagian PPIC hanya memperkirakan saja jumlah yang diminta

customer dan jumlah yang ditambahkan sebagai barang yang distok. Bagian PPIC

tidak memperhitungkan kapasitas produksi, karena belum terdapat di perusahaan

ini. Bagian PPIC selanjutnya menghitung bahan baku yang diperlukan untuk

produksi barang pesanan customer dan barang yang akan distok. Bagian PPIC

menanyakan ke bagian Gudang Bahan untuk ketersediaan bahan baku, kemudian

bagian Gudang Bahan mengecek bahan baku yang diperlukan. Bahan baku yang


habis atau tidak cukup akan dilanjutkan langsung ke prosedur permintaan dan

pembelian bahan, apabila bahan baku cukup bagian Gudang akan konfirmasi ke

PPIC. Bagian PPIC selanjutnya membuat SPP (Surat Perintah Produksi) dan SPB

(Surat Permintaan Bahan). SPP nantinya akan diberikan ke bagian Produksi untuk

prosedur pengerjaan order dan SPB diberikan ke bagian Gudang Bahan untuk

prosedur permintaan dan pengeluaran bahan. Prosedur penerimaan order dan

rencana produksi awal di perusahaan ini dapat dilihat pada Gambar 4.2.

Evaluasi untuk prosedur penerimaan order dan rencana produksi, yaitu

prosedur ini tidak berjalan dengan teratur dan sesuai standar kerja. Hal tersebut

terbukti pada bagian Sales Executive atau Creative Marketing tidak mempunyai

data stock barang jadi yang ada, sehingga bagian PPIC harus mengecek dahulu.

Hal tersebut dapat menyebabkan keterlambatan pengiriman apabila bagian

Produksi masih mengerjakan order yang lain dan tidak dapat membuat order yang

baru. Bagian Marketing yang tidak mengetahui stock barang jadi yang ada, akan

terus menerima pesanan customer. Pesanan customer yang terlalu banyak

melebihi kapasitas produksi dapat menghambat jalannya produksi dan banyak

pengiriman yang terlambat sampai ke customer. Banyak pengiriman yang

terlambat disebabkan oleh bagian Produksi yang harus memproduksi terlebih

dahulu pesanan-pesanan yang sudah ada. Data pengiriman yang didapatkan dari

perusahaan periode Juni 2014 sampai Februari 2015, terdapat 307 pesanan

customer dan 161 pesanan customer yang terlambat dengan prosentase sebesar

52,44%. Hasil rekap data pengiriman yang terlambat dapat dilihat pada Lampiran

1. Bagian PPIC dapat membuat SPP jika ada job order yang diberitahukan oleh

bagian Admin Pemasaran. Job order yang diterima bagian Admin Pemasaran dari

bagian Marketing terkadang terlambat sehingga diberikan ke bagian PPIC juga

terlambat. Hal tersebut dapat menyebabkan jadwal pengiriman terlambat, karena

pengerjaan order membutuhkan waktu yang cukup lama. Bagian PPIC juga harus

menanyakan ketersediaan bahan baku ke bagian Gudang, sehingga bagian Gudang

harus mengecek terlebih dahulu. Sistem perencanaan produksi yang kurang baik

juga mengakibatkan jadwal produksi yang tidak teratur. Tugas dari setiap Bagian

yang ada di perusahaan yang terkait dengan penerimaan order sampai pengiriman


order juga tidak teratur, sehingga hal tersebut juga dapat menyebabkan sistem

perusahaan menjadi kurang baik.

4.1.2. Prosedur Permintaan dan Pengeluaran Bahan

Prosedur permintaan dan pengeluaran bahan merupakan prosedur yang

bertujuan untuk mengirimkan bahan baku ke bagian Produksi untuk mengerjakan

order customer. Prosedur ini berawal dari SPB (Surat Permintaan Bahan) yang

diterima oleh bagian Gudang Bahan untuk menyiapkan bahan kebutuhan

produksi. Bagian Gudang Bahan membuat Bukti Keluar Gudang Bahan (BKGB).

Bagian Gudang Bahan kemudian mengeluarkan bahan ke Produksi dan

memberikan SPB dan BKGB untuk diparaf. Bagian Produksi menerima bahan

dari bagian Gudang dan paraf form SPB dan BKGB kemudian dilanjutkan pada

prosedur pengerjaan order. SPB dan BKGB hanya diparaf oleh bagian Produksi,

kemudian dikembalikan lagi ke bagian Gudang Bahan. Bagian Gudang Bahan

menyimpan dan memberikan SPB dan BKGB ke bagian PPIC. SPB dan BKGB

tersebut diparaf oleh bagian PPIC, kemudian diberikan ke bagian

Pembelian/Accounting. Prosedur permintaan dan pengeluaran bahan awal di

perusahaan dapat dilihat pada Gambar 4.3.

Evaluasi untuk prosedur permintaan dan pengeluaran bahan, yaitu

penerimaan SPB oleh bagian Gudang Bahan untuk bahan yang diminta keesokan

harinya pada pukul 13.30-15.30. Bagian Gudang Bahan menyiapkan bahan untuk

produksi esok harinya juga pada pukul 13.30-15.30. Pengambilan bahan untuk

produksi oleh bagian Produksi pada esok harinya pagi hari pukul 08.00-09.00.

BKGB dan SPB yang diterima oleh bagian Pembelian/Accounting digunakan

untuk mengecek stock yang ada, karena bagian Pembelian merangkap tugas

sebagai bagian ICS (Inventory Control Stock).


Prosedur Penerimaan Order dan Rencana Produksi

GUDANG BAHAN PRODUKSIPPICADMIN PEMASARANSALES EXECUTIVE-

CREATIVE MARKETING

Menerima Order dari

Customer

START

Job Order

Job Order

Service

Job Order

Job Order

Service

Menyampaikan

Pesanan Customer ke

PPIC

Menerima Pesanan

Customer dari Admin

Pemasaran

Apakah Barang

Masih Ada Stock?

Tidak

Ya

Membuat Job Order

Customer atau Job

Order Service

Konfirmasi ke PPIC

Bahan Baku

Cukup?

Membuat Surat Perintah

Produksi (SPP) dan Surat

Permintaan Bahan (SPB)

Menghitung Jumlah

yang Perlu untuk

Diproduksi

Ya

Mengecek Bahan Baku

yang Diperlukan

Menanyakan ke Gudang

Bahan untuk Ketersediaan

Bahan Baku

Menghitung Bahan

Baku yang Diperlukan

Tidak

SPP SPB

SPB

Prosedur Pengiriman

Barang Jadi

Prosedur Permintaan dan

Pembelian Bahan

Prosedur Pengerjaan

Order

SPP


Pengeluaran Bahan

Gambar 4.2 Prosedur Penerimaan Order dan Rencana Produksi Awal


Prosedur Permintaan dan Pengeluaran Bahan

PEMBELIAN/ACCOUNTINGPPICGUDANG BAHANPRODUKSI

Menyiapkan Bahan

Mengeluarkan Bahan ke

Produksi dan Memberikan SPB

dan BKGB untuk Diparaf

Memberikan BKGB dan SPB

ke PPICMenerima Bahan dari

Gudang Bahan dan

Paraf Form SPB dan

BKGB

BKGB

Paraf oleh Bagian

PPIC

END

SPB

SPB

SPB

BKGB

SPB

BKGB

Membuat BKGB (Bukti

Keluar Gudang Bahan)

START

Prosedur Pengerjaan Order

Gambar 4.3 Prosedur Permintaan dan Pengeluaran Bahan Awal


4.1.3. Prosedur Pengerjaan Order

Prosedur pengerjaan order merupakan prosedur yang bertujuan untuk

memenuhi order dari customer dengan cara memproduksi pesanan customer.

Prosedur untuk pengerjaan order, yaitu bagian Produksi menerima bahan baku

dan SPP, kemudian bagian Produksi mengerjakan order. Barang yang sudah

selesai diproduksi diberikan pada bagian Quality Control untuk mengecek barang

jadi. Barang jadi yang sudah memiliki kualitas bagus akan diberitahukan kepada

bagian PPIC dan menyerahkan form laporan proses produksi barang jadi tersebut.

Form tersebut digunakan untuk rekapan laporan PPIC yang akan disimpan

nantinya. Prosedur pengerjaan order awal yang terjadi di perusahaan ini dapat

dilihat lebih jelas pada Gambar 4.4. Evaluasi untuk prosedur pengerjaan order,

yaitu pengerjaan order yang sering terjadi di perusahaan diburu-buru karena

deadline pengiriman yang sudah dekat. Hal tersebut dapat menghasilkan kualitas

barang yang tidak bagus sehingga harus dilakukan proses perbaikan. Proses

perbaikan sendiri akan memakan waktu dan dapat menyebabkan pengiriman

terlambat karena harus menunggu perbaikan.

Prosedur Pengerjaan Order

PRODUKSI PPICQUALITY CONTROL

Menerima Bahan dan Surat

Perintah Produksi (SPP)

Mengerjakan Order

Apakah Barang

Selesai Diproduksi?

Mengerjakan Order

Sampai Selesai

Melakukan Pengecekan

Barang Jadi

Apakah Kualitas

Barang Sudah Bagus?

Melakukan

Proses Perbaikan

Ya

Tidak

Menyerahkan Form

Laporan Proses Produksi

ke PPIC

Form Laporan

Proses Produksi

Ya

Tidak

Mengecek Kembali

Sampai Bagus

Membuat Rekapan

Laporan PPIC

Laporan PPIC

SPP

START

END

Gambar 4.4 Prosedur Pengerjaan Order Awal


4.1.4. Prosedur Pengiriman Barang Jadi

Prosedur pengiriman barang jadi merupakan prosedur pengiriman barang

ke customer. Prosedur pengiriman berawal dari bagian Admin Pemasaran

meminta pesanan barang ke bagian PPIC, kemudian bagian PPIC mencari barang

yang diminta dan mengecek apakah barang sudah siap. Barang yang diminta jika

sudah siap, bagian PPIC akan konfirmasi ke bagian Admin Pemasaran, dan bagian

Admin Pemasaran nantinya baru konfirmasi ke customer. Barang yang diminta

jika belum siap, bagian PPIC akan tetap konfirmasi ke Admin Pemasaran untuk

prosedur pembatalan pengiriman. Konfirmasi ke customer berupa pertanyaan

apakah barang pesanan dari customer tersebut bisa dikirim dan tempat tersedia,

jika bisa dikirim Admin Pemasaran akan konfirmasi ke PPIC untuk disiapkan.

Barang pesanan tersebut jika tidak dapat dikirim akan dilanjutkan untuk prosedur

pembatalan pengiriman. Bagian PPIC akan konfirmasi ke bagian Packing untuk

menyiapkan barang yang akan dikirim tersebut dan bagian Admin Pemasaran

akan membuat kartu garansi dan surat jalan pengiriman. Kartu garansi nantinya

akan diberikan ke bagian Packing untuk disiapkan dengan barang yang akan

dikirim. Surat jalan akan diberikan ke bagian Expedisi (Pengiriman) bersamaan

dengan menaikkan barang untuk dikirim. Prosedur pengiriman barang jadi awal

yang ada di perusahaan dapat dilihat lebih jelas pada Gambar 4.5.

Evaluasi untuk prosedur pembatalan pengiriman, bagian Admin

Pemasaran tidak melakukan konfirmasi terlebih dahulu ke customer, tetapi

meminta barang dahulu ke bagian PPIC. Hal tersebut dapat menyebabkan barang

yang diminta sudah siap tetapi tidak jadi dikirim karena customer belum

menyiapkan tempat. Hal tersebut juga berdampak pada pengiriman lain yang

seharusnya dipersiapkan, tetapi malah mempersiapkan pengiriman yang belum

tentu customer bisa menerimanya. Pengiriman lain yang seharusnya dipersiapkan

akan terhambat pengirimannya ke customer.


Prosedur Pengiriman Barang Jadi

PACKING EXPEDISIPPICADMIN PEMASARANCUSTOMER

Meminta Barang

ke PPIC

Menerima Informasi

Barang akan Dikirim

Apakah Bisa

Dikirim? Mengkonfirmasi ke

PPIC untuk Disiapkan

Ya

Tidak

Surat Jalan

Menaikkan Barang

untuk Dikirim

END

Kartu Garansi

Mempersiapkan

Barang yang Dikirim

Mencari Barang

yang Diminta

Apakah Siap

untuk Dikirim?Mengkonfirmasi ke

Customer

Mengkonfirmasi ke

Admin Pemasaran

Membuat Kartu

Garansi dan Surat Jalan

Pengiriman

Mengkonfirmasi ke

Packing untuk Disiapkan

Ya

Tidak

START

Prosedur Pembatalan

Pengiriman Barang

Prosedur Pembatalan

Pengiriman Barang

Gambar 4.5 Prosedur Pengiriman Barang Jadi Awal


4.1.5. Prosedur Pembatalan Pengiriman

Prosedur pembatalan pengiriman terjadi jika ada pengiriman yang batal

karena customer atau konfirmasi yang terlambat dan tidak sesuai prosedur.

Customer memberikan informasi pembatalan pengiriman ke bagian Admin

Pemasaran. Bagian Admin mencari customer lain yang bisa tetap dikirim, jika ada

customer pengganti bagian Admin menginformasikan ke bagian PPIC, jika tidak

ada akan dicarikan pengiriman barang lain yang searah. Bagian PPIC menerima

informasi barang pengganti lainnya, kemudian PPIC mencarikan barang tersebut

ke bagian Produksi, jika barang tersebut ada akan dikonfirmasikan ke Admin.

Barang pengganti tersebut jika tidak ada, akan ditunggu sampai produksi barang

tersebut selesai. Bagian Admin Pemasaran selanjutnya membuat kartu garansi dan

surat jalan pengiriman untuk barang pengganti tersebut. Kartu garansi diberikan

ke bagian Packing untuk mempersiapkan barang yang akan dikirim, dan surat

jalan diberikan ke bagian Ekspedisi bersamaan dengan menaikkan barang untuk

dikirim. Prosedur pembatalan pengiriman awal yang terjadi di perusahaan dapat

dilihat lebih jelas pada Gambar 4.6.

Evaluasi untuk prosedur pembatalan pengiriman, yaitu bagian Admin

Pemasaran harus mencari customer lain atau pengiriman barang lain yang searah

untuk tetap dikirim. Barang yang seharusnya belum selesai pada waktunya, tetapi

harus segera dikirim untuk pengiriman yang searah, maka barang tersebut harus

dipersiapkan dengan cepat untuk dapat dikirim sebagai pengganti. Barang yang

belum siap untuk dikirim, tetapi harus segera dikirim akan membuat kualitas

barang tersebut kurang bagus karena dikerjakan cepat-cepat. Hal tersebut

berdampak kurang baik bagi kualitas barang yang dihasilkan oleh perusahaan.


Prosedur Pembatalan Pengiriman Barang

PACKINGPRODUKSI EXPEDISIPPICADMIN PEMASARANCUSTOMER

Memberikan Informasi

Pembatalan Pengiriman

Menerima Informasi

Pembatalan Pengiriman

Mencari Customer Lain

untuk Tetap Dikirim

Apakah Ada

Customer Lain?

Memberikan Informasi

Pengganti Customer ke

PPIC

Mencari Pengiriman

Barang Lain yang Searah

Ya Tidak

Menerima Informasi

Penggantian Customer atau

Pengiriman Barang Lain

Mencari Informasi ke

Produksi untuk Barang Lain

yang Diminta

Menerima Informasi

Barang Lain yang Diminta

Apakah Barang

Tersedia?

Menunggu Proses

Produksi Barang Tersebut

Sampai Selesai

Mempersiapkan Barang

yang akan Dikirim

Menginformasikan ke

Admin Pemasaran

Membuat Kartu Garansi dan

Surat Jalan Pengiriman

Surat Jalan

Ya

Tidak

Menaikkan

Barang untuk

Dikirim

Kartu Garansi

END

START

Gambar 4.6 Prosedur Pembatalan Pengiriman Awal


4.1.6. Prosedur Permintaan Pembelian Bahan

Prosedur permintaan pembelian bahan merupakan prosedur yang

bertujuan untuk meminta pembelian bahan ke supplier. Prosedur permintaan

pembelian bahan yang terjadi di perusahaan ini tidak dibahas terlalu detail karena

masih privasi dari perusahaan. Prosedur berawal dari laporan stock bahan yang

dicek oleh bagian Gudang Bahan untuk mengetahui bahan yang perlu dibeli.

Bagian Gudang Bahan selanjutnya akan konfirmasi ke bagian Pembelian

mengenai bahan yang akan dibeli. Bagian Pembelian akan melakukan Seleksi

Order Barang (SOB), dimana SOB ini berupa seleksi harga dan mutu antar

supplier. Bagian Pembelian selanjutnya membuat Order Pembelian (OP) yang

nantinya akan diberikan ke bagian Keuangan untuk mengecek budget pembelian,

jika setuju untuk membeli bahan OP tersebut akan di ACC, jika tidak OP di

pending. Prosedur permintaan pembelian bahan awal yang terjadi di perusahaan

ini dapat dilihat pada Gambar 4.7.

Prosedur Permintaan Pembelian Bahan

KEUANGANGUDANG BAHAN PEMBELIAN/ACCOUNTING

Mengkonfirmasi

ke Pembelian

Menerima Konfirmasi

Bahan yang Harus Dibeli

Laporan Stock

Bahan

END

START

Mengecek Bahan

yang Perlu Dibeli

Melakukan SOB (Seleksi

Order Barang)

Order

Pembelian

Membuat Order

Pembelian (OP)

Order

Pembelian

Mengecek Budget

Pembelian

Setuju Beli?

Order Pembelian

(OP) di ACC

Order Pembelian

(OP) di Pending

Ya

Tidak

Gambar 4.7 Prosedur Permintaan Pembelian Bahan Awal


Evaluasi untuk prosedur permintaan pembelian bahan, yaitu bagian

Gudang Bahan yang melakukan konfirmasi ke pembelian untuk bahan-bahan yang

harus dibeli. Bagian Gudang Bahan juga terkadang memesan bahan ke supplier

sendiri. Bagian Keuangan jika tidak menyetujui pembelian bahan karena masalah

keuangan, OP tersebut akan dipending. OP yang dipending nantinya akan

menghambat jalannya produksi barang karena bahan produksi tidak tersedia dan

menyebabkan pengiriman akan terlambat.

4.2. Perhitungan Critical Path Method pada Prosedur Awal Perusahaan

Prosedur awal dari penerimaan order sampai pengiriman order yang

terjadi di perusahaan masih belum teratur dan memenuhi standar kerja. Hal

tersebut dapat mengakibatkan keterlambatan pengiriman barang ke customer.

Perhitungan waktu penyelesaian dari prosedur penerimaan order sampai

pengiriman order dengan menggunakan Critical Path Method. Tabel 4.1

menunjukkan data keterangan alur yang berjalan dalam prosedur awal perusahaan.

Hasil perhitungan CPM dapat dilihat pada Gambar 4.8.

Tabel 4.1 Keterangan Alur Prosedur Awal Perusahaan

Kode Aktivitas Durasi

(menit)

Aktivitas

Pendahulu Prosedur

A1 Marketing menerima order dari

customer 15 -

Penerimaan

Order dan

Rencana

Produksi

A2 Marketing membuat job order atau job

service 15 A1

A3 Marketing memberikan job order atau

job service ke Admin Pemasaran 6192 A2

A4 Admin menyampaikan pesanan customer

ke PPIC 5 A3

A5 PPIC menerima pesanan customer dari

Admin Pemasaran 5 A4

A6 PPIC mengecek stock barang 15 A5

A7 Bagian PPIC menghitung jumlah yang

perlu untuk diproduksi 5 A6

A8 Bagian PPIC menghitung bahan baku

yang diperlukan 15 A7

A9 Bagian PPIC menanyakan ke Gudang

Bahan untuk ketersediaan bahan baku 5 A8

A10 Bagian Gudang Bahan mengecek bahan

baku yang diperlukan 30 A9


Tabel 4.1 Keterangan Alur Prosedur Awal Perusahaan (lanjutan)


(menit)

Aktivitas

Pendahulu Prosedur

A11 Bagian Gudang Bahan konfirmasi ke

PPIC 5 A10 Penerimaan

Order dan

Rencana

Produksi

A12 Bagian PPIC membuat SPP dan SPB 10 A11

A13 SPB diberikan ke Bagian Gudang Bahan 5 A12

A14 SPP diberikan ke Bagian Produksi 5 A12

B1 Gudang Bahan menerima SPB 10 A13

Permintaan dan

Pengeluaran

Bahan

B2 Gudang Bahan menyiapkan bahan 60 B1

B3 Gudang Bahan membuat BKGB (Bukti

Keluar Gudang Bahan) 10 B2

B4

Gudang Bahan mengeluarkan bahan ke

Produksi dan memberikan SPB dan

BKGB untuk diparaf

60 B3

B5 Produksi menerima bahan dari Gudang

Bahan dan paraf form SPB dan BKGB 10 B4

B6 Gudang Bahan memberikan BKGB dan

SPB ke PPIC 10 B5

B7 Paraf BKGB dan SPB oleh PPIC 5 B6

B8 BKGB dan SPB diberikan kepada bagian

Pembelian/Accounting 5 B7

C1 Produksi menerima Bahan dan Surat

Perintah Produksi (SPP) 10 A12, B4

Pengerjaan

Order

C2 Produksi mengerjakan order sampai

selesai 1545 C1

C3 Bagian QC melakukan pengecekan

barang jadi 30 C2

C4 Bagian QC melakukan proses perbaikan

jika kualitas barang belum bagus 90 C3

C5 Bagian QC mengecek kembali kualitas

barang sampai bagus 30 C4

C6 Bagian QC menyerahkan form Laporan

Proses Produksi ke PPIC 5 C5

C7 Bagian PPIC membuat rekapan laporan

PPIC 10 C6

D1 Bagian Admin meminta barang ke PPIC 10 A6

Pengiriman

Barang Jadi

D2 Bagian PPIC mencari barang yang

diminta 30 D1

D3 Bagian PPIC mengecek apakah barang

siap dikirim 5 D2

D4 Bagian PPIC konfirmasi ke Admin 5 D3

D5 Bagian Admin konfirmasi ke customer 30 D4

D6 Customer menerima informasi barang

akan dikirim 5 D5

D7 Customer mengecek apakah bisa dikirim 30 D6

D8 Customer konfirmasi ke bagian Admin

untuk dikirim 5 D7


Tabel 4.1 Keterangan Alur Prosedur Awal Perusahaan (lanjutan)


(menit)

Aktivitas

Pendahulu Prosedur

D9 Bagian Admin konfirmasi ke PPIC

untuk disiapkan 5 D8

Pengiriman

Barang Jadi

D10 Bagian Admin membuat kartu garansi

dan surat jalan pengiriman 10 D9

D11 Bagian PPIC konfirmasi ke packing

untuk disiapkan 5 D9

D12 Bagian Packing mempersiapkan

barang yang dikirim 60 D10, D11

D13 Bagian Expedisi menaikkan barang

untuk dikirim 30 D12

E1 Customer memberikan informasi

pembatalan pengiriman 10 D7

Pembatalan

Pengiriman

E2 Bagian Admin menerima informasi

pembatalan pengiriman 5 E1

E3

Bagian Admin mencari customer lain

atau pengiriman barang lain yang

searah

30 E2

E4 Bagian Admin memberikan informasi

pengganti customer ke PPIC 5 E3

E5

Bagian PPIC menerima informasi

penggantian customer atau pengiriman

barang lain

5 E4

E6 Bagian PPIC mencari informasi ke

Produksi untuk barang lain 5 E5

E7 Bagian Produksi menerima informasi

barang lain 5 E6

E8 Bagian Produksi mengecek apakah

barang tersedia 30 E7

E9 Bagian Produksi konfirmasi ke PPIC

untuk konfirmasi ke Admin 5 E8

E10 Bagian Admin membuat surat jalan

pengiriman dan kartu garansi 10 E9

E11 Bagian Packing mempersiapkan

barang yang akan dikirim 60 E10

E12 Bagian Expedisi menaikkan barang

untuk dikirim 30 E11

F1 Gudang Bahan mengecek bahan yang

perlu dibeli 240 A10

Permintaan

Pembelian

Bahan

F2 Gudang Bahan mengkonfirmasi ke

bagian Pembelian 5 F1

F3 Bagian Pembelian menerima informasi

bahan yang harus dibeli 5 F2

F4 Bagian Pembelian melakukan SOB

(Seleksi Order Barang) 10 F3

F5 Bagian Pembelian membuat Order

Pembelian 5 F4

F6 Order Pembelian diberikan ke bagian

Keuangan 3 F5

F7 Bagian Keuangan mengecek budget

pembelian untuk persetujuan 20 F6

F8 Order Pembelian di ACC atau

dipending 15 F7


E6 E7 E8 E9 E10 E11

6417 8037 5 6422 8042 5 6427 8047 30 6457 8077 5 6462 8082 10 6472 8092 60 6532 8152

5

E5 E12 30

6412 8032

5

E4

6407 8027

30

E3

6377 7997

5

E2

6372 7992

E1 10

D10 6382 8092 D13

10 D12

60

D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D11 30

6287 7907 5 6292 7912 5 6297 7917 30 6327 7947 5 6332 7952 30 6362 7982 5 6367 8077 5 6372 8082 5 6377 8092

30 6442 8152 8182 8182

D2

6257 7877 A14

10 5

D1

A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8 A9 A10 A11 A12 A13

0 0 15 15 15 15 30 30 6192 6222 6222 5 6227 6227 5 6232 6232 15 6247 6247 5 6252 6252 15 6267 6267 5 6272 6272 30 6302 6302 5 6307 6307 10 6317 6317 5 6322 6322

F1 B1

240 10

6542 8119 6332 6332

F2 B2

5 60

6547 8124 6392 6392

F3 B3

5 10

6552 8129 6402 6402

F4 B4

10 60

C1 B5 B6 B7 B8

6562 8139 6472 6472 10 6462 6462 10 6472 8162 10 6482 8172 5 6487 8177 5

F5 C2

5 1545

C3 C4 C5 C6 C7

6567 8144 8017 8017 30 8047 8047 90 8137 8137 30 8167 8167 5 8172 8172 10

F6

3

F7 F8

6570 8147 20 6590 8167 15

44

47

Fin

3

49

4645

48

55

54

53

52

51

50

43

4041

42

56

3130

37

38

39

34 363533

22

21

20

19

292827262524

8 9 10 11

7

0 1 2 4 5 6

18

16

17

15141312

32

23

Gambar 4.8 Critical Path Method Prosedur Awal Perusahaan

C1

10


Tabel 4.1 menunjukkan keterangan alur proses yang terjadi pada

prosedur penerimaan order sampai pengiriman order dengan terdapat waktu yang

dibutuhkan dan aktivitas pendahulunya. Gambar 4.8 menunjukkan total waktu

penyelesaian untuk prosedur penerimaan order sampai pengiriman order yaitu

8.182 menit. Hasil CPM tersebut menunjukkan bahwa jalur kritis untuk prosedur

penerimaan order sampai pengiriman order yaitu A1-A2-A3-A4-A5-A6-A7-A8-

A9-A10-A11-A12-C1-C2-C3-C4-C5-C6-C7. Jalur kritis lainnya yaitu A1-A2-A3-

A4-A5-A6-A7-A8-A9-A10-A11-A12-A13-B1-B2-B3-B4-C1-C2-C3-C4-C5-C6-

C7.

4.3. Perhitungan Kapasitas Produksi

Perhitungan kapasitas produksi memerlukan waktu baku untuk

pembuatan satu produk lemari besi. Produk yang diambil sebagai contoh yaitu

produk lemari besi tipe Patriot 2. Waktu baku untuk setiap proses pembuatan

produk lemari besi didapatkan dari perusahaan langsung. Waktu baku untuk setiap

proses dapat dilihat pada Tabel 4.2.

Tabel 4.2 Waktu Baku Setiap Proses

Proses Produksi Waktu Baku Waktu Baku

(Detik)

Sheet Metal 3 jam 10800

Rakit Bodi 2 jam 7200

Cor 8 jam 28800

Rakit Pintu 2.5 jam 9000

Cat Dasar 1 jam 3600

Pemasangan Laci 1.5 jam 5400

Cat Akhir 4 jam 14400

Stel Akhir 3 jam 10800

Packing 30 menit 1800

Inspeksi Akhir 15 menit 900

Waktu baku pada Tabel 4.2 didapatkan dari perusahaan secara langsung,

dan awalnya hanya berupa satuan jam, sehingga untuk memudahkan dijadikan

satuan detik. Waktu baku untuk proses yang terlama yaitu proses pengecoran,

karena harus menunggu hasil pengecoran tersebut kering, dan kemudian


dilanjutkan ke proses selanjutnya. Waktu baku untuk proses yang paling cepat

yaitu proses inspeksi akhir, karena proses tersebut hanya pengecekan akhir untuk

barang yang siap dikirim. Waktu baku untuk sebuah proses produksi dari awal

sampai akhir produk jadi membutuhkan data waktu dan jumlah operator setiap

proses sehingga waktu baku untuk sebuah produk dapat dihitung menggunakan

rumus. Perhitungan waktu baku dilakukan untuk 1 produk, jika pada sebuah

proses terdapat beberapa operator maka waktu baku harus dibagi terlebih dahulu

dengan jumlah operator. Waktu baku bertujuan untuk menentukan waktu baku

proses yang paling lama, yang digunakan untuk menghitung kapasitas produksi.

Hasil perhitungan waktu baku untuk sebuah produk dapat dilihat pada Tabel 4.3.

Tabel 4.3 Waktu Baku untuk 1 Produk

Proses Produksi Waktu Baku Jumlah Waktu Baku untuk 1 Produk

(detik) Operator (detik)

Sheet Metal 10800.00 4 2700.00

Rakit Bodi 7200.00 7 1028.57

Cor 28800.00 4 7200.00

Rakit Pintu 9000.00 5 1800.00

Cat Dasar 3600.00 5 720.00

Pemasangan Laci 5400.00 6 900.00

Cat Akhir 14400.00 8 1800.00

Stel Akhir 10800.00 6 1800.00

Packing 1800.00 2 900.00

Inspeksi Akhir 900.00 2 450.00

Perhitungan kapasitas produksi juga membutuhkan durasi kerja yang

terjadi di perusahaan. Produksi di perusahaan ini untuk hari Senin hingga Kamis

berlangsung selama 8 jam, dan untuk hari Jumat hanya berlangsung selama 7,5

jam. Total jam kerja selama 1 bulan, yaitu:

Total Jam Kerja = (8 jam x 4 + 7,5 jam) x 4 = 158 jam = 568.800 detik.

Periode dalam 1 bulan terdapat 4 minggu, sehingga didapatkan total jam kerja

selama 1 bulan sebesar 568.800 detik. Kapasitas produksi dapat dihitung dengan

menggunakan durasi kerja selama sebulan yaitu 568.800 detik. Total waktu baku

yang didapatkan dari Tabel 4.3 yaitu 19.298,57 detik. Waktu baku untuk proses

terlama adalah waktu pengecoran yaitu 7.200 detik. Perhitungan kapasitas


produksi awal dan kapasitas produksi selanjutnya dapat dilihat pada Tabel 4.4.

Kapasitas produksi awal menghasilkan 77 buah produk lemari besi tipe Patriot 2

dan kapasitas produksi selanjutnya dapat menghasilkan 79 buah produk lemari

besi tipe Patriot 2.

Tabel 4.4 Kapasitas Produksi Awal dan Selanjutnya

Kapasitas Produksi Awal Kapasitas Produksi Selanjutnya

77319,77

17200

57,298.19800.568

produksiKapasitas

produksiKapasitas

79

7200

800.568

produksiKapasitas

produksiKapasitas

4.4. Rancangan Sistem PPIC Usulan

Perencanaan produksi yang baik dalam suatu perusahaan membutuhkan

suatu sistem Production Planning and Inventory Control (PPIC) yang baik pula.

Perencanaan produksi dengan sistem PPIC yang berjalan secara baik, dapat

mengontrol setiap proses yang ada di perusahaan. Proses yang dapat dikontrol

dengan baik dapat membantu mengurangi keterlambatan dalam memenuhi order.

Rancangan sistem Production Planning and Inventory Control (PPIC) usulan

yang akan diberikan ke perusahaan akan dibahas pada subbab berikut.

4.4.1. Perencanaan Produksi Usulan

Rencana produksi yang terjadi di perusahaan yaitu perusahaan akan

memproduksi pesanan barang dari customer berdasarkan deadline pengiriman

yang terdekat. Pesanan barang yang harus didahulukan karena deadline

pengiriman yang sudah dekat dapat menghambat produksi pesanan barang yang

lain atau dapat dikatakan produksi pesanan barang lain dihentikan. Produksi

pesanan barang yang terhambat juga dapat menyebabkan pengiriman barang

terlambat. Hal tersebut kemudian dapat diusulkan beberapa langkah untuk

perencanaan produksi. Langkah-langkah untuk melakukan perencanaan produksi

dapat dilihat pada Gambar 4.9.


START

END

Menerima Job Order

atau PO dari Marketing

Mengurutkan Order

berdasarkan Deadline

Tanggal Pengiriman Terdekat

Mengecek Kapasitas

Produksi

Tersedia?

Mengubah Urutan Order

Berdasarkan Ketersediaan

Bahan Baku

Tidak

Ya

Mengecek Ketersediaan

Bahan Baku dari Order yang

akan Dikerjakan

Cukup?

Mengerjakan Order sesuai

Urutan yang Ditentukan

Ya

Tidak Mengubah Urutan Order

Berdasarkan Kapasitas

Gambar 4.9 Langkah-Langkah untuk Perencanaan Produksi

Gambar 4.9 menunjukkan langkah-langkah dalam melakukan

perencanaan produksi. Perencanaan produksi dilakukan oleh bagian PPIC dengan

langkah awal yaitu menerima job order atau PO yang tepat waktu. Job order yang

sudah diterima tepat waktu selanjutnya dilakukan pengurutan order berdasarkan

deadline tanggal pengiriman terdekat. Ketersediaan bahan baku dari order yang

akan dikerjakan selanjutnya dicek kembali, jika tersedia dilakukan pengecekan

kapasitas produksi. Bahan baku yang tidak tersedia akan dilanjutkan dengan

mengubah urutan order berdasarkan ketersediaan bahan baku. Kapasitas produksi

yang sudah cukup akan langsung mengerjakan order sesuai urutan yang

ditentukan. Kapasitas yang tidak cukup akan diubah urutan order berdasarkan

kapasitas. Hasil urutan pengerjaan order yang sudah ditentukan nantinya akan


ditulis lengkap dalam SPP yang dibuat oleh bagian PPIC dan diberikan ke bagian

Produksi. Penerimaan job order atau PO dari bagian Marketing harus tepat waktu

dan dalam form job order atau PO tersebut terdapat jelas tanggal deadline barang

akan dikirim. Form job order atau PO yang menjadi usulan untuk perusahaan

dapat dilihat pada Lampiran 2. Form job order atau PO awal yang ada di

perusahaan dapat dilihat pada Gambar 4.10. Tanggal deadline pengiriman barang

yang jelas akan membantu dalam perencanaan produksi dan dapat memperlancar

jalannya produksi.

Gambar 4.10 Form Job Order Awal di Perusahaan

4.4.2. Pengendalian Persediaan Bahan Baku Usulan

PT. Mustikarama Citraperdana menerapkan sistem pemesanan job order

sehingga tidak mempunyai stok barang jadi, maka pengendalian persediaan

dilakukan untuk persediaan bahan bakunya. Pengendalian persediaan bahan baku

dapat diusulkan dengan cara melakukan forecasting (peramalan) untuk periode ke


depannya. Bahan baku yang diramalkan adalah bahan baku yang digunakan dalam

memproduksi setiap produk lemari besi yang ada di perusahaan. Bahan baku yang

sering digunakan tersebut diramalkan karena bahan baku tersebut dibutuhkan oleh

semua produk yang diproduksi di perusahaan. Bahan baku tersebut dipakai oleh

produk lemari besi tipe Patriot 1 sampai 9, Salvador 1 sampai 9, Arsip 4 laci,

Document Safe 5 Lajur sampai 10 Lajur, dan Fireproof 2 laci sampai 4 laci.

Bahan baku yang sering digunakan, antara lain besi plat putih 0,8, batu gerinda 5

inci dan 4 inci, kuas 3 inci, semen, obat cor, epoxy, thinner nd super, cup brush,

amplas scotbrite, amplas halus, amplas bulat, kertas lem, dempul, pu. ac light

grey, thinner pu sari setia, baut jf m 4x15, ring plat 5 dan 8, amplop plastik,

amplop aristocrat, stiker call service, stiker qc, dan stiker logo kombinasi. Data

kebutuhan bahan baku untuk setiap produk lemari besi yang ada di perusahaan

didapatkan langsung dari perusahaan dan dapat dilihat pada Lampiran 3. Data

kebutuhan bahan baku tersebut untuk memperjelasnya ditampilkan pada susunan

bill of material dari produk lemari besi pada Lampiran 4. Peramalan dilakukan

untuk semua bahan baku yang sering digunakan, salah satu contoh bahan baku

yang sering digunakan yaitu besi plat putih 0,8. Data aktual permintaan untuk

bahan baku besi plat putih 0,8 dapat dilihat pada Tabel 4.5.

Tabel 4.5 Data Aktual Bahan Baku Besi Plat Putih 0,8

1 Januari'14 140.5

2 Februari'14 123.75

3 Maret’14 209.5

4 April’14 196

5 Mei’14 157.75

6 Juni'14 218.25

7 Juli'14 163

8 Agustus'14 146.5

9 September'14 198.75

10 Oktober'14 235.25

11 November'14 220

12 Desember'14 221.5

13 Januari'15 143.25

14 Februari'15 161

15 Maret'15 208.5

16 April'15 191.25

Periode Periode Nilai Aktual


Data aktual untuk bahan baku lainnya yang sering digunakan dapat dilihat pada

Lampiran 5. Data aktual pada Tabel 4.5 didapatkan dari perhitungan total

permintaan setiap jenis produk dikalikan dengan kebutuhan bahan baku jenis

produk tersebut. Data aktual yang didapatkan dari perusahaan hanya periode

Januari 2014 sampai April 2015. Data aktual tersebut nantinya akan dilakukan

forecasting untuk mengetahui kebutuhan bahan baku periode ke depannya.

Peramalan atau forecasting dilakukan pada periode Mei 2015 hingga Juli 2015.

Forecasting yang dilakukan oleh PT. Mustikarama Citraperdana sebaiknya

dilakukan setiap periode dan menginputkan data demand yang ter-update di akhir

periode sehingga hasil forecasting tidak terlalu menyimpang jauh. Forecasting

tersebut dilakukan bertahap setiap periode karena perubahan yang selalu muncul

pada demand. Peramalan pertama dilakukan pada Januari 2014 hingga April 2015

untuk mengetahui metode peramalan mana yang paling baik.

Peramalan data aktual bahan baku besi plat putih 0,8 untuk bulan Januari

2014 hingga April 2015 dilakukan dengan semua metode. Metode tersebut antara

lain simple moving average, single exponential smoothing, double exponential

smoothing, weigthed moving average, trend line, dan winter. Hasil perhitungan

nilai MAD untuk semua metode pada bahan baku besi plat putih 0,8 dapat dilihat

pada Tabel 4.6. Hasil pengujian forecasting bahan baku besi plat putih 0,8 yang

dibahas pada laporan ini hanya metode winter, karena hasil pengujian dengan

metode winter memiliki nilai MAD (error) terkecil sebesar 8,91. Peramalan untuk

semua bahan baku yang sering digunakan juga menggunakan semua metode yang

sama dengan peramalan bahan baku besi plat putih 0,8. Hasil perhitungan nilai

MAD untuk semua metode pada semua bahan baku yang sering digunakan dapat

dilihat pada Lampiran 6. Forecasting untuk semua bahan baku yang sering

digunakan akan menggunakan metode winter, karena hasil pengujian dengan

metode winter memiliki nilai MAD (error) terkecil.


Tabel 4.6 Hasil Perhitungan MAD untuk Bahan Baku Besi Plat Putih 0,8

0.2 171.10

0.3 292.89

0.4 420.47

0.5 548.23

0.6 678.06

0.7 810.70

0.2 45.92

0.4 45.86

0.6 44.47

0.8 44.83

0.2 37.49

0.4 37.46

0.6 39.70

0.8 41.55

0.2 36.84

0.4 38.36

0.6 40.45

0.8 42.41

0.2 36.49

0.4 38.06

0.6 39.66

0.8 41.15

0.2 36.49

0.4 36.94

0.6 38.23

0.8 39.26

0.2 34.97

0.4 35.43

0.6 36.23

0.8 36.92

3 33.58

4 34.31

5 33.37

6 26.80

7 30.74

3 32.48

4 33.50

5 34.14

6 31.14

7 31.37

29.47

8.91

β

α (alfa) = 0.2

β

β

β

β

WMA

(Weighted

Moving

Average )

n

β

α (alfa) = 0.5

α (alfa) = 0.4

α (alfa) = 0.3

α (alfa) = 0.7

α (alfa) = 0.6

n

Metode

Winter

Trend Line

α (alfa)α (alfa)

SES (Single

Exponential

Smoothing )

DES (Double

Exponential

Smoothing )

MA (Moving

Average )


Hasil forecasting dan nilai aktual dari bahan baku besi plat putih 0,8 ditampilkan

dalam bentuk grafik untuk lebih jelasnya. Gambar 4.11 menunjukkan grafik

perbedaan antara aktual dan forecasting dari bahan baku besi plat putih 0,8.

Perbedaan antara kedua data tersebut tidak selalu tetap dimana pada beberapa

periode perbedaannya dekat sedangkan pada periode lain perbedaannya jauh.

Hasil forecasting dan nilai aktual bahan baku lainnya juga tidak terlalu jauh

perbedaannya.

Gambar 4.11 Grafik Perbedaan Aktual dan Forecasting Bahan Baku Besi Plat

Putih 0,8

Grafik perbedaan aktual dan forecasting bahan baku besi plat putih 0,8

menunjukkan bahwa nilai aktual dan hasil forecasting untuk periode Januari 2014

sampai April 2015 tidak terlalu jauh perbedaannya dan masih mendekati

aktualnya. Forecasting selanjutnya dilakukan untuk beberapa periode ke depan,

tepatnya 3 periode ke depan, yaitu Mei 2015 hingga Juli 2015. Forecasting untuk

periode ke depan diperlukan nilai aktual sehingga hasil yang ada bisa menjadi

pertimbangan. Nilai aktual untuk periode Mei 2015 hingga Juli 2015 tidak bisa

didapatkan karena waktu dari penelitian yang tidak mencukupi untuk menunggu

aktual permintaan di periode tersebut. Periode Mei 2015 hingga Juli 2015 untuk

sementara dapat diasumsikan menggunakan nilai forecasting dan kedepannya


perusahaan diharapkan dapat melanjutkan forecasting yang sudah dirancang ini.

Forecasting ini bertujuan untuk memperkirakan kebutuhan bahan baku yang akan

terjadi nantinya. Tabel 4.7 menunjukkan nilai aktual dan hasil forecasting untuk

bahan baku besi plat putih 0,8 yang akan dibutuhkan pada periode Mei 2015

hingga Juli 2015.

Tabel 4.7 Nilai Forecasting Periode ke Depan Besi Plat Putih 0,8

Periode Periode Nilai Forecasting

17 Mei'15 171.0837041

18 Juni'15 239.4024258

19 Juli'15 180.8179195

Tabel 4.7 menunjukkan bahwa nilai aktual untuk 3 periode ke depan

belum dapat diketahui, tetapi dapat dilakukan peramalan terlebih dahulu. Hasil

peramalan tersebut berarti untuk periode Mei 2015 kebutuhan bahan baku besi

plat putih 0,8 sebanyak 171 buah, Juni 2015 sebanyak 239 buah, dan Juli 2015

sebanyak 181 buah. Peramalan akan dilakukan untuk semua bahan baku yang

sering digunakan, dimana hasil forecasting untuk semua bahan baku tersebut

dapat dilihat pada Lampiran 7. Seluruh hasil peramalan semua bahan baku akan

digunakan sebagai kebutuhan bahan baku pada periode-periode tersebut.

Kebutuhan bahan baku yang diramalkan akan membantu jalannya perencanaan

produksi karena dengan peramalan persediaan bahan baku dapat dikontrol. Hal

tersebut akan berdampak pada proses produksi yang lancar karena bahan baku

tersedia, sehingga dapat mengirim barang sesuai dengan jadwal yang ditentukan.

Hasil forecasting tersebut akan digunakan untuk mencari jumlah

pembelian yang paling ekonomis (Economic Order Quantity) dan kapan akan

dilakukan pemesanan kembali (Re-Order Point). Hasil perhitungan EOQ dan

ROP dapat dilihat pada Tabel 4.8. Data-data yang dibutuhkan untuk

menghitungan nilai EOQ adalah rata-rata kebutuhan bahan baku selama satu

periode, ordering cost dan holding cost. Ordering cost didapatkan dari biaya

pemesanan bahan baku untuk sekali kirim. Holding cost diasumsikan dengan

permisalan jika saja uang perusahaan tidak digunakan untuk membeli bahan baku


tetapi digunakan untuk dideposito di bank. Deposito misalkan 6% selama satu

tahun dibagi 52 minggu lalu dikalikan harga bahan baku per unit maka didapatkan

nilai holding cost. Nilai EOQ yang sudah didapatkan dijadikan standar untuk

memesan bahan baku sesuai kuantitas yang telah ditetapkan.

Tabel 4.8 Hasil Perhitungan EOQ dan ROP

No. Bahan Baku SatuanEOQ

(unit)ROP (unit)

1 BESI PLAT PUTIH 0,8 X 4' X 8' LBR 827 591

2 BATU GERINDA 5" PC 813 382

3 BATU GERINDA 4" PC 575 382

4 KUAS 3" PC 445 191

5 SEMEN KG 4244 6495

6 OBAT COR LTR 220 117

7 EPOXY LTR 433 217

8 THINNER ND SUPER LTR 2606 1960

9 CUP BRUSH PC 257 191

10 AMPLAS SCOTBRITE LBR 315 191

11 AMPLAS BULAT LBR 4989 718

12 AMPLAS HALUS LBR 874 220

13 KERTAS LEM ROLL 876 692

14 DEMPUL KG 615 454

15 PU.AC LIGHT GREY LTR 561 363

16 THINNER PU SARI SETIA LTR 1528 898

17 BAUT JF M 4 X 15 PCS 7233 4024

18 RING PLAT 5 PCS 13330 8201

19 RING PLAT 8 PCS 14752 10045

20 AMPLOP PLASTIK PC 1819 954

21 AMPLOP ARISTOKRAT PC 1286 954

22 STIKER CS PC 1286 954

23 STIKER QC PC 1286 954

24 STIKER LK PC 2572 954

Nilai EOQ yang didapatkan pada Tabel 4.8 menunjukkan standar untuk

memesan bahan baku sesuai kuantitas yang telah ditetapkan. Perhitungan EOQ

bahan baku besi plat putih 0,8, didapatkan dari rumus:

827423.23

197000.600.402

EOQ

dimana 40.600.000 adalah ordering cost, 197 adalah permintaan rata-rata bahan

baku 3 bulan. EOQ besi plat putih 0,8 sebesar 827 unit berarti jumlah pemesanan

paling ekonomis yaitu 827 lembar, dan lain sebagainya. Nilai ROP didapatkan


dari rata-rata permintaan selama 3 bulan dikalikan dengan lead time dari setiap

jenis bahan baku tersebut. Nilai ROP pada Tabel 4.8 didapatkan untuk bahan baku

besi plat putih 0,8 sebesar 591, yang berarti akan dilakukan pemesanan kembali

ketika sisa stok 591 lembar. Hasil perhitungan EOQ dan ROP dapat dilihat lebih

jelasnya pada Lampiran 8.

Pengendalian persediaan periode ke depan untuk bahan baku lain yang

tidak digunakan semua produk dilakukan dengan menggunakan asumsi data

aktual permintaan yang tertinggi ditambah dengan data yang terendah, kemudian

dirata-rata. Data tersebut diambil antara periode Januari 2014 sampai April 2015.

Bahan baku lain yang tidak tidak digunakan semua produk dapat dilihat pada

Tabel 4.9 beserta lead time pemesanan bahan baku tersebut yang didapatkan dari

perusahaan. Bahan baku lain yang tidak digunakan semua produk tersebut

sebanyak 31 jenis, dimana terdapat bahan baku yang dapat langsung dibeli saat itu

juga sehingga lead time pemesanan kurang dari 1 hari. Bahan baku tersebut

seperti kawat las, bos kunci, bos kombinasi, dan lain sebagainya.

Pengendalian persediaan periode ke depan untuk bahan baku lain yang

tidak digunakan semua produk tersebut hanya menggunakan jenis bahan baku

yang terdapat lead time pemesanan yang cukup lama. Jenis bahan baku tersebut

seperti besi plat hitam, engsel 11, dan sebagainya. Hasil rata-rata permintaan

tertinggi dan terendah dari setiap jenis bahan baku tersebut nantinya akan menjadi

forecast untuk satu periode ke depan yaitu Mei 2015. Peramalan persediaan

beberapa jenis bahan baku lain yang tidak semua digunakan semua produk untuk

periode Mei 2105 dapat dilihat pada Tabel 4.10. Jenis bahan baku yang digunakan

untuk mengetahui peramalan persediaan periode Mei 2015 sebanyak 17 jenis.


Tabel 4.9 Bahan Baku Lain dan Lead Time Pemesanan

No. Bahan Baku Lain Lead Time (Hari)

1 BESI PLAT HITAM 2 X 4' X 8' 3

2 BESI PLAT HITAM 3,0 X 4' X 8' 3



5 KAWAT LAS 2,5 < 1

6 KAKI PAL 16 X 35 5

7 KAKI PAL 16 X 45 5

8 ENGSEL 11 3

9 BAJA PL 5

10 BOS KUNCI 37 < 1

11 BOS KREK 37 < 1

12 BOS KOMBINASI < 1

13 AS SENTRIS 11 3

14 BAUT JP M 5 X 20 < 1

15 BAUT L M 8 X 20 < 1

16 BAUT LRST 5/16 X 3/8 < 1

17 MUR 10 PUTIH < 1

18 RING PER 8 < 1

19 BAUT (SEPEDA) 3/16 X 1/2 < 1

20 MUR 8 < 1

21 RING PER 5 < 1

22 NOKEN 28 2

23 KREK SEGITIGA PC KECIL 4

24 DOP 5O POWDER COATING 3

25 KUNCI LACI HUBEN < 1

26 KUNCI BLOK KECIL IDM 3

27 KUNCI BLOK KECIL ALFA 3

28 FACE PANEL PATRIOT STAR 3

29 HANDLE LACI 5

30 TUTUP NOKEN 7

31 DYNABOLT 50 X 50 < 1

Tabel 4.10 Hasil Peramalan Persediaan Bahan Baku Lain

1 BESI PLAT HITAM 2 X 4' X 8' LBR 134

2 BESI PLAT HITAM 3,0 X 4' X 8' LBR 18



5 KAKI PAL 16 X 35 PC 101

6 KAKI PAL 16 X 45 PC 201

7 ENGSEL 11 SET 101

8 BAJA PL PC 107

9 AS SENTRIS 11 PC 108

10 NOKEN 28 PC 540

11 KREK SEGITIGA PC KECIL PC 98

12 DOP 5O POWDER COATING SET 177

13 KUNCI BLOK KECIL IDM SET 101

14 KUNCI BLOK KECIL ALFA SET 90

15 FACE PANEL PATRIOT STAR PC 101

16 HANDLE LACI PC 110

17 TUTUP NOKEN PCS 564

No. Bahan Baku Satuan Periode Mei'15


Hasil peramalan persediaan bahan baku lain yang tidak digunakan semua

produk pada Tabel 4.10 tersebut didapatkan besi plat hitam 2 untuk periode ke

depannya membutuhkan 134 set, besi plat hitam 3 sebesar 8 lembar, dan lain

sebagainya. Hasil peramalan tersebut akan digunakan untuk mencari Economic

Order Quantity dan Re-Order Point. Data-data yang dibutuhkan untuk

menghitungan nilai EOQ adalah rata-rata kebutuhan bahan baku selama satu

periode, ordering cost dan holding cost. Ordering cost didapatkan dari biaya

pemesanan bahan baku untuk sekali kirim. Holding cost diasumsikan dengan

permisalan jika saja uang perusahaan tidak digunakan untuk membeli bahan baku

tetapi digunakan untuk dideposito di bank. Deposito misalkan 6% selama satu

tahun dibagi 52 minggu lalu dikalikan harga bahan baku per unit maka didapatkan

nilai holding cost. Hasil perhitungan EOQ dan ROP untuk bahan baku lain yang

tidak digunakan semua produk dapat dilihat pada Tabel 4.11.

Tabel 4.11 Hasil Perhitungan EOQ dan ROP Bahan Baku Lain

No. Bahan Baku SatuanEOQ

(unit)

ROP (Mei'15)

(unit)

1 BESI PLAT HITAM 2 X 4' X 8' LBR 590 20

2 BESI PLAT HITAM 3,0 X 4' X 8' LBR 177 3



5 KAKI PAL 16 X 35 PC 675 25

6 KAKI PAL 16 X 45 PC 1320 50

7 ENGSEL 11 SET 418 15

8 BAJA PL PC 817 27

9 AS SENTRIS 11 PC 433 16

10 NOKEN 28 PC 1185 54

11 KREK SEGITIGA PC KECIL PC 561 20

12 DOP 5O POWDER COATING SET 959 27

13 KUNCI BLOK KECIL IDM SET 296 15

14 KUNCI BLOK KECIL ALFA SET 306 14

15 FACE PANEL PATRIOT STAR PC 783 15

16 HANDLE LACI PC 618 28

17 TUTUP NOKEN PCS 4422 197

Nilai EOQ yang didapatkan pada Tabel 4.11 menunjukkan standar untuk

memesan bahan baku sesuai kuantitas yang telah ditetapkan. Perhitungan EOQ

bahan baku besi plat hitam 2, didapatkan dari rumus:


590038.34

134000.250.442

EOQ

dimana 44.250.000 adalah ordering cost, 134 adalah permintaan bahan baku bulan

Mei 2015. EOQ bahan baku besi plat hitam 2 sebesar 590 yang berarti sekali

pesan 590 lembar, besi plat hitam 3 sebesar 177 lembar, dan lain sebagainya. Nilai

ROP didapatkan dari permintaan per hari dikalikan dengan lead time dari setiap

jenis bahan baku tersebut. Nilai ROP yang didapatkan pada Tabel 4.11 berarti besi

plat hitam 2 akan dipesan kembali ketika sisa stok 20 lembar, besi plat hitam 3

sisa 3 lembar, dan lain sebagainya. Hasil perhitungan EOQ dan ROP untuk bahan

baku lain dapat dilihat lebih jelasnya pada Lampiran 9.

4.4.3. Usulan Perbaikan Prosedur

PT. Mustikarama Citraperdana memiliki prosedur operasional kerja yaitu

prosedur penerimaan order sampai pada pengiriman order. Prosedur penerimaan

order sampai pada pengiriman order terdiri dari beberapa prosedur didalamnya.

Prosedur-prosedur yang terkait dengan penerimaan order sampai pada pengiriman

order tersebut masih ada yang belum memenuhi standar kerja di dunia industri.

Ada beberapa usulan perbaikan untuk prosedur-prosedur yang belum sesuai

dengan standar kerja di perusahaan ini. Usulan perbaikan untuk prosedur-prosedur

yang ada akan dibahas pada subbab berikut dan nantinya akan diberikan kepada

perusahaan untuk dijalankan dengan baik.

4.4.3.1. Usulan Perbaikan Prosedur Penerimaan Order dan Rencana

Produksi

Prosedur penerimaan order dan rencana produksi awal yang terdapat

pada perusahaan ini, yaitu bagian Sales Executive atau Creative Marketing tidak

mempunyai data stock barang jadi yang ada. Bagian PPIC harus mengecek

kembali stock barang jadi yang ada, sehingga hal tersebut memakan waktu.

Bagian Marketing yang tidak mengetahui stock barang jadi yang ada, akan terus

menerima pesanan customer. Pesanan customer yang terlalu banyak melebihi

kapasitas produksi dapat menghambat jalannya produksi dan banyak pengiriman

yang terlambat sampai ke customer.


Usulan dalam prosedur penerimaan order dan rencana produksi, bagian

Marketing seharusnya mempunyai data stock barang jadi yang ada agar

memudahkan dalam penerimaan order. Usulan perbaikan untuk prosedur

penerimaan order dan rencana produksi yaitu berawal dari bagian Sales Executive

atau Creative Marketing menerima order dari customer. Bagian Marketing

kemudian mengecek apakah barang jadi masih ada stock, jika ada akan langsung

dilanjutkan pada prosedur pengiriman barang jadi. Bagian Marketing akan

melakukan negosiasi untuk produksi baru dengan customer jika barang jadi tidak

terdapat stock. Customer yang setuju untuk produksi baru, bagian Marketing akan

membuat job order yang nantinya diberikan ke bagian Admin dan disampaikan ke

bagian PPIC. Customer yang tidak setuju untuk produksi baru, bagian Marketing

akan menolak order tersebut. Bagian PPIC setelah menerima pesanan customer

akan melakukan perencanaan produksi dengan langkah-langkah yang sudah

diusulkan sebelumnya. Bagian PPIC selanjutnya membuat SPP dan SPB yang

nantinya SPB akan diberikan ke bagian Gudang Bahan untuk prosedur permintaan

dan pengeluaran bahan. SPP akan diberikan ke bagian Produksi untuk prosedur

pengerjaan order. Usulan prosedur penerimaan order dan rencana produksi untuk

lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.12.


Prosedur Penerimaan Order dan Rencana Produksi (Usulan)

PRODUKSIGUDANG BAHANPPICADMIN PEMASARANSALES EXECUTIVE-CREATIVE MARKETING

Menyampaikan

Pesanan Customer ke

PPIC


Pengeluaran Bahan

Menerima Order dari

Customer

Prosedur Pengiriman

Barang Jadi

Membuat Surat Perintah

Produksi (SPP) dan Surat

Permintaan Bahan (SPB)

Prosedur Pengerjaan

Order

Membuat Job Order

Customer atau Job

Order Service

Job OrderMenerima Pesanan

Customer dari Admin

PemasaranSPB

Job Order

Melakukan

Perencanaan Produksi

START

Apakah Barang

Jadi Masih Ada

Stock?

Melakukan Negosiasi

dengan Customer

untuk Produksi Baru

Customer

Setuju?

Menolak Order

Job Order

Service

Ya

Tidak

Ya

Tidak

Job Order

Service

SPP SPB

SPP

END

Gambar 4.12 Prosedur Penerimaan Order dan Rencana Produksi Usulan


4.4.3.2. Usulan Perbaikan Prosedur Permintaan Pembelian Bahan

Prosedur permintaan pembelian bahan merupakan prosedur yang

bertujuan untuk meminta pembelian bahan ke supplier. Prosedur permintaan

pembelian bahan yang terjadi di perusahaan ini tidak dibahas terlalu detail karena

masih privasi dari perusahaan. Prosedur awal untuk permintaan pembelian bahan

yang melakukan konfirmasi ke bagian Pembelian adalah bagian Gudang Bahan.

Bagian Gudang Bahan seharusnya hanya serah terima barang saja, tidak

melakukan konfirmasi pembelian bahan ke bagian Pembelian dan membeli bahan

secara langsung ke supplier. Usulan perbaikan untuk prosedur permintaan

pembelian bahan, yaitu bagian PPIC yang akan mengecek stock bahan dan

konfirmasi ke bagian Pembelian. Hal tersebut karena bagian PPIC (Production

Planning Inventory Control) berfungsi untuk mengedalikan, merencanakan, dan

menjadwalkan kegiatan dalam sistem produksi dari mulai tahapan bahan mentah

yang kemudian di proses sampai output yang dihasilkan.

Usulan perbaikan prosedur dimulai dari laporan stock bahan yang dicek

oleh bagian PPIC dengan mengikuti ROP untuk mengetahui bahan yang perlu

dibeli. Bagian PPIC selanjutnya akan konfirmasi ke bagian Pembelian mengenai

bahan yang akan dibeli. Bagian Pembelian akan melakukan Seleksi Order Barang

(SOB), dimana SOB ini berupa seleksi harga dan mutu antar supplier. Bagian

Pembelian selanjutnya membuat Order Pembelian (OP) yang nantinya akan

diberikan ke bagian Keuangan untuk mengecek budget pembelian, jika setuju

untuk membeli bahan OP tersebut akan di ACC, jika tidak OP di pending.

Prosedur permintaan pembelian bahan usulan dapat dilihat pada Gambar 4.13.

Bagian PPIC (Production Planning Inventory Control) berfungsi untuk

mengedalikan, merencanakan, dan menjadwalkan kegiatan dalam sistem produksi

dari mulai tahapan bahan mentah yang kemudian di proses sampai output yang

dihasilkan.


Prosedur Permintaan Pembelian Bahan (Usulan)

KEUANGANPEMBELIAN/ACCOUNTINGPPIC

END

Melakukan SOB (Seleksi

Order Barang)

Ya

Mengkonfirmasi

ke Pembelian

Setuju Beli?

Laporan Stock

Bahan

Order Pembelian

(OP) di ACC

Mengecek Bahan

yang Perlu Dibeli

(Mengikuti ROP)

Menerima Konfirmasi

Bahan yang Harus Dibeli

Order

Pembelian

Membuat Order

Pembelian (OP)

STARTOrder

Pembelian

Order Pembelian

(OP) di Pending

Tidak

Mengecek Budget

Pembelian

Gambar 4.13 Prosedur Permintaan Pembelian Bahan Usulan


4.4.3.3. Usulan Prosedur Pengiriman Barang Jadi

Prosedur pengiriman barang jadi merupakan prosedur pengiriman barang

ke customer. Prosedur pengiriman awal bagian Admin Pemasaran meminta

pesanan barang ke bagian PPIC terlebih dahulu, jika barang tersedia bagian

Admin nantinya baru konfirmasi ke customer. Bagian Admin Pemasaran tidak

melakukan konfirmasi terlebih dahulu ke customer, tetapi meminta barang dahulu

ke bagian PPIC. Hal tersebut dapat menyebabkan barang yang diminta sudah siap

tetapi tidak jadi dikirim karena customer belum menyiapkan tempat. Usulan

perbaikan untuk prosedur pengiriman barang jadi, yaitu bagian Admin Pemasaran

akan konfirmasi terlebih dahulu ke customer untuk menanyakan barang dapat

dikirim.

Usulan perbaikan prosedur dimulai dari bagian Admin Pemasaran

konfirmasi ke customer terlebih dahulu. untuk menanyakan apakah barang dapat

dikirim dan tempat tersedia. Konfirmasi ke customer berupa pertanyaan apakah

barang pesanan dari customer tersebut bisa dikirim dan tempat tersedia, jika bisa

dikirim Admin Pemasaran akan meminta ke PPIC. Bagian PPIC akan mencari

barang yang diminta, jika siap untuk dikirim bagian PPIC akan konfirmasi ke

packing untuk disiapkan. Barang yang diminta jika belum siap, bagian PPIC akan

konfirmasi ke bagian Admin Pemasaran untuk dilanjutkan ke prosedur

pembatalan pengiriman. Bagian PPIC setelah konfirmasi ke packing, akan

konfirmasi ke bagian Admin Pemasaran untuk dibuatkan kartu garansi dan surat

jalan pengiriman. Kartu garansi nantinya akan diberikan ke packing untuk

disiapkan dengan barang yang akan dikirim. Surat jalan akan diberikan ke bagian

Expedisi (Pengiriman) bersamaan dengan menaikkan barang untuk dikirim.

Prosedur pengiriman barang jadi usulan dapat dilihat lebih jelas pada Gambar

4.14. Usulan perbaikan prosedur untuk pengiriman barang jadi memiliki proses

yang lebih sedikit dibandingkan dengan prosedur awal yang ada di perusahaan,

karena bagian Admin sudah melakukan konfirmasi terlebih dahulu ke customer

dan memastikan barang sudah dapat dikirim.


Prosedur Pengiriman Barang Jadi (Usulan)

EXPEDISIPACKINGPPICADMIN PEMASARANCUSTOMER

Mengkonfirmasi ke

Admin Pemasaran

Meminta Barang

ke PPIC

Ya

Mengkonfirmasi ke

Admin Pemasaran

Mencari Barang

yang DimintaMengkonfirmasi ke

Customer

Menaikkan Barang

untuk Dikirim

Membuat Kartu

Garansi dan Surat Jalan

Pengiriman

Ya

Tidak

Menerima Informasi

Barang akan Dikirim

Apakah Bisa

Dikirim?

Mengkonfirmasi ke

Packing untuk Disiapkan

Tidak

Kartu Garansi Surat Jalan

Apakah Siap

untuk Dikirim?

END

Mempersiapkan

Barang yang Dikirim

Prosedur Pembatalan

Pengiriman BarangProsedur Pembatalan

Pengiriman Barang

START

Gambar 4.14 Prosedur Pengiriman Barang Jadi Usulan


Hasil usulan beberapa prosedur yang ada kemudian akan dibuat dalam

bentuk tabel untuk memperjelas alur aktivitas dalam prosedur yang mengalami

perbaikan. Prosedur awal perusahaan terdapat 62 aktivitas yang dihitung

waktunya dengan bantuan metode CPM pada analisa sebelumnya. Prosedur awal

perusahaan ada yang tidak perlu diberikan usulan perbaikan, seperti prosedur

pengerjaan order, permintaan dan pengeluaran bahan, dan pembatalan

pengiriman. Total aktivitas dalam alur prosedur awal yang sudah baik dan

prosedur hasil usulan perbaikan sebanyak 58 aktivitas. Hasil usulan perbaikan

prosedur tersebut berarti menunjukkan adanya aktivitas yang berkurang awalnya

62 menjadi 58 aktivitas. Waktu yang didapatkan dengan adanya usulan perbaikan

prosedur tersebut juga mengalami pengurangan sehingga waktu untuk penerimaan

order sampai pengiriman order lebih baik dari sebelumnya. Hasil usulan

perbaikan aktivitas untuk beberapa prosedur dapat dilihat pada Tabel 4.12.

Tabel 4.12 Hasil Usulan Perbaikan Aktivitas dalam Prosedur-prosedur


(menit) Prosedur

A1 Marketing menerima order dari customer 15

Penerimaan

Order dan

Rencana

Produksi

A15 Marketing mengecek stok barang jadi 15

A16 Marketing melakukan negosiasi dengan

customer untuk produksi baru 10

A17 Marketing menolak order 3

A2 Marketing membuat job order atau job service 15

A3 Marketing memberikan job order atau job service

ke Admin Pemasaran 6192

A4 Admin menyampaikan pesanan customer ke

PPIC 5

A5 PPIC menerima pesanan customer dari Admin

Pemasaran 5

A18 PPIC melakukan perencanaan produksi 10

A12 Bagian PPIC membuat SPP dan SPB 10

A13 SPB diberikan ke Bagian Gudang Bahan 5

A14 SPP diberikan ke Bagian Produksi 5

B1 Gudang Bahan menerima SPB 10

Permintaan

dan

Pengeluaran

Bahan

B2 Gudang Bahan menyiapkan bahan 60

B3 Gudang Bahan membuat BKGB (Bukti Keluar

Gudang Bahan) 10

B4 Gudang Bahan mengeluarkan bahan ke Produksi

dan memberikan SPB dan BKGB untuk diparaf 60


Tabel 4.12 Hasil Usulan Perbaikan Aktivitas dalam Prosedur-prosedur (lanjutan)


(menit) Prosedur

B5 Produksi menerima bahan dari Gudang Bahan

dan paraf form SPB dan BKGB 10

Permintaan

dan

Pengeluaran

Bahan

B6 Gudang Bahan memberikan BKGB dan SPB ke

PPIC 10

B7 Paraf BKGB dan SPB oleh PPIC 5

B8 BKGB dan SPB diberikan kepada bagian

Pembelian/Accounting 5

C1 Produksi menerima Bahan dan Surat Perintah

Produksi (SPP) 10

Pengerjaan

Order

C2 Produksi mengerjakan order sampai selesai 1545

C3 Bagian QC melakukan pengecekan barang jadi 30

C4 Bagian QC melakukan proses perbaikan jika

kualitas barang belum bagus 90

C5 Bagian QC mengecek kembali kualitas barang

sampai bagus 30

C6 Bagian QC menyerahkan form Laporan Proses

Produksi ke PPIC 5

C7 Bagian PPIC membuat rekapan laporan PPIC 10

D5 Bagian Admin konfirmasi ke customer 10

Pengiriman

Barang Jadi

D6 Customer menerima informasi barang akan

dikirim 5

D7 Customer mengecek apakah bisa dikirim 30

D1 Bagian Admin meminta barang ke PPIC 10

D2 Bagian PPIC mencari barang yang diminta 30

D3 Bagian PPIC mengecek apakah barang siap

dikirim 5

D4 Bagian PPIC konfirmasi ke Admin 5

D10 Bagian Admin membuat kartu garansi dan

surat jalan pengiriman 10

D11 Bagian PPIC konfirmasi ke packing untuk

disiapkan 5

D12 Bagian Packing mempersiapkan barang yang

dikirim 60

D13 Bagian Expedisi menaikkan barang untuk

dikirim 30

E1 Customer memberikan informasi pembatalan

pengiriman 10

Pembatalan

Pengiriman

E2 Bagian Admin menerima informasi pembatalan

pengiriman 5

E3 Bagian Admin mencari customer lain atau

pengiriman barang lain yang searah 30

E4 Bagian Admin memberikan informasi pengganti

customer ke PPIC 5

E5 Bagian PPIC menerima informasi penggantian

customer atau pengiriman barang lain 5


Tabel 4.12 Hasil Usulan Perbaikan Aktivitas dalam Prosedur-prosedur (lanjutan)


(menit) Prosedur

E6 Bagian PPIC mencari informasi ke Produksi

untuk barang lain 5

Pembatalan

Pengiriman

E7 Bagian Produksi menerima informasi barang lain 5

E8 Bagian Produksi mengecek apakah barang

tersedia 30

E9 Bagian Produksi konfirmasi ke PPIC untuk

konfirmasi ke Admin 5

E10 Bagian Admin membuat surat jalan pengiriman

dan kartu garansi 10

E11 Bagian Packing mempersiapkan barang yang

akan dikirim 60

E12 Bagian Expedisi menaikkan barang untuk dikirim 30

F9 PPIC mengecek bahan yang perlu dibeli 240

Permintaan

Pembelian

Bahan

F10 PPIC mengkonfirmasi ke bagian Pembelian 5

F3 Bagian Pembelian menerima informasi bahan

yang harus dibeli 5

F4 Bagian Pembelian melakukan SOB (Seleksi

Order Barang) 10

F5 Bagian Pembelian membuat Order Pembelian 5

F6 Order Pembelian diberikan ke bagian Keuangan 3

F7 Bagian Keuangan mengecek budget pembelian

untuk persetujuan 20

F8 Order Pembelian di ACC atau dipending 15

Hasil usulan perbaikan tersebut dapat memperbaiki jalur kritis pada

prosedur penerimaan order dan rencana produksi, ditandai dengan kode berawal

A. Aktivitas yang hilang dalam perbaikan prosedur, antara lain bagian PPIC

melakukan pengecekan stok barang jadi, bagian Admin melakukan konfirmasi

dengan bagian PPIC untuk disiapkan, dan bagian Gudang Bahan melakukan

pengecekan bahan baku. Total waktu untuk aktivitas awal yaitu sebesar 8.182

menit dan hasil usulan perbaikan prosedur menghasilkan total waktu 8.115 menit.

Hasil usulan perbaikan prosedur tidak hanya dapat mengurangi waktu, tetapi juga

menghilangkan aktivitas yang tidak perlu dan mengubah susuanan aktivitas. Hasil

usulan yang menghilangkan aktivitas yang tidak perlu dan mengubah susunan

aktivitas dapat membuat alur kerja dari prosedur-prosedur yang ada lebih

terstruktur dibandingkan sebelumnya, walaupun total waktu yang didapat tidak

berkurang banyak. Hasil usulan perbaikan tersebut dapat memperbaiki jalur kritis

pada prosedur penerimaan order dan rencana produksi, dengan kode A15-A18.


4.4.4. Laporan Rencana Produksi

Laporan rencana produksi didesain untuk memudahkan perhitungan

produk yang akan diproduksi pada periode tertentu beserta bahan baku yang

diperlukan dan sisa inventori. Departemen PPIC diharapkan dapat memanfaatkan

laporan rencana produksi ini ke depannya agar dapat efektif digunakan untuk

mengontrol produksi. Laporan rencana produksi yang didesain untuk perusahaan

dapat dilihat pada Gambar 4.15. Produk Patriot 2 memiliki beberapa jenis

kebutuhan bahan bakunya. Kolom rencana produksi, stok gudang bahan jadi, dan

stok gudang bahan baku adalah kolom yang harus diisi oleh pengguna. Pengguna

akan memulai mengisi dari rencana produksi untuk mengisi berapa unit Patriot 2

yang akan diproduksi hari itu. Pengguna lalu meng-input jumlah bahan jadi yang

ada di gudang bahan jadi dan Microsoft Excel ini akan melakukan kalkulasi untuk

mengetahui jumlah produk yang harus diproduksi. Produk yang sudah diketahui

jumlahnya untuk diproduksi lalu akan dikalkulasi untuk mengetahui jumlah total

bahan baku yang dibutuhkan. Pengguna lalu memberi input untuk mengetahui

stok bahan baku yang ada di gudang bahan baku. Microsoft Excel akan

menghitung kecukupan bahan baku, jika kurang maka akan muncul tulisan

“KURANG” dengan jumlahnya sedangkan jika cukup maka muncul tulisan

“ADA” dengan jumlah sisa bahan baku berlebih.


STOK BARANG

GUDANG BAHAN JADI KURANG AKHIR SISA

1 BESI PLAT HITAM 1,4 X 4' X 8' 2 LBR 0 0 LBR 0 LBR LBR KURANG 0

2 BESI PLAT PUTIH 0,8 X 4' X 8' 1 LBR 0 0 LBR 0 LBR LBR KURANG 0

3 KAWAT LAS 2,5 25 BTG 0 0 BTG 0 BTG BTG KURANG 0

4 BATU GERINDA 5" 1 PCS 0 0 PCS 0 PCS PCS KURANG 0

5 BATU GERINDA 4" 1 PCS 0 0 PCS 0 PCS PCS KURANG 0

6 KUAS 3" 1 PCS 0 0 PCS 0 PCS PCS KURANG 0

7 SEMEN 20 KG 0 0 KG 0 KG KG KURANG 0

8 OBAT COR 0.5 LTR 0 0 LTR 0 LTR LTR KURANG 0

9 KAKI PAL 16 X 35 1 PCS 0 0 PCS 0 PCS PCS KURANG 0

10 KAKI PAL 16 X 45 2 PCS 0 0 PCS 0 PCS PCS KURANG 0

11 ENGSEL 11 1 SET 0 0 SET 0 SET SET KURANG 0

12 BAJA PL 1 PCS 0 0 PCS 0 PCS PCS KURANG 0

13 BOS KUNCI 37 1 PCS 0 0 PCS 0 PCS PCS KURANG 0

14 BOS KREK 37 1 PCS 0 0 PCS 0 PCS PCS KURANG 0

15 BOS KOMBINASI 1 PCS 0 0 PCS 0 PCS PCS KURANG 0

16 EPOXY 0.5 LTR 0 0 LTR 0 LTR LTR KURANG 0

17 THINNER ND SUPER 0.5 LTR 0 0 LTR 0 LTR LTR KURANG 0

18 CUP BRUSH 1 PCS 0 0 PCS 0 PCS PCS KURANG 0

19 AMPLAS SCOTBRITE 1 LBR 0 0 LBR 0 LBR LBR KURANG 0

20 AMPLAS BULAT 3 LBR 0 0 LBR 0 LBR LBR KURANG 0

21 AMPLAS HALUS 1 LBR 0 0 LBR 0 LBR LBR KURANG 0

22 KERTAS LEM 1 ROLL 0 0 ROLL 0 ROLL ROLL KURANG 0

23 DEMPUL 2 KG 0 0 KG 0 KG KG KURANG 0

24 PU.AC LIGHT GREY 1.5 LTR 0 0 LTR 0 LTR LTR KURANG 0

25 THINNER PU SARI SETIA 1.5 LTR 0 0 LTR 0 LTR LTR KURANG 0

26 AS SENTRIS 11 1 PCS 0 0 LTR 0 LTR LTR KURANG 0

UNIT UNIT

HASIL

KURANG GUDANG BAHAN BAKUSATUAN SATUAN SATUAN

UNIT

LAPORAN RENCANA PRODUKSI

NO. NAMA BARANG JUMLAHBAHAN BAKU STOK

PERIODE: MEI 2015

SATUANRENCANA PRODUKSI

JENIS PRODUK: PATRIOT 2

Gambar 4.15 Laporan Rencana Produksi


STOK BARANG

GUDANG BAHAN JADI KURANG AKHIR SISA

27 BAUT JF M 4 X 15 6 PCS 0 0 LTR 0 LTR LTR KURANG 0

28 BAUT JP M 5 X 20 4 PCS 0 0 LTR 0 LTR LTR KURANG 0

29 BAUT L M 8 X 20 5 PCS 0 0 LTR 0 LTR LTR KURANG 0

30 BAUT LRST 5/16 X 3/8 1 PCS 0 0 LTR 0 LTR LTR KURANG 0

31 MUR 10 PUTIH 1 PC 0 0 LTR 0 LTR LTR KURANG 0

32 RING PLAT 5 12 PCS 0 0 LTR 0 LTR LTR KURANG 0

33 RING PLAT 8 10 PCS 0 0 LTR 0 LTR LTR KURANG 0

34 RING PER 8 5 PCS 0 0 LTR 0 LTR LTR KURANG 0

35 BAUT (SEPEDA) 3/16 X 1/2 6 PC 0 0 LTR 0 LTR LTR KURANG 0

36 MUR 8 5 PCS 0 0 LTR 0 LTR LTR KURANG 0

37 RING PER 5 8 PC 0 0 LTR 0 LTR LTR KURANG 0

38 NOKEN 28 5 PCS 0 0 PCS 0 PCS PCS KURANG 0

39 KREK SEGITIGA PC KECIL 1 PCS 0 0 PCS 0 PCS PCS KURANG 0

40 DOP 5O POWDER COATING 2 SET 0 0 SET 0 SET SET KURANG 0

41 KUNCI LACI HUBEN 1 SET 0 0 SET 0 SET SET KURANG 0

42 KUNCI BLOK KECIL IDM 1 SET 0 0 SET 0 SET SET KURANG 0

43 KUNCI BLOK KECIL ALFA 1 SET 0 0 SET 0 SET SET KURANG 0

44 FACE PANEL PATRIOT STAR 1 LBR 0 0 LBR 0 LBR LBR KURANG 0

45 HANDLE LACI 1 PCS 0 0 PCS 0 PCS PCS KURANG 0

46 AMPLOP PLASTIK 1 PCS 0 0 PCS 0 PCS PCS KURANG 0

47 AMPLOP ARISTOKRAT 1 PCS 0 0 PCS 0 PCS PCS KURANG 0

48 STIKER CS 1 PCS 0 0 PCS 0 PCS PCS KURANG 0

49 STIKER QC 1 PCS 0 0 PCS 0 PCS PCS KURANG 0

50 STIKER LK 1 PCS 0 0 PCS 0 PCS PCS KURANG 0

51 TUTUP NOKEN 5 PCS 0 0 PCS 0 PCS PCS KURANG 0

52 DYNABOLT 50 X 50 2 PCS 0 0 PCS 0 PCS PCS KURANG 0

UNITUNITUNIT

SATUAN SATUAN SATUAN

BAHAN BAKU STOK HASIL

KURANG GUDANG BAHAN BAKU

LAPORAN RENCANA PRODUKSI

PERIODE: MEI 2015

JENIS PRODUK: PATRIOT 2

NO. NAMA BARANG JUMLAH SATUANRENCANA

PRODUKSI

Gambar 4.15 Laporan Rencana Produksi (lanjutan)


4.4.5. Laporan Deadline Proses Produski

Laporan deadline proses produksi didesain untuk membantu perusahaan

dalam mengetahui kapan proses produksi dimulai dan kapan harus selesai proses

produksinya. Produk yang diambil sebagai contoh yaitu Patriot 2 dengan waktu

baku yang sudah didapatkan sebelumnya. Proses produksi untuk membuat produk

Patriot 2 terdapat 9 proses, yaitu sheet metal, rakit bodi, pengecoran, rakit pintu,

cat dasar, pemasangan laci, cat akhir, stel akhir, dan packing. Waktu baku masing-

masing proses didapatkan dari perhitungan sebelumnya dan waktu baku tiap

proses tersebut digunakan untuk mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan

dalam menyelesaikan proses tersebut. Proses sheet metal memiliki waktu baku

10.800 detik atau sama dengan 3 jam, proses rakit bodi memiliki waktu baku

7.200 detik atau sama dengan 2 jam, dan seterusnya. Gambar laporan deadline

proses produksi dapat dilihat pada Gambar 4.16.

Gambar 4.16 merupakan laporan deadline proses produksi yang akan

diberikan kepada perusahaan untuk membantu jalannya proses produksi yang ada.

Jam kerja di perusahaan untuk hari senin sampai kamis yaitu 8 jam dan khusus

hari jumat 7,5 jam. Total hari kerja didapatkan dari total waktu baku dibagi

dengan asumsi 8 jam kerja dalam sehari, sehingga didapatkan total hari kerja

untuk menyelesaikan satu produk Patriot 2 yaitu selama 3 hari. Contoh

perhitungan dalam laporan deadline proses produksi tersebut, deadline produk

Patriot 2 akan dikirim tanggal 25 Mei 2015. Produk Patriot 2 harus berada di

proses sheet metal pada tanggal 22 Mei 2015 dan harus selesai hari itu juga.

Tanggal 22 Mei 2015, harus berada di proses rakit bodi dan harus selesai hari itu

juga, dilanjutkan untuk proses pengecoran dan selesai tanggal 23 Mei 2015.

Tanggal 23 Mei 2015 harus berada di proses rakit pintu dan selesai hari itu juga,

dilanjutkan ke proses cat dasar dan selesai pada tanggal 24 Mei 2015. Tanggal 24

Mei 2015 memasuki prroses selanjutnya yaitu pemasangan laci yang akan selesai

pada hari itu juga, dilanjutkan proses cat akhir yang harus selesai hari itu juga.

Tanggal 24 Mei 2015 dilanjutkan memasuki proses stel akhir dan harus selesai

pada tanggal 25 Mei 2015. Tanggal 25 Mei 2015 juga harus langsung

menyelesaikan proses packing dan inspeksi akhir, kemudian barang tersebut akan

siap untuk dikirim.


Nama Produk Deadline ProsesWaktu Baku

(detik)

Waktu

Baku (Jam)

Akumulasi

(Jam)

Selisih

(Jam)

Mulai

Proses Hari

Ke-

Selesai Proses

Hari Ke-

Tanggal

Mulai

Proses

Tanggal

Selesai

Proses

Sheet Metal 10800.00 3.00 3.00 0 1 1 5/22/2015 5/22/2015

Rakit Bodi 7200.00 2.00 5.00 3.00 1 1 5/22/2015 5/22/2015

Cor 28800.00 8.00 13.00 5.00 1 2 5/22/2015 5/23/2015

Rakit Pintu 9000.00 2.50 15.50 13.00 2 2 5/23/2015 5/23/2015

Cat Dasar 3600.00 1.00 16.50 15.50 2 3 5/23/2015 5/24/2015

Pemasangan Laci 5400.00 1.50 18.00 16.50 3 3 5/24/2015 5/24/2015

Cat Akhir 14400.00 4.00 22.00 18.00 3 3 5/24/2015 5/24/2015

Stel Akhir 10800.00 3.00 25.00 22.00 3 4 5/24/2015 5/25/2015

Packing 1800.00 0.50 25.50 25.00 4 4 5/25/2015 5/25/2015

Inspeksi Akhir 900.00 0.25 25.75 25.50 4 4 5/25/2015 5/25/2015

Total 92700.00 25.75

Total Hari Kerja 11588 3

LAPORAN DEADLINE PROSES PRODUKSI

Patriot 2 25-May-15

Gambar 4.16 Laporan Deadline Proses Produksi

back to toc: master index: help: ukp:

4. perancangan sistem ppic 4.1. gambaran umum ......proses-proses pembuatan produk lemari besi tipe...

Documents